1. Surat adalah informasi yang dapat digunakan sebagai alat komunikasi
tertulis yang dibuat dengan peralatan tertentu. 2. Kegiatan komunikasi akan lengkap jika disamping komunikasi lisan juga ada komunikasi tertulis. 3. Bentuk surat adalah pola atau pantrun sebuah surat yang ditentukan oleh tata letak ( layout ) bagian-bagian surat pada posisi tertentu akan membentuk model (style) yang tertentu pula. 4. Bahasa yang jelas adalah bahasa yang tidak memberi peluang untuk ditafsirkan berbeda. 5. Lugas diartikan sederhana ,bersahaja (simple),langsung pada permasalahan (straight to the point ). 6. Ungkapan Idomatik adalah ungkapan yang unsurnya terdiri dari dua kata atau lebih berpola tetap. 7. Surat memiliki kelebihan dibandingkan dengan komunikasi lisan yang cepat itu. 8. Surat memiliki bukti otentik berupa tulisan dan tanda tangan yang tidak memiliki alat komunikasi lisan. 9. Komunikasi akan dikatakan efektif bila pengirim berita dapat merumuskan pesan yang disampaikan secara tepat. 10. Perencanaan bentuk juga harus memperhatikan segi keindahan (estetik).