NOTULENSI RAPAT EXTERNAL 1

PORSENI MATEMATIKA 2019

Hari / Tanggal : Jum’at/18 Oktober 2019  Kalau koor tidak berhalangan hadir, jadi yang
Pukul : 14.14 diundang adalah tangan kanannya.
Tempat : Gedung 192.5  Saran untuk mencari tema lagi karena korelasi
Agenda : harus ada arti, dari penyingkatan kata, dan
- Konsolidasi artinya kurang mendalam.
- Pembacaan dan Pembahasaan Jobdesc tiap-  Korelasi masuk ke dalam matematika dengan
tiap bidang lambang r (hubugan). Tema tahun lalu
- HYB Eksponen.
Konsolidasi  Waktu acara 22-24 November (jum’at-
Mekanisme : menyebutkan nama, kelas, stambuk, minggu).
dan kabar hari ini.  Rencana Acara Porseni yang akan dibuat pada
 pada bidang acara yang hadir hanya ada 2 tanggal ; 22 : opening ceremony, ML, dan
anggota serta koordinator bid. Acara belum catur
hadir karena 4 orang, 2 orang di laboratorium, 23 : tari dan futsal
dan ada yang masih dijalan. 24: final futsal, fotokontes, dan
 Pada bid. Konsumsi yang hadir 6 orang closing ceremony.
 Pada bidang dana yang hadir 3 orang.  Fotokontes, foto yang diambil adalah foto
 Pada bid. Pubdekdok koordinator belum hadir selama acara berlangsung
Forum di skors sampai pukul 14.40 (dengan  Anggota acara ada 17 orang.
syarat anggota pubdekdok dan adm kesek sudah  Koordinator bid. Acara masih ada kelas.
hadir min. 1 orang)  Kepanitiaan dibentuk pada tanggal 30
Skors forum dibuka pukul 14.40. september
 Internal 1 dilaksanakan pada tanggal 7
Pembacaan dan Pembahasaan Jobdesc bidang oktober.
Acara  Bid. Acar berdiskusi setiap hari, dan tertib
 Tema : korelasi, konjugasi, komponen acaranya masih sedang dilakukan.
 Maksud dari kompetisi ragam ekspresi pada  Bid. Acara sudah berdiskusi dengan bang Aji
tema korelasi adalah karena olahraga dan seni dan Bang Agung.
berbagai macam yang diperlombakan, yaitu;  Konsep nya itu sebagai tawaran yang harus di
Olahraga : futsal, e-sport, dan catur. fix kan hari H, tempat, dan rencana mau
Tari : fotocontes dan tari. ngapain aja, harus konseptual. Kalau acaranya
Untuk ekspresi itu cocok di bagian tari. disitu, massanya dimana. Pikirkan lagi
 Sebagai kabid demisioner, semua kabid tahun tanggalnya dan bagaimana keadaan, situasi
lalu diundang. dan kondisi. Saran acaranya jangan bulan
November.
 Pada bulan November kegiatan di Unimed
ada; GUM (21-24), OPREK HIKMAT (8-10),
DAN PG-PAUD (21-22).
 Tanggal acara di fix kan akhir bulan oktober.
 Mengikuti program kerja HMJ, diambil hari
jum’at, sabtu, dan minggu karena hanya akan
memakai 1 hari kuliah.
 Lapangan Unimed hanya bisa dipakai sabtu
dan minggu.
 Lebih baik pakai lapangan Unimed karena
biaya peminjaman lapangan diluar mahal.
 Biasanya FIK buka event olahraga pada hari
sabtu dan minggu.
 Acara Expo FMIPA diadakan setelah UAS
jadi disarankan Porseni matematika sebelum
UAS.
 Diterima saran untuk mengadakan acara
Porseni pada tanggal 29, 30 November dan 1
Desember agar tidak bertabrakan dengan
agenda lainnya, agar lebih meriah dan
dianggap baik karena sebelum pelaksanaan
UAS.
 Tidak cukup 2 hari lombanya karena futsal 2
hari, catur 2 hari sedangkan keduanya dimulai
pada hari yang berbeda dan tidak semua acara
bisa diselesaikan dalam kurun waktu 2 hari.

 Jadwal pemakaian lapangan di Birorektor  Disepakati Porseni Matematika 2019

sudah ksosng dan sudah mencantumkan k dilaksanakan pada tanggal 29, 30
birorektor.. November dan 1 Desember.

 Buat acara aktif diundur 1 minggu, yaitu  Deadline : hari selasa udah fix untuk tempat.
tanggal 29,30 November dan 1 Desember.  Ada 5 jenis lomba :
 Akan sulit membuat bazar kalau tempat 1. Futsal
perlombaan acaranya terpisah-pisah. 2. Catur
 Kemungkinan ada Expo di bulan November 3. Tari
dan tidak akan bertabrakan. 4. Fotokontes

 Awalnya acar akan dibuat semua dari awal 5. ML

sampai akhir di lapangan FIK, tapi ada fikiran  Target peserta:

nanti tidak terlihat kesannya dari anak 1. ML : 32 tim, 1 tim= 6 pemain
matematika. 2. Tari : se-Unimed, uang pendaftaran

 Mathfair tidak selalu di gedung FMIPA. 200k, target 20 tim dengan 1 tim

Masalah tempat jangan terlalu percaya dengan beranggotakan 5-7 orang, dan tari

birokrasi. tradisional Indonsia.

 Persiapkan proposal segera, bisa saja sposnsor 3. Futsal : uang pendaftaran 200k, target 32

diambil oleh PG-PAUD. tim.

 Publikasi PG-PAUD sudah jalan terlebih 4. Fotokontes : mahasiswa Unimed, uang

dahulu, pastinya orang sudah melihat duluan pendaftaran 20k

yang PG-PAUD, apalagi PG-PAUD 5. Catur : pesertanya dosen Unimed, dan

cakupannya sekota Medan sedangkan Porseni hanya untuk seru-seruan saja, tidak ada

se-Unimed. uang pendaftaran.

