Definisi :

Pengorganisasian
adalah suatu proses penentuan , pengelompokan, dan pengaturan bermacam-macam
aktivitas yang diperlukan untuk mencapai tujuan , menempatkan orang-orang pada
setiap aktivitas ini , menyediakan alat-alat yang diperlukan , menetapkan wewenang
yang secara relatif didelegasikan kepada setiap individu yang akan melakukan aktivitas-
aktivitas tersebut

Organisasi  Alat dan Wadah tempat manajer melakukan kegiatan utk mencapai tujuan
Mengapa Organisasi itu penting dalam manajemen ????

1. Organisasi adalah syarat utama adanya manajemen

2. Organisasi merupakan wadah dan alat pelaksanaan proses manajemen dalam mencapai
tujuan
3. Organisasi adalah tempat kerjasama formal dari sekelompok orang dalam melakukan
tugas-tugasnya
4. Organisasi mempunyai tujuan yang ingin dicapai
Unsur Unsur Organisasi
1. Manusia
2. Tempat kedudukan
3. Tujuan
4. Pekerjaan / Pembagian Pekerjaan
5. Struktur
6. Tekhnologi
7. Lingkungan (Environment external social system)

Hubungan – hubungan dalam Organisasi

Line Relationship
Functional Relationship
Staff Relationship
Coordination Relationship
Azas Organisasi
1. Azas Tujuan
2. Azas Kesatuan Tujuan
3. Azas Kesatuan perintah
4. Azas Rentang Kendali
5. Azas Pendelagasian wewenang
6. Azas keseimbangan wwenang dan tanggung jawab
7. Azas tanggung jawab
8. Azas Pembagian kerja
9. Azas Penempatan Personalia
10.Azas Jenjang Berangkai
11.Azas Efisiensi
12.Azas Kesinambungan
13.Azas Koordinasi
Proses (Langkah-langkah) Pengorganisasian
Beberapa hal menjadi persyaratan manajer :
1. Manajer harus tahu tujuan organisasi , profit / service motive
2. Manajer hrs mengetahui , merumuskan dan menspesifikkan kegiatan
yang diperlukan untuk mencapai tujuan
3. Manajer hrs bisa mengelompokkan kegiatan atas dasar tujuan organisasi
4. Manajer hrs menetapkan besarnya wewenang pada setiap departemen /
bagian
5. Manajer hrs bisa mentapkan jumlah kebutuhan karyawan setiap bagian /
departemen
6. Manajer hrs menetapkan dengan jelas tugas individu agar tidak tumpang tindih
7. Manajer harus menetapkan tipe organisasi yang dipakai
8. Manajer hrs mampu menetapkan struktur organisasi yang dipakai
 Struktur Organisasi
Suatu gambar/bagan yang menggambarkan tipe oganisasi , perdepartemenan organisasi
kedudukan dan jenis wewenang pejabat , bidang dan hubungan pekerjaan , garis perintah
dan tanggung jawab , rentang kendali dan sistem piminan organisasi

Struktur Organisasi akan memberikan informasi :

1. Tipe Organisasi  tipe organisasi yang digunakan perusahaan

2. Pendepartemenan organisasi  berdasarkan fungsi manajemen , wilayah ,prduksi dll
3. Kedudukan informasi seseorang termasuk staf atau karyawan
4. Jenis wewenang  informasi wewenang yang dimiliki seseorang
5. Rentang Kendali  informasi mengenai jumlah karyawan per departemen / bagian
6. Manajer dan bawahan  Memberikan informasi garis perintah dan tanggung jawab
7. Tingkatan Manajern memberikan informasi tentang top, middle dan lower manager
8. Bidang pekerjaan  informasi mengenai tugas dan pekerjaan serta tanggung jawab
9. Tingkat manajemen  menunjukkan hierarki manajemen secara keseluruhan
10. Pimpinan organisasi  memberiakn pimpinan tunggal atau kolektif atau presidium
Rentang Kendali
(Span of management / span of executive / span of control / span of authority)
Berhubungan dengan pembagian kerja , koordinasi dan kepemimpinan seseorang

Kenapa Rentang Kendali perlu dalam organisasi ???

