LAPORAN

PENDIDIKAN SISTEM GANDA ( PSG )

SURAT MENYURAT MELALUI INTERNET
DI KANTOR KECAMATAN JALANCAGAK

DISUSUN :
Nama : Azzahra Agusviyanti
NIS :005896061

SMK ISLAM LEUWINUTUG

KP. LEUWINUTUG RT 03 RW 06 DESA CISALAK
KECAMATAN CISALAK KABUPATEN SUBANG
TAHUN 2023
smkislamleuwinutug01@gmail.com, smkislamleuwinutug.sch.id
 LEMBAR PENGESAHAN
SURAT MENYURAT MELALUI INTERNET
KANTOR KECAMATAN JALANCAGAK
Laporan diajukan sebagai salah satu syarat untuk menempuh UJIKOM
dan US PROGRAM : TEKNIK KOMPENTENSI DAN JARINGAN

Telah Disetujui Oleh :

i
 Kepala dinas Kecamatan Pembimbing PSG
Jalancagak Kecamatan Jalancagak
CAMAT

ARIS RISTIAN, ST.,M.Si. DENI SUPRIAYANTO, S.Ag

NIP.19790917 200902 1005 NIP. 197804032014101001

Kepala bidang ke ahlian Pembimbing Lapangan

Komputer dan Jaringan (TKJ) Di Sekolah

Rudi, S.Kom. Noor Egie Azhari, S.Pd.

Kepala Sekolah
SMK ISLAM LEUWINUTUG

Nandang Nurjaman, M.Pd.

K ATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kehadiarat Allah SWT, yang telah
melimpahkan Rahmat dan hidayah-Nya, sehingga saya dapat menyelesaikan
Laporan Kegiatan PRAKTEK KERJA LAPANGAN ( PKL ) sesuai rencana.

1
 Seiring pelaksanaan kegiatan Prakerin dan sampai ketahap penulisan
laporan, saya telah banyak dibantu dan dibimbing dari berbagai pihak, maka
pada kesempatan kali ini saya ingin berterima kasih yang sebesarnya kepada :
1. Ibu Hj.Ru'yatul Hasanah,S.KM.,M.M.PD (Ketua Yayasan Riadhul Jannah)
2. Bapak Nandang Nurjaman, M.Pd.(Selaku Kepala Sekolah SMK Islam
Leuwinutug)
3. Bapak Rudi, S.Kom(Selaku Kepala bidang keahlian komputer dan
jaringan di SMK Islam Leuwinutug)
4. Bapak Aris Ristian, ST.,M.Si.(Selaku Camat Kecamatan JalanCagak)
5. Bapak Deni Suprianyanto,S.Ag.(Selaku Kepala Kepengurusan PKL Di
Kecamatan Jalan Cagak)
6. Bapak Noor Egie Azhari, S.Pd.(Selaku Pembimbing Di Sekolah)
7. Dan Seluruh Staff Kecamantan Jalan Cagak Yang Telah Memberikan
Pengetahuan dan Pengalaman Kepada Saya
8. Kepada orang tua yang selalu memberikan dorongan dan doa kepada saya.
Meskipun segala pemikiran dan daya upaya dalam penulisan Laporan
ini, Saya sangat menyadari bahwa Laporan PRAKTEK KERJA LAPANGAN
ini belum sempurna dan masih terdapat banyak kekurangan oleh karena itu
kritik dan saran yang membangun sangat saya harapkan untuk kesempurnaan
laporan ini

Cisalak, 11 Desember 2023

Penulis

Azzahra Agusviyanti
DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN......................................................................... i
KATA PENGANTAR................................................................................. ii
DAFTR ISI................................................................................................... iii
BAB I PENDAHULUAN........................................................................... 1

2
 1.1 Latar Belakang........................................................................... 1
1.2 Rumusan Masalah...................................................................... 1
1.3 Batasan Masalah......................................................................... 2
1.4 Tujuan Masalah.......................................................................... 2
1.5 Metode dan Teknik Pengumpulan Data..................................... 2
1.6 Waktu dan Tempat Pelaksanaan................................................ 2

BAB II TINJAUAN PERPUSTAKAAN.................................................... 3

2.1 Sejarah Surat............................................................................. 4
2.2 Pengertian Surat......................................................................... 4
2.3 Pengertian Surat Masuk............................................................ 5
2.4 Pengertian Surat Keluar............................................................. 5
2.5 Pengertian Pengelolaan Surat Masuk........................................ 5
2.6 Pengertian Pengelolaan Surat Keluar........................................ 6
2.7 Lembar Disposisi...................................................................... 6
2.8 Notifikasi................................................................................... 6
2.9 Fungsi Surat.............................................................................. 6
2.10 Macam-Macam Surat Masuk dan Surat Keluar..................... 7
2.11 Tahapan Tahapan Surat Masuk Dan surat keluar.................... 10
2.12 Cara Melamar Kerja Lewat WA yang Baik dan Benar........... 10
2.13 Etika dan Hal yang Perlu Anda Perhatikan Dalam Cara
Melamar Pekerjaan Lewat WA............................................... 12

BAB III GAMBARAN UMUM TEMPAT PKL......................................... 13

3.1 Sejarah Jalancagak.................................................................... 13
3.2 Alamat dan Lokasi Kecamatan JalanCagak............................... 14
3.3 Struktur Organisasi Kecamatan Jalan Cagak............................. 16
3.4 Visi & Misi Kecamatan Jalancagak ......................................... 16

3
BAB IV PEMBAHASAN........................................................................... 17
4.1 Fungsi dan Kedudukan Surat dalam Kinerja Kantor................ 17
4.2 Macam - macam Surat.............................................................. 18
4.3 Bentuk - Bentuk Surat............................................................... 22
4.4 Prinsip - Prinsip Surat............................................................... 23
4.5 Prosedur Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar............... 23

BAB V PENUTUP.......................................................................................
5.1 Kesimpulan................................................................................
5.2 Saran...........................................................................................
Daftar Pustaka..............................................................................................
Daftar Riwayat Hidup..................................................................................
Lampiran-lampiran.......................................................................................

4
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Kegiatan Praktik Sistem Ganda ( PSG ) adalah sebuah pelatihan
pendidikan keahlian propsional dalam upaya meningkatkan dan
menambah bekal untuk masa depan guna memasuki dunia kerja yang
semakin banyak serta ketat persaingannya seprti saat ini, selain itu dengan
pesat nya ilmu pengetahuan dan teknolgi yang menimbulkan perubahan
sehingga tenaga kerja dituntut bukan hanya memiliki kemampuan teknis,
tetapi juga harus fleksibel dan berwawsan lebih luas, invatif serta
didukung dengan keterampilan yang kompeten.
Adapun peraturan Praktik Sistem Ganda ( PSG ) adalah sebagai berikut:
1. Tercantum pada UU No.2 tahun 1989 tentang pendidikan nasional yaitu
untu menyiapkan pesert didik melalui kegiatan bimbingan, pengajaran dan
atau latihan bagi peran nya dimasa yang akan datang.
2. Peraturan pemerintah No.29 tahun 1990 tentang pendidikan menengah
yang bertujuan meningkatkan kemampuan peserta didik untuk
melanjutkan pendidikan pada jenjang yang lebih tinggi dan untuk
mengembangkan diri sejalan perkembangan ilmu pengetahuan dan
teknolgi (IPTEK) serta kebudayaan. Masyarakat dalam pendidikan
Nasional.
1.2 Rumusan Masalah
Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah tersebut, maka
perumusan masalah yaitu:
1. Bagaimana proses pengelolaan surat masuk dan surat keluar di Kecamatan
Jalan Cagak dengan menggunakan Internet ?
2. Apa saja yang menjadi hambatan dalam proses perancangan pendantaan
pengelola untuk pencatatan surat masuk dan surat keluar melalui pada
kantor kecamatan Jalan Cagak ?
3. Sebutkan Apa saja Kelebihan dan Kekurangan Surat Menyurat Melalui
Internet?

