BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Prakerin

Praktek kerja ndustry (prakerin) adalah belajar didalam Dunia Usaha atau Dunia
ndustry ,baik dalam instansi pemerintahan maupun diperusahaan .pelaksanaan prakerin
untuk meningkatkan mutu dan kualitas siswa/siswi tamatan sekolah menengah kejuruan
(SMK) dengan menambah ilmu dan wawasan mereka didalam berusaha ,bekerja dan
berbisnis didunia usaha.

SMK merupakan lembaga pendidikan formal yang memiliki berbagai bidang dalam
program keahlian yang dijalankan adalah bidang Teknologi ndustry dengan program
keahlian teknik computer jaringan Administrasi perkantoran ,dan Akuntansi .

Untuk mencapai standar keahlian yang harus dimiliki,ada dua proses yang ditempuh
oleh siswa yaitu proses belajar mengajar dan praktek kerja ndustry dengan menggandeng
perusahaan tertentu sebagai mitra dalam proses pembelajar siswa .

Selain itu,dengan mencermati dan menyikapi perkembangan masyarakat terhadap

ilmu pengetahuan dan teknologi maka diperlukan adanya peningkatkan kualitas tamatan,agar
lebih sesuai dengan tuntunan kebutuhan perkembang nasional dan kebutuhan tenaga kerja
terampil.hal ini tidak terlpas dari kerjasama antara dunia pendidikan dengan dunia usaha dan
dunia industry ,sebagai bagian yang tidak terpisahkan dari LINK AND MATCH.

B.Tujuan Prakerin

Secara umum prakerin bertujuan untuk membentuk jiwa profesionalisme siswa selaku
calon tenaga kerja agar lebih terampil dan disiplin dalam Bekerja. Dengan melalui pelatihan
pembiasaan bagi siswa untuk terjun langsung ke Dunia Usaha dan Dunia Industri .

Secara rinci prakerin bertujuan untuk siswa SMK N I Kandis adalah sebagai berikut :

1. Mengenal secara cermat lingkungan fisik , administrasi dan etos kerja secara
hubungan sosial DU/DI sebagai tempat kerjanya kelak memulai refleksi yang
merupakan salah satu ciri penting pekerjaan profesional .
2. Menguasai dan mampu menerapkan berbagai keterampilan praktek .
3. Mampu menarik pelajaran dan penghayatan serta pengalamannya selama latihan
praktek di DU/DI.
4. Sebagai salah satu syarat untuk mengikut ujian kompetensi .

TUJUAN PENULISAN LAPORAN PRAKERIN

Adapun tujuan penulisan laporan ini , yaitu :

1. Sebagai pemenuhan salah satu persyaratan kelulusan prakerin

2. Sebagai bukti pelaksanaan prakerin .
1
 3. Sebagai bahan diskusi.

C. SASARAN
Setiap kegiatan yang dilakukan pasti memiliki manfaat, demikian pula dengan
kegiatan Praktek Kerja Industri yang telah selesai dilaksanakan. Adapun manfaat dari
kegiatan Praktek Kerja Industri yang telah penulis laksanakan adalah sebagai berikut
Keahlian professional yang diperoleh dari praktek kerja lapangan, dapat meningkatkan rasa
percaya diri, yang selanjutnya akan mendorong untuk meningkatkan keahlian professional
pada tingkat yang lebih tinggi.
Waktu tempuh untuk mencapai keahlian professional menjadi lebih singkat. Setelah lulus
sekolah dengan praktek kerja lapangan, tidak memerlukan lagi waktu latihan lanjutan untuk
mencapai tingkat keahlian siap pakai.
Melatih disiplin, tanggung jawab, inisiatif, kreatifitas, motivasi kerja, kerjasama, tingkah
laku, emosi dan etika.

2
 BAB II
LANDASAN TEORI
A. Dasar Administrasi
a. Administrasi
1. Pengertian Administrasi
a. Asal kata dari bahasa latin , ad dan ministrare . Ad artinya intensif dan ministrare
artinya melayani membantu atau memenuhi .
b. Dalam bahasa inggris “administration “.
c. KKBI , adalah usaha dan kegiatan meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-
cara penyelenggaraan pembinaan organisasi ; usaha dan kegiatan yang berkaitan
dengan penyelenggaraan pemerintah; kegiatan kantor dan tata usaha .
d. Dalam arti sempit adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi
secara sistematis dengan tujuan menyediakanketerangan bagi pihak yang
membutuhkan serta memudahkan memproleh kembali informasi secara keseluruhan
dalam hubungan satu sama lain , atau dengan kata lain disebut tata usaha .
e. Dalam arti luas , adalah kegiatan kerjasamayang dilakukan oleh dua orang atau lebih
berdasarkan pembagian kerja yang telah ditentukan dalam struktur organisasi dengan
mendayagunakan sumber daya yang da untuk mencapai tujuan secara efektif dan
efisien .
2. Unsur – Unsur Administrsi
Menurut The Liang Gie dalam buku “Administrasi Perkantoran Modern “ terdiri dari
delapan unsur :
a. Pengorganisasian
b. Manajemen
c. Tata hubungan
d. Kepagawaian
e. Keuangan
f. Perbekalan
g. Tata usaha
h. Perwakilan

3. Fungsi Administrasi
Menurut Quible ada lima yaitu :
a. Ungsi rutin , yaitu administrasi yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup
pengarsipan dan penggandaan .
b. Fungsi teknis , yaitu fungsi administrasi membutuhkan pendapat , keputusan dan
keterampilan perkantoran yang memadai .
c. Fungsi analisis , yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran yang
kritis dan kreatif disertai kemampuan mengambil keputusan pembelian .
d. Fungsi interpersonal, yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan penilaian dan
analisis sebagai dasar pengambilan keputusan serta keterampilan yang
berhubungan dengan orang lain seperti mengordinasikan tim .
e. Fungsi manajerial , yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan perencanaan ,
pengoorganisasian , pengukuran dan pemotivasian .

