TUGAS PEMODELAN PROSES BISNIS

(KODE MATA KULIAH CSE120)

TUGAS SESI 2
BPM Life Cycle

DISUSUN OLEH :
Rhista Bella

UNIVERSITAS ESA UNGGUL

2021
 DAFTAR ISI

DAFTAR ISI…………………………………………………………………………………………………………………………………………2

BAB I PENDAHULUAN ........................................................................................................................... 3

1.1 Latar Belakang ........................................................................................................................... 3
1.2 Rumusan Masalah ..................................................................................................................... 3
1.3 Tujuan ....................................................................................................................................... 3
BAB II PEMBAHASAN ............................................................................................................................ 4
2.1 PEMODELAN PROSES BISNIS .................................................................................................... 4
2.1.1 Pengertian Pemodelan Proses Bisnis Menurut Para Ahli .............................................. 4
2.2 Manfaat Dan Tujuan Proses Bisnis ........................................................................................... 4
2.2.1 Manfaat Proses Bisnis ..................................................................................................... 4
2.2.2 Tujuan Proses Bisnis........................................................................................................ 5
2.3 Elemen Penting Pada Proses Bisnis .......................................................................................... 5
2.4 Permasalahan Yang Terjadi Pada Pemodelan Proses Bisnis ..................................................... 5
2.4.1 Kendala internal............................................................................................................... 5
2.4.2 Kendala eksternal ............................................................................................................ 5
2.5 Contoh Proses Bisnis ................................................................................................................ 6
2.6 Business Process Management (BPM) Lifecycle ....................................................................... 7
2.6.1 Keuntungan dari pemanfaatan solusi Manajemen Proses Bisnis (BPM) ........................ 8
2.6.2 Siklus Hidup (lifecycle) Proses Bisnis Sebelum Business Process Management (BPM) ... 9
2.6.3 Siklus Hidup (lifecycle) Business Process Management (BPM) ....................................... 9
2.6.4 BPM Lifecycle .................................................................................................................. 9
2.7 Pekerjaan/Akivitas Yang Dilakukan Pada Setiap Tahapan Di BPM Life Cycle ........................... 9
2.7.1 Identifikasi Proses (Process identification) ..................................................................... 9
2.7.2 Penemuan Proses (Process discovery) .......................................................................... 10
2.7.3 Analisis Proses (Process analysis) .................................................................................. 10
2.7.4 Desain ulang proses (Process redesign) ........................................................................ 10
2.7.5 Implementasi Proses (Process Implementation) .......................................................... 10
2.7.6 Monitoring Dan Kontrol Proses (Process Monitoring And Controlling) ......................... 10
REFERENSI........................................................................................................................................... 11

2
 BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang

Proses bisnis merupakan serangkaian aktifitas yang saling terkait untuk mencapai tujuan
bisnis tertentu yang diselesaikan secara berurutan ataupun paralel, oleh manusia atau sistem,
baik di dalam maupun di luar organisasi. Kompleksitas proses bisnis yang terjadi membuat
perusahaan mencari cara untuk menggambarkan proses bisnis. Pemodelan proses bisnis
digunakan untuk mengevaluasi dan melakukan perbaikan proses bisnis di masa mendatang.
Analisa proses bisnis umumnya melibatkan pemetaan proses dan subproses di dalamnya
hingga tingkatan aktivitas atau kegiatan. Analisa tersebut dapat dilakukan melalui pemodelan
proses bisnis yang menggambarkan cara orang- orang atau pihak - pihak saling berinteraksi di
dalam sistem, dan dijelaskan dengan cara atau standar tertentu.

1.2 Rumusan Masalah

2. Apa itu definisi pemodelan proses bisnis?

3. Apa saja permasalahan yang terjadi pada pemodelan proses bisnis?
4. Apa yang dimaksud dengan BPM Life cycle?

1.3 Tujuan

Makalah ini bertujuan untuk memberikan wawasan kepada para pembaca dalam memahami
pemodelan proses bisnis dan BPM Life cycle.