5
1.3 Batasan Masalah
Berdasarkan dari rumusan masalah di atas maka Saya dapat
dirumuskan batasan masalah pada laporan Pendidikan Sistem Ganda Akhir
ini sebagai berikut:
1. Bagaimana proses pengelolaan surat masuk dan surat keluar di
Kecamatan Jalan Cagak dengan menggunakan internet ?
2. Apa saja yang menjadi hambatan dalam proses perancangan pendantaan
pengelola untuk pencatatan surat masuk dan surat keluar melalui pada
kantor kecamatan Jalan Cagak ?
3. Sebutkan Apa saja Kelebihan dan Kekurangan Surat Menyurat Melalui
Internet?
1.4 Tujuan
Tujuan dari laporan Sistem Pendidikan Sistem Ganda ini adalah bertujuan
untuk yang pertama adalah diharapkan mampu mengimplementasikan
materi yang didapat di tempat psg.
1.5 Metode dan Teknik Pengumpulan Data
Metode yang digunakan dalam penyusunan laporan ini menggunakan
metode Qualitatif analisis sedangkan untuk memperoleh data data atau
informasi yang dibutuhkan penulis menggunakan teknik sebagai berikut:
1. Melakukan pengamatan secara langsung ke lapanga
Pengumpulan data atau informasi yang dilakukan dengan cara
mengadakan penelitian secara langsung terhadap kegiatan yang dilakukan
para pegawai yang bekerja terhadap kegiatan yang dilakukan
 Melakukan browsing lewat internet
Metode ini penyusun menggunakan internet sebagai pelengkap materi dan
menggunakan buku-buku penunjang, agar penyusunan laporan ini lebih
sempurna
 Melakukan Wawancara secara langsung melalui pembimbing
Metode pengumpulan data dengan menggunakan media wawancara (tanya
jawab) dengan bapak Heri Supriantoro selaku pembimbing PKL.

6
1.6 Waktu dan Tempat pelaksanaan
Waktu : 28 Agustus-28 November 2023
Tempat Pelaksaan : Kantor Kecamatan Jalan Cagak

7
 BAB II
TINJAUAN PERPUSTAKAAN
2.1 Sejarah Surat
Dalam perjalanan sejarah, surat telah berubah bentuk dari bahan
sederhana hingga kini berbentuk elektronik. Surat sudah ada ketika manusia
menemukan simbol atau tulisan. Ya walaupun masih dalam bentuk
sederhana. Kegiatan surat-menyurat di Indonesia sendiri telah dimulai jauh
sebelum kedatangan bangsa Eropa, yakni pada masa Kutai, Tarumanegara,
Majapahit, Pajajran, Sriwijaya, dan Mataram. Zaman kerajaan dulu orang-
orang mengirim pesan melalui pesuruh. Kadang pesan itu bersifat rahasia
sehingga si pesuruh pun tak boleh tahu apa isinya.
Cara menyampaikan pesan rahasia pada zaman kerajaan dulu adalah
dengan dituliskan di kepala manusia. Setelah pesan ditulis, rambut dibiarkan
tumbuh. Setelah kepala ditumbuhi rambut, si pesuruh berangkat ke kerajaan
yang dimaksud. Ini mencegah musuh yang kadang menggeledah si pesuruh,
Maka mereka tidak akan menemukan surat itu.
Selain itu surat tentu disampaikan dengan beragam media lain seperti
kulit kayu, kulit hewan, potongan bambu, daun lontar dan sebagainga.
Kemudian kegiatan surat-menyurat modern pun berkembang ketika
kedatangan bangsa Eropa ke Indonesia yang dipelopori oleh Belanda di
abad 17-18an.
Kegiatan pos semakin lancar, Setelah pembuatan Jalan Raya Pos (de
Grote Postweg) dari Anyer sampai Panarukan sepanjang 1000 km pada
tahun 1809 atas perintah gubernur jendral Herman William Deandels.
Hal tersebut menyebabkan tempuh pos dari Jawa Barat ke Jawa Timur
yang sebelumnya memakan waktu 40 hari, diperpendek menjadi 6 hari.
Penggagasan perangko yang dipelopori oleh inggris pada tahun 1840
membuka zaman baru dalam bidang pertarifan pos. Belanda yang pada saat
itu menduduki Indonesia mengikuti jejak Inggris dengan membuat perangko
yang bergambar Raja Willem III di tahun 1852.

8
 Perkembangan kegiatan surat-menyurat pun berkembang pesat di
tanah air Indonesia. Pemerintah kolonial Belanda akhirnya menyediakan
banyak kantor pos di berbagai kota besar di Indonesia serta menyediakan
banyak kotak pos. Kantor pos merupakan salah satu tempat paling sibuk
ketika itu.
Kini fungsi surat sudah tergeser dengan kemajuan teknologi.
Karena saat ini sudah begitu mudah mengirimkan pesan bahkan kepada
orang di belahan bumi lain.
Begitupun, secara formal surat menyurat masih diterapkan.
2.2 Pengertian Surat
Setiap kegiatan selalu membutuhkan surat sebagai alat komunikasi,
walaupun sudah terdapat alat komunikasi lain seperti telepon, radio,
televesi. Menurut (Astini dan Johariah, 2004), surat adalah suatu alat
untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis yang dibuat
oleh seseorang atau pejabat kepada pihak lain baik atas nama sendiri
maupun jabatan dalam organisasi. Selain pendapat diatas
(Sumpriana,2004) berpendapat bahwa surat adalah suatu sarana untuk
menyampaikan pernyataan-pernyataan atau informasi secara tertulis dan
pihak satu kepada pihak lain, baik atas nama sendiri, maupun atas nama
jabatannya dalam sebuah organisasi, instansi ataupun perusahan
Menurut (Laksmi, Gani, & Budiantoro, 2015) Menyimpulkan
bahwa “ surat adalah salah satu sarana komunikasi dalam bentuk tertulis
atau alat yang digunakan untuk menyampaikan pesan dari pihak pengirim
ke penerima. "Menurut (Sedarmayanti, 2017) mengatakan bahwa “
korespondensi atau menyurat adalah satu bentuk komunikasi dengan
menggunakan surat sebagai alat.” Menurut (Priansa & Garnida, 2015)
surat merupakan satu sarana komunikasi tertulis. Oleh karena itu,
seseorang yang menulis surat harus menguasai tata tulisan dan memiliki
keterampilan menulis kalimat efektif dan mengembangkan paragraf serta
dapat mengaplikasikan kaidah-kaidah ejaan yang berlaku untuk penulisan
bahasa yang digunakan.

9
 a. Pengertian Surat Masuk
Surat Masuk Adalah semua jenis yang di terima dari instansi lain
Maupun perorangan , baik yang di terima melalui pos maupun yang
diterima melalui kurir dengan mempergunakan buku pengiriman atau
ekspedisi
b. Pengertian Surat Keluar
Surat keluar adalah Surat yang di buat dan di keluarkan oleh sebuah
instansi atau perusahaan untuk di kirimkan kepada yang lain, baik itu
perorangan atau bagian dari suatu instansi atau perusahaan
2.5 Pengertian Pengelolaan Surat Masuk

Gambar 2.3 Registrasi Pengelolaan Surat Masuk

Pengelolaan surat masuk merupakan kegiatan penting dalam suatu
organisasi yang mempunyai tujuan untuk menyampaikan segala jenis surat
dari instansi maupun perorangan untuk diedarkan kebagian yang ditujukan.
Pengelolaan surat masuk merupakan proses pengelolaan dari menerima
surat sampai mengarsipkan surat. Menurut (Nuraida, 2007) surat masuk
adalah “surat yang masuk ke dalam suatu instansi/perusahaan atau bagian
lain pada 9 instansi/perusahaan, baik yang berasal dari instansi/perusahaan
lain atau dari bagian lain pada instansi/perusahaan yang sama”.
2.6 Pengertian Pengelolaan Surat Keluar
Pengelolaan surat keluar dalam suatu lembaga tergantung dengan sistem
yang digunakan oleh organisasi atau lembaga yang bersangkutan. Oleh
karena itu pengurusan surat – surat keluar harus dilakukan secara tepat dan

10
 cepat sehingga tidak menimbulkan kesalahpahaman atau kerugian. Menurut
(Madina ,2004), pengertian surat keluar adalah Surat – surat yang dikirimkan
oleh organisasi terkait, baik sebagai jawaban maupun tanggapan atas isi surat
25 masuk yang diterima dari suatu organisasi kantor atau perorangan, agar
terjalin rangkaian hubungan timbal balik yang serasi serta kedua belah pihak
memperoleh keuntungan.
2.7 Lembar Disposisi

Gambar 2.7 Lembaran Disposisi

Lembar disposisi adalah lembaran untuk menuliskan disposisi suatu
surat baik yang diberikan oleh atasan kebawahan maupun sebaliknya.
(Barthos, 2009). Lembar disposisi digunakan untuk mencatat pendapat
singkat dari pimpinan mengenai suatu surat. Oleh sebab itu surat tidak perlu
digandakan walaupun pemrosesan surat melalui lebih dari satu unit kerja.
Lembar disposisi disiapkan oleh petugas tata usaha pada satuan kerja
pengarah dan pimpinan tinggal mengisi kolom isi disposi serta penerusnya
kepada pejabat siapa. Lembar disposisi dibuat dengan ukuran setengah
kuarto
2.8 CARA PENGIRIMAN SURAT MELALUI EMAIL
Bagaimana cara mengirim surat melalui email?
Membuat dan mengirim email
1. Di komputer, buka Gmail.
2. Di kiri atas, klik Tulis.
3. Di kolom "Kepada", tambahkan penerima. Anda juga dapat
menambahkan penerima: Di kolom "Cc" dan "Bcc". ...
4. Tambahkan subjek.

