BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Ada slogan “TULIS YANG DIKERJAKAN DAN KERJAKAN YANG DITULIS,
BISA DIBUKTIKAN SERTA DAPAT DITELUSURI DENGAN BUKTINYA”. Tul
menul (tulis menulis) mempunyai tantangan tersendiri. Oleh karena itu Puskesmas Muara
Teweh berupaya mewujudkan apa yang ditulis sebisa mungkin berkualitas dengan
dilandasi dengan pedoman dokumen yang baik sebagai bahan telusur untuk
pembuktian.Pedoman penyusunan dokumen di Puskesmas Muara Teweh diperlukan
dalam mendukung tugas pokok dan fungsi Puskesmas Muara Teweh. Salah satu
komponen penting dalam ketatalaksanaan Puskesmas Muara Teweh adalah administrasi
umum. Ruang lingkup administrasi umum meliputi tata naskah penamaan lembaga,
singkatan dan akronim, kearsipan, dan tata ruang perkantoran.
Dokumen yang buat dengan Tata Naskah di Puskesmas Muara Teweh sebagai
salah satu unsur administrasi umum mencakup pengaturan tentang jenis, penyusunan,
penggunaan lambang Puskesmas, logo, stempel, penggunaan bahasa Indonesia yang baik
dan benar dalam naskah.Keterpaduan tata naskah dengan dokumen di Puskesmas Muara
Teweh sangat diperlukan untuk menunjang kelancaran komunikasi tulis dalam
penyelenggaraan tugas Puskesmas Muara Teweh secara berdaya guna dan berhasil guna.
Untuk itu diperlukan Pedoman Umum Penyusunan Dokumen sebagai acuan dalam
melaksanakan tata naskah di lingkungan Puskesmas Muara Teweh.
Pedoman Penyusunan Dokumen UPT Puskesmas Muara Teweh ini disusun
dengan dasar referensi dari Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi FKTP dari Dirjen
Bina Upaya Kesehatan Dasar Tahun 2015, Peraturan Bupati Kabupaten Barito Utara
Nomor 2 Tahun 2011 dan Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah Kementerian
Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Tahun
2012.

B. Maksud Dan Tujuan

1. Maksud
Pedoman penyusunan dokumen ini dimaksudkan sebagai acuan pengelolaan dan
pembuatan dokumen yang mengikuti tata aturan yang diterapkan di Puskesmas Muara
Teweh.

1
 2. Tujuan
Pedoman penyusunan dokumen Puskesmas Muara Teweh bertujuan menciptakan
kelancaran komunikasi tulis yang berhasil guna dan berdaya guna dalam
penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi di Puskesmas Muara Teweh.

C. Sasaran
1) Tercapainya kesamaan pengertian, bahasa, dan penafsiran dalam penyelenggaraan
penyusnan dokumen di Lingkungan Puskesmas Muara Teweh.
2) Terwujudnya keterpaduan pengelolaan tata naskah dengan unsur dokumen lainnya
dalam lingkup administrasi umum.
3) Tercapainya kemudahan dalam pengendalian komunikasi tulis.
4) Tercapainya penyelenggaraan tata naskah di Puskesmas Muara Teweh yang efisien
dan efektif.

D. Asas
1. Asas Daya Guna dan hasil guna
Penyelenggaraan penyusunan dokumen dan tata naskah secara berdaya guna dan
berhasil guna dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah, spesifikasi
informasi, serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar dan lugas.
2. Asas Pembakuan
Naskah diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk yang telah dibakukan,
termasuk jenis, penyusun naskah, dan tata cara penyelenggaraannya.
3. Asas Pertanggungjawaban
Penyelenggaraan tata naskah dapat dipertanggungjawabkan dari segi isi, format,
prosedur, kearsipan, kewenangan, dan keabsahan.
4. Asas Keterkaitan
Kegiatan penyelenggaraan tata naskah terkait dengan kegiatan administrasi umum dan
unsur administrasi umum lainnya.
5. Asas Kecepatan dan Ketepatan
Untuk mendukung kelancaran tugas dan fungsi satuan kerja atau satuan organisasi,
tata naskah harus dapat diselesaikan tepat waktu dan tepat sasaran, antara lain dilihat
dari kejelasan redaksional, kemudahan prosedural, kecepatan penyempaian dan
distribusi.

2
 6. Asas Keamanan
Tata naskah harus aman secara fisik dan substansi (isi) mulai dari penyusunan,
klasifikasi, penyampaian kepada yang berhak, pemberkasan, kearsipan dan distribusi.

E. Ruang Lingkup
Ruang lingkup Pedoman Penyusunan Dokumen di Puskesmas Muara Teweh meliputi
pengaturan tentang jenis, bentuk, dan penyusunan naskah, serta kelengkapan naskah
termasuk penggunaan logo, stempel dan amplop serta kewenangan penandatanganan
naskah.
Dokumen yang kelola dan diolah adalah dokumen rutin Puskesmas dan dokumen
Akreditasi Puskesmas Muara Teweh.

F. Pengertian Umum
1. Naskah adalah semua informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang
dikeluarkan oleh Kepala Puskesmas yang berwenang.
2. Tata Naskah adalah pengelolaan informasi tertulis (naskah) yang mencakup
pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan
penyimpanan serta media yang digunakan dalam komunikasi.
3. Administrasi Umum adalah rangkaian kegiatan administrasi yang meliputi tata naskah
(tata persuratan, distribusi, formulir, dan media), penamaan lembaga, singkatan dan
akronim, kearsipan, dan tata ruang perkantoran.
4. Komunikasi Intern adalah tata hubungan dalam penyampaian informasi yang
dilakukan antar unit kerja di lingkungan Puskesmas Muara Teweh, secara vertikal dan
horizontal.
5. Komunikasi Ekstern adalah tata hubungan penyampaian informasi yang dilakukan
oleh Puskesmas Muara Teweh dengan pihak lain di luar lingkungan Puskesmas
Muara Teweh.
6. Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan bentuk redaksional,
termasuk tata letak dan penggunaan lambang, logo, dan stempel.
7. Kewenangan Penandatanganan Naskah adalah hak dan kewajiban yang ada pada
seorang Kepala Puskesmas untuk menadatangani naskah sesuai dengan tugas dan
tanggung jawab pada jabatannya.
8. Kode Klasifikasi Naskah adalah tanda pengenal isi informasi dalam naskah
berdasarkan sistem tata berkas instansi bersangkutan.

3
9. Logo adalah tanda pengenal atau identitas dalam bentuk gambar atau tulisan.

4
 BAB II
DOKUMEN PUSKESMAS MUARA TEWEH

A. Jenis Dokumen Berdasarkan Sumber

a. Dokumen Internal
Sistem manajemen mutu, sistem penyelenggaraan pelayanan upaya kesehatan
perorangan, dan sistem penyelenggaraan upaya kesehatan masyarakat (untuk
Puskesmas) perlu dibakukan berdasarkan regulasi internal yang ditetapkan oleh
Kepala Puskesmas. Regulasi internal tersebut disusun dan ditetapkan dalam bentuk
dokumen yang harus disediakan oleh Puskesmas (FKTP) untuk memenuhi standar
akreditasi.
b. Dokumen Eksternal
Regulasi eksternal yang berupa peraturan perundangan dan pedoman-pedoman yang
diberlakukan oleh Kementerian Kesehatan, Dinas Kesehatan
Provinsi/Kabupaten/Kota dan organisasi profesi, yang merupakan acuan bagi FKTP
dalam menyelenggarakan administrasi manajemen dan upaya kesehatan perorangan
serta khusus bagi Puskesmas untuk penyelenggaraan upaya kesehatan masyarakat.
Dokumen-dokumen eksternal sebaiknya ada di FKTP tersebut, sebagai dokumen
yang dikendalikan, meskipun dokumen eksternal tersebut tidak merupakan
persyaratan dalam penilaian akreditasi.

B. Dokumen Akreditasi Puskesmas

1. Dokumen Induk
Dokumen asli dan telah disahkan oleh Kepala Puskesmas.
2. Dokumen terkendal
Dokumen yang didistribusikan kepada sekretariat/tiap unit/pelaksana, terdaftar dalam
Daftar Distribusi Dokumen Terkendali, dan menjadi acuan dalam melaksanakan
pekerjaan dan dapat ditarik bila ada perubahan (revisi). Dokumen ini harus ada
tanda/stempel “TERKENDALI”.
3. Dokumen tidak terkendali
Dokumen yang didistribusikan untuk kebutuhan eksternal atau atas permintaan pihak
di luar FKTP digunakan untuk keperluan insidentil, tidak dapat digunakan sebagai

5
 acuan dalam melaksanakan pekerjaan dan memiliki tanda/stempel “TIDAK
TERKENDALI”.
Yang berhak mengeluarkan dokumen ini adalah Penanggung jawab Manajemen Mutu
dan tercatat pada Daftar Distribusi Dokumen Tidak Terkendali.
4. Dokumen Kedaluwarsa
Dokumen yang dinyatakan sudah tidak berlaku oleh karena telah mengalami
perubahan/revisi sehingga tidak dapat lagi menjadi acuan dalam melaksanakan
pekerjaan. Dokumen ini harus ada tanda/stempel “KEDALUWARSA”.
Dokumen induk diidentifikasi dan dokumen sisanya dimusnahkan.

C. Jenis Dokumen Akreditasi yang Perlu Disediakan

Dokumen-dokumen yang perlu disediakan di Puskesmas adalah sebagai berikut:
1. Penyelenggaraan manajemen Puskesmas:
a. Kebijakan Kepala Puskesmas
b. Rencana Lima Tahunan Puskesmas
c. Pedoman/manual mutu
d. Pedoman/panduan teknis yang terkait dengan manajemen
e. Standar Operasional Prosedur(SOP)
f. Perencanaan Tingkat Puskesmas (PTP)
1) Rencana Usulan Kegiatan (RUK)
2) Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK)
g. Kerangka Acuan Kegiatan
2. Penyelenggaraan Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM):
a. Kebijakan Kepala Puskesmas
b. Pedoman untuk masing-masing UKM (esensial maupun pengembangan)
c. Standar Operasional Prosedur(SOP)
d. Rencana Tahunan untuk masing-masing UKM, terintegrasi dalam RUK dan RPK
e. Kerangka Acuan Kegiatan pada tiap-tiap UKM
c. Penyelenggaraan Upaya Kesehatan Perorangan (UKP) :
a. Kebijakan tentang Pelayanan Klinis
b. Pedoman Pelayanan Klinis
c. Standar Operasional Prosedur (SOP) klinis
d. Kerangka Acuan terkait dengan Program/Kegiatan
e. Pelayanan Klinis dan Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien
6
 BAB III
PENGENDALIAN, PENYUSUNAN DOKUMEN DAN TATA NASKAH

A. Pengendalian Dokumen
Tujuan :
1. Untuk meninjau  dan pembaharuan sesuai keperluan dan penyetujuan ulang dokumen.
2. Untuk menjamin  perubahan dan status revisi terbaru dari dokumen telah
diidentifikasi.
3. Untuk menjamin versi yang relevan dari dokumen tersedia pada tempat penggunaan.
4. Untuk menjamin dokumen tetap legal dan dapat diidentifikasi.
5. Mencegah penggunaan yang tidak diinginkan dari dokumen yang usang, dan
melakukan identifikasi yang sesuai bilamana dokumen usang tetap disimpan untuk
keperluan tertentu.
Prosedur Pengendalian Dokumen di Puskesmas harus ditetapkan oleh Kepala
Puskesmas yang dijadikan acuan oleh seluruh unit di Puskesmas. Tujuan Pengendalian
Dokumen adalah terkendalinya kerahasiaan dokumen, proses perubahan, penerbitan,
distribusi dan sirkulasi dokumen.
Pengendalian dokumen di Puskesmas Muara Teweh dibagi menjadi dua yaitu
pengendalian dokumen perkantoran dan pengendalian dokumen akreditasi.

1. Sistem Pengendalian Dokumen Perkantoran

Secara garis besar dalam proses pengendalian dokumen perkantoran terbagi
menjadi 4 (empat), yaitu surat masuk, surat keluar, penyimpanan dokumen dan
pencairan kembali dokumen.
a. Surat Masuk Puskesmas
Surat masuk adalah surat yang berasal dari luar unit Puskesmas. Pemberian nomor
urut surat masuk setiap awal tahun dimulai lagi dari nomor 01 (satu).
Sistem pendokumentasian surat masuk sebagai berikut:
 Format : Nomor urut surat masuk, alamat pengirim, tanggal surat masuk,
nomor surat masuk, perihal.
 Surat masuk diterima oleh dibagian Tata Usaha Puskesmas yang langsung
dibukukan ke dalam buku agenda surat masuk. Surat yang bersifat tindak
lanjut segera diberikan lembaran disposisi yang diteruskan ke Kepala
Puskesmas Muara Teweh.

