Universitas Sumatera Utara

TUGAS AKHIR
PERANAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM PELAKSANAAN KERJA

SEKRETARIS PADA BAGIAN SEKRETARIAT DEKAN
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
OLEH :
NOVITA SIMANJUNTAK
132103081
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
MEDAN
2016

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA : NOVITA SIMANJUNTAK

NIM : 132103081
PROGRAM STUDI : DIII KESEKRETARIATAN
JUDUL : PERANAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM
PELAKSANAAN KERJA SEKRETARIS PADA
BAGIAN SEKRETARIAT DEKAN FAKULTAS
EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS
SUMATERA UTARA
Tanggal: Juli 2016 Ketua Program Studi D III Kesekretariatan
(Dr. Beby KarinaFawzeea Sembiring, SE, M.Si)

NIP. 19741012 200003 2 003
Tanggal: Juli 2016 Dekan
(Prof. Dr. Ramli, SE, MS)

NIP. 19580602 198803 1 001

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : NOVITA SIMANJUNTAK

NIM : 132103081
PROGRAM STUDI : DIII KESEKRETARIATAN
JUDUL : PERANAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM
PELAKSANAAN KERJA SEKRETARIS PADA
BAGIAN SEKRETARIAT DEKAN FAKULTAS
EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS
SUMATERA UTARA
Medan, Juli 2016

Menyetujui
Dosen Pembimbing
(Frida Ramadini Harahap, SE, MM)

NIP. 19741012 200501 2 003

KATA PENGANTAR
Puji dan syukur Penulis panjatkan Kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang
telah memberikan rahmat dan karunia-Nya sehingga Penulis dapat menyelesaikan
penulisan Tugas Akhir ini guna memenuhi salah satu persyaratan akademik
dalam menyelesaikan program studi pendidikan Diploma III Kesekretariatan
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara. Dalam rangka
memenuhi kewajiban tersebut maka penulis menyusun Tugas Akhir ini dengan
judul adalah “PERANAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM
PELAKSANAAN KERJA SEKRETARIS PADA BAGIAN SEKRETARIAT
DEKAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA
UTARA”
Dengan kemampuan yang masih terbatas, Penulis menyadari Tugas Akhir
ini masih jauh dari sempurna. Untuk itu saran dan kritik yang membangun sangat
Penulis harapkan demi perbaikan dan kesempurnaan Tugas Akhir ini.
Dalam penulisan Tugas Akhir ini, Penulis mengucapkan terima kasih
dengan setulus hati kepada semua pihak yang turut membantu dan mendukung
Penulis baik langsung maupun tidak langsung.
1. Bapak Prof. Dr. Runtung Sitepu, SH. Mhum selaku Rektor Universitas
Sumatera Utara
2. Bapak Prof. Dr. Ramli, SE, MS selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan
Bisnis Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, M.M selaku Ketua Program
Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas
Sumatera Utara

4. Ibu Magdalena L. L Sibarani SE, MSi selaku Sekretaris Program Studi
Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas
Sumatera Utara.
5. Ibu Frida Ramadhini Harahap, SE, MM selaku Dosen Pembimbing yang
telah banyak memberikan arahan dan dorongan kepada Penulis dalam
penulisan Tugas Akhir ini.
6. Kepada Bapak dan Ibu Dosen serta seluruh staf pegawai Fakultas
Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara yang sudah
membimbing dan mendukung penulis dari mulai awal pembelajaran sampai
penyelesaian Tugas Akhir ini.
7. Teristimewa kepada kedua Orang Tua penulis, Ayahanda Kamarung
Simanjuntak dan Ibunda Rosmiati E Sibarani, serta Kak Devy Simanjuntak,
Abang Beland Simanjuntak, Abang Ones Simanjuntak, Adinda Vinky
Simanjuntak dan kepada seluruh keluarga penulis yang selalu memberikan
doa serta dukungan baik moril maupun materil.
8. Terkhusus kepada yang terkasih Andre Hartanto Simbolon yang selalu
memberikan doa dan dukungan, motivasi dan yang selalu setia membantu
disaat penulis menghadapi kesulitan dalam penulisan Tugas Akhir ini.
9. Sahabat semasa kuliah Essy Victoria G, Mega Sharon S, Irma Sitepu yang
selalu ada membantu penulis disaat menghadapi berbagai kesulitan,
memberikan motivasi, dukungan, ide-ide yang membuat penulis semakin
semangat dalam mengerjakan Tugas Akhir ini serta doa, jadilah sahabat
yang terbaik, semangat dan sukses.

10. Kepada seluruh anak DIII Kesekretariatan Grup B stambuk 2013 yang
selalu bersama sama merasa kan suka duka selama 3 tahun dalam
perkuliahan di kampus.
Penulis mengucapkan terima kasih hanya bisa berdoa semoga kiranya
bantuan, semangat dan kebahagiaan yang telah diberikan kepada penulis agar
dapat dibalas oleh Tuhan Yang Maha Esa. Penulis berharap agar Tugas Akhir ini
memberikan manfaat bagi semua pihak.
Medan, Juni 2016
Penulis,
Novita Simanjuntak

DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ........................................................................................ i
DAFTAR ISI........................................................................................................ iv
DAFTAR TABEL .............................................................................................. vi
DAFTAR GAMBAR .......................................................................................... vii
BAB I PENDAHULUAN ........................................................................ 1
A. Latar Belakang Masalah .......................................................... 1
B. Rumusan Masalah .................................................................. 5
C. Manfaat dan Tujuan Penelitian .............................................. 6
D. Rencana Penulisan .................................................................. 7
1. Jadwal Survey/ Observasi ................................................. 7
2. Rencana Isi ....................................................................... 7
BAB II PROFIL FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA..................................... 9
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas
Sumatera Utara ....................................................................... 9
B. Visi, Misi dan Tujuan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas
Sumatera Utara ........................................................................ 11
C. Struktur Organisasi dan Personalia ....................................... 12
D. Job Description ...................................................................... 16
E. Jaringan Kegiatan ................................................................... 21
F. Kinerja Kegiatan Terkini ........................................................ 21
G. Rencana Kegiatan ................................................................... 22

BAB III PEMBAHASAN .......................................................................... 23
A. Pengertian Teknologi Informasi ............................................. 23
1. Teknologi Komputer ......................................................... 24
2. Teknologi Komunikasi ....................................................... 24
B. Peranan Teknologi Informasi Pada Tugas-Tugas Sekretaris . 25
1. Tugas Administratif ............................................................ 26
2. Tugas Khusus dan Intruksi ................................................. 27
3. Tugas Management ............................................................ 27
4. Tugas Hubungan................................................................. 27
C. Peranan Teknologi Informasi Pada Pekerjaan Sekretaris ...... 28
D. Peranan Teknologi Perkantoran Guna Mendukung Kerja
Seorang Sekretaris. ................................................................ 32
E. Peranan Teknologi Informasi dalam Dunia Pendidikan ........ 34
F. Tujuan Teknologi Informasi bagi Sekretaris Dekan Fakultas
Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara ................. 36
G. Pemanfaatan Teknologi Informasi dalam Menjalankan Peran
sebagai Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Sumatera Utara ................................................... 38
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN............................................................ 43
A. Kesimpulan ................................................................................................ 43
B. Saran .......................................................................................................... 44
DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................... 46

DAFTAR TABEL
Nomor Judul Halaman
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan ................................................................... 7

DAFTAR GAMBAR
Nomor Judul Halaman
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi dan Bisnis ........................ 13

BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Pada era globalisasi ini banyak profesi yang dituntut ekstra cepat dan tepat
salah satu diantaranya adalah profesi sekretaris. Sekretaris adalah
”pengelola” sumber daya perusahaan terpenting para pimpinan perusahaan
dan para manajer. Era globalisasi informasi dan kemajuan ilmu pengetahuan
teknologi menuntut orang-orang yang menggeluti profesi sekretaris untuk
selalu menyesuaikan diri dan memperlebar wawasan bila tidak ingin tenggelam
dalam persaingan atau rutinitas pekerjaan.
Menurut Elul (2007:1) Teknologi adalah keseluruhan dari metode yang
secara rasional mengarah dan memiliki ciri-ciri efisiensi dalam setiap bidang
kegiatan manusia.
Teknologi sangat membantu dalam mengerjakan tugas-tugas seorang
sekretaris apalagi perkembangan teknologi saat ini tidak terbatas. Teknologi tidak
akan mempersulit dalam perkembangannya justru akan mempermudah pekerjaan
manusia hal ini untuk seorang sekretaris harus dapat mengikuti laju
perkembangan teknologi serta dapat menerapkan teknologi dalam dunia
sekretaris, maka seorang sekretaris harus selalu memperbaruhi informasi yang
berkaitan dengan teknologi untuk dapat menerapkan secara baik dan mendapat
kemudahan dalam mengerjakan tugas yang diperintahkan oleh pimpinan
khususnya dalam bidang teknologi.

