LAPORAN MAGANG

LAPORAN AKTIVITAS MAGANG

DI DINAS SOSIAL, TENAGA KERJA
DAN TRANSMIGRASI KABUPATEN SAMBAS
24 FEBRUARI 2013 s.d. 17 APRIL 2013


Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Kelulusan
Mata Kuliah Magang MIT 52603








Disusun Oleh :

NURLAILA
NIM. 3201102003

PROGRAM STUDI MANAJEMEN INFORMATIKA
POLITEKNIK NEGERI SAMBAS
SAMBAS
2014














KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, segala puji bagi Allah SWT karena atas segala rahmat dan
hidayah-Nya jualah Laporan Magang yang berjudul Laporan Aktivitas Magang di
Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kabupaten Sambas ini dapat penulis
selesaikan dengan baik. Sholawat dan salam semoga senantiasa tercurah kepada
Rasulullah Muhammad SAW beserta keluarga, sahabat, dan umatnya hingga akhir
zaman.
Kegiatan magang yang telah dilaksanakan sejak tanggal 24 Februari s.d. 17 April
2014 telah memberikan banyak manfaat kepada penulis. Melalui mata kuliah Magang
ini penulis dapat mengaplikasikan ilmu yang telah dipelajari selama di bangku kuliah
dan mendapatkan pengalaman terjun langsung ke dunia kerja yang sesungguhnya.
Laporan magang ini diajukan penulis untuk memenuhi persyaratan kelulusan
mata kuliah Magang pada Program Studi Manajemen Informatika Politeknik Negeri
Sambas.
Dalam pelaksanaan magang sampai dengan proses penyusunan laporan magang
ini penulis banyak mendapatkan bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, pada
kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada:
1. Bapak Tedi Heryanto,S.Pd.,MM., selaku Direktur Politeknik Negeri Sambas.
2. Bapak Uray Heri Mulyanto,ST.,M.Kom., selaku Kepala Jurusan Manajemen
Informatika Politeknik Negeri Sambas.


3. Bapak Lang Jagat,S.Si.,M.T., selaku Kepala Program Studi Manajemen
Informatika Politeknik Negeri Sambas.
4. Bapak Eko Febri Lusiono,SE.,M.Acc., selaku Dosen Pembimbing Magang.
5. Ibu Erifa Syahnaz,S.Kom.,M.M., selaku Dosen Penguji Seminar Magang.
6. Bapak Salahuddin,ST.,M.Cs. dan Ibu Rosalyn Rose,SE.MM., selaku
Koordinator Magang.
7. Bapak Uray Heri Mulyanto,ST.,M.Kom, selaku dosen Pembimbing Akademik.
8. Bapak Drs. Agus Supardan, selaku Kepala Disosnakertrans.
9. Bapak Drs. Bakhtiar,MH. selaku Sekretaris Disosnakertrans.
10. Bapak Munandar selaku Pembimbing Lapangan, beserta seluruh staf/pegawai
Disosnakertrans.
11. Kedua orang tua dan keluarga tercinta, sahabat-sahabat SMA, serta teman-teman
seperjuangan yang selalu mendoakan yang terbaik.
12. Kanda dan yunda di HMI : Kanda Erik, Kanda Aan, Kanda Adul, Yunda Yuni,
Siti Zuleha, Syf. Nia, Bang Nufus, Bang Irhas, Bang Wawan, Bang Ari, Bang
Frank, serta semua pihak yang telah membantu selama penyusunan laporan ini.
Akhir kata, kritik dan saran yang membangun sangat penulis harapkan demi
perbaikan dan kesempurnaan di masa yang akan datang. Semoga laporan magang ini
dapat memberikan manfaat bagi kita semua, Aamiin.
Sambas, April 2014
Penulis


DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ........................................................................................... i
HALAMAN PERSETUJUAN ........................................................................... ii
HALAMAN PENGESAHAN ............................................................................. iii
BUKTI PELAKSANAAN SEMINAR LAPORAN MAGANG ...................... iv
KATA PENGANTAR ......................................................................................... v
DAFTAR ISI ........................................................................................................ vii
DAFTAR TABEL ............................................................................................... viii
DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... ix
BAB I PENDAHULUAN .................................................................................... 1
1.1 Latar Belakang Magang ...................................................................... 1
1.2 Tujuan Magang ................................................................................... 2
1.3 Ruang Lingkup Magang ...................................................................... 2
BAB II TINJAUAN UMUM INSTANSI ........................................................... 3
2.1 Sejarah Instansi ................................................................................... 3
2.2 Struktur Organisasi ............................................................................. 4
2.3 Visi dan Misi ....................................................................................... 11
BAB III KEGIATAN MAGANG ....................................................................... 13
3.1 Lingkup Kerja dan Jadwal Kegiatan ................................................... 13
3.2 Kegiatan yang Dilakukan .................................................................... 21
3.3 Pembahasan Aktivitas ......................................................................... 22


BAB IV PENUTUP ............................................................................................. 41
4.1 Kesimpulan ......................................................................................... 41
4.2 Saran .................................................................................................... 42
DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................... xii


DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 Jadwal Aktivitas .................................................................................... 13



DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Dinas Sosnakertrans Kab. Sambas .................... 4
Gambar 3.1 Form Biodata Peserta Diklst PIM III ................................................ 21
Gambar 3.2 Lemari Arsip ..................................................................................... 24
Gambar 3.3 Form Daftar Pengadaan Barang ........................................................ 25
Gambar 3.4 Daftar Kenaikan Gaji Berkala ........................................................... 27
Gambar 3.5 Daftar Hadir Pegawai ........................................................................ 28
Gambar 3.6 Daftar Mutasi Aset ............................................................................ 29
Gambar 3.7 RKBU / RKPBU ............................................................................... 30
Gambar 3.9 Daftar TKW Kab. Sambas yang Bekerja di Luar Negeri .................. 31
Gambar 3.10 Form SKP ........................................................................................ 32
Gambar 3.10 Informasi Jabatan ............................................................................ 32
Gambar 3.11 Naskah Peraturan Bupati ................................................................. 32
Gambar 3.12 Form Data Peserta Diklat Mediator ................................................ 33
Gambar 3.13 Surat Pernyataan Diklat Mediator ................................................... 34
Gambar 3.14 Contoh Surat Masuk dan disposisi surat ......................................... 35
Gambar 3.15 Form Laporan Perkawinan Pertama ................................................ 36
Gambar 3.16 Surat Tugas Mengikuti Bimtek ....................................................... 37
Gambar 3.17 Surat Tugas Perjalanan Dinas Kadis ............................................... 38
Gambar 3.18 Surat Teguran .................................................................................. 39
Gambar 3.19 Formasi 2014 Disosnakertrans Kab. Sambas .................................. 40


