1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Setiap kantor pasti memerlukan suatu unit yang mengelola segala sesuatu

yang berhubungan dengan kegiatan administrasi. Kegiatan administrasi pada suatu

kantor pada dasarnya juga mempunyai suatu hasil seperti unit-unit lainnya. Hasil

atau produk dari suatu kantor adalah surat, formulir dan laporan. Pengelolaan

surat, formulir, dan laporan yang dihasilkan dan diterima oleh suatu kantor pada

akhirnya akan berhubungan dengan kearsipan. Menurut kamus administrasi,

kearsipan adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan

dokumen-dokumen secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi dokumen-

dokumen itu dapat ditemukan secara cepat (Agus Sugiarto, 2005:2).

Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena

mempunyai kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan

kembali. Sedangkan warkat merupakan catatan tertulis atau bergambar atau

rekaman sesuatu hal yang dibuat seseorang untuk suatu keperluan (Sedarmayanti,

2003: 10). Suatu kantor juga selalu membutuhkan bantuan data dan informasi

untuk menyelesaikan pekerjaan dan mengefektifkan manajemennya untuk dapat

mencapai tujuan-tujuan dengan baik. Salah satu cara yang dilakukan oleh kantor

tersebut dalam menghadapi perkembangan teknologi adalah dengan memiliki

suatu sistem informasi yang cukup baik, cepat dan teliti. Nilai informasi

ditentukan oleh lima karakteristiknya, yaitu ketelitian, ketepatan waktu,

Fakultas Ilmu Komunikasi

Program Studi Ilmu Informasi dan Perpustakaan
© 2012 by Fikom Library Knowledge Center (FLKC) IV-2012
 2

kelengkapan, keringkasan dan kesesuaian, karena dengan hal ini akan membantu

kelancaran pekerjaan dalam kantor tersebut.

Keberadaan arsip saat ini sangat penting dan diperlukan pada setiap

organisasi atau lembaga. Kegiatan kearsipan juga dapat kita temui pada kehidupan

sehari-hari dalam masyarakat, meskipun hanya dalam kegiatan pengarsipan

sederhana. Dalam menghadapi era globalisasi khususnya informasi dan

perkembangan teknologi, peranan arsip sangat penting karena merupakan salah

satu database informasi yang merupakan kebutuhan pokok bagi setiap organisasi

baik pemerintah maupun swasta. Karena hal tersebut, maka masalah kearsipan

harus ditangani secara bersungguh-sungguh karena sangat penting untuk

menghadapi perubahan situasi dan kondisi yang berkembang secara cepat.

Dalam sebuah kantor arsip diperlukan untuk memberi pelayanan kepada

pihak lain dan untuk keperluan informasi internal dalam kantor tersebut. Oleh

karena itu arsip sangat berpengaruh pada seluruh kegiatan yang berhubungan

dengan pengelolaan semua bidang yang terdapat dalam sebuah kantor. Arsip juga

merupakan pusat ingatan dari sebuah kantor. Dengan arsip dapat diketahui

bermacam-macam informasi yang sudah dimiliki kantor tersebut sehingga dapat

ditentukan sasaran yang akan dicapai dengan menggunakan potensi yang ada

secara maksimal. Informasi yang diperoleh melalui arsip juga dapat

menghindarkan salah komunikasi, mencegah adanya duplikasi pekerjaan dan

membantu mencapai efisiensi pekerjaan.

Arsip perlu dikelola menggunakan pengelolaan arsip yang baik dan benar,

sehingga apabila ada pihak yang membutuhkan arsip tersebut akan dapat disajikan

dengan cepat dan tepat. Banyak faktor yang memengaruhi agar kearsipan

Fakultas Ilmu Komunikasi

Program Studi Ilmu Informasi dan Perpustakaan
© 2012 by Fikom Library Knowledge Center (FLKC) IV-2012
 3

mempunyai citra yang positif antara lain adalah kerapihan penyimpanan, petugas

yang terdidik dan terampil, kemudahan untuk menyimpan, menemukan kembali

arsip, terjaminnya keamanan arsip dan sebagainya. Dewasa ini masih banyak

orang yang apabila mendengar istilah arsip maka terbayanglah pada mereka

tentang tumpukan kertas kotor, penuh debu, ruangan yang kotor, penuh kertas

berserakan, dengan petugas yang tidak bergairah, kurang terdidik dan sebagainya.

Hal ini dapat merugikan kedudukan petugas arsip dan dapat pula mengakibatkan

citra terhadap pelaksanaan pengelolaan kearsipan menjadi kurang baik. Belum

lagi arsip yang berserakan, tidak teratur, sulit ditemukan kembali, dijualbelikan di

pasar, atau dipergunakan sebagai pembungkus makanan dan lain-lain. Kejadian

ini akan lebih merusak citra kearsipan pada sebuah kantor dan akan menghambat

kelancaran pekerjaan dalam kantor tersebut.

Demi kelancaran semua pekerjaan, sebuah kantor harus mempunyai suatu

sistem pengelolaan arsip yang baik dan benar. Pada dasarnya pengelolaan arsip

terdiri dari beberapa unsur pokok sebagaimana yang dikemukakan Amsyah (2003)

bahwa pengelolaan arsip teridiri atas proses penciptaan arsip, penyimpanan,

penemuan kembali, pemeliharaan dan pengamanan, serta penyusutan arsip. Tetapi

arsip tidak hanya sekedar untuk disimpan saja, arsip juga perlu perawatan supaya

keberadaan arsip tersebut tetap baik khususnya keberadaan arsip dinamis aktif

yang terdapat dalam kantor tersebut harus diperhatikan karena arsip ini termasuk

arsip yang masih sering dipergunakan dalam kantor.

