HASIL LAPORAN PENDIDIKAN SISTEM GANDA (PSG)

TATA PERSURATAN DAN PENGELOLAAN KEARSIPAN

PADA INSTANSI POLRES TANGGAMUS

DISUSUN SEBAGAI SALAH SATU SYARAT UNTUK MENGIKUTI

UJIAN SEKOLAH (US) AN UJIAN KOPETENSI KEJURUAN (UKK)
PADA SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK)
BUMI NUSANTARA WONOSOBO

DISUSUN OLEH

NAMA : AMARA AYU SAPUTRI

NIS : 4287
JURUSAN : OTOMATISASI TATA KELOLA
PERKANTORAN (OTKP)
 LAPORAN
HASIL LAPORAN PENDIDIKAN SISTEM GANDA (PSG)
TATA PERSURATAN DAN PENGELOLAAN KEARSIPAN
PADA INSTANSI POLRES TANGGAMUS

DISUSUN OLEH

NAMA : AMARA AYU SAPUTRI

NIS : 4287
JURUSAN : OTOMATISASI TATA KELOLA
PERKANTORAN (OTKP)

YAYASAN PENDIDIKAN BUMI NUSANTARA

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK) BUMI NUSANTARA
KECAMATAN WONOSOBO KABUPATEN TANGGAMUS
2023

i
 HALAMAN PERSETUJUAN

Laporan Pendidikan Sistem Ganda (PSG) Ini Telah Diperiksa Dan Disetujui Pada:

Hari/Tanggal :
Tempat : SMK BUMI NUSANTARA
Judul Laporan : LAPORAN PENDIDIKAN SISTEM GANDA (PSG)
Penyusun : AMARA AYU SAPUTRI

Menyetujui,
Pembimbing Instansi Pembimbing Sekolah

IPTU JUNAIDI, S.H SUHARYONO

ii
 HALAMAN PENGESAHAN

Laporan Pendidikan Sistem Ganda (PSG) Ini Telah Di Setujui Dan Disahkan Pada:

Hari/Tanggal :
Tempat : SMK BUMI NUSANTARA WONOSOBO
Judul Laporan : LAPORAN PENDIDIKAN SISTEM GANDA (PSG)
PADA INSTANSI SAT INTELKAM POLRES TANGGAMUS
Penyusun : AMARA AYU SAPUTRI

Menyetujui,

Kepala Jurusan Penguji

Otomatisasi Tata Kelola Perkantoran

SUTINEM, S.Pd .................................

Mengetahui,
Kepala SMK Bumi Nusantara

MAD SURAHMAN, S.Pd

iii
 HALAMAN PERSEMBAHAN

Laporan ini kami tulis dengan singkat dan jelas dan laporan ini berisi tentang
pengalaman yang pernah kami ikuti selama kami melaksanakan kegiatan
Pendidikan Sistem Ganda (PSG) maka dengan ini buku laporan kami
persembahkan kepada :
1. Ayah dan Ibunda tercinta yang telah mendukung kami secara material dan
seperitual, serta yang senantiasa mendoakan untuk keberhasilan.
2. Bapak MAD SURAHMAN, S.Pd Selaku Kepala Sekolah SMK Bumi
Nusantara Wonosobo.
3. Bapak AKBP SISWARA HADI CANDRA, S.IK Selaku Kapolres Tanggamus.
4. Bapak SUHARYONO Selaku pembimbing Sekolah SMK Bumi Nusantara
Wonosobo.
5. Bapak IPTU JUNAIDI S.H Selaku Kasat Intelkam Polres Tanggamus.
6. Bapak dan Ibu Anggota, Staf Polres Tanggamus yang telah membimbing kami
selama masa Prakerin.
7. Teman-teman yang telah memberikan motivasi kepada kami.

