BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Universitas Sains dan Teknologi Jayapura (USTJ) sebagai salah satu
Perguruan Tinggi yang juga pencetak tenaga-tenaga professional, khususnya
dibidang Teknologi. Menyadari bahwa teori-teori yang diperoleh dibangku
kuliah tanpa ditunjang dengan tentu tidak akan menghasilkan keluaran yang
berkualitas. Fakultas Ilmu Komputer dan Manajemen dalam tuntutan
perkuliahan dan kurikulum diwajibkan untuk mengikuti Kerja Praktek
sebagai salah satu peningkatan kualitas dan penunjang kearah bidang profesi.
Hal ini sangat dibutuhkan oleh mahasiswa dalam menyelesaikan studinya
yang juga sebagai langkah awal sebelum terjung ketengah-tengah masyarakat.
Dengan adanya kerja praktek mahasiswa dituntut agar memiliki
pengalaman lapangan yang nantinya dapat dipadukan dengan teori untuk
mencapai suatu karya yang lebih efektif dan yang kreatif. Selain itu dengan
adanya pengalaman lapangan bagi mahasiswa juga merupakan pengetahuan
sangat bermanfaat yang tidak pernah secara langsung didapatkan dibangku
kuliah. Maka dari itulah kami sebagai mahasiswa Program Studi Sistem
Informasi, Fakultas Ilmu Komputer dan Manajemen Universitas Sains dan
Teknologi Jayapura dituntut untuk mengadakan Kerja diBidang Sistem
Informasi.Mahasiswa harus memiliki kesiapan dalam menghadapi
keprofesionalan pekerjaannya yang sesuai dengan bidang yang digelutinya.
Banyak sekali hal yang menjadi hambatan bagi seseorang yang belum
mengalami pengalaman kerja untuk terjun ke dunia kerja, seperti halnya ilmu
pengetahuan yang diperoleh di kampus bersifat statis pada kenyataannya
masih kurang adaptif atau kaku terhadap kegiatan-kegiatan dalam dunia kerja
yang nyata, teori yang diperoleh belum tentu sama dengan praktek kerja di
lapangan, dan keterbatasan waktu dan ruang yang mengakibatkan ilmu
pengetahuan yang diperoleh masih terbatas. Dikarenakan hal di atas, maka
Universitas menetapkan mata kuliah kerja praktek agar para mahasiswa

1
 memperoleh ilmu pengetahuan yang tidak diberikan oleh Kampus. Pada
umumnya kegiatan kerja praktek yang dilakukan pada salah satu perusahaan
atau instansi (berkaitan dengan Sistem Informasi) itu meliputi: Kerterkaitan
antara analisis dan pembangunan sebuah sistem dengan pelaksanaan,
keterampilan teknis yang memadai, dan tata laksana proses dalam penelitian.
Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Jayapura merupakan salah satu
Instansi yang di bawahi oleh Pemerintah Kabupaten Jayapura, yang bergerak
dalam bidang Pengurusan, Pengawasan dan Pelaksanaan Serta Pendampingan
Pimpinan dan Anggota DPRD Kabupaten Jayapura. Sekretariat DPRD
Kabupaten Jayapura telah memberikan kesempatan kepada kami untuk
melaksanakan kerja praktek sehingga kami dapat menambah pengalaman dan
pengetahuan kerja yang tidak diperoleh di dalam perkuliahan

B. Maksud dan Tujuan

1. Untuk memenuhi syarat mata kuliah Kerja Praktek.
2. Menambah wawasan dan pengalaman kerja sebagai bekal kerja didunia
perkantoran dan bisnis sesuai dengan keahlian yang dimiliki.
3. Meningkatkan hubungan kerjasama yang baik antara Universitas Sains
dan Teknologi Jayapura dengan berbagai Instansi.
4. Dapat mempraktekan teori-teori dan Ilmu Sistem Informasi yang telah
diajarkan secara langsung.
5. Meningkatkan pemahaman mahasiswa mengenai praktek dalam dunia
kerja sehingga dapat memberikan bekal kepada mahasiswa untuk terjun
langsung ke Lapangan.

2
 BAB II
PELAKSANAAN KERJA PRAKTEK

A. Tempat Dan Waktu Pelaksanaan

1. Tempat Pelaksanaan
Dalam melaksanakan (KP) di Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten
Jayapura, kami di tetapkan pada 3 Penempatan Kerja. Adapun pembagian
Penempatan kerja Pada Sekretariat DPRD Kabupaten Jayapura, Terbagi
dalam 3 pembagian yaitu sebagai berikut :
a. Kesempatan Kerja Praktek Pada Bagian Umum
b. Kesempatan Kerja Praktek Pada Bagian Keuangan
c. Kesempatan Kerja Praktek Pada Bagian Persidangan

2. Waktu Pelaksanaan
Waktu (KP) dilakukan selama 1 (satu) Bulan. Terhitung sejak
tanggal 20 Januari 2021 s.d 25 Februari 2021. Dengan waktu kerja
sebanyak 5 hari (Senin-Jumat) dalam seminggu ketentuan Kerja Praktek
(KP) pada Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Jayapuea Yaitu:
Masuk Kerja : 07.30 WIT
Istirahat : 12.00 – 01.00 WIT
Pulang : 15.00 WIT

