MAKALAH LOMBA INOVASI

PT. ANGKASA PURA I (PERSERO)

PENERAPAN
E-TRACKING DOKUMEN PEMBAYARAN
DI
KANTOR CABANG BANDARA
SULTAN AJI MUHAMMAD SULAIMAN SEPINGGAN - BALIKPAPAN

Disusun Oleh:

1. Anggara Prabawa Saputro (NIP: 9570009-A)

2. Iwan Risdianto (NIP: 9777061-I)
3. Elly Hildawati (NIP: 9778065-E)
4. Wira Sakti Pranata (NIP: 1487199-W)
5. Selly Rosita Sari (OS)

PT. ANGKASA PURA I (PERSERO)

BANDAR UDARA SULTAN AJI MUHAMMAD SULAIMAN SEPINGGAN
BALIKPAPAN
2016
 KATA PENGANTAR

Dengan mengucapkan syukur Alhamdulillah atas kehadirat Allah SWT yang telah
melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya sehingga atas izin-Nya kami dapat
menyelesaikan makalah ini.
Makalah ini disusun dalam rangka memperlancar administrasi pembayaran dan
dalam rangka mencapai kepuasan vendor di PT. Angkasa Pura I (Persero), dengan
mengambil judul “E-Tracking Dokumen Pembayaran di Kantor Cabang Bandara
Sultan Aji Muhammad Sulaiman Sepinggan - Balikpapan”. Adapun maksud dan
tujuan pengambilan judul tersebut adalah sejalan dengan lingkup tugas penulis
pada Bidang Teknologi Informasi. Penyelesaian makalah ini tidak terlepas dari
bantuan berbagai pihak baik berupa tenaga, doa, moril, ilmu pengetahuan serta
bahan-bahan referensi. Ucapan terima kasih kami sampaikan kepada :
1. Bapak Pujiono selaku General Manager.
2. Bapak Kukuh selaku Finance & IT Departement Head & Pemberi ide.
3. Bapak Wida Budi Pramono selaku IT Section Head yang selalu memberikan
dukungan, ilmu, konsep serta bimbingan apapun yang menyangkut
knowledge selama pengerjaan proposal ini.
4. Bapak Iwan Risdianto sebagai pembimbing dalam penyelesaian makalah ini.
5. Bapak Anggara Prabawa Saputro sebagai pembimbing dari sisi teknis.
6. Ibu Elly Hildawati sebagai end-user aplikasi atas saran yang digunakan untuk
pengembangan aplikasi E-Tracking Dokumen Pembayaran.
7. Teman-teman On Job Training Tahun 2015 yang membantu menyampaikan
ide dan beberapa masukan untuk terselesaikannya makalah ini
8. Tim IT Balikpapan yang telah berjuang bersama - sama dalam pembuatan E-
Tracking Dokumen Pembayaran pembayaran ini hingga sistem ini dapat
diselesaikan sesuai waktu yang ditetapkan.

Kami menyadari sepenuhnya bahwa dalam penulisan proposal ini dapat masih
terdapat banyak kekurangan baik dalam teknik penulisan atau adanya kekeliruan
dalam penulisan kata. Atas kekurangan-kekurangan ini tim mengharapkan kritik
dan saran yang membangun guna penyempurnaan makalah ini.

ii
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL................................................................................................................ i
KATA PENGANTAR............................................................................................................... ii
DAFTAR ISI.......................................................................................................................... iii
DAFTAR TABEL ....................................................................................................................iv
BAB I .................................................................................................................................... 1
PENDAHULUAN ................................................................................................................... 1
1.1. LATAR BELAKANG INOVASI ......................................................................................... 1
1.2. TUJUAN INOVASI .......................................................................................................... 2
1.3 RUANG LINGKUP INOVASI............................................................................................. 3
1.4 RUMUSAN MASALAH .................................................................................................... 3
BAB II ................................................................................................................................... 5
LANDASAN TEORI ................................................................................................................ 5
2.1 SISTEM PEMBAYARAN .................................................................................................. 5
2.2 WEBSITE ........................................................................................................................ 6
2.3 INTRANET ...................................................................................................................... 7
BAB III .................................................................................................................................. 9
PEMBAHASAN ..................................................................................................................... 9
3.1. KONDISI SEBELUM DILAKUKAN INOVASI ..................................................................... 9
3.2. OPPORTUNITIES ........................................................................................................... 9
3.3. CHALLENGES .............................................................................................................. 10
3.4. MANFAAT INOVASI .................................................................................................... 11
3.5. KEY ENABLERS ............................................................................................................ 12
3.6. PENGARUH INOVASI TERHADAP KINERJA BANDARA ................................................ 13
BAB IV................................................................................................................................ 17
KESIMPULAN DAN SARAN ................................................................................................. 17
4.1.KESIMPULAN ............................................................................................................... 17
4.2. SARAN ........................................................................................................................ 17
DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................................. 19

iii
 DAFTAR TABEL

Tabel 3.6.1 Tabel Sebelum Menggunakan E-tracking Dokumen ........................ 14