7
  Setelah Kepala mengisi disposisi dikembalikan ke Tata Usaha untuk diarsipkan
(diagendakan), dan akan diteruskan ke orang/pemegang program yang
didisposisikan dengan batas waktu maksimal 1 hari. Sedangkan surat yang
bersifat pemberitahuan akan ditempelkan di papan informasi
Puskesmas/disampaikan dalam komunikasi Internal.
b. Surat Keluar Puskesmas
1) Penomoran Surat Keluar
Surat keluar adalah surat yang dibuat oleh Puskesmas baik dalam berupa
undangan, pemberitahuan dan laporan. Pemberian nomor urut surat keluar
setiap awal tahun dimulai lagi dari nomor 01 (satu).
Sistem penomoran surat keluar adalah sebagai berikut :
Format : Nomor kode program/xxx/PKM-MT/Tahun
Contoh Format : 800/01/PKM-MT/2019
Kode nomor sesuai Tata Kearsipan :
A. 000 : UMUM
005 : Undangan
020 : Peralatan
028 : Barang Inventaris
050 : Perencanaan
060 : Organisasi tata laksana
094 : Perjalanan Dinas

B. 440 : KESEHATAN
441 : Pembinaan Kesehatan
442 : Obat-obatan
443 : Penyakit Menular
445 : Rumah Sakit, Puskesmas, Pusling, Poliklinik.
446 : Tenaga Medis
447 : Alat Medis
448 : Pengobatan Tradisional
C. 800 : KEPEGAWAIAN
900 : KEUANGAN

8
 Adapun alur mengenai surat keluar sebagai berikut :
Konsep surat keluar terlebih dahulu dikoreksi oleh penanggungjawab TU.
Kemudian dilanjutkan ke Kepala Puskesmas dan selanjutnya ditanda tangani
oleh Kepala Puskesmas. Setelah itu dikembalikan ke Tata Usaha untuk
didokumentasikan dengan penomoran dan dikirim ke alamat yang dituju oleh
ekspeditor (pengarsipan & buku eskpedisi).

c. Penyimpanan Dokumen Perkantoran

1. Dokumen Rekam Medis (RM) inaktif wajib disimpan sekurang kurangnya
lima (5) tahun untuk family Folder, untuk status RM sementara dua (2) Tahun,
terhitung dari tanggal terakhir pasien berkunjung, setelah batas waktu
sebagaimana dimaksud di atas dilampaui, rekam medis dapat dimusnahkan,
kecuali persetujuan tindakan dan persetujuan lain harus disimpan dengan
jangka waktu (10) tahun, terhitung dari tanggal kunjungan.
2. Sistem penyimpanan resep yang telah dilayani di puskesmas harus dipelihara
dan disimpan minimal dua (2) tahun.
3. Administrasi dan manajemen (Admen) menyimpan master dokumen semua
kelompok pelayanan dan upaya.
4. Petugas memasukkan dokumen dalam file folder yang ada diantaranya folder
rujukan, folder surat tugas, folder surat masuk, folder surat keluar, folder
SKK, folder SKS, folder keterangan hamil tidak hamil, folder keterangan
CATIN.
5. Pencarian kembali dilakukan dengan mengidentifikasi penomoran dokumen
perkantoran.

2. Sistem Pengendalian Dokumen Akreditasi

Dokumen akreditasi adalah dokumen yang dibuat oleh Puskesmas dalam
rangka peningkatan mutu Puskesmas dalam mempersiapkan akreditasi. Dokumen
akreditasi dibagi menjadi dua yakni dokumen internal dan dokumen eksternal.
Dokumen internal adalah dokumen yang dibuat oleh Puskesmas yang meliputi
kebijakan Kepala, pedoman/panduan, kerangka acuan, SOP, dan bukti-bukti
kegiatan.Dokumen eksternal adalah dokumen pendukung dalam pembuatan dokumen
internal yang bersumber dari Undang-undang, Kebijakan Kementerian, dan Peraturan-
peraturan yang berlaku.

9
a. Prosedur Pengendalian Dokumen
1) Prosedur pengendalian dokumen di Puskesmas Muara Teweh harus
ditetapkan oleh Kepala Puskesmas yang dijadikan acuan oleh seluruh unit di
Puskesmas dengan tujuan agar terkendalinya kerahasiaan dokumen, proses
perubahan, penerbitan, distribusi, dan sirkulasi dokumen.
2) Pengendalian dokumen di Puskesmas Muara Teweh dengan sistem
pengelolaan dokumen/surat menyurat, yang meliputi sistem penomoran dan
penyimpanan dokumen Puskesmas, baik dokumen perkantoran maupun
dokumen akreditasi Puskesmas.
3) Pembagian dokumen terpisah antara dokumen akreditasi dan surat rutin yang
ada di Puskesmas.
4) Dokumen eksternal antara lain: buku, peraturan, standar, surat keputusan,
kebijakan yang merupakan acuan/referensi di dalam penyusunan
dokumen akreditasi Puskesmas.
5) Dokumen/arsip aktif, yaitu dokumen yang frekuensi pemakaian masih
tinggi/masih dipakai di dalam kegiatan dan masih disimpan di unit-unit
pelayanan.
6) Dokumen/arsip inaktif, yaitu dokumen yang frekuensi pemakaiannya sudah
rendah/ sudah tidak dipakai, untuk dokumen rekam medis apabila pasien
sudah mati atau pindah.
7) Master dokumen akreditasi, yaitu dokumen yang telah lengkap telah diberi
nomor, disahkan, dan ditandatangani, tetapi belum dibubuhi cap Puskesmas.
8) Kelompok dokumen, yaitu kelompok jenis-jenis dokumen/rekaman (contoh
kelompok SOP).
Kode Kelompok Dokumen :
Standar Operasional Prosedur : SOP
Daftar Tilik disingkat : DT
Kerangka Acuan disingkat : KA
Kebijakan disingkat : SK
Dokumen Eksternal disingkat : Dek
Pedoman/Panduan disingkat : PM

10
b. Identifikasi Penyusunan/Perubahan Dokumen
Identifikasi dokumen dilakukan pada saat self-assesment dalam pendampingan
akreditasi. Hasil self-assesment digunakan sebagai acuan untuk mengidentifikasi
dokumen sesuai dengan Standar Akreditasi yang sudah ada di FKTP. Bila
dokumen sudah ada, dapat mengidentifikasi dokumen tersebut masih efektif atau
tidak.

c. Penyusunan Dokumen
Kepala Tata Usaha Puskesmas, Penanggung jawab Admen, Penanggung jawab
UKM dan UKP bertanggung jawab terhadap pelaksanaan identifikasi/perubahan
serta penyusunan dokumen.
Penyusunan dokumen secara keseluruhan dikoordinir oleh tim mutu/tim akreditasi
yang diketuai oleh wakil manajemen mutu Puskesmas dengan mekanisme
sebagai berikut:
1) Dokumen yang telah disusun oleh pelaksana atau unit kerja disampaikan ke
tim mutu/tim akreditasi,
2) Fungsi tim mutu/tim akreditasi Puskesmas di dalam penyusunan
dokumen adalah:
a) Memberikan tanggapan, mengkoreksi dan memperbaiki dokumen yang
telah disusun oleh pelaksana atau unit kerja baik dari segi bahasa maupun
penulisan.
b) Mengkoordinir proses pembuatan dokumen sehingga tidak terjadi
duplikasi/tumpang tindih dokumen antar unit.
c) Melakukan cek ulang terhadap dokumen yang akan ditandatangani oleh
Kepala Puskesmas.
d) Pengesahan Dokumen
Dokumen disahkan oleh Kepala Puskesmas.Dokumen yang
telahdisetujui oleh ketua akreditasi diserahkan kepada Kepala Tata
Usaha untuk dikoreksi lagi.Dokumen yang sudah final selanjutnya
diajukan kepada Kepala Puskesmas untuk ditanda tangani.
e) Sosialisasi Dokumen
Agar dokumen dapat dikenali oleh seluruh pelaksana maka perlu
dilakukan sosialisasi dokumen tersebut, khusus bagi SOP, bila rumit maka
untuk melaksanakan SOP tersebut perlu dilakukan pelatihan.

11
d. Penomoran dokumen
Penomoran dokumen dilakukan oleh petugas dari masing-masing Pokja yang
dikoordinir oleh Kasubbag Tata Usaha.
Tata cara penomoran Dokumen Penomoran diatur pada kebijakan pengendalian
dokumen, dengan ketentuan:
 Semua dokumen harus diberi nomor
 Puskesmas membuat kebijakan tentang pemberian nomor sesuai dengan tata
naskah yang dijadikan pedoman
 Pemberian nomor dengan sistem digit
 Pemberian nomor dilakukan secara terpusat
 Pencatatan dalam Daftar Dokumen Eksternal atau Internal
 Menyerahkan dokumen kepada pengusul untuk menggandakan
 Penomoran dokumen diurutkan sesuai dengan urutan Bab, yaitu kelompok Bab
I, II dan III Admen, selanjutnya Kelompok Bab IV, V, VI Program / UKM,
dan Kelompok Bab VII, VIII, dan IX untuk UKP.
Format penomoran :
01/SK/ SOP/PKM-MT/2019
01 : Nomor urut dukumen Pengagendaan
SK/SOP : Jenis Dokumen
PKM-MT : Nama Puskesmas
2019 : Tahun 2019
Bila ada revisi maka SK/SOP lama tidak berlaku lagi.

 Sistem Penomoran SK dan SOP yang tidak dipersyaratkan di dalam

elemen penilaian (EP)
Dalam pembuatan SK yang tidak tertera secara langsung
dipersyaratkan dan diminta oleh elemen penilaian pada setiap kriteria, maka
penomoran diberikan sesuai ketentuan yang dibuat dalam pengendalian
dokumen Akreditasi Puskesmas Muara teweh, dengan mencari kesusuaian dan
keterkaitan dalam elemen penilaian dalam setiap kriteria.
Terkadang diperlukan SK sebagai kebijakan pendukung terhadap suatu
SOP namun SK tersebut tidak diminta di dalam EP.Bila SK yang dibuat tidak
12
masuk sama sekali dalam Instrumen Akreditasi maka penomoran dilakukan
dengan penomoran umum di bagian Tata Usaha Puskesmas Muara Teweh
dengan sistem penomorannya adalah sebagai berikut :
01/SK-KIA/PKM-MT/2019
01 : Nomor urut dukumen Pengagendaan
SK : Jenis Dokumen
KIA : Kode Nama Ruangan/Program
PKM-MT : Nama Puskesmas
2019 : Tahun 2019

SOP diperlukan sebagai panduan untuk setiap tindakan medis. SOP

juga diperlukan karena merupakan suatu bahan perlindungan hukum bagi
tenaga pemberi pelayanan. SOP disusun berdasarkan kebijakan hukum dan
pedoman dari berbagai referensi teori. Tidak semua SOP yang ada di
Puskesmas ada di dalam EP. Sistem penomoran untuk SOP yang tidak ada di
dalam EP sama seperti sistem penomoran SK yang tidak ada di dalam EP,
yaitu dilakukan di bagian Tata Usaha dengan format penomoran sebagai
berikut :
01/SOP-I/PKM-MT/2019
01 : Nomor urut dukumen Pengagendaan
SOP : Jenis Dokumen
I : Kode Nama Ruangan/Program
PKM-MT : Nama Puskesmas
2019 : Tahun 2019

Adapun kode untuk nama ruangan atau program adalah sebagai berikut:
PU : Poli Umum
RT : Ruang Tindakan
KIA : Kesehatan Ibu dan Anak
KB : Keluarga Berencana
I : Imunisasi
GIZI : Gizi
KGM : Kesehatan Gigi dan Mulut

13
 OBT : Ruang Obat/Farmasi
LAB : Laboratorium
RM : Medikal Record
Kesling : Ruang Klinik Sanitasi/Kesehatan Lingkungan
PROMKES : Promosi Kesehatan
PD : Pojok DOTS
P2 : Pengendalian dan pencegahan penyakit

e. Distribusi Dokumen
Setelah diberi penomoran dan disahkan oleh Kepala Puskesmas Dokumen
Asli (dokumen induk) dicopy untuk didistribusikan ke unit pelayanan terkait di
dalam Puskesmas Muara Teweh. Dalam proses pendistribusian Dokumen
Akreditasi terbagi menjadi 4 jenis, yaitu dokumen induk, dokumen terkendali,
dokumen tidak terkendali dan dokumen kedaluwarsa.
1) Dokumen induk
Dokumen induk tidak perlu dicap Puskesmas dan disimpan di ruang Kasubbag
Tata Usaha termasuk dokumen regulasi.
2) Dokumen Terkendali
Copy dokumen akreditasi yang akan didistribusikan selanjutnya dibubuhkan
cap Puskesmas. Copy dokumen akreditasi didistribusikan oleh Kepala Tata
Usaha dan disimpan pada masing-masing Pokja dan kelompok pelayanan
dengan diberi cap “TERKENDALI”. Dokumen yang didistribusikan ke
masing – masing kelompok pelayanan dicatat dalam buku distribusi dokumen
terkendali, yang berisi informasi tentang jenis dokumen, nomor dokumen, dan
distribusi ke-, serta tanda terima yang memuat nama dan tanda tangan
penerima.