3
 BAB II
PEMBAHASAN
2.1 PEMODELAN PROSES BISNIS
Pemodelan Proses Bisnis adalah lintas fungsional, biasanya penggabungan pekerjaan dan
dokumentasi lebih dari satu departemen dalam sebuah institusi, organisasi atau perusahaan.
Dalam situasi lebih rumit, Pemodelan Proses juga dimasukan pada aktivitas proses eksternal
pada organisasi dan sistem yang dimasukkan ke dalam sebuah proses primer / utama. Dalam
organisasi besar Pemodelan Proses Bisnis cenderung dianalisis dan direpresentasikan secara
lebih rinci dari pada di organisasi kecil, karena skala dan kompleksitasnya lebih besar. Manfaat
Pemodelan Proses Bisnis adalah untuk memudahkan pemahaman alur proses secara
terintegrasi, tujuan pemodelan proses bisnis adalah untuk mendefiniskan langkah langkah
yang harus diambil untuk mencapai suatu tujuan Diagram Model Proses Bisnis adalah alat
untuk mencapai sebuauh tujuan, dan bukan hasil kinerja dari suatu proses. Hasil akhir diagram
proses bisnis ini adalah melakukan perbaikan pada cara proses bisnis itu bekerja.

2.1.1 Pengertian Pemodelan Proses Bisnis Menurut Para Ahli

 Hammer dan Champy (tahun 1994, p35)

Proses bisnis merupakan sekumpulan aktivitas yang memerlukan satu atau lebih
masukan / input dan membentuk suatu keluaran / output yang memiliki nilai yang
diinginkan pelanggan.

 Indrajit (tahun 2002, p3)

Proses bisnis adalah sejumlah aktivitas yang mengubah sejumlah input menjadi output
untuk orang lain.

 Paul Harmon (tahun 2003)

Proses Bisnis adalah serangkaian aktivitas yang dilakukan oleh suatu bisnis dimana
mencakup inisiasi input, transformasi dari suatu informasi, dan menghasilkan output.

2.2 Manfaat Dan Tujuan Proses Bisnis

2.2.1 Manfaat Proses Bisnis

 Untuk memudahkan pemahaman alur proses secara terintegrasi.
 Pengurangan pengeluaran dan resiko: sebuah proses terencana dan baik akan
mengurangi pengeluaran dan resiko dengan meletakkan cara-cara yang paling
efisien untuk melakukan pekerjaan dengan mempertimbangkan potensi
kekurangan di masa depan.
 Mengurangi kesalahan manusia: mengurangi kesalahan manusia atau human
error dengan mendistribusikan tugas kepada orang-orang yang berspesialisasi di
dalamnya.
 Meningkatkan efisiensi: meningkatkan produktivitas departemen dengan
memetakan hal yang harus dilakukan dan langkah relevan yang terbaik untuk
bisnis.

4
  Lebih fokus pada pelanggan: proses yang baik adalah langkah yang berorientasi
pelanggan. Ini terus memperbarui perusahaan tentang keinginan pelanggan dan
ulasan tentang produk / layanan.
 Menjembatani kesenjangan komunikasi: Menjembatani kesenjangan komunikasi
antara perusahaan dan pelanggannya melalui ulasan dan riset pasar.
 Manajemen waktu yang lebih baik: proses yang benar juga akan meningkatkan
efisiensi waktu dengan mengembangkan strategi dan diagram alur untuk
meminimalkan waktu yang dibutuhkan untuk melakukan aktivitas tertentu.
 Adaptasi teknologi baru: proses ini sering kali terus berubah dan meningkat seiring
waktu. Perusahaan mengadopsi teknologi baru untuk tetap berdiri tegak dengan
meningkatkan proses bisnis sesuai dengan teknologi terbaru.

2.2.2 Tujuan Proses Bisnis

 untuk mendefiniskan langkah langkah yang harus diambil untuk mencapai suatu
tujuan.

2.3 Elemen Penting Pada Proses Bisnis

Proses bisnis akan menghasilkan output yang diharapkan apabila didukung oleh beberapa
elemen. Elemen-elemen ini disebut sebagai enablers, yaitu :

 Rancangan aliran kerja

 Teknologi informasi
 Motivasi dan pengukurannya
 Sumber Daya Manusia
 Kebijakan dan Aturan
 Fasilitas

2.4 Permasalahan Yang Terjadi Pada Pemodelan Proses Bisnis

2.4.1 Kendala internal :

Adalah kendala yang muncul dikarenakan kurangnya kemampuan dalam menganalisa suatu
proses bisnis. Seperti:

 Kurangnya kemampuan analis dalam menganalisa proses bisnis

 Kurangnya kemampuan dalam pemodelan proses bisnis
 Kurangnya pemahaman dalam komunikasi dengan klien,
 Pengambilan informasi hanya terbatas ke beberapa agent saja

2.4.2 Kendala eksternal :

Adalah kendala yang dikarenakan pihak eksternal atau klien yang dianalisa. Seperti:

 Kurang terbukanya klien pada saat dianalisa,

 Klien yang merasa benar dan sudah perfeksionis,
 Kurang jelasnya informasi dari klien atau informasi yang ambigu

