SURAT DINAS
Oleh:
NIM: P27820119082
TINGKAT I REGUKER B
SURABAYA
2019
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas segala rahmat-NYA yang telah
memberikan kemampuan, kekuatan, serta keberkahan baik waktu, tenaga, maupun
pikiran kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan makalah yang berjudul
“Surat Dinas”.
Tidak lupa kami juga mengucapkan banyak terimakasih atas bantuan dari pihak
yang telah berkontribusi dengan memberikan sumbangan baik materi maupun
pikirannya.
Dan harapan kami semoga makalah ini dapat menambah pengetahuan dan
pengalaman bagi para pembaca untuk ke depannya agar dapat memperbaiki
bentuk maupun menambah isi makalah agar menjadi lebih baik lagi.
Penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan pada penulisan makalah ini.
Maka dari itu, saran dan kritik yang membangun sangat penulis harapkan dari
pembaca sekalian. Penulis berharap semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi
siapa saja yang membacanya.
Penulis
ii
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR..............................................................................................
DAFTAR ISI.............................................................................................................
BAB I PENDAHULUAN.......................................................................................1
BAB II PEMBAHASAN........................................................................................3
3.1 KESIMPULAN................................................................................................14
3.2 SARAN............................................................................................................14
DAFTAR PUSTAKA...........................................................................................15
iii
iv
BAB I
PENDAHULUAN
Surat merupakan karya tulis manusia yang cukup populer. Surat adalah
salah satu alat komunikasi yang ada dalam peradaban manusia. Berbicara
dengan tulisan tentu berbeda dengan berbicara dalam lisan. Sebagaimana
kebiasaan kita di Indonesia, salam pembukaan hanya dipakai pada pembicaraan
atau pidato resmi. Sedangkan dalam pembicaraan biasa maupun pembicaraan
bisnis, salam pembukaan tidak pernah dipakai.
Pengenalan terhadap jenis dan sifat surat merupakan hal yang penting
diketahui agar dapat mengambil suatu tindakan atau menyelesaikan sesuatu
tugas yang sesuai dengan isi atau maksud dari surat tersebut.
1
1.3 TUJUAN
2
BAB II
PEMBAHASAN
Surat dinas adalah suatu surat resmi yang dibuat oleh sebuah instansi atau
lembaga dengan tujuan untuk keperluan dinas. Atau definisi surat dinas yaitu surat
yang berisikan permasalahan kedinasan dan biasanya surat ini dibuat oleh instansi
atau lembaga. Surat dinas isinya ditujukan untuk keperluan kedinasan, baik itu
pemerintah atau swasta. Karena fungsi kedinasan tidak hanya berlaku di
pemerintahan, akan tetapi berlaku juga di instansi atau lembaga swasta. Biasanya
isinya berupa urusan seperti penyampain pengumuman, pemberian suatu izin,
pemberian tugas dan lain-lain
Surat dinas ditulis untuk keperluan komunikasi antara kantor yang satu
dan kantor yang lain atau antarorganisasi. Surat dinas dibuat oleh seseorang yang
berkedudukan sebagai pejabat instansi pemerintah sehingga surat ini disebut juga
surat jabatan. Sebuah surat dinas dapat juga disebut surat resmi karena
dikeluarkan oleh instansi resmi pemerintah atau bukan swasta. Namun, surat
resmi belum tentu dapat disebut sebagai surat dinas. Menulis surat dinas tentu
berbeda dengan menulis kedua jenis surat yang lain yaitu surat pribadi dan surat
niaga. Menulis surat dinas harus mengikuti aturan tertentu mengenai sistematika,
isi, dan bahasa surat.
1. Surat dinas sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan
lawan bicaranya. Oleh karena itu, isi surat merupakan gambaran mentalitas
pengirimnya.
3
2. Surat dinas sebagai alat pengingat karena surat dapat diarsipka dan dapat
dilihat lagi jika diperlukan
3. Surat dinas sebagai pedoman kerja, seperti surat keputusan atau surat
instruksi
4. Surat dinas sebagai bukti tertulis hitam diatas putih, terutama surat surat
perjanjian
5. Surat dinas sebagai alat bukti tentang yang dikomunikasikan, yang
selanjtunya sebagai bukti sejarah, seperti pada surat surat tentang
perubahandan perkembanagan suatu instansi, yuridis dan adminstratif.
