PENGURANGAN FREKUENSI STOCK OUT BAHAN KIMIA

DI LABORATORIUM RESEARCH AND DEVELOPMENT

MELALUI PENERAPAN QCC
Pemi Apriansyah1, Hery Hamdi Azwir2
1)
Fakultas Teknik, Jurusan Teknik Industri, President University
Jl. Ki Hajar Dewantara
Kota Jababeka, Cikarang, Bekasi, Jawa Barat – Indonesia 17550
Email: 1apriansyah.me@gmail.com, 2hery.azwir@president.ac.id

ABSTRAK

Analisis sampel yang dilakukan di laboratorium R&D sangat tergantung dengan ketersediaan bahan-
bahan kimia yang tersedia. Akan tetapi terjadinya stock out bahan kimia sering menjadi hambatan
dalam melakukan analisis sampel tersebut yang berakibat pada terhambatnya analisis yang telah
direncanakan. Oleh karena itu dilakukan penelitian terhapat masalah tersebut melalui penerapan
Quality Control Circle (QCC) untuk menurunkan frekuensi stock out bahan kimia di laboratorium
R&D dengan tahapan-tahapan pada delapan langkah perbaikan. Langkah-langkahnya yaitu
menentukan tema (masalah), analisis kondisi yang ada, analisis penyebab, rencana penanggulangan,
penanggulangan masalah, evaluasi hasil, standardisasi, dan langkah berikutnya. Untuk melakukan
langkah-langkah dalam melakukan perbaikan pada QCC, ada alat bantu yang dipakai yaitu Seven
tools. Dalam melakukan penelitian ini, data-data yang dikumpulkan adalah semua data yang terkait
dengan penelitian. Setelah data dikumpulkan selanjutnya dianalisis untuk melakukan perbaikan
tehadap permasalahan yang telah ditetapkan. Setelah semua rencana perbaikan dilakukan,
frekuensi stock out bahan kimia di laboratorium R&D menurun dari 22 kasus menjadi 10 kasus
terjadinya stock out, atau sekitar 54,54 %.

Kata kunci : QCC, Delapan langkah, Seven tools, Stock out.

1. Pendahuluan

Saat ini industri farmasi sangat berkembang pesat dan berlomba-lomba untuk mendapatkan pangsa
pasar di Indonesia. Hal tersebut dikarenakan tingginya permintaan terhadap produk-produk farmasi.
Perusahaan-perusahaan besar yang bergerak dalam bidang farmasi turut bersaing dalam
mempertahankan dan mendapatkan pelanggan untuk dapat bertahan dalam persaingan yang ketat
dan berusaha meningkatkan kinerja usaha mereka disetiap bidang salah satunya dengan
menerapkan QCC (Quality Control Circle). QCC merupakan salah satu konsep untuk meningkatkan
mutu dan produktivitas kerja industri/jasa dengan mendayagunakan seluruh asset yang dimiliki
perusahaan/instansi terutama sumber daya manusianya secara lebih baik, guna meningkatkan mutu
dalam arti luas. Konsep QCC pertama kali dikembangkan di Jepang oleh Dr. Kaoru Ishitawa.

PT. “X” merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang farmasi dan ikut serta dalam
persaingan tersebut. Saat ini, PT “X” adalah salah satu perusahaan farmasi terbesar di Asia
Tenggara yang sahamnya telah dicatat di bursa efek. Sebagai perusahaan farmasi terbesar, tentunya
PT “X” harus terus meningkatkan dan mengembangkan mutu produknya demi menjaga pangsa
pasar, maka dibentuklah departemen Research and Development (R&D).

Secara umum R&D di PT “X” dibagi menjadi tiga bagian yaitu formulation, packaging, dan
analytical Development. Pada bagian formulasi, raw material diolah berdasarkan formula yang
telah ditetapkan hingga dicetak menjadi sampel obat, lalu sampel obat tersebut dikemas
menggunakan kemasan yang telah dikembangkan di bagian packaging, dan tahap akhir sampel
tersebut diperiksa kandungan zat aktifnya dengan menggunakan bahan kimia dan alat instrumen
yang telah ditetapkan pada metode analisis di laboratorium R&D.
Analisis sampel yang dilakukan sangat tergantung dengan ketersediaan bahan-bahan kimia yang
tersedia di laboratorium R&D. Akan tetapi terjadinya stock out bahan kimia sering menjadi
hambatan dalam melakukan analisis sampel tersebut yang berakibat pada terhambatnya analisis
yang telah direncanakan.

