See discussions, stats, and author profiles for this publication at: https://www.researchgate.

net/publication/302412744

Berpikir Sistem: Pola Berpikir untuk Pemahaman Masalah yang lebih baik

Book · October 2013

CITATIONS READS
3 54,037

1 author:

Akhmad Hidayatno
University of Indonesia
106 PUBLICATIONS   230 CITATIONS   

SEE PROFILE

Some of the authors of this publication are also working on these related projects:

Urban Sustainability Dynamics View project

Developing Terms of Reference for World Bank's Rice Price Modeling Study View project

All content following this page was uploaded by Akhmad Hidayatno on 09 May 2016.

The user has requested enhancement of the downloaded file.

BERPIKIR SISTEM
POLA BERPIKIR UNTUK PEMAHAMAN MASALAH YANG
LEBIH BAIK

A KHMAD H IDAYATNO

1
PERSEMBAHAN

Kepada Istriku, dr. Ernie Widianty Rahardjo M.Kes, MBA yang selalu sabar menemani dan
menginspirasi perjalanan hidup

Kepada Bapak Ibu Ir. Soedjadi Martodiwirjo dan Papa Mama Prof. Dr. Eddy Rahardjo Sp.An.
KIC, atas inspirasinya untuk selalu belajar dan memperbaiki diri terus menerus tanpa
memandang usia.

2
PENGANTAR

Sebuah cerita dari hikayat Nasrudin:

Di suatu malam, seorang sahabat dari Nasrudin mendapatinya sedang

sibuk kebingungan mencari-cari sesuatu dibawah lampu jalanan yang
terang, sehingga dia bertanya kepada Nasrudin: “Wahai sahabatku, apa
yang kau cari siapa tahu aku bias membantumu”
Nasrudin menjawab, “aku kehilangan dompetku, bisakah kau menolongku
mencarinya”
Sang sahabat serta merta mencari hingga radius lebih dari 50 m dari lampu
tersebut, karena berpikir pasti Nasrudin kehilangan dompetnya disekitar
itu. Namun setelah bersusah payah mencari, sang sahabat jadi kebingungan
karena tidak bisa menemukannya sehingga dia bertanya kembali ke
Nasrudin, “Wahai sahabaku, dimana kau kehilangan dompetmu?”
Nasrudin menjawab, “Aku kehilangannya di rumahku”
Sang Sahabat sebal kenapa kok dirumah dicarinya di sini, “Loh, kenapa kok
mencarinya di Jalan ini, kenapa tidak dirumah?”
Nasrudin menjawab, “Rumahku lampunya kurang terang, lebih terang
disini, jadi aku lebih enak mencarinya disini”

Cerita Nasrudin ini bisa diartikan sebagai cara kita menyelesaikan permasalahan terkadang
tidak berdasarkan atas pemahaman yang utuh dari masalah tersebut. Sumber ketidakutuhan ini
bisa saja kemalasan, tidak tersedianya data, atau terlalu mengandalkan pengalaman kita
sebelumnya yang terbatas. Padahal pemahaman masalah yang baik merupakan langkah awal
penyelesaian masalah yang lebih baik. Tidak ada gunanya mengkritisi atau menyalahkan cara
penyelesaian masalah orang lain seandainya sumbernya adalah pemahaman masalahnya
ternyata salah atau kurang lengkap, karena orang tersebut pasti tidak akan merasa salah. Bagi
dia, solusi yang dilakukan telah logis dalam kerangka yang dia tahu.

Berpikir sistem mampu memfasilitasi proses yang lebih baik dalam memahami masalah.
Dengan memandang permasalahan sebagai sebuah sistem, kita bisa terlepas dari jebakan untuk
hanya memfokuskan diri memperbaiki apa yang rusak. Pemahaman sebagai sistem akan
mengembangkan fokus kita kepada adanya hubungan antara apa yang rusak dengan komponen
lainnya. Hubungan ini bisa menimbulkan keterkaitan, dan keterkaitan bisa berujung kepada
ketergantungan, sehingga kita bisa melihat peluang baru dan lebih baik dalam menyelesaikan
masalah. Proses yang dinamis inilah yang membuat berpikir sistem disebut sebagai sebuah seni
untuk secara simultan memandang pohon tanpa melupakan perhatian terhadap hutan (the art
of seeing trees without forgetting the forest).

3
Buku ini akan menjelaskan berpikir sistem sebagai sebuah model untuk berpikir. Jika
didefinisikan, model adalah sebuah contoh yang ingin ditiru. Sama dengan ketika kita membaca
otobiografi orang sukses, kita ingin meniru orang tersebut. Kita ingin tahu apa saja yang
membuat orang tersebut sukses. Apakah ada pepatah yang menjadi pegangan karirnya,
bagaimana cara mengambil keputusan dalam tantangan dan lain sebagainya. Maka berpikir
sistem di buku ini akan dibedah berdasarkan ciri-ciri yang menunjukkan kita telah melakukan
pemikiran secara sistematik.

Sebagai sebuah model berpikir maka tentunya tidak sepenuhnya ciri-ciri yang dijabarkan disini
adalah hal yang baru. Mungkin saja anda sebenarnya sudah mempraktekkan berpikir secara
sistem dalam kehidupan anda sehari-hari, secara penuh, sebagian besar atau beberapa kali saja.
Mungkin saja anda menggunakan nama lain untuk beberapa pola berpikir anda, misalnya
berpikir lateral, berpikir kritis, berpikir logis, mindset, thinking habit,berpikir berbasis model
(model thinking) dan lainnya. Sehingga buku ini bisa anda pandang sebagai kumpulan dari apa
yang telah anda ketahui yang kemudian dirangkai sedemikian rupa, sehingga lebih mudah bagi
anda untuk memahami pola pikir yang telah anda miliki.

Stuktur penulisan dalam buku ini ini dibagi menjadi 3 bagian, bagian pertama membahas TIGA
kata yang digunakan dalam berpikir sistem, yaitu: berpikir dan sistem. Bagian pertama tentang
berpikir sebagian besar akan membahas pola berpikir lateral yang dikenalkan oleh Edward De
Bono. Berpikir lateral sangat membantu dalam proses berpikir sistem untuk menghentikan laju
pola berpikir lama. Dengan menghentikan pola berpikir lama, kita memiliki kesempatan
menggantinya dengan pola berpikir sistem. Sehingga pembahasan tentang berpikir difokuskan
kepada perubahan pemikiran bahwa proses berpikir tidaklah sebuah proses otomatis yang tidak
mungkin diubah, namun ternyata bisa dilatih untuk berubah. Kemudian dilanjutkan dengan
definisi sistem serta ciri-cirinya sebuah sistem yang membedakannya dari kumpulan biasa.
Kombinasi keduanya (yaitu dan) bisa menjadi cara untuk mendapatkan struktur dari sebuah
sistem permasalahan.

Bagian kedua, membahas tentang berpikir sistem yang dimulai dengan pembahasan tentang
peranan mental model sebagai pola struktur pikiran. Kesadaran sebagai mental model mampu
mengubah pola berpikir kita dengan berbagai metode tertentu. Sehingga di akhir bagian ini
dijelaskan bahwa cara berpikir sistem adalah mengajukan serangkaian pertanyaan dengan basis
ciri-ciri sistem. Rangkaian pertanyaan ini dikelompokkan menjadi 5 kelompok dan dapat
disingkat sebagai DeBaTIK untuk memudahkan kita mengingatnya.

Bagian ketiga akan mengenalkan bagaimana berpikir sistem mampu memberikan pemahaman
yang lebih utuh terhadap permasalahan, baik secara informal maupun secara formal dengan
menggunakan basis metode yang sering digunakan dalam manajemen kualitas. Bagian ini juga
mengenalkan beberapa pendekatan bantuan kuantitatif dalam berpikir sistem denga
menjelaskan tentang Sistem Dinamis.

Pada bagian akhir ditambahkan sebuah catatan khusus, berupa pengalaman mengajarkan
berpikir sistem di Teknik Industri, Universitas Indonesia, dengan harapan mampu mengajak
kalangan dunia pendidikan untuk mengenalkan bahwa berpikir adalah suatu keahlian yang bisa
diajarkan dan penting bagi pengembangan kemampuan pemecahan masalah di anak didik kita.

4
Dalam bagian ini dijabarkan pula cara untuk melakukan permainan untuk belajar yang sering
dipakai untuk mengajarkan sistem yaitu the beer game.

5
DAFTAR ISI

Persembahan .................................................................................................................................. 2
Pengantar ........................................................................................................................................ 3
Daftar Isi ......................................................................................................................................... 6
Daftar Gambar ................................................................................................................................ 8
Daftar Tabel ...................................................................................................................................10
1. Berpikir Sistem untuk Mengatasi Peningkatan Kompleksitas............................................... 11
1.1 Kompleksitas Meningkat akibat Adanya Konektivitas ................................................... 11
1.2 Konektivitas Mengubah Fokus kepada Proses dan Struktur .......................................... 12
1.3 Dibutuhkan Pola Berpikir yang Sesuai dengan Peningkatan Kompleksitas .................. 15
1.4 Bahan Bacaan .................................................................................................................. 15
2. Apakah Berpikir Itu? .............................................................................................................. 16
2.1 Berpikir adalah Proses Menjawab Pertanyaan ............................................................... 16
2.1.1 Pola Pikiran Sebagai Sebuah Struktur Pikiran ........................................................ 19
2.1.2 Dampak Negatif Jebakan Pola Pikiran .................................................................... 21
2.1.3 Dampak Positif Pola Pikiran ................................................................................... 22
2.2 Bekal Berpikir Sistem dari Pola Berpikir Lainnya ........................................................ 22
2.2.1 Berpikir Logis.......................................................................................................... 22
2.2.2 Berpikir Kritis ......................................................................................................... 23
2.2.3 Berpikir Holistik (Pandangan Helikopter) ............................................................. 23
2.3 Berpikir Lateral sebagai Bekal Berpikir Sistem ............................................................. 24
2.4 Bahan Bacaan ................................................................................................................. 27
3. Sistem .................................................................................................................................... 28
3.1 Apakah Sistem? .............................................................................................................. 28
3.1.1 Sistem Berbeda dengan Kelompok karena strukturnya ......................................... 29
3.2 Ciri-ciri Struktur Sistem ................................................................................................. 30
3.2.1 Sistem Memiliki Batasan Dinamis.......................................................................... 30
3.2.2 Sistem Memiliki Tujuan.......................................................................................... 30
3.2.3 Sistem Memiliki Struktur Umpan Balik .................................................................. 31
3.2.4 Sistem Memiliki Ciri Holistik yang Berbeda dengan Sekedar Kumpulan
Komponennya ....................................................................................................................... 32
3.2.5 Kombinasi Ciri Sistem: Multi-Dimensi .................................................................. 33
3.3 Pola Berpikir Adalah Sebuah Struktur Sistemik Pikiran ............................................... 34
4. Pola Berpikir Adalah Model Mental ...................................................................................... 36
4.1 Model Mental ................................................................................................................. 36
4.1.1 Apa bentuk dari Model Mental? ............................................................................. 38
4.1.2 Makna Pemahaman Model Mental......................................................................... 38
4.2 Pembentukan dan Modifikasi Model Mental................................................................. 42
4.2.1 Pandanglah Model Mental sebagai sebuah Helm Pikiran ...................................... 42
4.2.2 Tangga Kesimpulan ................................................................................................ 43
4.2.3 Menyelidiki dan Membela ...................................................................................... 46
4.3 Bahan Bacaan ................................................................................................................. 49
5. Berpikir Sistem ...................................................................................................................... 50

6
 5.1 Bertanya untuk Berpikir Sistem..................................................................................... 52
5.2 Prinsip dan Tips Manajemen berbasis Berpikir Sistem ................................................ 54
5.2.1 Investigasi Tujuan: Beragam, Berbeda, Berubah ................................................... 54
5.2.2 Cari dan Pahami Batasan ....................................................................................... 56
5.2.3 Pahami Hubungan Kausa yang Melingkar ............................................................. 58
5.2.4 Lengkapi Ciri Holistiknya ....................................................................................... 60
5.2.5 Memandang Multi Dimensi secara Dinamis Kontekstual ....................................... 61
5.3 Gunakan DeBATik sebagai Alat Bantu Analisa Sistem Anda ........................................ 62
5.4 Causal Loop Diagram (CLD) – Diagram Putaran Lingkaran ........................................ 63
5.5 Bahan Bacaan .................................................................................................................. 71
6. Pemecahan Masalah dengan Berpikir Sistem ....................................................................... 72
6.1 Bekal Untuk Memecahkan Masalah .............................................................................. 72
6.1.2 Menyamakan Persepsi tentang Analisa .................................................................. 74
6.1.3 Perbedaan Analisa vs. Analisa Sistem .................................................................... 76
6.1.4 Bekal Analisa: Konsep/Teori, Model, Alat dan Metode .......................................... 77
6.1.5 Analisa Sistemik Secara Iteratif dengan Prinsip 4F ................................................81
6.2 Lima Langkah Pemecahan Masalah Berbasis Sistem .................................................... 82
6.2.1 Langkah 1: Pahami dan Definisikan Sistem Masalah Secara Sistemik .................. 84
6.2.2 Langkah 2: Analisa Sistem Saat Ini ........................................................................ 86
6.2.3 Langkah 3: Bangun Kondisi Ideal dan Petakan Gap dengan Kondisi Saat Ini ...... 88
6.2.4 Langkah 4: Susun dan Laksanakan Rencana Perbaikan ........................................ 90
6.2.5 Langkah 5: Monitor dan Standarisasi Perbaikan .................................................... 91
6.3 Bahan Bacaan .................................................................................................................. 91
7. Dukungan Kuantitatif dalam Berpikir Sistem....................................................................... 93
7.1 Pemodelan Sistem .......................................................................................................... 93
7.1.1 Arti Pemodelan Sistem ........................................................................................... 93
7.1.2 Ruang Lingkup Pemodelan Sistem ......................................................................... 94
7.1.3 Optimasi.................................................................................................................. 95
7.1.4 Simulasi .................................................................................................................. 97
7.2 Pengantar Pemodelan Sistem Dinamis .......................................................................... 98
7.2.1 Grafik Perilaku Dalam Selang Waktu – Behavior over Time Graph .................... 101
7.2.2 Stock and Flow Diagram (SFD) – Diagram Stok dan Aliran .................................103
8. Penutup ............................................................................................................................... 108
9. Medium Pembelajaran Berpikir Sistem .............................................................................. 109
9.1 Mungkinkah Mengajarkan Berpikir Sistem? ............................................................... 109
9.2 Komponen Pengajaran Berpikir Sistem........................................................................ 110
9.3 Permainan Pembelajaran Beer Game ........................................................................... 112
9.3.1 Deskripsi Permainan Beer Game ........................................................................... 112
9.3.2 Langkah Permainan yang Dianjurkan dalam Beer Game ..................................... 115
9.3.3 Tugas dan Pertanyaan Refleksi dalam Beer Game ................................................ 116
9.4 Pengantar Soft System Methodology (SSM) ................................................................. 117
9.4.1 Tahap Pemahaman Situasi Permasalahan ............................................................ 118
9.4.2 Medefinisikan Akar Permasalahan ....................................................................... 120
9.4.3 Mengembangkan Model Konseptual (Ideal) ......................................................... 122
9.4.4 Tindakan Pemecahan Masalah .............................................................................. 122
9.5 Bahan Bacaan ................................................................................................................ 123
10. Daftar Pustaka .................................................................................................................. 124

7
DAFTAR GAMBAR

Gambar 1-1 Hubungan yang mungkin terjadi dengan jumlah komponen tertentu ...................... 11
Gambar 1-2 Struktur Dasar Sistem: Input, Proses, Output dan Umpan-Balik ............................. 13
Gambar 1-3 Struktur dan Pola yang tidak terlihat seperti sebuah Gunung Es di Laut ................. 14
Gambar 2-1 Struktur Proses Pemikiran dalam Menjawab Pertanyaan ......................................... 16
Gambar 2-2 Segitiga Kanizsa, Apakah anda melihat segitiganya diatas? .................................... 20
Gambar 3-1 Struktur Dasar Sistem: Input, Proses, Output dan Umpan-Balik ............................ 32
Gambar 3-2 Struktur Umpan Balik yang lebih kompleks dari Struktur Dasar ............................ 32
Gambar 3-3 Interkoneksi dari Ciri-ciri Sistem menciptakan Multi Dimensi .............................. 33
Gambar 3-4 Berpikir Sistem adalah Sebuah Struktur Internal.................................................... 35
Gambar 4-1 Persepsi yang berbeda tergantung pada Perspektifnya ............................................ 37
Gambar 4-2 Ilustrasi Asumsi Umum bahwa Kita Mengambil Keputusan ................................... 39
Gambar 4-3 Proses Pembentukan dan Modifikasi Model Mental ............................................... 40
Gambar 4-4 Pembelajaran Melingkar Ganda (Double Loop Learning) (Sterman 2000)............. 41
Gambar 4-5 Amati Model Mental ................................................................................................. 42
Gambar 4-6 Tangga Kesimpulan .................................................................................................. 43
Gambar 4-7 Setiap Anak Tangga Kesimpulan Saling Berhubungan sebagai sebuah Struktur .... 45
Gambar 5-1 Singkatan De Batik untuk Membantu Mengingat Cara Bertanya Sistem ................ 54
Gambar 5-2 Selalu Ingat De Batik ................................................................................................ 62
Gambar 5-3 Bentuk Hubungan Antara 2 Variabel dengan Polaritasnya ..................................... 64
Gambar 5-4 Contoh CLD yang lengkap ........................................................................................ 64
Gambar 5-5 Langkah Penyusunan CLD Versi 1............................................................................ 66
Gambar 5-6 Variabel Penyeimbang Ditunjukkan dalam CLD Penyeimbang Diatas ................... 67
Gambar 5-7 Ada Berapa Segitiga pada Gambar ini? .................................................................... 69
Gambar 5-8 Langkah Penyusunan CLD Versi 2 ........................................................................... 70
Gambar 5-9 Metode Pengembangan Daftar (List Extention Method) .......................................... 71
Gambar 6-1 Proses Siklus dalam 4F ..............................................................................................81
Gambar 6-2 Siklus 4F dikembangkan secara iterative dengan mengubah salah satu dimensi ... 82
Gambar 7-1 Tiga Alternatif Grafik Perilaku Tingkat Konsentrasi Bekerja .................................. 101
Gambar 7-2 Representasi Pengisian Bak Mandi dengan SFD ....................................................103
Gambar 7-3 Representasi Pengisian Bak Mandi dengan SFD dengan mempertimbangkan
Outflow ....................................................................................................................................... 104
Gambar 7-4 Representasi SFD Bak Mandi yang Lengkap dengan Memasukkan Aliran Non-
Material (Aliran Informasi) ........................................................................................................ 104
Gambar 7-5 Model SFD dari Waduk Air dengan Multi Aliran ....................................................105
Gambar 7-6 Model SFD dari Pohon di Hutan dengan Multi Stok dan Multi Aliran...................105
Gambar 7-7 SFD Bak Mandi dan 3 Kemungkinan Perilaku Pengisian Air Bak Mandi .............. 106
Gambar 9-1 Layout Papan Permainan Beer Game versi Lab SEMS TIUI ................................... 112
Gambar 9-2 Komposisi Pemain dalam Beer Game ..................................................................... 113
Gambar 9-3 Pembagian Tanggung Jawab dalam Setiap Rantai Stasiun .................................... 114
Gambar 9-4 Pendekatan SSM memiliki 7 Sub-Tahapan dalam 4 Tahap .................................... 118

8
Gambar 9-5 Contoh Rich Pictures tentang Kompleksitas Otonomi Perguruan Tinggi Negeri di
Indonesia dalam Berbagai Tingkatan ......................................................................................... 120

9
DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Kelompok Alat Bantu dalam DATT De Bono ................................................................ 26

Tabel 3.1 Perbedaan antara Struktur Sistemik dan Non-Sistemik ............................................... 28
Tabel 3.2 Kondisi Multi-dimensi yang bisa Berubah seiring Perubahan di Setiap Ciri Sistem ... 34
Tabel 4.1 Makna Kata Model Mental ............................................................................................ 36
Tabel 4.2 Cara untuk Mengeluarkan Model mental (Membela) .................................................. 48
Tabel 4.3 Cara untuk Mendapatkan Model mental (Menyelidiki) ............................................... 48
Tabel 5.1 Tips dalam Penyusunan CLD ........................................................................................ 68
Tabel 6.1 Perbedaan antara Analisa dan Analisa Sistem .............................................................. 76
Tabel 6.2 Kelompok Kebutuhan dan Contoh Alat Bantu ............................................................. 79
Tabel 6.3 Perbandingan Langkah-langkah dalam PDCA dengan Pemecahan Masalah berbasis
sistem ............................................................................................................................................ 83
Tabel 6.4 Output, Proses dan Input dalam Langkah 1 ................................................................. 84
Tabel 6.5 Kombinasi 5W+1H dengan DeBatik dalam Mendefinisikan Permasalahan ................ 85
Tabel 6.6 Tabel Peta Saat Ini ........................................................................................................ 87
Tabel 6.7 Output, Proses dan Input dalam Langkah 2 ................................................................. 88
Tabel 6.8 Tabel Peta Gap .............................................................................................................. 89
Tabel 6.9 Contoh Isian Tabel Peta Gap ........................................................................................ 89
Tabel 6.10 Output, Proses dan Input dalam Langkah 3 ............................................................... 90
Tabel 6.11 Output, Proses dan Input dalam Langkah 4 ................................................................ 90
Tabel 6.12 Output, Proses dan Input dalam Langkah 5 ................................................................ 91
Tabel 7.1 Karakteristik dan Metode pada Dua Pendekatan Pemodelan Sistem ........................... 95

10
1. BERPIKIR SISTEM UNTUK MENGATASI PENINGKATAN
KOMPLEKSITAS
Kompleksitas permasalahan telah mencapai tingkat yang lebih tinggi dari sebelumnya. Hilang
sudah sebuah masa dimana sebuah masalah dengan mudah diuraikan dan disederhanakan
menjadi komponen-komponennya, diperbaiki komponen yang rusak, disusun kembali dan
berharap masalah akan terselesaikan. Pendekatan yang sering disebut pandangan analitis
mekanistis (mechanistic analytical views). Saat ini masalah menjadi saling berkaitan, sehingga
ketika diperbaiki komponen yang rusak, belum tentu akan mendapatkan hasil yang sama
sebelum kerusakan yang terjadi.

1.1 KOMPLEKSITAS MENINGKAT AKIBAT ADANYA KONEKTIVITAS

Penyebab utama “ledakan” permasalahan yang kompleks ini adalah karena adanya hubungan
konektivitas yang semakin meningkat antara komponen. Ini berakibat permasalahannya bukan
terletak kepada komponen tetapi karena kekuatan konektivitas yang terganggu atau terlalu
kuat. Semakin banyak komponen akan meningkatkan hubungan, semakin tinggi hubungan
semakin kompleks permasalahan secara eksponensial. Ini yang disebut sebagai kompleksitas
detail. Jika dilihat pada Gambar 1-1 maka ketika jumlah komponen lebih dari 3, maka hubungan
yang terjadi telah melebihi dari jumlah komponennya (Flood and Carson 1993).

Gambar 1-1 Hubungan yang mungkin terjadi dengan jumlah komponen tertentu

Namun ada lagi jenis kompleksitas lainnya, yang disebut kompleksitas dinamis, yaitu
kompleksitas yang terjadi bukan hanya karena jumlah hubungan, namun juga ditambah dengan
kualitas dari hubungan tersebut yang berubah seiring dengan waktu. Bermain catur misalnya,
telah memiliki aturan hubungan sedemikian rupa sehingga hubungan yang terjadi sudah
terbatas. Namun ternyata hubungan terbatas tersebut tetap menimbulkan kompleksitas
permainan tingkat tinggi, sehingga bahkan sebuah perusahan teknologi IBM menciptakan
sebuah super-komputer khusus, diberi nama Deep Blue, untuk mencoba mengalahkan Juara
Dunia Catur Garry Kasparov dalam 6 kali permainan sejak tahun 1996. Untungnya selama 6 kali
itu Kasparov menang dengan skor 4-2, walaupun kemenangan publik tetap didapatkan oleh
komputer tersebut. Publik jadi bertanya-tanya apakah era dimana mesin bisa akhirnya
menggantikan manusia telah datang. Majalah TIME yang terkemuka di AS bahkan spesial

11
meliputnya dengan judul depan “Can Machine Thinks?”. Kembali ke urusan catur, ternyata
kesederhanaan aturan permainan catur tetap memiliki kompleksitas dinamis yang tinggi akibat
banyaknya skenario respons dalam langkah permainannya.

Dalam dunia bisnis, seperti pada dunia pemasaran misalnya, kian menyadari bahwa ada
kategori baru dalam ilmu pemasaran akibat meledaknya layanan social media internet seperti
facebook atau twitter, yaitu social media marketing. Kategori ini timbul berbasis kepada
pemahaman bahwa pengambilan keputusan pembelian ternyata tergantung pula kepada apa
yang dibeli oleh teman kita. Keterhubungan dengan teman yang semakin mudah terjalin via
media sosial, menciptakan kebutuhan ahli pemasaran untuk lebih mengetahui dinamika
komunikasi virtual dan pengaruhnya kepada pengambilan keputusan untuk membeli suatu
merk. Padahal 10 tahun yang lalu, mereka hanya berfokus kepada pengambilan keputusan saja,
yang dapat dipengaruhi oleh iklan di media massa. Siapa yang menduga, ada sebuah perusahan
berbasis internet, yang namanya jika ditanyakan sebelum tahun 2005, tidak dikenal orang.
Sebuah jejaring pertemanan yang tadinya hanya karena tetangga, teman sekolah dan teman
kantor, bisa meledak menjadi ratusan bahkan ribuan. Coba anda tanyakan rekomendasi merk
untuk kebutuhan anda di status anda, maka teman-teman virtual ini bisa merespons dengan
berbagai rekomendasi pro dan kontra berbagi merk yang ada dipasaran.

Kompleksitas akibat konektivitas, membuat pendekatan mekanistis tidak cocok digunakan

karena tidak memberikan fokus yang lebih terhadap konektivitas, tetapi hanya kepada
komponen. Namun bukan berarti pendekatan ini tidak baik, tergantung dengan kecocokan
permasalahan yang dihadapi. Harus disadari pula bahwa tidak semua permasalahan adalah
kompleks, baik secara detail maupun dinamis. Permasalahan yang kompleks biasanya lebih
terlihat tidak beraturan, tidak mengikuti sebuah pola umum yang biasa atau berulang-ulang
terjadi seandainya tidak diselesaikan pada tingkat strukturnya. Ciri-ciri ini berasal dan
merupakan akibat kompleksitas dari struktur konektivitas permasalahannya (Gharajedaghi
2006).

1.2 KONEKTIVITAS MENGUBAH FOKUS KEPADA PROSES DAN STRUKTUR

Dengan demikian, untuk permasalahan komples kita tidak lagi bisa mengandalkan pemecahan
masalah berbasis hanya kepada komponennya, namun juga mempertimbangkan hubungan
antar komponen. Sehingga untuk ini ada 3 tahap yang harus bisa kita mulai untuk mengubah
fokus permasalahan:

1. tahap pertama adalah mengubah fokus yang tadinya dari output kejadian kepada
proses
2. tahap kedua adalah mengubah fokus proses kepada pola
3. tahap kedua adalah mengubah fokus pola ke struktur yang menimbulkan pola dan
kejadian tersebut.
Tahap pertama, yaitu mengubah fokus dari kejadian kepada proses adalah untuk mendorong
analisa kita untuk melihat apa yang ada dibelakang layar. Ketika kita melihat masalah kita tidak
terjebak hanya untuk melihat masalahnya saja, tapi proses penyebab dari permasalahan
tersebut. Banyak sekali diantara kita yang biasanya lebih berfokus kepada output, tanpa mau
mengeksplorasi bagaimana proses yang mengakibatkan output tersebut.

12
Tahap kedua melanjutkan tahap pertama, karena seiring dengan fokus kita melihat dan
memahami proses maka kita bisa mendapatkan dan memprediksi adanya pola output kejadian
seiring dengan berjalannya proses. Pola-pola itu misalnya

 ternyata masalah saat ini sebenarnya merupakan eskalasi dari masalah sebelumnya,
namun belum terdeteksi, sehingga jika proses tidak berubah maka masalah akan
meningkat terus.
 Ternyata ketika kita mengubah beberapa hal didalam proses, output yang dihasilkan
juga berubah. Jika perubahan ini dilakukan dalam suatu rentang tertentu, maka sebuah
pola kejadian bisa muncul.
 Ternyata ketika output berubah, proses juga mengalami perubahan yang mengakibatkan
output akan berubah secara permanen.
Tahap ketiga adalah berarti proses tidak cukup, karena kita perlu mengidentifikasikan
perubahan yang mungkin terjadi kepada proses, artinya perlu diidentifikasikan input yang
dibutuhkan, serta bagaimana semua terhubung melalui umpan-balik. Karena setiap proses
tentu akan membutuhkan input, dan yang akan mengontrol jalannya input dan proses adalah
sebuah mekanisme umpan balik dari output maupun dari proses, seperti pada ilustrasi Gambar
1-2

Gambar 1-2 Struktur Dasar Sistem: Input, Proses, Output dan Umpan -Balik

Gambar 1-2 adalah ilustrasi dari apa yang dikenal sebagai struktur dasar sebuah sistem.
Sehingga sebuah analisa sistem sering pula diterjemahkan sebagai cara memetakan
permasalahan dengan struktur dasar sistem, yaitu memetakan apa inputnya, bagaimana
memprosesnya, bagaimana output dan cara umpan balik yang terjadi.

Tahap pertama inilah yang menyadarkan kita untuk tidak hanya berfokus kepada kejadian
(output) namun pola penyebab dari kejadian tersebut (yaitu input-proses-output-umpan balik).
Tahap pertama merupakan pondasi tahap kedua berikutnya yaitu kita setelah memahami pola
kita perlu memahami struktur membutuhkan tidak hanya tetapi juga struktur yang lebih
lengkap yang merupakan.

Output mudah karena terasa atau seolah terlihat oleh kita, sedangkan pola dan struktur
cenderung tidak terlihat (non-fisik/intangible). Sehingga memetakan struktur memang lebih
sulit. Fenomena ini sering disebut sebagai fenomena gunung es, seperti yang diilustrasikan pada
Gambar 1-3.

13
 Gambar 1-3 Struktur dan Pola yang tidak terlihat seperti sebuah Gunung Es di Laut

Contohnya adalah, bagaimana kita memiliki kesimpulan bahwa seseorang memiliki kepribadian
yang baik? Tentunya dari kumpulan kejadian selama kita berteman dengan dia. Kita menilai
dari caranya berpendapat, interaksi dia dengan kita atau orang lain yang bisa kita amati,
bagaimana responsnya ketika kita mintakan bantuan dan lain-lain. Kumpulan kejadian inilah
yang menyebabkan kita bisa menebak apakah jika kita minta bantuan lagi nantinya, seseorang
ini akan membantu kita atau tidak. Artinya kumpulan kejadian, membuat kita memiliki pola
pertemanan kita dengan seseorang ini. Pola dapat disimpulkan adalah kumpulan kejadian.

Jika kita ingin telusuri lebih lanjut, misalnya kenapa sih kok teman kita nih baik sekali atau
dewasa sekali, maka kita akan mencari tahu “struktur” dalam keluarga, pengalaman, pekerjaan
dan lainnya yang bisa mengakibatkan teman kita menjadi seperti itu. Hal ini sama dengan
membaca otobiografi orang yang kita kagumi. Kita ingin meniru “pola” orang yang kita kagumi
ini, dengan mencoba mengikuti “struktur” yang membuat “pola” orang ini. Struktur ini menjadi
batasan-batasan sehingga akan membentuk berbagai variasi pola tertentu.

Konektivitas yang mengakibatkan masalah yang semakin kompleks akan memotivasi kita untuk
mengubah cara pandang dari hanya sekedar output (kejadian) ke eksplorasi struktur dari sistem
permasalahan. Namun yang sering kita tidak sadari, bahwa dalam struktur masalah merupakan
kombinasi antara struktur masalah eksternal dengan struktur masalah internal. Struktur
masalah eksternal adalah permasalahan yang kita hadapi, sedangkan struktur permasalahan
internal adalah pola berpikir kita untuk menyikapi masalah pola eksternal tadi. Bahkan, bisa
saja pola berpikir kita sering menjadi bagian terbesar dari sulitnya melakukan pemecahan
masalah.

14
 Kehidupan adalah adalah 10% yang terjadi dengan saya, dan 90%
respons saya terhadap kejadian itu (John Maxwell)

1.3 DIBUTUHKAN POLA BERPIKIR YANG SESUAI DENGAN PENINGKATAN

KOMPLEKSITAS
Kompleksitas yang semakin meningkat akibat adanya konektivitas, merupakan petunjuk bahwa
telah terjadi pola baru pada permasalahan yang kita hadapi. Pola masalah baru tersebut
memiliki perilaku yang berbeda menghadapi solusi yang kita berikan, perilaku itu misalnya,

 Ketika permasalahan yang kita hadapi saat ini berasal dari solusi yang kita terapkan
pada masa lalu
 Ketika solusi yang anda dorong ke permasalahan menimbulkan reaksi dorong balik dari
sistem
 Ketika solusi berhasil membuat perilaku sistem membaik untuk sementara namun
memburuk lebih parah pada jangka panjang
 Ketika solusi malah memperparah kondisi sistem dan menjadi sumber masalah baru
yang lebih parah dari masalah sebelumnya (The cure can be worse than the disease)
 Ketika solusi yang mempercepat malah memperlambat (faster is slower)
Pola baru masalah ini tentunya membutuhkan pola baru dalam berpikir untuk menguraikan
dan memecahkan masalah. Sebuah pola baru yang:

 berbasis kepada kompleksitas yang ditimbulkan pola konektivitas bukan saja kepada
komponennya (fokus kepada struktur konektivitas yang tidak terlihat)
 iteratif, karena lebih sulit untuk menemukan konektivitas dibandingkan komponen,
sehingga dibutuhkan usaha yang berulang-ulang
 kontekstual, karena masalah bisa saja berubah seiring dengan waktu dan tempat
akibat perubahan pola konektivitas.
Pola inilah yang ingin dibentuk dalam berpikir sistem.

1.4 BAHAN BACAAN

Flood, R. L. and E. R. Carson (1993). Dealing with complexity : an introduction to the theory
and application of systems science. New York, Plenum Press.
Gharajedaghi, J. (2006). Systems thinking : managing chaos and complexity : a platform for
designing business architecture. Amsterdam ; Boston, Elsevier.

15
2. APAKAH BERPIKIR ITU?
2.1 BERPIKIR ADALAH PROSES MENJAWAB PERTANYAAN

Apakah anda sedang berpikir saat ini?

Jika anda sedang menyusun jawaban atas pertanyaan diatas, jawabannya adalah iya.

Berpikir berbeda dengan melamun untuk satu hal penting: adanya tujuan. Tujuan itu bisa
berupa mencari akar permasalahan, memecahkan permasalahan, atau mengambil kesimpulan.
Berbagai macam tujuan ini bisa digabungkan menjadi satu menjadi tujuan sederhana yaitu
upaya untuk menjawab pertanyaan. Pencarian akar permasalahan merupakan jawaban atas:
"apa akar permasalahan?". Pemecahan masalah juga merupakan jawaban atas: "Bagaimana
memecahkan masalah ini?".

De Bono pernah menulis bahwa bertanya seperti membuat sebuah lubang di jalan yang kita
akan lewati. Untuk bisa melewati jalan tersebut, kita akan terdorong selalu untuk mencoba
menutup lubang tersebut. Ini berarti, bertanya memicu sebuah proses pembuatan jawaban,
yaitu berpikir. Jika dijabarkan prosesnya maka kualitas proses menjawab pertanyaan ini
bergantung kepada keahlian berpikir kita dan pengetahuan yang kita miliki dan bisa
dillustrasikan seperti pada Gambar 2-1.

Gambar 2-1 Struktur Proses Pemikiran dalam Menjawab Pertanyaan

16
Di dalam Gambar 2-1 maka sebuah permasalahan dapat diterjemahkan sebagai sebuah
pertanyaan yang harus dijawab untuk memenuhi tujuan. Gambar ini dapat dibaca sebagai
berpikir adalah proses menjawab pertanyaan tertentu sebagai tujuan akhir dalam suatu
kerangka cara pandang kita berdasarkan kepada asumsi kita terhadap implikasi dan
konsekuensi (dari hasil berfikir kita nantinya) menggunakan data, fakta dan pengalaman untuk
menyusun hubungan & pertimbangan berdasarkan pengetahuan konsep dan teori yang kita
miliki. Kemampuan super-komputer otak kita membuat seluruh proses ini berjalan secepat kilat
untuk menghasilkan jawaban, bahkan lebih cepat dibandingkan anda membaca kalimat ini.
Jawaban ini dilihat secara nyata sebagai keputusan, pertimbangan atau pendapat yang akhir
dikemukan baik secara lisan maupun tulisan.

Jika kita masukkan proses ini ke jalur lambat untuk kita amati, maka kita bisa mengikuti
prosesnya satu-persatu. Namun tetapi diingat bahwa pada kenyataannya semuanya saling
berkaitan sehingga proses iteratif akan terjadi dan berpindah-pindah secara dinamis dari satu
aspek ke aspek lainnya..

Proses pertama yang terjadi adalah penentuan kerangka pandang. Kerangka cara pandang
ini bisa berupa arah pandang, sudut pandang dan alat bantu memandang (seperti kacamata
yang memiliki berbagai model: kacamata khusus baca, olahraga, kerja lapangan, bahkan
menyelam ). Biasaya arah pandang pertama adalah sudut pandang kita sendiri, berikutnya baru
orang lain atau kelompok lain. Sebagai sebuah sudut, maka lebar derajat sudut dalam sudut
pandang tergantung dari apa yang anda ingin dan mampu melihat. Ingin berarti seberapa besar
informasi yang ingin anda pertimbangkan. Mampu tergantung dari aspek lain seperti
pengalaman, data dan fakta juga menentukan alat bantu pandang apa yang ingin anda gunakan.
Contoh sederhananya adalah alat pandang 5W+1H (What, Where, Why, Who, When dan How),
yang dapat membantu kita untuk memandang permasalahan. Ada lagi alat seperti SWOT, Plus
Minus dsb.

Data dan fakta akan menjadi sebuah informasi yang akan anda proses dalam membuat
jawaban. Kebutuhan data dan fakta akan tergantung dari cara pandang, konsep teori yang anda
pelajari serta implikasi yang anda proyeksikan. Data dan fakta bisa berbentu dokumen,
informasi kredibel dan kajian analisa yang kuantitatif. Pengalaman memberikan makna
kepada data dan fakta yang anda kumpulkan. Pengalaman bisa dibangun melalui secara
langsung melalui sejarah kehidupan kita atau secara tidak langsung melalui pendidikan formal
yang kita alami. Karena pendidikan formal dapat dipandang sebagai proses pertukaran
pengalaman. Pengalaman dari guru/dosen ke mahasiswa, senior ke yunior, dari penulis buku
dengan pembacanya dan sebagainya.

17
Boks 2.1 Kisah 5 Ekor Monyet dengan Pengalaman Virtual1

Dalam sebuah eksperimen perilaku, sekelompok 5 ekor monyet di kumpulkan untuk hidup
dalam sebuah kandang dengan tangga di tengah untuk mencapai segerombol pisang matang
yang sangat menggoda. Di salah satu pojok ruangan sebenarnya diberikan pula segerombol
pisang, namun dalam jumlah terbatas dan jenis yang kurang enak dibandingkan ditengah atas
tangga. Tentunya ada seekor monyet yang tergoda untuk mengambil pisang yang ada ditengah
ini, namun setiap kali ada yang menaiki tangga maka, ruangan tersebut akan diguyur dengan
semprotan air di seluruh area kecuali di tangga tersebut. Air adalah “musuh” para monyet,
sehingga mereka kemudian marah dan memukul-mukul monyet yang mencoba mengambil
pisang tersebut. Hal ini terjadi berulang-ulang setiap kali ada monyet yang masih lapar dan
tergiur oleh pisang ranum yang ada diatas tangga. Sehingga akhirnya tidak ada 1 ekor monyet
pun yang berani naik tangga karena takut dikeroyok oleh kelompoknya.

