Disusun Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Mata Kuliah Kerja
Praktek Semester Genap Tahun Akademik 2021/2022
Disusun Oleh :
Frando Pasulatan 18 421 033
Yohanis Fatie 18 421 016
Disusun oleh:
Frando Pasulatan 18 421 033
Yohanis Fatie 18 421 016
Menyetujui:
Disusun oleh:
Menyetujui:
Dosen Pembimbing,
Mengetahui:
Program Studi Sistem Informasi
Ketua,
Widodo, S.Kom.,MMSI
Lektor Kepala
ii
KATA PENGANTAR
Kami Panjatkan puji syukur ke hadirat Tuhan yang Maha Esa. Dimana
yang telah melimpahkan hidayahnya dan memberi kami kesempatan sehingga
kami mampu menyelesaikan Laporan Kerja Praktek (KP) yang telah kami buat
ini. Laporan Kerja Praktek (KP) ini berjudul Sistem Surat Masuk dan Keluar.
Kerja Praktek ini telah kami laksanakan dengan baik di Kantor Sekretariat Dewan
Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Jayapura di Gunung Merah Sentani.
Laporan Kerja Praktek ini merupakan Tugas yang harus diselesaikan oleh
Mahasiswa Jurusan Sistem Informasi Fakultas Ilmu Komputer dan Manajemen.
Tujuan Utama dari Kerja Praktek ini adalah untuk memantapkan teori dan praktek
yang telah dipelajari di kampus dan dapat diselesaikan dengan serta diaplikasikan
di lapangan.
Dalam Proses pembuatan Laporan ini tak lupa saya menghanturkan sujud
kepada Orang Tua kami yang telah banyak memberikan dorongan semangat dari
awal hingga selesainya Laporan ini. Tak lupa juga kami mengucapkan terima
kasih pada teman-teman di kampus yang telah memberikan dorongan moril dan
material serta informasi.
Ucapan terima kasih ini juga kami ucapkan kepada :
1. Bapak Widodo, S.Kom, MMSI selaku Ketua Program Studi Sistem Informasi.
2. Bapak Yulius Palumpun, S.Kom,.M.Cs Dosen Pembimbing Kerja Praktek.
3. Bapak Ibu Dosen yang selama ini memberikan ilmunya untuk mengajar kami
sehingga kami bisa menyelesaikan Kerja Praktek ini .
4. Bapak Imanuel Pasulatan, SE. selaku Pembimbing Lapangan yang telah
membimbing kami selama pelaksanakan Kerja Praktek di Sekretariat DPRD
Kabupaten Jayapura.
5. Pimpinan dan staf yang bertugas di Sekretariat DPRD Kabupaten Jayapura
6. Orang Tua serta teman-teman kami yang telah ikut serta mendukung Proses
Kerja Praktek sampai dengan selesai Susunan Laporan Kerja Praktek ini telah
dibuat dengan sebaik-baiknya dan semaksimalnya tetapi Kami menyadari
bahwa Laporan ini masih jauh dari kesempurnaan dengan segala
kekurangannya. Untuk itu kami mengharapkan adanya Kritik saran dari semua
iii
pihak demi kesempurnaan dari laporan Kerja Praktek ini. Akhir kata kami
berharap, semoga Laporan Kerja Praktek ini dapat Bermanfaat bagi rekan
Mahasiswa-Mahasiswi dan pembaca sekaligus demi menambah pengetahuan
tentang Kerja Praktek (KP).