Gambar 3.20 SK Tim RB Disosnakertrans Kab. Sambas ..................................... 40
Gambar 3.21 Contoh Laporan Reformasi Birokrasi ............................................. 40



BAB I
PENDAHULUAN


1.1 Latar Belakang Magang

Sebagai Lembaga Perguruan Tinggi yang bersifat advokatif, Politeknik
Negeri Sambas diharapkan mampu menghasilkan lulusan yang terampil,
profesional, dan siap pakai sesuai disiplin ilmu yang ditekuninya masing-masing.
Oleh karena itu Politeknik Negeri Sambas khususnya oleh Program Studi
Manajemem Informatika dituntut agar selalu dapat menyesuaikan pendidikannya
dengan perkembangan lapangan pekerjaan yang sesungguhnya, guna
mendapatkan tenaga ahli madya yang dapat diharapkan.
Mata kuliah magang merupakan kurikulum akademik yang ditetapkan oleh
Politeknik Negeri Sambas sebagai salah satu kurikulum yang mendekatkan
keterkaitan dan kesepadanan (link and match) antara pengetahuan di perkuliahan
dengan kebutuhan lapangan pekerjaan. Melalui mata kuliah Magang diharapkan
mahasiswa dapat memiliki gambaran yang lebih mendalam tentang kondisi nyata
di dunia kerja, sekaligus dapat menambah pengalaman serta membuka cakrawala
pandang yang lebih luas yang mungkin tidak didapatkan di bangku kuliah.
Dalam pelaksanaan Magang ini penulis memilih Dinas Sosial, Tenaga Kerja
dan Transmigrasi Kabupaten Sambas karena dinilai sebagai instansi yang
kompatibel untuk mengaplikasikan ilmu yang telah ditekuni penulis, mengingat


minimnya tenaga ahli komputer pada instansi tersebut dan masih manualnya
system perkantoran yang dipakai. Hal ini menjadi kesempatan bagi penulis untuk
melakukan penelitian yang mungkin berguna dalam pembuatan Tugas Akhir
nantinya.

1.2 Tujuan Magang

Adapun tujuan pelaksanaan magang antara lain :
1) Memenuhi syarat mata kuliah Magang
2) Mengaplikasikan ilmu yang didapat di bangku kuliah
3) Mempersiapkan diri untuk menghadapi dunia kerja
4) Memungkinkan penulis untuk melakukan penelitian terhadap instansi /
tempat magang sebagai permasalahan yang akan diangkat dalam pembuatan
Tugas Akhir.

1.3 Ruang Lingkup Magang

Selama pelaksanaan magang, penulis ditempatkan pada bagian Sekretariat
khususnya untuk membantu Sub Bagian Umum dan Aparatur yang mempunyai
tugas pokok untuk melaksanakan fasilitasi dan koordinasi pengelolaan urusan
rumah tangga, perlengkapan, tata usaha surat meyurat serta mengumpul dan
mengolah bahan administrasi kepegawaian, pengembangan pegawai, tata usaha
kepegawaian serta menyiapkan bahan laporan kepegawaian.


BAB II
TINJAUAN UMUM INSTANSI


2.1 Sejarah Instansi

Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kabupaten Sambas merupakan
perangkat daerah Kabupaten Sambas yang dibentuk berdasarkan Peraturan
Daerah Kabupaten Sambas Nomor 2 Tahun 2008 tentang Urusan Pemerintah
Daerah Kabupaten Sambas. Pembentukan Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan
Transmigrasi Kabupaten Sambas tertuang dalam Pasal 2 Peraturan Daerah
Kabupaten Sambas Nomor 9 Tahun 2008 tentang Pembentukan Susunan
Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah Kabupaten Sambas.
Dalam Pasal 29 Peraturan Daerah Kabupaten Sambas Nomor 9 Tahun 2008,
dijelaskan bahwa Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan Transmigrasi mempunyai
tugas melaksanakan urusan di bidang sosial, tenaga kerja dan transmigrasi
berdasarkan asas otonomi dan tugas pembantuan. Dinas Sosial, Tenaga Kerja
dan Transmigrasi dipimpin seorang Kepala yang berada di bawah dan
bertanggung jawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah. Adapun untuk
melaksanakan tugas tersebut, diatur dalam Pasal 30 Peraturan Daerah Kabupaten
Sambas Nomor 9 Tahun 2008, Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan Transmigrasi
menyelenggarakan fungsi yaitu sebagai berikut :
a. Perumusan kebijakan teknis di bidang sosial, tenaga kerja dan transmigrasi,


b. Penyelenggaraan urusan pemerintahan dan pelayanan umum di bidang sosial,
tenaga kerja dan transmigrasi,
c. Pembinaan dan pelaksanaan tuugas di bidang sosial, tenaga kerja dan
transmigrasi,
d. Pelaksanaan tugas lain ynag diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas dan
fungsinya.

2.2 Struktur Organisasi

Struktur Organisasi pada Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan Trnsmigrasi dapat
dilihat pada skema di bawah ini










Gambar 2.1 Struktur Organisasi Dinas Sosnakertrans Kab. Sambas


Struktur Organisasi pada Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan Transmigrasi
Kabupaten Sambas diatur dalam Pasal 2 Peraturan Bupati Sambas Nomor 24
Tahun 2009 tentang Uraian Tugas Kepala Dinas, Sekretaris, Kepala Bidang,
Kepala Sub Bagian, dan Kepala Seksi di Lingkungan Dinas Sosial, Tenaga Kerja
dan Transmigrasi Kabupaten Sambas., yaitu terdiri dari
a. Kepala Dinas
Kepala dinas dipimpin oleh seorang Kepala yang berada di bawah dan
bertanggung jawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah. Kepala dinas
mempunyai tugas pokok memimpin, membina, dan menyelenggarakan
kegiatan di bidang sosial, tenaga kerja, dan transmigrasi yang ditetapkan oleh
Bupati berdasarkan peraturan Perundang-undangan yang berlaku.
b. Sekretariat
Sekretariat dipimpin oleh seorang Sekretaris yang berada di bawah dan
bertanggung jawab kepada Kepala Dinas. Sekretaris mempunyai tugas pokok
melaksanakan koordinasi pelaksanaan tugas serta pembinaan dan pemberian
dukungan administrasi yang meliputi urusan penyusunan rencana program,
keuangan, surat-menyurat, kepegawaian, hubungan masyarakat, rumah
tangga, perlengkapam, dan penyusunan laporan Dinas.
Sekretariat terdiri dari tiga Sub Bagian yang masing-masing dipimpin
oleh seorang Kepala Sub Bagian (Kasubbag) yang berada di bawah dan
bertanggung jawab kepada Sekretaris. Tiga Sub Bagian tersebut di antaranya:



1. Sub Bagian Penyusunan Program
Kepala Sub Bagian Penyusunan Program mempunyai tugas pokok
mengumpul dan mengolah bahan penyusunan program, penyelarasan
rencana kerja, serta pelaporan pelaksanaan kegiatan Dinas.
2. Sub Bagian Keuangan
Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas pokok melakukan
koordinasi pelaksanaan anggaran, pelaksanaan anggaran, pelaksanaan
perbendaharaan, verifikasi, akuntansi, pengendalian dan evaluasi serta
menyiapkan bahan laporan keuangan.
3. Sub Bagian Umum dan Aparatur
Kepala Sub Bagian Umum dan Aparatur mempunyai tugas pokok
melaksanakan fasilitasi dan koordinasi pengelolaan urusan rumah tangga,
perlengkapan, tata usaha surat meyurat serta mengumpul dan mengolah
bahan administrasi kepegawaian, pengembangan pegawai, tata usaha
kepegawaian serta menyiapkan bahan laporan kepegawaian.
c. Bidang Sosial
Bidang Sosial dipimpin oleh seorang Kepala Bidang yang berada di
bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas. Kepala Bidang Sosial
mempunyai tugas pkok penyiapan dan perumusan kebijakan teknis, fasilitasi,
rehabilitasi tuna sosial, penanggulangan korban bencana, dan bantuan sosial.


Pada bidang sosial terdapat tiga seksi yang masing-masing dipimpin oleh
seorang Kepala Seksi yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada
Kepala Bidang. Tiga Seksi tersebut di antaranya :
1. Seksi Penyuluhan dan Bimibingan Lembaga Sosial
Kepala Seksi Penyuluhan dan Bimbingan Lembaga Sosial mempunyai
tugas pokok mengumpul dan mengolah bahan perumusan kebijakan
teknis serta pembinaan di bidang penyuluhan dan bimbingan sosial.
2. Seksi Rehabilitasi Tuna Sosial
Kepala Seksi Rehabilitasi Tuna Sosial mempunyai tugas pokok
mengumpul dan mengolah bahan perumusan kebijakan teknis serta
pembinaan di bidang Rehabilitasi Tuna Sosial.
3. Seksi Penanggulangan Korban Bencana dan Bantuan Sosial
Kepala Seksi Penanggulangan Korban Bencana dan Bantuan Sosial
mempunyai tugsa pokok mengumpul dan mengolah bahan perumusan
kebijakan teknis serta pembinaan di bidang penanggulangan korban
bencana dan bantuan sosial.
d. Bidang Pelatihan dan Penempatan Tenaga Kerja
Bidang Pelatihan dan Penempatan Tenaga Kerja dipimpin oleh seorang
Kepala Bidang yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala
Dinas. Kepala Bidang Pelatihan dan Penempatan Tenaga Kerja mempunyai
tugas pokok penyiapan bahan dan perumusan kebijakan teknis, fasilitasi,
koordinasi serta pembinaan teknis di bidang pelatihan, pendayagunaan


tenaga kerja, pengembangan produktivitas tenaga kerja dan perluasan
penempatan tenaga kerja.
Pada Bidang Pelatihan dan Penempatan Trnaga Kerja terdapat tiga seksi
yang masing-masing dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yang berada di
bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang, di antaranya :
1. Seksi Pelatihan dan Produktivitas
Kepals Seksi Pelatihan dan Produktivitas mempunyai tugas pokok
mengumpul dan mengolah bahan perumusan kebijakan teknis, serta
pembinaan di bidang pelatihan dan produktivitas tenaga kerja.
2. Seksi Informasi Pasar dan Penempatan Tenaga Kerja
Kepala Seksi Informasi dan Penempatan Tenaga Kerja mempunyai tugas
pokok mengumpul dan mengolah bahan perumusan kebijakan teknis,
serta pembinaan di bidang informasi pasar dan penempatan tenaga kerja.
3. Seksi Perluasan dan Pengembangan Kesempatan Kerja
Kepala Seksi Perluasan dan Pengembangan Kesempatan Kerja
mempunyai tugas pokok mengumpul dan mengolah bahan perumusan
kebijakan teknis, serta pembinaan di bidang perluasan dan
pengembangan kesempatan kerja.
e. Bidang Hubungan Industri dan Pengawasan
Bidang Hubungan Industri dan Pengawasan dipimpin oleh seorang
Kepala Bidang yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala
Dinas. Kepala Bidang Hubungan Industri dan Pengawasan mempunyai tugas


pokok penyiapan bahan dan perumusan kebijakan teknis, fasilitasi,
koordinasi serta pembinaan teknis di bidang pembinaan hubungan industrial,
jaminan sosial, kesejahteraan tenaga kerja dan perlindungantenaga kerja.
Pada Bidang Industri dan Pengawasan terdapat tiga seksi yang masing-
masing dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yang berada di bawah dan
bertanggung jawab kepada Kepala Bidang, di antaranya ::
1. Seksi Kelembagaan Hubungan Industrial dan Perselisihan
Kepala Seksi Kelembagaan Hubungan Industrial dan Perselisihan
mempunyai tugas pokok mengumpul dan mengolah bahan perummusan
kebijakan teknis, serta pembinaan di bidang kelembagaan hubungan
industrial dan perselisihan.
2. Seksi Syarat Kerja, Pengupahan, dan Jaminan Sosial
Kepala Seksi Syarat Kerja, Pengupahan, dan Jaminan Sosial mempunyai
tugas pokok mengumpul dan mengolah bahan perumusan kebijanakn
teknis, serta pembinaan di bidang syarat kerja, pengupahan, dan jaminan
sosial.
3. Seksi Pengawasan Norma Ketenagakerjaan
Kepala Seksi Pengawasan Norma Ketenagakerjaan mempunyai tugas
pokok mengumpul dan mengolah bahan perumusan kebijakakn teknis,
serta pembinaan di bidang pengawasan norma ketenagakerjaan.



f. Bidang Transmigrasi
Bidang Transmigrasi dipimpin oleh seorang Kepala Bidang yang berada
di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas Kepala Bidang
Transmigrasi mempunyai tugas pokok penyiapan bahan dan perumusan
kebijakan teknis, fasilitasi, koordinasi serta pembinaan teknis di bidang
persiapan pemukiman, pembinaan, perlindungan dan penataan potenis
kawasan transmigrasi.
Pada Bidang Transmigrasi terdapat tiga seksi yang masing-masing
dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yang berada di bawah dan bertanggung
jawab kepada Kepala Bidang. Tiga Seksi tersebut di antaranya
1. Seksi Penyiapan Pemukiman
Kepala Seksi Penyiapan Pemukiman mempunyai tugas pokok
mengumpul dan mengolah bahan perumusan kebijakan teknis, serta
pembinaan di bidang persiapan pemukiman trasnmigrasi.
2. Seksi Penempatan
Kepala Seksi Penempatan mempunyai tugas pokok mengumpul dan
mengolah bahan perumusan kebijakan teknis, serta pembinaan di bidang
penempatan trasnmigrasi.
3. Seksi Pembinaan Masyarakat dan Kawasan Transmigrasi
Kepala Seksi Pembinaan Masyarakat dan Kawasan Transmigrasi
mempunyai tugas pokok mengumpul dan mngolah bahan kebijak teknis,
serta pembinaan masyarakat dan kawasan transmigrasi.