3
B. Bidang Pekerjaan

a. Pembukuaan
Tugas dan tanggung jawab seorang PEMBUKUAN adalah mencatat, mengelompokkan,
mengikhtisarkan transaksi dan menyajikan laporan keuangan untuk analisa sebagai berikut:

 Input jurnal gaji kecil dan besar karyawan staff, SKU Bulanan, SKU harian,
Buruh harian lepas dan honorer meliputi gaji pokok, lembur, premi, astek Pensiun,
pph 21, hutang karyawan dan lain-lain . Contoh jurnal G/L Account:
• Dr. 71 : Biaya Gaji / astek DII
• Cr. 36 : Vendor gaji

 Membuat jurnal pengiriman debet nota ke unit lain dalam 1 PT maupun beda PT.
 Membuat jurnal alokasi penerimaan debat nota dari unit lain dalam 1 PT maupun
beda PT.
 Membuat jurnal alokasi uang muka.
 Membuat jurnal pengakuan hutang rekening.
 Membuat rekonsilasi antar kebun.
 Melakukan posting GL Akun .
 Cek vendor normal dan upnormal.
 Cek vendor outstanding jika masih ada yang belum dibayar.
 Ditelusuri dan jika ada saldo yang tidak ada tagihan minta penghapusan Ke
Accounting dilengkapi dokumen .
 Cek saldo piutang karyawan non staff jika masih ada yang belum dibuku
dibukukan segera ditelusuri.
 Cek transaksi yang telah dibukukan jika ada yang salah alokasi segera lakukan
Koreksi.
 Melakukan filling terhadap data-data pembukuan yang telah selesai diproses
dengan tersusun rapi dan dilengkapi document arsip.
 Dan lainnya, sesuai prosedur perusahaan / kebijaksanaan pimpinan untuk
kelancaran administrasi perusahaan.

b. Krani Produksi TBS

Krani Produksi bertanggung jawab untuk mengetahui hasil produksi untuk angkutan TBS
yang diangkut dari Estate (SRKE, LIBE, RBKE, PLPE, UTJE, NGLE, TINE, KSGE, DMSE)

 Membuat laporan tonase TBS yang diangkut & laporan restan TBS setiap Hari
berdasarkan kartu timbang dan laporan melalui kebun dan PKS.
● Mencatat penerimaan TBS berdasarkan data dari Timbangan.
● Membuat laporan produksi harian.
● Membuat laporan bulanan produksi Manajer Report.
● Mengimput premi supir dan kernet angkut TBS
● Mengimput premi mandor TBS.
● Membuat tagihan angkut TBS kekebun (SRKE,LIBE, RBKE, PLPE, UTJE, NGLE,
TINE, KSGE, DMSE)
4
c. Krani Produksi CPO, PKO ,PKM, KERNEL

Krani Produksi bertanggung jawab untuk mengetahui hasil

Produksi dan angkut CPO, PKO, PKM, KERNEL yang diangkut
Dari PKS ( LIBM, SSMM, UTJM, RRMM, RRMK, KSGM ) dengan tugas sebagai berikut:

 Membuat laporan tonase yang diangkut CPO/PKO setiap hari

berdasarkan kartu timbang dan laporan melalui PKS
 Mencatat penerimaan dan membuat laporan pengiriman CPO/
PKO berdasarkan data dari timbangan .
 Membuat laporan produksi harian.
 Membuat tagihan realisasi kontrak CPO/PKO yang sudah
selesai kontraknya ke Accounting Jakarta.
 Membuat laporan bulanan produksi.
 Membuat rekap premi.
 Membuat laporan bulanan Manajer Report.

Guna mengecek kebenaran laporan CPO, PKO, yang dikirimkan

Diperlukan beberapa lampiran antara lain :Kartu timbang CPO, PKO. jalan dari krani CPO,
berita Acara pemeriksaan penimbangan dan surat pengiriman yang antara lain menerangkan
jumlah CPO,PKO yang terkirim No. segel, Nama sopir ( sim) Nopol kendaraan , Nama
pabrik yang dituju

d.Kasir

Fungsi kasir adalah sebagai tenaga pengolah dana kas kecil mulai dari penerimaan uang,
penyimpanan, dan pengeluaran uang kas sesuai dengan bukti – bukti pendukung yang akurat,
yang dapat di pertanggung jawabkan berdasarkan prosedur dan ketentuan/peraturan serta
kebijaksanaan perusahaan .
Yang termasuk dalam golongan kas adalah :
1. Uang tunai dalam kas.
2. Bon sementara
3. Materai dalam cash box. DLL.

Metode pengelolaan dana kas kecil untuk group Sinar Mas pada umumnya, dan
khususnya LIBT menggunakan system Kas Imprest Fund System/Plafon terbatas. Untuk libo
Transport Plafon Kas Rp. 160.000.000.-

Adapun tugas / kegiatan rutin yang di lakukan / dikerjakan Kasir adalah:

 Print Out Transaksi Bank Voucher dan Cash Voucher (BV)

 Merekap dan membuat PDO & PPDO.
 Membuat laporan saldo Dana.
 Membuat laporan petty Cash setiap hari.

5
  Dan lainnnya, sesuai prosedur perusahaan / kebijaksanaan pimpinan untuk kelancaran
administrasi perusahaan.
 Input pengisian kas (remburstmen)
 Input pengeluaran cash voucher.
 Setelah dilakukan pembayaran maka pendukung Cash voucher harus di stempel lunas.
Contoh jurnal pengeluaran cash:

Dr. 77: Biaya Penjalanan /UM lain-lain.

