MANAJEMEN DOKUMEN MUTU

dengan SimMUTU®
Fungsi Modul

• Modul ini berfungsi untuk

mengelola perubahan Regulasi
dan pengendaliannya serta
mengunggah (upload) file
kedalam sistem.
PROSEDUR PERUBAHAN REGULASI
KEPALA UNIT KMRS/ DIREKTUR/ WADIR DIREKTUR/ KEPALA SEKRETARIAT RS
Membuka Aplikasi SimMUTU®

1. Buka aplikasi web browser

(Google Chrome, opera, dll)
2. Pada address, ketik : alamat
domain/ IP (misalnya :
http://localhost/simmutu,
http://192.168.10.1/simmutu, dll)
3. Tekan tombol ENTER keyboard.

8
 PERAN KEPALA UNIT/ KOMITE/ TIM
 Mengajukan Permohonan Perubahan Dokumen.
 Melakukan Edit Data Perubahan Dokumen (sebelum disetujui
oleh direktur/ wakil direktur)
 Mencetak Formulir Permohonan Perubahan Dokumen.
 Mencetak Daftar Permohonan Perubahan Dokumen.

A
 Membaca/ mencetak dokumen final (telah ditetapkan).
 Mencetak Daftar Dokumen Unit.
 Masuk (login) ke SimMUTU®

A.1 LOGON SEBAGAI

KEPALA UNIT

(1) Masukkan Username Anda

(2) Masukkan Password Anda

(3) Klik Tombol Masuk

Jika lupa Password

Menampilkan Bantuan

9/3/20XX Presentation Title 10

 Dashboard SimMUTU® (level Kepala Unit)
Notifikasi

Nama Aplikasi Navigasi Menu

Bantuan || Keluar

Menu Utama

View Hasil

9/3/20XX Presentation Title 11

 Dashboard SimMUTU® di Android (level Kepala Unit)

9/3/20XX Presentation Title 12

Permohonan Pembuatan / Perubahan Regulasi/ Dokumen.

Klik menu DOKUMEN SISTEM

MUTU | Permohonan
Perubahan | Prosedur (SPO)

A.2
1. Membuat Permohonan Perubahan Dokumen

Klik tombol Navigasi

Menu dan Pilih Tambah
Data

14
1. Pilih Nama jabatan (direksi

2. Pilih Jenis Dokumen

3. Pilih dokumen yang akan direvisi

4. Ketik Judul Dokumen Perubahan

5. Pilih nomor revisi, jenis permohonan

dan alas an perubahan
6. Ketik bagian/ kalimat sebelum
perubahan
7. Ketik bagian/ kalimat usulan
perubahan

8. Ketik unit terkait dengan dokumen

9. Klik tombol Choose File untuk

mengunggah draft dokumen

10. Klik tombol Simpan

15
2. Copy Permohonan Perubahan Dokumen

Klik tombol Navigasi

Menu dan Pilih Copy
Permohonan

16
1. Pilih Nama jabatan (direksi

2. Pilih Jenis Dokumen

3. Pilih dokumen yang akan direvisi

4. Ketik Judul Dokumen Perubahan

5. Pilih nomor revisi, jenis permohonan

dan alas an perubahan
6. Ketik bagian/ kalimat sebelum
perubahan
7. Ketik bagian/ kalimat usulan
perubahan

8. Ketik unit terkait dengan dokumen

9. Klik tombol Choose File untuk

mengunggah draft dokumen

10. Klik tombol Simpan

17
3. Koreksi / Edit Permohonan Perubahan Dokumen

Klik tombol navigasi

menu dan pilih Edit
Data Permohonan

A.3
PERHATIAN :
Koreksi / Edit data oleh Kepala Unit/ Komite/ Tim
bisa dilakukan sebelum permohonan di ACC oleh
wadir/ direktur (masih berwarna merah) 18
 Klik tombol
Simpan

