Anda di halaman 1dari 55

1

LAPORAN HASIL MAGANG

Sistem Administrasi Kepegawaian

:Lokasi
Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo

Disusun Oleh :

Nurlaila S. Maku NIM. 531307083


Prasisca Eka Wahyuni Gobel NIM. 531307085

PROGRAM STUDI D3 MANAJEMEN INFORMATIKA


JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS NEGERI GORONTALO
APRIL 2010
2

KATA PENGANTAR

Segala puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT atas

rahmat dan hidayah-Nya karena penyusun dapat menyelesaikan Laporan

ini dengan tepat waktu. Penyusun menyusun ini sebagai syarat kelulusan

Diploma III Teknik Informatika Universitas Gorontalo Penyusun

menyadari bahwa dalam penyusunan laporan Laporan ini tidak lepas dari

bantuan semua pihak. Oleh karena itu pada kesempatan ini

menyampaikan terima kasih yang sebesar-besarnya dan penghargaan

setinggitingginya

kepada :

1. .Prof. Dr.Ir. Hi.Nelson Pomalingo M.Pd., Rektor Universitas

Negeri Gorontalo.

2. Ibu Ir. Rawiyah Husnan, MT, Dekan Fakultas Teknik

Informatika Universitas Negeri Gorontalo.

3. Bapak Moh. Hidayat koniyo, S.T, M.Kom, Ketua Jurusan

Fakultas Teknik Univrsitas Gorontalo

4. Mukhlisulfatih Latief, S.Kom, MT, Ketua Program Studi Teknik

Informatika Universitas Gorontalo

5. Plt.Drs. Henry Abay, M.Si, Sekretaris Komisi Pemilihan Umum


3

6. L.Ningrayati Amili S.Kom, M.Kom, Pembimbing Utama yang

telah memberikan bantuan, saran, bimbingan dan arahan yang

bermanfaat dalam penyusunan Laporan ini.

7. Rampi Yusuf S.Kom, Pembimbing Pendamping yang telah

memberikan bantuan, saran, bimbingan dan arahan yang

bermanfaat dalam penyusunan Laporan ini

8. Orang Tua yang selalu memberikan semangat aku untuk

melangkah lebih maju.

9. Teman-teman seperjuangan Fakultas Teknik yang banyak

memberikan dukungan moril.

10. Semua pihak yang belum sempat penulis sebutkan satu-persatu

yang telah dengan ikhlas turut membantu dalam Penulisan

Laporan ini.

Semoga dengan semua jasa dan bantuan yang telah

diberikan mendapat balasan dari Allah. Akhirnya penulis

berharap semoga laporan Laporan ini bermanfaat bagi semua

pihak yang membutuhkan.

Gorontalo, April 2010

Penyusun
4

DAFTAR ISI

HALAMAN SAMPUL...................................................................................i
LEMBAR PENGESAHAN ...........................................................................ii
KATA PENGANTAR ..................................................................................iii
DAFTAR ISI .................................................................................................v
DAFTAR GAMBAR ....................................................................................vi
DAFTAR TABEL ....................................................................................... vii

BAB I : PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Permasalahan ................................................. 1
1.2 Tujuan Magang ..........................................................................2
1.3 Manfaat Magang .......................................................................2
1.4 Lokasi Magang...........................................................................2
1.5 Waktu dan Jadual Pelaksanaan Magang .................................3

BAB II : PEMBAHASAN
2.1 Gambaran Umum Organisaasi................................................. 4
2.1.1 Sejarah Singkat Organisasi...............................................4
2.1.2 Struktur Organisasi .......................................................... 9
2.1.3 Deskripsi Tugas dan Fungsi Organisasi ....................... 11
2.1.4 Kegiatan Usaha ............................................................... 13
2.1.5 Kondisi Perangkat Sistem Komputer .......................... 14
2.2 Analisis Kinerja Sistem ........................................................... 16
2.2.1 Pokok Permasalahan....................................................... 18
2.2.2 Identifikasi Permasalahan .............................................. 18
2.2.3 Metode dan Analisis Permasalahan .............................. 19
2.2.3.1 Bagan Alir Sistem Administrasi Kepegawaian. 19
2.2.3.2 Bagan Alir Dokumen Sistem Administrasi
Kepegawaian ....................................................... 20
2.2.3.3 Diagram Arus Data ............................................. 21
2.2.3.4 Kamus Data.......................................................... 28
2.2.4 Laporan Hasil Analisis ................................................... 44
2.3 Usulan Pengembangan Sistem .............................................. 45

BAB III : PENUTUP


3.1 Kesimpulan ............................................................................ 48
3.2 Saran ....................................................................................... 48

DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
5

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 1. Struktur organisasi Komisioner Komisi Pemilihan


Umum Kota Gorontalo ............................................................... 9

Gambar 2. Struktur organisasi Sekretariat Komisi Pemilihan ....................


Umum Kota Gorontalo ............................................................. 10

Gambar 3. Bagan Alir Sistem Administrasi Kepegawaian


pada Komisi Pemilihan Umum Kota ....................................... 19

Gambar 4. Bagan Alir Dokumen Administrasi Kepegawaian


pada Komisi Pemilihan Umum Kota ....................................... 20

Gambar 5. Diagram Konteks Sistem Administrasi Kepegawaian


pada Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo..................... 22

Gambar 6. Diagram Berjenjang Sistem Administrasi Kepegawaian


Pada Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo..................... 23

Gambar 7. DAD Level 0 Sistem Administrasi Kepegawaian


Pada Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo..................... 24

Gambar 8. DAD Level 1 Proses 1 Sistem Administrasi Kepegawaian


Pada Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo..................... 25

Gambar 9. DAD Level 1 Proses 2 Sistem Administrasi Kepegawaian


Pada Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo.................... 25

Gambar 10. DAD Level 1 Proses 3 Sistem Administrasi Kepegawaian


Pada Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo................... 26

Gambar 11. DAD Level 1 Proses 4 Sistem Administrasi Kepegawaian


Pada Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo .................. 27

Gambar 12. Usulan Sistem Administrasi Kepegawaian Pada Komisi


Pemilihan Umum Kota Gorontalo ......................................... 47
6

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 1. Jadual Pelaksanaan Magang ........................................................... 3


Tabel 2. Eksternal Entity.............................................................................. 21
7

BAB I
PENDAHULUAN

1. 1 LATAR BELAKANG

Tahun 2009 merupakan momentum paling penting bagi Bangsa

Indonesia karena perhelatan demokrasi terbesar lima tahunan kembali

digelar. Memasuki 1998, mulai Pemilu 1999 Komisi Pemilihan Umum

(KPU) merupakan lembaga yang memegang peranan penting dalam

proses penyelanggaraan Pemilu yang bersifat tetap, nasional dan mandiri.

Komisi Pemilihan Umum sebagai lembaga pemerintah memerlukan

pengolahan administrasi yang efektif dan efisien yaitu berorientasi

kepada tujuan, penggunaan sumber daya, dan mekanisme pengelolaan

instansi pemerintah. Salah satu kegiatan administrasi instansi Komisi

pemilihan Umum Kota Gorontalo adalah pengolahan data kepengawaian

dalam pengolahannya KPU masih menggunakan sistem pemrosesan yang

masih memiliki banyak kekurangan. Karena masih menggunakan

Microsoft Excel.

