PEDOMAN KESEKRETARIATAN

HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM

CABANG SUMBAWA

Bismillahirromanirrahiim
BAB I
PENDAHULUAN

Administrasi merupakan segenap penyelenggaraan setiap usaha kerjasama manusia

mencapai tujuan tertentu. untuk terselenggaranya administrasi dengan baik dan mencapai tujuan,
diperlukan suatu proses yang tertib.
Administrasi dalam pengertian luas maupun sempit, dalam penyelenggarannya diwujudkan
dalam fungsi-fungsi administrasi, yang terdiri dari rencana (planning), pengorganisasian
(organizing), pelaksanaan (actuating), dan pengawasan (controling). Pengelolaan fungsi-fungsi
administrasi pada suatu organisasi seperti HMI yang memiliki jumlah cabang, aparat dan aktifitas
yang besar, sangat membutuhkan suatu keseragaman administrasi (uniformatis). Untuk memenuhi
kebutuhan itu dan demi terwujudnya tertib serta kerapihan administrasi, penyempurnaan pedoman
administrasi kesekretariatan ini merupakan suatu jawaban, melihat semakin kompleksnya
penyelenggaraan administrasi HMI dimasa mendatang.

BAB II
KESEKRETARIAT

Agar seluruh administrasi organisasi dalam segala tingkatan (pusat hingga komisariat) dapat
berjalan secara efektif dan efisien diperlukan sekretariat organisasi. berfungsi sebagai:

1. Pusat kendali aktifitas organisasi; 3. Pusat Kegiatan administrasi

2. Pusat komunikasi organisasi; 4. Wahana Interaksi dengan Masyarakat sekitar

Mengingat begitu pentingnya sekretariat bagi organisasi maka pengadaan sekretariat HMI
hendaknya memperhatikan lokasi sekretariat, kebutuhan ruang bagi terselenggaranya kegiatan
organisasi dan tata ruang sekretariat. Lokasi sekretariat hendaknya terletak pada tempat yang
strategis dipandang dari segala segi sehingga memperlancar komunikasi dengan anggota dan
interaksi organisasi dengan masyarakat sekitar yang mampu menjamin ketenangan dan kesehatan
sehingga memungkinkan bagi fungsionaris organisasi dapat bekerja dan menunaikan tugasnya di
sekretariat.
Kebutuhan ruang bagi sekretariat HMI pada prinsipnya disesuaikan dengan kebutuhan setiap
unit organisasi baik itu Pengurus Besar, Pengurus Cabang, maupun Pengurus Komisariat. Paling
tidak setiap sekretariat memiliki :

1. Ruang administrasi; 3. Ruang Tamu 5. Ruang Dapur

2. Ruang Sholat; 4. Ruang Sidang

Pengatuaran tata ruang dalam sekretariat hendaknya memperhatikan hubungan antar ruangan
yang satu dengan yang lain. Sehingga mampu menjamin kelancaran komunikasi antar bagian.
Dalam mengusahakan gedung sekretariat, sedapat mungkin sekretariat mempunyai fungsi ganda
yaitu di samping kantor organisasi juga berfungsi sebagai tempat tinggal fungsionaris organisasi
sehingga semua fungsionaris HMI dapat menjalankan tugas organisasi setiap saat.
Sekretariat organisasi diharuskan memiliki papan pengenal organisasi atau papan nama HMI.
Papan nama HMI ini berfungsi sebagai pengenal organisasi dan sebagai penunjuk atas keberadaan
fungsionaris HMI dalam melakukan aktifitas organisasi. Berikut bentuk Papan Nama HMI :
1. Ukuran : panjang : 160 cm lebar = 120 cm 3. Warna Tulisan : Putih
2. Warna Dasar : Hijau

PENGURUS
HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM
(ASSOCIATION OF ISLAMIC UNIVERSITY STUDENTS)
CABANG SUMBAWA
SEKRETARIAT : Jln. By Pass Sering Atas Desa Kerato Kec. Unter Iwes Kab. Sumbawa Besar
e-mail: hmisumbawa@gmail.com

BAB III
ADMINISTRASI HMI
A. Surat Menyurat
Administrasi surat-menyurat adalah suatu proses dan rencana teratur dari pengolahan surat-
menyurat. Mulai dari ide sampai pada penyelesaian dan penyimpanan sebagaimana mestinya.
Administrasi surat-menyurat bagi suatu organisasi merupakan sesuatu yang penting dan
merupakan bagian tugas lapangan pekerjaan administrasi kesekretariatan. Administrasi surat-
menyurat (ketatausahaan) mempunyai ciri-ciri utama sebagai berikut :
a. Bersifat pelayanan;
b. Bersifat menetes ke seluruh bagian atau aparat organisasi, dan;
c. Dilaksanakan semua pihak dalam organisasi.
Ciri yang pertama berarti bahwa ketatausahaan service work (pekerjaan pelayanan) berfungsi
memudahkan (facilitating function), dilakukan untuk membantu pekerjaan-pekerjaan lain agar
dapat berjalan lebih efektif. Sebagai service work, ketatausahaan memberikan pelayanan ke
berbagai bagian atau aparat organisasi. Konsekuensinya, ia tidak berdiri sendiri, tetapi senantiasa
terkait dengan pekerjaan operatif atau fungsi substantif lainnya.
Administrasi berupa surat menyurat merupakan bentuk ketatausahaan yang diperlukan di
mana-mana, dan dilaksanakan dalam seluruh organisasi. Ketatausahaan dapat dijumpai pada
pucuk pimpinan tertinggi (aparat tertinggi organisasi) sampai pada satuan organisasi terendah
bentuk ini merupakan ciri khas dari administrasi surat menyurat yang kedua.
Surat pada hakikatnya adalah bentuk penuangan ide atau kehendak seseorang dalam bentuk
tulisan yang kemudian menjadi bukti sejarah. Artinya surat merupakan jembatan pengertian dan
alat komunikasi bagi seorang dengan orang lain. Surat Juga merupakan potret sejarah yang akan
dibaca dari satu generasi kegenerasi berikunya. Dari satu masa ke masa lainnya. Karena sifat
yang demikian maka surat-surat disusun secara singkat dan padat, tetapi jelas dan tegas. Bahasa
yang dipakai harus mudah dimengerti sederhana dan teratur. Kertas yang digunakan dalam
melakukan surat menyurat resmi adalah kertas HVS warna putih ukuran F4 dengan berat 70 gr.
Bagi organisasi, surat berfungsi sebagai:
a. Alat komunikasi;
b. Dokumen organisasi;
c. Tanda bukti (alat pembuktian ).