Peranan arsip sangat berpengaruh dalam pelaksanaan kegiatan suatu

organisasi. Sebagaimana yang diutarakan oleh Basir mengemukakan bahwa:

Fakultas Ilmu Komunikasi

Program Studi Ilmu Informasi dan Perpustakaan
© 2012 by Fikom Library Knowledge Center (FLKC) IV-2012
 4

“Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sebagai sumber

informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam
setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan,
pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan,
pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian, dan pengendalian
setepat-tepatnya”. (Basir, 2009: 2)
Demikian pula pada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Barat,

peranan dan pengelolaan arsip sangat berpengaruh terhadap pelaksanaan kegiatan

instansi terutama yang menyangkut dengan kepegawaian. Badan Kepegawaian

Daerah Pemerintah Provinsi Jawa Barat merupakan sebuah instansi pemerintah

yang merupakan salah satu lembaga teknis yang mempunyai tugas pokok

membantu Gubernur dalam penyelenggaraan pemerintahan Provinsi Jawa Barat

khususnya di bidang kepegawaian. Di mana pelaksanaan tugas penyelenggaraan

pemerintahan provinsi dan pelayanan kepada pegawai negeri sipil merupakan

tantangan bagi Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Barat untuk bisa

meningkatkan kinerja aparat maupun kualitas aparatur pemerintah Jawa Barat.

Berdasarkan pra riset dapat dijelaskan bahwa arsip pada Badan

Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Barat berbentuk kertas dan media lainnya

yang disimpan dalam suatu ruangan khusus dan dalam lemari khusus. Arsip pada

Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Barat dibagi atas arsip vital dan arsip

penting. Arsip vital merupakan bukti penyelenggaraan kegiatan organisasi yang

berfungsi sebagai bukti akuntabilitas kerja, alat bukti hukum dan memori

organisasi. Arsip vital memiliki peranan penting dalam melindungi hak

kepentingan organisasi, instansi dan perseorangan atau pihak-pihak yang

berkepentingan lainnya (ANRI, 2005). Arsip vital yang terdapat pada Badan

Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Barat berupa surat keputusan pegawai

termasuk surat keputusan naik pangkat, surat keputusan kenaikan gaji, surat

Fakultas Ilmu Komunikasi

Program Studi Ilmu Informasi dan Perpustakaan
© 2012 by Fikom Library Knowledge Center (FLKC) IV-2012
 5

keputusan pensiun, dan segala hal yang berkaitan dengan kepegawaian.

Sedangkan arsip penting pada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Barat

adalah arsip yang masih digunakan untuk kepentingan kegiatan kantor, namun

arsip ini sifatnya tidak lama, hanya bertahan 3-4 tahun setelah itu dapat langsung

dimusnahkan. Arsip penting ini biasanya surat-surat yang telah diciptakan oleh

unit pencipta berupa surat undangan.

Bentuk pengelolaan arsip pada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa

Barat menggunakan asas sentralisasi. Asas sentralisasi adalah pelaksanaan

pengelolaan arsip bagi seluruh organisasi yang dipusatkan disatu unit khusus,

yaitu pusat penyimpanan arsip. Menurut Amsyah, sentralisasi berarti

penyimpanan arsip yang dipusatkan di satu unit kerja khusus yang lazim disebut

Sentral Arsip (Amsyah, 2003: 16). Jadi, unit lain tidak melaksanakan pengurusan

dan penyimpanan arsip. Pada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Barat

pelaksanaan asas ini dilakukan oleh unit kearsipan sebagai sentral dari pengelola

arsip.

Pada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Barat unit kearsipan

berada di bawah naungan Badan Kepegawaian Negara (BKN). Setiap ada

perubahan dari data pegawai harus melalui persetujuan BKN, termasuk

pengangkatan pegawai negeri sipil harus ada persetujuan dari BKN. Sedangkan

pada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Barat, produk yang dihasilkan

berupa surat keputusan seperti surat kenaikan pangkat bagi pegawai negeri sipil,

surat keputusan pensiun, dan sebagainya. Oleh karena itu dituntut pula untuk

dapat memberikan kontribusi sesuai dengan bidang tugasnya yaitu dapat

Fakultas Ilmu Komunikasi

Program Studi Ilmu Informasi dan Perpustakaan
© 2012 by Fikom Library Knowledge Center (FLKC) IV-2012
 6

membantu dalam hal pelayanan bagi seluruh pegawai Provinsi Jawa Barat yang

akan berkepentingan dalam hal-hal yang berkaitan dengan kepegawaian.

Demi mendukung kelancaran semua kegiatan yang menyangkut

kepegawaian, peran arsip pada Badan Kepegawaian Daerah Pemerintah Provinsi

Jawa Barat sangat penting. Oleh karena itu penulis mencoba untuk meneliti

bagaimana pengelolaan arsip dinamis aktif yang baik dan benar pada Badan

Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Barat. Dari uraian di atas, penulis tertarik

untuk mengambil judul sebagai berikut : “PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

AKTIF PADA BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI JAWA

BARAT”.

1.2. Perumusan Masalah

Berdasarkan uraian yang telah dikemukakan pada latar belakang masalah,

maka penulis merumuskan masalah sebagai berikut: “Bagaimana pengelolaan

arsip dinamis aktif pada Badan Kepegawaian Daerah Pemerintah Provinsi Jawa

Barat”.

1.3. Fokus Penelitian

Adapun fokus penelitian penulis adalah sebagai berikut:

1. Bagaimana proses penciptaan arsip pada Badan Kepegawaian Daerah

Pemerintah Provinsi Jawa Barat?

2. Bagaimana penyimpanan arsip dinamis aktif pada Badan Kepegawaian

Daerah Pemerintah Provinsi Jawa Barat?

Fakultas Ilmu Komunikasi

Program Studi Ilmu Informasi dan Perpustakaan
© 2012 by Fikom Library Knowledge Center (FLKC) IV-2012
 7

3. Bagaimana penemuan kembali arsip dinamis aktif pada Badan

Kepegawaian Daerah Pemerintah Provinsi Jawa Barat?

4. Bagaimana pemeliharaan dan pengamanan arsip dinamis aktif pada Badan

Kepegawaian Daerah Pemerintah Provinsi Jawa Barat?

5. Bagaimana penyusutan arsip dinamis aktif pada Badan Kepegawaian

Daerah Pemerintah Provinsi Jawa Barat?

6. Kendala-kendala apa yang dihadapi dalam pelaksanaan pengelolaan arsip

dinamis aktif pada Badan Kepegawaian Daerah Pemerintah Provinsi Jawa

Barat?

1.4. Tujuan Penelitian

Berdasarkan judul yang diambil penulis, tujuan yang ingin dicapai dalam

penelitian ini adalah:

1. Untuk mengetahui proses penciptaan arsip pada Badan Kepegawaian

Daerah Pemerintah Provinsi Jawa Barat.

