NAMA : CINDI PUSPITA SARI

NIM : 190412630141

UAS MANAJEMEN PERKANTORAN

1. Kelompok 1
Tema : Sistem Informasi Manajemen
 Pengertian
Sistem Informasi Manajemen adalah sebuah sistem
perencanaan yang berbasis computer atau perangkat lainnya,
yang ada di dalam perusahaan yang mampu mentransformasi
data sehingga menjadi informasi yang dibutuhkan.

 Macam-macam laporan yang di hasilkan oleh SIM

1. Laporan periodis adalah laporan yang dihasilkan dalam
selang waktu tertentu seperti harian, mingguan , bulanan, dsb
2. Laporan Ikhtisar adalah laporan yang memberikan ringkasan
terhadap jumlah data atau informasi
3. Laporan perbandingan adalah laporan yang menunjukan dua
atau lebih himpunan informasi yang serupa dnegan maksud
untuk diperbandingkan.
4. Laporan perkecualian adalah laporan yang hanya muncul
jika terjadi keadaan yang tidak normal.

 Karakteristik Sistem Informasi Manajemen

1. SIM secara umum dirancangan untuk pelaporan operasional
dan untuk menunjang pengawasan kegiatan operasional.
2. SIM menggambarkan data- data yang mengalir dalam
perusahaan
 3. SIM hanya memiliki sedikit kemampuan analisa dan
membutuhkan analisa yang kuat
4. Menyajikan laporan untuk manajer
5. Memanfaatkan rangkisan informasi yang diperoleh dari TPS
(Transaction Processing System)
6. model datanya sederhana dan menekankan pada informasi
intern
7. SIM membantu dalam membuat keputusan dengan
menggunakan data yang lampau dan saat ini.
8. Laporan disajikan secara periodic, misalnya mingguan,
bulanan, dan sebagainya.
9. Kebutuhan informasi di ketahui dengan tepat dan stabil.

 Fungsi Sistem Informasi Manajemen

1. Memudahkan dalam melakukan perencanaan, pengawasan,
serta pengarahan kerja bagi semua departemen yang
dikoordinirnya.
2. Meningkatkan efektifitas dan efisiensi pengolahan data,
karena data yang ada sistem informasi suatu manajemen
merupakan data telah tersaji secara akurat dan real time
(tepat waktu).
3. Meminimalisir biaya dan meningkatkan produktifitas suatu
perusahaan atau organisasi.
4. Sarana peningkatan SDM, kerena dalam pelaksanaannya
diperlukan unit kerja yang sistematis serta terkoordinir
berbasis teknologi.

 Tujuan Sistem Informasi Manajemen

 1. Menyediakan layanan informasi dalam perhitungan produk,
harga pokok jasa, maupun tujuan lain yang menjadi target
manajemen.
2. Menyediakan layanan yang dapat dipergunakan menjadi
media pengendali, perencana, evaluasi serta sebagai sarana
perbaikan berkelanjutan.
3. Menyediakan informasi pendukung yang dapat digunakan
untuk analisis dan pengambilan keputusan suatu perusahaan.
4. Memudahkan pekerjaan dan pengelolaan manajemen dalam
suatu perusahaan

 Banyak Organisasi gagal membangun SIM karena:

1. Kurangnya perencanaan yang memadai
2. Kurang personil yang handal
3. Kurangnya partisipasi manajemen dalam bentuk
keikutsertaan para manajer dalam merancang sistem,
mengendalikan upaya pengembangan sistem dan memotivasi
seluruh personil yang terlibat.

 Teknologi Informasi Manajemen Perkantoran

- Kantor adalah tempat dan proses penanganan informasi. Dari
pengertian ini dapat dipahami bahwa pekerjaan kantor adalah
semua kegiatan yang berhubungan dengan penanganan
informasi yang berkaitan dengan bidang tugas dari
kantor/instansi yang bersangkutan.
- Pengertian teknologi Informasi yang mudah dipahami
adalah: “perolehan, pemprosesan, penyimpanan dan
penyebaran informasi baik yang berbentuk angka, huruf,
gambar, maupun suara dengan suatu
 alat electrinics berdasarkan kombinasi antara perhitungan
(computing) dan komunikasi jarak jauh (telecomunications)”
- Tiga komponen utama teknologi informasi, yaitu komputer,
mikro elektronik, dan telekomunikasi.

 Kemampuan Sistem Informasi Manajemen Kantor

Sistem informasi komputer dapat memiliki sejumlah
kemampuan jauh diatas sistem non komputer. Dan kemampuan
ini telah merevolusikan proses manajemen yang menggunakan
informasi yang dihasilkan oleh sistem yang telah ada. Beberapa
kemampuan teknis terpenting dalam sistem komputer :
1. Pemrosesan data batch
2. Pemrosesan data tunggal
3. Pemrosesan on-line, real time
4. Komunikasi data dan switching pesan
5. Pemasukan data jarak jauh dan up date file
6. Pencarian records dan analisis
7. Pencarian file
8. Algoritme dan model keputusan
9. Otomatisasi kantor.

 Tipe – Tipe Sistem Informasi

1. Transaction Processing System (TPS)
Transaction Processing System adalah aplikasi sistem
informasi yang mengambil atau mengumpulkan dan
mengolah data tentang transaksi suatu proses bisnis. Contoh
TPS adalah: Airline reservation, Bank deposit, Customer
returns, Inventory procurement, Order processing, dan
Payroll.
2. Management Information System (MIS)
 MIS adalah suatu aplikasi Sistem Informasi yang
menyediakan laporan informasi terpadu bagi pihak
manajemen. Contoh MIS : Budget forecasting and analysis,
Financial reporting, Inventory reporting, Material
requirement planning, dan Salary analysis.
3. Decision Support System (DSS)
Decision Support System adalah salah satu aplikasi Sistem
Informasi yang menyediakan informasi yang mendukung
pengambilan keputusan kepada penggunanya.