 Tanggapan dosen biasanya lebih tertarik pada - Tanggapan untuk KORELASI, karena
tenis meja dan lebih seru mahasiswanya lomba Porseni sudah kompetisi jagan sampai
badminton. seakan-akan membuat kompetisis sendiri.
 Kalau diadakan tenis meja ataupun badminton - Harus sudah tau apa yang mau difikirkan di
banyak kendala. eksternal 2.
 Kalau badminton kendalanya lapangan, - Tanyakan pendapat SC dengan membawa
bnayak angin, gedung H. Anif, dan waktu. bahan, didengar, dan ditindak lanjuti.

 Tarinya tradisional atau mau dibuat trai kreasi. Lakukanlah perbaikan untuk selanjutnya.

 Tari tradisional : melestarikan budaya kita

secara penuh, pakaiannya lebih mudah dicari Pembacaan dan Pembahasaan Jobdesc bidang

 Tari kreasi = campuran konsumsi

- Bedakan survey harga yang jangka panjang
 Lebih dipertimbangkan lagi dana utuk tari
dengan jangka pendek.
tradisional dananya lebih besar yang
- Bid. Konsumsi harus memastikan berapa
dikeluarkan daripada yang diberikan.
banyak anggota TM dan undangan yang
 Saran tari tradisional didiskusikan diluar dan
datang atau ditaksir ke bid. Acara, adm
ditiadakan.
kesek. Kira-kira kalau konsumsinya kurang
 Tari berdiri sendiri flayernya.
bisa malu.
 Bid. Acara memilih tari kreasi
- Jumlah lampiran ada 766 peserta.
 Untuk tema tidak cocok korelasi karena seperti
- Air mineral botol dibagikan waktu registrasi
nama lain dari porseni sendiri.
ulang.
 Saran Tema :
- Registrasi yang dimaksud adalah registrasi
1. Bangun Kreativitas dan Sportivitas
ulang di hari H. kenapa diberi air mineral
Melalui Olahraga dan Seni
karena sudah disepakati pada rapat intenal 1,
2. SIGMA F = Sambut porsenI denGan
hanya air mineral cup, tapi disanggah jadi
Mewujudkan Aksi sportiF, ekspresiF
air mineral botol, karena menghargai peserta
dan inovatiF.
yang sudah bayar mahal untuk pendaftaran.
3. Spirit dan Energy of Youth.
- Saran sediakan 1 galon yang harganya Rp
4. Eratkan Persaudaraan Melalui Olahraga
5.000,- dan juga dispenser, kemudian
dan Seni Demi Terwujudnya Spirit
sediakan cup per banyak peserta yang
Millenial
registrasi pada hari perlombaan, untuk
5. Junjung Tinggi Sportivitas, Lebur
menhemat biaya.
Perbedaan
- Biasanya lomba futsal tidak biberi minum,
6. Sambut Kompetisi dengan Semangat
menurut pengalaman oarng yang sudah
Spotivitas.
sering ikut lomba futsal.
- KORELASI = dari judulnya saja sudah
- 1 kotak air mineralcup = Rp. 37.000,-.
PORSENI untuk olahraga dan seni tidak
- Biasanyan hanya TM saja yang diberi
perlu lagi dipasahkan.
minum.
 - Kontribusi panitia juga mahal. Skors forum dicabut pada pukul 11.18 tanggal
- Hanya dosen yang berhadir saja yang 19 Oktober 2019 di Pelataran Gedung
diberikan konsumsi. Serbaguna.
- Keterangan air mineral 1.500 mL itu
kesalahan teknis.  Teknis pembagian konsumsi saat registrasi
Forum di skors sampai tanggal 19 Oktober 2019 ulang yaitu air mineral cup dan permen.
pukul 09.30 WIB di Pelataran Gedung  Untuk konsumsi lomba ML diberikan
Serbaguna. konsumsi seharusnya untuk lomba futsal juga
diberikan konsumsi karena uang
Skors forum dicabut pada pukul 09.30 tanggal pendaftarannya sama jumlahnya.
19 Oktober 2019 di Pelataran Gedung  Ada yang kurang setuju mengenai pemberian
Serbaguna. konsumsi kepada peserta lomba futsal
 Panitia lebih setuju dengan diberikannya air
Forum di skors sampai tanggal 19 Oktober 2019 mineral cup kepada peserta karena kalau pakai
pukul 10.30 WIB (dengan syarat sampai ada SC galon akan tidak kondusif dan ketika air pada
yang hadir lagi)di Pelataran Gedung Serbaguna. galonnya habis panitia bid. Acara akan
kerepotan bolak-balik menukar isi galonnya.
Skors forum dicabut pada pukul 10.55 tanggal  Pada porseni tahun lalu panitianya membuat
19 Oktober 2019 di Pelataran Gedung hadiahnya saja yang dibesarkan daripada
Serbaguna. diberikan konsumsi kepada pesertanya.
Lanjutan pembahasan dan pembacaan jobdesc  Hal yang ditakutkan ketika ada peserta
bidang Konsumsi perlombaan futsal yang menanyakan konsumsi
- konsumsi untuk futsal ditiadakan. karena pada perlombaan yang uang
- Lomba futsal biasanya memang tidak ada pendaftarannya sama besar peserta pada