11
 5. Tulis pesan Anda.
6. Di bagian bawah halaman, klik Kirim.

2.9 CARA PENGIRIMAN SURAT MELALUI GOOGLE DRIVE

Bagaimana cara mengirim dokumen melalui Google Drive?
Berbagi dengan ruang Chat
a. Di perangkat Android, buka aplikasi Google Chat.
b. Di bagian bawah, ketuk Ruang. .
c. Buka ruang Chat tempat Anda ingin membagikan file.
d. Di kiri bawah, ketuk menu Tindakan. Drive .
e. Pilih file yang ingin dibagikan ke ruang Chat.
f. Ketuk Pilih.
g. Ketuk Kirim .
2.9 Notifikasi
Notifikasi adalah pemberitahuan mengenai informasi atau
pengumuman dari pihak tertentu kepada pihak yang dituju yang dilakukan
melalui media seperti email, sms, maupun aplikasi chatting (line, whatsapp,
bbm, wechat, dsb). Notifikasi sangat penting bagi penerima informasi,
karena dengan notifikasi, informasi tersebut dapat langsung diketahui oleh
penerima. Notifikasi diperlukan ketika informasi yang akan disampaikan
kepada pihak terkait tidak memungkinkan untuk diberitahukan secara
langsung atau tatap muka. Notifikasi memungkinkan keakuratan atau
ketepatan informasi yang diberikan (Winandar, 2015).
2.10 Fungsi Surat
• Surat Masuk
Fungsi utama surat masuk dan surat keluar ini adalah sebagai sarana
komunikasi antara satu pihak dengan pihak lainnya. Berikut ini adalah
beberapa fungsi dan tujuan surat masuk:
1. Sebagai alat komunikasi
2. Sebagai wakil dari penulis
3. Sebagai alat bukti historis
4. Sebagai pedoman pelaksanaan kerja
5. Sebagai alat pengingat

12
 6. Sebagai alat bukti tertulis

• Surat Keluar
Fungsi utama surat keluar adalah sebagai sarana komunikasi dengan
pihak lain. Secara umum, berikut ini adalah fungsi dan tujuan surat keluar
tersebut:
1. Sebagai alat tata usaha
2. Sebagai wakil penulis
3. Sebagai media komunikasi tertulis
4. Sebagai alat bukti tertulis
5. Sebagai alat ukur kemajuan suatu perusahaan atau instansi
2.10 Macam-Macam Surat Masuk dan Surat Keluar
Berikut ini adalah jenis-jenis surat masuk dan surat keluar tersebut:
1. Surat Pribadi
Surat pribadi adalah surat yang ditujukan kepada seorang pejabat atau
pegawai/ karyawan dan sifatnya pribadi yang dikirimkan oleh suatu pihak,
baik itu perorangan maupun perusahaan/ organisasi.
2. Surat Dinas
Surat dinas adalah surat resmi yang ditujukan kepada suatu instansi /
organisasi untuk keperluan administrasi. Beberapa yang termasuk di dalam
surat dinas ini adalah:
 Surat dinas rutin/ biasa
 Surat dinas penting
 Surat dinas rahasia
 Fungsi Surat Dinas
1. Surat dinas memiliki beberapa fungsi, antara lain:
2. Sebagai pedoman pekerjaan, seperti surat intruksi, surat tugas, surat
pemberian izin ataupun surat pengambilan keputusan.
3. Sebagai alat pengingat, karena surat ini dapat dijadikan arsip bagi instansi.
4. Sebagai bukti perkembangan suatu instansi atau lembaga.

13
Sebagai alat bukti, terutama surat perjanjian
 Ciri-Ciri Surat Dinas
1. Dirangkum dari beberapa sumber, berikut ciri-ciri surat dinas yang perlu
kamu ketahui, meliputi:
2. Surat ditulis oleh pribadi atau atas nama lembaga pemerintahan,
perusahaan atau organisasi yang ditujukan ke suatu lembaga atau
sebaliknya.
3. Isi surat dinas bersifat resmi.
4. Penggunaan bahasa tidak seperti surat pribadi yang "berbunga-bunga"
tetapi singkat, jelas, dan berpola tetap
5. Surat dinas tidak terlalu panjang dan bertele-tele tetapi langsung pada
intinya. Format surat dinas dapat berupa lurus penuh, lurus, setengah lurus,
lekuk dan paragraf menggantung.
6. Surat dinas memiliki bagian kepala surat atau kop surat, nama tempat dan
tanggal surat, nomor surat, lampiran, perihal, alamat yang dituju, salam
pembuka, paragraf pembuka, paragraf isi, paragraf penutup, salam
penutup, tanda tangan, nama jelas penanda tangan, jabatan dan tembusan..
3. Surat Niaga
Surat niaga adalah surat yang dibuat dan dikirim oleh badan-badan usaha
atau perusahaan dimana isinya adalah untuk kepentingan bisnis.
 Jenis-Jenis Surat Niaga
Tujuan pembuatan surat niaga adalah untuk menyampaikan maksud
bisnis. Adapun jenis-jenis surat niaga yang perlu diketahui pelaku bisnis ialah
sebagai berikut :
1. Surat permintaan penawaran
Surat niaga jenis ini merupakan surat berisi permintaan penawaran dari
calon pembeli kepada perusahaan penjual produk atau jasa. Permintaan
yang dimaksud antara lain berupa katalog produk beserta harganya, promo
yang berlaku, dan sebagainya.
2. Surat pesanan
Jika setelah menerima surat penawaran calon pembeli tertarik untuk
membeli, jenis surat yang akan mereka kirim selanjutnya yaitu surat
pesanan. Surat pesanan berisi tentang informasi dan rincian produk yang
akan mereka beli.
3. Surat perkenalan
Salah satu manfaat surat niaga adalah untuk mengenalkan produk
atau jasa suatu bisnis ke perusahaan lain dengan informasi yang lengkap.
Gunakan surat perkenalan untuk tujuan ini.

14
4. Surat penolakan pesanan
Karena beberapa faktor seperti membludaknya pesanan, tak jarang
perusahaan terpaksa menolak pesanan pembeli. Untuk menolak pesanan,
perusahaan perlu membuat surat penolakan pesanan dengan menyertakan
alasannya.
5. Surat pengiriman pembayaran
Dapat dikatakan, surat pengiriman pembayaran merupakan bukti transaksi
oleh pembeli. Pada jenis surat ini, isi surat niaga adalah jumlah uang yang
dibayarkan kepada penjual, metode pembayaran, dan bukti transaksi.
6. Surat komplain atau pengaduan
Anda bisa mengirim surat pengaduan atau komplain jika menerima barang
rusak atau cacat maupun barang yang datang tidak sesuai pesanan. Dalam
hal ini, fungsi surat niaga adalah mengajukan pengaduan.
7. Surat penangguhan pembayaran
Terkadang ada kondisi dimana pembeli tidak bisa melakukan pembayaran
secara tepat waktu karena alasan-alasan tertentu. Jika hal tersebut terjadi,
pembeli bisa mengirimkan surat penangguhan pembayaran. Jenis surat
niaga ini bisa dikirimkan setelah menerima surat tagihan dari penjual.
8. Surat penagihan
Jika transaksi jual beli telah disepakati dengan metode utang, penjual bisa
mengirimkan surat penagihan kepada pembeli. Isi dari surat niaga adalah
pemberitahuan batas waktu pembayaran atau jatuh tempo.
 Surat jawaban penangguhan pembayaran
Jenis lain surat niaga adalah surat jawaban penangguhan pembayaran.
Surat jawaban penangguhan pembayaran merupakan surat balasan
penangguhan yang dikirim pembeli sebelumnya. Surat ini berisi jawaban
atau respon dari permintaan penangguhan, bisa berupa penolakan atau
ketentuan pembayaran yang baru.
1. Surat menjawab pengaduan
Selain untuk melakukan pengaduan, fungsi surat niaga adalah
menjawab pengaduan tersebut. Surat ini berisi ucapan terima kasih untuk
pengaduannya serta langkah yang diambil penjual guna mengatasi masalah

15
 yang dialami pembeli.

