Disusun Sebagai Salah Satu Syarat untuk menyelesaikan Mata Kuliah Kerja Praktek
semester VII Tahun Akademik 2021
Disusun Oleh :
TAHUN 2021
HALAMAN PERSETUJUAN
Disusun Oleh :
Menyetujui:
HALAMAN PENGESAHAN
(SISTEM SURAT MASUK DAN KELUAR)
Disusun Oleh :
Menyetujui :
Dosen Pembimbing,
Pada…......./………../……….
1. Ketua …………………
2. Anggota …………………
Widodo, S.Kom.,MMSI
Lektor Kepala
KATA PENGANTAR
Kami Panjatkan puji syukur ke hadirat Tuhan yang Maha Esa. Dimana yang
telah melimpahkan hidayahnya dan memberi kami kesempatan sehingga kami mampu
menyelesaikan Laporan Kerja Praktek (KP) yang telah kami buat ini. Laporan Kerja
Praktek(KP) ini berjudul Sistem Surat Masuk dan Keluar. Kerja Praktek ini telah kami
laksanakan dengan baik di Kantor Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah
Kabupaten Jayapura di Gunung Merah Sentani. Laporan Kerja Praktek ini merupakan
Tugas yang harus diselesaikan oleh Mahasiswa Jurusan Sistem Informasi Fakultas Ilmu
Komputer dan Manajemen. Tujuan Utama dari Kerja Praktek ini adalah untuk
memantapkan teori dan praktek yang telah dipelajari di kampus dan dapat diselesaikan
dengan serta diaplikasikan di lapangan.
Dalam Proses pembuatan Laporan ini tak lupa saya menghanturkan sujud
kepada Orang Tua kami yang telah banyak memberikan dorongan semangat dari awal
hingga selesainya Laporan ini. Tak lupa juga kami mengucapkan terima kasih pada
teman-teman di kampus yang telah memberikan dorongan moril dan material
serta informasi.
1. Bapak Widodo, S.Kom, MMSI selaku Ketua Program Studi Sistem Informasi.
2. Bapak Yulius Palumpun, S.Kom,.M.Cs Dosen Pembimbing.
3. Bapak Ibu Dosen yang selama ini memberikan ilmunya untuk mengajar kami
sehingga kami bisa menyelesaikan Kerja Praktek ini
4. Bapak Imanuel Pasulatan, SE. selaku Pembimbing Lapangan yang telah
membimbing kami selama pelaksanakan Kerja Praktek di Sekretariat DPRD
Kabupaten Jayapura
5. Pimpinan dan staf yang bertugas di Sekretariat DPRD Kabupaten Jayapura
6. Orang Tua serta teman-teman kami yang telah ikut serta mendukung Proses
Kerja Praktek sampai dengan selesai
Susunan Laporan Kerja Praktek ini telah dibuat dengan sebaik-baiknya dan
semaksimalnya tetapi Kami menyadari bahwa Laporan ini masih jauh dari
kesempurnaan dengan segala kekurangannya. Untuk itu kami mengharapkan adanya
Kritik saran dari semua pihak demi kesempurnaan dari laporan Kerja Praktek ini. Akhir
kata kami berharap, semoga Laporan Kerja Praktek ini dapat Bermanfaat bagi rekan
Mahasiswa-Mahasiswi dan pembaca sekaligus demi menambah pengetahuan tentang
Kerja Praktek (KP).
DAFTAR ISI
DAFTAR GAMBAR
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Universitas Sains dan Teknologi Jayapura sebagai salah satu perguruan tinggi
yang juga pencetak tenaga-tenaga professional, khususnya dibidang Teknologi.
Menyadari bahwa teori-teori yang diperoleh dibangku kuliah tanpa ditunjang
dengan tentu tidak akan menghasilkan keluaran yang berkualitas. Fakultas Ilmu
Komputer dan Manajemen dalam tuntutan perkuliahan dan kurikulum diwajibkan
untuk mengikuti Kerja Praktek sebagai salah satu peningkatan kualitas dan
penunjang kearah bidang profesi. Hal ini sangat dibutuhkan oleh mahasiswa dalam
menyelesaikan studinya yang juga sebagai langkah awal sebelum terjun ketengah-
tengah masyarakat.
