KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI (UIN) MATARAM

Jln. Pendidikan Nomor 35 Mataram - Nusa Tenggara Barat
Nomor Telepon 0370-621298 Faks. 0370-621298
Website : www.uinmataram.ac.id; email: admin@uinmataram.ac.id

ANALISIS JABATAN

1. Nama Jabatan :
Pengadministrasi Surat
2. Kode Jabatan :
aupkk.1.1.1.1
3. Unit Kerja :
Sub Bagian Tata Usaha
Eselon I Rektor :
Eselon II :
Kepala Biro Administrasi Umum, Perencanaan,
Keuangan dan Kepegawaian (AUPKK)
Eselon III : Kepala Bagian Administrasi dan Umum
Eselon IV : Kepala Sub Bagian Tata Usaha
4. Kedudukan dalam Struktur Organisasi
Rektor

Wakil Rektor II aupkk.1

aupkk.1.1 aupkk.1.2 aupkk.1.3

aupkk.1.1.1 aupkk.1.1.2

aupk.1.1.1.1 aupk.1.1.1.2 aupk.1.1.1.3 aupk.1.1.1.4

aupk.1.1.1.5 aupk.1.1.1.6 aupk.1.1.1.7

Keterangan:
aupkk.1 = Kepala Biro Administrasi Umum, Perencanaan, Keuangan, dan Kepegawaian
aupkk.1.1. = Kepala Bagian Administrasi dan Umum
aupkk.1.2. = Kepala Bagian Perencanaan dan Keuangan
aupkk.1.3. = Kepala Bagian Organisasi dan Kepegawaian
aupkk.1.1.1. = Kepala Sub Bagian Tata Usaha
aupkk.1.1.2. = Kepala Sub Bagian Rumah Tangga dan Barang Milik Negara
aupkk.1.1.1.1. = Pengadministrasi Surat (urusan mmeneriman dan mengadministrasikan persuratan/dokumen)
aupkk.1.1.1.2. = Pendokumentasi Surat/Dokumen (urusan mendokumentasikan/ mengarsipkan surat/
dokumen/dll)
aupkk.1.1.1.3. = Caraka (urusan pendistribusian surat/dokumen/dll kepada pihak internal dan eksternal)
aupkk.1.1.1.4. = Resepsionis (urusan pelayanan tamu)
aupkk.1.1.1.5. = Operator Komputer (urusan pengetikan surat/dokumen)
aupkk.1.1.1.6. = Operator Telepon (urusan penerimaan dan penyampaian berita melalui telepon)
aupkk.1.1.1.7. = Penyusun Laporan (urusan penyusunan/penggandaan laporan kinerja sub bagian tata usaha)

1 | SubbagTU.1.1.1.1

AJ.Adm.1.1.1.13
 UNIVERSITAS ISLAM NEGERI (UIN)
MATARAM

5. Ikhtisar Jabatan : Mengadministrasikan surat masuk dan keluar di

Bagian Tata Usaha, dengan cara menerima,
mencatat, mengelompokkan, sesuai dengan
jenisnya serta menyampaikan kepada Kepala Sub
Bagian Tata Usaha dan menyimpan arsip
persuratan yang telah diolah sesuai prosedur dan
ketentuan yang berlaku, agar tugas
pengadministrasian sesuai dengan sasaran yang
telah ditetapkan di lingkungan UIN Mataram.

6. Uraian Tugas :
6.1. Menerima surat yang diantarkan untuk UIN Mataram untuk
diproses, dengan cara :
1. Melakukan identifikasi permasalahan terkait dengan
penerimaan surat sesuai dengan prosedur dan ketentuan
yang berlaku;

2. Mengumpulkan bahan dan data yang diperlukan dalam

penerimaan surat sesuai dengan prosedur dan ketentuan
yang berlaku;

3. Meneliti, dan mengelompokkan bahan dan data yang

diperlukan dalam penerimaan surat sesuai dengan prosedur
dan ketentuan yang berlaku
6.2. Membuat tanda terima surat sebagai bukti penerimaan, dengan
cara :
1. Melakukan identifikasi permasalahan terkait dengan
pembuatan tanda terima surat sesuai dengan prosedur dan
ketentuan yang berlaku; dan

