KEBIJAKAN

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

(SOP)
ADMINISTRASI PEMERINTAHAN

KEMENTERIAN PAN DAN RB

LOGO2013
 PENGERTIAN

Standar Operasional Prosedur (SOP)

serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai
berbagai proses penyelenggaraan administrasi
pemerintahan, bagaimana dan kapan harus dilakukan,
dimana dan oleh siapa dilakukan.

Administrasi Pemerintahan
pengelolaan proses pelaksanaan tugas dan fungsi
pemerintahan yang dijalankan oleh organisasi pemerintah.

SOP Administrasi Pemerintahan (SOP AP)

standar operasional prosedur dari berbagai proses
penyelenggaraan administrasi pemerintahan yang sesuai
dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
POSISI KEBIJAKAN DALAM PERATURAN
PERUNDANG-UNDANGAN

Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2010 tentang

Grand Design Reformasi Birokrasi 2010 - 2025
(21 Desember 2010)

Permenpan Nomor 20 Tahun 2010 tentang

Road Map Reformasi Birokrasi 2010 - 2014
(30 Desember 2010)

Permenpan-RB No. 35 Tahun 2012 tentang

Pedoman Penyusunan Standar Operasional
Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan
(19 Juni 2012)
 SOP DALAM BERBAGAI ISTILAH

 SOPs : Standard (Standing) Operating Procedures (diadopsi dari Bahasa Inggris).

 SPO : Standar Prosedur Operasi (Terjemahan istilah SOPs, biasa dipergunakan pada
bidang perkebunan).
 POS : Prosedur Operasional Standar.
(Terjemahan istilah SOPs, biasa dipergunakan pada bidang keagamaan).
 SOB : Standar Operasional Baku.
(Terjemahan istilah SOPs, biasa digunakan pada bidang industri).
 Protap : Prosedur Tetap (Istilah yang biasa digunakan di kalangan militer dan
kepolisian).
 Istilah lain: Safe Work Instructions, Safe Operating Procedures, Standard Working
Procedures, Medic Procedures, Prosedur Operasional yang Baku.
 SOP : Standar Operasional Prosedur.
(Biasa digunakan dalam dunia pendidikan dan istilah kebijakan dalam Peraturan
Menteri PAN dan RB Nomor: 35 Tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan Standar
Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan).
 HAKEKAT SOP

 SOP diartikan sebagai "petunjuk organisatoris

yang menetapkan suatu tindakan baku".
 SOP ditetapkan untuk menghindari
miskomunikasi, konflik, dan permasalahan
pada pelaksanaan tugas/pekerjaan.
 Secara menyeluruh SOP akan
menggambarkan secara detail cara instansi
beroperasi (bekerja).
 SOP: BUSINESS PROCESS RE-ENGINEERING

RE-ENGINEERING INVALID
(PEREKAYASAAN)
PROSEDUR YANG
BERLANGSUNG SAAT INI  RASIONALISASI
(EXISTING CONDITION) (EFEKTIVITAS)
 PENYEDERHANAAN
(EFISIENSI)

KESENJANGAN
 PENGUATAN (DASAR
HUKUM)
SOP
SEBAGAI
(GAP)  KEPASTIAN ACUAN
(PROSES, WAKTU) BERTINDAK
 PEMBAKUAN
PROSEDUR YANG IDEAL (STANDARDISASI)
(EXPECTED CONDITION) OPERASIONALISAS
I TIDAK
(REALISTIS) REALISTIK
 SOP: SAFETY ASSURANCE

SAFETY ASSURANCE
(JAMINAN PERLINDUNGAN AMAN
DARI INSTITUSI)
TAAT SOP  RASIONAL
(EFEKTIVITAS)
 SEDERHANA
(EFISIENSI) TUNTUTAN
PELAKSANAAN  KUAT PENGADILAN
TUGAS DAN (DASAR HUKUM)
OLEH USERS
FUNGSI  PASTI (MASYARAKAT)
(PROSES, WAKTU)
 BAKU
(STANDARDISASI)
TIDAK TAAT SOP
RESIKO
DITANGGUNG
SENDIRI RAWAN
 SOP: KEBUTUHAN ORG. & RB
SOP ADM. PEM.
UTK RB

