BAB I

PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
PT.Mitra Putra Profitamas Palangkaraya merupakan sebuah badan
usaha yang bergerak dibidang otomotif yang melayani penjualan, perawatan
dan juga penjualan suku cadang (Sales, Service and SparePart). Untuk
mempermudah sistem pelaporan dan juga pembuatan data servis kendaraan,
PT.Mitra Putra Profitamas Palangkaraya menggunakan sebuah sistem resmi
bernama SDMS (Suzuki Dealer Manajemen System). Seperti halnya yang
terjadi dalam divisi perawatan (Service), adanya aplikasi SDMS ini sangat
menguntungkan guna meningkatkan mutu pelayanan yang terdapat pada
PT.Mitra Putra Profitamas Palangkaraya, khususnya dalam proses
pembuatan SPK (Surat Perintah Kerja).
SPK (Surat Perintah Kerja) merupakan salah satu fasilitas pelayanan
yang sangat penting guna dapat terlaksananya kegiatan servis di PT.Mitra
Putra Profitamas Palangkaraya tepatnya di BeRes S (Bengkel Resmi
Suzuki). SPK (Surat Perintah Kerja) merupakan sebuah dokumen yang
dibuat oleh SA (Service Advisor) yang berisi tentang jenis servis atau jenis
pekerjaan yang nantinya akan dikerjakan oleh Foreman dan Teknisinya. Jika
tidak ada SPK (Surat Perintah Kerja), maka Foreman atau Teknisi tidak
memiliki wewenang untuk melakukan servis kepada kendaraan customer.
Selain memiliki banyak keuntungan, aplikasi SDMS juga memiliki
kekurangan yang sangat berpengaruh bagi ke efektifan kerja para karyawan
dan juga kualitas pelayanan bagi customer. Aplikasi SDMS merupakan
sebuah aplikasi yang membutuhkan koneksi internet untuk dapat
dioperasikan. Jika terjadi masalah pada koneksi internet, maka aplikasi
SDMS tidak akan dapat dioperasikan dan mengakibatkan terhambatnya
pekerjaan para karyawan, salah satunya yaitu karyawan yang memiliki tugas
untuk membuat SPK (Surat Perintah Kerja) dan juga membuat faktur
penjualan atau Nota. Karena adanya kendala tersebut, dalam proses
pembuatan faktur penjualan harus menggunakan sistem manual dan
menggunakan kalkulator untuk menjumlahkan harga-harga sparepart dan
juga jasa. Untuk dapat menyelesaikan pembuatan faktur tersebut, tentunya

dapat membutuhkan waktu pengerjaan yang cukup lama dan akan membuat
customer menunggu sehingga pelayanan yang diberikan menjadi kurang
efektif.
Dari adanya faktor penghambat yang telah dijabarkan diatas, dalam
laporan akhir ini akan dibuat sebuah solusi dengan judul Aplikasi Penyedia
Informasi

Servis

dan

Customer

pada

PT.Mitra

Putra

Profitamas

Palangkaraya. Alasan yang menjadikan dibuatnya solusi ini agar PT.Mitra

Putra Profitamas Palangkaraya dapat menggunakan sebuah Aplikasi yang
dapat memberikan kemudahan bagi para karyawan dan berdampak baik bagi
kemaksimalan pelayanan yang diberikan kepada customer. Tidak perlu
bergantung pada jaringan internet untuk dapat mengoperasikan aplikasi ini,
cukup memiliki sebuah database yang lengkap dan tersusun dengan rapi,
dan komputer yang seluruh Microsoft nya telah diInstal menggunakan
Microsoft office 2010.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, rumusan masalah yang dapat
diambil ialah sebagai berikut :
1. Bagaimana cara menerapkan atau menggunakan sistem aplikasi yang
dibuat menggunakan Visual Bassic Application untuk menyajikan data
servis dan data para customer yang lebih terinci dan mudah dipahami ?
2. Apa saja jenis servis yang tersedia pada PT.Mitra Putra Profitamas
Palangkaraya ?
3. Bagaimana proses perhitungan harga yang dibuat dalam faktur
penjualan atau Nota ?
1.3 Batasan Masalah
Untuk menghindari meluasnya topik permasalahan yang telah
dirumuskan,maka Aplikasi Penyedia Informasi Servis dan Customer pada
PT.Mitra Putra Profitamas Palangkaraya akan menentukan beberapa
batasan masalah yang akan menjadi dasar pengembangan sistem aplikasi
ini, beberapa batasan masalah tersebut diantaranya ialah :
1. Sistem Aplikasi yang dibuat merupakan sebuah sistem aplikasi yang
digunakan untuk membuat sistem pelaporan dan juga pembuatan data
servis dan data customer.