Tabel 3.6.2 Tabel Sesudah Menggunakan E-tracking Dokumen.......................... 15

iv
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1. LATAR BELAKANG INOVASI

PT Angkasa Pura I (Persero) merupakan salah satu Badan Usaha Milik

Negara (BUMN) di sektor perhubungan yang bergerak di bidang pelayanan jasa
kebandarudaraan. Sebagai pelopor perusahaan pelayanan jasa kebandarudaraan
yang bersifat komersial di Indonesia. Pengelolaan dan pengusahaan bandar
udara yang dilakukan Perusahaan meliputi kegiatan pegusahaan,
pengembangan, dan pemanfaatan bandar udara secara optimal dan inovatif.
Hingga saat ini, Perusahaan mengelola 13 bandar udara utama di kawasan
tengah dan kawasan timur Indonesia, yaitu: Ngurah Rai – Bali, Juanda –
Surabaya, Sultan Hasanuddin – Makassar, Sultan Aji Muhammad Sulaiman
Sepinggan – Balikpapan, Frans Kaisiepo – Biak, Sam Ratulangi –Manado,
Adisumarmo – Surakarta , Adisutjipto – Yogyakarta, Syamsudin Noor –
Banjarmasin, Ahmad Yani – Semarang, Pattimura – Ambon, Lombok Praya –
Lombok, El Tari – Kupang.
Dalam melaksanakan seluruh kegiatan pengelolaan dan pengusahaan
bandar udara, Perusahaan selalu berpedoman pada visi Perusahaan, yaitu
“Menjadi salah satu dari 10 perusahaan pengelola bandar udara terbaik di Asia”
dan misi Perusahaan, adalah:
1. Meningkatkan nilai pemangku kepentingan.
2. Menjadi mitra pemerintah dan pendorong pertumbuhan ekonomi.
3. Mengusahakan jasa kebandarudaraan melalui pelayanan prima yang
memenuhi standar keamanan, keselamatan dan kenyamanan.
4. Meningkatkan daya saing perusahaan melalui kreatifitas dan inovasi.
5. Memberikan kontribusi positif terhadap lingkungan hidup.

Menunjuk dan mengutip bahwa PT. Angkasa Pura I (Persero) merupakan

Perusahaan yang mmengedepankan pelayanan, maka sisi administratif dan

1
kepuasan tidak akan lepas dari fungsi relasi dan rekanan atau vendor. Vendor
adalah salah satu komponen penting dalam sisi administrasi di PT. Angkasa Pura I
(Persero) dimana vendor menunjang segala kebutuhan barang maupun jasa yang
ada di PT.Angkasa Pura Airport karena itulah keberadaan sangatlah penting.
Pada tahun 2016 PT. Angkasa Pura I (Persero) Kantor cabang Bandar
Udara Sultan Aji Muhammad Sulaiman dilakukan survey kepuasan vendor dan
dengan hasil yang tidak memuaskan yaitu mendapatkan raport merah. Lamanya
proses pembayaran dan belum adanya media bagi vendor (rekanan) untuk
mengetahui tindak lanjut dari dokumen pembayaran mereka dinilai sebagai
pemicu raport merah proses pembayaran dalam survey kepuasan vendor.

1.2. TUJUAN INOVASI

Vendor dan Rekanan merupakan salah satu komponen penting dalam

melancarkan proses bisnis yang berjalan di Perusahaan karena dengan adanya
rekanan atau vendor, PT. Angkasa Pura I (Persero) bisa dimudahkan dalam
pengadaan barang, perbaikan fasilitas dan pemenuhan infrastruktur Bandar
Udara. Dari pernyataan tersebut, maka sebagai BUMN, PT. Angkasa Pura I
(Persero) merasa harus memberikan sisi kenyamanan dan keamanan serta
kelancaran untuk rekanan atau vendor yang telah membantu serta memberikan
sumber daya di operasional PT. Angkasa Pura I (Persero).
Salah satu faktor yang menentukan kepuasan vendor yang berada di
PT.Angkasa Pura I (Persero) Kantor Cabang Bandar Udara Sultan Aji Muhammad
Sulaiman Sepinggan Balikpapan adalah proses pembayaran. Oleh karena itu,
untuk memenuhi ekspektasi vendor dari sisi kelancaran pembayaran dibuatlah
sebuah aplikasi untuk memonitoring perpindahan dokumen yang merupakan
berkas pembayaran dari vendor, sehingga vendor merasa nyaman dengan
mengetahui alur perpindahan dokumen pembayaran dari awal pertama kali
dokumen masuk sampai dilakukan pembayaran.
Selain itu, tujuan dari inovasi ini adalah untuk memenuhi ekspektasi dari
PT. Angkasa Pura I (Persero) Kantor Cabang Bandara SAMS Sepinggan Balikpapan

2
dari sisi penilaian dan kepuasan vendor untuk segi administratif pembayaran,
karena fungsi pembayaran kepada vendor sangat riskan dan melalui proses yang
tidak sebentar. Untuk mencapai kepuasan vendor, aplikasi tersebut dibangun
dan dikembangkan sehingga bukan tidak mungkin bisa dicapai hasil maksimal
karena aplikasi ini bisa menentukan dimana dokumen berada dan kelengkapan
apa yang harus dilengkapi oleh vendor untuk percepatan proses pembayaran
pekerjaan.