2. Untuk mengetahui sistem penyimpanan arsip dinamis aktif pada Badan

Kepegawaian Daerah Pemerintah Provinsi Jawa Barat.

3. Untuk mengetahui penemuan kembali arsip dinamis aktif pada Badan

Kepegawaian Daerah Pemerintah Provinsi Jawa Barat.

4. Untuk mengetahui pemeliharaan dan pengamanan arsip dinamis aktif pada

Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Barat.

5. Untuk mengetahui penyusutan arsip dinamis aktif pada Badan

Kepegawaian Daerah Pemerintah Provinsi Jawa Barat.

Fakultas Ilmu Komunikasi

Program Studi Ilmu Informasi dan Perpustakaan
© 2012 by Fikom Library Knowledge Center (FLKC) IV-2012
 8

6. Untuk mengetahui kendala-kendala apa yang dihadapi dalam pelaksanaan

pengelolaan arsip dinamis aktif pada Badan Kepegawaian Daerah

Pemerintah Provinsi Jawa Barat.

1.5. Manfaat Penelitian

1.5.1. Manfaat secara praktis

1. Bagi lembaga akademik diharapkan dapat memberikan

masukan dalam pengembangan ilmu pengetahuan terutama

ilmu manajemen dan dapat digunakan sebagai dasar untuk

penelitian selanjutnya.

2. Bagi penulis untuk meningkatkan pengetahuan dan pengalaman

penulis terutama pada masalah yang berhubungan dengan

pengelolaan arsip.

3. Untuk memberikan masukan sebagai bahan referensi dan

pertimbangan bagi Kantor Pemerintah Provinsi Jawa Barat

khususnya pada Badan Kepegawaian Daerah untuk lebih

memperhatikan dan meningkatkan dalam sistem pengelolaan

arsip khususnya arsip dinamis aktif.

1.5.2. Manfaat secara teoritis

1. Sebagai bahan pemahaman teori yang diperoleh penulis selama

di bangku kuliah ke dalam dunia kerja yang nyata.

2. Mengkaji atau mengkonfirmasi tentang sistem pengelolaan

arsip dinamis aktif yang baik dan benar.

Fakultas Ilmu Komunikasi

Program Studi Ilmu Informasi dan Perpustakaan
© 2012 by Fikom Library Knowledge Center (FLKC) IV-2012
 9

1.6. Kerangka Pemikiran

Pengertian arsip dikalangan masyarakat Indonesia masih sangat beragam.

Pada umumnya pemahaman mereka sesuai dengan latar belakang pendidikan dan

pengalaman masing-masing. Pengertian arsip menurut Kamus Umum Bahasa

Indonesia adalah simpanan surat-surat penting. Menurut pengertian tersebut, tidak

semua surat dikatakan arsip. Surat dapat dikatakan arsip apabila memenuhi

persyaratan berikut ini :

1. Surat tersebut masih mempunyai kepentingan (bagi lembaga, organisasi,

instansi, perseorangan) baik untuk masa kini maupun untuk masa yang

akan datang.

2. Surat tersebut masih mempunyai nilai kegunaan dan disimpan dengan

mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga dengan mudah dan cepat

ditemukan apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali.

Pengertian arsip di Indonesia diatur dalam Undang-Undang No.7 Tahun

1971 tentang “Ketentuan Pokok Kearsipan” pada Bab I pasal 1 berbunyi sebagai

berikut :

1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan

Badan-Badan Pemerintahan dalam keadaan tunggal maupun berkelompok

dalam rangka pelaksanaan kegiatan Pemerintah.

2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta

dan/atau perorangan dalam bentuk corak ataupun, baik dalam keadaan

tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan

kebangsaan.

Fakultas Ilmu Komunikasi

Program Studi Ilmu Informasi dan Perpustakaan
© 2012 by Fikom Library Knowledge Center (FLKC) IV-2012
 10

Arsip adalah warkat atau catatan mengenai peristiwa atau hal. Dalam

pengertian ini menurut Surojo (2006: 37) dapat dipahami bahwa arsip terdapat

data ataupun informasi yang dibutuhkan oleh setiap orang atau pun sekelompok

pejabat atau pegawai untuk keperluan pelaksanaan tugas, fungsi, dan pekerjaan di

dalam organisasi dan kebutuhan individual.

Dari defenisi diatas jelaslah bahwa arsip merupakan sumber informasi dan

pusat ingatan bagi seluruh kegiatan organisasi, di mana surat atau warkat yang

diproses berdasarkan pengklasifikasian atau penggolongan yang disusun,

disimpan, dan dipelihara sedemikian rupa selama masih diperlukan.

Menurut Mykland (1992:21) dunia tanpa arsip adalah dunia tanpa memori,

tanpa kepastian hukum, tanpa sejarah, tanpa kebudayaan, tanpa ilmu pengetahuan

dan tanpa identitas kolektif. Sebagai salah satu sumber informasi penting arsip

memiliki banyak fungsi yang signifikan untuk menunjang proses kegiatan

administratif dan fungsi-fungsi manajemen birokrasi di samping sebagai sumber

primer bagi peneliti maupun akademisi.

Informasi mempunyai manfaat dan peranan yang sangat dominan dalam

suatu organisasi atau perusahaan. Tanpa adanya suatu informasi dalam suatu

organisasi, para manajer tidak dapat bekerja dengan efisien dan efektif. Tanpa

tersedianya informasi pun para manajer tidak dapat mengambil keputusan dengan

cepat dan mencapai tujuan dengan efektif dan efisien. Sehingga bisa dikatakan

bahwa informasi merupakan sebuah keterangan yang bermanfaat untuk para

pengambil keputusan dalam rangka mencapai tujuan organisasi yang sudah

ditetapkan sebelumnya.

Fakultas Ilmu Komunikasi

Program Studi Ilmu Informasi dan Perpustakaan
© 2012 by Fikom Library Knowledge Center (FLKC) IV-2012
 11

Menurut Krismiaji (2005:15) menjelaskan bahwa informasi adalah data

yang telah diorganisasi dan telah memiliki kegunaan dan manfaat. Di samping itu

Gordon B. Davis (1984:200) juga menyatakan bahwa, "Information is data that

has been processed into a form that is meaningful to the recipient and is of real or

perceived value in current or prospective actions or decisions" di definisi kan

sebagai informasi merupakan data yang telah diproses atau diolah ke dalam

bentuk yang sangat berarti untuk penerimanya dan merupakan nilai yang

sesungguhnya atau dipahami dalam tindakan atau keputusan yang sekarang atau

nantinya. Jadi, secara umum informasi adalah data yang sudah diolah menjadi

suatu bentuk lain yang lebih berguna yaitu pengetahuan atau keterangan yang

ditujukan bagi penerima dalam pengambilan keputusan, baik masa sekarang atau

yang akan datang.