1. Kepala Surat
Ketentuan-ketentuan yang berlaku dalam kepala surat adalah :
a. Surat-surat organisasi ditulis di kertas putih berkop (berkepala);
b. Format Kop Surat Lembaga Kekaryaan dan Lembaga Khusus ditetapkan oleh musyawarah
lembaga;
 c. Nama Pengurus Besar diletakan di baris pertama, selain itu nama institusi diletakkan di
baris ketiga setelah tulisan Himpunan Mahasiswa Islam dan tulisan Association of Islamic
University Students;
d. Nama lembaga hanya diperkenankan satu baris. Sehingga penggunaan singkatan atau
akronim dapat diperkenankan
e. Panitia pelaksana kegiatan dapat menentukan format kop suratnya atas persetujuan ketua
umum struktur pimpinan, kecuali pantia pelaksanan Kongres, Konferensi dan Rapat
Anggota.

Contoh Kop surat HMI sebagai berikut:

PENGURUS BESAR
HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM
(Association Of Islamic University Students)
Sekretariat : Jl. Mesjid Baru No. 18 Pejaten Timur Pasar Minggu Jakarta Selatan 12510
Telp. 021-7992750, SMS-Center 0815-84148020, Fax. 00 62 21 7992750
e-mail : pb-hmi@telkom.net , http://www.hminews.com

PENGURUS
HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM
(Association Of Islamic University Students)
BADAN KOORDINASI NUSRA
Sekretariat : Jl. Mesjid Baru No. 18 Pejaten Timur Pasar Minggu Jakarta Selatan 12510
Telp. 021-7992750, SMS-Center 0815-84148020, Fax. 00 62 21 7992750
e-mail : badko nusra-hmi@telkom.net , http://www.hminews.com

PENGURUS
HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM
(Association Of Islamic University Students)
CABANG SUMBAWA
Sekretariat : Jl. Bay pas sering atas Desa Kerato Kec. Unter Iwes Kab. Sumbawa Telp.085339422196

PENGURUS
HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM
(Association Of Islamic University Students)
KOMISARIAT FISIKOMTA UNSA
Sekretariat : Jl. Mesjid Baru No. 18 Pejaten Timur Pasar Minggu Jakarta Selatan 12510
Telp. 021-7992750, SMS-Center 0815-84148020, Fax. 00 62 21 7992750
e-mail : KOM. PATEN UNSA-hmi@telkom.net , http://www.hminews.com
 PANITIA PELAKSANA KONFRENSI KE-XII
HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM
(Association Of Islamic University Students)
CABANG SUMBAWA
Sekretariat : Jl. Mesjid Baru No. 18 Pejaten Timur Pasar Minggu Jakarta Selatan 12510
Telp. 021-7992750, SMS-Center 0815-84148020, Fax. 00 62 21 7992750
e-mail : Cabang Sumbawa-hmi@telkom.net , http://www.hminews.com

Keterangan :
a. (PENGURUS……) menggunakan huruf kapital berwarna hitam dengan jenis huruf
Times New Roman dan ukuran huruf 24;
b. (CABANG..../KOMISARIAT.....) dengan huruf kapital hijau tua, dengan jenis huruf
Times New Roman dan ukuran huruf 24;
c. (HIMPUNAN……..) menggunakan huruf kapital berwarna hijau tua, dengan jenis
huruf Times New Roman dan ukuran huruf 24;
d. (Association..... /Panitia Pelaksana…) menggunakan huruf kecil berwarna hitam
dengan jenis huruf Times New Roman dan ukuran huruf 18 cetak miring ;
e. (Sekretariat :……...) menggunakan huruf kecil berwarna hitam, dengan jenis huruf
Tahoma dan ukuran huruf 10;
f. (e-mail……………) menggunakan huruf kecil berwarna hitam, ukuran 10; tahoma
g. Garis pembatas kop surat berwarna hitam dengan ukuran 41/2 pt (dua garis, bawa
tebal, atas tipis) dan bentuk tulisan basmalah harus sesuai dengan kop PB berwarna
hitam;
h. Susunan kalimat kop surat Pengurus Besar, MSO, Lembaga Koordinasi, Lembaga
Kekaryaan dan Lembaga Khusus PB, seperti pada contoh kop surat Pengurus Besar
i. Susunan kalimat kop surat Pengurus Cabang, MSO, Lembaga Koordinasi, Lembaga
Kekaryaan dan Lembaga Khusus ditingkat cabang seperti pada contoh kop surat
Pengurus Cabang
j. Susunan kalimat kop surat Pengurus Komisariat, Lembaga Kekaryaan dan Lembaga
Khusus seperti pada contoh kop surat Pengurus komisariat
k. Isi surat menggunakan jenis huruf Tahoma.
l. Jenis surat (kertas), F4 dengan margin:
 Top : 2,0 cm
 Buttom : 0 cm
 Left : 2,5 cm
 Right : 2,0 cm
m. Surat resmi HMI terdiri dari
 Surat Biasa (lampiran 2)
 Surat Keterangan (lampiran 3)
 Surat Mandat/Tugas (lampiran (4)
 Surat Keputusan/Ketetapan (lampiran 5)

2. Isi Surat
A. Surat Biasa (lampiran 2)

1) Penomoran
a. Penomoran surat menggunakan satu buku registrasi surat keluar yang dilakukan oleh
Sekjen/Sekum struktur pimpinan, MSO, Lembaga Koordinasi, lembaga kekaryaan
dan khusus.
b. Nomor untuk surat yang ditujukan untuk intern HMI menggunakan kode A setelah
nomor registrasi surat keluar (…/A/SEK/no urut bulan Hijriyah/tahun Hijriyah);
c. Nomor untuk surat yang ditujukan kepada ekstern HMI kode B setelah nomor
registrasi surat keluar (……./B/SEK/ nomor urut bulan Hijriyah/ tahun Hijriyah);
d. Pengeluar surat baik interen maupun eksteren harus disingkat maksimal dalam 3
huruf saja.
 Pengeluaran Surat Ketua Umum : (……./B/KU/ nomor urut bulan Hijriyah/
tahun Hijriyah)
Pengeluaran Sekjen atau Sekum: (……./A/SEK/ nomor urut bulan Hijriyah/
tahun Hijriyah)
Pengeluaran Ketua Bidang Pembinaan Anggota: (……./B/K-BPA/ nomor
urut bulan Hijriyah/ tahun Hijriyah)
Pengeluaran Wakil Sekjen Bidang Pembinaan Anggota: (……./B/WAK-
SEK-PA/ nomor urut bulan Hijriyah/ tahun Hijriyah)
Pengeluar Ketua Bidang Pelatihan: (……./A/KBP/ nomor urut bulan
Hijriyah/ tahun Hijriyah)
Pengeluar Ketua Panitia Konferensi Cabang : (……./B/PKC/ nomor urut
bulan Hijriyah/ tahun Hijriyah)
e. Nomor surat keluar, surat mandat, surat keterangan semuanya urut menurut waktu
terbitnya, tidak sendiri sendiri, kecuali surat keputusan.
f. Lamp. diisi jika surat disertai lampiran;
g. Perihal : menerangkan isi singkat surat;
h. Letak Nomor : Lamp: dan Perihal: dalam surat lurus dengan sudut lancip sebelah kiri
bawah gambar/lambang HMI

