UNIVERSITAS MATARAM

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN

MAJELIS TAKLIM AL-KAHFI
Sekretariat : Jl. Majapahit 62 Mataram 83125 Musholla Baabul Ulum FKIP. CP: 08384858922/082340032547

TUGAS POKOK DAN FUNGSI, SISTEM OPERASIONAL

PROSUDER DAN LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
SEKRETARIS UMUM DAN KEPUTRIAN MT. AL-KAHFI FKIP
UNRAM
1441 H/2020

1. IDENTITAS
Sekretaris Umum : Didik Pratama
Sekretaris Keputrian : Hawariani

2. TUGAS POKOK DAN FUNGSI (TUPOKSI)

2.1. Melaksanakan tugas dan bertanggungjawab di bidang administrasi umum, seperti:
a) Membuat struktur kepengurusan MT. Al-Kahfi FKIP Unram;
b) Membuat daftar hadir dalam setiap rapat atau kegiatan yang dilaksanakan pengurus
inti;
c) Mengelola surat-surat MT. Al-Kahfi yang masuk dan keluar;
2.2. Membuat kalender kegiatan setelah berkoordinasi dengan coordinator department yang
bersangkutan;
2.3. Melakukan pengawasan internal keanggotaan serta melaporkan hasil pengawasan internal
keanggotaan serta melaporkan hasil pengawasan kepada ketua umum;
2.4. Mengontrol koordinasi atau hubungan antar department;
2.5. Memberikan saran kepada ketua dalam mengambil keputusan;
2.6. Melaksanakan delegasi tugas dan fungsi dari ketua apabila ketua berhalangan hadir;
2.7. Mendampingi ketua dalam setiap rapat;
2.8. Membuka dan menutup rapat harian yang dilaksanakan pengurus inti;
2.9. Mendokumentasikan hasil rapat;
 UNIVERSITAS MATARAM
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
MAJELIS TAKLIM AL-KAHFI
Sekretariat : Jl. Majapahit 62 Mataram 83125 Musholla Baabul Ulum FKIP. CP: 08384858922/082340032547

3. SISTEM OPERASIONAL PROSEDUR

3.1. Bidang Administrasi Surat Menyurat (Keluar Dan Masuk)
3.1.1. Sekretaris Umum dan Keputrian mengelola surat-surat masuk dan keluar
3.1.2. Pengelolaan surat masuk dari luar instansi (UNRAM) dan dalam, Sekretaris Umum
bertugas untuk menindaklanjutinya dengan langkah melaporkan dan
menyampaikannya kepada Ketua Umum untuk mendapatkan keputusan;
3.1.3. Pengelolaan surat masuk dari luar instansi (UNRAM) dan dalam, Sekretaris
Keputrian melaporkan dan menyampaikan surat-surat tersebut kepada Sekretaris
Umum jika Sekretaris Umum berhalangan dan atau tidak berada di tempat. Dalam hal
ini, Sekretaris Keputrian kemudian melaporkan dan menyampaikan mengenai
surat-surat masuk kepada Koordinator Keputrian. Sedangkan, Sekretaris Umum
melaporkan dan menyampaikan prihal terkait kepada Ketua Umum untuk
mendapatkan keputusan;
3.1.4. Hal mengenai surat keluar terkait pelaksanaan suatu kegiatan yang diselenggarakan
oleh MT. Al-Kahfi, Sekretaris Umum dan atau Keputrian menginstruksikan
pelaksana kegiatan untuk merangkap administrasi surat minimal 2 dan maksimal 3
rangkap sebagai arsip MT. Al-Kahfi. Seusai masa pelaksanaan kegiatan, Sekretaris
Umum dan atau Keputrian menginstruksikan pelaksana untuk merampungkan seluruh
surat keluar untuk kebutuhan pendataan;
3.1.5. Sekretaris Keputrian dalam hal pengurusan Surat Rekomendasi dan Keterangan
Aktif Organisasi Kader MT. Al-Kahfi terfokus pada Kader Keputrian.
Selanjutnya, surat tersebut ditindaklanjuti dengan melaporkan serta
menyampaikannya kepada Sekretaris Umum sebagai bahan pelaporan ke Ketua
Umum MT. Al-Kahfi;
 UNIVERSITAS MATARAM
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
MAJELIS TAKLIM AL-KAHFI
Sekretariat : Jl. Majapahit 62 Mataram 83125 Musholla Baabul Ulum FKIP. CP: 08384858922/082340032547

3.1.6. Sekretaris Umum dalam hal pengelolaan dan atau pengurusan point nomor 3.1.5.
menangani Kader Putra (Ikhwan) dan Putri (Akhwat).