Dalam melaksanakan Kerja Praktek di Kantor Sekretariat DPRD

Kabupaten Jayapura, Adapun tahap-tahap yang kami kerjakan selama
melaksanakan (KP) antara lain :
1. Sebelum Melaksanakan KP Penulis memperkenalkan diri dan
Memaparkan maksud dan tujuan melaksanakan Kerja Praktek Sesuai
dengan bidang yang kami pelajari di kampus perkenalan tersebut di
lakukan pada tanggal 20 Januari 2021
2. Mempelajari dan memahami, Semua system informasi dan Aplikasi
dan Pengarsipan yang digunakan dalam Kantor Sekretariat DPRD

3
 Kabupaten Jayapura , mulai dari alur system sampai dengan
penggunaan aplikasi, serta alur pelaporan dan pencairan dana yang
digunakan untuk kepentingan operasional maupun non operasional
instansi
3. Mengerjakan SPJ Perjalanan Anggota DPRD
4. Menginstal Windows dan Office Komputer
5. Merapihkan Sistem Arsip Keluar dan Masuk
6. Setelah selesai melaksanakan kegiatan Kerja Praktek (KP), penulis
disuruh untuk menyusun Laporan dan membuat Presentasi untuk
dipaparkan di Sekretariat DPRD Kabupaten Jayapura

B. Gambaran Umum Organisasi

1. Sejarah Sekretariat DPRD Kabupaten Jayapura
Papua adalah salah satu propinsi Indonesia yang terletak di Pulau
Nugini bagian barat atau West New Guinea. Propinsi ini dahulu dikenal
dengan nama Irian Barat sejak tahun 1969 hingga 1973, kemudian
namanya diganti menjadi Irian Jaya oleh Presiden RI ke 2 Soeharto pada
saat meresmikan perusahaan tambang emas dan tembaga Freeport, nama
ini bertahan hingga 2002. Keluarnya UU No.21/2001 tentang Otonomi
Khusus Papua Nama Irian Jaya berubah menjadi Papua hingga sekarang.
Kata Papua berasal dari bahasa Melayu yang berarti “rambut keriting”.
Pada tahun 2004 Papua dibagi menjadi dua Provinsi bagian timur tetap
memakai nama Papua sedangkan bagian barat dinamakan Papua Barat.
Pada tahun 1993 berdasarkan Undang-Undang Nomor 6 Tahun 1993,
wilayah Kabupaten Jayapura dimekarkan menjadi 2 (dua)
Kabupaten/Kotamadya yaitu Kabupaten Jayapura (Kabupaten Induk) dan
Kotamadya Jayapura, sehingga Ibukota Kabupaten Jayapura dipindahkan
ke Sentani berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 15 Tahun 2000
tentang Pemindahan Ibukota Kabupaten Jayapura dari Wilayah
Kotamadya Jayapura ke Wilayah Sentani, tepatnya tanggal 10 Maret 2010
merupakan tonggak awal sejarah kota Sentani ditetapkan sebagai ibukota

4
 Kabupaten Jayapura, sehingga pada tanggal 10 Maret tersebut dijadikan
sebagai Hari jadi Kota Sentani sebagai ibukota Kabupaten Jayapura.
Sampai dengan pertengahan bulan Juni 2001 ibukota Kabupaten Jayapura
mulai bergerak dari bibir pantai Teluk Yos Sudarso di wilayah Kotamadya
Jayapura menuju wilayah Sentani yang tepatnya di atas Gunung Paniau di
bawah kaki Gunung Cycloops dijadikan pusat perkantoran termasuk
Sekretariat DPRD Kabupaten Jayapura.  Kawasan perkantoran Pemerintah
Kabupaten Jayapura diresmikan penggunaannya oleh Gubernur Provinsi
Papua Drs. Yaap Salossa.

2. Kondisi Umum
Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Jayapura merupakan salah
satu Instansi yang mengatur Lembaga Legislatif, yang bergerak
mengurusi semua komponen kegiatan Pimpinan dan Anggota DPRD
Kabupaten Jayapura. Lokasi Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten
Jayapura di Gunung Merah Sentani DPRD Waibu, Nomor Telepon (0967)
594011-594343 Kode Pos 99352.

Kegiatan Sekretariat DPRD Kabupaten Jayapura :

a. Penguatan kualitas pelayanan serta pendampingan disemua kegiatan
Pimpinan dan Anggota DPRD Kabupaten Jayapura dalam mendukung
pencapaian kebijakan pembangunan daerah
b. Penguatan kordinasi, kerjasama dan harmonisasi kerja di semua sektor
c. Penguatan informasi teknologi
d. Penguatan sarana dan prasarana kerja
e. Penguatan SDM
f. Penguatan ketatausahaan dalam mendukung tata kelola pemerintahan
yang baik

3. Tujuan Dan Sasaran

5
a. VISI :
Terwujudnya Pelayanan Yang Prima Dan Profesional Dalam Membantu
Dewan Perwakilan Rakyat Kabupaten Jayapura Melaksanakan Tugas,
Fungsi Dan Wewenang Sebagai Unsur Penyelenggaraan Pemerintah
Daerah.
b. MISI:

1. Peningkatan Pelayanan Administrasi artinya suatu cara proses atau

perbuatan untuk meningkatkan pelayanan kepada masyarakat dalam
tata   administrasi surat masuk, surat keluar Dewan dan peningkatan
SDM Setwan dan Anggota Dewan Perwakilan Rakyat Kabupaten
Jayapura

2. Peningkatan Kinerja DPR Papua artinya suatu proses cara perbuatan

meningkatkan output dan tugas, kewajiban serta kewenangan DPR
Kabupaten Jayapura terutama dalam menghasilkan keputusan-
keputusan.

