MAKALAH KELOMPOK

KEGIATAN ON THE JOB TRAINING CALON PEGAWAI

PT. ANGKASA PURA I TAHUN 2015
Bandar Udara Internasional Sultan Aji Muhammad
Sulaiman Sepinggan Balikpapan
Penggunaan Vendor Payment Display System (VPDS)
Sebagai Informasi Posisi Dokumen Pembayaran

OLEH KELOMPOK SEPINGGAN :

FREDDY INDRA KUSWARA

1590111-F

MUSTAFA RAYHAN

1591112-M

HILDA YUWAFI NIKMAH

1592113-H

RIO HAKIM DHARMAWAN

1589114-R

MUHAMMAD FARIDH DJ

1592115-M

PT. ANGKASA PURA I (PERSERO)

2016

KATA PENGANTAR
Syukur alhamdulillah atas segala nikmat, karunia dan kesempatan yang telah dilimpahkanNya sehingga kami dapat menyelesaikan laporan on the job training ini.
Kami menyadari penulisan laporan ini masih jauh dari sempurna, untuk itu segala saran dan
kritik kami terima dengan lapang dada. Dengan selesainya masa OJT ini kami selaku Capeg dan
penulis laporan ini menyampaikan terimakasih yang sebesar-besarnya atas dukungan dan bimbingan
yang telah diberikan oleh rekan-rekan pegawai PT. Angkasa Pura I Kantor Cabang Bandar Udara
Sultan Aji Muhammad Sulaiman Sepinggan Balikpapan.
Melalui kesempatan ini, kami sampaikan ucapan terima kasih kepada yang terhormat:
1. Bapak Pujiono selaku General Manager Bandar UdaraSultan Aji Muhammad Sulaiman
Sepinggan Balikpapan.
2. Bapak Dewa Putu Sudarma selaku Shared Service Departement Head Bandar Udara Sultan Aji
Muhammad Sulaiman Sepinggan Balikpapan.
3. Bapak Kukuh selaku Finance and IT Departement Head Bandar Udara Sultan Aji Muhammad
Sulaiman Sepinggan Balikpapan.
4. Bapak Irwan Salampessy selaku SMS, CS, QM Departement Head Bandar Udara Sultan Aji
Muhammad Sulaiman Sepinggan Balikpapan.
5. Bapak Jarot Handoko selaku Sales Departement Head Bandar Udara Sultan Aji Muhammad
Sulaiman Sepinggan Balikpapan.
6. Bapak Nicodemus Nicolas selaku Airport Operation Departement Head Bandar Udara Sultan Aji
Muhammad Sulaiman Sepinggan Balikpapan.
7. Bapak Dadang Dian Hendiana Airport Readiness Department Head Bandar Udara Sultan Aji
Muhammad Sulaiman Sepinggan Balikpapan.
8. Semua pihak yang telah membantu penyusunan laporan ini, yang tidak dapat kami sebutkan
satu persatu.
Akhir kata, semoga laporan OJT kami dapat bermanfaat bagi pihak-pihak yang
membutuhkan, terimakasih.

BALIKPAPAN, FEBRUARI 2016

PENULIS

PT. AngkasaPura I (Persero)

Page 1

DAFTAR ISI
1. PENDAHULUAN
1.1. LATAR BELAKANG ................................................................................................ 3
1.2. MANFAAT PENULISAN ......................................................................................... 3
2. PEMBAHASAN
2.1. KONDISI SAAT INI ................................................................................................. 4
2.2. KONDISI YANG DIHARAPKAN ............................................................................... 8
3. PENUTUP
3.1. KESIMPULAN ........................................................................................................ 9
3.2. SARAN .................................................................................................................. 9

PT. AngkasaPura I (Persero)