Salah satu peran teknologi bagi seorang sekretaris yaitu menunjang tugas-
tugasnya, oleh karena itu maka diharuskan seorang sekretaris memiliki
kemampuan di bidang teknologi. Tidak hanya dituntut sebagai hard worker
(pekerja keras) tetapi juga smart worker (pekerja cerdas). Seorang sekretaris
harus senantiasa memperluas pengetahuan dalam hal teknologi dan belajar
dari kegagalan masa lalu. Seorang sekretaris diharuskan mengikuti
perkembangan yang ada baik di bidang ekonomi, politik, budaya maupun
kecanggihan teknologi mutakhir guna mendukung kinerja seorang sekretaris.
Selain itu peran dari teknologi yang dapat dirasakan oleh sekretaris adalah lebih
efisiennya waktu yang dibutuhkan dalam melaksanakan tugas tugasnya, tanpa
perlu menghabiskan banyak waktu seorang sekeretaris dapat menyelesaikan
beragam tugas dalam waktu yang singkat.
Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara
merupakan suatu jabatan yang terlibat langsung membantu dekan dalam
menjalankan tugasnya sebagai pimpinan fakultas, maka sekretaris diharapkan
selalu tanggap dan cekatan dalam mengorganisir serta membantu pekerjaan sang
pimpinan. Tugas Sekretaris membantu meringankan tugas pimpinan yang
sekaligus merupakan perpanjangan dari pekerjaan pimpinan. Dengan
demikian pimpinan dapat mengkonsentrasikan diri untuk melakukan tugas
manajerial dalam suatu organisasi atau universitas dengan baik. Untuk
menunjang aktivitas kerjanya maka diperlukan sarana penunjang, seperti
komputer dan internet.
Komputer adalah suatu sistem perangkat elektronik yang memiliki tujuan
untuk melakukan proses pengolahan data, yang kemudian dapat menghasilkan

suatu informasi yang berguna. Komputer memiliki beberapa elemen agar bisa
bekerja dengan baik dan juga bermanfaaat, yaitu elemen brainwae (user),
perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) (Wimatra, dkk
2008).
Sekretaris akan lebih mudah untuk melakukan pengolahan sebuah database
yang penting bagi aktivitas sang pimpinan jika sekretaris mampu
mengoperasikan program yang dikhususkan bagi pengolahan data seperti
Microsoft Access dan lain sebagainya. Pengaturan jadwal kegiatan yang
harus dijalani oleh sang pimpinan akan dapat lebih tertata dengan baik, lengkap
dan mudah dikelola oleh sang sekretaris apabila ia menguasai program yang
khusus dirancang untuk mempermudah pekerjaannya, seperti Microsoft Outlook/
Express atau program lainnya.
Internet adalah keseluruhan jaringan komputer yang saling terhubung satu
sama lain. Beberapa komputer-komputer yang saling terhubung di dalam jaringan
ini menyimpan dan juga memiliki beberapa file yang bisa diakses dan digunakan,
seperti halaman web, dan juga data lainnya yang bisa digunakan dan juga di
akses oleh berbagai komputer yang saling terhubung dengan internet
(Strauss, et al 2003)
Sekretaris harus mampu menguasai jaringan internet karena internet
melambangkan penyebaran (decentralization), pengetahuan (knowledge)
informasi dan data secara ekstrim maka begitupula perannya yang cukup strategis
dalam membina hubungan dengan relasi-relasi penting. Bukankah akan lebih
mudah, efisien dan efektif jika seorang sekretaris memanfaatkan kegunaan

Electronic Mail (E-mail) dan jejaring sosial lainnya dalam membantu
aktivitasnya.
Komputer dan internet telah menambahkan sebuah teknologi baru dan
canggih pada sistem informasi. Akibatnya sebuah sistem informasi dengan
menggunakan komputer akan lebih mempunyai manfaat yang besar pada
pelaksanaan kerja sekretaris dan juga kerja pimpinan. Pentingnya informasi bagi
pimpinan bukanlah merupakan hal yang baru. Sejak adanya manusia yang hidup
berorganisasi, sejak saat itu pulalah informasi selalu diperlukan oleh pimpinan
untuk membantunya dalam melakukan tugas-tugasnya.
Pemanfaatan informasi dengan benar dapat membantu beban kerja setiap
orang yang menggunakannya. Tanpa terkecuali dengan perannya bagi kelancaran
tugas sebagai sseorang sekretaris. Seorang sekretaris sangat diharapkan dapat
memanfaatkan informasi secara maksimal, karena sekretaris harus menjadi
pendukung utama dalam pengambilan keputusan, harus mampu menjadi penyedia
informasi (information provider), harus mampu mencari dan memilih informasi
bagi atasannya agar dapat mengambil keputusan secara cepat dan akurat.
Sekretaris juga mempunyai peran penting sebagai informasi penyebar
(information disserminator).
Menurut Bodnar (2000:1) Informasi adalah data yang diolah sehingga dapat
dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat. Informasi adalah data
yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi
penerimanya (Jogiyanto, 2001)
Kemajuan pesat dibidang teknologi, menuntut perubahan total dalam
orientasi pimpinan dan sekretaris terhadap peranan informasi dalam mengambil

keputusan, semakin dapat dirasakan bahwa pengaruh dan peranan informasi
dalam proses pengambilan keputusan akan menjadi lebih penting. Sifat keputusan
yang akan diambil akan sangat dipengaruhi oleh sistem yang digunakan.
Teknologi informasi adalah kombinasi dari teknologi komputer yang terdiri
dari perangkat keras dan perangkat lunak untuk memproses dan menyimpan
teknologi komunikasi informasi untuk melaksanakan distribusi informasi
(Brown, et al 2005)
Perkembangan yang pesat dari teknologi informasi merupakan akibat dari
banyak faktor, salah satu diantaranya adalah perkembangan ilmu pengetahuan dan
teknologi. Kebutuhan akan informasi dalam berbagai kegiatan manusia baik
kegiatan yang terorganisasi maupun yang tidak terorganisasi menunjukkan adanya
peningkatan. Masalah dari teknologi informasi meyakini bahwa teknologi
informasi akan menjadi penggerak utama dan peting dalam pertumbuhan ekonomi
dunia ke depan. Teknologi informasi juga dipandang sebagai hal yang sangat
penting dalam perluasan kesempatan belajar serta perolehan informasi masyarakat
di dunia. Maka dengan ini penulis ingin membahas masalah tersebut dalam
sebuah tugas akhir dengan judul “Peranan Teknologi Informasi dalam
Pelaksanaan Kerja Sekretaris Pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi
dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.”
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang dibuat maka dapat diketahui begitu banyak
yang bisa dimanfaatkan dari sistem teknologi informasi dalam kehidupan sehari-
hari tanpa terkecuali pemanfaatan dalam pemenuhan dalam tanggung jawab

kerja. Penulis ingin menjelaskan manfaat yang dapat diberikan oleh teknologi
informasi sangat bermanfaat bagi efisiensi dan efektifitas seorang sekretaris
dalam menjalankan perannya membantu pimpinan. Oleh karena itu permasalahan
yang akan dibahas dalam penulisan Tugas Akhir ”Bagaimana Peranan
Teknologi Informasi dalam Pelaksanaan Kerja Sekretaris Pada Bagian
Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara?”
C. Manfaat dan Tujuan Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian ini, adalah :
a. Bagi peneliti
Menambah ilmu pengetahuan penulis tentang pemanfaatan sistem
teknologi informasi bagi seorang sekretaris.
b. Bagi instansi
Hasil penelitian ini diharapkan dapat memeberikan sumbangan
pemikiran yang berguna dalam meningkatkan maupun memperlancar
peran sebagai seorang sekretaris yang baik.
c. Bagi peneliti lain
Sebagai bahan acuan atau referensi bagi peneliti lain yang tertarik
untuk melakukan penelitian yang terkait dengan masalah yang dibahas
dalam penelitian.
Adapun tujuan dari penelitian ini, adalah :
Untuk mengetahui Bagaimana Peranan Teknologi Informasi Dalam
Pelaksaanaan Kerja Sekretaris Pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi
Dan Bisnis Universitas Sumatra Utara.