Cr. 10: CAS

e. Personalia / krani umum.

Tugas dan tanggung jawab personalia yaitu menangani data-data yang berhubungan
dengan karyawan, dan harus memahami UU ketenagakerjaan, peraturan pemerintah dan
peraturan perusahaan tentang hak dan kewajiban pekerja dan si pembeli kerja.

Adapun tugas / kegiatan rutin yang di kerjakan personalia / krani umum sebagai
berikut:
 Rekap absensi manual untuk cross chek dengan program PAYROL
 Rekap lembur sesuai SPL dan input ke program PAYROL.
 Merekap absersi karyawan dari Fingger prin & absensi manual dari operasional.
 Merekap dan menginput absensi setiap hari ke program PAYROL.
 Membuat catu beras karyawan di program PAYROL.
 Melakukan proses Payroll karyawan setiap bulan di program PAYROL.
 Membuat laporan surat-surat kendaraan Operasional & Non Operasional.
 Mengetik surat keluar intern & Extern.
 Update data karyawan meliputi:
 Perusahaan status keluarga karyawan.
 Perubahan status karyawan BHL ke SKU-H, SKUH ke SKU-B dan perubahan
gaji karyawan.
 Perubahan mutasi karyawan.
 Membuat surat pengantar berobat karyawan ke poliklinik.
 Membuat cuti untuk semua karyawan . Monitoring cuti karyawan yang bertujuan
sebagai bahan pertimbangan bagi asistent atau KTU untuk memberikan ijin cuti.
 Membuat laporan dana pensiun.
 Membuat laporan jamsostek.
 Membuat laporan tenaga kerja.
 Membuat laporan PPH21.
 Membuat laporan perumahan.
 Membuat laporan kendaraan.

Pengarsipan dan kepersonaliaan seperti surat lamaran keja, fotocopy KTP, photocopy
Kartu Keluarga, photocopy Ijazah terakhir, akte kelahiran, surat nikah, dan surat SP, SK
Kenaikan Grade, surat mutasi (bila ada). Harus disimpan dengan rapi, sehingga apabila suatu
hari di perlukan dapat segera di temukan. Sebaiknya juga administrasi umum membuatkan
suatu format dalam program excel yang berguna untuk mempermudah pemcarian data
karyawan dan setiap ada setiap data perubahan data karyawan ( menikah , melahirkan dan

6
kematian) arsip data inipun harus ikut diupdate sehingga data yang ada betul-betul up to date.
Selain data karyawan yang harus diarsipkan juga adalah data surat peringatan yang telah
dikeluarkan oleh asistent / KTU yang nanti akan berguna sebagai bukti bahwa pihak
perusahaan telah melakukan prosedur yang ditetapkan oleh pemerintah dalam penyelesaian
masalah dengan karyawan. Kordinasi dengan operator Payroll sangat diperlukan agar
perubahan data karywan yang ada dapat terus dilakukan secara bersamaan dan bila ada
perbedaan dapat segera disesuaikan.

f. Kepala Gudang/krani Gudang

Guna kelancaran administrasi Gudang ditunjukan seorang Ka. Gudang yang bertugas dan
bertanggung jawab dalam hal menerima, menyimpan, memelihara dan mengeluarkan barang.
Adapun tugas / kegiatan rutin yang di lakukan / dikerjakan gudang adalah :

 Menerima barang (CR)

 Menyimpan, menyusun dan mengelompokkan barang di terima.
 Membuat Label Barang Stock yang ada di gudang.
 Mengeluarkan baraang (CU)
 Melakukan Transfer Posting ke Gudang
 Membuat laporan Dead Stock dan Slow Moving.
 Melakukan Stock Opname.

g. Pembelian
Krani administrasi pembelian, permintaan pembelian diminta oleh mandor bengkel
yang di Aprove oleh Manager dan Koordinator untuk pembelian local, sedangkan pembelian
melalui PO perwakilan di minta oleh Manager dan diaprove oleh Koordinator fungsi
pembelian disini adalah untuk pengadaan persedian barang yang di butuhkan oleh unit untuk
operasional perusahaan dengan kwalitas yang sudah di tetapkan, harga layak, mutu terjamin,
tepat sumber, tepat jumlah dan tepat waktu.

Adapun tugas siklus permintaan pembelian adalah :

 Membuat PPI (permintaan pembelian Intern)
 Membuat PPI (permintaan pembelian purchase Requisition)
 Membuat PO ( purchase Order) local.
 Membuat Rekap pembelian Tunai.
 Membuat laporan dan Follow Up Out Standing PR dan PO.
 Dan lainnya, sesuai prosedur perusahaan / kebijaksanaan pimpinan untuk kelancaran
administasi perusahaan.

h. Krani Bengkel
Krani Bengkel berfungsi sebagai mencatat kegiatan administrasi kendaraan, mekanik,
dan mencatat semua kegiatan yang dilakukan di bengkel.

 Merekap data Absensi dan data Lembur.

7
  Membuat laporan – laporan administrasi yang meliputi kegiatan mekanik, kegiatan
kendaraan dan mesin.
 Membuat laporan Kondisi Kendaraan dan Mesin.
 Mengisi kartu servic kendaraan.

i. Satpam
Dalam kegiatan operasional guna pengendalian keamanan terutama yang menyangkut
dengan asset perusahaan maka di Libo dibentuklah system Keamanan dengan
mempekerjakan Tenaga satpam.