2. Menyampaikan kepada Kepala Sub Bagian Tata Usaha untuk

ditindaklanjuti sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang
berlaku.
6.3. Mencatat surat masuk dan surat keluar dalam menelusuri risalah
surat , dengan cara :

2 | SubbagTU.1.1.1.1
 UNIVERSITAS ISLAM NEGERI (UIN)
MATARAM

1. Melakukan identifikasi permasalahan terkait dengan

pencatatan surat masuk dan surat keluar sesuai dengan
prosedur dan ketentuan yang berlaku;

2. Mengumpulkan bahan dan data yang diperlukan dalam

pencatatan surat masuk dan surat keluar sesuai dengan
prosedur dan ketentuan yang berlaku;

3. Meneliti, dan mengelompokkan bahan dan data yang

diperlukan dalam pencatatan surat masuk dan surat keluar
sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku
6.4. Menyeleksi surat masuk dan surat keluar yang dilengkapinya
dengan nomor surat, stempel dan amplop, agar memudahkan
dalam pendistribusian, dengan cara :
1. Melakukan identifikasi permasalahan terkait dengan
penyeleksian surat masuk dan surat keluar yang
dilengkapinya dengan nomor surat, stempel dan amplop
sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku;

2. Mengumpulkan bahan dan data yang diperlukan dalam

penyeleksian surat masuk dan surat keluar yang
dilengkapinya dengan nomor surat, stempel dan amplop
sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku;

3. Meneliti, dan mengelompokkan bahan dan data yang

diperlukan dalam penyeleksian surat masuk dan surat keluar
yang dilengkapinya dengan nomor surat, stempel dan amplop
sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku
6.5. Menggunakan bahan perlengkapan, perangkat dan fasilitas kerja
yang disediakan untuk mempermudah pemrosesan surat, dengan
cara :
1. Melakukan identifikasi permasalahan terkait dengan
penggunaan bahan perlengkapan, perangkat dan fasilitas
kerja yang disediakan untuk memproses surat sesuai dengan

3 | SubbagTU.1.1.1.1
 UNIVERSITAS ISLAM NEGERI (UIN)
MATARAM

prosedur dan ketentuan yang berlaku;

2. Mengumpulkan bahan dan data yang diperlukan dalam

penggunaan bahan perlengkapan, perangkat dan fasilitas
kerja yang disediakan untuk memproses surat sesuai dengan
prosedur dan ketentuan yang berlaku;

3. Meneliti, dan mengelompokkan bahan dan data yang

diperlukan dalam penggunaan bahan perlengkapan,
perangkat dan fasilitas kerja yang disediakan untuk
memproses surat sesuai dengan prosedur dan ketentuan
yang berlaku
6.6. Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada Kepala Sub Bagian
Tata Usaha, setiap akhir tahun sesuai dengan prosedur dan
ketentuan yang berlaku, dengan cara :
1. Melakukan identifikasi permasalahan terkait dengan
laporan pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur dan
ketentuan yang berlaku;

2. Mengumpulkan bahan dan data yang diperlukan dalam

laporan pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur dan
ketentuan yang berlaku;

3. Meneliti, dan mengelompokkan bahan dan data yang

diperlukan dalam laporan pelaksanaan tugas sesuai dengan
prosedur dan ketentuan yang berlaku; dan

4. Menyampaikan kepada Kepala Sub Bagian Tata Usaha untuk

ditindaklanjuti sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang
berlaku.
6.7. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai
dengan bidang tugasnya.