2. Surat konfirmasi pesanan

Surat konfirmasi pesanan merupakan bentuk respon penjual atas
pengajuan pembelian. Isi suratnya yaitu konfirmasi barang yang dipesan
tersedia atau tidak. Penjual juga bisa menyertakan metode pembayaran dan
detail pengiriman dalam surat ini.
3. Surat penawaran
Surat penawaran merupakan surat balasan untuk permintaan penawaran
yang sebelumnya dikirimkan calon pembeli. Tidak selalu untuk membalas
permintaan penawaran, perusahaan juga boleh berinisiatif mengirimkan
surat penawaran kepada calon pembeli secara langsung.
2.11 Tahapan Tahapan Surat Masuk Dan surat keluar
• Surat Masuk
Berikut ini adalah beberapa tahapan penerimaan surat yang baik,
yaitu:
1. Penerimaan surat
Pengelolaan atau nerimaan surat masuk di setiap kantor pada dasarnya
berbeda-beda. Khusus pengelolaan sistem buku agenda, penerimaan surat
dilakukan oleh Tata Usaha
2.12 Cara Melamar Kerja Lewat WA yang Baik dan Benar
1. Buka Aplikasi WhatsApp
Tata cara pertama yaitu membuka aplikasi WhatsApp milik anda.
Pastikan anda sudah punya kontak HRD atau narahubung instansi
perusahaan yang anda tuju. Sesudah itu anda bisa membuka ruang pesan
menuju HRD atau narahubung perusahaan.
2. Awali Pesan dengan Salam dan Bahasa yang Sopan
Kemudian tulislah kata-kata salam pembuka dengan bahasa yang
sopan dan santun. Anda bisa menuliskan salam seperti Assalamualaikum
atau Selamat Pagi/Siang sesuai dengan kapan anda mengirimkan surat
lamaran.

16
 3. Perkenalan Diri dan Lampirkan Dokumen Pelengkap/Portofolio Jika
Dibutuhkan
Sama seperti melamar kerja lewat email, SMS atau surat yang
diantar pos lainnya, lakukan perkenalan diri terlebih dahulu untuk melamar
kerja.
Sebutkan informasi mengenai dimana dan kapan anda mendapatkan info
atau iklan lamaran pekerjaan tersebut. Lanjutkan dengan memberi
keterangan data diri, lampiran pendukung sebagai isi pesan.
4. Akhiri Chat dengan Salam Penutup atau Ucapan Terimakasih
Jika sebelumnya anda sudah mengetik salam pembuka jangan lupa
akhiri dengan salam penutup juga. Salam penutup terdiri dari ucapan
terima kasih dan diikuti dengan kalimat harapan agar diterima oleh
perusahaan sebagai karyawan.
Anda bisa mengirimkan pesan seperti “Besar harapan saya agar dapat
diterima bekerja di perusahaan Bapak/Ibu.” ini.

5. Tunggu Balasan dari HRD dan Jangan Spam

Menanti balasan dari pihak HRD perusahaan membuat anda cemas.
Tetapi, jangan menjadikan hal tersebut sebagai pembenaran bagi anda
untuk melakukan spam.
Spamming merupakan tindakan yang dilakukan dengan cara mengirim
pesan/informasi secara terus-menerus.
Dengan melakukan spam anda bisa saja dianggap tidak pengertian, kurang
sopan, tidak beretikan dan tidak sabaran.
Oleh karena itu, mau tidak mau anda sebaiknya menunggu balasan dari
HRD perusahaan biarpun lama.
6.Sampaikan Terimakasih Setelah Mendapatkan Balasan dari
HRD
Apabila anda sudah mendapatkan pesan masuk sebagai balasan dari
HRD perusahaan, jangan lupa sambut dengan ucapan terimakasih. Terlepas
dari apapun keputusan dari HRD tentang diterima atau tidaknya anda di
perusahaan mereka.

17
 Ucapan terimakasih sebagai apresiasi dan bentuk penghargaan yang
anda berikan kepada HRD.
2.13 Etika dan Hal yang Perlu Anda Perhatikan Dalam Cara
Melamar
 Pekerjaan Lewat WA
Dalam melamar kerja lewat WhatsApp ada hal yang perlu anda
perhatikan agar tidak melakukan kesalahan.
Seperti halnya anda mengirim surat resmi atau surat yang bersifat
formal, berikut ini adalah etika yang perlu anda pahami.
Berikut poin dan penjelasannya.
 Gunakan foto profil berupa foto pribadi yang bersifat profesional dengan
posisi wajah lurus dan jelas
 Jangan sembunyikan status WhatsApp, status pesan terbaca harus jelas,
dan last seen harus jelas
 Gunakan bahasa Indonesia yang sopan, formal sesuai dengan aturan KBB
dan EYD yang baik dan benar
 Ucapkan salam pembuka sebagai nilai sopan santun
 Perkenalan diri secara singkat dengan menyebutkan nama dan asal diri
 Sampaikan maksud menghubungi HRD dan perusahaan dengan tujuan
melamar kerja
 Gunakan kalimat dan kata-kata yang efektif dan mudah dipahami, hindari
kalimat bertele-tele
 Jangan menggunakan singkatan atau bahasa gaul yang sedang tren
 Untuk dokumen pendukung gunakan format PDF dan disatukan dalam
satu berkas dengan ukuran maksimal 1 MB
 Ucapkan salam penutup dengan baik dan benar
 Kirim surat lamaran kerja pada jam-jam yang tepat seperti 11-2 siang
Beberapa aturan lainnya mungkin bisa anda temukan pada informasi
tentang lowongan pekerjaan tersebut.
Hal ini penting untuk anda ketahui dan pahami supaya terhindar dari
resiko kegagalan melamar kerja serta bisa dihargai oleh perusahaan.

18
 BAB IIl
GAMBARAN UMUM TEMPAT PKL

Gambar 3.1 Propil Kecamatan JalanCagak

3.1 Sejarah Jalancagak
H.Sadjidin mengatakan, dalam prosesnya, berdirinya Kecamatan
Jalancagak dengan desakan dari 11 pemerintah yang ada di wilayah
Jalancagak. Pengajuan ke provinsi hingga ke pusat ditempuh dengan tekad
ingin mengembangkan daerah. Melalui proses yang panjang dan perjuangan
para tokoh masyarakat ditetapkannya pada tanggal 16 Februari 1981 sebagai
hari lahir Kecamatan Jalancagak.“Penetapan tersebut diresmikan Gubernur
Jawa Barat Aang Kunaefi dan sempat bentrok dengan kecamatan tomo pada
saat itu. Namun karena desakan warga Jalancagak, kecamatan diresmmikan
beliau dan Dachlan sebagai camat pertama ketika itu,” kata pelaku sejarah
dari tokoh pemuda yang dulu menjadi saksi dan ikut menandatangani
pernyataan ingin dibangunnya kecamatan Jalancagak.
Seiring berjalannya waktu, perkembangan dari berbagai sektor terus
meningkat terjadi pemekaran Kecamatan Ciater dan Kasomalang.
Menandakan potensi yang luar biasa dari Kecamatan Jalancagak yang tidak
dapat dikembangkan sendiri. Namun dari perkembangannya pasar dan
terminal yang layak untuk daerah Jalancagak masih belum

19
 terpenuhi. Sementara Camat Jalancagak Nana Mulyana mengatakan,
Jalancagak yang dulunya jalan jaga memang harus diwujudkan. Dengan
potensi wisata Subang Selatan, Jalancagak harus menjadi daerah penyangga
wisatawan yang dapat mendongkrak perekonomian.
“Jalancagak sebagai pusat dari Subang selatan dari tujuh kecamatan. Sebagai
jalur yang sering dilintasi. Jalancagak harus bisa berkembang dan lebih
dipercantik. Terlebih lagi dengan akan dibukanya jalan tol Cikampek
Palimanan (Cipali), yang berdampak porsitif bagi wilayah selatan dalam
potensi wisatanya
3.2 Alamat dan Lokasi Kecamatan JalanCagak
Kecamatan JalanCagak : Jalan Raya JalanCagak No. 16 Telp./Fax.(0260)
470642
Email : jalancagak41281@gmail.com

1. Camat Jalancagak
1. Camat mempunyai tugas pokok pemimpin penyelenggaraan
pemerintahan,pembangunan dan pembinaan kehidupan
kemasyarakatan di wilayah kecamatan
2. Untuk melaksakan tugas pokok sebagaimana di maksud dalam ayat
(1), Camat menyelanggarakan fungsi :
a. Pelaksanaan pengelolaan dan pengumpulan data berbentuk data base
serta analisa data untuk menyusun program kerja ;
b. Perancanaan strategia di bidang perancanaan program kegiataan di
kecamataan;
c. Pelaksanaan pelimpahan sebagai kewenangan Bupati ;
d. Pengkoordinasian kegiatan pemberdayaan masyarakat ;
e. Pengkoordinasian upaya penyelenggaraan umum ketentraman dan
ketertiban umum ;
f. Pengkoordinasian kegiatan di bidang pemerintahan umum ;
g. Pengkoordinasiaan kegiatan pelayanan publik ;
h. Pengkoordinasian kegiatan pembangunan dan pembinaan kehidupan
kemasyarakatan ;