Tugas dan tanggung jawab satpam :

 Menjaga keamanan dilingkungan LIBT dengan sistim 3 shift, beranggotakan 8 orang.
 Mengawasi, menyaksikan dan memeriksa segera aktifitas yang berhubungan dengan
kendaraan, baik pada kendaraan masuk ataupun pada saat kendaraan keluar.

j. Sarana penunjang administrasi

Sebagai sarana penunjang kegiatan administrasi dikantor unit , Libt memiliki :

● Bangunan Kantor 1 Unit

● Bangunan Gudang 1 Unit
● Bangunan Bengkel 1 Unit
●Banguna Gudang Arsip 2 Unit
● Mesin Foto copy 1 Unit
●Mesin hitung uang 1 Buah
● Pc Komputer 8 Unit
● Printer Epson 2180 2 Unit
● Printer Epson LX300 3 Unit
● Printer Brother DCP-J125 1 Unit
● Cash Box & Brankas 1 Set
● Finger Scane 1Unit
● Alat tulis kant

8
 BAB III
METODE PELAKSANAAN PRAKERIN

A. Waktu & Tempat

Waktu Pelaksanaan PRAKERIN siswa dan siswi SMK NEGERI 1 KANDIS di PT .

SATRINDO JAYA AGROPALMA dilaksanakan pada hari senin, selasa , rabu, kamis , jum’at
dan sabtu . pada hari senin , selasa , rabu dan kamis, siswa dan siswi mauk pukul 07:00 wib ,
istirahat pukul 12:00-14:00 wib , dan pulang pukul 16:00 wib . sedangkan hari jum’at jam
istirahat dipercepat menjadi pukul 11:30 -14:00 wib dan untuk hari sabtu siswa dan siswi
prakerin hanya setengah hari atau sampai pukul 12:00 wib .
Tempat pelaksanaan prakerin siswa dan siswi SMKNEGERI 1 KANDIS bertempatkan
di PT. SATRINDO JAYA AGROPALMA yaitu di Kantor dan Gudang

B. Metode

Metode pelaksanaan prakerin siswa dan siswi SMK NEGERI 1 KANDIS di perusahaan
PT. SATRINDO JAYA AGROPALMA adalah belajar sambil bekerja dan berwawan cara
dengamn karyawan kantor. Siswa/siswi di tuntut untuk akfif bertanya kepada pembimbing
dan karyawan-karyawan yang menjalankan tugas administrasi, sehingga siswa dan siswi
mengetahui lebih jelas dalam mengerjakan pekerjaan yang diberikan oleh pembimbing atau
karyawan-karyawan diperisahaan tersebut.

C. Pelaksanaan Prakerin
Kegiatan PRAKERIN ini dilaksanakan selama ± 3 bulan atau 90 hari. Proses belajar-
mengajar di mulai pada tanggal 12Juli s/d 15 Seprember 2014.

No Keterangan Pelaksanaan Keterangan

1. Pengantaran siswa magang Tanggal 12 s/d

2. Monitoring 1 Tanggal
3. Penjemputan siswa magang Tanggal 13 September 2014

9
 BAB IV
HASIL PRAKERIN DAN PEMBAHASAN

A. Profil Lembaga / Sejarah Berdirinya DU/ DI

1. Sejarah Perkembangan Libo T ranspot

Libo Transpot didirikan pada tahun 1991, yang dulunya bernama PT. Grahamas
Indojaya sampai denga tanggal 14 Agustus 2002 ( 50 % PT. Mitra Rajasa dan 50 % PT.
Sinar Mas ) diganti menjadi PT. Trans Indojaya Mas mulai tanggal 15 Agustus 2002
sampai dengan tanggal 30 Nopember 2003.

Kemudian pada tanggal 1 Desember 2003 diganti lagi menjadi PT. Ivo Mas Asia dan
pada tanggal 1 Januari 2007 diganti menjadi PT. Ivo Mas Tunggal dan pada tanggal 1
Nopember 2010 diganti menjadi PT. Satrindo Jaya Agropalma sampai dengan saat ini dan
merupakan perusahaan di bidangb Jasa Transport / Pengangkutan TBS, CPO, PKO, PKM.
Inti sawit dan lain-lain.
\
Pada saat ini, Libo Transport di pimpin oleh seorang kepala unit A. Sukmana dengan
dibantu oleh 1 orang KTU Sunarin , 3 orang assistent Transpot TBS Paul Rudolf .s , Mislani,
Frengki. Yang menangani wilayahnya masing-masing.

2. Alamat Libo Transport

Libo Transport Terletak didaerah :

 Desa : Sam-Sam
 Kecamatan : Kandis
 Kabupataen : Siak
 Propinsi : Riau

10
B. Data Jumlah Karyawan / Pegawai

STAFF:
Kordinator Transport 1 Orang
Kepala Unit 1 Orang
KTU 1 Orang
Assintant Transport TBS 2 Orang
Assistant Bengkel 1 Orang
SubTotal 6 Orang

Dan beberapa karyawan dengan perincian sebagai berikut :

Karyawan :
1. Kantor
 Tugino ( Krani Pembukuan )
 Risma M Tampubolon ( Kasir )
 Ulil Amri Tambunan ( Krani Pembelian )
 Siyem ( Krani PRD TBS )
 Suyono ( Krani PRD CPO )
 Hendrawan Setiadi ( Krani Umum )
 Endah Putri Elmayanuar ( Krani Produksi CPO )

2. Gudang
 Supriadi ( Ka Gudang )
 Romian ( Krani Gudang )
 Donris Mare Mare ( Krani Solar )

C. Sasaran / Target Usaha Perusahaan

PT. SATRINDO JAYA AGROPALMA adalah perusahaan yang bergerak di bidang

transportasi yang mempunyai sasaran atau tujuan mengangkut hasil produksi kebun dan Pks
yang berada di Region Siak dan Kampar.

Produksi dari kebun (Estate) yang di angkut Transportasi PT. SATRINDO JAYA
AGROPALMA adalah tandan buah segar dan berondolan yang di disstribusikan ke Pks.
Produksi dari Pks yang di angkut tansportasi perusahaan adaalah CRUDE PALMOIL (CPO),
PALM KERNEL MILL (PKM), PALM KERNEL OIL (PKO), INTI SAWIT (ISW), dan
CANGKANG yang di distribusi ke Pks lain atau pun ke Dumai Bulking Station.