2) Alamat Surat (Tujuan Surat Dikirim)

3) Kalimat Pendahuluan
Kalimat pendahuluan seharusnya tidak lebih dari satu alinea, yang berisi ucapan
syukur kepada Allah SWT atas rahmat yang diberikannya dan pujian rasul dan
keluarganya.
4) Kalimat Isi
Kalimat isi surat hendaklah menggunakan bahasa yang lugas, jelas, sehingga tidak
menimbulkan salah persepsi dari teks yang tertulis. Kalimat isi merupakan uraian
persoalan pokok, harus:
Tidak berbelit-belit;
Singkat dan tidak terputus-putus;
Menggunakan kalimat-kalimat yang sopan dan wajar
5) Kalimat Penutup
Untuk kesopanan diperlukan adanya kalimat penutup seperti:
Demikianlah harap maklum.
Atas perhatian Saudara kami haturkan terima kasih.
Billahitaufik Walhidayah Ws Wr Wb
Sekian dan terima kasih. Dsbnya.

6) Tempat Tanggal Surat

Contoh:
Sumbawa Besar, 05 Dzulkaidah 1441 H
17 Desember 2019 M
7) Pengirim Surat
Nama lembaga pada pengirim surat maksimal terdiri dari tiga baris, dimana baris
pertama adalah Pengurus, Kedua Himpunan Mahassiawa Islam, baris ketiga adalah
Wilayah Lembaga.
8) Tanda Tangan
Penandatangan harus terdiri dari dua unsur saja yaitu unsur pengeluar surat dan unsur
pemberi legalitas surat. Surat Keputusan kelulusan Latihan Kader harus ditanda
tangani seluruh pemandu LK. Surat Keputusan Kongres, Konferensi, Rapat Anggota
dan Musyawarah Lembaga harus ditanda tangani seluruh pimpinan sidang. Surat yang
dikeluarkan Ketua Umum harus ditandatangani oleh Sekjen/Sekum sebagai pihak yang
mengetahui (bukan pemberi legalitas). Tanda tangan menggunakan tinta berwarna
hitam. Contoh :
 PENGURUS
HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM
PENGURUS BESAR

Stempel...
SADDAM ALJIHAD NAILA
KETUA UMUM SEKRETARIS JENDRAL

PENGURUS
HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM
BADAN KOORDINASI NUSA TENGGARA

Stempel...
RIZAL MUHAMMAD KASMAN
KETUA UMUM SEKRETARIS UMUM

PENGURUS
HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM
CABANG SUMBAWA

Stempel...
MOHAMAD RIDZUAN RAHMAD RAMDANI
KETUA UMUM SEKRETARIS UMUM

PENGURUS
HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM
KOMISARIAT ALI

Stempel...
ARNI ABI
KETUA UMUM SEKRETARIS UMUM

9) Stempel Surat
Pihak-pihak yang berhak mengeluarkan Stempel Surat adalah Struktur Pimpinan,
Lembaga Koordinasai, dan Majelis Syuro Organisasi serta panitia pelaksana. Bagi lembaga
Koordinasi, Lembaga Kekaryaan dan Panitia Pelaksana (selain kongres, Konferensi, dan
Rapat Anggota) dapat menentukannya sendiri atas persetujuan Ketua Umum Struktur
pimpinan. Stempel diletakkan/ dibubuhkan di tengah-tengah antara Ketua dan Sekretaris
dan berbaris sejajar dengan nama ketua dan nama sekretaris. Stempel diusahakan agar
menyentuh Tanda tangan ketua dan sekretaris atau mengenai tanda tangan
sekretaris saja. Jika stempel menggunakan tinta satu warna maka warnanya hijau tua. Jika
warna stempel menggunakan warna multi warna maka warna stempel warna hitam dan
hijau tua. Stempel dianggap sah apabila dibubuhkan dengan menggunakan stempel basah.
Ukuran besar stempel sesuai dengan kebijakan cabang masing-masing sebagaimana
dibawah ini:

10) Tembusan Surat

Tembusan surat merupakan sebuah keterangan yang menunjukkan bahwa surat
tersebut dibuat rangkap. Rangkap ini terdiri dari surat asli yang dikirim sesuai dengan
alamat dimana surat itu ditujukan dan surat tembusan yang disampaikan kepada beberapa
instansi atau pihak yang terkait atas dibuatnya surat tersebut.
Apabila surat dari komisariat ditujukan kepada Pengurus Besar HMI, maka tembusan
suratnya ditujukan kepada
Pengurus koordinator komisariat dimana komisariat berada (jika ada);
 Pengurus HMI cabang dimana komisariat berada;
Pengurus HMI Badko dimana cabang bergabung;
Arsip.

Apabila surat dibuat oleh Pengurus Komisariat dan ditujuakan untuk Pengurus
Komisariat dalam wilayah Cabang yang berbeda, namun tetap dalam satu Wilayah
Koordinasi, maka tembusan surat yang dibuat harus ditujukan kepada:
Pengurus HMI Badan Koordinasi;
Pengurus HMI Cabang dimana komisariat berada;
Pengurus HMI Cabang di Komisariat yang dituju;
Arsip.

Apabila surat dibuat oleh Pengurus HMI Komisariat ditujukan Pengurus HMI
Komisariat dalam wilayah Cabang dan Badko yang berbeda, maka tembusan suratnya
ditujukan kepada:
Pengurus koordinator komisariat dimana komisariat berada (jika ada);
Pengurus HMI Cabang dimana Komisariat yang membuat bergabung;
Pengurus HMI Cabang dimana Komisariat yang dituju;
Arsip
Dan lain sebagainya

Dengan demikian setiap surat tidak lagi membutuhkan legalisasi yang dikeluarkan oleh
instansi yang lebih tinggi (misalnya adanya kata mengetahui, dilegalisasi oleh, dll).