3) Dokumen tidak terkendali

Dokumen yang didistribusikan untuk kebutuhan eksternal atau atas permintaan
pihak di luar Puskesmas digunakan untuk keperluan insidentil, tidak dapat
digunakan sebagai acuan dalam melaksanakan pekerjaan dan diberi cap
“TIDAK TERKENDALI”
4) Dokumen kedaluarsa

14
 Dokumen yang dinyatakan sudah tidak berlaku oleh karena telah mengalami
perubahan/revisi sehingga tidak dapat lagi menjadi acuan dalam melaksanakan
pekerjaan. Dokumen ini harus diberi cap “KEDALUWARSA”.

Dalam proses pendistribusian dokumen perlu diperhatikan beberapa

ketentuan sebagai berikut :
a) Distribusi harus memakai ekspedisi dan/atau formulir tanda terima
b) Distribusi dokumen disesuaikan dengan peruntukan dokumen. Ada dokumen
yang hanya diperuntukan untuk unit kerja tertentu saja, ada pula yang
diperuntukan juga untuk seluruh unit kerja.

Penomoran
Dokumen

Penanggung jawab Distribusidan

Tim Mutu/Tim Akreditasi Ka. Pus:
admen, UKM, UKP, penyimpanan
Ttd
unit layanan: Disetujui
pengesahan
Penyusunan Kasubbag TU: dokumen
dokumen Koreksi/Pengecekan Koreksi /pengecekan
dokumen dokumen

Perlu perbaikan

f. Tata Cara Penyimpanan dokumen

1) Dokumen induk/asli (master dokumen yang sudah dinomori dan sudah
ditandatangani) agar disimpan di Bagian Tata Usaha Puskesmas. Penyimpanan
dokumen yang asli harus rapi, sesuai metode pengarsipan sehingga mudah
dicari kembali bila diperlukan. Penyimpanan Dokumen Induk dan Dokumen
regulasi di bawah pengawasan Kasubbag Tata Usaha, sehingga apabila
diperlukan harus melalui izin Kasubbag Tata Usaha.
2) Dokumen fotocopy disimpan di masing-masing Pokja, dimana dokumen
tersebut dipergunakan. Bila tidak berlaku lagi atau tidak dipergunakan maka
unit kerja wajib mengembalikan dokumen yang sudah tidak berlaku tersebut
ke Bagian Tata Usaha sehingga di unit kerja hanya ada dokumen yang masih
berlaku saja. Sekretariat Tim Mutu atau Bagian Tata Usaha organisasi dapat
memusnahkan fotocopy dokumen yang tidak berlaku tersebut, namun untuk

15
 dokumen yang asli agar tetap disimpan, dengan lama penyimpanan 5 (lima)
tahun sesuai dengan ketentuan Puskesmas.
3) Dokumen di unit upaya Puskesmas harus diletakkan di tempat yang mudah
dilihat, mudah diambil, dan mudah dibaca oleh pelaksana.

5) Penataan Dokumen
Untuk memudahkan di dalam pencarian dokumen Akreditasi Puskesmas, dokumen
dikelompokan menurutmasing-masing bab/kelompok pelayanan dengan diurutkan
setiap urutan kriteria dan elemen penilaian, dan diberikan daftar secara berurutan.
Kelompok Admen (Bab I, II dan III) diletakkan di dalam map hijau, kelompok UKM
(Bab IV, V dan VI) diletakkan pada map warna Merah, dan kelompok UKP (Bab VII,
VIII dan IX) diletakkan pada map warna kuning.

6) Revisi atau perubahan dokumen

a. Dilakukan setelah proses pengkajian serta mendapat pengesahan sesuai Kepala
Puskesmas yang berwenang.
b. Setiap kali revisi seluruh halaman akan mengalami perubahan.
c. Isi revisi atau perubahan harus tercatat pada Riwayat Perubahan Dokumen.
d. Tanggal terbit pada sudut kanan atas cover merupakan tanggal terbit dokumen
terkini (untuk dokumen selain kebijakan dan SOP).

7) Pencarian kembali
a. Kode dokumen dan penomoran dokumen di tulis dalam buku daftar dokumen agar
memudahkan dalam proses pencarian kembali.
b. Proses pengambilan/peminjaman dokumen untuk kepentingan tertentu diatur
dalam ketentuan yang berlaku (SOP).
8) Pengendalian Rekam Implementasi
Rekam implementasi adalah dokumen yang menjadi bukti obyektif dari
kegiatan yang dilakukan atau hasil yang dicapai di dalam kegiatan Puskesmas dalam
melaksanakan regulasi internal atau kegiatan yang direncanakan.Catatan/rekam
implementasi sebagai bukti pelaksanaan kegiatan juga harus dikendallikan.
Organisasi harus menetapkan SOP terdokumentasi untuk mendefinisikan pengendalian
yang diperlukan untuk identifikasi, penyimpanan, perlindungan, pengambilan, lama

16
 simpan dan permusnahan. Catatan/rekam implementasi harus dapat terbaca, segera
dapat teridentifikasi dan dapat diakses kembali.
Dokumen yang diisyaratkan oleh sistem manajemen mutu harus dikendalikan.
Semua dokumen yang diperlukan dikelompokkan dalam satu buku seperti buku
Notulen Pertemuan, buku Komunikasi Internal, buku Monitoring dan Evaluasi
kegiatan, buku untuk Umpan Balik, buku akses masyarakat, buku manajemen risiko,
dan dokumen-dokumen pendukung lainnya (foto, foto copy ijazah, sertifikat pelatihan,
dan sertifikat kalibrasi).
Pengendalian dokumen yang berhubungan dengan kebutuhan terhadap barang/
infrastruktur ruangan di setiap poli/loket dan pemegang program disertai dengan buku
kendali yang kemudian disebut dengan Buku Amprahan Barang, yang terdiri dari
Buku Amprahan Barang Medis dan Barang Non Medis.

B. Penyusunan Dokumen dan Tata Naskah

Secara umum dokumen-dokumen dalam sistem manajemen mutu disusun dengan
meliputi: (1) dokumen level 1, dokumen kebijakan berupa SK; (2) dokumen level 2,
pedoman/manual/panduan; (3) dokumen level 3, standard operasionalprosedur; (4)
dokumen level 4, rekaman-rekaman sebagai catatan akibat pelaksanaan kebijakan,
pedoman, dan prosedur.
1. Kebijakan
Kebijakan adalah Peraturan/Surat Keputusan yang ditetapkan oleh Kepala
Puskesmas yang merupakan garis besar yang bersifat mengikat dan wajib
dilaksanakan oleh penanggung jawab maupun pelaksana. Berdasarkan kebijakan
tersebut, disusun pedoman/panduan dan standar operasional prosedur (SOP) yang
memberikan kejelasan langkah-langkah dalam pelaksanaan kegiatan di Puskesmas.
Penyusunan Peraturan/Surat Keputusan tersebut harus didasarkan pada peraturan
perundangan, baik Undang-undang, Peraturan Pemerintah, Peraturan Presiden,
Peraturan Daerah, Peraturan Kepala Daerah, Peraturan Menteri dan pedoman-
pedoman teknis yang berlaku seperti yang ditetapkan oleh Kementerian Kesehatan,
Kementerian Dalam Negeri, Dinas Kesehatan Provinsi, dan Dinas Kesehatan
Kabupaten/Kota.
Peraturan/Surat Keputusan Kepala Puskesmas dapat dituangkan dalam pasal-
pasal dalam keputusan tersebut, atau merupakan lampiran dari peraturan/ keputusan.

17
 Format Peraturan/Surat Keputusan disesuaikan dengan Peraturan Daerah.
Keputusan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan yang bersifat menetapkan,
tidak bersifat mengatur, dan merupakan pelaksanaan kegiatan, yang digunakan
untuk:
a. menetapkan atau mengubah status kepegawaian, personal, keanggotaan,
material, peristiwa;
b. menetapkan/mengubah/membubarkan suatu kepanitiaan/tim;
c. menetapkan pelimpahan wewenang.
Kepala Puskesmas yang berwenang menetapkan dan menandatangani
Keputusan adalah Kepala Puskesmas yang bewenang berdasarkan lingkup tugas,
wewenang, dan tanggung jawabnya.
Format Penyusunan Peraturan/Surat Keputusan adalah sebagai berikut :
a. Susunan
1) Kop naskah dinas, yang berisi lambang negara dan nama jabatan
(untuk Kepala Puskesmas ) atau logo dan nama instansi (untuk non Kepala
Puskesmas ), yang ditulis sesuai dengan tata naskah dinas yang ada dalam
Peraturan Bupati Barito Utara Nomor 2 Tahun 2011 (dibahas pada hal 52).
2) Kepala (Times New Roman, 1,5 spasi)
Bagian kepala Keputusan terdiri dari:
 Kata keputusan dan nama jabatan Kepala Puskesmas yang
menetapkan, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris rata tengah.
 Nomor Keputusan, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris
rata tengah dan ditulis sesuai sistem penomoran di FKTP.
 Kata penghubung “tentang”, yang ditulis dengan huruf kapital secara
simetris rata tengah.
 Judul Keputusan, yang ditulis dengan huruf kapitalsecara simetris rata
tenaga.
 Nama jabatan Kepala Puskesmas yang menetapkan Keputusan, yang
ditulis dengan huruf kapital rata tengahdan diakhiri dengan tanda baca
“koma”.
3) Konsiderans (Times New Roman 12, spasi : 1,5)
Bagian konsiderans Keputusan terdiri dari :

18
a) Kata Menimbang, yaitu konsiderans yang memuat alasan, atau tujuan,
atau kepentingan, atau pertimbangan tentang perlu ditetapkannya
Keputusan.
b) Kata Mengingat, yaitu konsiderans yang memuat peraturan
perundang-undangan sebagai dasar pengeluaran Keputusan.
Tata perundang-undangan diatur dalam : Undang-Undang Nomor 12
Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan.
Berdasarkan ketentuan dalam Undang-Undang ini, jenis dan hirarki
peraturan perundang-undangan Republik Indonesia adalah sebagai berikut:
 UUD Negara Republik Indonesia Tahun 1945;
 Ketetapan MPR;
 UU/Perppu;
 Peraturan Presiden;
 Peraturan Daerah Provinsi;
 Peraturan Daerah Kabupaten/Kota.
Definisi :
 Peraturan Perundang-undangan adalah peraturan tertulis yang memuat
norma hukum yang mengikat secara umum dan dibentuk atau
ditetapkan oleh lembaga negara atau Kepala Puskesmas yang
berwenang melalui prosedur yang ditetapkan dalam Peraturan
Perundang-undangan.
 UUD Negara Republik Indonesia Tahun 1945 adalah hukum dasar
(konstitusi) yang tertulis yang merupakan peraturan negara tertinggi
dalam tata urutan Peraturan Perundang-undangan nasional.
 Ketetapan MPR merupakan putusan MPR yang ditetapkan dalam
sidang MPR, yang terdiri dari 2 (dua) macam yaitu: Ketetapan yaitu
putusan MPR yang mengikat baik ke dalam atau keluar majelis,
Keputusan yaitu putusan MPR yang mengikat ke dalam majelis saja.
 Undang-Undang (UU) adalah Peraturan Perundang-undangan yang
dibentuk oleh Dewan Perwakilan Rakyat dengan Persetujuan bersama
Presiden.
 Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang (Perppu) adalah
Peraturan Perundang-undangan yang ditetapkan oleh Presiden dalam

19
 hal ihwal kegentingan yang memaksa, dengan ketentuan: Perppu
diajukan ke DPR dalam persidangan berikut; DPR dapat
menerima/menolak Perppu tanpa melakukan perubahan; Bila disetujui
oleh DPR, Perrpu ditetapkan menjadi Undang-Undang; Bila ditolak
oleh DPR, Perpu harus dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.
 Peraturan Pemerintah (PP) adalah Peraturan Perundang-undangan
yang ditetapkan oleh Presiden untuk menjalankan Undang-Undang
sebagaimana mestinya.
 Peraturan Presiden (Perpres) adalah Peraturan Perundang-undangan
yang ditetapkan oleh Presiden untuk menjalankan perintah Peraturan
Perundang-undangan yang lebih tinggi atau dalam menyelenggarakan
kekuasaan pemerintahan.
 Peraturan Daerah (Perda) Provinsi adalah Peraturan Perundang-
undangan yang dibentuk oleh Dewan Perwakilan Rakyat Daerah
Provinsi dengan persetujuan Gubernur.
 Peraturan Daerah (Perda) Kabupaten/Kota adalah Peraturan
Perundang-undangan yang dibentuk oleh Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah Kabupaten/Kota dengan persetujuan Bupati/Walikota.