konsumsinya, jadi dialihkan ke hadiahnya perlombaan ML mendapatkan konsumsi.
yang diperbesar. Tahun lalu juga lomba
 Alasannya untuk lomba futsal membutuhkan
futsal tidak diberikan konsumsi.
banyak dana untuk property sedangkan pada
- Konsumsi diberikan pada saat TM saja,
lomba ML tidak.
karena Porseni tahun lalu juga seperti itu.
 Tidak setuju dijadikan alasan karena untuk
- Untuk TM hanya diberikan air mineral dan
biaya property yang disiapkan untuk
permen
perlombaan futsal itu tanggung jawab dari
- sewaktuTM hanya perwakilan tiap-tiam tim
panitia yang mengadakan lomba.
saja yang hadir.
 Bid. Pubdekdok menawarkan saran untuk loba
Forum di skors sampai tanggal 19 Oktober 2019
futsal ditambahkan lagi saja, tapi konsumsinya
selama 15 menit (dengan syarat ada SC yang
ditiadakan. Pada pengalaman lomba futsal
mengevaluasi) di Pelataran Gedung Serbaguna.
biasanya peserta lomba membawa minumnya
masing-masing. Karean ada uang denda dari
 pelanggaran kartu itu saja yang diberdayakan
sebagai uang untuk konsumsi peserta.
 Saran dari orang sudah beberapa kali punya
pengalaman mengikuti lomba dan biasanya
memang tidak diberikan konsumsi, tetapi ini
alasannya diberikan konsumsi untuk
menghargai supaya setidaknya menghilangkan
kelelahan para peserta
 Bid. Konsumsi tinggal menentukan
mekanisme karena brosure sudah ada, dan
silahkan diskusi dengan yang sudah
berpengalaman.
 Bid. Konsumsi sudah diskusi dengan SC dan
koordinator konsumsi tahun lalu.
 Konsumsi buah-buahan diperuntukkan kepada
tamu undangan.
 Jenis tamu undangannya adalah dosen, pengisi
acara, undangan dari setiap fakultas, dan cs.
 Harus dipastikan jumlah konsumsi pastinya
untuk undangan sebanyak itu.
 Untuk buah-buahan cukup diletakkan di meja
saja. Tidak perlu dibagibagikan lagi. Buahnya
di mix aja
 Buah diletakkan di meja tamu dan undangan ,
sudah diminimalisir juga harganya.
 Budget buah-buahan sebesar 200k.
 Budget terlalu mahal untuk buah-buahan saja.
 Saran tidak perlu disetarakan duduk antara CS
dengan dosen dan tamu undangan ataupun
fungsionaris fakultas.
 Daftar nama yang jelas untuk undangan ada
30.tapi belum dikonfirmasi sama pengurus.
 Untuk panitia itu punya hak-hak untuk
mengurus untuk undangan. Sedangkan
pengurus saja cuma mengarahkan .jadi panitia
mempunyai hak unuk menanyakan kejelasan
dari 30 orang yang akan di undang.
 Bid. Konsumsi sudah diskusi dengan bid.
Acara untuk undangan dibulatkan jadi 30
orang.
 Untuk daftar nama-namanya belum ada.
Pembacaan dan Pembahasaan Jobdesc bidang
dana
Perkembangan : produk sudah bertambah
Target dana : 4-5 juta Rupiah.
Uang yang sudah terkumpul : Rp. 1.630.000,-
Uang yang sudah disetor ke bendahara panitia :
Rp. 1.000.000,-
Sudah diskusi dengan : koordinator bid. Dana
tahun lalu
Bendahara porseni tahun lalu
Perkembangan : list sponsor
 Proposal belum dibuat karena belum ada list
no. telepon dan alamat sponsor.
 Kalau memilih sponsor hendaklah sesuai
dengan acara yang dibuat.
 Sponsor faber castle kurang sesuai dengan
acara yang dibuat
 Sponsor adem sari dibuat karena menjadi
sponsor tahun lalu juga.
 Sponsor grab dan gojek sebaiknya dipilih
salah satu saja.
 Diharapkan mendapat banyak sponsor karena
biasnaya akhir tahun itu perusahaan tutup
buku jadi lebih banyak peluang sponsornya.
 Tambah diskusi dengan koordinator dana
tahun lalu.
 Extrajoss dan bintang 7 ada kendala karena
tahun lalu diminta kerjanya untuk berjualan
produk.
 Catatan bidang dana :
 Harus mencari tahu kalau misalnya
sponsor the botol mereka minta paniati
untuk berjaualan juga atau tidak
  96,97,98,96 pembeliang itu sudah terjaul
baran yang.
 Untuk itu dibeli perbungkusnya dan
dijual dalam bungkusan-bungkusan
kecil.
 Pengebonannya ada yang salah nomor.
115, 116, yang didapat.
 catatan dari bid. Dana :
 perbanyaklah diskusi
 sponsor harus disesuaikan dengan jenis
kegiatan acara
 sponsornya lebih diperhatikan dan
diperdalam lagi.
 Sponsor extrajoss bisa dimasukkan
 Nomor bonnya harus sesuai.
Pembacaan dan Pembahasaan Jobdesc bidang
Publikasi Dekorasi Dokumentasi
 Yang sudah dikerjakan :
1. Pembuatan logo
2. Pembuatan Player
3. Pembuatan Spanduk