3. Peningkatan Fasilitas DPR Kabupaten Jayapura artinya suatu cara dan

tindakan untuk menyiapkan fasilitas, terutama dalam rangka
menopang tugas, kewajiban dan kewenangan Dewan Perwakilan
Rakyat Kabupaten Jayapura.

4. Memberikan Pelayanan dan Pelaksanaan tugas yang baik untuk dapat

mendukung kelancaran tugas – tugas Kedewanan dan Kesekretariatan,
melalui :

a) Pelayanan administrasi dan kelancaran surat-surat baik masuk dan

keluar dari masyarakat ke Pimpinan Dewan dan alat-alat
kelengkapan Dewan dan sebaliknya.

b) Pelayanan staf/asistensi kepada Pimpinan Dewan dan alat-alat

kelengkapan Dewan.

c) Pelayanan dan penyediaan fasilitas guna mendukung kelancaran

tugas Dewan.

6
 d) Pelayanan staf untuk kelancaran pelaksanaan Rapat-Rapat
Paripurna, Rapat kerja, Kunjungan kerja dan lain-lain.

e) Pelayanan kepada masyarakat yang maksimal dan memadai

a. Tujuan Dan Sasaran

Terwujudnya Pelayanan Yang Prima Dan Profesional Dalam
Membantu Dewan Perwakilan Rakyat Kabupaten Jayapura Melaksanakan
Tugas, Fungsi Dan Wewenang Sebagai Unsur Penyelenggaraan Pemerintah
Daerah” merupakan Visi Sekretariat DPRD Kabupaten Jayapura yang
diiplementasikan dalam bentuk pelaksanaan tugas dan fungsi Sekretariat
DPRD Kabupaten Jayapura, antara lain Penyelenggaraan administrasi
kesekretariatan, Penyelenggaraan administrasi keuangan, Penyelenggaraan
Persidangan dan Penyusunan Risalah lingkup DPRD Kabupaten Jayapura,
Penyelengaraan Penyusunan Peraturan-peraturan Daerah serta melakukan
Kajian hukum dan Penyelenggaraan rapat-rapat di lingkungan DPRD
Kabupaten Jayapura dan juga Penyelenggaraan dan pengkoordinasian
tenaga ahli yang diperlukan dalam mendukung tugas dan fungsi DPR
Kabupaten Jayapura.

7
 C. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas
1. Bagan Organisasi
Berikut adalah penjelasan mengenai Struktur Organisasi Sekretariat
DPRD Kabupaten Jayapura :

Gambar 3.1 Bagan Organisasi Sekretariat DPRD Kab. Jayapura

Puncak kekuasaan tertinggi adalah Sekretaris DPRD Kabupaten

Jayapura membawahi langsung tiga Kepala Bagian dan Sembilan Kepala Sub
Bagian. Dalam menjalankan tugas dan fungsinya, Sekretariat DPRD
Kabupaten Jayapura didukung oleh sumber daya manusia yang professional
dan fasilitas pemeriksaan yang modern terdiri dari

a. Sekretaris DPR (Eselon) II

1. Golongan IV/C 1 Orang
b. Kepala-Kepala Bagian
1. Golongan IV/b 2 Orang
2. Golongan IV/a 1 Orang
c. Kepala-Kepala Sub Bagian

8
 d. Golongan III/d 4 Orang
e. Golongan III/b 3 Orang
f. Golongan III/a 2 Orang

2. Uraian Tugas
1. Sekretaris Dewan
Sekretaris Dewan Perwakilan Rakyat Kabupaten Jayapura Mempunyai tugas
memberikan pelayanan Administratif kepada Pimpinan Dewan, Anggota
Dewan serta mengkoordinasikan Hal-hal yang bersifat Rahasia Negara dan
Politik Daerah Kepada Bupati mau pun Sekretaris Daerah dan juga Tugas-
tugas lain yang terdiri dari :
1) Menyusun rencana dan program kerja Setwan
2) Mengkoordinasikan Kepala Bagian
3) Mendistribusikan tugas kepada bawahan
4) Menilai prestasi kerja bawahan
5) Membina bawahan dalam pencapaian program Setwan
6) Menyelenggarakan administrasi kesekretariatan
7) Menyelenggarakan administrasi keuangan
8) Mendukung pelaksanaan tugas DPR
9) Mendukung pelaksanaan fungsi DPR
10) Menyediakan dan mengkoordinasikan tenaga ahli yang diperlukan
11) Melaksanakan sistem pengendalian intern
12) Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang ditugaskan oleh atasan
13) Melaporkan hasil tugas kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah.