Ketika 1 monyet diganti dan tidak tahu “kebijakan” kelompok ini, ketika bertanya-tanya kenapa
kok tidak ambil yang ditengah saja yang lebih enak, maka monyet lain akan melakukan
pendidikan bahwa jika ada yang naik maka yang lain akan diguyur air. Jika monyet ini nakal
dan terus mencoba karena masih lapar misalnya, maka akan dicegah habis-babisan oleh yang
lain. Kalaupun ternyata lolos pengawasan, maka air benar-benar akan keluar, sehingga setelah
dikeroyok oleh monyet lain, mereka akan mengatakan “tuh kan”. Si monyet baru ini akan
kapok.

Hal ini terjadi berulang-ulang ketika para peneliti mulai mengganti hingga akhirnya seluruh
monyet di kandang tersebut bukanlah 5 ekor monyet pertama ketika eksperimen dilakukan, dan
“hukuman” air telah dimatikan. Yang menarik proses “pendidikan” terus berulang, dan hingga
seterusnya di pisang ranum yang ada ditengah tangga tidak pernah tersentuh hingga
eksperimen berakhir.2

Cerita sebelumnya mengenai sekelompok monyet, mengilustrasikan konsep pendidikan yang

berasal dari pengalaman, sehingga biasanya bertujuan untuk menciptakan “pengalaman” virtual
sehingga orang yang dididik akan berpikir, berperilaku dan bertindak dalam suatu arah positif
tertentu. Proses pendidikan akan bertumpu kepada penyebaran atau transfer dari konsep dan
teori.

1Di beberapa bagian dalam buku buku ini, anda juga akan menemukan “kotak pikiran” (thought box)
yang berisikan tulisan-tulisan yang berisikan contoh, studi kasus dan lainnya yang berupaya memperjelas
konsep yang dikenalkan dan memiliki relevansi terhadap konsep yang dituliskan. Beberapa tulisan
didalam kotak pikiran ini juga saya rangkai kembali dari blog pribadi saya di hidayatno.wordpress.com.

2Catatan tentang cerita ini: Tidak pernah jelas apakah eksperimen ini pernah dilakukan secara nyata, jadi
sulit mencari sumber ilmiah cerita ini, namun cerita ini telah banyak diceritakan diberbagai buku-buku
pengembangan kepribadian, dan memiliki logika yang bisa diterima oleh kita semua.

18
Konsep dan teori yang kita miliki dibangun melalui pendidikan formal dan informal.
Pendidikan adalah proses transfer pengetahuan dan pengalaman yang terseleksi dan
terkompresi sehingga meminimalisir kesalahan yang terjadi dengan belajar dari pengalaman
yang telah lampau. Ilustrasi: maukah anda mencolokkan garpu ke stop kontak listrik yang
masih ada tegangannya? Anda bisa diajarkan bahwa ini berbahaya dan menyakitkan atau anda
juga bisa bereksperimen sendiri dan merasakan pengalamannya. Pendidikan memberikan
pengetahuan bisa menjadi pengalaman “virtual” dari diri kita.

Kemudian, kita akan memproyeksikan konsekuensi dan implikasi dari berbagai skenario
keputusan yang bisa kita ambil. Proyeksi konsekuensi ini tergantung kepada teori dan konsep
yang kita ketahui, pengalaman yang kita telah lalui, serta data dan fakta yang kita
interpretasikan. Proyeksi ini layaknya simulasi menggunakan komputer: bagaimana jika A, jika
B dst, dimana setiap skenario anda proyeksikan dampak negatif maupun positifnya.

Keempat aspek pemrosesan yang terjadi menunjukkan bahwa proses berpikir merupakan
sebuah proses yang sebenarnya panjang dan melelahkan secara mental, sehingga pada
kenyataannya kita sebenarnya jarang berpikir murni ketika mengambil keputusan. Dan ini
semakin nyata ketika harus mengambil keputusan yang bersifat rutin dan repetisi dari yang
pernah kita buat. Pada keputusan semacam ini kita memiliki mekanisme otomatis yang sering
kita gunakan, yang disebut pola pikiran.

2.1.1 POLA PIKIRAN SEBAGAI SEBUAH STRUKTUR PIKIRAN

"If everyone is thinking alike, then somebody isn't thinking." (George S. Patton)

Pola adalah sebuah rencana, cara atau model yang bisa diikuti untuk melakukan atau membuat
sesuatu. Ketika saya masih kecil, ibu saya tercinta dengan kemampuan menjahitnya sering
membuat baju sendiri dengan pola yang dia dapatkan dari majalah. Saya masih ingat ikut
membantu memotong-motong pola tersebut kemudian membuat garis-garis pemandu
pemotong diatas kain berbasis pada pola tersebut.

Pola memang sangat membantu kita, kita tidak perlu lebih bersusah-payah dalam mengerjakan
sesuatu yang telah ada polanya dibandingkan jika sama sekali baru dan tidak memiliki pola.
Namun ternyata pola bisa membuat kita berbuat kesalahan jika kita menggunakan pola yang
salah. Kenapa kita tetap menggunakan pola yang salah, karena ada 2 jebakan utama
menggunakan pola, yaiu kemudahan terdekat (Nearest Easy) dan kesamaan terdekat (Nearest
Fit).

Kemudahan terdekat (Nearest Easy) adalah ketika permasalahan yang sebenarnya tidak sama
tetapi kita paksakan sama walau hanya memiliki sedikit kemiripan dari permasalaha yang
pernah kita hadapi. Kemudahan terdekat memiliki apa yang saya sebut fenomena kerucut
undur-undur.

19
 Sewaktu kecil di masa SD saya pernah diajarkan oleh teman sekelas
untuk main undur-undur pasir di tanah. Undur-undur adalah sejenis
serangga yang membuat sebuah kerucut tanah ke bawah untuk
menjebak semut atau serangga yang lebih kecil lainnya tergelincir jatuh
ke ujung bawah tempat dimana dia bersiap-siap untuk menerkam
mangsanya. Fenomena tergelincir jatuh ini mirip dengan kemudahan
terdekat, yang seolah-olah kita tidak bisa lari dari jebakan tergelincir
Pola ini. Cara untuk tidak terjebak adalah dengan tidak membiarkan diri
kita untuk berpaku terhadap pola kerucut yang ada. Seperti juga
permainan di SD ini, saya dipersenjatai dengan sedotan untuk meniup
struktur kerucut undur-undur tanah ini sehingga rusak dan memaksa si undur-undur membuat
pola baru di tempat lain. Anda akan memiliki pola baru, jika anda meninggalkan pola berpikir
lama anda.

“Jika alat yang anda miliki hanya sebuah palu, maka semuanya terlihat seperti paku” –
(Anonim)

Kesamaan terdekat (Nearest Fit). Otak kita setiap saat

memproses segala informasi yang dipaparkan atau terpaparkan
didepan kita. Pada tingkat pertama, otak mencoba mencocokkan
apa yang dipaparkan dengan apa yang kita ketahui. Jika kita
sudah mengetahuinya maka otak tidak perlu bekerja lebih keras,
dia tinggal mengambil pola respons yang biasa kita lakukan. Otak ?
kita baru akan bekerja keras jika yang dipaparkan tersebut tidak X
kita pahami atau tidak pernah kita temui sebelumnya. Hal yang
Pola
tidak kita pahami berarti didalam memori/ingatan kita tidak
terdapat data tersebut dan tentunya pola respons otomatis tidak bisa dijalankan.

Namun dalam kesamaan terdekat, otak terkadang mengkonstruksi suatu hal yang sebenarnya
tidak ada, karena kita merasa pernah melihat yang sama. Perhatikan konstruksi Segitiga
Kanizsa dibawah ini,

Gambar 2-2 Segitiga Kanizsa, Apakah anda melihat segitiganya diatas?

20
Otak melakukan konstruksi adanya segitiga didalam Gambar 2-2 yang sebenarnya tidak ada.
Ruang yang sebenarnya kosong, tidak terdapat apa-apa, seolah-olah menjelma menjadi sebuah
segitiga. Konsep dalam dunia desain grafis sebagai ruang negatif (negative space) yang harus
tetap diperhatikan dalam desain karena berpengaruh terhadap nuansa secara keseluruhan.
Salah satu logo hypermart terkemuka dari Perancis yang memiliki cabang di Indonesia
sebenarnya adalah huruf C didalam ruang negatif dengan dua warna.

2.1.2 DAMPAK NEGATIF JEBAKAN POLA PIKIRAN

Dampak negatif dalam jebakan pola pikiran mencakup,

a) Generalisasi
Proses dimana kita mengambil kesimpulan umum dari data atau fakta tanpa
mempertimbangkan bahwa ada kesimpulan lain yang juga bisa benar. Hal ini sering pula
disebut sebagai stereotype, yang sering disebut pula sebagai jump to conlusion (loncatan
kesimpulan) atau leap of abstraction (loncatan abstraksi). Ungkapan dalam pembicaraan
yang bisa menunjukkan kelakuan generalisasi adalah “Ini pasti …”, “Biasanya …”, “Yah,
Paling …”,

b) Konstruksi
Konstruksi adalah ketika kita menkonstruksi sebuah konsep berbasis kepada imajinasi dari
sedikit informasi yang kita punya. Jika generalisasi mengacu kepada apa yang sudah ada
atau kita alami, konstruksi membuat sesuatu hal yang baru, yang tidak ada sebelumnya.
Ilustrasi segitiga kanizsa pada bagian sebelumnya merupakan contoh dari jebakan ini. Ini
juga mirip dengan mengambil kesimpulan gambar dari puzzle lengkap padahal kita hanya
hanya memiliki satu atau dua komponen puzzle.

c) Eliminasi
Eliminasi adalah ketika kita menghilangkan data, fakta atau informasi yang sebenarnya
relevan, namun kita tidak tahu atau tidak mau tahu. Eliminasi sebuah proses otomatis yang
paling sulit kita sadari dan berjalan sangat cepat. Padahal tanpa kelengkapan informasi yang
seimbangdan relevan maka pengambilan keputusan juga pasti tidak lebih baik.

d) Pembobotan
Pembobotan adalah ketika kita memberikan bobot yang lebih kepada fakta atau informasi
yang sesuai dengan keinginan kita, dan mengurangi bobot kepada fakta atau informasi yang
bertentangan. Pembobotan natural yang sering kita lakukan adalah ,

i) memberikan bobot lebih kepada informasi terkini dibandingkan dengan informasi

terdahulu.
ii) memberikan bobot lebih kepada informasi dari yang kita kenal (familiar)
dibandingkan tidak kita kenal
iii) memberikan bobot lebih kepada yang dekat dibandingkan yang jauh
iv) memberikan bobot kebih kepada yang kita sukai dibandingkan tidak kita sukai

21
Keempat dampak negatif jebakan pola pikiran ini sebenarnya adalah hal yang positif juga bagi
kita, karena membuat kita tidak harus berpikir terus-menerus. Jika kita berpikir terus, kita bisa
kelelahan secara mental. Ada pekerjaan yang memang repetitif sehingga tidak membutuhkan
pemikiran yang mendalam. Sehingga yang penting kita sadar kapan kita sedang menggunakan
pola pikiran otomatis kita.

2.1.3 DAMPAK POSITIF POLA PIKIRAN

Jika kita telah membahas dampak negatif dari pola pikiran maka sebenarnya terdapat dampak
positif dalam jebakan pola pikiran yang mencakup,

a) Menghindarkan dari bahaya

Pola pikiran dapat menghindarkan diri kita dari bahaya. Anda pasti tidak mau untuk
diminta mencolokkan jari ke kabel terbuka yang masih ada aliran listriknya. Anda juga tidak
mau untuk diminta keluar lewat jendela dari gedung berlantai 5. Secara insting anda akan
menangkis sebuah pukulan yang diarahkan ke anda. Tidak mungkin anda harus berpikir
sistem dulu untuk menganalisa apakah pukulan itu anda perlu tangkis atau tidak.

b) Mengurangi distraksi
Saya yakin ketika anda membaca buku ini maka ada suara-suara di sekeliling anda yang
sebenarnya ada namun anda tidak memperhatikannya. Misalnya suara jangkrik, mesin AC,
pompa air, lampu listrik dll. Proses eliminasi ini meningkatkan konsentrasi dan
menghilangkan gangguan sehingga kita bisa bekerja lebih efektif.

2.2 BEKAL BERPIKIR SISTEM DARI POLA BERPIKIR LAINNYA

Berikut ini akan dibahas beberapa bekal dari pola berpikir lainnya yang turut membangun
berpikir sistem, yaitu berpikir logis, kritis dan holistik. Definisi yang beraneka ragam, dengan
bahkan ada yang dibahas sangat mendalam dalam sebuah buku seperti berpikir kritis atau
berpikir, membuat deskripsi yang akan diberikan dalam bagian ini lebih singkat dan umum.

Perlu disadari bahwa berpikir sistem bukanlah sebuah pola berpikir yang independen dan unik.
Sebenarnya secara konseptual, pola berpikir sistem merupakan kombinasi dan pengembangan
dari pendekatan atau pola berpikir lainnya. Metode atau alat yang digunakan pun bisa
mengadopsi berbagai metode dan alat yang digunakan di berbagai konsep lain, seperti kualitas,
pemecahan masalah dan lainnya.

2.2.1 BERPIKIR LOGIS

Berpikir logis dapat didefinisikan dengan kemampuan untuk menghubungkan dua atau lebih
komponen atau faktor dalam sebuah hubungan yang secara umum diterima argumentasi
validitasnya. Sebuah definisi yang berbeda dengan teksbook dan mungkin tidak anda setujui
mengingat sejarah yang panjang konsep logika. Sejarah yang tercatat memulai pendekatan
logika di jaman Aristotles dan berkembang ke berbagai variasi logika termasuk menjadi logika
matematika yang berperan penting dalam bahasa pemrograman komputer dewasa ini.

Namun secara sederhana dalam berpikir sistem, berpikir logis membantu membebaskan diri
dari imajinasi yang terlalu liar sehingga meninggalkan kemasukakalan, ketika menganalisa
sebuah masalah. Tanpa ada batasan logika maka lamunan yang dilakukan akan tidak praktis

22
atau down-to-earth dan tidak memiliki perbedaan dengan khayalan. Berpikir logis yang
berbasis kepada olah argumen akan membantu kita dalam mengajak lawan bicara setuju
dengan kita, suatu proses yang penting pula dalam berpikir sistem. Berpikir logis dengan
kedisiplinan urutan argumen, juga memudahkan melakukan berpikir sistem , karena
komponen-komponen argumen harus dirangkai dalam urutan sedemikian rupa sehingga secara
lagika bisa diterima

2.2.2 BERPIKIR KRITIS

Berpikir kritis merupakan jantung dari pendidikan modern. Sebuah proses untuk melakukan
konseptualisasi, analisa, atau sintesa dari informasi yang didapatkan dari berbagai sumber
sebagai panduan untuk bertindak atau mengambil keputusan. Proses berpikir kritis adalah
sebuah proses argumentasi berbentuk tanya jawab terhadap sebuah klaim. Argumentasi yang
kuat harus didasarkan kepada pemikiran dan pertimbangan (reasoning) yang kuat dan memiliki
struktur logika yang masuk akal. Pertimbangan yang kuat bisa berbasis kepada analogi, data
numerik, generalisasi dan hubungan kausal (Epstein and Kernberger 2006).

Yang sering disalah artikan di media soal kata "kritis" adalah makna untuk menegatifkan atau
ketidaksetujuan. Pemaknaan yang salah ini merupakan akibat dari penggunaan berpikir kritis
untuk mendebat sebuah klaim. Perdebatan dilakukan untuk menolak atau mempertahankan
sebuah klaim melalui sebuah struktur logika dari kombinasi antara fakta, pengalaman dan
imajinasi.

Struktur paling sederhana dan lazim digunakan dalam membangun argumen adalah 5W+1H
(What, Why, Where, When, Who dan How – Apa, Mengapa, Dimana, Kapan, Siapa dan
Bagaimana). Namun struktur yang lebih kompleks bisa saja dilakukan dan berbagai teknik
dapat dilakukan untuk menyusun pembenaran atau penentangan terhadap sebuah argumen.

Orientasi kepada argumen inilah yang membuat berpikir kritis terkadang tidak cocok digunakan
dalam sebuah proses pemecahan masalah yang baik. Unsur kepentingan subyektif sering
menjadi kontra produktif dalam pencarian sumber akar permasalahan.

Komponen terpenting dalam berpikir kritis didalam menyusun pola berpikir sistem adalah
proses menyusun pertanyaan-pertanyaan argumentatif yang relevan dalam struktur logis.
Sebuah proses serupa yang akan mengantarkan kita kepada definisi berpikir sistem. Komponen
lain yang mendukung adalah ,

Dorongan untuk memiliki keingintahuan (curiosity) yang sehat untuk mengumpulkan

informasi yang relevan,
Keingintahuan yang membutuhkan sebuah pikiran terbuka terhadap asumsi, implikasi dan
konsekuensi sesuatu hal yang penting dalam berpikir sistem, sehingga berpikir kritis menjadi
salah satu komponen penting pula dalam pembentukan berpikir sistem

2.2.3 BERPIKIR HOLISTIK (PANDANGAN HELIKOPTER )

Ada sebuah pepatah seperti ini, "Mana mungkin kita mengukur panjang dan lebar kolam
renang, seandainya anda sedang sibuk berenang didalam kolam untuk menghindar dari
terkaman buaya yang mengejar anda"

23
Kesibukan tugas sehari-hari bisa membuat kita melupakan gambaran besar dari apa yang
sedang kita lakukan, padahal sangat penting dalam sebuah interval waktu yang rutin untuk
berhenti sejenak mengurusi permasalahan yang detail untuk melihat keseluruhan permasalahan
secara makro. Sehingga istilah berpikir holistik sering disebut pula sebagai forest thinking
sebagai lawan tree thinking yang detail (Richmond 2000).

Kemampuan secara dinamis memandang permasalahan dalam skala yang berbeda ini disebut
kemampuan untuk memandang dari helikopter (helicopter views). Pandangan helikopter
mengajak kita untuk seolah-olah menjadi sebuah pilot helikopter yang dengan mudah
menaikkan dan menurunkan ketinggian helikopternya. Ketinggian helikopter akan menambah
atau mengurangi horizon pandangan kita. Peningkatan ketinggian akan memperluas horizon
sehingga kita bisa melihat lebih luas namun akan kehilangan perspektif detail dari area yang
kita amati. Mirip dengan istilah hutan diatas, kalau kita melihat kontur hutan akan sulit untuk
memperhatikan satu pohon tertentu karena keterbatasan kemampuan penglihatan kita.
Penurunan ketinggi akan memperkecil horizon pandangan sehingga memungkinkan kita untuk
lebih detail melihat pohon secara individu, namun kita juga akan kehilangan jangkauan luas
dari pandangan makro.

Keduanya penting, sangat rugi jika kita hanya memiliki satu pandangan saja. Amat disarankan
untuk kita selalu ingat untuk menaikkan dan menurunkan ketinggian helikopter kita sehingga
kita tidak kehilangan perspektif yang luas ketika menganalisa perspektif yang detail.

Mengapa berpikir holistik penting? karena semua penjelasan bisa berbeda tergantung dari
konteks, dan konteks tergantung dari luasnya pandangan kita. Pemahaman sistem juga akan
berbeda jika konteksnya akan berubah.

2.3 BERPIKIR LATERAL SEBAGAI BEKAL BERPIKIR SISTEM

Berpikir lateral dicetuskan oleh Edward De Bono awalnya sebagai sebuah pendekatan dan
metode untuk meningkatkan kreativitas (De Bono 1971). De Bono menyadari jebakan dan
kekuatan pola pikiran sehingga kita seolah-olah tidak mampu menahan momentum dalam
mengambil keputusan berbasis kepada pola berpikir. Ketika momentum ini timbul, segala
macam pola-pola lain yang seharusnya bisa kita lihat menjadi tidak terlihat. Ini merupakan
salah satu penyebab kenapa sering kesalahan yang sama berulang kali terjadi, karena
keputusannya sama, karena didasarkan dari pola pikir otomatis yang sama. Sehingga dasar dari
berpikir lateral adalah bagaimana menghentikan momentum ini sehingga kita memiliki celah
kesempatan untuk memperhatikan pola lain. Pola pikir lain yang mungkin bisa lebih tepat, lebih
baik dan lebih cocok dalam memecahkan masalah yang kita hadapi (De Bono 1994).

Ilustrasinya mirip dengan jalan yang kita rutin lewati untuk sekolah atau bekerja, jika jalan ini
selalu lancar maka kita tidak akan melihat apakah ada belokan jalan lain. Dengan kecepatan
tinggi kita selalu menggunakan jalan yang sama tanpa memperhatikan sekeliling kita secara
seksama. Namun ketika macet, maka kita baru sadar bahwa ternyata ada belokan jalan lain di
pinggiran jalan yang kita lewati. Jalan yang mungkin bisa membuat kita lebih cepat mencapai
tujuan. Istilah yang sering digunakan warga Jakarta untuk jalan-jalan ini adalah jalan tikus.

24
De Bono mengidentifikasi bahwa manusia sebenarnya sebuah makhluk pengguna pola (pattern
using creature). Karena manusia memiliki kecenderungan besar untuk malas berpikir.
Kemalasan ini timbul sebagai akibat banyaknya energi pikiran dan mental yang digunakan
untuk berpikir. Jadi manusia biasanya hanya berpikir untuk menghilangkan kebutuhan di masa
yang akan datang untuk berpikir dengan menyusun sebuah pola keputusan standar. Pola ini
diasumsikan bisa dipakai secara berulang-ulang dan terus-menerus tanpa harus dimodifikasi.

Sebagai ilustrasi adalah olah raga bela diri. Banyak sekali waktu, tenaga dan pikiran yang harus
dilakukan melalui latihan yang rutin dan disiplin, yang akan berujung kita memiliki pola refleks
untuk menangkis dan melancarkan serangan. Tentunya anda ingin ketika seseorang menyerang
anda, maka tangan anda akan secara otomatis melakukan gerakan untuk menangkisnya. Ini
adalah penggunaan otomatis hasil dari pembentukan pola yang dilakukan dengan susah payah.

Berpikir lateral didefinisikan sebagai pola berpikir untuk mencari solusi dari sebuah
permasalahan, melalui penciptaan asosiasi dengan hal-hal lain (yang pada awalnya) seperti
tidak memiliki hubungan. Penciptaan asosiasi yang dipaksakan dilakukan membuat kita
berhenti menggunakan pola otomatis, untuk kemudian memiliki berbagai alternatif alur pikir
lain. Ini berarti kita tidak hanya mengikuti satu jalur alur pikir saja, sehingga secara kreatif
mencari jalur-jalur lainnya.

Jika alur pikir seperti ilustrasi jalan yang kita lewati dalam pembahasan sebelumnya, maka
proses berpikir lateral seperti loncat menggunakan jalan lain untuk mendapatkan solusi dari
permasalahan yang kita hadapi. Namun jalan yang kita loncati bukanlah jalan yang tidak
terhubung dengan jalan yang sedang kita lewati. Ini membedakan berpikir lateral dan
brainstorming. Secara tradisional brainstorming memaksa kita untuk melepaskan diri dari
pikiran kita saat ini, jadi tidak boleh kita memilih jalan yang terkoneksi dengan jalan lain yang
sedang kita lalui. Brainstorming juga tidak boleh memiliki batasan. Segala ide atau pikiran,
setidak-mungkin apapun, sejelek atau sebaiknya, tidak boleh dibatasi. Berpikir lateral tetap
memiliki koneksi logis terhadap alur pikiran saat ini dan tetap memiliki batasan untuk mencari
alternatif solusi permasalahan. Itulah sebabnya alternatif solusi yang timbul dari berpikir
lateral bisa membuat kita tercengang kenapa kok kita tidak melihatnya selama ini.

Ini pula yang membuat berpikir lateral memiliki ciri khas penganutnya, yaitu kebiasaan untuk
membuat teka-teki berpikir lateral. Teka-teki lateral sebenarnya yang sangat populer, berbagai
sumber buku dan internet dapat anda cari untuk mendapatkan berbagai teka-teki ini. Sebagai
contoh teka-teki ini adalah:

Cerita ini terjadi di di Amerika, dimana sebuah mobil hitam panjang berhenti
disebuah taman asri dengan rerumputan yang membentang, cuaca sedang hujan
yang cukup deras, sehingga 9 orang yang keluar dari mobil ini akan kehujanan.
Namun dari 9 orang hanya 8 yang basah karena hujan ini. Bagaimana ini bisa
terjadi?

Teka-teki ini adalah teka-teki khas berpikir lateral karena petunjuknya sebenarnya ada didalam
teka-teki ini namun biasanya harus:

25
 1) mencari sebuah konteks dimana petunjuk-petunjuknya menjadi masuk akal dan
terkoneksi
2) jangan menggunakan interpretasi atau solusi pertama menghalangi kita untuk
berpikir lebih lanjut secara lateral. Kita harus mengevaluasi interpretasi dan pola
berpikir yang kita miliki, termasuk yang terpenting interpretasi terhadap bahasa.
Untuk membangun konteks solusi, maka yang harus dilihat adalah adanya data tentang
Amerika, mobil panjang, dan taman asri berumput. Ketiga data ini berbasis kepada pengalaman
melalui film-film Amerika atau anda sendiri pernah kesana, menunjukkan ciri khas pemakaman
di sana. Sedangkan kata orang, interpretasi pertama terhadap data ini adalah asumsi bahwa
kata orang menunjukkan kata bahwa orang tersebut selalu dalam keadaan hidup.

Jadi jawaban dari teka-teki diatas adalah karena 1 orang berada didalam peti mati dan diangkat
oleh 8 orang lainnya. Itulah mengapa hanya 8 dari 9 yang basah kuyup terkena hujan.

Berpikir lateral memiliki berbagai teknik dan metode untuk membuat kita menjadi semakin
creative dengan menggunakan pola-pola baru yang bisa mengubah pola berpikir yang lama.
Metode itu mencakup berhenti kreatif, fokus, tantangan, alternatif dan provokasi. Di dalam
berpikir sistem dimana kita secara kreatif selalu mencari hubungan antara komponen dalam
sistem maka berpikir lateral akan sangat membantu proses kreatif pencarian hubungan ini. Ada
banyak sumber buku yang bisa anda baca untuk mendalami berpikir lateral ini.

Tabel 2.1 Kelompok Alat Bantu dalam DATT De Bono

Pengubahan Pandangan
PMI (Plus Minus Interesting)
AKP (Analisa, Kemungkinan
Pilihan)
Berpikir Konstruktif
Logic Bubble – Ruang Logika
MKP – Memeriksa Kedua
Pihak
STI – Setuju, Tak-Sepakat dan
Irrelevan
POL – Pandangan Orang Lain
Menyusun Solusi
Konstruktif
TULUS – Tujuan, Luaskan,
Sempitkan
TIPPO – Tujuan, Input,
Pemecahan, Pilihan, Operasi

Kontribusi De Bono dalam berpikir sistem yang terbesar bukan hanya berpikir lateral, namun
sebuah ide bahwa pola berpikir adalah sebuah keahlian (Skill) yang bisa kita ubah dan perbaiki
terus menerus (De Bono 1994). Pola berpikir bukanlah sebuah struktur baja atau batu yang
sekalinya sudah mengeras maka harus dihancurkan dengan cara yang ekstrim. Memandang
pola berpikir sebagai suatu keahlian, membuka kesempatan bagi kita untuk meningkatkan
kualitasnya dengan teknik, metoda dan cara tertentu. Metode atau alat yang dikembangkan De
Bono dikenal sebagai DATT (Direct Attention Thinking Tools).

DATT bertujuan untuk mengalihkan perhatian pikiran kita sehingga kita tidak terjebak dalam
pola sama. Konsep ini disebut berpikir fokus (focused thinking), yaitu memfokuskan pikiran
kita ke selain kebiasaan berpikir kita. Ini berarti kita berfokus untuk berpikir berbeda dari yang
biasanya. Kumpulan alat ini membantu proses berpikir fokus ini, dan mencakup tiga bagian
besar: pengubahan pandangan berpikir, berpikir konstruktif dan menyusun solusi konstrutif,
yang dapat dilihat pada Tabel 2.1.

26
2.4 BAHAN BACAAN
De Bono, E. (1971). Lateral thinking for management; a handbook of creativity. New York,
American Management Association.
De Bono, E. (1994). De Bono's thinking course. New York, Facts On File.
Epstein, R. L. and C. Kernberger (2006). Critical thinking. Australia ; Belmont, CA,
Thomson/Wadsworth.
Richmond, B. (2000). The "thinking" in systems thinking. Waltham, MA, Pegasus
Communications.

27
3. SISTEM
3.1 APAKAH SISTEM?
Sebelum kita menuju ke penjelasan tentang berfikir sistem, maka kita perlu terlebih dahulu
mendefinisikan secara operasional dari kata-kata yang sering akan kita jumpai ketika berbicara
tentang berfikir sistem, yaitu Sistem, Sistematis, Sistemik

Sistem adalah sebuah obyek analisa yang memiliki komponen/bagian yang saling berinteraksi
dalam suatu aturan-aturan tertentu untuk mencapai sebuah tujuan.

Sistem sebenarnya adalah sebuah kelompok yang ketika bekerja seperti seharusnya akan
memiliki ciri sistem yang berbeda dari ciri-ciri komponen-komponen pembentuknya. Tidak
semua kelompok adalah sistem, terutama jika tidak ada ciri khas yang baru muncul ketika
kelompok bekerja (emergent properties)

Tabel 3.1 Perbedaan antara Struktur Sistemik dan Non-Sistemik

Struktur Sistemik Struktur Non-Sistemik (Kelompok)

Komponen yang terinterkoneksi dan Komponen yang berkumpul

berfungsi secara keseluruhan

Akan berubah jika diambil satu atau Tidak ada perubahan jika diambil satu atau
lebih komponennya, atau bahkan tidak lebih komponennya dan tetap berfungsi
berfungsi sama sekali secara
keseluruhan

Pola interaksi sangat penting Pola interaksi tidak penting

Komponen saling terkoneksi dan Komponen bisa bekerja sendiri-sendiri

bekerja bersama-sama

Struktur menentukan performa, Struktur tidak ada, jika ada maka akan
sehingga jika ingin mengubah performa tergantung jumlah komponen dan besar
bisa dengan mengubah struktur dari kumpulan tersebut

sistemik (systemic) : suatu ciri-ciri atau perilaku yang muncul dari sebuah sistem ketika
sistem bekerja (tetapi ciri-ciri ini bukan berupa ciri-ciri dari komponennya atau kumpulan
komponennya)

Manusia memiliki perilaku yang sistemik seperti marah, cemburu dan bahagia yang kalau
dilihat dari tidak terdapat pada komponennya: jantung, paru-paru dan ginjal. Perilaku sistemik
akan memberikan gambaran kepada kita tentang interelasi antar komponen dan tujuan
sesungguhnya dari sebuah sistem (pada suatu waktu).

28
sistematis (systematic) : adalah sebuah karakteristik keteraturan dan perencanaan yang baik.
artinya sebuah kegiatan dikatakan sistematis apabila jelas urutas pekerjaannya dan
direncanakan berdasarkan urutan tersebut. Sistematis ternyata memiliki arti yang berbeda dari
sistemik. tidak semua hal yang sistematis akan menghasilkan suatu hal yang sistemik.

Bagaimana dengan berfikir sistem, apakah sebaiknya menjadi berfikir sistematis atau berfikir
sistemik? tentunya secara definisi yang akan terdekat dengan inti dari berfikir sistem sendiri
adalah berfikir sistemik, tetapi karena secara luas lebih dikenal konsep systems thinking dan
bukan systemic thinking, maka kita menggunakan istilah berfikir sistem.

3.1.1 SISTEM BERBEDA DENGAN KELOMPOK KARENA STRUKTURNYA

Keberadaan interaksi antar komponen merupakan pembeda dari kelompok dan sistem. Ini
menunjukkan bahwa sistem pasti memiliki sebuah struktur interaksi yang bisa saja terlihat
secara fisik maupun tidak terlihat. Berdasarkan ciri-ciri struktur sistem, maka sistem bisa
memiliki berbagai macam tipe, yang mencakup:

Sistem Fisik dan Sistem Non-Fisik

Sistem Fisik adalah sistem yang bisa diidentifikasikan oleh panca indera kita, contohnya
seperti tubuh, TV, mobil. Sedangkan sistem Non-Fisik adalah sistem yang tidak bisa
diidentifikasikan oleh panca indera namun mampu mempengaruhi sistem lainnya, seperti
peratudan. klub, norma, dan kepercayaan.

Sistem Terbuka dan Sistem Tertutup

Sistem terbuka adalah berarti memiliki interaksi dengan komponen diluar batasannya,
sedangkan tertutup berarti tidak berinteraksi dengan lingkungannya. Sebuah sistem
tertutup akan memiliki sifat entropi yang bisa berujung kepada kemusnahan

Sistem Detail dan Dinamis

Tipe sistem ini berbasis kepada sumber kompleksitas yang terjadi, sebuah sistem kompleks
detail berarti memiliki komponen yang banyak dan saling terkoneksi secara sederhana
(puzzle, pesawat). Kompleksitas terjadi akibat koneksi sederhana namun sangat banyak.
Sedangkan sistem kompleks dinamis timbul bukan akibat komponennya yang banyak tetapi
karena kompleksitas hubungannya yang berankea raga. Mirip seperti permainan catur yang
tidak memiliki komponen yang banyak namun aturan permainannya yang berarti aturan
interaksi bisa menimbulkan kondisi yang berbeda-beda dan banyak sekali.

Sistem Diskrit dan Kontinu

Sistem diskrit adalah ketika dalam sistem tersebut perubahan yang terjadi cukup atau hanya
bisa dilihat dalam suatu selang waktu atau selang unit tertentu, seperti pada sistem pabrik
atau sistem manufaktur. Di sebuah pabrik kaos satuan unit adalah kaos, bukan setengah
kaos atau seperempat kaos. Sebuah sistem kontinu memiliki perubahan yang perlu dilihat
secara terus menerus seperti sistem kebijakan, pengaruh iklim dan lainnya.

Kata-kata yang digaris bawahi adalah jenis sistem permasalahan yang sering dihadapi dalam
berpikir sistem.

29
3.2 CIRI-CIRI STRUKTUR SISTEM
Berdasarkan perbedaan antara sistem dan kelompok yang dijabarkan pada Tabel 3.1 maka
sebuah kelompok dapat dikategorikan sebagai sistem, jika:

1. memiliki komponen-komponen yang diidentifikasi didalam sebuah batasan tertentu,

2. komponen ini bekerja sama dengan suatu struktur umpan balik tertentu,
3. pola ini akan menghasilkan sebuah karakteristik ciri holistik yang berbeda dari
gabungan sederhana komponennya,
4. sistem memiliki tujuan, pola interaksi komponen dilakukan untuk mencapai tujuan,
5. perubahan salah satu kategori ini dapat mengubah sistem, sehingga sebenarnya sistem
selalu berada dalam kondisi multidimensi. Perubahan batasan, struktur, tujuan akan
mengubah perilaku sistem secara holistik.
Dalam beberapa bagian berikutnya akan dijelaskan secara singkat masing-masing ciri sistem
ini.

3.2.1 SISTEM MEMILIKI BATASAN DINAMIS

Apa makna batasan dinamis? Batasan didefinisikan sebagai garis atau ruang panjang yang
menandai batas dari sebuah area. Namun dalam konsep sistem, batasan tidak hanya berupa
batasan geografis, namun juga batasan waktu (saat ini, masa lalu, masa depan), skala (mikro,
makro) dan batasan lainnya.

Batasan dinamis berarti batas yang berubah seiring dengan cara pandang kita. Batas yang
berubah secara dinamis menunjukkan kemampuan untuk melihat secara dinamis
permasalahan. Kemampuan yang sering disebut sebagai pandangan helikopter (helicopter
view). Mengacu kepada prinsip pandangan helikopter dimana batasan pandangan kita akan
tergantung dari ketinggian helikopter, maka sebuah sistem memiliki sebuah batasan yang
berubah pula tergantung pula dari cara pandang kita. Dalam kacamata sistem, batasan dinamis
membuat setiap komponen dalam sistem bisa merupakan sub-sistem dan setiap sistem bisa
merupakan bagian sub-sistem dari sistem yang lebih luas.

Batasan dinamis merupakan ciri dari sebuah sistem terbuka yaitu openness. Karena batasan
menunjukkan ada yang dianggap didalam dan ada yang dianggap diluar, sehingga sebuah
sistem biasanya memiliki interaksi antara keduanya. Keterbukaan sistem memungkinkan sistem
untuk beradaptasi, mampu mempertahankan hidup, dan mengembangkan diri. Sistem yang
tertutup tidak akan memiliki kemampuan beradaptasi dari umpan balik luar, sehingga
perkembangannya akan sangat terbatas. Sistem tertutup pada umumnya menuju ke arah
penurunan kualitas sistem bahkan kemusnahan sistem tersebut, akibat ketidakmampuannya
untuk beradaptasi dengan perubahan.

3.2.2 SISTEM MEMILIKI TUJUAN

Setiap sistem pasti memiliki tujuan dan sasaran. Tujuan dari sistem adalah mencapai atau
memenuhi sasaran. Ada yang jelas sasarannya ada yang harus dicari. Ada yang hanya punya
satu sasaran ada yang puluhan. Sasaran juga bisa berubah sejalan dengan waktu, tujuan hidup
kita sendiri sudah berubah dari 5 tahun yang lalu, and pasti berubah atau berkembang 5 tahun
yang akan datang.

30
Sebenarnya ada 4 kemungkinan klasifikasi perilaku sebuah kelompok atau sistem dalam 2
dimensi kebebasan memilih: kebebasan memilih cara dan tujuan,

c) Pasif. Sebuah sistem yang tidak memiliki cara dan tujuan yang bisa didefinisikan.
Sistem sederhana ini ini bersifat alat (tools) yang tidak akan berubah dan menghiraukan
umpan balik terhadap kegiatannya.
d) Reaktif. Sistem ini memiliki kemampuan untuk bereaksi terhadap umpan balik, namun
tidak memiliki kebebasan untuk memilih cara dan tujuan dalam bereaksi. Sebuah ciri
tujuan sistem yang bersifat pemeliharaan diri (Self-Maintaining Systems atau
Balancing System).
e) Responsif. Sistem memiliki kebebasan untuk memilih cara untuk mencapai tujuan
yang telah ditetapkan, namun tidak bisa mengubah tujuan. Sistem ini sering disebut
sebagai sistem pemenuhan tujuan (goal-seeking system), sebuah sistem yang bergerak
ke pemenuhan tujuan. Tujuan paling primitif atau dasar adalah keberlanjutan hidup
(survival). Secara umum ada 2 tujuan respons sistem, yaitu
a. Keseimbangan. Tujuan lainnya yang secara alamiah ada dimiliki oleh semua
sistem adalah elaborasikeseimbangan. Keseimbangan (equilibrium atau
homeostatis) adalah ketika sistem bergerak menuju ke kondisi yang tidak
berubah (kemapanan). Pada kondisi ini tanpa adanya input yang berpengaruh
maka sistem tidak akan berubah.
b. Elaborasi. Tujuan berikutnya adalah elaborasi dan membedakan diri, yaitu
ketika sistem akan cenderung menuju ke pertumbuhan diri yang lebih besar
yang membedakan dirinya dengan yang lain. Sistem seperti birokrasi memiliki
kecenderungan seperti ini.
f) Aktif and Bertujuan. Dikenal pula sebagai Purposeful System, ketika sistem memiliki
kebebasan untuk memilih cara untuk mencapai tujuan dan bahkan kebebasan untuk
mengubah tujuan. Sistem ini bagian dari goal-seeking sistem namun memiliki
tambahan kebebasan untuk mengubah tujuan.