B. Surat Keputusan (lampiran 3)

Isi surat keputusan dibanding surat biasa terdapat persamaan yaitu tentang dimana
surat keputusan ditetapkan, tanggal ditetapkannya surat keputusan, nomor dan stempel
surat. Secara spesifik isi surat keputusan sebagai berikut:

(1). Nomor surat : …../KPTS/A/No. urut bl Hijriyah /Th Hijriyah;

(2). Uraian singkat isi surat keputusan;
(3). Instansi pengambil keputusan (PB, PC, PK,dll);
(4) Konsideran (latar belakang dikeluarkannya surat keputusan);
(5) Landasan yuridis dikeluarkannya surat keputusan;
(6). Landasan-landasan lainnya dari surat keputusan;
(7) Diktum (muatan surat keputusan)

Pada bagian akhir diktum diharuskan terdapat klausa “Surat Keputusan ini mulai
berlaku sejak ditetapkan dan akan ditinjau kembali jika terdapat kekeliruan di kemudian
hari.” Surat Keputusan Hanya bisadikeluarkan Oleh Ketuam Umum (PB< PC dan PK)
saja. Sehingga yang bertanda tangan adalah hanya Ketua Umumdan Sekretaris (Jendral
atau Umum) saja.

C. Surat Mandat/Tugas (lampiran 4)

1) Nomor surat keterangan sama dengan surat biasa, karenanya merupakan urutan dari
surat biasa;
2) Surat mandat/tugas berisi penugasan atau mandat yang ditujukan pada seorang kader.
3) Surat keterangan memuat identitas dan keperluan yang diberi
mandat/tugas/keterangan, (dalam rangka apa surat diberikan);
4) Pemberi surat mandat/tugas kepada yang diberi mandat/tugas.

Catatan :
Nomor urut Bulan-bulan Hijriyah
1. Muharram 5. Jumadil Awal 9. Ramadhan
2. Shafar 6. Jumadil Akhir 10. Syawal
3. Rabi’ul Awal 7. Rajab 11. Dzulqo’idah
4. Rabi’ul Akhir 8. Sya’ban 12. Dzul Hijjah
1. Bulan-bulan nomor surat ditulis denngan angka Arab, bukan angka Romawi.

11) Amplop Surat

 Ukuran amplop : 22 cm x 11 cm atau 25 cm x 35 cm
Jenis dan ukuran huruf : (pengurus…) menggunakan huruf kapital, ukuran 18 times
new roman bold. (fakultas…) menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata, ukuran
18 times new roman (secretariat) menggunakan huruf kecil, ukuran 12.

12) Sirkulasi Surat

a. Surat Masuk
Surat masuk adalah surat yang diterima dari luar yang kemudian akan mulai
perjalanannya sampai dengan dimasukkannya surat ke file organisasi. Surat yang
baru diterima diagendakan terlebih dahulu dilampiri kartu disposisi yang berbentuk
:
SURAT DISPOSISI
Nomor Surat : Yang tercantum dalam surat
Tanggal Terima :
Asal Surat : Nama Penerima
Ditujukan : Bidang yang akan menangani surat
Catatan : Kebutuhan atas perlakuan surat

Arsip Surat Masuk

. ARSIP SURAT MASUK INTERNAL
MA I : Bakornas Lembaga/Badan Khusus/Panitia Nasional
MA II : Badan Koordinasi (BADKO) HMI
MA II A : HMI Cabang se Badko Dista Aceh
MA II B : HMI Cabang se Badko Sumatera Utara
MA II C : HMI Cabang se Badko Sumbar
MA II D : HMI Cabang se Badko Sumatera Bagian Selatan
MA II E : HMI Cabang se Badko Jawa Barat
MA II F : HMI Cabang se Badko Jawa Tengah
MA II G : HMI Cabang se Badko Jawa Timur
MA II H : HMI Cabang se Badko Kalimantan
MA II I : HMI Cabang se Badko Nusa Tenggara
MA II J : HMI Cabang se Badko Sulawesi
MA II K : HMI Cabang se Badko Maluku Irian jaya
MA II L : Komisariat, Korkom
MA III : Anggota perorangan

ARSIP SURAT MASUK EKSTERNAL

MB I : Lembaga Negara, Instansi Pemerintah, BUMN
MB II : Golkar, Orsospol
MB III : Lembaga Umat Islam (Ormas, Ors Mhs, Pemuda dan Badan Swasta)
MB IV : Peruguruan Tinggi, kemahasiswaan, kepemudaan dan Ormas
MB V : Kedubes, Badan Asing, Luar negeri
MB VI : Alumni, Lembaga KAHMI
MB VII : Badan Swasta Non Islam
MB VIII : Perseorangan lepas
 ARSIP SURAT KELUAR INTERNAL
KA I : Bakornas Lembaga pengembangan profesi, Badan Khusus, Panitia Nasional
KA II : BADKO HMI se Indonesia
KA III : HMI Cabang se Indonesia
KA IV : Fungsionaris PB HMI, anggota perseorangan
KA V : Surat mandat, surat keterangan, surat tugas
KA VI : surat keputusan pengurusan besar HMI
KA VII : komisariat

ARSIP SURAT KELUAR EKSTERNAL

KB I : Lembaga Negara, Instans pemerintah, BUMN
KB II : Ormas, organisasi pemuda, organisasi mahasiswa, badan swasta
KB III : Perguruan tinggi, kemahasiswaan, kepemudaan dan ormas
KB IV : Kedubes, Badan Asing, Luar negeri
KB V : Alumni, Lembaga KAHMI
KB VI : Badan Swasta Non Islam
KB VII : Perseorangan

Kemudian surat yang baru masuk diterima diagendakan pada Agenda Surat Masuk
PB HMI. Pada Agenda Surat Masuk dibuat kolom-kolom :
CONTOH BUKU AGENDA SURAT KELUAR

NO. NO.SURAT TANGGAL ISI SURAT KETERANGAN

1 018/A/KTPS/03/1443 14 OKTOBER PENGESAHAN KA 1
H 2021 SC

BUKU AGENDA SURAT MASUK

NO. KODE NO SURAT TANGGAL ISI SURAT KEPADA
ARSIP
01 KA VII 016/A/SEK/03/1443 24 INSTRUKSI KOMISARIAT
OKTOBER SE CABANG
2021 SUMBAWA

b. Surat keluar
Surat keluar adalah surat yang kita keluarkan untuk mengemukakan kehendak,
pemikiran dan maksud kita kepada pihak lain. Surat keluar melalui sirkulasi sebagai
berikut:
Konsep surat terlebih dahulu harus dimintakan clearence kepada pengurus yang
berkepentingan agar tidak terjadi perbedaan-perbedaan tentang isi dan redaksi surat
tersebut;
Konsep yang telah mendapat clearence, kemudian diberikan nomor verbal, yang
terdapat pada agenda buku verbal.