 Kelebihan Sistem Informasi Manajemen

1. Meningkatkan efisiensi operasional Investasi di dalam
teknologi sistem informasi dapat menolong operasi
perusahaan menjadi lebih efisien
2. Memperkenalkan inovasi dalam bisnis
3. Membangun sumber-sumber informasi strategis

 Kekurangan Sistem Informasi Manajemen

1. Memberikan dampak bagi lingkungan sosial seperti
pengurangan tenaga kerja, sehingga akan menambah tingkat
pengangguran. Fungsi manusia sebagai tenaga kerja banyak
tergantikan oleh teknologi-teknologi yang ada.
2. Membuat ketergantungan manusia terhadap Sistem
Informasi Manajemen tersebut, sehingga mengesampingkan
rasionalitas manusia itu sendiri.

2. Kelompok 2
Tema : Perkantoran Modern
 Pengertian
 Suatu tempat yang memiliki struktur bangunan dan sesuai
tuntutan jaman yang memiliki tata ruang yang baik, Dan
memiliki pegawai yang disiplin, profesional serta sikap dan
memiliki pola pikir yang baik, efektif dan efisien.
 Pelaksanaan Pekerjaan Perkantoran Modern
1. Menerima Informasi
2. Merekam Informasi
3. Mengatur Informasi
4. Memberikan Informasi
5. Melindungi asset

 Manajemen SDM
Pengertian : suatu fungsi dalam sebuah perusahaan atau
organisasi yang fokus pada kegiatan rekrutmen, pengelolaan
dan pengarahan untuk orang-orang yang bekerja dalam
perusahaan tersebut, serta menyediakan pengetahuan demi
tercapai tujuan perusahaan.
Perencanaan MSDM : suatu pengambilan sebuah keputusan
yang sudah diperhitungkan dengan matang, mengenai hal apa
saja yang akan dilakukan dimasa mendatang oleh suatu
perusahaan untuk mencapai tujuan yang sudah ditentukan.

 Tujuan Manajemen SDM

1. Tujuan Sosial : organisasi bertanggung jawab secara social
terhadap tantangan dan keperluan yang terjadi di masyarakat
khususnya diruang lingkup organisasi dan mengurangi efek
dampak negative atau merugikan yang akan muncul.
2. Tujuan Organisasional : sasaran-sasaran formal yang disusun
guna membantu perusahaan dalam mencapai tujuannya.
 Tujuan ini mengenalkan bahwa manajemen sumber daya
manusia itu ada (exist).
3. Tujuan Fungsional : untuk mempertahankan konstribusi dari
sumber daya manusia ditiap departemen perusahaan yang
dibutuhkan. Sumber daya tersebut dipelihara agar
memberikan konstribusi yang optimal.
4. Tujuan Individu Atau Tujuan Pribadi : digunakan sebagai
motivasi para karyawan untuk lebih berkontribusi dalam
melaksanakan tugasnya di dalam organisasi.

 Manfaat Perencanaan SDM

1. Meningkatkan efektifitas dan efisiensi pendayagunaan SDM
2. Meningkatkan penghematan biaya
3. Memastikan kebutuhan SDM yang kompeten
4. Menciptakan suasana kebersamaan

 Pelatihan dan Pengembangan SDM

Pelatihan dan Pengembangan SDM dilakukan saat karyawan
baru pertama kali masukdalam kantor, karena ada beberapa hal
yang harus diajarkan supaya bisa memperbaiki kinerja
karyawan tersebut. Berikut manfaat dari pelatihan dan
pengembangan SDM :
1. Bisa menemukan potensi karyawan dalam perusahaan
2. Lebih memahami tren baru
3. Mampu meningkatkan produktivitas karyawan dalam
perusahaan

 Proses Motivasi pada Kantor Modern

 1. Motivasi diberikan untuk menumbuhkan semangat bekerja
yang baik pada karyawan, sehingga perlu bagi perusahaan
untuk menerapkannya.
2. Motivasi diberikan untuk menumbuhkan semangat bekerja
yang baik pada karyawan, sehingga perlu bagi perusahaan
untuk menerapkannya.

3. Kelompok 3
Tema : Perencanaan (Recruetmen), Seleksi dan Penempatan
(Staffing) SDM Kantor

1.) Perencanaan
 Perencanaan (Recruetmen) adalah suatu proses pengambilan
keputusan sumber daya manusia mengenai jumlah karyawan
yang dibutuhkan, kapan diperlukan, serta kriteria apa saja
yang diperlukan dalam organisasi.
 Tujuan :
1. Membantu HR mengantisipasi kebutuhan tenaga kerja
dengan berbagai kualifikasi di kemudian hari.
2. HR bisa bekerja secara proaktif dalam menemukan
kandidat yang sesuai.
3. Memungkinkan HR untuk mengidentifikasi, memilih, dan
mengembangkan kompetensi atau tenaga kerja yang
dibutuhkan oleh perusahaan.
 Proses
Dalam proses pelaksanaan perencanaan (recruetmen)
memiliki dua sumber untuk mendapatkan sumber daya
manusia, yaitu sumber internal dan eksternal.
 1. Sumber Internal :Penempatan Pekerjaan, Penawaran
Pekerjaan, Inventarisasi Keahlian dan Rekomendasi
Pekerjaan
2. Sumber Eksternal : Institusi Pendidikan, Agen Pemerintah
dan Swasta, Iklan, dan Perusahaan Pencari Tenaga Kerja
Eksekusif.