4) Diktum (Times New Roman, 1,5 spasi)

Bagian diktum Keputusan terdiri dari hal berikut :
a) Diktum dimulai dengan kata “MEMUTUSKAN” yang ditulis dengan
huruf kapital, diketik rata tengah dan diikuti kata “Menetapkan” di tepi
kiri dengan huruf awal kapital.
b) Substansi kebijakan yang ditetapkan dicantumkan setelah kata
menetapkan yang ditulis dengan huruf awal kapital.
c) Untuk keperluan tertentu, Keputusan dapat dilengkapi dengan Salinan
dan Petikan sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
d) Batang Tubuh (Times New Roman, 1,5 spasi)
Sistematika dan cara penulisan bagian batang tubuh Keputusan sama
dengan ketentuan dalam penyusunan Peraturan, tetapi substansi
Keputusan diuraikan bukan dalam pasal-pasal, melainkan diawali

20
 dengan bilangan bertingkat/diktum Kesatu, Kedua, Ketiga, dan
seterusnya.
e) Kaki (Times New Roman, 1,5 spasi)
Bagian kaki Keputusan terdiri dari:
 Tempat dan tanggal penetapan Keputusan;
 Jabatan Kepala Puskesmas yang menetapkan, yang ditulis dengan
huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma;
 Tanda tangan Kepala Puskesmas yang menetapkan Keputusan;
 Nama lengkap Kepala Puskesmas yang menandatangani Keputusan,
yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar.
 Surat keputusan diketik di kertas ukuran F4 dengan margin atas 2 cm,
bawah 2,5 cm kiri 3 cm dan kanan 2 cm.

5) Lampiran Peraturan/Surat Keputusan:

a. Halaman pertama harus dicantumkan nomor dan Judul Peraturan/ Surat
Keputusan,
b. Halaman terakhir harus ditandatangani oleh Kepala FKTP.

6) Pengabsahan
a) Pengabsahan merupakan suatu pernyataan bahwa sebelum digandakan
dan didistribusikan dengan sah, suatu Keputusan telah dicatat dan diteliti
sehingga dapat diumumkan oleh Kepala Puskesmas yang bertanggung
jawab di bidang hukum atau administrasi umum atau Kepala Puskesmas
yang ditunjuk sesuai dengan substansi Keputusan.
b) Pengabsahan dicantumkan di bawah ruang tanda tangan sebelah kiri
bawah, yang terdiri atas kata Salinan sesuai dengan aslinya, nama
jabatan, tanda tangan, nama Kepala Puskesmas penanda tangan, dan
dibubuhi nama jabatan dan nama lengkap ditulis dengan huruf awal
kapital.

7) Distribusi
Keputusan yang telah ditetapkan didistribusikan kepada yang berkepentingan.

21
8) Hal yang Perlu Diperhatikan
Pengertian, kewenangan, format, dan tata cara penulisan keputusan yang
bersifat pengaturan disesuaikan dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan.

22
Format SK :

PEMERINTAH KABUPATEN BARITO UTARA

DINAS KESEHATAN
UPT PUSKESMAS MUARA TEWEH
Jalan AIS Nasution Nomor 21, Telepon (0519) 21324 Muara Teweh, Kab. Barito Utara
Provinsi Kalimantan Tengah – 73811, email : pkmmtw@baritoutarakab.go.id

KEPUTUSAN KEPALA UPT PUSKESMAS MUARA TEWEH

Nomor : 01/SK/PKM-MT/2019
TENTANG
JENIS-JENIS PELAYANANUPT PUSKESMAS MUARA TEWEH
KEPALA UPT PUSKESMAS MUARA TEWEH,

Menimbang : 1. bahwa.....................;
2. bahwa.....................;
3. Berdasarkan untuk maksud tersebut pada butir a, maka perlu ditetapkan
jenis-jenis pelayanan yang diselenggarakan oleh UPT Puskesmas Muara
Teweh.
Mengingat : 1. ................................;
2. ................................;
3. ................................. .

MEMUTUSKAN
Menetapkan JENIS-JENIS PELAYANAN UPT PUSKESMAS MUARA TEWEH.
KESATU : .....................................;
KEDUA : .....................................;
KETIGA : Dengan diberlakukannya Surat Keputusan Kepala UPT Puskesmas Muara
Teweh ini, maka Surat Keputusan Kepala UPT Puskesmas Muara Teweh
Nomor: 445....../...........-R0/SK/PKM-MT 2017 Tentang....................menjadi
tidak berlaku lagi.

KEEMPAT : Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan, dan apabila terdapat
kesalahan akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya.

23
 Ditetapkan di : Muara Teweh
Pada tanggal : 20 Desember 2018

Kepala UPT Puskesmas Muara Teweh

DERAJAD HASTIPARLINA

Catatan
24
Bila ada Lampiran:
LAMPIRAN I : KEPUTUSAN KEPALA UPT
PUSKESMAS MUARA TEWEH
NOMOR : 01/SK/PKM-MT/2019
TANGGAL : 20 DESEMBER 2018
TENTANG : JENIS-JENIS PELAYANAN
UPT PUSKESMAS MUARA
TEWEH

PELAYANAN KESEHATAN LUAR GEDUNG UPT PUSKESMAS MUARA TEWEH

…………………………………….
…………………………………….

Kepala UPT Puskesmas Muara Teweh,

DERAJAD HASTI PARLINA

2. Pedoman/Panduan
Pedoman/panduan adalah: kumpulan ketentuan dasar yang memberi arah
langkah-langkah yang harus dilakukan. Pedoman merupakan dasar untuk menentukan
25
dan melaksanakan kegiatan. Panduan adalah petunjuk dalam melakukan kegiatan,
sehingga dapat diartikan pedoman mengatur beberapa hal, sedangkan panduan hanya
mengatur 1 (satu) kegiatan.

Pedoman/panduan dapat diterapkan dengan baik dan benar melalui penerapan

SOP. Mengingat sangat bervariasinya bentuk dan isi pedoman/panduan maka FKTP
menyusun/membuat sistematika buku pedoman/ panduan sesuai kebutuhan.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk dokumen pedoman atau panduan yaitu:

a. Setiap pedoman atau panduan harus dilengkapi dengan peraturan atau keputusan
Kepala Puskesmas untuk pemberlakuan pedoman/ panduan tersebut.
b. Peraturan Kepala Puskesmas tetap berlaku meskipun terjadi penggantian Kepala
Puskesmas.
c. Setiap pedoman/ panduan sebaiknya dilakukan evaluasi minimal setiap 2-3 tahun
sekali.
d. Bila Kementerian Kesehatan telah menerbitkan Pedoman/ Panduan untuk suatu
kegiatan/ pelayanan tertentu, maka FKTP dalam membuat pedoman/ panduan
wajib mengacu pada pedoman/panduan yang diterbitkan oleh Kementerian
Kesehatan.
e. Format baku sistematika pedoman yang lazim digunakan sebagai berikut:
1. Format Pedoman Pengorganisasian Unit Kerja
Kata pengantar
BAB I Pendahuluan
BAB II Gambaran Umum FKTP
BAB III Visi, Misi, Falsafah, Nilai dan Tujuan FKTP
BAB IV Struktur Organisasi FKTP
BAB V Struktur Organisasi Unit Kerja
BAB VI Uraian Jabatan
BAB VII Tata Hubungan Kerja
BAB VIII Pola Ketenagaan dan Kualifi kasi Personil
BAB IX Kegiatan Orientasi
BAB X Pertemuan/ Rapat
BAB XI Pelaporan
1. Laporan Harian

26
 2. Laporan Bulanan
3. Laporan Tahunan
2. Format Pedoman Pelayanan Unit Kerja
Kata pengantar
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
B. Tujuan Pedoman
C. Sasaran Pedoman
D. Ruang Lingkup Pedoman
E. Batasan Operasional
BAB II STANDAR KETENAGAAN
A. Kualifi kasi Sumber Daya Manusia
B. Distribusi Ketenagaan
C. Jadwal Kegiatan
BAB III STANDAR FASILITAS
A. Denah Ruang
B. Standar Fasilitas
BAB IV TATA LAKSANA PELAYANAN
A. Lingkup Kegiatan
B. Metode
C. Langkah Kegiatan
BAB V LOGISTIK
BAB VI KESELAMATAN SASARAN KEGIATAN/PROGRAM
BAB VII KESELAMATAN KERJA
BAB VIII PENGENDALIAN MUTU
BAB IX PENUTUP
3. Format Panduan Pelayanan
BAB I DEFINISI
BAB II RUANG LINGKUP
BAB III TATA LAKSANA
BAB IV DOKUMENTASI
Sistematika pedoman/panduan pelayanan Puskesmas dapat dibuat sesuai
dengan materi/isi pedoman/panduan. Pedoman/panduan yang harus dibuat

27
 adalah pedoman/panduan minimal yang harus ada di Puskesmas yang
dipersyaratkan sebagai regulasi yang diminta dalam elemen penilaian.
f. Isi dari panduan diketik dengan huruf times new roman 12 dan dicetak pada
kertas ukuran A4 dengan margin atas dan kiri 3 cm, kanan dan bawah 2 cm.
g. Format untuk koper/sampul depan setiap pedoman dapat dilihat di lampiran
dari isi pedoman ini.

3. Manual Mutu
Manual mutu adalah dokumen yang memberi informasi yang konsisten ke
dalam maupun ke luar tentang sistem manajemen mutu. Manual mutu Puskesmas
adalah pedoman/rujukan utama bagi Puskesmas untuk membangun sistem
manajemen mutu. Lingkup pedoman mutu UPT Puskemas Muara Teweh disusun
berdasarkan persyaratan ISO 9001:2008 dan standar akreditasi Puskesmas, meliputi:
persyaratan umum sistem manajemen mutu, tanggung jawab manajemen, manajemen
sumber daya, proses pelayanan yang terdiri dari penyelenggaraan Upaya Kesehatan
Masyarakat dan Pelayanan Klinis.
Salah satu hal utama yang dituangkan di dalam Manual Mutu UPT Puskesmas
Muara Teweh untuk peningkatan mutu layanan adalah perencanaan sistem
manajemen mutu dan perencanaan Sasaran Mutu serta kegiatan tinjauan
manajemen.Sasaran mutu ditetapkan berdasarkan standar kinerja dan standar
pelayanan minimal yang meliputi indikator-indikator pelayanan klinis, indikator
penyelenggaraan upaya Puskesmas. Pertemuan tinjauan manajemen yang bertujuan
untuk proses evaluasi di Puskesmas Muara Teweh terhadap kesesuaian dan efektivitas
penerapan sistem manajemen mutu yang dilakukan secara berkala dan melibatkan
berbagai pihak yang terkait dengan operasional kegiatan organisasi.
Tujuan dilakukannya pertemuan tinjauan manajemen adalah untuk melakukan
perbaikan berbagai permasalahan yang terkait dengan mutu dan kinerja, serta
operasionalisasi sistem manajemen mutu dan sistem pelayanan dalam memberikan
pelayanan dan produk kepada pelanggan/ masyarakat yang ada di wilayah kerja
Puskesmas Muara Teweh. Kemudian permasalahan tersebut dibahas dan
ditindaklanjuti.Pertemuan tinjauan manajemen di Puskesmas Muara Teweh
dilakukan secara periodik. Ketetapan tentang proses tinjauan manajemen dan
jadwal pertemuan/rapat tinjauan manajemen dapat dilihat di dalam Manual
Mutu UPT Puskesmas Muara Teweh.
28
 Dari penjelasan di atas, secara sederhana Manual Mutu dapat diartikan sebagai
kitab rujukan utama Puskesmas dalam memanejemen setiap kegiatan yang ada di
Puskesmas agar berproses dengan baik dan sistematis untuk meraih kualitas pelayanan
kesehatan yang lebih berkualitas. Manual mutu disusun, ditetapkan, dan dipelihara
oleh organisasi (Puskesmas). Format penyusunan Manual mutu tersebut meliputi :
KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN
a. Latar Belakang
b. Profil Organisasi
c. Kebijakan Mutu
d. Ruang Lingkup
e. Tujuan
f. Landasan Hukum dan acuan
g. Istilah dan Defenisi
BAB II SISTEM MANAJEMEN MUTU DAN SISTEM PENYELENGGARAAN
PELAYANAN
a. Persyaratan Umum
b. Pengendalian Dokumen
c. Pengendalian Rekam Implementasi
BAB III TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN
a. Komitmen Manajemen
b. Fokus pada sasaran/pasien
c. Kebijakan Mutu
d. Perencanaan Sistem Menajemen Mutu dan Pencapaian Sasaran Kinerja/Mutu
e. Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi
f. Wakil Manajemen Mutu/Penanggung Jawab Manajemen Mutu
g. Komunikasi Internal

BAB IV TINJAUAN MANAJEMEN

a. Umum
29
 b. Masukan Tinjauan Manajemen
c. Keluaran Tinjauan Manajemen
BAB V MANAJEMEN SUMBER DAYA
a. Penyediaan Sumber Daya
b. Manajemen Sumber Daya Manusia
c. Infrastruktur
d. Lingkungan Kerja
BAB VI PENYELENGGARAAN PELAYANAN
a. Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM)
b. Upaya Kesehatan Perorangan (UKP)
BAB VII PENINGKATAN MUTU DAN KESELAMATAN PASIEN
a. Mutu Pelayanan
b. Upaya Peningkatan Mutu Pelayanan Klinis
c. Indikator Mutu
d. Sasaran Keselamatan Pasien
e. Insiden Keselamatan Pasien
f. Manajemen Resiko
BAB VIII PENUTUP

Dalam penyusunan manual mutu, pengetikan menggunakan huruf times new

roman 12 dan dicetak pada kertas ukuran A4 dengan margin atas dan kiri 3 cm,
kanan dan bawah 2 cm.