2. Sistem aplikasi ini dilengkapi dengan fasilitas untuk dapat langsung

mengetahui berapa harga sparepart yang digunakan untuk memenuhi
servis kendaraan customer.
3. Hasil output dilakukan dengan layar monitor dan print out.
4. Hak akses dapat dilakukan oleh User yang menggunakan (setiap divisi
dapat mengakses sistem aplikasi ini sesuai dengan hak aksesnya
masing-masing).
1.4 Tujuan dan Manfaat
Tujuan dan manfaat dari pembuatan tugas akhir yang berjudul
Aplikasi Penyedia Informasi Servis dan Customer pada PT.Mitra Putra
Profitamas Palangkaraya ialah sebagai berikut :
1.4.1 Tujuan
Adapun tujuan dari pembuatan aplikasi atau sistem ini ialah
membantu user atau para karyawan untuk dapat menyederhanakan proses
pembuatan SPK (Surat Perintah Kerja), mengetahui dengan mudah data
servis dan data customer pada PT.Mitra Putra Profitamas Palangkaraya,
memudahkan hingga masuk ke proses akhir, yaitu pembuatan Faktur
Penjualan atau Nota dan

sebagai syarat kelulusan pada Lembaga

Teknologi Informasi dan Bisnis ELTIBIZ Palangkaraya.

1.4.2 Manfaat
Manfaat yang dirasakan dari pembuatan aplikasi atau sistem baru
ini ialah :
1. Manfaat bagi para karyawan pada divisi servis khususnya, yaitu dapat
mempermudah dalam proses pembuatan SPK (Surat Perintah Kerja),
mengetahui

dengan

mudah

data

servis

dan

data

customer,

pengoperasian aplikasi dapat mudah dipahami, tidak memerlukan

koneksi internet untuk mengoperasikannya, dan dapat lebih efektif
digunakan.
2. Manfaat bagi Customer atau pelanggan yaitu dapat merasakan
pelayanan yang lebih baik dari sebelumnya, tanpa harus menunggu saat
hendak mengambil Faktur Penjualan atau Nota saat melakukan servis
pada PT.Mitra Putra Profitamas Palangkaraya.
1.5 Metode Pengumpulan Data
Metode yang digunakan untuk melakukan pengumpulan data ialah sebagai
berikut :
1. Metode Observasi

Metode Observasi merupakan sebuah metode pengumpulan datadata pengamatan yang berkaitan dengan kasus yang diangkat. Metode ini
sangat efektif digunakan untuk mempelajari sebuah sistem. Dalam
kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) di PT.Mitra Putra Profitamas
Palangkaraya, sangat banyak kesempatan yang diberikan untuk dapat
mengamati dan mempelajari langsung bagaimana proses pembuatan data
servis dan customer hingga menghasilkan sebuah informasi yang mudah
didapat namun hasilnya yang akurat hingga memasuki proses akhir, yaitu
pembuatan faktur penjualan atau Nota Pembayaran.
2. Metode Interview
Metode Interview merupakan metode yang mengharuskan para
peneliti untuk mengumpulkan data melalui proses wawancara kepada
pihak-pihak yang bersangkutan.
3. Sampel
Dalam proses pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan (PKL) di
PT.Mitra Putra Profitamas Palangkaraya, penulis diijinkan untuk
melihat, mengambil atau mengcopy berbagai dokumen yang berkaitan
dengan kasus yang diangkat.
1.6 Waktu dan Tempat PKL
Kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) yang bertempatkan di
PT.Mitra Putra Profitamas Palangkaraya dilaksanakan selama 2 (dua)
bulan, dimulai dari tanggal 01 Juni 2015 hingga 31 Juli 2015. Jam kerja
pada hari senin jumat di mulai pukul 07.30 WIB s/d 15.30 WIB dan
khusus pada hari sabtu, jam kerja dimulai pada pukul 07.30 s/d 13.30
WIB. PT.Mitra Putra Profitams Palangkaraya beralamtkan di Jl.Tjilik
Riwut Km 3,6 No.07 Palangkaraya Kalimantan Tengah, Kode Pos 73112
Telp (0536) 3233311, Fax (0536) 3221906.