Kita dapat mengenali sebuah surat dari karakteristiknya yang berbeda dengan
jenis surat lainnya. Berikut ini adalah ciri-ciri surat dinas pada umumnya:
1. Terdapat kepala surat (kop surat) serta nama instansi/ lembaga pada bagian
kepala surat.
2. Surat dinas memiliki nomor surat dan juga lampiran sebagai berkas
pendukung.
3. Surat dinas menggunakan bahasa baku dan resmi, serta dibuat dalam
format tertentu.
4. Pada bagian surat terdapat salam pembuka dan salam penutup sebagai
bentuk kesopanan dalam berkomunikasi melalui surat.
5. Surat dinas harus dilengkapi dengan stempel atau cap dari instansi/
lembaga yang mengeluarkannya.
1. Surat resmi harus memiliki maksud yang jelas. Setiap surat yang ditulis
4
harus jelas bagi yang membaca.
2. Surat resmi harus memiliki bahasa yang lugas. Bahasa yang digunakan
tidak berbelit-belit. Setiap kata yang digunakan mempunyai fungsi
tertentu, tidak ada kata yang berlebih atau tidak berfungsi.
3. Surat resmi harus disusun dengan singkat. Supaya tidak menggunakan
kertas yang terlalu banyak dan tidak menggunakan waktu yang lama untuk
membacanya.
4. Surat resmi harus memuat informasi yang lengkap. Informasi yang
dituliskan harus informasi yang lengkap dan tepat.
5. Surat resmi harus menggunakan komunikasi yang sopan dan simpatik.
Dapat memberikan kesan yang menarik dan positif kepada pembaca
sehingga pembaca termotivasi untuk menanggapinya dengan baik.
6. Surat resmi harus memiliki format yang wajar dan menarik. Artinya
format yang dipilih, ukuran kertas, margin (jarak tepi kertas), susunan
alamat, sehingga terlihat sebagai suatu surat yang terencana dan nyaman
untuk dilihat.
A. Surat Permohonan
1. Identitas pemohon.
2. Isi permohonan.
5
3. Tujuan dan alasan memohon.
4. Batas waktu maksimal untuk menjawab permohonan.
5. Pernyataan kesungguhan dalam memohon.
B. Surat Pemberitahuan
C. Surat Keterangan
6
Memo merupakan singkatan dari kata memorandum, yang berasal dari kata
memory yang berarti ingatan. Istilah nota berasal dari kata note yang berarti
catatan. Memo atau nota dinas adalah surat khusus yang dipakai antar pejabat di
lingkungan suatu lembaga. Pemakaian memo tersebut berbeda dengan memo
pribadi.
Memo pribadi dipakai oleh perseorangan dan dapat dikirim kepada siapa saja asal
orang yang dituju sudah kenal baik dengan pengirim memo pribadi itu.
A. Kepala Surat.
Kepala surat yang lengkap terdiri atas (a) nama instansi, (b) alamat lengkap,
(c) nomor telepon, (d) nomor kotak pos, (e) alamat kawat, (f) lambing/logo.
Penulisan nama instansi hendaknya jangan disingkat. Begitu juga kata jalan,
telepon, kotak pos, jangan disingkat jln., telp., pos., kotpos.
D. Alamat Surat
7
2. Untuk menyatakan yang terhormat pada awal nama penerima surat cukup
ditulis Yth. Penggunaan kata kepada sebelum Yth. tidak diperlukan karena
kata kepadaberfungsi sebagai penghubung antarbagian kalimat yang
menyatakan arah.
3. Jika digunakan kata sapaan Bapak pada awal penerima, kata itu hendaknya
ditulis penuh, yaitu Bapak. Kata saudara cukup ditulis Sdr.
4. Jika nama orang yang dituju bergelar akademik atau memiliki pangkat
sebelum namanya, maka kata sapaan Bapak, Ibu, Sdr. Tidak digunakan.
5. Jika ditunjukkan nama jabatan seseotang, kata sapaan tidak digunakan.
E. Penulisan Salam.
F. Isi Surat.
G. Nama Pengirim.
H. Tembusan Surat.
Kata tembusan ditulis denmgan huruf awal huruf kapital dan diikuti tanda titik
dua, tanpa digarisbawahi. Tembusan hanya digunakan jika surat itu memerlukan
8
tembusan. Tembusan adalah pihak-pihak yang mensdapat
tembusan/salinan surat selain yang dialamatkan.
Ketentuan tembusan:
1. Jika pihak yang diberi tembusan itu lebih dari satu, hendaknya diberi
nomor urut sesuai jenjang jabatan pada instansi itu. Jika tembusan hanya
satu, tidak perlu diberi nomor.
