LAPORAN KERJA PRAKTEK

PADA KANTOR SEKRETARIAT DPRD KABUPATEN JAYAPURA

Disusun Sebagai Salah Satu Syarat untuk menyelesaikan Mata Kuliah Kerja Praktek
semester VII Tahun Akademik 2021

Disusun Oleh :

Frando Pasulatan 18 421 033

Yohanis Fatie 18 421 016

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS ILMU KOMPUTER DAN MANAJEMEN

UNIVERSITAS SAINS DAN TENOLOGI JAYAPURA

TAHUN 2021
 HALAMAN PERSETUJUAN

(SISTEM SURAT MASUK DAN KELUAR)

Disusun Oleh :

Frando Pasulatan 18 421 033

Yohanis Fatie 18 421 016

Menyetujui:

Dosen Pembimbing Pembimbing Lapangan

Yulius Palumpun, S.Kom,.M.Cs Imanuel Pasulatan. SE

Dekan NIP. 196707051989031015

HALAMAN PENGESAHAN
 (SISTEM SURAT MASUK DAN KELUAR)

Disusun Oleh :

Frando Pasulatan 18 421 033

Yohanis Fatie 18 421 016

Menyetujui :

Dosen Pembimbing,

Yulius Palumpun, S.Kom,.M.Cs

Dekan

Telah Diuji dan dinyatakan lulus oleh Dewan Penguji

Pada…......./………../……….

1. Ketua …………………

2. Anggota …………………

Mengetahui Program Studi Sistem Informasi

Ketua,

Widodo, S.Kom.,MMSI
Lektor Kepala
KATA PENGANTAR

Kami Panjatkan puji syukur ke hadirat Tuhan yang Maha Esa. Dimana yang
telah melimpahkan hidayahnya dan memberi kami kesempatan sehingga kami mampu
menyelesaikan Laporan Kerja Praktek (KP) yang telah kami buat ini. Laporan Kerja
Praktek(KP) ini berjudul Sistem Surat Masuk dan Keluar. Kerja Praktek ini telah kami
laksanakan dengan baik di Kantor Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah
Kabupaten Jayapura di Gunung Merah Sentani. Laporan Kerja Praktek ini merupakan
Tugas yang harus diselesaikan oleh Mahasiswa Jurusan Sistem Informasi Fakultas Ilmu
Komputer dan Manajemen. Tujuan Utama dari Kerja Praktek ini adalah untuk
memantapkan teori dan praktek yang telah dipelajari di kampus dan dapat diselesaikan
dengan serta diaplikasikan di lapangan.

Dalam Proses pembuatan Laporan ini tak lupa saya menghanturkan sujud
kepada Orang Tua kami yang telah banyak memberikan dorongan semangat dari awal
hingga selesainya Laporan ini. Tak lupa juga kami mengucapkan terima kasih pada
teman-teman di kampus yang telah memberikan dorongan moril dan material
serta informasi.

Ucapan Terima Kasih ini juga kami Ucapkan Kepada :

1. Bapak Widodo, S.Kom, MMSI selaku Ketua Program Studi Sistem Informasi.
2. Bapak Yulius Palumpun, S.Kom,.M.Cs Dosen Pembimbing.
3. Bapak Ibu Dosen yang selama ini memberikan ilmunya untuk mengajar kami
sehingga kami bisa menyelesaikan Kerja Praktek ini
4. Bapak Imanuel Pasulatan, SE. selaku Pembimbing Lapangan yang telah
membimbing kami selama pelaksanakan Kerja Praktek di Sekretariat DPRD
Kabupaten Jayapura
5. Pimpinan dan staf yang bertugas di Sekretariat DPRD Kabupaten Jayapura
6. Orang Tua serta teman-teman kami yang telah ikut serta mendukung Proses
Kerja Praktek sampai dengan selesai

Susunan Laporan Kerja Praktek ini telah dibuat dengan sebaik-baiknya dan
semaksimalnya tetapi Kami menyadari bahwa Laporan ini masih jauh dari
kesempurnaan dengan segala kekurangannya. Untuk itu kami mengharapkan adanya
Kritik saran dari semua pihak demi kesempurnaan dari laporan Kerja Praktek ini. Akhir
kata kami berharap, semoga Laporan Kerja Praktek ini dapat Bermanfaat bagi rekan
Mahasiswa-Mahasiswi dan pembaca sekaligus demi menambah pengetahuan tentang
Kerja Praktek (KP).
 DAFTAR ISI

Halaman Persetujuan .................................................................................... i

Halaman Pengesahan .................................................................................... ii
Kata Pengantar............................................................................................... iii
Daftar Isi........................................................................................................ iv
Daftar tabel..................................................................................................... v
Daftar Gambar............................................................................................... vi

BAB I PENDAHULUAN ......................................................................... 1

A. Latar Belakang.......................................................................... 1
B. Maksud dan Tujuan .................................................................. 2