Page 2

1. PENDAHULUAN
1.1. LATAR BELAKANG
Sehubungan dengan proses penerimaan pegawai PT. Angkasa Pura I (Persero)
melalui jalur umum Sarjana Strata 1 dan Diploma 3 yang diadakan pada pertengahan
tahun 2015 lalu, kami selaku calon pegawai belum memahami proses bisnis di PT.
Angkasa Pura I (Persero).
Di dalam dunia kerja, kita selalu mendengar istilah pelatihan kerja (training).
Pelatihan kerja banyak digunakan perusahaan untuk meningkatkan Sumber Daya
Manusia (SDM)-nya. Memiliki karyawan yang berpotensi tidak menjamin bahwa
karyawan tersebut dapat berhasil melakukan pekerjaannya. Karyawan harus
mengetahui dan memahami serta menguasai tugasnya dengan baik sesuai dengan
keinginan perusahaan sehingga tujuan perusahaan tercapai. Guna meningkatkan
potensi kerja karyawan maka perusahaan memerlukan suatu pelatihan kerja bagi
karyawannya. Bermacam-macam metode pelatihan yang dapat digunakan oleh
perusahaan. Salah satu metode yang paling popular sejak lama adalah metode On the
Job Training (OJT).
On the Job Training (OJT) adalah suatu proses yang terorganisasi untuk
meningkatkan keterampilan, pengetahuan, kebiasaan kerja dan sikap karyawan.
Dengan kata lain OJT merupakan metode pelatihan dengan cara pegawai atau calon
pegawai ditempatkan dalam kondisi pekerjaan yang sebenarnya, dibawah bimbingan
dan pengawasan dari pegawai yang telah berpengalaman atau seorang supervisor.
Kegiatan OJT dilakukan berdasarkan Keputusan Direksi dan facsimile dari
Training And Development Department PT. Angkasa Pura I (Persero). Dengan adanya
OJT ini kami mendapat kesempatan untuk mempelajari proses bisnis masing-masing
unit yang ada di PT. Angkasa Pura I (Persero) Kantor Cabang Bandar Udara Sultan Aji
Muhammad Sulaiman Sepinggan Balikpapan.
Calon Pegawai diharapkan mampu memberikan ide-ide atau inovasi untuk
meningkatkan kinerja perusahaan. Salah satunya adalah terkait proses pembayaran
vendor (rekanan) yang telah menyelesaikan pekerjaannya. Kondisi saat ini Vendor
sering mengalami kesulitan untuk mengetahui sampai dimana posisi berkas proses
pembayaran pekerjaan yang telah dilaksanakan. Salah satu upaya vendor yaitu dengan

PT. AngkasaPura I (Persero)

Page 3

cara datang langsung menemui unit kerja terkait hanya untuk menanyakan hal tersebut.
Sehingga diperlukan sistem yang dapat mempermudah vendor mengetahui sampai
dimana berkas untuk proses pembayarannya tersebut. Dengan adanya sistem tersebut
maka akan semakin mengurangi intensitas pertemuan antara Vendor dengan Unit Kerja
terkait.
Oleh karena itu, Laporan ini dibuat guna membantu dan mempermudah dalam
menyelesaikan permasalahan tersebut. Sehingga kami mengambil tema Penggunaan
Vendor Payment Display System (VPDS) Sebagai Informasi Posisi Dokumen
Pembayaran. Sistem ini berfungsi untuk membantu vendor (rekanan) dalam
melakukan pengecekan dokumen atau berkas pembayaran secara mandiri.
Selain berfungsi sebagai alat bantu yang dapat mempermudah rekanan dalam
mengetahui proses perkembangan dokumen pembayaran secara mandiri, sistem ini
juga bisa digunakan untuk membantu dan mempermudah pihak internal (pegawai AP I)
untuk melacak dokumen (tracking dokumen) yang sedang di proses dengan adanya fitur
pencatatan setiap dokumen tersebut masuk ke suatu unit dan keterangan memakan
waktu berapa lama dokumen itu di proses sampai selesai kemudian dikirim atau
diteruskan kembali ke unit terkait lainnya. Tentu nya hal ini mendukung pihak internal
untuk membantu melacak berkas atau dokumen apabila terjadi kehilangan atau dapat
membantu mengetahui berkas tersebut apabila terjadi masalah disuatu unit sehingga
proses memakan waktu yang cukup lama.

1.2. TUJUAN DAN MANFAAT PENULISAN

Adapun tujuan dan manfaat dari Penulisan laporan ini, yaitu :
1.