D. Rencana Penulisan
1. Jadwal Survey/Observasi
Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas
Sumatera Utara Jl. T. M. Hanafiah,SH Kampus USU Medan. Untuk lebih
jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1 dibawah ini.
Tabel 1.1
Jadwal Kegiatan
April 2016 Mei 2016
No Kegiatan I II III IV I II III IV

1 Persiapan
2 Pengumpulan Data
3 Penulisan Laporan
Sumber : Penulis (2016)
Dalam kegiatan pengumpulan data, dilakukan penelitian selama satu
bulan pada sekretaris dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas
Sumatera Utara.
2. Rencana Isi
Tugas Akhir ini akan dibagi 4 (empat) bab yang setiap bab nya terdiri dari
beberapa sub bagian
BAB I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini penulis menguraikan tentang latar
belakang, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat
penelitian, jadwal penelitian dan sistematika penulisan.
BAB II : PROFIL FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

Dalam bab ini diuraikan mengenai sejarah ringkas
Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU, visi, misi dan tujuan
Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU, struktur organisasi
dan personalia, job description, jaringan kegiatan,
kinerja organisasi terkini dan rencana kegiatan.
BAB III : PEMBAHASAN
Dalam bab ini akan diuraikan mengenai peranan
teknologi informasi dalam pelaksanaan kerja sekretaris
pada bagian sekretaris dekan Fakultas Ekonomi Dan
Bisnis Universitas Sumatera Utara.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Dalam bab ini berisikan kesimpulan dan saran tentang
Peranan Teknologi Informasi Dalam Pelaksanaan Kerja
Sekretaris Pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas
Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

BAB II
PROFIL FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera
Utara
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara mempunyai ciri
khas tersendiri di dalam kelahirannya. Ciri khas itu dapat ditandai dengan sejarah
lahirnya di luar kota Medan atau di luar Provinsi Sumatera Utara. Jelasnya
Fakuftas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas
Syiah Kuala) Kutaraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr.
Teuku Iskandar.
Yayasan USU sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, Namun
Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama
dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu
itu teknik operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian
administrasinya tetap berada dibawah Presiden Universitas Sumatera Utara
(istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).
Berhubungan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara
berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari
Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiah Kuala, maka
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara didirikan di Medan dan
memperoleh status Negeri dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan
Ilmu Pengetahuan R.I No. 64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang

diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan kedalam
lingkungan USU tanggal 24 Nopember 1961 yang berlaku surut terhitung mulai
01 oktober 1961.
Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I. No.
0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan Tinggi
No. 131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul dengan Surat Keputusan No.
23/DIKTI/Kep/1987, No. 25/DIKTI/Kep/1987 dan No. 26/DIKTI/Kep/1987,
Fakultas Ekonomi dan bisnis Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang
Program Studi , yaitu Program Studi Strata – I dan Program Studi Diploma – III.
Program Studi Strata- I meliputi 3 (tiga) Departemen,yaitu :
1. Departemen Ekonomi Pembangunan
Program Studi Ekonomi Pembangunan
2. Departemen Manajemen
Program Studi Manajemen
3. Departemen Akuntansi
Program Studi Akuntansi
Sedangkan Program Diploma –III terdiri dari :
1. Program Studi Kesekretariatan
2. Program Studi Keuangan
3. Program Studi Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima
Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

B. Visi, Misi dan Tujuan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas
Sumatera Utara
1. Visi Fakultas Ekonomi dan bisnis Universitas Sumatera Utara.
a. Visi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah
menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul
dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global secara
menyeluruh.
2. Misi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi
dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen dan akuntansi yang
berorientasi pasar,
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan
dan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen,
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian
dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan
sumber pendanaan fakultas dalam status PT BHMN,
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa
selaku pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya,
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan
pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang
bertaraf nasional dan internasional.
f. Menciptakan mahasiswa yang bagus bagi nusa dan bangsa.

3. Tujuan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara
a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta
menyesuikan diri terhadap perkembangan nasional maupun
internasional.
b. Menjadi Lembaga berkemampuan melaksanakan penelitian-pene-
litian dan pengabdian kepada masyarakat dan reponsif terha-
dap perkembangan perubahan.
C. Struktur Organisasi dan Personalia
Struktur Organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas
wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya
hubungan / keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.
Demi tercapainya tujuan umum suatu perusahaan diperlukan suatu wadah
untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan perusahaan tersebut.
Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan perusahaan yang telah
ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi
dalam perusahaan.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan
dapat diterapkan, sehingga efesiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan
melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat
dicapai.
Suatu perusahaan terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan
perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan
serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal,

melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Sumatera Utara dapat dilihat berikut ini :
Rektor dan
Pembantu
Rektor
Dekan dan Dewan

Pembantu Pertmbangan
Dekan Fakultas
Ketua dan Kepala Unit

Sekretaris Bagian Penunjang
Tata usaha Fakultas
Departemen
Ketua Ketua Kepala

Program Program Lab/
Studi Inter Studi Intra
Studio
Kepala Sub Kepala

Bagian Tata Sub Bagian
Usaha Tata
Sumber : Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas
Sumatera Utara Tahun 2016
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas
Sumatera Utara

PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS
SUMATERA UTARA
Dekan : Prof. Dr. Ramli, S.E.,M.S.
Pembantu Dekan I : Dr. Prihatin Lumbanraja, M.Si.
Pembantu Dekan II : Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si.,Ak.
Pembantu Dekan III : Dr. Arlina Nurbaity Lubis, S.E,.M.B.A.
DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
Ketua : Dr. Murni Daulay, M.Si
Sekretaris : Dr. Muslich Lufti, MBA
Anggota : Prof. Dr. Azhar maksum, M.Ec, Ac, Ak
Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak
Drs. Arifin Lubis, M.M, Ak
Ami Dilham, SE, M.Si
Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA, MAFIS
Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, M.Si
Prof. Dr. Paham Ginting, MS
Prof. Dr. Rismayani, M.Si
Prof. Dr. Ramli, MS
Prof. Dr. Sya’ad Afifuddin, S, SE, M.Ec
Prof. Dr. Lic, rer, reg, Siroruzilam, SE
Prof. Erlina, M.Si, Ph.D, Ak
Prof. Dr. Prihatin Lumbanraja, M.Si

Dr. Syafruddin Ginting, S, MAFIS, Ak
Wahyu Aryo Pratomo, SE, M.Ec
Dr. Isfenti Sadalia, ME
Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si
Irsad, SE, M.Sos.Sc, PhD
Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak
Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec.Ac
DEPARTEMEN
Ekonomi Pembangunan
Ketua Departemen : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec Sekretaris
Departemen : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si
Ketua Program Studi : Irsyad Lubis, SE, M.Soc, SC, Ph.D
Sekretaris Program Studi : Paidi Hidayat, SE, M.Si
Manajemen
Ketua Departemen : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME
Sekretaris Departemen : Dra. Marhayanie, M.Si
Ketua Program Studi : Dr. Endang Sulistya Rini,SE, M.Si Sekretaris
Program Studi : Dra. Friska Sipayung, M.S
Akuntansi
Ketua Departemen : Dr. Syafruddin Ginting, SE, Ak, MAFIS, CPA
Sekretaris Departemen : Drs. Hotmal Ja’far, MM, Ak
Ketua Program Studi : Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak
Sekretaris Program Studi : Drs. Mutia Ismail, MM, Ak

PROGRAM STUDI DIPLOMA
Keuangan
Ketua Program Studi : Dr. Yeni Absah, SE, M.Si
Sekretaris Program Studi : Syafrizal Helmi, SE, M.Si
Akuntansi
Ketua Program Studi : Drs. Rustam, M.Si, Ak
Sekretaris Program Studi : Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak
Kesekretariatan
Ketua Program Studi : Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM.
Sekretaris Program Studi : Magdalena Linda Leonita Sibarani, SE, M.Si
D. Job Description
Berikut ini dalah uraian tugas dari setiap unit pada bagian Tata Usaha
Fakultas Ekonomi USU yang terdiri dari :
1. Bagian Tata Usaha
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan dibidang
ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan,
kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang
akademik,administras umum dan keuangan, kemahasiswaan danalumni,
kepegawaian dan perlengkapan.

d. Melaksanakan urusan persuratan ,kerumahtanggaan, perlengkapan,
kepegawaian, keuangan dan kearsipan.
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan
fakultas.
f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/
pelayanan kepada masyarakat.
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.
h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan dilingkungan fakultas.
i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan
dengan kegiatan fakultas.
k. Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan fakultas.
2. Sub bagian akademik
a. Menyusun Rencana Kerja dan anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpukan dan mengolah data dibidang pendidikan, penelitian dan
pengabdian/ pelayanan kepada masyarakat.
c. Melakukan administrasi akademik.
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.
e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum.
f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah dilingkungan fakultas.
g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/ pelayanan pada
masyarakat di lingkungan fakultas.