BAB II PELAKSANAAN KERJA PRAKTEK ......................................... 2

A. Tempat dan Waktu Pelaksanaan…………………………….. 3
B. Gambaran Umum Organisasi.................................................... 4
1. Sejarah………….……………………………………….. 4
2. Kondisi Umum…………………………………………….. 6
3. Tujuan dan Sasaran…………………………………… .. 7
C. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas……………………... 8
1. Bagan Organisasi…..…………………………………… 8
2. Uraian Tugas……..…………………………………….. 9
D. Sarana Dan Prasarana……………………………………… 10
 DAFTAR TABEL

Tabel 2.1. Tabel Sarana Gedung dan Ruang Kerja............................. 18

Tabel 2.2. Tabel Sarana Atau Alat Bantu Lainnya..............................20

DAFTAR GAMBAR

Gambar 3.1. Gambar Bagan Organisasi Sekretariat DPRD Kabupaten Jayapura…...8

 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Universitas Sains dan Teknologi Jayapura sebagai salah satu perguruan tinggi
yang juga pencetak tenaga-tenaga professional, khususnya dibidang Teknologi.
Menyadari bahwa teori-teori yang diperoleh dibangku kuliah tanpa ditunjang
dengan tentu tidak akan menghasilkan keluaran yang berkualitas. Fakultas Ilmu
Komputer dan Manajemen dalam tuntutan perkuliahan dan kurikulum diwajibkan
untuk mengikuti Kerja Praktek sebagai salah satu peningkatan kualitas dan
penunjang kearah bidang profesi. Hal ini sangat dibutuhkan oleh mahasiswa dalam
menyelesaikan studinya yang juga sebagai langkah awal sebelum terjun ketengah-
tengah masyarakat.
Dengan adanya kerja praktek mahasiswa dituntut agar memiliki pengalaman
lapangan yang nantinya dapat dipadukan dengan teori untuk mencapai suatu karya
yang lebih efektif dan yang kreatif. Selain itu dengan adanya pengalaman lapangan
bagi mahasiswa juga merupakan pengetahuan yang sangat bermanfaat yang tidak
pernah secara langsung didapatkan dibangku kuliah. Maka dari itulah kami sebagai
mahasiswa Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer dan
Manajemen, Universitas Sains dan Teknologi Jayapura dituntut untuk mengadakan
Kerja Praktek dibidang Sistem Informasi.Mahasiswa harus memiliki kesiapan
dalam menghadapi keprofesionalan pekerjaannya yang sesuai dengan bidang yang
digelutinya. Banyak sekali hal yang menjadi hambatan bagi seseorang yang belum
mengalami pengalaman kerja untuk terjun ke dunia kerja, seperti halnya ilmu
pengetahuan yang diperoleh di kampus bersifat statis pada kenyataannya masih
kurang adaptif atau kaku terhadap kegiatan-kegiatan dalam dunia kerja yang nyata,
teori yang diperoleh belum tentu sama dengan praktik kerja di lapangan, dan
keterbatasan waktu dan ruang yang mengakibatkan ilmu pengetahuan yang
diperoleh masih terbatas. Dikarenakan hal di atas, maka Universitas menetapkan
mata kuliah kerja praktek agar para mahasiswa memperoleh ilmu pengetahuan yang

1
 tidak diberikan oleh Kampus. Pada umumnya kegiatan kerja praktek yang
dilakukan pada salah satu perusahaan atau instansi (berkaitan dengan Sistem
Informasi) itu meliputi: kerterkaitan antara analisis dan pembangunan sebuah
sistem dengan pelaksanaan, keterampilan teknis yang memadai, dan tata laksana
proses dalam penelitian.
Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Jayapura merupakan salah satu Instansi
yang di bawahi oleh Pemerintah Kabupaten Jayapura, yang bergerak dalam bidang
Pengurusan, Pengawasan dan Pelaksanaan Serta Pendampingan Pimpinan dan
Anggota DPRD Kabupaten Jayapura. Sekretariat DPRD Kabupaten Jayapura telah
memberikan kesempatan kepada kami untuk melaksanakan kerja praktek sehingga
kami dapat menambah pengalaman dan pengetahuan kerja yang tidak diperoleh di
dalam perkuliahan

B. Maksud dan Tujuan

1. Untuk memenuhi syarat mata kuliah Kerja Praktek.

2. Menambah wawasan dan pengalaman kerja sebagai bekal kerja didunia
perkantoran dan bisnis sesuai dengan keahlian yang dimiliki.
3. Meningkatkan hubungan kerjasama yang baik antara Universitas Sains dan
Teknologi Jayapura dengan berbagai Instansi.
4. Dapat mempraktekan teori-teori dan Ilmu Sistem Informasi yang telah
diajarkan secara langsung.
5. Meningkatkan pemahaman mahasiswa mengenai praktek dalam dunia kerja
sehingga dapat memberikan bekal kepada mahasiswa untuk terjun langsung ke
Lapangan