4. Rencana Lima Tahunan Puskesmas

Sejalan dengan rencana strategis Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota, Puskesmas
perlu menyusun rencana kinerja lima tahunan dalam memberikan pelayanan kepada
masyarakat sesuai dengan target kinerja yang ditetapkan oleh Dinas Kesehatan
Kabupaten/Kota.
Rencana lima tahunan tersebut harus sesuai dengan visi, misi, tugas pokok dan
fungsi Puskesmas bedasarkan pada analisis kebutuhan masyarakat akan pelayanan
kesehatan sebagai upaya untuk meningkatkan derajat kesehatan masyarakat secara
optimal.
Dalam menyusun rencana lima tahunan, Kepala Puskesmas bersama seluruh
jajaran karyawan yang bertugas di Puskesmas melakukan analisis situasi yang

30
meliputi analisis pencapaian kinerja, mencari faktor-faktor yang menjadi pendorong
maupun penghambat kinerja, sehingga dapat menyusun program kerja lima tahunan
yang dijabatkan dalam kegiatan dan rencana anggaran.
a. Sistematika Rencana Kinerja Lima Tahunan Puskesmas
Sistematika Rencana Kinerja Lima Tahunan Puskesmas dapat disusun dengan
sistematika sebagai berikut:
KATA PENGANTAR
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
B. Maksud dan Tujuan
C. Landasan Hukum
D. Sistematika Penulisan
BAB II GAMBARAN PELAYANAN PUSKESMAS
A. Kinerja Pelayanan Kesehatan
B. Status Kesehatan
BAB II TUGAS POKOK DAN FUNGSI PUSKESMAS MUARA TEWEH
A. Struktur Organisasi
B. Susunan Kepegawaian Dan Kelengkapan
C. Tugas Pokok Dan Fungsi
D. Upaya Kesehatan
BAB IV ISU – ISU STRATEGIS
A. Kendala
B. Peluang
C. Rumusan Permasalahan
BAB V VISI, MISI ,TUJUAN, SASARAN, STRATEGI DAN KEBIJAKAN
PENYELENGGARAAN PELAYANAN KESEHATAN
A. Visi
B. Misi
C. Tata Nilai
D. Kebijakan Mutu Puskesmas Muara Teweh
E. Tujuan
F. Sasaran
G. Strategi
H. Kebijakan

31
 BAB VI RENCANA PROGRAM DAN KEGIATAN, INDIKATOR KINERJA
DAN INDIKASI SUMBER PEMBIAYAAN
BAB VII PENUTUP

b. Langkah-langkah Penyusunan Rencana Kinerja Lima Tahunan Puskesmas:

Adapun tahapan penyusunan rencana lima tahunan Puskesmas adalah sebagai
berikut:
1) Membentuk tim penyusunan rencana kinerja lima tahun yang terdiri dari
Kepala Puskesmas bersama dengan penanggung jawab upaya Puskesmas dan
Pelayanan Klinis.
2) Tim mempelajari RPJMN, rencana strategis Kementerian Kesehatan, RPJMD,
rencana strategi Dinas Kesehatan Provinsi/Kabupaten/Kota, target kinerja lima
tahunan yang harus dicapai oleh Puskesmas.
3) Tim mengumpulkan data pencapaian kinerja.
4) Tim melakukan analisis kinerja.
5) Tim menyusun pentahapan pencapaian indikator kinerja untuk tiap upaya
Puskesmas dengan penjabaran pencapaian untuk tiap tahun.
6) Tim menyusun program kerja dan kegiatan yang akan dilakukan untuk
mencapai target pada tiap indikator kinerja.
7) Tim menyusun dokumen rencana kinerja lima tahunan untuk disahkan oleh
Kepala Puskesmas.
8) Sosialisasi rencana pada seluruh jajaran Puskesmas.

c. Panduan dalam mengisi matriks rencana kinerja lima tahunan:

1) Nomor: diisi dengan nomor urut.
2) Pelayanan/Upaya Puskesmas: diisi dengan Pelayanan Klinis (Upaya Kesehatan
Perseorangan), dan Upaya Kesehatan Masyarakat yang dilaksanakan di
Puskesmas tersebut, misalnya Upaya KIA, Upaya KB, Upaya PKM, dan
seterusnya.
3) Indikator: diisi dengan indikator-indikator yang menjadi tolok ukur kinerja
Upaya/Pelayanan.
4) Standar: diisi dengan standar kinerja untuk tiap indikator.
5) Pencapaian: diisi dengan pencapaian kinerja tahun terakhir.

32
 6) Target pencapaian: diisi dengan target-target yang akan dicapai pada Tiap
tahap tahunan.
7) Program Kerja: diisi dengan Program Kerja yang akan dilakukan untuk
mencapai target pada tiap tahun berdasarkan hasil analisis kinerja, misalnya
program kerja pengembangan SDM, program kerja peningkatan mutu, program
kerja pengembangan SDM, program kerja pengembangan sarana, dsb.
8) Kegiatan: merupakan rincian kegiatan untuk tiap program yang direncanakan,
misalnya untuk program pengembangan SDM, kegiatan Pelatihan Perawat,
Pelatihan Tenaga PKM, dan sebagainya.
9) Volume: diisi dengan volume kegiatan yang direncanakan untuk tiap tahapan
tahunan.
10)Harga Satuan: harga satuan untuk tiap kegiatan.
11)Perkiraan Biaya: diisi dengan perkalian antara volume dengan harga satuan.
Isi dari rencana strategis atau rencana lima tahunan diketik dengan huruf arial
atau times new roman 12.

5. Perencanaan Tingkat Puskesmas (PTP) Tahunan

Perencanaan adalah: suatu proses kegiatan secara urut yang harus dilakukan
untuk mengatasi permasalahan dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditentukan
dengan memanfaatkan sumberdaya yang tersedia secara berhasil guna dan berdaya
guna.
Perencanaan Tingkat Puskesmas (PTP) diartikan sebagai proses penyusunan
rencana kegiatan Puskesmas pada tahun yang akan datang, dilakukan secara sistematis
untuk mengatasi masalah atau sebagian masalah kesehatan masyarakat diwilayah
kerjanya.
Perencanaan Puskesmas mencakup semua kegiatan upaya Puskesmas yang
dilakukan di Puskesmas baik dalam menjalankan fungsi penyelenggaraan Upaya
Kesehatan Masyarakat (UKM) maupun Upaya Kesehatan Perseorangan (UKP) tingkat
pertama, UKM baik esensial, maupun pengembangan sebagai rencana Tahunan
Puskesmas yang dibiayai oleh pemerintah, baik pemerintah pusat maupun daerah serta
sumber dana lain.

a. Mekanisme Perencanaan Tingkat Puskesmas

33
 Langkah pertama dalam mekanisme Perencanaan Tingkat Puskesmas
(PTP) adalah dengan menyusun Rencana Usulan Kegiatan yang meliputi usulan
mencakup seluruh kegiatan Puskesmas.Penyusunan Rencana Usulan Kegiatan
(RUK) memperhatikan berbagai kebijakan yang berlaku, baik secara global,
nasional maupun daerah sesuai dengan hasil kajian data dan informasi yang
tersedia di Puskesmas. Puskesmas perlu mempertimbangkan masukan dari
masyarakat melalui kajian maupun asupan dari lintas sektoral Puskesmas.
Rencana Usulan Kegiatan harus dilengkapi usulan pembiayaan untuk
kebutuhan rutin, sarana, prasarana dan operasional Puskesmas. RUK yang disusun
merupakan RUK tahun mendatang (H+1).Penyusunan RUK tersebut dilakukan
pada bulan Januari tahun berjalan (H) berdasarkan hasil kajian pencapaian
kegiatan tahun sebelumnya (H-1) dan diharapkan proses penyusunan RUK telah
selesai dilaksanakan di Puskesmas pada akhir bulan Januari tahun berjalan (H).
RUK kemudian dibahas di Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota selanjutnya
terangkum dalam usulan Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota akan diajukan ke
DPRD untuk memperoleh persetujuan pembiayaan dan dukungan politis. Setelah
mendapatkan persetujuan, selanjutnya diserahkan ke Puskesmas melalui Dinas
Kesehatan Kabupaten/Kota.
Berdasarkan alokasi biaya yang telah disetujui tersebut, secara rinci RUK
dijabarkan ke dalam rencana pelaksanaan kegiatan (RPK). Penyusunan RPK
dilaksanakan pada bulan Januari tahun berjalan dalam forum Lokakarya Mini
yang pertama.
b. Tahap penyusunan RUK
1) Tahap persiapan.
Tahap ini mempersiapkan staf Puskesmas yang terlibat dalam proses
penyusunan RUK agar memperoleh kesamaan pandangan dan pengetahuan
untuk melaksanakan tahap-tahap perencanaan.
Kepala Puskesmas membentuk Tim Penyusun PTP yang anggotanya terdiri
dari staf Puskesmas.
2) Tahap analisis situasi.
Tahap ini dimaksudkan untuk memperoleh informasi mengenai keadaan dan
permasalahan yang dihadapi Puskesmas melalui proses analisis terhadap data
yang dikumpulkan tim yang telah ditunjuk oleh Kepala Puskesmas. Data-data

34
 tersebut mencakup data umum, dan data khusus (hasil penilaian kinerja
Puskesmas).
c. Proses Penyusunan RUK
Penyusunan RUK memperhatikan hal-hal untuk mempertahankan kegiatan yang
sudah dicapai pada periode sebelumnya dan memperhatikan program/ upaya yang
masih bermasalah, menyusun rencana kegiatan baru yang disesuaikan dengan
kondisi kesehatan di wilayah tersebut dan kemampuan Puskesmas.
Proses penyusunan RUK terdiri dua tahap, yaitu:
1) Analisis Masalah dan Kebutuhan Masyarakat.
Analisis masalah dan kebutuhan masyarakat dilakukan melalui kesepakatan
Tim Penyusun PTP dan lintas sektoral Puskesmas melalui:
a) Identifikasi masalah dan kebutuhan masyarakat akan pelayanan kesehatan,
melalui analisis kesehatan masyarakat (community health analysis),
b) Menetapkan urutan prioritas masalah,
c) Merumuskan masalah,
d) Mencari akar penyebab, dapat mempergunakan diagram sebab akibat,
pohon masalah, curah pendapat, dan alat lain yang dapat digunakan.
2) Penyusunan RUK
Penyusunan RUK meliputi Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM) dan Upaya
Kesehatan Perseorangan (UKP) tingkat pertama, UKM esensial dan
pengembangan yang meliputi :
a) Kegiatan tahun yang akan datang.
b) Kebutuhan sumber daya.
c) Rekapitulasi rencana usulan kegiatan.

d. Penyusunan Rencana Pelaksanaan Kegiatan

Rencana Pelaksanaan Kegiatan baik Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM)
dan Upaya Kesehatan Perseorangan (UKP) tingkat pertama, UKM esensial dan
pengembangan secara bersama-sama, terpadu dan terintegrasi, dengan langkah-
langkah:
1) Mempelajari alokasi kegiatan,
2) Membandingkan alokasi kegiatan yang disutujui dengan RUK,
3) Menyusun rancangan awal secararinci,

35
4) Mengadakan lokakarya mini,
5) Membuat Rencana PelaksanaanKegiatan.

Gambar 1. Siklus Manajemen Puskesmas

36
6. Penyusunan Kerangka Acuan Program/Kegiatan
Kerangka acuan disusun untuk program atau kegiatan yang akan dilakukan
oleh FKTP. Program/kegiatan yang dibuat kerangka acuan adalah sesuai dengan
Standar Akreditasi, antara lain: Program Pengembangan SDM, Program Peningkatan
Mutu Puskesmas Dan Keselamatan Pasien, Program Pencegahan Bencana, Program
Pencegahan Kebakaran, kegiatan pelatihan triase gawat darurat dan sebagainya.
Dalam menyusun kerangka acuan harus jelas tujuan dan kegiatan-kegiatan
yang akan dilakukan dalam mencapai tujuan. Tujuan dibedakan atas tujuan umum
yang merupakan tujuan secara garis besar dari keseluruhan program/kegiatan, dan
tujuan khusus yang merupakan tujuan dari tiap-tiap kegiatan yang akan dilakukan.
Dalam kerangka acuan harus dijelaskan bagaimana cara melaksanakan kegiatan agar
tujuan tercapai, dengan penjadwalan yang jelas, dan evaluasi serta pelaporan.
Kerangka acuan dapat menggunakan format yang diterapkan di Dinas
Kesehatan Kabupaten/Kota masing-masing atau contoh Sistematika Kerangka Acuan
sebagai berikut:
a. Pendahuluan
Yang ditulis dalam pendahuluan adalah hal-hal yang bersifat umum yang masih
terkait dengan upaya/ kegiatan.
b. Latar belakang
Latar belakang adalah merupakan justifikasi atau alasan mengapa program
tersebut disusun. Sebaiknya dilengkapi dengan data-data sehingga alasan
diperlukan program tersebut dapat lebih kuat.
c. Tujuan umum dan tujuan khusus
Tujuan ini adalah merupakan tujuan Program/kegiatan. Tujuan umum adalah
tujuan secara garis besarnya, sedangkan tujuan khusus adalah tujuan secara rinci.
d. Kegiatan pokok dan rincian kegiatan
Kegiatan pokok dan rincian kegiatan adalah langkah-langkah kegiatan yang harus
dilakukan sehingga tercapainya tujuan Program/kegiatan. Oleh karena itu antara
tujuan dan kegiatan harus berkaitan dan sejalan. Rencana kegiatan dibuat dengan
menyertakan visi dan Tata Nilai UPT Puskesmas Muara Teweh.