2. Bagian Umum
Bagian umum mempunyai Tugas adalah sebagai berikut:
1) Menyusun rencana dan program kerja bagian
2) Menkoordinasikan program kerja masing-masing sub bagian
3) Mengkoordinasikan para Kepala Sub bagian
4) Menilai prestasi kerja bawahan

9
 5) Membimbing dan memberi petunjuk kepada kepal sub bagian dan
bawahan
6) Menyiapkan sarana dan prasarana rapat bagi DPR maupun Setwan
7) Memeriksa dan menyiapkan alat kebutuhan rumah tangga Pimpinan DPR
8) Melakukan pengurusan terhadap rumah tangga jabatan dan gedung DPR
kendaraan dinas dan barang inventaris lainnya.
9) Menjaga dan memelihara kebersihan, ketentraman dan ketertiban Setwan
10) Menyelenggarakan urusan surat menyurat serta memelihara arsip
11) Menyelenggarakan urusan kepegawaian
12) Melakukan penyusunan dan mempersiapkan bahan-bahan perencanaan
13) Melaksankan sistem pengendalian intern
14) Melakanakan tugas kedinansan lainnya yang ditugaskan oleh atasan dan
15) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Sekwan.
16) Bagian umum terdiri dari beberapa Sub Bagian di antaranya adalah
sebagai berikut :

a. Sub Bagian Tata Usaha

Tugas Pokok dan Fungsi Sub Bagian tata usaha adalah Sebagai berikut :
1) Menyusun rencana dan program kerja sub bagian
2) Memberikan petunjuk kepada bawahan
3) Menilai prestasi kerja bawahan
4) Menerima dan mengendalikan surat-surat masuk dan keluar
5) Melakukan penataan kearsipan
6) Melaksanakan sistem pengendalian intern
7) Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang ditugaskan oleh atasan
8) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas ke Kepala Bagian.
9) Mengusulkan kenaikan gaji berkala, kenaikan pangkat dan golongan
dilingkungan Setwan
10) Menyiapkan usul izin cuti pegawai dilingkungan Setwan
11) Menyiapkan usul pengisian jabatan dilingkungan Setwan
12) Melaksanakan sistem pengendalian intern

10
b. Sub Bagian Perlengkapan
Demi kelancaran tugas Anggota dan Pimpinan Anggota DPR maka Tugas dan
Fungsi dari Sub Bagian Perlengkapan Adalah sebagai berikut :
1) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas ke Kepala Bagian. menyusun rencana
dan program kerja sub bagian
2) Memberikan petunjuk kepada bawahan
3) Menilai prestasi kerja bawahan
4) Memelihara kebersihan dan ketertiban kantor Setwan dan rumah jabatan
Pimpinan DPR
5) Menyiapakan dan mengatur fasilitas serta penyediaan segala sesuatu yang
diperlukan bagi persidangan, rapat-rapat dan pertemuan lainnya
6) Merencanakan dan melayani kebutuhan peralatan/ perlengkapan kantor
serta melakukan pemeliharaan menyimpan dan memelihara inventaris
kantor dan rumah jabatan Pimpinan Dewan
7) Melakukan pengadaan, penyediaan, penyimpanan dan pendistribusian alat-
alat kantor dan rumah tangga jabatan Pimpinan.

c. Sub Bagian Humas dan Protokoler

1) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas ke Kepala Bagian. menyusun rencana
dan program kerja sub bagian
2) Memberikan petunjuk kepada bawahan
3) Menilai prestasi kerja bawahan
4) Menyusun, membuat dan melaksanakan rencana kegiatan dibidang
hubungan masyarakat, Anggota DPR dan Sekretariat DPR
5) Menghimpun, membuat telahan, menyusun dan mengolah data serta
informasi yang berkaitan dengan peraturan perundangundangan dan
petunjuk teknis serta bahan-bahan lainnya yang berhubungan dengan
hubungan masyarakat, Pimpinan, Anggota DPR dan Sekretariat DPR

11
 6) Menghimpun, menyusun dan melaksanakan pedoman dan petunjuk teknis
pembinaan dan pelaksanaan hubungan masyarakat, Pimpinan, Anggota
DPR dan Sekretariat DPR
7) Menyelenggarakan kegiatan pembinaan kehumasan
8) Menghimpun, menyusun dan mengkoordinasikan pemberitaan dan
publikasi kegiatan DPR
9) Mengatur Kehadiran Anggota DPR di setiap masa siding
10) Mengatur perjalanan dinas Anggota DPR Menyusun, membuat dan
melaksanakan pelaporan rencana kegiatan dibidang keprotokoleran dan
perjalanan Pimpinan, Anggota DPR dan Sekretariat DPR
11) Menghimpun, membuat telahan, menyusun dan mengolah data serta
informasi yang berkaitan dengan peraturan perundangundangan dan
petunjuk teknis serta bahan-bahan lainnya yang berhubungan dengan
penyelenggaraan keprotokoleran dan perjalanan Pimpinan, Anggota DPR
dan Sekretariat DPR
12) Melaksanakan penyusunan, perkoordinasian, penyiapan dan pengaturan
kegiatan keprotokoleran dan perjalanan bagi setiap kegiatan DPR dan
Sekretariat DPR
13) Mempersiapkan acara penerimaan tamu DPR
14) Memfasilitasi acara perjalanan dinas pimpinan DPR dan Anggota DPR
3. Bagian Persidangan
Bagian Persidangan mempunyai Tugas Pokok dan Fungsi yaitu:
1) Menyusun rencana dan program kerja bagian
2) Mengkoordinasikan program kerja masing-masing sub bagian
3) Mengkoordinasikan para Kepala Sub bagian
4) Menilai prestasi kerja bawahan
5) Membimbing dan memberi petunjuk kepada kepala sub bagian dan
bawahan
6) Menyiapkan bahan program kerja tahunan dan konsep jadwal kegiatan
DPR
7) Menyiapkan bahan rapat/siding sesuai jadwal kegiatan DPR

