BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Sarana pelayanan kesehatan menurut Permenkes RI

No.269/Menkes/Per/III/2008 adalah tempat penyelenggaraan upaya

pelayanan kesehatan yang dapat digunakan untuk praktek kedokteran

atau kedokteran gigi. Rumah sakit merupakan salah satu contoh dari

sarana pelayanan kesehatan. Rumah sakit adalah institusi yang

menyediakan tempat tidur rawat inap, pelayanan medis dan pelayanan

perawatan terus menerus untuk diagnosa dan pengobatan oleh staf medis

yang terorganisir (Huffman, 1994).

Penyelenggaraan rekam medis merupakan proses kegiatan yang

dimulai pada saat pasien datang sampai pasien pulang atau meninggal,

yang meliputi kegiatan pencatatan data medis pasien dan penanganan

berkas rekam medis yaitu kegiatan penyimpanan dan pengambilan

kembali berkas rekam medis untuk keperluan peminjaman berkas rekam

medis. Menurut Huffman (1994), rekam medis harus dibuat untuk setiap

orang yang menerima pelayanan rumah sakit.

Rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen

tentang identitas pasien dan pelayanan lain kepada pasien di sarana

pelayanan kesehatan (Hatta, 2008). Menurut Permenkes RI

No.269/Menkes/Per/III/2008 tentang Rekam Medis, menjelaskan bahwa

1
rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen tentang

identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain

yang telah diberikan kepada pasien.

Menurut Permenkes RI No 269/Menkes/Per/III/2008 pasal 5,

disebutkan bahwa setiap dokter atau dokter gigi dalam menjalankan

praktek kedokteran wajib membuat rekam medis. Rekam medis harus

segera dibuat dan dilengkapi setelah pasien menerima pelayanan.

Pembuatan rekam medis dilaksanakan melalui pencatatan dan

pendokumentasian hasil pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan

pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.

Unit rekam medis merupakan bagian yang penting dalam suatu

rumah sakit, karena rekam medis memuat kegiatan mulai dari penerimaan

pasien, pencatatan, pengelolaan data rekam medis pasien, penyimpanan

dan pengembalian berkas rekam medis. Selain itu, unit rekam medis harus

mampu melayani permintaan informasi yang berkaitan dengan data rekam

medis dengan cepat, tepat dan akurat pada waktu yang dibutuhkan. Salah

satu faktor yang berpengaruh dalam kecepatan pemberian pelayanan

kepada pasien adalah ketepatan waktu pengembalian berkas rekam medis

ke unit rekam medis. Dalam pelaksanaannya kegiatan ini didukung oleh

petugas rekam medis, yaitu petugas yang bertanggungjawab dalam

pembuatan kebijakan prosedur palaksanaan rekam medis dan manajemen

rekam medis terkait menjaga mutu pelayanan rekam medis.

2
 Rekam medis dapat mendukung peningkatan mutu pelayanan

kesehatan, yaitu dengan melakukan pendokumentasian secara cepat dan

tepat. Dengan ini tercipta suatu pelayanan yang cepat dan tepat dimana

pasien tidak menunggu terlalu lama untuk berobat. Dan dengan

pendokumentasian berkas rekam medis yang dilakukan secara cepat dan

tepat pula maka akan diperoleh data yang berguna untuk perencanaan

dan pengawasan dalam memberikan pelayanan kesehatan yang

berkesinambungan terhadap pasien. Apabila dalam pelaksanaan

pengisian berkas rekam medis tidak dilakukan secara cepat dan tepat,

maka akan berpengaruh dalam proses pengembalian berkas rekam medis

ke unit rekam medis. Pengembalian berkas rekam medis ke unit rekam

medis menjadi terlambat atau tidak tepat waktu.

Pengembalian berkas rekam medis sangat penting dalam menunjang

pelayanan, khususnya pada pengolahan rekam medis. Apabila terjadi

keterlambatan pengembalian berkas rekam medis, maka pengolahan data

pasien akan terlambat sehingga kegiatan pelaporan juga akan terhambat.