 Metode – metode Perencanaan

Metode yang diterapkan pada proses perencanaan sangat
berpengaruh besar terhadap banyaknya lamaran yang masuk
ke dalam perusahaan. Metode tersebut terdiri dari metode
terbuka dan tertutup.
1. Metode Terbuka
Metode terbuka adalah dimana perekrutan itu
diinformasikan secara luas dengan memasang iklan pada
media massa baik cetak maupun elektronik, agar tersebar
luas ke masyarakat.
2. Metode Tertutup
Metode tertutup yaitu dimana perekrutan itu hanya
diinformasikan kepada para karyawan atau orang-orang
tertentu saja. Akibatnya lamaran yang masuk menjadi
relatif sedikit, sehingga kesempatan untuk mendapatkan
karyawan yang baik akan semakin sulit.

2.) Seleksi
 Pengertian
Seleksi adalah usaha pertama yang dilakukan perusahaan
untuk memperoleh karyawan yang kualifikasi dan kompeten
yang akan menjabat serta mengerjakan semua pekerjaan pada
perusahaan.
 Tujuan Seleksi
1. Menjamin perusahaan memiliki karyawan yang tepat
untuk suatu jabatan atau pekerjaan.
2. Memastikan keuntungan investasi SDM perusahaan.
3. Mengevaluasi dalam mempekerjakan dan penempatan
pelamar sesuai minat.
4. Memperlakukan pelamar secara adil dan meminimalkan
deskriminasi.
5. Memperkecil munculnya tindakan buruk karyawan yang
seharusnya tidak diterima dalam perusahaan.

 Metode - Metode Seleksi

1. Metode Ilmiah yaitu pengembangan seleksi non ilmiah
dengan mengadakan analisis cermat tentang unsur-unsur
yang akan diseleksi supaya diperoleh karyawan yang
kompeten dengan penempatan yang tepat.
2. Metode Non Ilmiah yaitu seleksi yang dilaksanakan tidak
didasarkan kepada kriteria, standar atau spesifikasi
kebutuhan nyata pekerjaan, tetapi hanya didasarkan
kepada perkiraan dan pengalaman saja.

 Proses Seleksi
Terdapat empat komponen dalam suatu proses seleksi yaitu :
- Kuantitas (jumlah) tenaga kerja yang dibutuhkan.
- Standard kualifikasi tenaga kerja yang dibutuhkan.
- Kualifikasi dari sejumlah calon tenaga kerja.
- Serangkaian alat-alat seleksi.

 Faktor yang Harus Dipertimbangkan dalam Proses Seleksi

 1. Kondisi Penawaran Tenaga Kerja
Semakin besar jumlah pelamar yang memenuhi syarat
(qualified), maka akan semakin mudah bagi organisasi
untuk memperoleh karyawan yang berkualitas dan
sebaliknya. Kondisi tersebut dimungkinkan oleh :
Imbalan/upah yang ditawarkan rendah, Pekerjaan
menuntut spesialisasi yang tinggi, Persyaratan yang harus
dipenuhi berat, dan Mutu pelamar rendah.

2. Faktor Eksternal Organisasi

1) Faktor Etika
2) Ketersediaan Dana dan Fasilitas
3) Faktor Kesamaan Kesempatan

3.) Penempatan ( Staffing )

 Pengertian
Penempatan adalah kebijaksanaan sumber daya manusia
untuk menentukan posisi/jabatan seseorang sesuai dengan
kemampuan yang dimilikinya agar dapat melaksanakan
pekerjaannya dalam suatu jabatan secara efektif dan efisien.

 Tujuan Penempatan
Tujuan diadakan penempatan adalah untuk menempatkan
karyawan sebagai unsur pelaksanaan pekerjaan pada posisi
yang sesuai dengan kriteria sebagai berikut :
1. Pengetahuan
2. Kemampuan
3. Kecakapan
4. Keahlian
  Faktor-faktor yang Mempengaruhi Penempatan
Dalam penempatan ada beberapa faktor yang harus
dipertimbangkan , yaitu :
- Pertumbuhan Perusahaan
- Faktor Status Perkawinan
- Latar Belakang Pendidikan
- Sikap
- Kesehatan Fisik dan Mental
- Usia
- Pengalaman Kerja

 Bentuk-bentuk Penempatan
Penempatan tidak hanya berlaku bagi para pegawai baru akan
tetapi berlaku pula bagi para pegawai lama yang mengalami
alih tugas dan mutasi. Bentuk - bentuk penempatan meliputi :
Penempatan Pegawai Baru (Calon Pegawai) dan Penempatan
Pegawai Lama

4. Kelompok 4
Tema : Analisa Sistem Prosedur (Mendesain Program Kerja)
dan Diskripsi dan Tugas Kantor (Performance Kantor)

1.) Analisa Sistem Prosedur

 Pengertian
- Analisa sistem dan prosedur kerja adalah salah satu kegiatan
yang mengidentifikasi fungsi utama dalam salah satu
pekerjaan dan juga langkah yang diperlukan untuk
melaksanakan fungsi sistem dan prosedur kerja.
- Analisis prosedur kerja adalah kegiatan untuk
mengidentifikasi urutan langkah-langkah pekerjaan yang
berhubungan apa yang dilakukan, bagaimana hal tersebut
dilakukan, bilamana hal tersebut dilakukan, dimana hal
tersebut dilakukan, dan siapa yang melakukannya