Penulis
iv
DAFTAR ISI
Halaman Persetujuan.............................................................................................i
Halaman Pengesahan............................................................................................ii
Kata Pengantar.....................................................................................................iii
Daftar Isi.................................................................................................................v
Daftar Tabel........................................................................................................viii
Daftar Gambar......................................................................................................ix
BAB I PENDAHULUAN....................................................................................1
A. Latar Belakang......................................................................................1
1. Tempat Pelaksanaan.........................................................................3
2. Waktu Pelaksanaan..........................................................................3
2. Kondisi Umum.................................................................................5
1. Bagan Organisasi.............................................................................8
2. Uraian Tugas....................................................................................9
3. Bagian Umum..................................................................................9
v
6. Sub Bagian Humas dan Protokoler................................................11
7. Bagian Persidangan........................................................................12
B. Pembahasan.........................................................................................21
2. Pemecahan Masalah........................................................................22
C. Perancangan Sistem............................................................................24
1. Diagram Konteks............................................................................24
2. Diagram Berjenjang........................................................................25
5. Tabel Relasi.....................................................................................28
D. Implementasi Sistem..........................................................................34
vi
2. Form Menu Utama Admin.............................................................34
BAB IV PENUTUP.............................................................................................37
DAFTAR PUSTAKA...........................................................................................38
vii
DAFTAR TABEL
viii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 3.1 Sekretariat Dprd Kabupaten Jayapura…….………………………....8
Gambar 3.2 Sistem Berjalan..................................................................................22
Gambar 3.3 Diagram Konteks...............................................................................24
Gambar 3.4 Diagram Berjenjang...........................................................................25
Gambar 3.5 Diagram Overvie8w Level 0..............................................................26
Gambar 3.6 Gambar Overview Level 1.................................................................27
Gambar 3.7 Tabel Relasi........................................................................................28
Gambar 3.8 Username Dan Password....................................................................31
Gambar 3.9 Form Tampilan Admin.......................................................................32
Gambar 3.10 Form Tampilan Surat Masuk...........................................................32
Gambar 3.11 Form Kelola User.............................................................................33
Gambar 3.12 Form Kelola Bagian.........................................................................33
Gambar 3.13 Login Admin....................................................................................34
Gambar 3.14 Menu Utama Admin.........................................................................34
Gambar 3.15 Input Data Surat Masuk...................................................................35
Gambar 3.16 Input Data User................................................................................35
Gambar 3.17 Gambar Input Kelola Bagian...........................................................36
ix
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Universitas Sains dan Teknologi Jayapura (USTJ) sebagai salah satu
Perguruan Tinggi yang juga pencetak tenaga-tenaga professional, khususnya
dibidang Teknologi. Menyadari bahwa teori-teori yang diperoleh dibangku
kuliah tanpa ditunjang dengan tentu tidak akan menghasilkan keluaran yang
berkualitas. Fakultas Ilmu Komputer dan Manajemen dalam tuntutan
perkuliahan dan kurikulum diwajibkan untuk mengikuti Kerja Praktek sebagai
salah satu peningkatan kualitas dan penunjang kearah bidang profesi. Hal ini
sangat dibutuhkan oleh mahasiswa dalam menyelesaikan studinya yang juga
sebagai langkah awal sebelum terjung ketengah-tengah masyarakat.
Dengan adanya kerja praktek mahasiswa dituntut agar memiliki
pengalaman lapangan yang nantinya dapat dipadukan dengan teori untuk
mencapai suatu karya yang lebih efektif dan yang kreatif. Selain itu dengan
adanya pengalaman lapangan bagi mahasiswa juga merupakan pengetahuan
sangat bermanfaat yang tidak pernah secara langsung didapatkan dibangku
kuliah. Maka dari itulah kami sebagai mahasiswa Program Studi Sistem
Informasi, Fakultas Ilmu Komputer dan Manajemen Universitas Sains dan
Teknologi Jayapura dituntut untuk mengadakan Kerja diBidang Sistem
Informasi.Mahasiswa harus memiliki kesiapan dalam menghadapi
keprofesionalan pekerjaannya yang sesuai dengan bidang yang digelutinya.
Banyak sekali hal yang menjadi hambatan bagi seseorang yang belum
mengalami pengalaman kerja untuk terjun ke dunia kerja, seperti halnya ilmu
pengetahuan yang diperoleh di kampus bersifat statis pada kenyataannya masih
kurang adaptif atau kaku terhadap kegiatan-kegiatan dalam dunia kerja yang
nyata, teori yang diperoleh belum tentu sama dengan praktek kerja di lapangan,
dan keterbatasan waktu dan ruang yang mengakibatkan ilmu pengetahuan yang
diperoleh masih terbatas. Dikarenakan hal di atas, maka Universitas
menetapkan mata kuliah kerja praktek agar para mahasiswa memperoleh ilmu
1
pengetahuan yang tidak diberikan oleh Kampus. Pada umumnya kegiatan kerja
praktek yang dilakukan pada salah satu perusahaan atau instansi (berkaitan
dengan Sistem Informasi) itu meliputi: Kerterkaitan antara analisis dan
pembangunan sebuah sistem dengan pelaksanaan, keterampilan teknis yang
memadai, dan tata laksana proses dalam penelitian.
Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Jayapura merupakan salah satu
Instansi yang di bawahi oleh Pemerintah Kabupaten Jayapura, yang bergerak
dalam bidang Pengurusan, Pengawasan dan Pelaksanaan Serta Pendampingan
Pimpinan dan Anggota DPRD Kabupaten Jayapura. Sekretariat DPRD
Kabupaten Jayapura telah memberikan kesempatan kepada kami untuk
melaksanakan kerja praktek sehingga kami dapat menambah pengalaman dan
pengetahuan kerja yang tidak diperoleh di dalam perkuliahan
2
BAB II
PELAKSANAAN KERJA PRAKTEK
2. Waktu Pelaksanaan
Waktu (KP) dilakukan selama 1 (satu) Bulan. Terhitung sejak tanggal 20
Januari 2021 s.d 25 Februari 2021. Dengan waktu kerja sebanyak 5 hari
(Senin-Jumat) dalam seminggu ketentuan Kerja Praktek (KP) pada Kantor
Sekretariat DPRD Kabupaten Jayapura Yaitu:
Masuk Kerja : 07.30 WIT
Istirahat : 12.00 – 01.00 WIT
Pulang : 15.00 WIT
3
Kabupaten Jayapura, mulai dari alur system sampai dengan
penggunaan aplikasi, serta alur pelaporan dan pencairan dana yang
digunakan untuk kepentingan operasional maupun non operasional
instansi
c. Mengerjakan SPJ Perjalanan Anggota DPRD
d. Menginstal Windows dan Office Komputer
e. Merapihkan Sistem Arsip Keluar dan Masuk
f. Setelah selesai melaksanakan kegiatan Kerja Praktek (KP), penulis
disuruh untuk menyusun Laporan dan membuat Presentasi untuk
dipaparkan di Sekretariat DPRD Kabupaten Jayapura
4
Jayapura, sehingga pada tanggal 10 Maret tersebut dijadikan sebagai Hari
jadi Kota Sentani sebagai ibukota Kabupaten Jayapura. Sampai dengan
pertengahan bulan Juni 2001 ibukota Kabupaten Jayapura mulai bergerak
dari bibir pantai Teluk Yos Sudarso di wilayah Kotamadya Jayapura menuju
wilayah Sentani yang tepatnya di atas Gunung Paniau di bawah kaki
Gunung Cycloops dijadikan pusat perkantoran termasuk Sekretariat DPRD
Kabupaten Jayapura. Kawasan perkantoran Pemerintah Kabupaten
Jayapura diresmikan penggunaannya oleh Gubernur Provinsi Papua Drs.
Yaap Salossa.
2. Kondisi Umum
Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Jayapura merupakan salah satu
Instansi yang mengatur Lembaga Legislatif, yang bergerak mengurusi
semua komponen kegiatan Pimpinan dan Anggota DPRD Kabupaten
Jayapura. Lokasi Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Jayapura di Gunung
Merah Sentani DPRD Waibu, Nomor Telepon (0967) 594011-594343 Kode
Pos 99352.
5
3. Visi dan Misi
a. VISI :
Terwujudnya Pelayanan Yang Prima Dan Profesional Dalam Membantu
Dewan Perwakilan Rakyat Kabupaten Jayapura Melaksanakan Tugas,
Fungsi Dan Wewenang Sebagai Unsur Penyelenggaraan Pemerintah
Daerah.
b. MISI:
1) Peningkatan Pelayanan Administrasi artinya suatu cara proses atau
perbuatan untuk meningkatkan pelayanan kepada masyarakat dalam
tata administrasi surat masuk, surat keluar Dewan dan peningkatan
SDM Setwan dan Anggota Dewan Perwakilan Rakyat Kabupaten
Jayapura.
2) Peningkatan Kinerja DPR Papua artinya suatu proses cara perbuatan
meningkatkan output dan tugas, kewajiban serta kewenangan DPR
Kabupaten Jayapura terutama dalam menghasilkan keputusan-
keputusan.