20
i. Pengkoordinasiaan penerapan dan penegakaan peraturan perundang –
undangan ;
j. Pengkoordinasian pemeliharaan prasarana dan fasilitas pelayanan
umum ;
k. Pengkoordinasian penyelenggaraan kegiatan pemerintahan Desa
dan /atau Kelurahan ;
l. Pelaksaan pelayanan masyarakat yang belum dapat dilaksanakan
pemerintahan dan lembaga – lembaga lainnya ;
m. Pelaksaan kerja sama dan koordinasi dengan masyarakat lembaga
pemerintahan dan lembaga – lembaga lainnya ;
n. Pengkoordinasian, intergrasi dan sinkronasasi kegiatan – kegiatan lain
di lingkungan Kecamatan ;
o. Penyampaian telaahan staf sebagai bahan kebijakan Bupati ;
p. Pelaporan hasil kegiatan kecamatan;
q. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan.

21
 3.3 Struktur Organisasi Kecamatan JalanCagak
CAMAT JALANCAGAK
ARIS RISTIAN,ST.M.Si
NIP. 19790917 200902 1 005

Kelompok Jabatan Sekretaris

KARTA WIJAYA. SE..M.Si
Fungsional
NIP .198205162009011001

KASUBAG UMUM & KEPEGAWAIAN Kasubag Program & Keuagan

DENI SUPRIANTO,S.Ag MEITAWATI ISTETA. S.IP.,M.AP
Nip. 19780403 201410 1 001 NIP 198105232005612005

KASI PEMBANGUNAN DAN

PEMBERDAYAAN MASYARAKAT KASI KESEJAHTARAAN SOSIAL KASI PEMERINTAHAN
ASEP AVIEP MUGIANTO, S.AP MULYANA. SH ENGKOS KOSWARA, S.Sos
NIP 19850906 200801 1 002 NIP 196612 20201410 1 001 NIP 197109211995031002

KASI PELAYANAN UMUM

YENI NURYENI,ST
NIP 19760910 200901 2 002

3.4 Visi & Misi Kecamatan Jalancagak

Visi : Mewujudkan pelayanan terbaik menuju jalancagak sejahtera dan
berkeadilan
Misi :
1. Meningkatkan kualitas penyelenggeraan pelayenan publik
2. Meningkatkan pemberdayaan masyarakat dan desa Stap stap
kecamatan Jalan Cagak

22
 BAB IV
PEMBAHASAN

4.1 Fungsi dan Kedudukan Surat dalam Kinerja Kantor

Selain sebagai sarana atau wahana komunikasi surat juga
mempunyai fungsi lain,
1 Menurut Barthos (2009 : 36) surat mempunyai fungsi sebagai berikut:
a. Wakil dari pengirim atau penulis.
b. Bahan Pembukti.
c. Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut.
d. Alat pengukur kegiatan organisasi.
e. Sarana memperpendek jarak (fungsi abstrak).
2. Sedangkan fungsi surat menurut Silmi (2008 : 2-3) antara lain :
a. Surat berfungsi sebagai sarana komunikasi, surat merupakan sarana
komunikasi yang ekonomis, efektif dan praktis.
b. Wakil, surat menjadi wakil dari pembuat surat yang membawa pesan,
misi atau informasi yang hendak disampaikan kepada penerima.
c. Bahan bukti, mengingat surat merupakan sarana komunikasi secara
tertulis, maka surat dapat dijadikan bahan bukti yang mempunyai
kekuatan hukum.
d. Sumber data, surat dapat menjadi sumber data yang dapat digunakan
untuk informasi atau petunjuk keterangan untuk di tindak lanjuti.
e. Bahan pengingat, Surat mengingatkan seseorang dalam kegiatan atau
aktifitasnya dimasa lalu yang bisa dipergunakan untuk melakukan
kegiatan selanjutnya baginya.
f. Jaminan, Surat dapat menjadi surat jaminan, seperti jaminan
keamanan pada surat jalan, jaminan tanggungan pada surat gadai dan
lain sebagainya.
g. Alat pengikat, Surat dapat digunakan untuk mengikat antara dua pihak
dengan kekutan hukum, semisal dalam surat kontrak.

23
 h. Alat promosi, Surat dapat menjadi alat promosi bagi biro, kantor atau
perusahaan pengirim surat kepada penerima surat atau siapapun juga
yang membaca surat tersebut.
i. Alat untuk penghematan, Surat dapat menghemat, baik waktu, tenaga
dan juga biaya, karena selembar surat telah dapat mewakili
kedatangan pembuat surat secara nyata.
Dari fungsi surat diatas dapat diketahui kedudukan surat dalam kinerja
kantor meliputi sebagai berikut :
1. Surat mempunyai kedudukan sebagai wakil dari pengirim atau penulis.
2. Surat berkedudukan sebagai pedoman dalam mengambil tindakan lebih
lanjut.
3. Surat berkedudukan sebagai jaminan
4.2 Macam – macam Surat
Dalam kehidupan sehari-hari terdapat bermacam-macam jenis surat yang
beredar, baik wujud, tujuan, isi, jumlah penerima, keamanan isinya, urgensi
penyelesaian, sumber dan pengelolaannya.
Menurut Barthos (2009 : 37-39) jika diklasifikasikan maka surat dapat
dibedakan dalam berbagai hal seperti dibawah ini :
1. Menurut wujudnya
Menurut wujudnya surat dapat dibedakan menjadi beberapa macam antara
lain :
a. Kartu pos
Kartu pos adalah wujud surat terbuka yang terbuat dari karton
berukuran 10 x 15 cm. Kartu pos dipergunakan untuk menyampaikan
berita pendek yang isinya dapat diketahui orang lain.
b. Warkat pos
Warkat pos adalah wujud surat yang tertutup yang terbuat dari sehelai
kertas yang telah dicetak, dapat dilipat seperti amplop. Warkat pos
dipergunakan untuk menyampaikan berita pendek yang isinya dapat
diketahui orang lain.
c. Surat bersampul

24
 Surat bersampul adalah wujud surat tertutup yang memakai sampul.
Surat bersampul digunakan untuk :
1) Menyampaikan berita yang isinya tidak dapat diketahui orang lain.
2) Mengirim berita yang isinya lebih panjang daripada warkat pos,
dan lebih menghormati pihak yang kita kirimi surat.
d. Memorandum dan Nota
Memorandum adalah surat yang berisi catatan singkat tentang pokok-
pokok persoalan. Memo dibuat oleh atasan untuk bawahan atau
sebaliknya. Nota adalah surat yang hanya dibuat oleh atasan untuk
bawahannya. Pada dasarnya isi nota sama dengan isi surat dinas, hanya
lebih ringkas tetapi jelas.
e. Telegram
Telegram adalah surat yang susunannya ringkas dan jelas dengan
bahasa yang jelas yang memuat berita-berita yang penting saja yang
dituliskan, dan penulisannya menggunakan huruf morse.
2. Menurut isinya
Menurut isinya dapat digolongkan menjadi :
a. Surat dinas
Surat dinas adalah surat yang berisi masalah kedinasan atau
administrasi pemerintah. Surat dinas dibuat oleh instansi
pemerintah dan dikirim kepada semua pihak yang memiliki hubungan
dengan instansi tersebut, karena surat dinas sifatnya resmi, maka surat
tersebut ditulis menggunakan bahasa ragam resmi. Contoh surat dinas
diantaranya adalah surat keputusan, instruksi, surat tugas, surat edaran,
surat panggilan, nota dinas, pengumuman dan surat undangan rapat
dinas.
b. Surat niaga
Surat niaga adalah surat yang berisi masalah perniagaan. Surat niaga
dibuat oleh suatu perusahaan yang ditujukan kepada semua pihak.
Contoh surat niaga diantaranya adalah surat pesanan, surat tagihan,
surat permohonan lelang dan periklanan.
c. Surat pribadi

25
 Surat pribadi adalah surat yang berisi masalah pribadi yang ditujukan
kepada keluarga, teman atau kenalan. Karena surat pribadi sifatnya
akrab, maka menggunakan bahasa yang santai dan luwes untuk
menambah rasa kekeluargaan atau persahabatan.