Dengan adanya kerja praktek mahasiswa dituntut agar memiliki pengalaman
lapangan yang nantinya dapat dipadukan dengan teori untuk mencapai suatu karya
yang lebih efektif dan yang kreatif. Selain itu dengan adanya pengalaman lapangan
bagi mahasiswa juga merupakan pengetahuan yang sangat bermanfaat yang tidak
pernah secara langsung didapatkan dibangku kuliah. Maka dari itulah kami sebagai
mahasiswa Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer dan
Manajemen, Universitas Sains dan Teknologi Jayapura dituntut untuk mengadakan
Kerja Praktek dibidang Sistem Informasi.Mahasiswa harus memiliki kesiapan
dalam menghadapi keprofesionalan pekerjaannya yang sesuai dengan bidang yang
digelutinya. Banyak sekali hal yang menjadi hambatan bagi seseorang yang belum
mengalami pengalaman kerja untuk terjun ke dunia kerja, seperti halnya ilmu
pengetahuan yang diperoleh di kampus bersifat statis pada kenyataannya masih
kurang adaptif atau kaku terhadap kegiatan-kegiatan dalam dunia kerja yang nyata,
teori yang diperoleh belum tentu sama dengan praktik kerja di lapangan, dan
keterbatasan waktu dan ruang yang mengakibatkan ilmu pengetahuan yang
diperoleh masih terbatas. Dikarenakan hal di atas, maka Universitas menetapkan
mata kuliah kerja praktek agar para mahasiswa memperoleh ilmu pengetahuan yang
1
tidak diberikan oleh Kampus. Pada umumnya kegiatan kerja praktek yang
dilakukan pada salah satu perusahaan atau instansi (berkaitan dengan Sistem
Informasi) itu meliputi: kerterkaitan antara analisis dan pembangunan sebuah
sistem dengan pelaksanaan, keterampilan teknis yang memadai, dan tata laksana
proses dalam penelitian.
Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Jayapura merupakan salah satu Instansi
yang di bawahi oleh Pemerintah Kabupaten Jayapura, yang bergerak dalam bidang
Pengurusan, Pengawasan dan Pelaksanaan Serta Pendampingan Pimpinan dan
Anggota DPRD Kabupaten Jayapura. Sekretariat DPRD Kabupaten Jayapura telah
memberikan kesempatan kepada kami untuk melaksanakan kerja praktek sehingga
kami dapat menambah pengalaman dan pengetahuan kerja yang tidak diperoleh di
dalam perkuliahan
2
BAB II
1. Tempat pelaksanaan
Dalam melaksanakan Kerja Praktek (KP) di Kantor Sekretaria DPRD
Kabupaten Jayapura, kami di tetapkan pada 3 Penempatan Kerja , Adapun
pembagian Penempatan Kerja Pada Sekretariat DPRD Kabupaten Jayapura,
Terbagi dalam 3 pembagian yaitu sebagai berikut :
a. Kesempatan Kerja Praktek Pada Bagian Umum
b. Kesempatan Kerja Praktek Pada Bagian Keuangan
c. Kesempatan Kerja Praktek Pada Bagian Persidangan
2. Waktu Pelaksanaan
Waktu Kerja Praktek (KP) dilakukan selama 1 (satu) Bulan. Terhitung sejak
tanggal 20 Januari 2021 s.d 25 Februari 2021. Dengan waktu kerja sebanyak 5
hari (Senin-Jum’at) dalam seminggu ketentuan Kerja Praktek (KP) pada
Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Jayapuea Yaitu:
Masuk Kerja : 07.30 WIT
Istirahat : 12.00 – 01.00 WIT
Pulang : 15.00 WIT
3
dengan bidang yang kami pelajari di kampus perkenalan tersebut di lakukan
pada tanggal 20 Januari 2020
2. Mempelajari dan memahami, Semua system informasi dan Aplikasi dan