2
 BAB II

PELAKSANAAN KERJA PRAKTEK

A. Tempat Dan Waktu Pelaksanaan

1. Tempat pelaksanaan
Dalam melaksanakan Kerja Praktek (KP) di Kantor Sekretaria DPRD
Kabupaten Jayapura, kami di tetapkan pada 3 Penempatan Kerja , Adapun
pembagian Penempatan Kerja Pada Sekretariat DPRD Kabupaten Jayapura,
Terbagi dalam 3 pembagian yaitu sebagai berikut :
a. Kesempatan Kerja Praktek Pada Bagian Umum
b. Kesempatan Kerja Praktek Pada Bagian Keuangan
c. Kesempatan Kerja Praktek Pada Bagian Persidangan

2. Waktu Pelaksanaan
Waktu Kerja Praktek (KP) dilakukan selama 1 (satu) Bulan. Terhitung sejak
tanggal 20 Januari 2021 s.d 25 Februari 2021. Dengan waktu kerja sebanyak 5
hari (Senin-Jum’at) dalam seminggu ketentuan Kerja Praktek (KP) pada
Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Jayapuea Yaitu:
Masuk Kerja : 07.30 WIT
Istirahat : 12.00 – 01.00 WIT
Pulang : 15.00 WIT

Dalam melaksanakan Kerja Praktek di Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten

Jayapura, Adapun Tahap-Tahap yang kami kerjakan di bagian kerja selama
melaksanakan Kerja Praktek (KP), Antara Lain :
1. Sebelum Melaksanakan PKL, Penulis memperkenalkan diri dan
Memaparkan maksud dan tujuan melaksanakan Kerja Praktek Sesuai

3
 dengan bidang yang kami pelajari di kampus perkenalan tersebut di lakukan
pada tanggal 20 Januari 2020
2. Mempelajari dan memahami, Semua system informasi dan Aplikasi dan
Pengarsipan yang digunakan dalam Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten
Jayapura , mulai dari alur system sampai dengan penggunaan aplikasi, serta
alur pelaporan dan pencairan dana yang digunakan untuk kepentingan
operasional maupun non operasional instansi
3. Mengerjakan SPJ Perjalanan Anggota DPRD
4. Menginstal Windows dan Office Komputer
5. Merapihkan Sistim Arsip Keluar dan Masuk
6. Setelah selesai melaksanakan kegiatan Kerja Praktek (KP), penulis disuruh
untuk menyusun Laporan dan membuat Presentasi untuk dipaparkan di
Sekretariat DPRD Kabupaten Jayapura

B. Gambaran Umum Organisasi

1. Sejarah Sekretariat DPRD Kabupaten Jayapura
Papua adalah salah satu propinsi Indonesia yang terletak di Pulau Nugini bagian
barat atau West New Guinea. Propinsi ini dahulu dikenal dengan nama Irian
Barat sejak tahun 1969 hingga 1973, kemudian namanya diganti menjadi Irian
Jaya oleh Presiden RI ke 2 Soeharto pada saat meresmikan perusahaan tambang
emas dan tembaga Freeport, nama ini bertahan hingga 2002. Keluarnya UU
No.21/2001 tentang Otonomi Khusus Papua Nama Irian Jaya berubah menjadi
Papua hingga sekarang. Kata Papua berasal dari bahasa Melayu yang
berarti “rambut keriting”.
Pada tahun 2004 Papua dibagi menjadi dua Provinsi bagian timur tetap memakai
nama Papua sedangkan bagian barat dinamakan Papua Barat.
Pada tahun 1993 berdasarkan Undang-Undang Nomor 6 Tahun 1993, wilayah
Kabupaten Jayapura dimekarkan menjadi 2 (dua) Kabupaten/Kotamadya yaitu
Kabupaten Jayapura (Kabupaten Induk) dan Kotamadya Jayapura, sehingga
Ibukota Kabupaten Jayapura dipindahkan ke Sentani berdasarkan Peraturan

4
 Pemerintah Nomor 15 Tahun 2000 tentang Pemindahan Ibukota Kabupaten
Jayapura dari Wilayah Kotamadya Jayapura ke Wilayah Sentani, tepatnya
tanggal 10 Maret 2010 merupakan tonggak awal sejarah kota Sentani ditetapkan
sebagai ibukota Kabupaten Jayapura, sehingga pada tanggal 10 Maret tersebut
dijadikan sebagai Hari jadi Kota Sentani sebagai ibukota Kabupaten Jayapura.
Sampai dengan pertengahan bulan Juni 2001 ibukota Kabupaten Jayapura mulai
bergerak dari bibir pantai Teluk Yos Sudarso di wilayah Kotamadya Jayapura
menuju wilayah Sentani yang tepatnya di atas Gunung Paniau di bawah kaki
Gunung Cycloops dijadikan pusat perkantoran termasuk Sekretariat DPRD
Kabupaten Jayapura.  Kawasan perkantoran Pemerintah Kabupaten Jayapura
diresmikan penggunaannya oleh Gubernur Provinsi Papua
Drs. Yaap Salossa, M.Si.