37
e. Cara melaksanakan kegiatan
1) Cara melaksanakan kegiatan adalah metode untuk melaksanakan kegiatan
pokok dan rincian kegiatan. Metode tersebut bisa antara lain dengan
membentuk tim, melakukan rapat, melakukan audit, dan lain-lain.
2) Sasaran program adalah target pertahun yang spesifik dan terukur untuk
mencapai tujuan-tujuan upaya/ kegiatan. Sasaran akan lebih mudah dikelola
dan dapat lebih serasi dengan proses anggaran apabila dibuat sesuai dengan
batas-batas tahun anggaran di Puskesmas.
Sasaran yang baik harus memenuhi “SMART”, yaitu:
a) Spesific
Spesifik dan jelas, sehingga dapat dipahami dan tidak ada kemungkinan
kesalahan interpretasi/tidak multi tafsir dan menjawab masalah.
b) Measurable
Dapat diukur secara obyektif baik yang bersifat kuantitatif maupun
kualitatif, yaitu dua atau lebih mengukur indikator kinerja mempunyai
kesimpulan yang sama.
c) Achievable
Dapat dicapai dengan sumber daya yang tersedia, penting, dan harus
berguna untuk menunjukkan keberhasilan masukan, keluaran, hasil,
manfaat, dan dampak serta proses.
d) Relevan/Realistic
Indikator kinerja harus sesuai dengan kebijakan yang berlaku.
e) Efective
Data/informasi yang berkaitan dengan indikator kinerja yang bersangkutan
dapat dikumpulkan, diolah, dan dianalisis dengan biaya yang tersedia.
f) Sensitive
Harus cukup fleksibel dan sensitif terhadap perubahan/penyesuaian
pelaksanaan dan hasil pelaksanaan kegiatan.
g) Time spesific
Jelas kapan harus tercapai tujuan yang ditetapkan (target bulanan,
triwulan, tahunan dsb
f. Jadwal pelaksanaan kegiatan
Jadwal adalah merupakan perencanaan waktu untuk tiap rincian kegiatan yang
akan dilaksanakan, yang digambarkan dalam bentuk bagan.
38
g. Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan
Yang dimaksud dengan evaluasi pelaksanaan kegiatan adalah evaluasi
pelaksanaan kegiatan terhadap jadwal yang direncanakan. Jadwal tersebut akan
dievaluasi setiap berapa bulan sekali (kurun waktu tertentu), sehingga apabila dari
evaluasi diketahui ada pergeseran jadwal atau penyimpangan jadwal, maka dapat
segera diperbaiki sehingga tidak mengganggu Program/kegiatan secara
keseluruhan. Karena itu yang ditulis dalam kerangka acuan adalah kapan (setiap
kurun waktu berapa lama) evaluasi pelaksanaan kegiatan dilakukan dan siapa
yang melakukan.
Yang dimaksud dengan pelaporannya adalah bagaimana membuat laporan
evaluasi pelaksanaan kegiatan tersebut dan kapan laporan tersebut harus dibuat.
Jadi yang harus ditulis di dalam kerangka acuan adalah cara bagaimana membuat
laporan evaluasi dan kapan laporan tersebut harus dibuat dan ditujukan kepada
siapa.
h. Pencatatan, Pelaporan dan Evaluasi Kegiatan
Pencatatan adalah catatan kegiatan dan yang ditulis dalam kerangka acuan adalah
bagaimana melakukan pencatatan kegiatan atau membuat dokumentasi kegiatan.
Pelaporan adalah bagaimana membuat laporan program dan kapan laporan harus
diserahkan dan kepada siapa saja laporan tersebut harus diserahkan.
Evaluasi kegiatan adalah evaluasi pelaksanaan Program/kegiatan secara
menyeluruh. Jadi yang ditulis di dalam kerangka acuan, bagaimana melakukan
evaluasi dan kapan evaluasi harus dilakukan.
Jika diperlukan, dapat ditambahkan butir-butir lain sesuai kebutuhan, tetapi tidak
diperbolehkan mengurangi, misalnya rencana pembiayaan dan anggaran.
i. Penutup
Bagian penutup memuat kesimpulan penyelarasan kegiatan dengan visi dan tata
nilai UPT Puskesmas Muara Teweh.
Pengetikan kerangka acuan sama dengan prinsip pengetikan panduan/pedoman
maupun manual mutu, yaitu diketik dengan huruf times new roman 12 dan dicetak
pada kertas ukuran A4 dengan margin atas dan kiri 3 cm, kanan dan bawah 2 cm.
Format untuk koper/sampul depan setiap kerangka acuan dapat dilihat di
lampiran dari isi pedoman ini.

39
7. Standar operasional prosedur (SOP)
Terdapat sejumlah pengertian istilah prosedur, diantaranya:

a. Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian instruksi tertulis yang

dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi,
bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan
(Permenpan No. 035 tahun 2012).
b. Instruksi kerja adalah petunjuk kerja terdokumentasi yang dibuat secara rinci, dan
bersifat instruktif, yang dipergunakan oleh pekerja sebagai acuan dalam
melaksanakan suatu pekerjaan spesifik agar dapat mencapai hasil kerja sesuai
persyaratan yang telah ditetapkan.
c. Langkah di dalam penyusunan instruksi kerja, sama dengan penyusunan prosedur,
namun ada perbedaan, instruksi kerja adalah suatu proses yang melibatkan satu
bagian/unit/ profesi, sedangkan prosedur adalah suatu proses.
d. yang melibat lebih dari satu bagian/ unit/ profesi. Prinsip dalam penyusunan
prosedur dan instruksi kerja adalah kerjakan yang ditulis, tulis yang dikerjakan,
buktikan dan tindak-lanjut, serta dapat ditelusur hasilnya.
e. Istilah Standar Operasional Prosedur (SOP) digunakan di UU Nomor 29
Tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran dan UU Nomor 36 tahun 2009
tentang Kesehatan dan UU Nomor75 tahun 2014 tentang Puskesmas.
f. Beberapa Istilah Prosedur yang sering digunakan yaitu:
 Prosedur yang telah ditetapkan disingkat Protap,
 Prosedur untuk panduan kerja (prosedur kerja, disingkat PK),
 Prosedur untuk melakukan tindakan,
 Prosedur penatalaksanaan,
 Petunjuk pelaksanaan disingkat Juklak,
 Petunjuk pelaksanaan secara teknis, disingkat Juknis,
 Prosedur untuk melakukan tindakan klinis: protokol klinis, Algoritma/Clinical
Pathway.
Karena beraneka ragamnya istilah tentang prosedur dan untuk menghindari salah
tafsir serta dalam rangka menyeragamkan istilah maka dalam pedoman
penyusunan dokumen ini digunakan istilah “Standar Operasional Prosedur“ (SOP)
sebagaimana yang tercantum dalam Permenpan Nomor 35 tahun 2012.

40
 Prosedur yang dimaksud dalam Istilah “Standar Operasional Prosedur (SOP)”
bersifat institusi maupun perorangan sebagai profesi sehingga dianggap lebih
tepat karena prosedur yang dimaksud dalam pedoman penyusunan dokumen
akreditasi FKTP ini adalah prosedur yang bersifat institusi maupun perorangan
sebagai profesi, sementara istilah “Standar Operasional Prosedur(SOP)” yang
dipergunakan dalam undang-undang Praktik Kedokteran maupun dalam undang-
undang Kesehatan lebih bersifat perorangan sebagai profesi.
g. Tujuan Penyusunan SOP
Agar berbagai proses kerja rutin terlaksana dengan efisien, efektif, konsisten/
seragam dan aman, dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan melalui
pemenuhan standar yang berlaku.
h. Manfaat SOP
 Memenuhi persyaratan standar pelayanan Puskesmas
 Mendokumentasi langkah-langkah kegiatan
 Memastikan staf Puskesmas memahami bagaimana melaksanakan
pekerjaannya.
i. Format SOP
Prinsipnya adalah “Format” SOP yang digunakan dalam satu institusi harus
“SERAGAM’.

Format isian SOP UPT Puskesmas Muara Teweh adalah sebagai berikut:

41
 KREDENSIAL
No. Dokumen :01/SOP/PKM-MT/2019
No. Revisi :-

SOP Tanggal Terbit: 20 Desember 2018

Halaman :
UPTPUSKESMAS dr. Derajad Hasti Parlina
MUARA TEWEH NIP.197608062006042028

1. Pengertian
2. Tujuan
3. Kebijakan
4. Referensi
5. Prosedur
6. Bagan Alir
7. Unit Terkait
8. Dokumen
terkait

9. Rekaman Histori

No Halaman Yang dirubah Perubahan Diberlakukan Tgl.

Penjelasan Petujuk Pengisian SOP

1) Logo:
bagi Puskesmas, logo yang dipakai adalah logo Pemerintah kabupaten/kota,
dan lambang Puskesmas.Logo Pemerintah Daerah dan Logo Bakti Husada
dibuat dengan ukuran 3 cm persegi.
2) Heading hanya dicetak halaman pertama.
Otak Kop/Heading diisi sebagai berikut:
a) Kotak FKTP diberi Logo pemerintah daerah dan Logo Bakti Husada, Nama
Kepala Puskesmas dan nama Puskesmas.
b) Nama UPT Puskesmas Muara Teweh diketik dengan ukuran huruf 11 dan
dibold.

42
 c) Nama Kepala UPT Puskesmas Muara Teweh diketik dengan ukuran huruf
10 dan dibold. NIP Kepala Puskesmas diketik dengan ukuran huruf yang
sama dengan nam, diketik tanpa jarak dan tidak dibold.
d) Kotak Judul diberi Judul /nama SOP sesuai proses kerjanya, diketik dengan
huruf Kapital Times New Roman dengan ukuran huruf 12.
e) Tulisan SOP diketik dengan huruf Times Roman ukuran 18.
f) Nomor Dokumen: diisi sesuai dengan ketentuan penomeran yang berlaku di
Puskesmas yang bersangkutan, dibuat sistematis agar ada keseragaman.
g) No. Revisi: diisi dengan status revisi, dapat menggunakan huruf atau angka.
h) Tanggal terbit: diberi tanggal sesuai tanggal terbitnya atau tanggal
diberlakukannya SOP tersebut.
3) Halaman: diisi nomor halaman dengan mencantumkan juga total halaman untuk
SOP tersebut (misal 1/5). Namun, di tiap halaman selanjutnya dibuat footer
misalnya pada halaman kedua: 2/5, halaman terakhir: 5/5.Ditetapkan Kepala
Puskesmas: diberi tandatangan Kepala Puskesmas dan nama jelasnya.
4) Isi SOP
Isi SOP diketik dengan huruf times new roman ukuran 12 dengan jarak 1
spasi,.Isi dari SOP setidaknya adalah sebagai berikut:
a) Pengertian: diisi defenisi judul SOP, dan berisi penjelasan dan atau definisi
tentang istilah yang mungkin sulit dipahami atau menyebabkan salah
pengertian/menimbulkan multi persepsi.
b) Tujuan: berisi tujuan pelaksanaan SOP secara spesifik. Kata kunci: “
Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk ……”. \
c) Kebijakan: berisi kebijakan (SK Kepala Puskesmas) yang menjadi dasar
dibuatnya SOP tersebut.
d) Referensi: berisi dokumen eksternal sebagai acuan penyusunan SOP, bisa
berbentuk buku, peraturan perundang-undangan, ataupun bentuk lain
sebagai bahan pustaka.
e) Langkah-langkah prosedur: bagian ini merupakan bagian utama yang
menguraikan langkah-langkah kegiatan untuk menyelesaikan proses kerja
tertentu.
f) Unit terkait: berisi unit-unit yang terkait dan atau prosedur terkait dalam
proses kerja tersebut.