 Prinsip Penyusunan Prosedur Kerja

1.Prosedur kerja harus sederhana sehingga mengurangi beban
pengawasan.
2.Spesialisasi harus dipergunakan sebaik-baiknya.
3.Pencegahan penulisan, gerakan dan usaha yang tidak perlu.
4.Berusaha mendapatkan arus pekerjaan yang sebaik-
baiknya.
5.Mencegah kekembaran (duplikasi) pekerjaan.
6.Harus ada pengecualian yang seminimun-minimunya
terhadap peraturan.
7.Mencegah adanya pemeriksaan yang tidak perlu.
8.Prosedur harus fleksibel dan dapat disesuaikan dengan
kondisi yang berubah.
9.Pembagian tugas tepat.
10.Memberikan pengawasan yang terus menerus atas
pekerjaan yang dilakukan.
11.Penggunaan urutan pelaksanaan pekerjaaan yang sebaik-
baiknya.
12.Tiap pekerjaan yang diselesaikan harus memajukan
pekerjaan dengan memperhatikan tujuan.
13.Pekerjaan tata usaha harus diselenggarakan sampai yang
minimum.

 Tujuan Analisis Sistem Prosedur

 1. Pelaporan bahwa analisis telah selesai dilakukan.
2. Meluruskan kesalah-pengertian mengenai apa yang telah
ditemukan dan dianalisis oleh analis sistem tetapi tidak
sesuai menurut manajemen
3. Meminta pendapat-pendapat dan saran-saran dari pihak
manajemen. 
4. Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk
melakukan tindakan selanjutnya. 
5. Akurat berarti valid, yaitu data tersebut benar-benar
mengukur dengan sebenarnya apa yang harus diukur.
Misalnya, data tentang jumlah kemiskinan harus dapat
menggambarkan kemiskinan yang ada di daerah tersebut. 
6. Data yang akurat tidak hanya diartikan dari sisi
pengadaannya, melainkan juga dari sisi penyajiannya,
yaitu bagaimana data tersebut ditampilkan. Oleh karena
itu, perlu ada format standar.

2.) Program Kerja

 Pengertian
Program kerja adalah rancangan atau rencana mengenai
usaha atau kegiatan yang akan dikerjakan. Biasanya program
kerja akan dipakai dalam usaha yang berkaitan dalam
ketatanegraan, perekonomian, kebudayaan, dan sebagainya.

 Jenis-jenis Program Kerja

1. Menurut Rentang Waktu Perencanaan
a. Program kerja untuk satu periode kepengurusan.
b. Program kerja untuk waktu tertentu
2. Menurut Sifat Program Kerja
 a. Program Kerja Yang Bersifat Terus Menerus
b. Program kerja yang bersifat insidental
c. Program kerja yang bersifat tentative
3. Menurut targetan organisasi
a. Program kerja jangka panjang
b. Program kerja jangka pendek

 Prasyarat Membuat Program Kerja

1. Latar Belakang Pembentukan Organisasi
2. Sejarah Perjalanan Organisasi
3. Visi dan Misi Organisasi
4. AD/ART dan Peraturan Organisasi
5. GBHO/GBPK
 Membuat Program Kerja
1. Nama Kegiatan
2. Latar Belakang
3. Tujuan Kegiatan
4. Sasaran Kegiatan.
5. Tempat dan Waktu Pelaksanaan
6. Anggaran Dana
7. Penanggungjawab Kegiatan
8. Keterangan

 Manfaat Pembatan Program kerja

1. Membuat pekerjaan menjadi efektif
2. Sebagai tolak ukur kemajuan atau progres  perusahaan
3. Membuat semua pekerajaan menjadi terjadwal dan mudah
dikerjakan
4. Setiap pegawai mempunyai patokan dalam menyelesaikan
pekerjaan
 5. Program kerja bisa membuat rencana kerja menjadi terukur
dan terorganisir.

 Deskripsi dan Tugas Kantor

Analisis tugas merupakan proses manajemen yang
merupakan penelaahan yang mendalam dan teratur terhadap
suatu pekerjaan, karena itu analisa tugas diperlukan dalam
setiap perencanaan dan perbaikan organisasi. Di bidang
manajemen dikenal sedikitnya 5 aspek yang berkaitan
langsung dengan analisis tugas yaitu :
1. Analisa tugas, merupakan penghimpunan informasi dengan
sistematis dan penetapan seluruh unsur yang tercakup dalam
pelaksanaan tugas khusus.
2. Deskripsi tugas, merupakan garis besar data informasi
yang dihimpun dari analisa tugas, disajikan dalam bentuk
terorganisasi yang mengidentifikasikan dan menjelaskan isi
tugas atau jabatan tertentu
3. Spesifikasi tugas berisi catatan-catatan terperinci mengenai
kemampuan pekerja untuk tugas spesifik.
4. Penilaian tugas, berupa prosedur penggolongan dan
penentuan kualitas tugas untuk menetapkan serangkaian nilai
moneter untuk setiap tugas spesifik dalam hubungannya
dengan tugas lain.
5.  Pengukuran kerja dan penentuan standar tugas. Melalui
analisa tugas ini tugas-tugas dapat dibakukan, sehingga dapat
dibuat pelaksanaan tugas yang baku.