4. Merancang Dekorasi untuk Posko, dan
Tempat TM
 Official akun IG awal nya akan melanjutkan
IG PORSENI tahun lalu, namun karena lupa
password ,dan ketika mau diretas tidak ada
yang tau nomor hp dan email yang digunakan,
maka nya Bidang PUBDEKDOK membuat
akun IG yang baru.
 Ada masukan saran yaitu sebelum membuat
draft hal-hal yang perlu dimasukan, harus
dimasukan kedalam draft
 Koordinator PUBDEKDOK sendiri pada awal
nya belum memfollow IG PORSENI itu
sendiri
 Pembuatan Teaser Video sudah dilakukan oleh
bidang PUBDEKDOK
 Nama akun IG yang dibuat oleh
PUBDEKDOK yaitu : Porseni_math2019
 Ada masukan saran yaitu : untuk mendesain
logo harusnya dimasukan ke dalam bagian
Publikasi
 Akun sosial yang dibuat oleh bidang
PUBDEKDOK IG dan WA, kalau untuk
Facebook tidak perlu,karena publikasi cukup
dari IG, dan WA digunakan untuk pembuatan
grup, dimana grup yang dibuat berdasarkan
jenis mata lomba yang akan diperlombakan
pada PORSENI 2019 dimana didalam grup
tersebut akan diberitahukan mengenai
informasi-informasi mengenai mata lomba
 Disarankan untuk membuat web saja, didalam
web tersebut dapat berisi informasi mengenai
PORSENI , berisi jenis mata lomba yang akan
diperlombakan, dan untuk pembuatan website
ini akan dipikirkan kembali oleh bidang
PUBDEKDOK serta unruk pembuatan website
dapat melalui blogspot tidak perlu koding
 Penyeberan informasi akan dilakukan melalui
IG, penyebaran brosur, menggunakan mading,
dan dalam penggunaan mading dengan izin
dari ketua panitia, dan akan mengajak ketua
panitia jalan-jalan untuk mendatangi UKM
 Ada masukan saran yaitu bekerjasama dengan
Lintas Unimed untu mempublikasikan
PORSENI dan Bidang PUBDEKDOK juga
sedang ingin bekerja sama dengan SEMAF
UNIMED,SENAT UNIMED, dan yang lain
nya
 Dalam logo 1 mempunyai filosofi yaitu warna
merah dan hitam agar terkesan lebih elegan,
makna goresan yang ada melambangkan duka
bagi Negara Indonesia ,dan tulisan 2019
dibuat agar modern
 Dalam logo 2 mempunyai filosofi yaitu ada 3. Membangun media patner
warna kuning yaitu melambangkan FMIPA 4. Membuat website
dan ada nya logo UNIMED serta ada cincin 5. Pembuatan brosur harus sesuai dengan
yang beragam warna melambangkan ikatan tema
persaudaraan antara setiap fakultas yang ada di 6. Meletakan sponsor dibagian bawah pada
UNIMED,serta goresan ditahun 2019 poster
melambangkan banyak duka, dan kehancuran Peninjauan kembali pembahasan dan
di tahun 2019 pembacaan jobdesc bidang Dana
 Dalam logo 3 hanya ada unsure hitam  Sistem penjualan menggunakan sistem
saja ,tidak ada filosofi lebih dalam logo 3 ini PO ,yaitu jika ada uang maka akan ada barang
 Ada saran sebaik nya logo PORSENI 2019 maka dari itu si pembeli harus terlebih dahulu
melanjutkan dari logo PORSENI tahun lalu membayar barang yang dibelinya
 Perbanyak rapat dengan SC,Undangan dan  Dari awal Bendahara Panitia telah
dengan yang lain nya juga memberikan modal kepada bidang Dana yaitu
 Publikasi di media cetak hanya dari brosur sebesar Rp.30.000
saja, dan akan ditempelkan dimading juga dan  Sponsor dari Adam sari dan Indihome sudah
mekanisme nya juga akan ditampilkan pernah menjadi sponsor untuk acara sebelum
 Ada masukan saran yaitu jika penempelan nya, maka nomor telepon dari kedua sponsor
dengan konsep mading hanya ditempel sudah dimiliki
dimading FMIPA saja, di mading fakultas lain  Jika ada sponsor yang hampir sama maka
cukup poster saja harus ada yang diprioritaskan, dan disarankan
 Contact Person yang terdapat di poster yaitu ada penambahan sponsor yaitu Rajago, hampir
Sekretaris Panitian, Koor Acara, dan Koor sama seperti Ruang Guru
PUBDEKDOK  Bidang Dana memprioritaskan yang pertama
 Ada saran yang masuk yaitu untuk menghemat itu Indihome terlebih dahulu,lalu jika
dana maka sebaiknya spanduk jangan indihome tidak bisa maka akan mencoba ke
dipasang disetiap acara, tetapi spanduk Indosat, jika Indosat tidak bisa maka akan
ditempatkan ditempat yang diwajibkan saja, mencoba ke Rajago maupun Ruang Guru lalu
lalu spanduk yang berisi mata lomba yang yang terkahir akan mencoba kepada
diperlombakan ditempelkan H-1 acara. Telkomsel. Lalu selanjutnya pada sponsor

