USULAN PROPOSAL

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI SURAT MENYURAT

DI UNIVERSITAS DHYANA PURA BERBASIS WEB

MENGGUNAKAN FRAMEWORK CODEIGNITER

Oleh :

Maria Palmania Ria Ratu (18121101021)

UNIVERSITAS DHYANA PURA 2021

FAKULTAS KESEHATAN SAINS DAN TEKNOLOGI

 Daftar Isi
1 BAB I..............................................................................................................................................1
1.1 Latar Belakang.......................................................................................................................1
1.2 Rumusan Masalah..................................................................................................................2
1.3 Batasan Penelitian.................................................................................................................2
1.4 Tujuan Penelitian...................................................................................................................3
1.5 Manfaat Penelitian................................................................................................................3

i
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Dalam suatu perguruan tinggi/suatu instansi pendidikan pastinya memerlukan sistem
informasi untuk mengkoordinasi pelayanan pada akademik terlebih khususnya pada bagian
adminstrasi surat menyurat sehingga dapat meningkatkan kinerja admin agar dapat terselesaikan
dengan baik, tepat waktu dan efektif. Sistem informasi surat menyurat memiliki kelebihan antara
lain bisa mengorganisir waktu dan kinerja admin serta pengelolaan data secara lebih terperinci dan
teratur. Beberapa penelitian yang telah dilakukan sebelumnya terkait rancang bangun sistem
informasi surat menyurat dengan framework codeigniter antara lain oleh Aji Prihartantyasto (2016)
dengan judul perancangan sistem informasi pengelolaan arsip surat masuk dan surat keluar
menggunakan framework Codeigniter di Disperindagkop dan UMKM Salatiga, selain itu ada juga
penelitian oleh Dimas Aulia Pudjie Prasetya (2020) dengan judul rancang bangun sistem pengarsipan
surat kedinasan berbasis Web menggunakan Framework Codeigniter.
Dalam penelitian ini penulis menggunakan framework codeigniter untuk membangun dan
mengembangkan sistem informasi yang akan penulis buat karena Codeigniter menyediakan banyak
pustaka yang dapat mempercepat dalam proses pembuatan aplikasi. Codeigniter juga medukung
konsep MVC (Model, View, Controller) dengan mengimplementasikan konsep MVC dalam
membangun sebuah aplikasi akan menjadi lebih tersistem dan aman karena tidak terhubung secara
langsung dengan database. Penulis juga menggunakan MySQL sebagai database karena
penggunaannya yang lebih sederhana dan dapat digunakan oleh user pada waktu bersamaan. Hal ini
berkaitan dengan upaya Universitas Dhyana Pura untuk mengatasi salah satu permasalahan dalam
mengolah data sistem manajemen surat menyurat yang masih dilakukan secara manual di UNDHIRA.

Universitas Dhyana Pura (UNDHIRA) Bali merupakan salah satu kampus swasta yang telah
terakreditasi B dan terletak di Kab. Badung serta memiliki sebanyak 15 program studi yang dibagi
menjadi 2 fakultas yaitu Fakultas Kesehatan Sains dan Teknologi (FKST) dan Fakultas Ekonomi, Bisnis
dan Humaniora (FEBH). Saat ini proses pelayanan surat menyurat di bagian Humas dan Sekretariat
Rektorat serta salah satu program studi (prodi) di UNDHIRA yaitu prodi Teknik Informatika masih
menggunakan metode manual dimana admin atau pengurus mengetik surat yang diajukan sesuai
dengan format, setelah selesai diketik surat di print/dicetak lalu ditandatangani oleh pihak yang
namanya tercantum dalam surat tersebut. Jika yang dibutuhkan merupakan surat elektronik atau
soft copy maka akan discan lalu akan dikirmkan melalu Email ataupun Whatsap. Sehingga proses
seperti ini akan memakan waktu yang cukup lama baik bagi pengurus ataupun pihak yang
mengajukan surat. Berdasarkan hasil pengumpulan data dari wawancara yang penulis lakukan
kepada Ibu Medy di bagian Humas dan Sekretariat Rektorat maupun kepada admin di Prodi TI yaitu
Ibu Susan, ditemukan fakta terkait masalah koordinasi surat menyurat dengan pelayanan yang masih
menggunakan sistem manual dimana setiap surat yang berupa hardcopy ditumpuk dalam satu
tempat tanpa dipisahkan setiap jenis surat sehingga hal ini menyebabkan banyak surat yang hilang
dan lamanya waktu saat mencari kembali surat yang diarsipkan. Dari permasalahan diatas penulis
ingin melakukan rancang bangun sistem informasi untuk pelayanan administrasi surat menyurat
yang bisa mengatasi masalah tersebut dan juga mempermudah admin dalam mengorganisir surat
menyurat di UNDHIRA.