iv
 MOTTO
“Diam Ku Lebih Berarti Daripada Kata-Kata Yang Tak Bermakna”

v
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kami panjatkan kehadiran Tuhan Yang Maha Esa. Karena atas
perkenaanya kami dapat menyelesaikan laporan Pendidikan Sistem Ganda (PSG) yang
kami buat pada instansi Sat Intelkam Polres Tanggamus.
Tujuan Pendidikan Sistem Ganda (PSG) ini dimaksud supaya siswa dapat mengerti
gambaran cara Kerja dilapangan. Pendidikan Sistem Ganda (PSG) ini juga termasuk syarat
kelulusan ujian akhir sekolah (UAS) dan ujian akhir Nasional (UAN) bagi siswa siswi
SMK. Pendidikan Sistem Ganda (PSG) ini merupakan suatu tugas yang harus diselesaikan
dengan sebaik-baiknya dan bisa menyelesaikan atau menyajikan suatu laporan dari instansi
tersebut.
Ucapan terimakasih kami sampaikan kepada Bapak dan Ibu pembimbing instansi Sat
Intelkam Polres Tanggamus yang telah memberikan bimbingan kepada kami, sehingga
kami dapat menyelesaikan Pendidikan Sistem Ganda (PSG) dengan sebaik-baiknya. Tidak
lupa kami ucapkan terimakasih kepada Anggota dan Staf Sat Intelkam Polres Tanggamus.
Kami menyadari bahwa dalam penyusunan Laporan Pendidikan Sistem Ganda (PSG) ini
tidak lepasdari kesalahan dan kekurangan, sehubungan dengan hal tersebut segala kritik
dan saran yang bersifat membangun selalu kami nantikan demi kebaikan dan
penyempurnaan laporan ini dimasa yang akan datang. Akhir kata kami berharap semoga
laporan ini dapat bermanfaat bagi yang membacanya.

Wonosobo, April 2023

Penulis

AMARA AYU SAPUTRI

vi
 DAFTAR ISI
Halaman Judul.........................................................................................................i
Halaman Persetujuan...............................................................................................ii
Halaman Pengesahan...............................................................................................iii
Halaman Persembahan............................................................................................iv
Halaman Motto........................................................................................................v
Halaman Kata Pengantar.........................................................................................vi
Halaman Daftar Isi..................................................................................................vii
BAB I. PENDAHULUAN
1.1 Pengertian Pendidikan Sistem Ganda (PSG)............................8
1.2. Tujuan dan Manfaat Pendidikan Sistem Ganda (PSG).............8
1.2.1. Tujuan...........................................................................8
1.2.2. Manfaat.........................................................................8
1.3. Metode Penyusunan Laporan .....................................................8
1.4 Tujuan Penulisan Laporan Psg.............................................9
BAB II. PELAKSANAAN PSG
2.1. Sejarah Umum Instansi............................................................10
2.2. Visi dan Misi Instansi..............................................................10
2.3. Struktur Organisasi Instansi....................................................10
2.4. Tata Tertib Kerja Instansi.......................................................11
2.5. Waktu dan Tempat..................................................................11
2.6. Tahap Kerja.............................................................................11
2.7. Faktor Pendukung...................................................................11
2.8. Faktor Penghambat PSG.........................................................11
2.9. Proses Pelaksanaan PSG.........................................................11

vii
BAB III. PEMBAHASAN
3.1. Penanganan Surat Masuk..........................................................12
3.2. Penanganan Surat Keluar..........................................................13
3.3 Prosedur Penyimpanan dan penemuan Kembali Arsip.............15
BAB IV. PENUTUP
4.1. Kesimpulan................................................................................18
4.2. Saran..........................................................................................18
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN-LAMPIRAN

vii
 BAB 1
PENDAHULUAN

1.1 Pengertian Pendidikan Sistem Ganda (PSG)

Pendidikan Sistem Ganda (PSG) merupakan kurikulum pendidikan Sekolah
Menengah Kejuruan yang mendukung kegiatan belajar Siswa melalui kegiatan
praktek kerja secara langsung didunia kerja sesuai dengan program Studi tertentu
untuk mencapai keahlian kerja sebagai bekal untuk secara profesional.
Untuk mewujudkan tujuan tersebut maka diterapkan suatu sistem pendidikan yang
dikenal dengan istilah “(Pendidikan Sistem Ganda (PSG))”. Sistem ini merupakan
suatu bentuk penyelengaraan pendidikan keahlian profesional yang memadukan
secara sistematik dan sinkron antara program pendidikan disekolah dan program
pemuasan keahlian memalui kegiatan bekerja secara langsung dan terarah untuk
mencapai tingkat keahlian tertentu. Dimana kegiatan tersebut hanya dapat dibetuk
melalui tiga unsur utama yaitu ilmu pengetahuan, teknik dan kiat. Ilmu pengetahuan
dan teknik dapat dipelajari dan dikuasai kapan dan dimana saja kita berada,
sedangkan kiat tidak dapat diajarkan tetapi dikuasai memlalui proses mengajarkan
langsung pekerjaan pada bidang profesi itu sendiri.