1.3 RUANG LINGKUP INOVASI

Inovasi ini dibangun karena berfungsi sebagai alat bantu yang dapat
mempermudah vendor (rekanan) dalam mengetahui proses perkembangan
dokumen pembayaran secara mandiri, sistem ini juga bisa digunakan untuk
membantu dan mempermudah pihak internal (pegawai AP I) untuk melacak
dokumen (tracking dokumen) yang sedang di proses. Adanya fitur pencatatan
setiap dokumen saat masuk ke suatu unit dan adanya keterangan waktu yang
menunjukkan berapa lama dokumen itu di proses sampai selesai, diteruskan ke
unit terkait lainnya. Tentu nya hal ini mendukung pihak internal untuk
membantu melacak dokumen pembayaran apabila terjadi kehilangan atau dapat
membantu mengetahui dokumen pembayaran tersebut apabila terjadi masalah
disuatu unit yang selama ini prosesnya memakan waktu yang cukup lama.

1.4 RUMUSAN MASALAH

Permasalahan yang ada di PT.Angkasa pura I (Persero) Cabang Bandara

Sultan Aji Muhammad Sulaiman Sepinggan Balikpapan adalah tidak adanya suatu
sistem monitoring dokumen pembayaran yang dapat diakses oleh seluruh unit
untuk melihat posisi dokumen pembayaran oleh vendor, kesimpang-siuran posisi
dokumen pembayaran dan keterlambatan informasi yang di terima vendor
apabila terdapat kesalahan dalam dokumen pembayaran, menjadi alasan untuk
membuat aplikasi E-Tracking Dokumen Pembayaran Pembayaran Berbasis Web

3
di PT.Angkasa Pura I Bandar Udara Sultan Aji Muhammad Sulaiman Sepinggan
Balikpapan
Adapun permasalahan yang timbul karena tidak adanya aplikasi monitoring
dokumen sebagai berikut:
 Pengiriman dokumen pembayaran masih tercatat manual sehingga ada
fungsi saling mencari bahkan mungkin saling meyalahkan antar unit.
 Belum terdigitalisasinya pencatatan dokumen sehingga vendor tidak
mengetahui posisi dokumen pembayaran berada dimana dan kapan
realisasi pembayaran.
 Tidak ada standarisasi waktu transisi dokumen antar unit.

Dari permasalahan diatas didapatkan batasan masalah yang dimaksud di

sub-point ini adalah sebagai berikut:
 Penerapan aplikasi ini untuk sementara hanya di lingkungan Kantor
Cabang Bandara Sultan Aji Muhammad Sulaiman, Sepinggan –
Balikpapan.
 Penginputan pertama dilakukan bagian Arsip (Communication & Legal
Section) dengan penginputan tanggal agenda yang merupakan agenda
arsip perusahaan.
 User yang dialokasikan berjumlah 6 user yaitu arsip, gm, sekretaris,
finance, treasury, dan administrator.
 Fungsi admin, arsip dan treasury sebagai admin utama, vendor hanya
mempunyai fungsi melihat display saja.

4
 BAB II
LANDASAN TEORI

2.1 SISTEM PEMBAYARAN

Sistem pembayaran adalah sistem yang mencakup seperangkat aturan,

lembaga dan mekanisme yang digunakan untuk melaksanakan pemindahan dana
guna memenuhi suatu kewajiban yang timbul dari suatu kegiatan ekonomi.
Sistem Pembayaran merupakan sistem yang berkaitan dengan pemindahan
sejumlah nilai uang dari satu pihak ke pihak lain. Media yang digunakan untuk
pemindahan nilai uang tersebut sangat beragam, mulai dari penggunaan alat
pembayaran yang sederhana sampai pada penggunaan sistem yang kompleks
dan melibatkan berbagai lembaga berikut aturan mainnya. Kewenangan
mengatur dan menjaga kelancaran sistem pembayaran di Indonesia dilaksanakan
oleh Bank Indonesia yang dituangkan dalam Undang Undang Bank Indonesia.
Dalam menjalankan mandat tersebut, Bank Indonesia mengacu pada empat
prinsip kebijakan sistem pembayaran, yakni keamanan, efisiensi, kesetaraan
akses dan perlindungan konsumen.
 Aman berarti segala risiko dalam sistem pembayaran seperti risiko
likuiditas, risiko kredit, risiko fraud harus dapat dikelola dan dimitigasi
dengan baik oleh setiap penyelenggaraan sistem pembayaran.
 Prinsip efisiensi menekankan bahwa penyelanggaran sistem pembayaran
harus dapat digunakan secara luas sehingga biaya yang ditanggung
masyarakat akan lebih murah karena meningkatnya skala ekonomi.
 Kemudian prinsip kesetaraan akses yang mengandung arti bahwa Bank
Indonesia tidak menginginkan adanya praktik monopoli pada
penyelenggaraan suatu sistem yang dapat menghambat pemain lain
untuk masuk.
 Terakhir adalah kewajiban seluruh penyelenggara sistem pembayaran
untuk memperhatikan aspek-aspek perlindungan konsumen.