3) Peningkatan Fasilitas DPR Kabupaten Jayapura artinya suatu cara
dan tindakan untuk menyiapkan fasilitas, terutama dalam rangka
menopang tugas, kewajiban dan kewenangan Dewan Perwakilan
Rakyat Kabupaten Jayapura.
4) Memberikan Pelayanan dan Pelaksanaan tugas yang baik untuk
dapat mendukung kelancaran tugas – tugas Kedewanan dan
Kesekretariatan, melalui :
6
d) Pelayanan staf untuk kelancaran pelaksanaan Rapat-Rapat
Paripurna, Rapat kerja, Kunjungan kerja dan lain-lain.
7
C. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas
1. Bagan Organisasi
Berikut adalah penjelasan mengenai Struktur Organisasi Sekretariat
DPRD Kabupaten Jayapura :
8
e. Golongan III/b 3 Orang
f. Golongan III/a 2 Orang
2. Uraian Tugas
Sekretaris Dewan Perwakilan Rakyat Kabupaten Jayapura Mempunyai
tugas memberikan pelayanan Administratif kepada Pimpinan Dewan, Anggota
Dewan serta mengkoordinasikan Hal-hal yang bersifat Rahasia Negara dan
Politik Daerah Kepada Bupati mau pun Sekretaris Daerah dan juga Tugas-
tugas lain yang terdiri dari :
a. Menyusun rencana dan program kerja Setwan
b. Mengkoordinasikan Kepala Bagian
c. Mendistribusikan tugas kepada bawahan
d. Menilai prestasi kerja bawahan
e. Membina bawahan dalam pencapaian program Setwan
f. Menyelenggarakan administrasi kesekretariatan
g. Menyelenggarakan administrasi keuangan
h. Mendukung pelaksanaan tugas DPR
i. Mendukung pelaksanaan fungsi DPR
j. Menyediakan dan mengkoordinasikan tenaga ahli yang diperlukan
k. Melaksanakan sistem pengendalian intern
l. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang ditugaskan oleh atasan
m. Melaporkan hasil tugas kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah.
3. Bagian Umum
Bagian umum mempunyai Tugas adalah sebagai berikut:
a. Menyusun rencana dan program kerja bagian
b. Menkoordinasikan program kerja masing-masing sub bagian
c. Mengkoordinasikan para Kepala Sub bagian
d. Menilai prestasi kerja bawahan
9
e. Membimbing dan memberi petunjuk kepada kepal sub bagian dan
bawahan
f. Menyiapkan sarana dan prasarana rapat bagi DPR maupun Setwan
g. Memeriksa dan menyiapkan alat kebutuhan rumah tangga Pimpinan DPR
h. Melakukan pengurusan terhadap rumah tangga jabatan dan gedung DPR
kendaraan dinas dan barang inventaris lainnya.
i. Menjaga dan memelihara kebersihan, ketentraman dan ketertiban Setwan
j. Menyelenggarakan urusan surat menyurat serta memelihara arsip
k. Menyelenggarakan urusan kepegawaian
l. Melakukan penyusunan dan mempersiapkan bahan-bahan perencanaan
m. Melaksankan sistem pengendalian intern
n. Melakanakan tugas kedinansan lainnya yang ditugaskan oleh atasan dan
o. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Sekwan.
p. Bagian umum terdiri dari beberapa Sub Bagian di antaranya adalah sebagai
berikut :
10
5. Sub Bagian Perlengkapan
Demi kelancaran tugas Anggota dan Pimpinan Anggota DPR maka Tugas dan
Fungsi dari Sub Bagian Perlengkapan Adalah sebagai berikut :
a. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas ke Kepala Bagian. menyusun rencana
dan program kerja sub bagian
b. Memberikan petunjuk kepada bawahan
c. Menilai prestasi kerja bawahan
d. Memelihara kebersihan dan ketertiban kantor Setwan dan rumah jabatan
Pimpinan DPR
e. Menyiapakan dan mengatur fasilitas serta penyediaan segala sesuatu yang
diperlukan bagi persidangan, rapat-rapat dan pertemuan lainnya
f. Merencanakan dan melayani kebutuhan peralatan/ perlengkapan kantor
serta melakukan pemeliharaan menyimpan dan memelihara inventaris
kantor dan rumah jabatan Pimpinan Dewan
g. Melakukan pengadaan, penyediaan, penyimpanan dan pendistribusian alat-
alat kantor dan rumah tangga jabatan Pimpinan.