Berdasarkan Uraian diatas, Maka Penulis Mempelajari cara kerja

Sistem yang berada pada Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo

Khususnya pada Administrasi Kepegawaian.


8

1.2. TUJUAN MAGANG

Tujuan dilaksanakan magang adalah :

a. Mengetahui dan mempelajari sistem administrasi kepegawaian

pada Komisi pemilihan Umum Kota Gorontalo

b. Mengajukan Usulan Pengembangan sistem Administrasi pada

KPU Kota Gorontalo Khususnya dalam Penyusunan dan

Penyajian Informasi Data Pegawai

1.3. MANFAAT MAGANG

Manfaat dilaksanakan Magang adalah :

a. Memperoleh Wawasan serta Pengetahuan tentang sistem

penyajian informasi mengenai Data pegawai pada KPU Kota

Gorontalo.

b. Terbinanya Kerja sama mutualisme antara pihak KPU Kota

Gorontalo dengan Universitas Negri Gorontalo (UNG)

khususnya jurusan Teknik Informatika

1.4. Lokasi Magang

Lokasi pelaksanaan magang yakni di Sekretariat Komisi

Pemilihan Umum Kota Gorontalo Jalan Djamaludin Malik No 52 A

.Kota Gorontalo Telpon (0435)826207


9

1.5. Waktu Dan Jadual Pelaksanaan Magang

Waktu Pelaksanaan Magang dilaksanakan selama 1 (satu)

bulan dibulai Tanggal 1 Maret sampai dengan tanggal 31 Maret

2010. Adapun jadwal pelaksanaan magang adalah sebagai berikut :

Tabel 1 : Jadwal Pelaksanaan Magang


2010
NO URAIAN KEGIATAN FEB MARET APRIL
1 1 2 3 4 1 2
1 PERSIAPAN
2 PENGUMPULAN DATA
3 PENGOLAHAN DATA
4 PENYUSUNAN LAPORAN
10

BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Gambaran Umum Organisasi


2.1.1 Sejarah Singkat Organisasi

Sesuai pasal 15 UU Nomor 12 Tahun 2003, Pemilu diselenggarakan

oleh KPU yang bersifat nasional, tetap dan mandiri. Struktur organisasi

penyelenggara Pemilu sebagai mana dinyatakan dalam pasal 17 terdiri

atas KPU, KPU Provinsi dan KPU Kabupaten/Kota, Jumlah anggota KPU

Kota Gorontalo adalah 5 orang, sedangkan masa jabatan keanggotaan

KPU adalah 5 (lima) tahun terhitung sejak pengucapan sumpah/janji

anggota KPU yang bersangkutan.

KPU Kota Gorontalo adalah pelaksana Pemilu di Kota Gorontalo.

Penetapan anggota KPU Kota Gorontalo diusulkan oleh Walikota setelah

melalui proses seleksi yang ketat serta memenuhi persyaratan

sebagaimana tersebut pada pasal 18 UU Nomor 12 Tahun 2003. Untuk

melaksanakan tugas, wewenang dan kewajibannya, KPU Kota Gorontalo

dalam penyelenggaraan Pemilu mempunyai sekretariat yang dipimpin

oleh seorang sekretaris. Kelembagaan penyelenggaraan Pemilihan Umum

di Kota Gorontalo dibentuk berdasarkan :

- Undang-Undang No. 12 Tahun 2003 tentang Pemilihan Umum

- KEPRES No. 70 Tahun 2001 tentang Pembentukan Komisi

Pemilihan Umum
11

- KEPRES No. 67 Tahun 2002 tentang Perubahan atas Keputusan

Presiden No. 16 Tahun 1999 tentang pembentukan Komisi

Pemilihan Umum dan Penetapan Organisasi dan Tata Kerja

Sekretariat Umum Komisi Pemilihan Umum sebagaimana telah

diubah dengan Keputusan Presiden No. 81 Tahun 2000.

Pembentukan Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo

diawali dengan dilantiknya Sekretariat Perwakilan Sekretariat Umum

Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo Rudi Iriawan, S.Sos berdasarkan

Surat Keputusan Gubernur Gorontalo No. 821.2/BKD-

DIKLAT/SK/280/2003. Setelah terbentuknya Sekretariat Perwakilan

Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo maka Sekretariat Perwakilan

mengusulkan kepada Walikota Gorontalo untuk membentuk Tim Seleksi

Anggota Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo. Walikota Gorontalo

dengan Surat Keputusannya No. 431 Tahun 2003 telah membentuk Tim

Seleksi dengan komposisi sebagai berikut :

- Ketua merangkap anggota : Prof. Drs. Tahir Musa

- Wakil Ketua merangkap anggota : Drs. M. Nadjamuddin

- Anggota : Drs. Benyamin Mahdang

- Anggota : Drs. Hamzah Yunus, M.Pd

- Anggota : Drs.Hi.Azhari BahariawanThalib

- Sekretaris, Bukan Anggota : Rudi Iriawan, S.Sos


12

Dalam rangka penyelenggaraan Pemilu Legislatif 2009, telah

dibentuk Komisioner Komisi Pemilihan Umum (KPU) Kota Gorontalo

yang juga sama prosnya dengan pembentukan KPU Provinsi Gorontalo

melalui surat Keputusan atas Usulan walikota Gorontalo.

Anggota KPU Kota Gorontalo ditetapkan dan disahkan oleh KTU

KPU Provinsi Gorontalo melalui Surat Keputusan. Adapun kelima

anggota Komisi Pemilihan Umum (KPU) Kota Gorontalo tersebut adalah

sebagai berikut :

1. Prof. Drs. Tahir Musa (Ketua)

2. Drs. M. Nadjamuddin (Anggota)

3. Drs. Benyamin Mahdang (Anggota)

4. Drs. Hamzah Yunus, M.Pd (Anggota)

5. Drs.Hi.Azhari Bahariawan Thalib (Anggota)

Untuk mendukung kerja KPU,maka dibentuk Sekretariat KPU

yang merupakan Lembaga Pemerintahan. Sekretariat KPU berfungsi

untuk memfasilitasi semua kegiatan Ketua dan Anggota KPU. Sekretariat

Umum ini dipimpin oleh Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum

dan dilengkapi dengan Kepala Bagian dan Sub Bagian serta Staf

Pemerintahan yang bekerja sesuai dengan tugas dan fungsinya masing-

masing.Sekretariat KPU memiliki Visi dan Misi sebagai berikut :


13

a. VISI

Adapun Visi Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo yaitu

terwujudnya Komisi Pemilihan Umum sebagai penyelenggara

pemilihan umum yang memiliki integritas, profesional, mandiri,

transparan dan akuntabel demi terciptanya demokrasi Indonesia

yang berdasarkan Pancasila dan UUD 1945 dalam wadah Negara

Kesatuan Republik Indonesia.

b. MISI

Adapun Misi Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo yaitu :

1. Membangun lembaga penyelenggara pemilihan umum yang

memiliki kompetensi, kredibilitas dan kapasitas dalam

menyelenggarakan pemilihan umum.