5
 Sementara itu dalam kaitannya sebagai lembaga yang melakukan
pengedaran uang, kelancaran sistem pembayaran diejawantahkan dengan
terjaganya jumlah uang tunai yang beredar di masyarakat dan dalam kondisi
yang layak edar atau biasa disebut clean money policy.
Secara garis besar Sistem pembayaran dibagi menjadi dua jenis, yaitu Sistem
pembayaran tunai dan Sistem pembayaran non-tunai. Perbedaan mendasar dari
kedua jenis sistem pembayaran tersebut terletak pada instrumen yang
digunakan. Pada sistem pembayaran tunai instrumen yang digunakan berupa
uang kartal, yaitu uang dalam bentuk fisik uang kertas dan uang logam,
sedangkan pada sistem pembayaran non-tunai instrumen yang digunakan
berupa Alat pembayaran menggunakan kartu (APMK), Cek, Bilyet Giro, Nota
Debit, maupun uang elektronik.

2.2 WEBSITE

Situs web (bahasa Inggris: website) adalah suatu halaman web yang saling
berhubungan yang umumnya berada pada peladen yang sama berisikan
kumpulan informasi yang disediakan secara perorangan, kelompok, atau
organisasi.[1] Sebuah situs web biasanya ditempatkan setidaknya pada sebuah
server web yang dapat diakses melalui jaringan seperti Internet, ataupun
jaringan wilayah lokal (LAN) melalui alamat Internet yang dikenali sebagai URL.
Gabungan atas semua situs yang dapat diakses publik di Internet disebut pula
sebagai World Wide Web atau lebih dikenal dengan singkatan WWW. Meskipun
setidaknya halaman beranda situs Internet umumnya dapat diakses publik secara
bebas, pada praktiknya tidak semua situs memberikan kebebasan bagi publik
untuk mengaksesnya, beberapa situs web mewajibkan pengunjung untuk
melakukan pendaftaran sebagai anggota, atau bahkan meminta pembayaran
untuk dapat menjadi aggota untuk dapat mengakses isi yang terdapat dalam
situs web tersebut, misalnya situs-situs yang menampilkan pornografi, situs-situs
berita, layanan surel (e-mail), dan lain-lain. Pembatasan-pembatasan ini

6
umumnya dilakukan karena alasan keamanan, menghormati privasi, atau karena
tujuan komersial tertentu.
Sebuah halaman web merupakan berkas yang ditulis sebagai berkas teks
biasa (plain text) yang diatur dan dikombinasikan sedemikian rupa dengan
instruksi-instruksi berbasis HTML atau XHTML, kadang-kadang pula disisipi
dengan sekelumit bahasa skrip. Berkas tersebut kemudian diterjemahkan oleh
peramban web dan ditampilkan seperti layaknya sebuah halaman pada monitor
komputer.
Halaman-halaman web tersebut diakses oleh pengguna melalui protokol
komunikasi jaringan yang disebut sebagai HTTP, sebagai tambahan untuk
meningkatkan aspek keamanan dan aspek privasi yang lebih baik, situs web
dapat pula mengimplementasikan mekanisme pengaksesan melalui protokol
HTTPS.

2.3 INTRANET

Intranet adalah sebuah jaringan privat (private network) yang menggunakan

protokol-protokol Internet (TCP/IP), untuk membagi informasi rahasia
perusahaan atau operasi dalam perusahaan tersebut kepada karyawannya.
Intranet digunakan untuk membantu alat dan aplikasi, misalnya kolaborasi dalam
kerja sama (untuk memfasilitasi bekerja dalam kelompok dan telekonferensi)
atau direktori perusahaan yang sudah canggih, penjualan dan alat manajemen
hubungan dengan pelanggan, manajemen proyek dll, untuk memajukan
produktivitas. Kebutuhan intranet didorong oleh beberapa tekanan teknologi
yaitu :

 Intranet menjadi alat bantu untuk meningkatkan perkembangan dan

pertumbuhan produk industri.
 Intranet lebih meningkatkan tanggapan terhadap keluhan dan kebutuhan
pelanggannya.
 Intranet mampu menurunkan biaya atas kebutuhan informasi kolaborasi,
workflow, dan enterprise connectivity.