h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian.
3. Sub bagian umum dan keuangan :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan
kerumahtanggaan .
c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan dilingkungan fakultas.
d. Melakukan urusan penerimaan tamu Pimpinan, rapat dinas dan
pertemuan ilmiah dilingkungan fakultas.
e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan
pertanggungjawaban keuangan.
g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan
dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya
yang telah diteliti kebenarannya.
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan
4. Sub bagian kepegawaian
b. Menyusun konsep juklak/ juknis dibidang kepegawaian.

c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai.
d. Melaksanakan urusan mutasi pegawai.
e. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
f. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan
jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar
Tetap/ Tidak Tetap/ Emiritus, ijin dan cuti.
g. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai.
h. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional.
i. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian.
k. Membantu Fakultas Ekonomi mengatur Keuangan Gaji pegawai.
l. Melayani Pegawai yang mengabsen.
5. Sub bagian kemahasiswaan dan alumni
b. Mengumpulkan dan mengolah data dibidang kemahasiswaan dan
alumni.
c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.
d. Melakukan urusan pemberian izin/ rekomendasi kegiatan
kemahasiswaan.
e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat
universitas.

g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan
kesejahteraan mahasiswa.
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan
kemahasiswaan
i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni.
j. Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni.
k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian.
l. Tempat data Mahasiswa dan Alumni Fakultas Ekonomi.
6. Sub bagian perlengkapan
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub
Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan
perlengkapan.
d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang
kerumahtanggaan dan perlengkapan.
e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan
lingkungan.
f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.
g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Bagian.

E. Jaringan Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan
pembinaan civitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak
berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada
umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan. Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang
bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian – penelitian yang bermanfaat bagi
ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada
masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu; penyelenggaraan
pendidikan, pengadaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan – lulusan dari Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik
dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.
F. Kinerja Kegiatan Terkini
Setiap instansi tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai
dengan tujuan instansi, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Fakultas terus berupaya agar
tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat tewujud. Tidak mudah dalam
mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan
loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan
kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja kegiatan terkini yang dijalankan

perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran
terhadap Mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian – penelitian ilmiah
khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi Universitas, Mahasiswa dan
masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar –
seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak
dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya.
Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat
menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas
yang baik. Kegiatan – kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas,
seperti perayaan hari – hari besar keagaaan (misalnya:Idul Fitri, IdulAdha, Isr’a
Mi’raj,Natal, Paskah, dll) sehingga para Civitas Akademik selalu memiliki nilai-
nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup,serta selalu bertaqwa
kepada Tuhan Yang Maha Esa.
G. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain
adalah sebagai berikut:
1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap / ganjil.
2. Perkuliahan semester genap / ganjil.
3. Ujian mid semester / ujian semester genap / ganjil.
4. Wisuda mahasiswa.

BAB III
PEMBAHASAN
A. Pengertian Teknologi Informasi
Teknologi informasi (information technology) biasa disebut TI, IT, atau
infotech. Berbagai definisi tentang informasi diberikan dengan maksud dapat
memberikan gambaran lebih lanjut tentang teknologi informasi.
Berbagai definisi teknologi informasi:
1. Menurut Lucas (2000) Teknologi informasi adalah segala bentuk teknologi
yang diterapkan untuk memproses dan mengirimkan informasi dalam bentuk
elektronis. Mikrokomputer, komputer mainframe, pembaca barcode,
perangkat lunak pemroses transaksi, perangkat lunak lembar kerja
(spreadsheet), dan peralatan komunikasi dan jaringan merupakan contoh
teknologi informasi
2. Menurut Williams san Sawyer (4 : 2003) Teknologi informasi
adalah teknologi yang menggunakan komputasi (komputer) dengan jalur
komunikasi berkecepatan tinggi yang membawa data, suara, dan video.
Dari definisi diatas terlihat bahwa teknologi informasi tidak sekedar berupa
teknologi komputer, tetapi juga mencakup teknologi telekomunikasi. Dengan
kata lain, yang disebut teknologi informasi adalah gabungan antara teknologi
komputer dan teknologi telekomunikasi
Menurut Kadir (2003) penjelasan atas dua teknologi yang mendasari
teknologi informasi adalah sebagi berikut.

1. Teknologi komputer
Teknologi komputer adalah teknologi yang berhubungan dengan komputer,
termasuk peralatan-peralatan yang berhubungan dengan komputer seperti printer,
pembaca sidik jari, dan bahkan CD-ROM. Komputer adalah mesin serbaguna
yang dapat dikontrol oleh program, digunakan untuk mengolah data
menjadi informasi. Program adalah deretan instruksi yang digunakan untuk
mengendalikan komputer sehingga komputer dapat melakukan tindakan sesuai
yang dikehendaki pembuatnya. Data adalah bahan mentah bagi komputer yang
dapat berupa angka maupun gambar, sedangkan informasi adalah bentuk data
yang telah diolah sehingga dapat menjadi bahan yang berguna untuk pengambilan
keputusan.
2. Teknologi komunikasi
Teknologi komunikasi atau biasa juga disebut teknologi komunikasi adalah
teknologi yang berhubungan dengan komunikasi jarak jauh. Termasuk dalam
kategori teknologi ini adalah telepon, radio, dan televisi.
Perlu diperhatikan bahwa komputer tidak harus berupa seperti PC yang
anda jumpai dirumah atau kantor, tetapi juga bisa berupa peralatan-peralatan
yang lain seperti mesin pembuat kopi, oven mikro gelombang (microwave),
remote untuk TV, televisi, ponsel dan CD Player. Peralatan-peralatan seperti itu
pada masa kini bergantung pada komputer dalam bentuk cip (chip) yang disebut
mikroprosesor.
Mengingat keadaan seperti ini, banyak yang berpendapat bahwa istilah
komputer kurang tepat. Komputer tidak sekedar untuk melaksanakan
komputerisasi seperti yang tersirat pada namanya. Sebagaimana dikatakan oleh

Jhon Von Neuman, pelopor teknologi komputer, bahwa yang disebut komputer
itu seharusnya tidak dinamakan seperti itu, tetapi lebih tepat kalau dipanggil
‘mesin serbaguna’ (Williams dan Swyer, 2003)
Teknologi Informasi, meliputi segala hal yang berkaitan dengan proses,
penggunaan sebagai alat bantu, manipulasi, dan pengelolaan informasi. Maka,
teknologi informasi tidak harus secara spesifik berupa komputer yang terhubung
ke komputer lain malalui alat komunikasi, tetapi juga dapat berupa peranti
seperti ponsel ataupun peralatan elektronika lain yang berhubungan dengan
penyajian informasi (misalnya televisi). Hal yang terpenting adalah bahwa
teknologi informasi itu melibatkan komputer dan telekomunikasi.
B. Peranan Teknologi Informasi Pada Tugas-Tugas Sekretaris
Tugas sekretaris adalah membantu kerja managerial pimpinan. Tugas-
tugas sekretaris merupakan tugas yang tidak lepas dari teknologi perkantoran,
dimana teknologi perkantoran tersebut adalah sebagai pendukung utama dari
pekerjaan seorang sekretaris. Sedangkan teknologi perkantoran adalah bagaimana
proses mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim dan
menyimpan bahan- bahan keterangan secara efisien dengan menggunakan mesin-
mesin. Ketercapainya kerja sekretaris merupakan tanggung jawab sekretaris itu
sendiri maka ketepatan, kecepatan dan kecekatan pekerjaan atau data yang
diolah untuk perusahaan dapat dicapai dengan menggunakan teknologi
perkantoran.
Banyak pendapat para ahli tentang tugas-tugas sekretaris namun secara
umum tugas sekretaris dibagi menjadi 4 yaitu tugas administratif, tugas khusus

dan instruksi, tugas management dan tugas hubungan. Berikut tugas sekretaris
secara umum:
1. Tugas Administratif
Berikut ini tugas sekretaris yang berkaitan dengan tugas administratif dan
peranan teknologi antara lain :
a. Menerima, mengolah, menyimpan atau memusnakan dan membuat surat.
Dalam pekerjaan sekertaris mererima atau membuat surat merupakan hal
yang biasa dalam pekerjaannya. Dalam mengetik surat seorang sekretaris
dapat menggunakan mesin tik ataupun computer, namun di zaman
sekarang sekretari lebih banyak mengetik menggunakan computer agar
lebih efisien dan hasilnya pun lebih baik daripada menggunakan mesin
tik.
b. Bertelepon
Pada kegiatan ini teknologi yang dipergunakan adalah telepon. Dalam
perkembangannya telepon merupakan alat yang sangat mobile (praktis)
namun tidak dipungkiri pada kantor masih ada yang menggunakan
telepon kabel karena sebagai fasilitas kantor itu sendiri. Untuk jaman
yang serba mudah semua kegiatan dapat dimonitoring dengan bertelepon
tanpa pergi meninjau secara langsung. Bahkan kegiatan pemesanan,
kesepakatan bertemu dan negosiasi dapat dilakukan dengan telepon.
c. Kearsipan
Beberapa peralatan/teknologi yang digunakan dalam kegiatan penataan
arsip seperti mesin jilid dan stepler, untuk penyimpanan arsip seperti

