Sistem Informasi

Distribusi Sepeda Motor Pada Perusahaan Induk Penjualan

Studi Kasus PT. Surya Timur Sakti Jatim

Project Charter

Version 3.0


Kelompok 7:

Dwi Kartika Rahayu (10410100032)
Muhammad Haris Ginanjar (10410100086)
Kentdra Handiono (10410100082)
Sapta Indra Permana (10410100096)
Sistem Informasi Distribusi Sepeda Motor Pada Perusahaan Induk
Penjualan Studi Kasus PT. Surya Timur Sakti Jatim
Version: 3.0
Project Charter Date: 07-Maret-2014
PC_2014-03-07.docx

Confidential [Maju Mapan], 2014 Page 2 of 10

Revision History

Date Version Description Author
26-Februari-2014 1.0 Draft awal Project Charter
4-Maret-2014 2.0 Perubahan Judul Project Charter
7-Maret-2014 3.0 Revisi Business Case/Need
Revisi Business Objective
Revisi Project Description
Revisi Project Objective & Success
Criteria
Revisi Requirements
Revisi Assumptions
Revisi Project Deliverables
Revisi Summary Milestone
Schedule


Sistem Informasi Distribusi Sepeda Motor Pada Perusahaan Induk
Penjualan Studi Kasus PT. Surya Timur Sakti Jatim
Version: 3.0
Project Charter Date: 07-Maret-2014
PC_2014-03-07.docx

Confidential [Maju Mapan], 2014 Page 3 of 10

Table of Contents
1. Executive Summary 4
2. Project Purpose/Justification 4
2.1 Business Case/Need 4
2.2 Business Objective 4
3. Project Description 5
3.1 Project Objective and Success Criteria 5
3.2 Requirements 5
3.3 Constraints 6
3.4 Assumptions 6
4. Risks 7
5. Project Deliverables 7
6. Summary Milestone Schedule 8
7. Summary Budget 9
8. Project Approval Requirements 9
9. Project Manager 9
10. Authorization 10
Sistem Informasi Distribusi Sepeda Motor Pada Perusahaan Induk
Penjualan Studi Kasus PT. Surya Timur Sakti Jatim
Version: 3.0
Project Charter Date: 07-Maret-2014
PC_2014-03-07.docx

Confidential [Maju Mapan], 2014 Page 4 of 10

Project Charter

1. Executive Summary
PT. Surya Timur Sakti merupakan main dealer di jawa timur dengan pengalaman
bertahun-tahun sebagai main dealer produk motor Yamaha yang mendistribusikan
sepeda motor kepada sub dealer di wilayah jawa timur, kalimantan hingga mataram.
Didirikan di tahun 1974, perusahaan yang semula hanya mempunyai 17 karyawan,
karena semakin berkembangnya perusahaan kini telah memiliki ratusan karyawan.
Dengan visi perusahaan "Menjadi perusahaan penyalur sepeda motor Yamaha
terbaik di Indonesia", perusahaan PT. Surya Timur Sakti Jatim berupaya menjadi dealer
yang terbaik di indonesia.
Pada PT. Surya Timur Sakti Jatim itu sendiri telah memiliki sistem distribusi
sepeda motor, tetapi sistem tersebut masih memerlukan banyak waktu, tenaga, dan
proses yang rumit dalam menyelesaikan sistem tersebut.
Maka dari itu PT. Surya Timur Sakti Jatim menginginkan adanya suatu sistem
informasi Distribusi Sepeda motor (baru) yang dapat meminimalkan kesalahan akibat
human error, dan efektifitas serta efisiensi waktu proses yang ada.


2. Project Purpose/Justification
2.1 Business Case/Need
Proyek ini digagas karena adanya kebutuhan managerial di PT. Surya Timur Sakti
Jatim untuk proses pendistribusian sepeda motor kepada sub dealer. Belum adanya
sistem pendistribusian sepeda motor yang cepat dan sederahana membuat pekerjaan
menjadi berlarut-larut dan lama. Diharapkan dari proyek ini dapat membantu Sistem
Informasi Pendistribusian sepeda motor menjadi lebih efektif dan efisien.