Dengan memberikan informasi kepada orang lain akan sama halnya

dengan melakukan komunikasi. Sebagaimana yang dikatakan Suprapto (2006: 2):

“Komunikasi berasal dari kata-kata (bahasa) Latin communis yang berarti

umum (common) atau bersama. Apabila kita berkomunikasi, sebenarnya
kita sedang berusaha menumbuhkan suatu kebersamaan (commonnes)
dengan seseorang. Yaitu kita berusaha berbagi informasi, ide atau sikap.
Seperti dalam uraian ini, misalnya saya sedang berusaha berkomunikasi
dengan para pembaca untuk menyampaikan ide bahwa hakikat sebuah
komunikasi sebenarnya adalah usaha membuat penerima atau pemberi
komunikasi memiliki pengertian (pemahaman) yang sama terhadap pesan
tertentu”.

Pawito dan C Sardjono (1994: 12) mencoba mendefinisikan komunikasi

sebagai suatu proses dengan mana suatu pesan dipindahkan atau dioperkan (lewat

suatu saluran) dari suatu sumber kepada penerima dengan maksud mengubah

perilaku, perubahan dalam pengetahuan, sikap dan atau perilaku overt lainnya.

Fakultas Ilmu Komunikasi

Program Studi Ilmu Informasi dan Perpustakaan
© 2012 by Fikom Library Knowledge Center (FLKC) IV-2012
 12

Sekurang-kurangnya didapati empat unsur utama dalam model komunikasi yaitu

sumber (the source), pesan (the message), saluran (the channel) dan penerima (the

receiver).

Sementara Riswandi menyimpulkan beberapa karakteristik komunikasi

berdasar berbagai definisi yang dikemukakan para ahli, antara lain:

1. Komunikasi adalah suatu proses, artinya komunikasi merupakan serangkaian

tindakan atau peristiwa yang terjadi secara berurutan (ada tahapan atau

sekuensi) serta berkaitan satu sama lainnya dalam kurun waktu tertentu.

2. Komunikasi adalah suatu upaya yang disengaja serta mempunyai tujuan.

Komunikasi adalah suatu kegiatan yang dilakukan secara sadar, disengaja,

serta sesuai dengan tujuan atau keinginan dari pelakunya.

3. Komunikasi menuntut adanya partisipasi dan kerja sama dari para pelaku yang

terlibat kegiatan komunikasi akan berlangsung baik apabila pihak-pihak yang

berkomunikasi (dua orang atau lebih) sama-sama ikut terlibat dan sama-sama

mempunyai perhatian yang sama terhadap topik pesan yang disampaikan.

4. Komunikasi bersifat simbolis karena dilakukan dengan menggunakan

lambang-lambang. Lambang yang paling umum digunakan dalam komunikasi

antar manusia adalah bahasaverbal dalam bentuk kata-kata, kalimat, angka-

angka atau tanda-tanda lainnya.

5. Komunikasi bersifat transaksional. Komunikasi pada dasarnya menuntut dua

tindakan, yaitu memberi dan menerima. Dua tindakan tersebut tentunya perlu

dilakukan secara seimbang atau porsional.

6. Komunikasi menembus faktor ruang dan waktu. Maksudnya bahwa para

pelaku yang terlibat dalam komunikasi tidak harus hadir pada waktu serta

Fakultas Ilmu Komunikasi

Program Studi Ilmu Informasi dan Perpustakaan
© 2012 by Fikom Library Knowledge Center (FLKC) IV-2012
 13

tempat yang sama. Dengan adanya berbagai produk teknologi komunikasi

seperti telepon, internet, faximili, dan lain-lain, faktor ruang dan waktu tidak

lagi menjadi masalah dalam berkomunikasi (Riswandi, 2006).

Jika dilihat sekilas dari ulasan di atas, kiranya dapat ditarik benang merah

bahwa tiap ahli bisa memiliki pandangan beragam dalam mendefinisikan

komunikasi. Komunikasi terlihat sebagai kata yang abstrak sehingga memiliki

banyak arti. Kenyataannya untuk menetapkan satu definisi tunggal terbukti sulit

dan tidak mungkin terutama jika melihat pada berbagai ide yang dibawa dalam

istilah itu.

Dalam dunia kearsipan, komunikasi berperan penting untuk memperoleh

berbagai informasi yang dibutuhkan. Dengan adanya komunikasi pada suatu

organisasi dapat menghasilkan informasi serta dikelola sesuai dengan kebutuhan

organisasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan organisasi. Dalam organisasi pun

akan tercipta arsip untuk pelaksanaan kegiatan agar berjalan dengan baik. Arsip

bukan hanya sekedar hasil sampingan dari kegiatan suatu organisasi, arsip

diterima dan diciptakan oleh organisasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan dan

disimpan sebagai bukti kebijakan dan aktivitasnya (Kennedy and Schauder,

1998:1). Arsip tercipta sebagai akibat dari pelaksanaan kegiatan organisasi.

Dengan kata lain bahan arsip tercipta seiring dengan pelaksanaan kegiatan yang

akan dicapai.

Pengelolaan sebagai proses mengkoordinir kegiatan-kegiatan pekerjaan

secara efisien dan efektif dengan dan melalui orang lain. Menurut Syamsi

pengelolaan adalah proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan

Fakultas Ilmu Komunikasi

Program Studi Ilmu Informasi dan Perpustakaan
© 2012 by Fikom Library Knowledge Center (FLKC) IV-2012
 14

organisasi/proses yang memberikan pengawasan pada suatu hal yang terlibat

dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan (Ibnu Syamsi, 1994:8).

Di samping itu, pengelolaan arsip meliputi penataan, klasifikasi, pelayanan

arsip baik secara manual maupun elektronik dengan bantuan computer (Hamalik,

1993: 78). Hasil dari pengolahan tersebut perlu dianalisis dan dievaluasi secara

teliti agar dapat memperoleh informasi yang akurat, tepat guna, dan berdaya guna

bagi organisasi maupun perusahaan.

