IT STRATEGIC PLANNING

Definisi Perencanaan
Menurut Robbins dan Coulter (2002), perencanaan adalah suatu proses yang melibatkan
penentuan sasaran atas tujuan organisasi, menyusun strategi secara menyeluruh untuk
mencapai sasaran yang ditetapkan dan mengembangkan hierarki rencana secara menyeluruh
untuk mengintegrasikan dan mengkoordinasikan kegiatan.Pada intinya perencanaan dibuat
sebagai upaya untuk merumuskan apa yang sesungguhnya ingin dicapai oleh sebuah organisasi
atau perusahaan serta bagaimana sesuatu yang ingin dicapai tersebut dapat diwujudkan
melalui serangkaian rumusan rencana kegiatan tertentu.

Definisi Strategi
Menurut Thomson & Strickland (2005, p1), strategi perusahaan adalah strategi yang terdiri atas
langkah-langkah kompetitif dan pendekatan- pendekatan bisnis yang digunakan oleh manager
untuk menarik dan memuaskan pelanggan, bersaing, mengembangkan bisnis, melaksanakan
operasional sehari-hari dan mencapai tujuan yang ditargetkan. Strategi perusahaan
mengindikasikan pilihan-pilihan yang diambil tentang bagaimana perusahaan mendapatkan
pelanggan, merespon, perubahan-perubahan pasar, berkompetisi, mengembangkan bisnis,dan
bagaimana cara untuk mencapai target.

Definisi Teknologi Informasi

Menurut Thomson dan Cats-Baril (2003, p3), teknologi informasi adalah perangkat keras dan
piranti lunak yang dikemas sebagai sebuah alat untuk menangkap, menyimpan, memproses dan
menghasilkan digital.

Proses IT Strategic Planning

Dalam lingkungan bisnis yang sangat kompetitif saat ini, perencanaan anggaran yang
berorientasi prakiraan tidak cukup untuk menjamin daya tahan dan keunggulan organisasi.
Organisasi harus terlibat dalam perencanaan strategis yang secara jelas mendefinisikan tujuan
dan mempertimbangkan internal dan eksternal untuk merumuskan dan menerapkan strategi,
mengevaluasi kemajuan, dan membuat penyesuaian yang diperlukan untuk tetap pada jalur
pencapaian tujuannya.

Misi dan Tujuan

Pernyataan visi misi menggambarkan bisnis, nilai-nilai , tujuan visioner organisasi yang dijadikan
panduan masa depan. Dipandu oleh visi bisnis, para pemimpin organisasi dapat menentukan
tujuan keuangan dan strategis yang terukur. Tujuan finansial melibatkan ukuran seperti target
penjualan dan pertumbuhan laba. Tujuan Strategis yang terkait dengan posisi bisnis organisasi,
dan dapat mencakup tindakan seperti pangsa pasar dan reputasi.

Analisis lingkungan organisasi.

Analisis lingkungan organisasi termasuk komponen-komponen berikut:
 Analisis internal organisasi , Analisis internal dapat mengidentifikasi kekuatan dan
kelemahan organisasi
 Analisis ekternal organisasi, Analisis eksternal menunjukkan peluang dan ancaman.

Perumusan Strategi
Dengan informasi dari analisis lingkungan organisasi, organisasi harus menyesuaikan kekuatan
kepada kesempatan, dan menangani kelemahan dan ancaman eksternal.Untuk mencapai
profitabilitas yang unggul, organisasi berusaha untuk mengembangkan keunggulan kompetitif
atas para pesaingnya.