 Yang terdapat dimeja posko dari bidang minuman yang pertama akan dicoba kepada

PUBDEKDOK yaitu ada brosur mengenai Teh botol, jika Teh botol tidak bisa maka akan

PORSENI dicoba ke Pocari Sweat, jika tidak bisa makan

 Pr untuk bidang PUBDEKDOK yaitu : akan dicoba ke Hydro Coco dan yang terakhir

1. Merevisi logo akan dicoba ke Adam Sari, Lalu sponsor yang

2. Perubahan kata pada point no 2 dari terakhir akan dicoba Kepada Grab dan Gojek,

Mengurus menjadi Mengelola dan bidang Dana leboh memprioritaskan Grab

  Untuk penjualan seperti paket data aka nada
jaminan dulu dari uang dana terlebih
dahulu,jika kartu tidak habis dijual maka kartu
akan dikembalikan dan uang jaminan juga
akan dikembalikan, tetapi kurang disetujui
dengan pendapat seperti itu, karena jika
sponsor tidak dapat kita percaya maka tidak
aka ada jaminan uang akan dapat
dikembalikan
 Anggota bidang Dana sudah bekerja dengan
tugas nya masing-masing,dan penjualan jilbab
yang dijual itu barang yang dibeli ditoko
nya,dan untuk ongkir bagi wilayah medan dan
sekitar nya itu gratis ongkir, sedangkan yang
diluar kota medan pembayaran ongkir dengan
shopeepay
 Seharusnya Bidang Dana juga mengetahui
kalau Sumber Dana bisa didapatkan dari
HMJ,Media Patner, dan Kontribusi Peserta,
serta Bidang Dana dan Bendahara Panitia
mempunyai Indikator Keberhasilan
 Pembuatan draf masing-masing bidang juga
harus mengetahui draf dari bidang yang lain
agar draf yang satu dengan draf yang lain
dapat sinkron
 Harus tau bagaimana Limit pembayaran nya
dan harus dikalkuluskan kembali lagi agar
perhitungan nya tepat
Pembacaan dan Pembahasaan Jobdesc bidang
perlengkapan
 Mendata semua barang yang diperlukan tiap
bidang baik sebelum, saat dan setelah PORSENI
2019.
 Mendata semua perlengkapan baik sebelum, saat
dan setelah PORSENI 2019.
 Koordinator bid. Perlengkapan harusnya minta list
perlengkapan dari bid. Acara paling lama hari
minggu.
 Karena itu mendesak saat mengumpulkan barang-
barang sudah ada sama bid. Perlengkapan.
 Jumlah dari bid. Perlengkapan masih kacau,
tanggung, tunggu semua sudah memberi list yang
akurat baru rabid.
 Untuk tabel dari bid. Perlengkapan, mengedit
tabelnya yaitu no, nama barang, nama pemilik,
jumlah, status, PJ, keterangan dan tanggal.
 Saran ditambah 1 atau 2 kolom, statusnya tidak
ada, harus jelas.
 Terlalu berat menentukan PJ sebelum barang di
data.
 Plastik bet nama dikasih perorang.
 Untuk masalah hekter gunting sudah seharusnya di
list dan dipastikan julahnya berapa. Harusnya bisa
diperkirakan.
 Perlengkapan yang sudah dilengkapi bid.
Perlengkapan salah satunya tempat kue untuk bid.
Dana.
 Kertas merah dan kuning untuk kartu tidak perlu
dibeli, dilihat dulu ke HMJ masih ada atau tidak.
 Piala tidak masuk ke dalam list karena bid. Acara
sudah menetukan perlengkapan tidak memerlukan
piala.
 ATK akan dipinjam kepada anggota
 Bukan hanya untuk ATK saja harus inisiatif minta
bantuan.
 Bukan berarti dilarang meminjam barang ke
bidang lain, tapi lihat dulu kelengkapan di HMJ.
 Bambu sudah tersedia.
 Saran lapangan sebaiknya sewa daripada minjam
 Lapanga itu dipinjam bukan disewa.
 Untuk barang yang mau dipinjam itu dilist dulu
dan ditanyakan kapan mau dipakai.
 Untuk tabel di eksternal 2 akan diperbaiki, dan
akan dibentuk PJ-PJ nya.
 Untuk penjepit makanan masih mencoba dan
disanggupi.
 Meminta kertas ke bang herman kalau tidak ke
jurusan
 Untuk benda yang ada di draft perlengkapan
mempunyai pikiran untuk hibah kertas dari HMJ ,
ternyata kertas nya hanya bisa 1rim, jadi 3rim lagi
tidak tau meminta kemana
 Fungsi kenapa dibuat hibah karena barang yang
diminta tidak mungkin dikembalikan lagi setelah
acara
 Kalau kertas dari senior jika ada sisa kertas nya
tidak tahu mau dikemanakan
 Untuk tanda pengenal panitia SC dan OC
diperlukan plastik dan tali badge nama
 Buku kwitansi untuk pendaftaran dibuat dua ,
karena takutnya banyak yang mendaftar
 Menurut koor perlengkapan buku kwitansi tahun
lalu hanya satu, tapi menurut SC tidak satu
 Arsip yang dibeli 1 dan 5 lagi masih ada di HMJ
dan sudah dipastikan ke kesekretariatan HMJ
 Ralat buku kwitansi tahun lalu ada 3, tetapi Adm
meminta 2 buku
 Laptop dipakai 3,supaya tidak terlalu berat untuk
memprint sertifikat,draft,dan list peserta lomba,
serta print juga ada 3
 Bambu 3 meter 7 buah untuk umbul-umbul
sponsor
 Tanngapan biasanya umbul-umbul nya sudah ada
dari sponsor
 Untuk peminjaman laptop , sudah ada orang nya
dan sudah disetujui dari anggota bid.perlengkapan
 Saran : untuk privasi pakai punya masing-masing
bidang , jadi akan dicari laptop dari anggota Adm
itu sendiri
 Tempat kue untuk jual risol dan donat dari anak
bid.dana
 Printer belum dapat
 Kalau tinta printer dibeli, maka sisa nya mau
dikemanakan jika menggunakan sistem suntik,
saran nya dihibahkan ke HMJ
 Alas talam digunakan untuk bagi-bagi makanan
sewaktu opening ceremony
 Gunting sudah ada 3, dan hekter sudah ada 2 dari 3
permintaan
 Fungsi gunting untuk badge nama
 Sertifikat dan badge nama pakai kertas bc, saran
nya sangat disayangkan dana nya jika badge nama
pakai kertas bc, padahal dapat dialihkan ke
sertfikat semua
 Hekter dan gunting juga disediakan untuk di posko
juga
 Jumlah hekter dan gunting akan dipertimbangkan
ulang
 Meja 3 buah untuk tamu undangan ,sewaktu
opening ceremony
 Cok sambung 10 buah ,akan dipinjam dari
komting-komting
 Jumlah cok sambung akan disesuaikan
 Flashdisk disediakan untuk lomba tari
 Harus nya ada opsi lain atau plan B jika teradi
hujan, karena properti yang digunakan berbahan
kertas,jangan samapi opening ceremony batal
kalau mau pakai kertas jika ingin
meminimalisirkan dana, saran nya diskusi ulang