Untuk itu dalam pengelolaan arsip harus dilakukan sebaik mungkin.

Sebagaimana yang telah dikemukakan oleh Kartono (1951: 28):

“Agar arsip benar-benar akan menjadi pusat ingatan suatu perusahaan

atau organisasi, maupun sebagai sumber informasi, sudah tentu harus
dikelola dengan sebaik-baiknya, artinya arsip harus ditata dengan baik
dan dapat ditemukan dengan cepat tanpa harus membuang waktu banyak
sehingga siap segera dipergunakan untuk membantu pemecahan masalah
dibidang aktivitas organisasi yang timbul atau yang akan timbul”.

Pengelolaan arsip dinamis juga mempermudah pengguna arsip menemukan

kembali informasi yang diperlukan dalam waktu yang tidak terlalu lama. Selain itu,

pengelolaan arsip dinamis juga memungkinkan upaya pemeliharaan penyimpanan

arsip dalam format yang dapat digunakan selama masih diperlukan. Manajemen arsip

aktif adalah suatu pengelolaan arsip yang diciptakan dan dipergunakan oleh suatu

organisasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan teknis/substantif dan

administrasi/fasilitatif. Dalam mewujudkan suatu manajemen arsip aktif yang efektif,

sejumlah keputusan yang harus dibuat mengenai (Kennedy, 1998):

a) Lokasi penempatan arsip, baik secara sentralisasi, desentralisasi, atau

gabungan/kombinasi

b) Prosedur registrasi, metode klasifikasi dan pengindeksan

Fakultas Ilmu Komunikasi

Program Studi Ilmu Informasi dan Perpustakaan
© 2012 by Fikom Library Knowledge Center (FLKC) IV-2012
 15

c) Prioritas penanganan arsip

d) Prosedur pengorganisasian dan pemeliharaan file

e) Pemilihan peralatan kearsipan

f) Implementasi sitem penelusuran file

g) Lamanya arsip disimpan dalam suatu system (jadwal retensi arsip) dari

penilaian arsip

h) Teknologi yang digunakan untuk mendisain dan mengoperasikan system

penyimpanan arsip.

Dalam pengelolaan arsip harus didasarkan pada nilai dan kegunaan arsip

sesuai dengan fungsinya. Seperti dijelaskan pada Undang-undang No. 43 Tahun

2009 tentang ketentuan-ketentuan kearsipan Pasal 1 bahwa arsip menurut fungsi

dibedakan menjadi dua yaitu:

a. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam

kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu;

b. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena

memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan

dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak

langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga

kearsipan.

Arsip dinamis harus dikelola agar bermanfaat bagi pencipta, penerima dan

pemakainya. Untuk sampai ke pemakai arsip dinamisnharus dikelola dengan

sebaik-baiknya dan harus tersedia bila diperlukan. Pengelolaan arsip dinamis

dinamakan record management. Cara untuk menguraikan pengelolaan arsip

dinamis menggunakan siklus hidup.

Fakultas Ilmu Komunikasi

Program Studi Ilmu Informasi dan Perpustakaan
© 2012 by Fikom Library Knowledge Center (FLKC) IV-2012
 16

Menurut Amsyah (2003: 32) siklus hidup arsip dinamis meliputi tahap

penciptaan dan penerimaan, tahap penyebaran, tahap pengguna, tahap

penyimpanan berkas dan temu balik, tahap penempatan, penyimpanan,

pemusnahan.

Dapat dilihat pada bagan 1.1 siklus hidup arsip di bawah ini. Kegiatan

arsip mengalami lima fase utama yaitu pembuatan, distribusi, penggunaan,

pemeliharaan, dan aktivitas. Dalam setiap fase terdapat berbagai elemen-elemen

dan kegiatan. Pada akhir fase kelima arsip dinamis mengalami dua pilihan yaitu

pemusnahan atau penyimpanan permanen.

Bagan 1.1 Siklus Hidup Arsip

Penciptaan dan Penerimaan

Penempatan Penyebaran
Penyimpanan Internal
Pemusnahan Eksternal

Penyimpanan Penggunaan
Berkas Pengambilan
Temubalik Keputusan
Transfer Dokumentasi
Respon
Rujukan
Persyaratan Hukum

Sumber: Sulistyo Basuki, 2003:

Fakultas Ilmu Komunikasi

Program Studi Ilmu Informasi dan Perpustakaan
© 2012 by Fikom Library Knowledge Center (FLKC) IV-2012
 17

Siklus hidup arsip dinamis pada tahap pertama merupakan informasi

terekam baik yang diciptakan atau penerimaan. Pada saat ini informasi terekam

merupakan rekaman (arsip dinamis, records) kemudian diklasifikasikan,

disimpan, dan temu balik. Sampai pada tahap penyimpanan informasi terekam

masih merupakan masih merupakan arsip dinamis yang aktif yang kemudian

dilakukan tahap penyusutan. Pada tahap penyusutan menjadi arsip dinamis inaktif.

Arsip dinamis tersebut tetap disimpan kemudian dibuatkan jadwal retensi arsip.

terdapat dua kemungkinan yang pertama arsip dinamis inaktif dimusnahkan

sedangkan kemungkinan kedua arsip dinamis inaktif disimpan permanen dan

berubah menjadi arsip atau arsip statis. Arsip dinamis inaktif yang disimpan

permanen transfer ke depo arsip dan berubah menjadi arsip statis. Arsip statis ini

merupakan informasi yang dapat menghasilkan informasi baru yang dituangkan

dalam bentuk arsip dinamis yang berada pada penciptaan dan penerimaan,

demikian seterusnya.

Konsep siklus arsip dinamis menyediakan dasar dalam mengembangkan

program manajemen arsip dinamis dengan menggunakan pendekatan model

kontinum arsip dinamis. Konsep ini terfokus pada manajemen arsip dinamis

sebagai suatu proses berkelanjutan, termasuk di dalamnya adalah proses

penciptaan arsip. nantinya akan ditentukan arsip dinamis apa saja yang perlu

dimasukkan ke dalam system arsip dalam rangka menyediakan bukti dari sebuah

kegiatan. Juga akan ditentukan berapa lama arsip ditahan untuk keperluan bisnis

dan keperluan lain, berapa lama disimpan, dan siapa yang berhak mengakses arsip

tersebut (Kennedy, 1998).