2. Kondisi Umum
Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Jayapura merupakan salah satu Instansi
yang mengatur Lembaga Legislatif, yang bergerak mengurusi semua komponen
kegiatan Pimpinan dan Anggota DPRD Kabupaten Jayapura. Lokasi Kantor
Sekretariat DPRD Kabupaten Jayapura di Gunung Merah Sentani Distrik Waibu,
Nomor Telepon (0967) 594011-594343 Kode Pos 99352.

Kegiatan Sekretariat DPRD Kabupaten Jayapura :

a. Penguatan kualitas pelayanan serta pendampingan disemua kegiatan
Pimpinan dan Anggota DPRD Kabupaten Jayapura dalam mendukung
pencapaian kebijakan pembangunan daerah;
b. Penguatan kordinasi, kerjasama dan harmonisasi kerja di semua sektor
c. Penguatan informasi teknologi;
d. Penguatan sarana dan prasarana kerja;
e. Penguatan SDM;
f. Penguatan ketatausahaan dalam mendukung tata kelola pemerintahan
yang baik

5
3. Tujuan Dan Sasaran
a. VISI :

Terwujudnya Pelayanan Yang Prima Dan Profesional Dalam Membantu Dewan

Perwakilan Rakyat Kabupaten Jayapura Melaksanakan Tugas, Fungsi Dan
Wewenang Sebagai Unsur Penyelenggaraan Pemerintah Daerah

b. MISI :

1. Peningkatan Pelayanan Administrasi “ Artinya suatu cara proses atau

perbuatan untuk meningkatkan pelayanan kepada masyarakat dalam tata  
administrasi surat masuk, surat keluar Dewan dan peningkatan SDM Setwan
dan Anggota Dewan Perwakilan Rakyat Kabupaten Jayapura

2. Peningkatan Kinerja DPR Papua” artinya suatu proses cara perbuatan

meningkatkan output dan tugas, kewajiban serta kewenangan DPR Kabupaten
Jayapura terutama dalam menghasilkan keputusan-keputusan.

3. Peningkatan Fasilitas DPR Kabupaten Jayapura” artinya suatu cara dan

tindakan untuk menyiapkan fasilitas, terutama dalam rangka menopang tugas,
kewajiban dan kewenangan Dewan Perwakilan Rakyat Kabupaten
Jayapura.

4. Memberikan Pelayanan dan Pelaksanaan tugas yang baik untuk dapat

mendukung kelancaran tugas – tugas Kedewanan dan Kesekretariatan,
melalui :

a) Pelayanan administrasi dan kelancaran surat-surat baik masuk dan keluar

dari masyarakat ke Pimpinan Dewan dan alat-alat kelengkapan Dewan dan
sebaliknya.

b) Pelayanan staf/asistensi kepada Pimpinan Dewan dan alat-alat

kelengkapan Dewan.

c) Pelayanan dan penyediaan fasilitas guna mendukung kelancaran tugas

Dewan.

6
 d) Pelayanan staf untuk kelancaran pelaksanaan Rapat-Rapat Paripurna,
Rapat kerja, Kunjungan kerja dan lain-lain.

e) Pelayanan kepada masyarakat yang maksimal dan memadai

a. Tujuan Dan Sasaran

Terwujudnya Pelayanan Yang Prima Dan Profesional Dalam Membantu Dewan
Perwakilan Rakyat Kabupaten Jayapura Melaksanakan Tugas, Fungsi Dan
Wewenang Sebagai Unsur Penyelenggaraan Pemerintah Daerah” merupakan Visi
Sekretariat DPRD Kabupaten Jayapura yang diiplementasikan dalam bentuk
pelaksanaan tugas dan fungsi Sekretariat DPRD Kabupaten Jayapura, antara lain ;
Penyelenggaraan administrasi kesekretariatan, Penyelenggaraan administrasi
keuangan, Penyelenggaraan Persidangan dan Penyusunan Risalah lingkup DPRD
Kabupaten Jayapura, Penyelengaraan Penyusunan Peraturan-peraturan Daerah
serta melakukan Kajian hukum dan Penyelenggaraan rapat-rapat di lingkungan
DPRD Kabupaten Jayapura; dan juga Penyelenggaraan dan pengkoordinasian
tenaga ahli yang diperlukan dalam mendukung tugas dan fungsi DPR Kabupaten
Jayapura.