SOP MAKRO
SOP
ADMINISTRASI
KEBUTUHAN
ORGANISASI
 Tugas & Fungsi
SOP MIKRO
 Aktivitas Penunjang REFORMASI
BIROKRASI

SOP TEKNIS
 JENIS SOP

BERDASARKAN SIFAT KEGIATAN:

a. SOP TEKNIS
 SOP rinci yang menggambarkan kegiatan yang
dilakukan oleh satu pelaksana atau dengan
satu peran.
 Menggambarkan cara melakukan pekerjaan.

Contoh:
- SOP Pengoperasian Komputer.
- SOP Pengujian Sampel di Laboratorium.
- SOP Pengagendaan Surat.
- SOP Pemberian Disposisi.
 JENIS SOP Lanjutan …

BERDASARKAN SIFAT KEGIATAN:

b. SOP ADMINISTRATIF
 SOP umum yang menggambarkan langkah-
langkah yang dilakukan oleh lebih dari satu
pelaksana.
 Bisa bersifat makro atau mikro, dan tidak
menggambarkan cara melakukan pekerjaan.
Contoh:
- SOP Pemeliharaan Komputer Kantor.
- SOP Pelayanan Pengujian Sampel di
Laboratorium.
- SOP Penanganan Surat Masuk.
- SOP Penyelenggaraan Bimbingan Teknis.
 JENIS SOP Lanjutan …

MENURUT CAKUPAN DAN BESARAN

KEGIATAN:
a. SOP MAKRO
 SOP yang merupakan integrasi dari beberapa
SOP (mikro) yang membentuk serangkaian
kegiatan.
 Tidak menggambarkan kegiatan yang riil
dilakukan oleh pelaksananya.

b. SOP MIKRO
 SOP yang gambaran kegiatannya merupakan
bagian dari kegiatan yang lebih besar (makro).
 Dapat dikatakan sebagai sub/anak SOP.
 JENIS SOP Lanjutan …

MENURUT CAKUPAN DAN KELENGKAPAN

KEGIATAN:
a. SOP FINAL
 SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya
telah menghasilkan produk utama yang paling
akhir atau final.
 Sudut pandangnya adalah produk unit kerja.
b. SOP PARSIAL
 SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya
belum menghasilkan produk utama yang
paling akhir atau final.
 Kegiatan yang di SOP kan masih memiliki
rangkaian kegiatan lanjutan yang
mencerminkan produk utama akhir.
 JENIS SOP Lanjutan …

MENURUT CAKUPAN DAN JENIS KEGIATAN:

a. SOP GENERIK
 SOP yang berdasarkan sifat dan muatan
kegiatannya memiliki kesamaan langkah.
 SOP ini bisa diadopsi di unit kerja lain.
b. SOP SPESIFIK
 SOP yang berdasarkan sifat dan muatan
kegiatannya memiliki kekhususan langkah.
 SOP ini tidak dapat diterapkan di tempat lain.
 FORMAT SOP

“SOPs should be organized to ensure ease

and efficiency in use and to be specific to
the organization which develops it. There is
no one “correct” format; and internal
formatting will vary with each organization
and with the type of SOP being written”.

Sumber: ENA State Leaders Conference, 2007, Guidance For Preparing

Standard Operating Procedures
 FORMAT SOP Lanjutan …

 FORMAT SOP
 Tidak Ada Format SOP yang Baku;
 Format SOP Ditentukan oleh Tujuan
Penyusunannya.

