Pengelolaan Arsip Aktif Di Lingkungan Dinas Ketahanan

Pangan Dan Peternakan Provinsi Jawa Barat

Oleh:
Ridwan Hamdani
4222200242
 PENDAHULUAN

Peran Pengelolaan
Arsip
• Fasilitas dan • Arsip Vital
Teknologi • Efisiensi Kerja • Arsip Aktif
Kearsipan • Pengambilan • Arsip Inaktif
• Media Arsip
Keputusan
Perkembangan
Pengelolaan Arsip
Administrasi
Pada DKPP Jabar
Kantor
 POKOK KAJIAN KERJA PRAKTEK
Bagaimana pengelolaan arsip aktif di Lingkungan Dinas
Ketahanan Pangan Dan Peternakan Provinsi Jawa Barat

• Tujuan Kerja Praktek

Untuk mengetahui pengelolaan arsip aktif dan kendala yang
dihadapi pada Dinas Ketahanan Pangan Dan Peternakan
Provinsi Jawa Barat
 Teknik Pengumpulan Data

1. Observasi/Penelitian Lapangan
Observasi yaitu cara memperoleh keterangan melalui penelitian
secara langsung dengan mengamati data ang berhubungan
dengan objek yang sedang diteliti
2. Studi Kepustakaan (Library Research)
teknik pengumpulan data dengan cara mempelajari, menganalisa
dan mencatat semua data yang diperoleh dari literatur-literatur
 TINJAUAN PUSTAKA
• Pengertian Arsip
Menurut The Liang Gie (2009:118) “arsip adalah suatu kumpulan warkat yang
disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali
diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali”.
• Kearsipan
Menurut Ig. Wursanto (2007:19) “kearsipan atau filing adalah proses kegiatan
pengurusan atau pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem
tertentu, sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan
cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan”.
 Kegunaan Arsip

A • Administrasi Value (nilai administrasi)

L • Legal Value (nilai hukum)

F • Fiscal Value (nilai Keuangan)

R • Research Value (nilai penelitian)

E • Education Value (nilai pendidikan)

D • Documentary Value (nilai dokumentasi)

Menurut The Liang Gie (2009:117)
Slide Title
 Pembahasan Hasil Penelitian :
Penciptaan Arsip Dinamis

• Product A Surat masuk diterima Pembuatan surat keluar

Penyortiran surat masuk Pemberian nomor surat

Pembuatan Kartu Kendali

kartu kendali surat keluar
Masuk

Pengisian maksud dan tujuan Pengesahan oleh Kepala

surat oleh Kepala Dinas Dinas

Penindaklanjutan sesuai
Pengiriman
dengan intruksi
 Penggunaan Arsip Dinamis

Permintaan Pengambilan Penyimpanan

arsip Pencarían arsip Pencatatan Pengendalian kembali
 Pemeliharaan arsip dinamis

Faktor internal Faktor Eksternal Alat kebersihan

• Paperclip • kelembaban udara • Sapu
• Bahan kertas • sinar matahari • Kemoceng
• Lem • Rayap • Vaccum Cleaner
• Jamur
KESIMPULAN
Pengelolaan arsip dinamis aktif di Dinas
Ketahanan Pangan Dan Peternakan Provinsi
Jawa Barat belum dilaksanakan secara
maksimal khususnya pada aspek penciptaan
arsip dinamis, penataan arsip dinamis,
peminjaman dan penemuan kembali arsip
dinamis, pemeliharaan dan pengamanan
arsip dinamis, dan penyusutan arsip dinamis.
 SARAN
• Dinas Ketahanan Pangan Dan Peternakan Provinsi Jawa Barat hendaknya
menyediakan tempat penyimpanan khusus kearsipan yang tidak bercampur dengan
aktivitas lain diluar kearsipan

• b. Petugas arsip hendaknya membuat ketentuan mengenai prosedur khusus

peminjaman arsip dinamis dan membuat lembar pinjam arsip (out slip).

• c. Pemeliharaan perlu dilakukan secara rutin dan terjadwal, dengan adanya jadwal
pemeliharaan arsip dinamis secara teratur maka arsip dinamis yang disimpan dapat
terjaga dari faktor perusak arsip sehingga arsip lebih awet dan juga ruang
penyimpanan arsip lebih nyaman dan bersih.

• d. Dinas Ketahanan Pangan Dan Peternakan Provinsi Jawa Barat perlu melakukan
kegiatan penilaian arsip pada tiap-tiap bidang untuk selanjutnya dilaksanakan
penyusutan sehingga tidak terjadi penumpukan arsip dinamis di masing-masing
bidang.
TERIMA KASIH