3. Menurut jumlah penerima

Dilihat dari jumlah penerima surat, maka surat dapat dibedakan menjadi
beberapa macam antara lain :
a. Surat biasa
Surat biasa adalah surat yang khusus ditujukan kepada seorang pejabat,
atau instansi tertentu.
b. Surat edaran
Surat edaran adalah surat yang dibuat oleh instansi luar. Isi surat ini
adakalanya hanya ditujukan kepada pejabat tertentu yang bersangkutan
(edaran khusus), dan adakalanya disebarkan kepada lingkungan yang
luas (edaran umum).
c. Surat pengumuman
Surat pengumuman adalah surat yang ditujukan kepada para pejabat,
karyawan dan masyarakat umum.
4. Menurut keamanan isinya
Dilihat dari keamanan isinya surat dapat dibedakan menjadi beberapa
macam antara lain :
a. Surat sangat rahasia
b. Surat sangat rahasia adalah surat yang berisi dokumen atau naskah
yang sangat penting yang berhubungan dengan rahasia keamanan
negara ataupun rahasia pribadi seseorang. Surat seperti ini
berhubungan erat dengan keamanan negara, dan biasanya diberi tanda
“RHS” atau “SR”.
c. Surat rahasia
Surat rahasia adalah surat yang berisi dokumen penting yang hanya
diketahui oleh pejabat yang berhak menerimanya.
d. Surat biasa

26
 Surat biasa adalah surat yang berisi masalah umum dan biasa, bukan
rahasia, yang bila diketahui orang lain tidak merugikan lembaga atau
pejabat yang bersangkutan.
5. Menurut urgensi penyelesaian
Berdasarkan urgensi pengiriman surat dapat dikelompokkan menjadi :
a. Surat Sangat Segera (Kilat)
Surat sangat segera (kilat) adalah surat yang isinya harus sesegera
mungkin diketahui oleh penerima surat dan harus sesegera mungkin
diselesaikan atau ditanggapi. Penyelesaian surat ini harus lebih
diprioritaskan daripada surat lainnya. Jadi, surat sangat segera harus
diutamakan penyelesainnya.
b. Surat Segera
Surat segera adalah surat yang harus segera diketahui dan ditanggapi.
Penyelesaian surat ini tidak harus dilakukan pada kesempatan pertama
tetapi disesuaikan dengan pedoman yang berlaku pada instansi yang
bersangkutan.
c. Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang isinya tidak harus segera diketahui dan
ditanggapi. Meskipun demikian, surat yang diterima harus segera
dibalas agar komunikasi dapat berjalan dengan lancar.
6. Menurut prosedur pengurusan
Menurut prosedur pengurusannya surat digolongkan menjadi :
a. Surat Masuk
Surat masuk adalah suatu alat komunikasi tertulis untuk
menyampaikan pesan atau informasi dari satu pihak kepada pihak yang
lain.
b. Surat Keluar
Surat keluar adalah surat yang lengkap (bertanggal, bernomor,
berstempel dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang) yang
dibuat oleh suatu instansi atau lembaga lain. Surat keluar biasanya
dikirim melalui pos atau kurir.
7. Menurut jangkauannya

27
 Menurut jangkauannya surat digolongkan menjadi :
a. Surat Intern
Surat intern adalah surat yang hanya digunakan untuk berkomunikasi
dalam suatu kantor atau instansi yang bersangkutan.
b. Surat Ekstern
Surat ekstern adalah surat yang digunakan untuk berkomunikasi
dengan pihak-pihak diluar kantor instansi yang bersangkutan.
4.3 Bentuk-Bentuk Surat
Bentuk surat adalah tata letak dari sebuah surat. Penempatan bagian-
bagian surat pada posisi tertentu akan membentuk model (style) yang
tertentu pula, sehingga dalam penulisan surat hendaknya dipilih bentuk yang
tepat untuk memperoleh efisiensi kerja yang maksimal.
Menurut Sopyan (2005 : 23-32) adapun beberapa bentuk surat yaitu
1. Bentuk Setengah Lurus
Surat yang berbentuk setengah lurus disusun dengan aturan, semua bagian
surat diketik mulai dari margin kiri yang sama, batas-batas bagian surat
diketik dengan menambahkan jarak lima ketikan dan setiap paragraf baru
dimulai pada margin yang sama diantara paragraf yang satu dan yang
lainnya berjarak satu spasi.
2. Bentuk Lurus
Bentuk lurus pada dasarnya hampir sama dengan bentuk lurus penuh.
Bedanya terletak pada tanggal surat, nama jabatan, tanda tangan, nama
terang dan NIP, salam penutup, semua terletak dimargin sebelah kiri.
3. Bentuk Lekuk dan Gerigi
Bentuk lekuk dan gerigi (indented style) yaitu setiap paragraf diketik agak
menjorok kedalam. Paragraf yang satu dengan paragraf yang lainnya tidak
perlu berjarak.
4. Bentuk Resmi Indonesia Lama
Bentuk resmi indonesia lama yaitu penulisan alamat surat diketik sebelah
kanan dibawah tanggal surat.
5. Bentuk Resmi Indonesia Baru

28
 Bentuk resmi indonesia baru merupakan variasi bentuk setengah lurus dan
bentuk resmi indonesia, bedanya dengan bentuk setengah lurus terletak
pada penulisan salam penutup yang berada pada margin kanan yang setara
dengan penulisan tembusan.
4.4 Prinsip-Prinsip Surat
Menurut Moekijat (2001 : 52) ada empat prinsip yang akan
memungkinkan dalam menulis sepucuk surat agar memberikan kesan yang
baik dan pada waktu bersamaan menyampaikan arti yang sebenarnya
mengenai apa yang ingin dikatakan, keempat prinsip tersebut meliputi :
a. Keringkasan, ini berarti bahwa surat harus pendek, walaupun ada
beberapa surat yang panjang akan tetapi adalah masih mungkin
menggunakan jumlah kata yang sedikit-dikitnya untuk menyatakan arti
yang penulis ingin sampaikan.
b. Kejelasan, tidak boleh ada arti dua, misalkan kata “ apakah yang
dimaksud ini apa itu ?” maka surat tersebut dikatakan tidak jelas.
c. Kesederhanaan, dalam pembuatan surat kata-kata yang sedehana akan
memberikan arti yang lebih jelas daripada menggunakan kata-kata yang
panjang dan sulit.
d. Kesopanan, pembuatan surat dengan penyusunan kalimat yang bijaksana,
suatu pendekatan yang menyenangkan dan penulisan yang lancar
membentuk nada surat.
4.5 Prosedur Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar
a. Pengertian prosedur
Prosedur menurut Moekijat (2001 : 194) adalah suatu rangkaian tugas-
tugas yang saling berhubungan yang merupakan urutan-urutan
menurut waktu dan tatacara tertentu untuk melaksanakan suatu pekerjaan
yang harus diselesaikan, prosedur merupakan bagian penting dalam tiap
perusahaan.

29
 Menurut Zulkifli (2005 : 51) prosedur adalah langkah-langkah atau
kegiatan yang mempunyai urutan untuk menyelesaikan pekerjaan yang
bersangkutan.
Prosedur adalah suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap
dalam melakukan suatu pekerjaan yang merupakan suatu kebulatan. (The
Liang Gie, 2003: 187)

Menurut pendapat beberapa ahli di atas maka dapat disimpulkan bahwa

prosedur adalah suatu tatacara kerja atau kegiatan untuk menyelesaikan
pekerjaan dengan urutan waktu dan memiliki pola kerja yang telah
ditentukan.
b. Pengertian pengelolaan
Pengelolaan adalah proses yang membantu merumuskan kebijakan dan
tujuan organisasi atau proses yang memberikan pengawasan pada semua
hal yang terlibat dalam pelaksanaan kebijaksanaan dan pencapaian tujuan.
(Poerwadarminta, 2006 : 88)
Pengelolaan adalah proses, cara, perbuatan pengelolaan yang membantu
merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi atau yang memberikan
pengawasan suatu hal yang terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan
pencapaian tujuan dengan menggunakan tenaga orang lain. (Ibnu syamsi,
2008 : 8)
Pengelolaan adalah suatu proses yang membantu merumuskan
kebijaksanaan dan tujuan organisasi atau proses yang memberikan
pengawasan pada semua hal yang terlibat dalam pelaksanaan
kebijaksanaan dan pencapaian tujuan. (Tim Penyusun KBBI, 2002 : 534)
Menurut pendapat beberapa ahli di atas maka dapat disimpulkan bahwa
pengelolaan adalah suatu proses dalam menjalankan suatu pekerjaan untuk
mencapai tujuan tertentu.
c. Pengertian Surat
Menurut Atmosudirdjo (2001 : 139) surat adalah sehelai kertas yang

30
ditulis (pada waktu ini umumnya diketik) atas nama pribadi penulis, atau
atas nama kedudukanya dalam organisasi, yang ditujukan pada suatu
alamat tertentu dan memuat sesuatu “ bahan komunikasi “. Surat menurut
Barthos (2009 : 36) adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu
pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta.
Sedangkan pengertian surat menurut Silmi (2008 : 1) adalah sehelai kertas
atau lebih yang digunakan untuk mengadakan komunikasi secara tertulis.