2. Pihak yang diberi tembusan hendaknya nama jabatan atau nama orang
dan bukanm nama kantos/instansi.
3. Dalam tembusan tidak perlu digunakan ungkapan Kepada Yth. atau Yth.
4. Dibelakang nama yang diberi tembusan tidak perlu diberi ungkapan untuk
perhatian, untuk menjadi perhatian, sebagai laporan, atau ungkapan lain
yang mengikat.
5. Dalam tembusan tidak perlu dicantumkan
tulisan Arsip atau Tertinggal karena setiap surat resmi/dinas itu harus
memiliki arsip.
Surat yang baik dan benar adalah surat yang disusun dan ditulis mengikuti syarat-
syarat,yaitu :
Menurut Kosasih dan Finoza dalam Ulyani (2012: 78 - 83) ciri-ciri bahasa
dalam surat dinas sebagai berikut.
9
Bahasa yang digunakan dalam surat - menyurat harus jelas. Bahasa yang jelas
akan memudahkan penerima surat untuk menangkap maksud yang diiinginkan
pengirim surat. Bahasa yang jelas, yaitu bahasa yang tidak rancu dan tidak
mengandung arti pleonasme.
2. Bahasa Baku
Bahasa yang lugas, yaitu bahasa yang sederhana serta kalimat yang singkat
dan lengkap. Kalimat yang singkat, yaitu kalimat yang tidak terbelit-belit,
isinya langsung membicarakan persoalan utama dan tidak memberikan
keterangan di luar pokok persoalan tersebut.
4. Pemilihan Kata
Penggunaan kata dalam surat dinas harus benar-benar teliti. Surat dinas sendiri
merupakan alat komunikasi secara tertulis sehingga kata yang digunakan
sebaiknya membuat penerima surat paham dengan maksud penulis surat serta
tidak menimbulkan salah pemahaman.
Penulisan surat harus memperhatikan ejaan yang tepat dan baku. Sebab, ejaan
merupakan elemen yang sangat penting dalam penulisan surat yang
menyangkut penulisan huruf, kata, unsur reserapan, dan tanda baca.
10
Dinas Pendidikan Kabupaten Sleman DIY
Dinas Pendidikan dan Kebudayaan
SMA 3 Yogyakarta
Jl. Yos Sudarso No.7, Kotabaru, Gondokusuman, Kota
Yogyakarta, Daerah Istimewa Yogyakarta 55224
Email :
Surat Perintah Perjalanan Dinas
Nomor : 50/57/SMA3Y/2017
Dikeluarkan di :
Yogyakarta
Pada tanggal :
14 November 2019
Kepala Sekolah
11
POLITEKNIK KESEHATAN KEMENTERIAN KESEHATAN
SURABAYA
JURUSAN KEPERAWATAN
PRODI DIII KEPERAWATAN SOETOMO SURABAYA
Jalan Mayjend Prof. Dr. MOESTOPO 8C Surabaya
Telepon (031) 5030379, 5034222, 5017345 Kode Pos 60286
12 November 2019
Nomor : A.007/PH/PPL/POLTEKKESSBY/X/2018 Yth. Direktur RSUD Dr. Soetomo
Lampiran : Dua lembar Jalan Mayjend Prof. Dr. Moestopo 6-8
Hal : Pengajuan Praktik Pengalaman Lapangan di -
SURABAYA
Dengan hormat,
Sehubungan dengan pelaksanaan Praktik Pengalaman
Lapangan (PPL) sebagai tugas akhir yang wajib ditempuh oleh
mahasiswa DIII Keperawatan Soetomo Tahun Akademik
2018/2019, saya yang bertanda tangan dibawah ini :
NIM : P27820119082
12
Demikian surat permohonan ini saya buat dengan sebenar-
benarnya, saya berharap Bapak/Ibu dapat memenuhi permohonan
saya. Atas perhatian dan kerbijaksanaannya saya sampaikan
terima kasih.
Tembusan :
1. Direktur Politeknik Kesehatan Kementerian Kesehatan Surabaya
2. Arsip
Hormat saya,
13
BAB III
PENUTUP
3.1 KESMPULAN
3.2 SARAN
14
DAFTAR PUSTAKA
17 November 2019
Karinov. 2019. “Contoh Surat Dinas dan Cara Pembuatannya [Update 2019]”
[Online]
Tersedia: https://karinov.co.id/contoh-surat-dinas-cara-pembuatannya/
Diakses : 19 November 2019
15