Pengarsipan yang digunakan dalam Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten
Jayapura , mulai dari alur system sampai dengan penggunaan aplikasi, serta
alur pelaporan dan pencairan dana yang digunakan untuk kepentingan
operasional maupun non operasional instansi
3. Mengerjakan SPJ Perjalanan Anggota DPRD
4. Menginstal Windows dan Office Komputer
5. Merapihkan Sistim Arsip Keluar dan Masuk
6. Setelah selesai melaksanakan kegiatan Kerja Praktek (KP), penulis disuruh
untuk menyusun Laporan dan membuat Presentasi untuk dipaparkan di
Sekretariat DPRD Kabupaten Jayapura
4
Pemerintah Nomor 15 Tahun 2000 tentang Pemindahan Ibukota Kabupaten
Jayapura dari Wilayah Kotamadya Jayapura ke Wilayah Sentani, tepatnya
tanggal 10 Maret 2010 merupakan tonggak awal sejarah kota Sentani ditetapkan
sebagai ibukota Kabupaten Jayapura, sehingga pada tanggal 10 Maret tersebut
dijadikan sebagai Hari jadi Kota Sentani sebagai ibukota Kabupaten Jayapura.
Sampai dengan pertengahan bulan Juni 2001 ibukota Kabupaten Jayapura mulai
bergerak dari bibir pantai Teluk Yos Sudarso di wilayah Kotamadya Jayapura
menuju wilayah Sentani yang tepatnya di atas Gunung Paniau di bawah kaki
Gunung Cycloops dijadikan pusat perkantoran termasuk Sekretariat DPRD
Kabupaten Jayapura. Kawasan perkantoran Pemerintah Kabupaten Jayapura
diresmikan penggunaannya oleh Gubernur Provinsi Papua
Drs. Yaap Salossa, M.Si.
2. Kondisi Umum
Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Jayapura merupakan salah satu Instansi
yang mengatur Lembaga Legislatif, yang bergerak mengurusi semua komponen
kegiatan Pimpinan dan Anggota DPRD Kabupaten Jayapura. Lokasi Kantor
Sekretariat DPRD Kabupaten Jayapura di Gunung Merah Sentani Distrik Waibu,
Nomor Telepon (0967) 594011-594343 Kode Pos 99352.
5
3. Tujuan Dan Sasaran
a. VISI :
b. MISI :
6
d) Pelayanan staf untuk kelancaran pelaksanaan Rapat-Rapat Paripurna,
Rapat kerja, Kunjungan kerja dan lain-lain.
7
C. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas
1. Bagan Organisasi
Berikut adalah penjelasan mengenai Struktur Organisasi Sekretariat DPRD
Kabupaten Jayapura :
8
b. Kepala-Kepala Bagian
2. Uraian Tugas
I. SEKRETARIS DEWAN
Sekretaris Dewan Perwakilan Rakyat Kabupaten Jayapura Mempunyai tugas
memberikan pelayanan Administratif kepada Pimpinan Dewan, Anggota Dewan
serta mengkoordinasikan Hal-hal yang bersifat Rahasia Negara dan Politik Daerah
Kepada Bupati mau pun Sekretaris Daerah dan juga Tugas-tugas lain yang
terdiri dari :
1) Menyusun rencana dan program kerja Setwan;
2) Mengkoordinasikan Kepala Bagian;
3) Mendistribusikan tugas kepada bawahan;
4) Menilai prestasi kerja bawahan;
5) Membina bawahan dalam pencapaian program Setwan;
6) Menyelenggarakan administrasi kesekretariatan
7) Menyelenggarakan administrasi keuangan
8) Mendukung pelaksanaan tugas DPR
9) Mendukung pelaksanaan fungsi DPR
10) Menyediakan dan mengkoordinasikan tenaga ahli yang diperlukan
11) Melaksanakan sistem pengendalian intern;
12) Melaksnakan tugas kedinasan lainnya yang ditugaskan oleh atasan
9
13) Melaporkan hasil tugas kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah.