7
C. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas
1. Bagan Organisasi
Berikut adalah penjelasan mengenai Struktur Organisasi Sekretariat DPRD
Kabupaten Jayapura :

Gambar 3.1 Gambar Bagan Organisasi Sekretariat DPRD Kabupaten Jayapura

Puncak kekuasaan tertinggi adalah Sekretaris DPRD Kabupaten Jayapura membawahi

langsung tiga Kepala Bagian dan Sembilan Kepala Sub Bagian.
Dalam menjalankan tugas dan fungsinya, Sekretariat DPRD Kabupaten Jayapura
didukung oleh sumber daya manusia yang professional dan fasilitas pemeriksaan yang
modern terdiri dari :

a. Sekretaris DPR (Eselon) II

1) Golongan IV/C 1 Orang

8
 b. Kepala-Kepala Bagian

1) Golongan IV/b 2 Orang

2) Golongan IV/a 1 Orang

c. Kepala-Kepala Sub Bagian

1) Golongan III/d 4 Orang

2) Golongan III/b 3 Orang
3) Golongan III/a 2 Orang

2. Uraian Tugas

I. SEKRETARIS DEWAN
Sekretaris Dewan Perwakilan Rakyat Kabupaten Jayapura Mempunyai tugas
memberikan pelayanan Administratif kepada Pimpinan Dewan, Anggota Dewan
serta mengkoordinasikan Hal-hal yang bersifat Rahasia Negara dan Politik Daerah
Kepada Bupati mau pun Sekretaris Daerah dan juga Tugas-tugas lain yang
terdiri dari :
1) Menyusun rencana dan program kerja Setwan;
2) Mengkoordinasikan Kepala Bagian;
3) Mendistribusikan tugas kepada bawahan;
4) Menilai prestasi kerja bawahan;
5) Membina bawahan dalam pencapaian program Setwan;
6) Menyelenggarakan administrasi kesekretariatan
7) Menyelenggarakan administrasi keuangan
8) Mendukung pelaksanaan tugas DPR
9) Mendukung pelaksanaan fungsi DPR
10) Menyediakan dan mengkoordinasikan tenaga ahli yang diperlukan
11) Melaksanakan sistem pengendalian intern;
12) Melaksnakan tugas kedinasan lainnya yang ditugaskan oleh atasan

9
 13) Melaporkan hasil tugas kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah.

II. BAGIAN UMUM

Bagian umum mempunyai Tugas adalah sebagai berikut:
1. Menyusun rencana dan program kerja bagian;
2. Menkoordinasikan program kerja masing-masing sub bagian
3. Mengkoordinasikan para Kepala Sub bagian
4. Menilai prestasi kerja bawahan;
5. Membimbing dan memberi petunjuk kepada kepal sub bagian dan bawahan;
6. Menyiapkan sarana dan prasarana rapat bagi DPR maupun Setwan;
7. Memeriksa dan menyiapkan alat kebutuhan rumah tangga Pimpinan DPR
8. Melakukan pengurusan terhadap rumah tangga jabatan dan gedung DPR
kendaraan dinas dan barang inventaris lainnya.
9. Menjaga dan memelihara kebersihan, ketentraman dan ketertiban Setwan;
10. Menyelenggarakan urusan surat menyurat serta memelihara arsip;
11. Menyelenggarakan urusan kepegawaian;
12. Melakukan penyusunan dan mempersiapkan bahan-bahan perencanaan;
13. Melaksankan sistem pengendalian intern;
14. Melakanakan tugas kedinansan lainnya yang ditugaskan oleh atasan; dan
15. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Sekwan.
16. Bagian umum terdiri dari beberapa Sub Bagian di antaranya adalah
sebagai berikut :

a. Sub Bagian Tata Usaha

Tugas Pokok dan Fungsi Sub Bagian tata usaha adalah Sebagai berikut :
1. Menyusun rencana dan program kerja sub bagian;
2. Memberikan petunjuk kepada bawahan;
3. Menilai prestasi kerja bawahan;

10
 4. Menerima dan mengendalikan surat-surat masuk dan keluar;
5. Melakukan penataan kearsipan;
6. Melaksanakan sistem pengendalian intern;
7. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang ditugaskan oleh atasan; dan
8. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas ke Kepala Bagian.
9. Mengusulkan kenaikan gaji berkala, kenaikan pangkat dan golongan
dilingkungan Setwan;
10. Menyiapkan usul izin cuti pegawai dilingkungan Setwan;
11. Menyiapkan usul pengisian jabatan dilingkungan Setwan;
12. Melaksanakan sistem pengendalian intern;

b. Sub Bagian Perlengkapan

Demi kelancaran tugas Anggota dan Pimpinan Anggota DPR maka Tugas dan
Fungsi dari Sub Bagian Perlengkapan Adalah sebagai berikut;

1) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas ke Kepala Bagian. menyusun rencana dan

program kerja sub bagian;
2) Memberikan petunjuk kepada bawahan;
3) Menilai prestasi kerja bawahan;
4) Memelihara kebersihan dan ketertiban kantor Setwan dan rumah jabatan
Pimpinan DPR;
5) Menyiapakan dan mengatur fasilitas serta penyediaan segala sesuatu yang
diperlukan bagi persidangan, rapat-rapat dan pertemuan lainnya
6) Merencanakan dan melayani kebutuhan peralatan/ perlengkapan kantor serta
melakukan pemeliharaan menyimpan dan memelihara inventaris kantor dan
rumah jabatan Pimpinan Dewan;
7) Melakukan pengadaan, penyediaan, penyimpanan dan pendistribusian alat-alat
kantor dan rumah tangga jabatan Pimpinan.

