PEMERINTAH KABUPATEN GARUT

DINAS KESEHATAN
UPT PUSKESMAS CILIMUS
Jalan Raya Bayongbong Km. 08 Kecamatan Bayongbong
Kabupaten Garut Kode Pos. 44161  (0262) 242943
Website : www.puskesmascilimus.blogspot.co.id Email : cilimusok@gmail.com

KEPUTUSAN KEPALA UPT PUSKESMAS CILIMUS

NOMOR :
TENTANG
PANDUAN PENGELOLAAN DATA DAN INFORMASI
DI UPT PUSKESMAS CILIMUS
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

KEPALA UPT PUSKESMAS CILIMUS,

Menimbang : a. bahwa dalam rangka pelayanan publik yang berkualitas

dan mampu memberikan kepuasan bagi masyarakat
merupakan kewajiban yang harus dilakukan oleh
puskesmas;
b. bahwa berdasarkan pertimbangan pada huruf a di atas,
perlu menetapkan keputusan Kepala UPT Puskesmas
Cilimus.

Mengingat : 1. peraturan mentri kesehatan nomor 43 tahun 2019 tentang

puskesmas;
2. manual mutu UPT Puskesmas Cilimus kabupaten garut

MEMUTUSKAN

Menetapkan : KEPUTUSAN KEPALA UPT PUSKESMAS CILIMUS TENTANG

PANDUAN PENGELOLAAN DATA DAN INFORMASI DI UPT
PUSKESMAS CILIMUS
KESATU : Adanya panduan pengelolaan data dan informasi, sebagaimana
tercantum dalam lampiran 1.

KEDUA : Menetapkan nama pengelola data, Uraian tugas dan tanggung

jawab pengelola data dan informasi, sebagaimana tercantum
 dalam lampiran II keputusan ini.

KETIGA : Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dan apabila di

kemudian hari terdapat kekeliruan dalam penetapannya,
maka akan diadakan perbaikan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan : Di Garut
Pada tanggal : 4 Januari 2021

KEPALA PUSKESMAS CILIMUS

KUSYANADI,SKM
NIP. 197104081991011002

LAMPIRAN
KEPUTUSAN KEPALA UPT
PUSKESMAS CILIMUS
NOMOR:
TENTANG PANDUAN PENGELOLAAN
DATA DAN INFORMASI

I. PENGERTIAN
 Data adalah angka dan fakta kejadian berupa keterangan dan tanda-
tanda yang secara relatif belum bermakna bagi Puskesmas.

Informasi adalah data yang telah diolah atau diproses menjadi bentuk
yang mengandung nilai dan makna yang berguna untuk meningkatkan
pengetahuan dalam mendukung pembangunan kesehatan.

Pengelolaan data dan informasi di Puskesmas adalah proses

penatalaksanaan mulai dari identifikasi data, pengumpulan data,
penyimpanan data, analisa data menjadi informasi, pelaporan serta
distribusi informasi.

II. RUANG LINGKUP

Ruang lingkup panduan ini meliputi: pengumpulan data, penyimpanan
data, pencarian kembali data, analisa data, pelaporan dan distribusi
informasi.
III. TATA LAKSANA
a. Pengumpulan dan penyimpanan data
Pengumpulan data merupakan kegiatan pengumpulan data dari
sumber data (Petugas pelaksana kegiatan, Petugas Pelaksana
Program, Peanggung jawab Upaya ataupun petugas lain yang telah
ditunjuk untuk membuat data yang dibutuhkan Puskesmas).

Penyimpanan data merupakan kegiatan penyimpanan data yang ada

di puskesmas baik secara manual maupun elektronik.

Langkah-langkah yang dilakukan dalam pengumpulan dan

penyimpanan data:

1. Petugas mengidentifikasi kebutuhan data

2. Petugas menentukan sumber data.
3. Petugas meminta data.
4. Petugas mengingatkan kepada sumber data untuk
mengumpulkan data tepat waktu setiap tanggal 7 bulan
berikutnya untuk data yang bersifat rutin.
5. Petugas menerima data dari sumber data.
6. Petugas melakukan pengecekan kelengkapan data.
7. Petugas mengembalikan data kepada sumber data untuk data
yang belum lengkap.
8. Petugas mencatat data yang diterima kedalam register data untuk
data telah lengkap.
9. Petugas memberikan nomor/kode pada data sesuai dengan nomor
register.
10. Petugas menyimpan data ke dalam file sesuai jenis data dan
urutannya.
b. Pencarian kembali data
Pencarian kembali data merupakan kegiatan proses pencarian data
sesuai dengan permintaan/kebutuhan, dengan langkah-langkah :
 1. Petugas mengidentifikasi kebutuhan/permintaan data.
2. Petugas mencari jenis dan nomor data di buku register data.
3. Petugas mencari data di dalam file penyimpanan.
4. Petugas mencatat dalam buku peminjaman data jika data
dipinjam.
5. Petugas meminta tanda tangan peminjam.
c. Analisa data
Analisis data merupakan kegiatan mengolah/memproses data yang
telah dikumpulkan menjadi informasi yang disajikan dalam bentuk
grafik, histogram ataupun bentuk lainnya agar lebih mudah
dipahami.
Metode analisis data yang dipakai:
- Analisis Deskriptif/ berdasarkan karakteristik data
- Analisis Komparatif/perbandingan
- Analisis hubungan dalam dan antar program
Langkah-langkah melakukan analisa data meliputi :
1. Petugas menentukan metode analisis yang di pakai.
2. Petugas mengambil data-data yang akan dianalisa.
3. Petugas melakukan validasi data.
4. Petugas mengubah bentuk data (transform) dari data narasi
menjadi bentuk angka/tabel.
5. Petugas melakukan pengelompokan data
6. Petugas membuat grafik/histogram ataupun bentuk lainnya yang
diperlukan.
7. Petugas melakukan validasi informasi.
8. Petugas mengembalikan data-data yang telah dianalisa.
9. Petugas mencatat informasi ke dalam buku register.
10. Petugas menyimpan arsip informasi.
11. Petugas melaporkan informasi kepada pihak-pihak yang
berkepentingan.

d. Pelaporan dan distribusi informasi

Pelaporan dan Distribusi Informasi kegiatan melaporkan informasi
yang telah dibuat kepada atasan/Dinas kesehatan serta
mendistribusikan informasi kepada instansi/lintas sektor/pihak lain
yang dianggap memiliki hubungan/korelasi dengan informasi yang
dibuat.
1. Petugas menentukan tujuan pelaporan dan distribusi Informasi.
2. Petugas mencatat dalam buku pelaporan dan distribusi Informasi.
3. Petugas menyerahkan informasi kepada Ka. Sub bag TU
4. Ka. Sub bag. TU membuat surat pengantar.
5. Ka. Sub bag. Tu meminta pengesahan surat pengantar kepada
Kepala Puskesmas.
6. Ka. Sub bag TU menyerahkan informasi kepada bagian umum.
7. Sub bagian umum mencatat dalam buku surat keluar
8. Sub bagian umum memberi penomoran surat.
9. Sub bagian umum mengirimkan informasi sesuai alamat tujuan.
IV. DOKUMENTASI
a. SOP-SOP pengumpulan data dan penyimpanan data, pencarian
kembali data, analisis data, pelaporan dan distribusi informasi
b. Soft copy data
c. Laporan-laporan
d. Brosur-brosur

Ditetapkan : Di Garut
Pada tanggal : 4 Januari 2021

KEPALA PUSKESMAS CILIMUS

KUSYANADI,SKM
NIP. 197104081991011002

LAMPIRAN
KEPUTUSAN KEPALA UPT
PUSKESMAS CILIMUS
NOMOR:
TENTANG PANDUAN PENGELOLAAN
DATA DAN INFORMASI
 PENGELOLA DATA DAN INFORMASI
N0
NAMA/NIP PANGKAT/GOL JABATAN KETERANGAN
.
1 2 3 4 5
1.

URAIAN TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB PENGELOLA DATA DAN

INFORMASI
1. Mengumpulkan data dan informasi
2. Menyimpan data dan informasi
3. Mencari kembali data dan informasi
4. Melaporkan dan mendistribusikan data dan informasi kepada pihak-
pihak yang membutuhkan dan berhak memperoleh data dan
informasi.

Ditetapkan : Di Garut
Pada tanggal : 4 Januari 2021

KEPALA PUSKESMAS CILIMUS

KUSYANADI,SKM
NIP. 197104081991011002