Fakultas Ilmu Komunikasi

Program Studi Ilmu Informasi dan Perpustakaan
© 2012 by Fikom Library Knowledge Center (FLKC) IV-2012
 18

Bagan 1.2. Kerangka Pemikiran Kegiatan Arsip Dinamis Aktif pada Unit
Kearsipan Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Barat

Undang-Undang No 43 Tahun 2009 tentang Arsip

Peraturan Daerah Provinsi Jawa Barat No. 33 Tahun 2011

tentang Peyelenggaraan Kearsipan
di Lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Barat

Dasar
Hukum
Peraturan Gubernur No. 40 Tahun 2008 tentang Tata Kearsipan
Pemerintah Provinsi Jawa Barat

Peraturan Gubernur Jawa Barat No. 47 tahun 2009 tentang Tupoksi

Badan Kepegawaian Daerah Jawa Barat

Unit Kearsipan Pelaksanaan Kegiatan

Pencatatan

Penyusutan Penyimpanan
Temubalik

Pemeliharaan
Penggunaan

Sumber: Diadaptasi dan Modifikasi Siklus Hidup Arsip Dinamis (Sulistyo Basuki,
2003: 35) dan peranan arsip dalam Sistem Informasi Manajemen (Zulkifli
Amsyah, 2003: 12)

Fakultas Ilmu Komunikasi

Program Studi Ilmu Informasi dan Perpustakaan
© 2012 by Fikom Library Knowledge Center (FLKC) IV-2012
 19

Kegiatan arsip dinamis aktif di unit kearsipan Badan Kepegawaian Daerah

Provinsi Jawa Barat dilandasi hokum berupa Undang-undang No 43 Tahun 2009

tentang Arsip, Peraturan Daerah Provinsi Jawa Barat No. 33 Tahun 2011 tentang

Peyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Barat,

Peraturan Gubernur No. 40 Tahun 2008 tentang Tata Kearsipan Pemerintah

Provinsi Jawa Barat, dan Peraturan Gubernur Jawa Barat No. 47 tahun 2009

tentang Tupoksi Sekretariat Badan Kepegawaian Daerah Jawa Barat. Sedangkan

dari segi pelaksanaannya meliputi penciptaan, penyimpanan dan temu balik,

pemeliharaan dan penggunaan, serta penyusutan arsip.

1.7. Pertanyaan Penelitian

Untuk mendapatkan tanggapan dari hasil penelitian mengenai system

pengelolaan arsip dinamis aktif pada Badan Kepegawaian Daerah Pemerintah

Provinsi Jawa Barat yang dibuat peneliti, maka peneliti membuat beberapa daftar

pertanyaan untuk melakukan wawancara secara terstruktur kepada responden

yang tersusun sebagai berikut:

No. Variabel Pertanyaan Penelitian Sumber Informasi

1. Proses penciptaan - Bagaimana proses Bapak Heru

arsip di BKD Jawa penciptaan arsip?

Barat

2. Proses - Bagaimana system Ibu Siti Rodiah

penyimpanan arsip penyimpanan arsip?

dinamis aktif yang - Bagaimana Ibu Siti Rodiah

berlangsung di pengklasifikasian arsip?

Fakultas Ilmu Komunikasi

Program Studi Ilmu Informasi dan Perpustakaan
© 2012 by Fikom Library Knowledge Center (FLKC) IV-2012
 20

BKD Jawa Barat - Bagaimana cara Bapak Heru

pemberian kode dan

nomor? Ibu Siti Rodiah

- Bagaimana teknik

penyimpanan arsip? Bpk. Tatang

- Fasilitas apa sajakah yang Sutanda

digunakan untuk

penyimpanan arsip

dinamis aktif? Bpk. Tatang

- Apakah peralatan yang Sutanda

ada sudah biisa

menunjang kegiatan itu?

3. Proses penemuan - Bagaimana ketepatan Ibu Siti Rodiah

kembali arsip waktu dalam menelusuri

dinamis aktif yang informasi?

berlangsung di

BKD Jawa Barat

4. Proses - Bagaimana pemeliharaan Ibu Siti Rodiah

pemeliharaan dan dan pengamanan arsip

pengamanan arsip dinamis aktif?

dinamis aktif yang - Fasilitas apa saja yang Bpk. Tatang

berlangsung di digunakan untuk Sutanda

BKD Jawa Barat menunjang pelestarian

arsip dinamis aktif?

Fakultas Ilmu Komunikasi

Program Studi Ilmu Informasi dan Perpustakaan
© 2012 by Fikom Library Knowledge Center (FLKC) IV-2012
 21

5. Proses penyusutan - Bagaimana proses Bpk. Tatang

arsip yang penyusutan arsip? Sutanda

berlangsung di - Apakah ada proses

BKD Jawa Barat pemusnahan arsip di Bpk. Tatang

kegiatan organisasi ini? Sutanda

- Bagaimana persyaratan

arsip yang dapat Bpk. Heru

dimusnahkan?

- Fasilitas apa saja yang

digunakan dalam proses

pemindahan dan Bpk. Tatang

pemusnahan arsip Sutanda

dinamis aktif?

- Bagaimana prosedur Bpk. Tatang

pemusnahan arsip? Sutanda

- Siapa saja yang

menentukan kebijakan

dalam penilai arsip dan

bagaimana penilaian arsip Ibu Siti Rodiah

untuk kegiatan

pemusnahan?

- Bagaimana langkah- Ibu Siti Rodiah

langkah pemindahan

arsip yang biasanya Ibu Siti Rodiah

Fakultas Ilmu Komunikasi

Program Studi Ilmu Informasi dan Perpustakaan
© 2012 by Fikom Library Knowledge Center (FLKC) IV-2012
 22

dilakukan?

- Kapan waktu yang tepat

arsip harus mengalami Bpk. Tatang

pemindahan? Sutanda

- Hal-hal apa saja yang

menjadi bahan

pertimbangan sebelum

arsip dimusnahkan?

- Bagaimana cara yang

tepat untuk pemusnahan

arsip?

6. Kendala- kendala - Apa saja kendala yang Bpk. Heru

yang dihadapi dihadapi dalam

dalam pengelolaan pengelolaan arsip dinamis

arsip dinamis aktif. aktif?