2. Menyelenggarakan pemilihan umum untuk memilih Anggota

Dewan Perwakilan Rakyat, Dewan Perwakilan Daerah dan

Dewan Perwakilan Rakyat Daerah, Presiden dan Wakil

Presiden serta Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah secara

langsung, umum, bebas, rahasia, jujur, adil, akuntabel, edukatif

dan beradab.

3. Meningkatkan kualitas penyelenggaraan pemilihan umum

yang bersih, efisien dan efektif.


14

4. Melayani dan memperlakukan setiap peserta pemilihan umum

secara adil dan setara, serta menegakkan peraturan pemilihan

umum secara konsisten sesuai dengan peraturan perundang-

undangan yang berlaku.

5. Meningkatkan kesadaran politik rakyat untuk berpartisipasi

aktif dalam pemilihan umum demi terwujudnya cita-cita

masyarakat Indonesia yang demokratis.


15

2.1.2 STRUKTUR ORGANISASI

Ketua
H. RIZAN ADAM, S.Pd, M.HI
(Divisi Hukum Dan Pengawasan)

Anggota Anggota Anggota Anggota


HADI SUTRISNO, S.IP Djarnawi Datau, S.ag La Aba, S.pd M.pd AROMAN BOBIHOE, SH
(Divisi Teknis Penyelenggara (Divisi Umum, Organisasi, Rumah (Divisi Sosialisasi, Pendidikan (Divisi Hukum dan
Hubungan Masyarakat, Hubungan Tangga dan Perencanaa Pemilih, Pengembangan SDM) Pengawasan)
Antar Lembaga) Keuangan, Logistik)

Gambar 1 . Struktur organisasi Komisioner KPU


16

PERATURAN KOMISI PEMILIHAN UMUM


Nomor : 6 Tahun 2008
Tanggal : 16 Juli 2008
STRUKTUR ORGANISASI
SEKERTARIAT KOMISI PEMILIHAN UMUM KOTA GORONTALO

Plt. SEKERTARIS
KPU KOTA GORONTALO
Drs.Henry.Abay,M.Si

SUB BAGIAN PROGRAM SUB BAGIAN TEKNIS SUB BAGIAN HUKUM SUB BAGIAN UMUM
DAN DATA PEMILU DAN HUPMAS 1. Sri Susanti A.Nasaru,SH 1. Chandra Yos Sapi’i,SE
1. Sukardi Hamzah,S.sos 1. Surajudin Tuli,S.kom 2. Muchin Polin,S.kom
2. Dwi Feby Hariati 3. Dian Andriyani Sabihi

Gambar 2 . Struktur organisasi Sekretariat KPU


19

2.1.3 Deskripsi Tugas dan Fungsi Struktur Organisasi

Adapun tugas dan fungsi masing-masing bagian pada Komisi

Pemilihan Umum Kota Gorontalo yaitu

A. Lembaga Non Pemerintah:

1. Ketua KPU Kota Gorontalo

Menyelesaikan sengketa hukum, melaksanakan pengawasan

rencana dan program pemilu, peningkatan partisipasi masyarakat

dan melakukan koordinasi dengan semua lembaga.

2. Divisi Teknis Penyelenggara Pemilu

Menyiapkan penyusunan rencana dan program, pengumpulan

dan pengolahan data kegiatan penyelenggaraan pemilihan umum

di Kota Gorontalo dan teknis penyelenggaraan pemilihan umum

serta proses ferifikasi dan administrasi penggantian antar waktu.

3. Divisi Umum, Organisasi, Rumah Tangga dan Perencanaa


Keuangan, Logistik

Memahami pengelolaan urusan rumah tangga, perlengkapan,

keamanan, tata usaha, mengkoordinir pengadaan dan pelaksanaan

inventarisasi kebutuhan logistik, kebutuhan dana dan distribusi

pemilu.

4. Divisi Sosialisasi, Pendidikan Pemilih, Pengembangan SDM

Menyiapkan bahan informasi, sosialisasi peraturan perundang-

undangan yang berkaitan dengan Pemilu, peningkatan pendidikan

dan pengetahuan masyarakat tentang Pemilu serta pengembangan


20

sumber daya manusia dalam rangka peningkatan pelayanan

informasi.

5. Divisi Hubungan Masyarakat, Hubungan Antar Lembaga,


Pengolah Data dan Informasi

Melakukan pengumpulan data dan informasi mengenai

kegiatan penyelenggaraan Pemilu serta melaksanakan pelayanan

publik tentang Pemilu dan hubungan antar lembaga Pemerintah

dan non Pemerintah serta masyarakat.

B. Pembagian Tugas Sekretariat KPU Kota Gorontalo terdiri dari :


1. SUB BAGIAN PROGRAM

Sub Bagian Program mempunyai tugas menyiapkan

penyusunan rencana, program, anggaran bersama Sub Bagian

Umum, pengumpulan dan pengolahan data pemilihan umum

2. SUB BAGIAN TEKNIS PENYELENGGARA

Sub Bagian Teknis Penyelenggara mempunya tugas

menyiapkan pelaksanaan teknis

3. SUB BAGIAN HUKUM DAN HUBUNGAN MASYARAKAT

Sub Bagian Hukum dan hubungan masyarakat

mempunyai tugas melaksanakan inventarisasi, pengkajian, dan

penyelesaian sengketa hukum, penyuluhan peraturan yang

berkaitan dengan pemilu, dan penyiapan verifikasi faktual

peserta Pemilu serta administrasi keuangan dan dana

kampanye.

4. SUB BAGIAN UMUM DAN LOGISTIK


21

Sub Bagian Umum mempunyai tugas mengumpulkan

dan mengolah bahan pelaksanaan anggaran, perbendaharaan,

verifikasi, dan pembukuan pelaksanaan anggaran, urusan

rumah tangga, perlengkapan keamanan dalam, tata usaha,

pengadaan logistik Pemilu Kepala Daerah dan Wakil Kepala

Daerah, distribusi logistik Pemilu Anggota DPR, DPD, dan

DPRD Presiden dan Wakil Presiden

2.1.4 Kegiatan Usaha

Adapun kegiatan usaha yang dilakukan pada Komisi Pemilihan

Umum Kota Gorontalo yaitu untuk membantu pemerintah Pusat

,Provinsi dan daerah dalam mewujudkan Demokrasi Kedaulatan

rakyat berupa pelaksanaan Pemilihan Umum, Pemilihan Kepala

Daerah, serta pemilihan Presiden dan Wakil Presiden.

Dalam kegiatan utamanya sebagai penyelenggara pemilu, maka

Komisi Pemilihan Umum melakukan beberapa kegiatan mulai dari

Pencatatan Daftar Pemilih Tetap sampai dengan Pendistribusian

Logistik hingga akhir pengumuman dan pelantikan anggota terpilih

hasil Pemilu..