3.2.3 SISTEM MEMILIKI STRUKTUR UMPAN BALIK

Pembeda terpenting dalam syarat antara sistem dan kelompok adalah sistem memiliki stuktur
interaksi dari komponen sistem. Bukan hanya sembarang struktur, namun sebuah struktur
informasi umpan balik. Struktur dasar sederhana dalam sistem adalah Input-Proses-Output-
UmpanBalik, seperti pada Gambar 3-1. Struktur sederhana yang hingga saat ini masih sering
digunakan sebagai tanda kemampuan melihat sistem secara tradisional. Kemampuan untuk
tidak hanya melihat output hanya sebagai output, namun bahwa output memiliki mekanisme
proses dibelakangnya dengan input dan umpan balik untuk menghasilkan output tersebut.

31
 Gambar 3-1 Struktur Dasar Sistem: Input, Proses, Output dan Umpan -Balik

Struktur dasar ini yang menjadi basis dalam mengembangkan struktur yang lebih kompleks
sehingga dikenal dengan struktur umpan balik, terutama ketika output sebuah proses menjadi
input proses berikutnya, kemudian proses terangkai sedemikian rupa sehingga menjadi sebuah
lingkaran umpan balik seperti pada Gambar 3-2

Gambar 3-2 Struktur Umpan Balik yang lebih kompleks dari Struktur Dasar

Basis konsep inilah yang menimbulkan alat bantu Causal Loop Diagram (CLD) digunakan
dalam berpikir sistem. CLD merupakan alat berbasis kepada struktur dasar ini namun
disederhanakan menjadi hubungan antar proses atau variabel proses.

3.2.4 SISTEM MEMILIKI CIRI HOLISTIK YANG BERBEDA DENGAN SEKEDAR KUMPULAN
KOMPONENNYA

Human can love, but its parts cannot

Syarat sebagai sistem ini disebut emergent properties atau ciri mengemuka, yaitu sebuah ciri
yang bisa kita dapatkan yang berbeda dengan ciri-ciri setiap komponen atau pengabungan total
ciri-ciri komponen sistem tersebut. Ciri mengemuka hanya akan timbul ketika interaksi antara
komponen didalam sebuah struktur sistem berjalan seperti seharusnya. Artinya ciri ini tidak
akan kita temui atau diprediksi hanya dari ciri-ciri komponennya. Itulah mengapa istilah ciri
mengemuka sering diganti pula dengan ciri keseluruhan atau ciri holistik. Sebuah ciri yang kita
dapatkan dari sebuah sistem yang sedang berfungsi disebut.

32
Sebuah film kartun sebenarnya berasal dari gambar-gambar yang dirangkai dalam urutan waktu
tertentu. Jika misalnya tejadi adegan kejar-kejaran antara tikus dan kucing misalnya, maka kita
tidak akan bisa menebak hanya dari 1 frame atau gambar saja bahwa mereka sedang berkejaran.
Yang terjadi kita seperti melihat sebuah gambar mereka terlihat sedang sakit perut bersama,
atau menari bersama atau olah raga bersama.

Cara paling mudah untuk mengidentifikasi apakah sebuah sistem memiliki ciri holistik adalah
membelah sistem menjadi dua atau lebih. Jika dibagi apakah masih memiliki ciri yang sama
dengan awalnya, kemudian dibagi lagi dan seterusnya. Sebuah sistem akan kehilangan cirinya
ketika dibagi seperti ini, namun sebuah kelompok akan memiliki ciri yang sama pada setiap
kelompok hasil belahan.

3.2.5 KOMBINASI CIRI SISTEM: MULTI-DIMENSI

Tentunya semua ciri-ciri diatas bukanlah berdiri sendiri-sendiri namun saling terhubung dan
mempengaruhi. Perubahan pada tujuan akan menyebabkan perubahan pada batasan, struktur,
dan ciri yang kita dapatkan.

Keinginan merubah ciri holistik dari sebuah sistem membutuhkan perubahan pada batasan,
struktur dan tujuan. Semua ini memunculkan ciri khas dari sebuah sistem yaitu selalu berada
dalam kondisi multi-dimensi. Manusia misalnya, dalam suatu waktu memiliki peran yang
multidimensi: sebagai anak, orang tua, mahasiswa, pacar atau sopir, tergantung dari perubahan
konteks yang dihadapi. Perubahan konteks menunjukkan perubahan terhadap batasan, struktur
dan tujuan dari sistem. Ini berarti sebuah ciri holistik akan mengemuka dalam suatu kondisi,
namun dalam kondisi lain bisa melemah sehingga ciri holistik lain akan mengemuka.

Konektivitas yang dinamis ini diilustrasikan pada Gambar 3-3.

Gambar 3-3 Interkoneksi dari Ciri-ciri Sistem menciptakan Multi Dimensi

Tabel 3.2 menunjukkan matrix hubungan 2 dimensi yang mungkin terjadi dan kesimpulan
pemahaman yang bisa didapatkan dari penghubungan tersebut.

33
Tabel 3.2 Kondisi Multi-dimensi yang bisa Berubah seiring Perubahan di Setiap Ciri Sistem

Tujuan Ciri Holistik Struktur Umpan Balik Batasan

Mengemuka

Tujuan Perubahan tujuan Tujuan yang berubah Tujuan bisa berbeda ketika
akan mengubah ciri akan menjadi sebuah batasan sistem diubah
holistiknya umpan balik bagaimana
(perubahan konteks) sistem menyesuaikan
diri untuk mencapai
pergeseran tujuan

Ciri Holistik Tujuan yang Ciri ideal yang Perubahan dinamis batasan
diinginkan pada mengemuka adalah masalah (Dynamics helicopter
umumnya adalah umpan balik dalam views) akan mengubah ciri dari
sebuah ciri ideal melakukan perubahan sistem sehingga meningkatkan
yang mengemuka dalam sistem pemahaman dari sistem
dari sistem

Struktur Mendapatkan titik Pemahaman struktur Perhatikan apa yang bisa

Umpan Balik ungkit perbaikan akan memberikan dilakukan (endogenous) dana
melalui pemahaman gambaran mengapa apa yang tidak bisa dilakukan
struktur yang lebih sistem memiliki ciri (exogenous)
baik yang mengemuka

Batasan Tujuan akan Perbedaan batasan Memperluas dan

mendefinsikan dapat menimbulkan Menyempitkan batasan
batasan yang harus ciri mengemuka akan mempengaruhi
dilakukan yang berbeda struktur dari sistem

3.3 POLA BERPIKIR ADALAH SEBUAH STRUKTUR SISTEMIK PIKIRAN

Berbasis kepada definisi sistem yang telah dibahas, berarti pola berpikir kita adalah sebuah
produk dari sebuah struktur sistem. Sebuah struktur sistem yang bisa dikategorikan gabungan
sebagai sistem non-fisik, kontinu, terbuka dan dinamis. Dalam kategori gabungan ini,
secara dimensi skala dari makro ke mikro terdapat berbagai sistem seperti yang diilustrasikan
dalam Gambar 3-4.

Dari skala bisnis, kita akan mendapatkan struktur pasar, struktur konsumen, struktur strategi
bisnis yang bisa berupa strategi produk atau distribusi. Pada skala organisasi, terdapat struktur
organisasi, sistem kinerja, sistem informasi, norma kerja ataupun struktur peraturan
perusahaan. Pada tingkatan interpersonal atau antar individu, terdapat struktur pemecahan
masalah, struktur pertemanan atau struktur komunikasi kelompok. Sedangkan pada level
individu terdapat struktur bagaimana memandang sesuatu, bagaimana berpikir, bagaimana
cara kita memandang diri kita dan peran diri kita sendiri serta bagaimana struktur kepercayaan
dan asumsi.

Struktur individu inilah yang menentukan pola pikir kita, dan pola pikir itulah yang
menentukan reaksi kita terhadap masalah yang kita akan hadapi. Namun kita terbiasa hanya
melihat reaksi, tidak melihat pola maupun struktur yang membuat reaksi tersebut. Dalam
sebuah ilustrasi gunung es dalam air laut, maka reaksi ini adalah sebuah kejadian yang bisa kita
lihat dan merupakan bagian kecil dari gunung es yang terlihat. Sedangkan bagian besar yang

34
tidak terlihat sebagai sumber dari respons kejadian, adalah pola dan struktur, seperti yang
digambarkan pada Gambar 1-3.

makro

Struktur Posisi Pasar Strategi Produk

Bisnis/Industri Hubungan dengan Pelanggan Strategi Distribusi

Struktur Struktur hierarki Manajemen Struktur Penghargaan Budaya Organisasi

Organisasi Struktur Penilaian Kinerja Manajemen Informasi Aturan Kerja Formal

Struktur Hubungan Kebiasaan mengambil keputusan dan memecahkan

Interpersonal Peran dan fleksibilitas peran masalah
Aturan Informal (etika)

Struktur Individu
Cara Pandang Kepercayaan dan Asumsi Saya
(Struktur Pikiran) Berpikir Sistem
Cara Berpikir Peran yang Saya Jalani

Sebuah kebiasaan untuk melihat struktur sistemik

mikro (pola dan koneksi mendasar dari komponen-komponen yang
tampaknya berbeda)

Gambar 3-4 Berpikir Sistem adalah Sebuah Struktur Internal

Sebagai sebuah struktur sistem internal diri kita, maka berpikir sistem bisa dilihat sebagai
sebuah disiplin kebiasaan untuk tidak hanya melihat kejadian atau pola saja, namun mencari
struktur sistemik dari kejadian tersebut, sehingga didapatkan pemahaman yang lebih baik.

35
4. POLA BERPIKIR ADALAH MODEL MENTAL

A map is not the territory it depicts; Words are not the things they describe; Symbols are not
the things they represent.

4.1 MODEL MENTAL

Model mental adalah serangkaian struktur ide, kepercayaan dan kebiasaan yang kita miliki
secara sadar atau tidak menjadi acuan dalam mengambil keputusan dan memecahkan masalah.
Pola berpikir merupakan struktur pikiran kita, jadi pola berpikir sebenarnya adalah sebuah
model. Ini karena ketika kita berfikir untuk memecahkan masalah dan mengambil keputusan,
kita “mengolah” informasi ke dalam suatu model dari masalah yang kita susun di pikiran kita.
Kenapa ini kita lakukan? Karena kita tidak mungkin mengolah semua informasi dari realita
sesungguhnya karena keterbatasan kemampuan otak kita. Sangat sering pula, informasi yang
dibutuhkan untuk mengambil keputusan tidak pernah tersedia secara lengkap. Sedangkan
definisi model adalah representasi dari dunia nyata. Model menjadi semacam dunia virtual di
pikiran kita untuk melakukan uji coba berbagai alternatif keputusan kita ambil dan diprediksi
hasilnya. Hasil yang didapatkan model virtual ini kita asumsikan sama dengan yang kita
dapatkan seandainya keputusan diaplikasikan di dunia nyata nantinya. Sehingga kita
sebenarnya tidak pernah mengolah masalah yang sesungguhnya, kita mengolah model dari
masalah kita.

Ini mirip seperti peta yang kita gunakan untuk menuju sebuah tempat. Sebuah peta adalah
representasi dari kondisi geografis jalan sesungguhnya. Tentu tidak mungkin membuat peta
yang sangat detail karena berarti semua batu, penjual minuman ataupun pohon-pohon harus
dipetakan. Hal ini menjadi tidak praktis dan memang tidak perlu, karena ketika kita ingin
mencapai sebuah tempat, kita hanya membutuhkan titik-titik penanda lokasi yang bisa dilihat
dari jalan, seperti gedung, restoran, monumen dsb. Peta adalah model simplifikasi dari dunia
nyata. Peta digunakan untuk mengambil keputusan jalur jalan mana yang akan dipakai ketika
kita bepergian.

Banyak yang menyamakan model mental dengan paradigma, pola pikiran (mindset), peta
internal logika, struktur pikiran, gelembung logika (logic bubble) atau lainnya. Model mental
memang memiliki beberapa aspek yang sama dengan istilah-istilah ini, namun ada penekanan
makna yang berbeda dengan penggunaan kata model mental. Perbedaan ini dijabarkan pada
Tabel 4.1.

Tabel 4.1 Makna Kata Model Mental

Model Mental
 Bukan realitas, namun terjemahan  Tidak terlihat
representasi dari realitas  Bukan saja Pikiran, namun juga Emosi
 Memberikan makna dapat dibangun,
dibongkar lalu dibangun ulang berkali-kali

36
Tabel 4.1 memberikan pemahaman bahwa model mental adalah simplifikasi dari dunia nyata
yang berbasis kepada apa yang kita lihat di dunia nyata. Apa yang kita lihat akan sangat terbatas
tergantung dari kemampuan kita. Kemampuan kita terus tumbuh seiring dengan tambahan
pengetahuan dan pengalaman. Ini berarti proses untuk simplifikasi ini selalu dalam proses
perubahan.

Ini berarti model mental adalah unik untuk setiap orang, karena pembuatan model mental dari
masalah tergantung dari pendidikan, pengetahuan, pengalaman dan cara pandang masalah
(Gambar 4-1). Seseorang yang memiliki latar belakang pendidikan keuangan mungkin terbiasa
melihat masalah berbasis kepada angka, sedangkan yang berlatar belakang sosial lebih terbiasa
melihat pada konflik antar manusia. Mereka berdua benar dan salah. Benar karena tidak ada
yang salah dari model mental yang mereka bangun, yang berlandaskan apa yang mereka tahu.
Salah karena tidak ada yang benar-benar utuh menggambarkan masalahnya. Untuk itulah
selain model mental individu, perlu dibangun bersama model mental kelompok atau organisasi,
melalui eksplorasi tangga kesimpulan dengan berdialog yang akan di jabarkan kemudian.

Gambar 4-1 Persepsi yang berbeda tergantung pada Perspektifnya

Model mental memiliki struktur logika yang konsisten secara internal, sehingga jarang sekali
kita melihat kelemahan dari model mental kita. Apalagi jika sebuah model mental sering
digunakan berkali-kali, maka kita semakin buta dengan kelemahannya. Ketika kita semakin
buta, maka kita semakin sulit menerima model mental orang lain, karena kita yakin model
mental kita lebih baik atau lebih benar. Sederhananya, semakin sering kita menggunakan
sebuah peta terhadap daerah tertentu, maka jika ada peta orang lain terhadap daerah yang sama
memiliki tampilan berbeda, maka kita langsung yakin bahwa peta dia salah. Itulah mengapa
sering jika kita mendapatkan informasi yang bertentangan dengan mental model kita maka kita
langsung melabelnya salah, sampai pada titik dimana informasi tersebut datang berkali-kali
atau dengan cara yang berbeda. Berapa kali anda akhirnya bisa menerima informasi

37
bertentangan tersebut, tergantung dari kekuatan mental model kita. Anda baru mau menerima
informasi itu setelah cukup dua kali, tiga kali bahkan lebih.

Ini juga tergantung pula darimana datangnya informasi tersebut. Anda menanggapi berbeda
ketika informasi tersebut datang kembali dari sumber yang anda percaya. Contohnya jika
informasi tersebut itu awalnya dari anak buah muda anda mungkin anda langsung melabelnya
“ah mana mengerti anak ini”, namun jika berasal dari rekan senior atau atasan maka anda tidak
membantahnya sama sekali.

Proses pembuatan atau perubahan model mental membutuhkan energi mental yang signifikan
sehingga kita selalu malas untuk merubahnya. Energi mental adalah kombinasi antara energi
pikiran dan energi emosi. Jika harus diubah, maka kita memilih perubahan yang paling sedikit
membutuhkan energi mental, yang artinya paling sedikit mikir dan emosi yang harus dilakukan.
Itulah juga satu alasan pula kenapa mental model sulit berubah.

4.1.1 APA BENTUK DARI MODEL MENTAL?

Model mental berbentuk cerita di pikiran kita. Seperti yang telah diutarakan sebelumnya,
ketika kita sedang berpikir untuk memecahkan masalah dan menciptakan sebuah kondisi
virtual dalam otak kita maka kita seperti menyusun sebuah skenario cerita film yang sedang
diputar di otak kita. Bedanya dengan film yang hanya memiliki satu plot cerita, maka kita
memiliki berbagai macam plot cerita film sekaligus dengan berbagai skenario dengan berbagai
kemungkinan "the end" yang berbeda-beda.

Ketika kita berdiskusi dengan seseorang dengan mendengarkan cerita orang tersebut, maka kita
sebenarnya sedang menyusun model mental kita berbasis kepada cerita yang sedang kita
dengarkan. Kita memformulasikan cerita tersebut dengan membuat dunia virtual berbasis
cerita tersebut dan berskenario secara virtual seandainya keputusannya berbeda. Seandainya
teman kita kemudian bertanya tentang pendapat kita terhadap ceritanya, maka kita
menceritakan pendapat kita yang sebenarnya juga menceritakan mental model kita kepada
teman tersebut.

Apa bentuk lain dari model mental? Gambar. Gambar berbeda dengan lukisan, lukisan
berorientasi kepada rasa dan seni, sedangkan gambar biasanya berorientasi pada penyampaian
pesan. Coretan gambar di sebuah kertas ketika kita sedang berdiskusi juga merupakan model
mental. Gambar BUKONA (Bulat Kotak Anak Panah) atau flowchart sering digunakan untuk
mengkomunikasikan model mental. Dalam komunitas pakar sistem juga banyak menggunakan
gambar untuk berkomunikasi. Gambar seperti causal loop diagram (CLD, stock and flow
diagram (SFD), dan rich pictures, memiliki prinsip dan ketentuan tertentu sehingga bisa mudah
dibaca oleh komunitas ahli sistem. Bisa dikatakan bahwa gambar-gambar ini merupakan
"bahasa" dimana para ahli sistem bisa berdiskusi dengan bahasa yang sama.

4.1.2 MAKNA PEMAHAMAN MODEL MENTAL

Ada beberapa makna pemahaman terhadap model mental,

g) Kita bertindak bukan berbasis kepada dunia nyata, tetapi kepada model mental kita dari
dunia nyata

38
 h) Tindakan kita berbasis kepada kebiasaan respons yang bersumber dari berbagai koleksi
model mental yang kita bentuk sebelumnya. Kebiasaaan ini bisa menguntungkan
maupun merugikan kita.
i) Model mental kita hanya mampu untuk dikonstruksi ulang hanya jika kita mau
membukanya untuk menerima umpan balik (double loop learning) (Sterman 2000).

Ketika kita dihadapkan dengan masalah atau kesempatan, maka proses dimulai dengan kita
mengolah umpan balik dari dunia nyata, masuk ke model mental kita (pola berpikir),
mengambil sebuah keputusan mental berbasis kepada model mental ini, keputusan ini
disampaikan di dunia nyata, untuk menghasilkan umpan balik berikutnya (ilustrasi pada
Gambar 4-2). Siklus ini berulang ketika fenomena dunia nyata memberikan umpan balik yang
tidak kita harapkan kepada kita untuk kita proses kembali.

Misalnya anda menghadapi masalah sebuah karyawan yang sering terlambat masuk, maka
model mental anda mungkin memiliki keputusan untuk menegurnya karena takut ditiru oleh
karyawan lainnya, maka anda menegur sang karyawan. Jika umpan balik berikutnya adalah
ternyata dia membangkang, maka model mental lain menggantikan model mental pelanggaran
absensi yaitu model mental pelanggaran disiplin secara umum atau menentang atasan, maka
prosesnya berulang sampai fenomena dunia nyata yang anda dapatkan kembali seperti yang
anda harapkan.

Gambar 4-2 Ilustrasi Asumsi Umum bahwa Kita Mengambil Keputusan

39
Untuk itu setiap pengambil keputusan pasti memiliki berbagai koleksi model mental. Kita
memiliki model mental yang sederhana untuk permasalahan sederhana, misalnya memiliki
pasta gigi, makan apa hari ini, dan model mental yang kompleks dan membutuhkan berbagai
data pendukung seperti melakukan investasi, keputusan strategis di kantor dan lainnya.

Pada sebagian besar proses pengambilan keputusan, memang kita menggunakan koleksi model
mental ini secara otomatis. Bahkan, semakin sering kita mendapatkan umpan balik positif yang
mempertegas sebuah model mental secara berulang-ulang, maka model mental tersebut
semakin menguat, sedemikian rupa bisa membutakan kita terhadap kelemahan dari model
mental tersebut.

Bagaimana model mental terbentuk? Ketika kita menemukan permasalahan baru atau berbeda
secara signifikan sehingga tidak cocok dengan koleksi model mental kita saat ini, maka kita
akan menyusun sebuah model mental baru melalui proses simulasi keputusan (ilustrasi pada
Gambar 4-3). Akan terdapat dua lingkaran disini, lingkaran luar adalah apa yang terlihat
(keputusan yang diambil) sedangkan lingkaran dalam yang tidak terlihat merupakan olah
simulasi dari berbagai keputusan virtual yang kita lakukan.

Gambar 4-3 Proses Pembentukan dan Modifikasi Model Mental

Umpan balik dari dunia virtual simulasi kita konfirmasi dengan umpan balik yang terjadi pada
dunia nyata, sehingga jika positif maka model mental telah terbentuk, jika tidak maka

40
modifikasi perlu dilakukan untuk mendapatkan model mental akhir yang menurut kita adalah
yang terbaik.

Proses belajar otomatis yang terjadi setiap kali kita menghadapi permasalahan baru atau
berbedaz, seharusnya bisa diaplikasikan untuk memperbaiki dan meningkatkan model mental
kita yang sudah dimiliki. Kita seharusnya menyadari bahwa koleksi model mental kita saat ini
sudah baik, namun bisa lebih baik. Toh kita memang berhasil mencapai tingkat keberhasilan
yang kita capai saat ini dengan koleksi model mental kita saat ini. Namun dunia terus berubah,
permasalahan menjadi semakin meningkat kompleksitasnya seiring dengan meningkatnya
keberhasilan atau karir kita. Jadi akhirnya kita perlu menyiapkan diri untuk memperbaiki
koleksi model mental kita, melalui sebuah proses belajar yang disebut Pembelajaran Melingkar
Ganda (Double Loop Learning).

Gambar 4-4 Pembelajaran Melingkar Ganda (Double Loop Learning) (Sterman 2000)

Proses melingkar ganda yang dilakukan adalah mirip dengan Gambar 4-3, bedanya adalah tidak
hanya dilakukan pada permasalahan baru atau berbeda, namun untuk permasalahan-
permasalahan kompleks yang kita hadapi (ciri-cirinya kompleksitas yang dijabarkan
sebelumnya pada bagian 1.3). Kita harus menghentikan proses yang otomatis menjadi sebuah

41
proses sadar untuk mengevaluasi model mental kita. Ini memungkinkan kita untuk
mendapatkan sebuah struktur model mental baru yang lebih sesuai, seperti yang diilustrasikan
pada Gambar 4-4.

4.2 PEMBENTUKAN DAN MODIFIKASI MODEL MENTAL

4.2.1 PANDANGLAH MODEL MENTAL SEBAGAI SEBUAH HELM PIKIRAN
Jika kita menaiki kendaraan roda dua dan sedang menggunakan helm pelindung kepala, maka
kita tidak mampu melihat seluruh warna atau bentuk helm yang sedang kita gunakan.
Pandangan kita juga terbatasi oleh helm yang kita gunakan. Apa yang kita dengar juga
berkurang akibat dari hel yang kita gunakan. Helm “mengubah” sudut pandang dan
pendengaran kita. Kalau kita ingin memodifikasi helm tadi supaya bisa mendengar lebih baik,
maka di bagian kuping kita buat lubang yang cukup besar. Namun sangat besar kemungkinan
anda tidak melakukannya ketika helm ini sedang digunakan.

Berarti helm mirip dengan model mental: membatasi cara pandang kita dan untuk
memodifikasinya harus diletakkan diatas meja. Tidak mungkin memodifikasi model mental jika
kita tidak mengamatinya dengan seolah-olah melepaskannya dari diri kita terlebih dahulu,
seperti yang diilustrasikan pada Gambar 4-5.

Gambar 4-5 Amati Model Mental

Namun karena model mental adalah subuah struktur pikiran yang tidak terlihat maka untuk
memulai prosesnya adalah dengan melihat output atau produk dari model mental ini. Produk
ini adalah keputusan atau pendapat yang bisa dibaca dan didengar. Setiap kali seseorang
mengemukaan pendapat atau komentar atau setiap kali keputusan dikeluarkan, maka ini adalah
produk dari model mental. Produk model mental ini (output) bisa dilihat sebagai sebuah proses
pengambilan kesimpulan (proses) dari sekumpulan data yang tersedia (input). Ternyata banyak
kesimpulan yang berbeda akibat perbedaan proses dalam pengambilan kesimpulan, sehingga
kesadaran terhadap proses ini perlu dikenalkan. Proses ini kemudian dijabarkan berbagai alat

42
untuk melakukan pembentukan atau modifikasi model mental. Proses ini dikenal sebagai
tangga kesimpulan (ladder of inference).

4.2.2 TANGGA KESIMPULAN

Tangga kesimpulan (ladder of inference3) adalah sebuah proses berpikir untuk mendapatkan
kesimpulan berdasarkan data dan fakta yang ada, dimana proses-proses yang kita lewati
digambarkan sebagai sebuah anak tangga. Sama seperti naik atau turun tangga, kita sering
secara tidak sadar melewatinya dengan cepat begitu saja untuk mencapai lantai tujuan kita.
Konsep tangga kesimpulan ini dikenalkan oleh Chris Agyris dan dipopulerkan oleh Peter Senge
di dalam buku 5th Discipline (Senge 1990; Senge 1994; Senge 1999).

Tindakan yang “Benar” sesuai

Kepercayaan

Saya Adopsi Kepercayaan baru atau

termodifikasi tentang dunia nyata

Saya mengambil Kesimpulan

Saya memberikan Asumsi

Saya tambahkan Arti kepada Data

Saya Memilih Data dari Pengamatan

“Data” dan Pengalaman di Dunia

Nyata

Gambar 4-6 Tangga Kesimpulan

3 Kata Inggris Inference memang memiliki arti berupa sebuah proses pikiran untuk mendapatkan
kesimpulan berdasarkan fakta yang ada. Dalam bahasa Indonesia bisa saja diterjemahkan sebagai
inferensi, namun kata ini agak sulit untuk dicerna karena jarang digunakan di Indonesia. Jadi penulis
menggunakan kata kesimpulan untuk menggantikan inferensi.

43
Tangga kesimpulan dimulai di bagian bawah dengan kumpulan data atau fakta dan diakhiri
diatas dengan tindakan yang dilakukan. Komponen awal dan akhir ini adalah yang dapat dilihat
dan dirasakan, sehingga semua orang juga bisa melihat dan merasakannya. Diantara dan awal
dan akhir ini terdapat 5 anak tangga proses yang terjadi, pemilihan data, pemberian arti
terhadap data, penambahan asumsi, pengambilan kesimpulan, dan perubahan keyakinan
tentang dunia nyata (model mental).

Setiap kali kita menghadapi permasalahan yang bersumber dari tindakan-tindakan yang anda
pikir tidak masuk akal, maka kita disarankan secara sadar mengikuti setiap anak tangga dari
data hingga ke tindakan tersebut, untuk mendapatkan respons yang lebih baik dan tepat
terhadap tindakan tersebut. Tangga kesimpulan juga membantu kita untuk mendapatkan
kesimpulan yang lebih baik.

Setiap anak tangga memiliki tantangan dan kesempatan untuk mengubah kesimpulan yang
didapatkan, dan perubahan kesimpulan yang didapatkan dapat mengubah tindakan yang akan
diambil. Mari kita bahas satu per satu setiap anak tangga dari bawah ke atas:

a) Kumpulan Data dan Realitas

Berhati-hatilah terhadap data, karena pada realitasnya mendapatkan data yang tepat dan
akurat adalah tidak mungkin. Di era internet ini, problematika utama terkadang bukan
sedikitnya data, namun begitu membludaknya data yang ada. Untuk itulah anak tangga
berikutnya menjadi penting, yaitu pemilihan data.
Implikasi dari kesadaran ini adalah anda bisa mencari sumber permasalahan pada jenis,
proses, metode, dan validitas pengumpulan data dalam organisasi. Pastikan organisasi
mengumpulkan data yang tepat, dengan cara yang benar dan menyajikannya dengan tepat
pula. Saya pernah mendapatkan sebuah buku statistik resmi yang menunjukkan sebuah data
dalam urutan 5 tahun terakhir dan totalnya, ketika saya hitung ulang totalnya didalam excel,
ternyata berbeda dengan yang di buku tersebut. Lah, apakah berarti satu buku statistik
tersebut salah data?

b) Pemilihan Data berdasarkan keyakinan kita dan pengalaman

Data perlu kita pilih yang sesuai dengan kebutuhan proses pengambilan kesimpulan dan
tindakan kita. Pemilihan data mana yang sesuai adalah suatu proses yang bisa membedakan
kesimpulan. Saya pernah mengamati ketika beberapa orang dihadapkan pada kumpulan
data yang sama, mereka berbeda dalam pilihan mana yang dianggap penting. Sering terjadi,
apa yang saya anggap penting, ternyata tidak penting bagi orang lain. Bahkan sebenarnya di
beberapa kuliah yang saya ajarkan, banyak muatan tentang bagaimana menentukan data
yang relevan dan tidak relevan, yang berbasis terhadap yang saya yakini penting dari
pengetahuan dan pengalaman saya.
Artinya pemilihan data bergantung dengan keyakinan, yang kita tahu dan kumpulan
pengalaman kita. Apa yang kita tahu berbasis kepada pendidikan formal dan informal baik
akademis maupun profesional, ditambah dengan seberapa senang anda mengumpulkan
pengetahuan baru. Sedangkan pengalaman adalah yang pernah kita lalui, sehingga
terkadang dua orang dengan latar belakang pendidikan yang sama persis akan berbeda
pemilihan datanya tergantung kepada pengalamannya. Keyakinan timbul akibat

44
 pengetahuan dan pengalaman yang telah mendapatkan umpan balik positif bahwa yang kita
pikirkan memang ternyata memang tepat.

Gambar 4-7 Setiap Anak Tangga Kesimpulan Saling Berhubungan sebagai sebuah Struktur

c) Pemberian arti terhadap data (interpretasi)

Data yang telah kita pilih kemudian diberikan arti. Ilustrasi sederhana pemberian arti
adalah jawaban atas pertanyaan jika anda melihat sebuah gelas yang berisi air setengahnya,
apa yang anda lihat? Gelas setengah penuh atau setengah kosong. Pemberian arti adalah
menterjemahkan data tersebut. Penterjemahan ini bisa dalam optimis-pesimis, tantangan-
kesempatan, positif-netral-negatif atau lainnya.
Contoh implikasi dari pemahaman ini adalah jika anda seorang agen perubahan, maka anda
perlu untuk memastikan bahwa arti dari sebuah data adalah sama dalam sebuah organisasi.
Arti yang sama ini adalah arti yang mendukung perubahan positif dalam organisasi sehingga
perlu diperkuat melalui berbagai saluran media komunikasi seperti majalah internal, rapat
atau pidato. Arti yang lebih negatif harus dilemahkan pula dengan cara yang sama.

d) Penambahan asumsi untuk “melengkapi” data yang biasanya kurang lengkap

Dengan ketidaklengkapan data maka secara natural kita menambahkan asumsi untuk
melengkapi arti dari data yang telah kita tentukan.
Kita juga jangan terjebak dalam asumsi. Asumsi yang paling sering menjebak kita adalah
kita berasumsi bahwa orang lain memiliki pandangan terhadap masalah yang sama dengan
kita. Asumsi juga harus dibedakan secara jelas dengan data. Jangan memberikan bobot yang

45
 sama antara asumsi dan data. Cara terbaik sebenarnya adalah dengan mengeluarkan asumsi
ini dengan menjelaskannya setelah kita mengeluarkan kesimpulan.

e) Pengambilan kesimpulan berdasarkan interpretasi data DAN asumsi kita

Setelah merasa lengkap dengan asumsi dan data maka kita mengambil kesimpulan.
Implikasi dari langkah ini adalah seringnya perdebatan terjadi pada tingkat kesimpulan.
Kita berasumsi bahwa semua orang menggunakan data yang sama dengan kita, memilih
data dengan cara yang sama, menginterpretasi dengan tambahan asumsi yang sama,
sehingga kita bingung dan menyalahkan kesimpulan yang berbeda.
Sehingga cara terbaik untuk berdiskusi adalah dengan melakukan eksplorasi tangga
kesimpulan. Anda bisa bertanya Data apa yang digunakan? Data mana yang dianggap
penting dalam kesimpulan? Bagaimana menurut dia data tersebut? Apakah ada tambahan
asumsi, jika iya apa saja? Antara asumsi dan data mana yang diberatkan? dsb

f) Penguatan atau perubahan keyakinan berdasarkan kesimpulan, yang nantinya

mempengaruhi pemilihan data pada tahap 2.
Kesimpulan yang diambil memperkuat atau mempengaruhi keyakinan kita yang kita miliki
dalam proses ini. Itulah mengapa ada orang yang yakin bahwa kesimpulan dia benar,
walaupun orang-orang lain heran kenapa kok bisa yakin kalau benar.
Keyakinan ini sudah bisa ditebak dari cara memilih data, baik secara sadar maupun tidak
sadar. Jika sadar, maka ketika data yang bertentangan dilemahkan atau tidak dilihat,
sedangkan yang mendukung diperkuat. Jika tidak sadar, dan ini sebenarnya lebih
berbahaya, data yang bertentangan bahkan tidak dilihat sama sekali atau dicari, sehingga
tidak ada pelemah keyakinan apapun.
Jika sebuah kesimpulan ternyata berbeda dengan keyakinan, namun ternyata kesimpulan
itu ingin di laksanakan, maka terdapat proses untuk mengubah keyakinan sehingga
mendukung kesimpulan dan tidak lagi berbeda atau bertentangan.

g) Tindakan yang “benar” karena berdasarkan keyakinan yang kita kembangkan

Kesimpulan yang telah dibenarkan oleh keyakinan kita mengarahkan dan menjaga tindakan.
Tindakan bisa berupa aksi, keputusan atau pendapat yang dikeluarkan merupakan
komponen yang bisa dilihat, didengar atau dirasakan, yang berarti adalah nyata (tangible).
Inilah output yang menjadi pemicu kebutuhan analisa tangga kesimpulan.
Pemahaman terhadap tangga kesimpulan mengajak kita untuk memandang setiap pendapat,
uraian, tindakan atau jawaban sebagai sebuah kesimpulan yang pasti memiliki proses
dibelakangnya. Orang cenderung untuk sangat cepat menggunakan tangga ini tanpa sadar,
bahkan mungkin meloncati beberapa anak tangga sekaligus. Sehingga sebelum menerima atau
membantah sebuah kesimpulan, tuntunlah dulu orang tersebut di setiap anak tangga
kesimpulan.

4.2.3 MENYELIDIKI DAN MEMBELA

Setelah kita memahami tentang proses yang terjadi ketika mengambil sebuah kesimpulan dan
tindakan dalam tangga kesimpulan, maka bagaimana caranya “mengeluarkan” proses ini
sehingga bisa kita analisa dan kita ubah? Maka caranya adalah dengan serangkaian pertanyaan
dan pembelaan atas jawaban yang diberikan. Proses ini dikenal sebagai Advocacy Inquiry atau

46
Menyelidiki dan Membela. Mirip dengan proses hukum dimana kita mengenal ada dua sisi
yaitu penuntut dan pembela, dimana di dalam sebuah sidang pengadilan, penuntut mengajukan
serangkaian pertanyaan selidik untuk mencari celah kesalahan sedangkan pembela mengajukan
serangkaian argumentasi untuk membela posisi dari kliennya.

Salah satu bentuk model mental adalah dalam sebuah cerita. Jika anda mendengarkan sebuah
cerita dalam bentuk pemaparan, pendapat, pengalaman, nostalgia dsb, secara tidak langsung
anda sedang dipaparkan model mental dari yang bercerita. Bahkan ada beberapa cerita yang
bertujuan untuk mengkomunikasikan model mental. Ketika ada yang bercerita tentang
pengalaman dia menyelesaikan suatu masalah secara detail dengan memberikan prosesnya,
maka secara langsung sebenarnya dia memberikan gambaran model mentalnya untuk
permasalahan tersebut. Ada lagi orang yang menceritakan tentang bagaimana dia memandang
pendapat seseorang dan memberikan penilaian terhadap pendapat tersebut, maka itu juga
model mental dia terhadap pendapat dan seseorang tersebut.

Dan bagaimana membuat orang bercerita? Dengan bertanya dengan orang tersebut. Bagaimana
membuat diri kita sendiri bercerita? Dengan bertanya dengan diri sendiri. Cerita yang dicari
bukanlah cerita dongeng tentunya, namun cerita tentang pendapat, pengalaman dan
pengetahuan yang dimiliki.

Selain bertanya, tidak kalah pentingnya adalah kita harus membuka model mental kita dengan
memberikan cerita kita sendiri dan menunggu respons terhadap model mental kita ini.
Misalnya kita mengajukan sebuah pendapat, dan kita bertanya bagaimana menurut orang lain
pendapat kita tersebut. Proses ini menjadi penyeimbang dari hanya sekedar proses bertanya.

Perlu pula diingat, bahwa proses akhir yang ingin dicapai bukan perdebatan namun sebuah
dialog diskusi. Proses ini seolah-olah terlihat saling bertentangan, tetapi sebenarnya terjadi
proses pembangunan model mental bersama diantara yang terlibat, dan bahkan yang
menyaksikannya. Keseimbangan antara menyelidiki dan membela sangat penting. Kata
menyelidiki memang dipilih untuk menterjemahkan kata inquiry, untuk mempertegas bahwa
prosesnya tidak hanya bertanya sembarangan tapi berdasar kepada keingintahuan yang
terstruktur. Sehingga jangan digunakan cara bertanya seperti dalam penyelidikan kriminal,
ketika kita hanya tertarik untuk mencari pengakuan. Kita harus secara seimbang juga
memberikan pendapat kita untuk dicari tahu oleh lawan diskusi kita. Jangan sampai terdengar
seperti interogasi, klarifikasi atau sekedar interview. Kata membela juga bukan berarti kita
hanya mau mengutarakan pendapat kita, tanpa keingintahuan terhadap orang lain. Membela
yang berlebihan bisa terasa seperti menyuruh atau paparan, tanpa memberikan kesempatan
orang lain mengemukakan pendapatnya atau menyanggah pendapat kita.

Saya pernah mengikuti sebuah dialog yang sangat seru yang membuat saya tersadar antara
perbedaan antara debat dan dialog. Sebuah peristiwa yang langka, karena media berita di
Indonesia saat ini, sebenarnya mengajarkan debat bukan dialog, dan debat yang disajikan
adalah debat kusir, sebuah debat untuk mencari kemenangan semata, bukan untuk
mencerahkan pemirsanya. Ketika dialog ini terjadi secara murni maka seakan terdapat dua
tarian model mental yang saling mempengaruhi tidak hanya kedua pembicara, namun juga
pemirsanya.

47
 Tabel 4.2 Cara untuk Mengeluarkan Model mental (Membela)

Apa yang sebaiknya dilakukan Contoh Pertanyaan atau Pendapat

Jabarkan asumsi anda dan deskripsikan data yang “Oke, ini yang saya pikirkan, dan kenapa kok saya mikir seperti
menuntun anda menggunakan asumsi itu ini ... "
Jelaskan asumsi anda “Saya berasumsi bahwa ...”
“Pendapat saya ini berdasarkan …”
Eksplisitkan proses pemikiran anda “Saya mendapatkan kesimpulan ini karena ...”
Ajak atau dorong orang lain untuk “Bagaimana menurut anda tentang uraian saya tadi?”
mengeksplorasi asumsi dan kesimpulan “Menurut kamu, apakah ada yang tidak pas dari cara saya
mengambil kesimpulan?”
“Apakah anda bisa menolong saya menambahkan yang mungkin
tidak saya pikirkan?”
Berikan contoh “Untuk memperjelas apa yang saya maksud, coba bayangkan ...”
“Ini beberapa contoh yang mungkin memperjelas apa yang saya
pikirkan sehingga mencapai kesimpulan ini ...”