filling kabinet, odner, jika arsip berbentuk soft copy bisa disimpen di flas
disk dan hard disk.
2. Tugas Khusus dan Intruksi
Adapun tugas khusus dan intruksi beserta peranan teknologi yakni sebagai
berikut:
a. Mengatur Keuangan Pimpinan
Mengatur keuangan pimpinan seperti menangani keuangan pimpinan
dengan bank, membayarkan pajak perusahaan, pencairan dana dan
bahkan jika pimpinan memberikan instruksi sekretaris juga bertugas
mengelola keuangan pribadi atau rumah tangga pimpinan. Maka
sekretaris harus teliti menangani pembukuan keuangan yang baik dengan
dukungan teknologi atau mesin penghitung seperti kalkulator, komputer
dengan program microsoft excel dan alat-alat penghitung lainnya
3. Tugas Management
Tugas management merupakan pengelolaan kegiatan perusahaan atau
pimpinan yang dimulai dari perencanaan, pengorganisasian, dan pengawasan.
Memanagement kegiatan merupakan tugas seorang sekretaris karena kelancaran
kegiatan atau perjalanan dinas tergantung dari kinerja sekretaris sebagai laporan
kepada pimpinan. Teknologi yang digunakan guna mendukung kerja sekretaris
seperti alat komunikasi (Telepon, Handy Talky) alat bantu peraga (LCD
proyektor) Internet sebagai pencari data dan alat komunikasi yang lain dan lain
lain.
4. Tugas Hubungan
Pada tugas ini dan peranan teknologi meliputi :

a. Hubungan ekstern
Sekretaris dapat sebagai perwakilan dari perusahaan yang mana akan
berdampak pada perkembangan perusahaan, maka seorang sekretaris
memiliki etika untuk menjaga hubungan yang baik dengan perusahaan
lain. Hubungan dapat dilakukan melalui bertemu secara langsung,
bertelepon dan dapat juga melalui dunia maya (internet).
b. Hubungan Intern
Sekertaris disini sebagai jaringan komunikasi antara pimpinan dengan
karyawan. Komunikasi dapat dilakukan dengan SMS (Short Message
System), telepon dan sekertaris dapat memphosting informasi pada web
atau halaman perusahaan melalui internet.
C. Peranan Teknologi Informasi Pada Pekerjaan Sekretaris
Teknologi semakin lama semakin berkembang dengan pesat, kini teknologi
bukan lagi hal yang asing bagi seorang sekretaris bahkan teknologi dizaman
sekarang ini merupakan kebutuhan bagi sekretaris untuk menunjang kemampuan
dan juga membuat pekerjaannya dapat selesai seefiseien mungkin agar
memuaskan pemimpinnya dengan kinerja dari sekretaris itu sendiri dan tugas
sekretaris tidak akan tercapai bila sekretaris itu sendiri buta tentang teknologi
perkantoran. Berikut teknologi perkantoran yang biasa dipergunakan guna
membantu pekerjaan sekretaris dan peranannya dalam pekerjaan sekretaris
secara lebih lengkap:
1. Mesin Tulis/tik
Mesin tik manual atau elektronik dapat digunakan sebagai membuat surat
dan dalam perkembangannya mesin tik dalam perkantoran modern masih

dibutuhkan untuk mengisi formulir yang telah disediakan oleh pihak lain
yang mana dapat diisi langsung pada lembar formulir tersebut dan juga mesin tik
manual sangat membantu saat ada pemadaman listrik karena mesin tik ini tidak
menggunakan tenaga listrik, meski dalam keadaan saat ini mesin tik manual
sangat jarang bahkan hampir tidak digunakan karena adanya kecanggihan
teknologi lainnya
2. Komputer
Dalam hal ini bagi sekertaris komputer merupakan alat yang paling
familier. Pekerjaan sekretaris dalam perkantoran modern, komputer merupakan
alat sehari-hari yang digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan guna mengelolah
data yang penting. Komputer tidak hanya digunakan dalam pembuatan surat saja
namun pengolahan data, alat hitung, dan dapat sebagai media
komunikasi. Keunggulan komputer ialah kecepatan dalam pengolahan data,
keandalan dan ketelitian dan seorang sekretaris harus menguasai beragam
software yang sering digunakan misal microsoft word, microsofts excel ect.
Dan lebih baik lagi bila sekretaris itu mengenal software (perangkat lunak) yang
mampu membuat pekerjaannya lebih mudah, cepat dan praktis. Karena di zaman
modern ini semua harus serba cepat.
3. Telepon
Telepon adalah alat komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan
pesan suara, terutama pesan yang berbentuk percakapan. Telepon merupakan
salah satu alat berkomunikasi yang sering digunakan di kantor. Sekretaris harus
memiliki pengetahuan bagaimana tata cara bertelepon, baik sebagai penerima
panggilan maupun yang melakukan panggilan sesuai dengan etika kesopanan.

Pengetahuan ini penting dikuasai agar komunikasi melalui telepon dapat
dilakukan secara efektif dan efisien karena komunikasi mempunyai peran penting
dalam keberhasilan perusahaan.
Seorang sekretaris harus bisa menggunakan telepon di zaman modern ini
banyak yang menggunakan telephone genggam canggih atau yang biasa disebut I
phone dengan kecanggihan yang bisa membantu komunikasi sekretaris dengan
pimpinannya atau bahkan dengan segala relasi pimpinannya agar tetap berjalan
meskipun sedang tidak berada di kantor ataupun sedang jam istirahat.
4. Mesin Foto Copy
Mesin foto copy adalah suatu alat untuk menyalin kembali dokumen atau
ilustrasi dengan menggunakan cahaya, panas, bahan kimia, atau muatan listrik
statis. Yang berfungsi dapat memperbanyak dokumen, demi kelancaran tugas
rutin, dan dapat melakukan memperbesar atau memperkecil tulisan atau gambar,
dari dokumen, sesuai keinginan.
5. Faximile
Alat yang digunakan untuk pengiriman data-data yang kita butuhkan, juga
digunakan sebagai alat untuk komunikasi dan juga dapat digunakan sebagai
sarana untuk mengcopy dukumen atau kertas yang kita inginkan.
6. Mesin Jilid
Mesin yang digunakan untuk menjilid buku, diktat, kalender meja, booklet
dan sebagainya. Ciri-ciri mesin jilid seperti, hasil penjilidan seperti album foto,
bagian pinggir kertas berlubang, digerakan dengan tangan manusia dan
komponen dan cara kerjanya bersifat manual. Namun dengan di jilid berkas yang
dijiid akan menjadi rapid an tidak mudah kusut..

7. HT (Handy Talky)
Handy Talky adalah alat berkomunikasi dengan mengunakan sinyal
frekuensi tertentu sebagai pemancarnya untuk menghubungkan handy talky
yang satu dengan handy talky yang lain. alat ini digunakan sekretaris atau
karyawan untuk memonitoring jalannya event ataupun seminar dengan
berkomunikasi dengan alat tersebut sehingga tidak harus mencek secara
langsung dan mobilitas panitia tidak terlalu tinggi
8. LCD Proyektor
Alat yang berguna memproyeksikan layar komputer supaya menjadi lebih
besar secara tampilan. Alat ini biasanya digunakan untuk presentasi atau
memberikan penjelasan pada saat seminar ataupun rapat perusahaan. Dengan
LCD maka seluruh peserta rapat atau seminar dapat melihat jelas apa yang
dijelaskan oleh yang sedang berbicara di depan.
9. Mesin PABX
Alat PABX merupakan teknologi yang canggih karena dapat digunakan
sebagai telepon, modem dan mesin fax, serta bisa digunakan sebagai alat
komunikasi internal karyawan di kantor. Cara kerja PABX adalah bahwa
sesungguhnya perangkat ini merupakan modem yang berfungsi sebagai control
station pusat. Setiap kali ada telepon baru yang masuk, maka telepon
tersebut akan di-routing (diarahkan) melalui control station ini. Karena di dalam
sistem PABX tersebut telah dimasukan kode tertentu untuk masing-masing
nomor telepon di kantor, atau untuk masing-masing extension, maka telepon
masuk tersebut akan diarahkan ke tujuan yang tepat dengan menggunakan
kode tersebut.