1.2 Tujuan Dan Manfaat Pendidikan Sistem Ganda (PSG)

1.2.1 Tujuan

a. Membekali siswa siswi dengan pengalaman dalam dunia kerja sebagai

persiapan guna menyesuaikan diri dalam dunia kerja nyata dalam
masyarakat.
b. Meningkatkan efesien proses pendidikan dan peatihan tenaga kerja yang
berkualitas profesional.
c. Memperkokoh “LINK AND MATCH” keterikatan dan kepedauan antara
sekolah dengan dunia kerja.
d. Membentuk mental siswa siswi agar mempunyai jiwa pekerja keras.
e. Menambah pengetahuan siswa siswi dimasing-masing bidangya
f. Mendorong siswa siswi untuk bekerja dan berkarya.

1
 1.2.2 Manfaat

a. Meningkatkan, memperluas dan menetapkan keterampilan yang

membantu kemampuan siswa sebagai bekal untuk memasuki lapangan
kerja yang sesuai dengan program studi yang dipilihnya.
b. Menumbuh kembangkan dan menetapkan sifat profesional yang
diperlukan siswa untuk memasuki lapangan kerja sesuai dengan bidangya.
c. Meningkatkan pengenalan siswa siswi pada aspek-aspek usaha yang
potensial dalam dunia kerja, seperti struktur organisasi dan menejemen
kerja.
d. Memperoleh masukan dan umpan balik, guna memperbaiki dan
mengembangkan kesesuaian pendidikan kejuruan khususnya bagi sekolah
untuk menjanjikan penempatan kelulusan.
e. Memberikan kesempatan siswa siswi untuk menyaratkan diri pada dunia
kerja dan suasana lingkungan kerja yang sebenarnya baik sebagai pekerja
penerima upaya maupun sebagai pekerja mandiri, terutama bagi yang
bekenan dengan disiplin kerja.
1.3. Metode Penyusunan Laporan
Untuk penyempurnaan dat-data yang dibutuhkan dalam penyusunan laporan
ini penulis melakukan beberapa metode diantaranya :
1. Praktek Kerja
Metode ini berdasarkan atas pengalaman pribadi selama kegiatan Psg di Sat
Intelkam Poles Tanggamus.

2. Metode Observasi
Yaitu metode pengumpulan data dengan cara pegamatan langsung pada proses
kegiatan di instansi.

3. Metode Literatur
Yaitu metode pengumpulan data dengan jalan mengambil data atau mencari
referensi dari buku-buku yang berkaitan dengan topik yang digunakan sebagai
bahan data.

4. Metode Wawancara
Yaitu metode pengumpulan data dengan mengunakan tanya jawab secara
langsung dengan pegawai instansi

2
1.4. Tujuan Penulisan Laporan PSG
1. Sebagai bukti telah melaksanakan Psg.
2. Sebagai salah satu syarat untuk mengikuti ujian karya tulis.
3. Untuk memenuhi salah satu syarat dalam menempuh ujian akhir Psg.
4. Untuk memenuhi tugas yang diberikan pembimbing produktif.
5. Untuk melatih kemampuan siswa dalam menulis laporan secara ilmiah.
6. Sebagai laporan dari hasil Pendidikan Sistem Ganda (PSG) yang telah
dilaksanakan secara tertulis.
7. Memantapkan dan mengembangkan pelajaran yang diperoleh disekolah dengan
penerapan didunia kerja
8. Sebagai bukti tertulis bahwa siswa telah melaksanakan pakerin.
9. Sebagai pedoman untuk pembuatan karya tulis selanjutnya.
10. Agar siswa mampu memahami, menetapkan dan mengembangkan pelajaran
yang di hapus dari sekolah dan menerapkan nya di dunia usaha kerja.
11. Agar para siswa mampu mempelajari, memahami, memantapkan
danmengembangkan ilmu pengetahuan yang sudah diperolehnya dari sekolah
dandapat menerapkannya langsung di lapangan kerja.
12. Agar siswa mampu mengembangkan dasar-dasar teori yang didapatkan dari
sekolah yang berhubungan dengan hasil Psg.
13. Agar siswa dapat menuangkan pikiran ke dalam tulisan yang dapat diuji
keilmiahannya.
14. Agar siswa mampu mencari alternatif pencerahan masalah kejuruan sesuai
dengan program studi yang dipilih dari pelaporan.
15. Memberikan alternatif pemecahan masalah kejuruan dengan lebih luas dan
mendalam
16. Untuk menyimpulkan peningkatan wawasan dan pengetahuan siswa angkatan
berikutnya
17. Untuk menerapkan gambaran yang seharusnya dalam melaksanakan praktek
kerja industri sampai dimana pengetahuan atau kemampuan dalam mengikuti
praktek kerja
18. Untuk menyimpulkan data, guna kepentingan pribadi siswa
19. Untuk memantapakan siswa dalam pengembangan atau penerapan pelajaran
sekolah dari hasil Psg.
20. Untuk melatih dan mengingatkan keterampilan siswa dalam membuat karya
tulis.
21. Mengumpulkan data, guna kepentingan sekolah dan khususnya penulis sendiri
dan juga untuk menunjang peningkatan pengetahuan siswa tingkat selanjutnya