Di budaya timur, berdialog memang belum menjadi sebuah kebiasaan yang lazim. Kita dilatih
untuk tidak menyolok, menghormati orang yang lebih tua dan sebagainya, yang terkadang
mengurangi kualitas dialog yang dilakukan. Namun kebiasaan untuk saling berinteraksi dalam
tingkatan model mental banyak sekali membantu mengurangi gangguan dalam berkomunikasi
yang sering didominasi oleh kesimpulan. Tabel 4.2 berisi tentang contoh cara untuk
mengeluarkan model mental, sedangkan Tabel 4.3 berisi tentang contoh cara untuk
mendapatkan model mental orang lain

Tabel 4.3 Cara untuk Mendapatkan Model mental (Menyelidiki)

Apa yang sebaiknya dilakukan Contoh Pertanyaan atau Pendapat

Dorong orang lain untuk memperjelas proses
berpikir mereka, misalnya dengan menuntun
mereka ke setiap tangga kesimpulan
Cari penyebab kesimpulan, tapi pastikan tidak
menggunakan bahasa yang "menyerang".
Jelaskan pula kenapa kok kita ingin memperjelas
pemahaman dengan sering bertanya
Pancing pola pemikiran mereka
Klarifikasi pemahaman kita terhadap apa yang
dikemukakan dengan mengajukan pertanyaan
lanjutan
“Apa yang membuat kamu mikir seperti itu?"
"Apa yang membuat anda memiliki kesimpulan ini?"
“Data apa yang kamu olah untuk mendukung kesimpulan ini?"
“Kenapa kamu ngomong seperti itu?”
“Coba bantu saya untuk memahami apa yang kamu pikirkan?"
“Boleh bantu saya untuk memahami cara kamu mengambil
kseimpulan?" akan lebih baik daripada "maksud loh?"
"Apa signifikansi dari apa yang kamu utarakan"
"Bagaimana ini berkorelasi dengan yang lainnya?
"Tolong koreksi saya jika salah, yang anda maksud adalah .."
"Apakah ini sama dengan ..."

48
4.3 BAHAN BACAAN
Senge, P. M. (1990). The Fifth Discipline : the Art and Practice of the Learning Organization.
New York, Doubleday/Currency.
Senge, P. M. (1994). The Fifth Discipline Fieldbook: Strategies and Tools for Building a Learning
Organization. New York, Currency, Doubleday.
Senge, P. M. (1999). The Dance of Change : the Challenges of Sustaining Momentum in
Learning Organizations. New York, Currency/Doubleday.
Sterman, J. (2000). Business dynamics : systems thinking and modeling for a complex world.
Boston, Irwin/McGraw-Hill.

49
5. BERPIKIR SISTEM
Jika digabungkan pemahaman dari definisi berpikir, proses berpikir, pola berpikir dan definisi
dari sistem, maka berpikir sistem didefinisikan sebagai,

Keahlian berpikir untuk melihat struktur umpan-balik sebab-akibat pada

elemen-elemen sistem permasalahan ...
... dalam berbagai dimensi kontekstual yang bisa mengubah ciri holistik dari
sistem ...
... dengan sebuah proses yang iteratif dan interaktif ..
... untuk membangun, memodifikasi dan meningkatkan kualitas struktur internal
pikiran (model mental) ...
... melalui serangkaian pertanyaan dialogis reflektif yang berbasis pada ciri-ciri
sistem sebagai alat bantunya .
Berbasis pada definisi diatas maka beberapa kalimat kunci yang dapat dijelaskan secara singkat
berikut,

a) Keahlian berpikir untuk melihat struktur umpan-balik sebab-akibat pada elemen-elemen

sistem permasalahan ...
Keahlian berpikir memberikan pemahaman bahwa berpikir menjadi sebuah keahlian yang
bisa dilatih sehingga tidak ada alasan untuk tidak bisa mengubahnya. Sebagai sebuah
keahlian maka diperlukan jumlah latihan yang cukup untuk membuatnya menjadi sebuah
kebiasaan yang kita otomatis lakukan setiap kali memandang sebuah permasalahan.

Struktur umpan-balik sebab-akibat memberikan pemahaman bahwa berpikir sistem

memang berfokus untuk mendapatkan tidak hanya kejadian dan pola perilaku, namun
struktur yang mendasari pola dan kejadian tersebut. Struktur ini merupakan sebuah
struktur umpan-balik yang bukan umpan-balik biasa, namun umpan-balik sebab-akibat
yang seringkali walupun sederhana bisa mengakibatkan kompleksitas luar biasa pada sistem
permasalahannya.

Struktur pada elemen-lemen sistem juga mengisyaratkan bahwa berpikir sistem lebih
tertarik untuk menggunakan pandangan endogen (endogeneous views) dalam analisanya,
yaitu ketika pencarian dilakukan pada perubahan yang bukan karena adanya rangsangan
terus-menerus dari luar sistem, namun akibat struktur sistem tersebut sendiri. Ini berarti
secara individu merupakan apresiasi tentang apa yang kita lakukan akam mempengaruhi
dan membentuk realitas kita sendiri.

Dalam klasifikasi ciri sistem maka ciri yang dicari adalah ciri interkoneksi melingkar.

b) ... dalam berbagai dimensi kontekstual yang bisa mengubah ciri holistik dari sistem ...
Struktur umpan balik yang ingin dipahami harus dipahami dalam konteksnya dengan tetap
tidak terjebak pada aspek detail saja namun juga memperhatikan aspek umum yang
berkembang dari interaksi dari aspek detail. Penjelasan ini secara tidak langsung meminta

50
 kita untuk mendefinisikan masalah secara baik. Sehingga dalam klasifikasi ciri sistem maka
hal ini adalah aksi holistik, multi dimensi, tujuan dan batasan. Aksi holistik menunjukkan

c) ... dengan sebuah proses yang iteratif dan interaktif ...

Salah satu konsekuensi logis dari pencarian struktur, konteks dan pendekatan holistik
adalah sebuah proses yang tidak linear. Proses yang tidak linear dapat memiliki titik awal
dimana saja, kembali kemana saja, maju kemana saja dan titik akhir dimana saja namun
wajib untuk menyentuh semua titik. Iteratif berarti disarankan proses ini dilakukan
berulang-ulang seiring dengan bertambahnya informasi yang kita miliki ketika kita sedang
mengeksplorasi sebuah titik. Jawaban sebuah pertanyaan biasanya menimbulkan sejumlah
pertanyaan baru yang perlu kita jawab. Proses iteratif ini menjamin bahwa kita secara
dinamis memperbesar dan memperkecil dimensi pemikiran kita.

d) ... untuk membangun, memodifikasi dan meningkatkan kualitas struktur internal pikiran
(model mental) ...
Tujuan proses berpikir sistem adalah untuk menyiapkan diri kita ketika kita menghadapi
permasalahan yang kompleks dengan baik dan lebih baik. Hal ini bisa dilakukan dengan
membangun dengan baik pula sebuah mental model baru ketika kita menghadapi masalah
yang baru. Masalah yang sama bisa kita selesaikan dengan lebih baik dengan memodifikasi
dan meningkatkan kualitas mental model lama kita.

e) ... melalui serangkaian pertanyaan dialogis reflektif yang berbasis pada ciri-ciri sistem
sebagai alat bantunya .
Jika berpikir adalah mencari jawaban atas pertanyaan ke diri sendiri maka untuk berpikir
sistem perlu rangkaian pertanyaan yang berbasis kepada ciri-ciri sistem (DeBATIK).
Jawaban-jawaban terhadap serangkaian pertanyaan inilah yang membuat kita mampu
memahami permasalahan secara sistemik.

Istilah “berpikir sistem” dipopulerkan dalam buku 5th Discipline oleh Peter Senge di awal tahun
1990an. Buku ini membahas bahwa untuk menjawab tantangan kompleksitas dunia di masa
akan datang, organisasi perlu membangun 5 kedisiplinan utama: keahlian personal, visi
bersama, belajar secara kelompok, model mental dan berpikir sistem.

Judul Disiplin ke-5 menunjukkan bahwa disiplin terakhir adalah yang terpenting yaitu disiplin
untuk berpikir sistem. Didalam buku ini Senge berargumen pentingnya bagi individu dalam
organisasi untuk melakukan metanoia (shift of mind – perubahan pemikiran) melalui
penciptaan kembali diri kita melalui belajar tanpa henti dalam kerangka sistem (Senge 1990).

Pemilihan kata disiplin oleh Peter Senge memiliki makna kebiasaan. Dalam pengantar berpikir
di bagian sebelumnya, telah dijelaskan bahwa kita sering sekali bereaksi otomatis terhadap
suatu kondisi yang sama atau yang kita asumsikan sama. Kata lain dari proses otomatis ini
adalah kebiasaan (habit). Ketika kita sudah terbiasa dengan sesuatu, maka sesuatu yang sama
dan mirip akan memulai sebuah reaksi otomatis berupa pikiran, emosi dan tindakan yang biasa
kita lakukan. Sehingga dibutuhkan disiplin untuk mengubahnya.

51
Konsep 5-disiplin ini juga membuka pentingnya konsep organisasi pembelajar (learning
organization). Ketika sebuah manusia dipandang sebagai sebuah sistem juga harus secara aktif
beradaptasi terhadap perubahan, maka ternyata organisasi juga sama. Organisasi bisa
dipandang sebagai sebuah sistem yang harus beradaptasi dengan perubahan yang bisa sangat
kompetitif. Tentunya organisasi secara nyata bukanlah makhluk hidup yang memiliki
kemampuan untuk belajar, hanya manusia didalamnya yang mampu belajar. Jadi yang
dimaksud dengan organisasi pembelajar adalah organisasi yang mendorong manusia
didalamnya untuk saling berinteraksi untuk belajar secara kolektif. Dorongan ini bisa berupa
insentif, peraturan, prosedur, struktur organisasi, dan yang terpenting adalah budaya
organisasi.

Konsep memandang organisasi sebagai sebuah sistem yang perlu belajar menjadi populer
sehingga memiliki kelompok pemerhati yang tergabung dalam Society for Organization
Learning (SOL - http://www.solonline.org). Pada perjalanan konsep 5th Discipline
dikembangkan menjadi Living Organization oleh Arie de Geus (Geus 1997), U-Theory oleh Otto
Scharmer (Scharmer 2009), dan isu-isu berkelanjutan yang memang membutuhkan
pemahaman secara sistem (Senge 2010).

5.1 BERTANYA UNTUK BERPIKIR SISTEM

Berpikir sistem berarti adalah serangkaian pertanyaan untuk mengeluarkan ciri sistem dari
permasalahan yang dihadapi. Kelompok Pertanyaan-pertanyaan ini tentunya berdasarkan ciri-
ciri sistem, karena ciri-ciri inilah yang kita butuhkan untuk mendapatkan gambaran sistemik.
Jika mengacu kembali pada definisi sistem yang telah didiskusikan sebelumnya pada bagian 3.2
maka ada 5 kelompok pertanyaan untuk berpikir sistem berdasarkan cirinya.

Ciri 1: Sebuah sistem pasti memiliki tujuan

 Apakah tujuan sistem yang sedang anda amati? Apakah ada perubahan dari tujuan
sistem saat ini dengan sebelumnya? bagaimana pada masa yang akan datang, apakah
akan berubah?
 Apa tujuan sebuah sistem yang sempurna/ideal menurut kita?
 Apakah ada perbedaan tujuan sistem pada komponen-komponennya (termasuk
perbedaan interpretasi)? Apakah ada tujuan yang bertentangan? Paralel? Atau Seri (satu
per satu bertahap)

Ciri 2: Sebuah sistem pasti memiliki variabel-variabel (sub-sistem) yang membangun

sistem tersebut melalui sebuah mekanisme keterkaitan tertentu.

 Apa saja variabel dalam sistem yang berubah-ubah? Bagaimana korelasi dari variabel-
variabel? Apakah ada struktur input-proses-output-umpan-balik?
 Apakah perubahan perilaku sistem berhubungan dengan perubahan salah satu atau
beberapa variabel tertentu? Apakah ada komponen yang tidak bekerja sebagaimana
mestinya? Apakah ada interaksi yang tidak bekerja seharusnya? Apakah ada elemen
yang menghalangi terjadinya interaksi?

Ciri 3: Sebuah sistem memiliki ciri-ciri menyeluruh yang berbeda dengan ciri-ciri kumpulan
komponennya.

52
  Apa yang kita inginkan dari sistem (ideal sistem)? Bagaimana ciri-ciri sebuah sistem
yang ideal? Apakah ciri-ciri ini ada didalam sistem saat ini? Jika tidak, mengapa ciri-ciri
itu tidak bisa dipenuhi?
 Bagaimana perilaku sistem saat ini, berbedakah dengan perilaku sebuah sistem yang
ideal?

Ciri 4: Sebuah sistem selalu dalam keadaan terbuka.

 Dimanakah batas sistem dengan lingkungannya yang ingin kita analisa? Bisakah kita
menemukan struktur Input-Proses-Output? Bagaimana bentuk batas ini dan interaksi
antara sistem dan lingkungannya?
 Apakah batasan sistem jelas? Mana yang internal sistem dan eksternal sistem?
Bagaimana “gesekan” atau interface antara internal dan eksternal? (lancarkah, butuh
penterjemahkan, ada delay kah dsb) Apakah ada norma/kebiasaan/aturan yang
menjaga/menginduksi interaksi,

Ciri 5: Sebuah sistem selalu berada dalam kondisi multi-dimensi:

 Dimensi Waktu: bagaimana perilaku sistem sebelumnya dan prediksi perilaku yang pada
masa yang akan datang (expanding time horizon). Seberapa jauh ke depan dan ke
belakang ruang waktu analisa anda? Sudahkah anda melepaskan diri dari masalah masa
kini yang akan terasa lebih berat bobotnya dari masa depan? Apakah anda bisa melihat
dalan kurun waktu bukan dalam setiap kejadian saja?
 Dimensi Ruang Geografis: bagaimana sistem berinteraksi dalam ruangan fisiknya dan
terhadap ruang fisiknya yang lain. Seberapa luas cakupan area analisa anda? Apakah
masalah anda disebabkan oleh penyebab pada tempat lain?
 Dimensi Perspektif: Seberapa luas ruang lingkup aktor yang terlibat dalam
permasalahan ini? bagaimana perspektif dari berbagai macam aktor yang terlibat
didalamnya? Perspektif siapa yang mendominasi dalam penterjemahan masalah?
Bagaimana perspektif anda sendiri?
 Dimensi Ruang Lingkup Sistem: berhubungan dengan ciri ke 4 diatas yaitu batas antara
sistem dan lingkungannya. Dalam sebuah pabrik manufaktur misalnya apakah yang
dibahas hanya produk, atau diperluas ke alat produksi produk, atau diperluas lagi ke
lingkungan kerja alat produk, atau ke desain lantai pabrik keseluruhan atau bahkan
hingga strategi dan organisasi pabrik secara keseluruhan.
 Dimensi Ciri Berpikir Sistem: Jika kita mengubah salah satu dimensi ciri berpikir sistem
(tujuan, keterkaitan, batasan) apakah sistem akan berubah secara holistik pada ciri
menyeluruhnya ?
 Bagaimanakah konteks permasalahan dalam berbagai dimensi diatas? Apakah ada
perubahan jika kita ubah dimensinya?

Kelima ciri diatas jika disingkat maka didapatkan singkatan DeBATIk untuk memudahkan
mengingat ke 5 ciri sistem (Gambar 5-1), karena saya memang suka memakai batik produksi
industri dalam negeri. Namun tentunya jika ini mengganggu anda, anda boleh membuat
singkatan sendiri.

53
 Gambar 5-1 Singkatan De Batik untuk Membantu Mengingat Cara Bertanya Sistem

5.2 PRINSIP DAN TIPS MANAJEMEN BERBASIS BERPIKIR SISTEM

Pada bagian ini kita membahas beberapa prinsip dan tips yang bisa didapatkan dengan
melakukan eksplorasi DeBatik. Sangat besar kemungkinan, beberapa prinsip dan tips sudah
anda pegang selama ini tanpa anda menyadari bahwa itu adalah perwujudan dari berpikir
sistem.

5.2.1 INVESTIGASI TUJUAN: BERAGAM, BERBEDA , BERUBAH

a) Pentingnya Visi dan Tujuan Bersama
Dalam perjalanan saya berdiskusi dengan berbagai aktor di berbagai organisasi, maka diagnosa
penting yang saya lakukan adalah apakah setiap aktor di satu organisasi mengerti dan memiliki
kesamaan persepsi terhadap tujuan organisasi. Bukan saja mampu menyebutkan visi, misi dan
tujuannya saja, namun apakah mereka menyadari apakah yang sedang dilakukan mendukung
pencapaian tujuan organisasi.

Perubahan tujuan melalui perubahan visi dan misi, seringkali dianggap hanyalah memberikan
nama baru terhadap apa yang sudah biasa dilaksanakan. Para aktor tidak di dorong secara
eksplisit untuk melakukan penyejajaran antara tujuan bagiannya dengan tujuan organisasi
setiap kali perubahan ini dilakukan. Seringkali mereka memandang bahwa perubahan bersifat
sementara dan tidak akan mengubah apa yang sudah biasa mereka lakukan.

Untuk itu sangat penting untuk selalu melakukan identifikasi, fokus, perjelas komunikasikan
dan memonitor tujuan dan pencapaian organisasi dalam semua tingkatan organisasi. Jangan
terjebak pada asumsi bahwa karena anda pernah bekerja bersama, rekan satu kantor, atau
“masak sih tidak tahu”, membuat anda tidak melakukan proses pendefinisian dan klarifikasi
tujuan ini. Harus diakusi beban pekerjaan sehari-hari bisa membuat orang tenggelam dalam

54
dalam rutinitas seperti robot sehingga melupakan kenapa mereka melakukan pekerjaan
tersebut.

Identifikasi berarti mengklarifikasikan makna dari tujuan organisasi dengan menjabarkannya

kedalam tujuan yang lebih konkrit berupa pencapaian kinerja. Proses ini penting untuk
mengurangi luasan ruang interpretasi yang berbeda terhadap arti dari tujuan organisasi. Fokus
berarti memilih dari berbagai interpretasi tujuan kepada yang prioritas untuk dilakukan.
Perjelas berarti mengkoneksikan secara gamblang hubungan antara tujuan pada tingkat
organisasi operasional kepada pencapaian tujuan pada tingkat strategis diatasnya. Alat
manajemen yang sering digunakan adalah berbentuk matriks dengan sumbu X adalah tujuan
operasional dan sumbu Y adalah tujuan strategis, kemudian diberikan simbol yang
menggambarkan kekuatan hubungan dukungannya.

Komunikasikan berarti memastikan bahwa setiap orang di organisasi tahu dan memahami arti
tujuan dalam bagiannya dan konektivitasnya terhadap tujuan organisasi diatasnya. Dalam ilmu
manajemen perubahan terhadap aturan 5-5-5 dalam melakukan komunikasi perubahan, yaitu
sebuah informasi penting disampaikan dengan 5 cara berbeda melalui 5 medium komunikasi
berbeda pada 5 kesempatan yang berbeda. Cara adalah bagaimana pesan komunikasi disusun,
medium adalah media yang digunakan (bulletin, email, memo, video, audio dll), kesempatan
berbeda (pidato, halal bi halal, pengajian, briefing mingguan, rapat, olahraga bersama, rekreasi
bersama dll), dan cara (cerita, anekdot, humor, prosedur, peraturan).

Monitor berarti sebuah sistem penjabaran dan pelaporan pencapaian tujuan yang bisa diakses
oleh orang yang tepat, pada waktu yang tepat dengan cara yang tepat pula. Kemajuan teknologi
informasi juga bisa digunakan untuk melakukan hal ini. Dalam manajemen kita mengenal
berbagai hal diatas sebagai manajemen kinerja, hoshin kanri atau manajemen berbasis tujuan
(management by objectives - MBO)

Leadership: mobilization toward a common goal.(Gary Wills)

b) Tidak ada hal yang maksimal, yang ada adalah optimal

Sebuah cerita yang saya sering berikan pada mahasiswa tingkat sarjana adalah tentang salah
satu tujuan hidup mereka yang berubah sepanjang waktu, yaitu mencari pasangan hidup. Ada
tiga tingkat perubahan yang terjadi dalam mencari pasangan hidup sejak mereka masih sekolah
menengah, kuliah dan bekerja yang dilambangkan dengan pertanyaan sederhana: Sekolah
"Siapa Saya?", Kampus "Siapa Kamu?", dan ketika bekerja dan umur sudah terlalu cukup maka
pertanyaannya menjadi "Siapa Aja Deh".

Salah satu makna cerita humor ini adalah tujuan bisa berubah seiring dengan perubahan.
Perubahan membuat tujuan yang kita raih tidak mungkin ada yang ada maksimal, namun yang
ada adalah optimal. Makna dari konsep optimal ini adalah

55
  Untuk selalu memastikan bahwa tujuan organisasi tetap relevan dengan perubahan yang
terjadi.
 Sebuah sistem pasti memiliki kelembaman, yang berarti tidak akan berubah hingga ada
input yang mendorong perubahan tersebut. Bangunlah kemampuan organisasi untuk
responsif terhadap perubahan tujuan.
 Dalam sebuah sistem kompleks sering terjadi kondisi saling berkorban (trade off)
sehingga yang “maksimal” sebenarnya adalah yang memiliki total korban terkecil.

Tidak ada yang kekal kecuali perubahan (Heraclitus)

5.2.2 CARI DAN PAHAMI BATASAN

a) Milikilah Pandangan Helikopter (Helicopter Views)
Sebuah sistem terbuka hanya bisa dimengerti dengan baik dalam konteks yang dibangun oleh
lingkungannya. Dalam dunia nyata, seringkali batas antara sistem dan lingkungannya adalah
sebuah batas imajiner yang secara dinamis bisa kita perluas atau persempit. Dengan
memperluas dan mempersempit batasan, maka variabel-variabel yang tadinya tidak kita
perhitungkan dan kita anggap hanyalah variabel lingkungan, ternyata menjadi bagian penting
internal dari sistem yang kita kelola. Tidak memasukkan variabel eksternal temuan baru akan
mengurangi kualitas pemecahan masalah yang kita lakukan. Sehingga cara anda membatasi
permasalahan, bisa menjadi sumber dari masalahnya

The way we see the problem is the problem (Stephen Covey)

Salah satu prinsip dalam manajemen kualitas adalah untuk tidak berfokus mencari kesalahan
perseorangan, namun mencari mengapa sistem membiarkan orang tersebut melakukan
kesalahan (do not blame the people, look at the system that control that people). Apakah orang
tersebut tidak memiliki pelatihan yang cukup, deskripsi kerja yang jelas, acuan kinerja yang bisa
mengurangi kesalahan tersebut, dan sebagainya. Prinsip ini melakukan bentuk pentingnya
helicopter view.

b) Pandanglah Batasan sebagai Kesempatan

Dalam sistem terbuka, batasan tidak hanya memiliki makna batas, namun juga makna adanya
interaksi antara sistem dan lingkungannya. Sebuah batasan bisa sebuah filter atau konektivitas
yang terjadi antara sistem dengan lingkungannya.

Jika batasan dipandang sebagai sebuah filter, maka kita bisa mengetahui seberapa jauh
organisasi sensitif terhadap perubahan yang terjadi secara eksternal. Informasi eksternal apa
yang memiliki bobot lebih tinggi sehingga akan melewati filter, dan informasi apa yang tidak
masuk sama sekali. Dari kedua jenis informasi ini kita bisa mendeduksi bagaimana organisasi
menyusun filter informasi yang dilakukannya.Pada manajemen perubahan, sebuah organisasi
bisa saja tidak merasa perlu untuk berubah ketika informasi penting yang bisa mengubah
organisasi tersebut tidak sampai atau tidak dimengerti dampaknya.

56
Jika batasan dipandang sebagai sarana konektivitas maka bagaimana hubungan dan friksi yang
terjadi antara sistem dan lingkungannya. Pada era 90-an terdapat dua negara Asia yang
memiliki pertumbuhan yang mengesankan yaitu India dan China, yang berbasis kepada ekspor
dan alih daya kerja (outsourcing). Kedua pertumbuhan ini akibat satu konektivitas penting yang
terjadi, yaitu konektivitas internet dan konektivitas kemampuan bahasa Inggrisnya. India
menjadi sumber outsourcing untuk layanan jasa yang membutuhkan kemampuan bahasa
Inggris yang berlandaskan kepada pekerja yang memiliki biaya jauh lebih murah dari Amerika.
Layanan jasa ini mencakup after sales, dukungan teknis, dan pemrograman komputer (karena
hampir semua bahasa komputer berbasis bahasa Inggris). China juga memiliki hal yang sama
ketika Hongkong dikembalikan oleh Inggris ke Pemerintah China, sehingga secara mendadak
China memiliki konektivitas kuat dari sisi bahasa untuk menyalurkan kekuatan manufaktur
berbiaya rendahnya ke dunia barat.

Beberapa prinsip manajemen juga menyebutkan pentingnya fokus kepada batasan sebagai
konektivitas. Didalam manajemen kualitas, Deming memiliki 14 Prinsip Kualitas yang salah
satunya menyebutkan pentingnya menghancurkan batasan antara departemen/divisi, sehingga
tercipta saling kerjasama antar divisi. Didalam manajemen rantai suplai, pandangan integratif
terhadap pemasok dan distributor sebagai sebuah satu kesatuan menjadi kunci efisiensi dalam
memproduksi dan mengirimkan barang ke pelanggan. Didalam manajemen strategi, kita
mengenal Porter’s Value Chain yang menjabarkan pentingnya mengalihkan fokus dari setiap
fungsi organisasi tetapi kepada inter-fungsi yang saling berkolaborasi untuk menciptakan nilai
tambah bagi pelanggan.

Dalam sisi individu, kesadaran batasan dapat memfokuskan usaha kita kepada hal-hal yang bisa
anda kerjakan, dan untuk tidak berusaha membuang tenaga untuk mengubah apa yang berada
diluar kemampuan ruang lingkup tanggung jawab anda. Namun diantara keduanya, sebenarnya
ada konektivitas yang terjadi yang bisa anda pengaruhi. Misalnya, jika suatu masalah terjadi
diluar dari divisi anda, namun berdampak kepada anda, maka anda bisa pelan-pelan dan hati-
hati mendorong melalui rapat bersama untuk menyelesaikannya. Anda juga bisa mengusulkan
kepada manajemen untuk membuat sebuah ukuran kinerja baru antar divisi, sehingga semua
kepala divisi memiliki kontribusi terhadap ukuran kinerja dan mengatasi persamasalahannya.

God please grant me the serenity, to accept things that I cannot change,
the courage to change things that I can; and the wisdom to know the
difference (Reinhold Niebuhr)

c) Miliki sensitivitas terhadap Perubahan dengan memperhatikan batasan

Ada sebuah cerita anekdot terkenal tentang katak yang direbus dalam keadaan hidup-hidup. Si
katak yang sebenarnya memiliki kemampuan untuk meloncat, jika direbus tidak secara drastis
pada air yang langsung mendidih, tapi dimulai dari air dingin kemudian secara perlahan
suhunya dinaikkan, tidak akan menyadari kenaikan suhu yang perlahan. Sehingga ketika
akhirnya suhu cukup tinggi dan dirasa mengganggu si katak sudah terlalu lemah untuk
meloncat (the parable of boiled frog). Anekdot ini banyak digunakan untuk menganalogikan

57
respons manusia untuk berubah terjadi bukan akibat perubahan yang perlahan, namun pada
perubahan yang drastis. Padahal perubahan yang drastis biasanya sudah sangat terlambat
karena respons yang dimiliki akan semakin terbatas.

Sensitivitas terhadap perubahan hanya dapat dibangun pada batasan interaksi antara sistem
dan lingkungan. Ini adalah area penting yang harus diperhatikan dan dimonitor sebagai umpan
balik pengembangan dan perubahan pada organisasi. Dalam manajemen kualitas dan
manajemen pemasaran, konektivitas ini juga sangat ditekankan untuk selalu mengetahui apa
yang diinginkan oleh pelanggan dan apakah berubah. Di jaman ketika kompetisi terjadi di setiap
saat, akibat kemampuan untuk menjiplak inovasi produk menjad sangat cepat, maka sangat
penting untuk mengetahui secara tepat perubahan keinginan pelanggan. Konsep seperti
customer relationship management (CRM) juga dikembangkan untuk secara terus menerus
mengamati kebiasaan pelanggan untuk menyesuaikan spesifikasi dan kualitas produk atau
layanan yang diberikan kepada mereka.

If everything seems under control, you're not going fast enough

Mario Andretti

5.2.3 PAHAMI HUBUNGAN KAUSA YANG MELINGKAR

a) Selalu ada Efek Samping, Siapkan Diri Anda
Semua permasalahan sistem kompleks pasti akan memiliki efek samping, jadi penting bagi kita
untuk mengidentifikasi efek samping yang terjadi, kemudian mengurangi efek samping negatif
dan meningkatkan efek samping positif. Namun dalam melakukan identifikasi ini, kita perlu
berhati-hati dengan apa yang disebut sebagai jebakan linearitas. Jebakan linearitas adalah
ketika efek samping dianggap selalu terjadi pada dimensi yang sama, apakah itu dimensi waktu,
komponen, ruang atau lainnya.

Sebagai contoh dalam dimensi ruang lingkup adalah tawuran antar kelompok remaja yang
diawali dari ejekan antara dua orang, atau antar kelompok ormas hanya akibat adanya
anggotanya yang melucuti bendera yang dipasang di jalan. Kedua contoh ini menunjukkan
bahwa dampak tidak selalu proporsional dengan penyebabnya. Kita sering berasumsi bahwa
dampak selalu proporsional dengan penyebabnya, sehingga kita sering melupakan bahwa tidak
harus melakukan sesuatu yang besar untuk mendapatkan dampak yang besar.

Contoh lain untu dimensi ruang adalah banjir di Jakarta, penyebab utamanya bersumber bukan
pada ruang yang sama dengan Jakarta, karena banjir disebabkan pada volume air yang melebihi
kapasitas 13 sungai besar yang melewati Jakarta menuju pantai yang berasal dari hujan deras di
daerah selatan Jakarta (Bogor dan sekitarnya). Sehingga uniknya banjir Jakarta adalah adanya
jeda waktu dari hujan deras di kawasan bedungan Katulampa di Bogor untuk menjadi banjir di
kawasan kampung melayu Jakarta, jadi ada semacam dimensi waktu disini.

58
Banjir Jakarta, sebagai permasalahan kompleks, juga memiliki dimensi multi komponen. Banjir
besar akan terjadi ketika beberapa komponen terjalin pada waktu yang bersamaan yaitu:

 bulan purnama yang akan menaikkan pasang laut sehingga air dari sungai akan lebih
rendah dari pantai dan tidak bisa mengalir secara alami
 hujan deras dengan intensitas curah hujan dan periode waktu yang cukup lama di
kawasan selatan Jakarta
 hujan deras di kawasan Jakarta sendiri sehingga kapasitas sungai telah menjadi
maksimum
Tentunya dengan mempertimbangkan kondisi sistem sungai Jakarta yang memang parah, yaitu:
sampah di sungai, pendangkalan sungai akibat pengendapan pasir sebagai sebuah proses alami,
dan penyempitan badan sungai akibat pengurukan oleh masyarakat yang tinggal di bantaran
sungai, maka wajar bahwa jangan salahkan hujan ketika banjir di Jakarta terjadi.

“I can't change the past, but that doesn't mean I can't learn from it.
I can't know the future, but that doesn't mean I can't be ready for it.”
Kenneth de Guzman

b) Selalu Mencari Akar Permasalahan sebelum Memecahkan masalah

Pemahaman berikutnya yang bisa diambil dalam berpikir sistem adalah pentingnya untuk
mencari akar permasalahan sebelum kita terjun memecahkan masalah, terutama untuk
permasalahan yang kompleks. Ini untuk memastikan bahwa solusi permasalahan yang
dilakukan tidak bersifat quick fix yang hanya mengurangi gejala saja namun tidak menyentuh
penyebab utama dari gejala tersebut.

Mirip dengan obat demam yang kita minum ketika sakit dan memiliki gejala demam. Fungsi
obat adalah mengurangi demam suhu tubuh, sehingga tubuh tidak mengalami kerusakan
permanen. Demam merupakan reaksi tubuh terhadap berbagai penyebab sakit, sehingga sambil
menjaga suhu tubuh tersebut, dokter akan melakukan berbagai tes untuk mencari penyebabnya.
Ini karena penyebab demam bisa sekedar influenza, namun bisa pula tipus, demam berdarah
dan lain sebagainya. Setiap penyebab ini memiliki obat yang berbeda-beda.

Hal ini juga sama dengan pemecahan masalah sistem, apa yang kita temukan pertama kali pasti
masih merupakan gejala, bukan permasalahannya. Gejala ini kita lihat merupakan akibat
permasalahan. Permasalahan ini pasti memiliki akar sebagi sumber dari permasalahan. Sumber
inilah yang harus kita pecahkan, bukan pada tingkatan gejala.

If I had an hour to solve a problem I'd spend 55 minutes thinking about

the problem and 5 minutes thinking about solutions.
Albert Einstein

59
5.2.4 LENGKAPI CIRI HOLISTIKNYA
a) Mulai dari Akhir
Seringkali dalam sebuah diskusi yang saya lakukan, diskusi berjalan melebar atau berliku-liku
sedemikian rupa sehingga peserta diskusi seolah-olah lebih asik untuk berdebat dan melupakan
untuk apa perdebatan dilakukan. Salah satu hal terpenting yang harus dilakukan pimpinan
rapat pada kondisi ini adalah mengingatkan kembali kepada peserta rapat tentang hasil apa
yang harus dikeluarkan oleh rapat tersebut. Namun jika anda mendapatkan sebuah undangan
rapat yang judulnya adalah kata kerja seperti “pembahasan”, “diskusi” dll, bukan kata benda
seperti “usulan rekomendasi”, “usulan perbaikan” dll, maka dari awal rapat memang didesain
untuk tidak memiliki hasil. Sekilas jadinya mirip arisan, ngobrol sana-sini tanpa hasil, kecuali
bagi yang mendapatkan arisannya.

Mulai dari akhir memiliki makna bahwa kita harus memiliki bayangan apa yang ingin kita
dapatkan dari proses yang kita lakukan. Hasil akhir ini dijabarkan, kemudian tarik ke depan apa
saja yang harus dihasilkan. Sebagai sebuah hasil akhir maka kelengkapan dari hasil akhir ini
seolah-olah ada ciri-ciri utuh dari sebuah sistem yang ideal.

Begin with the end in mind.

Stephen Covey’s 7 Habits

b) Sinergi: menggunakan komponen-komponen sistem yang terbaik belum tentu menghasilkan

sistem yang terbaik
Dalam dunia olahraga, kita sering membaca berita tentang bursa transfer pemain yang
dipandang jagoan dalam nilai uang yang luar biasa dan terkadang agak tidak masuk akal. Para
club olahraga profesional, apakah basket atau sepak bola, berlomba-lomba untuk menarik
talenta-talenta potensial maupun yang telah terbukti untuk bergabung bersama klub mereka.
Seolah-olah sebuah pertandingan sepakbola yang setiap timnya terdiri dari 11 orang itu, hanya
sebenarnya pertandingan antara 2 bintang top saja, sedangkan yang lainnya adalah tim
penyorak. Terlepas bahwa karisma individu bisa menular dalam sebuah tim, namun kita juga
pasti sadar tidak mungkin sebuah tim olahraga menang hanya jika 1 orang bintang top bermain
sendirian.

Sebuah tim yang baik, sama dengan sebuah sistem yang baik, merupakan hasil interaksi dari
komponennya. Jadi belum tentu jika kita menggunakan semua komponen yang terbaik akan
pasti menghasilkan tim yang terbaik. Sering kali kita harus mengorbankan kualitas komponen
dengan kemampuan kompabilitas antar komponen.

Hal ini yang disebut sebagai sinergi. Sinergi memiliki makna bahwa dibutuhkan pengorbanan
komponen untuk mendapatkan hasil terbaik secara utuh. Ini termasuk membiarkan komponen
tertentu mengalah sehingga komponen lainnya bisa bekerja dengan lebih baik, dan pada
akhirnya sistem juga bekerja lebih baik. Jika kembali ke olahraga, sebuah tim All Star jarang
sekali bisa menang dengan tim profesional setara pada kondisi kompetitif (bukan pada kondisi

60
penggalangan dana sosial). Ini karena jika memang mereka adalah all star, maka ego pemain
akan sedemikian besarnya sehingga besar kemungkinan bolanya tidak akan dioper kemana-
mana karena semua ingin mencetak gol.

Padahal dalam sebuah sistem, setiap komponen atau sub-sistem tidak boleh memaksimalkan
kondisinya sendiri namun berkorban dan bekerja sama untuk mendapatkan kinerja utuh dari
sistem yang lebih baik.

Coming together is a beginning. Keeping together is progress.

Working together is success. (Henry Ford )

5.2.5 MEMANDANG MULTI DIMENSI SECARA DINAMIS KONTEKSTUAL

a) Pentingnya memahami apapun dalam konteksnya
Jika saya sedang mengajar di depan kelas, dan anda adalah peserta di kelas, kemudian saya
memegang sebuah pisau besar di tangan kanan saya sambil mengacungkan ke arah anda, maka
respons anda seperti apa? Apakah anda segera memanggil polisi karena merasa terancam oleh
pisau saya? Atau anda hanyatertawa-tawa saja melihat aksi saya tadi?

Tentu jawabannya tergantung apakah ini kelas memasak dengan demo memasak langsung di
depan atau hanyalah sebuah kelas pengantar etika profesional. Ini yang dimaksud dengan
konteks. Dalam sebuah permasalahan kompleks sangat penting untuk menyadari bahwa sistem
selalu dalam kondisi multi dimensi. Selalu asumsikan bahwa tidak ada sebuah ciri universal
yang konstan dari sebuah sistem, sehingga komunikasi dan interaksi untuk mengeksplorasi
konteks dimana sistem sedang bermasalah menjadi penting.

If you change the way you look at things, the things you look-at … change.
Wayne Dyer

b) Menghadapi Kompleksitas adalah sebuah proses yang iteratif

Pemahaman terhadap mental model yang telah dijabarkan sebelumnya, mengingatkan kita
bahwa apa yang kita ketahui dari sebuah permasalahan nyata adalah sangat terbatas. Batasan
ini hanya bisa diperluas melalui sebuah proses berulang dan iteratif, tidak melalui sebuah
proses linear yang teratur dari sebuah langkah ke langkah yang lain.

Proses iteratif yaitu ketika sebuah pemahaman dari sebuah langkah, membuat kita harus
kembali ke satu atau beberapa langkah sebelumnya dan memulai kembali proses analisa dengan
pemahaman tambahan ini. Hal ini berbeda dengan proses siklus, pada proses siklus kita harus
menyelesaikan satu siklus untuk kemudian masuk ke siklus selanjutnya. Dalam satu siklus
tersebut tidak diperkenankan untuk kembali ke langkah-langkah sebelumnya.

Sebuah proses yang iteratif berarti sebuah proses yang berubah-ubah, dan perubahan biasanya
membuat kita menjadi tidak nyaman. Ketidaknyamanan ini membuat kita sering menyerah

61
ketika menganalisa sebuah sistem, karena seolah-olah tidak ada habisnya. Variabel baru
bertambah, interaksi baru ditemukan, dan perilaku yang berubah adalah hal-hal yang akan kita
hadapi ketika kita melakukan proses yang iteratif. Jadi kapan kita harus berhenti? berarti tidak
akan ada habisnya? Proses iteratif juga bermakna anda dapat berhenti kapan saja untuk tidak
kembali ke langkah sebelumnya dan meneruskan hingga langkah terakhir, ketika anda merasa
sudah mendapatkan pemahaman yang cukup untuk memformulasi pemecahan masalah yang
lebih baik dari sebelumnya. Sebuah ukuran yang subyektif mungkin, namun tujuan kita dalam
berpikir sistem adalah meningkatkan pemahaman sistemik terhadap permasalahan kompleks,
dan selama tujuan subyektif ini tercapai maka proses bisa dihentikan.

“It's hard to beat a person who never gives up.”