Membantu calon pegawai untuk mengenal dan beradaptasi dengan lingkungan

kerja serta mampu menyesuaikan diri dengan budaya perusahaan.

2.

Membantu calon pegawai untuk mempelajari program kerja dan proses bisnis di
masing-masing unit yang ada di Kantor Cabang Sultan Aji Muhammad Sulaiman
Sepinggan Balikpapan.

3.

Dengan adanya Vendor Payment Display System (VPDS) diharapkan dapat

Memberikan kontribusi bagi perusahaan dalam hal membantu memberikan
informasi proses pembayaran ke rekanan (vendor) serta mempermudah pihak

PT. AngkasaPura I (Persero)

Page 4

internal (pegawai AP I) dalam melacak posisi dokumen yang sedang diproses guna
meningkatkan kinerja dan produktivitas untuk mencapai Visi dan Misi PT. Angkasa
Pura I (Persero).

PT. AngkasaPura I (Persero)

Page 5

2. PEMBAHASAN
Kegiatan On The Job Training (OJT) di kantor cabang PT. Angkasa Pura I (Persero)
Bandar Udara Sultan Aji Muhammad Sulaiman Sepinggan Balikpapan bertujuan untuk
mempelajari dan memahami setiap proses bisnis di masing-masing unit. Salah satunya
adalah terkait pemberian informasi perkembangan proses dokumen pembayaran pekerjaan
yang telah diselesaikan oleh rekanan (vendor). Oleh karena itu, dalam bab ini akan
dijelaskan kondisi proses bisnis saat ini dan solusi untuk mencapai kondisi yang diharapkan.
2.1.1. KONDISI SAAT INI
Pada saat kegiatan On The Job Training di Airport Readiness Department untuk
mempelajari proses bisnis, kami melihat beberapa rekanan (vendor) yang datang ke kantor.
Menurut penjelasan staff Airport Readiness Department, rekanan datang dengan berbagai
tujuan dan kepentingan, salah satunya adalah menanyakan perihal pembayaran atas
pekerjaan yang telah diselesaikannya. Namun demikian, yang memiliki wewenang dan
mengetahui proses pembayaran adalah accounting & treasury section. Kondisi seperti ini
akan menimbulkan ketidaknyamanan pegawai dalam melakukan pekerjaan, karena akan
mengganggu konsentrasi dan privasi lingkungan kerja di kantor. Apabila kondisi ini terjadi
terus-menerus, maka akan menimbulkan beberapa dampak, antara lain :
1. Adanya indikasi penyalahgunaan wewenang terhadap proses pembayaran pekerjaan
(gratifikasi).
2. Terganggunya pegawai dalam kenyamanan bekerja.
3. Terjadinya pemberian informasi yang tidak valid karena didapat dari berbagai
sumber.
4. Tidak adanya pemberitahuan secara langsung apabila terdapat kekurangan atau
kesalahan dalam penyampaian berkas.
Berdasarkan kondisi tersebut diatas, perlu adanya solusi yang bertujuan mengatasi
permasalahan tersebut. Dengan cara memberikan informasi perkembangan proses
dokumen pembayaran terhadap vendor yang bersifat rahasia tanpa harus datang dan
menemui pihak keuangan atau unit teknis.

PT. AngkasaPura I (Persero)

Page 6

2.1.2. KONDISI YANG DIHARAPKAN

Dalam upaya membantu mempermudah menentukan posisi dokumen dan
pemberian informasi kepada rekanan mengenai perkembangan proses dokumen
pembayaran, maka kami memberikan solusi yaitu sebuah sistem bernama Vendor
Payment Display System (VPDS) berbasis Web yang terintegrasi dengan SAP.
VPDS adalah sebuah sistem yang berfungsi untuk memberikan informasi posisi
dokumen (berkas) pembayaran, mulai dari berkas pemeriksaan unit teknis, proses verifikasi
dan validasi berkas di unit keuangan sampai dengan proses pembayaran ke rekanan.
Tampilan sistem akan mengadopsi dari prosedur pembayaran yang telah ada, dimana setiap
proses akan menjadi informasi posisi dokumen.
PROSEDUR PEMBAYARAN PEKERJAAN VENDOR
UNIT TEKNIS

GENERAL MANAGER

FINANCE & IT DEP HEAD

TREASURY SEC HEAD

Mulai

ACC SEC HEAD

Berkas pembayaran

Apakah > 50
Juta ?