g. Unit Pelaksana Teknis (UPT)
Unit Pelaksana Teknis mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas
teknis Dinas yang mempunyai wilayah kerja meliputi satu atau beberapa
kecamatan, yang mana tugas tersebut diatur kembali oleh Kepala Dinas.
h. Kelompok Jabatan Fungsional
Kelompok Jabatan Fungsional terdiri dari sejumlah Pegawai Negeri Sipil
dalam jenjang jabatan fungsional tertentu berdasarkan bidang keahlian dan
keterampilan tertentu. Kelompok Jabatan Fungsional tersebut terdiri dari
sejumlah tenaga dalam jenjang Jabatan Fungsional yang dipimpin oleh
seorang tenaga fungsional senior selaku ketua Kelompok yang berada di
bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas. Tugas-tugas fungsional
Pegawai Negeri Sipil dalam kelompok Jabatan Fungsional menyesuaikan
dengan Peraturan PerUndang-Undangan yang berlaku.

2.3 Visi dan Misi

Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya, Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan
Transmigrasi Kabupaten Sambas mempunyai Visi dan Misi yaitu sebagai
berikut:



a. Visi
Visi Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kabupaten Sambas
yaitu Terciptanya Manusia Karya, Mandiri, dan Sejahtera, melalui Bela
Terpikat Terigas.
b. Misi
Adapun untuk mencapai Visi tersebut, Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan
Transmigrasi mempunyai Misi sebagai berikut :
1. Memberikan pelayanan, penempatan, pelatihan, dan perlindungan hukum
tenaga kerja.
2. Pemerataan penyebaran mobilitas penduduk.
3. Memberdayakan sumber daya sosial dan memberi izin pelayanan serta
rehabilitasi sosial.


BAB III
KEGIATAN MAGANG


3.1 Lingkup Kerja dan Jadwal Kegiatan

a. Nama Bagian Tempat Magang
Bagian tempat penulis melakukan magang adalah Sub Bagian Umum dan
Aparatur Sekretariat Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan Transmigrasi
Kabupaten Sambas. Bagian ini dikepalai oleh seorang Kepala Sub Bagian
(Kasubbag) yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Sekretaris
b. Jadwal Kegiatan
Kegiatan magang dilaksanakan mulai pada tanggal 24 Februari sampai
pada tanggal 17 April 2014, disesuaikan dengan jadwal kerja dinas tempat
penulis melakukan magang yakni Senin Jumat terkecuali pada hari-hari
libur. Adapun jadwal aktivitas magang dapat dilihat pada tabel 3.1 berikut :
Tabel 3.1 Jadwal Aktivitas
No Tanggal Kegiatan Keterangan
1 24 Februari 2014
Pengarahan Baik
Pengolahan biodata pegawai
peserta diklat PIM III dengan
Ms. Office Word 2010
Baik
2 25 Februari 2014
Pengolahan biodata pegawai
peserta diklat PIM III dengan
Ms. Office Word 2010
Baik


Mencetak, menggandakan,
melakukan pemberkasan
serta mengarsipkan biodata
peserta diklat PIM III
Baik
3 26 Februari 2014
Pengolahan biodata pegawai
peserta diklat PIM III dengan
Ms. Office Word 2010
Baik
Mencetak, menggandakan,
melakukan pemberkasan
serta mengarsipkan biodata
peserta diklat PIM III
Baik
Penggandaan, pemberkasan
dan pengarsipan SK Internal
Dinas Sosnakertrans Kab.
Sambas (10 x 2 rangkap)
Baik
4 27 Februari 2014
Pengolahan Surat Himbauan
Apel Pagi dan Sore di
Lingkungan Dinas
Sosnakertrans Kab. Sambas
dengan Ms. Word 2010
Baik
Mencetak, menggandakan,
dan mengarsipkan Surat
Himbauan Apel Pagi dan
Sore di Lingkungan Dinas
Sosnakertrans Kab. Sambas
Baik
Pengolahan biodata pegawai
peserta diklat PIM dengan
Ms. Office Word 2010
Baik


Mencetak, menggandakan,
melakukan pemberkasan
serta mengarsipkan biodata
peserta diklat PIM
Baik
5 28 Februari 2014
Penggandaan, pemberkasan
dan pengarsipan SK Internal
Dinas Sosnakertrans Kab.
Sambas (15 x 3 rangkap)
Baik
6 3 Maret 2014
Pengolahan Daftar
Pengadaan Barang Tahun
2013 dengan Ms. Excel 2010
Baik
7 4 Maret 2014
Pengolahan Daftar
Pengadaan Barang Tahun
2013 dengan Ms. Excel 2010
Baik
Mencetak, menggandakan,
dan mengarsipkan Daftar
Pengadaan Barang Tahun
2013
Baik
8 5 Maret 2014
Entry dan Update Kenaikan
Gaji Berkala Pegawai dengan
Ms. Excel 2010
Baik
Mencetak, mengarsipkan
Kenaikan Gaji Berkala
Pegawai ter-update
Baik
9 6 Maret 2014
Pengolahan Daftar Hadir
Pegawai per Bidang sejak
Januari April 2014 dengan
Ms.Excel 2010
Baik


10 7 Maret 2014
Pengolahan Daftar Hadir
Pegawai per Bidang sejak
Mei Agustus 2014 dengan
Ms.Excel 2010
Baik
11 10 Maret 2014
Pengolahan Daftar Hadir
Pegawai per Bidang sejak
September Desember 2014
dengan Ms.Excel 2010
Baik
12 11 Maret 2014
Entry Daftar Mutasi Aset
Tahun 2013 dengan Ms.
Excel 2010
Baik
13 12 Maret 2014
Pengolahan data RKBU /
RKPBU Tahun 2014 dengan
Ms.Excel 2010
Baik
14 13 Maret 2014
Mencetak dan mengarsipkan
RKBU / RKPBU Tahun
2014
Baik
Mencetak dan mengarsipkan
Daftar Mutasi Aset Tahun
2013
Baik
15 14 Maret 2014
Penggandaan, pemberkasan
dan pengarsipan SK Internal
Dinas Sosnakertrans Kab.
Sambas (15 x 2 rangkap)
Baik
16 17 Maret 2014
Penggandaan, pemberkasan
dan pengarsipan SK Internal
Dinas Sosnakertrans Kab.
Sambas (15 x 4 rangkap)
Baik