2.1.5 Kondisi Perangkat Sistem Komputer

Sebagian besar kegiatan yang dilakukan pada Komisi Pemilihan

Umum Kota Gorontalo,khususnya pengelolaan data pegawai sudah

menggunakan komputer, Bagian Kepegawaian yang merupakan

sentral dari kegiatan yang berkaitan dengan tugas serta fungsi


22

kesekertariatan dalam hal menunjang kelengkapan administrasi

pemilu sudah menggunakan komputer yang memenuhi standar,

antara lain :

1. Hardware ( Perangkat Keras)

Perangkat keras yang di gunakan yaitu Komputer yang

dilengkapi dengan perangkat lainnya yang mendukung kinerja

dengan menggunakan spesifikasi yang sama yaitu :

- Motherboard MSI P9658 neo-F-socket I.GA 775

- Prosessor Intel Core 2 Duo 2.8 G.Hz

- V-Gen memory DDR 3 .1 Gb

- Hardisck Segeate Barakuda 180 Gb

- DVD-RW Samsung.

- Casing Simbada

- Monitor LCD

- Keyboard dan Mouse Optic

- Printer HP Laser Jet

- Scaner Canon dan Speaker Active

2. Software ( Perangkat Lunak)

Dengan menggunakan perangkat lunak orginal sebagai berikut

- Sistem Operasi : Windows XP Service Pack 2.

- Microsoft Office 2007

- Corel Draw
23

- Photoshoop CS

3. Brainware ( Operator)

Untuk operator sendiri Komisi Pemilihan Umum Kota

Gorontalo memiliki 2 orang pegawai yang bertugas sebagai

operator yang masing-masing berpendidikan S1, Sistem Informasi

dan D3 Sistem Informasi.

2.2 ANALISIS KINERJA SISTEM

Sistem pengelolaan Administrasi pegawai di Bagian Kepegawaian

KPU Kota Gorontalo adalah sebagai berikut :

1. Pegawai Baru Memasukkan Surat Perintah Tugas dan SK, bagi

PNS

2. Bagian Kepegawaian menerima Berkas Pegawai dang

Menginputnya dan menghasilkan data KP4 ( Keluarga

Penerima Pembayaran Penghasilan Pegawai )

3. Bagian Kepegawaian menerima data KP4 dan data pegawai

Kontrak yang kemudian menginput data kepegawaian.

4. Bagian Kepegawaian Memasukkan Data Pegawai, Rekapitulasi

Absen kebendahara untuk menentukan pembayaran Gaji, Uang

Lembur,dan Uang Makan.


24

5. Berdasarkan data Pegawai dan Rekapitulasi absen bendahara

melakukan Pembayaran Gaji dan Pembayaran Uang makan dan

uang lembur.ke pegawai.

6. Bagian Tata Usaha Menerima Dokumen Data Pegawai dari

kepegawaian

7. Berdasarkan data pegawai Bagian Tata Usaha Membuat

struktur organisasi dan Tupoksi, beserta dokumen arsipnya

8. Bagian Tata Usaha Membuat rekapitulasi absen bulanan yang

dokumennya diberikan ke bagian kepegawaian.

9. Bagian Kepegawaian Menerima Sturktur Organisasi sebagai

bahan untuk pembuatan daftar tugas pokok yang kemudian di

berikan kepada pegawai dan membuat arsip

10. Bagian Kepegawaian Menyusun laporan Bulanan berupa

- Laporan Status Pegawai

- DUK (Daftar Urut Kepangkatan)

- Struktur Organisasi

- Rekapitulasi Absen Pegawai

- Laporan Pembayaran Gaji

- Laporan Pembayaran Uang Lembur

- Laporan Pembayaran Uang Makan

2.2.1 POKOK PERMASALAHAN


25

Pokok Permasalahan yang terjadi pada Komisi Pemilihan

Umum Kota Gorontalo khususnya di bidang Administrasi

Kepegawaian adalah :

1. Proses pengolahan dokumen khususnya kepegawaian masih

menggunakan aplikasi umum ( Ms.Word dan Ms.Excel)

2. Pencarian Data Pegawai di lakukan dengan manual sehingga

memerlukan waktu relatif lama untuk menemukannya.

2.2.2 IDENTIFIKASI PERMASALAHAN

Permasalahan yang terjadi di atas di sebabkan oleh hal-hal

sebagai berikut :

1. Pengelolaan dokumen masih menggunakan aplikasi umum

disebabkan belum ada sistem yang khusus mengelola data

kepegawaian

2. Penumpukan Berkas dan dokumen pegawai yang masih di simpan

dalam map, sehingga sering terjadi kesulitan dalam mencari data

pegawai yang di butuhkan


26

2.2.3 METODE DAN ANALISIS PERMASALAHAN

2.2.3.1 Bagan Alir Sistem Administrasi Kepegawaian

Mulai

Menginput Data
Pegawai

Menginput Struktur Organisasi,


Tupoksi & DUK

Menginput Status
Pegawai

Membuat Struktur
Organisasi
&Tupoksi

Menginput absen
Pegawai
&Tupoksi

Membuat Laporan

1
Laporan :
 Data status Pegawai
 DUK
 Struktur Organisasi
 Rekapitulasi Absen
 Lap.Pembayaran Gaji
 Lap.Pembayaran UAng
Lembur
 Lap.PEmbayaran Uang
Makan

Selesai

Gambar 3 . Bagan Alir Sistem Administrasi Kepegawaian


pada Komisi Pemilihan Umum Kota
27

2.2.3.2 Bagan Alir Dokumen Administrasi Kepegawaian Pada KPU Kota


Gorontalo

PEGAWAI TATA USAHA KEPEGAWAIAN BENDAHARA PIMPINAN


A D
Surat Perintah B
Mulai Tugas / SK
2 1
1 2 Laporan :
 Data Kp4 Rekapitulasi
 Data Kp4  Data status Pegawai
Surat Perintah  Data Pegawai Absen / Bulan  DUK
Menginput Data  Data Pegawai
Tugas / SK 2  Struktur Organisasi
Pegawai  Data Kp4  Rekapitulasi Absen
 Data Pegawai  Pembayaran Ganji
Menginput Status Data  Pembayaran Uang
2 Lembur
 Data Kp4 1
Pegawai
 Pembayaran Uang
 Data Kp4Pegawai
 Data Makan
Menginput Data
 Data Pegawai Pegawai, Rekapitulasi
Membuat Struktur Absen / Bln
Organisasi &Tupoksi
C
Selesai
A 2
1  Pembayaran1 Gaji
Struktur 2  Pembayaran Gaji Uang
 Pembayaran
Struktur 3
Organisasi  Pembayaran
MakanUang
3 Struktur
Organisasi Makan
 Pembayaran uang
Struktur Organisasi  Pembayaran
Lembur
uang
Lembur
Organisasi C
C

Menginput Struktur c
Organisasi & Menginput absen
Tupoksi Pegawai

1
Daftar Tugas 1
3
Pokok & Fungsi Daftar Tugas
2 Relapitulasi Absen
2 /
Pokok & Fungsi Rekapitulasi Absen
Daftar Tugas Bulan 1
Pokok & Fungsi Rekapitulasi
/ Bulan
Absen
/ Bulan