 Tugas pelayanan tata usaha yang meliputi 7 pola

1. Menghimpun
2. Mencatat
 3. Mengolah
4. Menggandakan
5. Mengirim
6. Menyimpan
7. Memusnahkan

 Kesimpulan
Membuat perencanaan sebelum melakukan sesuatu jauh lebih
baik. Hal ini juga sangat berlaku dalam sebuah perusahaan
maupun organisasi. Dengan program atau rencana kerja yang
baik, kita bisa mencapai target yang diinginkan dengan lebih
mudah dan akan meminimalisir kesalahan pekerjaan.

5. Kelompok 5
Tema : Kesekretarisan
 Pengertian
Sekretaris : Latin = “Secretum” = Rahasia
Prancis = “Secretaire”
Belanda = “Secretares”
Jadi, sekretaris adalah karyawan atau orang yang membantu
seorang pemimpin. Ia diberikan tugas dan pekerjaan yang
berhubungan dengan masalah rahasia suatu negara atau
perusahaan. Terutama untuk kegiatan administratif.
Sedangkan Kesekretarisan adalah aktivitas yang dilakukan pada
sekretariat, yakni menunjukkan tata kerja atau proses kerja
sekretaris.

 Syarat-syarat Sekretaris
1. Syarat Kepribadian
 Adapun kepribadian yang harus dimiliki seorang sekretaris
adalah sebagai berikut:
a. Harus bersikap mawas diri
b. Bersikap ramah
c. Sabar
d. Simpatik
e. Penampilan diri yang baik
f. Pandai bergaul
g. Dapat dipercaya serta memegang teguh rahasia
h. Dapat bijaksana terhadap orang lain
i. Memiliki ingatan yang baik
j. Mempunyai perhatian atas pekerjaannya, dan lain-lain

2. Syarat pengetahuan
Syarat pengetahuan ini dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu:
a. Syarat pengetahuan umum
Seorang sekretaris harus memiliki pengetahuan kemasyarakatan
dan kebudayaan yang dapat mengangkat nama dari perusahaan
b. Syarat pengetahuan khusus
Sekretaris mampu mengetahui atau mengerti hal-hal mengenai
dimana sekretaris itu bekerja.

3. Syarat keahlian
Setiap sekretaris diharuskan memiliki keterampilan untuk
menunjang pekerjaannya, keterampilan itu meliputi:
a. Mampu menyusun laporan
b. Mampu berkorespondensi
c. Mampu menggunakan Bahasa Indonesia dan Bahasa Asing
lainnya
d. Teknik tata penyimpanan arsip
 e. Teknik berkomunikasi dengan telepon
f. Menulis cepat dengan steno
g. Teknik mengetik surat

4. Syarat praktik
Sebelum seorang diangkat sebagai sekretaris, orang tersebut
harus cukup mempunyai pengalaman dalam berbagai pekerjaan
tata usaha kantor, maka dengan demikian orang itu harus
mencoba menangani pekerjaan yang tanggung jawabnya belum
begitu luas, misalnya: sebagai resepsionis, operator,
korespondensi dan lain-lain.

 Peran Sekretaris
1. Sekretaris sebagai duta
Peranan sekretaris dikatakan sebagai duta yaitu sekretaris
sebagai wakil dari perusahaan sehingga penampilan dan
sikapnya haruslah baik dan profesional, karena sekretaris
bukan hanya berhubungan dengan masyarakat tersebut.
2. Sekretaris sebagai pintu gerbang
Peranan sekretaris dikatakan sebagai pintu gerbang karena
fungsi sekretaris salah satunya adalah sebagai penerima tamu,
untuk itulah letak meja dan kursi sekretaris berdekatan dengan
pintu masuk ruangan pimpinan dimana para tamu, relasi,
maupun karyawan sendiri yang ingin bertemu dengan
pimpinan haruslah melapor atau ijin kepada sekretaris terlebih
dahulu.
3. Sekretaris sebagai ibu rumah tangga perusahaan.
Sekretaris harus dapat berperilaku selayaknya ibu dari
perusahaan. Ia harus dapat menaungi perusahaan dan menjadi
contoh yang baik dalam mengurus kantornya. Seperti :
 membuat ruangan menjadi seperti rumah sendiri sehingga
terasa nyaman agar para tamu, relasi, karyawan dan pimpinan
di perusahaan merasa betah.
4. Sekretaris sebagai humas.
Sekretaris sebagai penghubung antara perusahaan dengan
lingkungan kerja, lingkungan masyarakat, baik bertatap muka
secara langsung melalui telepon, atau media yang lain.

 Pengelompokan Pekerjaan Sekretaris

1. Pekerjaan keterampilan
a. Menerima dikte dengan stenografi atau merekam dengan tape
recorder
b. Mengetik komputer dan mesin ketik manual atau elektrik
c. Mengerjakan pembukuan ringan
d. Menyimpan arsip-arsip untuk pimpinan
e. Membuat surat
f. Menerima tamu
g. Mengatur perjalanan, hotel, tiket pesawat, dan sebagainya

2. Pekerjaan keahlian
a. Melaksanakan keputusan kebijaksanaan dalam memberikan
tugas-tugas kepada pegawai-pegawai bawahannya
b. Sebagai penerjemah pimpinannya
c. Mengikuti jalannya seminar-seminar yang dilakukan oleh
perusahaan yang ada kepentingannya dengan jalannya organisasi
d. Mengolah data untuk penyusunan laporan
e. Mengatur rapat dan menulis notulen rapat

6. Kelompok 6
Tema : Fungsi kearsipan dalam berbagai organisasi
 Pengertian
Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan,
penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian,
pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut
sistem tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat
ditemukan. Dan jika arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi,
maka harus dimusnahkan.