D. Peranan Teknologi Perkantoran Guna Mendukung Kerja Seorang
Sekretaris.
Di zaman ekonomi global dengan tingkat teknologi tinggi, para eksekutif
menjadi tergantung pada dukungan staf-nya untuk mengontrol sistem yang baru.
Sedangkan kondisi dari para pelaku bisnis adalah menghadapi berbagai tantangan
dan berada dalam lingkungan yang serba bersaing. Kondisi demikian membuat
para pimpinan perusahaan membutuhkan jasa sekretaris yang lebih handal dan
profesional. Teknologi pekantoran diciptakan guna membantu atau meringankan
kerja manusia. Tidak ada teknologi yang tidak diperuntukkan untuk
kemajuan manusia. Dimana seorang sekretaris memerlukan teknologi
perkantoran guna menunjang pekerjaanya sebagai pembantu pekerjaan pimpinan.
Sangatlah penting sekretaris memahami dan mengerti tentang teknologi
perkantoran tersebut.bukan hanya untuk diri sendiri tapi bila pimpinannya tidak
mengerti dengan perkembangan teknologi yang pertama kali tempat bertanya
pimpinan pasti kepada sekretarisnya dan sangat tidak enak apabila sekretaris nya
juga tidak bisa menggunakan teknologi yang ada saat ini.
Kecakapan seorang sekretaris menggunakan teknologi perkantoran secara
profesional akan menguntungkan profesinya dan akan memberikan
sumbangan kepada organisasi atau perusahaan. Sekertaris harus memiliki
keterampilan dalam penggunakan teknologi perkantoran mengingat kompetisi
didalam dunia kerja sangat terbuka. Kemajuan teknologi perkantoran
menuntut orang-orang yang menggeluti profesi sekretaris untuk selalu
menyesuaikan diri dan memperlebar wawasan. Tingkat kompetensi sekretaris
yang kini dimiliki perlu ditingkatkan dengan memiliki kemampuan teknis

penggunaan teknologi tersebut. Jika seorang sekretris memiliki kemampuan dan
kecakapan dalam bidang teknologi maka sekretaris tersebut akan lebih
kompetitif.
Teknologi perkantoran berguna untuk mendukung kerja sekretaris, secara
tenaga kerja sekertaris akan memiliki mutu dan berkualitas karena sekretaris
yang memiliki keterampilan dalam pengoperasikan teknologi perkantoran
pastilah memiliki mutu dan kualitas kerja yang baik. Disiplin dan gairah kerja
akan meningkat karena jika mengerjakan pekerjaan dengan cara manual akan
membutuhkan tenaga yang banyak sehingga sekerteraris yang
mengerjakannya akan tidak disiplin atapun memiliki semangat. Secara
prosedur kerja sekretaris akan semakin mudah, lancar sederhana dan semakin
efektif dan efisien.
Dengan menggunakan teknologi perkantoran hasil kerja sekretaris
kualitasnya meningkat selaras perkembangan teknologi yang berkembang. Mutu
dan keseragaman atau keberagaman hasil kerja akan akurat dan standarnya
terpenuhi. Namun bukan tidak mungkin apabila karena kecanggihan teknologi
membuat seorang sekretaris melupakan tugas-tugasnya. Namun itu semua
kembali ke pribadi sekretaris itu sendiri apabila seorang sekretaris itu menyalah
gunakan teknologi di kantor untuk hal-hal yang tidak penting bukan tidak
mungkin dia tidak akan dipercaya oleh pimpinannya. Namun banyak sekretaris
yang mampu memanfaatkan teknologi karena peranan dari teknologi sendiri
mampu meng efisienkan waktu sehingga seorang sekretaris tidak perlu
melakukan segalanya dengan manual dan dengan waktu yang singkat beberapa
pekerjaan dapat dilakukan oleh sekretaris. Karenanya kecanggihan teknologi

harus bisa dimanfaatkan seorang sekretaris untuk membanggakan dirinya di
hadapan pimpinan bahkan untuk membuat keuntungan perusahaan tersebut.
Sangat berbeda terbalik bila seorang sekretaris tidak mampu menggunakan
teknologi dia harus bersusah payah dengan waktu yang panjang dan juga
tentunya dia harus melakukan segalanya dengan bersusah payah dan serba
terburu-buru sehingga bukan tidak mungkin hasil pekerjaanya menjadi
amburadul dan tidak karuan dan tidak memuaskan bahkan mengecewakan
pimpinannya. Oleh karena itu teknologi sangat berperan banyak dalm pekerjaan
seorang sekretaris dan seorang sekretaris harus mampu aktif dalam
perkembangan teknologi
E. Peranan Teknologi Informasi dalam Dunia Pendidikan
Teknologi informasi dan komunikasi dalam hal ini khususnya internet telah
banyak digunakan sebagai sumber informasi dalam dunia pendididkan Saat ini
komputer bukan lagi merupakan barang mewah, alat ini sudah digunakan di
berbagai bidang pekerjaan seperti halnya pada bidang pendidikan. Pada awalnya
komputer dimanfaatkan di sekolah sebagai penunjang kelancaran pekerjaan
bidang administrasi dengan memanfaatkan software Microsoft word, excel dan
access.
Dengan masuknya materi Teknologi Informasi dan Komunikasi dalam
kurikulum baru, maka peranan komputer sebagai salah satu komponen utama
dalam Teknologi Informasi Komputer (TIK) mempunyai posisi yang sangat
penting sebagai salah satu media pembelajaran. Teknologi informasi juga dapat
melahirkan fitur-fitur baru dalam dunia pendidikan pada zaman sekarang. Sistem
pengajaran berbasis multimedia (teknologi yang melibatkan teks, gambar,

suara, dan video) dapat menyajikan materi yang lebih menarik, tidak monoton,
dan memudahkan penyampaian. Murid dan mahasiswa dapat mempelajari materi
tertentu sacara mandiri dengan menggunakan komputer yang dilengkapi dengan
program berbasis multimedia. Kini telah banyak perangkat lunak yang tergolong
sebagai edutainment yang merupakan perpaduan antara pendidikan (education)
dan hiburan (entertaiment). Pada dunia pendidikan di Indonesia, komputer
sudah diperkenalkan dan digunakan di sekolah-sekolah mulai dari
pendidikan dasar hingga perguruan tinggi.
Teknologi informasi mempunyai kemudahan bagi mahasiswa dalam
mencari dan menyediakan bahan-bahan pembelajaran juga bisa didapatkan,
misalnya dengan adanya konsep perpustakaan elektronik (e-library) atau buku
elektronik (e-book). Ditambah lagi dengan adanya internet dimungkinkan
untuk mencari koleksi perpustakaan berupa buku-buku, modul, jurnal, makalah,
majalah, surat kabar, dan lain sebagainya. Universitas Sumatera Utara telah
menerapkan pembelajarannya melalui internet. Mahasiswanya dapat belajar
lewat buku-buku atau modul yang disajikan secara menarik baik dalam bentuk
teks atau audio- visual (multimedia) yang disajikan lewat internet. Bahkan
dengan internet dimungkinkan untuk setiap mahasiswanya berkomunikasi dengan
e-mail bahkan berinteraksi langsung.
Pesatnya Perkembangan Teknologi Informasi, khususnya internet,
memungkinkan pengembangan layanan informasi yang lebih baik dalam suatu
institusi pendidikan. Dilingkungan perguruan tinggi, pemanfaatan Teknologi
Informasi lainnya yaitu diwujudkan dalam suatu sistem yang disebut electronic
university. Pengembangan Universitas bertujuan untuk mendukung

penyelenggaraan pendidikan, sehingga perguruan tinggi dapat menyediakan
layanan informasi yang lebih baik kepada komunitasnya, baik didalam maupun
diluar perguruan tinggi tersebut melalui internet. Layanan pendidikan lain yang
bisa dilaksanakan melalui sarana internet yaitu dengan menyediakan materi kuliah
secara online dan materi kuliah tersebut dapat diakses oleh siapa saja yang
membutuhkan. Sistem informasi yang diterapkan pun bervariasi sesuai dengan
kebutuhan masing-masing organisasi.
F. Tujuan Teknologi Informasi bagi Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi
dan Bisnis Universitas Sumatera Utara
Tujuan Teknologi Informasi dan Komunikasi bagi sekretaris dekan Fakultas
Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatra Utara yaitu agar sekretaris dapat dan
terbiasa menggunakan perangkat Teknologi Informasi dan Komunikasi secara
tepat dan optimal untuk mendapatkan dan memproses informasi dalam kegiatan
tata usaha, bekerja, dan aktifitas lainnya sehingga seorang sekretaris mampu
berkreasi, mengembangkan sikap imaginatif, mengembangkan kemampuan
eksplorasi mandiri, dan mudah beradaptasi dengan perkembangan baru di
lingkungannya.
Melalui pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi diharapkan
seorang sekretaris dapat terlibat pada perubahan pesat dalam kehidupan yang
mengalami penambahan dan perubahan dalam penggunaan beragam produk
teknologi informasi dan komunikasi. Seorang sekretaris menggunakan perangkat
Teknologi Informasi dan Komunikasi untuk mencari, mengeksplorasi,
menganalisis, dan saling tukar informasi secara efisien dan efektif. Dengan
menggunakan Teknologi Informasi dan Komunikasi, sekretaris akan dengan cepat