17 18 Maret 2014
Pengolahan Daftar Tenaga
Kerja Wanita Kabupaten
Sambas yang Bekerja di Luar
Negeri dengan Ms. Excel
2010
Baik
18 19 Maret 2014
Pengolahan SKP Bagian
Sekretariat Dinas
Sosnakertrans Kab. Sambas
dengan Ms. Excel 2010
Baik
19 20 Maret 2014
Pengolahan SKP Bidang HI
dan Bidang PPTK Dinas
Sosnakertrans Kab. Sambas
dengan Ms. Excel 2010
Baik
20 21 Maret 2014
Mencetak SKP Bagian
Sekretariat, Bidang HI, dan
Bidang PPTK Dinas
Sosnakertrans Kab. Sambas
Baik
Penggandaan, pemberkasan,
dan pengarsipan SKP Bagian
Sekretariat, Bidang HI, dan
Bidang PPTK Dinas
Sosnakertrans Kab. Sambas
Baik
21 24 Maret 2014
Pengolahan Data Peserta
Diklat Mediator Hubungan
Industrial Angkatan ke-74
Tahun 2014 dengan Ms.
Excel 2010
Baik
22 25 Maret 2014 Mencetak Data Peserta Baik


Diklat Mediator Hubungan
Industrial Angkatan ke-74
Tahun 2014
Penggandaan, pemberkasan,
pengarsipan Data Peserta
Diklat Mediator Hubungan
Industrial Angkatan ke-74
Tahun 2014
Baik
23 26 Maret 2014
Pengolahan Surat Pernyataan
Peserta Diklat Hubungan
Industrial Angkatan ke-74
Tahun 2014
Baik
Mencetak, menggandakan,
melakukan pemberkasan,
mengarsipkan Surat
Pernyataan Peserta Diklat
Hubungan Industrial
Angkatan ke-74 Tahun 2014
Baik
24 27 Maret 2014
Pengolahan Surat Tugas
Mengikuti Diklat Mediator
Hubungan Industrial
Angkatan ke-74 Tahun 2014
dengan Ms. Word 2010
Baik
Penggandaan, pemberkasan,
dan pengarsipan Surat Tugas
Mediator
Baik



25 28 Maret 2014
Penggandaan, pemberkasan,
dan pengarsipan Surat Masuk
Dinas Sosnakertrans Kab.
Sambas
Baik
26 31 Maret 2014 Libur hari raya nyepi -
27 01 April 2014
Pengolahan Daftar
Perkawinan PNS untuk
pengajuan Karis / Karsu
dengan Ms. Word 2010
Baik

28 2 April 2014
29 3 April 2014
Pengolahan Laporan
Perkawinan Pertama PNS
untuk pengajuan Karis /
Karsu dengan Ms. Word
2010
Baik

30 4 April 2014
Pengolahan Surat Tugas
Mengikuti Bimtek
Pengelolaan Informasi dan
Dokumentasi pada PPID di
Kota Singkawang dengan
Ms. Word 2010
Baik
31 7 April 2014
Mencetak, menggandakan,
melakukan mengarsipkan
berkas Persyaratan
Baik
32 8 April 2014
Penggandaan, pemberkasan,
dan pengarsipan surat masuk
Dinas Sosial, Tenaga Kerja
dan Transmigrasi Kab.
Sambas
Baik


33 9 April 2014 Libur pemilu -
34 10 April 2014
Pengolahan Surat Tugas
untuk Perjalanan Dinas
Kepala Dinas Sosial, Tenaga
Kerja dan Transmigrasi Kab.
Sambas dengan Ms. Word
2010
Baik
Penggandaan, pemberkasan,
dan pengarsipan Surat Tugas
Perjalanan Dinas Kepala
Dinas Sosnakertrans Kab.
Sambas
Baik
35 11 April 2014
Membantu Pengolahan
Laporan Pelaksanaan
Reformasi Birokrasi Dinas
Sosnakertrans Kab. Sambas
dengan Ms. Word 2010
Baik
Pengolahan Surat Tugas
Mengikuti Pembinaan
Pengelolaan Perbendaharaan
Ditjen Binapenta Tahun 2014
dengan Ms. Word 2010
Baik
36 14 April 2014
Pengolahan Surat Teguran
kepada Pejabat Pembuat
Komitmen dan Pejabat
Pengadaan Barang dan Jasa
dengan Ms. Office 2010
Baik




Pengolahan SKP Bagian
Transmigrasi Dinas
Sosnakertans Kab. Sambas
dengan Ms. Office 2010
Baik
37 15 April 2014
Pengolahan SKP Bagian
Sosial Dinas Sosnakertrans
Kab. Sambas dengan Ms.
Office 2010
Baik
38 16 April 2014
Membantu Pengolahan
Laporan Reformasi Birokrasi
Dinas Sosnakertans Kab.
Sambas dengan Ms. Office
2100
Baik
39 17 April 2014
Membantu Pengolahan
Laporan Reformasi Birokrasi
Dinas Sosnakertans Kab.
Sambas dengan Ms. Office
2100
Baik

3.2 Kegiatan yang Dilakukan

Adapun kegiatan yang dilakukan selama kegiatan magang berlangsung dapat
dirangkum sebagai berikut :
1) Membantu pengolahan administrasi kepegawaian yang meliputi penyediaan
Daftar Hadir, Kenaikan Gaji Berkala, Sasaran Kerja PNS (SKP), maupun
administrasi lain seperti pengajuan Kartu Istri/Suami (Karis/Karsu), berkas


peserta diklat, serta Laporan Reformasi Birokrasi Dinas Sosial, Tenaga Kerja
dan Transmigrasi Kabupaten Sambas.
2) Membantu pengolahan Daftar Pengadaan Barang, Daftar Mutasi Aset, serta
Daftar Rencana Kebutuhan Barang Unit (RKBU) / Rencana Kebutuhan
Pemeliharaan Barang Unit (RKPBU).
3) Membantu pengarsipan, pengolahan surat-menyurat, penggandaan dokumen
sesuai kebutuhan.