Disposisi Berkas
Pembayaran

Persetujuan
permohonan
pembayaran

Berkas
pekerjaan

Berkas pembayaran

Ya

Tax Officer menerima

Berkas pembayaran

Melakukan Verifikasi
kelengkapan Voucher
Pengeluaran

Verifikasi Dokumen
Faktur Pajak

Surat pembayaran dari Unit ST,

Surat pembayaran dari
Vendor,
kuitansi asli bermaterai,
faktur pajak,
RAB Pengadaan Barang,
Memo pengadaan Barang,
Berita acara pelelangan
pengadaan barang dari
PRSH,
Surat penawaran permintaan
harga dari PRSH ke Vendor
Surat penawaran harga
vendor ke PRSH
Berita acara negoisasi harga
Surat penunjukan pemenang
BAPBJ
Lembar Purchase Order dan
lembar goods receipt

Tidak

Berkas pembayaran

Revisi

Melakukan perhitungan
Pajak

Tidak

Berkas
pembayaran

Koreksi ?

Ya

Gambar 2.1. Flowchart Prosedur Pembayaran Pekerjaan Vendor.

PT. AngkasaPura I (Persero)

Page 7

UNIT TEKNIS

GENERAL MANAGER

FINANCE & IT DEP HEAD

TREASURY SEC HEAD

ACC SEC HEAD

Budget Planning & Control

Aggaran Cek Anggaran dan
release anggaran

Melakukan
Koordinasi

Tersedia

Memastikan kode GL
Account dan Cost Center

Melakukan
otorisasi
pembayaran

Menerima otorisasi
untuk pembayaran

Pembayaran

Melakukan Jurnal entry ke

sistem SAP

Melakukan verifikasi dan

pencatatan dengan
menandatangani voucher
pengeluaran kas

Selesai

Gambar 2.1. Flowchart Prosedur Pembayaran Pekerjaan Vendor (lanjutan).

Penjelasan Alur proses pembayaran pekerjaan vendor sesuai Prosedur Mutu yaitu sebagai
berikut:
1.

Finance & IT Department Head menerima Disposisi General Manager (pengadaan

diatas 50 juta rupiah) mengenai pemrosesan permohonan pembayaran pengadaan
barang beserta kelengkapan berkas dokumen.

2.

Finance & IT Department Head menyerahkan berkas permohonan pembayaran untuk

dilakukan verifikasi perhitungan pajak ke Treasury Section Head.

3.

Treasury Section Head menerima berkas permohonan pembayaran ke Tax Officer.

4.

Tax Officer melakukan perhitungan pajak sesuai ketentuan, apakah telah sesuai?

Jika ya

: diteruskan ke Accounting Section Head, dilanjutkan ke langkah 2.

Jika tidak

: dikembalikan ke Unit ST untuk perbaikan berkas, kembali ke

langkah 1.

PT. AngkasaPura I (Persero)

Page 8

5.

Accounting section head menyerahkan voucher pengeluaran kas/ pembayaranuntuk

dilakukan verifikasi data kepada Financial accounting officer.

6.

Financial accounting officer melakukan verifikasi kelengkapan voucher pengeluaran

kas/`pembayaran berupa Surat Pengantar Permohonan Pembayaran dari Unit ST,
Surat Permohonan Pembayaran dari Vendor, Invoice, Kuitansi Asli Bermaterai, Faktur
Pajak, RAB Pengadaan Barang, Memo Pengadaan Barang, Berita Acara Pelelangan
Pengadaan Barang dari PRSH, Surat Permintaan Penawaran Harga dari PRSH ke
Vendor, Surat Penawaran Harga dari Vendor ke PRSH, Berita Acara Negosiasi Harga,
Surat Penunjukan Pemenang, BAPBJ, Lembar Purchase Order dan lembar goods
receipt dana Surat Persetujuan General Manager (untuk pemrosesan pembayaran
transaksi lebih dari 50 juta kecuali yang menyangkut kesejahteraan pegawai).