2.2 Business Objective
Adapun proyek ini memiliki beberapa objektif/tujuan sebagai berikut:
1. Membuat sistem informasi distribusi sepeda motor.
2. Mempercepat pendistribusian sepeda motor dari Yamaha pusat yang semula di
lakukan secara manual. Dengan adanya sistem ini maka pendistribusian sepeda
motor menjadi terkomputerisasi.
3. Membantu perusahaan untuk menentukan jumlah sepeda motor yang akan di
distribusikan ke sub dealer secara cepat dan efektif.

Sistem Informasi Distribusi Sepeda Motor Pada Perusahaan Induk
Penjualan Studi Kasus PT. Surya Timur Sakti Jatim
Version: 3.0
Project Charter Date: 07-Maret-2014
PC_2014-03-07.docx

Confidential [Maju Mapan], 2014 Page 5 of 10

3. Project Description
Proyek ini merupakan sistem informasi distribusi sepeda motor yang dapat
membantu bagian distribusi dalam mempermudah mengakses informasi yang mereka
butuhkan, meminimalkan kesalahan akibat human error, dan efektifitas serta efesiensi
waktu proses yang ada. Dengan demikian pendistribusian sepeda motor di PT.Surya
Timur Sakti Jatim dapat berlangsung efektif dan efesien .
3.1 Project Objective and Success Criteria
Proyek sistem informasi distribusi sepeda motor dibuat agar dapat
mempermuda bagian distribusi untuk meminimalkan kesalahan akibat human error, dan
efektifitas serta efesiensi waktu proses yang ada. Oleh sebab itu dibutuhkan kriteria
sukses untuk merealisasikan proyek ini.
Adapun kriteria sukses proyek ini adalah sebagai berikut:
1. Membentuk tim proyek selesai tanggal 19-Februari-2014
2. Survey permasalahan dan kebutuhan selesai 23-Februari-2014.
3. Perancangan dan pembangunan sistem selesai 7-Mei-2014
4. Uji coba dan implementasi selesai 25-Juni-2014

3.2 Requirements
Adapun kebutuhan yang digunakan dalam berjalannya proyek, sebagai berikut :
1. Project Integration:
Mengintegrasikan berbagai elemen dari proyek. Knowledge area ini dipengaruhi dan
mempengaruhi elemen kompetensi lain.
2. Empat Pilar Area Pengetahuan Menuntun Pada Tujuan-Tujuan Proyek Spesifik :
a. Scope:
Mendefinisikan dan mengelola semua pekerjaan yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan proyek dengan baik.
b. Waktu:
Memperkirakan waktu yang dibutuhkan guna menyelesaikan proyek, membuat
jadwal proyek yang wajar dan menjamin ketepatan waktu dalam menyelesaikan
proyek.
c. Biaya:
Persiapan pengelolaan budget yang tersedia untuk proyek.
d. Kualitas:
Sistem Informasi Distribusi Sepeda Motor Pada Perusahaan Induk
Penjualan Studi Kasus PT. Surya Timur Sakti Jatim
Version: 3.0
Project Charter Date: 07-Maret-2014
PC_2014-03-07.docx

Confidential [Maju Mapan], 2014 Page 6 of 10

Menjamin bahwa proyek yang dilakukan akan memuaskan dan memenuhi
kebutuhan yang sudah disepakati sebelumnya.
3. Empat Area Pengetahuan Yang Memfasilitasi Adalah Alat Untuk Mencapai Tujuan-
Tujuan Proyek :
a. Manajemen sumber daya manusia:
Berkaitan dengan efektifitas menggunakan sumber daya manusia yang terlibat
dalam proyek.
b. Komunikasi:
Membuat, mengumpulkan, menyebarkan dan menyimpan informasi proyek.
c. Resiko:
Mengidentifikasi, menganalisis dan merespon resiko-resiko yang berkaitan
dengan proyek yang dikerjakan.
d. Pengadaan:
memperoleh barang-barang dan servis untuk mendukung pelaksanaan proyek
baik dari dalam maupun luar organisasi.