2. Tinjauan Pustaka

2.1 Total Quality Management

Gaspersz (2002) mengemukakan bahwa pada dasarnya Total Quality Management (TQM) adalah
suatu cara meningkatkan performansi secara terus menerus (continuous performance improvement)
pada setiap level operasi atau 10 proses, dalam setiap area fungsional dari suatu organisasi, dengan
menggunakan sumber daya manusia dan modal yang tersedia. Sedangkan Nasution (2012)
berpendapat bahwa TQM adalah suatu pendekatan dalam menjalankan usaha yang mencoba untuk
memaksimumkan daya saing organisasi melalui perbaikan terus-menerus atas produk, jasa, tenaga
kerja, proses dan lingkungannya

2.2 Definisi Gugus Kendali Mutu (Quality Control Circle)

Okada (2003) mendefinisikan GKM sebagai suatu kelompok kecil yang melaksanakan kegiatan-
kegiatan kendali mutu secara suka rela dalam tempat kerja yang sama. Kelompok kecil ini
melaksanakan kendali mutu secara terus-menerus sebagai bagian dari kegiatan pengendalian dan
perbaikan dalam tempat kerja, dengan memanfaatkan teknik-teknik pengendalian yang melibatkan
partisipasi seluruh anggota.

2.3 Tujuan QCC

Tujuan QCC adalah untuk mendayagunakan seluruh asset yang dimiliki perusahaan/instansi
terutama sumber daya manusianya secara lebih baik, guna meningkatkan mutu dalam arti luas.

2.4 Delapan Langkah QCC

Delapan langkah untuk menyelesaikan masalah yang sedang dihadapi oleh QCC merupakan siklus
PDCA yaitu Plan (rencana), Do (pelaksanaan), Check (memeriksa), Action (tindakan). Delapan
Langkah yang digunakan meliputi : menentukan tema, analisis kondisi yang ada, analisis penyebab,
rencana penanggulangan, penanggulangan, periksa hasil, standarisasi, dan langkah berikutnya.

2.5 Seven Tools

Seven tools adalah alat-alat bantu yang bermanfaat untuk memetakan lingkup persoalan, menyusun
data dalam diagram-diagram agar lebih mudah untuk dipahami. Serta menelusuri berbagai
kemungkinan penyebab persoalan dan memperjelas kenyataan atau fenomena yang otentik dalam
suatu persoalan. Kemampuan Seven tools yang dapat mengemukakan fakta/fenomena inilah, yang
menyebabkan para pakar dalam setiap proses kegiatan mutu sangat tergantung pada alat-alat bantu
ini. Seven tools dikenal juga dengan nama Ishikawa’s basic tools of quality, karena pertama kali
ditemukan oleh Dr. Kauro Ishikawa. Seven tools tersebut adalah : Check sheet, Diagram Pareto,
Fishbone diagram, Grafik, Histogram, Control chart, Scatter diagram.

2.6 Persediaan (Stock)

Secara umum, persediaan adalah bahan mentah, barang dalam proses (work in process), barang
jadi, bahan pembantu, bahan pelengkap, komponen yang disimpan dalam antisipasinya terhadap
pemenuhan permintaan.

2.7 Titik Pemesanan Ulang (Re-Order Point)

Riyanto (2011) mengemukakan bahwa reorder point adalah saat atau titik dimana harus diadakan
pesanan lagi sedemikian rupa sehingga kedatangan atau penerimaan material yang dipesan adalah
tetap waktu dimana persediaan di atas safety stock sama dengan nol”.
Berikut ini rumus dari reorder point :
Reorder point = d X L (1)
Dimana, d : Kebutuhan selama lead time
L : Lead time
3 Pembahasan dan Hasil

3.1 Pengumpulan data

Analisis sampel sangat tergantung dengan ketersediaan bahan kimia, Oleh karena itu perlu
dilakukan pengadaan bahan kimia secara terkontrol. Dibawah ini merupakan proses pengadaan
bahan kimia di laboratorium R&D secara garis besar.