Kebun yang menjadi Area Coverage PT. SATRINDO JAYA AGROPALMA untuk
Region yaitu:

1. LIBO ESTATE (LIBT)

2. SEI ROKAN ESTATE (SRKE)
3. NENGGALA ESTATE (NGLE)
4. TIMUR JAYA INDOMAKMUR ESTATE (TJIE)

11
 5. KIRANA SINAR GEMILANG ESTATE (KSGE)
6. PALAPA ESTATE (PLPE)
7. UJUNG TANJUNG ESTATE (UTNE)

Sedangkan yang berada di Region Kampar yaitu :

1. RAMA JAYA PRAMUKTI ESTATE
2. VDAMITAMA SEJATERA ESTATE
3. RAMA BAKTI ESTATE (RBKE)

Pks yang menjadi Area Coverage PT. SATRINDO JAYA AGROPALMA untuk Regional Siak
yaitu :

1. PKS LIBO (LIBO MILL)

2. LIBO KCP (LIOK)
3. PKS SAM-SAM (SAM-SAM MILL)
4. PKS UJUNG TANJUNG (UJUNG TANJUNG MILL)

Untuk Region Kampar yaitu :

1. PKS KIJANG (KIJANG MILL)
2. PKS NAGA SAKTI (NAGA SAKTI MILL)
3. PKS RAMA – RAMA (RAMA – RAMA MILL)
4. RAMA – RAMA KCP (RRMK)

Sedangkan untuk Regional Indragiri Hulu yaitu :

1. PKS BUMI PALMA (BUMI PALMA MILL)
2. PKS INDRA SAKTI (INDRA SAKTI MILL)

D. Permasalahan Dan Kendala Selama Prakerin

Selama prakerin di PT.SATRINDO JAYA AGROPALMA saya tidak mempunyai masalah

dan kendala saat bekerja karna di perusahaan tersebut saya di bimbing pembimbing sebelum
mengerjakan tugas masing-masing hingga saya benar-benar mengerti dengan tugas yang di
berikan.

E. Pembahasan

MENANGANI PENGGANDAAN DOKUMEN

1. Pengertian Penggandaan Dokumen

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia Balai Pustaka, di tulis arti kata penggandaan,
yaitu : Proses, cara, perbuatan, menggandakan, dapat diartikan Usaha pemperbanyak atau
melipatkan beberapa kali dokumen. Dapat diartikan pula penggandaan dokumen, berarti suata
perbuatan menggandakan atau memperbanyak dokumen sesuai kebutuhan dengan
menggunakan alat pengganda.

12
 Dalam kehidupan sehari-hari banyak sekali kegiatan yang merupakan kegiatan
penggandaan, baik itu penggandaan dokumen tertulis maupun penggandaan tidak tertuis.
Dengan adanya mesin penggandaan ini diharapkan pekerjaan datat diselesaikan dengan cara
yang lebih efektif dan efisien.

Agar kita dapat mengetahui berbagai cara yang dapat digunakan untuk mengandakan
dokumen dan berbagai alat untuk menggandakan dokumen sesuai dengan jenis dokumennya,
maka kita perlu mengetahui berbagai jenis dokumen.

Berikut ini berbagai jenis dokumen :

1. Dilihat dari segi pemakaiannya :

 Dokumen Pribadi
 Dokumen Niaga
 Dokumen Sejarah
 Dokumen Pemerintah

2. dilihat dari segi kegunaannya :

 Nilai Penerangannyan
 Nilai Yuridis
 Nilai Perdagangan
 Nilai Historis

Beberapa bentuk penggandaan yang lazim dilakukan antara lain :

1. Memperbanyak dokumen sebagai baha suatu pekerjaan. Misalnya memperbanyak
undangan, memperbayak materi rapat, memperbanyak laporan, memperbanyak bukti
transaksi dll.
2. Memperbanyak dokumen yang berisi gambar atau lukisan. Misalnya memperbanyak
gambar peraga.
3. Memperbanyak hasil rekaman, misalnya memperbanyak cd, vcd, atau kaset

Fungsi alat penggandaan dokumen :

1. Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen, untuk pimpinan demi kelancaran

tugas rutin.
2. Memberikan pelayanan memperbnayak dokumen, untuk bagian-bagian lainnya .
3. Memberikan pelayanan memperbesar atau memperkecil tulisan atau gambar , dari
dokumen, sesuai keinginana pimpinan.
4. Bertanggung jawab atau pekerjaan yang telah dipercayakan pimpinan kepadanya.
5. Memberikan pelayanan sesegera mungkin secara optimal.

Macam-macam alat penggandaan dokumen :

1. Photocopy

Adalah suatu alat untuk menyalin kembali dokumen atau ilistrasi dengan
menggunakan cahaya, panas, bahkan kimia, atau muatan listrik statis .Pada tahun 1939
seseorang ahli fisika Amerika serikat bernama Chester F. Carison menemukan proses

13
duplikasi naskah dengan menggunakan energi listrik statis yang di beri nama xerography
yang berarti tulisan kering dari bahasa yunani lalu mesin ini diberi nama Xerox.

Mesin foto copy dapat dibedakan menjadi tiga yaitu:

1. Mesin foto copy kecil

Ciri -ciri antara lain : mudah dijinjing, kecepatan menyalin 5-10
lembar permenit, dengan ukuran kertas A4 ( 210x297 mm).

