Workshop

ROOT CAUSE
ANALYSIS
(ANALISA AKAR
MASALAH)
for PT. Behn Meyer Chemicals

Prepared by Adolfina Patrice

Day 2 on Monday 29th,March (on site workshop)
Batch 1 ( Warehouse, Sales Adm)
09.00 – 10.30 : Case discussion using 5 Why
10.30 – 10.40 : Coffee break
10.40 – 11.30 : Case discussion using fishbone
11.30 – 12.00 : Post test
12.00 – 13.00 : Lunch break
Batch 2 (Sales)
13.00 – 14.30 : Case discussion using 5 Why
14.30 – 14.40 : Coffee break
14.40 – 15.30 : Case discussion using fishbone
15.30 – 16.00 : Post test
Langkah 1 – Definisikan Masalah
➢ Masalah apa yang sedang terjadi pada saat ini?
➢ Jelasklan simptom yang spesifik, yang menandakan adanya masalah tersebut

Langkah 2 – Kumpulkan Data

➢ Apakah anda memiliki bukti yang menyatakan bahwa masalah memang benar
ada?
➢ Sudah berapa lama masalah tersebut ada?
➢ Impact apa yang dirasakan dengan adanya masalah tersebut?
Langkah 3 – Identifikasi Penyebab yang Mungkin
➢ Jabarkan urutan kejadian yang mengarah kepada masalah!

➢ Pada kondisi seperti apa masalah tersebut terjadi?

➢ Adakah masalah-masalah lain yang muncul seiring/mengikuti kemunculan masalah utama?

Gunakan beberapa tool berikut untuk membantu menemukan faktor-faktor penyebab dari
masalah:
• Analisa “5-Whys” – Tanyakan “mengapa?” berulang kali hingga anda menemukan jawaban
paling dasar.
• Drill Down – Bagilah masalah hingga menjadi bagian-bagian kecil yang lebih detail untuk
memahami gambaran besarnya.
• Apresiasi – Jabarkan fakta-fakta yang ada dan tanyakan “Lalu kenapa jika hal ini terjadi/tidak
terjadi?” untuk menemukan konsekuensi yang paling mungkin dari fakta-fakta tersebut.
• Diagram sebab-akibat – Cause and Effect Diagram (Fishbone Diagram), berupa bagan yang
menerangkan semua faktor penyebab yang mungkin untuk melihat dimana masalah pertama
kali muncul.
Langkah 4 – Identifikasi Akar Masalah (Root Causes)
➢ Mengapa faktor kausal tersebut ada?
➢ Alasan apa yang benar-benar menjadi dasar kemunculan masalah?

Langkah 5 – Ajukan dan Implementasikan Solusi

➢ Apa yang bisa dilakukan untuk mencegah masalah muncul kembali?
➢ Bagaimana solusi yang telah dirumuskan dapat dijalankan?
➢ Siapa yang akan bertanggungjawab dalam implementasi solusi?
➢ Adakah resiko yang harus ditanggung ketika solusi diimplementasikan?
➢ Gunakan alat Fishbone diagram agar tim tetap fokus pada penyebab masalah,
bukan gejalanya
➢ Pertimbangkan untuk menggambar ikan Anda pada flip chart atau papan
penghapus kering berukuran besar.
➢ Pastikan untuk menyisakan ruang yang cukup di antara kategori utama pada
diagram sehingga Anda dapat menambahkan penyebab detail kecil nanti.
➢ Saat Anda melakukan curah pendapat tentang penyebab, pertimbangkan untuk
meminta anggota tim menulis setiap penyebab pada catatan tempel, berkeliling
kelompok untuk menanyakan setiap orang satu penyebab. Lanjutkan putaran,
dapatkan lebih banyak alasan, sampai semua ide habis.
➢ Bekerja dengan tim dan dapatkan pandangan baru (fresh eyes)
Langkah 1 – Definisikan Masalah
➢ Masalah apa yang sedang terjadi pada saat ini?
Kurang kirim barang ke customer
➢ Jelasklan simptom yang spesifik, yang menandakan adanya masalah tersebut !
Jumlah barang yg dikirim tidak sesuai antara PO dengan DO.
Langkah 2 – Kumpulkan Data
➢ Apakah anda memiliki bukti yang menyatakan bahwa masalah memang benar ada?
Permintaan di PO 100 jerigen tetapi barang yg dikirim DO 75 jerigen
➢ Sudah berapa lama masalah tersebut ada?
Sudah beberapa kali
➢ Impact apa yang dirasakan dengan adanya masalah tersebut?
Ada revisi dokumen baik PO maupun DO
Langkah 3 – Identifikasi Penyebab yang Mungkin
➢ Jabarkan urutan kejadian yang mengarah kepada masalah!
Lihat 5 Whys dibawah ini
➢ Pada kondisi seperti apa masalah tersebut terjadi?
kalau ada permintaan dadakan
➢ Adakah masalah-masalah lain yang muncul seiring/mengikuti kemunculan masalah
utama?
Revisi DO/ coret DO
Customer complain
Langkah 4 – Identifikasi Akar Masalah (Root Causes)
➢ Mengapa faktor kausal tersebut ada? Karena jumlah buffer stock kurang
➢ Alasan apa yang benar-benar menjadi dasar kemunculan masalah? Karena jumlah
buffer stock kurang
Langkah 5 – Ajukan dan Implementasikan Solusi
➢ Apa yang bisa dilakukan untuk mencegah masalah muncul kembali? Menambah jumlah
buffer stock
➢ Bagaimana solusi yang telah dirumuskan dapat dijalankan? Dengan meminta approval
penambahan buffer stock ke manajemen.
➢ Siapa yang akan bertanggungjawab dalam implementasi solusi? Manajer WH
➢ Adakah resiko yang harus ditanggung ketika solusi diimplementasikan? Biaya buffer
stock meningkat.
 Why 1 ? Why 2 ? Why 3 ? Why 4 ? Why 5 ?