43
g) Dari keenam isi SOP sebagaimana diuraikan di atas, dapat ditambahkan
antara lain: bagan alir, dokumen terkait.
h) Diagram Alir/Bagan Alir (Flow Chart):
i) Di dalam penyusunan prosedur maupun instruksi kerja sebaiknya dalam
langkah-langkah kegiatan dilengkapi dengan diagram alir/ bagan alir untuk
memudahkan dalam pemahaman langkah-langkahnya. Adapun bagan alir
secara garis besar dibagi menjadi dua macam, yaitu diagram alir makro dan
diagram alir mikro.
(1) Diagram alir makro, menunjukkan kegiatan-kegiatan secara garis
besar dari proses yang ingin kita tingkatkan, hanya mengenal satu
simbol, yaitu simbol balok:

(2) Diagram alir mikro, menunjukkan rincian kegiatan-kegiatan dari tiap

tahapan diagram makro, bentuk simbol sebagai berikut:
 Awal Kegiatan

 Akhir Kegiatan

 Simbol Keputusan Ya

Tidak

 Penghubung

 Dokumen

 Arsip

44
 SOP dicetak di kertas F4 dengan margin atas, bawah, kiri dan kanan
masing-masing 2 cm.

3) Syarat penyusunan SOP :

a) Perlu ditekankan bahwa SOP harus ditulis oleh mereka yang melakukan
pekerjaan tersebut atau oleh unit kerja tersebut. Tim atau panitia yang ditunjuk
oleh Kepala Puskesmas hanya untuk menanggapi dan mengkoreksi SOP
tersebut. Hal tersebut sangatlah penting, karena komitmen terhadap
pelaksanaan SOP hanya diperoleh dengan adanya keterlibatan personel/unit
kerja dalam penyusunan SOP.
b) SOP harus merupakan flow charting dari suatu kegiatan. Pelaksana atau unit
kerja agar mencatat proses kegiatan dan membuat alurnya kemudian Tim Mutu
diminta memberikan tanggapan.
c) Di dalam SOP harus dapat dikenali dengan jelas siapa melakukan apa, dimana,
kapan, dan mengapa.
d) SOP jangan menggunakan kalimat majemuk. Subjek, predikat dan objek SOP
harus jelas.
e) SOP harus menggunakan kalimat perintah/instruksi bagi pelaksana dengan
bahasa yang dikenal pemakai.
f) SOP harus jelas, ringkas, dan mudah dilaksanakan
g) Untuk SOP pelayanan pasien maka harus memperhatikan aspek keselamatan,
keamanan dan kenyamanan pasien. Untuk SOP profesi harus mengacu kepada
standar profesi, standar pelayanan, mengikuti perkembangan Ilmu Pengetahuan
dan Teknologi (IPTEK) kesehatan, dan memperhatikan aspek keselamatan
pasien.
4) Evaluasi SOP dilakukan terhadap isi maupun penerapan SOP
a) Evaluasi SOP dilaksanakan sesuai kebutuhan masing-masing unit kerja.
b) Hasil evaluasi: SOP masih tetap bisa dipergunakan, atau SOP tersebut perlu
diperbaiki/direvisi. Perbaikan/revisi isi SOP bisa dilakukan sebagian atau
seluruhnya.
c) Perbaikan/ revisi perlu dilakukan bila:
 Alur SOP sudah tidak sesuai dengan keadaan yang ada,
 Adanya perkembangan Ilmu dan Teknologi (IPTEK) pelayanan kesehatan,
 Adanya perubahan organisasi atau kebijakan baru,
45
  Adanya perubahan fasilitas.
d) Peraturan Kepala FKTP tetap berlaku meskipun terjadi penggantian Kepala
FKTP.

C. Tata Naskah Surat-Surat Resmi

Naskah yang dirumuskan dalam bentuk bukan produk-produk hukum berupasurat-
surat resmi adalah alat penyampaian berita secara tertulis yang berisi pemberitahuan,
pertanyaan, permintaan jawaban atau saran dan sebagainya.
Dalam pasal 30 Peraturan Bupati Barito Utara Nomor 02 Tahun 2011 tentang
Tata Naskah di Lingkungan Dinas Pemerintah Daerah Barito Utara, jenis-jenis surat yang
ditanda tangani oleh kepala UPT adalah surat biasa, surat keterangan, surat perintah, surat
perjanjian, surat perintah tugas, surat perintah perjalanan dinas, surat kuasa, surat
undangan, surat undangan, surat keterangan melaksanakan tugas, surat panggilan, nota
dinas nota pengajuan konsep naskah dinas, lembar disposisi, telah staf, pengumuman,
laporan, rekomendasi, berita acara, memo dan daftar hadir.

1. Kop Surat
Format buat kop surat :
PEMERINTAH KABUPATEN BARITO UTARA
DINAS KESEHATAN
UPT PUSKESMAS MUARA TEWEH
Jalan AIS Nasution Nomor 21, Telepon (0519) 21324 Muara Teweh, Kab. Barito Utara
Provinsi Kalimantan Tengah – 73811, email : pkmmtw@baritoutarakab.go.id

Keterangan :
1. Penulisan dengan huruf Times New Roman satu spasi :
a. Tulisan nama PEMERINTAH DAERAH, DINAS KESEHATAN diketik
dengan huruf Arial 14 tanpa bold.
b. Tulisan nama UPT PUSKESMAS MUARA TEWEH diketik dengan huruf
Arial 18 dan dicetak bold.
c. Spasi 1 lines.
d. Tulisan alamat Jalan, dengan huruf Arial9.
2. Logo Pemerintah Daerah Kabupaten Barito Utara dan Logo Puskesmas
a. Logo daerah dengan ukuran maksimal 2,5 x 2 (lebar x panjang) di sebelah kiri
dan logo Puskesmas di sebelah kanan
46
 b. Warna sesuai dengan warna asli/standar logo Kabupaten Barito Utara, dengan
cetak warna dan logo Puskesmas berwarna.
3. Batas/jarak atas tepi kertas dengan logo Kabupaten Barito Utara ± 2 cm

2. Penomoran Surat Resmi

Format penomoran Surat untuk Puskesmas Muara Teweh telah dijelaskan pada
halaman 8 pedoman ini.Nomor ditulis sesuai dengan urut nomor yang ada di buku
register surat keluar.

Adapun Pedoman Tata Naskah jenis-jenis surat-surat resmi Puskesmas Muara Teweh
adalah sebagai berikut :

1. Surat Keterangan
Surat keterangan adalah naskah yang berisi informasi mengenai hal atau seseorang
untuk kepentingan kedinasan.

Bentuk dan susunan surat keterangan adalah sebagai berikut.

a. Kepala
1) Kop surat keterangan terdiri logo Kabupaten Barito Utara dan logo
Puskesmas.
2) Tulisan surat keterangan seluruhnya menggunakan huruf kapital dan
diletakkan di tengah margin.
3) Nomor surat ditulis di bawah tulisan surat keterangan dan diletakkan di
tengah margin.
b. Batang Tubuh
Batang tubuh memuat nama dan jabatan pihak yang memberikan keterangan dan
pihak yang diterangkan serta maksud dan tujuan diterbitkan keterangan.
c. Kaki
Bagian kaki terdiri atas
1. tempat, tanggal, bulan, tahun;
2. nama jabatan;
3. tanda tangan;
4. nama Kepala Puskesmas yang membuat surat keterangan, dan
5. stempel jabatan/instansi.

47
 6. Hal yang perlu diperhatikan adalah posisi bagian kaki terletak pada bagian
kanan bawah.

2. Surat Perintah Tugas

Surat perintah adalah naskah yang dibuat oleh Kepala Puskesmas dan memuat
perintah yang harus dilakukan.

a. Kepala
 Kop surat keterangan terdiri logo Kabupaten Barito Utara dan logo Puskesmas.
 Tulisan Surat Perintah seluruhnya menggunakan huruf kapital dan diletakkan
di tengah margin.
 Nomor surat ditulis di bawah tulisan Surat Perintah dan diletakkan di tengah
margin.
b. Batang Tubuh
 Dasar – dasar pemberian penugasan (terdiri atas peraturan Bupati dan Undangan
jika ada)
 Diktum dimulai dengan kata Memerintahkan ditulis dengan huruf kapital
diletakkan di tengah margin, diikuti kata kepada di tepi kiri, serta nama dan
jabatan pegawai yang mendapat perintah. Di bawah kepada ditulis untuk disertai
tugas-tugas yang harus dilaksanakan.
c. Kaki
Bagian kaki terdiri atas:
 tempat dan tanggal surat perintah;
 jabatan Kepala Puskesmas yang menandatangani, ditulis dengan huruf awal
kapital, diakhiri dengan tanda baca koma;
 paraf bawahan langsung dari Kepala Puskesmas penanda tangan surat di
sebelah kiri nama jabatan penanda tangan;
 tanda tangan Kepala Puskesmas yang memerintahkan;
 nama lengkap Kepala Puskesmas yang menandatangani surat;
 stempel.
Hal yang perlu diperhatikan adalah sebagai berikut:
Surat Perintah Tugas tidak berlaku lagi setelah perintah dilaksanakan atau
masa berlakunya berakhir.

48
3. Surat Izin;
Surat izin adalah surat yang berisi informasi tentang pemberian izin kepada seseorang
untuk melakukan sesuatu atau tidak melakukan sesuatu.

a. Kepala
1) Tulisan “SURAT IJIN CUTI BESAR/TAHUNAN“ ditempatkan ditengah-
tengah isi naskah;
2) Nomor ditempatkan dibawah tulisan “SURAT IJIN CUTI
BESAR/TAHUNAN“
b. Isi Surat Cuti berisi Data Pegawai yang cuti dan tanggal
c. Bagian Akhir
1. Nama tempat, Tanggal, Bulan dan Tahun;
2. Nama Jabatan pembuat Rekomendasi;
3. Tanda tangan Kepala Puskesmas;
4. Nama Jelas;
5. Stempel jabatan/instansi.
Formatnaskah surat izin diketik dengan huruf Times New Roman 12 dan dicetak
dengan kertas F4.

4. Surat Kuasa
Surat kuasa adalah surat pernyataan pelimpahan wewenang dari Kepala Puskesmas
kepada Penanggungjawab/pegawai bawahannya atau orang lain guna bertindak dan
atas namanya melakukan suatu perbuatan hukum mengenai hak dan wewenang yang
tersebut di dalamnya.

Bentuk dan susunan surat kuasa adalah sebagai berikut.

a. Kepala
1) Kop surat kuasa terdiri atas logo.
2) Tulisan surat kuasa seluruhnya menggunakan huruf kapital dan diletakkan di
tengah margin.
3) Nomor surat ditulis di bawah tulisan Surat Kuasa dan diletakkan di tengah
margin.
b. Batang Tubuh
1. Batang tubuh diawali dengan kata “Yang Bertanda Tangan di bawah ini: “
yang dilanjutkan dengan Nama dan Jabatan pemberi Kuasa

49
 2. Diktum “MEMBERI KUASA” ditulis dengan huruf kapital diletakkan di
tengah margin, diikuti kata kepada di tepi kiri, serta nama, jabatan, NIP pihak
yang diberi kuasa dan dilanjukan dengan kata ”untuk ”
c. Kaki
Bagian kaki terdiri atas
1. tempat, tanggal, bulan, dan tahun pembuatan;
2. tanda tangan dan nama jelas pihak pemberi kuasa dan penerima kuasa,
penerima kuasa terletak di sebelah kanan dan pemberi kuasa terletak disebelahkiri.
Format naskah surat kuasa diketik dengan huruf Times New Roman 12 dan
dicetak dengan kertas F4.

5. Surat Undangan
Surat undangan adalah surat yang memuat undangan kepada Kepala
Puskesmas/pegawai pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara tertentu,
misalnya rapat, pertemuan, dan sebagainya.

Bentuk dan susunan surat undangan adalah sebagai berikut:

a. Kepala
1) Kop surat undangan terdiri atas logo;
2) Tanggal pembuatan surat diletakkan di sebelah kanan atas;
3) Nomor, lampiran, dan perihal ditulis di sebelah kiri;
4) Kata Kepada Yth:terletak di sebelah kanan sejajar di bawah tempat tanggal
surat.
b. Batang Tubuh
1) Bagian batang tubuh terdiri atas alinea pembuka, isi dan penutup;
2) Bagian Isi terdiri dari Hari, Tanggal, Pukul, Tempat, dan Acara.
c. Kaki, terdiri atas
1) nama jabatan;
2) tanda tangan;
3) nama lengkap;
4) stempel digunakan sesuai dengan ketentuan penggunaan;
5) catatan terletak di bawah jika dibutuhkan.
Format Naskah surat undangan diketik dengan huruf Times New Roman
12 dan dicetak dengan kertas F4.

50
6. Pengumuman
Pengumuman adalah naskah yang memuat pemberitahuan yang ditujukan pada
pegawai di lingkungan Puskesmas Muara Teweh.

Bentuk dan susunan pengumuman adalah sebagai berikut.

a. Kepala
1) Kop surat terdiri atas logo.
2) Kata Pengumuman dicantumkan di tengah margin dan ditulis dengan huruf
kapital.
3) Nomor ditulis di bawah Pengumuman
4) Kata Tentangdicantumkan di bawah pengumuman ditulis dengan huruf kapital.
5) Rumusan judul pengumuman ditulis dengan huruf kapital simetris di bawah
tentang.
b. Batang Tubuh, memuat:
1. alasan tentang perlunya dibuat pengumuman;
2. peraturan yang menjadi dasar pembuatan pengumuman;
3. pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak;
4. informasi tentang sesuatu yang perlu diketahui oleh objek target pengumuman.
c. Kaki, terdiri atas :
1. tempat dan tanggal penetapan;
2. jabatan Kepala Puskesmas yang menetapkan, ditulis dengan huruf awal kapital,
diakhiri dengan tanda baca koma;
3. tanda tangan Kepala Puskesmas yang menetapkan;
4. nama lengkap yang menandatangani;
5. stempel.