Menurut Rahardi (2008: 12) surat adalah pernyataan tertulis dari pihak
satu kepihak lain, atas nama perseorangan ataupun atas nama jabatan.
Dari beberapa pendapat diatas maka dapat disimpulkan mengenai
pengertian surat yaitu sarana atau wahana komunikasi tertulis yang
ditujukan kepada orang lain atau suatu instansi dengan tujuan untuk
menyampaikan suatu hal baik itu berupa informasi, perintah atau sebuah
pemberitahuan.
Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain
maupun perorangan, baik yang diterima melalui pos, maupun yang
diterima dari kurir dengan mempergunakan buku pengiriman.
Surat keluar adalah surat yang lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel
dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang) yang dibuat oleh suatu
instansi atau lembaga lain. Surat keluar biasanya dikirim melalui pos atau
kurir.
Dari pengertian-pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa prosedur
pengelolaan surat masuk dan surat keluar adalah pekerjaan surat-menyurat
yang harus dilakukan secara tertata dan berurutan dengan kegiatan utama
yaitu mengelola, mengatur dan mengurus surat-menyurat agar dapat
memperlancar administrasi instansi tersebut.
Dalam pengelolaan surat dapat diselenggaraka dengan menggunakan dua
cara yaitu :
a. Buku agenda
Menurut Agus Sugiarto (2005 : 27) pencatatan dengan buku agenda
dilakukan oleh instansi yang belum menerapkan sistem kartu kendali.

31
 Pencatatan surat masuk dan surat keluar dapat dipisahkan dengan
menggunakan buku agenda surat masuk dan buku agenda surat keluar,
yang biasanya dibedakan tahunnya.
1) Buku agenda tunggal
Buku agenda tunggal adalah buku yang digunakan untuk
mencatat surat masuk dan surat keluar sekaligus berurutan pada
tiap-tiap halaman.

2) Buku agenda berpasangan

Buku agenda berpasangan adalah buku yang dipergunakan untuk
mencatat surat masuk dihalaman kiri dan surat keluar pada
halaman kanan dengan nomor surat sendiri.
3) Buku agenda kembar
Buku agenda kembar adalah buku yang digunakan untuk
mencatat surat masuk dan surat keluar sendiri.
b. Kartu kendali
Menurut Sudarmayanti (2003 : 85) pengurusan dengan menggunakan
kartu kendali disebut dengan sistem kearsipan pola baru. Kartu kendali
adalah helai tipis berukuran 10 x 15 cm berisi kolom- kolom untuk
mencatat surat masuk dan surat keluar serta untuk mengendalikan surat
tersebut. Kartu kendali berfungsi sebagai pengganti buku agenda, yang
mana penggunaannya dapat ditulis rangkap dua, rangkap tiga atau
rangkap empat, sesuai dengan kebutuhan masing-masing kantor.
Menurut Wursanto (2003 : 110-128) prosedur pengelolaan surat masuk
dan surat keluar melalui beberapa tahapan, yaitu:
1. Pengelolaan Surat Masuk
Dalam pengelolaan surat masuk diperlukan langkah-langkah yang baik
dan sistematis. Adapun pengelolaan surat masuk adalah sebagai berikut:
a. Penerimaan
Surat pertama kali diterima atau diambil dari kurir yang mengantar
surat tersebut. Tugas penerima adalah:
1) Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk,

32
 2) Meneliti ketepatan alamat si pengirim surat,
3) Menggolongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian,
4) Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat
telah diterima.
b. Penyortiran
Penyortiran dapat dilakukan berdasarkan atas golongan surat biasa,
rutin dan rahasia. Penyortiran adalah kegiatan memisah-misahkan
surat untuk pengolahan lebih lanjut.
c. Pencatatan
Setelah surat dicatat, distempel (dicap) serta memeriksa ketepatan
jenis ataupun jumlah lampiran yang harus diterima maka langkah
berikutnya adalah melakukan pencatatan.
d. Mengagendakan surat masuk
Mengagendakan surat masuk adalah kegiatan mencatat surat masuk
dan surat keluar kedalam buku agenda (buku harian). Setiap surat
yang masuk dicatat dan diberi nomor agenda surat masuk.
e. Pengarahan dan penerusan
Surat-surat yang perlu diproses lebih lanjut, harus diarahkan dan
diteruskan kepada pejabat yang berhak mengolahnya.
f. Penyampaian surat
Penyampaian surat dilakukan oleh petugas pengarah yang
dilaksanakan dengan langkah-langkah sebagai berikut :
1) Surat yang sudah berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam buku
agenda.
2) Menyampaikan surat terlebih dahulu melalui buku agenda yang
bersangkutan.
3) Petugas pengarah mengembalikan kepada petugas untuk dicatat
dalam buku pengarahan.
g. Penggandaan
Penggandaan surat dapat dilakukan dengan mesin fotokopi.
h. Penyimpanan berkas atau arsip surat masuk

33
 Penyimpanan berkas atau arsip surat dari pimpinan dilakukan oleh unit
pengolah dengan mempergunakan metode kearsipan yang berlaku pada
instansi tersebut.
Setelah surat masuk diterima oleh petugas penerima selanjutnya akan
dipilah menjadi 2 macam, yaitu :
1) Surat pribadi dapat langsung ditujukan kepada yang bersangkutan.
2) Surat dinas dapat dibedakan antara surat sangat rahasia/rahasia
dan bukan rahasia, kemudian diserahkan kepada Agendaris.
Selanjutnya oleh Agendaris surat yang sifatnya rahasia akan
langsung disampaikan kepada pimpinan dan untuk surat yang sifatnya
bukan rahasia oleh Agendaris dibuka. Selanjutnya Agendaris akan
membaca isi suratnya terus dicatat pada buku agenda.
Kemudian surat akan dibaca oleh pimpinan untuk didiposisi.
Biasanya disposisi dibubuhkan di bagian kiri bawah yang kosong atau
bagian kiri atas sebelum salam pembuka. Disposisi berupa : alamat
disposisi, isi disposisi, paraf dan tanggal disposisi. Selesai didisposisi
oleh pimpinan, surat akan disalurkan ke alamat disposisi ( biasanya
Kepala Bagian ).
Kepala bagian (alamat disposisi) setelah membaca isi surat akan
memproses surat tersebut sesuai dengan disposisi yang dibubuhkan
pimpinan. Apabila surat telah selesai diolah, Kepala Bagian akan
membubuhkan disposisi di bawah disposisi yang telah ada. Selanjutnya
surat diserahkan kepada Arsiparis. Selanjutnya Arsiparis akan mencatat
surat pada buku arsip sesuai dengan pokok soal.
2. Pengelolaan Surat Keluar
Prosedur pengelolaan surat keluar yang baik hendaknya menggunakan
langkah-langkah sebagai berikut :
a. Pembuatan konsep surat
Konsep surat disebut juga dengan istilah draft. Konsep surat disusun
dan dibuat sesuai bentuk surat yang benar atau yang dikehendaki
pimpinan.
b. Pengetikan

34
 Apabila konsep surat telah mendapat persetujuan dan memperoleh
kode atau nomor surat, diserahkan kepada unit pengolah. Kemudian
kepala unit pengolah harus tekun dan teliti dalam memeriksa hasil
pengetikan konsep surat tersebut hingga konsep surat tersebut menjadi
bentuk surat yang sesuai dengan ketentuan yang ada, setelah melalui
koreksi kesalahan.
c. Mengetik surat dalam bentuk akhir
Konsep yang telah disetujui pimpinan kemudian diketik dalam bentuk
akhir pada kertas berkepala surat atau kop surat.