7
  Intranet mendapat banyak keuntungan karena adanya dukungan world
wide web yang memungkinkan penggunaan yang luas karena digunakan
masyarakat luas yang menggunakan internet.

Intranet juga digunakan sebagai budaya perusahaan perubahan platform.

Sebagai contoh, sejumlah besar karyawan membahas isu-isu kunci dalam aplikasi
forum intranet dapat menyebabkan ide-ide baru dalam manajemen,
produktivitas, kualitas, dan isu-isu perusahaan lainnya.
Dalam intranet yang besar, lalu lintas situs web seringkali sama dengan lalu
lintas situs Web publik dan dapat dipahami dengan lebih baik dengan
menggunakan software web metrik untuk melacak aktivitas secara keseluruhan.
Survei pengguna juga meningkatkan efektivitas situs intranet. Bisnis yang lebih
besar memungkinkan pengguna dalam intranet mereka untuk mengakses
internet publik melalui server firewall. Mereka memiliki kemampuan menangani
pesan yang datang dan pergi serta menjaga keamanan yang utuh.

8
 BAB III
PEMBAHASAN

3.1. KONDISI SEBELUM DILAKUKAN INOVASI

Dalam kegiatan administrasi, khususnya pembayaran terhadap vendor

selama ini apabila vendor yang telah menyerahkan dokumen pembayaran,
mereka tidak mengetahui secara pasti posisi terakhir dokumen pembayaran yang
telah mereka ajukan. Permasalahan yang terjadi dari sisi vendor adalah
menimbulkan kekhawatiran akan hilangnya berkas yang telah dikirimkan untuk
proses pembayaran atas pekerjaan yang telah dilakukan.
Dengan hal tersebut di atas, vendor dalam mencari posisi dokumen
pembayaran tersebut adalah vendor selalu hilir mudik di dalam ruang kerja
gedung administrasi yang tentunya akan mengganggu kenyamanan pegawai dan
memberikan prasangka yang tidak baik antar department. Selain itu, dengan
vendor yang bingung dalam mencari berkas pembayaran tersebut, maka
memungkinkan terjadinya saling menyalahkan antar department terlebih lagi
bagian keuangan karena selalu menjadi pusat perhatian pada saat proses
dokumen pembayaran.

3.2. OPPORTUNITIES

Berdasarkan permasalahan dari kondisi tersebut, maka sesuai dengan

arahan dan ide dari Finance & IT Department Head (Bpk. Kukuh), disusunlah
sebuah proyek untuk mengatasi permasalahan yang ada pada internal tersebut.
Proyek tersebut mengimplementasi sebuah solusi untuk menyelesaikan
permasalahan sering terjadinya miskomunikasi antar departemen terkait
dokumen pembayaran. Proyek tersebut dinamakan E-Tracking Dokumen
Pembayaran dengan fungsi utama yaitu untuk mengetahui posisi dokumen
pembayaran terakhir berada dimana dan sebagai informasi kepada vendor
tentang posisi dokumen pembayaran tersebut.

9
3.3. CHALLENGES

Dengan adanya aplikasi E-Tracking Dokumen Pembayaran, diharapkan bisa

menurunkan resiko kehilangan dokumen pembayaran serta bisa meningkatkan
hasil survey kepuasan Vendor sehingga bisa meningkatkan kredibilitas dan
transparansi terhadap alur dokumen berjalan serta percepatan proses verifikasi
dokumen pembayaran dan memangkas proses pembayaran yang terkesan lama.
Tetapi dari implementasi aplikasi E-Tracking Dokumen Pembayaran, masih
terdapat banyak keterbatasan dan untuk pengembangan aplikasi tersebut,
sebagai tantangan maka bisa dikembangkan antara lain:

 Aplikasi E-Tracking Dokumen Pembayaran bisa diakses dari mana saja

oleh vendor tanpa harus datang ke gedung administrasi PT. Angkasa Pura
I (Persero).
 Aplikasi E-Tracking Dokumen Pembayaran bisa memberikan notifikasi
(email atau sms) kepada Vendor dan Unit terkait (Unit ST, Pihak Pengirim
Dokumen, Pihak Penerima Dokumen) dan penambahan status
terverifikasi di Unit Finance.
 Aplikasi E-Tracking Dokumen Pembayaran bisa terintegrasi dengan E-
Procurement.
 Aplikasi E-Tracking Dokumen Pembayaran bisa diakses oleh vendor
dengan user tertentu yang bersifat privacy.
 Aplikasi E-tracking harus mempunyai ketetapan batasan waktu dokumen
pembayaran.

Dari beberapa tantangan di atas, yang menjadi sasaran utama dalam

tantangan adalah jika aplikasi E-Tracking Dokumen Pembayaran bisa
diimplementasikan di seluruh cabang PT. Angkasa Pura I (Persero), karena
setelah terimplementasi di Kantor Cabang Bandara SAMS Sepinggan Balikpapan,
dengan survey kepuasan pelanggan berikutnya didapatkan hasil yang Sangat
Memuaskan dari sisi Vendor.