13)
Surat elektronik merupakan surat yang dibuat dengan media elektronik seperti internet,
mesin fax, dan pesan melalui telepon. Surat elektronik melalui internet harus
memenuhi prosedur dibawah ini:
Format surat seperti format biasa yang dikirmkan dalam bentuk PDF.
Surat tetap memuat tanda tangan yang berwenang dan stempel organisasi
Alamat e-mail pihak pengirim dan pihak yang dituju merupakan alamat yang
terdaftar dalam organisasi (ditetapkan melalui Surat Ketetapan dari Struktur
 Kepemimpinan) sebagai alamat yang berwenang melakukan pengirIman surat
via internet.

Pengiriman surat dengan memakai mesin fax harus melalui prosedur:

Format surat sama dengan format yang biasa (lengkap dengan tanda tangan dan
stempel organisasi).
Nomor fax pihak pengirim dan pihak yang dituju merupakan alamat yang
terdaftar dalam organisasi (ditetapkan melalui Surat Ketetapan dari Struktur
Kepemimpinan) sebagai nomor yang berwenang.
Pihak pengirim harus mengirimkan dokumen aslinya kepada pihak yang dituju
setelah melakukan pengiriman surat melalui fax selambat-lambatnya 3 x 24
Jam.

Pengriman pesan melalui pelayanan pesan singkat (Short Messege Services) harus melalui nomor
telepon yang telah ditetapkan sebagai nomor telepon
yang berwenang nelakukan pengiriman pesan, baik dari pihak pengirim maupun pihak penerima.
Semua pesan yang dikirim maupun diterima harus dicatat ulang dalam sebuah berita acara
bulanan.

14) Buku Ekspedisi

Setelah surat telah diketik sesuai dengan jumlah yang dikehendaki, ditulis nomor, dan
diagendakan dan telah mendapatkan legalitas (tanda tangan ketua, sekretaris dan stempel) maka
siap dikirim. Untuk pengiriman surat diagendakan dalam buku ekspedisi dengan kolom-kolom.
Tanggal Tujuan Nomor surat Paraf Keteran
Kirim Penerima gan
12/7/1423 Anggota SC Adi,Dian 25/KPTS/A/7/142 Adi Langsun
3 Dian g kirim
12/7/1423 Anggota SC 25/KPTS/A/7/142 - Via
Umar 3 email
14/7/1423 Cabang Palu 26/SEK/7/1423 - Via Pos

B. Dokumen Organisasi
Dokumen adalah semua tanda bukti yang sah menurut hukum dari peristiwa-peristiwa atau
kejadian-kejadian dan kemudian disimpan. Sedangkan Dokumentasi adalah segala upaya untuk
pencarian, pengumpulan, penyimpanan, serta pengawetan dokumen-dokumen organisasi. Bentuk-
bentuk dokumen beserta aturannya adalah sebagai berikut:
Surat-surat disusun menurut urutan nomor dan dijilid tiap periodenya.
Laporan-laporan pertanggungjawaban tiap periode;
Dokumen lainnya yang dijilid (kalau memungkinkan) terdiri dari
I. Kliping-kliping media tulis ataupun elektronik;
II. Naskah-naskah kepengurusan tiap periode;
III. Berita acara aktifitas kepengurusan;
IV. Bukti-bukti keuangan organisasi;
V. Tulisan-tulisan penting;
Gambar-gambar dan foto-foto; disusun berdasarkan waktu dengan mencantumkan tanggal
dan jenis kegiatan yang dilakukan pada foto.

Semua dokumen organisasi kecuali surat harus dibuat dan atau disusun dalam kertas ukuran
kwarto 70 gr. Benda-benda berharaga dan bernilai; disusun dengan aman dan rapi didalam
sekretariat kepengurusan dalam betuk media penyimpanan yang mudah disimpan dan mudah
diakses.

C. Penyimpanan/pengarsipan
Arsip adalah kumpulan dokumen yang disimpan secara sistematis. Pengarsipan yang
sempurna apabila semua surat dan dokumen-dokumen lainnya tersimpan pada suatu tempat
tertentu dan teratur rapi dan apabila diperlukan mudah dilacak kembali. Pengarsipan yang baik
sangat berguna dalam membantu kelancaran dan kerapihan organisasi.
Dokumen-dokumen organisasi HMI pada prinsipnya harus disimpan di sekretariat atau
kantor. Sangatlah tidak dibenarkan dan dilarang apabila terjadi penyimpanan surat-surat dan
dokumen-dokumen organisasi di luar sekretariat atau kantor HMI, terutama jika penyimpanan
 dilakukan oleh individu-individu pengurus ataupun bukan pengurus. Hal ini untuk mengurangi
resiko kerusakan, kehilangan dan penyalah gunaan dokumen organisasi HMI. Sistem
pengarsipan yang harus dilakukan oleh HMI adalah:

1. Chronological filling
2. Geographical filling
3. Subject filling
4. Numerical filling
5. Alphabetic filling

Artinya setiap dokumen-dokumen HMI harus disusun sesuai dengan periode

kepengurusannya yang kemudian diikuti berdasarkan wilayahnya. Urutan penyusunan
berikutnya berdasarkan subjek atau bidang, kemudian diikuti oleh nomor surat atau alphbet
dokumen non surat. Pengarsipan secara elektornik harus dilakukan juga sehingga semua
dokumen terjaga kelestarian-nya dari waktu kewaktu. Namun format yang digunakan adalah
format yang tidak memungkinkan seseorang mengganti atau merubah isi dokumen tersebut.
Semua arsip harus dilakukan penjilidan tiap periode kepengurusan. Berikan penjildan atau
pembatas warna putih untuk LPJ, hijua muda untuk Kumpulan surat masuk dan keluar dan
warna hijua tua untuk dokumen lainnya. Pengarsipan secara elektornik dapat dengan wadah
Compact Disc (untuk pengarsipan tiap periode), atau dalam web (untuk pengarsipan dalam
waktu lama). Pengarsipan dokumen secara elektronik harus dijamin bahwa dokumen itu asli dan
sama seperti bentuk fisiknya. Dengan demikian orisinalitas dokumen dalam media elektronik
benar benar diperhatikan.

D. Tingkat Kerahasiaan
1. Rahasia Utama
Informasi atau dokumen hanya boleh diketahui oleh Ketua Umum PB HMI, Sekretrasi
jendral PB HMI, Bendahara Umum PB HMI, dan Koordinator MPK PB HMI. Informasi
atau dokumen rahasia ini harus dimusnahkan segera setelah keempat pihak tersebut
mengetahuinya. Ke empat pihak tersebut dilarang menyebarluaskan informsai dan dokumen
tersebut kepada pihak lain seumur hidupnya.
2. Rahasia Utama Terbatas
Informasi atau dokumen hanya boleh diketahui oleh Ketua Umum Cabang, Sekretrasi Umum
Cabang, Bendahara Umum Cabang, Koordinator MPK Cabang dan Ketua Umum PB HMI,
serta satu pihak yang bersangkutan (individu atau Pengurus Terkait) Informasi atau dokumen
rahasia ini harus dimusnahkan segera setelah kelima pihak tersebut mengetahuinya.
Kesemuanya dilarang menyebarluaskan informsai dan dokumen tersebut kepada pihak lain
seumur hidupnya.