Babe Ruth

5.3 GUNAKAN DEBATIK SEBAGAI ALAT BANTU ANALISA SISTEM ANDA

DeBATiK sebagai sebuah singkatan dapat anda pandang sebagai sebuah alat bantu untuk
melakukan analisa sistem terhadap struktur permasalahan yang kompleks. Tidak ada keharusan
anda harus memulai dari satu ciri sistem, anda bisa mulai eksplorasi dari mana saja untuk
kemudian bergerak ke ciri yang lain. Walaupun anda juga bisa saja tidak melakukan
keseluruhan analisa, misalnya anda hanya melakukan 3-4 ciri sistem, namun disarankan untuk
tetap melengkapi analisa secara lengkap terhadap 5 ciri sistem, sehingga pemahaman utuh bisa
didapatkan.

Gambar 5-2 Selalu Ingat De Batik

Pada bagian berikutnya kita akan mengeksplorasi alat bantu berikutnya dalam berpikir sistem
yaitu Causal Loop Diagram (CLD)

62
5.4 CAUSAL LOOP DIAGRAM (CLD) – DIAGRAM PUTARAN LINGKARAN
CLD atau Causal Loop Diagram, yang bisa diterjemahkan sebagai Diagram Putaran Lingkaran,
merupakan alat bantu visual dalam berpikir sistem untuk memvisualisasikan interdependensi
dari berbagai variabel penting dalam mengambil keputusan.

Kata loop atau putaran/lingkaran menunjukkan kemampuan CLD untuk menunjukkan

interdependensi dengan menggambarkan putaran umpan balik (feedback loops). Feedback
loops dianggap sebagai bentuk nyata interdependensi antar variabel yang membedakannya
dengan hanya sekedar interkoneksi antar variabel. Interdependensi juga memiliki dampak
timbulnya hubungan non-linear yang terjadi antara variabel penyebab dan akibatnya. Banyak
kejadian di dunia nyata yang merupakan hasil non-linearitas. Rusuh massa akibat gossip
menunjukkan efek yang tidak proporsional dengan penyebabnya. Kejadian kecelakaan
transportasi massal biasanya terjadi dari sebuah urutan kejadian kecil, yang saling terhubung
dan memuncak ketika situasi yang tepat terjadi akibat pemicu yang tepat.

CLD penting dalam pemodelan sistem dinamis untuk dilakukan sebagai sketsa awal dari
hipotesa adanya hubungan kausal, terutama pada pembangunan model yang kompleks yang
terkadang nantinya dalam aplikasi sistem dinamis tidak mudah ditemukan. CLD juga bisa
menjadi simplifikasi dari model yang kompleks sehingga memudahkan pemodal untuk
menceritakan asumsi struktural dari model yang dibangunnya. Namun kemudahan ini
membuat CLD tidak bisa langsung digunakan sebagai bahasa pemrograman pemodelan
komputer, salah satunya karena CLD tidak membedakan bentuk dari variabel dan bentuk dari
konektivitasnya yang penting dalam melakukan pemrograman. Misalnya apakah variabel
bersifat akumulatif atau atau tidak dan apakah koneksinya berupa informasi atau ada aliran
material.

Simbol-simbol dalam CLD sangat sederhana, variabel dilambangkan dengan kata, sedangkan
hubungan antara variabel dilambangkan dengan anak panah melengkung dengan simbol
plus/minus (+/-) didekat kepala panahnya. Tanda plus dan minus memiliki makna berbeda
dengan makan aritmatika biasa, negatif bukan berarti menegatifkan tetapi membalik arah:
kalau turun menjadi naik, kalau naik menjadi turun. Jika terdapat hubungan yang baru terasa
efeknya dalam rentang waktu yang signifikan maka simbol delay berupa satu atau dua garis
(mirip dengan simbol sama dengan “=”) dilintangkan pada panah tersebut. Dalam versi yang
lain, ada yang menggambarkan tanda jam dinding didekat panah tersebut. Ilustrasinya dapat
dilihat pada Gambar 5-3.

63
 Gambar 5-3 Bentuk Hubungan Antara 2 Variabel dengan Polaritasnya

Harga Barang
Pesaing
Harga Barang

Jumlah Pelanggan
Lari ke Pesaing
Biaya Produksi

R
Profit Penjualan
Jumlah Barang
Tekanan Kepada
Rework dan
Biaya Produksi
Reject

Tingkat Kualitas

Gambar 5-4 Contoh CLD yang lengkap

Langkah penyusunan CLD adalah memulai dengan identifikasi variabel serta konstanta yang
bisa anda ambil dari permasalahan yang anda hadapi. Ingat bahwa variabel adalah nilai yang
bisa naik dan turun, jadi mengidentifikasi variabel adalah melihat faktor apa yang memiliki
nilai yang berubah seiring dengan waktu. Jika faktor tersebut tidak berubah, silahkan disimpan
sebagai konstanta, karena nilai konstanta adalah selalu tetap. Langkah-langkah selanjutnya
diilustrasikan pada Gambar 5-5.

Langkah berikutnya adalah menentukan apakah ada hubungan antar variabel yang telah
diidentifikasikan. Pertanyaannya adalah apakah ada pengaruh variabel ini terhadap variabel
lain. Variabel baru mungkin ditemukan dalam proses ini. Disarankan dimulai fokus
memasangkan 2 variabel yang memiliki hubungan kausal yang kuat, walaupun anda boleh saja

64
langsung memasangkan lebih dari 2 variabel sekaligus. Hubungan yang didapatkan
diidentifikasikan arahnya apakah plus atau minus.

Langkah selanjutnya adalah mencari putaran umpan balik. Jika dalam proses sebelumnya
ternyata anda sudah menemukan sebuah variabel yang berhimpitan yang jika digabungkan
dapat menjadi sebuah putaran umpan balik, maka anda beruntung telah mendapatkannya.
Namun jika tidak, jangan berkecil hati karena memang mencari interdepensi tidak mudah
untuk sebuah sistem kompleks. Pilih variabel yang anda patut duga bagian dari sebuah putaran
umpan balik. Kemudian tanyakan melalui variabel lain yang berhubungan dengan variabel ini
kira-kira gimana caranya dia kembali lagi ke variabel ini. Anda mungkin harus menambahkan
variabel baru untuk mengklarifikasi putaran umpan balik ini.

Dalam dunia pemodelan, semua model kompleks dimulai dari model sederhana. Jadi dalam
mencari putaran umpan balik, sangat menyenangkan bahwa kita bisa mendapatkan beberapa
putaran sekaligus. Namun berfokuslah untuk menemukan satu saja dulu.

Setelah didapatkan satu atau beberapa putaran maka perlu ditentukan apakah putaran ini
menuju ke suatu keseimbangan tertentu yang berarti sebuah putaran penyeimbang (balancing
loop) atau sebuah putaran yang tidak memiliki batasan yang berarti sebuah putaran penguat
(reinforcing loop). Mirip dengan plus dan minus, maka kedua jenis putaran jangan dianggap
bahwa putaran penyeimbang adalah turun sedangkan putaran penguat adalah naik. Sebuah
reinforcing loop bisa menaikkan atau menurunkan, sebuah putaran penyeimbang juga sama,
bisa menaikkan atau menurunkan, perbedaannya adalah di putaran penyeimbang menuju ke
suatu target tertentu sedangkan putaran penguat tidak memiliki batas atau target tertentu.

Secara deduktif, patut diduga semua putaran umpan balik adalah putaran penguat, jika tidak
dapat variabel atau konstanta pembatas yang membatasi putaran tersebut. Secara sederhana
jika didalam satu buah putaran tidak ada konstanta atau variabel lain yang “menahan” laju
pengurangan atau penambahan dari loop tersebut. Seperti yang diilustrasikan pada Gambar
5-6.

65
 Mulai
Identifikasi Putaran Umpan Balik
(Feedback Loops)

Identifikasi Variabel

Tambahan variabel baru

Identifikasi variabel
Apakah telah
yang menurut dugaan
Identifikasi Hubungan ditemukan putaran umpan
anda bagian utama
2 Variabel balik dari
dari putaran umpan
hubungan variabel
balik

Identifikasi Arah Apa variabel

Belum Hubungan (+/-) Belum
Ya tambahan yang bisa
memberikan umpan
Apakah cukup? balik? Tambahkan

Apakah hubungan
2 variabel telah ditemukan Ya
seluruhnya? Identifikasi Jenis Putaran Umpan Balik
(Reinforcing or Balancing Feedback Loops)
Apakah
Putaran Umpan Balik Balancing Loop
Ya (Berikan Nama Loop dan
Menuju ke Suatu Target
Kode B-X : B1, B2,..)
Tertentu?

Tidak
Uji hubungan putaran
Reinforcing Loop umpan balik ini
(Berikan Nama Loop dan dengan seolah
Kode R-X : R1, R2,..) di”cerita”kan ke orang
lain

Selesai

Gambar 5-5 Langkah Penyusunan CLD Versi 1

Cara untuk menentukan apakah sebuah putaran merupakan penguat atau penyeimbang adalah
dengan menggunakan satu variabel, kemudian jalankan setiap hubungan antar variabel satu
persatu, hingga kembali ke variabel tersebut selama beberapa putaran. Jika variabel tersebut
berubah tanpa adanya batasan, maka dugaan putaran penguat dikonfirmasikan. Dan jika
variabel yang dipilih tidak memberikan gambaran yang jelas, silahkan ambil variabel lain
didalam putaran tersebut, untuk dianalisa.

66
 Kualitas Produk
Target Kualitas
Produk

B Gap Kualitas
Produk
Program
Peningkatan
Kualitas Produk

Gambar 5-6 Variabel Penyeimbang Ditunjukkan dalam CLD Penyeimbang Diatas

Kemudian kondisi yang lain bisa terjadi, yaitu ketika pada dunia nyata memang terdapat
perilaku yang mengejar suatu target, tapi ternyata dalam CLD kita tidak ada, maka berarti anda
perlu menambahkan variabel tersebut. Kondisi lain yang bisa terjadi adalah ternyata perlu ada
modifikasi hubungan variabel yang tadinya positif menjadi negatif, atau perubahan nama
variabel untuk memperjelas polaritas putaran, maka lakukanlah modifikasi tersebut.

Proses penentuan polaritas dari putaran adalah iteratif, sama juga dengan keseluruhan proses
pembuatan CLD. Dalam pengalaman penulis, ada sebuah CLD kompleks yang telah disepakati
bisa berubah secara drastis setelah seorang mahasiswa bertanya tentang satu variabel yang
ketika dijelaskan ternyata berujung kepada kesalahan secara struktural dalam CLD tersebut.
Artinya walaupun ada urutan proses seperti pada gambar diatas, tetap ada proses iteratif yang
terjadi. Tidak ada CLD yang lengkap atau selesai sepenuhnya.

Penting lagi untuk disadari berikutnya, bahwa mirip dengan hubungan dalam sebuah sistem
nyata, sebuah hubungan bisa timbul dan tenggelam, bisa menguat dan melemah, bisa putus dan
nyambung, maka hubungan dalam CLD juga sama. Sterman memberikan saran dalam
menjelaskan hubungan dalam CLD, dimulai dengan kata “Jika hubungan terjadi antara … ,
maka …”, karena bisa saja sebuah hubungan belum terjadi atau kekuatannya terlalu lemah
untuk berpengaruh secara signifikan kepada sistem.

Misalnya terdapat dua putaran yang saling berhubungan yang keduanya adalah putaran
penguat, maka apakah berarti perilakunya adalah naik dan turun? Tergantung kekuatan dari
kedua putaran tersebut apakah sama? Kemudian apakah putaran kedua sebenarnya tidak aktif
(dormaint) yang kemudian aktif setelah putaran pertama mencapai titik tertentu.

67
Beberapa tips dalam penyusunan CLD dapat dilihat dalam Tabel 5.1.

Tabel 5.1 Tips dalam Penyusunan CLD

Komponen CLD Tips

Nama Variabel  Gunakan kata banda atau kelompok kata yang bermakna benda, bukan kata
kerja (misalnya atasan memuji menjadi pujian atasan)
 Jika dalan alternatif penamaan sebuah variabel anda bisa memilih antara
kata netral, positif atau negatif, gunakan yang netral atau positif (misalnya
kesedihan bisa diganti dengan kebahagiaan). Yang penting adalah pembaca
bisa kata tersebut memiliki kondisi yang bisa bertambah atau berkurang.
 Perhatikan pula persepsi yang sudah timbul dari sebuah kata akibat
konteksnya, misalnya untuk membahas perusahaan yang mau bangkrut
maka: umpan balik (netral), pujian (positif), teguran (negatif), saringan
(negatif) dsb.
 Bedakan penamaan variabel yang aktual dan persepsi
Panah Hubungan dan  Fokus kepada kausalitas, jangan sekedar korelasi
Putaran  Gunakan panah yang melengkung. Tidak ada larangan menggunakan panah
lurus, namun agak tidak cocok dengan kata putaran/loop, lebih cocok ke
kotak
 Minimalisasi perpotongan garis panah
 Jangan ragu menggambar ulang diagram anda, jika anda sendiri sulit
menjelaskannya
 Loop utama sebaiknya diatas atau ditengah-tengah dari keseluruhan CLD
anda
 Jangan lupa menuliskan memberikan label nomor (Rx atau Bx) dan nama
putarannya.
Keseluruhan CLD  Pilih skala batasan yang tepat, jangan ragu menggunakan beberapa CLD
untuk skala sistem yang berbeda
 Jangan membuat CLD yang terlalu kompleks dan besar, pecahlah menjadi
beberapa bagian
 Manfaatkan aplikasi komputer yang bisa membantu anda menggambar
ulang dengan cepat
Putaran Umpan Balik  Pastikan tujuan dalam putaran penyeimbang terbaca secara eksplisit

Jika anda sudah bisa membuatnya, maka pertanyaan berikutnya adalah bagaimana membaca
CLD yang telah jadi. Prinsipnya sama, mulailah dari satu loop dulu yang bisa anda dapatkan,
kemudian setelah dari loop tersebut anda kembangkan apakah ada loop lain yang berhubungan.
Periksa dengan teliti karena satu atau beberapa variabel dalam sebuah loop kecil bisa jadi
merupakan bagian dari loop yang lebih besar. Ilustrasinya, jika anda diminta mengidentifikasi
ada berapa segitiga pada Gambar 5-7, berapa yang anda dapatkan? Jawabannya adalah 8.

68
 Gambar 5-7 Ada Berapa Segitiga pada Gambar ini?

Versi lain dalam penyusunan CLD adalah dengan memulai dari satu variabel kemudian maju
atau mundur mencari penyebab atau akibat dari variabel tersebut, seperti yang diilustrasikan
pada Gambar 5-8. Perbedaan utama versi 2 ini adalah hanya pada saat awal yang tidak
mengumpulkan variabel tapi hanya cukup mulai dengan 1 variabel.

69
 Gambar 5-8 Langkah Penyusunan CLD Versi 2

Langkah penyusunan CLD versi ini merupakan basis dalam salah satu metode pengembangan
CLD yang paling populer yaitu List Extention Methods (Metoda Pengembangan Daftar).
Walaupun berbentuk tabel dengan kolom dan tanpa banyak baris, namun sebenarnya metode
ini adalah metode gambar. Metode ini mengakomodir kebiasaan kita untuk menggunakan
catatan berurut (list) ketika mengumpulkan variabel permasalahan. Catatan variabel ini
kemudian kita tuliskan ke kolom pertama (variabel list), kemudian mencari variabel yang
berhubungan dan menuliskannya pada kolom sebelah kiri berikutnya (1st Extention). Jika
variabel ini dipengaruhi oleh variabel lain, makak variabel baru ini dituliskan ke kolom sebelah
kiri berikutnya (2nd Extention). Setiap saat terdapat variabel batu dilihat dan dicari kesempatan
apakah variabel-variabel baru yang kita buat bisa “kembali” ke variabel-variabel sebelah
kanannya. Gambar 5-9 menunjukkan cara melakukan metode ini.

70
 Gambar 5-9 Metode Pengembangan Daftar (List Extention Method)

Metode ini tidak menyarankan memiliki kolom lebih dari tiga, karena berarti sistem sudah
terlalu kompleks untuk digambarkan dan mendorong kita untuk memiliki loop sederhana
terlebih dahulu sebelum menambahkan kompleksitas lainnya.

5.5 BAHAN BACAAN

Geus, A. d. (1997). The living company. Boston, Mass., Harvard Business School Press.
Scharmer, C. O. (2009). Theory U : leading from the future as it emerges : the social technology
of presencing. San Francisco, Ca., Berrett-Koehler Publishers, Inc.
Senge, P. M. (1990). The Fifth Discipline : the Art and Practice of the Learning Organization.
New York, Doubleday/Currency.
Senge, P. M. (2010). The necessary revolution : working together to create a sustainable world.
New York, Broadway Books.

71
6. PEMECAHAN MASALAH DENGAN BERPIKIR SISTEM
6.1 BEKAL UNTUK MEMECAHKAN MASALAH
Sebelum menjelaskan langkah-langkah pemecahan masalah maka kita perlu membahas terlebih
dahulu tentang beberapa bekal yang dapat berguna dalam memecahkan masalah. Untuk itu
perlu mengetahui terlebih dahulu perbedaan perspektif tentang masalah, definisi dari analisa,
dan perbedaan antara analisa biasa dengan analisa sistem. Kemudian dibutuhkan pula
pemahaman berbagai jenis bantuan yang bisa didapatkan dalam melakukan analisa.

6.1.1.1 Menyamakan Perspektif tentang Masalah

Perspektif merupakan cara pandang, dan penyamaan cara pandang dalam berdiskusi adalah
sangat penting. Sangat sering dalam sebuah diskusi terjadi sebuah perdebatan akibat cara
pandang yang berbeda dan sebenarnya dapat dihindari dengan penyamaan cara pandang
terlebih dahulu atau dalam menjelaskan pendapat, setiap anggota menjelaskan perspektif yang
diambil ketika ingin dikemukakan.

Ada beda antara menyetujui dan menerima. Persetujuan terhadap perspektif atau pendapat,
tidaklah berarti anda menerima perspektif atau pendapat tersebut. Banyak orang yang salah
menangkap atau mengerti bahwa ketika menyatakan setuju berarti menerima.

Masalah Jangan dipandang sebagai Hal Negatif

Masalah diterjemahkan berbeda-beda untuk setiap orang dan secara umum bermakna negatif.
Padahal ada masalah yang bermakna positif. Masalah yang positif misalnya adalah masalah
yang timbul akibat kita ingin menjadi lebih baik.

Di dalam ilmu manajemen kualitas misalnya, ada pepatah yang mengatakan "A real problem is
when we do not have a problem": Masalah sesungguhnya adalah ketika kita tidak memiliki
masalah. Mengapa ada perspektif seperti ini? Karena proses pemecahan masalah yang
berkesinambungan merupakan kegiatan peningkatan kualitas yang berkesinambungan pula.
Jadi ketika tidak ada kegiatan pemecahan masalah, berarti tidak ada peningkatan kualitas.

Proses untuk memandang masalah menjadi positif ini penting untuk membuat kita tidak
terjebak dari emosi negatif, yang sering timbul ketika kita berpikir negatif. Ketidakadaan emosi
negatif dapat mendukung proses kreatifitas dalam mencari pemecahan masalah. Kita jarang
bisa menjadi kreatif jika sedang terbakar oleh emosi negatif. Bukankah semua emosi adalah
negatif? Apakah ada emosi positif? Ada. Salah satunya adalah cinta. Cinta adalah emosi positif
yang dianggap mampu mendorong kreativitas. Jadi mulai sekarang "cintailah masalah", dengan
cara memandang masalah sebagai kesempatan perbaikan. Bayangkan jika tidak ada masalah,
anda tidak punya kesempatan untuk membuktikan kemampuan diri.

Ada sebuah cerita lucu ketika saya mengantarkan seorang professor dari Jepang untuk
meninjau pasar tradisional di Indonesia. Profesor ini ingin mendapatkan gambaran apakah

72
pasar digunakan untuk sarana menyebarkan pesan-pesan kesehatan bagi masyarakat golongan
menengah ke bawah. Kita sudah ingatkan kondisi pasar yang pasti tidak sama dengan di
Jepang, namun professor ini tetap ingin meninjau. Kami akhirnya mengantarkan dia ke salah
satu pasar tradisional di Jakarta, untuk menjelajah pasar dengan berbagai suasananya. Dengan
kondisi panas terik yang membuat kami berkeringat tiada habisnya, saya sudah membayangkan
dia akan cemberut ketika kembali ke kendaraan. Namun tidak saya duga, sang professor malah
tersenyum dan mengatakan bahwa "anda beruntung". Saya kaget, kemudian bertanya mengapa,
dan dia menjawab "Anda memiliki lebih banyak sekali peluang untuk melakukan perbaikan".

Jawaban ini membuat saya terpana dan sejalan dengan waktu saya merasakan kebenarannya.
Jika semuanya sudah ideal dan baik, pasti sulit bagi kita untuk mencari apalagi yang harus kita
perbaiki. Jika tidak ada perbaikan, maka tidak dibutuhkan orang-orang yang melakukan
perbaikan. Jadi anda tidak perlu repot-repot membaca buku ini.

Coba bayangkan kita semua sudah berhasil menciptakan surga di dunia, tidak ada orang
berkelakuan jelek atau berniat buruk, maka mungkin kita semua tidak punya kesempatan
masuk surga di akhirat nanti, karena kita tidak punya kesempatan untuk berbuat baik dan
mendapatkan pahala.

Cerita lain lagi terjadi ketika mahasiswa melakukan kerja praktek di sebuah perusahaan
produsen air mineral. Perusahaan ini berawal dari perusahaan keluarga yang kemudian
diakuisisi oleh perusahaan multinational, jadi bisa dimengerti masih terjadi proses adaptasi
kultur ketika mahasiswa bekerja praktek disana. Setelah satu minggu di lokasi, mereka
berdiskusi dengan saya untuk membahas kondisi dimana mereka bingung karena tidak
menemukan topik perbaikan di lokasi. Mereka telah keliling lokasi dan mewawancarai berbagai
orang tentang apa masalah yang mereka hadapi, dan semuanya mengelak menjawab. Saya
tersenyum karena menyadari bahwa cara bertanya "apakah ada masalah?" tentunya akan
dipersepsikan negatif. Karyawan akan berpikir bahwa jangan pernah ada masalah, karena jika
ada masalah berarti mereka salah. Saya sarankan kepada mereka untuk mengubah pertanyaan
dan mulai mengandalkan observasi sebagai sumber topik, dan dalam dua hari berbagai calon
topik muncul.

Masalah adalah Gap antara Keinginan dan Kenyataan

Cara terbaik mendefinisikan masalah adalah adanya gap atau celah antara apa yang idealnya
diinginkan dengan apa yang terjadi saat ini (Hosotani February 2004). Definisi ini memberikan
kenetralan terhadap cara pandang masalah, baik untuk masalah negatif maupun positif.

Masalah negatif, adalah masalah “normal” yang timbul ketika suatu kondisi terjadi dibawah dari
yang kita harapkan. Masalah Positif adalah ketika kita ingin menjadi lebih baik dari saat ini. Lah
kenapa kok malah cari-cari masalah? Karena perubahan pasti selalu terjadi di sekitar kita, jadi
kita juga perlu berubah. Tinggal kita memilih untuk berubah ke lebih baik atau ke lebih buruk.
Ketika kita membiarkan diri kita untuk tidak berubah ke lebih baik, maka kita sebenarnya
menuju ke lebih buruk. Kompetitor kita akan selalu memaksa diri kita untuk terus berubah
menjadi lebih baik, maka dengan berdiam diri, kita pasti akan disalip oleh kompetitor.

73
Pengertian celah/gap ini juga memaksa kita untuk mendefinisikan kondisi saat ini dan kondisi
ideal yang kita inginka. Sesuatu hal yang terkadang lupa kita lakukan, terutama jika masalah
akan dibahas di dalam sebuah pembahasan kelompok. Seringkali setiap anggota rapat memiliki
pengetahuan yang berbeda tentang kondisi saat ini serta memiliki perspektif yang bertentangan
terhadap kondisi ideal yang diinginkan. Tanpa proses klarifikasi dan pendefinisian bersama,
rapat dapat berjalan sangat tidak produktif.

Pemecahan Masalah adalah Proses Pengurangan Gap

Semua pendekatan pemecahan masalah pada akhirnya adalah sebuah analisa gap yang
dilanjutkan dengan pengurangan gap perbedaan-perbedaan antara yang diinginkan dengan
kondisi saat ini melalui usaha penyelesaian masalah.

Tentunya ada dua hal yang mungkin dilakukan yaitu mengurangi target ideal yang diinginkan
atau meningkatkan kondisi saat ini. Meningkatkan kondisi menjadi lebih baik adalah upaya
yang dianggap wajar, namun bukan berarti mengurangi target ideal juga tidak wajar. Tidak
lazim mungkin mengurangi target, tetapi tanpa banyak yang mau mengakuinya, hal ini
sebenarnya lebih sering dilakukan. Dalam konsep berpikir sistem, hal ini menjadi salah satu
gejala yang harus diidentifikasi dan kita diskusikan pada bagian lain.

6.1.2 MENYAMAKAN PERSEPSI TENTANG ANALISA

Jika anda diberikan tugas untuk menganalisa, apa yang ada lakukan? Perintah atau pertanyaan
analisa adalah sebuah hal yang sering kita dapatkan baik ketika belajar maupun bekerja. Pasti
banyak tugas yang meminta anda untuk melakukan analisa ini dan analisa itu, tetapi pernahkah
anda berhenti sejenak untuk memperjelas apakah yang dimaksud dengan menganalisa itu?

Beberapa definisi hasil pencarian di Google (ketikan kata define: analysis), diambil terutama
yang bersifat umum (karena ada definisi analisa yang bersifat khusus seperti arti analisa untuk
dunia komputer, arkeologi, dsb)

An investigation of the component parts of a whole and their relations in

making up the whole. (investigasi dari komponen-komponen dari suatu sistem dan
keterkaitan-nya)

A systematic approach to problem solving. Complex problems are made

simpler by separating them into more understandable elements. This invol ves
the identification of purposes and facts, the statement of defensible
assumptions, and the formulation of conclusions.
(Sebuah pendekatan sistematis untuk menyelesaikan masalah, dimana sebuah problem
yang kompleks coba disederhanakan menjadi komponen yang lebih mudah dimengerti.
Ini berarti mencakup identifikasi tujuan dan data faktual, asumsi yang ada dan formulasi
kesimpulan)

74
 Breaking an idea or problem down into its parts; a thorough examination of
the parts of anything. (Memecah sebuah ide atau problem menjadi komponen-nya
kemudian diteliti peranan-nya)
Jika dirangkum dari semua definisi diatas, analisa adalah

a) membagi suatu permasalahan secara sistematis menjadi berbagai bagian-bagian untuk

kemudian
b) diamati per bagian lalu
c) dilihat hubungan antara satu bagian dengan bagian yang lainnya untuk mencari
keterkaitannya, kemudian diambil kesimpulan.
Berarti menganalisa adalah membagi menjadi komponen, mengamati dan mencari hubungan,
lalu mengambil kesimpulan.

(1) Membagi Komponen

Pembagian sederhana yang dilakukan dalam analisa adalah 5W+1H (What, Where, When, Who,
Why + How). 5W+1H secara mudah dan cepat dapat memperjelas pemahaman kita terhadap
objek analisa.

a) What: Apa tentunya dapat memaksa kita memperjelas definisi kita sendiri terhadap
objek analisa
b) Where dan When: memberikan lingkupan kontekstual yang membatasi objek analisa
kita
c) Why: memberikan pemahaman yang lebih dalam terhadap objek analisa. Di dunia
manajemen kualitas (GKM, Six Sigma dsb), kita bahkan diwajibkan untuk melakukan
why sebanyak 5 kali untuk mendapatkan akar permasalahan
d) Who: memberikan makna manusia terhadap obyek analisa, karena hampir semua
permasalahan biasanya memiliki aspek manusia didalamnya
e) How: menggambarkan kepada kita tentang urutan, proses dan langkah-langkah dari
obyek analisa.
Pembagian Lainnya adalah bisa dengan 5M (Man, Money, Machine, Material and Methods),
Satuan waktu 3P (Past, Present, Plausible Future), konsep teori pemasaran 4P (Product, Place,
Promotion, Price), atau si sederhana 3C (Company, Competitor, Consumer).

(2) Mengamati dan Mencari Hubungan antar Komponen

Khusus untuk interaksi ada rule sederhana untuk melakukan analisanya yaitu:

a) Co-incidence: bahwa komponen tersebut ada lebih karena adanya “kecelakaan” atau
kebetulan saja, dan sebenarnya bukan merupakan komponen sesungguhnya dalam
sistem
b) Correlated/Concurrent: ketika komponen yang memiliki keterkaitan namun tidak
memiliki hubungan causalitas. Hubungan yang terjadi berjalan paralel seolah-olah
memiliki hubungan sebab akibat.
c) Causality: ketika komponen yang dibandingkan memang memiliki korelasi dan
hubungan sebab akibat antara keduanya. Hal ini yang dicari dalam analisa

75
(3) Mengambil Kesimpulan

Kesimpulan yang diambil tergantung dari kebutuhan dari analisa, dari yang sederhana hingga
kompleks. Sederhana ketika analisa dibutuhkan untuk menjawab Ya/Tidak atau Go/No-Go .
Kompleks ketika analisa diminta dilakukan untuk mengantisipasi segala kemungkinan yang
bisa terjadi jika satu atau beberapa komponen yang telah kita bagi rusak.

Mengambil kesimpulan adalah berarti menjawab pertanyaan yang sebenarnya diajukan kepada
kita ketika diminta menganalisa. Jika kita diminta untuk menganalisa sesuatu hal yang negatif,
berarti biasanya analisa kita adalah untuk mencari solusinya. Tentunya jika memungkinkan
anda perlu mengklarifikasi kepada pemberi tugas tentang maksud “analisa” yang diminta.

6.1.3 PERBEDAAN ANALISA VS . ANALISA SISTEM

Ada perbedaan antara analisa biasa dan analisa secara sistem, yang dijabarkan dalam Tabel 6.1.

Tabel 6.1 Perbedaan antara Analisa dan Analisa Sistem

Analisa (Biasa) Analisa Sistem

Proses pencarian permasalahan untuk mencari Proses pencarian permasalahan mencakup
komponen yang rusak tambahan hubungan interaktif antar
komponen disesuaikan dengan tujuan dan
secara endogenus
Satu tingkatan, masalah dibatasi hanya pada Multi dimensi , Multi tingkatan/skala, multi
satu tingkatan, dalam satu cara pandang/ aktor, dipertimbangkan multi perspektif,, baik
perspektif, dalam jangka waktu saat ini atau dimensi waktu (dulu-saat ini- akan datang),
sangat terbatas, dalam jangka ruang yang maupun geografis (disini atau disana)
terbatas

Sebuah analisa sistem mengharuskan anda

Sebuah analisa biasa berarti anda harus
untuk tidak saja mencari komponen yang
mencari komponen yang rusak kemudian
rusak namun juga hubungannya. Struktur
memperbaikinya. Struktur diatas memiliki 4
diatas memiliki 4 komponen titik dan 6
komponen titik, jadi ada 4 kemungkinan
kemungkinan hubungan , jadi ada 10
kerusakan yang dianalisa.
kemungkinan kerusakan yang dianalisa. Pada
struktur lebih dari 3 komponen, jumlah
kemungkinan interaksi akan melebihi dari dari
jumlah komponen.

Dalam penjelasan lebih lanjut nanti, berpikir sistem akan membantu anda untuk melakukan
analisa sistem, karena sama dengan berpikir sistem, dari awal fokus perhatian adalah mencari
hubungan, keterkaitan dan ketergantungan.

76
6.1.4 BEKAL ANALISA: KONSEP /TEORI, MODEL, ALAT DAN METODE
Dalam melakukan analisa, kita biasanya akan menggunakan 4 kategori bantuan analisa, yaitu:
konsep/teori, model, alat dan metode. Kategori ini menambahkan 1 kategori dibandingkan
kategori yang dituliskan oleh Senge (Senge 1994), yaitu penambahan kategori model. Ketika
anda ingin membeli atau membaca sebuah buku tentang manajemen biasanya buku tersebut
memiliki kategori ini selain kategori topik buku. Ada buku yang berbicara soal konsep
manajemen, alat bantu, model organisasi atau individu, dan buku tentang metode. Ada pula
buku yang mengkombinasikan lebih dari satu dari ke 4 kategori ini.

Setiap kategori memberikan anda bantuan yang berbeda tergantung kebutuhan yang anda
lakukan, berikut penjelasan dari masing-masing kategori dan pada saat apa anda biasanya
membutuhkan kategori ini. Sebagai ilustrasi disetiap penjelasan dibahas contohnya dalam topik
manajemen kualitas.

A. Konsep/Teori
Konsep atau teori merupakan argumen penjelasan tentang sebuah pola pikir yang perlu
diadopsi untuk memandang dan mendekati sebuah permasalahan. Sebuah konsep biasanya
mengajukan bukti berupa penguatan pakar lain dari pandangan yang mendukung, pelemahan
pandangan yang tidak mendukung, logika, studi kasus, riset survey dan lain sebagainya. Bukti-
bukti ini diajukan dalam rangka membujuk pembaca untuk mengikuti pola pikir atau pendapat
dari penulisnya,

Konsep atau teori dapat membantu anda untuk mencari pendekatan yang berbeda dari yang
telah biasa dilakukan, terutama ketika yang biasa dilakukan tidak lagi memberikan hasil yang
lebih baik. Konsep atau teori dapat pula bermanfaat bagi anda untuk mengajukan alasan (why)
dari inisiatif perbaikan yang ingin anda usulkan. Anda dapat meminjam argumentasi
penulisnya.

Di dalam Manajemen Kualitas menjadi contoh, maka konsep dasar manajemen kualitas
biasanya terdiri atas 3 hal dasar: fokus kepada pelanggan (Customer Focus), peningkatan
berkesinambungan dengan berbasis fakta (Continuous Improvement Based on Facts) yang
diambil konsep Kaizen dan siklus PDCA (Plan Do Check Action), dan partisipasi menyeluruh
(Total Participation) dari semua tingkatan SDM dan fungsi organisasi.

B. Model
Model didefinisikan dalam kategori bekal analisa sebagai sebuah kebiasaan-kebiasaan terbaik
(best practices) yang telah dilakukan oleh individu, grup atau organisasi yang dianggap sukses.
Kebiasaan ini biasanya dibedah kemudian dianalisa untuk dicari hubungannya dengan
kesuksesan yang diraih. Tentunya ada pula model yang dianalisa karena kegagalannya, supaya
menjadi pelajaran untuk tidak diulang kembali.

Model bermanfaat bagi kita untuk mencari ide-ide perbaikan yang terbukti telah dilakukan
secara riil. Intinya: kalau dia bisa, saya juga bisa. Buku dengan judul Google Way, Pixar, Apple,
IBM Way, Toyota Way dsb, merupakan kategori ini. Kelemahan model adalah analisa yang
dilakukan adalah pada saat akhir atau sukses, sehingga pemandangan terhadap proses menuju
sukses memiliki kemungkinan besar bias dan simplifikasi usaha. Bisa berarti ada beberapa

77
proses yang mungkin pendukung dan penting tertutupi dengan proses yang lebih dominan.
Simplifikasi usaha berarti semua proses dianggap memiliki usaha yang sama.

Model pada tingkat individu adalah mirip dengan Idola (Role Model). Secara pribadi kita
mungkin mengidolakan orang-orang besar atau sukses, dan kita tentunya ingin banyak belajar
dari mereka. Secara tidak sadar, kita membandingkan diri dengan mereka dan membuat analisa
kesenjangan (gap analysis) antara diri kita dengan diri mereka. Kenapa kok mereka bisa sukses?
Ciri-cirinya apa? Apakah saya memiliki ciri-ciri tersebut? Jika tidak bagaimana caranya saya
memiliki ciri-ciri itu?

Konsep Benchmarking (Patok Duga) juga menggunakan pendekatan model, sehingga organisasi
dapat memperbaiki dirinya dengan merefleksikan dirinya dengan organisasi lain. Salah satu
kekuatan konsep ini adalah dari sebuah logika sederhana: kalau ada orang lain bisa kenapa kita
tidak bisa. Konsep ideal terkadang nun jauh diatas awan, sehingga kita terkadang berpikir:
apakah mungkin kita bisa mencapainya?

Model membantu kita untuk melihat apa yang sebaiknya kita perbaiki. Salah satu sumber model
adalah standard-standard dunia seperti ISO 9000 atau MBNQA. Standard-standard dunia ini
menggunakan sebuah model organisasi yang ideal untuk menjelaskan konsepnya. Untuk
MBNQA misalnya mengatakan bahwa sebuah organiasi yang berorientasi dengan kualitas harus
memiliki 7 ciri-ciri: Leadership; Strategic Planning; Customer and Market Focus;
Measurement, Analysis, and Knowledge; Management; Workforce Focus; Process
Management; dan Results. Dengan mendapatkan pengakuan ini (terlepas pro dan kontra
konsep “ideal” yang diajukan), kita merasa telah mirip atau sama dengan model kita.

C. Metode
Metode didefinisikan langkah-langkah yang harus atau disarankan dilakukan yang biasanya
merupakan penterjemahan dari pendekatan atau model. Di dalam metode biasanya terdapat
saran koleksi alat yang cocok digunakan untuk setiap langkah

Di dalam manajemen kualitas, pada tingkatan operasional, netode utama dalam kualitas
sebenarnya tidak berubah sejak dikenalkan di Jepang tahun 1945 yaitu adalah siklus PDCA
(Plan Do Check Action). Dalam mengoperasionalkan konsep ini, kita mengenal 2 jalur utama
yaitu 7 Langkah Peningkatan Kualitas Berkesinambungan atau disingkat 7 Langkah saja dan Six
Sigma (saya suka membedakannya dengan jalur jepang dan jalur amerika).

D. Alat Bantu
Alat didefinisikan sebuah perkakas yang membantu kita melakukan sebuah tugas tertentu
menjadi lebih efisien atau efektif.

Kita bisa memaku sebuah paku ke papan kayu dengan batu atau bahkan jika anda kuat dan
berani bisa dengan tangan anda, namun cara ini tidak efisien walaupun efektif. Efektif karena
akhirnya paku akan tertanam juga, tidak efisien karena membuang tenaga terlalu besar.

Menggunakan palu membuat tugas anda lebih efisien dan efektif. Namun memegang palu harus
benar untuk meningkatkan efisiensinya, anda sebaiknya memegang pada ujung bawah palunya

78
sehingga bisa memanfaatkan gaya momentumnya tidak hanya gaya dorong. Cerita palu ini
mengilustrasikan dua hal penting: pilihlah alat yang tepat sesuai dengan tugas yang ingin
dikerjakan dan jika telah dipilih, gunakanlah dengan tepat sesuai seharusnya.

Alat dalam manajemen tentunya bukan palu, tetapi biasanya berupa grafik, matriks, tabel,
pengolahan data secara statistik, dll. Di setiap alat ada langkah-langkah yang harus atau
disarankan untuk dilakukan.

Tipsnya adalah formulasikanlah kebutuhan anda dalam sebuah pertanyaan dan kira-kira
jawaban apa yang anda harapkan. Jawaban ini tentunya dapat dibantu dihasilkan oleh alat
tertentu. Alat bantu terkadang memiliki metodologi mini yang harus anda kuasai. Sebagai
gambaran, maka pengelompokan alat ini dapat dilihat pada Tabel 6.2.