Mengapa kurang Mengapa stock Mengapa tidak Mengapa jumlah Mengapa selama
kirim barang ke barang tidak cukup barang utk buffer stock ini buffer stock
customer ? cukup ? permintaan terbatas? cukup ?
mendadak ?

• Karena stock • Karena • Karena selama • Karena tidak

• Karena
barang di permintaan ini jumlah ada lonjakan
jumlah buffer
WH tidak mendadak/ buffer stock permintaan
terbatas
cukup tidak cukup dari customer
terjadwal
sehingga
tidak ada
alokasi
barang

Akar Permasalahan : Solusi :

Jumlah buffer stock sudah tidak cukup lagi Menambahkan jumlah buffer stock
▪ Machine (equipment, technology)
▪ Method (process)
▪ Material (includes raw material, consumables, and information)
▪ Man/mind power (physical or knowledge work)
▪ Measurement (inspection)
▪ Mission (purpose, expectation)
▪ Management / money power (leadership)
▪ Maintenance
▪ Product (or service)
▪ Price
▪ Promotion (marketing)
▪ Process (systems)
▪ People (personnel)
▪ Physical evidence
▪ Performance
▪ Surroundings (place, environment)
▪ Suppliers
▪ Skills
Langkah 1 – Definisikan Masalah
Masalah : kiriman antenna ke project CoPhi terlambat seharusnya antenna dikirim tgl 12
Maret 2021, tetapi baru dikirim tgl 13 Maret 2021.
Gejalanya : adanya complain dari customer
Langkah 2 – Kumpulkan Data
➢ Apakah anda memiliki bukti yang menyatakan bahwa masalah memang benar ada?
Email complain dari customer
➢ Sudah berapa lama masalah tersebut ada? 1 hari
➢ Impact apa yang dirasakan dengan adanya masalah tersebut?
➢ Pemasangan antenna terlambat karena Teknisi tgl 18 Maret sampai di offshore tetapi antenna
belum sampai (seharusnya antenna di hand carry Teknisi dari Matak ke offshore)
➢ Karena kiriman terlambat 1 hari menyebabkan pemasangan antenna terlambat 1 minggu
(kapal ke offshore hanya ada 1 mgg sekali setiap hari Kamis
Langkah 3 – Identifikasi Penyebab yang Mungkin
➢ Jabarkan urutan kejadian yang mengarah kepada masalah!
• Tim project terlambat menyerahkan permintaan barang ke tim logistic > jam 10.00 tgl 12 Mar
(pengambilan barang oleh ekspedisi setiap jam 10.00)
• Tim logistic baru siap setelah lewat jam 10.00 dan di pick up ekspedisi keesokan harinya (tgl
13 Mar)
➢ Pada kondisi seperti apa masalah tersebut terjadi? Permintaan mendadak dari Pimpro.
➢ Adakah masalah-masalah lain yang muncul seiring/mengikuti kemunculan masalah
utama? Kemungkinan target project terlambat, cost Teknisi meningkat

Langkah 4 – Identifikasi Akar Masalah (Root Causes)

➢ Mengapa faktor kausal tersebut ada? Karena permintaan mendadak
➢ Alasan apa yang benar-benar menjadi dasar kemunculan masalah? Kelalaian dalam
monitoring jadwal project karena monitoring dilakukan secara manual
Langkah 5 – Ajukan dan Implementasikan Solusi
➢ Apa yang bisa dilakukan untuk mencegah masalah muncul kembali? Buat reminder
berupa Notifikasi untuk follow up project
➢ Bagaimana solusi yang telah dirumuskan dapat dijalankan? Kordinasi dengan bagian IT
untuk dibuatkan system monitoring web base sehingga Notifikasi dikirimkan langsung
ke handphone pimpro
➢ Siapa yang akan bertanggungjawab dalam implementasi solusi? Manajer IT dan Pimpro
➢ Adakah resiko yang harus ditanggung ketika solusi diimplementasikan? Ada, jika
koneksi internet tidak baik
 Why 1 ? Why 2 ? Why 3 ? Why 4 ?
Mengapa Sales tidak Mengapa tidak ada
Mengapa target tidak Mengapa kurang
menerima report posisi keharusan bagian FA
tercapai ? monitor posisi AR?
AR secara periodic ? utk memberikan
• Karena kurang • Karena Sales tidak • Karena tidak ada report AR ke Sales
monitor posisi AR menerima report keharusan bagian FA ?
posisi AR secara untuk memberikan
periodik report AR ke Sales • Karena belum
dibuatkan policy
nya