1.Keterbatasan waktu  pada saat bersamaan tidak mungkin mengerjakan dua pekerjaan
2.Keterbatasan Pengetahuan  seorang pemimpin tdk mungkin mengetahui semua
pekerjaan , diadakan pembagian pekerjaan kepada bawahannya
3.Keterbatasan Kemampuan  seorang pemimin kemampuannya terbatas , perlu
diadakan jumlah batas bawahan
4.Keterbatasan Perhatian  perlu pembatasan jumlah bawahan langsung

Kesimpulan
1. Semakin banyak rentang Kendali , semakin banyak hubungan2 yang dilakukan manajer, sehingga
kepemimpinannya kurang efektif karena adanya Limit factor
2. Semakin sedikit rentang Kendali , semakin sedikit hubungan2 yang dilakukan, sehingga
kepemimpinan seorang manajer semakin efektif untuk memikirkan perusahaan
3. Semakin banyak rentang Kendali , semakin sulit pengendalian dan koordinasinya
Faktor-faktor yang mempengaruhi Span of Control (Rentang Kendali)
1. Kemampuan manajerial
Dalam kapabilitas di mana manajer mampu, berkualitas dan berpengalaman, rentang
kendali yang luas selalu membantu.
2. Kompetensi bawahan
Dimana bawahan mampu dan kompeten dan tingkat pemahaman mereka tepat,
bawahan cenderung sangat sering mengunjungi atasan untuk menyelesaikan masalah
mereka. Dalam kasus seperti itu, manajer dapat menangani sejumlah besar karyawan.
Karenanya rentang yang luas cocok.
3. Sifat pekerjaan
Jika pekerjaan bersifat berulang, pengawasan yang luas akan lebih membantu. Di sisi
lain, jika pekerjaan membutuhkan keterampilan mental atau keahlian, kontrol dan
pengawasan yang ketat diperlukan di mana rentang sempit lebih bermanfaat
4. Delegasi wewenang
Ketika pekerjaan didelegasikan ke tingkat yang lebih rendah dengan cara yang efisien
dan tepat, kebingungan lebih sedikit dan pengertian lingkungan dapat dipertahankan.
Dalam kasus seperti itu, rentang kontrol yang luas cocok dan pengawas dapat mengelola
dan mengendalikan sejumlah besar sub-ordinat sekaligus.
5. Tingkat desentralisasi
Desentralisasi dilakukan untuk mencapai spesialisasi di mana wewenang dibagi oleh
banyak orang dan manajer di berbagai tingkatan. Dalam kasus seperti itu, struktur tinggi
sangat membantu. Ada kekhawatiran tertentu di mana desentralisasi dilakukan dengan
cara yang sangat efektif yang menghasilkan komunikasi langsung dan pribadi antara
atasan dan bawahan dan di sana atasan dapat mengelola sejumlah besar bawahan
Sistem Pembagian Pekerjaan menurut Guideline CPOB 2018
BAB 2
PERSONALIA
PRINSIP
Sumber daya manusia sangat penting dalam pembentukan dan penerapan sistem pemastian mutu
yang memuaskan dan pembuatan obat yang benar.
UMUM
2.1 Industri farmasi hendaklah memiliki personil yang terkualifikasi dan berpengalaman
praktis dalam jumlah yang memadai. Tiap personil hendaklah tidak dibebani
tanggung jawab yang berlebihan untuk menghindarkan risiko terhadap mutu obat.
2.2 Industri farmasi harus memiliki struktur organisasi.
Tugas spesifik dan kewenangan dari personil pada posisi penanggung jawab hendaklah
dicantum-kan dalam uraian tugas tertulis.
PERSONIL KUNCI
2.3 Personil Kunci mencakup kepala bagian Produksi, kepala bagian Pengawasan Mutu
dan kepala bagian Manajemen Mutu (Pemastian Mutu).Posisi utama tersebut dijabat
oleh personil purnawaktu. Kepala bagian Produksi dan kepala bagian Manajemen
Mutu (Pemastian Mutu) / kepala bagian Pengawasan Mutu harus independen satu
terhadap yang lain.
2.5 Kepala bagian Produksi
Hendaklah seorang apoteker yang terdaftar dan terkualifikasi, memperoleh pelatihan
yang sesuai, memiliki pengalaman praktis yang memadai dalam bidang pembuatan obat
dan keterampilan manajerial sehingga memungkinkan untuk melaksanakan tugasnya
secara profesional