Implementasi Strategi
Strategi yang dipilih dilaksanakan dengan program, anggaran, dan prosedur. Pelaksanaan
organisasi melibatkan sumber daya organisasi dan motivasi staf untuk mencapai tujuan. Cara di
mana strategi tersebut diimplementasikan dapat memiliki dampak yang signifikan akan
keberhasilan. Dalam sebuah organisasi besar, pelaku penerapan strategi kemungkinan besar
merupakan orang yang berbeda dari mereka yang merumuskannya

Evaluasi & Pengendalian

Pelaksanaan strategi harus dipantau dan penyesuaian yang dilakukan sesuai kebutuhan.
Evaluasi dan kontrol terdiri dari langkah-langkah berikut:
1. Tentukan parameter yang diukur
2. Tentukan target nilai untuk parameter tersebut
3. Melakukan pengukuran
4. Bandingkan hasil pengukuran dengan standar yang telah ditetapkan dan membuat
perubahan yang perlu

Analysis Tools
Analisis SWOT Menurut Pearce dan Robinson (2000, p202-204), analisis SWOT adalah analisis
yang berdasarkan pada anggapan bahwa suatu strategi yang efektif berasal dari sumber daya
internal suatu perusahaan (strength and weaknesses) dan sumber daya eksternal suatu
perusahaan (opportunity and threats).
Jadi, analisis SWOT membandingkan antara faktor eksternal peluang dan ancaman dengan
faktor internal kekuatan dan kelemahan.
 Strength (Kekuatan)
Suatu keunggulan sumber daya yang relatif terhadap pesaing dan kebutuhan dari pusat
yang dilayani atau hendak dilayani oleh perusahaan kekuasaan yang dimiliki oleh suatu
perusahaan dibandingkan dengan pesaing.
 Weakness (Kelemahan)
Keterbatasan atau kekurangan dalam sumber daya, ketrampilan dan kemampuan yang
secara serius menghalangi kinerja efektif perusahaan.Keterbatasan dalam fasilitas, sumber
daya keuangan, kemampuan manajemen, ketrampilan pemasaran merupakan sumber dari
kelemahan.
 Opportunity (Peluang)
Adalah suatu daerah kebutuhan pembeli dimana perusahaan dapat beroperasi secara
menguntungkan dan untuk merebut lebih banyak konsumen dibanding dengan para
pesaing.
 (Ancaman) Tantangan dan ancaman yang dihadapi oleh suatu perusahaan dari para
pesaing dalam merebut konsumen.
kekuatan suatu organisasi adalah sumberdaya dan kemampuan yang dapat digunakan sebagai
dasar untuk mengembangkan keunggulan kompetitif. Contoh dari kekuatan tersebut
mencakup:
• Paten
• Branding image yang kuat
• Reputasi baik di pelanggan
• Akses eksklusif ke sumber daya alam kelas tinggi
• Akses ke distribusi jaringan kunci yang menguntungkan
Kelemahan
Tidak adanya kekuatan tertentu dapat dilihat sebagai kelemahan. Sebagai contoh :
• Kurangnya perlindungan paten
• Branding image lemah
• Miskin reputasi di pelanggan
• Kurangnya akses ke sumber daya alam terbaik
• Kurangnya akses ke saluran distribusi kunci
Peluang
Analisis lingkungan eksternal dapat mengungkapkan peluang baru tertentu untuk keuntungan
dan pertumbuhan. Beberapa contoh peluang tersebut termasuk:
• Kebutuhan pelanggan terpenuhi
• Kedatangan teknologi baru
• Melonggarnya peraturan
• Penghapusan hambatan perdagangan internasional
Ancaman
Perubahan lingkungan eksternal juga dapat hadir ancaman bagi organisasi. Beberapa contoh
ancaman tersebut meliputi:
• Pergeseran selera konsumen dari produk organisasi
• Munculnya produk pengganti
• Baru peraturan
• Hambatan perdagangan meningkat

Matriks SWOT
Porter (David, 2004, p128) memperkenalkan matriks SWOT yang menggambarkan secara jelas
bagaimana peluang dan ancaman eksternal yang dihadapi perusahaan dapat disesuaikan
dengan kekuatan dan kelemahan yang dimiliki. Untuk mengembangkan strategi yang
memperhitungkan profil SWOT, matriks faktor ini bisa dibangun. Matriks SWOT (juga dikenal
sebagai Matrix TOWS) adalah sebagai berikut:
• strategi SO, mengejar peluang-peluang yang cocok dengan kekuatan organisasi.
• strategi WO, mengatasi kelemahan untuk mengejar peluang.
• strategi ST, mengidentifikasi cara-cara organisasi menggunakan kekuatan untuk
mengurangi kerentanan terhadap ancaman eksternal.
• strategi WT, membentuk rencana defensif untuk mengatasi dan mencegah kelemahan
organisasi terhadap ancaman eksternal.