5
2.5 Contoh Proses Bisnis

Berikut ini contoh proses bisnis yang digambarkan SIM Perumahan :

a. Booking fee
Sebagai tahap awal, transaksi pemesanan biasanya dilakukan pada saat launching
atau pameran perumahan dan konsumen membayar booking fee dengan konsekuensi
hukum, yaitu jika dalam waktu tertentu (biasanya 14 hari), maka booking fee -nya hangus
dan tidak dapat dikembalikan. Untuk itu, sangat penting diperhatikan bahsa kata-kata
yang terdapat dalam surat pesanan (booking fee letter), harus jelas dan tegas, agar tidak
menimbulkan interpretasi ganda yang akan membuat perselisihan di kemudian hari.

b. Melengkapi dan Menyerahkan Berkas KPR (Data Pribadi dan Persyaratan)

Setelah pada tahapan biaya pemesanan, 1-2 hari kemudian konsumen akan dihubungi
oleh petugas guna mengkonfirmasi data-data dan membantu konsumen dalam
melengkapi persyaratan dan data pengunjung yang dibutuhkan. Dan selambat-
lambatnya dalam waktu 2 (dua) minggu dari tanggal pemesanan, semua berkas dan
kelengkapan persyaratan Kredit Kepemilikan Rumah (KPR) tersebut sudah harus
diserahkan.

c. Melunasi Uang Muka, Biaya Strategis dll

Sesuai dengan ketentuan dalam daftar harga dan harga jual yang ada, konsumen
mempunyai kewajiban melunasi uang muka pembelian rumah tersebut beserta biaya-
biaya lain (Biaya Proses KPR, Biaya Strategis, dll) sesuai dengan jadwal pembayaran yang
telah konsumen sepakati dalam Surat Pemesanan Rumah (SPR).
Pembayaran ini dapat konsumen lakukan pada petugas yang ada di lokasi perumahan
ataupun melalui transfer, konfirmasi atas pembayaran yang konsumen lakukan, hubungi
petugas yang bersangkutan dan pastikan konsumen mendapat bukti pembayaran yang
sah.

d. Interview (Wawancara) dengan Pihak Bank

Konsumen akan di undang untuk mengikuti proses interview/wawancara dengan
pihak Bank pemberi KPR, sebagai prosedur pengajuan kredit. Sekaligus
memberitahukan mengenai hari, tanggal dan lokasi interview. Pemberitahuan ini
maksimal 2 hari sebelum diselenggarakan.
Setelah calon konsumen dinilai layak untuk menerima fasilitas pinjaman KPR, maka
pihak Bank akan menerbitkan SP3K (Surat Penegasan Persetujuan Pemberian Kredit).
Dimana SP3K ini akan muncul jumlah kredit yang disetujui, jangka waktu kredit, nilai
angsuran, termasuk biaya yang timbul dari proses pengajuan KPR (Biaya Notaris,
Apraisal, Provisi Bank, Asuransi jiwa dan bangunan) biaya proses ini wajib disetorkan
dalam rekening masing-masing konsumen.

6
 e. Akad Kredit
Konsumen akan di hubungi unuk konfirmasi mengenai hasil wawancara dengan
pihak Bank tersebut, dan apabila disetujui konsumen akan di undang sekali lagi untuk
meingikuti proses Akad Kredit.

f. Penyerahan Kunci
Untuk pengambilan kunci konsumen harus dating ke lokasi perumahan dan
memeriksa rumah yang telah konsumen beli tersebut. Untuk menjamin kelayakan
unit rumah yang konsumen beli, Developer memberikan garansi selama 100 hari.

Adapun penjelesan dari flowmap di atas adalah sebagai berikut :

 Konsumen mendatangi pihak development/pengembang dan melakukan
peninjauan terhadap rumah yang ditawarkan.
 Apabila konsumen menyetujui harga rumah yang ditawarkan maka konsumen
membayar uang muka KPR jika tidak maka konsumen tidak jadi membelii rumah
yang ditawarkan.
 Konsumen membayar uang KPR kemudian mendapatkan kwitansi pemesanan dan
surat pemenasanan rumah (SPR) dari pihak administrasi.
 Setelah mendapatkan kwitansi pemesanan dan surat pemesanan rumah (SPR) maka
konsumen melengkapi dan menyerahkan berkas KPR kepada pihak administrasi dan
kemudian menjadi berkas KPR.
 Konsumen melunasi uang muka, biaya strategis dll kepada bagian administrasi,
bagian administrasi kemudian membuat kwitansi pembayaran dan diserahkan
kepada konsumen.
 Setelah mendapatkan kwitansi bukti pembayaran maka konsumen akan di undang
pihak bank untuk wawancara, apabila dalam proses wawancara lolos, maka
dilanjutkan ke akad kredit, namun apabila tidak lolos maka selesai dan tidak bias
mengambil KPR.
 Akad kredit dilakukan antara pihak konsumen dan pihak developer/pengembang.
 Dari akad kredit kemudian pihak developer/pengembang melakukan penyerahan
kunci kepada pihak konsumen.
 Konsumen menerima kunci dari rumah yang di beli dan selesai