 FORMAT SOP ADM. PEMERINTAHAN

 Formatnya diatur dalam PerMenPAN RB No. 35
Tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan
Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi
Pemerintahan.
 Tidak Ada Format SOP Administrasi
Pemerintahan lainnya.
 FORMAT SOP Lanjutan …

Format umum SOP:

 SIMPLE STEP (Langkah Sederhana)
 HIERARCHICAL STEP (Tahapan Berurutan)
 GRAPHIC (Grafik)
 FLOWCHARTS (Diagram Alir)
Contoh 1 : Format Simple Step
Nomor PK-C11
Tanggal 4 Maret 2012
Standard Operating Procedure
Pengajuan Cuti Tahunan
Dasar hukum:
1. Pegawai yang akan mengajukan cuti tahunan, harus mengisi formulir cuti tahunan,
dan menyerahkan formulir yang telah diisi kepada Bagian Kepegawaian untuk diteliti
mengenai hak cuti yang tersisa;
2. Pegawai yang mengajukan cuti menandatangi formulir pengajuan dan
menyampaikan kepada atasan langsung yang bersangkutan dan pejabat yang
berwenang memberikan cuti untuk ditandatangani;
3. Atasan langsung menyerahkan kepada pegawai yang bersangkutan;
4. Pegawai yang melaksanakan cuti wajib melapor kepada atasan langsung setelah
melaksanakan cuti.

Disahkan oleh:
Kepala
Contoh 2 : Format Hierarchical Step
Nomor PK-C11
Tanggal 4 Maret 2012
Standard Operating Procedure
Pengajuan Cuti Tahunan
Dasar hukum:
1. Mengisi formulir cuti tahunan:
 Formulir tersedia di Bagian Kepegawaian
 Isi formulir dan serahkan kepada Bagian Kepegawaian untuk diteliti mengenai hak cuti yang tersisa
 Formulir diserahkan kembali kepada pegawai yang mengajukan cuti setelah Bagian kepegawaian memberikan
pengesahan mengenai hak cuti yang akan diambil sesuai dengan sisa cuti yang tersedia
 Pegawai yang mengajukan cuti menandatangi formulir pengajuan dan menyampaikan kepada atasan langsung yang
bersangkutan;
2. Persetujuan atasan langsung dan pejawat yang berwenang memberikan cuti:
 Atasan langsung yang bersangkutan memberikan persetujuan dengan memberikan tandatangan pada formulir
pengajuan dan menyampaikan kepada pejabat yang berwenang memberikan cuti
 Pejabat yang berwenang memberikan cuti memberikan persetujuan dengan menandatangani formulir pengajuan,
menyerahkan formulir kepada atasan yang bersangkutan untuk selanjutnya diserahkan kepada yang bersangkutan;
3. Pelaksanaan cuti:
 Pegawai yang mengajukan cuti, menyampaikan satu berkas formulir asli kepada Bagian Kepegawaian, menyampaikan
satu copy untuk Bagian Tata Usaha, menyimpan satu copy untuk dirinya sendiri untuk dokumentasi
 Pegawai yang mengajukan cuti melaksanakan cuti dengan kewajiban sebelum melaksanakan cuti melaporkan
kemajuan pekerjaan-pekerjaan yang menjadi tugasnya kepada atasan langsung;
 Pegawai yang melaksanakan cuti wajib melapor kepada atasan langsung setelah melaksanakan cuti.
Disahkan oleh:
Kepala
Contoh 3 : Format Graphic Step