 Undang-Undang tentang Kerasipan

Berdasarkan Undang – Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang
Ketentuan – Ketentuan Pokok Kearsipan, pasal 1 ayat a dan ayat
b, menetapkan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah :
- Naskah – naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga –
Lembaga Negara dan Badan – Badan Pemerintahan dalam
bentuk corak apapun, bai k dalam keadaan tungggal maupun
berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan
pemerintahan.
- Naskah – naskah yang dibuat dan diterima oleh BAdan –
Badan Swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak
apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok,
dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

 Fungsi Kearsipan
1. Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar.
2. Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.
3. Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis
4. Dapat dijadikan bahan dokumentasi
5. Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya
6. Sebagai alat pengingat
7. Sebagai alat penyimpanan warkat
 8. Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki
perpustakaan
9. Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam
menentukan kebijaksanaan organisasi
10. Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur
warkat-warkat penting mengenai kemajuan organisasi.

 Jenis Arsip
1. Arsip Dinamis
Contoh : kegiatan untuk perencanaan, pelaksanaan, dan
pengendalian kegiatan operasional instansi.
2. Arsip Statis
Contoh : dalam kegiatan perencanaan, pelaksanaan, dan
pengendalian kegiatan operasional instansi.

 Prosedur Pengelolaan Kearsipan

- Prosedur Penyimpanan Arsip
1. Pemeriksaan Dokumen/warkat
2. Pemberian indeks/klasifikasi dan pencatatan arsip
3. Pembuatan cross-reference

- Prosedur Pengambilan/peminjaman Arsip

Hal-hal yang perlu diatur dalam tata cara peminjaman arsip
antara lain:
1. Siapa yang berwenang memberikan ijin peminjaman
arsip.
2. Siapa yang diperbolehkan meminjam arsip
3. Menetapkan jangka waktu peminjaman arsip
4. Tata cara peminjaman arsip
 5. Semua peminjaman arsip dicatat pada lembar peminjaman
arsip.

- Proses Penyusutan Arsip

Penyusutan arsip adalah kegiatan mengurangi arsip agar
arsip-arsip yang diperlukan agar dapat cepat dan mudah
ditemukan kembali. Berdasarkan hal tersebut, tujuan
penyusutan arsip yaitu ;
1. Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja
ataupun sebagai bahan referensi.
2. Menghemat ruangan penyimpanan arsip, peralatan dan
perlengkapan arsip.
3. Mempercepat penemuan kembali terhadap arsip yang
dibutuhkan.
4. Menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaban

- Jadwal Retensi Arsip

Jadwal retensi merupakan suatu daftar yang memperlihatkan
lamanya tiap-tiap arsip disimpan pada file aktif sebelum
dipindahkan ke pusat penyimpanan arsip (file in aktif) dan
jangka waktu penyimpanan pada tiap-tiap arsip atau
sekelompok arsip sebelum dimusnahkan atau dipindahkan ke
arsip nasional.

 Siklus Hidup Arsip

1. Tahap Penciptaan
2. Tahap Penggunaan
3. Tahap Penyimpanan Aktif
4. Tahap penyimpanan menjadi pemindahan in-aktif
7. Kelompok 7
Tema : Tata Ruang dan Layout Kantor Modern
 Pengertian
Penataan Ruang adalah suatu penataan ruang, penyusunan
mobiler kantor, mesinkantor, alat perlengkapan kantor serta
perabot kantor pada tempat yang tepat, sesuai dengan aliran
pekerjaan kantor agar pegawai dapat bekerja lebih baik, lebih
nyaman, sehingga tercapai efesiensi kerja.

 Manfaat Tata Ruang Kantor

1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai
karena berjalan mondar-mandir yang sebenarnya tidak perlu.
2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
3. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu
suatu luas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan
yang sebanyak-banyaknya.
4. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik
yang akan menemui suatu bagian tertentu.

 Bentuk-bentuk Tata Ruang Kantor

1. Konsep tata ruang kantor  tertutup (private offices) yaitu tata
ruang kantor dengan penempatan ruang kantor yang di
pisah/dibagi kedalam ruang-ruang kerja.
2. Konsep tata ruang kantor terbuka (open-plan-offices) yaitu
tata ruang kantor dengan ruangan yang besar dan ditempati
beberapa pegawai tanpa dipisah.
3. Konsep tata ruang kantor berpanorama (landscape offices):
yaitu tata ruang yang dihiasi oleh berbagai elemen hias untuk
mempercantik ruangan kantor.
 4. Konsep tata ruang kantor bersekat/terpisah (cellular offices)
yaitu tata ruang kantor yang diberi sekat-sekat dengan ukuran
yang bervariatif untuk suatu bidang, bagian, subbagian atau
seksi atau beberapa pegawai dengan ruang yang terpisah

 Asas Pokok Tata Ruang Kantor

1. Penggunaan asas jarak terpendek : asas tata ruang kantor yang
mendisain tempat kerja pegawai dan penempatan alat-alat
diletakkan dalam jarak yang sedekat dan sependek mungkin,
sehingga memungkinkan proses penyelesaian suatu pekerjaan
kantor dapat dilakukan dengan cepat
2. Penggunaan asas rangkaian kerja : asas dimana menempatkan
para pegawai dan alat–alat kantor yang akan digunakan
menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan–urutan
peyelesaian pekerjaan kantor dari pegawai yang bersangkutan.
3. Penggunaan asas penggunaan segenap ruangan yang ada :
asas yang mempergunakan sepenuhnya semua ruang yang ada
dikantor. Jangan sampai ada ruangan yang kosong karena
alasan kelebihan ruangan.
4. Penggunaan asas perubahan susunan tempat kerja : asas tata
ruang yang mudah diubah atau disusun kembali dan
perubahannya tidak terlampau sukar serta tidak memakan
biaya yang besar.