- Bagaimana cara Bpk. Heru

mengatasi kendala

tersebut?

1.8. Triangulasi

Dalam penelitian ini penulis menggunakan teknik triangulasi yaitu teknik

pengumpulan data yang berdasarkan pada interaksi antara objek penelitian,

peneliti, dan pihak ketiga sebagai sumber informasi yang berperan sebagai

penguat data penelitian.

Fakultas Ilmu Komunikasi

Program Studi Ilmu Informasi dan Perpustakaan
© 2012 by Fikom Library Knowledge Center (FLKC) IV-2012
 23

Penulis menggunakan teknik pengumpulan data secara triangulasi yaitu

bertujuan untuk mendapatkan suatu perbandingan data dari hasil pengamatan

dengan data dari hasil wawancara dengan koresponden dalam isi suatu dokumen.

1.9. Metode Penelitian

Penelitian ini menggunakan metode penelitian kualitatif deskriptif.

Menurut Maman (2002; 3) penelitian deskriptif berusaha menggambarkan suatu

gejala sosial. Dengan kata lain penelitian ini bertujuan untuk menggambarkan

sifat sesuatu yang tengah berlangsung pada saat studi. Metode kualitatif ini

memberikan informasi yang mutakhir sehingga bermanfaat bagi perkembangan

ilmu pengetahuan serta lebih banyak dapat diterapkan pada berbagai masalah

(Husein Umar, 1999: 81). Penelitian deskriptif adalah akumulasi dari data dasar

dalam cara deskriptif yang tidak perlu mencari atau menerangkan hubungan antar

variabel, menguji hipotesis, membuat ramalan, atau membuat makna implikasi,

walaupun penelitian yang bertujuan untuk menemukan hal-hal tersebut dapat juga

merupakan metode-metode deskriptif (Suryabrata, 1983: 21).

Penelitian deskriptif digunakan untuk mengumpulkan, merangkum serta

menginterpretasikan data-data yang diperoleh, yang selanjutnya diolah kembali

sehingga dengan demikian diharapkan dapat menghasilkan gambaran yang jelas,

terarah dan menyeluruh dari masalah yang menjadi objek penelitian. Maka dalam

penelitian deskriptif ini penulis akan memperolah data-data dengan mudah dan

akan mengambil suatu kesimpulan dengan sempurna.

Penulis menggunakan metode analisis deskriptif ini dimaksudkan agar

memperoleh gambaran dan data secara sistematis tentang berbagai hal yang

Fakultas Ilmu Komunikasi

Program Studi Ilmu Informasi dan Perpustakaan
© 2012 by Fikom Library Knowledge Center (FLKC) IV-2012
 24

berkaitan erat dengan sistem pengelolaan arsip dinamis aktif pada Badan

Kepegawaian Daerah Pemerintah Provinsi Jawa Barat, sehingga penulis dapat

mengolah dan menyajikan data yang sistematis, faktual dan akurat serta dapat

dipertanggungjawabkan kebenarannya.

Penulis menggunakan metode penelitian kualitatif atas dasar pertimbangan

bahwa penelitian ini tidak menggunakan angka untuk mewakili pengalaman

penelitiannya karena angka tersebut akhirnya menjadi perantara antara peneliti

dengan yang diteliti. Penelitian kualiitatif lebih memfokuskan diri kepada

persoalan dan memahami objek penelitannya lewat keterlibatan langsung. Jelas

bahwa penelitian kualitatif memang lebih tepat dalam menguraikan pengelolaan

arsip dinamis aktif pada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Barat yang

secara fenomenologis dapat diteliti baik itu konsep, perilaku, persepsi, dan

persoalan-persoalan yang yang terjadi seputar kajian peneliti.

1.10. Sumber Data

Sumber data penelitian ini terdiri dari dua unsur yaitu sumber data primer

dan sekunder.

1.10.1. Sumber data primer adalah sumber data yang diperoleh dari

peristiwa-peristiwa yang terjadi di lapangan. Data primer adalah

data-data yang diperoleh secara langsung, baik dengan hasil

observasi maupun hasil wawancara. Sumber data penelitian ini

diperoleh dari Ibu Siti Rosdiah dan Bapak Tatang sebagai arsiparis di

Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Barat.

Fakultas Ilmu Komunikasi

Program Studi Ilmu Informasi dan Perpustakaan
© 2012 by Fikom Library Knowledge Center (FLKC) IV-2012
 25

1.10.2. Sumber data sekunder adalah informasi yang didapat dari sumber

literatur-literatur atau dokumen yang ada seperti buku, majalah,

artikel, internet, dan lain-lain yang berkaitan dengan masalah yang

diteliti.

1.11. Teknik Pengumpulan Data

Proses pengumpulan data yang penulis gunakan dalam penyusunan skripsi

ini adalah menggunakan:

1.11.1. Wawancara langsung atau Interview

Wawancara langsung atau Interview yaitu suatu proses

untuk memperoleh keterangan atau data untuk tujuan penelitian

dengan cara tanya jawab di tempat penelitian, baik pertanyaan

yang telah disiapkan sebelumnya maupun spontan sambil bertatap

muka dengan pihak-pihak yang ahli atau berwenang dan terikat

dengan masalah yang dibahas.

Adapun pengertian wawancara menurut Sutrisno Hadi

dalam bukunya Metodologi Research mengemukakan bahwa

wawancara adalah:

“Percakapan dengan maksud tertentu, percakapan itu dilakukan

oleh dua pihak yaitu pewawancara (interviewer) yang diajukan

pertanyaan dan yang diwawancarai (interview) yang memberikan

jawaban atas pertanyaan itu”. (Hadi, 1988: 135).

Fakultas Ilmu Komunikasi

Program Studi Ilmu Informasi dan Perpustakaan
© 2012 by Fikom Library Knowledge Center (FLKC) IV-2012
 26

1.11.2. Observasi

Observasi yaitu cara memperoleh keterangan melalui

penelitian secara langsung dengan mengamati data secara tertulis

atau catatan instansi (khususnya mengenai pengolahan arsip) dan

mencatat hal-hal yang berhubungan dengan objek yang sedang

dibahas di mana penulis terlibat langsung dalam kegiatan di tempat

penelitian.

Metode ini merupakan cara pengumpulan data dengan

melakukan pengamatan secara langsung dan pencatatan sistematis

terhadap gejala atau fenomena yang diselidiki (Marzuki, 2002: 58).