2. mesin foto copy sedang ( standar),

Berat mesin ±70 kg kecepat menyalin 15 -25 lembar permenit, dengan ukuran kertas A3
( 297x420 mm) dan B4 ( 257x364 mm)

3.Mesin foto copy besar,

berat mesin diatas 70 kg kecepatan menyalin minimal 3 lembar permenit, dapat
memperbesar dan memperkecil,

Langkah-langkahmesin foto copy

1. Di mulai pada saat dokumen asli yang akan didaplikasikan diletakkan pada permukaan
kaca , kemudian dokumen tersebut disinari dengan cahaya yang berjalan.
2. Bagian kertas putih akan memantul cahaya, lebih banyak dari pada bagian yang berwarna.

Bagian –bagian mesin foto kopy

 Tutup asli (original cover, original holder platen coper ) berfungsi unktuk menutup atau
memegang lembar asli
 Kaca temple asli berfungsi untukngah meletakkan lembar asli. Pada bagian tepi kanan
terdapat skala yang berpangkal pada titik tengah skala ini berfungsi untuk mengatur
lembaran asli agar tepat pada posisi tengah
 Papan tempat asli berfungsi untuk meletakkan lembar asli yang belum di copy atau
yang sudah dicopy
 Tombol on-off berfungsi untuk menghidupkan dan mematikan mesin
 Papan hasil pengganda ( copy tray ) berfungsi untuk sebagai tempat penampung hasil
pengganda
 Papan kertas ntuk operasi manual berfungsi untuk operasi manual atau memasukkan
kertas copy satu persatu
 Kaki kertas keset ( cassette) papan kertas untuk mendapatkan penggandaan ( salinan )
tiap kaki memuat 250-300 lembar kertas dengan ukuran sendiri-sendiri seperti
A4,A3,B4, dab B5
 Papan penyortir untuk memisah-misahkan hasil pengganda yang terdiri dari lembar asli
yang banyak dengan salinan yang banyak pula sortirterdiri dari 10 rak dan 20 rak
 Papan kertas besar untuk meletakkan kertas dalam jumlah yang banyak dapat
menampung sampai 1000 lembar kertas dengan ukuran A4 dan B4
14
2 . stencil mechine

Mesin stensil adalah mesin penghasil dokumen berbentik lembaran dalam jumlah
banyak dengan menggunakan pembantu” kertas master” yang disebut dengan stensil sheet
atau sheet stensil.

Stensil ada 2 macam mesin yaitu : mesin stensil manual dan mesin stensil listrik.
Terdapat pula model dengan bantalan dasar, yang merupakan jenis Duplikator stensil mampu
menghasilkan salinan hingga 4000 lembar. Stensil dapat disimpat dengan digunakan kembali
bila ditangani dengan baik.

A. Mesin stensil manual ( manual stensil duplicator)

Mesin stensil manual dapat digunakan untuk mengdakan warkat/ surat dengan jenis
kertas ciri-ciri mesin stensil manual

1. Tenaga pergerakannya menggunakan tenaga manusia

2. Komponen dan cara kerja mesin bersifat mekanis
3. Tinta yang digunakan adalah tinta stensil warna hitam
4. Sheet yang digunakan dengan sheet stensil, sheet scanner, atau stensil cutter
sebagai sheet master
5. Ukuran kertas maksimum adalah kertas polio ( 8,5 x 13inci atau 21,5 x 33 cm)

Componen mesin stensil manual :

1. Slinder tinta ( ink cylinder )
 Penjepit sheet stensil ( stencil fitting bar )
 Kain penyaring tinta ( ink screen)
 Plat baja ( stell band)

2. Kerangka mesin
 Pintu tita
 Pompa tinta
 Alat penghitung
 Pengatur tinta
 Engkol
 Pengatur posisi cetakan
 Pengungkit pencetakan
 Pengatur pemasukan kertas

3. Penutup mesun
 Papan kertas
 Penahan kertas
 Papan penerima
 Penuntun kertas

15
 B. Mesin stensil spiritus ( spirit duplicator )

Ciri-ciri mesin stensil spiritus:

1. Tenaga penggerakannya menggunakan tenaga manusia ( manual )
2. Komponen dan cara kerja mesin bersifat mekanis
3. Menggunakan mastr paper
4. Penggandaan menggunakan kertas polio
5. Pencetakan menggunakan cairan pelarutan alkohol

3.Risograph

Mesin risograph adalah mesin pembuat copy untuk jumlah yang besar dengan
menggunakan master copy, dapat memperbesar dan memperkecil, serta dapat merubah warna
sesuai keinginan.

Populernya, mesin risograph lebih sering disebut sebagai Riso printer-duplicator. mesin ini
dapat digunakan sebagai mesin cetak individual ataupun dengan cara terkoneksi jaringan
computer

4.Offset offset printing

Teknik cetak datar atau bisa disebut offset adalah teknik cetak dimana bagian yang
mencetak kedudukannya sama datar dengan bagian yang tak mencetak
Offset adalah mesin cetak yang menggunakan master yang disebut pelath dengan
proses pemindahan huruf ke belanket

Macam-macam mesin offset

Dilihat dari bentuk dan kemampuannya, mesin offset dibedakan menjadi 3 macam yaitu:

A. Offset kecil

Mesin ini bentuknya keci dengan kemampuan mencetak maksimal pada kertas ukuran
A3 ( 297 x 420 mm)
Krna bentuknya kecil sedikit lebih besar dari mesin stensil, sering disebut mini offset.

B. Offset sedang

Mesin ini berbentuk lebih besar dan mampu mencetak kertas ukuran dobel polio .

C. Offset besar

16
 mesin ini bentuknya besar dan mampu mencetak kertas ikuran A1( 841 x 594 mm) dan
AO ( 1189x81 mm) mesin ini umumnya terdapat diperusaan pencetakan yang cukup besar
atau pada pencetakan surat kabar.