3
 BAB II
PELAKSANAAN PENDIDIKAN SISTEM GANDA (PSG)
2.1 Sejarah Berdirinya Polres Tanggamus
Polres Taggamus merupakan definiktif di Provinsi Lampung tepatnya pada Tahun
2002 diresmikan pada tanggal 11 April 2002 oleh Kepala Kepolisian Daerah
Lampung BRIGADIR JENDERAL POLISI DRS. SUGIRI, S.H.Msc sebagai salah
satu Polres Di Provinsi Lampung.
Sebelum menjadi Polres Tanggamus, dulunya wilayah Kabupaten Tanggamus
Khususnya untuk Kepolisian masih menginduk kepada Polres Lampung Selatan,
bedasarkan Skep Kapolda Lampung Nomor : Skep/ /IV/2002 Tanggal 11 April
2002 lalu Resmi didirikan Polres Tanggamus Polda Lmpung, yang berlokasi di
Perkantoran Pemerintahan Kabupaten Tanggamus, dan dengan didirikanya Polres
Tanggamus di harapkan untuk Melindungi, Melayani,, serta Mengayomi
Masyarakat dan untuk meningkatkan keamanan serta mencegah terjadinya Tindak
Pidana yang berada di wilayah Hukum Polres Tanggamus.
2.2. VISI DAN MISI INSTANSI SAT INTELKAM POLRES TANGGAMUS
a. Visi
Menjadi Intelijen Keamanan Yang Berkemampuan Pengindera Dini Dan Pencegah
Efektif, Setiap Gangguan Keamanan Dalam Negeri Yang Akan Merusak Sendi
Kehidupan Bermasyarakat, Berbangsa Dan Bernegara Dalam NKRI Yang
Berdasarkan Pancasila Dan UUD 1945.
b. Misi
Berdasarkan Visi sebagaimana tersebut diatas, selanjutnya dijabarkan dalam
bentuk Misi Sat Intelkam bertugas menyelenggarakan / membina fungsi Intelejen
bidang Keamanan, termasuk persandian, dan pemberi pelayanan dalam bentuk
Surat izin / Keterangan yang menyangkut Orang Asing, Senjata Api & Bahan
Peledak, kegiatan social / Politik masyarakat dan Surat Keterangan Catatan
Kepolisian (SKCK) kepada warga.

4
2.3 Struktur Organisasi Sat Intelkam Polres Tanggamus
 KAPOLRES
AKBP SISWARA HADI
CHANDRA, S.IK

WAKA POLRES
M. ALI MUHAIDORI, S.IK
 KASAT INTELKAM
IPTU AHMAD JUNAIDI

KAUR BIN OPS KAURMINTU

IPTU UJANG BRIPKA MUHSINUN
WAHYUDI

BAMIN BANUM BAMIN BANUM

BRIPKA BRIPTU JURU TK I
TOFRI MIKE H.P JONI A

BANUM
ENTIN
RISTIYANTI

KANIT KANIT KANIT KANIT

POLITIK SOSBUD EKONOMI KEAMANAN
AIPDA AIPDA AIPDA AIPDA
FUAD NANDA K ISKANDAR WIDIAT P

BANIT BANIT BANIT BANIT BANIT BANIT

POLITIK SOSBUD POLITIK KEAMANAN EKONOMI KEAMANAN
BRIPKA BRIPDA BRIPKA BRIGPOL BRIPKA
FRENGKI S FIKRI A AMIN NUR DEDDI O ARIANSYAH