7. Bahan Kerja :
No Bahan Kerja Penggunaan Dalam Tugas
7.1. Surat Keputusan Rektor tentang Dasar melaksanakan

4 | SubbagTU.1.1.1.1
 UNIVERSITAS ISLAM NEGERI (UIN)
MATARAM
pengangkatan
7.2. Peraturan Menteri Agama nomor
10 tahun 2010 terkait yang
berhubungan dengan tugas pokok
dan fungsi
7.3. Dokumen Renstra UIN Mataram
7.4. Rencana Kerja Sub Bagian Tata
Usaha
7.5. Petunjuk kerja pengadministrasian
surat
7.6. Surat masuk/surat
keluar/dokumen/surat
keputusan/surat edaran/barang
yang dikirim dan diterima
mengenai Umum
7.7. Surat-surat dan dokumen yang
akan digandakan/dicetak/dijilid.
7.8. Konsep surat yang akan diketik
7.9. Bahan habis pakai
8. Perangkat / Alat Kerja :
No Perangkat/Alat Kerja
8.1. Lembaran Surat-surat Umum
8.2. Buku petunjuk pengadministrasian
surat
8.3. Referensi peraturan dan
perundangan lain yang terkait
administrasi umum, tata
persuratan, dokumentasi, atau
pengadaan barang dan jasa
pemerintah.
8.4. Standar Operasional Prosedur
8.5. Alat Tulis Kantor
tugas
Dasar melaksanakan
tugas
Dasar melaksanakan
tugas
Dasar melaksanakan
tugas
Pedoman pelaksanaan
tugas
Bahan melaksanakan
tugas
Bahan melaksanakan
tugas
Bahan melaksanakan
tugas
Bahan melaksanakan
tugas
Penggunaan Dalam Tugas
Alat melaksanakan tugas
Pedoman melaksanakan
tugas
Perangkat melaksanakan
tugas
Pedoman melaksanakan
tugas
Alat melaksanakan tugas
5 | SubbagTU.1.1.1.1
 UNIVERSITAS ISLAM NEGERI (UIN)
MATARAM

8.6. Staples Alat melaksanakan tugas

8.7. Buku agenda Alat melaksanakan tugas

9. Hasil Kerja :
9.1. Menerima surat yang diantarkan;
9.2. Membuat tanda terima surat;
9.3. Mencatat surat masuk dan surat keluar Badan;
9.4. Menyeleksi surat yang diterima dan surat yang akan diantarkan
serta melengkapinya dengan nomor surat, stempel dan amplop;
9.5. Melaporkan pelaksanaan tugas kepada atasan berdasarkan
hasil kerja sebagai bahan evaluasi bagi atasan;
9.6. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai
dengan bidang tugasnya.

10 Tanggungjawab :
.
10.1. Terlaksananya pelayanan ketatausahaan persuratan di
lingkungan UIN Mataram;
10.2. Terlaksananya penyelesaian pelaksanaan kegiatan kearsipan
di lingkungan UIN Mataram;
10.3. Terlaksananya bahan evaluasi pelaporan pelaksanaan tugas
jabatan;
10.4. Usul, saran dan pendapat yang diajukan.

11. Wewenang :
11.1. Menerima surat yang diantarkan;
11.2. Membuat tanda terima surat;
11.3. Mencatat surat masuk dan surat keluar;
11.4. Menyeleksi surat masuk dan surat keluaryang dilengkapinya
dengan nomor surat, stempel dan amplop;
11.5. Menggunakan bahan perlengkapan, perangkat dan fasilitas
kerja yang disediakan;
11.6. Mengajukan usulan, saran, dan pendapat kepada pimpinan;
11.7. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.

12 Hubungan Kerja :
.
Unit Kerja/
No Jabatan Dalam Hal
Instansi

6 | SubbagTU.1.1.1.1
 UNIVERSITAS ISLAM NEGERI (UIN)
MATARAM

12.1. Kepala Biro AUPKK UIN Mataram Melaksanakan

tugas
12.2. Kepala Bagian UIN Mataram Melaksanakan
Administrasi dan tugas
Umum
12.3. Kepala Sub Bagian Tata Melaksanakan
Usaha tugas
12.4. Staf Administrasi Bagian Adm. & Koordinasi tugas
Umum

13 Kondisi Lingkungan Kerja :

.
No Aspek Faktor
13.1. Tempat kerja Dalam ruangan
13.2. Suhu 25o sd 29o
13.3. Keadaan ruangan Baik
13.4. Letak Strategis
13.5. Penerangan Terang
13.6. Suara Sunyi
13.7. Keadaan tempat kerja Nyaman
13.8. Getaran Tidak ada