2.6 Business Process Management (BPM) Lifecycle

BPM adalah suatu metode penyelarasan secara efisien suatu organisasi dengan keinginan dan
kebutuhan organisasi tersebut. BPM merupakan suatu pendekatan manajemen holistic untuk
meningkatkan efektivitas dan efisiensi bisnis seiring upaya untuk mencapai inovasi,
fleksibilitas dan integrasi dengan teknologi. BPM berupaya untuk melakukan perbaikan proses
secara berkelanjutan atau bisa juga disebut sebagai suatu proses 'optimalisasi proses'.
BPM adalah pencapaian tujuan organisasi melalui manajemen, peningkatan dan pengendalian
proses bisnis yang penting. Tujuan dari BPM adalah membuat perusahaan mampu
menciptakan perbaikan secara kontinu dalam banyak proses bisnisnya, dan menggunakan
proses-proses sebagai bahan dasar dalam membangun sistem informasi perusahaan.

7
Menurut Rosemann (2001) dalam Portugal & Sundaram (2006) daur hidup manajemen
proses bisnis terdiri dari beberapa tahapan yaitu dimulai dari identifikasi, pemodelan,
analisis, perbaikan, implementasi, eksekusi, sampai pengawasan dan pengendalian.
Dengan menerapkan tahapan-tahapan tersebut maka sebuah organisasi akan dapat
membawa organisasiuntuk memperbaiki proses bisnisnya dan berarti dapat merespon
(beradaptasi) terhadap perubahan yang terjadi baik lingkungan internal maupun eksternal.
Ketujuh tahapan tersebut dapat disederhanakan menjadi tiga tahapan kunci yang utama
yaitu pemodelan proses yang sedang berjalan (As-Is), pemodelan proses yang diinginkan
(To-Be), dan yang ketiga adalah proses eksekusinya. Tahapan pertama dimulai dengan
membuat pemodelan proses bisnis yang sedang berjalan (As-Is). Dari hasil pemodelan
tersebut kemudian dianalisis sehingga menghasilkan suatu pemodelan yang menggambarkan
proses perbaikan (To-Be). Tahap terakhir adalah mengimplementasikan To-be Model
tersebut.

2.6.1 Keuntungan dari pemanfaatan solusi Manajemen Proses Bisnis (BPM), antara lain:

 Solusi BPM akan memfasilitasi perusahaan dalam memodelkan proses bisnis yang
dimiliki, mengotomatisasi jalannya proses bisnis tersebut, memonitor jalannya
proses, serta memberikan cara yang mudah dan cepat ketika perusahaan akan
melakukan perubahaan proses bisnis untuk meningkatkan performansinya.

 Software BPM membantu perusahaan untuk mengotomatisasi tugas-tugas yang

selama ini masih dilakukan secara manual. Solusi BPM dapat mengotomatisasi proses
persetujuan serta penolakan, notifikasi dan laporan status.

 Dengan BPM, integrasi antar proses bisnis dapat dilakukan dengan mudah dan cepat.

 BPM membantu perusahaan dalam membuat exception handling dan proses

alternatif yang sangat dibutuhkan untuk menanggulangi masalah pada bisnis yang
bersifat sangat dinamis seperti sekarang ini.

 BPM dapat meningkatkan daya respon bisnis melalui kemampuan untuk

mendapatkan informasi dengan cepat dan real-time.

 BPM mengurangi waktu yang dibutuhkan pada pelaksanaan suatu proses bisnis.

 BPM meningkatkan produktivitas setiap karyawan.

Umumnya proses bisnis tentunya membutuhkan banyak orang dan sumber daya.
Sebuah solusi BPM yang baik dapat mengurangi jumlah sumber daya yang dibutuhkan
pada sebuah proses.