C
c

1 B
 Pembayaran Gaji
 Pembayaran Uang
Makan
 Pembayaran uang
Lembur

2
Laporan : 1
Laporan
 Data: status Pegawai Keterangan :
 Data status Pegawai
DUK KP4 : Keluarga Penerima
 DUK
Struktur Organisasi
 Struktur Organisasi Pembayaran Penghasilan
Rekapitulasi Absen
 Rekapitulasi Absen Pegawai
 Pembayaran Ganji DUK : Daftar Urut
 Pembayaran Uang Kepangkatan
Lembur
 Pembayaran Uang
Makan

C
D

Gambar 4 . Bagan Alir Dokumen Sistem Administrasi Kepegawaian


pada Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo
28

2.2.3.3 Diagram Arus Data


1. Eksternal Entity

Tabel : Eksternal Entity Sistem Informasi Kepegawaian Pada Komisi


Pemilihan Umum (KPU) Kota Gorontalo

Tabel 2 : Eksternal Entity

Eksternal Input Output


Pegawai - Data Pegawai PNS - Tupoksi

Tata Usaha - Struktur Organisasi - Daftar Pegawai


- Tugas Pokok dan - Data Pegawai
Fungsi
- Rekapitulasi Absen
- DUK (Daftar Urut
Kepangkatan)
Bendahara - Daftar Pegawai - Daftar pembayaran
- Rekapitulasi Absen gaji
- Daftar pembayaran
Uang Lembur
- Daftar Pembayaran
Uang Makan
Pimpinan - - Lap.Data status
Pegawai
- Lap.DUK (Daftar Urut
Kepangkatan)
- Lap.Struktur
Organisasi
- Lap.Rekapitulasi
Absen
- Lap. Pembayaran Gaji
- Lap. Pembayaran
Uang Lembur
- Lap. Pembayaran
Makan
29

2. Diagram Konteks

a Tugas Pokok dan Daftar Pegawai b


fungsi
Pegawai Tata Usaha

Struktur Organisasi
Data Pegawai Pembagian Tugas
Rekapitulasi Absen
DUK (Daftar Urut
Sistem Informasi Kepangkatan)
kepegawaian

Lap. Data status Pegawai


Daftar pembayaran Gaji Lap. DUK (Daftar Urut Kepangkatan)
Daftar pembayaran Uang Lembur
Lap.Struktur Organisasi
Daftar Pembayaran Uang Makan
Lap.Rekapitulasi Aben
Lap. Pembayaran gaji
Lap. Pembayaran Uang Lembur
Lap. Pembayaran Uang Makan
c. d.
Bendahara Daftar Pegawai Pimpinan
Rekapitulasi Absen

Gambar 5 . Diagram Konteks Sistem Administrasi Kepegawaian


pada Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo
30

3. Diagram Berjenjang

0
Sistem
Informasi
Kepegawaian
Pada KPU
Kota Gorontalo
Level 1

1 2 3 4
Proses Proses Proses Proses
Pendataan Pengolahan Pengolahan Pembuatan
Kepeg Gaji Laporan

Level 2

1.1p 1.2p 1.3p 2.1p 2.2p 2.3p 2.4p 3.1p 3.2p 3.2p 4.1p 4.2p 4.3p 4.4p
Input Data Lap. Lap.
Input Data Input Data Struktur DUK Rekapitula Pembayar Uang Uang Lap. Laporan
Peg. TUPOKSI Struktur Rekap
CPNS PNS Organisasi si Absen an Gaji Lembur Makan Status Peg DUK
Kontrak Organisasi Absen

4.5p 4.6p 4.7p


Lap.Pemb Lap.Uang Lap. Uang
Gaji Lembur Makan

Gambar 6 . Diagram Berjenjang Sistem Administrasi Kepegawaian pada


Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo
31

4. Data Flow Diagram (Diagram Arus Data)


1) Diagram Arus Data Level 0

1 Kp4 Pegawai Pusat F1 Data KP4 Pegawai Pusat


a Data Pegawai 1
Proses KP4 PNS Daerah F2 Data KP4 Peg. Daerah
Pegawai Pendataan 1
Peg. Kontrak /Honor
F3 Data Peg. Kontrak / Honor
1
Tugas Pokok & Fungsi

Daftar Pegawai 2 Peg. Kontrak /Honor


b Proses
Pengolahan KP4 PNS Daerah
Tata Usaha Kepegawaian Kp4 Pegawai Pusat
Struktur Organisasi
Pembagian Tugas
Rekapitulasi Absen
DUK (Daftar Urut
Kepangkatan)

c Struktur Organisasi
Rekapitulasi Absen
Daftar Pegawai F4 Struktur Organisasi
Bendahara Tugas Pokok & Fungsi
F5 Tugas Pokok & Fungsi
Daftar Urut Kepangkatan
F6 Daftar Urut Kepangkatan
Rekapitulasi Absen
F7 Rekapitulasi Absen
Daftar pembayaran Gaji
Daftar pembayaran Uang Lembur
Daftar Pembayaran Uang Makan

Data Gaji Pegawai


F8 Data Gaji Pegawai
3 Data Uang Lembur
Proses F9 Data Uang Lembur
Pengolahan Data Uang Makan
Gaji F10 Data Uang Makan

Data Uang MAkan


Data Uang Lembur
4 Data Gaji Pegawai
Proses Rekapitulasi Absen
Pembuatan Daftar Urut Kepangkatan
Laporan Tugas Pokok & Fungsi
Data Gaji Pegawai

Lap Data status Pegawai


Lap DUK (Daftar Urut Kepangkatan)
Lap Struktur Organisasi
Lap. Pembayaran Gaji
Lap. Pembayaran Uang Lembur
Lap. Pembayaran Uang Makan

d
Pimpinan

Gambar 7 . DAD Level 0 Sistem Administrasi Kepegawaian


pada Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo
32

2) DAD Level 1 Proses 1


Data Pegawai Pusat Kp4 Pegawai Pusat Kp4 Pegawai Pusat
1.1p F1 KP4 Pegawai Pusat
1
Input Data
Peg. Pusat
Data Pegawai
Daerah
1.2p Kp4 Pegawai Daerah Kp4 Pegawai Daerah
a
F2 KP4 Pegawai Daerah
Pegawai Input Data 1
2
Peg.
Daerah

1.3p Data Pegawai Kontrak Data Pegawai Kontrak


F3 Data Pegawai Kontrak/homor
Data Pegawai Kontrak Input Data
1
Peg.
Kontrak

Gambar 8 . DAD Level 1 Proses 1 Sistem Administrasi


Kepegawaian pada Komisi Pemilihan Umum

3) DAD Level 1 Proses 2


Kp4 Pegawai Pusat
F1 Data KP4 Pegawai Pusat
1 KP4 PNS Daerah 2.1p
F2 Data KP4 Peg. Daerah Struktur Organisasi
1 Peg. Kontrak /Honor Struktur F4 Struktur Organisasi
F3 Data Peg. Kontrak / Honor Organisasi 1 Struktur Organisasi
1
Struktur Organisasi