Tabel 6.2 Kelompok Kebutuhan dan Contoh Alat Bantu

Kelompok Kebutuhan Contoh Alat Bantu (Sumber)4

Mendapatkan Ide Perbaikan  Force Field Analysis (SMT)
atau Sumber Permasalahan  5W + 1H (TQM)
 Diagram Affinitas (7NT)
 Mindmap
 Benchmarking (TQM)
 Brainstorming and NGT - Nominal Group Technique (TQM)
 Interrelationships Diagram (7NT)

Mengumpulkan, Mengolah,  Analisa Pemegang Kepentingan (Stakeholders Analysis) (SMT)

Menyajikan dan Menganalisa  Checksheet (7T)
Data  Force Field Analysis (SMT)
 Survey. Questionnair, Focus Group Discussion (FGD)
 Other Statistical Tools: box plot, correlation analysis, hypothesis
testing, sampling, design of experiments
 Check Sheet (7T)
 Control Chart (7T)
 Impact Effort Project Selection Graph (LMT)
 Pareto Chart (7T)
 Process Capability Study (6S)
 Scatter Diagram (7T)
 Histogram (7T)
 Stratification (TQM)

Mencari Sumber Akar  Fishbone Diagram (7T)

Permasalahan  Decision tree (SMT)
 Reverse Fishbone Diagram (TQM)
 Matrix Diagram/Table (7NT)
 AHP - Analytical Hierarchy Process (SMT)
 Tree Diagram (7NT)
 Flow Chart dan Grafik - Pie Chart, Line Chart, Radar Chart, Bar Chart,
etc. (7T)

Menganalisa Proses  SIPOC Diagram -Supplier, Input, Process, Output, Customer (6S)
 Benchmarking (TQM)

47T= 7 Tools, 7NT= 7 New Tools, SMT =Strategic Management Tools, 6S=Six Sigma Tools, LMT=Lean
Management Tools, RMT=Risk Management Tools, PMT=Project Management Tools and TQM=Total
Quality Management.

79
 Kelompok Kebutuhan Contoh Alat Bantu (Sumber)4
 Cost of Quality (TQM)
 Critical To Quality (CTQ) tree
 FMEA - Failure Modes and Effects Analysis (FMEA)
 Value Stream Mapping (LMT)
 Grafik dan Flow Chart (7T)
 Matrix Diagram/Table (7NT)
 QFD - House of Quality (TQM)
 Interrelationships Diagram (7NT)
 Tree Diagram (7NT)
 PDPC - Process Decision Program Chart (7NT)

Melakukan evaluasi dan  PDPC - Process Decision Program Chart (7NT)

memberikan bantuan untuk  AHP - Analytical Hierarchy Process (SMT)
Mengambil Keputusan  FMEA - Failure Modes and Effects Analysis (RM)
 Fault Tree Analysis (RM)
 Fishbone Diagram (7T)
 Force-field Analysis (SMT)
 Interrelationships Diagram (7NT)
 Pareto Chart
 scatter diagram
 stratification
 why-why diagram
 Check Sheet

Membantu Perencanaan dan  Arrow Diagram (7NT)

Monitoring Kegiatan  Check Sheet (7T)
Perbaikan  Force-field Analysis (SMT)
 Gantt Chart (PMT)
 Matrix Diagram/Table (7NT)
 Mind Map
 PDPC - Process Decision Program Chart (7NT)
 Project Charter (6S)
 Interrelationships Diagram (7NT)
 Stakeholder Analysis (SMT)
 Storyboard (6S)
 Tree Diagram (7NT)
 Grafik dan Flow Chart (7T)

Setiap alat memiliki kemampuan untuk melayana lebih dari 1 kebutuhan sekaligus, dan
sebenarnya setiap alat telah banyak digunakan di bidangnya seperti yang dikodekan dalam
kurung diatas.

Jadi milikilah koleksi alat yang membantu anda, kuasai bagaimana menggunakannya,
pahamilah manfaat, kekuatan dan kelemahannya.

“It is tempting, if the only tool you have is a hammer, to treat everything as
if it were a nail.” Abraham Harold Maslow

Alat atau Tools adalah salah satu kekuatan dalam manajemen kualitas. Alat membantu kita
bekerja lebih efisien dan efektif, tergantung dari apa yang bisa dibantu dengan alat tersebut.

80
Kita membutuhkan informasi yang lebih terstruktur dan mudah dipahami dari sebuah koleksi
data, ada alat yang membantu mengolah data misalnya beberapa alat dalam 7 Tools of Quality.
Ada lagi alat yang membantu proses pengolahan data kualitatif yang dikenal sebagai 7 New
Tools of Quality (Hosotani February 2004). Di Six Sigma dikenal Basic Statistical Tools dan
Advanced Statistical Tools (Pande, Neuman et al. 2002). Pada kombinasi Lean Six Sigma
tambahan alat di lean management juga diberikan seperti 5S, SMED, VSM, dll (George 2005;
DeCarlo and Breakthrough Management Group. 2007; Arthur 2011). Nancy Tague memiliki
referensi yang baik tentang ini melalui bukunya di quality toolbox (Tague 2005).

6.1.5 ANALISA SISTEMIK SECARA ITERATIF DENGAN PRINSIP 4F

Anda bisa menggunakan kerangka 4F dalam melakukan analisa sistemik, yaitu For, Function,
Flow, and Forms. Seseorang yang melakuka analisa sistem akan memiliki cara pandang yang
dinamis yang mencakup kemampuan mengubah perspektif analisanya berbasis 4F:

 Melihat Tujuan dari sistem pada tingkatan analisa tersebut - For

 Melihat Fungsi secara kontekstual - Function
 Melihat Struktur dan Komponen - Forms
 Melihat bentuk dan saling keterhubungan dibandingkan sebab akibat linier biasa.
Melihat lingkaran umpan balik, sehingga bahasa yang dipakai adalah keterkaitan dan
umpan balik - Flow
Konsep 4F ini merupaka siklus yang iterative, yang berarti akan saling berurutan dalam satu
siklus yang lengkap (Gambar 6-1), setelah melengkapi satu siklus kemudian salah satu dimensi
diubah untuk memulai siklus berikutnya (Gambar 6-2).

Function

Forms

For

Flow

Gambar 6-1 Proses Siklus dalam 4F

Anda bisa mengubah salah satu dimensi manapun dalam 4F untuk melakukan proses
analisanya. Anda bisa mengubah tujuan dari sistem, kemudian memprediksi apakah fungsi,
struktur dan aliran akan berubah. Anda juga bisa mengubah struktur untuk melihat apakah
akan mengubah aliran, tujuan dan fungsi dari sistem. Anda juga bisa mengubah terus menerus
hanya 1 dimensi saja, namun anda juga bisa memvariasikan perubahan yang ingin anda
lakukan.

Sebagai contoh perubahan batasan pada tubuh manusia. Jika anda seorang alien dari luar bumi,
maka bisa saja yang dia akan lihat dulu adalah jantung sebagai komponen yang berisik dan
konstan (perut kosong juga berisik, namun tidak kita bahas disini). Jika alien mengajak bicara si

81
Jantung, ternyata si Jantung tidak berespons, jadi si Alien mencari di tingatan mana “makhluk”
bumi bisa membalas pembicaraan. Maka mari kita ikuti analisa alien ini.

Jantung teryata adalah sebuah sistem pompa memiliki aliran darah dengan tujuan mendorong
aliran ini sehingga fungsi jantung dapat tercapai: mengalirkan darah. Batasan (forms)
dinaikkan maka ditemukan bahwa jantung terhubung dengan paru-paru sebagai sebuah sistem
aliran oksigenasi darah, sistem ini berfungsi untuk memperkaya oksigen pada tubuh dengan
sebuah pola tertentu dengan tujuan tingkat oksigen tertentu yang tercapai. Jika diperluas
dengan komponen lain, ternyata ada sistem kesadaran dan akhirnya ke sistem manusia. Sistem
manusia inilah yang mampu merespons pertanyaan si alien tadi.

Function
Function
Forms
Forms
For Function Function For
Flow Forms Forms Flow
For For
Flow Function Flow
Forms

For

Flow
Function
Function
Forms
Forms
For Function
For
Function Flow Forms
Flow
Forms For

For Flow

Flow

Gambar 6-2 Siklus 4F dikembangkan secara iterative dengan mengubah salah satu dimensi

Proses siklus iterative 4F memastikan kita untuk tidak terjebak hanya dalam satu dimensi
analisa saja dan memastikan kita secara menyeluruh menganalisa secara sistem. Karena setiap
sistem bisa berubah tujuan dan fungsinya seiring dengan perluasan batasan dan sebaliknya.

6.2 LIMA LANGKAH PEMECAHAN MASALAH BERBASIS SISTEM

Basis pemecahan masalah berbasis sistem menggunakan pendekatan PDCA yang sudah sangat
dikenal dalam manajemen kualitas (Watanabe 2009; Hosotani February 2004). PDCA
merupakan singkatan dari Plan, Do, Check dan Action. Sejak dikenalkan oleh Edward W.
Deming di Jepang, PDCA telah didetailkan menjadi 7 langkah di Jepang (7 Steps of Quality
Improvement) dan diadopsi di Amerika menjadi 5 Langkah DMAIC dalam Six Sigma (Deming
1982; Deming 2013). DMAIC merupakan singkatan dari Define, Measure, Analysis, Improve
dan Control. Untuk untuk lima langkah pemecaham masalah akan menggunakan pula kerangka
PDCA.

82
Berbasis PDCA, maka kita membagi pemecahan masalahan berbasis sistem menjadi 5 langkah,
yaitu:

1. Definisikan Sistem Permasalahan

2. Analisa Sistem Permasalahan
3. Petakan Gap Kondisi Ideal dan Hasil Eksplorasi
4. Buat dan Laksanakan Rencana Perbaikan
5. Kontrol dan Monitor Pelaksanaan Perbaikan
Jika dibandingkan dengan 7 Langkah dan DMAIC Six Sigma maka perbandingan tersebut dapat
diilustrasikan pada Tabel 6.3.

Tabel 6.3 Perbandingan Langkah-langkah dalam PDCA dengan Pemecahan Masalah

berbasis sistem

Prinsip Pemecahan Masalah

Langkah 7 Langkah Kualitas DMAIC Six Sigma
PDCA berbasis Sistem
1 Pilih Topik Definisikan Definisikan Sistem Masalah
Pahami Situasi dan Analisa Sistem Masalah Saat
2 Mengukur
Tetapkan Sasaran Ini
Plan
3 Susun Rencana Aktivitas
Bangun Kondisi Ideal dan
Analisa Akar Analisa
4 Petakan Gap yang dibutuhkan
Permasalahan
Implementasi Laksanakan Rencana
5 Do Implementasi Perbaikan
Perbaikan Perbaikan
Konfirmasikan Hasil dg
6 Check
Sasaran
Cek dan Kontrol Cek dan Kontrol
Perbaikan dan
7 Action
Standarisasi

Jika kita perhatikan pada Tabel 6.3, maka kita kita bisa melihat bahwa pada Plan, memiliki
jumlah langkah paling banyak dibandingkan yang lain. Plan adalah langkah awal terpenting
karena kita seringkali terjebak untuk untuk langsung memecahkan “masalah” ketika pada
kenyataannya kita baru melihat “gejala masalah”. Kesalahan ini sering kita lakukan karena kita
ingin segera membereskan permasalahan yang terlihat tanpa mempetimbangkan sumber akar
permasalahan.

Pembandingan pada Tabel 6.3 juga memiliki makna penting lainnya, yaitu silahkan
menggunakan langkah pemecahan masalah apapun yang sudah diaplikasikan oleh anda, apakah
itu 7 Langkah, 5 DMAIC Six Sigma. Kombinasi Lean Six Sigma atau apapun, namun pada fase
pemahaman masalah yang biasanya terjadi pada langkah awal, gunakanlah pola berpikir sistem
untuk memahami masalah tersebut. Gunakan pula alat-alat manajemen yang biasa anda
gunakan, seperti 7 new tools, lean management tools atau alat statistik lainnya, dalam kerangka
berpikir sistem.

Namun prinsip utama dalam kualitas yaitu peningkatan kualitas berkelanjutan juga berlaku
untuk sebuah pemecahan masalah secara sistem. Proses yang iteratif dalam analisa sistem
diterjemahkan sebagai proses siklus yang berulang untuk terus-menerus mendapatkan hasil
yang lebih baik.

83
6.2.1 LANGKAH 1: PAHAMI DAN DEFINISIKAN SISTEM MASALAH SECARA SISTEMIK
Dalam langkah ini keluaran yang diinginkan adalah sebuah masalah yang telah terdefinisikan
dengan baik.

A problem that is well defined, is 95% solved (Japanese Proverb)

Pada Bab Berpikir Sistem sebelumnya telah dijabarkan berbagai pertanyaan DeBatik yang dapat
anda ajukan untuk melakukan pendefinisian masalah yang berbasis kepada sistem. Jawaban
atas pertanyaan-pertanyaan ini dapat membantu melakukan pendefinisian yang lebih dalam
dan melengkapi pendefinisian masalah yang klasik namun tetap sangat membantu yaitu
5W+1H. 5W+1H dalam pandangan penulis masih merupakan cara terbaik dalam melakukan
eksplorasi awal permasalahan sebelum menggunakan alat-alat bantu lainnya. Untuk
memperkaya eksplorasi awal ini disarankan melakukan penggabungan pertanyaan 5W+1H
dengan pertanyaan dalam DeBatik seperti yang dijabarkan pada Tabel 6.5.

Tentunya tidak semua pertanyaan memiliki jawaban atau relevan dengan permasalahan yang
akan dianalisa. Anda dapat memiliki koleksi pertanyaan sendiri yang menurut anda lebih
relevan dan cocok dengan gaya anda. Pertanyaan-pertanyaan yang dituliskan dalam adalah
hanyalah sebagai pemicu proses pendefinisian yang lebih baik.

6.2.1.1 Output, Proses dan Input dalam Langkah 1

Tabel 6.4 merupakan daftar output yang dihasilkan, proses yang dilakukan serta input yang
dibutuhkan dalam langkah ini

Tabel 6.4 Output, Proses dan Input dalam Langkah 1

Komponen Deskripsi Alat Bantu

Output  Deskripsi dari Definisi Masalah yang dipilih  Six Sigma Project Charter
untuk dilakukan analisa  SIPOC (Supplier, Input, Process,
Output, Customer)
 Force Field Analysis
 Grafik dan Peta Proses
 5W + 1H
 Diagram Affinitas
Proses  Melakukan eksplorasi terhadap  DeBATIK
 Menentukan dan menyepakati definisi,  Analisa Pemegang Kepentingan
ruang lingkup, tujuan dan target yang ingin (Stakeholders Analysis)
dicapai  CATWOE
 Nominal Group Technique (NGT)
 Prinsip Iteratif 4F
 Force Field Analysis
Input  Wawancara, Survei  Questionnaire
 Analisa Dokumen Organisasi (laporan,  Check Sheet
rencana strategis, dll)
 Media Review
 Social Media Input

84
 Tabel 6.5 Kombinasi 5W+1H dengan DeBatik dalam Mendefinisikan Permasalahan

What Why Where When Who How

Dimensi  Dimensi apa saja yang  Apakah penyebab  Dimana  Kapan permasalahan  Apakah semua aktor  Jika diperluas ruang
yang bisa mengubah konteks dari permasalahan Permasalahan ditemukan? pemegang lingkupnya apakah
Dinamis permasalahan? (ruang, berubah ketika ditemukan?  Apakah ada aktivitas kepentingan penting ada proses lain
waktu, skala dsb) dimensi diubah?  Apakah perubahan masa lampau yang telah teridentifikasi?
 Pada skala perspektif ruang mengubah mempengaruhi?  Apakah ada
helikotper apa konteks  Bagaimana saat ini? perubahan aktor
permasalahan akan permasalahan?  Apa Dampak Masa yang
dianalisa? depan?
Batasan  Apakah batasan  Mengapa batasan  Apa batasan ruang  Apakah ada  Apakah aktor  Bagaimana bentuk
permasalahan mudah sistem permalahan dari sumber perubahan dari menjaga/menginduk batas ini dan
untuk diidentifkasikan? seperti saat ini? permasalahan? tujuan sistem saat ini si interaksi? interaksi antara
 Apa saja gesekan yang  Apa batasan ruang dengan sebelumnya? sistem dan
terjadi pada batasan dari dampak bagaimana pada lingkungannya?
sistem? permasalahan? masa yang akan 
datang, apakah akan
berubah?
Tujuan  Apakah tujuan sistem  Mengapa tujuan ini  Apakah perubahan  Apakah perubahan  Apakah ada  Bagaimana tujuan
yang sedang anda yang ada? konteks ruang akan konteks waktu akan perbedaan tujuan bersama dibentuk?
amati? mengubah tujuan? mengubah tujuan? sistem para aktor  Bagaimana tujuan
 Apa tujuan sebuah (termasuk perbedaan pribadi diarahkan ke
sistem yang interpretasi)? tujuan bersama?
sempurna/ideal  Apakah ada tujuan
menurut kita? yang bertentangan?
Paralel? Atau Seri
Inter-  Apa saja variabel dalam  Mengapa interaksi ini  Apakah perubahan  Pada variabel yang  Apakah para aktor  Bagaimana
koneksi sistem yang berubah- timbul? konteks ruang akan bermasalahan penting telah interkoneksi dari
ubah? mengubah hubungan bagaimana frekuensi memiliki variabel-variabel saat
 Apakah ada struktur variabel? masalah timbul interkonektivitas ini?
input-proses-output- yang memadai?  Bagaimana
umpan-balik? interkoneksi yang
 Apakah ada komponen ideal?
yang tidak bekerja
sebagaimana mestinya?
Aksi  Apa yang kita inginkan  Mengapa ciri-ciri ini  Apakah perubahan  Apakah ciri-ciri ini  Apakah para aktor  Bagaimana ciri-ciri
Menyeluruh dari sistem (ideal timbul? konteks ruang akan ada di dalam sistem memiliki kesamaan sebuah sistem yang
sistem)?  Mengapa ciri-ciri mengubah ciri-ciri saat ini? persepsi terhadap ciri ideal?
ideal disusun seperti sistem?  Apakah pernah ada ideal?  Bagaimana perilaku
saat ini? ciri-ciri ideal sistem saat ini,
tercapai? Apa berbedakah dengan
pelajaran yang bisa perilaku sebuah
diambil pada masa sistem yang ideal?
itu?

85
6.2.2 LANGKAH 2: ANALISA SISTEM SAAT INI
Setelah memahami permasalahan dan mendefinisikan permasalahannya, maka langkah
berikutnya adalah menganalisa sistem saat ini. Seperti yang telah dijabarkan dalam bagian
sebelumnya tentang definisi analisa sistem, maka langkah ini berarti memetakan komponen-
komponen terpenting pada sistem dan interaksi antar komponen.

Komponen-komponen dalam sebuah sistem harus dipandang sebagai proses-proses yang saling
berinteraksi dalam mencapai tujuan sistem. Proses dapat didefinisikan sebagai rangkaian
aktivitas yang didesain untuk mengeluarkan sebuah output untuk memenuhi suatu kebutuhan.
Artinya sebuah proses bisa terdiri dari 1 aktivitas atau rangkaian dari 2 atau lebih aktivitas.

Cara sederhana mengidentifikasikan proses pada skala operasional adalah dengan berbasis
kepada output operasional yang dihasilkan. Output berupa dokumen laporan, form,
rekomendasi, dan surat bisa ditelusuri balik kepada proses-proses yang membangun dokumen
tersebut.Sedangkan proses pada skala yang lebih makro di organisasi biasanya dikenal sebagai
fungsi organisasi. Karena proses bisa terdiri dari sub-proses, aktivitas dan tugas pekerjaan
(task), maka proses pada tingkatan ini dapat dikatakan pula sebagai fungsi. Artinya fungsi
adalah kumpulan dari proses-proses yang memiliki keseragaraman. Contohnya terdapat fungsi
marketing, produksi, keuangan dan lain-lain.

Sangat penting bagi kita untuk memahami bahwa sistem biasanya memiliki struktur hierarki
yang memiliki penamaan yang mungkin berbeda. Ada proses, sub-proses, aktivitas, tugas,
fungsi, sub-fungsi, ad-hoc dll. Jangan memaksakan penamaan yang lebih anda kuasai jika anda
tidak memiliki pengaruh yang cukup untuk melakukannya. Yang penting kita bisa mengatahui
hierarki dari sistem tersebut.

Bersamaan dengan pengumpulan komponen berupa proses atau fungsi, maka kita juga mencari
apakah ada keterkaitan antara setiap komponen dengan yang komponen lainnya. Kita bisa
menemukan proses atau fungsi baru ketika menelusuri keterkaitan ini.

Orientasi pemilihan proses dan tingkatan analisa yang dilakukan dalam langkah adalah
tergantung dari definisi permasalahan yang telah dilakukan pada langkah sebelumnya. Misalnya
output utama yang dibutuhkan dalam definisi permasalahan menjadi basis dalam menentukan
komponen proses mana yang harus dianalisa dan dilakukan. Jika ternyata cukup banyak proses
penting yang diidentifikasikan maka analisa bisa dibagi berdasarkan output antara yang
membangun output akhir. Pembagian lainnya bisa berdasarkan pengelompokan berbasis lokasi,
fungsi atau topik.

Jika hal ini terjadi, maka penamaan dan penomoran proses menjadi penting. Gunakan
penamaan yang mirip penamaan hiearki klasifikasi bertingkat dalam identifikasi biologi yang
memiliki struktur species, genus, family, order dan seterusnya. Gunakan penomoran angka
Arab yang terdiri atas sub-struktur angka yang dibatasi oleh titik (1, 1.1, 1.1.2, 2.1 dsb). Anda
juga bisa mengkombinasikan antara kode huruf dan angka, misalanya KU-1.1, MAR-2.1.1 dst.

86
 Tabel 6.6 Tabel Peta Saat Ini

Bagaimana hal ini Kriteria

Komponen Proses Utama Bagaimana Kinerjanya
dilakukan Penilaian

1. -----------------

2. -----------------

3. ----------------

Bagaimana hal ini Kriteria

Hubungan antar Komponen Bagaimana Kinerjanya
dilakukan Penilaian

1  2 …….

1  3 …….

3  2 …….

3  1 …….

Jika komponen dan interkoneksinya telah ditemukan, maka dilakukan penilaian tentang
kualitas dari komponen maupuan interkoneksinya. Dalam organisasi kualitas interkoneksi
komponen biasanya dapat dilihat pada disposisi/inter-office memo, jumlah dan notulensi rapat,
korespondensi antar personel yang dihubungkan dengan kualitas output.

Untuk merekapitulasi langkah ini, maka kita dapat menyusun sebuah tabel seperti pada Tabel
6.6. Secara umum tabel ini adalah tabel tahapan pertama analisa biasa (identifikasi komponen)
namun yang membedakan adalah adanya bagian tabel yang menganalisa khusus hubungan
antar komponen. Hubungan dalam organisasi bisa dilihat secara nyata maupun tidak nyat,
karena bisa berupa pertemuan, perintah tertulis (disposisi) atau lisan, laporan rutin atau non-
rutin, komunikasi informal dan lain-lain. Kolom kedua berisi tentang bagaimana hal ini
dilakukan yaitu deskripsi lebih detail dari nama komponen.

Kriteria penilaian merupakan apakah organisasi memiliki kriteria untuk menilai kualitas
komponen tadi jika iya apa penilaiannya, kapan dan bagaimana menilainya. Bagaimana
kinerjanya merupakan evaluasi apakah komponen atau hubungan komponen ini telah sanggup
bekerja sebagaimana mestinya didalam sistem saat ini.

87
6.2.2.1 Output, Proses dan Input dalam Langkah 2
Tabel 6.7 merupakan daftar output yang dihasilkan, proses yang dilakukan serta input yang
dibutuhkan dalam langkah ini

Tabel 6.7 Output, Proses dan Input dalam Langkah 2

Komponen Deskripsi Alat Bantu

Output  Daftar Proses dan Fungsi Utama yang saling
berhubungan
Proses  Identifikasi Proses Utama berbasis kepada
Output yang menjadi perhatian problem
owner dengan memperimtbangkan para
stakeholders
 Identifikasi Input yang dibutuhkan oleh
setiap proses utama
 Identifikasi interkoneksi yang terjadi antar
proses utama
 Penilaian kualitas komponen proses utama
dan kualitas interkoneksinya
 Tabel Matriks
 DeBATIK
 Prinsip Iteratif 4F
 Grafik dan Peta Process
 5M (Man, Machine, Money,
Material, dan Methods)
 Interrelationship Diagram
 Alat Bantu Kuantitatif: Pareto
Diagram, Histogram, Control Chart,
Regression, Design of Experiment
 Nominal Group Technique (NGT)

Input  Output Proses Terdahulu (Deskripsi Definisi  Dokumen Proses Terdahulu

Masalah)
 Wawancara, Survei
 Analisa Dokumen Organisasi (laporan,
rencana strategis, dll)

6.2.3 LANGKAH 3: BANGUN KONDISI IDEAL DAN PETAKAN GAP DENGAN KONDISI SAAT
INI
Pada bab sebelumnya, masalah dapat didefinisikan sebagai terjadinya perbedaan antara apa
yang diinginkan dan apa yang telah didapatkan. Masalah berarti juga dapat dipandang sebagai
perbedaan antara kondisi yang ideal dan kondisi yang kita saat ini. Berdasarkan definisi ini,
maka pemecahan masalah dimulai dari analisa kesenjangan (gap analysis).

Sebuah proses gap analysis berarti terdiri dari,

 Deskripsikan kondisi ideal yang diinginkan, dengan membayangkan apa saja komponen
proses yang harus ada dan bagaimana mekanisme interaksi antar komponen dalam
sistem yang ideal (ini merupakan ciri sistem: berfungsi secara utuh - Ciri Holistik).
Analisa ideal ini tentunya harus tetap mempertimbangkan berbagai macam konteks
dimana sistem mungkin bisa berada – batasan dinamis. Contohnya terkadang sebuah
sistem memiliki tugas jangka pendek namun juga memiliki tugas jangka menengah dan
panjang yang akan tergantung dari pelaksanaan tugas jangka pendek ini.
 Tentukan apakah komponen-komponen yang ideal ini ada didalam sistem ada kondisi
saat ini? Jika tidak kenapa? Jika Iya apakah bekerja sesuai dengan harapan anda?
 Tentukan apakah hubungan komponen yang penting ini ada didalam sistem ada kondisi
saat ini? Jika tidak kenapa? Jika Iya apakah bekerja sesuai dengan harapan anda?

88
  Lakukan analisa kesenjangan dengan membandingkan ciri-ciri sistem ideal dan kondisi
saat ini, untuk mengidentifikasikan kemunkinan aktivitas perbaikan yang akan
mengurangi kesenjangan. Refleksikan dengan struktur umpan balik dari masalah.
Tabel 6.8 Tabel Peta Gap

Ada/tidak
Komponen Bagaimana Analisa
dalam Kriteria Bagaiman Komentar/Ide
Proses hal ini Akar
situasi Penilaian Kinerjanya Perbaikan
Utama dilakukan Masalah
nyata
1. ---------------
2. ---------------
3. ---------------
Hubungan
antar
Komponen
1  2 …….
1  3 …….
3  2 …….
3  1 …….

Contoh Tabel yang telah diisi dapat dilihat pada Tabel 6.9.

Tabel 6.9 Contoh Isian Tabel Peta Gap

Komponen Ada? Bagaimana Apa ukuran Bagaimana Apa Akar Ide Perbaikan?
Caranya? kualitas dari Kinerjanya? Masalahnya
Cara?
1. Evaluasi Ada Setiap Tahun, Index Pasar Tidak terlalu Kekurangan Perbaiki dengan
Pasar Benchmarking baik data valid membeli data atau
menambah tim
survei pasar
2. Membuat Ada Setiap tahun, Kepuasan Secara umum
Standar Survey Pelanggan dapat diterima
Internal kepuasan
Layanan pelanggan,
Ghost
customer,
Komparasi
dengan
kompetitor
3. Menjaga Tidak Perlu dilakukan
hubungan dengan menyusun
dengan tim kerja khusus
pelanggan
(CRM)
Hubungan

12 Ada Informasi Notulensi Tidak terlalu Rapat tidak Diperbaiki dengan
diberikan Rapat dan baik terstruktur menyusun SOP
melalui laporan penerimaan Email groups Rapat dan
X, Pertemuan disposisi tidak ada memonitor email
Rutin setiap 3 groups
bulan antara 2
tim

89
6.2.3.1 Output, Proses dan Input dalam Langkah 3
Tabel 6.10 merupakan daftar output yang dihasilkan, proses yang dilakukan serta input yang
dibutuhkan dalam langkah ini

Tabel 6.10 Output, Proses dan Input dalam Langkah 3

Komponen Deskripsi Alat Bantu

Output  Tabel Komponen Proses Utama dan  Rencana Gannt Chart
Saringan Aktivitas Perbaikan yang harus  Tabel Analisa Gap
diperhatikan
Proses  Mendeskripsikan kondisi ideal yang  Fishbone Diagram (Root Cause
diinginkan Analysis)
 Menganalisa kondisi saat ini dengan  DeBATIK
membandingkan dengan kondisi ideal  Prinsip Iteratif 4F
 Memetakan gap komponen maupun  Benchmarking
konektivitas komponen yang terjadi  FMEA (Failure Mode and Effect
Analysis)
Input  Output Proses Terdahulu (Daftar Proses  Tabel Analisa Gap
Penting)

6.2.4 LANGKAH 4: SUSUN DAN LAKSANAKAN RENCANA PERBAIKAN

Langkah ini melakukan 2 hal untuk menuju kondisi ideal, yaitu perbaikan komponen yang ada
tetapi kurang bekerja maksimal dan pengembangan baru komponen yang tidak ada. Jangan
lupakan untuk berfokus pula kepada perbaikan struktur sistem selain quick fix.

6.2.4.1 Output, Proses dan Input dalam Langkah 4

Tabel 6.11 merupakan daftar output yang dihasilkan, proses yang dilakukan serta input yang
dibutuhkan dalam langkah ini

Tabel 6.11 Output, Proses dan Input dalam Langkah 4

Komponen Deskripsi Alat Bantu

Output  Rencana Perbaikan  Gantt Chart
 Laporan Abnormalitas
 Laporan Perbaikan yang dilaksanakan
Proses  Setiap komponen proses bisa dijabarkan  PDPC (Process Decision Program
Input Proses dan Outputnya untuk Chart)
mendapatkan berbagai aktivitas atau sub-  Arrow Diagram (PERT/CPM)
aktivitas perbaikan yang ingin dilakukan  Tree Diagram
(jika dibutuhkan)  Matriks Diagram
 Penentuan Aktivitas, Sub-aktivitas dan  FlowChart
indikator proses/output perbaikan.  Check Sheet
 Seandainya terjadi kondisi diluar dugaan
(abnormal) baik yang positif (lebih baik dari
target) atau yang negatif (tidak mencapau
target) maka perlu disusun laporan
abnormalitas
Input  Analisa Gap dari Langkah sebelumnya  Tabel Komponen Proses Utama dan

90
  Dokumen langkah-langkah sebelumnya Saringan Aktivitas Perbaikan yang
harus diperhatikan

6.2.5 LANGKAH 5: MONITOR DAN STANDARISASI PERBAIKAN

Langkah ini pada dasarnya adalah untuk mendapatkan ide perbaikan pada siklus berikutnya
dan mendapatkan standard baru untuk menjaga apa yang telah dilakukan. Langkah ini
melakukan evaluasi dalam interval tertentu untuk mendapatkan umpan balik dari perbaikan,
dan lakukan modifikasi aktivitas jika perlu. Proses evaluasi ini tidak diperkenankan untuk
langsung berujung kepada pembatalan siklus yang sedang berlangsung. Sebaiknya selesaikan
satu siklus supaya proses umpan balik berjalan dengan lengkap dan terdokumentasi dengan
baik sebelum melakukan siklus berikutnya.

Jika seluruh rencana perbaikan telah dilaksanakan, untuk memastikan bahwa tidak terjadi
penurunan alamiah terhadap hasil yang didapat maka dibutuhkan standarisasi hasil yang telah
didapat. Ini bisa berupa perubahan dalam prosedur, regulasi organisasi, deskripsi kerja
karyawan, modul pelatihan, kriteria rekruitmen atau hal lainnya. Jika proses revisi dilakkan,
jangan lupa mencantumkan alasan kenapa revisi dilakukan sehingga dapat dimengerti oleh
anggota organisasi lainnya di masa yang akan datang.

6.2.5.1 Output, Proses dan Input dalam Langkah 5

Tabel 6.12 merupakan daftar output yang dihasilkan, proses yang dilakukan serta input yang
dibutuhkan dalam langkah ini

Tabel 6.12 Output, Proses dan Input dalam Langkah 5

Komponen Deskripsi Alat Bantu

Output  Laporan Perbaikan  Check Sheet/Forms
 Prosedur, Regulasi, Modul Pelatihan atau  Flow chart
Deksripsi Kerja komponen sistem organisasi
lainnya
 Rekomendasi Perbaikan Sistem Berikutnya
Proses  Secara periodik maksimal 2 minggu sekali  Check Sheet
melakukan pertemuan untuk membahas  Six Sigma Storyboard
 Control Chart
 Standard Prosedur Operasional
 Deskripsi Kerja
 Rencana Penilaian Kinerja
Input  Dokumen dari langkah sebelumnya  Rencana Perbaikan
 Dokumen langkah-langkah sebelumnya  Laporan Abnormalitas
 Laporan Perbaikan yang
dilaksanakan

6.3 BAHAN BACAAN

Arthur, J. (2011). Lean six sigma demystified. New York, McGraw-Hill.

91
DeCarlo, N. and Breakthrough Management Group. (2007). The complete idiot's guide to lean
six sigma. Indianapolis, IN, Alpha Books.
Deming, W. E. (1982). Quality, productivity, and competitive position. Cambridge, MA,
Massachusetts Institute of Technology, Center for Advanced Engineering Study.
Deming, W. E. (2013). The essential Deming : leadership principles from the father of total
quality management. New York, McGraw-Hill.
George, M. L. (2005). The lean Six Sigma pocket toolbook : a quick reference guide to nearly 100
tools for improving process quality, speed, and complexity. New York ; London,
McGraw-Hill.
Hosotani, K. (February 2004). The QC Problem Solving Approach: Solving Workplace Problems
the Japanese Way. Tokyo, Japan, 3A Corporation.
Pande, P. S., R. P. Neuman, et al. (2002). The Six Sigma way team fieldbook : an
implementation guide for project improvement teams. New York, McGraw-Hill.
Senge, P. M. (1994). The Fifth Discipline Fieldbook: Strategies and Tools for Building a Learning
Organization. New York, Currency, Doubleday.
Tague, N. R. (2005). The quality toolbox. Milwaukee, Wis., ASQ Quality Press.
Watanabe, K. (2009). Problem solving 101 : a simple book for smart people. New York,
Portfolio.

92
7. DUKUNGAN KUANTITATIF DALAM BERPIKIR SISTEM
Secara tidak langsung, pemahaman masalah yang lebih baik melalui berpikir sistem akan
menuju ke pengambilan keputusan yang lebih baik. Tidak langsung karena tujuan awal berpikir
sistem adalah bukan untuk menunjukkan yang terbaik, namun hanya untuk menunjukkan
kekuatan dan kelemahan dari pilihan-pilihan yang ada. Dalam permasalahan yang kompleks
dan terlihat berantakan (chaotic) akan sulit mengatakan adanya solusi yang terbaik dalam
berbagi macam dimensi yang harus dipertimbangkan.

Misalnya sebuah solusi yang baik secara jangka pendek, ternyata bisa berakibat negatif secara
jangka panjang, apakah berarti ini solusi terbaik? Solusi yang dilakukan di daerah kita, ternyata
menimbulkan dampak negatif ke tetangga kita, apakah berarti ini juga solusi terbaik?

Pada akhirnya setiap solusi terbaik dapat dilihat sebagai sebuah solusi yang akan kita pilih
setelah kita mempertimbangkan seluruh dampak negatif yang harus dikurangi dan mampu
memperkuat dampak positifnya.

Namun, sering dalam mengambil keputusan, kita ingin mendapatkan dukungan yang lebih
bersifat kuantitatif, selain yang bersifat kualitatif. Dukungan ini bisa berupa pengolahan data
kuantitatif sedemikian rupa sehingga membantu satu aspek dalam pengambilan keputusan
misalnya penggunaan statistik. Dukungan lainnya adalah sebuah model kuantitatif yang
merupakan representatif kuantitatif dari model mental kita atau kelompok kita. Model ini
dianggap lebih komprehensif dalam memetakan permasalahan secara keseluruhan karena
mampu diuji secara terbuka, dilihat didiskusikan bersama-sama dan tidak hanya di otak kita.
Pendekatan penyusunan model kuantitatif seperti ini disebut pula sebagai pendekatan
pemodelan sistem.

Dukungan kuantitatif ini juga didorong oleh peningkatan kemampuan komputasi yang
meningkat dengan sangat cepat pada dekade terakhir. Kemampuan komputasi dalam sebuah
perangkat jinjing (notebook atau tablet) saat ini adalah serupa dengan kemampuan komputasi
sebuah perangkat seluas lapangan volley pada 2 dekade lalu. Saat ini bahkan kemampuan
komputasi perangkat genggam (mobile/HP) adalah setara dengan perangkat jinjing satu dekade
lalu. Pemodelan kuantitatif, yang banyak memakan daya komputasi untuk perhitungan
matematis dan tampilan, sekarang bisa dilakukan pada perangkat komputer di atas meja kita.

7.1 PEMODELAN SISTEM

7.1.1 ARTI PEMODELAN SISTEM
Sistem dalam ruang lingkup pemodelan sistem didefinisikan sebagai sistem riil (nyata), yaitu
obyek dunia nyata yang akan dimodelkan.

Sistem didefinisikan sebagai

sebuah entitas obyek dengan tujuan tertentu yang komponennya berinteraksi dalam sebuah
pola terstruktur sehingga memiliki sebuah ciri utuh yang bisa berbeda dengan hanya
penjumlahan komponennya

93
Penggunaan kata sistem diberikan karena dalam proses pemodelan kita harus mampu memecah
obyek menjadi komponennya, mencari fungsi dan hubungan antar komponen, dan
mendefinisikan tujuan hubungan. Beberapa proses yang berhubungan erat dengan definisi
sistem di atas.

Model adalah sebuah representasi dari sistem yang memiliki sebagian besar atau beberapa
karakteristik dari sistem aslinya. Sebuah model pasti tidak selengkap sistem, karena jika sebuah
model selengkap sistem, maka model tersebut adalah sistem sesungguhnya. Pengertian ini
penting kita ingat ketika kita akan melakukan verifikasi dan validasi dari sistem ini nantinya.

Pemodelan Sistem adalah sebuah proses untuk menyusun sebuah model dari sistem nyata.
Pemodelan harus mengikuti metodologi dan kaidah-kaidah tertentu, karena hasil model akan
menjadi basis pengambilan keputusan pada dunia nyata. Sebuah model yang salah akan
memberikan dukungan pengambilan keputusan yang salah sehingga beresiko tinggi untuk
menghasilkan keputusan yang salah.

Simulasi Sistem adalah ketika model diujicoba di dalam sebuah situasi yang mirip dengan dunia
nyata hasil dari alternatif keputusan yang diambil. Simulasi juga memiliki kaidah-kaidah
tertentu karena hasil dari simulasi juga menjadi basis pengambilan keputusan pada dunia
nyata. Ini karena asumsi dasar bahwa hasil simulasi dari sebuah model dunia nyata, akan sama
dengan hasil pada dunia nyata pada keputusan yang sama.

7.1.2 RUANG LINGKUP PEMODELAN SISTEM

Dalam pencarian pengambilan keputusan terbaik maka pemodelan sistem dapat dibagi menjadi
dua dukungan: langsung atau tidak langsung. Dukungan langsung berarti pemodelan sistem
dilakukan untuk mendapatkan hasil terbaik, sedangkan dukungan tidak langsung berbarti
pemodelan sistem memberikan pemahaman yang lebih baik kepada permasalahan kompleks
sehingga suatu keputusan optimal dapat dipilih. Kalau gitu kenapa kok dibedakan? Bukankah
dukungan secara langsung pasti lebih dapat diterima daripada tidak langsung?

Pertama, tidak semua permasalahan dapat dengan mudah didefinisikan untuk dicari solusinya
secara langsung. Permasalahan kompleks terkadang menimbukan pertentangan yang keras
antara berbagai tujuan sehingga mustahil didapatkan solusi terbaik. Kedua, tidak semua
permasalahan dapat dengan benar dapat dimodelkan akibat keterbatasan data yang tersedia
atau kemampuan pemodelannya. Model adalah representasi dari sistem, sehingga proses
merepresentasikannya akan tergantung dari data dan asumsi yang diberikan dalam memnyusun
model. Modeler bisa saja salah mengolah data atau menambahkan asumsi sehingga walaupun
mendapatkan hasil yang terbaik, tapi apakah ini benar-benar terbaik? Atau terbaik dalam data
dan asumsi yang tersedia?