3.3 Pembahasan Aktivitas

1) Pengolahan biodata pegawai peserta diklat PIM III dengan Ms.Word 2010
Diklat PIM III merupakan diklat kepemimpinan yang ditujukan kepada
pejabat struktural eselon III, dimaksudkan untuk mencapai persyaratan
kompetensi kepemimpinan aparatur pemerintah yang sesuai dengan jabatan
struktural eselon III. Peserta Diklat PIM III Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan
Transmigrasi berjumlah 12 orang. Penulis mengolah biodata pegawai peserta
diklat ini berdasarkan isian blanko biodata yang diberikan pejabat terkait
maupun berdasarkan informasi yang terdapat di dalam bundle pegawai yang
terdapat pada Dinas Sosnakertrans tersebut.
Pengolahan biodata peserta Diklat PIM III Dinas Sosnakertrans Kab.
Sambas penulis lakukan dengan memanfaatkan software pengolah kata
(Word Processing) yaitu Microsoft Word yang pernah penulis dapatkan pada


mata kuliah Administrasi Manajemen Perkantoran (semester satu). Selama
proses pengerjaan, penulis mengalami beberapa hambatan yang membuat
pengolahan biodata ini berjalan agak lamban. Hal ini dikarenakan kurang
lengkapnya data yang diberikan oleh masing-masing peserta diklat, kurang
jelasnya informasi karena data mentah diberikan dalam bentuk tulisan
tangan, dan kurang lengkapnya informasi yang terdapat pada masing-masing
bundle pegawai terkait. Namun secara keseluruhan proses ini berjalan
dengan baik karena penulis mendapat bantuan dari beberapa pegawai di
bagian Sekretariat untuk penyelesaiannya. Berikut ini adalah salah satu
contoh biodata peserta diklat yang telah dibuat :
Gambar 3.1 Form Biodata Peserta Diklst PIM III
2) Mencetak, menggandakan, melakukan pemberkasan serta mengarsipkan
biodata peserta diklat PIM
Penulis mencetak biodata peserta diklat yang telah dibuat dengan
Ms.Word yang kemudian akan ditanda-tangani oleh pejabat terkait. Berkas-


berkas tersebut akan digandakan sebanyak 2 (dua) rangkap yang selanjutnya
akan diserahkan kepada pejabat masing-masing dan kepada bagian
Pengadministrasi Kepegawaian untuk diarsipkan. Penulis mendapat sedikit
hambatan pada saat pengesahan biodata tersebut karena pejabat-pejabat yang
dituju sebagian tidak standby di kantor. Namun dalam proses selanjutnya
berjalan dengan baik.
Pengarsipan dokumen merupakan sebuah metode manajemen file agar
file tersebut dapat ditemukan dengan mudah apabila diperlukan. Pengelolaan
File atau Manajemen File merupakan sub mata kuliah Sistem Operasi yang
pernah penulis dapatkan pada semester II (dua). Dalam hal ini, metode
manajemen file yang diterapkan oleh Dinas Sosnakertrans Kab. Sambas
adalah metode sederhana.yang masih bersifat manual.
Gambar berikut menggambarkan metode sederhana dalam memanajemen
file yang diterapkan Dinas Sosnakertrans Kab. Sambas.







Gambar 3.2 Lemari Arsip


3) Penggandaan, pemberkasan dan pengarsipan SK Internal Dinas
Sosnakertrans Kab. Sambas
SK Internal Dinas Sosnakertrans Kab. Sambas merupakan Surat
Keputusan yang dikeluarkan oleh Kepala Dinas untuk pejabat-pejabat
tertentu maupun kepada bidang-bidang di Lingkungan Dinas Sosnakertrans
Kab. Sambas.
Penulis membantu menggandakan SK tersebut sesuai dengan keperluan
yang diminta. Penulis hanya sekali-kali terkendala dalam hal ketersediaan
tinta printer yang digunakan.
4) Pengolahan Daftar Pengadaan Barang Tahun 2013 dengan Ms. Excel 2010
Dengan menggunakan Ms. Excel 2010, Daftar Pengadaan Barang dibuat
seperti format berikut :
Gambar 3.3 Form Daftar Pengadaan Barang


Microsoft Excel merupakan software pengolah angka (Spread Sheet)
yang pernah penulis pelajari pada mata kuliah Administrasi Manajemen
Perkantoran (semester satu).
Proses pengentrian spesifikasi pengadaan barang haruslah sesuai dengan
informasi yang tercantum dalam SPK atau Surat Perjanjian Kontrak. Selain
itu, pengentrian daftar pendistribusian pengadaan barang juga harus sesuia
dengan data yang diberikan oleh pengadminstrasi umum Sekretariat Dinas
Sosnakertrans. Pada proses pengerjaan ini, penulis mendapat kendala karena
terdapat banyak kekurangan informasi DPA/Kuitansi dalam SPK serta
keambiguaan daftar pendistribusian barang yang diberikan kepada penulis.
5) Entry dan Update Kenaikan Gaji Berkala Pegawai dengan Ms. Excel 2010
Kenaikan gaji berkala adalah kenaikan gaji yang diberikan kepada PNS
yang telah mencapai masa kerja golongan yang ditentukan untuk kenaikan
gaji berkala yaitu setiap 2 (dua) tahun sekali dan apabila telah memenuhi
persyaratan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku
(sumber : Peraturan Pemerintah Nomor 7 Tahun 1977 tentang Peraturan Gaji
PNS sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 15
Tahun 2012 ). Penulis melakukan pengetrian dan update gaji berkala pegawai
sesuai dengan data yang diberikan. Pengetrian yang dimaksud adalah
penginputan kenaikan gaji berkala pegawai yang belum terdaftar, yakni
pegawai pindahan, sedangkan yang dimaksud dengan update adalah
pembaruan tahun kenaikan gaji terakhir berdasarkan SK Kenaikan Gaji


pegawai terkait maupun menghapus daftar pegawai yang telah pensiun atau
dimutasi ke dinas atau instansi lain. Adapun Daftar Kenaikan Gaji Berkala
Dinas Sosnakertrans Kab. Sambas dapat dilihat pada gambar 3.4 berikut.
Gambar 3.4 Daftar Kenaikan Gaji Berkala
6) Pengolahan Daftar Hadir Pegawai per Bidang sejak Januari Desember 2014
dengan Ms.Excel 2010
Pengolahan Daftar Hadir Pegawai untuk setiap bidang pada Dinas
Sosnakertrans Kab. Sambas dilakukan dengan memanfaatkan Ms.Excel
2010 dengan format sebagai berikut :