10
3.4. MANFAAT INOVASI

Dengan terimplementasinya aplikasi E-Tracking Dokumen Pembayaran di

Kantor Cabang Bandara SAMS Sepinggan Balikpapan, didapatkan beberapa
manfaat dua arah dari sisi Perusahaan dan sisi Vendor antara lain:

a. Sisi Perusahaan
 Mendisiplinkan para penerima berkas dan lebih bertanggung
jawab dalam pengelolaan berkas tanpa adanya anak emas dalam
percepatan proses pembayaran.
 Memberikan tambahan ketelitian dengan kelengkapan berkas.
 Dapat mengetahui posisi terakhir berkas dan siapa penanggung
jawab di unit tersebut.
 Tidak ada kecurigaan dari pihak luar bahwa ada analogi meng-
anak emas-kan vendor tertentu.
 Dengan adanya aplikasi ini, bisa dilakukan perhitungan
standarisasi waktu penyelesaian pembayaran yang nantinya bisa
dijadikan patokan dalam menentukan standarisasi waktu proses
pembayaran pekerjaan.

b. Sisi Vendor
 Mengetahui dengan jelas dimana posisi berkas pembayaran
berada.
 Mengetahui kekurangan yang harus dilengkapi dari berkas
pembayaran tersebut.
 Mengetahui proses dan alur perpindahan dokumen pembayaran
serta jangka waktu pemasukan dokumen sampai pembayaran
pekerjaan.

11
3.5. KEY ENABLERS

Alur proses bisnis jalannya sistem dalam E-Tracking Dokumen Pembayaran

pembayaran adalah dokumen pembayaran yang telah diverifikasi unit ST masuk
ke bagian arsip (Shared Service Department) lalu diteruskan ke General Manager
untuk memohon persetujuan dan memperoleh disposisi untuk kemudian
dilanjutkan dengan pendistribusian dokumen pembayaran ke unit keuangan
dengan tujuan mendapat persetujuan pembayaran dari Finance & IT Department
Head, verifikasi pajak dan kontrol anggaran untuk kemudian dilanjutkan ke unit
treasury dan diproses pembayaran. Dalam sistem ini setiap log perpindahan akan
ter – record di sistem.
Kebutuhan fungsional untuk menjalankan sistem bisa dikategorikan sebagai
berikut:
 Lingkungan Sistem
Sistem harus mendapatkan informasi reservasi dari database seperti
(nomor surat, asal surat, perihal, tanggal surat, tanggal agenda, waktu
kirim, posisi surat).
 Manajemen User
o Arsip menjadi user awal alur dokumen pembayaran dimulai
o User lain hanya untuk fungsi submit dengan tujuan yang telah
ditentukan
o Hak akses untuk verifikasi hanya dilakukan oleh administrator.
 Manajemen Master Data
o Penyimpanan data master ada di Database.
o Setiap user harus memasukkan data untuk disimpan di data master
o Kategori data master minimal harus mencakup kebutuhan data
nomor surat,asal surat, perihal, tanggal surat, tanggal agenda,
waktu kirim, posisi surat.

12
  Manajemen Tracking Dokumen
o Aktivitas yang berhubungan dengan tracking harus dapat mencakup
kebutuhan penambahan, perpindahan dokumen, pengarsipan,
penghapusan dokumen terbayar.
o Dokumen pembayaran yang telah diarsipkan (sudah terbayar) akan
terhapus dalam sistem.
o Fungsi untuk pengubahan dan pembatalan harus dilakukan oleh
user administrator.
 Manajemen Report
o Report bisa dieksport dalam bentuk csv
o Hanya bisa dilakukan oleh administrator

3.6. PENGARUH INOVASI TERHADAP KINERJA BANDARA

Dengan terimplementasinya aplikasi E-Tracking Dokumen Pembayaran,

pengaruh yang bisa didapatkan dari kinerja di Lingkungan Kantor Cabang
Bandara SAMS Sepinggan Balikpapan terpusat pada pelaksanaan administrasi
dan alur dokumen pembayaran di gedung administrasi, dengan beberapa
manfaat yang bisa dijabarkan adalah sebagai berikut:

 Mendapatkan hasil memuaskan dari penilaian vendor dan dibuktikan

dengan hasil Survey Kepuasan Vendor (sesuai dengan lampiran pada
halaman 27-32).
 Tidak ada lagi vendor yang berhilir mudik di ruangan kerja Kantor
Cabang Bandara SAMS Sepinggan Balikpapan.
 Tidak ada kekhawatiran dari Vendor terkait keberadaan berkas
pembayaran dan kehilangan berkas.
 Meningkatkan tanggung jawab dalam pengelolaan berkas dan
meningkatkan koordinasi antar departemen dan percepatan waktu
pembayaran sesuai dengan berkas dan kelengkapan dari vendor.