11
c. Sub Bagian Humas dan Protokoler
1) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas ke Kepala Bagian. menyusun rencana dan
program kerja sub bagian;
2) Memberikan petunjuk kepada bawahan;
3) Menilai prestasi kerja bawahan
4) Menyusun, membuat dan melaksanakan rencana kegiatan dibidang hubungan
masyarakat, Anggota DPR dan Sekretariat DPR;
5) Menghimpun, membuat telahan, menyusun dan mengolah data serta informasi
yang berkaitan dengan peraturan perundangundangan dan petunjuk teknis serta
bahan-bahan lainnya yang berhubungan dengan hubungan masyarakat,
Pimpinan, Anggota DPR dan Sekretariat DPR
6) Menghimpun, menyusun dan melaksanakan pedoman dan petunjuk teknis
pembinaan dan pelaksanaan hubungan masyarakat, Pimpinan, Anggota DPR dan
Sekretariat DPR
7) Menyelenggarakan kegiatan pembinaan kehumasan
8) Menghimpun, menyusun dan mengkoordinasikan pemberitaan dan publikasi
kegiatan DPR
9) Mengatur Kehadiran Anggota DPR di setiap masa siding
10) Mengatur perjalanan dinas Anggota DPR Menyusun, membuat dan
melaksanakan pelaporan rencana kegiatan dibidang keprotokoleran dan
perjalanan Pimpinan, Anggota DPR dan Sekretariat DPR;

11) Menghimpun, membuat telahan, menyusun dan mengolah data serta informasi
yang berkaitan dengan peraturan perundangundangan dan petunjuk teknis serta
bahan-bahan lainnya yang berhubungan dengan penyelenggaraan keprotokoleran
dan perjalanan Pimpinan, Anggota DPR dan Sekretariat DPR
12) Melaksanakan penyusunan, perkoordinasian, penyiapan dan pengaturan kegiatan
keprotokoleran dan perjalanan bagi setiap kegiatan DPR dan Sekretariat DPR;

12
 13) Mempersiapkan acara penerimaan tamu DPR
14) Memfasilitasi acara perjalanan dinas pimpinan DPR dan Anggota DPR

III. BAGIAN PERSIDANGAN

Bagian Persidangan mempunyai Tugas Pokok dan Fungsi yaitu ;
1) Menyusun rencana dan program kerja bagian;
2) Mengkoordinasikan program kerja masing-masing sub bagian
3) Mengkoordinasikan para Kepala Sub bagian;
4) Menilai prestasi kerja bawahan;
5) Membimbing dan memberi petunjuk kepada kepala sub bagian dan bawahan;
6) Menyiapkan bahan program kerja tahunan dan konsep jadwal kegiatan DPR;
7) Menyiapkan bahan rapat/siding sesuai jadwal kegiatan DPR
8) Menyiapkan dan menyusun resume rapat/sidang DPR
9) Menyusun risalah rapat/siding dan notulen rapat DPR
10) Menyiapkan Produk DPR berupa rancangan peraturan Daerah, Keputusan
DPR, Keputusan Pimpinan DPR dan Rekomendasi DPR;
11) Melaksanakan sistem pengendalian intern;
12) Melaksanakan tugas kedinansan lainnya yang ditugaskan oleh atasan
13) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Sekwan. Bagian Persidangan
terdiri dari beberapa Sub Bagian di antaranya adalah sebagai berikut :

a. Sub Bagian Risalah

Selama terselenggaranya kegiatan kelembagaan pada sekretariat DPR sub bagian

risalah mempunyai tugas yaitu mengumpulkan bahan dan menyimpan bahan
konsep, menyusun draf resume serta laporan hasil sidang dan juga tugas lainnya
adalah :

13
 1) Menyusun rencana dan program kerja sub bagian;
2) Memberikan petunjuk kepada bawahan;
3) Menilai prestasi kerja bawahan;
4) Menyiapkan notulen rapat untuk penyusunan risalah ikhtiar dan resume
rapat/sidang DPR
5) Mengikuti kegiatan rapat/sidang DPR
6) Mendokumentasikan hasil rapat/sidang DPR
7) Menyiapkan bahan finalisasi rapat/sidang DPR
8) Menyiapkan daftar hadir rapat/sidang DPR
9) Melaksanakan sistem pengendalian intern;
10) Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang ditugaskan oleh atasan;
11) Melaksanakan fasilitasi pelayanan kebutuhan kerja Alat Kelengkapan DPR
12) Melaksanakan penyiapan sarana dan kegiatan Alat Kelengkapan DPR
13) Melaksanakan pengumpulan, penyusunan dan pengolahan hasil kegiatan Alat
Kelengkapan DPR
14) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Kepala Bagian.