Peta Konsep SOP Administrasi Surat Menyurat

Ketua Umum MT. Al-Kahfi

Koordinator Keputrian

Sekretaris Umum

Sekretaris Keputrian
 UNIVERSITAS MATARAM
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
MAJELIS TAKLIM AL-KAHFI
Sekretariat : Jl. Majapahit 62 Mataram 83125 Musholla Baabul Ulum FKIP. CP: 08384858922/082340032547

Surat Keluar Surat Keluar

Surat Masuk
Ikhwan Akhwat

3.2. Bidang Pengawasan Internal

3.2.1. Sekretaris Umum
a) Melakukan pengawasan internal keanggotaan dan melaporkan hasil pengawasan
internal keanggotaan serta melaporkan hasil pengawasan kepada Ketua Umum;
b) Mengontrol koordinasi atau hubungan antar department ikhwan dan akhwat terkait
dinamika perkembangan;
3.2.2. Sekretaris Keputrian
a) Melakukan pengawasan internal keanggotaan dan melaporkan hasil pengawasan
internal keanggotaan serta melaporkan hasil pengawasan ke Sekretaris Umum
 UNIVERSITAS MATARAM
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
MAJELIS TAKLIM AL-KAHFI
Sekretariat : Jl. Majapahit 62 Mataram 83125 Musholla Baabul Ulum FKIP. CP: 08384858922/082340032547

kemudian ke Koordinator Keputrian. Dalam hal ini, Sekretaris Umum

menindaklanjuti ke Ketua Umum;
b) Mengontrol koordinasi atau hubungan antar department akhwat;

Peta Konsep Bidang Pengawasan Internal

I A I A I A I A I A I A
A
k k k k k k Ik k k k k k k
k
h h h h h h h h h h h h h
h
w w w w w w w w w w w w w
w
a a a a a a an a a a a a a
at
n t n t n t n t n t n t
PSDK KESTARI USARI KADERISASI HUMED SYIAR BINAR

4. LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
4.1. Bidang Administrasi

Bidang Administrasi

Keterangan
No Tugas dan Kewajiban
 UNIVERSITAS MATARAM
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
MAJELIS TAKLIM AL-KAHFI
Sekretariat : Jl. Majapahit 62 Mataram 83125 Musholla Baabul Ulum FKIP. CP: 08384858922/082340032547

Terlaksana Belum Terlaksana

1 Struktur Kepengurusan

2 Daftar Hadir Kegiatan PI Berkelanjutan

3 Pengelolaan Surat Masuk & Keluar Berkelanjutan

4. Kalender Kegiatan (Program Dakwah)

4.1.1. Administrasi Bidang Surat Masuk

Nomor Surat Masuk

No Alamat Pengirim
Berkas Tanggal Nomor Agenda Prihal/Tujuan
Peminjaman
1 001 HMPS Bastrindo 17/02/20 003 PAB Sound
System
Peminjaman
2 002 KSI Al-Israa’ 20/02/20 008 Musyker VIII Sound
System
Penyerahan
3 003 Birokrasi FKIP 24/02/20 514 --- Proker dan
Inventaris
Peminjaman
4 004 HMPS PPKn 25/02/20 002 Raker Sound
System
Peminjaman
5 005 HMPS Bastrindo 26/02/20 001 Raker Sound
System
Undangan
6 006 MT. An-Nahl 28/02/20 003 Musyker
Musyker
Undangan
Sidang
7 007 DPM FKIP 28/02/20 010 Sidang
Paripurna
Paripurna
Musykernas Undangan
8 008 KSI Al-Israa’ 04/03/20 017
VIII Delegasi
Undangan
9 009 DPM FKIP 06/03/20 002 Sidang
Sidang
 UNIVERSITAS MATARAM
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
MAJELIS TAKLIM AL-KAHFI
Sekretariat : Jl. Majapahit 62 Mataram 83125 Musholla Baabul Ulum FKIP. CP: 08384858922/082340032547

Peminjaman
10 010 HMPS Bastrindo 09/03/20 002 PUNLAM
Inventaris
11 011 HIMAKIM 09/03/20 036 LKMO Undangan
12 012 UKKI Tasamuh 11/03/20 018 Musyker Undangan
13 013 Pan. PAB KSI Al-Israa 30/8/20 005 PAB Undangan
Seminar
Permohonan
14 014 Ldk BHi Unram 10/9/20 026 kewirausahaa
delegasi
n
Permohonan
15 015 UN.43.2.10 17/9/20 39.06 ----
Delegasi
16 016 Pan.ILT 2 Ldk BHi 30/9/20 006 ILT 2 Undangan
17 017 Pendidikan Biologi 5/11/20 002 Dies Natalis Undangan
Permohonan
18 018 LDK BHi Unram 19/11/20 040
Delegasi
Sosialisasi
system
19 019 Pan. KPRM FKIP 20/11/20 032 ---- E-vote
pemira
online FKIP
Peminjaman
20 020 HMPS Pend.sos 24/11/20 011 ----
Sound
Sosialisasi
pembahasan
21 021 Pan KPRM 21/11/20 011 ---- juklat dan
teknis pemira
online
Undangan
Pan.Musyum Ukk As
22 022 02/12/20 003 ---- menghadiri
siraaj
acara
Undangan
23 023 Mapala FKIP unram 27/11/20 005 ---- pembukaan
dan penutup