Standard Operating Procedure Nomor : PK-C05

Pengajuan Cuti Tahunan Tanggal : 4 Maret 2005

Isi formulir Persetujuan Cuti

1. Pegawai yang 1. Pegawai mengajukan 1. Pegawai yang

mengajukan cuti, kepada atasan langsung mengajukan cuti
mengisi formulir cuti 2. Atasan langsung menyampaikan
tahunan menandatangani dan formulir kepada
2. Serahkan formulir ke menyampaikan kepada Bagian Kepegawaian,
Bagian Kepegawaian pejabat yang berwenang copy untuk unit
memberikan cuti kerjanya dan copy
3. Bagian Kepegawaian untuk yang
meneliti ketersediaan 3. Pejabat yang berwenang bersangkutan
cuti bagi pegawai yang memberikan cuti
meng-ajukan dan menandatangani 2. Pegawai yang
menyerahkan kepada pengajuan dan mengajukan cuti
yang bersangkutan menyampaikan kembali wajib melaporkan
kepada atasan langsung kemajuan
4. Pegawai pekerjaannya
menandatangani formulir pegawai yang
bersangkutan sebelum cuti.
dan menyerahkan
kepada atasan langsung 4. Atasan langsung 3. Pelaksanaan cuti
menyampaikan kepada oleh yang
yang bersangkutan bersangkutan
 Contoh 4 : Format Graphic Step (Annotated Picture)

SOP Pegadaian Barang Jaminan

Penaksir memeriksa barang jaminan. Nasabah mengisi formulir

Nasabah membawa barang Apabila tidak dapat diterima barang permintaan kredit dilengkapi
jaminan ke loket penaksir jaminan dikembalikan ke nasabah dengan fotocopy KTP
dengan penjelasan seperlunya

Nasabah mengambil uang

Nasabah pulang pinjaman ke Kasir dengan
dengan tersenyum menunjukkan SBK
Kasir memberikan uang pinjaman
sesuai dengan nominal yang tercantum
Penaksir menaksir nilai nominal dari
barang jaminan, dan meminta
disposisi Manajer Cabang.
Penaksir mengeluarkan Surat Bukti Kredit
(SBK) untuk diserahkan kepada nasabah
Contoh 5 : Format Graphic Step (Annotated Picture)

PROSES PEMBUATAN LAPORAN ANALISIS DAN

EVALUASI PELANGGARAN ANGGOTA/PNS POLRI (BR1)
BAGIAN REHABILITASI

Menghimpun data laporan Berkoordinasi dengan

yang sudah masuk ke Div satuan pengemban fungsi Laporan Analisis dan
Propam Polri dan pelaksana pelayanan evaluasi Pelanggaran
penegakan hukum bagi Anggota/PNS Polri
anggota/PNS Polri

Sumber: Pedoman Standar Operasional Prosedur (SOP) Tentang Proses Pelayanan Rehabilitasi
Terhadap Anggota Polri / PNS Polri Terhukum, 2010.
Contoh 6 : Format (Linear) Flowchart
Flowchart
SOP Pegadaian Barang Jaminan
Nasabah
1. Nasabah membawa barang jaminan ke loket penaksir
2. Penaksir memeriksa barang jaminan. Apabila tidak dapat diterima
Penaksir
barang jaminan dikembalikan ke nasabah dengan penjelasan
seperlunya
3. Nasabah mengisi formulir permintaan kredit dilengkapi dengan Nasabah
fotocopy KTP
4. Penaksir menaksir nilai nominal dari barang jaminan, dan meminta Penaksir
disposisi Manajer Cabang
5. Manajer Cabang memberikan disposisi kepada penaksir, dan Man.Cab
menyerahkan barang jaminan ke Penyimpan
6. Penaksir mengeluarkan Surat Bukti Kredit (SBK) untuk diserahkan Penaksir
kepada nasabah
7. Nasabah mengambil uang pinjaman ke Kasir dengan menunjukkan
Nasabah
SBK
8. Kasir memberikan uang pinjaman sesuai dengan nominal yang Kasir
tercantum
9. Nasabah menerima uang pinjaman Nasabah
 FORMAT BRANCHING FLOWCHARTS: PROSEDUR PEMBUATAN LAPORAN KONSINYERING
No. Kegiatan Pelaksana Mutu Baku Keterangan
Kabid Kasubid Analis Asdep Kelengkapan Waktu Output