sama bid.acara
 Sound system 2 untuk futsal dan tari
 Saran untuk proyektor, jika pakai wps bisa jadi 4
layar dalam 1 proyektor, kalau proyektor biasa
tidak cukup
 Sudah dikirim list nya ke perlengkapan dari bidag
acara ada panggung, meja 3 buah untuk opening
ceremony dan 1 buah untuk tari
 Piring 32 buah dari bidang konsumsi untuk
opening ceremony dan juga juri , saran nya
dikurangi saja menjadi 20 buah
 2 Plastik rol untuk menutupi buah , dan susunan
nya 1 meja untuk 2 piring
 Piring nya berupa piring batu
 Kursi 6 buah untuk bidang konsumsi ,dipakai
untuk registrasi ulang
 Untuk mekanisme pengambilan konsumsi peserta,
yang sudah dapat dilingkari namanya, setiap
 registrasi pesera membawa nomor peserta dan
bukti pendaftaran
 Kartu merah dan kuning ,bahan nya yang dibeli,
kartu nya buat sendiri menggunakan kertas map
 Gawang dan jaring gawang disewa, dibuat
dipengeluaran
 Kamera disediakan disetiap lomba, kecuali di foto
kontes, untuk kamera bantuan menggunakan
kamera hp
 Photoboth diusahakan dari bahan bekas
 1 kamera untuk di photoboth
 Saran nya untuk pertandingan futsal menggunakan
drone, bidang PUBDEKDOK sudah meminta
drone
 Dimanapun berada harus sigap dalam mengambil
setiap foto dan langsung segera post di medsos
 Untuk mendali masih didiskusikan kembali
Pembacaan dan Pembahasaan Jobdesc bidang adm
kesek
 PC per-rencana kerja bukan perjobdecs.
 Jalan santai dibuat dari tahun lalu,
diperkirakan tahun ini dibuat lagi.
 Surat elektronik dibuat Hardianti.
 Saran untuk desain sertifikat, bet nama, piagam
penghargaan jangan Cuma ada 1 desain, biar biasa
dipilih sesuai tema.
 Formulir Mathematics Cup merujuk ke tahun lalu,
kurang komunikasi.
 Saran buat formulir yang mengikat peserta, jikalau
terjadi kerusuhan bisa dikenakan sanksi.
 Oleh karena itu perlu materai, Pada TM.
 saran lainnya tidak perlu menggunakan materai
pakai ttd saja sudah cukup.
 PJ haruslah bertanggung jawab atas tugasnya
masing-masing jangan sampai koordinator
bidangnya.
 Hasil rapat dibuat di word.
 Hal yang sudah dilakukan oleh bid. Adm kesek:
 Menginformasikan dan meyebar
undangan
 Memberitahukan hasil rapat
 Menjalankan absensi dan ekspedisi
 Berkoodinasi dengan sekretaris panitia
 Kalau masalah mengundang, harus tahu pa esensi
undangan kalau mealui elektronik, bedakan
mengundang dengan menginformasikan.
 Saran untuk hasil rapat dibuat setelah skosr bukan
setelah rapat eskternal selesai supaya langsung ada
perbaikannya.
 Jadwal rapat berkoordinasi dengan sekretaris
panitia baru setelah itu diinformasikan.
 Bid. Adm kesek sudah diskusi dengan sekretaris
panitia 2015 Mathfair dan menanyakan masalah
jobdecs.
 Keterangan dari hal-hal lain yang berkaitan dengan
administrasi yaitu sertifikat, bet nama dan
formulir.
 Sekretaris panitia harusnya mengontrol bagaimana
pembagian draft jobdesc tiap-tiap bidang.
 Untuk pembuatan jobdesc yang sudah ada itu
dan melihat dari lpj dan tertera jobdecs dan rencana
kerjanya (ternyata itu adalah format yang belum
diperbaharui).
 Sekretaris panitia tidak memberikan format
pembuatan jobdecs
 Sekretaris panitia harusnya teliti setiap laporan
jobdecs di samakan dan sesuaikan.
 Bid. Adam salah paham, yang dilihat lpj padahal
ini kan rapat, kalau lpj itu untuk yang sudah
selesai. seharusnya kalau tidak lpj ada yang akan,
mau dan sudah dikerjakan. (perkembangan tiap
rapat).
 Yang mengundang panitia OC adalah bid. Adm
kesek
Forum di skors sampai tanggal 22 Oktober 2019
pukul 16.30 WIB di Pelataran Gedung Serbaguna
Forum Skors dicabut pada tanggal 22 Oktober
2019 pukul 16:56 WIB di Pelataran Gedung
surat
Serbaguna
Pembacaan Dan Pembahasan Jobdesc  Deadine untuk proposal pada tanggal 25
Bendahara Panitia OKTOBER 2019 yang akan dikirimkan ke
 Uang yang disetor oleh bidang dana kepada grup SC dan OC
Bendahara Panitia sebesar Rp.1.600.000 Peninjauan kembali pembahasan dan
 Untuk kartu merah dan kuning yang pembacaan jobdesc bidang Acara
menggunakan map bekas masih  Mekanisme mengenai lomba yang akan
dipertimbangkan lagi, karena di gedung 77 diperlombakan yaitu pertama ML terdiri dari
masih terdapat sisa kartu merah dan kuning 32 tim, dimana akan ada sistem gugur disetiap
dari PORSENI tahun lalu babak yang setiap babak nya waktunya 20-30
 Wasit yang berjumlah 2 orang adalah wasit menit , dan ada 3 ronde disetiap babak nya ,
yang dipakai untuk pertandingan Futsal, dan yaitu ada babak 16 besar,8 besar , babak
untuk saat ini hanya memerlukan 2 orang semifinal, hingga babak final dan lama
wasit dan 1 buah lapangan permainan antar grup tidak dapat ditentukan,
 Proposal belum dapat diselesaikan karena tempat permainan ML akan menggunakan 1
masih terdapat kendala,yaitu proposal ruangan saja
memerlukan logo,sedangkan logo belum fix  Ada masukan saran untuk lama permainan ML
menggunakan logo yang mana dan belum ada jangan sampai 20 menit ,melainkan 30 menit
rundown dari bidang acara dan untuk tempat jika hanya akan
 Dari forum diskors pada hari sabtu hingga menggunakan 1 ruangan saja maka akan
sekarang bidang acara belum ada keputusan penuh dan sudah pasti tidak akan
mengenai rundown bagaimana ,maka dari terkondusifkan
bidang acara akan melakukan diskusi kembali  Futsal terdiri dari 32 tim, dimana jika dalam
 Dalam penyusunan proposal, Bendahara satu permainan salah satu tim kalah maka
Panitia akan berdiskusi dengan Bendahara dinyatakan gugur dalam permainan, lama
Panitia tahun lalu dan dengan senior yang waktu permainan 2x10 menit ,dan dibuat
lainnya juga seperti itu untuk menyesuaikan waktu yang
 Surat peminjaman belum dikeluarkan oleh ada, karna juga akan seru sepertti itu, tapi
panitia menurut SC dan Undangan permainan tersebut