11
g. Menyelenggarakan kegiatan pembinaan kehumasan
h. Menghimpun, menyusun dan mengkoordinasikan pemberitaan dan
publikasi kegiatan DPR
i. Mengatur Kehadiran Anggota DPR di setiap masa siding
j. Mengatur perjalanan dinas Anggota DPR Menyusun, membuat dan
melaksanakan pelaporan rencana kegiatan dibidang keprotokoleran dan
perjalanan Pimpinan, Anggota DPR dan Sekretariat DPR
k. Menghimpun, membuat telahan, menyusun dan mengolah data serta
informasi yang berkaitan dengan peraturan perundangundangan dan
petunjuk teknis serta bahan-bahan lainnya yang berhubungan dengan
penyelenggaraan keprotokoleran dan perjalanan Pimpinan, Anggota DPR
dan Sekretariat DPR
l. Melaksanakan penyusunan, perkoordinasian, penyiapan dan pengaturan
kegiatan keprotokoleran dan perjalanan bagi setiap kegiatan DPR dan
Sekretariat DPR
m. Mempersiapkan acara penerimaan tamu DPR
n. Memfasilitasi acara perjalanan dinas pimpinan DPR dan Anggota DPR
7. Bagian Persidangan
Bagian Persidangan mempunyai Tugas Pokok dan Fungsi yaitu:
a. Menyusun rencana dan program kerja bagian
b. Mengkoordinasikan program kerja masing-masing sub bagian
c. Mengkoordinasikan para Kepala Sub bagian
d. Menilai prestasi kerja bawahan
e. Membimbing dan memberi petunjuk kepada kepala sub bagian dan
bawahan
f. Menyiapkan bahan program kerja tahunan dan konsep jadwal kegiatan DPR
g. Menyiapkan bahan rapat/siding sesuai jadwal kegiatan DPR
h. Menyiapkan dan menyusun resume rapat/sidang DPR
i. Menyusun risalah rapat/siding dan notulen rapat DPR
12
j. Menyiapkan Produk DPR berupa rancangan peraturan Daerah, Keputusan
DPR, Keputusan Pimpinan DPR dan Rekomendasi DPR
k. Melaksanakan sistem pengendalian intern
l. Melaksanakan tugas kedinansan lainnya yang ditugaskan oleh atasan
m. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Sekwan. Bagian Persidangan
terdiri dari beberapa Sub Bagian di antaranya adalah sebagai berikut :
13
9. Sub Bagian Persidangan
Tugas Pokok sub bagian persidangan yang menyiapkan dan
mengumpulkan bahan, mengatur jalannya persidangan, melaksanakan urusan
Administrasi, mengurus daftar hadir Anggota DPR serta tugas lainnya antara
lain :
a. Menyusun rencana dan program kerja sub bagian
b. Memberikan petunjuk kepada bawahan
c. Menilai prestasi kerja bawahan
d. menyusun rencana kegiatan sub bagian persidangan
e. Menyusun pra konsep kegiatan
f. Menyiapkan dan mendistribusikan bahan-bahan rapat dan sidang yang
diselenggarakan DPR
g. Menyiapkan undangan dan bahan-bahan untuk kegiatan rapat paripurna,
rapat alat kelengkapan DPR, rapat fraksi, rapat panitia dan rapat-rapat
lainnya
h. Menyiapkan daftar hadir rapat/sidang DPR
i. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang ditugaskan oleh atasan
j. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Kepala Bagian.
14
f. Pendataan dan penginventarisasian produk hukum DPR
g. Penyelenggaraan fasilitasi kegiatan sosialisasi Peraturan Perundang-
Undangan oleh DPR
h. Penyampaian dan penyebar luasan informasi mengenai kegiatan DPR
kepada Media Cetak/Elektronik atas persetujuan Pimpinan
i. Penyelenggaraan fasilitasi Anggota DPR dalam Peraturan Perundang-
Undangan dan bahan mendasar lainnya dalam sidang-sidang dan rapat-rapat
paripurna dan alat kelengkapan DPR
j. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai lingkup
bidang tugasnya.