Tugas Pokok& Fungsi


Tugas Pokok & Fungsi 2.2p F5 Tugas Pokok & Fungsi
F1 Data KP4 Pegawai Pusat Kp4 Pegawai Pusat Tugas Pokok 1
1 Data KP4 Peg. Daerah
F2 Tugas Pokok & Fungsi
KP4 PNS Daerah dan Fungsi
1
F3 Data Peg. Kontrak / Honor Peg. Kontrak /Honor
1
4
b Tugas Pokok & Fungsi a
Tata Usaha Pegawai

Daftar Urut Kepangkatan


Kp4 Pegawai Pusat 2.3p Daftar Urut Kepangkatan
F1 Data KP4 Pegawai Pusat
1 KP4 PNS Daerah
Daftar Urut
F2 Data KP4 Peg. Daerah Kepangkatan F6 Daftar Urut Kepangkatan
Daftar Urut Kepangkatan
1 Peg. Kontrak /Honor (DUK) 1
F3 Data Peg. Kontrak / Honor
1
Rekapitulasi Absen
Kp4 Pegawai Pusat 2.4p Rekapitulasi Absen
F1 Data KP4 Pegawai Pusat Rekapitulasi Absen
Rekapitulasi F7 Rekapitulasi Absen
1 KP4 PNS Daerah
F2 Data KP4 Peg. Daerah Absen
1 Peg. Kontrak /Honor
F3 Data Peg. Kontrak / Honor
1
Rekapitulasi Absen
c
Bendahara
Daftar Pegawai

Gambar 9. DAD Level 1 Proses 2 Sistem Administrasi Kepegawaian


pada Komisi Pemilihan Umum Kota
33

4) DAD Level 1 Proses 3

3.1p Data Gaji Pegawai


Data Gaji Pegawai Data Gaji Pegawai
F8 data Data Gaji
Pembayar
Pegawai
an Gaji

3.2p
Data Uang Lembur Data Uang Lembur
c Data Uang Lembur F9
Uang
Data Uang Lembur 4
Bendahara Lembur

3.3p
Data Uang Makan Data Uang Makan
Data Uang Makan
Uang
F10 Data Uang Makan
Makan

Gambar 10. DAD Level 1 Proses 3 Sistem Administrasi Kepegawaian


pada Komisi Pemilihan Umum Kota
34

5) DAD Level 1 Proses 4

Kp4 Pegawai Pusat


F1 Data KP4 Pegawai Pusat
1
4.1p
KP4 PNS Daerah Laporan Data Status Pegawai
F2 Data KP4 Peg. Daerah Laporan
1 Peg. Kontrak /Honor Status
F3 Data Peg. Kontrak / Honor Pegawai
1

Data Struktur
Organisasi 4.2p
F4 Struktur Organisasi Laporan Struktur Organisasi
1 Laporan
Struktur
Organisasi

4.3p
Data DUK Laporan DUK
F6 Daftar Urut Kepangkatan Laporan
1 DUK

Data Rekapitulasi 4.4p


Absen Laporan
Laporan Rekapitulasi Absen d.
F7 Rekapitulasi Absen
Rekapitula Pimpinan
si Absen

Data Pembayaran 4.5p


Gaji Lap. Pembayaran Gaji
F8 Data Pembayaran
Gaji Lap.Pemb
Gaji

Data Uang Lembur


4.6p
F9 Data Uang Lembur Laporan Uang Lembur

Lap.Uang
Lembur

Data Uang Makan 4.7p


Laporan Uang Makan
F10 Data Uang Makan
Lap. Uang
Makan

Gambar 11 . DAD Level 1 Proses 4 Sistem Administrasi Kepegawaian


pada Komisi Pemilihan Umum Kota
35

2.2.3.4 Kamus Data

1. Nama arus Data : Data Pegawai Pusat


Alias :-
Bentuk data : Dokumen dasar
Arus Data : a – 1.1p - 2
Penjelasan : Berisi Data Pegawai Pusat
Periode :
Struktur Data :

Field Type Size


NIP Numeric 18
Nama Teks 21
Tempat / Tgl Lahir Teks 14
Jenis Kelamin Teks 8
Agama Teks 9
No SK Teks 12
Tanggal SK Teks 12
Tanggal SPMT Teks 12
Alamat Teks 21

2. Nama arus Data : Data Pegawai Daerah


Alias :-
Bentuk data : Dokumen Dasar
Arus Data : a – 1.2p
Penjelasan : Berisi Data Pegawai Daerah
Periode :
36

Struktur Data :

Field Type Size


NIP Numeric 18
Nama Teks 21
Tempat / Tgl Lahir Teks 14
Jenis Kelamin Teks 8
Agama Teks 9
No SK Teks 12
Tanggal SK Teks 12
Tanggal SPMT Teks 12
Alamat Teks 21

3. Nama arus Data : Data Pegawai Daerah


Alias :-
Bentuk data : Variable / Field
Arus Data : 1.2p – F2 - 2
Penjelasan : Berisi Data Pegawai Daerah
Periode :
Struktur Data :
Field Type Size
NIP Numeric 18
Nama Teks 21
Tempat / Tgl Lahir Teks 14
Jenis Kelamin Teks 8
Agama Teks 9
37

No SK Teks 12
Tanggal SK Teks 12
Tanggal SPMT Teks 12
Alamat Teks 21

4. Nama arus Data : Data Pegawai Kontrak


Alias :-
Bentuk data : Dokumen Dasar
Arus Data : a – 1.3p
Penjelasan : Berisi Data Pegawai Kontrak
Periode :
Struktur Data :

Field Type Size


No SK Teks 12
Nama Teks 21
Tempat / Tgl Lahir Teks 14
Jenis Kelamin Teks 8
Agama Teks 9
Tanggal SK Teks 12
Tanggal SPMT Teks 12
Alamat Teks 21

5. Nama arus Data : Data Pegawai Kontrak


Alias :-
Bentuk data : Variable / Field
Arus Data : 1.3p – F3 - 2
38

Penjelasan : Berisi Data Pegawai Kontrak


Periode :
Struktur Data :

Field Type Size


NIP Numeric 18
Nama Teks 21
Tempat / Tgl Lahir Teks 14
Jenis Kelamin Teks 8
Agama Teks 9
No SK Teks 12
Tanggal SK Teks 12
Tanggal SPMT Teks 12
Alamat Teks 21

6. Nama arus Data : Struktur Organisasi


Alias :-
Bentuk data : Dokumen Dasar
Arus Data : b – 2.1p
Penjelasan : Berisi Struktur Organisasi
Periode :
Struktur Data :
Field Type Size
Ketua KPU Teks 12
Anggota KPU 1 Teks 12
Anggota KPU 2 Teks 12
Anggota KPU 3 Teks 12
Anggota KPU 4 Teks 12
39

Sekretaris Teks 12
Kasubag Program Teks 12
Kasubag Teknis Teks 12
Penyelenggara
Kasubag Hukmas Teks 12
Kasubag Umum dan Logistik Teks 12