Pengembalian berkas rekam medis dengan tepat waktu merupakan

salah satu usaha yang dapat dilakukan untuk menciptakan manajemen

rekam medis yang berkualitas. Pengembalian berkas rekam medis dengan

tepat waktu sangat diperlukan dalam manajemen rekam medis karena

ketepatan waktu pengembalian berpengaruh terhadap proses pengolahan

data rekam medis. Keterlambatan terhadap pengembalian berkas rekam

medis menyebabkan keterlambatan pula terhadap pengolahan data rekam

3
medis yang akan berpengaruh pada pengambilan kebijakan, keputusan

manajemen, serta penyampaian informasi kepada pasien. Apabila hal ini

terjadi berkelanjutan maka akan sangat mempengaruhi pengambilan

keputusan yang akan merugikan bagi pihak rumah sakit maupun pihak

pasien. Bagi rumah sakit akan mempengaruhi informasi yang disampaikan

kepada pimpinan tidak tersaji secara tepat waktu yang berguna untuk

pengambilan keputusan serta kebijakan manajemen secara efektif dan hal

ini mengahambat pembuatan pelaporan oleh petugas. Bagi pihak pasien

akan mempengaruhi pengobatan selanjutnya dan terlambat dalam

mengetahui informasi tentang kesehatan dirinya atas pelayanan yang telah

diberikan.

Untuk peningkatan pengelolaan manajemen rekam medis agar lebih

berkualitas, pengawasan pendokumentasian, pengembalian berkas rekam

medis dan usaha-usaha lain dalam rangka mewujudkan manajemen

rekam medis yang baik maka dibutuhkan suatu komite untuk melakukan

tugas tersebut. Komite tersebut adalah komite rekam medis. Komite

rekam medis adalah komite yang bertugas dan bertanggung jawab dalam

pembuatan kebijakan terkait dengan prosedur pelaksanaan rekam medis,

formulir rekam medis, kebijakan dalam pelaksanaan rekam medis dan

prosedur di setiap unit lain yang berhubungan dengan manajemen rekam

medis dan informasi pasien (WHO, 2002).

Berdasarkan studi pendahuluan yang telah peneliti lakukan pada

bulan Desember 2013 dan wawancara dengan Kepala Rekam Medis,

4
bahwa di RSUD Genteng masih sering terjadi keterlambatan dalam

pengembalian berkas rekam medis, terutama untuk pasien rawat inap.

Menurut hasil wawancara tersebut diketahui bahwa keterlambatan dalam

pengembalian berkas rekam medis rawat inap lebih dari 2x24 jam. Untuk

tiga bulan terakhir, yaitu bulan Oktober, November dan Desember 2013

berkas rekam medis yang terlambat dikembalikan sebanyak 1.458 berkas

(65,00%) dari 2.244 berkas rekam medis yang harus dikembalikan ke unit

rekam medis. Sisanya sebanyak 786 berkas (35,00%) dikembalikan tepat

waktu. Keterlambatan pengembalian berkas rekam medis tersebut

mengakibatkan keterlambatan pula dalam pengurusan administrasi

pelayanan yang telah diterima oleh pasien.

Menurut prosedur tetap pengembalian berkas rekam medis rawat

inap di RSUD Genteng, berkas rekam medis harus dilengkapi

pengisiannya dan dikembalikan tepat waktu paling lama 2x24 jam setelah

pasien pulang. Hal ini dimaksudkan agar petugas rekam medis siap

menyediakan berkas rekam medis pasien jika sewaktu-waktu diperlukan.

Selain itu, pengembalian berkas rekam medis yang tepat waktu dapat

berpengaruh terhadap pengolahan data dan informasi yang dibutuhkan

oleh rumah sakit.

Adanya keterlambatan pengembalian berkas rekam medis akan

menghambat kegiatan selanjutnya, yaitu kegiatan coding, indexing,

pembuatan SKM serta kemungkinan menyebabkan hilang atau rusaknya

berkas rekam medis. Apabila hal tersebut terjadi secara berkelanjutan

5
 maka akan menghambat penyampaian informasi kepada pimpinan rumah

sakit untuk pengambilan keputusan. Selain itu juga dapat menghambat

kegiatan pelayanan berikutnya jika sewaktu-waktu dibutuhkan untuk

keperluan hukum. Oleh karena itu, maka penyusun tertarik untuk

mengangkat permasalahan tersebut kedalam tugas akhir mengenai

dampak keterlambatan pengembalian berkas rekam medis rawat inap di

RSUD Genteng.