12
 8) Menyiapkan dan menyusun resume rapat/sidang DPR
9) Menyusun risalah rapat/siding dan notulen rapat DPR
10) Menyiapkan Produk DPR berupa rancangan peraturan Daerah,
Keputusan DPR, Keputusan Pimpinan DPR dan Rekomendasi DPR
11) Melaksanakan sistem pengendalian intern
12) Melaksanakan tugas kedinansan lainnya yang ditugaskan oleh atasan
13) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Sekwan. Bagian Persidangan
terdiri dari beberapa Sub Bagian di antaranya adalah sebagai berikut :

a. Sub Bagian Risalah

Selama terselenggaranya kegiatan kelembagaan pada sekretariat DPR sub
bagian risalah mempunyai tugas yaitu mengumpulkan bahan dan menyimpan
bahan konsep, menyusun draf resume serta laporan hasil sidang dan juga
tugas lainnya adalah :
1) Menyusun rencana dan program kerja sub bagian
2) Memberikan petunjuk kepada bawahan
3) Menilai prestasi kerja bawahan
4) Menyiapkan notulen rapat untuk penyusunan risalah ikhtiar dan resume
rapat/sidang DPR
5) Mengikuti kegiatan rapat/sidang DPR
6) Mendokumentasikan hasil rapat/sidang DPR
7) Menyiapkan bahan finalisasi rapat/sidang DPR
8) Menyiapkan daftar hadir rapat/sidang DPR
9) Melaksanakan sistem pengendalian intern
10) Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang ditugaskan oleh atasan
11) Melaksanakan fasilitasi pelayanan kebutuhan kerja Alat Kelengkapan
DPR
12) Melaksanakan penyiapan sarana dan kegiatan Alat Kelengkapan DPR
13) Melaksanakan pengumpulan, penyusunan dan pengolahan hasil kegiatan
Alat Kelengkapan DPR
14) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Kepala Bagian.

13
b. Sub Bagian Persidangan
Tugas Pokok sub bagian persidangan yang menyiapkan dan
mengumpulkan bahan, mengatur jalannya persidangan, melaksanakan urusan
Administrasi, mengurus daftar hadir Anggota DPR serta tugas lainnya antara
lain :
1) Menyusun rencana dan program kerja sub bagian
2) Memberikan petunjuk kepada bawahan
3) Menilai prestasi kerja bawahan
4) menyusun rencana kegiatan sub bagian persidangan
5) Menyusun pra konsep kegiatan
6) Menyiapkan dan mendistribusikan bahan-bahan rapat dan sidang yang
diselenggarakan DPR
7) Menyiapkan undangan dan bahan-bahan untuk kegiatan rapat paripurna,
rapat alat kelengkapan DPR, rapat fraksi, rapat panitia dan rapat-rapat
lainnya
8) Menyiapkan daftar hadir rapat/sidang DPR
9) Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang ditugaskan oleh atasan
10) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Kepala Bagian.

c. Sub Bagian Hukum

Sub Bagian Hukum mempunyai Tugas Pokok dan Fungsi adalah sebagai
berikut :
1) Penghimpunan dan pengumpulan peraturan perundangundangan dan
produk hukum daerah dan DPR
2) Pengelolaan perpustakaan Sekretariat DPR
3) Pelaksanaan fasilitasi bagi Anggota DPR dalam penyusunan dan
perencanaan Peraturan Daerah Insiatif DPR
4) Pendataan, pengkajian dan evaluasi produk hukum daerah dan hukum
DPR

14
 5) Pembuatan konsep produk hukum DPR terhadap keputusan DPR dan
keputusan Pimpinan DPR
6) Pendataan dan penginventarisasian produk hukum DPR
7) Penyelenggaraan fasilitasi kegiatan sosialisasi Peraturan Perundang-
Undangan oleh DPR
8) Penyampaian dan penyebar luasan informasi mengenai kegiatan DPR
kepada Media Cetak/Elektronik atas persetujuan Pimpinan
9) Penyelenggaraan fasilitasi Anggota DPR dalam Peraturan Perundang-
Undangan dan bahan mendasar lainnya dalam sidang-sidang dan rapat-
rapat paripurna dan alat kelengkapan DPR
10) Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai lingkup
bidang tugasnya.

4. Bagian Keuangan
Bagian keuangan Mempunyai Tugas Pokok adalah sebagai berikut :
1) Menyusun rencana dan program kerja bagian
2) Mengkoordinasikan program kerja masing-masing sub bagian
3) Mengkoordinasikan para Kepala Sub bagian
4) Menilai prestasi kerja bawahan
5) Membimbing dan memberi petunjuk kepada kepala sub bagian dan
bawahan
6) Penyusunan, penyelenggaraan dan pengkoordinasian anggaran serta
pelaporan
7) Penyelenggaraan penyiapan bahan kebijakan perbendaharaan, belanja
pegawai pengelolaan administrasi keuangan
8) Penyelenggaraan pembukuan, verifikasi dan penyiapan bahan kajian
kebijakan administrasi pengelolaan keuangan
9) Penyelenggaraan penyusunan, perencanaan dan pengelolaan anggaran
10) Penyelenggaraan kegiatan penyusunan rencana dan perubahan anggaran
11) Penyelenggaraan koordinasi dan pembinaan perbendaharaan dan
verifikasi

15
 12) Kepala Bagian dalam melaksanakan fungsi sebagaimana dimaksud pada
bagian atas di bantu tiga sub bagian :

a. Sub bagian verifikasi dan pelaporan mempunyai tugas sebagai berikut :