Gambar 1. Proses pengadaan bahan kimia di Lab. R&D

PIC bahan kimia bersama laboran atau cleaning service mengambil bahan kimia yang sudah ada di
bagian pembelian dan memeriksa jumlah bahan kimia yang diambil harus sesuai dengan jumlah yang
ada pada BPB (Bukti Penerimaan Barang). Bahan kimia tersebut dibawa ke laboratorium R&D dan
disimpan di atas palet yang tersedia di tempat karantina. Kemudian bahan kimia tersebut diberi
kode bahan kimia dan label yang berisi tanggal datang, tanggal kadaluarsa, dan tanggal periksa oleh
PIC bahan kimia, lalu kemudian disimpan berdasarkan kode bahan di lemari. Bahan kimia yang ada
digunakan untuk menganalisis sampel oleh analis sampai persediaan bahan kimia tersebut habis.
Setelah bahan kimia tersebut stock out, PIC melakukan pemesanan dengan mengisi formulir
pemesanan barang dan jasa (PBJ) ke pembelian. Kemudian bagian pembelian mengirim PO
(Purchase Order) bahan kimia yang dibutuhkan ke supplier bahan kimia. Proses dari pemesanan
bahan kimia sampai bahan kimia tersebut datang di bagian pembelian membutuhkan waktu rata-
rata satu minggu. Pada saat analis akan menggunakan bahan kimia yang stock out, PIC bahan kimia
akan membuat dan mengirim memo peminjaman bahan kimia dalam jumlah tertentu ke
laboratorium Quality Control (QC). Akan tetapi laboratorium QC tidak dapat meminjamkan bahan
kimia dalam jumlah banyak karena persediaannya pun terbatas. Oleh karena itu, beberapa
pemeriksaan sampel yang membutuhkan banyak bahan kimia tersebut akan tertunda.

Setelah dilakukan pendataan jumlah memo peminjaman bahan kimia di laboratorium QC pada bulan
Juli – September 2012, diperoleh data sebagai berikut :

Tabel 1. Daftar peminjaman bahan kimia ke Lab. QC

Pada pendataan ini terdapat 22 jumlah memo peminjaman bahan kimia di laboratorium QC, hal ini
dapat disimpulkan bahwa telah terjadi 22 kasus stock out bahan kimia di laboratorium R&D selama
tiga bulan tersebut.

Adapun grafik jumlah memo peminjaman bahan kimia ke Laboratorium QC adalah sebagai berikut :

Jumlah Memo Peminjaman Bahan Kimia ke

Lab QC

4
3
2
1
0 Jumlah Memo
Hexane…

Hydrochlori…

Isopropano…
Methanol…

Methanol…

Trifloro…
Acetonitrile…

KH2PO4

Ether
Asetone

Hexane
Acetic acid

Ethyl Acetat

Gambar 2. Grafik jumlah memo peminjaman bahan kimia ke lab. QC

Dilihat dari data memo peminjaman bahan kimia, terdapat bahan kimia fast moving dan bahan
kimia slow moving terjadi stock out. Berdasarkan tingkat pemakaiannya bahan kimia di
laboratorium R&D sudah dibagi menjadi dua kelompok, yaitu bahan kimia fast moving dan bahan
kimia slow moving. Bahan kimia fast moving merupakan bahan kimia yang sering digunakan sehari-
hari yaitu Asetonitrile HPLC, Methanol HPLC, Methanol p.a., Acetic acid, Hydrochloric acid,
KH2PO4, Na2HPO4, Na-asetat, Pentane sulfonic acid dan Hexane sulfonic acid sedangkan bahan
kimia slow moving merupakan bahan kimia yang jarang digunakan.

Adapun jumlah kebutuhan bahan kimia fast moving yang dikirim ke laboratorium R&D setiap
bulannya yaitu Asetonitrile HPLC sebanyak 24 botol, Methanol HPLC sebanyak 15 botol, Methanol
p.a. sebanyak 15 botol, Acetic acid sebanyak 8 botol, Hydrochloric acid sebanyak 8 botol, KH2PO4
sebanyak 12 botol, Na2HPO4 sebanyak 12 botol, Hexane sulfonic acid sebanyak 6 botol, Pentane
sulfonic acid sebanyak 6 botol, dan Na-asetat sebanyak 8 botol.