4.2.2. Administrasi Bidang Surat Keluar

Nomor Surat Keluar

No Tujuan (Instansi/Orang)
Berkas Tanggal Nomor Agenda Prihal/Tujuan
Peminjaman
1 001 FKIP Unram 10/03/20 001 Musyker
Tempat
 UNIVERSITAS MATARAM
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
MAJELIS TAKLIM AL-KAHFI
Sekretariat : Jl. Majapahit 62 Mataram 83125 Musholla Baabul Ulum FKIP. CP: 08384858922/082340032547

LDK BHi Unram &

2 002 10/03/20 002 Musyker Undangan
LDF Se-Unram
Undangan
3 003 Pembina MT. AL-Kahfi 15/03/20 002 Musyker
Pembicara
Permohonan
4 004 M. Hidayat, S.Pd. 10/03/20 003 Musyker Sebagai
Pemateri
Permohonan
Ust. Fitrah, S.Pd. &
5 005 05/03/20 001 TOP Sebagai
Ust. Faesal, S.Pd.
Pemateri
Peminjaman
6 006 UKM argUMent 06/03/20 002 TOP
LCD
Peminjaman
7 007 HIMATIKA 04/03/20 002 TOP Layar
Proyektor
LDK BHi Unram &
8 008 06/03/20 003 TOP Undangan
LDF Se-Unram
Permohonan
9 009 Ust. Edy Syahrial, MA 10/03/20 003 KRS Sebagai
Pemateri
Persyaratan
10 010 Nurul Ainun 10/03/20 003 Beasiswa
Beasiswa
Oprec DPM
11 011 Muhammad Ilhami 08/02/20 001 Delegasi
FKIP
12 012 Ismul Hadi 16/10/20 003 ------ ------
13 013 Muhammad Andika 13/09/20 003 ------ ------
14 014 Muhammad Taufan O. 12/10/20 003 ------ ------
15 015 Muhammad Yunus 14/10/20 003 ------ ------
16 016 Suci Fatmala Sari 14/10/20 003 ------ ------
SK Dosen
17 017 Dr. Edy, M.Ed. 12/09/20 004 PHP2D
Pembimbing
Pelaksanaan
18 018 Bina Pribadi Islam 28/08/20 004 BINAR
Binar
Peminjaman
19 019 argUMent 10/09/20 006 PHP2D
LCD
20 020 Dekan FKIP 10/09/20 006 PHP2D Undangan
21 021 Wakil Rektor III Unram 10/09/20 006 PHP2D Undangan

4.2. Bidang Pengawasan Dan Pengkoordinasian Departement

 UNIVERSITAS MATARAM
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
MAJELIS TAKLIM AL-KAHFI
Sekretariat : Jl. Majapahit 62 Mataram 83125 Musholla Baabul Ulum FKIP. CP: 08384858922/082340032547

Status : Terlaksana
Keterangan : Tidak maksimal
Kendala : 1) Komunikasi yang minim dan tidak masif antara Sekretaris Umum
dan Sekretaris Keputrian, 2) Jadwal pengawasan yang telah disusun hanya bersifat
normatif, namun tidak terlaksana secara maksimal.

Lampiran 1. Struktur Kepengurusan

 UNIVERSITAS MATARAM
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
MAJELIS TAKLIM AL-KAHFI
Sekretariat : Jl. Majapahit 62 Mataram 83125 Musholla Baabul Ulum FKIP. CP: 08384858922/082340032547

Lampiran 2. Administrasi
 UNIVERSITAS MATARAM
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
MAJELIS TAKLIM AL-KAHFI
Sekretariat : Jl. Majapahit 62 Mataram 83125 Musholla Baabul Ulum FKIP. CP: 08384858922/082340032547

Lampiran 3. Daftar Hadir & Pendampingan Qiyadah

 UNIVERSITAS MATARAM
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
MAJELIS TAKLIM AL-KAHFI
Sekretariat : Jl. Majapahit 62 Mataram 83125 Musholla Baabul Ulum FKIP. CP: 08384858922/082340032547