1
 2

Pada penelitian ini penulis menggunakan framework codeigniter dalam membangun sistem
ini. Framework Codeigniter adalah sebuah framework PHP dengan kumpulan folder dan file PHP,
Java Script, CSS, dan file lainnya yg berbasis web dengan pengaturan untuk menggunakannya serta
menyediakan library dan helper yang dapat dimanfaatkan di dalam program PHP. Codeigniter sendiri
merupakan sebuah framework yang digunakan untuk membangun dan mengembangkan situs atau
aplikasi dengan cepat. Codeigniter tergolong framework dengan ukuran kecil dan juga cukup mudah
dipahami. Dalam penelitian ini penulis juga menggunakan HTML dan PHP sebagai web server dan
juga MySQL sebagai database. Dalam rancang bangun sistem informasi yang penulis buat ini, admin
yang merupakan staf di bagian Humas dan Sekretariat maupun admin dari Prodi Teknik Informatika
melakukan login terlebih dahulu pada sistem. Admin kemudian memilih kategori surat yang diajukan
pada menu kategori surat maka akan ditampilkan sebuah template sesuai dengan surat yang
diajukan sehingga admin hanya akan mengisi data seperti No. surat, perihal surat, tanggal surat, dan
kepada siapa surat tersebut ditujukan. Setelah selesai mengisi data – data pada template surat
admin kemudian mengirim surat tersebut kepada pihak yang berwenang untuk menyetujui surat
yang diajukan misalnya jika surat yang diajukan merupakan surat pengajuan dana dari admin prodi TI
kepada bagian Humas maka surat tersebut harus disetujui oleh Wakil Rektor II sehingga setelah
surat tersebut di setujui, WR II mengirim surat tersebut kepada bagian keuangan untuk diproses.
Setelah bagian keuangan menerima surat pengajuan tersebut dan telah menyediakan dana seperti
yang dicantumkan dalam surat. Lalu admin prodi TI akan menerima notifikasi bahwa surat sudah
tersedia sehingga bisa langsung di download atau di cetak jika ingin versi hardcopy. Menu pilihan
kategori surat pada halaman login admin prodi TI berbeda dengan admin Humas. Dalam rancang
bangun yang dibuat, penulis mengharapkan agar dapat memudahkan admin bagian Humas dan
Sekretariat Direktorat dan juga admin Prodi TI, sehingga dapat menjadi salah satu alternatif yang
berguna dan dapat diterapkan di UNDHIRA

Berdasarkan latar belakang diatas penulis tertarik mengajukan penelitian ini dengan judul
“RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ADMINITRASI SURAT MENYURAT DI UNIVERSITAS
DHYANA PURA BERBASIS WEB MENGGUNAKAN FRAMEWORK CODEIGNITER”

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas maka rumusan masalah dalam penelitian antara lain :

1. Bagaimana rancang bangun sistem administrasi surat menyurat yang mudah untuk
digunakan?
2. Bagimana rancang bangun sistem administrasi surat menyurat yang bisa mengatasi masalah
yang di alami bagian admin Humas dan admin prodi TI?
3. Bagaimana rancang bangun sistem yang bisa membuat proses administrasi surat lebih
cepat?

1.3 Batasan Penelitian

Penulis menetapkan batasan – batasan penelitian agar fokus pada masalah dan objek penelitian.
Batasan – batasan tersebut antara lain :

1. Sistem administrasi surat menyurat ini berbasis web.

2. Studi kasus dalam penelitian ini di Universitas Dhyana Pura Bali.
 3

3. Pada penelitian ini penulis menggunakan framework codeigniter.

4. Bahasa pemrograman yang digunakan dalam penelitian ini adalah HTML dan PHP untuk
membuat web server dan MySQL sebagai database.
5. Objek dalam penelitian ini melibatkan admin bagian Humas dan Sekretariat rektorat dan
admin dari prodi TI di Universitas Dhyana Pura.

1.4 Tujuan Penelitian

Dalam melakukan perancangan sistem administrasi surat menyurat ini, penulis memiliki bebrapa
tujuan penelitian antara lain :

1. untuk membuat rancang bangun sistem administrasi surat menyurat yang mudah untuk
digunakan.
2. Untuk membuat rancang bangun sistem administrasi surat menyurat yang bisa mengatasi
masalah yag di alami admin Humas dan admin Prodi TI dalam melakukan rekapitulasi data.
3. Untuk membuat rancang bangun sistem informasi yang bisa mempercepat proses
adminitrasi surat menyurat.

1.5 Manfaat Penelitian

Manfaat dari penelitian ini antara lain :

1. Bagi penulis, penelitian ini dapat memperluas wawasan penulis terkait dengan framework
codeigniter. Serta untuk melengkapi syarat tugas akhir
2. Bagi UNDHIRA, penelitian ini diharapkan dapat memudahkan proses administrasi surat
menyurat.
3. Bagi peneliti lain, penelitian ini diharapkan bisa menjadi pedoman dalam mengembangkan
penelitian selanjutnya.