3.2 Analisis Kondisi yang ada

Setelah proses pengumpulan data, dilakukan pula pendataan mengenai fakta dan data yang ada
tentang kondisi-kondisi kurang baik dan penyimpangan yang terjadi di lokasi permasalahan.
Tabel 2. Tabel Kondisi yang ada
 No. Kondisi yang ada
1. Bahan kimia yang sudah disimpan di
tempat stok bahan kimia tidak dikontrol
lagi secara periodik oleh PIC bahan kimia.
2. Proses pemesanan bahan kimia dilakukan
setelah diketahui stok bahan kimia yang
akan digunakan tersebut habis.
3. Beberapa proses barang datang dari
supplier sangat lama.
4. Peminjaman bahan kimia ke laboratorium
Quality Control (QC) pada saat stock out.
5. Analis sebagai pengguna bahan kimia
melapor kepada PIC pada saat bahan kimia
yang akan digunakan tidak ada atau habis.
6. Adanya pemesanan bahan kimia oleh
Officer langsung ke pembelian tidak
melalui PIC.
7. Adanya bahan kimia yang sudah kadaluarsa
(ED) dan yang terkontaminasi oleh bahan
lain masih disimpan di tempat stok bahan
kimia.
Seharusnya
Bahan kimia tersebut harus dikontrol untuk
menjaga persediaan bahan kimia.
Proses pemesanan bahan kimia dilakukan
sebelum stok bahan kimia tersebut akan
habis.
Proses barang datang dari supplier cepat
Tidak perlu ada proses tersebut jika
persediaan bahan kimia dikontrol secara
maksimal.
Analis melapor kepada PIC untuk dilakukan
pemesanan karena persediaan bahan kimia
tersebut tinggal sedikit.
Semua pemesanan bahan kimia seharusnya
dikelola oleh PIC saja agar keberadaan bahan
kimia tersebut dapat didata secara aktual.
Bahan kimia yang kadaluarsa dan
terkontaminasi tersebut dibuang dan
dilakukan pemesanan kembali demi menjaga
kualitas analisis sampel.

3.3 Analisa Penyebab

Pada tahap ini dilakukan penentuan akar penyebab dari penyimpangan-penyimpangan yang terjadi
pada kondisi aktual menggunakan fishbone diagram. Berikut ini merupakan fishbone diagram
terhadap stock out bahan kimia.

Gambar 3. Fishbone diagram stock out bahan kimia

3.4 Rencana Perbaikan

Setelah diketahui akar permasalahan pada stock out bahan kimia kemudian dibuat tabel rencana
penanggulangan.

3.5 Implementasi Perbaikan

Pada tahap ini, akan membahas penanggulangan ke tiga akar permasalahan yang terjadi pada stock
out bahan kimia yaitu :
1. Tidak ada ketentuan batas minimal stok untuk melakukan pemesanan.
2. Tidak ada informasi stok bahan kimia.
3. Tidak ada kontrol stok bahan kimia.
Penanggulangan permasalahan diatas harus dilakukan secara bertahap agar dapat menanggulanginya
secara efektif.
Dibawah ini merupakan tahapan penanggulangan permasalahan tersebut :

Gambar 4. Alur proses penanggulangan akar permasalahan

3.5.1 Menentukan batas minimal stok bahan kimia

Gambar 5. Alur proses pemesanan bahan kimia sebelum perbaikan

Gambar diatas merupakan proses pemesanan bahan kimia yang terjadi sebelum perbaikan, dimana
proses pemesanan dilakukan setelah diketahui bahwa bahan kimia tersebut habis (stock out).
Tentunya dengan proses seperti ini dapat memungkinkan analisis sampel tertunda. Sehingga proses
pemesanan ini harus diperbaiki agar tidak terjadi stock out. Dibawah ini merupakan improvement
terhadap alur proses pemesanan bahan kimia.