mendapatkan ide dan pengalaman dari berbagai kalangan. Penambahan
kemampuan seorang sekretaris karena penggunaan Teknologi Informasi dan
Komunikasi akan mengembangkan sikap inisiatif dan kemampuan belajar
mandiri, sehingga sekretaris dapat memutuskan dan mempertimbangkan sendiri
kapan dan dimana penggunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi secara
tepat dan optimal, termasuk apa implikasinya saat ini dan dimasa yang akan
datang.
Secara khusus, tujuan memanfaatkan Teknologi Informasi dan
Komunikasi adalah:
1. Menyadarkan seorang sekretaris akan potensi perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi yang terus berubah sehingga seorang sekretaris
dapat termotivasi untuk mengevaluasi dan mempelajari Teknologi
Informasi dan Komunikasi.
2. Memotivasi kemampuan seorang sekretaris untuk bisa beradaptasi dan
mengantisipasi perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi,
sehingga seorang sekretaris bisa melaksanakan dan menjalani aktifitas
kehidupan sehari- hari secara mandiri.
3. Mengembangkan kompetensi seorang sekretaris dalam menggunakan
Teknologi Informasi dan Komunikasi untuk mendukung kegiatan belajar
dan bekerja.
4. Mengembangkan kemampuan berbasis Teknologi Informasi dan
Komunikasi, sehingga proses tata usaha dapat lebih optimal.

G. Pemanfaatan Teknologi Informasi dalam Menjalankan Peran sebagai
Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera
Utara
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan
pembinaan civitas akademik serta melaksanakan urusan Pendidikan fakultas.
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara yang merupakan
instansi pemerintah tentulah mempunyai bagian masing – masing guna
pelaksanaan proses kerja yang efektif dan efesien.. Agar tercapainya optimalisasi
tata kerja instansi diperlukan teknologi modern untuk sarana pengelolaan
informasi, sehingga tiap bagian dapat mengerjakan pekerjaannya dengan fungsi
dan tugasnya.
Adapun tugas sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisinis adalah :
1. Memasukkan surat masuk untuk Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisinis
Universitas Sumatera Utara ke buku agenda
2. Membuat dan menulis nomor surat keluar dan surat masuk
3. Menerima Fax
4. Menstempel surat dan membuat tanggal surat
5. Menerima tugas akhir mahasiswa yang akan ditandatangani oleh Dekan
6. Mengantarkan surat masuk ke bagian lain yang sudah diprogres dekan
7. Mengarsip tanda terima surat masuk dan surat keluar
Dalam menjalankan pekerjaan diperlukan alat - alat pendukung pekerjaan,
agar efektifitas kerja dapat terlaksana. Begitu pula pada sekretaris Fakultas
Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara, diperlukan peralatan penunjang

kerja, agar pekerjaan yang dilakukan oleh sekretaris dapat berjalan lancar.
Peralatan dan perlengkapan kantor untuk pekerjaan sekretaris disesuaikan dengan
pekerjaan kualitas sekretaris yang mengerjakan, metode dan prosedur yang
dipergunakan dalam pekerjaan.
Peralatan dan perlengkapan kantor sangat dibutuhkan dalam
pelaksanaan pekerjaan agar berjalan dengan lancar. Untuk menjadikan teknologi
bukan sekedar alat, atau bahkan memperalat kehidupan manusia, kita harus
menyadari hubungan antara manusia dan teknologi itu sendiri.
Bila bagian kerja sekretaris tidak dilengkapi dengan peralatan dan
perlengkapan yang memadai, mugkin saja pekerjaan sekretaris tidak akan
menghadapi hambatan dalam pelaksanaan tugasnya. Selain itu, pekerjaan
yang dibantu peralatan dan perlengkapan kantor dalam pengerjaannya akan
tampak baik, bermutu, dan professional.
Bila standar peralatan dan perlengkapan pada ruang kerja sekretaris dapat
dipenuhi pada setiap meja, maka akan dapat dihindari terjadinya peminjaman
alat- alat kantor antara sekretaris dengan pegawai yang lainnya karena bila terjadi
peminjaman alat-alat tersebut maka akan mengakibatkan terjadi gangguan
pekerjaan pada pegawai yang meminjamkan alat tersebut. Akibat lainnya juga
akan mengurangi efisiensi kerja dari sekretaris ke pegawai tersebut, karena itu
harus meminta kembali alat-alat yang dipinjam dari pegawai lain, ini berarti
pemborosan dari segi waktu.
Tetapi apabila setiap meja kerja pegawai terutama diruangan meja
sekretaris tersedia lengkap semua, maka sekretaris dan pegawai kantor tersebut
akan dapat bekerja dengan tenang dan tidak terganggu.

Beberapa peralatan modern yang ada dan dimanfaatkan guna dalam
pelaksanaan kerja sekretaris Fakultas Ekonomi dan bisnis Universitas Sumatera
Utara antara lain :
a. Komputer
Modernnya peralatan yang diciptakan, seperti komputer tidak menyebabkan
pengetahuan dan masalah penanganan informasi dengan system tangan atau
manual ditinggalkan begitu saja. Komputer adalah rangkaian peralatan elektronik
yang dapat melakukan pekerjaan secara sistematis, berdasarkan instruksi/program
yang diberikan, serta dapat menyimpan dan menampilkan keterangan bilamana
diperlukan oleh pengguna. Pemanfaatan Komputer dalam pekerjaan sekretaris
Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis merupakan tuntutan dan kewajaran yang
dibutuhkan walaupun tanpa menghilangkan sistem tangan atau manual. Teknologi
komputer tersebut dapat meningkatkan efisiensi kerja sekretaris dalam rangka
menunjang kegiatan organisasi pada universitas. Komputer mempengaruhi
pelaksaan kerja, secara elektronis dapat menyimpan data apabila digunakan dalam
suatu bentuk atau format yang dapat diinterpresentasikan komputer melalui wujud
baca mesin.
Dalam dunia kerja sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis komputer
dimanfaatkan guna menunjang ke efektifitas kerja pada universitas, Sekretaris
harus menguasai beragam program software (perangkat lunak) yang sering
digunakan misalnya Microsoft word guna untuk pembuatan surat masuk dan surat
keluar yang diperlukan, membuat jadwal kerja pimpinan, menata arsip agar
tersusun dengan baik, dan mempersiapkan dokumen yang diperlukan oleh
pimpinan, dan hardware (perangkat keras) yang sering digunakan misalnya USB

flash disc penyimpanan data atau file yang penting untuk sebagai bukti transaksi
atau pertinggal kerja sekretaris
b. Printer
Printer adalah satu – satunya bagian mekanis yang lebih menonjol dari
sistem pengolahan kata, yang menampilkan data dalam bentuk cetakan berupa
teks maupun gambar. Printer biasanya paling memerlukan perawatan dan
merupakan komponen pengolahan kata yang sangat mahal karena printer
memerlukan tinta. Selain mampu mengoperasikan komputer, sekretaris juga harus
mengetahui bagaimana cara pengguna serta mengoperasikan printer yang akan
membantu kerja sekretaris dari pengelolahan data hingga menjadi sebuah
dokumen yang sudah dicetak diatas kertas.
c. Internet
Selain mengoperasikan komputer, sekretaris juga harus mampu
mengoperasikan internet dengan baik. Karena internet merupakan salah satu
elemen yang akan semakin canggih dari waktu ke waktu. Internet dapat
membantu dalam menjalankan kehidupan yang serba cepat, begitu pula bagi
sekretaris dan tanggung jawab kerjanya tidak pernah lepas dari pembaharuan serta
efisiensi dan efektif penggunaan teknologi informasi. Untuk pemanfaatan
teknologi informasi ini secara maksimal para sekretaris juga harus mengerti
dengan apa dan fungsi dari setiap unsur teknologi informasi yang digunakan.
Internet sangat memiliki peran penting dalam dunia kerja sekretaris karena
internet sebagai alat komunikasi penyambung jarak jauh yang biasa di kenal
dengan nama “E-Mail” yang merupakan alat penyampaian pesan yang secara
cepat. Selain e-mail juga ada browsing (pencarian informasi) sekretaris

diharapkan dapat memanfaatkan informasi dengan baik karena sekretaris berperan
penting dalam pengambilan keputusan, serta harus mampu mencari dan memilih
informasi yang akurat bagi atasannya.

BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Teknologi informasi berperan sangat penting dalam membantu tugas dan
pekerjaan seorang sekretaris pada bagian sekretariat dekan Fakultas Ekonomi
dan Bisnis, antara lain:
a. Mesin tik manual atau elektronik membantu seorang sekretaris membuat
surat tanpa menggunakan energi listrik.
b. Komputer sebagai teknologi informasi membantu seorang sekretaris
menyelesaikan pekerjaan guna mengelolah data yang penting. Komputer
tidak hanya digunakan dalam pembuatan surat saja namun pengolahan data,
alat hitung, dan dapat sebagai media komunikasi.
c. Telepon adalah alat komunikasi yang membantu sekretaris untuk
menyampaikan pesan suara, terutama pesan yang berbentuk percakapan.
Telepon merupakan salah satu alat berkomunikasi yang sering digunakan di
kantor.
d. Mesin foto copy adalah alat yang membantu sekretaris untuk menyalin
kembali dokumen atau ilustrasi dengan menggunakan cahaya, panas, bahan
kimia, atau muatan listrik statis. Yang berfungsi dapat memperbanyak
dokumen, demi kelancaran tugas rutin, dan dapat melakukan memperbesar
atau memperkecil tulisan atau gambar, dari dokumen, sesuai keinginan.
e. Printer adalah satu – satunya bagian mekanis yang lebih menonjol dari
sistem pengolahan kata, yang membantu seorang sekretaris menampilkan
data dalam bentuk cetakan berupa teks maupun gambar.

f. Internet sangat memiliki peran penting dalam dunia kerja sekretaris karena
internet sebagai alat komunikasi penyambung jarak jauh yang biasa di kenal
dengan nama “E-Mail” yang merupakan alat penyampaian pesan yang
secara cepat. Selain e-mail juga ada browsing (pencarian informasi)
sekretaris diharapkan dapat memanfaatkan informasi dengan baik karena
sekretaris berperan penting dalam pengambilan keputusan, serta harus
mampu mencari dan memilih informasi yang akurat bagi atasannya.
Tujuan Teknologi Informasi dan Komunikasi bagi sekretaris Dekan
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatra Utara yaitu agar sekretaris
dapat dan terbiasa menggunakan perangkat Teknologi Informasi dan
Komunikasi secara tepat dan optimal untuk mendapatkan dan memproses
informasi dalam kegiatan tata usaha, bekerja, dan aktifitas lainnya sehingga
seorang sekretaris mampu berkreasi, mengembangkan sikap imaginatif,
mengembangkan kemampuan eksplorasi mandiri, dan mudah beradaptasi
dengan perkembangan baru di lingkungannya.
B. Saran
Berdasarkan kesimpulan dan melihat kenyataan yang terjadi pada Fakultas
Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara, maka penulis mencoba
memberikan beberapa saran yang diharapkan berguna bagi beberapa pihak, yaitu :
a. Diharapkan seorang sekretaris mampu menggunakan perangkat teknologi
informasi dan komunikasi dalam menjalankan peran dan fungsinya
membantu dekan fakultas ekonomi dan bisnis Universitas Sumatera Utara.
b. Dengan pemanfaatan yang benar dari tekhnologi informasi maka akan
membuat tugas seorang sekretaris menjadi lebih efisien dan efektif

maka seorang sekretaris harus memperbaharui kemampuannya sesuai
dengan perkembangan tekhnologi informasi.
c. Seorang sekretaris harus tanggap terhadap perkembangan teknologi
informasi yang ada dan harus memanfaatkannya karena teknologi
informasi memudahkan untuk bertukar informasi guna meningkatkan
prestasi kerja.
d. Diusahakan tetap melakukan pemeliharaan terhadap fasilitas
teknologi informasi seperti komputer, telepon, faximile,dan lainnya serta
adanya penambahan fasilitas. Pendistribusian surat hendaknya
menggunakan faximile, untuk menghemat waktu dalam penyampaian surat
ke bagian lain dan agar tidak mengganggu pekerjaan sekretaris karena harus
mengantar surat ke bagian lain.
e. Sistem teknologi informasi yang sudah baik selama ini hendaknya lebih
ditingkatkan lagi, juga penggunaan alat-alat komunikasi hendaknya
dipergunakan dengan sebaik-baiknya agar tujuan instansi/perusahaan dapat
terealisasi.

DAFTAR PUSTAKA
Durotul Yatimah. 2009. Kesekretarisan Modern & Administrasi perkantoran.
Bandung : Pustaka Setia.
http://id.wikipedia.org/
http://id.wikipedia.org/wiki/Teknologi
Jarot S. & Sudarma S. 2012 . Buku Super Pintar Internet. Cetakan I,
Jakarta : Mediakita
,Jogiyanto Hartono . 2005. Sistem Informasi Strategik untuk Keunggulan
Kompetitif. Cetakan I. Yogyakarta : Andi.
Kadir, Terra Ch. Triwahyuni .2003. Pengenalan Teknologi Informasi,.
Yogyakarta : Andi.
Lawalata. Caroline F.Ch. (2012). Panduan Lengkap Pekerjaan Sekretaris.
Cetakan I. Padang : Penerbit @kademia.
Sedarmayanti .(2001). Manajemen Perkantoran. Cetakan II. Bandung : Penerbit
Bandar Maju
Simarmata Janner, (2006). Pengenalan Teknologi Komputer dan Informasi.
Ed I. Yogyakarta : ANDI
www.feusu.ac.id

Universitas Sumatera Utara

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Universitas Sumatera Utara

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

TUGAS AKHIR

PERANAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM PELAKSANAAN KERJA

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

NAMA : NOVITA SIMANJUNTAK

Tanggal: Juli 2016 Ketua Program Studi D III Kesekretariatan

(Dr. Beby KarinaFawzeea Sembiring, SE, M.Si)

Tanggal: Juli 2016 Dekan

(Prof. Dr. Ramli, SE, MS)

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

NAMA : NOVITA SIMANJUNTAK

Medan, Juli 2016

(Frida Ramadini Harahap, SE, MM)

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

telah memberikan rahmat dan karunia-Nya sehingga Penulis dapat menyelesaikan

dalam menyelesaikan program studi pendidikan Diploma III Kesekretariatan

Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara. Dalam rangka

judul adalah “PERANAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM

PELAKSANAAN KERJA SEKRETARIS PADA BAGIAN SEKRETARIAT

DEKAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA

Dengan kemampuan yang masih terbatas, Penulis menyadari Tugas Akhir

Penulis harapkan demi perbaikan dan kesempurnaan Tugas Akhir ini.

Dalam penulisan Tugas Akhir ini, Penulis mengucapkan terima kasih

Penulis baik langsung maupun tidak langsung.

Bisnis Universitas Sumatera Utara.

Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas

5. Ibu Frida Ramadhini Harahap, SE, MM selaku Dosen Pembimbing yang

telah banyak memberikan arahan dan dorongan kepada Penulis dalam

penulisan Tugas Akhir ini.

Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara yang sudah

membimbing dan mendukung penulis dari mulai awal pembelajaran sampai

penyelesaian Tugas Akhir ini.

7. Teristimewa kepada kedua Orang Tua penulis, Ayahanda Kamarung

Simanjuntak dan Ibunda Rosmiati E Sibarani, serta Kak Devy Simanjuntak,

Abang Beland Simanjuntak, Abang Ones Simanjuntak, Adinda Vinky

Simanjuntak dan kepada seluruh keluarga penulis yang selalu memberikan

doa serta dukungan baik moril maupun materil.

8. Terkhusus kepada yang terkasih Andre Hartanto Simbolon yang selalu

disaat penulis menghadapi kesulitan dalam penulisan Tugas Akhir ini.

selalu ada membantu penulis disaat menghadapi berbagai kesulitan,

memberikan motivasi, dukungan, ide-ide yang membuat penulis semakin

yang terbaik, semangat dan sukses.

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Penulis mengucapkan terima kasih hanya bisa berdoa semoga kiranya

memberikan manfaat bagi semua pihak.

Medan, Juni 2016

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

KATA PENGANTAR ........................................................................................ i

DAFTAR TABEL .............................................................................................. vi

DAFTAR GAMBAR .......................................................................................... vii

BAB I PENDAHULUAN ........................................................................ 1

A. Latar Belakang Masalah .......................................................... 1

B. Rumusan Masalah .................................................................. 5

C. Manfaat dan Tujuan Penelitian .............................................. 6

D. Rencana Penulisan .................................................................. 7

1. Jadwal Survey/ Observasi ................................................. 7

2. Rencana Isi ....................................................................... 7

BAB II PROFIL FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA..................................... 9

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas

Sumatera Utara ....................................................................... 9