Gambar 3.5 Daftar Hadir Pegawai
Selama proses pengerjaan, penulis melakukan update terhadap daftar
nama pegawai per bidang baik karena pensiun, pindah ke bagian lain,
maupun dimutasi ke instansi lain di luar dinas Sosnakertrans kab. Sambas.
Selain itu, pengolahan daftar hadir ini juga harus memperhatikan hari-hari
libur kantor atau tanggal merah. Karena itu, Untuk memudahkan proses ini,
pengolahan daftar hadir ini dibuat dengan sekaligus mencetak hasil yang
baru saja di-update. Sehinngga, ketersediaan tinta printer menjadi salah satu
faktor yang pendukung kelancaran proses.
7) Entry Daftar Mutasi Aset Tahun 2013 dengan Ms. Excel 2010
Daftar mutasi aset diperlukan salah satunya untuk pemeriksaan Badan
Pengawas Keuangan (BPK) sebagai pertanggungjawaban Dinas terhadap aset
negara yang diberikan guna menghindari kecurangan-kecurangan maupun


hal-hal lain yang tidak diinginkan.. Penulis melakukan pengentrian
berdasarkan data yang telah diberikan oleh Pengadministrasi Umum
Sekretariat Dinas Sosial, Tenaga Kerja Kabupaten Sambas dengan hasil
sebagai berikut :
Gambar 3.6 Daftar Mutasi Aset
Pengolahan Daftar Mutasi Aset ini dilakukan dengan memanfaatkan
salah satu fungsi operasi pada Excel yakni operator SUM yang berfungsi
sebagai operator penjumlahan seperti yang terlihat pada Gambar 3.6 di atas.
Selama proses pengerjaan ini, penulis tidak mendapatkan banyak hambatan
yang berarti.


8) Pengolahan data RKBU dan RKPBU Tahun 2014 dengan Ms.Excel 2010
Rencana Kebutuhan Barang Unit (RKBU) dan Rencana Kebutuhan
Pemeliharaan Barang Unit (RKPBU) dibuat untuk mengusulkan rencana
kebutuhan barang, baik barang bergerak maupun barang tidak bergerak.
Berikut ini adalah RKBU dan RKPBU yang telah penulis buat sesuai dengan
data yang diberikan :
Gambar 3.7 RKBU / RKPBU
Dalam proses pengolahan ini, penulis memanfaatkan fungsi operator
perkalian untuk memudahkan perhitungan seperti yang dapat dilihat pada
gambar 3.7 di atas.



9) Pengolahan Daftar Tenaga Kerja Wanita Kabupaten Sambas yang Bekerja di
Luar Negeri dengan Ms. Excel 2010
Daftar Tenaga Kerja Wanita Kabupaten Sambas yang Bekerja di Luar
Negeri dibuat berdasarkan data Daftar Tenaga Kerja Wanita Kabupaten
Sambas yang diberikan kepada penulis. Adapun hasil rekap jumlah tenaga
kerja yang bekerja di luar negeri tersebut dapat dilihat pada gambar 3.8
berikut
Gambar 3.9 Daftar TKW Kab. Sambas yang Bekerja di Luar Negeri
10) Pengolahan SKP Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kab. Sambas
Sasaran Kerja PNS (SKP) merupakan sasaran kerja yang harus dicapai
masing-masing PNS sesuai dengan jabatan yang mereka pegang. Setiap SKP
akan dinilai oleh atasan / pejabat yang berwewenang ke atas PNS tersebut.


SKP dirumuskan berdasarkan Informasi Jabatan masing masing PNS
dengan berpedoman kepada Peraturan Bupati Sambas Nomor 24 Tahun 2009
tentang Uraian Tugas Kepala Dinas, Sekretaris, Kepala Bidang, Kepala Sub
Bagian, dan Kepala Seksi di Lingkungan Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan
Transmigrasi Kab. Sambas. Adapun contoh SKP yang telah penulis buat
adalah sebagai berikut :
Gambar 3.10 Form SKP
Adapun Informasi Jabatan dan naskah Peraturan Bupati Sambas Nomor
24 Tahun 2009 dapat dilihat pada gambar berikut :




Gambar 3.10 Informasi Jabatan Gambar 3.11 Naskah Peraturan Bupati


11) Pengolahan Data Peserta Diklat Mediator Hubungan Industrial Angkatan 74
Tahun 2014 dengan Ms. Excel 2010
Penulis sengaja memanfaatkan Ms.Excel untuk penyajian biodata ini
karena pengaturan tampilannya dinilai lebih apik dan rapi. Format Data
Peserta Diklat yang harus dilengkapi dibuat sesuai dengan fax yang dikirim
Pusdiklat kepada dinas tersebut. Seperti halnya pengentrian data yang
lainnya, yang menjadi kendala dalam proses ini adalah kurang lengkapanya
data mentah yang diberikan oleh PNS terkait.
Berikut ini adalah Form Data Peserta Diklat yang telah penulis buat :









Gambar 3.12 Form Data Peserta Diklat Mediator



12) Pengolahan Surat Pernyataan Peserta Diklat Mediator Hubungan Industrial
Angkatan ke-74 Tahun 2014
Surat Pernyataan Peserta Diklat Hubungan Industrial dibuat sebagai salah
satu syarat yang harus dipenuhi untuk dapat mengikuti diklat tersebut.
Format surat ini dibuat sesuai dengan format yang telah ditentukan oleh
penyelenggara diklat, yitu sbb :
Gambar 3.13 Surat Pernyataan Diklat Mediator
13) Pengolahan Surat Tugas Mengikuti Diklat Mediator Hubungan Industrial
Angkatan 74 Tahun 2014 dengan Ms. Word 2010
Surat Tugas Mengikuti Diklat dibuat sebagai bukti tugas perjalanan dinas
bagi pejabat terkait dan sebagai pertanggungjawaban apabila.terjadi sesuatu
hal di kemudian hari. Surat tugas dibuat setelah terdapat disposisi surat
masuk oleh Kepala Sekretariat kepada Pengadministrasi Umum dengan


format yang telah ditetapkan sesuai Pedoman Tata Naskah Dinas Sosial,
Tenaga Kerja dan Transmigrasi tersebut. Berikut ini adalah contoh surat
masuk dan disposisi oleh Kepala Sekretariat kepada Pengadministrasi
Umum:









Gambar 3.14 Contoh Surat Masuk dan disposisi surat
14) Penggandaan, pemberkasan, dan pengarsipan Surat Masuk Dinas
Sosnakertrans Kab. Sambas
Surat yang masuk ke Dinas Sosnakertrans dikelola oleh bagian
Pengadminstrasi Umum. Surat yang masuk tersebut digandakan untuk
kemudian diarsipkan ke dalam dokumen surat masuk. Pengelolaan surat
pada Dinas Sosnakertrans dengan metode sederhana yang masih bersifat
manual.


