Latihan Teori

1. Mail Merge adalah alat yang berguna yang memungkinkan Anda untuk menghasilkan
beberapa surat, label, amplop, tag nama, dan lainnya menggunakan informasi yang
disimpan dalam daftar, database, atau spreadsheet.

2. a. Type New List adalah pilihan yang digunakan apabila belum membuat dokumen atau
data sumber. Sehingga dapat memilih pilihan Type New List, dan akan muncul kotak
dialog New Addres List.
b. Use Existing List adalah pilihan yang digunakan apabila sudah membuat dokumen
data sumber atau data variabel yang sudah dibuat atau disimpan dalam dokumen word
atau excel. Sehingga apabila memilih pilihan ini akan muncul kotak dialog Select Data
Source. Setelah terpilih, klik Open.

3. Fungsi Insert Merge Field pada Mail Merge adalah untuk memasukan mail merge
pada surat. Caranya Pilih menu Insert Merge Field, lokasinya masih satu menu dengan
Mailings. Kemudian masukan Field sesuai dengan bagian nama, alamat dan nama email.

4. Data source pada mail merge adalah sumber data, pada mail merge kita memerlukan
sumber data untuk diinsertkan ke dalam dokumen master, sumber data dapat kita buat
pada microsoft word maupun pada sumber data lain.

5. Langkah mencetak (print) dokumen mail merge.

a. Buka surat masal ms word yang akan di cetak
b. Jangan lupa link-an dengan database yang sudah dibuat.
c. Selanjutnya klik mailings pada menu bar ms word
d. Klik Finish & Merge pada group Finish, kemudian pilih print document pada
popup menu.
e. Selanjutnya akan muncul jendela merge to printer. Pada jendela ini terdapat pilihan
print record: all berfungsi untuk mencetak semua dokumen yang ada, current
record berfungsi untuk mencetak lembar dokumen yang dibuka, dan from : ....... to :
...... berfungsi untuk mencetak dokumen berdasarkan nomor halaman dokumen.
f. Jika ingin mencetak semua dokumen yang ada pilih all kemudian klik OK.
g. Atau juga bisa memanfaatkan fungsi from : ... to : ..... , untuk mencetak halaman
dengan jumlah halaman sesuai dengan kemampuan printer.