3.3 Constraints
Berdasarkan latar belakang masalah diatas, dirumuskan pembatasan masalah
sebagai berikut:

1. System yang dibahas adalah distribusi sepeda motor
2. Progam yang digunakan menggunakan Microsoft Visual Basic.
3. Database yang digunakan adalah Microsoft SQL Server 2008.

3.4 Assumptions
Berikut ini adalah asumsi sistem informasi distribusi sepeda motor pada
perusahaan induk penjualan PT. Surya Timur Sakti Jatim :

1. Sistem informasi ini dapat membantu memberikan kemudahan dalam
pembagian alokasi sepeda motor kepada sub dealer.

2. Dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi dalam melakukan pendistribusian
sepeda motor.
Sistem Informasi Distribusi Sepeda Motor Pada Perusahaan Induk
Penjualan Studi Kasus PT. Surya Timur Sakti Jatim
Version: 3.0
Project Charter Date: 07-Maret-2014
PC_2014-03-07.docx

Confidential [Maju Mapan], 2014 Page 7 of 10

4. Risks
Berikut ini merupakan risiko yang kemungkinan terjadi pada pengerjaan proyek
sistem informasi distribusi sepeda motor dimana seorang project manager dapat
menentukan apa yang seharusnya dilakukan agar risiko tersebut dapat diminimalisir,
sehingga kemungkinan muncul risiko agar minim atau tidak ada sama sekali. Adapun
risiko yang bisa terjadi, tiga teratas probabilitas dan dampak tertinggi proyek ini adalah :
1. Kesalahan analisa kebutuhan system (Kategori Teknis)
Selama melakukan analisa kebutuhan sistem, terjadi hambatan-hambatan yang
mengakibatkan analisa sistem yang tidak sesuai dengan yang diharapkan oleh pihak
stakeholder. Sering adanya revisi oleh pihak stakeholder saat pengerjaan proyek
menjadi indikasi adanya risiko ini.
2. Informasi Salah (Kategori Human Resource)
Banyaknya informasi yang harus diolah untuk diterapkan dalam proyek
memungkinkan pihak tim proyak dan stakeholder tidak menerima informasi dengan
baik karena berbedanya pemahaman dari masing-masing pihak.
3. Kurangnya Komunikasi (Kategori Human Resource)
Pekerjaan yang dilakukan untuk menyelesaikan proyek sangat kompleks dan rumit,
ketika seluruh anggota tim proyek sibuk dengan pekerjaan masing-masing,
komunikasi menjadi hal yang sangat jarang dilakukan. Hal tersebut dapat berdampak
pada analisa desain dan sistem akhir nantinya.


5. Project Deliverables
Project deriverables yang harus diberikan atau diserahkan setelah berhasil dalam
suatu pencapaian proyek sistem informasi distribusi sepeda motor yang harus dipenuhi
demi kelancaran proyek tersebut yaitu :
1. Dokumen Project Charter
2. Dokumen Project Management Plan
3. Dokumen Scope Management Plan
4. Dokumen Schedule Management Plan
5. Dokumen Cost Management Plan
6. Dokumen Quality Management Plan
7. Dokumen Resource Management Plan
8. Dokumen Risk Management Plan
9. Dokumen Procurement Management Plan
10. Dokumen Communication Management Plan
Sistem Informasi Distribusi Sepeda Motor Pada Perusahaan Induk
Penjualan Studi Kasus PT. Surya Timur Sakti Jatim
Version: 3.0
Project Charter Date: 07-Maret-2014
PC_2014-03-07.docx