7. Laporan
Laporan adalah naskah yang berisi informasi mengenai pertanggung jawaban
seorang Kepala Puskesmas atau pegawai kepada atasannya sehubungan dengan
pelaksanaan tugas yang diberikan/dipercayakan kepadanya. Laporan dibuat dan
ditandatangani oleh Kepala Puskesmas atau pegawai yang diserahi tugas.

Bentuk dan susunan laporan adalah sebagai berikut.

a. Sampul

51
 Pada sampul laporan memuat judul laporan yang ditulis dengan huruf kapital,
nama Kepala Puskesmas yang menyusun laporan dan tahun penyusunan laporan.
b. Isi laporan
1. Pendahuluan memuat penjelasan umum, maksud dan tujuan, ruang lingkup,
dan dasar laporan.
2. Materi laporan terdiri atas kegiatan yang dilaksanakan, hasil pelaksanaan
kegiatan, hambatan yang dihadapi, dan hal lain yang perlu dilaporkan.
3. Simpulan dan saran perlu disampaikan sebagai bahan pertimbangan.
4. Penutup merupakan akhir laporan memuat harapan dan ucapan terima kasih.
Format Naskah Laporan diketik dengan huruf Times New Roman 12 dan
dicetak dengan kertas F4.

8. Surat Pengantar
Surat pengantar adalah naskah yang berisikan penjelasan singkat atau informasi
mengenai suatu pengiriman yang digunakan untuk mengantar/ menyampaikan barang
atau naskah.
Bentuk dan susunan surat pengantar adalah sebagai berikut.
a. Kepala
1) Kop surat pengantar terdiri atas logo.
2) Tempat ,tangga, dan Alamat ditulis di sebelah kanan.
3) Kata Surat Pengantar ditulis di margin tengah dengan huruf kapital dilanjukan
dengan Nomor
4) Tulisan Surat Pengantar menggunakan huruf kapital diletakkan ditengah
margin.
b. Batang Tubuh
Batang tubuh surat pengantar berbentuk kolom, dan memuat :
1) nomor urut,
2) jenis naskah dinas yang dikirim,
3) banyaknya naskah/barang, dan
4) keterangan.
c. Kaki
Bagian kaki kanan adalah kolom pengirim, sedangkan di kaki kiri adalah kolom
penerima.
Pengirim (di sebelah kanan), terdiri atas :
52
 d. nama jabatan pembuat pengantar,
e. tanda tangan,
f. nama dan
g. stempel jabatan/instansi.
Penerima (disebelah kiri), terdiri atas :
h. tempat dan tanggal penerimaan,
i. nama jabatan penerima,
j. tanda tangan,
k. nama dan
l. stempel jabatan atau instansi.
Hal yang perlu diperhatikan adalah bahwa surat pengantar dibuat
rangkap dua, lembar pertama untuk penerima, dan lembar kedua untuk
pengirim.

9. Lembar Disposisi
Lembar Disposisi adalah alat komunikasi tertulis yang ditujukan kepada
bawahan yang berisi informasi atau perintah. Lembar Disposisi dibuat diatas kertas
ukuran ¼ folio.

Lembar Disposisiterdiri atas :

1. Kop surat pengantar terdiri atas.
2. Tulisan Lembar Disposisiditulis pada margin dengan huruf kapital
3. Kolom Sebelah Kiri menjelaskan tentang data asal surat terdiri dari “Surat dari,
Tanggal Surat, Nomor Surat, dan Perihal“
4. Kolom Sebelah Kanan menjelaskan tentang penerimaan surat terdiri dari “
Diterima tanggal, Nomor Agenda, Diteruskan kepada “
Tulisan Isi Disposisi ditulis pada margin dengan huruf kapital.
10. Berita Acara
Berita Acara adalah Naskah yang berisi pernyataan yang bersifat pengesahan atas
sesuatu kejadian, peristiwa, perubahan status dan lain-lain bagi suatu permasalahan
baik berupa perencanaan, pelaksanaan maupun pengendalian kebijaksanaan Kepala.

Bentuk dan susunan berita acara serah terima adalah sebagai berikut:
a. Kepala
1) Kop berita acara terdiri atas logo.

53
 2) Tulisan berita acara ditulis seluruhnya dengan huruf kapital dan diletakkan
di tengah margin. Dan dilanjutkan dengan Nomor di bawahnya.
b. Batang Tubuh
Batang tubuh memuat hal-hal berikut :
1. Kalimat pertama diawali dengan frasa Pada hari ini diikuti dengan tanggal,
bulan, dan tahun;
2. Identitas para pihak yang melaksanakan kegiatan;
3. Kegiatan yang dilaksanakan;
4. Kalimat penutup dengan frasa Demikian berita acara ini dibuat dengan
rangkap …… untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya..
c. Kaki
Bagian kaki memuat hal-hal berikut :
1. Nama tempat;
2. Tanggal, bulan, tahun;
3. Tanda tangan para pihak;
4. Nama jelas penanda tangan;
5. Stempel jabatan / instansi;
Hal yang perlu diperhatikan adalah bahwa saksi ditulis pada bagian tengah
bawah dengan mencantumkan nama dan tanda tangan.

11. Rekomendasi
Rekomendasi adalah Naskah yang berisikan keterangan / penjelasan atau catatan
dari Penanggungjawab Program yang berwenang tentang sesuatu hal urusan yang
dapat dijadikan bahan pertimbangan oleh Kepala Puskesmas.

Rekomendasi terdiri atas :

a. Kepala
1) Tulisan “Rekomendasi “ ditempatkan ditengah-tengah isi naskah;
2) Nomor ditempatkan dibawah tulisan “Rekomendasi \“;
3) Tulisan “Tentang “;
4) Nama / Judul Rekomendasi.
b. Isi Rekomendasi dirumuskan dalam bentuk uraian.
c. Bagian Akhir Rekomendasi terdiri atas :
1) Nama tempat, Tanggal, Bulan dan Tahun;

54
 2) Nama Jabatan pembuat Rekomendasi;
3) Tanda tangan Kepala Puskesmas;
4) Nama Jelas;
5) Stempel jabatan/instansi.

12. Daftar Hadir

Daftar Hadir adalah Naskah yang dipergunakan untuk mencatat dan mengetahui
kehadiran seseorang.

Daftar Hadir terdiri atas :

a. Kepala Daftar Hadir terdiri atas :

Tulisan “Daftar Hadir“ ditempatkan ditengah-tengah lembar naskah;
Hari, Tanggal, Waktu Tempat, dan Acara ditulis dibawah tulisan Daftar Hadir
sebelah kiri.
b. Isi Daftar Hadir terdiri atas :
1. Kolom nomor urut;
2. Kolom nama;
3. Kolom jabatan;
4. Kolom Unit Kerja
5. Kolom tanda tangan/paraf;
c. Kaki
1) Tempat, Tanggal, Bulan dan Tahun;
2) Nama Jabatan
3) Tanda tangan Kepala Puskesmas;
4) Nama Jelas;
5) Pangkat dan NIP

13. Notulen
Notulen adalah Naskah Dinas yang memuat catatan jalannya kegiatan, rapat,
Lokakarya Mini Puskesmas mulai dari acara pembukaan, pembahasan masalah
sampai dengan pengambilan Peraturan serta penutupan.

Bentuk dan susunan notulen adalah sebagai berikut:

a. Kepala

55
 1) Pada bagian tengah kertas berisi kata notulen yang ditulis dengan huruf
kapital;

2) Sebelah kiri di bawah kata risalah berisi jenis rapat, hari / tanggal, waktu,
dan tempat;

b. Notulen berisi uraian tentang pokok bahasan, usulan/keputusan rapat, dan

keterangan.
c. Kaki notulen memuat :
1. nama jabatan dan nama jelas penanda tangan risalah,
2. nama jabatan dan nama jelas pembuat notulen.

BAB IV
PENERAPAN TATA PERSURATAN

56
Dalam Penerapan Tata Surat harus memperhatikan beberapa hal, yaitu sebagai berikut:
1. Penyelenggaraan urusan kedinasan melalui surat-menyurat dinas harus dilaksanakan
secara cermat agar tidak menimbulkan salah penafsiran.
2. Koordinasi antar Penanggungjawab terkait, hendaknya dilakukan dengan mengutamakan
metode yang paling cepat dan tepat, misalnya diskusi, kunjungan pribadi dan jaringan
telepon. Jika dalam menyusun surat dinas diperlukan koordinasi, petugas yang
bersangkutan melakukannya mulai tahap penyusunan draft, sehingga perbaikan pada
konsep final dapat dihindari.
3. Urusan kedinasan yang dilakukan dengan menggunakan tatacara dan prosedur surat
menyurat harus menggunakan sarana komunikasi resmi.
Batas waktu jawaban surat disesuaikan dengan sifat surat yang bersangkutan :
b. Amat segera/kilat, dengan batas waktu 24 jam setelah surat diterima.
c. Segera, dengan batas waktu 2 x 24 jam setelah surat diterima, dan
d. Biasa, dengan batas waktu maksimum 5 hari kerja.
4. Waktu penandatanganan surat harus memperhatikan jadwal pengirim surat yang berlaku
di Puskesmas Muara Teweh dan segera dikirim setelah ditandatangani.
5. Penggandaan/Salinan Surat hanya diberikan kepada yang berhak dan memerlukan,
dinyatakan dengan memberikan alamat yang dimaksud dalam “Tembusan”. Salinan surat
dibuat terbatas hanya untuk kebutuhan sebagai berikut:
a. Salinan Tembusan adalah Salinan surat yang disampaikan kepada pejabat yang
secara fungsional terkait.
b. Salinan Laporan adalah salinan surat yang disampaikan kepada pejabat yang
berwenang, dan.
c. Salinan untuk arsip adalah salinan surat yang disimpan untuk kepentingan
pengelolaan arsip.
6. Tembusan surat disampaikan kepada unit kerja terkait, sedangkan lampiran hanya
disampaikan kepada unit yang bertanggung jawab.

7. Tingkat Keamanan.
a. Sangat Rahasia disingkat (SR), tingkat keamanan isi surat yang tertinggi, sangat erat
hubungannya dengan keamanan dan keselamatan Puskesmas Muara Teweh. Jika

57
 disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak, akan
membahayakan keamanan dan keselamatan Puskesmas Muara Teweh.
b. Rahasia disingkat (R), tingkat keamanan isi surat yang berhubungan erat dengan
keamanan dan keselamatan Puskesmas Muara Teweh. Jika disiarkan secara tidak sah
atau jatuh ke tangan yang tidak berhak akan merugikan Puskesmas Muara Teweh.
c. Biasa disingkat (B), tingkat keamanan isi suatu surat yang tidak termasuk dalam butir
a sampai dengan c, namun tidak berarti bahwa isi surat tersebut dapat disampaikan
kepada yang tidak berhak mengetahuinya.
8. Kecepatan penyampaian.
a. Amat Segera/Kilat, surat harus diselesaikan/ dikirim / disampaikan pada hari yang
sama dengan batas waktu 24 jam;
b. Segera, surat harus diselesaikan / dikirim / disampaikan dalam waktu 2 x 24 jam; dan
c. Biasa, surat harus diselesaikan / dikirim / disampaikan menurut yang diterima oleh
bagian pengiriman, sesuai dengan jadwal perjalanan kurir, batas waktu 5 hari.
9. Surat dengan Tingkat Keamanan Tertentu (Sangat Rahasia dan Rahasia) harus dijaga
keamanannya. Tanda tingkat keamanan ditulis dengan cap (tidak diketik), berwarna
merah pada bagian atas dan bawah setiap halaman surat. Jika surat tersebut dibuat
salinan, cap tingkat keamanan pada salinan harus dengan warna yang sama dengan warna
cap pada surat asli.
10. Penggunaan Kertas Surat.
Kertas yang digunakan adalah HVS ukuran F4 - 70 gram dan berlogo Puskesmas Muara
Teweh atau disesuaikan dengan kebutuhan, antara lain untuk kegiatan surat-menyurat,
penggandaan dan dokumen pelaporan dan atau jika nasakan perjanjian mengunakan
kertas HVS ukuran F4 - 70 gram.

DAFTAR PUSTAKA

58
1. Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama,
Direktorat Bina Upaya Kesehatan Dasar Tahun 2017.
2. Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama,
Direktorat Bina Upaya Kesehatan Dasar Tahun 2015.
3. Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah Kementerian Pendayagunaan Aparatur
Negara Dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Tahun 2012
4. Peraturan Bupati Barito Utara Nomor 02 Tahun 2011 tentang Tata Naskah Dinas di
Lingkungan Pemerintah Kabupaten Barito Utara.

59