3. Sangat Rahasia
Informasi atau dokumen yang hanya boleh diketahui oleh Presidium dan Koordinator MPK.
Infomasi dan dokumen ini harus disimpan (baik itu milik PB atau cabang) oleh Sekretaris
jendral PB HMI. Hanya dapat diturunkan satu tingkat dalam waktu 25 tahun kedepan. Begitu
seterusnya dalam penurunan tingkat kerahasiaannya.

4. Rahasia
Informasi atau dokumen yang hanya boleh diketahui oleh Pengurus dan MPK. Infomasi dan
dokumen ini harus disimpan (baik itu milik PB atau cabang) oleh Sekretaris jendral PB HMI.
Hanya dapat diturunkan satu tingkat dalam waktu 25 tahun kedepan. Begitu seterusnya
dalam penurunan tingkat kerahasiaannya.

5 Terbatas
Informasi atau dokumen yang hanya boleh diketahui oleh Pengurus Besar, MPK, Ketua
Cabang dan koordinator MPK cabang. Infomasi dan dokumen ini harus disimpan (baik itu
milik PB atau cabang) oleh Sekretaris jendral PB HMI. Hanya dapat diturunkan satu tingkat
dalam waktu 25 tahun kedepan. Begitu seterusnya dalam penurunan tingkat kerahasiaannya.

6. Terbuka
 Informasi atau dokumen yang hanya boleh diketahui oleh Kader HMI saja. Hanya dapat
diturunkan satu tingkat dalam waktu 25 tahun kedepan. Infomasi dan dokumen ini harus
disimpan oleh Sekretaris Jendral/Umum.
7. Publik
Informasi atau dokumen yang dapat diketahui oleh siapa saja.

E. Administrasi Keanggotaan
Anggota HMI merupakan sasaran kerja, pembinaan dan perkaderan organisasi sehingga
perlu ada administrasi yang rapi tentang anggota HMI yang kongkrit dan terarah. HMI adalah
organisasi kader sehingga HMI selalu menerima anggota baru, selanjutnya melalui
proses/jenjang perkaderan dan akhirnya melepaskan diri sebagai alumni HMI.
Setiap anggota HMI (baik itu anggota biasa ataupun anggota kehormatan) berhak
mendapat Kartu Anggota setelah melewati prosesi pelantikan anggota. Pengurus Cabang
merupakan pihak yang paling berhak mengeluarkan kartu keanggotaan tersebut kepada anggota
HMI. Format kartu anggota yang digunakan oleh pengurus cabang untuk anggotanya memakai
format yang telah diputuskan dalam Kongres HMI. Semua anggota tersebut juga berhak untuk
dicatat dalam buku daftar anggota. Hal ini dilakukan pada tingkatan cabang. Buku daftar
anggota memuat kolom-kolom sebagai berikut.

No anggota Nama Tempat/tangg Komisariat Masuk HMI

al lahir Tahun
1555/Kom/1441 Murni Ambon/27/04/ Kehutanan/ Semester ganjil
1975 Instiper 1996
1556/kom/1441 Hasan Malang/02/03/ Tarbiyah/ Semester
1975 IAIN/ SUKA genap 1996

Setiap satu tahun sekali diadakan pendaftaran ulang (heregristasi) anggota HMI.
Pendaftran ulang dilakukan dengan melakukan penggantian kartu anggota yang lama menjadi
kartu anggota yang baru yang dikeluarkan oleh pengurus cabang. Sedangkan nomor anggota
tetap sebagai nomor induk yang lama. Pelaksanaan heregristasi cukup dilakukan dengan
mengisi formulir permohonan pendaftaran ulang keanggotaan kepada Penngurus Cabang.
Pengurus Cabang kemudian melakukan penerbitan kartu anggota yang baru dengan nomor
anggota yang tetap atas nama anggota yang melakukan heregristasi. Pendaftran ulang
keanggotaan dilakukan agar jumlah anggota di tiap cabang dapat diketahui secara pasti dari
waktu-kewaktu. Sehingga naik turunnya keaktifan anggota dapat juga terdeteksi dari waktu
kewaktu.

F. Inventarisasi Organisasi
1. Inventarisasi adalah upaya untuk mendata semua kekayaan organisasi;
2. Inventarisasi dilakukan pada benda permanen dan benda tidak permanen;
3. Benda permanen ialah kekayaan yang tidak habis dalam satu periode;
4. Benda tidak permanen adalah kekayaan yang habis dalam satu periode;
5. Inventarisasi organisasi dibukukan dalam daftar inventaris yang memuat tanggal
penerimaan, nama dan jumlah barang, pemakaian dan keterangan.

G. Alat komunikasi.
Segala jenis alat komunikasi manusia dapat dijadikan sebagai alat komunikasi dalam
keorganisasian HMI dengan syarat alat itu memungkinkan untuk verifikasi dan klarifikasi atas
penyampaian dan penerimaan informasi. Sehingga informasi yang diberikan atau diterima dapat
dijadikan dasar atas aktifitas organisasi. Informasi yang diberikan dalam pertukaran informasi
harus ada identitas struktur penyampai informasi, dan identitas individu penyampai informasi
(nomor anggota, asal cabang, asal komisariat) serta waktu dan lokasi informasi disampaikan.