Tugas dan Kewenangan :

a) memastikan bahwa obat diproduksi dan disimpan sesuai prosedur
b) memberikan persetujuan petunjuk kerja yang terkait dengan produksi
c) memastikan bahwa catatan produksi telah dievaluasi dan ditandatangani oleh kepala
bagian Produksi sebelum diserahkan kepada kepala bagian Manajemen Mutu (Pemastian
Mutu)
d) memeriksa pemeliharaan bangunan dan fasilitas serta peralatan di bagian produksi
e) memastikan bahwa validasi yang sesuai telah dilaksanakan
f) memastikan bahwa pelatihan awal dan berkesinambungan bagi personil di
departemennya dilaksanakan dan diterapkan sesuai kebutuhan.
2.6 Kepala bagian Pengawasan Mutu
Hendaklah seorang apoteker terkualifikasi dan memperoleh pelatihan yang sesuai,
memiliki pengalaman praktis yang memadai dan keterampilan manajerial sehingga
memungkinkan untuk melaksanakan tugasnya secara profesional.

Tugas Dan Wewenang

a) menyetujui atau menolak bahan awal, bahan pengemas, produk antara, produk ruahan
dan produk jadi
b) memastikan bahwa seluruh pengujian yang diperlukan telah dilaksanakan
c) memberi persetujuan terhadap spesifikasi, petunjuk kerja pengambilan sampel, metode
pengujian dan prosedur pengawasan mutu lain
d) memberi persetujuan dan memantau semua analisis berdasarkan kontrak
e) memeriksa pemeliharaan bangunan dan fasilitas serta peralatan di bagian pengawasan
mutu
f) memastikan bahwa validasi yang sesuai telah dilaksanakan
g) memastikan bahwa pelatihan awal dan berkesinambungan bagi personil didepartemennya
dilaksanakan dan diterapkan sesuai kebutuhan.
2.7 Kepala bagian Manajemen Mutu (Pemastian Mutu)
Hendaklah seorang apoteker yang terdaftar dan terkualifikasi, memperoleh pelatihan
yang sesuai, memiliki pengalaman praktis yang memadai dan keterampilan manajerial
sehingga memungkinkan untuk melaksanakan tugasnya secara profesional.

Tugas dan Wewenang

a) memastikan penerapan (dan, bila diperlukan, membentuk) sistem mutu
b) ikut serta dalam atau memprakarsai pembentukan manual mutu perusahaan
c) memprakarsai dan mengawasi audit internal atau inspeksi diri berkala
d) melakukan pengawasan terhadap fungsi bagian Pengawasan Mutu
e) memprakarsai dan berpartisipasi dalam pelaksanaan audit eksternal (audit terhadap
pemasok)
f) memprakarsai dan berpartisipasi dalam program validasi
g) memastikan pemenuhan persyaratan teknik atau peraturan Badan Pengawas Obat dan
Makanan (Badan POM) yang berkaitan dengan mutu produk jadi
h) mengevaluasi/mengkaji catatan bets
i) meluluskan atau menolak produk jadi untuk penjualan dengan mempertimbangkan semua
faktor terkait.
Dasar Pendepartemenan
Dasar Pendepartemenan ditentukan berdasarkan :
1. Enterprise Function (fungsi Perusahaan)
2. Managemnt Function (fungsi manajemen)
3. Process Product (proses produksi)
4. Product (dasar Produk / hasil)
5. Customer (dasar pasar / langganan)
6. Territory (dasar wilayah/tempat)
7. Time (dasar waktu / shift)
8. Simple Number (dasar jumlah)
9. Combination
10. Matriks
 Enterprise Function