Jika lengkap: voucher pengeluaran kas/ pembayaran diteruskan ke Budget

planning & control officer untuk diproses lanjut, dilanjutkan ke langkah 7.

Jika tidak lengkap: voucher pengeluaran kas/ pembayaran dikembalikan kepada

unit ST, dilanjutkan ke langkah 1.

7.

Budget planning & control officer memeriksa ketersediaan anggaran dengan membuka
report budget pada SAP dengan t-code ZFI_R025.

Jika tersedia: Budget planning & control officer memastikan kode GL Account dan
cost center untuk selanjutnya diserahkan ke Financial accounting officer (lanjut
langkah 8).

Jika tidak tersedia: Budget planning & control officer berkoordinasi dengan unit
ST, (dilanjutkan ke langkah 1).

8.

Financial accounting officer melakukan pencatatan jurnal transaksi ke dalam sistem

SAP dengan T-Code FB60 dan mencantumkan nomor dokumen selanjutnya diserahkan
ke Accounting section head.

9.

Accounting section head memeriksa hasil pencatatan dan verifikasi voucher

pengeluaran kas/ pembayaran apakah telah sesuai:

Jika sesuai: Accounting section head melakukan otorisasi verifikasi dan pencatatan
dengan menandatangani voucher pengeluaran kas (lanjut langkah 10).

Jika tidak sesuai: Accounting section head mengembalikan berkas kepada

Financial accounting officer (kembali pada langkah 8).

PT. AngkasaPura I (Persero)

Page 9

10. Accounting section head meneruskan voucher pengeluaran kas/ pembayarankepada

Finance & IT Department Head untuk diotorisasi.
Dari hasil prosedur pembayaran yang sudah ada, system VPDS akan mengambil
informasi proses dokumen mulai dari pemberian berkas oleh vendor kepada unit teknis
yaitu pemeriksaan dan pengesahan dokumen, kemudian diteruskan ke Finance &
Accounting Section untuk dilakukan verifikasi,

validasi dan persetujuan dokumen,

selanjutnya Treasury Section untuk memproses perpajakan serta pembuatan voucher

pembayaran. Seluruh proses yang dijalankan termasuk transaksi yang dilakukan terintegrasi
dengan SAP yang kemudian akan diambil sebagai data untuk dijadikan informasi pada
sistem VPDS.
Dari proses yang dilakukan oleh masing-masing unit terkait, VPDS akan mengambil
dan memproses data yang kemudian akan ditampilkan sesuai dengan kebutuhan rekanan
untuk mengetahui posisi dokumen seperti per tanggal proses sejak dokumen masuk dari
unit satu ke unit lain, status dokumen, dan lain-lain. Rekanan dapat login ke dalam sistem
dengan akun yang telah dibuat pada saat vendor ditunjuk sebagai pemenang. Sistem ini juga
berfungsi untuk melakukan tracking posisi dokumen, mengetahui keterangan apabila
dokumen terlalu lama diproses dan dapat digunakan sebagai kontrol kinerja setiap unit.
Adapun Flow Vendor Payment Display Sistem adalah sebagai berikut
FLOW VENDOR PAYMENT DISPLAY SYSTEM

REKANAN

4
OUT PUT
VPDS

DEP HEAD

SISTEM VENDOR
PAYMENT DISPLAY
SISTEM

1
TREASURY
SECTION

UNIT ACC
SECTION

UNIT TEKNIS

DOKUMEN
TAGIHAN

Gambar 2.2. flowchart VPDS (Vendor Payment Display System).

PT. AngkasaPura I (Persero)

Page 10

Penjelasan alur yang digunakan pada Vendor Payment Display System (VPDS) yaitu sebagai
berikut:
1.

Disposisi Dokumen Tagihan.

Dari permintaan pembayaran oleh rekanan yang diberikan ke Unit teknis
Accounting section Treasury secion.

2.

Proses yang dilalui pada masing-masing unit akan diambil oleh sistem VPDS sebagai
data untuk mengolah informasi.
Setiap perkembangan pergerakan dokumen akan terintegrasi dengan Vendor
Payment Display Sistem.