Silahkan lakukan koreksi / edit data

Mencetak Formulir Permohonan Perubahan Dokumen

1. Klik tombol navigasi

menu dan pilih Cetak
Formulir

A.4
2. Klik tombol
Cetak
20
Membaca Hasil Akhir/ Final Regulasi

Klik Menu DOKUMEN

SISTEM MUTU | Daftar
Regulasi Unit

A.5
Daftar Regulasi Yang Didistribusikan kepada Unit

23
Mencetak Regulasi

Klik tombol
File PDF

24
 Klik untuk
mencetak ke Klik untuk
Printer download file
PDF

25
Mencetak Daftar Induk Dokumen Unit

1. Klik tombol navigasi

dan pilih menu Cetak
Daftar

3. Klik
tombol
Cetak

A.6
2. Pilih Tahun Terbit

26
 Klik untuk
mencetak ke
Printer Klik untuk
download file
PDF

27
Mengakses Dokumen Akreditasi

Klik Menu DOKUMEN

SISTEM MUTU |
Dokumen Akreditasi

A.7
 Klik Menu
tombol
dokumen untuk
melihat isi
dokumen
Evaluasi Dokumen

Klik Menu DOKUMEN

SISTEM MUTU |
Pengendalian Dokumen |
Evaluasi Dokumen

A.8
 Klik tombol
Evaluasi Regulasi
Mencetak Daftar Induk Dokumen Unit
Klik Menu
Cetak Daftar

Klik tombol
Cetak
 PERAN TIM REGULASI/ KOMITE
MUTU RUMAH SAKIT
 Mengajukan Permohonan Perubahan Dokumen.
 Melihat Data Permohonan Perubahan Dokumen seluruh rumah sakit.
 Melakukan Edit Data Perubahan/ Telaah Tata Naskah, sebelum disetujui
oleh Direktur.
 Mencetak Formulir Permohonan Perubahan Dokumen.

B
 Mencetak Daftar Permohonan Perubahan Dokumen.
 Membaca/ mencetak dokumen final (telah ditetapkan).
 Mencetak Daftar Dokumen Unit atau seluruh dokumen RS.
 Masuk (login) ke SimMUTU®

B.1 LOGON SEBAGAI TIM

REGULASI/ KOMITE
MUTU RS

(1) Masukkan Username Anda

(2) Masukkan Password Anda

(3) Klik Tombol Masuk

Jika lupa Password

Menampilkan Bantuan

9/3/20XX Presentation Title 37

 Dashboard SimMUTU® (level Komite Mutu)
Notifikasi

Nama Aplikasi Navigasi Menu

Bantuan || Keluar

Menu Utama

View Hasil

9/3/20XX Presentation Title 38

Telaah Permohonan Dokumen

Klik menu DOKUMEN SISTEM

MUTU | Permohonan
Perubahan | Prosedur (SPO)

B.2
Telaah Permohonan Perubahan Dokumen

Klik tombol navigasi

menu dan pilih Edit
Data Permohonan

PERHATIAN :
Telaah Dokumen oleh Tim Regulasi/ KMRS
bisa dilakukan sebelum permohonan di ACC
oleh Direktur 40
 1. Lakukan koreksi / edit data

2. Upload file draft sesuai tata naskah

3. Pilih Ya, sudah sesuai atau Tidak, Klik tombol

perlu revisi dan berikan catatan Simpan
 PERAN WAKIL DIREKTUR

Mengajukan Permohonan Perubahan

Dokumen.
Memberikan Persetujuan atas
permohonan perubahan dokumen.
C
 Masuk (login) ke SimMUTU®

C.1 LOGON SEBAGAI WAKIL

DIREKTUR

(1) Masukkan Username Anda

(2) Masukkan Password Anda

(3) Klik Tombol Masuk

Jika lupa Password

Menampilkan Bantuan

9/3/20XX Presentation Title 43

Dashboard Wakil Direktur
Notifikasi

Nama Aplikasi Navigasi Menu

Bantuan || Keluar

Menu Utama

View Hasil
Persetujuan Permohonan Dokumen

Klik menu DOKUMEN SISTEM

MUTU | Permohonan
Perubahan | Prosedur (SPO)

C.2
Persetujuan Permohonan Perubahan Dokumen

Klik tombol navigasi

menu dan pilih Edit
Data Permohonan

PERHATIAN :
Persetujuan Dokumen oleh Wakil Direktur
bisa dilakukan sebelum permohonan di ACC
oleh Direktur 46
 1. Lakukan koreksi / edit data

2. Pilih Telah Disetujui; Tidak Disetujui Klik tombol

atau Belum Disetujui. Jika Tidak/ belum Simpan
disetujui, berikan catatan
 PERAN DIREKTUR

Mengajukan Permohonan Perubahan

Dokumen.
Memberikan Persetujuan dan
Penetapan atas permohonan
D perubahan dokumen.
 Masuk (login) ke SimMUTU®