13
 Tabel Sebelum Menggunakan E-tracking Dokumen

No Nama Nama Masuk Surat Surat Masuk

Posisi masuk Jangka
Pekerjaan Vendor bagian Arsip ke FinanceTreasury Waktu
Untuk Proses
pembayaran
1 Sewa MurniPT. Dwi 02 Desember 04 Desember 18 Desember 16 Hari
Komputer Tunggal 2015 2015 2015
Bulan Agustus Pratama
2015 Mandiri
2 Pemeliharaan PT. Etika 08 Desember 11 Desember 23 Desember 15 Hari
Peralatan Jaya 2015 2015 2015
Mekanikal & Permata
Air Oktober Mulia
2015
3 Pengadaan PT. Maryuni 27 November 07 Desember 30 Desember 33 Hari
Kursi Tunggu Barokah 2015 2015 2015
Tanpa Lengan Abadi
4 Pengadaan CV. Dua 09 November 16 19 November 10 Hari
Kertas Bersaudara 2015 November 2015
Telstruck / 2015
Thermal Paper
5 Rekonstruksi PT. Surya 2 November 3 November 29 Desember 57 Hari
Taxiway Apron Sarana 2015 2015 2015
dari Flexibel Sentosa
Pavement
Tabel 3.6.1 Tabel Sebelum Menggunakan E-tracking Dokumen

14
Tabel Setelah Menggunakan E-tracking Dokumen Pembayaran

Nama Nama Masuk Surat Posisi masuk Jangka

No Pekerjaan Vendor Surat Masuk ke Treasury Waktu
bagian Finance Untuk Proses
Arsip pembayaran
1 Permohonan CV.Sendang 18 Juli 19 Juli 27 Juli 2016 9 Hari
Pembayaran Suwani Jaya 2016 2016
Pure it
2 Permohonan CV.Dua 18 Juli 19 Juli 26 Juli 2016 9 Hari
Pembayaran Bersaudara 2016 2016
Perbaikan
Transformator
3 Permohonan PT.Lintasarta 25 Agustus 29 Agustus 30 Agustus 5 Hari
Pembayaran 2016 2016 2016
Sewa Internet
4 Permohonan PT.Dwi 14 14 16 2 Hari
Pembayaran Tunggal September September September
sewa Pratama 2016 2016 2016
komputer Mandiri
5 Permohonan CV.Alfa 26 26 30 4 Hari
Pembayaran Sejahtera September September September
Smoking Area 2016 2016 2016
Tabel 3.6.2 Tabel Setelah Menggunakan E-tracking Dokumen

15
 -- Halaman ini sengaja dikosongkan --

16
 BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN

4.1.KESIMPULAN
Dari penerapan E-Tracking Dokumen Pembayaran Pembayaran ini
didapatkan kesimpulan:
 E-Tracking Dokumen Pembayaran dapat menangani masalah dokumen
pembayaran.
 Data dokumen pembayaran sudah terorganisir dan terintegrasi dalam
satu database serta aplikasi sudah dapat diakses oleh semua unit dalam
satu jaringan local area network.
 E-Tracking Dokumen Pembayaran sudah bisa diakses melalui website
PT. Angkasa Pura I (Persero) Cabang Bandara Sultan Aji Muhammad
Sulaiman Sepinggan – Balikpapan.
 E-Tracking Dokumen juga sudah bisa diakses melalui Aplikasi Mobile
untuk Android Mobile.

4.2. SARAN
Saran yang bisa diterapkan dalam penerapan E-Tracking Dokumen
Pembayaran Pembayaran adalah sebagai berikut:
 Kelengkapan dengan alert notifikasi sesuai user yang login.
 Diharapkan aplikasi ini tidak hanya diterapkan ke dokumen pembayaran
melainkan semua surat yang masuk ke gedung administrasi Kantor
Cabang Bandar Udara Sultan Aji Muhammad Sulaiman Sepinggan.
 Pengembangan dalam memonitoring perpindahan dokumen dalam
ruang lingkup antar unit.
 Perlu adanya peraturan dari Perusahaan yang mengatur standarisasi
proses pembayaran yang ada di lingkungan PT. Angkasa Pura I
(Persero).
 Diharapkan bisa digunakan diseluruh Kantor Cabang PT. Angkasa Pura 1
(Persero).