BAB II
SEJARAH SINGKAT TEMPAT PKL
2.1 Gambaran Umum
A. Sejarah Singkat PT.Mitra Putra Profitamas Palangkaraya
Pada tahun 1976, PT. Mitra Megah Motor Company didirikan oleh
Bapak Hadji Jaya Halim di Banjarmasin, berlokasi di Jl.Jend A Yani Km 2
No.111 Banjarmasian. Awal mulanya, PT. Mitra Megah Motor Company
merupakan Daeler Mobil Daihatsu yang diresmikan oleh Bapak Mister
Cokrokusumo (Pangdam X Lambung Mangkurat). Selain sebagai dealer
Daihatsu, PT. Mitra Megah Motor Company juga menjadi Daeler VVV
dan Land Rover. Pada tanggal 15 Januari 1982, PT.Mitra Megah Motor
Company mendapat kepercayaan dari PT.Indomobil Niaga Internasional
untuk menjadi Daeler Suzuki wilayah Kalimantan Selatan dan Kalimantan
Tengah dengan predikat 3S (Sales, Service dan Suku Cadang). Pada
tanggal 8 Februari 1989, PT.Mitra Megah Motor Company berubah nama
menjadi PT.Mitra Profitamas. Kemudian pada tanggal 10 Maret 2000
berganti nama lagi menjadi PT. Mitra Megah Profitamas.
Pada 1 Oktober 1994, PT.Mitra Megah Profitamas membuka cabang
baru diwilayah Kalimantan Tengah tepatnya di Palangka Raya dan
kemudian pada 22 Februari 2010 dilakukan peresmian kantor baru untuk
wilayah Kalimantan Tengah menjadi PT. Mitra Putra Profitamas yang
ditunjuk oleh PT. Suzuki Indomobil Sales sebagai Main Daeler Wilayah
Kalimantan Tengah dengan prediksi 3S (Sales, Service dan Suku Cadang).
PT.Mitra Putra Profitamas Palangkaraya merupakan supplier unit
dan suku cadang untuk seluruh cabang perusahaan yang ada diwilayah
kalimantan tengah, cabang-cabang tersebut diantaranya ialah ;
1. PT.Mitra Putra Profitamas cabang Sampit.
2. PT.Mitra Putra Profitamas cabang Pangkalanbun.
3. PT.Mitra Putra Profitamas cabang Muara Teweh.
4. PT.Mitra Putra Profitamas cabang Kapuas.
B. Visi Perusahaan
PT.Mitra Putra Profitamas Palangkaraya memiliki Visi, yaitu
Menjadi perusahaan dan daeler otomotif yang terbaik sebisanya kita,

dimana kita juga dapat memberikan kontribusi yang bermakna dan

menjadi perusahaan yang positif bagi semua orang.
C. Misi Perusahaan
PT.Mitra Putra Profitamas memiliki 2 buah Misi, yaitu :
1. We, as team, strive to fulfil the transportation needs of
individuals and businesses and to make our products and
service conveniently access throughout South and Central
Kalimantan

by

providing

The

Ultimate

Automotive

Experience with undivided attention and high quality service

one person at time.
2. We, as individuals, are committed to keep inspiring one
another to improve each others life by continually reinventing
ourselves to be more effective and efficient problem solvers by
growing together and by making a difference in each other.