d. Penandatanganan
Net surat itu kemudian disampaikan kepada pimpinan, atau pejabat
yang berewenang untuk menandatangani.
e. Pencatatan
Dalam pencatatan ini kegiatan-kegiatan yang dilakukan yaitu sebagai
berikut :
1) Net surat yang telah ditandatangani, dicap disertai kelengkapan
lainnya, seperti lampiran dan amplop.
2) Surat dinas resmi ini lebih dulu dicatat dalam agenda oleh petugas
yang disebut agendaris.
3) Surat dinas telah selesai dicatat dalam buku agenda, kemudian
surat tersebut siap untuk dikirim.
f. Pengiriman surat
Pengiriman surat dapat dilakukan dengan dua macam cara yaitu
dikirim secara langsung atau melalui pos.
g. Penyimpanan surat
h. Lembar utama dikirim ke alamat yang dituju, sedangkan lembar kedua
disimpan dengan menggunakan sistem kearsipan yang dipakai oleh
suatu organisasi

BAB V
PENUTUP

35
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan mengenai Pengelolaan
surat masuk dan keluar di Kecamatan JalanCagak, dapat disimpulkan bahwa
pengelolaan surat belum berjalan secara maksimal khususnya pada aspek
pengelolaan surat di masing-masing seksi. Untuk saat ini pengelola surat di
seksi-seksi sebagian besar hanya sebagai tugas tambahan dan tidak secara
khusus bertugas untuk menangani surat maupun arsip. Sehingga masih
banyak arsip yang tidak tertata rapi karena dalam pengerjaanya masih belum
paham tentang kearsipan.
Hal tersebut dapat diketahui dari kurangnya pegawai yang khusus
menangani surat, pengetahuan pegawai masih rendah dalam mengelola surat,
penggunaan peralatan dan perlengkapan belum optimal, serta belum tersedia
ruang khusus kearsipan. Perlengkapan juga masih belum lengkap seperti
lemari arsip, filing cabinet, AC, dan pengatur suhu ruangan.
Adapun faktor penghambat dalam pengelolaan surat adalah sebagai
berikut : masih kurangnya pegawai atau staf yang menangani surat, kurang
tersedianya peralatan dan perlengkapan untuk mengelola surat, belum
tersedia tempat khusus untuk penyimpanan arsip, kurangnya pengetahuan
pegawai dalam mengelola surat.
Untuk mengatasi hambatan tersebut, usaha yang dilakukan sebagai
berikut :
a) Menambah staf yang berjumlah 5 orang untuk masing-masing seksi
dengan mengajukan permohonan ke BKD (Badan Kepegawaian Daerah)
Sleman, agar pekerjaan pengelolaan surat dapat terfokus dan terlaksana
dengan baik
b) Menambah peralatan dan perlengkapan dalam pengelolaan surat seperti
filing cabinet, lemari arsip, kotak kartu dan printer melalui pengadaan
peralatan dan perlengkapan kantor dalam penyusunan anggaran SKPD
c) Mengadakan pembinaan kepada pegawai yang mengelola surat agar
lebih kompeten dalam mengelola surat serta mengikutsertakan pegawai
yang menangani surat untuk ikut bimbingan surat menyurat dan kearsipan
di Pemerintah kecamatan jalancagak

36
 2. Hambatan dalam pengelolaan surat di kantor Kecamatan Jalan cagak adalah
sebagai berikut:
a. Belum adanya ruangan khusus untuk penyimpanan arsip,
b. Kurang tersedianya peralatan dan perlengkapan untuk pengelolaan surat
c. Surat yang bersifat segera datang secara mendadak atau surat yang harus
diambil sendiri.
3. Untuk mengatasi hambatan tersebut, usaha yang dilakukan sebagai
berikut:
a. Mengusulkan pengadaan didalam anggaran pengadaan barang kantor
Kecamatan JalanCagak untuk melengkapi peralatan dan perlengkapan
pengelolaan surat.
b. Pengunaan media komunikasi seperti Whatsapp dan BBM untuk surat
segera atau surat yang harus diambil sendiri, jadi tidak perlu jauh untuk
mengambil dan membuang waktu hanya tinggal foto atau dengan mengirim
soft copy ke kantor;
c. Mengikuti pelatihan atau Bimtek mengenai kearsipan yang diadakan di
Pemkab Kulon Progo, dengan mengikutsertakan pegawai dalam pelatihan
tersebut maka pengelolaan surat akan menjadi lebih optimal.
Surat merupakan alat atau sarana untuk mengambil pernyataan
ataumengambil informasi secara tertulis dari pihak yang satu ke pihak yang
lainnya.Infromasi tersebut dapat berupa pemberitahuan, pernyataan,
pemerintah, laporansanggahan, pemikiran. pertanyaan dan
sebagainnya.Masalah penanganan surat keluar merupakan masalah utama dalam
menjagakeutuhan informasi yang pada suatu saat akan dibutuhkan oleh suatu
perusahaankarena surat mempunyai nilai yang sangat berharga, baik sebagai
bahanpembuktian, atau bahan komunikasi yang menunjukan kegiatan hidup
(dinamika) dalam suatu perusahaan yang bersangkutan
5.2 Saran
Selama melaksanakan kerja praktek dan menyusun laporan, serta
ditunjang oleh pengamatan dan pengalaman yang didapat dari informasi serta
data-data yang diperoleh, penulis dapat menyimpulkan beberapa saran dalam
kerja praktek ini antara lain:

37
 Pada kerja praktek ini, penulis tidak melakukan pengujian terhadap
keamanan server. Adanya penelitian lebih mendalam mengenai tingkat
keamanan server terhadap penyusupan oleh pihak-pihak yang tidak
bertanggung jawab.
 Pembagian layanan - layanan server internet yang didistribusikan ke
beberapa komputer akan lebih meringankan kerja sehingga kehandalan
layanan dapat tetap dijaga.
 Pembangunan server internet ini dapat dikembangkan lebih lanjut dengan
menerapkan beberapa metode-metode lain dan baru sehingga penulis
mengharapkan adanya pihak lain yang akan tetap melakukan dan
melanjutkan penelitian ini untuk mendapatkan hasil yang lebih baik lagi.

DAFTAR PERPUSTAKAAN

https://www.gramedia.com/literasi/pengertian-surat-masuk-dan-
surat-keluar/

38
 https://mekarisign.com/id/blog/surat-masuk-dan-surat-keluar/
#:~:text=Surat%20Masuk%3A%20setiap%20surat
%20yang,perusahaan%20atau%20instansi%20yang%20sama
https://www.detik.com/sulsel/berita/d-6560688/kumpulan-contoh-
surat-dinas-pengertian-fungsi-hingga-unsurnya#:~:text=Fungsi
%20Surat%20Dinas,-Surat%20dinas%20memiliki&text=Sebagai
%20pedoman%20pekerjaan%2C%20seperti
%20surat,perkembangan%20suatu%20instansi%20atau
%20lembaga.
https://www.ocbc.id/id/article/2022/06/06/surat-niaga-adalah
https://www.academia.edu/38960364/
MAKALAH_PENGELOLAAN_SURAT_KELUAR_Disusun_da
lam_rangka_memenuhi_tugas_mata_kuliah_Kesekretariatan

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

Nama : Azzahra Agusviyanti

39
Tempat,Tanggal Lahir : Subang, 25 Agustus 2005
Agama : Islam
Jenis Kelamin : Perempuan
Kewarganegaraan : Indonesia
Alamat : Kp.Bungkuloa Kulon, Rt/Rw, 12/03, Kec, Tanjungsiang
: Kab, Subang.

Riwayat Pendidikan :
1. Tahun 2017-2018 : SDN MEKAR JAYA
2. Tahun 2018 - 2021 : SMP ISLAM LEUWINUTUG
3. Tahun 2021-2024 : SMK ISLAM LEUWINUTUG

Lampiran - Lampiran Kegiatan

1. Kunjungan dewan guru ke kecamatan tempat PSG

40
2. Pelayanan Pembuatan KTP

3. Pendataan Surat Ahli Waris melalui buku agenda

4. Pembuatan Surat Keluar Tetang Memperingati Hari Sumpah Pemuda

41
5. Membuat Data PKK Se,Kecamatan JalanCagak

6. Menyusun Ulang arsip pengajuan Surat Ahli Waris

7. Sosialisasi Bebas Bea Balik Nama Dan Diskon Pajak Kendaraan

42
8. Pelaksanaan sholat Istisqo se kecamatan Jalan Cagak

9. Apel Pagi Camperenik

10. Sosialisasi sidang keliling pengadilan agama Kabupaten Subang

43
11. Pembuatan Surat Keluar tentang hari sumpah pemuda

12. Sosialisasi Pencegahan Miras SeKecamatan JalanCagak

13. Kegiatan Senam Pagi Camperenik

44
14. Jalan " Pagi Camperenik

15. Jumsih dan Mengenal Cagak Alam

16. Pelayanan pembuatan KTP

45
17. Pamitan Perpulangan PKL Bersama Pembimbing PkL

18. Foto Bersama Keluarga Besar kecamatan jalan cagak

. .

46