H. Perpustakaan
Perpustakaan yang ideal bagi HMI meliputi buku-buku atau dokumen bentuk lainnya yang
diperlukan oleh anggota dalam rangka peningkatan kualitas anggota HMI. Oleh karena itu
perpustakaan HMI berisi koleksi buku-buku atau dokumen bentuk lainnya, seperti :
Data dan informasi yang menunjang aktifitas organisasi;
Jurnal-jurnal sosial kemsayarakatan;
Media-media elektronik yang berisi liputan aktifitas HMI;
Media-media elektronik yang berisi sesuatu penting bagi aktifitas HMI;
Buku buku atau media-media elektronik dalam topik kemahasiswaan, keorganisasian dan
ke-HMI-an;
Buku atau media elektronik dalam topik Ideologi, kemasyarakatan, kenegaraan, politik,
ekonomi, pendidikan dsbnya
 BAB VII
KEPROTOKOLERAN

Keprotokoleran HMI merupakan segala aktifitas yang berhubungan dengan penyelenggaraan

suatu prosedur acara (upacara) di dalam organisasi HMI. Agar sasaran suatu aktifitas dapat dicapai
secara optimal diperlukan penanggung jawab penyelenggara dan pembagian tugas di dalam
penyelenggaraannya. Jika penyelenggaraan suatu aktifitas tidak ada panitia penyelenggara/project
officer, maka pengelolaan, penataan, dan penyelenggaraannya dapat langsung di bawah
tanggungjawab Sekretaris. Namun demikian semuanya itu masih membutuhkan tambahan unsur
penyelenggara seperti pengantar acara, penerima tamu, pengatur perlengkapan, konsumsi, kesenian,
dan segala hal yang berhubungan dengan keacaraan. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam suatu
upacara:
♦ Tempat/gedung (lay out, pengaturan kursi);
♦ Waktu acara
♦ Tamu/undangan (disediakan tempat khusus);
♦ Jenis acara;
♦ Pengantar acara;
♦ Susunan acara.
Khusus yang terakhir, jika ada kata sambutan, maka urutan pemberi sambutan adalah dari
instansi terendah kemudian menuju ke instansi yang lebih tinggi. Untuk lebih jelasnya, berikut
contoh susunan acara :
1. Pembukaan,
2. Pembacaan ayat suci Al Qur’an,
3. Indonesia raya dan Himne HMI
4. Laporan Panitia
5. Sambutan-sambutan
ketua umum komisaraiat UNSA
ketua umum HMI Cabang Sumbawa;
6. Doa
7. Penutup
Susunan acara diatas selalu diterapkan untuk memulai dan mengakhiri 2 ritual organisasi
HMI. 2 (dua) ritual itu menjadi sebuah prosedur (formal) yaitu:

1. Pelantikan
Pelantikan merupakan sebuah protokoler yang digunakan untuk pengesahan
pengurus dan pengesahan keanggotaan. Pelantikan merupakan sebuah pengumuman
legalitas yang didapat oleh struktur atau anggota untuk memulai aktifitas dalam system
organisasi dengan segala hak dan kewajibannya. Pada pelantikan pengurus atau anggota
elemen yang ada dalam acara pelantikan, Petugas Pelantikan dan Pengurus atau anggota
yang dilantik.
Acara pelantikan minimal terdiri dari Ikrar Janji Pengurus dan Pembacaan Surat
Keputusan atas susunan kepengurusan yang dikeluarkan oleh institusi kepemimpinan yang
lebih atas dari pengurus yang dilantik. Petugas pelantik dilakukan oleh struktur
kepemimpinan yang lebih tinggi dari Pengurus yang dilantik atau perwakilan forum yang
mengangkat pengurus. Pengurus yang dilantik minimal terdiri dari tiga orang dan satu
diantaranya adalah ketua kepengurusan.

2. Pembukaan dan Penutupan Acara

Setiap acara yang dilakukan oleh HMI dapat diadakan suatu ritual yang dinamakan
Pembukaan dan Penutupan Acara. Pembukaan dan Penutupan Acara mempunyai makna
bahwa sebuah institusi dalam HMI mempunyai sebuah kegiatan. Sifat memperjelas
pelaksana kegiatan inilah yang menjadi tujuan dalam sebuah Pembukaan Acara. Pembuka
dan penutup acara dapat dilakuakan oleh Ketua Panitia/ yang mewakili atau Ketua Struktur
Pemimpinan Pelaksana Acara/ yang mewakili atau Ketua Struktur Pemimpinan yang lebih
atas.
Lampiran 1

PENGURUS
HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM
(Association Of Islamic University Students )
CABANG SUMBAWA
Sekretariat : Jl. Bay pas sering atas Desa Kerato Kec. Unter Iwes Kab. Sumbawa Telp.085339422196

Nomor : 026/A/SEK/07/1441
Lamp : 1 (Satu) Lembar
Perihal : PEMBERITAHUAN LK II (sejajar) Kepada yang terhormat:
BADKO NUSRA
Di-
TEMPAT
(2 spasi)

Assalamu’alaikum wr wb
(1 spasi)

_________________________________________________

_________________

____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
(1 spasi)
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
(1 spasi)
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
(1 spasi)

Billahi Taufiq Walhidayah

Wassalamu’alaikum Wr. Wb.

(2 spasi)
Sumbawa Besar, 05 Dzulkaedah 1441 H
17 Desember 2019 M
(1 spasi)

PENGURUS
HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM
CABANG SUMBAWA

(3 Spasi)
MOHAMAD RIDZUAN RAHMAD RAMDANI
KETUA UMUM SEKRETARIUMUM
 PENGURUS
HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM
(Association Of Islamic University Students )
CABANG SUMBAWA
Sekretariat : Jl. Bay pas sering atas Desa Kerato Kec. Unter Iwes Kab. Sumbawa Telp.085339422196

Nomor : 026/A/WAK-SEK-PA/07/1441
Lamp : -
Perihal : MOHON DATA ANGGOTA (sejajar) Kepada yang terhormat:
KETUA KOMISARIAT HMI SE-CABANG
SUMBAWA
Di-
TEMPAT
(2 spasi)

Assalamu’alaikum wr wb
(1 spasi)

____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
(1 spasi)
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
(1 spasi)
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
(1 spasi)

Billahi Taufiq Walhidayah

Wassalamu’alaikum Wr. Wb.

(2 spasi)
Sumbawa Besar, 05 Dzulkaedah 1441 H
17 Desember 2019 M
(1 spasi)

PENGURUS
HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM
CABANG SUMBAWA
(3 Spasi)

ARDIANSYAH ASEP
KETUA BIDANG PA WASEKUM BIDANG PA

Mengetahui ;

MOHAMAD RIDZUAN
KETUA UMUM
 PENGURUS
HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM
(Association Of Islamic University Students )
CABANG SUMBAWA
Sekretariat : Jl. Bay pas sering atas Desa Kerato Kec. Unter Iwes Kab. Sumbawa Telp.085339422196

SURAT KEPUTUSAN
HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM CABANG SUMBAWA
Nomor : …./ KPTS/A/../1441 H
TENTANG
PENGESAHAN STRUKTUR PENGURUS HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM KOMISARIAT ………….

Dengan senantiasa mengharap rahmat dan ridho Allah SWT, Pengurus Himpunan Mahasiswa Islam Cabang
Sumbawa setelah :

Menimbang : Bahwa demi menjaga kesinambungan dan kelancaran mekanisme organisasi, maka
perlu disahkannya Susunan Pengurus Himpunan Mahasiswa Islam Komisariat
………… PERIODE …….-……. M.