1) Menyiapkan rencana kerja
2) Menyiapkan bahan penyusunan, penyelenggaraan dan pengkoordinasian
anggaran serta pelaporan
3) Menyiapkan bahan kebijakan perbendaharaan belanja pegawai dan
pengelolaan administrasi keuangan
4) Menyiapkan bahan pembukuan, verifikasi dan penyiapan bahan kajian
kebijakan administrasi pengolaan keuangan
5) Menyiapkan bahan penyusunan, perencanaan dan penglolaan anggaran
DPR serta Sekretariat DPR
6) Menyiapkan bahan koordinasi penyusunan rencana dan perubahan
anggaran
7) Menyiapkan bahan koordinasi dan pembinaan perbendaharaan dan
verifikasi
8) Menyiapkan bahan penelahan dan pengujian administrasi pengelolaan
keuangan serta pelaporan
9) Melaksanakan koordinasi, integrasi, sinkronisasi dan simplifikasi dalam
pelaksanaan tugas
10) Melaksanakan pembuatan laporan tugas dan fungsinya kepada Kepala
Bagian

b. Sub Bagian Anggaran

Sub Bagian Anggaran mempunyai tugas Pokok yaitu:
1) Menyusun rencana dan program kerja sub bagian
2) Memberikan petunjuk kepada bawahan
3) Menilai prestasi kerja bawahan
4) Menyipkan data informasi perencanaan
5) Menyiapkan bahan-bahan penyusunan rencana dan program kerja

16
 6) Menghimpun dan menyusun bahan-bahan perencanaan Setwan
7) Monitoring evaluasi perencanaan Setwan
8) Menghimpun bahan kebijakan sebagai masukan dalam Penyusunan
Rencana Strategi (RENSTRA) Setwan
9) Menghimpun bahan dan penyusunan laporan Akuntabilitas Instansi
Pemerintah (LAKIP) Tahun berjalan.
10) Menghimpun dan mengumpulkan bahan untuk penyusunan Anggaran
11) Melaksanakan dan mengikuti rapat-rapat penyusunan Anggaran DPR
12) Mencatat kegiatan hasil rapat Panitia Anggaran DPR dan Sekretariat
DPR
13) Melaksanakan sistem pengendalian intern
14) Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang ditugaskan oleh atasan
15) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas ke Kepala Bagian.

c. Sub Bagian Perbendaharaan

Sub Bagian Perbendaharaan mempunyai Tugas Pokok yaitu
1) Menyusun rencana dan program kerja sub bagian
2) Memberikan petunjuk kepada bawahan
3) Menilai prestasi kerja bawahan
4) Mengurus penggajian (honor-honor) Anggota DPR dan Sekretariat DPR
5) Menyusun Rencana Perubahan Anggaran DPR
6) Mengatur pembiayaan Belanja DPR dan Sekretariat DPR
7) Mengumpulkan dan menghimpun bahan-bahan untuk pembukuan
administrasi keuangan
8) Menyiapkan Laporan Keuangan
9) Melaksanakan dan membantu tugas lain yang diberikan Pimpinan

5. Sarana Dan Prasarana

Pada Kantor Sekretraita DPRD Kabupaten Jayapura , sarana dan
prasarana yang tersedia pada umumnya sangatlah baik. Seperti Kantor lainnya,
yang dapat di gunakan secara baik dan maksimal sesuai dengan tingkat

17
 kebutuhannya. Adapun sarana dan prasarana yang Tersedia pada Kantor
Sekretariat DPRD Jayapura antara lain:

Tabel 2.1 Tabel Sarana Gedung dan Ruang Kerja

No Nama Gedung / Ruang Kerja Jumlah Ket.

Ruang
1 Gedung Utama Untuk Ruang Sidang 1 Baik
2 Ruang Kerja Ketua 2 Baik
3 Ruang Kerja Wakil Ketua I 1 Baik
4 Ruang Kerja Wakil Ketua II 1 Baik
5 Ruang Fraksi-fraksi 1 Baik
6 Ruang Komisi-komisi 1 Baik
7 Ruang Badan Kehormatan 1 Baik
8 Ruang Badan Musyawarah 1 Baik
9 Ruang Kerja Sekretaris Dewan 1 Baik
10 Ruang Kerja Kepala Bagian Umum 1 Baik
11 Rungan Kepala Bagian Sidang 2 Baik
12 Ruang Kerja Kepala Bagian 1 Baik
Keuangan
13 Ruang Kerja Sub-sub bagian 1 Baik
14 Ruang Medya Center Baik
15 Ruang Sholat 1 Baik
16 Ruang Genset 1 Baik
17 Ruang Gudang 1 Baik
18 Ruang Sound Sistim 1 Baik
19 Ruang Konsumsi 1 Baik
20 Ruang Perlengkapan 1 Baik

18
 Tabel 2.2 Tabel Sarana atau Alat Bantu Lainnya

Keadaan
No Jenis Sarana dan Jumlah Baik Rusak Tidak di
Prasarana Gunakan
1 Mobil Dinas 10 Unit 6 4