8
 2.6.2 Siklus Hidup (lifecycle) Proses Bisnis Sebelum Business Process Management (BPM)

- Perancangan – dilakukan oleh business analyst

- Pengembangan – dilakukan oleh software atau aplikasi
- Penggunaan – dilakukan oleh end user berupa karyawan
- Monitoring – dilakukan oleh business analyst

2.6.3 Siklus Hidup (lifecycle) Business Process Management (BPM)

- Process planning and strategy

- Analyst of business process
- Design and modelling process business
- Process implementation
- Process monitoring and controlling
- Process refinement

2.6.4 BPM Lifecycle

Praktek manajemen BPM dapat dicirikan sebagai siklus hidup terus menerus (proses)
kegiatan BPM terintegrasi. Sebagian besar siklus hidup dapat diringkas oleh berulang,
bertahap serangkaian kegiatan termasuk :

(1) Perencanaan
(2) Analisis
(3) Desain dan Pemodelan
(4) Pelaksanaan
(5) Monitoring dan Pengendalian
(6) Perbaikan.

Sebagai proses bisnis bergerak melalui siklus hidup, mereka diaktifkan atau dibatasi oleh
berbagai faktor termasuk empat faktor utama Kepemimpinan, Nilai, Budaya dan
Keyakinan.

2.7 Pekerjaan/Akivitas Yang Dilakukan Pada Setiap Tahapan Di BPM Life Cycle

2.7.1 Identifikasi Proses (Process identification)

Pada tahap ini, permasalahan bisnis didiskusikan melalui brainstorming yang dilakukan oleh
tim. Proses produksi baik barang atau jasa yang relevan terhadap permasalahan tersebut
diidentifikasi, dibatasi dan dihubungkan satu sama lain.
Hasil dari tahapan identifikasi proses ini adalah arsitektur proses terkini yang menyediakan
pandangan atau gambaran menyeluruh terhadap proses di organisasi dan hubungan sebab-
akibatnya.

9
 2.7.2 Penemuan Proses (Process discovery)
Pada tahap ini, tim melakukan dokumentasi terkait dengan tahapan proses bisnis, biasanya
dengan model format proses as-is atau identifikasi proses di awal dengan tidak melihat SOP.
Namun, tim langsung terjun ke lapangan melakukan interview langsung dengan user.

2.7.3 Analisis Proses (Process analysis)

Pada tahap ini, permasalahan yang berhubungan dengan proses as-is (proses bisnis saat ini)
dianalisa dan jika memungkinkan dilakukan pengukuran kinerjanya.
Keluaran dari tahap ini adalah kumpulan permasalahan yang terstruktur.
Kemudian tim memprioritaskan permasalahan yang paling utama hingga permasalahn yang
paling kecil sehingga dapat diperkirakan usaha yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya.

2.7.4 Desain ulang proses (Process redesign)

Tujuan dari tahap desain ulang proses ini adalah untuk mengidentifikasi perubahan pada
proses yang dapat digunakan untuk mengatasi permasalahan.
Tim membuat desain ulang proses bisinis dengan beberapa pilihan yang kemudian
dibandingkan menggunakan pengukuran kinerja yang dipilih. Keluaran dari tahap ini biasanya
adalah proses to-be atau proses yang diharapkan, sebagai dasar untuk dilakukan tahapan
berikutnya.

2.7.5 Implementasi Proses (Process Implementation)

Pada tahap ini, tim melakukan perubahan dari proses bisnis yang sekarang (proses as-is)
diubah ke proses bisnis yang sudah didesain (proses to-be) sebelumnya.

Implementasi proses terdiri dari dua aspek, yaitu:

 Manajemen perubahan organisasi (Change Management), yaitu mencakup perubahan
seluruh aktivitas atau cara kerja dan seluruh orang yang terlibat di dalamnya.
 Otomasi proses, yaitu lebih merujuk pada pengimplementasian dan pengembangan
sistem IT dalam organisasi yang mendukung proses to-be.

2.7.6 Monitoring Dan Kontrol Proses (Process Monitoring And Controlling)

Pada tahapan terakhir ini, tim melakukan monitoring atau pengawasan terkait proses dengan
tujuan untuk menentukan seberapa baik proses berjalan yang disesuaikan dengan
pengukuran kinerja serta tujuan kinerja .
Dalam tahap ini kemungkinan akan ditemukan bottlenecks (terhambatnya performa sistem),
penyimpangan atau permasalahan untuk kemudian dikoreksi sehingga diperlukan
pengulangan tahapan (siklus) secara berkelanjutan, sesuai yang terdapat pada diagram.

10
 REFERENSI
https://www.slideshare.net/indahdlestari520/makalah-sistem-informasi-akuntasnsi-pemodelan-
proses-bisnis

https://materikuliah.tigaputri.asia/kendala-dalam-analisa-proses-bisnis/

http://www.metode-algoritma.com/2013/06/business-process-management-manajamen.html

http://fitrifp.student.telkomuniversity.ac.id/2015/02/05/business-process-management-bpm-
lifecycle/

11