14. Resiko Bahaya :

No Fisik / Mental Penyebab
14.1. Kejenuhan Pekerjaan rutin
14.2. Stress Volume pekerjaan dan tekanan
publik
14.3. Ambiyen Banyak duduk
14.4. Hukum disiplin Melanggar aturan kepegawaian

15. Syarat Jabatan :

15.1. Pangkat/Gol.Ruang : Penata Muda/III-a
15.2. Pendidikan : Minimal S1, Ilmu Administrasi
atau bidang lain yang relevan
dengan tugas jabatan
15.3. Kursus Diklat :
1). Penjenjangan : Pelatihan Administrasi Umum
. 2). Teknis : 1. Pelatihan Administrasi

7 | SubbagTU.1.1.1.1
 UNIVERSITAS ISLAM NEGERI (UIN)
MATARAM

Perkantoran

2. Pelatihan Tata Naskah

3. Pelatihan Manajemen
Kearsipan
15.4. Pengalaman Kerja : -
15.5. Pengetahuan Kerja : Mampu mengoperasikan
Microsoft Office
15.6. Ketrampilan Kerja : 1. Menggunakan peralatan
pendukung
(Komputer/laptop, internet)

2. Mampu dalam Administrasi

Perkantoran, Tata naskah
15.7. Bakat Kerja
1) G= diperlukan kemampuan untuk belajar secara umum.
2) V= diperlukan kemampuan untuk memahami arti kata dan
penggunaannya.
3) N= diperlukan kemampuan melakukan operasi aritmatik.
4) Q= diperlukan ketelitian .
5) F= diperlukan kemampuan gerakan jari-jari.
15.8. Temperamen Kerja
1) P= diperlukan kemampuan untuk menerima instruksi.
2) R= diperlukan kemampuan melakukan pekerjaan berulang-
ulang sesuai prosedur.
3) T= diperlukan kemampuan melaksanakan pekerjaan
dengan standar yang ditentukan.
15.9. Minat Kerja
1) 1a= berhubungan dengan benda atau objek.
2) 1b= berhubungan dengan komunikasi data,
3) 2a= berhubungan dengan orang.

8 | SubbagTU.1.1.1.1
 UNIVERSITAS ISLAM NEGERI (UIN)
MATARAM

4) 3a= berhubungan dengan pekerjaan rutin, kongkrit &

teratur
5) 4a= berhubungan dengan anggapan baik bagi orang lain.
6) 5b= berhubungan dengan kegiatan yang menghasilkan
kepuasan.
15.10 Upaya fisik
1) Kemampuan berjalan
2) Kemampuan duduk
3) Kemampuan membawa
4) Kemampuan mendengar
5) Kemampuan melihat
15.11. Kondisi Kerja
1). Jenis Kelamin :Laki-laki/Perempuan
2). Umur :Minimal, 23 tahun
3). Tinggi Badan :-
4). Berat Badan :-
5). Postur Tubuh :-
6). Penampilan :Rapi dan bersih
15.12. Fungsi Kerja
A. Tingkat Hubungan Pemegang Jabatan dengan Data
1) D3=Kemampuan menyusun data
2) D4=Kemampuan menghitung data
3) D5=Kemampuan menyalin data
B. Tingkat Hubungan Pemegang jabatan Dengan Orang
1) O7=Kemampuan melayani orang lain
2) O8=Kemampuan menerima instruksi

16. Prestasi Kerja Yang Diharapkan :

16.1 Kelancaran urusan surat-menyurat, dokumentasi dan kearsipan
yang sistematis, efektif, dan efisien di lingkungan UIN Mataram.

9 | SubbagTU.1.1.1.1
 UNIVERSITAS ISLAM NEGERI (UIN)
MATARAM

Mataram, ..... Maret 2019

Mengetahui : Yang Membuat :
Kepala Bagian Administrasi dan Kepala Sub Bagian Tata Usaha,
Umum,

Drs. Burhanuddin Safrul Anwar, SE

NIP. 196512311994031021 NIP. 197602192002121005

10 | SubbagTU.1.1.1.1