19
2 Motor 9 Unit 4 5
3 Komputer 6 Unit 4 2
4 Laptop 8 Unit 5 3
5 Printer 8 Unit 7 1
6 Mesin Foto Copy 3 Unit 3 -
7 Telephone 2 Unit 2 -
8 TV 3 Unit 3 -
9 AC 15 Unit 13 2
10 Wifi 10 Unit 5 5
11 Disel 7 Unit 5 2
12 Jam Dinding 9 Unit 6 3
13 Meja 30 Unit 29 1
14 Kursi 45 Unit 40 5
15 Tower Air 5 Unit -
16 Mesin Babat Rumput 5 Unit 4 1
17 Almari 11 Unit 10 2
18 Almari File 15 Unit 15 -
19 Brankas Besar 5 Unit 5 -
20 Alat Hitung Uang 13 Unit 12 1
21 Tempat Cuci Tangan 7 Unit 6 1
22 Semprotan Tanki 5 Unit 5 -

20
 BAB III

HASIL KEGIATAN DAN PEMBAHASAN

A. Hasil Kegiatan Kerja Praktek

Dalam melaksanakan kerja praktek sselama 1 bulan di kantor
Sekretariat DPRD Kabupaten Jayapura, mahasiswa ditempatkan pada
beberapa sub bagian yaitu Sub Bagian Umum , Sub Bagian Keuangan dan
Sub Bagian Persidangan.

B. Pembahasan
1. Kendala yang di hadapi
Adapun kendala yang di hadapi oleh Kantor Sekretariat DPRD
Kabupaten Jayapura :
a. Dalam Pengarsipan penulisan surat masuk dan surat keluar masih
di tulis pada buku besar / manual.
b. Kesulitan untuk menemukan kembali / pencarian (searching)
surat masuk atau surat keluar jika di butuhkan.

2. Pemecahan Masalah
Solusi yang diberikan sehubungan dengan kendala yang
dihadapi maka disarankan perlu adannya Sistem Informasi
Pengarsipan Surat masuk dan Surat Keluar yang mudah digunakan
sebagaimana mestinya.

20
a. Sistem Berjalan
Prosedur Sistem informasi Pengarsipan Surat masuk dan Surat keluar di
Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Jayapura melalui tahapan antara
lain :

1
3
2,5
4

Gambar 3.2 Sistem Berjalan

Keterangan :
1. Pengantar surat dari Instansi lain membawa surat masuk ke Kantor
Sekretariat DPRD Kabupaten Jayapura di terima oleh Petugas
Bagian Umum
2. Petugas Bagian Umum menerrima surat masuk serta memberikan
tanda bukti terima kepada pengantar surat
3. Petugas Bagian Umum melakukan pengarsipan surat masuk dan
mendisposisikan surat masuk ke sub bagian yang dituju
4. Sub Bagian lain membuat surat keluar dan diberikan kepada Petugas
Bagian Umum untuk dilakuan koreksi serta pemberian nomor surat
keluar dan pengarsipan surat keluar
5. Sub Bagian lain memberikan Surat keluar kepada yang sudah di
berikan nomor surat kepada instansi yang dituju
6. Pimpinan menerima laporan surat masuk dan surat keluar

21
 b. Analisa Kebutuhan Fungsional dan Non Fungsional
1. Fungsional
a. Website ini hanya digunakan oleh pegawai dinas Kantor DPRD
Kabupaten Jayapura
b. Website dapat digunakan oleh 3 kategori pengguna (user)
1) Bagian umum : memiliki hak akses sebagai admin yang
memvalidasi/disposisi surat masuk ,mengeluarkan laporan
surat masuk dan surat keluar, menginput data surat masuk,
data user, dan data bagian.
2) Bagian : memiliki hak akses sebagai admin yang hanya dapat
menerima laporan, disposisi surat masuk, laporan surat
keluar, laporan surat masuk dan mengeluarkan surat keluar.
3) Pimpinan : memiliki hak akses sebagai admin yang hanya
dapat menerima laporan surat masuk
c. Website ini dapat megumpulkan informasi surat masuk yang
telah di input.

2. Non fungsional
1. Dibutuhkn akses internet yang baik untuk mengakses
website
2. Dibutuhkan aplikasi browser seperti : google chrome,
morzila firefox, dll.

C. Perancangan Sistem
Rancangan Sistem adalah penentuan proses dan data yang
diperlukan oleh Sistem baru. Tujuan dari perancangan sistem yaitu
untuk memenuhi kebutuhan pemakai sistem serta untuk memberikan
gambaran yang jelas dan rancangan bangun yang lengkap.

22
1. Diagram Konteks
Tujuan dari diagram konteks untuk menggambarkan sistem yang sedang
berjalan serta menjelaskan awal dan akhir data yang masuk pada sistem
yang akan dirancang.

Data Surat Keluar

 Laporan surat masuk

 Laporan surat keluar

 Data surat
Data Surat Masuk
Masuk
Yang telah
yang sudah
didisposisikan
didisposisi

 Data User
 Data Bagian
 Laporan surat masuk
 Data Surat Masuk
 Laporan surat keluar
 Data Surat Masuk
Yang sudah
didisposisi

Gambar 3.3 Diagram Konteks

23
2. Diagram Berjenjang
Diagram Berjenjang berfungsi untuk memperlihatkan jenjang dan urutan dari
tiap proses yang ada pada Sistem/Aplikasi yang akan di bangun.

Gambar 3.4 Diagram Berjenjang

24
3. Diagram overview level 0
Pada diagram konteks akan diberikan nomor untuk setiap proses yang
berjalan, umumnya mulai dari angka 0 untuk start awal.

Gambar 3.5 Diagram Overview Level 0

25
4. Tabel Relasi
Tabel Relasi adalah hubungan antara tabel yang mempresentasikan
hubungan antara objek dan berfungsi untuk mengatur operasi suatu database.