b. Sub Bagian Persidangan

Tugas Pokok sub bagian persidangan yang menyiapkan dan mengumpulkan bahan,
mengatur jalannya persidangan, melaksanakan urusan Administrasi, mengurus
daftar hadir Anggota DPR serta tugas lainnya antara lain :
1) Menyusun rencana dan program kerja sub bagian;
2) Memberikan petunjuk kepada bawahan;
3) Menilai prestasi kerja bawahan;
4) menyusun rencana kegiatan sub bagian persidangan;
5) Menyusun pra konsep kegiatan;
6) Menyiapkan dan mendistribusikan bahan-bahan rapat dan sidang yang
diselenggarakan DPR
7) Menyiapkan undangan dan bahan-bahan untuk kegiatan rapat paripurna, rapat
alat kel;engkapan DPR, rapat fraksi, rapat panitia dan rapat-rapat lainnya;

14
 8) Menyiapkan daftar hadir rapat/sidang DPR
9) Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang ditugaskan oleh atasan;
10) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Kepala Bagian.

c. Sub Bagian Hukum

Sub Bagian Hukum mempunyai Tugas Pokok dan Fungsi adalah sebagai berikut :
1) Penghimpunan dan pengumpulan peraturan perundangundangan dan produk
hukum daerah dan DPR
2) Pengelolaan perpustakaan Sekretariat DPR
3) Pelaksanaan fasilitasi bagi Anggota DPR dalam penyusunan dan perencanaan
Peraturan Daerah Insiatif DPR
4) Pendataan, pengkajian dan evaluasi produk hukum daerah dan hukum DPR
5) Pembuatan konsep produk hukum DPR terhadap keputusan DPR dan keputusan
Pimpinan DPR
6) Pendataan dan penginventarisasian produk hukum DPR
7) Penyelenggaraan fasilitasi kegiatan sosialisasi Peraturan Perundang-Undangan
oleh DPR
8) Penyampaian dan penyebar luasan informasi mengenai kegiatan DPR kepada
Media Cetak/Elektronik atas persetujuan Pimpinan
9) Penyelenggaraan fasilitasi Anggota DPR dalam Peraturan Perundang-Undangan
dan bahan mendasar lainnya dalam sidang-sidang dan rapat-rapat paripurna dan
alat kelengkapan DPR
10) Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai lingkup bidang
tugasnya.
IV. BAGIAN KEUANGAN
Bagian keuangan Mempunyai Tugas Pokok adalah sebagai berikut :
1) Menyusun rencana dan program kerja bagian;
2) Mengkoordinasikan program kerja masing-masing sub bagian
3) Mengkoordinasikan para Kepala Sub bagian;
4) Menilai prestasi kerja bawahan;

15
 5) Membimbing dan memberi petunjuk kepada kepala sub bagian dan bawahan;
6) Penyusunan, penyelenggaraan dan pengkoordinasian anggaran serta pelaporan;
7) Penyelenggaraan penyiapan bahan kebijakan perbendaharaan, belanja pegawai
pengelolaan administrasi keuangan;
8) Penyelenggaraan pembukuan, verifikasi dan penyiapan bahan kajian kebijakan
administrasi pengelolaan keuangan;
9) Penyelenggaraan penyusunan, perencanaan dan pengelolaan anggaran;
10) Penyelenggaraan kegiatan penyusunan rencana dan perubahan anggaran;
11) Penyelenggaraan koordinasi dan pembinaan perbendaharaan dan verifikasi;
12) Kepala Bagian dalam melaksanakan fungsi sebagaimana dimaksud pada bagian
atas di bantu tiga sub bagian :

a. Sub Bagian Verifikasi dan Pelaporan

Mempunyai tugas sebagai berikut :
1) Menyiapkan rencana kerja
2) Menyiapkan bahan penyusunan, penyelenggaraan dan pengkoordinasian
anggaran serta pelaporan;
3) Menyiapkan bahan kebijakan perbendaharaan belanja pegawai dan pengelolaan
administrasi keuangan;
4) Menyiapkan bahan pembukuan, verifikasi dan penyiapan bahan kajian
kebijakan administrasi pengolaan keuangan;
5) Menyiapkan bahan penyusunan, perencanaan dan penglolaan anggaran DPR
serta Sekretariat DPR;
6) Menyiapkan bahan koordinasi penyusunan rencana dan perubahan anggaran;
7) Menyiapkan bahan koordinasi dan pembinaan perbendaharaan dan verifikasi;
8) Menyiapkan bahan penelahan dan pengujian administrasi pengelolaan
keuangan serta pelaporan;
9) Melaksanakan koordinasi, integrasi, sinkronisasi dan simplifikasi dalam
pelaksanaan tugas;
10) Melaksanakan pembuatan laporan tugas dan fungsinya kepada Kepala Bagian