 Standard Ruang Kantor

1. Pemeliharaan kebersihan
2. Luas ruang kantor tidak boleh dijejal dan sesak oleh pegawai
3. Suhu udara
4. Peneranga cahaya
5. Fasilitas kesehatan
 6. Fasilitas cuci
7. Tempat duduk
8. Tempat Pakaian
9. Lantai, gang, dan tangga
10. Mesin
11. Beban berat
12. Pertolongan pertama
13. Penjagaan kebakaran
14. Pemberitahuan kecelakaan

 Faktor yang Berhubungan dengan Standar Tata Ruang Kantor

1. Cahaya
Penerangan cahaya yang baik akan diperoleh beberapa
keuntungan, diantaranya:
- Hasil pekerjaan atau produktivitas bertambah.
- Kualitas pekerjaan lebih baik.
- Kesalahan-kesalahan berkurang.
2. Warna
Dengan menggunakan warna yang tepat dan baik akan
diperoleh keuntungan diantaranya:
- Kantor menjadi tampak menyenangkan dan menarik
pandangan
- Mencegah kesilauan akibat cahaya yang berlebihan.
- Memelihara kegembiraan, ketenangan dan semangat bekerja
pegawai.
3. Udara
Dengan pengaturan udara yang baik maka diperoleh
keuntungan, diantaranya:
- Kenyamanan bekerja pegawai terjamin
- Kesehatan pegawai terpelihara dengan baik
 - Kesan yang lebih baik dari para tamu

 Memilih Peralatan Kantor

1. Tujuan penggunaan peralatan.
2. Menentukan peralatan yang sesuai.
3. Tingkat Keguanaan Peralatan
4. Spesifikasi Peralatan
5. Biaya Peralatan
6. Proses Operasioanl peralatan
7. Fitur keamanan
8. Fleksibilitas peralatan
9. Kemudahan Penggunaan Peralatan, Tidak Perlu Training
Pegawai Lebih Dulu
10. Kecepatan operasi pearalatan
11. Masukan Dari Operator Peralatan
12. Standardisasi peralatan

 Kesimpulan
Penataan ulang Tata Runag Kantor memang sangat penting,
karena jika tidak dilakukannya maka akan timbul beberapa
masalah seperti :
1. Adanya keluhan atau kebosanan dari pegawai yang
disebabkan kondisi lingkungan fisik tempat kerja.
2. Mulai menurunnya citra pelayanan dimata pelanggan atau
tamu kantor.
3. Organisasi yang semakin berkembang membuat struktur
organisasi lebih kompleks sehingga job description yang
semakin banyak membutuhkan lebih banyak pegawai baru
untuk mendudukinya.
8. Kelompok 8
Tema : Alur Kerja dan Konsep Evaluasi Kerja
 Pengertian
Alur kerja adalah pergerakan dokumen atau item secara otomatis
melalui urutan tindakan atau tugas yang terkait dengan proses
bisnis.
Evaluasi kerja adalah hasil kebijakan dimana pada kenyataannya
mempunyai nilai dari hasil tujuan kebijakan tersebut dan bagian
akhir dari suatu proses kerja adalah evaluasi kinerja

 Karakteristik dari Evaluasi

1. Fokus nilai. Evaluasi berbeda dengan pemantauan, dipusatkan
pada penilaian menyangkut keperluan atau nilai dari sesuatu
kebijakan dan program.
2. Interdependensi Fakta-Nilai. Tuntutan evaluasi tergantung
baik ”fakta” maupun “nilai”.
3. Orientasi Masa Kini dan Masa Lampau. Tuntutan evaluatif,
berbeda dengan tuntutan-tuntutan advokat, diarahkan pada
hasil sekarang dan masa lalu, ketimbang hasil di masa depan.
4. Dualitas nilai. Nilai-nilai yang mendasari tuntutan evaluasi
mempunyai kualitas ganda, karena mereka dipandang sebagai
tujuan dan sekaligus cara.

 Tujuan Evaluasi Kerja

1. Motivasi
2. Pengembangan
3. Pemberian Reward
4. Perencanaan SDM
5. Komunikasi
6. Kompensasi
  Fungsi Evaluasi Kerja
1. Penentuan dan pengukuaran tujuan kinerja
2. Memberikan balikan kepada aparatur ternilai mengenai
kinerjanya.
3. Alat memotivasi ternilai.
4. Alat promosi dan demosi.
5. Pemberdayaan aparatur
6. Konseling kinerja buruk

 Jenis-jenis Evaluasi Kerja

1. Evaluasi Formatif : suatu penilaian terhadap hasil-hasil yang
telah dicapai selama dilaksanakannya suatu kegiatan atau
program kerja.
2. Evaluasi Sumatif : sebuah penilaian terhadap hasil-hasil yang
telah dicapai selama dilaksanakannya suatu kegiatan atau
program kerja, secara keseluruhan dari awal sampai akhir
kegiatan.
3. Evaluasi Prospektif.

 Tahapan Evaluasi
1. Menetapkan apa yang akan dievaluasi
2. Menyusun rencana evaluasi
3. Pengumpulan data
4. Analisis dan presentasi data
5. Pengambilan keputusan

9. Kelompok 9
Tema : Perlengkapan dan Peralatan Kantor
 Pengertian
 Perlengkapan Kantor adalah barang-barang yang digunakan
untuk menghasilkan suatu pekerjaan kantor sesuai dengan
harapan yang diinginkan.
Kegunaannya untuk mendukung aktivitas pekerjaan kantor,
mempermudah dan mempercepat proses pelaksanaan kegiatan
kantor, dan agar memperoleh hasil yang lebih maksimal, baik,
dan memuaskan.