10
4. Menerima dan mengendalikan surat-surat masuk dan keluar;
5. Melakukan penataan kearsipan;
6. Melaksanakan sistem pengendalian intern;
7. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang ditugaskan oleh atasan; dan
8. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas ke Kepala Bagian.
9. Mengusulkan kenaikan gaji berkala, kenaikan pangkat dan golongan
dilingkungan Setwan;
10. Menyiapkan usul izin cuti pegawai dilingkungan Setwan;
11. Menyiapkan usul pengisian jabatan dilingkungan Setwan;
12. Melaksanakan sistem pengendalian intern;
Demi kelancaran tugas Anggota dan Pimpinan Anggota DPR maka Tugas dan
Fungsi dari Sub Bagian Perlengkapan Adalah sebagai berikut;
11
c. Sub Bagian Humas dan Protokoler
1) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas ke Kepala Bagian. menyusun rencana dan
program kerja sub bagian;
2) Memberikan petunjuk kepada bawahan;
3) Menilai prestasi kerja bawahan
4) Menyusun, membuat dan melaksanakan rencana kegiatan dibidang hubungan
masyarakat, Anggota DPR dan Sekretariat DPR;
5) Menghimpun, membuat telahan, menyusun dan mengolah data serta informasi
yang berkaitan dengan peraturan perundangundangan dan petunjuk teknis serta
bahan-bahan lainnya yang berhubungan dengan hubungan masyarakat,
Pimpinan, Anggota DPR dan Sekretariat DPR
6) Menghimpun, menyusun dan melaksanakan pedoman dan petunjuk teknis
pembinaan dan pelaksanaan hubungan masyarakat, Pimpinan, Anggota DPR dan
Sekretariat DPR
7) Menyelenggarakan kegiatan pembinaan kehumasan
8) Menghimpun, menyusun dan mengkoordinasikan pemberitaan dan publikasi
kegiatan DPR
9) Mengatur Kehadiran Anggota DPR di setiap masa siding
10) Mengatur perjalanan dinas Anggota DPR Menyusun, membuat dan
melaksanakan pelaporan rencana kegiatan dibidang keprotokoleran dan
perjalanan Pimpinan, Anggota DPR dan Sekretariat DPR;
11) Menghimpun, membuat telahan, menyusun dan mengolah data serta informasi
yang berkaitan dengan peraturan perundangundangan dan petunjuk teknis serta
bahan-bahan lainnya yang berhubungan dengan penyelenggaraan keprotokoleran
dan perjalanan Pimpinan, Anggota DPR dan Sekretariat DPR
12) Melaksanakan penyusunan, perkoordinasian, penyiapan dan pengaturan kegiatan
keprotokoleran dan perjalanan bagi setiap kegiatan DPR dan Sekretariat DPR;
12
13) Mempersiapkan acara penerimaan tamu DPR
14) Memfasilitasi acara perjalanan dinas pimpinan DPR dan Anggota DPR
13
1) Menyusun rencana dan program kerja sub bagian;
2) Memberikan petunjuk kepada bawahan;
3) Menilai prestasi kerja bawahan;
4) Menyiapkan notulen rapat untuk penyusunan risalah ikhtiar dan resume
rapat/sidang DPR
5) Mengikuti kegiatan rapat/sidang DPR
6) Mendokumentasikan hasil rapat/sidang DPR
7) Menyiapkan bahan finalisasi rapat/sidang DPR
8) Menyiapkan daftar hadir rapat/sidang DPR
9) Melaksanakan sistem pengendalian intern;
10) Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang ditugaskan oleh atasan;
11) Melaksanakan fasilitasi pelayanan kebutuhan kerja Alat Kelengkapan DPR
12) Melaksanakan penyiapan sarana dan kegiatan Alat Kelengkapan DPR
13) Melaksanakan pengumpulan, penyusunan dan pengolahan hasil kegiatan Alat
Kelengkapan DPR
14) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Kepala Bagian.