Gambar 6. Alur proses pemesanan bahan kimia setelah perbaikan

Dalam melakukan improvement tersebut, harus ditentukan terlebih dahulu jumlah batas minimal
stok bahan kimia pada saat dilakukan pemesanan kembali.

Titik pemesanan kembali (R) dihitung berdasarkan jumlah kebutuhan bahan kimia dan lead time
pemesanan. Dibawah ini hasil perhitungan batas minimal stock bahan kimia pada saat pemesanan
kembali menggunakan rumus (2-1):
R=dXL Dimana, R = Reorder point
d = Kebutuhan selama lead time
L = Lead Time
Tabel 3. Tabel batas minimal bahan kimia
3.5.2 Membuat informasi stock bahan kimia

Selama ini pendataan stock bahan kimia dilakukan dengan mengisi lembaran tabel stock dan hanya
dilakukan pada akhir tahun oleh PIC. Informasi mengenai stock yang didapat oleh analis sebagai
pengguna bahan kimia tidak diketahui dengan pasti. Hal ini memungkinkan terjadinya stock out
bahan kimia.

Dibawah ini merupakan salah satu tabel pendataan stock bahan kimia dan tentunya hanya diketahui
oleh PIC saja.

Tabel 4. Tabel pendataan stock bahan kimia

Berdasarkan permasalahan tersebut, ada satu hal yang menjadi pokok permasalahan yaitu analis
sebagai pengguna bahan kimia tidak mengetahui jumlah stock bahan kimia yang masih tersedia
setiap harinya. Oleh karena itu, perlu perbaikan mengenai informasi stock bahan kimia di
laboratorium R&D. Ada dua cara perbaikan yang dilakukan pada bahan kimia yaitu membuat visual
board untuk bahan kimia fast moving dan kartu stok untuk bahan kimia slow moving. Visual board
merupakan bentuk informasi yang mudah dilihat, sehingga memungkinkan kebutuhan stock bahan
kimia fast moving yang akan digunakan di ketahui dengan pasti setiap harinya.

Berikut ini merupakan gambar visual board bahan kimia fast moving.

Gambar 7. Visual board stock reagent fast moving

Selain pembuatan visual board, dibuat pula lembaran kartu stok untuk bahan kimia slow moving,
seperti gambar di bawah ini :

Gambar 8. Kartu stok bahan kimia

Kartu stok ini digunakan untuk mengetahui jumlah sisa yang ada dan untuk mengetahui waktu
kadaluarsa (ED) bahan kimia tersebut. Sehingga akan memudahkan untuk melakukan waktu
pemesanan bahan kimia tersebut.

3.5.3 Kontrol data informasi stok bahan kimia

Kedua perbaikan di atas tentunya tidak akan berjalan dengan baik jika tidak dikontrol secara
periodik. Oleh karena itu, perlu dilakukan pengecekan dan pendataan pada visual board dan kartu
stok secara periodik, baik harian, mingguan, maupun bulanan oleh PIC. Setiap hari PIC memeriksa
jumlah stok bahan kimia yang ada pada visual board harus sesuai dengan jumlah yang ada dan
tentunya agar mengetahui waktu dilakukan pemesanan kembali. Selain itu, setiap bulan PIC juga
melakukan pendataan kembali kartu stok untuk mengetahui jumlah sisa yang ada dan untuk
mengetahui waktu kadaluarsa (ED) bahan kimia tersebut. Adapun tabel untuk pendataan bahan
kimia setiap bulannya seperti di bawah ini.
 Gambar 9. Tabel pendataan stok bahan kimia

3.6 Evaluasi
Setelah dilakukan perbaikan, stock out bahan kimia dapat diminimalkan. Hal ini dilihat dari jumlah
memo peminjaman bahan kimia ke laboratorium QC pada bulan Oktober 2012 – 14 Desember 2012,
diperoleh data sebagai berikut :
Tabel 5. Daftar memo peminjaman bahan kimia setelah perbaikan
Tanggal
No. Bahan Kimia Jumlah
Peminjaman
1 08-Okt-12 Acetonitrile HPLC 1 liter
2 24-Okt-12 Methanol p.a. 1 liter
3 02-Nop-12 Hidrochloric acid 200 ml
4 07-Nop-12 Acetonitrile HPLC 4 liter
5 13-Nop-12 Acetic acid 500 ml
6 22-Nop-12 Isopropanol HPLC 250 ml
7 28-Nop-12 Ether 100 ml
8 03-Des-12 Methanol p.a. 2 liter
9 03-Des-12 Acetonitrile HPLC 4 liter
10 05-Des-12 Methanol p.a. 4 liter