BANIT BANIT BANIT BANIT BANIT BANIT

POLITIK SOSBUD SOSBUD EKONOMI EKONOMI KEMANAN
BRIPKA BRIGPOL BRIPDA BRIPDA
EDI D.S WILLI KHOIRUL R DINI
5
2.4. Tata Tertib Kerja Instansi
1) Wajib Berpakaian Rapih dan Sopan sesuai Peraturan.
2) Waktu Kehadiran ditempat kerja Pukul 07.30 Wib.
3) Waktu Istirahat Pukul 12.00 Wib sd 13.00 Wib
4) Waktu Istirahat Sholat Jumat Pukul 11.00 Wib sd 13.00 Wib.
5) Waktu Pulang Kerja Pukul 14.30 Wib.
6) Menjunjung tinggi nilai-nilai Integeritas Pegawai.
7) Menghormati dan menghargai semua orang yang ada di Dikantor.
8) Menjaga ketertiban serta keamanan Kantor.

2.5. Waktu dan Tempat Pelaksanaan PSG

1) Waktu Pelaksanaan PSG dilaksanakan pada tanggal 03 Januari 2023
2) Tempat pelaksanaan PSG di Kantor Polres Tanggamus.

2.6. Tahapan Kerja

1) Disiplin Kerja
Jam Kerja Dinas
a. Pukul 07.30 Wib sd 14.30 Wib.
b. Hari Senin sd Hari Sabtu
c. Pukul 12.00 sd 13.00 Wib (Istirahat)
2) Berpakaian Bebas Sopan.
3) Masuk Pukul 07.30 Wib dan Pulang Pukul 14.30 Wib.
4) Meminta Izin jika berhalangan hadir, keluar atau pulang lebih awal.
5) Datang dan Pulang mengucap salam dan berjabat tanggan.
6) Berperilaku sopan, bekerja secara Efektif dan Efesien.

6
2.7. Faktor Pendukung
Faktor pendukung Di Polres Tanggamus antara Lain :
a) Lingkungan mendukug untuk keamanan dan ketertiban.

b) Ruang Kerja Yang Luas Dan bersih.

c) Halaman dan ruang kerja yang Rapih, Bersih dan Teratur.

d) Fasilitas Peralatan Elektronik sangat mendukung dan memadai

2.8. Faktor Penghambat

Faktor penghambat di Polres Tanggamus antara Lain :
a) Jarak antara tempat Tinggal dengan Polres Tanggamus Cukup Jauh.

b) Minimya kendaraan Angkutan Umum dari tempat Tinggal Menuju Polres

Tanggamus.

2.9. Proses Pelaksanaan

Peserta mulai melaksanakan Pendidikan Sistem Ganda (PSG) setiap hari

sesuai dengan jam kerja yang berlaku Polres Tanggamus.

Jadwal kerja di Polres Tanggamus dari Hari Senin sampai dengan Hari Sabtu, pada

Hari Mingu dan Tanggal Merah Libur.

Dimulai Dari Pukul 07.30 Wib sd Pukul 14.00 Wib.

7
 BAB III
PEMBAHASAN

3.1. Penanganan Surat Masuk

Yang dimaksud dengan surat masuk adalah surat yang diterima suatu organisasi baik
dari organisasi lain maupun perorangan, penanganan surat masuk pada suatu
organisasi secara umum akan melputi aktifitas sebagai berikut :
1. Penerimaan Surat
Penerimaan surat dilakukan oleh bagian front office atau resepsionis. Tugas
penerima surat antara lain adalah mengumpulkan semua surat yang masuk,
melihat kesesuaian alamat serta menandatangani bukti penerimaan surat.

2. Penyortiran surat
Penyortiran adalah kegiatan memisah-misahkan surat untuk pengolahan lebih
lanjut, Penyortiran surat dilakukan Sebagaiberikut :
1. Mengelompokkan Surat Masuk.
2. Mengelompokkan Surat Keluar.
3. Mendata Tanggal, Bulan & tahun kemudian memilahnya secara berurutan.
4. Menyimpannya di Berankas dengan Rapi.

4. Pencatatan Surat
Setelah surat dicatat, distempel (dicap) serta memeriksa ketepatan jenis ataupun
jumlah lampiran yang harus diterima maka langkah berikutnya adalah melakukan
pencatatan.