15) Pengolahan Daftar Perkawinan PNS dan Laporan Perkawinan Pertama PNS
untuk pengajuan Karis / Karsu dengan Ms. Word 2010
Daftar Perkawinan Pertama dan Laporan Perkawinan Pertama PNS
dibuat untuk pengajuan Kartu Istri/Suami PNS. Selama proses pengolahan
ini, penulis terkendala menterjemahkan data mentah yang diberikan, karena
data mentah tersebut diberikan dalam bentuk tullisan tangan.
Adapun form Laporan Perkawinan Pertama PNS untuk pengajuan Karis /
Karsu adalah sebagai berikut :








Gambar 3.15 Form Laporan Perkawinan Pertama
16) Pengolahan Surat Tugas Mengikuti Bimtek Pengelolaan Informasi dan
Dokumentasi pada PPID di Kota Singkawang dengan Ms. Word 2010
Pengolahan surat tugas dibuat atas dasar surat masuk yang dibuat. Seperti
halnya surat tugas lainnya, surat ini dibuat sebagai bukti perjalanan dinas dan
sebagai pertanggungjawaban apabila terjadi sesuatu hal dikemudian hari.


Adapun Surat Tugas Mengikuti Bimtek Pengelolaan Informasi dan
Dokumentasi pada PPID di Kota Singkawang yang telah penulis buat adalah
sebagai berikut.









.Gambar 3.16 Surat Tugas Mengikuti Bimtek
17) Mencetak, menggandakan, melakukan mengarsipkan berkas Persyaratan
Pengajuan Karis / Karsu
Berkas Persyaratan Pengajuan Karis / Karsu yang telah ditetapkan BKD
dicetak, dilegalisir dan digandakan untuk diarsipkan. Berkas tersebut terdiri
dari Fotokopi SK CPNS dilegalisir, Fotokopi SK PNS dilegalisir, Fotokopi
SK Pangkat terakhir dilegalisir, Fotokopi SK Jabatan Terakhir dilegalisir,
Fotokopi Surat Nikah dilegalisir, Daftar Perkawinan PNS, Laporan
Perkawinan Pertama PNS, serta pas foto istri / suami 3 x 4 sebanyak tiga
lembar.


18) Pengolahan Surat Tugas untuk Perjalanan Dinas Kepala Dinas Sosial,
Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kab. Sambas dengan Ms. Word 2010
Surat tugas perjalanan dinas Kepala Dinas Sosnakertrans dibuat
berdasarkan surat tugas yang dikeluarkan Bupati Sambas. Surat tugas ini
dibuat dengsn diketahui oleh Wakil Bupati Sambas sesuai dengan Pedoman
Tata Naskah yang berlaku.. Format surat tersebut dapat dilihat pada gambar
di bawah in. :









Gambar 3.17 Surat Tugas Perjalanan Dinas Kadis
19) Pengolahan Surat Teguran kepada Pejabat Pembuat Komitmen dan Pejabat
Pengadaan Barang dan Jasa dengan Ms. Office 2010
Surat teguran dibuat berdasarkan surat yang dikeluarkan Inspektorat
kepada Kepala Dinas yang selanjutnya akan ditindaklanjuti oleh Kepala
Dinas kepada pejabat terkait. Seperti halnya surat-surat dinas yang lain, surat


tugas dibuat sesuai pedoman Tata Naskah yang berlaku. Berikut ini adalah
surat teguran yang telah penulis buat berdasarkan instruksi Pengadministrasi
Umum Sekretariat Dinas Sosial Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kab.
Sambas:
Gambar 3.18 Surat Teguran
20) Membantu Pengolahan Laporan Pelaksanaan Reformasi Birokrasi Dinas
Sosnakertrans Kab. Sambas dengan Ms. Word 2010
Laporan Pelaksanaan Reformasi Birokrasi merupakan laporan yang
meliputi SOP Dinas, Jumlah PNS yang diperlukan, Realisasi Jumlah PNS
yang ada, Program Kerja yang telah dibuat dan dilaksanakan, dll. Laporan
reformasi birokrasi ini penulis buat berdasarkan contoh Laporan Reformasi
Birokrasi Kantor Camat Subah, Formasi 2014 Disosnakertrans, serta SK TIM
RB Dinas Sosnakertrans 2014 yang dapat dilihat pada gambar berikut :
.









Gambar 3.19 Formasi 2014 Disosnakertrans Kab. Sambas






Gambar 3.20 SK Tim RB Disosnakertrans Kab. Sambas







Gambar 3.21 Contoh Laporan Reformasi Birokrasi


BAB IV
PENUTUP


4.1 Kesimpulan

Dari hasil pengamatan penulis, berdasarkan kegiatan magang yang telah
dilaksanakan mulai pada tanggal 24 Februari sampai dengan 17 April 20114 di
Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kabupaten Sambas, didapat
kesimpulan sebagai berikut :
1) Pengolahan administrasi kepegawaian yang meliputi penyediaan Daftar
Hadir, Kenaikan Gaji Berkala, Sasaran Kerja PNS (SKP), maupun
administrasi lain seperti pengajuan Kartu Istri/Suami (Karis/Karsu), berkas
peserta diklat, serta Laporan Reformasi Birokrasi Dinas Sosnakertrans Kab.
Sambas dibuat dengan memanfaatkan software pengolah kata dan software
pengolah angka yakni Ms. Word dan Ms. Excel.
2) Pengolahan Daftar Pengadaan Barang, Daftar Mutasi Aset, serta Daftar
Rencana Kebutuhan Barang Unit (RKBU) / Rencana Kebutuhan
Pemeliharaan Barang Unit (RKPBU) dibuat dengan memanfaatkan software
pengolah angka yaitu Ms. Excel.
3) Pengarsipan, pengolahan surat-menyurat, penggandaan dokumen dilakukan
dengan metode manajemen file sederhana yang masih bersifat manual.



4.2 Saran

Pemanfaatan Word Processing (software pengolah kata) dan Spreadsheet
(software pengolah angka) di Lingkungan Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan
Transmigrasi Kabupaten Sambas saat ini dinilai sudah cukup efektif. Yang
menjadi perhatian penulis adalah metode manajemen file, khususnya kegiatan
pengarsipan yang diterapkan di instansi tersebut.
Menurut hemat penulis, pengarsipan dokumen dinas sebaiknya dilakukan
secara komputerisasi agar dokumen tersebut lebih mudah ditemukan apabila
sewaktu-waktu diperlukan sehingga kinerja dinas akan menjadi semakin baik.
Namun untuk mencapai hal tersebut, faktor kebiasaan kerja serta ketersediaan
sumber daya sudah seharusnya menjadi hal yang utama untuk diperhatikan.



DAFTAR PUSTAKA

Tim Dosen, Panduan Pelaksanaan Magang Program Studi Manajemen Informatika
Politeknik Negeri Sambas Tahun 2014.

-----------------Peraturan Bupati Sambas Nomor 24 Tahun 2009.
-----------------Peraturan Daerah Kabupaten Sambas Nomor 2 Tahun 2008.
-----------------Peraturan Daerah Kabupaten Sambas Nomor 9 Tahun 2008.
-----------------Peraturan Pemerintah Nomor 7 Tahun 1977.