15
12. Sub bagian verifikasi dan pelaporan mempunyai tugas sebagai berikut :
a. Menyiapkan rencana kerja
b. Menyiapkan bahan penyusunan, penyelenggaraan dan pengkoordinasian
anggaran serta pelaporan
c. Menyiapkan bahan kebijakan perbendaharaan belanja pegawai dan
pengelolaan administrasi keuangan
d. Menyiapkan bahan pembukuan, verifikasi dan penyiapan bahan kajian
kebijakan administrasi pengolaan keuangan
e. Menyiapkan bahan penyusunan, perencanaan dan penglolaan anggaran
DPR serta Sekretariat DPR
f. Menyiapkan bahan koordinasi penyusunan rencana dan perubahan
anggaran
g. Menyiapkan bahan koordinasi dan pembinaan perbendaharaan dan
verifikasi
h. Menyiapkan bahan penelahan dan pengujian administrasi pengelolaan
keuangan serta pelaporan
i. Melaksanakan koordinasi, integrasi, sinkronisasi dan simplifikasi dalam
pelaksanaan tugas
j. Melaksanakan pembuatan laporan tugas dan fungsinya kepada Kepala
Bagian
16
h. Menghimpun bahan kebijakan sebagai masukan dalam Penyusunan
Rencana Strategi (RENSTRA) Setwan
i. Menghimpun bahan dan penyusunan laporan Akuntabilitas Instansi
Pemerintah (LAKIP) Tahun berjalan.
j. Menghimpun dan mengumpulkan bahan untuk penyusunan Anggaran
k. Melaksanakan dan mengikuti rapat-rapat penyusunan Anggaran DPR
l. Mencatat kegiatan hasil rapat Panitia Anggaran DPR dan Sekretariat DPR
m. Melaksanakan sistem pengendalian intern
n. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang ditugaskan oleh atasan
o. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas ke Kepala Bagian.
17
15. Sarana Dan Prasarana
Pada Kantor Sekretraita DPRD Kabupaten Jayapura , sarana dan
prasarana yang tersedia pada umumnya sangatlah baik. Seperti Kantor lainnya,
yang dapat di gunakan secara baik dan maksimal sesuai dengan tingkat
kebutuhannya. Adapun sarana dan prasarana yang Tersedia pada Kantor
Sekretariat DPRD Jayapura antara lain:
Keadaan
No Jenis Sarana dan Jumlah Baik Rusak Tidak di
Prasarana Gunakan
1 Mobil Dinas 10 Unit 6 4
2 Motor 9 Unit 4 5
3 Komputer 6 Unit 4 2
4 Laptop 8 Unit 5 3
5 Printer 8 Unit 7 1
6 Mesin Foto Copy 3 Unit 3 -
7 Telephone 2 Unit 2 -
8 TV 3 Unit 3 -
9 AC 15 Unit 13 2
10 Wifi 10 Unit 5 5
11 Disel 7 Unit 5 2
12 Jam Dinding 9 Unit 6 3
13 Meja 30 Unit 29 1
14 Kursi 45 Unit 40 5
15 Tower Air 5 Unit -
16 Mesin Babat Rumput 5 Unit 4 1
17 Almari 11 Unit 10 2
18 Almari File 15 Unit 15 -
19 Brankas Besar 5 Unit 5 -
20 Alat Hitung Uang 13 Unit 12 1
21 Tempat Cuci Tangan 7 Unit 6 1
22 Semprotan Tanki 5 Unit 5 -
BAB III
HASIL KEGIATAN DAN PEMBAHASAN
19
A. Hasil Kegiatan Kerja Praktek
Setelah satu Bulan kami mengikuti dan menyelesaikan Kerja Praktek
(KP), Di Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Jayapura, Penulis mendapat
ilmu baru, Adapun tugas yang dikerjakan selama penulis berada di Kantor
Sekretariat DPRD Kabupaten Jayapura :,
Tabel 2. 3 Tabel Hasi Kegiatan
20
No Hari/Tanggal Kegiatan
1 Rabu/20-01-2021 Lapor Masuk KP-Perkenalan Dengan Staff
Kantor
2 Kamis/21-01- Mengerjakan SPJ Perjalanan Anggota
2021 DPRD