5. Pengangendaan Surat Masuk

Mengagendakan surat adalah kegiatan mencatat surat masuk dan surat keluar ke
dalam buku agenda. Buku agenda masuk ini biasa disebut daily mail record,
petugas pencatat surat disebut agendaris atau mail clerk. Setiap surat masuk
dicatat dan diberi nomor agenda surat masuk.

6. Pendistribusian Surat
Merupakan kegiatan dalam mengirimkan surat-surat baik dalam lingkungan
instansi sendiri (intern) maupun ke instansi lain (ekstern) di dalam perusahaan.
Pendistribusian surat dicatat dalam buku tujuannya untuk memudahkan pencarian
kembali surat atau arsip.

8
 SEKEMA SURAT MASUK

- Prosedur Penanganan Surat Masuk

PENERIMAAN

PEMBERIAN NOMOR SURAT

PENGAGENDAAN

MEMBERI LEMBAR DISPOSISI

DINAIKAN KE KAPOLRES

3.2. Penanganan Surat Keluar

Surat Keluar Adalah surat yang dibuat, dan didistribusikan oleh bagian Tata Usaha
dan Kearsipan. Permen Ristekdikti Nomor 20 Tahun 2015 tentang Tata Naskah Dinas
di lingkungan Kemenristekdikti, dalam penanganan surat keluar terdiri dari aktivitas
atau tahapan sebagai berikut :
1. Pembuatan Konsep
Kegiatan yang pertama dalam menangani surat keluar adalah pembuatan konsep
ada beberapa hal yang dapat membantu membuat konsep surat dengan baik, yaitu :

a. Penempatan Tujuan Maksudnya dalah sebelum membuat konsep, harus

diketahui terlebih dahulu tujuan pembuatan surat tersebut, Sama halnya
dengan surat masuk, fungsi utama surat keluar adalah sebagai sarana
 komunikasi dengan pihak lain yaitu mengirim surat atau membalas sebuat
surat.
12

b. Menyediakan informasi pelengkap yang diperlukan dengan mengetahui isi dan

macam surat yang akan dibuat dapat dipersiapkan informasi pendukung yang
diperlukan untuk surat yang akan dibuat dapat dipersiapkan terlebih dahulu,
tentunya akan mempermudah dalam proses pembuatan surat keluar.

2. Persetujuan Konsep
Setelah konsep selesai dibuat harus terlebih dahulu disetujui oleh pihak atau atasan
yang bertangung jawab terhadap surat tersebut, biasanya dalah orang yang akan
menandatangani surat.

3. Pemberian Nomor Surat

Setelah konsep atau surat tersebut disetujui dan di tandatangani oleh pimpinan
langkah berikutnya adalah pemberian nomor surat, salah satu yang perlu di
perhatikan dalam pemberian atau pembuatan nomor setiap kode atau sifat surat
memiliki buku agenda penomoran smasing-masing surat, hendaknya
memperhatikan nomor dan kode surat tersebut misalnya / contoh :
R/44/IV/HUK.12.10./2023/RES TGMS yang artinya :

R : Sifat Surat yang artinya (RAHASIA)

44 : Nomor Surat
IV : Bulan Pembuatan Surat
HUK.12.10. : Kode Surat
2023 : Tahun Pembuatan Surat
RES TGMS : Instansi asal surat

4. Pemberian Cap Stempel Organisasi

Setelah surat ditandatangani dan di beri nomor langkah berikutnya adalah memberi
cap stempel yang mana posisinya disebalah kiri atas tandatangan dan mengenai
senagian tanda tangan yang bertangung jawab langsung terhadap surat tersebut /
yang bersangkutan.

5. Pengarsipan Surat
Setelah surat sudah di tandatangani oleh pimpinan dan diberi nomor surat serta
sudah di cap lalu surat tersebut di fotocopi guna di arsipkan yang tujuanya apabila
surat tersebut tidak sampai ke alamat tujuan atau hilang kita masih memiliki arsip
 surat tersebut dan agar dapat dipergunakan dan mengirim surat kembali ke alamat
tujuan.

13
6. Menyiapkan buku exspedisi
maksud dan tujuanya adalah apabila surat tersebut sudah di terima oleh penerima /
tujuan surat harus menandatangani buku exspedisi tersebut sebagai bukti atau
pendukung bahwa surat yang kita kirim sudah di terima oleh penerima.

7. Pengiriman Surat
Proses pengiriman surat secara umum ada dua yaitu :
a. Dikirim oleh Petugas di Instansi tersebut.
b. Dikirim melalui jasa pengiriman surat.