D.1 LOGON SEBAGAI

DIREKTUR

(1) Masukkan Username Anda

(2) Masukkan Password Anda

(3) Klik Tombol Masuk

Jika lupa Password

Menampilkan Bantuan

9/3/20XX Presentation Title 49

Dashboard Direktur
Notifikasi

Nama Aplikasi Navigasi Menu

Bantuan || Keluar

Menu Utama

View Hasil
Persetujuan Permohonan Dokumen

Klik menu DOKUMEN SISTEM

MUTU | Permohonan
Perubahan | Prosedur (SPO)

D.2
Persetujuan Permohonan Perubahan Dokumen

Klik tombol navigasi

menu dan pilih Edit
Data Permohonan

52
 1. Lakukan koreksi / edit data

2. Pilih Telah Disetujui; Tidak Disetujui Klik tombol

atau Belum Disetujui. Jika Tidak/ belum Simpan
disetujui, berikan catatan
 PERAN SEKRETARIAT RUMAH SAKIT
 Mengajukan Permohonan Perubahan Dokumen.
 Mencetak Formulir Permohonan Perubahan Dokumen.
 Mencetak Daftar Permohonan Perubahan Dokumen.
 Melakukan Finalisasi Data Perubahan/ Telaah Tata
Naskah, setelah disetujui oleh Direktur.

E
 Daftar Induk Dokumen
 Distribusi Dokumen
 Masuk (login) ke SimMUTU®

E.1 LOGON SEBAGAI

SEKRETARIAT

(1) Masukkan Username Anda

(2) Masukkan Password Anda

(3) Klik Tombol Masuk

Jika lupa Password

Menampilkan Bantuan

9/3/20XX Presentation Title 55

Dashboard Sekretariat RS
Notifikasi

Nama Aplikasi Navigasi Menu

Bantuan || Keluar

Menu Utama

View Hasil
Progres Finalisasi Permohonan Dokumen

Klik menu DOKUMEN SISTEM

MUTU | Permohonan
Perubahan | Prosedur (SPO)

E.2
Finalisasi Permohonan Perubahan Dokumen

Klik tombol navigasi

menu dan pilih Edit
Data Permohonan

58
 1. Lakukan koreksi / edit data

2. Upload File DOC/ DOCX Final

Klik tombol
3. Pilih Ya, jika sudah selesai diproses atau Simpan
Tidak, jika belum selesai
Manajemen Daftar Induk Dokumen

Klik menu DOKUMEN SISTEM

MUTU | Daftar Induk Dokumen
| Prosedur (SPO)

E.3
 Klik tombol
Navigasi Menu
dan Pilih Menu
Tambah Data

Memasukkan Regulasi Yang Sudah Selesai ke Daftar Induk Dokumen

 Lengkapi
Data

Upload File yang

sudah ditetapkan
(PDF)

PERHATIAN : Klik
SCAN DOKUMEN YANG SUDAH DISAHKAN tombol
Simpan
Edit Data Daftar Induk Dokumen

Lakukan update
data untuk
Hard, Dist dan
Expired
 Silahkan lakukan
koreksi data jika masih
ada yang salah

Klik
tombol
Simpan
Klik Sudah, jika Klik Ya, jika
Klik Ada, jika file sudah sudah
hardcopy ada didistribusikan kadaluarsa
Distribusi dan Penarikan Dokumen/ Regulasi

Klik menu DOKUMEN SISTEM

MUTU | Pengendalian Dokumen |
Distribusi Regulasi

E.4
Klik Kategori
Regulasi
Klik tombol
Distribusi
 PERHATIAN:
Pastikan distribusi
ke unit terkait
termasuk direktur
(pejabat yang
Perhatikan wajib memahami
kolom Unit dokumen)
Terkait

Pilih unit terkait yang akan

menerima dokumen
(Gunakan tombol
Ctrl+Click Mouse)
Klik timbol
Pilih Distribusi ke
Kirim
Semua Unit, jika
dokumen untuk
semua unit
MENGHAPUS DATA DISTRIBUSI REGULASI

Klik tombol
Distribusi
 Klik tombol
Klik tombol Hapus
Hapus
Mencetak Formulir Distribusi Regulasi Baru Dan Penarikan Regulasi Lama

1. Klik tombol
Navikasi menu dan
pilih menu Cetak
form Distribusi

2. Pilih Regulasi
Yang akan ditarik
3. Pilih Regulasi
Yang akan
Didistribusikan

4. Klik
tombol
Cetak
Klik tombol
print untuk Klik tombol
mencetak ke save untuk
Printer menyimpan
file PDF