Ketiga, terkadang terdapat sistem yang berubah sangat drastis sehingga data-data lampau
sebenarnya tidak lagi relevan untuk dijadikan patokan untuk melakukan analisa. Sebagian besar
pendekatan dalam dukungan langsung menggunakan pergerakan khas data lampau untuk
memprediksi pergerakan data di masa depan. Tentunya ketika perubahan sistem bersifat
struktural maka bukan hanya pergerakan data yang penting namun struktur hubungan data
menjadi lebih relevan untuk melakukan prediksi masa depan.

94
Ketiga limitasi diataslah yang membuat kedua jenis dukungan tetap dibutuhkan. Dukungan
langsung sering dikenal sebagai pendekatan optimasi, sedangkan dukungan tidak langsung
dikenal sebagai pendekatan simulasi. Dimana setiap pendekatan memiliki berbagai metode dan
caranya masing-masing, seperti yang ditunjukkan pada Tabel 7.1.

Tabel 7.1 Karakteristik dan Metode pada Dua Pendekatan Pemodelan Sistem

Pendekatan Karakteristik Metode Pemodelan

Optimasi  Problem yang terdefinisi dengan
(Apa yang Terbaik) baik
 Prediksi Jangka Pendek
 Statik (berupa gambar)
 Operasional
 Fokus kepada Komponen Sistem
Simulasi  Problem Kompleks Multi-dimensi
(What-If, Trade Off)  Prediksi Jangka Menengah ke
Panjang
 Dinamis (berupa film)
 Strategis dan Operasional
 Fokus kepada interdependensi dari
Komponen Sistem
 Programa Matematis
 Optimasi Heuristik
 Optimasi Meta-Heuristik: (Genetic
Algorithm, Tabu Search, Simulated
Annealing, Ant Colony
Optimization, Neural Network)
 Model Finansial
 Pemodelan Diskrit berbasis Aliran
(Flow Based Discrete Event
Modeling)
 Pemodelan Diskrit berorientasi
Obyek (Object Oriented Discrete
Event Modeling )
 Pemodelan Kontinu (Continuous
Event Modeling)
 Pemodelan berbasis Agen (Agent
Based Modeling)
 Pemodelan Sistem Dinamis (System
Dynamics Modeling)

7.1.3 OPTIMASI
Pendekatan optimasi merupakan pendekatan klasik dalam dukungan kuantitatif berpikir
sistem. Bertumpu kepada konsep Input-Proses-Output-Umpan Balik, maka dalam optimasi
memiliki konsep variabel eksogen dan endogen. Variabel eksogen adalah variabel yang tidak
dipengaruhi oleh kalkulasi yang terjadi di dalam model. Sebagai variabel maka perubahan yang
terjadi dianggap tidak bisa dijelaskan dan tidak berasal dari dalam model. Perlu diingat, bahwa
variabel adalah data yang nilainya berubah, sedangkan konstanta adalah data yang nilainya
tidak berubah. Variabel endogen adalah variabel yang berubah akibat kalkulasi yang terjadi di
dalam model. Perubahan ini biasanya didorong oleh adanya perubahan variabel eksogen yang
menjadi input atau constraint (pembatas) dalam model yang disusun. Komponen-komponen
dalam optimasi, seperti: jenis variabel, konstanta pembatas, output dan input serta proses-
proses yang harus dibuat persamaannya, menuntut pendefinisian yang jelas dari problemnya.

Pendefinisian yang jelas dari komponen biasanya didapatkan pada permasalahan yang bersifat
operasional. Permasalahan operasional masih mengandung banyak sekali komponen kuantitatif
dibanginkan permasalahan strategis. Mirip dengan 7 tools dan 7 new tools dalam manajemen
kualitas, 7 new tools sering disebut 7 management tools, karena lebih cocok digunakan pada
tingkatan strategis dimana permasalahan lebih bersifat kualitatif dan lebih sering harus dimulai
pada pendefinisian masalah.

95
Kebutuhan tinggi terhadap data historis sebagai basis dalam menentukan pola prediksi hasil
dari model membuat pendekatan optimasi hanya cocok dilakukan untuk prediksi jangka
pendek. Sensitivitas terhadap data historis yang diinput membuat gangguan eksogen terjadi
diluar dari “kebiasaan” data historisnya maka output yang dihasilkan tidak berbeda banyak
karena model tidak memiliki memori tentang bagaimana seharusnya hasil tersebut didapatkan.

Pendekatan optimasi mencakup berbagai pendekatan seperti programa matematis, heuristik

dan meta-heuristik. Model programa matematis menyusun kumpulan persamaan matematis
dari variabel dan konstanta yang diambil dari topik permasalah sedemikian rupa sehingga
tujuan, syarat, kondisi dan batasan terakomodir dalam programa tersebut. Persamaan yang
disusun biasanya terdapat sebuah fungsi tujuan dengan fungsi-fungsi batasan. Bentuk
persamaan ini bisa berupa programa linier, programa integer, programa non-linear, programa
stokastik dan lain-lain. Penentuan programa yang tepat bisa tergantung dari karakteristik
permasalahan, yang dibahas kemudian.

Pendekatan heuristik adalah pendekatan berbasis kepada “pengalaman” sebagai penyelesaian

masalah. Kata heuristik sendiri berarti aturan ibu jari (rule of thumb), berati sebuah perkiraan
cerdas (educated guess), penilaian berbasis intuisi atau hanya masuk akal. Aturan ibu jari
menunjukkan aplikasi penyelesaian yang tidak akurat dan handal untuk semua situasi masalah,
karena intuisi bisa berubah bahkan masuk akal bisa berubah (ingat ada masa manusia berpikir
bahwa dunia tidak bulat).

Pendekatan meta-heuristik menggunakan konsep “pengalaman” pada heuristik dengan

menyeleksi pengalaman-pengalaman penyelesaian masalah sebelumnya sehingga didapatkan
pengalaman solusi terbaik. Sebuah prosedur internal disusun untuk melakukan dugaan awal
kemudian melakukan iterasi berikutnya sehingga mendapatkan peningkatan kualitas solusi
sehingga didapatkan solusi terbaik. Dengan bantuan kecepatan komputasi komputer yang kian
terjangkai, meta-heuristik mampu menghasilkan solusi yang mendekati optimal dengan waktu
yang lebih masuk akal5.

Dasar pengalaman inilah yang membuat pendekatan meta-heuristik akhirnya berpaling kepada
fenomena alam yang timbul untuk memproses pengalaman, terutama di dunia biologi, seperti
Genetic Algorithm, Ant Colony Optimization, dan Neural Network. Sedangkan fenomena non-
biologis adalah tabu search dan simulated annealing.

Algoritma algoritma genetik (genetic algorithm) menggunakan analogi dari proses seleksi
penurunan ciri genetis berbasis keturunan dan seleksi alam yang terjadi pada proses evolusi
makhluk hidup. Dalam model optimasi, beberapa kelompok solusi dikeluarkan secara acak yang
direpresentasikan sebagai rangkaian karakter yang mirip dengan rangkaian genetis DNA

5Di laboratorium SEMS TIUI, pernah dilakukan penelitian untuk mendapatkan programa meta-heuristik
untuk mendapatkan sebuah solusi dari puluhan data set internasional yang digunakan sebagai basis
komparasi untuk mendapatkan solusi terbaik dengan cara tercepat lebih baik dari program lain yang
pernah ada. Dibutuhkan 20 komputer workstation kecepatan tinggi yang bekerja hampir 20 jam untuk
mendapatkan hasil yang dapat dipublikasikan secara ilmiah. Setiap workstation menguji satu data sets.
Proses penelitian berlangsung selama 6 minggu, tanpa henti. Bayangkan jika kecepatan komputernya
adalah 10 tahun yang lalu.

96
makhluk hidup. Setiap karakter dalam rangkaian merepresentasikan satu atau beberapa aspek
dari solusi. Iterasi dilakukan untuk mendapatkan rangkaian terkuat yang bisa menjadi “orang
tua” pada iterasi berikutnya, serta melemahkan rangkaian lainnya. Iterasi berlanjut sehingga
didapatkan secara terus-menerus rangkaian genetik yang terkuat sehingga kemungkinan
mendapatkan solusi terbaik semakin tinggi.

Algoritma koloni semut (ant colony pptimization) menggunakan konsep adanya zat yang kasat
mata yang ditinggalkan oleh seekor semut untuk menandai jalur yang telah dilewatinya, zat ini
disebut feromon. Feromon ini berumur pendek dan menghilang seiring dengan waktu. Itulah
mengapa jika anda memotong sebuah jalur semut dengan menggoreskan garis imajiner dalam
jalur mereka, semut yang berikutnya akan disorientasi karena feromon lebih cepat lenyap akibat
jari anda. Jika seekor semut menemukan tempat gula anda yang tidak tertutup rapat, maka
dalam waktu tidak lama, ada barisan semut berjalan menuju tempat gula tersebut. Yang lucu
terkadang adalah barisan tersebut biasanya tidak lurus, paling tidak pada saat awal, dan bisa
terdiri dari berbagai barisan. Barisan cukup lurus baru terjadi setelah proses bolak-balik yang
cukup lama dari semut untuk membawa butiran gula, terutama ketika ada semut yang
menemukan jalur yang lebih pende. Apa yang terjadi? Jalur yang lebih lurus memiliki jarak
terdekat, sehingga secara kumulatif lebih banyak semut yang melewati jalur tersebut. Akibatnya
zat feromon lebih kuat daripada jalur lama, sehingga semut berikutnya lebih mengikut jalur
yang lebih pendek.

Algoritma Jaringan Syaraf (neural network atau artificial neural network) terinspirasi tentang
bagaimana otak berubah dan berkembang dalam mengabsorpsi pengetahuan dan pengalaman
yang dia terima. Sel-sel otak melakukan konektivitas baru dan melupakan konektivitas yang
tidak dibutuhkan dalam menyimpan informasi.

Algoritma dan metode optimasi tergantung kepada karakteristik permasalahan yang ingin
dibantu diselesaikan, karakteristik ini mencakup,

 Apakah memiliki satu atau lebih tujuan

 Apakah kondisi analisa memiliki ketidakpastian yang harus dipertimbangkan?
 Berapa dan berapa lama periode analisa (satu periode atau multi periode)? Apakah
perlu ada jendela waktu yang berbeda karakteristiknya antar periode pada multi periode
(time windows)
 Kemampuan komputasi (seberapa cepat dan kuat komputer anda). Programa integer
biasanya membutuhkan kemampuan komputasi yang tinggi. Jika dimungkinkan
melakukan komputasi paralel, seberapa banyak komputer yang dapat anda akses dan
bagaimana kecepatan konektivitas antar komputer. Kecepatan konektivitas penting
supaya tidak terjadi kelambatan akibat kemampuan berkomunikasi antar komputer
yang lebih rendah dari kemampuan komputasinya.

7.1.4 SIMULASI
Pendekatan simulasi sebagai sebuah pendekatan yang berfokus untuk mengetahui berbagai
kemungkinan hasil dari perubahan variabel penting secara serentak didalam model.

97
Simulasi didefinisikan merupakan serangkaian kejadian yang dirangkai sedemikian rupa
berbasis pada rangkaian kejadian yang terjadi di dunia nyata. Dalam sebuah aliran produksi
misanya, kejadian suatu stasiun kerja dipicu oleh datangnya material/barang setengah jadi dari
stasiun kerja sebelumnya, demikian pula seterusnya. Dalam simulasi ini disebut kejadian
simulasi (simulation event), yaitu perubahan yang dipicu oleh suatu kejadian.

Pemicu kejadian ini bisa dibagi menjadi dua besar, yaitu kejadian yang dijadwalkan (scheduled
events)-berbasis waktu dan kejadian akibat kondisi tertentu (condition events). Contoh aliran
produksi di atas adalah kejadian akibat kondisi tertentu, sedangkan kejadian akibat
penjadwalan mengacu kepada sebuah jadwal atau kuantitas per waktu selama selang waktu
tertentu.

Pemahaman terhadap kejadian simulasi ini membuat pendekatan simulasi dapat dibagi menjadi
dua bagian: kejadian diskrit dan kejadian kontinu. Kejadian kontinu membutuhkan perhatian
kepada setiap detail perubahan antara dua nilai, sedangkan kejadian diskrit tidak
membutuhkan perhatian yang sama, karena memang tidak ada perubahan yang bisa atau perlu
dilihat antara dua nilai. Artinya jika pada kejadian kontinu kita membelah di antara dua nilai
maka kita menemukan perbedaan nilai demikian pula pembelahan seterusnya. Pada kejadian
diskrit, pembelahan tidak memberikan perbedaan nilai yang perlu diperhatikan.

Sistem di dunia nyata juga memiliki 2 kondisi kejadian ini, sistem kontinu seperti aliran cairan
pada proses industri kimia atau pengaruh kebijakan yang memang bersifat kontinu. Analisa
kebijakan umumnya dikategorikan sebagai pemodelan kontinu, karena dampak dari kebijakan
setelah dikeluarkan akan mendorong secara terus menerus dalam lajur tertentu terjadinya
sebuah perubahan. Sistem diskrit adalah sistem produksi manufaktur, dimana kita tidak
mungkin menerima kaos setengah jadi, proses dilakukan setelah mendapatkan pemicu yang
bisa dihubungkan dengan kejadian lain (input dari output proses sebelumnya), dan sebagainya.

Pemodelan sistem dinamis merupakan bagian dari pemodelan sistem kontinu, karena
merepresentasikan sistem sebagai sebuah aliran yang mengisi sebuah stok dengan laju tertentu.

7.2 PENGANTAR PEMODELAN SISTEM DINAMIS

Pemodelan sistem dinamis adalah pemodelan struktur independensi dengan fokus aspek
endogen dari sebuah sistem untuk mendapatkan perilaku dinamis dalam rangka
pemahaman yang lebih baik dari permasalahan yang dihadapi dan/atau memperbaiki
perilaku dari sistem tersebut berbasis kepada dari sistem yang dianalisa. Paragraph
berikutnya akan membedah satu persatu dari definisi ini.

a) Struktur interdependensi dengan fokus aspek endogen

Sebagai pendukung berpikir sistem, maka syarat utama pemodelannya adalah kemampuan
untuk menggambarkan struktur interdependensi dari sebuah sistem. Untuk itulah aplikasi
komputer untuk pemodelan SD secara umum menggunakan antar muka berupa stock and flow
diagram (SFD) dalam menyusun modelnya. SFD merupakan representasi klasik sebuah model
dari sistem dengan menggambarkan sistem sebagai kombinasi antara stok dan aliran, walaupun
ada pula aplikasi yang menggunakan CLD sebagai antar mukanya. Kedua antar muka ini dipilih,
karena kemampuannya untuk menggambarkan struktur interdependensi dari sebuah sistem

98
tanpa harus berkutat dengan formulasi diferensial matematis yang sebenarnya berada
dibelakang layar dari antar muka tersebut. SFD akan dijelaskan lebih lanjut pada sub-bagian
berikutnya.

Fokus kepada aspek endogen merupakan ciri lain dari dari pemodelan SD, dimana perilaku dan
perubahan perilaku yang terjadi merupakan bagian dari interaksi antar variabel dalam internal
model, bukan hanya didorong oleh perubahan variabel eksternal. Bukan berarti model tidak
memiliki variabel eksternal atau independen, namun perubahan yang terjadi adalah respons
internal dari struktur internal sistemnya. Cara paling mudah apakah sebuah model berubah
karena aspek eksternal saja atau ada respons adalah diperhatikan apakah setelah perubahan
eksternal dihentikan (dibuat konstan) maka perilaku yang ditimbulkan juga konstan. Jika ini
yang terjadi maka model tersebut belum sepenuhnya model sistem dinamis.

b) Perilaku Dinamis
Kata dinamis menunjukkan atensi kepada kumpulan perubahan yang terjadi dalam selang
waktu tertentu. Kumpulan perubahan dalam selang waktu merupakan representasi dari
perilaku dari sebuah sistem. Jika anda ingin menilai apakah seseorang memiliki perilaku yang
baik, maka kesimpulan ini anda dapatkan setelah anda mengumpulkan berbagai kejadian
pertemuan dengan orang tersebut. Semua kejadian yang dikumpulkan akan memberikan kesan
baik yang anda dapatkan. Cara untuk menggambarkan perilaku ini adalah dengan
menggambarkan dalam sebuah grafik garis dengan sumbu X adalah dimensi waktu. Grafik ini
disebut behavior over time (BOT) yang pada sub bagian berikutnya akan dijelaskan lebih lanjut.

c) Pemahaman yang lebih baik

Tujuan pemodelan sistem dinamis (SD) memiliki salah satu atau keduanya dari pemahaman
sistem lebih baik dan perbaikan perilaku sistem. Pemahaman sistem lebih baik didapatkan dari
dua hal utama: proses pembuatan model sistem dinamisa dan simulasi dari model tersebut.

Proses pembuatan model memaksa modeler untuk mencari dan membedakan data, fakta dan
asumsi kemudian menyusunnya dalam ke dalam model. Dalam pencariannya, modeler bisa saja
menggunakan metode atau cara lain seperti statistik, analytical hierarchy process (AHP),
analytic network process (ANP), structural equation modeling (SEM), soft system
methodology (SSM) dan pendekatan lainnya, selama semua pendekatan ini harus dilakukan
dalam kerangka metodologi SD, menggunakan asumsi spesifik sebelum bisa diintegrasikan
dalam model SD.

Harus disadari bahwa penggunaan SD memiliki spektrum yang luas, dari penggunaan
matematis kuat dan sangat teknik ke penggambaran mental model dan sangat sosial. Didalam
pemodelan SD sendiri ada kubu yang sangat kuat meminta validasi hubungan maupun
matematis dari setiap konektivitas antar variabel dalam model, ada lagi kubu yang hanya
meminta validasi berupa konfirmasi dari nara sumbernya terhadap hasil model secara
keseluruhan. Jadi tergantung dari tujuan dari model itu sendiri dan biasanya ini berhubungan
langsung dengan untuk apa model dilakukan. Jika model lebih banyak dibutuhkan untuk
melakukan proyeksi dan peramalan, lebih aman jika aspek kuantitatif (hard) diperkuat. Namun

99
jika model dibutuhkan untuk melakukan eksplorasi permasalahan dan solusinya, maka
kombinasi seimbang antara variabel kuantitatif dan kualitatif (soft) bisa digunakan.

Namun bukan berarti pemodelan SD adalah pemodelan kualitatif, sebuah pandangan yang
sering diajukan tapi sebenarnya kurang tepat. Dalam perangkat lunak modern, proses
pemodelan sistem dinamis telah dipermudah dengan menggunakan SFD, sehingga terkesan
bahwa pendekatan pemodelan ini adalah pendekatan kualitatif. Namun pada akhirnya, semua
grafik SFD ini akan diterjemahkan sebagai persamaan diferensial kemudian dikalkulasi secara
matematis serentak untuk mendapatkan hasil yang didapatkan. Dalam proses penyusunan SD
memang dimungkinkan memasukkan aspek kualitatif, namun apsek kualitatif tetap harus di
estimasi nilainya secara logis.

Pada proses simulasi, maka kita mengubah satu atau beberapa variabel sekaligus untuk melihat
dampaknya terhadap perilaku sistem. Selain variabel, kita juga bisa mengubah aliran
interkoneksi, menambahkan variabel baru atau sub-struktur baru untuk melihat perubahan
perilaku dari sistem. Sama dengan konsep simulasi secara umumnya, karena kita dengan
mudah mengubah hampir semua variabel atau menambahkannya saat ini, maka kita akan
mendapatkan ledakan alternatif perubahan dalam model. Untuk itu dalam menyusun alternatif
perubahan, kita harus mengusung prinsip “plausible, not just possible”: yang bisa dilaksanakan,
bukan yang mungkin dilaksanakan. Prinsip ini akan membatasi jumlah perubahan yang
mungkin dilakukan.

Dalam melaksanakan simulasi, ada sebuah fenomena yang menjadi idaman dalam dunia SD,
yaitu counter-intuitive behavior (perilaku yang berlawanan dengan dugaan). Fenomena ini
adalah ketika simulasi memberikan hasil yang berlawanan dengan prediksi yang kita miliki.
Tidak hanya beda, atau diluar dugaan, namun hasilnya terbalik dari yang kita harapkan.
Fenomena ini dianggap berharga, karena menunjukkan bahwa mental model kita berbeda
dengan yang kita bayangkan, sehingga akan memulai proses refleksi diri untuk mengevaluasi
kembali mental model kita.

d) Dan atau Solusi Struktural untuk meningkatkan perilaku sistem

Tujuan lainnya adalah perbaikan struktural sistem untuk meningkatkan perilaku sistem. Tujuan
yang bersifat pemecahan masalah ini memang difokuskan untuk mencari solusi jangka panjang
yang biasanya hanya bisa didapatkan dengan melakukan modifikasi struktur sistem. Ini
memastikan bahwa solusi permasalahan bukanlah solusi jangka pendek atau quick-fix.
Perbaikan struktural hanya bisa didapatkan dari pemahaman yang dalam terhadap struktur
sistem, yang berarti mencakup tidak hanya mengubah variabel tetapi mengubah aliran
informasi, aliran material atau menambahkan komponen sistem baru untuk mendapatkan
perilaku yang lebih baik

Hasil yang menjadi patokan adalah perilaku dari sistem, bukan hanya hasil terakhir dari sistem.
Banyak pemodelan sistem dinamis yang menghasilkan prediksi akhir dari kondisi sistem,
misalnya beberapa indikator dari sistem pada 10 tahun kedepan. Di sistem dinamis, kita tidak
hanya berfokus kepada akhirnya, tapi ingin tahun bagaimana perilaku sistem dari tahun 1 ke 10.
Bisa saja terlihat membaik di saat akhir, namun sebenarnya ternyata ada kondisi yang lebih baik
pada tahun ke-5, sehingga bentuk perilakunya seperti kurva terbalik.

100
Penjelasan ke empat bagian definisi pemodelan sistem dinamis menunjukkan kecocokan
pendekatan pemodelan sistem dinamis dengan kebutuhan dukungan terhadap berpikir sistem.
Itulah sebabnya sering sekali topik pelatihan tentang berpikir sistem juga memasukkan unsur
pemodelan sistem dinamis, atau sebaliknya pelatihan sistem dinamis dianggap sebagai
representasi dari pelatihan berpikir sistem.

Jay W. Forrester dalam papernya di 1994 berjudul System Dynamics, Systems Thinking, and
Soft OR, memberikan pandangan bagaimana ketiga pendekatan ini saling mengisi dalam
perspektif sistem dinamis (Forrester, 1994). Dimulai dari penjabaran proses Sistem Dinamis
kedalam 6 langkah. dengan langkah pertama adalah mendeskripsikan sistem (konseptualisasi
model). Langkah pertama ini dipandang sebagai langkah terpenting dalam pengembangan
model sistem dinamis yang dapat dibantu oleh pendekatan berpikir sistem dan soft-OR. Namun
tanpa membangun model secara langsung dan melakukan simulasi terhadap model, maka
pemahaman terhadap sistem yang didapatkan tidak lengkap bahkan bisa saja salah. Hal ini
terjadi akibat ketidakadaan umpan balik yang biasanya didapatkan dalam menyusun model
sistem dinamis dan mensimulasikannya. Pendapat ini diperkuat oleh John D. Sterman, yang
dalam tulisannya mengkritik proses simplifikasi yang dilakukan dalam archetypes atau
pendekatan tanpa melakukan simulasi pemodelan

7.2.1 GRAFIK PERILAKU DALAM SELANG WAKTU – BEHAVIOR OVER TIME GRAPH
Jika kita menggambarkan perilaku umum orang yang bekerja dari jam 08.00 hingga pukul
16.00, dengan menilai konsentrasi yang bisa diberikan untuk bekerja dalam selang waktu
tersebut bagaimana polanya? Perhatikan Gambar 7-1, maka ada 3 kondisi yang bisa terjadi.

Gambar 7-1 Tiga Alternatif Grafik Perilaku Tingkat Konsentrasi Bekerja

Grafik (a) pada Gambar 7-1 adalah grafik yang secara umum terjadi pada kondisi umum, yaitu
konsentrasi yang memuncak setelah masuk kantor, kemudian seiring dengan beban pekerjaan
yang berlangsung konsentrasi akan turun, yang akan mencapai titik terdalam ketika makan
siang. Setelah makan siang dan istirahat maka konsentrasi meningkat kembali walaupun tidak
setinggi konsentrasi di pagi ke siang hari. Konsentrasi kemudian menurun kembali sehingga

101
jam pulang kantor pada sore hari. Sedikit meningkat setelah istirahat sore seandainya si
karyawan lembur tapi tidak signifikan.

Pola ini dapat dirasakan oleh semua orang, sehingga sering sekali rapat penting dilakukan pada
jam-jam ketika konsentrasi ini cukup tinggi, yaitu pagi ke siang hari. Grafik (b) dan (c) adalah
juga grafik konsentrasi pada kondisi yang berbeda, namun menunjukkan perilaku konsentrasi
karyawan, bisakah anda menduga kondisi apa ini?6

Pola inilah yang dicari dalam berpikir sistem, karena dua hal penting

 Memastikan kita tidak terjebak kedalam kejadian dan melupakan dimensi waktu serta
ruang.
 Kita harus mencari struktur yang bisa mengeluarkan perilaku tersebut. Pemahaman
terhadap struktur akan mendorong kita melakukan perubahan struktural yang memiliki
dampak yang lebih panjang dibandingkan perbaikan sementara.
Analisa grafik behavior overtime (BoT) ini bisa berfokus kepada satu variabel yang hanya
melihat satu jenis garis pola atau beberapa variabel dibandingkan sehingga didapatkan
beberapa jenis garis pola. Pada analisa beberapa variabel sekaligus, tujuan utamanya biasanya
adalah untuk membuktikan atau menganalisa apakah variabel-variabel yang kita bandingkan
memiliki hubungan kausalitas dan bagaimana bentuk dari hubungan tersebut. Hal ini bisa
dideduksi dari pola-pola gari yang didapatkan:

1. Satu Variabel
a. Linearitas vs Non-Linearitas
b. Perubahan: Tumbuh, Stagnan, Jatuh
c. Alternatif: Misalnya Perbedaan hasil antar Simulasi
2. Lebih dari Satu Variabel
a. Kovergensi atai Divergensi
b. Mengawali atau Mengikuti (Searah atau Berlawanan arah)
c. Paralel Searah atau Berlawanan Arah
d. Kombinasi dari ketiga hal diatas
Pola perilaku dilambangkan dengan grafik garis yang naik dan turun secara non-linear ini
adalah representasi dari perilaku dinamis. Padahal kita bisa menemukan pola yang sama pada
ketinggian air didalam sebuah bak mandi yang memiliki keran air dan pipa buangan air. Air
yang masuk dari keran akan meningkatkan ketinggian air di bak mandi beriringan dengan
berjalannya waktu, air yang dikeluarkan akan mengurangi ketinggian air beriringan dengan
berjalannya waktu. Sehingga sistem dinamis akhirnya memandang bahwa dinamika perilaku
yang terjadi dalam sistem adalah akibat dari prinsip akumulasi. Prinsip akumulasi adalah
prinsip yang menyakini bahwa semua dinamika perilaku terjadi karena adanya aliran yang
terakumulasi dalam stok. Inilah yang menyebabkan bentuk grafik aliran dan stok adalah dalam
menggambarkan struktur sebuah sistem adalah cara yang paling sesuai dalam sistem dinamis.

6Grafik (b) adalah kerja pada Jum’at di Indonesia, terutama daerah Jawa, sedangkan Grafik (c) adalah di
kondisi (b) namun pada masa bulan Puasa.

102
Hal ini pula yang membuat sebagian besar perangkat lunak sistem dinamis menggunakan apa
yang disebut Stock and Flow Diagram (SFD) seperti sudah dijelaskan sebelumnya.

7.2.2 STOCK AND FLOW DIAGRAM (SFD) – DIAGRAM STOK DAN ALIRAN
Stock and Flow Diagram atau SFD, dapat diterjemahkan sebagai Diagram Stok dan Aliran,
merupakan cara merepresentasikan sebuah sistem dengan menggunakan dua komponen utama
yaitu stok dan aliran yang mempengaruhi stok tersebut. Dalam penggambaran SFD, secara
global ketentuannya adalah aliran mengalir dari kiri ke kanan. Berbeda dengan CLD, dalam SFD
langsung dibedakan mana variabel yang stok, laju aliran dan pendukung (auxiliary).
Pendukung bisa berbentuk persamaan-persamaan yang merupakan kombinasi dari berbagai
variabel, bisa berbentuk data sets, matriks, grafik perilaku dan sebagainya.

Sistem nyata yang paling mudah direpresentasikan oleh SFD adalah model bak mandi. Jika kita
ingin mandi dengan berendam di bak mandi maka kita membuka keran yang mengisi air. Maka
keran adalah pengatur aliran air sedangkan bak mandi adalah stok tempat menyimpan air. Dari
mana air berasal apakah air tanah, air PDAM atau lainnya tidak menjadi perhatian kita. Itulah
mengapa diberikan simbol awan, artinya sebuah sistem lain diluar dari batasan sistem yang
sedang kita analisa. Kita hanya mengasumsikan bahwa pasokannya tidak akan berkurang atau
berhenti ketika air dibutuhkan. Ilustrasinya dapat dilihat pada Gambar 7-2.

Gambar 7-2 Representasi Pengisian Bak Mandi dengan SFD

Namun Gambar 7-2 tidak lah lengkap karena pada bak mandi tentunya memiliki mekanisme
untuk membuang air seandainya kita selesai mandi atau terlalu tinggi, sehingga komponen
sistem ini juga perlu dilambangkan dan ditambahkan seperti pada Gambar 7-3. Akhirnya model
kita telah lengkap bukan? Namun dimana letak manusianya yaa? Siapa yang akhirnya mengatur
keran air maupun buangan air supaya bak mandi tidak kepenuhan atau kurang airnya?
Berdasarkan apa kontrol ini dilakukan? Ini karena fokus kita dalam menganalisa sistem masih
dalam komponen yang nyata, padahal pasti ada komponen tidak nyatanya yaitu informasi.

103
 Gambar 7-3 Representasi Pengisian Bak Mandi dengan SFD dengan mempertimbangkan
Outflow

Modifikasi terhadap representasi sistem awal dapat dilakukan dengan menambahkan unsur
umpan balik informasi seperti yang diilustrasikan pada Gambar 7-4. Ketinggian air dalam bak
mandi menjadi titik referensi kita dalam mengambil keputusan apakah akan membuka atau
menutup keran atau membuka atau menutup buangan air di dalam bak mandi. Kedua hal ini
dilambangkan dengan garis panah informasi dari kotak stok ke dua aliran masuk dan keluar.

Gambar 7-4 Representasi SFD Bak Mandi yang Lengkap dengan Memasukkan Aliran Non -
Material (Aliran Informasi)

Ini tidak berarti bahwa apa yang dilambangkan kedalam aliran stok hanyalah komponen sistem
yang terlihat saja. Kepercayaan misalnya, sebuah komponen sistem tidak terlihat yang bisa
dilambangkan dengan stok, karena kepercayaan dapat dibangun atau dikurangi dengan
berbagai kejadian.

104
Penggambaran model SFD mampu untuk merepresentasikan sistem dari dunia nyata dengan
bermodalkan kombinasi dari aliran, stok dan umpan balik. Gambar 7-5 menggambarkan SFD
untuk waduk air dengan kondisi multi-aliran masuk dan keluar pada satu stok. Gambar 7-6
menggambarkan SFD dengan kondisi multi-aliran dan multi stok pada industri kayu dari pohon
hutan.

Gambar 7-5 Model SFD dari Waduk Air dengan Multi Aliran

Hal inilah yang membuat SFD menjadi bentuk antar muka dominan dalam aplikasi komputer
untuk Sistem Dinamis. Namun perlu pula disadari, belum tentu sebuah model yang disusun
dalam aplikasi komputer sistem dinamis, serta merta membuat model tersebut adalah model
sistem dinamis, jika syarat pendekatan sistem dinamis tidak tercapai. Misalnya apakah terdapat
umpan balik kausal didalam model tersebut.

Gambar 7-6 Model SFD dari Pohon di Hutan dengan Multi Stok dan Multi Aliran

SFD secara relatif memudahkan prediksi perilaku yang terjadi didalam struktur yang
digambarkan, termasuk perubahan yang ingin dilakukan, seperti yang diilustrasikan pada
Gambar 7-7.

105
 Air Dalam Bak
Mandi Buangan Air
Keran Air Masuk
Keluar

(a) (b) (c)

Gambar 7-7 SFD Bak Mandi dan 3 Kemungkinan Perilaku Pengisian Air Bak Mandi

Pada Gambar 7-7, perilaku (a) terjadi pada kondisi umum pengisian bak mandi dimana
buangan air keluar ditutup, kemudian keran air dibuka. Setelah beberapa waktu, kita mulai
secara pelan-pelan menutup keran air seiring dengan target yang kita inginkan. Perilaku (b)
terjadi “kesalahan” dalam struktur dimana kita mungkin lupa meninggalkan bak mandi untuk
menerima telpon, sehingga akhirnya bak mandi overflow selama beberapa waktu. Ketika kita
kembali kita akan segera menutup keran air, kemudian membuka buangan air, namun kembali
telpon berbunyi, sehingga air yng dikeluarkan terlalu banyak, sehingga kita membuka keran air
kembali supaya mendapatkan ketinggian air target di bak mandi. Perilaku (c) menunjukkan kita
terlalu kecil membuka keran air, sehingga air tidak penuh-penuh. Ketika sadar, air keran dibuka
lebar-lebar sambil menyalakan pompa air, sehingga tekanan air bertambah deras dan secara
drastis meningkat. Ketika mencapai target, kita baru ingat bahwa yang akan mandi adalah anak
kita yang lebih kecil tubuhnya, jadi supaya tidak terendam, kita mengurangi target ketinggian
air dan membuang airnya hingga mencapai ketinggian pada target baru. Hal ini menunjukkan
bagaimana sebuah struktur sederhana bisa menghasilkan berbagai pola perilaku dinamis. Pada
kebalikannya, beberapa perilaku bisa memberikan gambaran kasar kepada kita tentang
bagaimana struktur yang membuat perilaku tersebut.

Umpan balik merupakan kata kunci penting dalam pemodelan sistem dinamis, karena umpan
balik akan melakukan pengaturan secara endogen didalam sistem, sehingga syarat fokus
endogenus dalam pendekatan SD dapat tercapai. Namun dalam sebuah model SFD yang cukup
kompleks terkadang hal ini sulit ditelusuri ulang apakah proses umpan balik ada dan terjadi.
Sehingga sering sekali dalam langkah konseptualisasi pemodelan sistem dinamis, masih
dibutuhkan penggambaran CLD untuk sebelum masuk kedalam pembangunan model yang
berbentuk SFD.

106
Untuk itu beberapa tips penterjemahan CLD ke SFD adalah,

1) Identifikasi Konstanta, biasanya variabel yang tidak memiliki panah kedalam dirinya dan
hanya memiliki panah keluar. Konstanta adalah parameter yang tidak berubah sepanjang
waktu
2) Identifikasi variabel yang bisa menjadi sebuah level dalam sebuah loop. Jika ada sebuah
loop dengan delay, maka gunakan loop tersebut, karena delay biasanya membutuhkan stok
untuk menyimpan atau menahan sementara aliran. Delay disini menjadi mirip dengan
waduk air yang menahan aliran air.
3) Telusur ke variabel lain yang berhubungan dengan variabel ini yang bisa mengubah nilai
dari kandidat variabel diatas. Apakah perubahan ini berupa aliran masuk (inflows) atau
keluar (outflows).
4) Identifikasi apakah variabel lain merupakan sebuah nilai parameter atau sebuah persamaan
dari nilai-nilai parameter lain (variabel lain). Prosentase pasti berupa persamaan
pembagian, bukan parameter tunggal.
5) CLD hanyalah menjadi basis dalam menyusun SFD, jangan kaget jika bentuk SFD mungkin
berbeda dengan CLD. Yang terutama adalah putaran umpan balik yang timbul di CLD harus
bisa ditelusuri ulang di dalam SFD.

107
8. PENUTUP
Sebagai sebuah keahlian, maka berpikir sistem harus dilatih secara rutin untuk menjadi sebuah
kebiasaan. Secara sederhana dalam maka ada 4 tingkatan berpikir sistem yang harus dilatih dan
dibangun

Tingkatan Berpikir Fokus Berpikir Ilustrasi

Tingkat 1 Melihat Komponen B

Observasi
A
D

Tingkat 2 Melihat Hubungan A B A C

Analisa
C D B D

Tingkat 3 Melihat Hubungan yang Saling B

Sistem Terkoneksi
A
D

Tingkat 4 Melihat Hubungan yang Saling B

Analisa Sistem Ketergantungan
A
R D

Tingkatan ke-4 kemampuan untuk melihat struktur interdependensi adalah pembeda utama
dalam ciri-ciri seseorang yang telah mampu berpikir sistem. Sebuah permasalahan
kompleks yang dihadapi akan selalu diduga awal sebagai sebuah sistem permasalahan,
sehingga pencarian iteratif terhadap struktur interdependensi menjadi tujuan utama
untuk mendapatkan solusi yang lebih permanen dan lebih baik secara jangka panjang, tanpa
mengorbankan kebutuhan jangka pendek.

Untuk itu dibutuhkan perubahan pola berpikir ke arah berpikir sistem melalui perubahan
mental model kita. Selamat berlatih dan menggunakan DeBATiK

108
9. MEDIUM PEMBELAJARAN BERPIKIR SISTEM
9.1 MUNGKINKAH MENGAJARKAN BERPIKIR SISTEM?
Bagian ini merupakan refleksi dari mengelola mata kuliah berpikir sistem yang menjadi kuliah
wajib di program magister teknik industri UI dan kuliah pilihan bagi program sarjana. Ketika
kuliah ini disusun timbul pandangan skeptis apakah mungkin sebuah pola berpikir diajarkan
secara formal melalui sebuah kredit perkuliahan.

Versi awal pengajaran berpikir sistem menggunakan pendekatan klasik melalui pengajaran
sistem dinamis sebagai basis berpikir sistem, yang bisa disebut "sink or swim". Proses yang
mirip dengan pengalaman saya belajar berenang di sebuah kolam renang milik militer
Indonesia, yaitu langsung diceburkan ke dalam kolam renang, sehingga memiliki dua
kemungkinan: tenggelam atau berenang. yang ternyata secara mayoritas mampu memaksa kita
untuk menyesuaikan gerakan tubuh supaya tidak tenggelam.

Jika mengacu kepada Konsep Edward De Bono (De Bono, Cognitive Research Trust. et al. 1986),
ada beberapa cara untuk melakukan pengajaran berpikir: osmosis, diskusi/tatap muka, koreksi
dan latihan, setiap cara memiliki keuntungan dan kelemahannya.

a) Osmosis adalah sebuah proses dimana seorang pendidik yang baik, dengan cukup
waktu, memberikan teladan dan dicontoh oleh anak didiknya. Siswa memperhatikan
secara langsung bagaimana pendidik menyelesaikan masalah, cara bertanya,
menjelaskan pola pikir menjawab pertanyaan, mengemukaan pendapat dan lain
sebagainya. Disinilah letak pepatah Indonesia yang sangat kita kenal “Guru membuang
air berdiri, maka murid akan melakukan yang sama dengan berlari”
b) Diskusi atau tatap muka adalah ketika teori tentang berpikir diberikan, anak didiknya
mendengarkan - membaca - berdiskusi, kemudian mampu mengekstraksi dan
mentransfernya ke dalam praktek sehari-hari. Diskusi memberikan makna adanya pola
terstruktur dalam menyampaikan pendidikan selain murni dari osmosis.
c) Koreksi adalah ketika setiap kesalahan berpikir dari anak didik dikoreksi secara
langsung, sehingga diharapkan satu per satu kesalahan berpikir dicoret dan akhirnya
yang benar adalah cara yang tinggal satu-satunya. Proses ini mirip dengan hukuman di
kelas pendidikan tingkat menengah, ketika seorang siswa dihukum karena kesalahan
yang diperbuat.
d) Latihan adalah dengan mendorong anak didik untuk berlatih untuk berpikir benar
secara terus menerus, sehingga mendapatkan intisari utama proses berpikir menjadi
sebuah kebiasaan.
Jadi pada pola pertama dengan langsung mengajarkan sistem dinamis adalah pola latihan dan
diberikan studi-studi kasus untuk diselesaikan. Proses ini diperkirakan akan mampu memaksa
peserta untuk berpikir secara sistem, namun membutuhkan latihan dan usaha yang lebih
banyak. Pada kelas awal, fenomena ini terjadi, yaitu ketika beberapa peserta mampu
menunjukkan hasil yang memuaskan, namun lebih banyak yang kebingungan melakukan
ekstraksi antara kemampuan pemodelan sistem dinamis kedalam pola berpikir sistem.