14
8) Menyiapkan daftar hadir rapat/sidang DPR
9) Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang ditugaskan oleh atasan;
10) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Kepala Bagian.
15
5) Membimbing dan memberi petunjuk kepada kepala sub bagian dan bawahan;
6) Penyusunan, penyelenggaraan dan pengkoordinasian anggaran serta pelaporan;
7) Penyelenggaraan penyiapan bahan kebijakan perbendaharaan, belanja pegawai
pengelolaan administrasi keuangan;
8) Penyelenggaraan pembukuan, verifikasi dan penyiapan bahan kajian kebijakan
administrasi pengelolaan keuangan;
9) Penyelenggaraan penyusunan, perencanaan dan pengelolaan anggaran;
10) Penyelenggaraan kegiatan penyusunan rencana dan perubahan anggaran;
11) Penyelenggaraan koordinasi dan pembinaan perbendaharaan dan verifikasi;
12) Kepala Bagian dalam melaksanakan fungsi sebagaimana dimaksud pada bagian
atas di bantu tiga sub bagian :
16
b. Sub Bagian Anggaran
Sub Bagian Anggaran mempunyai tugas Pokok yaitu:
1) Menyusun rencana dan program kerja sub bagian;
2) Memberikan petunjuk kepada bawahan;
3) Menilai prestasi kerja bawahan;
4) Menyipkan data informasi perencanaan;
5) Menyiapkan bahan-bahan penyusunan rencana dan program kerja;
6) Menghimpun dan menyusun bahan-bahan perencanaan Setwan;
7) Monitoring evaluasi perencanaan Setwan;
8) Menghimpun bahan kebijakan sebagai masukan dalam Penyusunan Rencana
Strategi (RENSTRA) Setwan;
9) Menghimpun bahan dan penyusunan laporan Akuntabilitas Instansi Pemerintah
(LAKIP) Tahun berjalan.
10) Menghimpun dan mengumpulkan bahan untuk penyusunan Anggaran;
11) Melaksanakan dan mengikuti rapat-rapat penyusunan Anggaran DPR
12) Mencatat kegiatan hasil rapat Panitia Anggaran DPR dan Sekretariat DPR ;
13) Melaksanakan sistem pengendalian intern;
14) Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang ditugaskan oleh atasan;
15) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas ke Kepala Bagian.
17
3) Menilai prestasi kerja bawahan;
4) Mengurus penggajian (honor-honor) Anggota DPR dan Sekretariat DPR
5) Menyusun Rencana Perubahan Anggaran DPR;
6) Mengatur pembiayaan Belanja DPR dan Sekretariat DPR;
7) Mengumpulkan dan menghimpun bahan-bahan untuk pembukuan administrasi
keuangan;
8) Menyiapkan Laporan Keuangan
9) Melaksanakan dan membantu tugas lain yang diberikan Pimpinan;
18
13 Ruang Kerja Sub-sub bagian Baik
14 Ruang Medya Center Baik
15 Ruang Sholat Baik
16 Ruang Genset Baik
17 Ruang Gudang Baik
18 Ruang Sound Sistim Baik
19 Ruang Konsumsi Baik
20 Ruang Perlengkapan Baik
19
3 Komputer 6 V
4 Laptop 8 V
5 Printer 8 V
6 Mesin Fotocopy 3 V
7 Telephone 2 V
8 Tv 3 V
9 Ac 15 V
10 Wifi 5 V
11 Disel 1 V
12 Jam Dinding 15 V
13 Meja 40 V
14 Kursi 100 V
15 Tower Air 1 V
16 Mesin Babat Gantung 2 V
17 Almari 15 V
18 Almari File 4 V
19 Brankas Besar 1 V
20 Alat Hitung Uang 1 V
21 Tempat Cuci Tangan 2 V
22 Semprotan Tanki 1 V
20