 Macam-macam Perlengkapan Kantor

1. Mesin Kantor : rangkaian sistem alat yang digunakan untuk
menghimpun, mencatat, mengolah, dan menghasilakan bahan-
bahan keterangan dalam pekerjaan kantor.
2. Perlatan kantor : alat alat kecil yang digunakan untuk
membantu menyelesaikan tugas - tugas yang tidak terlalu
berat maupun yang berat sekalipun, namun tidak habis
dipakai.
3. Perabot kantor : benda-benda kantor yang pada umumnya
dipergunakan untuk melaksanakan tugas kantor dan juga
dapat menciptakan suasana kantor yang nyaman, indah dan
serasi.
4. Perbekalan kantor : Benda-benda yang akan habis dalam
pemakaiannya sehari-hari di kantor
5. Pesawat kantor : semua mesin komunikasi yang berfungsi
sebagai alat untuk mengadakan komunikasi.
6. Alat bantu peraga : alat yang membantu memperlancar
komunikasi yang diadakan dalam suatu rapat atau pertemuan
antara penyaji dengan pendengar/peserta. Seperti LCD
proyektor.

 Keuntungan Penggunaan Perlengkapan Kantor

 1. Dapat menghemat biaya, bila dipergunakan secara maksimal
dan sesuai kebutuhan.
2. Menghemat tenaga dan waktu.
3. Dapat menghasilkan sesuatu yang lebih baik dan rapi.
4. Keterangan yang dimuat dapat lebih banyak.
5. Dapat mengurangi rasa bosan dibandingkan dengan
penggunaan tulisan tangan.
6. Dapat mengurangi kelelahan pegawai sehingga dapat
menambah mutu pekerjaan.

 Kerugian Penggunaan Perlengkapan Kantor

1. Mesin-mesin tertentu memerlukan biaya yang tinggi untuk
pengadaan dan pemeliharaannya.
2. Tingkat penyusutan dari beberapa jenis mesin tertentu adalah
tinggi.
3. Sulit mendapatkan operator mesin yang cakap dan perlu
adanya biaya untuk melatih mereka.
4. Sulit dalam pemeliharaan dan perbaikan pada mesin-mesin
tertentu bila terjadi kerusakan.
5. Terkadang fleksibilitas dari beberapa metode mesin sulit
didapatkan dan diterapkan.
10. Kelompok 10
Tema : Jasa dan Media Komunikasi Kantor
 Pengertian
Komunikasi adalah proses dimana penyampaian pesan dari
komunikator kepada komunikan dengan menggunakan saluran
komunikasi yang diharapkan menimbulkan umpan balik dari
komunikan, untuk mencapai tujuan tertentu.

 Proses Komunikasi
1. Proses komunikasi secara primer
Proses komunikasi secara primer adalah proses penyampaian
pikiran dan atau perasaan seseorang kepada orang lain dengan
menggunakan lambang (symbol) sebagai media.
2. Proses komunikasi secara sekunder
Proses komunikasi secara sekunder adalah penyampaian
pesan oleh seseorang kepada orang lain menggunakan alat
atau sarana sebagai media kedua dalam melancarkan
komunikasinya karena komunikan sebagai sasarannya berada
di tempat relatif jauh atau jumlahnya banyak.

 Unsur-unsur Komunikasi
1. Komunikator : orang yang menyampaikan pesan
2. Pesan : ide atau informasi yang disampaikan
3. Media : sarana komunikasi
4. Komunikan : audience, pihak yang menerima pesan
5. Pengaruh : informasi yang di sampaikan berpengaruh
6. Umpan balik : respon dari komunikan terhadap pesan yang
diterimanya
7. Lingkungan : tempat terjadinya perpindahan informasi
 Fungsi Komunikasi
1. Fungsi kontrol , untuk mengontrol pekerjaan karyawan dan
sekaligus melengkapi komunikasi informal.
2. Fungsi motivasi, untuk mengkomunikasikan feedback pada
karyawan.
3. Fungsi emosi, untuk mengekspresikan segala sesuatu yang
dirasakan kepada sesama pekerja.
4. Fungsi informasi, untuk memperlancar pengambilan
keputusan yang dilakukan.

 Faktor yang Menyebabkan Komunikasi yang Efektif

1. Kepercayaan
2. Kejelasan
3. Kepuasaan
4. Perhubungan pertalian
5. Saluran pengiriman berita
6. Kesinambungan dan konsistensi
7. Kemampuan pihak penerima berita

 Macam-macam Media Komunikasi yang digunakan di Kantor

1. Sistem komunikasi tulisan (writen communication)
Ini meliputi surat yang dikirim melalui pos atau petugas
pengantar sendiri, telegram dan warkat tertulis lainnya.
2. Sistem komunikasi lisan (oral communication)
Ini meliputi telepon untuk hubungan ke luar maupun ke dalam
kantor sendiri, radio atau hanya corong udara.
3. Sistem mekanis (mechanical system)
Ini meliputi pipa udara, ban berjalan, sampai televisi
4. Sistem panggilan tugas (staff location system)
Sistem komunikasi ini dipakai untuk mencari, menemukan
dan memanggil seseorang petugas dalam lingkungan
pembangunan atau badan usaha yang luas.