7. Nama arus Data : Struktur Organisasi


Alias :-
Bentuk data : Variable/ field
Arus Data : 2.1p – F4 - 4
Penjelasan : Berisi Struktur Organisasi
Periode :
Struktur Data :
Field Type Size
Ketua KPU Teks 12
Anggota KPU 1 Teks 12
Anggota KPU 2 Teks 12
Anggota KPU 3 Teks 12
Anggota KPU 4 Teks 12
Sekretaris Teks 12
Kasubag Program Teks 12
Kasubag Teknis Teks 12
Penyelenggara
40

Kasubag Hukmas Teks 12


Kasubag Umum dan Logistik Teks 12

8. Nama arus Data : Tugas Pokok dan Fungsi


Alias :-
Bentuk data : Dokumen Dasar
Arus Data : b – 2.2p
Penjelasan : Berisi Data Tugas Pokok dan Fungsi
Periode :
Struktur Data :

Field Type Size


NIP Numeric 18
Nama Teks 21
Pangkat Chart 6
Golongan Chart 6

9. Nama arus Data : Tugas Pokok dan Fungsi


Alias :-
Bentuk data : Variable / Field
Arus Data : 2.2p – F5 – 4, 2.2p - a
Penjelasan : Tugas Pokok dan Fungsi
Periode :
Struktur Data :
Field Type Size
41

NIP Numeric 18
Nama Teks 21
Pangkat Chart 6
Golongan Chart 6

10. Nama arus Data : Daftar Urut Kepangkatan


Alias :-
Bentuk data : Dokumen Dasar
Arus Data : b – 2.3p
Penjelasan : Beirsi Data Daftar Urut Kepangkatan
Periode :
Struktur Data :
Field Type Size
No Numeric 3
NIP Char 18
Nama Teks 12
Tempat Lahir Char 4
Tanggal Lahir Date 4
Jenis Kelamin Teks 9
Umur Chart 2
Jabatan Chart 9
Asal Pendidikan Teks 9
Tingkat Pendidikan Teks 9
Tahun Lulus Numeric 4
Pangkat Chart 6
Golongan Chart 6
TMT Date 4
Kenaikan Teks 5
42

11. Nama arus Data : Daftar Urut Kepangkatan


Alias :-
Bentuk data : Variable/ Field
Arus Data : 2.3p – F6
Penjelasan : Beirsi Data Daftar Urut Kepangkatan
Periode :
Struktur Data :
Field Type Size
No Numeric 3
NIP Char 18
Nama Teks 12
Tempat Lahir Char 4
Tanggal Lahir Date 4
Jenis Kelamin Teks 9
Umur Chart 2
Jabatan Chart 9
Asal Pendidikan Teks 9
Tingkat Pendidikan Teks 9
Tahun Lulus Numeric 4
Pangkat Chart 6
Golongan Chart 6
TMT Date 4
Kenaikan Teks 5

12. Nama arus Data : Rekapitulasi Absen


Alias :-
Bentuk data : Dokumen Dasar
43

Arus Data : b – 2.4p


Penjelasan : Berisi Data rekapitulasi Absen
Periode :
Struktur Data :
Field Type Size
No_Urut Numeric 2
Nama Teks 12
Jam_ Masuk Char 4
Jam_Pulang Char 4

13. Nama arus Data : Rekapitulasi Absen


Alias :-
Bentuk data : Variable / Field
Arus Data : 2.4p – F7, 2.4p - c
Penjelasan : Berisi Data rekapitulasi Absen
Periode :
Struktur Data :

Field Type Size


No_Urut Numeric 2
Nama Teks 12
Jam_ Masuk Char 4
Jam_Pulang Char 4

14. Nama arus Data : Data Gaji Pegawai


Alias :-
Bentuk data : Dokumen Dasar
44

Arus Data : c – 3.1p


Penjelasan : Berisi Data Gaji Pegawai
Periode :
Struktur Data :
Field Type Size
No Numeric 3
NIP Char 18
Nama Teks 12
Jabatan Teks 10
Pangkat Chart 6
Golongan Chart 4
Jumlah Numeric 7

15. Nama arus Data : Data Gaji Pegawai


Alias :-
Bentuk data : Variable / Field
Arus Data : 3.1p – F8 - 4
Penjelasan : Berisi Data Gaji Pegawai
Periode :
Struktur Data :

Field Type Size


No Numeric 3
NIP Char 18
Nama Teks 12
Jabatan Teks 10
Pangkat Chart 6
Golongan Chart 4
45

Jumlah Numeric 7

16. Nama arus Data : Data Uang Lembur


Alias :-
Bentuk data : Dokumen Dasar
Arus Data : c – 3.2p
Penjelasan : Berisi Data Uang Lembur
Periode :
Struktur Data :

Field Type Size


NIP Numeric 18
Nama Teks 12
Jabatan Chart 6
Tanggal Date 4
Kegiatan Teks 12

17. Nama arus Data : Data Uang Lembur


Alias :-
Bentuk data : Variable / Field
Arus Data : 3.2p – F9 - 4
Penjelasan : Berisi Data Uang Lembur
Periode :
Struktur Data :
Field Type Size
NIP Numeric 18
Nama Teks 12
Jabatan Chart 6
46

Tanggal Date 4
Kegiatan Teks 12

18. Nama arus Data : Data Uang Makan


Alias :-
Bentuk data : Dokumen Dasar
Arus Data : c – 3.3p
Penjelasan : Berisi Data Uang Makan
Periode :
Struktur Data :
Field Type Size
No Numeric 3
Nama Teks 12
Jumlah Hari Chart 6
Jumlah Bulan Chart 11
Total Hadir Numeric 6
Jumlah Dibayar Numeric 7

19. Nama arus Data : Data Uang Makan


Alias :-
Bentuk data : Variable / Field
Arus Data : 3.3p – F10 - 4
Penjelasan : Berisi Data Uang Makan
Periode :
Struktur Data :
Field Type Size
No Numeric 3
47

Nama Teks 12
Jumlah Hari Chart 6
Jumlah Bulan Chart 11
Total Hadir Numeric 6
Jumlah Dibayar Numeric 7

20. Nama arus Data : Laporan Status Pegawai


Alias :-
Bentuk data : Variable / Field
Arus Data : 4.1p - d
Penjelasan : Berisi Laporan Stutus Pegawai
Periode :
Struktur Data :
Field Type Size
No_Urut Numeric 3
Nama Teks 18
Jabatan Teks 10
Jumlah Pegawai Char 3

21. Nama arus Data : Laporan Struktur Organisasi


Alias :-
Bentuk data : Variable / Field
Arus Data : 4.2p - d
Penjelasan : Berisi Laporan Struktu Organisasi
Periode :
Struktur Data :
48

Field Type Size


Ketua KPU Teks 12
Anggota KPU 1 Teks 12
Anggota KPU 2 Teks 12
Anggota KPU 3 Teks 12
Anggota KPU 4 Teks 12
Sekretaris Teks 12
Kasubag Program Teks 12
Kasubag Teknis Teks 12
Penyelenggara
Kasubag Hukmas Teks 12
Kasubag Umum dan Logistik Teks 12