17
 --Halaman ini sengaja dikosongkan --

18
DAFTAR PUSTAKA

[1] Website http://thekicker96.wordpress.com/pengertian-database/ diakses

pada tanggal 18 April 2016.
[2] Website http://inamayladin.blogspot.co.id/2013/11/pengertian-dokumen-
dokumentasi.html diakses pada tanggal 18 April 2016
[3] Website https://id.wikipedia.org/wiki/Intranet diakses pada tanggal 10
Oktober 2016
[4] Website http://handsware.blogspot.com/2014/04/pengertian-perbedaan-
internet-dan-intranet.html diakses pada tanggal 11 Oktober 2016
[5] Website http://www.angkasapura1.co.id diakses pada 11 Oktober 2016
[6] Website http://fids.sepinggan-airport.com/tracking/ diakses pada tanggal 11
Oktober 2016
[7] Website https://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_pembayaran diakses pada
tanggal 11 Oktober 2016
[8] Website https://id.wikipedia.org/wiki/Situs_web diakses pada tanggal 11
Oktober 2016
[9] Website https://id.wikipedia.org/wiki/Intranet diakses pada tanggal 11
Oktober 2016

19
 --Halaman ini sengaja dikosongkan --

20
LAMPIRAN

BISNIS PROSES E-TRACKING DOKUMEN PEMBAYARAN PEMBAYARAN

ALUR SYSTEM E-TRACKING DOKUMEN PEMBAYARAN

ALUR SYSTEM E-TRACKING DOKUMEN

USER ARSIP USER GM USER SEKRETARIS USER FINANCE USER TREASURY

START TERIMA DATA TERIMA DATA TERIMA DATA TERIMA DATA

DARI USER DARI USER DARI USER DARI USER
ARSIP ARSIP ARSIP FINANCE

HALAMAN
LOGIN
TERIMA PROSES
DISPOSISI TTD PROSES
TIDAK VERIFIKASI PEMBUATAN
BERKAS DOKUMEN
PEMBAYARAN
LOGIN
KIRIM DATA TIDAK
KE USER ARSIP
YA KIRIM DATA
SESUAI?
KE USER ARSIP
HALAMAN
TAMBAH
DATA YA
PROSES SAP

TTD
PEJABAT
INPUT
DATA

TRANSFER
KIRIM DATA VENDOR
KE USER
SIMPAN DATA TREASURY

KIRIM DATA
KE USER GM FINISH

TERIMA DATA
DARI USER GM

KIRIM DATA
KE SEKRETARIS

TERIMA DATA
DARI USER
SEKRETARIS

KIRIM DATA
KE FINANCE
DFD (DATA FLOW DIAGRAM)
SCREENSHOT TAMPILAN APLIKASI

Halaman awal aplikasi

Gambar Halaman awal aplikasi

Halaman awal Login sebagai admin

Gambar Halaman awal login sebagai admin

Halaman tambah data

Gambar Form tambah data

Setelah tambah data dilakukan, langkah selanjutnya adalah menginfokan ke
sekretaris GM untuk menerima dokument, agar diteruskan ke Bapak General
Manager untuk persetujuan & disposisi.
Jika Login sebagai Sekretaris GM tampilan Halaman Awal akan seperti ini:

Gambar Halaman awal login sebagai sekretaris gm

Halaman Disposisi dari General Manager

Gambar Halaman disposisi dari General Manager

Langkah selanjutnya adalah menginformasikan ke Arsip untuk langsung
didistribusikan

Gambar Halaman Arsip untuk Bagi (distribusi) dokumen

Selanjutnya arsip menginformasikan ke sekretaris unit teknis untuk meminta

paraf department head. Jika Login Sebagai Sekretaris Berikut tampilannya:

Gambar Halaman Awal login Sekretaris

Halaman status surat yang diserahkan apabila telah di paraf oleh Department
Head untuk diserahkan kembali ke arsip untuk di distribusikan kembali

Gambar Halaman kirim surat dengan login sekretaris

Langkah selanjutnya adalah arsip membagikan kembali dokumen sesuai dengan

disposisi hingga akhirnya selesai dan di distribusikan ke Finance & IT Department.
Berikut adalah tampilan halaman awal menggunakan login finance

Gambar Halaman awal login Finance

Apabila telah selesai seluruh verifikasi berkas pembayaran lalu dikirimkan ke
bagian treasury dengan tampilan seperti berikut

Gambar Halaman kirim ke bagian treasury login finance

Apabila telah melakukan proses pembayaran, treasurysection harus

mengarsipkan data dan menghapus data dari tampilan displa. Berikut halaman
login awal menggunakan user treasury, treasury juga bertindak sebagai admin.

Gambar Halaman awal login treasury

Halaman arsip data

Gambar Halaman arsip data

Setelah klik checkbox arsip lalu pilih button menu arsip maka akan muncul
halaman seperti berikut dan data telah tersimpan

Gambar Halaman setelah data ter arsip ke database

Langkah selanjutnya adalah hapus data dari display, berikut tampilan
halamannya

Gambar Halaman hapus data dari display

Gambar Halaman laporan yang telah di ekspor

TESTIMONI VENDOR SETELAH PENGAPLIKASIAN E-TRACKING
DOKUMEN PEMBAYARAN
AKSES E-TRACKING MELALUI WEBSITE www.sepinggan-airport.com

AKSES E-TRACKING MELALUI APLIKASI MOBILE (ANDROID ONLY)

Gambar Data Statistik Penggunaan dan User Download E-tracking
Mobile
DOWNLOAD APLIKASI E-TRACKING DOKUMEN PEMBAYARAN
(ANDROID ONLY)

-- end of document --