16
b. Sub Bagian Anggaran
Sub Bagian Anggaran mempunyai tugas Pokok yaitu:
1) Menyusun rencana dan program kerja sub bagian;
2) Memberikan petunjuk kepada bawahan;
3) Menilai prestasi kerja bawahan;
4) Menyipkan data informasi perencanaan;
5) Menyiapkan bahan-bahan penyusunan rencana dan program kerja;
6) Menghimpun dan menyusun bahan-bahan perencanaan Setwan;
7) Monitoring evaluasi perencanaan Setwan;
8) Menghimpun bahan kebijakan sebagai masukan dalam Penyusunan Rencana
Strategi (RENSTRA) Setwan;
9) Menghimpun bahan dan penyusunan laporan Akuntabilitas Instansi Pemerintah
(LAKIP) Tahun berjalan.
10) Menghimpun dan mengumpulkan bahan untuk penyusunan Anggaran;
11) Melaksanakan dan mengikuti rapat-rapat penyusunan Anggaran DPR
12) Mencatat kegiatan hasil rapat Panitia Anggaran DPR dan Sekretariat DPR ;
13) Melaksanakan sistem pengendalian intern;
14) Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang ditugaskan oleh atasan;
15) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas ke Kepala Bagian.

c. Sub Bagian Perbendaharaan

Sub Bagian Perbendaharaan mempunyai Tugas Pokok yaitu:

1) Menyusun rencana dan program kerja sub bagian;

2) Memberikan petunjuk kepada bawahan;

17
 3) Menilai prestasi kerja bawahan;
4) Mengurus penggajian (honor-honor) Anggota DPR dan Sekretariat DPR
5) Menyusun Rencana Perubahan Anggaran DPR;
6) Mengatur pembiayaan Belanja DPR dan Sekretariat DPR;
7) Mengumpulkan dan menghimpun bahan-bahan untuk pembukuan administrasi
keuangan;
8) Menyiapkan Laporan Keuangan
9) Melaksanakan dan membantu tugas lain yang diberikan Pimpinan;

D. Sarana Dan Prasarana

Pada Kantor Sekretraita DPRD Kabupaten Jayapura , sarana dan prasarana
yang tersedia pada umumnya sangatlah baik. Seperti Kantor lainnya, yang dapat di
gunakan secara baik dan maksimal sesuai dengan tingkat kebutuhannya. Adapun
sarana dan prasarana yang Tersedia pada Kantor Sekretariat DPRD Jayapura
antara lain:
Tabel 2.1 Tabel Sarana Gedung dan Ruang Kerja

No Nama Gedung / Ruang Kerja Ket

1 Gedung Utama Untuk Ruang Sidang Baik
2 Ruang Kerja Ketua Baik
3 Ruang Kerja Wakil Ketua I Baik
4 Ruang Kerja Wakil Ketua II Baik
5 Ruang Fraksi-fraksi Baik
6 Ruang Komisi-komisi Baik
7 Ruang Badan Kehormatan Baik
8 Ruang Badan Musyawarah Baik
9 Ruang Kerja Sekretaris Dewan Baik
10 Ruang Kerja Kepala Bagian Umum Baik
11 Ruang Kerja Kepala Bagian Persidangan Baik
12 Ruang Kerja Kepala Bagian Keuangan Baik

18
 13 Ruang Kerja Sub-sub bagian Baik
14 Ruang Medya Center Baik
15 Ruang Sholat Baik
16 Ruang Genset Baik
17 Ruang Gudang Baik
18 Ruang Sound Sistim Baik
19 Ruang Konsumsi Baik
20 Ruang Perlengkapan Baik

Tabel 2.2 Tabel Sarana atau Alat Bantu Lainnya

No Jenis Sarana dan Prasana jumlah Keadaan

Baik Rusak Tdk digunakan
1 Mobil Dinas 10 V
2 Motor dinas 9 V

19
3 Komputer 6 V
4 Laptop 8 V
5 Printer 8 V
6 Mesin Fotocopy 3 V
7 Telephone 2 V
8 Tv 3 V
9 Ac 15 V
10 Wifi 5 V
11 Disel 1 V
12 Jam Dinding 15 V
13 Meja 40 V
14 Kursi 100 V
15 Tower Air 1 V
16 Mesin Babat Gantung 2 V
17 Almari 15 V
18 Almari File 4 V
19 Brankas Besar 1 V
20 Alat Hitung Uang 1 V
21 Tempat Cuci Tangan 2 V
22 Semprotan Tanki 1 V

20