Gambar 3.6 Tabel Relasi

26
5. Tabel
No Nama file Type file Size file
1 Id_bagian INT 11

2 Nama_bagian VARCHAR 50

Struktur File
Berikut ini adalah struktur file dalam sistem informasi pengarsipan surat
masuk dan surat keluar.
a. Tabel Bagian

Tabel 2.3 Struktur File Bagian

b. Tabel Disposisi

No Nama Type file Size file

1 Id_Disposisi INT 11
2 No_SuratM VARCHAR 50
3 Id_Bagian INT 11
4 Isi_Disposisi VARCHAR 1000
5 Tgl_Penyelesaian DATE -

Tabel 2.4 Struktur File Surat Disposisi

27
c. Tabel Surat

No Nama Type file Size file

1 No_Surat Keluar VARCHAR 50
2 Tgl_Surat Keluar DATE -
3 Sifat_Surat VARCHAR 50
Keluar
4 Perihal_Surat VARCHAR 50
Keluar
5 Tujuan_Surat VARCHAR 50
Keluar
6 Asal_Surat Keluar VARCHAR 50
7 File_Surat Keluar VARCHAR 50
8 Id_Bagian INT 11
Tabel 2.5 Struktur File Surat Keluar

d. Tabel Surat Masuk

No Nama file Type file Size file

1 No_suratM VARCHAR 50
2 Tgl_suratM DATE -
3 Tgl_diterima DATE -
4 Sifat_suratM VARCHAR 50
5 Perihal_suratM VARCHAR 1000
6 Asal_suratM VARCHAR 50
7 File_suratM VARCHAR
28 50
 Tabel 2.6 Struktur File Surat Masuk

e. Tabel User

No Nama file Type file Size file

1 Id_User INT 11
2 Nama VARCHAR 255
3 Username VARCHAR 255
4 Password VARCHAR 255
5 Level ENUM -
6 Id_Bagian INT 11

Tabel 2.7 Struktur File User

6. Desain Input Dan Output

a. Form Login
Form login admin adalah form yang dirancang sebagai keamanan hak akses
bagi admin.

29
 Gambar 3.7 Form Username dan Password

b. Form Tampilan admin

Form tampilan admin adalah form tampilan yang di rancang untuk surat
keluar.

30
 Gambar 3.8 Form Tampilan Admin

c. Form Laporan Surat Masuk

Form Laporan Surat masuk adalah form yang di rancang untuk menerima
laporan surat masuk.

31
 Gambar 3.9 Form Laporan Surat Masuk
d. Form Kelola User
Form Kelola User adalah hanya user yang sudah terdaftar yang bisa
mengakses data.

32
 Gambar 3.10 Form Kelola User

e. Form Kelolah Bagian

Form Kelola Bagian adalah Data Bagian yang mengatur atau mengontrol
Surat Masuk dan Surat Keluar.

Gambar

D. Implementasi Sistem
1. Form Login admin

33
 Form login admin merupakan tampilan untuk admin. Tampilan menu admin
dapat di lihat pada Gambar 3.12. Pada tampilan admin,admin memasukan
username dengan password.

Gambar 3.12 Login

2. Form Menu Utama Admin

Form Menu utama admin form yang menampilkan data DPRD Kabupaten
Jayapura

Gambar 3.13 Menu Utama

3. Form Input Data Kelola Surat Masuk

34
Form input Data Kelola surat masuk merupakan form yang berfungsi untuk
menginput data surat masuk. Tampilan form input data surat dapat di lihat
pada Gambar 3.14

35
 Gambar 3.14 Input Data Surat Masuk

4. Form Input Data User

Form input data user merupakan form yang berfungsi untuk menginput data
User. Tampilan form input data user dapat di lihat pada gambar 3.15.

36
 Gambar 3.15 Input Data User
5. Form input Kelola Bagian
Form input Kelola bagian merupakan form yang berfungsi untuk menginput
data bagian.Tampilan form input data bagian dapat di lihat pada Gambar 3.16.

37
 Gambar 3.16 Input Kelola Bagian

38
 BAB IV

PENUTUP

A. Kesimpulan
Berdasarkan kesimpulan dari Kerja Praktek pada Kantor DPRD
Kabupaten Jayapura, khususnya di bidang Umum dan Kepegawaian dapat
diambil kesimpulan menggunakan System Informasi Administrasi
Manajemen Surat yaitu :
1. Sistem Informasi Administrasi Manajemen Surat ini dapat
terdata melalui sietem dan tersimpan di sistem
2. Sistem Informasi Administrasi Manajemen surat ini juga
dapat menghasilkan Laporan surat masuk dan keluar yang terduplikasi
di sistem

B. Saran
Berikut ini adalah beberapa saran yang dapat penulis sampaikan :
1. Sistem Administrasi Manajemen surat dapat digunakan oleh
staf pada bagian Umum dan Kepegawaian.
2. Sistem Informasi Manajemen Administrasi surat ini juga dapat
dikembangkan berbasis Website.

35
 DAFTAR PUSTAKA

1. https://jayapurakab.go.id/pemerintahan/sejarah/sejarah-singkat#
2. https://jayapurakab.go.id/pemerintahan/visi
3. https://jayapurakab.go.id/pemerintahan/misi
4. https://jayapurakab.go.id/pemerintahan/lambang-daerah
5. https://www.apachefriends.org/download.html

36