D. Struktur Organisasi Divisi Service

Aris Dasimayanto
Service Manager

Service Relation
Officer
Aria
Yunianti,
A.Md

Service Advaisor
Alianor

Foreman

Teknisi

Bintoro

Andi, Ridwan,
Sugeng, Lutvi

Tim 1

Asmaul
Khusna

Dwi
Handoko

Deby Triono

Fauna
Yuniarti

Herry
Rusli.F

Sony Boy.S

Tim 2

Tim 3

Deny
Wahyudi,
Abdul Razak
Novi Adji,
Didik,
Lukman,
Driver
Muliadi

E. Job Description
1. Service Manager
Service Manager memiliki beberapa tugas pokok, yaitu :
a) Menjalin hubungan dan koordinasi yang baik dengan

ATPM

Suzuki.
b) Menjalankan program dan ketentuan yang dibuat oleh ATPM
secara konsisten.
c) Membuat Rencana Kerja dan target bengkel untuk periode 1 tahun
maupun detail per bulan.
d) Memonitor dan memvalidasi aktivitas harian & bulanan bengkel.
e) Membuat program kerja dan menjalin kerjasama yang baik dengan
pihak terkait (asuransi dan vendor) untuk meningkatkan performa
bengkel secara keseluruhan.
f) Menjalin kerjasama dengan BeresS lain untuk pertukaran
informasi yang bersifat teknis maupun non -teknis.
g) Memonitoring dan menggerakan seluruh elemen bengkel agar
melakukan kegiatan service sesuai dengan SQS.
h) Menjamin seluruh fasilitas & peralatan di area pelanggan dan area
bengkel tersedia dengan lengkap dan berfungsi dengan baik.
i) Melakukan koordinasi dengan staf yang ada dibengkel untuk
meningkatkan kerja sama antar bagian dibengkel.
2. Service Advaisor
Service Advisor memiliki beberapa tugas pokok, yaitu :
a) Menangani dan memonitor proses dari reservasi hingga tindak
lanjut pasca service pada pelanggan.
b) Melakukan proses penyambutan
pekerjaan, spare parts, membuat
perbaikan pada pelanggan.
c) Memastikan kondisi fisik

pelanggan,
estimasi

kendaraan

menganalisa

waktu dan biaya

dengan

melakukan

pemeriksaan disekeliling area bodi dan interior kendaraan dengan

mengacu pada standar SQS.
d) Memberi penjelasan kepada pelanggan mengenai pekerjaan yang
akan dilakukan sesuai dengan SQS.
e) Memberi informasi terbaru kepada pelanggan dalam setiap proses
pekerjaan ( Tracking ) minimal 2X setiap proses perbaikan.
f) Menjamin kendaraan selesai dan siap pada waktu yang telah
dijanjikan kepada pelanggan.
3. Service Relation Officer
Service Relation Officer memiliki beberapa tugas pokok, yaitu :

a) Melakukan service reminder dengan menghubungi pelanggan

untuk mengingkatkan jadwal servis berkala dan membuat reservasi
mulai dari saat servis gratis hingga jadwal perawatan berkala
b) Menjalankan Service Retention System (SRS) untuk pelanggan
dari penjualan baru (New car sales) maupun dari pelanggan baru
(Walk-in).
c) Memelihara dan mengupdate database pelanggan dari CRO Sales
dan Service Advisor
d) Melakukan tindak lanjut pasca servis (service follow-up) terkait
dengan masalah pelayanan, dilakukan secara random terhadap
masing masing Service Advisor
e) Menerima keluhan pelanggan yang diterima melalui telepon atau
melalui CRO dan menindaklanjuti ke bagian terkait hingga keluhan
tersebut dapat diatasi
4. Admin Service Advaisor
Admin Service memiliki beberapa tugas pokok, yaitu :
a) Membantu Service Advaisor untuk membuat SPK (Surat Perintah
Kerja).
b) Membantu Service Advaisor menutup SPK (Surat Perintah Kerja).
5. Foreman
Foreman memiliki beberapa tugas pokok, yaitu:
a) Membuat detail diagnosa dan instruksi pekerjaan untuk menangani
masalah yang ada pada kendaraan pelanggan
b) Menangani dan memonitor proses pekerjaan kendaraan pelanggan
sesuai dengan ketentuan Service Quality Standard (SQS)
c) Menganalisa dan memberikan persetujuan suku cadang sesuai
dengan perbaikan kendaraan di dalam Form Permintaan Suku
Cadang dan memberikannya ke staff suku cadang
d) Memeriksa kondisi kendaraan setelah kendaraan selesai diperbaiki
dan memastikan semua pekerjaan telah selesai dikerjakan sesuai
dengan SPK dan tidak terdapat masalah pada kendaraan pelanggan
e) Membantu Service Advisor menangani pelanggan terkait dengan
masalah teknis
6. Mekanik / Teknisi
Mekanik atau Teknisi memiliki beberapa tugas pokok, yaitu :
a) Melaksanakan pekerjaan sesuai dengan surat perintah kerja dan
sesuai dengan intruksi dari Foreman