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka permasalahan

yang dikaji dalam penelitian ini adalah “Apa dampak dari keterlambatan

pengembalian berkas rekam medis rawat inap di RSUD Genteng?”.

C. Tujuan Penelitian

1. Tujuan Umum

Tujuan umum dari penelitian ini adalah untuk mengetahui

keterlambatan pengembalian berkas rekam medis rawat inap di RSUD

Genteng.

2. Tujuan Khusus

a. Mengetahui faktor penyebab keterlambatan pengembalian berkas

rekam medis rawat inap di RSUD Genteng.

b. Mengetahui dampak dari keterlambatan pengembalian berkas

rekam medis rawat inap di RSUD Genteng.

6
 c. Mengetahui upaya yang dilakukan oleh komite rekam medis dalam

mengatasi keterlambatan pengembalian berkas rekam medis.

D. Manfaat Penelitian

1. Manfaat praktis

a. Bagi rumah sakit

Dapat digunakan sebagai bahan evaluasi bagi pihak rumah sakit

dalam upaya peningkatan mutu pelayanan dalam pelaksanaan

pengembalian berkas rekam medis

b. Bagi peneliti

Dapat menambah pengetahuan dan wawasan serta pengalaman

yang berharga secara langsung di rumah sakit dengan menerapkan

teori yang peneliti peroleh dari institusi pendidikan.

2. Manfaat teoritis

a. Bagi institusi pendidikan

Dapat memberikan tambahan koleksi pustaka dan sebagai

tambahan materi dalam pembelajaran bagi mahasiswa lain.

b. Bagi peneliti lain

Dapat digunakan sebagai tambahan referensi bagi peneliti lain yang

akan melakukan penelitian serupa dengan yang peneliti lakukan.

7
E. Keaslian Penelitian

1. Nur Afifah (2009), dengan judul “Faktor yang Mempengaruhi

Keterlambatan Pengembalian Berkas Rekam Medis Pasien Rawat Inap

di RSUD Saras Husada Purworejo”.

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui persentase keterlambatan

pengembalian berkas rekam medis dan untuk mengetahui faktor-faktor

yang mempengaruhi keterlambatan pengembalian berkas rekam medis

rawat inap. Jenis dan metode penelitiannya yaitu penelitian deskriptif

dengan pendekatan kualitatif. Persamaan penelitian terletak pada tema

penelitian, yaitu tentang keterlambatan pengembalian berkas rekam

medis. Perbedaan penelitian terletak pada lokasi penelitian, waktu

penelitian dan tujuan penelitian.

2. Ade Denawan (2011), dengan judul “Faktor Penyebab Keterlambatan

Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Inap di RSUP Dr.Soeradji”.

Dalam penelitian ini, jenis penelitian yang digunakan oleh peneliti

adalah penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Penelitian ini

bertujuan untuk mengetahui sistem pengembalian berkas rekam medis

rawat inap di RSUP Dr.Soeradji serta untuk mengetahui faktor-faktor

yang menyebabkan masih adanya keterlambatan pengembalian berkas

rekam medis. Persamaan penelitian terletak pada tema penelitian, yaitu

tentang keterlambatan pengembalian berkas rekam medis. Perbedaan

penelitian terletak pada lokasi penelitian, waktu penelitian, dan tujuan

penelitian.

8
3. Dini Rifan Khariki (2012), dengan judul “Peran Panitia Rekam Medis

dalam Mengatasi Keterlambatan Pengembalian Berkas Rekam Medis

Rawat Inap Bangsal Kebidanan RSUD Wates”.

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui tanggungjawab, tugas

dan upaya panitia rekam medis dalam mengatasi keterlambatan

pengembalian berkas rekam medis serta untuk mengetahui faktor-

faktor yang menyebabkan keterlambatan pengembalian berkas rekam

medis. Jenis dan metode penelitiannya yaitu penelitian deskriptif

dengan pendekatan kualitatif. Persamaan penelitian terletak pada tema

penelitian, yaitu tentang keterlambatan pengembalian berkas rekam

medis. Perbedaan penelitian terletak pada lokasi penelitian, waktu

penelitian dan tujuan penelitian.