8. Penulisan tujuan surat

a. Susunan penerima surat dan alamat penerima surat di tulis pada bagian kanan
surat nama penerima, alamat penerima harus lengkap dan jelas yang lebih
penting harus di cantumkan nomor / kode pos pada alamat surat tujuan,
contoh :

Kepada :

Yth. Sdr, KIKI SAPUTRA

di.

Pekon Sidoharjo Kec Pringsewu

Kab. Pringsewu Lampung 34385.

b. Sedangkan semua kiriman untuk alamat tujuan ke luar negeri, mencantumkan

nama penerima dan alamat negara tujuan dan jika ada mencantumkan nomor
penyaluran Pos atau Nama Daerah Tujuan,
Contoh :

Kepada : Mister Bonge

Alamat : 308 Kanty Drive, Teacumsey Oklohoma Sidney 78910.
 SEKEMA SURAT KELUAR

- Prosedur Penanganan Surat Keluar

PEMBUATAN KONSEP

PENGETIKAN SURAT

PENANDATANGANAN

PENOMORAN DAN PENGECAPAN

FOTOCOPI / PENGARSIPAN

PENGIRIMAN SURAT

3.3. Prosedur Penyimpanan dan Penemuan Kembali Arsip

1. Prosedur penyimpanan mengunakan Filling System Nomor
 Filing Sistem Nomor adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali
arsip yang disusun dengan mengunakan kode angka / nomor, adapun nomor
yang digunakan berdasarkan kode / sifat surat serta nomor tujuan surat
tersebut yakni :
1. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor agenda surat.
2. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan kode surat.
3. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan jenis surat.
  Ada bebrapa kelebihan filing sistem nomor ini, diantaranya adalah sebagai
berikut:
1. Penyimpanan dapat lebih teiti, cermat dan teratur.
2. Penyimanan dapat lebih cepat dan tepat.
3. Sederhana dan mudah dilaksanakan.
4. Dapat digunakan untuk segala macam surat atau dokumen.
5. Nomor surat dapat dipergunakan sebagai referensi dalam pencarian
arsip.
6. Nomor map atau dokumen dapat diperuas.

 Adapun kelemahanya, antara lain :

1. Lebih banyak waktu dipergunakan untuk mengindeks.
2. Banyaknya map atau file arsip surat beraneka ragam dapat menimbulkan
kesulitan pencarian.
3. Perlu ruangan yang luas dan memadai atau ruangan kusus arsip guna
menyimpan arsip yang banyak.

2. Alat bantu pada sistem nomor

Pada sistem nomor terdapat 3 (tiga) unsur, yaitu File utama, Indeks, dan Buku
Nomor (buku register dan buku besar / agenda) yaitu :

 File Utama
Untuk penyimpanan surat yag memerlukan map dapat dipergunakan jenis
map yang berbeda atau memberi nama atau tulisan pada map tersebut supaya
pengarsipan tersusun dengan jenis surat tersebut dan teratur.

 Indeks
Indeks adalah suatu aat bantu untuk mengetahui nomr file yang diberikan
kepada suatu komponen atau nama bilamana nomor bersangkutan tidak
ditemukan.
Umunya kaertu indeks terbuat dari kertas karton manila berukuran panjang
12,5 cm dan lebar 7,5 cm, namun ukuranya pun dapat disesuaikan dengan
kartu atau map arsip tersebut.

 Buku Nomor
Buku nomro adalah buku yang berisi nomor-nomor yang sudah
dipergunakan sebagai nomor koresponden (nama) dalam file sistem nomor.

-
- Contoh penyimpanan arsip dengan sitem nomor atau kode sebagai berikut :

 HUK.12.10 : PROPAM
 WAS.1.1.1 : SIWAS
 OPS.1.2.3 : BAG OPS
 RES.7.3.5 : SAT RESKRIM
 DIK. 8.8.8 : SAT INTELKAM
 KEU. 4.4.4 : SIKEU
 REN.5.5.5 : BAG REN
 LAN. 6.7.6 : SAT LANTAS
 LOG. 2.3.4 : BAG LOG
 NKB. 3.0.8 : SAT NARKOBA
 SPK.4.7.8 : SPKT
 KUM. 9.8.7 : SIKUM
 BIN. 5.1.2 : SAT BINMAS
 AIR. 1.1.0 : SAT POLAIRUD
 SDM. 2.2.3 : BAG SDM
 DOK.7.6.5 : SIDOKES
 MAS. 5.4.3 : SIHUMAS
 SEK. 1.0.2 : POLSEK
 BAB IV