Dilihat data di atas, selama tiga bulan terdapat 10 kasus terjadinya stock out bahan kimia atau rata-
rata 3 kasus perbulan. Hal ini terjadi karena kurangnya perencanaan analisis sampel setiap bulannya
oleh setiap bagian dan setiap analis, sehingga memungkinkan terjadinya pemakaian bahan kimia
yang sama secara bersamaan yang dapat mengakibatkan bahan kimia tersebut stock out.

Adapun Grafik dari jumlah memo peminjaman bahan kimia di laboratorium QC sebagai berikut :

30

20
Jumlah memo
10
peminjaman
0
Sebelum perbaikan
Sesudah perbaikan
Gambar 10. Grafik penurunan jumlah memo peminjaman
3.7 Standardisasi
Setelah dilakukan evaluasi, perbaikan-perbaikan yang dilakukan dapat meminimalkan terjadinya
stock out bahan kimia di laboratorium R&D. Oleh karena itu, perlu dilakukan standardisasi
perkerjaan agar stock out yang terjadi dapat diminimalkan.

Proses Standardisasi

Proses dari bahan kimia datang ke

laboratorium R&D sampai dilakukan
pemesanan merupakan tugas dari PIC bahan
kimia.

Pada proses pemakaian stock bahan kimia,

analis wajib mengganti angka pada visual
board sesuai jumlah stock yang ada. Analis
harus melapor kepada PIC, jika terdapat
angka kuning pada visual board. Jumlah stok
pada visual board diperiksa kembali setiap
hari oleh PIC bahan kimia. Selain itu, analis
wajib mencatat jumlah sisa stock pada kartu
stok.

Setiap bulan PIC bahan kimia melakukan

pendataan kembali data pada kartu stok ke
dalam lembaran stok bulanan untuk
mengetahui waktu kadaluarsa (ED) dan
waktu pemesanan kembali.

Selain itu, dibuat pula posedur tetap (protap) mengenai tata cara pemakaian visual board.
4. Simpulan dan Saran

4.1 Simpulan

Setelah dilakukan perbaikan pada akar permasalahan melalui penerapan QCC, terjadi pengurangan
frekuensi stock out bahan kimia di laboratorium Research and Development (R&D) sebesar 54,54 %.

4.2 Saran

1. Membuat Standard Oprational Procedur (SOP) yang baru apabila proses yang akan dikerjakan
maupun proses perbaikan belum mendapatkan standar instruksi kerjanya.

2. Membuat schedule untuk analisis sampel setiap bulannya, sehingga kebutuhan bahan kimia dapat
diketahui dan merupakan salah satu upaya dalam meminimalkan terjadinya stock out bahan
kimia di laboratorium tersebut.

4.3 Study Lanjut

Dilakukan penelitian lebih lanjut mengenai tingkat kepatuhan para personil Laboratorium dalam
menjalankan Standard Oprational Procedur (SOP) agar tujuan pengurangan Frekuensi stock out
bahan kimia di laboratorium Research and Development (R&D) dapat memberikan hasil yang
maksimal.

DAFTAR PUSTAKA

1. Crocker, O., Charney, S., and Chiu, L., Gugus Kendali Mutu : Pedoman, Partisipasi,
Produktivitas, Bumi Aksara, Jakarta, 2007.

2. Gaspersz, V., All in One : Production and Inventory Management, Jakarta, 2012.

3. Gaspersz, V., Total Quality Management, Airlangga, Jakarta, 2002.

4. Nasution, M. N, Manajemen Mutu Terpadu : Total Quality Management, Edisi 2, Ghalia

Indonesia, Jakarta, 2010.

5. Okada, K., Handbook for TQM and QCC Volume I - II, Japan, 2003.

6. Riyanto B, Dasar-Dasar Pembelanjaan Perusahaan, Edisi 4, BPFE Yogyakarta, 2011.