Critical Success Factor

Rockart (Ward and Peppard, 2002, p209) mendefinisikan CSF sebagai area tertentu dalam
perusahaan, diamana jika hasil dari area tersebut memuaskan, maka akan menjamin
keberhasilan perusahaan dalam bersaing. Area tersebut adalah area kunci dimana ’sesuatu
harus berjalan dengan baik dan benar’. Sehingga keberhasilan bisnis dapat dicapai dan terus
berkembang. Manfaat dari analisis CSF menurut Ward and Peppard (2002, p209)
adalah sebagai berikut:
1. Analisis CSF merupakan teknik yang paling efektif dalam melibatkan manajemen senior
dalam mengembangkan strategi sistem informasi. Karena CSF secara keseluruhan telah
berakar pada bisnis dan memberikan komitmen bagi manajemen puncak dalam
menggunakan sistem informasi, yang diselaraskan dengan pencapaian tujuan perusahaan
melalui area bisnis yang kritis.
2. Analisis CSF menghubungkan proyek SI yang akan diimplementasikan dengan tujuannya,
dengan demikian sistem informasi nantinya akan dapat direalisasikan agar sejalan dengan
strategi bisnis perusahaan.
3. Analisis CSF sangat berguna dalam perencanaan sistem informasi pada saat strategi bisnis
tidak berjalan sesuai dengan tujuan perusahaan, dengan memfokuskan pada masalah-
masalah tertentu yang paling kritis.
4. Analisis CSF sangat berguna apabila digunakan sejalan dengan analisis value chain dalam
mengidentifikasi proses yang paling kritis, serta memberikan fokus pada pencapaian tujuan
melalui kegiatan- kegiatan yang paling tepat untuk dilaksanakan.

Balanced Scored Card

Menurut Kaplan dan Nortron , balanced scorecard adalah perencanaan strategis dan
manajemen sistem yang digunakan secara luas dalam bisnis dan industri, pemerintah, dan
organisasi nirlaba di seluruh dunia untuk menyelaraskan kegiatan bisnis untuk Visi dan strategi
organisasi, memperbaiki internal dan eksternal komunikasi, dan memonitor kinerja organisasi
terhadap tujuan strategis. Tua balanced scorecard hanya mempertahankan dari perspektif
keuangan yang merekam masa lalu dan langsung terlibat pada pendapatan organisasi
1. Perspektif pembelajaran dan pertumbuhan.
2. Perspektif proses bisnis.
3. Perspektif pelanggan.
4. Perspektif keuangan.

Portfolio Aplikasi
Menurut Ward dan Peppard (2002, p299) portfolio aplikasi adalah cara untuk membawa
bersama sistem informasi yang telah ada, yang direncanakan dan potensial untuk kemudian
menilai kontribusi bisnisnya, umumnya berupa matriks dua-kali-dua, yang merupakan metode
yang sangat populer untuk menjelaskan dampak dari variabel yang tidak berkaitan, namun
saling mempengaruhi.
Kategori dalam portfolio aplikasi adalah sebagai berikut :
 Strategic (Strategis), adalah aplikasi yang memiliki pengaruh kritis terhadap keberhasilan
bisnis perusahaan di masa mendatang. Aplikasi strategis adalah aplikasi yang mendukung
perusahaan dengan memberikan keunggulan bersaing.
 Key Operational (Kunci Operasional), adalah aplikasi yang menunjang kelangsungan bisnis
perusahaan. Apabila terhenti, perusahaan tidak bisa beroperasi dengan normal dan ini akan
mengakibatkan menurunnya keunggulan perusahaan.
 Support (Pendukung), adalah aplikasi yang mendukung perusahaan dalam meningkatkan
efisiensi bisnis dan efektifitas manajemen, namun tidak memberikan keunggulan bersaing.
 High Potential (Potensi Tinggi), adalah aplikasi yang mungkin dapat menciptakan peluang
keunggulan bagi perusahaan di masa mendatang, tapi masih belum terbukti.