PENUTUP

4.1 Kesimpulan

Pendidikan Sistem Ganda (PSG) yang kami lakukan di Polres Tanggamus

sangatlah berguna bagi kita semua, karena disamping menambah ilmu Pengetahuan
Pendidikan Sitem Ganda juga bermanfaat untuk menambah pengalaman secara
nyata untuk dapat mengerjakan tugas dengan benar, kami harus bekerjasama demi
mewujudkan keberhasilan dengan apa yang kami harakan.
Selain itu dengan adanya Pendidikan Sistem Ganda (PSG) kami dapat
mengenal tentang kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam suatu kantor, dengan
adanya Pendidikan Sistem Ganda (PSG) maka siswa dapat membandigkan antara
teori disekolah dengan kenyataan yang ada di lapangan, tetapi suatau keberhasilan
siswa PSG tidak lepas dari adanya kerjasama yang saling mendukug antara instansi
dan pihak sekolah sehingga semua kegiatan berjalan dengan lancar sampai pada
batas waktu yang telah ditentukan.

4.2 Saran
Selama kurang lebih tiga bulan kami menjalankan PSG di Polres Tanggamus maka
kami mendapatkan bukan hanya pengalaman tetapi juga pelajaran yang sangat
berharga bagi kami. Selama itu kami mencatat beberapa saran yang akan kami
sampaikan lewat laporan ini demi kebaikan pandangan kami kedepan.
Demi kemajuan serta perkembangan Polres Tangamus :
Dimohon pkepada pihak atasan lebih memperhatikan bawahanya, dan ada rasa
peduli terhadap bawahanya.
Dimohon didalam sebuah lingkup pekerjaan ada rasa Kekeluargaan,antara atasan
dengan bawahan atau dengan sesama pegawai.

Kami juga akan memberikan saran kepada pihak SMK Bumi Nusantara yaitu :
1. Alangkah baiknya sekolah menyiapkan segala keperluan siswa yang akan
digunakan untuk PSG lebih matang jauh hari
2. Alangkah baiknya sekolah memberikan kenang-kenangan supaya lebih berkesan
kepada pihak Instansi dari pada hanya memberikan uang saja
3. Pengecekan atau pengontrolan juga sebaiknya dilaksanakan secara teratur dan
lebih sering sehingga siswa merasa terawasi juga dalam penyusunan laporan
akan lebih mudah dan terarah.
 DAFTAR PUSTAKA

Randy Septiyawan : Hasil Laporan Pendidikan Sistem Ganda (PSG) Tata Kearsipan
Sistem Tanggal Pada Bagian Pemerintahan Pada Instansi Sat Intelkam Polres
Tanggamus, Lampung.

Randy Septiyawan, tahun 2022 : Hasil Laporan Pendidikan Sistem Ganda (PSG) tata
persuratan dan pengelolaan kerasipan pada instansi polres tanggamus tahun 2023.
LAMPIRAN
 DOKUMENTASI KEGIATAN PSG
DI INSTANSI SAT INTELKAM POLRES TANGGAMUS

AMARA AYU SAPUTRI Sedang Dibimbing membuat laporan Harian

di Ruangan Sat Intelkam POLRES TANGGAMUS

AMARA AYU SAPUTRI Sedang membantu pelayanan SKCK

Di ruang Sat Intelkam POLRES TANGGAMUS
 DOKUMENTASI KEGIATAN PSG
DI INSTANSI SAT INTELKAM POLRES TANGGAMUS

AMARA AYU SAPUTRI Sedang Dibimbing membuat laporan Bulanan

di Ruangan Sat Intelkam POLRES TANGGAMUS

AMARA AYU SAPUTRI Sedang Menginput SI ABK Polri

Diruang Sat Intelkam POLRES TANGGAMUS
 DOKUMENTASI KEGIATAN PSG
DI INSTANSI SAT LANTAS POLRES TANGGAMUS

Siswi PKL dan Pembimbing Sekolah Melaksanakan Foto Bersama dengan

Anggota BAG SDM POLRES TANGGAMUS

AMARA AYU SAPUTRI Sedang Dibimbing menginput ABK POLRI

di Ruangan SAT INTELKAM POLRES TANGGAMUS