3 Jumat/22-01-2021 Mengerjakan SPJ Perjalanan Anggota
DPRD
4 Senin/25-01-2021 Mengerjakan SPJ Perjalanan Anggota
DPRD
5 Selasa/26-01- Membersihkan Ruang File (Menyusun dan
2021 Merapihkan)
6 Rabu/27-01-2021 Mengetik Surat
7 Kamis/28-01- Membersihkan Ruang File (Menyusun dan
2021 Merapihkan)
8 Jumat/29-01-2021 Mengetik Surat
9 Senin/01-02-2021 Membersihkan Ruang File (Menyusun dan
Merapihkan)
10 Rabu/03/02-2021 Mengerjakan SPJ Perjalanan Anggota
DPRD
11 Jumat/05-02-2021 Mengerjakan SPJ Perjalanan Anggota
DPRD
12 Senin/08-02-2021 Mengerjakan SPJ Perjalanan Anggota
DPRD
13 Rabu/10-02-2021 Mengerjakan SPJ Perjalanan Anggota
DPRD
14 Jumat/12-02-2021 Lembur Bantu File Surat-surat
15 Senin/15-02-2021 Semprot Desinfektan Ruang Kantor
16 Rabu/17-02-2021 Mengerjakan SPJ Perjalanan Anggota
DPRD
17 Jumat/19-02-2021 Mengerjakan SPJ Perjalanan Anggota
DPRD
18 Senin/22-02-2021 Mengerjakan SPJ Perjalanan Anggota
DPRD
19 Selasa/23-02- Mengerjakan SPJ Perjalanan Anggota
2021 DPRD
20 Rabu/24-02-2021 Mengerjakan SPJ Perjalanan Anggota
21 DPRD
21 Kamis/25-02- Silahturahmi Selesai Kegiatan
2021
B. Pembahasan
1. Kendala yang di hadapi
Adapun kendala yang di hadapi oleh Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten
Jayapura :
a. Dalam Pengarsipan penulisan surat masuk dan surat keluar masih di tulis
pada buku besar / manual.
b. Kesulitan untuk menemukan kembali / pencarian (searching) surat
masuk atau surat keluar jika di butuhkan.
2. Pemecahan Masalah
Solusi yang diberikan sehubungan dengan kendala yang dihadapi maka
disarankan perlu adannya Sistem Informasi Pengarsipan Surat masuk dan
Surat Keluar yang mudah digunakan sebagaimana mestinya.
22
a. Sistem Berjalan
Prosedur Sistem informasi Pengarsipan Surat masuk dan Surat keluar di
Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Jayapura melalui tahapan antara
lain :
1
3
2,5
4
Keterangan :
1. Pengantar surat dari Instansi lain membawa surat masuk ke Kantor
Sekretariat DPRD Kabupaten Jayapura di terima oleh Petugas Bagian
Umum.
2. Petugas Bagian Umum menerima surat masuk serta memberikan tanda
bukti terima kepada pengantar surat.
3. Petugas Bagian Umum melakukan pengarsipan surat masuk dan
mendisposisikan surat masuk ke sub bagian yang dituju/ Bagian Lain.
4. Sub Bagian Lain membuat surat keluar dan diberikan kepada Petugas
Bagian Umum untuk dilakuan koreksi serta pemberian nomor surat
keluar dan pengarsipan surat keluar.
5. Sub Bagian lain memberikan Surat keluar kepada yang sudah di
berikan nomor surat kepada instansi yang dituju
6. Pimpinan menerima laporan surat masuk dan surat keluar
23
b. Analisa Kebutuhan Fungsional dan Non Fungsional
1. Fungsional
a. Website ini hanya digunakan oleh pegawai dinas Kantor DPRD
Kabupaten Jayapura
b. Website dapat digunakan oleh 3 kategori pengguna (user)
1) Bagian umum : memiliki hak akses sebagai admin yang
memvalidasi/disposisi surat masuk ,mengeluarkan laporan
surat masuk dan surat keluar, menginput data surat masuk,
data user, dan data bagian.