 Untuk peminjaman lapangan harus diketahui akan rusuh dan tidak sesuai dengan uang

oleh Dekan FIK dan ada masukan saran kalau pendaftaran yang mereka bayarkan jik system

untuk peminjaman lapangan itu harus nya sekali kalah langsung gugur

mengetahui terlebih dahulu sarana dan  Ada kesalahan didraf mengenai jumlah hadiah
prasarana dan harus didatangi terlebuh dahulu yang diberikan kepada futsal, seharus nya
sarana prasarana yang memegang lapanagan hadiah nya untuk juara 1 senilai Rp.1.200.000,
tersebut ,harus mengetahui alur yang jelas untuk juara 2 senilai Rp.1000.000, dan untuk
untuk peminjaman nya maka dari itu harus juara 3 senilai Rp.800.000
perbanyak diskusi kembali  Jika permainan dibuat pergrup, maka 1 grup
akan 3 kali bermain dan dengan sistem seperti
 itu maka 2 hari akan tidak cukup ,dan ada
masukan saran kenapa tidak menggunakan 2
lapangan saja ,jika menggunakan 2 lapangan
maka dalam 2 hari futsal akan selesai, dan di
UNIMED terdapat 2 lapangan, maka
gunakanlah lahan yang ada dengan sebaik-
baik nya
 Catur terdiri dari 64 orang yaitu terdiri dari
mahasiswa yang ada di UNIMED didalam 1
pertandingan terdiri dari 3 ronde , dengan
menggunakan sistem gugur , serta babak
penyisihan yang pertama ada 3 sesi, dan untuk
ketentuan lainnya sudah terlampir didraf dan
waktu untuk permainan catur ditentukan jika
salah satu pemain skakmat
 Fotokontes seperti PORSENI tahun lalu
dengan tema kegiatan PORSENI ,foto boleh
diambil dengan menggunakan HP,kamera,
namunn tidak boleh menggunkan drone, dan
waktu pengumpulan nya sampai tanggal 30
November, dan kenapa pengumpulan tidak
sampai 1 Desember karena pada tanggal 1 itu
pembagian hadiah untuk pemenang
fotokontes, dan pada saat itu juga ada rasa
ketegangan menunggu hasil fotokontes
 Ada masukan saran jika dibuat sampai
tanggal 1 ,maka akan banyak juga penonton
dan euforia , dan bidang acara mengatakan
jika euforia tidak akan kalah jauh pada saat
opening acara
 Aspek yang dinilai dari fotokontes yaitu
jumlah like, Original foto dan kreativitas
caption, dan bidang acara juga akan bekerjasa
dengan bidang PUBDEKDOK dalam hal post
foto di IG PORSENI , dan jumlah like diliat
dari foto yang dipost di IG PORSENI
 Penilaian foto berdasarkan jumlah like kurang
disetujui karena akan terjadi ketidakadilan dan
menurut bidang acara penilaian tersebut akan
terkesan adil karena para peserta akan
melakukan usaha yang semaksimal mungkin
untuk foto yang dipost nya, maka dari itu
penilaian akan dilakukan dengan seadil-
adilnya
 Alasan foto dipost di IG peserta dahulu agar
PORSENI lebih dikenal lagi dan akun nya
harus diprivat, dan diprivat dengan alasan agar
banyak yang follow , IG diprivat pada saat
minta dukungan foto untuk dilike , dan bidang
acara hanya diskusi diantara aggota bidang
acara saja
 Ada masukan saran yaitu foto yang dipost dari
IG PORSENI dibuat keterangan foto tersebut
seperti foto oleh siapa, nomor urut foto dan
sebagai nya, baru setelah itu peserta boleh
merepost foto yang telah dipost oleh IG
PORSENI dihari yang sama
 Penilaian foto 50% berdasarkan original foto
belum jelas bagaimana peilaiannya dan
kreativitas caption juga belum jelas
pembahasan nya , penilaian terhadap
fotokontes masih kurang format penilaiannya
 Harusnya setiap yang sudah dibahas tidak
akan sampai lupa dan setiap pembahasan harus
jelas apa yang dibahas , dan setiap peserta
lomba harus memfollow IG PORSENI , dan
belum lagi untuk admin yang kurang sigap
dalam membuka IG nya dan diminta untuk apa
yang dipertanyakan tau bagaimana untuk
menjawab nya
 Penilaian awal nya dibuat 30% untuk
kreativan caption, 30% untuk like dan 40%
untuk original foto dan diubah lagi menjadi
25% untuk kreativan caption, 25% untuk like
dan 50% untuk original foto , dan ada
 masukan untuk penilaian caption kalau bisa
hanya 5% saja
 Jika penilaian like 25% apa ketika
diakumulasikan dengan penilaian yang lain
akan mencapai 100% dan liat juga untuk
perbandingan penilaian totalnya dan intinya
harus berdiskusi dengan pantia sebelumnya
yang sudah pasti banyak ilmu yang dapat
diambil
 Tari yang diperlombakan ialah tari kreasi dan
tari diperlombakan pergrup yang satu grup nya
terdiri dari 5-7 orang , dan hadiah yang
didapatkan dengan biaya pendaftran sebesar