b) Memasangkan fender cover standar Suzuki dengan ketentuan

service quality standard (SQS) untuk melindungi agar kendaraan
pelanggan tidak rusak / tergores
c) Memastikan kendaraan diserahkan pada proses berikutnya dalam
keadaan bersih dan rapih serta memasukan suku cadang bekas ke
dalam kantong suku cadang

BAB III
DESAIN SISTEM
3.1 Analisis Sitem
Informasi mengenai data service dan data customer
Dalam pembuatan data servis di PT.Mitra Putra Profitamas Palangkaraya,
sudah menggunakan sebuah sistem resmi yang canggih namun cukup rumit
digunakan. Oleh karena itu, pada laporan ini diciptakan sebuah sistem aplikasi
pembuatan data servis yang lebih mudah digunakan dan dapat menghasilkan
sebuah laporan yang mudah dipahami dan hasil yang akurat. Sistem aplikasi
pembuatan data servis ini akan menggunakan Ms.Excel, yang mana dalam sistem
aplikasi ini akan menghasilkan sebuah sistem aplikasi yang lebih modern namun
tetap user friendly.
Berikut adalah perbandingan dari sistem aplikasi yang digunakan oleh
PT.Mitra Putra Profitamas Palangkaraya dengan sistem aplikasi yang baru dibuat :
Keterangan
1
Sistem Aplikasi
(Input Data)

Sistem Lama
2
Sistem aplikasi terlalu rumit

Sistem Baru
3
Sistem aplikasi mudah

digunakan, terlalu bergantung

digunakan, tidak bergantung

pada koneksi internet,

pada koneksi internet, dapat

mengandung banyak sekali

dioperasikan kapan pun, tidak

program-program yang tidak

mengandung berbagai

dipahami dan sering terjadi

program-program yang tidak

system error.

dimengerti, dan terhindar dari

Mengubah atau

Data yang sudah dibuat dan

terjadinya system error.

Data yang sudah dibuat dan

Mengedit Data

masuk ke dalam program jika

masuk ke dalam program

terjadi kesalahan tidak

dapat diubah atau diperbaharui

semuanya dapat diubah atau

dengan mudah.

diperbaharui.
Hapus Data atau Data-data yang sudah dibuat Data-data yang sudah dibuat
Pembatalan

dan masuk kedalam program, dan masuk ke dalam program

Data

tidak dapat dihapus. Jika

dapat dihapus atau dibatalkan
2
3
ingin dihapus atau dibatalkan dengan mudah, tanpa harus

harus mendapat persetujuan melibatkan pihak-pihak lain.

dari berbagai pihak terlebih
dahulu.
3.2 Arsitektur Sistem
Dalam pembuatan Data Servis pada PT.Mitra Putra Profitamas
Palangkaraya, dibutuhkan beberapa komponen, diantaranya ialah Tabel, Formula
dan User Form. Berikut merupakan penjelasan mengenai komponen-komponen
tersebut :
3.2.1

Tabel
Adapun tabel-tabel yang digunakan dalam pembuatan sitem

aplikasi ini ialah :

1) Tabel Database
2)