2) Bagian : memiliki hak akses sebagai admin yang hanya dapat
menerima laporan, disposisi surat masuk, laporan surat
keluar, laporan surat masuk dan mengeluarkan surat keluar.
3) Pimpinan : memiliki hak akses sebagai admin yang hanya
dapat menerima laporan surat masuk
c. Website ini dapat megumpulkan informasi surat masuk yang
telah di input
2. Non fungsional
1. Dibutuhkn akses internet yang baik untuk mengakses
website
2. Dibutuhkan aplikasi browser seperti : google chrome,
morzila firefox, dll.
B. Perancangan Sistem
Rancangan Sistem adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh
Sistem baru. Tujuan dari perancangan sistem yaitu untuk memenuhi kebutuhan
pemakai sistem serta untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancangan
bangun yang lengkap.
24
1. Diagram Konteks
Tujuan dari diagram konteks untuk menggambarkan sistem yang sedang
berjalan serta menjelaskan awal dan akhir data yang masuk pada sistem
yang akan dirancang.
2. Diagram Berjenjang
Diagram Berjenjang berfungsi untuk memperlihatkan jenjang dan urutan
dari tiap proses yang ada pada Sistem/Aplikasi yang akan di bangun.
25
Gambar 3. 4 Diagram Berjenjang
26
Gambar 3. 5 Diagram Overview Level 0
27
Gambar 3. 6 Gambar Overview Level 1
5. Tabel Relasi
Tabel Relasi adalah hubungan antara tabel yang mempresentasikan
hubungan antara objek dan berfungsi untuk mengatur operasi suatu
database.
28
Gambar 3. 7 Tabel Relasi
29
No Nama file Type file Size file
1 Id_bagian INT 11
2 Nama_bagian VARCHAR 50
30
c. Tabel Surat
31
Tabel 2. 7 Tabel File Surat Masuk
e. Tabel User
32
Gambar 3. 8 Username Dan Password
33
c. Form Laporan Surat Masuk
Form Laporan Surat masuk adalah form yang di rancang untuk menerima
laporan surat masuk.
34
Gambar 3. 10 Form Tampilan Surat Masuk
d. Form Kelola User
Form Kelola User adalah hanya user yang sudah terdaftar yang bisa
mengakses data.
35
Gambar 3. 11 Form Kelola User
36
D. Implementasi Sistem
1. Form Login admin
Form login admin merupakan tampilan untuk admin. Tampilan menu
admin dapat di lihat pada Gambar 3.12. Pada tampilan admin,admin
memasukan username dengan password.
37
Gambar 3. 14 Menu Utama Admin
38
Gambar 3. 15 Input Data Surat Masuk
4. Form Input Data User
Form input data user merupakan form yang berfungsi untuk menginput
data User. Tampilan form input data user dapat di lihat pada gambar 3.15.
39
Gambar 3. 17 Gambar input Kelola Bagian
40
BAB IV
PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan kesimpulan dari Kerja Praktek pada Kantor DPRD
Kabupaten Jayapura, khususnya di bidang Umum dan Kepegawaian dapat
diambil kesimpulan menggunakan System Informasi Administrasi
Manajemen Surat yaitu :
1. Sistem Informasi Administrasi Manajemen Surat ini dapat terdata melalui
sistem dan tersimpan di sistem.
2. Sistem Informasi Administrasi Manajemen surat ini juga dapat
menghasilkan Laporan surat masuk dan keluar yang terduplikasi di sistem.
B. Saran
Berikut ini adalah beberapa saran yang dapat penulis sampaikan :
1. Sistem Administrasi Manajemen surat dapat digunakan oleh staf pada
bagian Umum dan Kepegawaian.
2. Sistem Informasi Manajemen Administrasi surat ini juga dapat
dikembangkan berbasis Website.
41
DAFTAR PUSTAKA
1. https://jayapurakab.go.id/pemerintahan/sejarah/sejarah-singkat#
2. https://jayapurakab.go.id/pemerintahan/visi
3. https://jayapurakab.go.id/pemerintahan/misi
4. https://jayapurakab.go.id/pemerintahan/lambang-daerah
5. https://www.apachefriends.org/download.html
42