Confidential [Maju Mapan], 2014 Page 8 of 10

11. Dokumen SRS
12. Dokumen SAD
6. Summary Milestone Schedule

Summary Milestone Schedule - List key project milestones relative to project start.
No Project Milestone Target Date (dd/mm/yyyy)
1 Pembentukan Tim Proyek
19/02/2014
2 Kick Off Meeting
21/02/2014
3 Analisa Kebutuhan Stakeholder
23/02/2014
4 Rapat Tim Proyek
25/02/2014
5 Pembuatan Project Charter
26/02/2014
6 Pembuatan Software Development Planning
12/03/2014
7 Pembuatan Software Requirement Specification
19/03/2014
8 Pembuatan Software Architecture Document
26/03/2014
9 Test Plan
- Tes Peforma
- Tes Ketahanan Sistem
- Security Sistem
- Akses Sistem

9/04/2014
10/04/2014
11/04/2014
12/04/2014
10 Programmer Plan
23/04/2014
11 Pembuatan Aplikasi
07/05/2014
12 Testing & Implementasi
25/06/2014


Sistem Informasi Distribusi Sepeda Motor Pada Perusahaan Induk
Penjualan Studi Kasus PT. Surya Timur Sakti Jatim
Version: 3.0
Project Charter Date: 07-Maret-2014
PC_2014-03-07.docx

Confidential [Maju Mapan], 2014 Page 9 of 10

7. Summary Budget
No. Project Components Component Cost
1 Gaji Sumber Daya Manusia
4 Orang @1.500.000
6.000.000
2 Biaya Umum (cetak, dokumen, notulen, dll) 400.000
3 Biaya Operasional (survey, rapat, sewa, hardware, dll) 1.500.000
4 Biaya Software 10.000.000

Biaya Proyek 17.900.000


8. Project Approval Requirements
Pengerjaan proyek sistem informasi distribusi sepeda motor pada PT Surya Timur
Sakti Jatim ini dikatakan sukses atau berhasil jika sistem tersebut telah sesuai dengan
rencana persetujuan yang direncanakan pada proyek yang meliputi spesifikasi, waktu
pengerjaan proyek, dan biaya yang dikeluarkan. Dengan proyek yang sudah
direncanakan maka akan berjalan dengan lancer jika tidak maka akan berpengaruh
terhadap pengerjaan proyek dari waktu dan biaya.

9. Project Manager
Pembangunan sistem informasi distribusi sepeda motor ini dimanageri oleh
Sapta Indra Permana. Project Manager bertugas untuk meng-handle, memonitoring,
bertanggung jawab atas semua tugas dalam segala pekerjaan suatu proyek, mulai dari
penjadwalan, komunikasi mengenai proyek baik itu anggota maupun pihak sponsor.
Dalam pengerjaannya, project manager dibantu oleh tim anggota mulai dari system
analyst, system design, dan project administration. Project manager disini juga bertugas
mengkoordinasikan semua kebutuhan proyek, mulai dari sumber daya, anggaran
pengeluran, serta jumlah anggaran yang dialokasikan selama proyek tersebut
dikerjakan. Project manager juga harus memberikan laporan progress setiap satu bulan
sekali, agar pihak sponsor mengetahui sejauh mana perkembangan proyek dan jika ada
suatu ketidaksepakatan atau ketidaksepahaman dapat diselesaikan dengan cepat
sehingga tidak terlalu terganggu dalam masalah waktu dan biaya yang dikeluarkan.


Sistem Informasi Distribusi Sepeda Motor Pada Perusahaan Induk
Penjualan Studi Kasus PT. Surya Timur Sakti Jatim
Version: 3.0
Project Charter Date: 07-Maret-2014
PC_2014-03-07.docx

Confidential [Maju Mapan], 2014 Page 10 of 10

10. Authorization

Proyek ini disetujui oleh:






Drs. Antok Supriyanto, M.MT. Tanggal: 07 Maret 2014