Akar Permasalahan :
Tidak ada informasi posisi AR ke Sales secara periodic

Solusi :
Memberikan informasi posisi AR ke Sales secara periodic/ tepat waktu
 Why 1 ? Why 2 ? Why 3 ? Why 4 ? Why 5 ?
Mengapa terlambat Mengapa brg baru Mengapa logstik Mengapa logistic Mengapa project
kirim barang ke di pick up telat menyiapkan baru terima order baru memberikan
project ? keesokan harinya? barang? lebih dari jam 10? order > jam 10 ?
• Karena barang • Karena bagian • Karena logistic • Karena project • Karena
baru di pick up logistic telat terima ordernya baru memberikan permintaan
ekspedisi menyiapkan lebih dari jam order di atas jam dadakan dari
keesokan harinya barang 10.00 10 primpro

Why 6 ?

Mengapa pimpro
minta dadakan ?
Tidak tercapainya KPI Sales Bad Debt dengan target
• Karena monitoring
project dilakukan zero bad debt
secara manual
 Methods (Metode)
Machines (Mesin)
People (Orang/ karyawan)
Materials (Bahan)
Measurement (Pengukuran)
People Material Environment (Lingkungan Hidup)

Lalai/ lupa Terlambat

dipersiapkan
Terlambat Kurang inisiatif
memberikan order
Terlambat kirim
barang ke lokasi
project
Kapal tdk selalu
tersedia Monitoring manual
Tdk terjadwal/
dadakan
Pengiriman tdk
fleksibel

Machine Method
 Why 1 ? Why 2 ? Why 3 ? Why 4 ? Why 5 ?
Mengapa tidak ada
Mengapa terlambat Mengapa armada Mengapa utk
Mengapa armada perjanjian
kirim barang ke terlambat datang armada on call
tidak siap? ketersediaan
customer ? ke WH? belum tentu ada ?
armada on call ?
• Karena armada • Karena • Karena untuk on • Karena tidak ada • Karena memang
tidak siap permintaan call memang tidak perjanjian untuk belum dibuat
sehingga datang mendadak dapat dipastikan ketersediaan kesepakatan
terlambat ke WH (permintaan ketersedian armada on call dengan vendor
armada on call) armada

Akar Permasalahan : Solusi :

Belum ada kesepakatan mengenai ketersediaan Buat kesepakatan dengan vendor mengenai
kendaraan untuk permintaan on call. ketersediaan kendaraan untuk permintaan on
call.
 Why did it happen ? Why 1 ?
It ran out of memory

Why it ran out of memory ?

Why 2 ?
Because it was incorrectly configured

Problem statement : Why it was incorrectly configured ? Why 3 ?

Company’s website is down Because the site administrator made a mistake

Why site administrator made a mistake ?

Because the development team hadn’t provided Why 4 ?
adequate instruction

Why development team hadn’t provided

adequate instruction ? Why 5 ?
Because they assumed it was obvious
Problem statement : Company’s website is down
1. Why did it happen ?
▪ It ran out of memory

2. Why ?
▪ Because it was incorrectly configured

3. Why ?
▪ Because the site administrator made a mistake

4. Why ?
▪ Because the development team hadn’t provided adequate instruction

5. Why ?
▪ Because they assumed it was obvious
 Methods (Metode)
Machines (Mesin)
People (Orang/ karyawan)
Materials (Bahan)
Measurement (Pengukuran)
People Material Environment (Lingkungan Hidup)

Terlambat
Jml kurang
memberikan order
Jml buffer
stock kurang
Kurang kirim
barang ke
Tdk ada customer
Tdk terjadwal/ review buffer stock
dadakan secara berkala

Method
 Mengapa masalah ini Mengapa Mengapa masalah
terjadi ? masalah tidak tidak dicegah ?
terdeteksi ?
Mengapa barang rusak Kehujanan
& basah ?
5 whys Mengapa kehujanan ? - Krn menggunakan

analysis
truk terbuka
- Terpal bocor
- Terpal tdk
dipasang dgn baik
Problem : Barang
Mengapa menggunakan - stok truk tertutup
diterima customer truk terbuka? habis
rusak dann basah
Mengapa kehabisan truk - Krn pengiriman
tertutup? dadakan
Mengapa pengiriman Krn order
dadakan/ tdk terjadwal? diterimaSales Adm
lebih dari jam 3 sore