Benchmarking
Benchmarking adalah proses yang memungkinkan perusahaan untuk mengidentifikasi praktek
terbaik digunakan oleh organisasi manapun di dunia dan menerapkannya dalam operasi
mereka sendiri. Ini adalah prosedur multi- langkah yang membutuhkan armada profesional
untuk menentukan tujuan, mengukur kinerja, mengumpulkan data, dan mengukur kinerja
organisasi terhadap rekan-rekan dan terhadap industri.

Berikut ini adalah pendekatan langkah-demi-langkah :

 Langkah satu dan dua membutuhkan mendefinisikan tujuan dan pengukuran kinerja.
Sebuah mengukur kinerja, misalnya, akan pemanfaatan peralatan dalam mil atau jam.
Keandalan-atribut kinerja akan mencakup jumlah kerusakan; mengukur kinerja akan jam
 dan mil per rincian. Keselamatan ini memerlukan kompilasi-jumlah kecelakaan selama
periode waktu tertentu dan membandingkan jumlah itu dengan jutaan mil didorong.
Ukuran kinerja akan persentase adalah pelanggan yang puas.
 Langkah ketiga memerlukan pengumpulan data dari berbagai sumber, termasuk data
kinerja historis, data industri, standar yang diterbitkan, informasi dari organisasi rekan,
syarat kontrak kinerja, dan harga penjual.
 Langkah keempat adalah mengukur kinerja. Menentukan pemeliharaan dan biaya
perbaikan, misalnya, akan mencakup biaya tenaga kerja.
 Langkah ke lima adalah mengevaluasi kondisi dan praktek. Sebagai bagian dari langkah ini,
ada beberapa faktor yang mendorong efisiensi dan produktivitas pekerja. Komposisi armada
adalah salah satu dari mereka. Usia dan kondisi peralatan armada lain, seperti armada
pemanfaatan dan operasi, tingkat staf, fasilitas dan peralatan, dan manajemen
pemeliharaan dan praktek operasi.
 Langkah enam dan tujuh memerlukan survei rekan-rekan Anda, dan membandingkan
kondisi dan praktek. "Pekerja efisiensi dan praktek secara langsung dipengaruhi oleh
keadaan," kata Perrine. Keadaan seperti itu termasuk ukuran dan tata letak fasilitas,
bagaimana teknologi informasi digunakan, struktur klasifikasi dan organisasi, pengawasan,
pelatihan dan sertifikasi, membayar kinerja, pembelian suku cadang dan pasokan, dan
outsourcing.
 Langkah delapan adalah implementasi strategi perbaikan. Hal ini dapat dilakukan melalui
waktu pelaporan, blok tugas waktu, jaminan kualitas, standar waktu dan tugas, pelaporan
cacat, dan penjadwalan kerja.

IT Strategic Map
IT Strategic Map adalah sebuah representasi visual dan alur logika (sebab akibat) dari strategi –
strategi IT perusahaan, memperlihatkan dengan jelas tujuan (objectives) dari proses – proses
internal penting yang bermanfaat bagi perusahaan, serta aset- aset tak berwujud (intangible
assets) yang diperlukan untuk mendukung proses internal tersebut. Strategi – strategi
perusahaan tidak dapat dengan mudah dilaksanakan karena tidak dijabarkan secara rinci apa
yang harus dilakukan.