Ciri-ciri mesin offset:

a. Digerakkan dengan tenaga listrik dengan komponen mekanis
b. Mencetak dengan master yang disebut paper plate, adapulan yang disebut dari
aluminium yang di sebut zink plate. Kedua jenis plate ini ada yang berlubang
( perporated ) dan ada yang tidak berlubang ( non porpolated )
c. Proses pencetakan di bantu dengan jat kimia yang di sebut fixer serta air dengan
cara pemindahan hurup pada blanket.
d. Dapat mencetak pada kertas doorslag sampai dengan kertas karton berukuran A6
( 105 x108 mm sampai dengan AO )
e. Dapat mencetak gambar atau foto yang berwarna

5. Duplikator typeset

Duplicator typeset adalah mesin cetak kecil yang menggunakan jenis letterpress. Proses
pengetikan setting berjalan lambatlukan keterampilan tertentu, tetapi menghasilkan cetakan
berkualitas tinggi.

Kita bisa membedakan 4 jenis typesetter yaitu :

a. Fhoto-mechanical phototypesetter
b. Digital phototypesetter
c. Laser digital phototypesetter
d. Laser digital typesetter
e. Masin scanner

6.Duplikator Hektografik dengan Alkohol

Duplikator dengan alkohol akan mereproduksi ketikan, tulisan tangan atau gambar
dalam berbagai warna. Mesin ini mampu memproduksi beberapa warna sekali jalan.
Kombinasi warna dimungkinkan pada satu salinan naster dengan proses sederhana penulisan
atau pengetikan diatas kertas karton berwarna yang berlainan secara bergantian.
Mesin ini mampu menggandakan 100 hingga 250 salinan. Master dapat diagkat dari
mesin dan disimpan, sehingga pencetakan dalam jumlah sedikit dapat dilakukan beberapa
kali. Penggantian master dimungkinkan diantaranya pemakaian. Tata letak master yang sesuai
memungkinkan untuk mencetak informasi yang sama, atau yang berbeda sebagian, pada
formulir dengan ukuran yang bervariasi , separti misalnya faktur, surat tanda penyerahan
barang an surat pesanan. Dengan kertas Alat ini dapat beroperasi apabila dihubungkan
dengan komputer. Alat pencetak ( printer ) menghasilkan cetakan yang lebih berkualitas
dengan terang sesui dengan kebutuhan yang diinginkan khusus yang di sela lembarkan kertas
karton hektografik, master dapat disiapkan sebagai keluaran computer. Mesin duplikator

17
dengan alkohol ini terutama cocok untuk menggandakan dokumen sejumlah 10lembar ke
atas.

7. printer
.
Ada beberapa jenis printer, antara lain :

a. Matriks

Pencetakan ini menubrukkan sekelompok titik kecil ke atas kertas sehingga bergabung
membentuk krakter. Kualitasnya um umnya tidak terlalu baik. Tetapi lajim digunakan.
Pencetakan matrik dengan kepadatan ganda ( double density) menggunakan skruktur
bintik yang lebih halus sehingga menghasilkan krakter dengan kualitas yang lebih baik.

b. Pancaran tinta dan laser

Keduanya adalah sistem yang mencetakkan tinta pada halaman tanpa membentur
kertas

c. LCD / citra elekronis

Alat ini pada dasarnya merupakan mesin foto copy yang “ menyalin” secara elektronis
informasi ya ng tersimpan dan sering disebut “ mesin foto copy inteligen “ mesin ini
merupakan sinar laser yang dikendalikan oleh pengolah data, dengan menepatkan citra
krakter pada drum penyalin mesin ini baru, tetapimmemiliki potensi besar karena mampu
menghasilkan kualitas yang baik dengan kecepatan tinggi dan juga dapat mengopi bahan-
bahan biasa

d. Pengunpan pencetak

Pengunpan tunggal, berafitasi atau geseran baik dengan aplikasi pengolahan kata
untuk surat tunggal, tetapi agak lambat untuk penggunaan dalam jumlah besar. Untuk
mengumpan lembar ganda diperlukan :
1. Pengumpan traktor
2. Pengumpan lembaran

8.Mesin Scanner

Scanner adalah suatu alat elektronik yang fungsinya mirip dengan mesin foto copy.
Mesin foto copy hasilnya dapat langsung dilihat pada kertas sedangkan scanner hasilnya

18
ditam[ilkan pada layar monitor computer dahulu kemudian baru dapat dirubah dan
dimodifikasi sehingga tampilan dan hasilnya menjadi bagus yang kemudian dapat disimpan
sebagai file texkt, dokumen dan gambar.
Cara kerja scanner :
Ketika menekan tombol mouse untuk memulai scanning yang terjadi adalah :

 Penekanan tombol mouse dari komputer menggerakkan pengendali kecepatan pada

mesin scanner.
 Kemudian unit scanning menempatkan proses pengiriman ketempat atau jalur yang
sesuai untuk langsung memulai scanning.
 Nyala lampu yang terlihat pada scanner menandakan bahwa kegiatan scanning sudah
mulai dilakukan .
 Setelah nyata lampu sudah tidak ada, berarti proses scan sudah selesai dan hasilnya
dapat dilihat pada layar monitor.
 Apabial hasil atat tampilan teks / gambar ingin dirubah kita dapat merubahnya dengan
menggunakan software – software aplikasi yang ada.