Metode ini penulis lakukan dengan cara meninjau langsung Badan

Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Barat.

1.11.3. Studi Kepustakaan

Studi pustaka yaitu teknik pengumpulan data dengan cara

mempelajari, menganalisa dan mencatat semua data yang diperoleh

dari literatur-literatur (buku, makalah, peraturan perundang-

undangan yang ada hubungannya dengan materi yang dibahas,

ataupun dokumen-dokumen lainnya) yang ada kaitannya dengan

objek yang diteliti dan dibahas.

Adapun yang dimaksud dengan studi kepustakaan menurut

H. Nadari Nawawi dan H.M. Martini adalah:

“Studi kepustakaan adalah pengumpulan data dengan

menggunakan bahan-bahan tertulis dengan cara mempelajari dan
membaca pendapat para ahli yang berhubungan dengan masalah
yang sedang dibahas guna memperoleh gambaran teoritis untuk

Fakultas Ilmu Komunikasi

Program Studi Ilmu Informasi dan Perpustakaan
© 2012 by Fikom Library Knowledge Center (FLKC) IV-2012
 27

menunjang penyusunan dari pembahasan”. (Nawawi dan Martini,

1992: 70).

1.12. Tahap Penelitian

Penelitian kualitatif tidak terlepas dari tahapan-tahapan penelitian. Menurut

Lexy J. Moleong (Moleong, 2006:127-148) ada tiga pokok tahapan

penelitian kualitatif:

1.12.1. Tahap pra lapangan

Langkah awal dalam pelaksanaan penelitian ini adalah menyusun

desain penelitian. Sebelum membuat desain penelitian, peneliti melakukan

kegiatan pengamatan pada divisi administrasi umum dan fasilitas di BKD

Provinsi Jawa Barat. Kegiatan ini bertujuan untuk memperoleh gambaran

secara umum mengenai pengelolaan arsip dinamis aktif. Oleh karena itu ada

tujuh hal yang harus dilakukan yaitu: menyusun rancangan penelitian,

memilih lapangan penelitian, mengurus perizinan, menilai keadaan

lapangan, memilih informan, menyiapkan perlengkapan penelitian dan

persoalan etika penelitian.

1.12.2. Tahap pekerjaan lapangan

Pada tahap ini peneliti mulai memasuki lapangan penelitian yang

menjadi wilayah garapannya. Agar peneliti dapat menguasai lapangan

dengan baik maka ada tiga hal yang harus dikerjakan yaitu memahami latar

penelitian, memasuki lapangan, dan mengumpulkan data.

Fakultas Ilmu Komunikasi

Program Studi Ilmu Informasi dan Perpustakaan
© 2012 by Fikom Library Knowledge Center (FLKC) IV-2012
 28

1.12.3. Tahap analisis data

Ketika peneliti telah mendapatkan segudang data, maka langkah

terakhir dari penelitian ini adalah menganalisis data tersebut. Ini perlu

dilakukan karena data banyak sekali, maka untuk mendapatkan hasil

penelitian sesuai dengan fokus penelitian dan analisis data harus

dilaksanakan.

1.13. Teknik Analisis Data

Analisis data dalam penelitian kualitatif dilakukan sejak tahap

pengumpulan data, karena penelitian kualitatif tidak dilakukan berdasarkan

langkah-langkah yang sudah ditentukan sebelumnya. Pengembangan kerangka

analisis data dapat dilakukan bersamaan dengan pengumpulan data dan analisis

data.

Analisis data adalah proses mengorganisasikan dan mengurutkan data ke

dalam pola, kategori dan satuan uraian dasar sehingga dapat ditemukan tema dan

dapat dirumuskan hipotesis kerja seperti yang disarankan oleh data (Moleong,

2006: 280). Tidak ada cara yang dianjurkan ialah mengikuti langkah seperti yang

dikemukakan S. Nasution (Nasution, 2003: 129-130) yaitu:

1. Reduksi data

Data yang diperoleh di lapangan diketik dalam bentuk laporan atau

uraian yang terperinci. Laporan ini akan terus bertambah dan akan

menambah kesulitan bila tidak segera dianalisis sejak mulanya.

Laporan-laporan ini perlu direduksi, dirangkum, dan dipilh hal-hal

Fakultas Ilmu Komunikasi

Program Studi Ilmu Informasi dan Perpustakaan
© 2012 by Fikom Library Knowledge Center (FLKC) IV-2012
 29

yang pokok, difokuskan pada hal-hal yang penting, diberi susunan

yang lebih sistematis sehingga lebih mudah dikendalikan.

2. Tampilan data

Untuk mengambil keputusan yang tepat, maka data yang telah

direduksi tersebut diperlukan display data yang dapat berupa berbagai

macam grafik, matrik, tabel, dan sebagainya. Dengan demikian akan

diperoleh gambaran umum aspek-aspek tertentu secara jelas.

3. Mengambil kesimpulan dan verifikasi data

Sejak mulanya peneliti berusaha mencari makna data yang

dikumpulkannya. Untuk itu mencari pola, tema, hubungan persamaan,

hal-hal yang sering timbul, hipotesis dan sebagainya. Jadi dari data

yang diperoleh sejak mulanya mencoba mengambil kesimpulan.

Ketiga macam kegiatan tersebut saling berhubungan dan berlangsung

terus selama penelitian dilakukan. Jadi, analisis ini merupakan kegiatan kontinyu

dari awal sampai akhir.

1.14. Lokasi dan Waktu Penelitian

Penelitian ini dilakukan pada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa

Barat di Jln. Ternate No.2 Bandung. Adapun waktu penelitian seperti tabel yang

di bawah ini:

Waktu Kegiatan
N Waktu Februar Maret April Mei Juni Juli
o Kegiatan i 2012 2012 2012 2012 2012 2012
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1. Pra Riset
2. Penulisan
3. Penelitian
4. Laporan
5. Sidang

Fakultas Ilmu Komunikasi

Program Studi Ilmu Informasi dan Perpustakaan
© 2012 by Fikom Library Knowledge Center (FLKC) IV-2012
 30

Fakultas Ilmu Komunikasi

Program Studi Ilmu Informasi dan Perpustakaan
© 2012 by Fikom Library Knowledge Center (FLKC) IV-2012