22. Nama arus Data : Laporan DUK


Alias :-
Bentuk data : Variable / Field
Arus Data : 4.3p - d
Penjelasan : Berisi Laporan DUK
Periode :
Struktur Data :
Field Type Size
No Numeric 3
NIP Char 18
Nama Teks 12
Tempat Lahir Char 19
Tanggal Lahir Date 8
Jenis Kelamin Teks 9
Umur Chart 7
49

Jabatan Chart 9
Asal Pendidikan Teks 12
Tingkat Pendidikan Teks 9
Tahun Lulus Numeric 4
Pangkat Chart 6
Golongan Chart 4
TMT Date 6
Kenaikan Teks 6

23. Nama arus Data : Laporan Rekapitulasi Absen


Alias :-
Bentuk data : Variable / Field
Arus Data : 4.4p - d
Penjelasan : Berisi Laporan Rekapitulasi Absen
Periode :
Struktur Data :
Field Type Size
Bulan Teks 9
No_Urut Char 3
Nama Teks 12
Tanggal Char 4
Jumlah_Hadir Numeric 3

24. Nama arus Data : Laporan Pembayaran Gaji


Alias :-
Bentuk data : Variable / Field
Arus Data : 4.5p - d
Penjelasan : Berisi Lpaoran Pembayaran Gaji
50

Periode :
Struktur Data :
Field Type Size
No Numeric 3
NIP Char 18
Nama Teks 12
Jabatan Teks 10
Pangkat Chart 6
Golongan Chart 4
Jumlah Numeric 7

25. Nama arus Data : Laporan Uang Lembur


Alias :-
Bentuk data : Variable / Field
Arus Data : 4.6p - d
Penjelasan : Berisi Laporan Uang Lembur
Periode :
Struktur Data :
Field Type Size
NIP Numeric
Nama Teks
Jabatan Chart
Tanggal Date
Kegiatan Teks

26. Nama arus Data : Laporan Uang Makan


Alias :-
Bentuk data : Variable / Field
51

Arus Data : 4.7p - d


Penjelasan : Berisi Laporan Uang Makan
Periode :
Struktur Data :
Field Type Size
No Numeric 3
NIP Char 18
Nama Teks 12
Jabatan Teks 10
Pangkat Chart 6
Golongan Chart 4
Jumlah Numeric 7
52

2.2.4 APORAN HASIL ANALISIS

Hasil analisis Sistem Pengelolaan data Kepegawaian di KPU Kota

Gorontalo yaitu :

a. Analisis Distribusi Pekerjaan

Secara keseluruhan distribusi dan pembagian pekerjaan

telah dilaksanakan secara merata berdasarkan tugas dan

fungsi serta tanggung jawab pegawai sesuai dengan struktur

organisasi

b. Analisis Pengukuran Pekerjaan

Masih ada pekerjaan manual yang di lakukan dalam

pengelolaan data pegawai,yaitu pencarian data-pegawai

yang di perlukan.

c. Analisis Kendala

Dilihat dari kendala yang di hadapi yaitu alokasi waktu

yang di butuhkan dalam hal pencarian dan pengelolaan data

kepegawaian relatif lama.

d. Analisis Dokumen

Dokumen yang di analisis hanyalah kelengkapan data ke

pegawaian dan laporan rekapitulasi absen perbulannya

e. Analisis Laporan
53

Pembuatan Laporan dalam Pengelolaan data kepegawaian

sudah menggunakan komputer,Laporan status

Pegawai,DUK (Daftar Urut Kepangkatan),Struktur

organisasi, dan rekapitulasi absen.

f. Analisis Teknologi

Dalam hal pelaksanaan Pengelolaan data pegawai memang

sudah hampir seluruhnya di lakukan dengan menggunakan

komputer tetapi dalam hal ini masih Ms.Word dan Ms.Exsel

belum terdapat satu sistem yang di khususkan untuk itu.

2.3 USULAN PENGEMBANGAN SISTEM

Berdasarkan Hasil penelitian penyusun selama berada di

KPU Kota Gorontalo, beberapa kendala yang di hadapi yakni

dalam hal pencarian dan pendokumentasian data kepegawaian

masih manual,sehingga di saat data di butuhkan memerlukan

waktu yang lama untuk menemukannya,sehingga efektifitas

pekerjaan terhambat.

Oleh karena itu penyusun memberikan saran berupa usulan

kepada pihak KPU Kota Gorontalo untuk membuat sebuah sistem

Informasi kepegawaian berbasis database, yang bertujuan untuk


54

memaksimalkan serta kelancaran dan efektifitas pekerjaan

khususnya di bagian kepegawaian itu sendiri.dalam hal

pengelolaan data pegawai.

Usulan Sistem Administrasi Kepegawaian Pada KPU Kota

Gorontalo dapat di gambarkan dalam bagan alir sistem sebagai

berikut:
55

MULAI

Input data
Pegawai Input Rekapitulasi
Absen Pegawai /
bulan

Data Pegawai
Data KP4

Rekapitulasi Absen
/ Bulan
Input Status
Pegawai

Pembayaran Uang Makan


Data status Pegawai Pembayaran uang Lembur
DUK (Daftar Urut Kepangkatan)
Struktur Organisasi
Daftar pembayaran Gaji

Daftar Uang Makan


Daftar U ang Lembur
Data status Pegawai
DUK (Daftar Urut Kepangkatan)
Struktur Organisasi
Daftar pembayaran Gaji

MEMBUAT LAPORAN

Lap.Data status Pegawai


Lap. DUK (Daftar Urut Kepangkatan)
Lap. Struktur Organisasi
Lap. Rekapitulasi Absen
Lap. Daftar Uang Makan
Lap. Daftar Uang Lembur
Lap.Daftar Gaji

SELESAI

Gambar 12. Usulan Sistem Administrasi Kepegawaian pada


Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo
56

BAB III
PENUTUP
3.1 KESIMPULAN
Berdasarkan hasil penelitian yang di lakukan selama melaksanakan

magang di KPU Kota Gorontalo khususnya di bagian Administrasi

Kepegawaian maka dapat di simpulkan bahwa pengelolaan administrasi

kepegawaian masih menggunakan sistem manual, dan masih menyimpan

data dalam bentuk dokumen sehingga terjadi penumpukan dan kesulitan

dalam pencarian data. Dan belum adanya satu sistem khusus dalam hal

pengelolaan administrasi Kepegawaian.

3.2 SARAN
Berdasarkan hasil penelitian maka penyusun memberikan saran

pada proses pengelolaan data administrasi kepegawaian yang tadinya

masih di lakukan dengan cara manual dapat dimaksimalkan dengan

menggunakan satu sistem yang khusus di gunakan untuk mengelola

Administrasi Kepegawaian.
57

DAFTAR PUSTAKA

Hartono, Jogiyanto,1999.Analisis & Desain Sistem Informasi :Pendekatan


Teori dan Prsaktek Bisnis. Yogyakarta.Andi

Jurusan Teknik Informatika. 2009 Panduan Magang .Universitas Gorontalo.


Gorontalo

Taha, Iyen Oktaviany & Tuty Sylvia Pieters. 2009. Laporan Hasil Magang :
Sistem Pengadaan Alat Kesehatan (Alkes). Jurusan Teknik
Informatika. Universitas Gorontalo. Gorontalo