Ada dua macam perbedaan scanner dalam memeriksa gambar yang berwarna yaitu :

 Scanner yang hanya bisa satu kali meng-scan warna dan menyimpan semua warna
pada saat itu aja .
 Scanner yang langsung bisa tiga kali digunakan untuk menyimpan beberapa warna ,
warna tersebut adalah merah hijau dan biru

9.Mesin ketik

Mesin ketik atau mesin tik adalah mesin, atau alat elektronik dengan seuah sel
tombol-tombol yang apabila ditekan, menyebabkan huruf dicetak pada dokumen, biasanya
kertas . dari awal penemuannya sebelum tahun 1870 sampai pada abat 20 mesin ketik banyak
digunakan oleh para penulis propesional dan pekerja dikantor sejak itu, mesin ketik telah
menjadi bagian dari bisnis prusahaan dan menjadi produk kormersil diseluruh dunia walaupin
masih popular dengan beberapa propinsi, seperti penulis , mesin ketik fungsinya telah
teralihkan dengan kehadiran mesin lain pada akhir desa warsa 1980an , mesin pengolah kata
dan computer pribadi ( personal computer ) telah menggantikan pungsi mesin ketik
dibeberapa Negara didunia bagian barat walaupun demikian , mesin ketik masih digunakan
dibeberapa Negara tententu di dunia hingga saat ini .
Jenis-jenis mesin ketik :

A . Berdasarkan ukuran mesin

1. Mesin ketik portable – ukuran mesin ketik kecil dan ringan sehingga dapat dibawa
kemana saja. Mesin jenis ini dilengkapi dengan satu buah tutup yang menyerupai tas
kecil.
2. Mesin ketik semi standar – ukuran mesin ketik sedang dan memiliki komponen yang
lebih lengkap dari jenis mesin ketik portable.

19
 3. Mesin ketik standar – ukuran mesin ketik besar dan berat sehingga sulit diindahkan.
Mesin jenis ini mempunyai perlengkapan yang lebih sempurna dari kedua jenis mesin
ketik lainnya.

B.Berdasarkan ukuran huruf

1. Mesin ketik huruf pica ( pica type ) – mesin ketik ini biasanya digunakan untuk
menulis karya ilmiah. Huruf pica adalah jenis huruf ukuran besar, setiap satu inci
ketikan menempati sepuluh hentakan.
2. Mesin ketik huruf Elite ( Elite tye ) – mesin ketik ini digunakan untuk mengetik
huruf elite, yang ukurannya lebih kecil dari huruf pica. Setiap satu inci ketikan
memuat dua belas hentakan.

C.Berdasarkan tenaga penggerak

1. Mesin ketik manual ( manual typewriter ) – jenis mesin ketik ini sering disebut
dengan mesin ketik tangan, karena digerakkan oleh tangan manusia yang meliputi
memencet tombol, menggeser gindaran, dan sebagainya.
2. Mesin ketik listrik ( electric typewriter ) – mesin ketik ini di gerakkan oleh tangan
listrik. Dalam pengoerasiannya, manusia berperan sebagai pengendali.

10. Thermocopier

Thermocopier disebut juga thermofax atau transparancy maker. Thermocapier berguna

untuk :

1. Membuat master spirit duplikator menggunakan thermo master unit atau super
thermo master unit film.
2. Membuat transparancy film untuk OHP menggunakan infrared tansparancy film.
3. Melaminasi dokumen dengan menggunakan laminating film.

Macam-macam dari cirri thermocopier :

Menurut bentuknya thermocopier dapat dibedakan menjadi dua yaitu :

 Thermocopier bentuk duduk dan thermocopier bentuk berdiri. Adapun cirri-ciri

thermocopier, sebagai berikut.:

1. Digerakkan dengan tenaga listrik

2. Bekerja dengan penyinaran suhu tinggi
3. Menggunakan master thermal khusus
4. Mengkopy ukuran A4 ( 210 x 29 )

20
 BAB V
PENUTUP

A. KESIMPULAN.

Selama 3 (tiga) bulan melakukan PRAKERIN di Perusahaan PT.SATRINDO JAYA

AGROPALMA, maka dapat diambil kesimpulan bahwasanya pelaksanaan praktek mengenai
teori jurusan Administrasi yang di terapkan di sekolah telah seesuai dengan sistem dan
prosedur yang ditetapkan pedoman standar jurusan Administrasi perkantoran di perusahaan
PT. SATRINDO JAYA AGROPALMA.
Kegiatan – kegiatan yang di terapkan selama PRKERIN di perusahaan tidak akaan berjalan
dengan baik jika tidak didukung oleh fasilitas dan alat – alat yang memadai, sumber daya
manusia yang mendukung, serta perhatian dan kepedulian semua unsur – unsur yang ada.

B. SARAN

Dalam pelaksanaan pendidikan sistem ganda (PSG) yaitu, prakerin yang di adakan di
sekilah menengah kejuruan (SMK) sangat di butuhkan kerja sama yang baik antara pihak
sekolah dengan perusahaan yang bersangkutan, agar supaya untuk meningkatkan mutu
pendidikan sesuai dengan harapan.
Saran saya untuk sekolah agar memberi pembekalan yang matang kepada siswa yang
akan melaksanakan prakerin, selalu memperhatikan siswa yang sedang melaksanakan
prakerin dan selalu menjaga hubungan baik dengan perusahaan, dan komunikasi yang baik.

21
 SKETSA PERUMAHAN KARYAWAN LIBT
BAGIAN ATAS

Tempat Ban Tempa

Bekas t Solar

Rumah Asst. TBS

13
TYPE
TYPE G
G -- 3
3
Rumah Koordinator T
T T
T
Pos Satpam Y
Y Y
Y
Tempat ban dan BBM Solar P
P P
P
E
E E
E

G
G 16G
G
.. ..

72 4 17
70 71 R,BKL 12
12 14
1
13
13
TEMPAT
PERBAIKAN UNIT 5 2
15
R.OPRS

RUANG 3
R. GUDANG R.OLI
MESIN
S 20
R.Kantor
8 18
KOPEL- KOPEL-
A9 B
196

237

21
24
R.Bengkel,Operasional,Gudang
12 22
10

11
R.Oli Bekas R.Genset 25

22
Foto copy SPB

23