1. Menugaskan Kasubid untuk mempersiapkan konsep Agenda Kerja 15 menit Disposisi

laporan konsinyering

2. Memerintahkan analis untuk mengumpulkan bahan Disposisi 15 menit Disposisi

laporan konsinyering

3. Mengumpulkan dan menyerahkan bahan Disposisi 1 hari Bahan Laporan, SOP

konsinyering kepada Kasubid Disposisi Pengumpul-an
Bahan

4. Mengonsep laporan konsinyering dan menyerahkan Bahan Laporan 2 jam Konsep Laporan,
kepada Kabid Disposisi

5. Memeriksa konsep laporan konsinyering. Jika setuju Tidak Konsep 1 jam Draft Laporan,
menyampaikan kepada Asdep. Jika tidak setuju Laporan Disposisi
menyerahkan kepada Kasubid untuk diperbaiki.
Ya

6. Memeriksa draft laporan konsinyering. Jika setuju Draft Laporan 1 jam Laporan,
menandatangani dan menyerahkan kepada Kabid. Disposisi
Jika tidak setuju mengembalikan kepada Kabid
untuk diperbaiki.
Tidak Ya

7. Menyerahkan laporan konsinyering kepada Laporan 10 menit Disposisi

Kasubdit untuk didokumentasikan.

8. Menyerahkan laporan konsinyering kepada Analis Laporan 10 menit Disposisi

untuk didokumentasikan.

9. Mendokumentasikan Laporan Konsinyering. Laporan 15 menit Laporan, Bukti SOP Pen-

IDENTITAS SOP AP
Nomor SOP 01/K/PAN-RB/D.IV/4/2012

Tanggal 4 September 2012

Pembuatan

Tanggal Revisi 4 September 2013

Tanggal Efektif 7 September 2012

KEMENTERIAN PAN DAN RB Disahkan oleh Deputi Menteri PAN dan RB

Bidang Tata Laksana
DEPUTI BIDANG TATA LAKSANA

ASISTEN DEPUTI PENGEMBANGAN SISTEM DAN

Deddy S. Bratakusumah
PROSEDUR PEMERINTAHAN
1954 1219 1986 101001

Judul SOP PEMBUATAN LAPORAN KONSINYERING

DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA

1. PP Nomor 47 Tahun 2009 tentang Pembentukan 1. Memahami Penyusunan Laporan Kegiatan;

Organisasi Kementerian Negara; 2. Memahami tugas dan fungsi Asdep Pengembangan Sistem dan
2. Peraturan Presiden Nomor 24 Tahun 2010 tentang ....; Prosedur Pemerintahan;
3. Permen PANRB Nomor 12 Tahun 2010 tentang .... 3. Memahami materi kegiatan.

KETERKAITAN PERALATAN/PERLENGKAPAN

1. SOP Pengumpulan Data, 1. Komputer yang dilengkapi aplikasi Laporan Kegiatan,

2. SOP Penyusunan Draft 2. Formulir Laporan Kegiatan,
3. SOP Pendokumentasian 3. KAK,
4. Hasil Kegiatan

PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN

Laporan Konsinyering paling lambat selesai 1 minggu setelah Buku Agenda Laporan Kegiatan Asdep Pengembangan Sistem dan
Kegiatan Konsinyering dilakukan. Prosedur Pemerintahan
FORMAT SOP ADMINISTRASI PEMERINTAHAN

1. Format Diagram Alir Bercabang

(Branching Flowcharts).

2. Menggunakan hanya 5 (Lima)

Simbol Flowcharts.

3. Pelaksana dipisahkan dari

aktivitas (Kegiatan).
SIMBOL SOP dalam FLOWCHART

Terminator Melambangkan dimulainya

suatu prosedur.

Process Melambangkan proses

berjalannya suatu prosedur.

Decision Melambangkan pengambilan

keputusan: Ya atau Tidak.

Arrow Melambangkan arah prosedur.

Off-page Melambangkan koneksi

connector perpindahan halaman.
soemardiono@yahoo.com atau 0812 935 4725