Rp.200.000 adalah Uang Tunai ,Trophy,dan
sertifikat, serta bagi grup tari yang tidak
menang akan tetap mendapatkan sertfikat .
 Perlombaan tari dengan sistem gugur , apabila
3x dipanggil grup tari tidak ada yang
hadir,maka grup tari akan didiskualifikasi
 Ada masukan saran jika 3x dipanggil grup tari
tidak ada yang hadir ,maka sebaik nya jangan
didiskualifikasi tetapi ada pengurangan nilai
saja
 Dibuat satu grup 5-7 orang agar untuk
memaksimalkan panggung, tapi ada tanggapan
, sebaik nya alasannya jangan untuk
memaksimlkan panggung tetapi alasannya
agar dapat membentuk sebuah pola yanag
bagus
 Juri tari diambil dari luar dan untuk durasi tari
selama 5 menit dan berdiskusi lagi dengan
yang berpengalaman dalam bidang tari dan
sebelum lomba diadakan harus mengadakan
registrasi ulang 30 menit sebelum acara
dimulai dengan mekanisme akan melakukan
ambil undian
 Sebelum eksternal 2 harus sudah ada indicator
perlombaan dari bidang acara
 Aspek penilaian terhadap tari harus
dipertimbangkan lagi , seperti jika property
jatuh, salah satu anggota grup lupa gerakan
semua aspek penilaian harus didiskusikan lagi
 Acara selama 3 hari dibuat agar dapat terbagi-
bagi perlombaan nya, dimana Tari hari
pertama dan kedua, Futsal hari kedua dan
ketiga, Catur dan ML hari pertama, dan final
ML hari kedua
 Bazar dibuat di satu tempat agar dapat
menunjukan gedung FMIPA dan ada masukan
saran untuk bazaar dapat dibuka ditempat
pertandingan futsal, karena anak futsal pasti
lapar maupun haus setelah bertanding
 Untuk sponsor juga harus ada membuka
bazaar
 Perlombaan buat disatu tempat saja agar dapat
mengkoordinasikan nya dan tahun lalu mau
dibuat disatu lapangan saja, namun ada
masalah dengan birokrasi
 Persiapn waktu acara jika hanya 3 hari maka
maksmimalkan dan persipakan dengan baik
acara dari hari pertama hingga hari terakhir
 Masukan daari SC jik acara 2 hari saja sudah
cukup maka pikirkan dan pertimbangkan lagi
mengenai tempat dan diskusikan juga dengan
SC
 Deadlie nya adalah untuk memfixkan proposal
Pembacaan dan Pembahasan Jobdesc Sekretaris
Panitia
 Surat ada 6 yang sudah keluar dan akan
membuat surat peminjaman
 Tugas Sekretaris Panitia antara lain ada
membuat surat , berkoordinasi dengan bidang
 Adm.Kesek dalam arsip surat,penyebaran Dekan FIK untuk peminjama gedung dan
undangan dan hal lainnya lapangan
 Arsip yang asli dan harus di stempel dan juga Pembacaan dan Pembahasan Jobdesc Ketua
harus konsolidasi dengan panitia yang lain Panitia
agar saling mengenal satu sama yang lin  Harus ada konsolidasi dari setiap bidang agar
dikarenakan di SK ada nama yang salah, dan saling mengenal dan tidak salah nama
sudah tau salah tetap tidak ada perubahan  Menanyakan kepada setiap bidang apa ada
 Sebaik nya jika ada anggota yang tidak dapat kendala atau tidak , ada masalah mengenai
hadir, ditanyakan kenapa tidak dapat hadir bidang nya atau tidak
 Mengundang dimasukan kedalam rencana  Mencari tahu mengeai soal gedung dan
kerja , mencari informasi nya
 Jobdesc dan rencana kerja itu sama  Penyebaran proposal 1 bulan sebelum hari H
 Lebih baik nya undangan secara langsung (acara dimulai) proposal sudah harus
kalau orangnya tidak ada baru dihubungi dan dikirimkan
etika nya ditanyk melalui whastapp ataupun  Harus mengetahui keatifan dalam bekerjasama
sms sesame anggota dari setiap bidang
 Menghubungi terlebih dahulu bukan langsung  Koordinasi dirangkul dan harus ada berdiskusi
mengundang , dan jika tidak ada paket dapat membahas rundown
melalui telepon maupun sms ,yang terpeting HYB

undangan dapat tersampaikan

 Tidak ada perbaikn untuk sc yang belum
terundang, dan untuk diskusi sudah berdiskusi
dengan Kak Husna,Kak Senja dan Kak Wulan
 Tahun lalu SEKPAN hanya mengudang SC
 Booklet dibuat oleh Adm, dan tugas Sekretaris
Panitia mengedit serta menyatukan
 Pada eksternal ke2 Sekretaris Panitia yang
membuat draft , dan draft nya harus dicek lagi
dan dirapikan lagi
 Notulensi dimasukan kedalam arsip
 Surat peminjaman dibuat melalui WD 3
terlebih dahulu untuk bertanya dan meminta
persetujuan, lalu ke WR 3 untuk tebusan dan
jika disetujui maka ke WR 2 untuk dapat
persetujuan juga lalu setelah dapat persetujuan
dari WD3,WR3,WR2, maka langsung ke