Dirut

Dep. Dep.
Dep. Prod Dep. Keu
Perdag. Keamanan
 Management Function

Dirut

Bag.
Bag. USDM Bag. Pelaksana Bagian Audit
Pengembangan
Process Product

Dirut

Bag. Bag. Bag. Bag.

Pemintalan Pertenunan Pencelupan Finishing
Product

Dirut

Toyota Toyota Toyota

Corola kijang Corona
Customer

Dirut

Bag. Buku Bag. Buku Bag. Buku Bag. Buku

Agama Sosial IPA Kedokteran
Territory

Jakarta

Bogor Bandung Cirebon

Time (shift)

Direktur

Regu 1 Regu 2 Regu 3

Shift pagi Shift siang Shift malam
(jam06-14) (jam 14-22) (jam 22-06)
Simple Number

Kepala Regu

Regu 1 Regu2 Regu3

No1 -50 No 51-100 No100-150
 Combination

Dirut

Dep. Dep
Dep. Keu Dep. Prod Personalia
Pembukuan Laboratorium

Sie Sie Sie

Sie Pengisian Sie Sterilisasi Sie Pelabelan
Penimbangan Pembuatan Pengemasan

Se Gudang Komponen Pencucian Peralatan

Decasing
Bentuk struktur Organisasi Industri Farmasi

Divisi HRD

Divisi Umum - Finance

Divisi Quality dan Plant

 Struktur Organisasi Mother Company (Luar Negeri)

Dir

Deputy

Div Oversea-Tech
Div. Plant Div. Finance Div. Lain
Assisstance

Bertugas memberi bantuan (tech. assisstance

Kepada anak perusahaan di luar negeri
Penjelasan kedua bagan struktu organisasi :
Pada perusahaan Farmasi di Indonesia yang kebutulan merupakan
anak cabang dari perusahaan di Luar negeri dimana suatu saat
perlu adanya back up / dukungan teknis dari perusahaan induk
(Divisi yang membutuhkan adalah Divisi Quality dan Divisi Plant) .
Perusahaan induk ada bagian tersendiri yang mengurus / mengelola
yaitu Divisi Technical Assisstance (Oversea) , yang akan membantu
anak perusahaan di Indonesia mulai bantuan tekhnis ,
transfer tekhnologi produk baru , regular audit ,rencana training
tenaga bagian manufacturing (vocational) dan bila ada kesulitan
Manufacturing dialami anak perusahaan di Indonesia
 Reorganisasi dan Restrukturisasi Organisasi
Reorganisasi adlh penyusunan kembali suatu organisasi baik AD , ART maupun
strukturnya, supaya organisasi tsb lebih efektif dalam mencapai tujuannya

Reorganisasi berubah karena tuntutan Internal dan Eksternal agar sesuai kembali
dengan kebutuhan yang diperlukan

Kebaikan :
1. Rentang Kendali relatif sedikit
2. Pengendalian karyawan lebih mudah
3. Koordinasi relatif lebih baik

Keburukan :
1. Tingkatan jabatan banyak  tunjangan jabatan semakin banyak
2. Jalur perintah dan tanggung jawab terlalu panjang
3. Jalur informasi dan komunikasi cukup panjang

Likuidasi : pembubaran suatu perusahaan karena jatuh pailit , perusahaan tersebut

jika diteruskan beroperasi tidak akan menguntungkan lagi
Penyebab :
1. Internal : karena mengslsmi kerugian
2. Eksternal : karena ijinnya dicabut pemerintah