109
Versi berikutnya yang diujicoba adalah dengan mengurangi komponen simulasi dan pemodelan,
dan berfokus kepada sisi lunak dari berpikir sistem. Pendekatan SSM (Soft System
Methodology) menjadi komponen terpenting dalam proses pengajaran ini, jadi pola diskusi
dilakukan. Namun ternyata kemampuan untuk melakukan ektraksi ke dalam problematika
sehari-hari juga menjadi tantangan tersendiri dan menghasilkan hasil yang bervariasi pula.
Seperti yang dibahas sebelumnya, Sterman dalam tulisannya (Senge 1994) mengkritik proses
simplifikasi yang dilakukan dalam pendekatan tanpa melakukan simulasi pemodelan. Dalam
pandangannya sebuah mental model perlu memiliki proses verifikasi melalui simulasi model,
karena bisa saja hasil model berbeda dengan apa yang di prediksikan terjadi. Perbedaan ini yang
dapat memicu proses modifikasi mental model sehingga menjadi lebih baik.

Namun terlepas dari apapun metode yang bisa digunakan dalam mengajarkan berpikir sistem,
maka beberapa komponen penting dalam pembelajaran berpikir sistem perlu disiapkan.

9.2 KOMPONEN PENGAJARAN BERPIKIR SISTEM

Dalam pengalaman, beberapa komponen pengajaran berpikir sistem yang harus disiapkan
adalah

a) Teori Berpikir
Konsep Lateral Thinking dari Edward De Bono merupakan pendekatan yang paling pas dalam
mengajak mahasiswa untuk mengevaluasi pola pikirnya. Saya rekomendasikan buku "think"
dari De Bono sebagai bacaan yang menarik. Dari Lateral Thinking mahasiswa bisa arahkan ke
pengenalan konsep model mental dengan proses interaktif "selidik dan argumen" (inquiry and
advocacy).

b) Teori Sistem
Teori sistem mengenalkan konsep sistem yang berfokus kepada interdependensi komponen
dibandingkan fokus kepada komponen.

c) Konsep Model Mental

Konsep model mental melanjutkan konsep lateral thinking yang melihat berpikir sebagai
sebuah keahlian. Model mental mendorong individu untuk melihat pola berpikirnya sebagai
sebuah pola sementara yang bisa disusun ulang menjadi lebih baik dibandingkan
memandangnya sebagai sebuah pola permanen.

d) Simulasi Table-Top Beer Game

Permainan pendidikan simulasi beer game, adalah permainan yang sangat berguna sebagai
sebuah pengalaman bersama yang bisa dieksplorasi dalam mengajarkan berpikir sistem. Anda
bisa mencetak pola distribusi dalam beer game di atas sebuah spanduk, menyiapkan kartu
order, form isian, petunjuk permainan dan tugas analisa yang harus dilakukan sebagai umpan
balik. Jika anda kesulitan melakukan ini, anda bisa mendapatkan pola ini dengan mengontak
laboratorium SEMS di UI.

110
e) Permainan Berpikir Sistem
Perminan berpikir sistem adalah simulasi kecil yang bersifat bermain (jadi ada unsur
kesenangan - fun) yang dapat digunakan untuk meningkatkan pemahaman terhadap berbagai
konsep berpikir sistem. Ada permainan seperti living loops, frames dll. Sebuah buku yang
sangat direkomendasikan dan berisi kumpulan ini adalah yang berjudul systems thinking
playbook (Sweeney and Meadows 2008). Namun sebenarnya anda bisa menggunakan berbagai
sumber permainan seperti dari outbound, dinamika kelompok, pemecah keasingan (ice-
breaker) dan lainnya yang mungkin bisa digunakan untuk mengajarkan.

Permainan utama yang sebaiknya digunakan adalah beer game. Sebuah permainan simulasi
rantai suplai dari produk beer yang bergerak dari produsen, pedagang besar, distributor, retailer
dan akhirnya pelanggan. Secara khusus permainan ini akan dijabarkan pada bagian berikutnya.

f) Analisa Studi Kasus

Pendekatan studi kasus memiliki kekuatan dan kelemahan. Kekuatan utamanya adalah
merefleksikan kondisi dunia nyata ke dalam kelas, namun kelemahannya adalah informasi yang
diberikan cenderung ideal serta solusi yang cenderung terpola pada satu solusi yang paling
diinginkan. Studi kasus tidak memberikan umpan balik interaktif terhadap pengambilan
keputusan.

Analisa studi kasus di dalam berpikir sistem harus diarahkan kepada eksplorasi pola pemikiran
dari mahasiswa dan tentang seberapa dalam mereka mengevaluasi jalannya pengambilan
keputusan. Jadi jangan kaget jika jawaban yang diberikan akan beraneka ragam.

g) Pengantar SSM (Soft System Methodology)

SSM merupakan pendekatan ilmiah yang telah diterima secara umum. Jika kelas ini adalah
sebuah kelas formal maka biasanya peserta ingin mengaplikasikan pendekatan sistem dalam
tugas akhir atau tugas ilmiah mereka. Pendekatan SSM membantu peserta melakukan ini. SSM
juga sangat bagus untuk mengenalkan perbedaan antara sistem yang sederhana dengan sistem
yang kompleks. Secara khusus bagi peserta yang memiliki latar belakang rekayasa, SSM akan
membuka mata mereka bahwa permasalahan sistem kompleks tidak mudah untuk diuraikan
karena mengandung apa yang disebut HAS (Human Activity System). Kita semua tentunya
sadar bahwa manusia terkadang merupakan sumber kompleksitas utama dari sebuah
permasalahan sistem.

Secara khusus pengenalan SSM akan diberikan pada bagian selanjutnya.

h) Pemodelan Sistem Dinamis

Untuk mengatasi kelemahan studi kasus biasa, maka disarankan penggunaan studi kasus yang
berbasis kepada pemodelan sistem dinamis. Namun ini membutuhkan komitmen waktu
praktikum yang tidak sedikit untuk melatih keterampilan pembuatan model secara dasar.
Perangkat lunak sistem dinamis saat ini juga telah beraneka-ragam dan masing-masing
memiliki kekuatannya masing-masing. Disarankan untuk menggunakan perangkat lunak yang
sesuai dengan kemampuan dari laboratorium masing-masing.

111
9.3 PERMAINAN PEMBELAJARAN BEER GAME
Permainan beer game sering digunakan untuk memberikan pengalaman praktik tentang
tantangan dalam mengelola rantai suplai. Permainan beer distribution game (atau the Beer
Game) adalah permainan peran yang biasanya mensimulasikan kekacauan, kompleksitas dan
struktur masalah pada rantai suplai. Tentu permainan ini tidak menggunakan bir sesungguhnya
dan tidak mempromosikan konsumsi minuman keras. Bir menjadi obyek karena untuk
memproduksi bir dibutuhkan proses fermentasi gandum yang akan menjadi sebuah proses
penundaan (production delay) di rantai pabrik. Jadi permainan 100% halal.

Namun beer game juga bisa digunakan untuk memberikan pengalaman tentang adanya struktur
yang nyata maupun tidak nyata dalam mempengaruhi pola pengambilan keputusan (Senge
1990), sehingga cocok sebagai medium belajar bersama dalam mengajarkan berpikir sistem.

9.3.1 DESKRIPSI PERMAINAN BEER GAME

Permainan beer game merupakan simulasi rantai suplai dari pabrik hingga ke konsumen. Ada
empat rantai dalam beer game: retailer, wholesaler, distributor, dan factory. (Disarankan
penamaan tetap menggunakan nama Inggris untuk mempertahankan kesamaan dengan
permainan aslinya). Contoh layout papan permainan ini adalah seperti pada Gambar 9-1.

Gambar 9-1 Layout Papan Permainan Beer Game versi Lab SEMS TIUI

Rantai suplai ini mirip seperti yang sering terjadi pada sistem distribusi barang dari pabrik,
dimana setiap rantai bisa dimiliki oleh pemilik yang berbeda, walaupun sebenarnya ada pula
kondisi pemilik yang memiliki seluruh rantai suplai hingga ke toko, namun dalam permainan
ini setiap rantai berbeda. Factory biasanya mengirimkan dalam jumlah besar ke gudang
distributor, kemudian distribuotr memecah-mecah pesanan ke jumlah yang lebih kecil ke
berbagai gudang wholesaler yang biasanya memiliki jatah area distribusi tertentu. Setiap
distributor akan mengirimkan pesanan ke toko-toko di area yang dialokasikan sesuai dengan
pesanannya. Ini berarti setiap toko tidak mungkin memesan langsung ke factory atau
wholesaler. Wholesaler juga tidak diperkenankan untuk memesan langsung ke factory. Kondisi
ini diterjemahkan didalam permainan sebagai sebuah regulasi berupa: setiap stasiun dilarang
untuk berbicara dengan stasiun lainnya (kiri dan kanan).

112
 Gambar 9-2 Komposisi Pemain dalam Beer Game

Sebuah tim rantai suplai dapat terdiri dari 8-9 anggota, seperti pada Gambar 9-2. Secara umum
setiap rantai memiliki konfigurasi yang sama dengan dua orang operator, dengan perbedaan
sedikit pada rantai retailer dan factory.

Tentunya setiap memesan barang, butuh waktu untuk barang sampai ke pemesan (lead time),
dalam permainan ini adalah 2 minggu (dilambangkan dengan shipping delay). Delay adalah
truk yang sedang dalam perjalanan menuju inventory anda. 1 kotak delay menunjukkan 1
minggu perjalanan. Dibutuhkan 2 minggu perjalanan untuk upstream mencapai anda. Barang
yang sudah dijalan tentunya tidak bisa di cancel atau dibatalkan di tengah jalan – didalam kotak
shipping delay).

Pembagian tugas kedua operator adalah seorang penanggung jawab informasi (PI) dan
penanggung jawab material (PM), seperti pada Gambar 9-3. PI bertugas untuk membaca
incoming order dari upstream, menuliskan order placed ke downstream dan mencatat kondisi
harian. PM bertugas menggerakkan koin/kacang dan memonitor pergerakan material selama
game berlangsung (termasuk 2 shipping/production delay yang akan masuk ke inventorinya – 2
kotak delay dikanan). Unit barang dalam rantai suplai adalah krat, dan anda bisa menggunakan
koin kecil, paper clip, atau kacang goreng untuk melambangkan 1 krat bir.

113
 Gambar 9-3 Pembagian Tanggung Jawab dalam Setiap Rantai Stasiun

Permainan dilakukan dalam hitungan minggu. Incoming Order adalah order yang dikirim dari
minggu sebelumnya dari downstream. Order Placed adalah order untuk minggu depan. Order
placed dikirimkan pada akhir minggu untuk minggu berikutnya. Order placed anda hanya
dibuka untuk upstream anda. Isi kotak inventory adalah persediaan yang anda punya, yang
jumlahnya pada akhir periode akan dihitung sebagai biaya persediaan (bukan pada awal
periode). Pemain diperbolehkan untuk order 0 (kosong), tetapi anda harus melayani order yang
diminta, jika punya (dilarang nahan barang!).

Catatan Perbedaan untuk Rantai Retailer adalah perbedaan nama pada customer orders
menjadi incoming orders. Tim di retailer tetap harus melakukan order ke distributor
(upstream).

Catatan Perbedaan untuk Rantai Factory adalah perbedaan nama pada Shipping Delay menjadi
Production Delay dan Order Placed yang menjadi Production Order/Request. Production order
dilakukan bersamaan dengan order placed dari stasiun lain. Perbedaan lainnya adalah factory
melayani sendiri pesanan production ordernya, jadi bukan dari upstream seperti rantai lainnya.

Tujuan Permainan adalah mendapatkan total biaya rantai suplai yang terendah dengan biaya
denda untuk backlogs adalah $1 per unit dan biaya Inventory adalah $0.5 per unit. Artinya jika
anda memiliki 10 unit krat beer dalam inventory dan 0 backlog, maka biaya pada minggu itu
adalah 10 x $0.5 = $5, atau jika anda memiliki 0 unit krat beer inventory dan 10 backlog, 10 x
$1 = $10. Total biaya adalah akumulasi biaya per minggu. Tim rantai suplai dengan biaya
terendah memenangkan permainan dibandingkan tim lainnya.

114
Backlog adalah permintaan yang tidak bisa dipenuhi. Dalam permainan ini permintaan yang
tidak bisa dipenuhi dalam satu periode dianggap hilang pada periode berikutnya.

Permainan disarankan dilakukan dalam 35-50 periode, dimana setiap periode melambangkan
satu minggu waktu kalender. Tidak ada komunikasi antar stasiun rantai, kecuali pengiriman
order dan penerimaan krat bir. Hanya retailer yang akan mengetahui berapa sebenarnya
fluktuasi dari permintaan pelanggan (customer order), dan tidak boleh memberikan
informasinya ke seluruh rantai suplai, kecuali setelah permainan berakhir. Customer Order
telah didesain dalam tumpukan kartu yang ditumpuk dan diurut sedemikian rupa sehingga
semua kelompok mendapatkan fluktuasi customer order yang sama sesuai periodenya.
Customer Order jangan dikocok, atau diubah urutannya karena berarti akan menjadi berubah
urutannya, sehingga berakibat variasi order bisa berbeda ke setiap kelompok.

Untuk memulai permainan, pada kondisi awal disetiap inventory memiliki 12 krat bir, dan di
setiap kotak delay ada 4 krat bir. Di semua kotak order ada jumlah permintaan 4 krat
(customer, incoming, placed, dan production). Pada awal permainan juga sebaiknya dilakukan
latihan sebanyak 3-6 kali dengan kondisi yang sama dengan kondisi awal, hingga mereka
memahami proses pergerakan material dan informasi dalam game ini.

9.3.2 LANGKAH PERMAINAN YANG DIANJURKAN DALAM BEER GAME

Gunakan 7 Langkah ini dalam setiap periode permainan beer game,

“Kita mulai periode ke XX .. Siap?”

(Penyebutan angka periode untuk memastikan tidak ada kelompok yang tertinggal atau mulai
terlebih dahulu)

1. Geser semua Delays

2. Buka incoming orders. (Untuk Tim Retailer yang dibuka Customer Order, Untuk Tim
Factory membuka sekaligus Incoming Order dan Production Order)
3. Layani incoming orders (Untuk tim Factory termasuk melayani Production Order dg
mengambil raw material dari inventory)
4. Geser Order Placed ke Incoming Order (dengan Tanpa Dibuka atau Tetap Tertutup)
5. Tulis Pesanan (order) ke suplier anda utk siklus berikutnya dan kemudian Letakkan
kedalam Order Placed dalam kondisi tertutup (untuk Factory tuliskan Production
Order)
6. Catat kondisi Periode XX ini dalam form (order yang dilakukan, kondisi persediaan saat
ini, order yang diterima dan backlog yang terjadi)
7. Tunggu Aba-aba untuk siklus berikutnya
Ingatkan kepada peserta berulang kali bahwa sebaiknya mereka tetap mengikuti komando
berjalannya permainan walaupun setelah beberapa waktu merasa sudah mahir dan merasa bisa
secara otomatis berjalan sendiri.

115
9.3.3 TUGAS DAN PERTANYAAN REFLEKSI DALAM BEER GAME
Sebuah rangkaian permainan simulasi untuk pembelajaran biasanya akan memiliki tiga
tahapan: Briefing, Permainan dengan Fasilitasi dan De-briefing. Proses refleksi dalam
debriefing memiliki peran dominan yang penting dalam permainan pembelajaran ini.

Disarankan setelah permainan, setiap stasiun rantai dan tim rantai suplai menyusun sebuah
laporan dan presentasi berupa grafik garis dengan detail sebagai berikut

1. Untuk Setiap Stasiun: Sebuah Line Chart dengan sumbu X adalah waktu (minggu 1, 2,
dst) dengan sumbu Y adalah unit krat untuk:
 Order Placed & Inventory & Incoming Order & Backlog
 Akumulasi Biaya pada stasiun anda dengan untuk Total, Inventori dan backlog
 Catatan: Gunakan warna/jenis garis yang konstan (misalnya untuk order placed, jika
udah menggunakan warna garis merah, maka untuk semuanya gunakan garis merah –
dan ini berlaku untuk satu kelompok)
2. Untuk setiap Kelompok (Tim Supply Chain): Dari data semua stasiun, dibuat sebuah
grafik konsolidasi kelompok dengan sumbu X adalah waktu (minggu 1, 2, dst) dengan
sumbu Y adalah unit krat untuk
 Order Placed dari Factory & Distributor & Wholesaler & Retailer & Customer Order.
 Inventory dari Factory & Distributor & Wholesaler & Retailer
 Backlog dari Factory & Distributor & Wholesaler & Retailer
 Akumulasi Biaya dari waktu ke waktu untuk Total Biaya, Total dari Inventori
3. Untuk Individu: Fokus permainan beer game dalam berpikir sistem adalah memberikan
pemahaman pentingnya untuk selalu mendapatkan pemahaman terhadap struktur
dibandingkan berfokus dengan kejadian atau juga pola perilaku saja. Beer game
memberikan sebuah media yang sangat baik dalam mengilustrasikan hal ini, sehingga selain
tugas secara kelompok maka disarankan pula memberikan tugas individu untuk menjawab
beberapa pertanyaan yang bersifat reflektif terhadap pola berpikir:
 Pada saat mengambil keputusan, mana yang anda lebih pentingkan? Backlog atau
Jumlah Persediaan? Mengapa?
 Apakah ada unsur emosi dalam pengambilan keputusan anda? (balas dendam,
memberikan pelajaran ke upstream yang tidak tahu diri, iseng bercanda dengan
downstream, dsb)
 Dengan memperhatikan gambar grafik garis yang and buat, apakah anda melihat ada
pola pengambilan keputusan yang anda ambil? (Hints: apakah ketika ada yang kurang
anda panik? Apakah ketika ada yang terlalu tinggi anda juga mengambil keputusan
tertentu?)
 Apakah ketika permainan berlangsung anda sadar bahwa ada struktur yang
mempengaruhi pola keputusan dan keputusan-keputusan yang anda buat? Apakah ada
struktur fisik dan non-fisik? Coba sebutkan komponen-komponen strukturdan
deskripsikan struktur tersebut? (Hints: Bagaimana urutan anda memproses komponen-
komponen struktur menjadi sebuah keputusan)
 Apakah ada batasan struktur yang tidak tertulis, bahkan tidak ada, namun seolah-olah
ada dan timbul melalui konstruksi anda sendiri dan membatasi anda?

116
  Dengan pemahaman diatas, bagaimana rekomendasi anda untuk memitigasi fluktuasi
demand dalam setiap tingkatan (struktur, pola dan keputusan)?
 Apakah ketika diumumkan bahwa permainan akan berakhir (yang ini berarti sebuah
umpan balik) maka apakah anda mengubah keputusan anda? Mengapa?
 Apakah tujuan stasiun anda sama dengan tujuan tim? Apakah anda berpikir untuk
mengorbankan tujuan stasiun anda untuk meraih tujuan tim?

9.4 PENGANTAR SOFT SYSTEM METHODOLOGY (SSM)

SSM atau Soft System Methodology merupakan metodologi yang dikenalkan oleh Checkland
sebagai sebuah pendekatan pemecahan permasalahan sistemik di dunia nyata pada akhir tahun
1960-an(Checkland 1999; Checkland and Scholes 1999). Permasalahan sistemik yang cocok
diselesaikan dengan SSM dicirikan sebagai permasalahan yang terlihat tidak beraturan dan
tidak bisa didefinisikan dengan jelas. Permasalahan semacam ini biasanya ditimbulkan karena
ketidaksamaan persepsi yang bisa timbul dari perbedaan latar belakang penganalisa masalah.
Ilustrasi sederhananya adalah tentang bagaimana sejarah bisa mencatat seorang pejuang
sebagai pahlawan atau pengkhianat tergantung siapa pencatat sejarahnya.

Sehingga jika biasanya pendekatan permasalahan mengacu kepada dunia nyata saja, misalnya
penggunaan metode dan alat peningkatan kualitas (six sigma, 7 tools, 7 steps dll), maka di SSM
pendekatannya diperluas ke penekanan kepada dunia pemikiran dari para aktor permasalahan.
Keterlibatan dunia pemikiran ini, melalui sebuah pembuatan model pemikiran, adalah hal yang
membedakan SSM dengan pemecahan masalah lainnya. Ssehingga nama “soft” dalam SSM
dapat diartikan sebagai proses yang merujuk kepada penyelesaian masalah berbasis model
pemikiran, bukan kepada “hard” di dunia nyata 7 . Konsep utama inilah yang sebenarnya
membuat SSM pada awalnya digunakan sebagai alat membantu proses memodelkan sebuah
sistem. Para pemodel (modeler) pemula sering lupa bahwa mereka sebenarnya tidak
memodelkan dunia nyata, tapi memodelkan pemikiran yang ada terhadap dunia nyata.

Ada 4 tahapan dalam pendekatan SSM klasik dengan 7 Langkah, yang diilustrasikan dalam
Gambar 9-4, dengan tahapan awal dan akhir berfokus kepada dunia nyata, sedangkan tahapan
tengah berupa eksplorasi apa yang harusnya diperbaiki, berfokus kepada dunia pikiran kita
(mental model). Beberapa tahapan memiliki sub-tahapan sehingga total sub-tahapan adalah
tujuh. Di buku ini akan membahas secara singkat kesetiap tahapan, serta hubungannya
terhadap 5 ciri berpikir sistem.

SSM pada awalnya ditujukan untuk memecahkan permasalahan dan sangat cocok dilakukan
untuk problem yang harus diatasi dalam kelompok. Dalam langkah dan tahapan pelaksanaan
SSM, terdapat banyak proses yang sebaiknya didiskusikan didalam kelompok. Proses diskusi

7 Kata soft pada SSM mengacu kepada pendekatan pemecahan yang bersifat kualitatif dibandingkan
pemecahan masalah kuantitatif yang populer terjadi pada analisa sistem pada awalnya. Pendekatan
kuantitatif seperti statistik, programa matematika, atau riset operational lebih populer pada awalnya
karena memiliki kesan kontrol dan kejelasan struktur yang lebih mudah dipahami dibandingkan
permasalahan yang kompleks. Namun ternyata pembatasan, tingginya asumsi, sempitnya tipe-tipe yang
bisa diformulasikan secara matematis dan adanya kebutuhan yang berbeda untuk permasalahan yang
lebih kompleks dan terstruktur membuat perlunya pendekatan yang lebih lunak secara kualitatif.

117
dalam kelompok membentuk sebuah pengalaman dan pemahaman kolektif dalam menganalisa
masalah. Sebagai sebuah metodologi sistem, maka proses berulang (iteratif) sudah pasti tidak
terhindari, karena pemahaman yang semakin membaik dari sistem bisa membuat kita kembali
pada langkah sebelumnya untuk memperbaiki hasil dari langkah tersebut.

Gambar 9-4 Pendekatan SSM memiliki 7 Sub-Tahapan dalam 4 Tahap

9.4.1 TAHAP PEMAHAMAN SITUASI PERMASALAHAN

Terdapat dua angkah didalam tahapan ini yaitu,

1) Eksplorasi Kontekstual dari Situasi Permasalahan

Langkah awal dari SSM ini adalah untuk memahami “situasi” permasalahan sebelum
mendefinisikannya. Evaluasi dilakukan tanpa harus terbatasi dulu dengan tujuan atau batasan,
seperti sebuah sesi brainstorming.

118
Inti dari langkah ini adalah untuk mendapatkan sebanyak mungkin data baik kuantitatif dan
kualitatif baik secara langsung melalui wawancara, survey, observasi dan pengukuran, atau yang
tidak langsung seperti data-data statistik, laporan, dan sebagainya. Data ini kemudian dilihat
dalam konteksnya dengan memperhatikan seluruh dimensinya (ruang, waktu, pelaku/aktor dll).
Keseluruhan data ini menjadi penting untuk membentuk definisi dari situasi yang merupakan
output utama pada tahapan ini.

Secara definisi sistem, ciri terpenting adalah kemampuan untuk melihat secara luas tanpa
kehilangan kemampuan untuk melihat detail. Jadi langkah awal ini memaksa kita untuk
melihat dulu permasalahan dari berbagai macam konteks yang luas.

2) Mendefinisikan Situasi
Pada langkah ini kita mulai mendefinisikan situasi permasalahan dengan memberikan batasan-
batasan didalam hasil eksplorasi kita.

Langkah ini menggunakan sebuah alat bantu khas SSM yaitu Rich Picture(s). Boleh satu atau
beberapa gambar dibuat untuk menggambarkan batasan dan interaksi penting dalam sistem
yang dianalisa. Dalam rich picture, bisa mencakup

 Struktur (Struktur Organisasi, Layout Kerja, Struktur Kinerja),

 Proses,
 Amosfer (budaya, iklim kerja),
 Manusia,
 Isu,
 Konflik,
yang menjadi sumber atau gejala permasalahan.

Tidak ada petunjuk yang kaku dalam menyusun Rich Pictures walaupun disarankan memiliki
komponen-komponen berikut:

 Tunjukkan batasan-batasan sistem atau subsistem berupa garis tegas

 Simbol mata untuk menunjukkan persepsi
 Simbol manusia untuk menunjukkan aktor-aktor yang berperan dalam sistem yang bisa
ditambahkan simbol awan untuk menunjukkan persepsi atau pemikiran dari manusia
tersebut
 Simbol panah untuk aliran yang terlihat maupun tidak terlihat antara komponen sistem
yang penting (material, informasi, uang, dll).
 Simbol Gunting atau Cross (X) untuk menunjukkan adanya konflik
 Simbol Tanda Tanya untuk menandakan ketidakpastian (?)
 Simbol Awan digunakan untuk menggambarkan perhatian utama dari aktor yang
digambarkan biasanya diisi dengan teks yang berupa pertanyaan
Contoh penggunaan simbol-simbol ini dapat dilihat pada Gambar 9-5.

119
Gambar 9-5 Contoh Rich Pictures tentang Kompleksitas Otonomi Perguruan Tinggi Negeri
di Indonesia dalam Berbagai Tingkatan

9.4.2 MEDEFINISIKAN AKAR PERMASALAHAN

Tahap ini mulai menterjemahkan dunia nyata ke dalam komponen dan konsep sistem dalam
dunia sistem.

3) Pengembangan Definisi Akar Permasalahan (Root Definition)

120
Yang perlu diperhatikan dalam pendefinisian adalah kemungkinan adanya lebih dari satu
tujuan dari sistem sebagai akibat dari berbagai macam persepektif orang yang terlibat
didalamnya. Tujuan yang berbeda mengakibatkan perbedaan pula pada komponen lainnya
dalam sistem. Untuk itu Checkland memberikan saran bagaimana menyusun kalimat yang
mendefinisikan tujuan sistem, yaitu

Sebuah sistem yang melakukan X, dengan cara Y sehingga mampu memenuhi Z

Berbagai tujuan dengan berbagai perspektif yang terkadang cukup banyak, terkadang
membingungkan bagi pengguna, namun kekuatan dari SSM adalah menjadikan tantangan ini
sebuah perjalanan pemecahan masalah yang dilakukan. Asumsinya adalah adanya pemahaman
bersama yang terjadi dengan dikeluarkannya berbagai macam perspektif ini mampu untuk
membuka jalan atas sebuah kesimpulan bersama apa yang harus dilakukan. Intinya adalah
sistem yang diamati adalah satu, sehingga dari semua perspektif pasti memiliki kesamaan, dan
kesamaan inilah yang harus dicari dan disepakati bersama sebagai basis untuk melangkah ke
perbaikan sistem.

Cara untuk mendapatkan pemahaman bersama ini adalah melalui proses evaluasi dari setiap
perspektif melalui sebuah proses analisa komponen sistem, yang disingkat CATWOE:
(C)ustomer, (A)ctors, (T)ransformation, (W)eltanschauung, (O)wner, dan (E)nvironment. Tidak
ada urutan khusus yang harus dituruti sebenarnya, anda bisa mulai dari mana saja untuk
akhirnya melengkapi semuanya. Namun banyak ahli yang menyarankan prosesnya dimulai
terlebih dahulu pada pertanyaan di T-Transformation atau Transformasi, yaitu proses apa yang
sebenarnya input menjadi output. Dari T ini kemudian dijadikan basis untuk melihat komponen
lainnya,

 Customer, siapa saja yang membutuhkan output atau yang menderita jika tidak ada
output
 Actors, siapa yang terlibat langung dan tidak langsung dalam proses transformasi ke
pelanggan ini
 Transformation, kumpulan proses yang mengubah input menjadi output
 (W)eltanschauung atau sering diterjemahkan (W)orldview (walaupun kurang tepat)
adalah pendapat atau pandangan apa yang membuat transformasi ini memiliki makna
atau dibutuhkan?
 Owner, siapa yang memiliki kemampuan untuk menghilangkan sistem ini atau
menentukan kinerja yang harus diberikan oleh sistem
 Environment, apa batasan diluar sistem yang harus dipatuhi sebagai “pagar” dari sistem
ini
Konsep CATWOE ini mengalami berbagai evolusi dengan tambahan-tambahan komponen atau
detail komponen (misalnya customer menjadi penerima keuntungan dan korban). Yang
menantang pada proses pendefinisian CATWOE ini adalah setiap pernyataan tujuan bisa
beberapa memiliki CATWOE, sehingga proses yang iteratif sangat mungkin terjadi.

121
Hasil dari tahapan ini adalah pemahaman kolektif dan konseptual yang mendalam tentang
beberapa hal berikut ini:

 Tujuan dari sistem yang direpresentasikan oleh beberapa output dengan mengarah
kepada kebutuhan dari Owner
 Proses-proses yang ada di dalam sistem dalam memproduksi output (termasuk input
dan siapa yang melakukannya)
 Batasan yang harus diperhatikan dan memberikan pengaruh

9.4.3 MENGEMBANGKAN MODEL KONSEPTUAL (IDEAL)

Model konseptual disusun sebagai sebuah diagram korelasi berupa kotak-kotak yang
merepresentasikan komponen sistem (aktivitas-aktivitas inti) yang terhubungkan dengan panah
didalam sebuah batasan yang dilambangkan dengan garis putus-putus pada skala analisa yang
sama.

4) Pengembangan Model
Model konseptual ini merupakan peta interaksi komponen dalam sistem yang mampu
mengeluarkan ciri-ciri holistik yang ideal dari sistem tersebut.

Secara umum langkahnya mencakup:

a) Dengan menggunakan kata kerja pilihlah aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan untuk

melaksanakan transformasi, sebanyak 7+2 aktivitas, dati root definition yang kita
lakukan.
b) Pilih aktivitasyang independen untuk digambarkan pada bagian teratas secara sejajar
c) Pilih aktivitas berikutnya yang dependen dengan aktivitas independen pada bagian
berikutnya untuk kemudian diberikan garis hubungan anak panah. Secara keseluruhan
hubungan anak panah mengarah ke bawah
d) Seimbangkan gambar sehingga terjadi garis berpotongan (cross) seminimal mungkin
e) Tambahkan kotak yang merepresentasikan output kinerja yang diinginkan diluar batas
garis dan kotak-kotak lingkungan yang diidentifikasikan pada CATWOE
f) Periksalah model yang dikembangkan, apakah ciri-ciri sistem telah digambarkan seperti:
a. Ada tujuan yang sedang dituju
b. Ada Cara untuk menilai kinerja
c. Adanya proses pengambilan keputusan
d. Terdapat komponen yang juga bertindak sebagai sub-sistem
e. Komponen yang saling berinteraski
f. Lingkungan
g. Batasasn antara sistem dan lingkungan
h. Sumber daya
i. Sebab-akibat

9.4.4 TINDAKAN PEMECAHAN MASALAH

5) Membandingkan Model dengan Dunia Nyata
Langkah ini untuk mendapatkan Gap antara model konseptual dan dunia nyata dan
mengevaluasi gap tersebut sebagai kandidat untuk aktivitas perubahan yang harus dilakukan.

122
Secara umum pertanyaan yang diajukan adalah:
 Apakah aktivitas ini ada di dunia nyata?
 Jika ada, bagaimana perilaku dan kinerjanya?
 Apa pengaruhnya kepada aktivitas lainnya atau dipengaruhi oleh aktivitas lainnya
sehingga mempengaruhi kinerjanya?

Proses ini dilakukan bisa secara kualitatif dengan diskusi atau kuantitatif dengan menggunakan
sebuah model dan skenario.

6) Katalogkan Aktivitas Perubahan yang harus Dilakukan

Langkah ini mengumpulkan alternatif aktivitas perubahan pada tingkatan komponen dan atau
konektivitas antar komponen, sesuai hasil dari langkah sebelumnya.

7) Melaksanakan Kegiatan Perbaikan

Langkah ini adalah langkah penutup sekaligus awal dari siklus selanjutnya. Proses evaluasi juga
bisa dilakukan terhadap keseluruhan langkah-langkah SSM yang telah dilakukan, untuk
meningkatkan kualitas siklus SSM berikutnya, misalnya keakuratan pengembangan model
konsep, pengaruh yang tidak diduga namun ternyata mendominasi, timbulnya komponen-
komponen kesamaan dan pembeda yang dominan dsb. Proses evaluasi ini dilakukan selain
untuk kualitas SSM juga menambah pemahaman terhadap sistem itu sendiri.

9.5 BAHAN BACAAN

Checkland, P. (1999). Soft systems methodology : a 30-year retrospective. Chichester ; New
York, John Wiley.
Checkland, P. and J. Scholes (1999). Soft systems methodology in action : a 30-year
retrospective. Chichester, Eng. ; New York, Wiley.
De Bono, E., Cognitive Research Trust., et al. (1986). CoRT thinking. New York ; Toronto,
Pergamon Press.
Senge, P. M. (1990). The Fifth Discipline : the Art and Practice of the Learning Organization.
New York, Doubleday/Currency.
Senge, P. M. (1994). The Fifth Discipline Fieldbook: Strategies and Tools for Building a Learning
Organization. New York, Currency, Doubleday.
Sweeney, L. B. and D. Meadows (2008). Systems Thinking Playbook: Exercise to Stretch
Learning and Build Systems Thinking Capabilities, Sustainability Institute.

123
10. DAFTAR PUSTAKA
Arthur, J. (2011). Lean six sigma demystified. New York, McGraw-Hill.
Checkland, P. (1999). Soft systems methodology : a 30-year retrospective. Chichester ; New
York, John Wiley.
Checkland, P. and J. Scholes (1999). Soft systems methodology in action : a 30-year
retrospective. Chichester, Eng. ; New York, Wiley.
De Bono, E. (1971). Lateral thinking for management; a handbook of creativity. New York,
American Management Association.
De Bono, E. (1994). De Bono's thinking course. New York, Facts On File.
De Bono, E., Cognitive Research Trust., et al. (1986). CoRT thinking. New York ; Toronto,
Pergamon Press.
DeCarlo, N. and Breakthrough Management Group. (2007). The complete idiot's guide to lean
six sigma. Indianapolis, IN, Alpha Books.
Deming, W. E. (1982). Quality, productivity, and competitive position. Cambridge, MA,
Massachusetts Institute of Technology, Center for Advanced Engineering Study.
Deming, W. E. (2013). The essential Deming : leadership principles from the father of total
quality management. New York, McGraw-Hill.
Epstein, R. L. and C. Kernberger (2006). Critical thinking. Australia ; Belmont, CA,
Thomson/Wadsworth.
Flood, R. L. and E. R. Carson (1993). Dealing with complexity : an introduction to the theory
and application of systems science. New York, Plenum Press.
George, M. L. (2005). The lean Six Sigma pocket toolbook : a quick reference guide to nearly 100
tools for improving process quality, speed, and complexity. New York ; London,
McGraw-Hill.
Geus, A. d. (1997). The living company. Boston, Mass., Harvard Business School Press.
Gharajedaghi, J. (2006). Systems thinking : managing chaos and complexity : a platform for
designing business architecture. Amsterdam ; Boston, Elsevier.
Hosotani, K. (February 2004). The QC Problem Solving Approach: Solving Workplace Problems
the Japanese Way. Tokyo, Japan, 3A Corporation.
Pande, P. S., R. P. Neuman, et al. (2002). The Six Sigma way team fieldbook : an
implementation guide for project improvement teams. New York, McGraw-Hill.
Richmond, B. (2000). The "thinking" in systems thinking. Waltham, MA, Pegasus
Communications.
Scharmer, C. O. (2009). Theory U : leading from the future as it emerges : the social technology
of presencing. San Francisco, Ca., Berrett-Koehler Publishers, Inc.
Senge, P. M. (1990). The Fifth Discipline : the Art and Practice of the Learning Organization.
New York, Doubleday/Currency.
Senge, P. M. (1994). The Fifth Discipline Fieldbook: Strategies and Tools for Building a Learning
Organization. New York, Currency, Doubleday.
Senge, P. M. (1999). The Dance of Change : the Challenges of Sustaining Momentum in
Learning Organizations. New York, Currency/Doubleday.
Senge, P. M. (2010). The necessary revolution : working together to create a sustainable world.
New York, Broadway Books.
Sterman, J. (2000). Business dynamics : systems thinking and modeling for a complex world.
Boston, Irwin/McGraw-Hill.
Sweeney, L. B. and D. Meadows (2008). Systems Thinking Playbook: Exercise to Stretch
Learning and Build Systems Thinking Capabilities, Sustainability Institute.
Tague, N. R. (2005). The quality toolbox. Milwaukee, Wis., ASQ Quality Press.

124
Watanabe, K. (2009). Problem solving 101 : a simple book for smart people. New York,
Portfolio.

125
 Biodata Penulis

Dr. Akhmad Hidayatno ST, MBT adalah Kepala Laboratorium Rekayasa Sistem, Pemodelan dan
Simulasi di Departemen Teknik Industri, Fakultas Teknik, Universitas Indonesia. Sebagai staf
pengajar tetap, mata ajaran yang dikelola saat ini meliput Pemodelan Sistem, Simulasi Industri,
Berpikir Sistem dan Pengantar Rekayasa Sistem. Sebagai seorang konsultan profesional yang
bergelut dengan berbagai permasalahan yang kompleks, telah memberikan pengalaman dalam
merancang berbagai sistem kompleks seperti sistem layanan rumah sakit, sistem manajemen
bencana, sistem perencanaan daerah dan sistem manajemen pengetahuan.

Paragraph Singkat
Permasalahan dunia nyata yang menjadi kian terkoneksi akibat berbagai kemajuan teknologi
membutuhkan sebuah pendekatan yang lebih integratif dan terstruktur untuk menguraikannya.
Pendekatan berpikir sistem memberikan alternatif analisa permasalahan kompleks yang
memfokuskan tidak hanya kepada masalah di komponen, namun pada konektivitas antar
komponen. Berpikir sistem dapat mengantarkan anda untuk memasuki transisi dalam melihat
permasalahan dari hanya sekedar melihat komponen, lalu melihat hubungan antar komponen,
kemudian melihat hubungan yang saling interkoneksi, hingga akhirnya melihat hubungan yang
saling berketergantungan antar komponen. Kemampuan ini membuat anda dapat memahami
permasalahan dengan lebih baik, dan pemahaman yang lebih baik bisa membuka peluang solusi
yang lebih baik pula.

126

View publication stats