Mengingat : 1. Pasal 4, 5, 6, 7, 8, 9, 12 dan 13 Anggaran Dasar HMI

2. Pasal 16, 17, 18, 36, 37, dan 38 Anggaran Rumah Tangga HMI

Memperhatikan : 1. Laporan hasil Rat Anggota Komisariat ………..ke-I, yang dilaksanakan pada 30
Jumadil Akhir bertepatan dengan 07 Maret 2019 M.
2. Ketetapan Rapat Anggota Ke-I tahun 2019 Himpunan Mahasiswa Islam
Komisariat ………Nomor : …/RAK-I/../1441 H tentang Formatur/ Ketua
Umum Himpunan Mahasiswa Islam Komisariat ………………….Periode
…..-….. M.
3. Ketetapan Rapat Anggota Ke-I tahun 2019 Himpunan Mahasiswa Islam
Komisariat ………………Nomor : …./RAK-I/…/1441 H tentang Mide
Formatur Himpunan Mahasiswa Islam Komisariat Persiapan Elang Muda-
UTS, Periode 2019-2020 M.
4. Surat Keputusan Formatur dan Mide Formatur Himpunan Mahasiswa Islam
Komisariat …………… Nomor: ISTEMEWA tentang Susunan Kepengurusan
Himpunan Mahasiswa Islam ……….. Periode …..-…… M.
5. Surat Formatur Himpunan Mahasiswa Islam ……….Nomor : Istemewa tentang
Permohonan Penertiban SK tertanggal .. Rajab 1440 H bertepatan dengan
tanggal .. April 2019 M.
6. Saran dan Pendapat yang berkembang pada rapat Harian Pengurus Himpunan
Mahasiswa Islam Cabang Sumbawa Periode ….-…. M pada tanggal 29 Rajab
1441 H bertepatan dengan 6 April 2019 M.

MEMUTUSKAN

Menetapkan : 1. Mengesahkan susunan pengurus Himpunan Mahasiswa Islam ………Periode

….-…. M di bawah Kepemimpinan saudara …. dan saudara …. masing-
masing sebagai Ketua Umum dan Sekretaris Umum dengan susunan
pengurus sebagaimana terlampir.
2. Surat keputusan ini disampaikan kepada masing-masing yang bersangkutan
untuk dilaksanakan dengan penuh rasa amanah.
3. Surat Keputusan ini berlaku sejak tanggal di tetapkan dan akan ditinjau kembali
jika terdapat kekeliriuan di dalamnya.

Billahitaufiq Wallhidayah.

Ditetapkan di : SUMBAWA
Pada tanggal : 29 Rajab 1441 H
06 April 2019 M

PENGURUS
HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM
CABANG SUMBAWA

MOHAMAD RIDZUAN RAHMAD RAMDANI

KETUA UMUM SEKRETARIS UMUM
 PENGURUS
HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM
(Association Of Islamic University Students )
CABANG SUMBAWA
Sekretariat : Jl. Bay pas sering atas Desa Kerato Kec. Unter Iwes Kab. Sumbawa Telp.085339422196

SURAT KETERANGAN
Nomor : 001/A/Sek/03/1441

Dengan senantiasa mengharapkan Rahmat dan Ridho Allah S.W.T, Pengurus Himpunan Mahasiswa
Islam Cabang Sumbawa menerangkan bahwa :

Nama : Ali
Alamat : Jln.by pas Dusun A Desa B kecamatan A Kabupaten B

Adalah benar Pengurus Himpunan Mahasiswa Islam Cabang Sumbawa sejak 2019-2020 M

Demikian Surat Keterangan ini untuk diberikan kepada yang bersangkutan untuk dapat dugunakan
sebagaimana mestinya.

Billahitaufiq Wal Hidayah

Sumbawa Besar, 12 Januari 2019 M

12 Jumadil Awal 1441 H

PENGURUS
HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM
CABANG SUMBAWA

MOHAMAD RIDZUAN RAHMAD RAMDANI

KETUA UMUM SEKRETARIS UMUM
 PENGURUS
HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM
(Association Of Islamic University Students )
CABANG SUMBAWA
Sekretariat : Jl. Bay pas sering atas Desa Kerato Kec. Unter Iwes Kab. Sumbawa Telp.085339422196

SURAT MANDAT
Nomor : 001/A/Sek/03/1441

Dengan senantiasa mengharapkan Rahmat dan Ridho Allah S.W.T, Pengurus Himpunan Mahasiswa
Islam Cabang Sumbawa memberikan mandate kepada :

Nama : Ali
Jabatan : Ketua Bidang Pembinaan Aparatur Organisasi

Untuk mengikuti KONGRES Himpunan Mahasiswa Islam KE-XXXII di Malang pada tanggal
12 April 2019 M sampai dengan selesai

Demikian Surat Mandat ini untuk dikeluarkan untuk dilaksanakan sebagaimana mestinya.

Billahitaufiq Wal Hidayah

Sumbawa Besar, 12 Januari 2019 M

12 Jumadil Awal 1441 H

PENGURUS
HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM
CABANG SUMBAWA

ARJONI MOHAMAD RIDZUAN

KETUA UMUM SEKRETARIS UMUM
 IKRAR UNTUK PELANTIKAN

Bismillahirrahmanirrahim
(Dengan nama Allah Yang Maha Pengasih dan Penyayang)

Ashadu Allah ilaha illallah was ashadu anna muhammada rasulullah

(“Aku bersaksi bahwasanya tiada Tuhan selain Allah dan sesungguhnya Muhammad adalah
Rasul Allah”)
Radhitu billahi Rabba Wabil Islami dina Wabi Muhammadin nabiya Warrusala
(“Kami rela Allah Tuhan kami, Islam agama kami dan Muhammad Nabi dan Rasul Allah”)

Dengan kesadaran dan tanggung jawab, kami pengurus …….. dengan ini berjanji dan berikrar :
1. Bahwa kami dengan kesungguhan hati akan melaksanakan ketetapan-ketetapan ……
ke ……… di ………
2. Bahwa kami akan selalu menjaga nama baik Himpunan dengan selalu tunduk dan
patuh kepada AD/ART dan pedoman pokok HMI beserta HMI beserta ketentuan–
ketentuan lainnya.
3. Bahwa apa yang kami kerjakan dalam kepengurusan ini adalah untuk mencapai tujuan
HMI dalam rangka mengabdi kepada Allah SWT untuk mencapai kesejahteraan umat
dan bangsa di dunia dan diakhirat.
Innasshalati wanusuki wamahyaya wamamati lillahi rabbil alamin
(“Sesungguhnya Sholatku, perjuanganku, hidup dan matiku hanya untuk Allah Tuhan seru
sekalian alam”)
Billahit taufiq wal hidayah.