3.

Pengelolaan data sesuai format sistem VPDS yang akan dijadikan informasi (output).
Data input akan diolah sesuai format yang mendukung informasi posisi dokumen
saat ini, mulai dari dokumen masuk ke suatu unit, proses yang dilakukan di unit
tersebut, pencatatan per tanggal proses mulai masuk sampai selesai pada unit
terkait, serta informasi kelengkapan dokumen administrasi.

4.

Data telah diolah di sistem VPDS dan menjadi output berupa informasi dokumen.
Akan mendapat informasi posisi dokumen, data user SAP dan kendala yang terjadi
apabila proses dokumen terlalu lama, kesalahan atau kekurangan dokumen sebagai
informasi kepada rekanan.

5.

Data dapat dilihat oleh pihak internal (Pegawai AP I) dengan tujuan untuk
mengetahui posisi dokumen yang sedang diproses dan sebagai kontrol kinerja unit
terkait. User yang dapat melihat adalah yang memiliki hak akses sebagai Department
Head di setiap unit.

6.

Sistem VPDS memberikan data sebagai informasi kepada rekanan.

Rekanan akan mendapat informasi yaitu posisi dokumen terupdate, proses yang
sedang dilakukan dan informasi tentang kelengkapan berkas administrasi.
Diharapkan dengan diterapkannya Vendor Payment Display System (VPDS) akan

mengoptimalkan kinerja menjadi lebih efektif dan efisien sesuai tujuan utamanya, antara
lain :
Mempermudah interaksi antara Vendor dengan Pihak yang berkepentingan dalam
mengetahui proses dokumen pembayaran.

PT. AngkasaPura I (Persero)

Page 11

 Terdapat konsistensi kewajiban kita terhadap Vendor yang bisa dituangkan dalam
kontrak.
Dengan adanya sistem ini diharapkan dapat mengurangi dan mencegah adanya
gratifikasi.
Dengan adanya sistem ini user dapat melakukan kontrol pekerjaan yang berhubungan
dengan berkas administrasi di masing-masing unit.
Dengan adanya sistem ini rekanan dapat melihat proses perkembangan dokumen
pembayaran secara mandiri (online).

PT. AngkasaPura I (Persero)

Page 12

3. PENUTUP
3.1. KESIMPULAN
Kesimpulan yang dapat diambil dari pembuatan Makalah Kelompok kegiatan On The
Job Training (OJT) calon pegawai PT. Angkasa Pura I (Persero) tahun 2015, antara lain :
1.

Kami mendapat kesempatan untuk mempelajari proses bisnis masing-masing unit di

PT. Angkasa Pura I Kantor Cabang Bandar Udara Sultan Aji Muhammad Sulaiman
Sepinggan Balikpapan.

2.

Kami mendapat kesempatan untuk mengenal dan beradaptasi dengan lingkungan

kerja serta menyesuaikan diri dengan budaya perusahaan.

3.

Kegiatan On The Job Training (OJT) memfasilitasi kami untuk dapat memberikan ideide atau inovasi dan dapat berkontribusi guna meningkatkan kinerja di PT. Angkasa
Pura I (Persero).

3.2. SARAN
Saran yang dapat diberikan dari pembuatan Makalah Kelompok kegiatan On The Job
Training (OJT) Calon Pegawai PT. Angkasa Pura I (Persero) tahun 2015, antara lain :
1.

Perlu meningkatkan produktivitas dan saling berkoordinasi antar unit kerja, agar
terlaksana kelancaran program kerja dan tercapainya target yang telah
direncanakan, sehingga dapat mewujudkan Nilai Budaya S-A-T-U PT. Angkasa Pura
I (Persero).

2.

Kami menyarankan dengan adanya sistem V-PDS diharapkan dapat mempermudah

vendor dalam mengetahui proses dokumen pembayaran.

3.

Penggunaan sistem VPDS dapat dimanfaatkan sebagai kontrol kinerja guna

meningkatkan motivasi kerja agar lebih efektif dan efisien.

PT. AngkasaPura I (Persero)

Page 13