PT, SUBUR JAYA CEMERLANG Prosedur Pengiriman Barang ke Pelanggan Kategori Standard Operating Revisi on Procedures Tanggal berlaku : 03 Januari 2022 No Dokumen : _SIC039 Halaman Halaman 1 dari 4 . N. PROSEDUR PENGIRIMAN BARANG KE PELANGGAN ‘TUJUAN 1.1 Memastikan setiap pesanan outlet yang diterima dapat dikirim tepat waktu, tepat barang dan jumlah. 1.2. Tercapainya standar waktu pengiriman barang dan dokumen (faktur/STT) sejak Giterima ekspeditur sampai dengan kembali ke FA. RUANG LINGKUP Prosedur ini berlaku sejak ekspeditur menerima faktur dan barang dari petugschecker sampai dengan dokumen (faktur/STT) kembali ke FA. DEFENISL 3.1 SIPA Surat Izin Praktek Apoteker 32 SIPTTK Surat Izin Tenaga Teknis Kefarmasian 33. APJ ‘Apoteker Penanggung Jawab 34 BIB : Bukti Terima Barang (form yang digunakandalam penerimaan pengembalian barang) 3.3 Checker : Personil gudang yang ditugaskan sebagai pemeriksa terakhir digudang sebelum barang keluar atau masuk gudang. 3.6 COD : Cash On Delivery (pembayaran diterima padasaat pengiriman barang), 37 SA : Sales Admin 3.8 KaGudang : Kepala Gudang 3.9 Ekspeditur : Pengantaran barang yang mengunakan mobil box/motor box khusus untuk mengantar barang ke pelanggan. 3.10 SP : Surat Pesanan ATURAN UMUM 4.1. Pesanan yang diterima SA pada hri kerja Senin-Jumat sampai dengan jam 15.30 atau sabru sampai dengan jam 12.30 waktu setempat harus terkirim pada hari yang sama (same day service).PT. SUBUR JAYA CEMERLANG Prosedur Pengiriman Barang ke Pelanggan Kategori + Standard Operating Revisi : Ol Procedures ‘Tanggal berlaku =: 03 Januari 2022 Nonokeees sigma? Halaman + Halaman 2 dari 4 4.2 43 44 45 4.6 47 48 49 Ekspeditur/personil pengirim barang yang ditunjuk harus memastikan kebersihan dan keamanan mobil ekspedisi serta bertanggung jawab atas kehilangan dan kerusakan barang yang dikirim. Pengiriman olch driver harus didampingi oleh helper untuk bongkar muat barang. Ekspeditur harus memastikan pelanggan yang menerima barang obat adalah Apoteker atau Asisten Apoteker kemudian menuliskan nama, SIPA, SIPTTK serta tanda tangan dan stempel dihalaman paling depan faktur tembus ke copy faktur. Ekspeditur wajib meminta SP asli semua faktur yang sudah diberi cap “Minta SP Asli” kepada pelanggan. Jika SP asli tidak diberikan maka ekspeditur tidak diperbolehkan melakukan serah terima barang ke pelanggan. Untuk pengiriman dengan COD , ekspeditur diperkenankan untuk menerima pembayaran dari pelanggan sejumlah nilai faktur tersebutdan harus segera disetorkan ke FA atau direktur. Setelah selesai pengiriman, ekspeditur wajib menyerahkan faktur asli ke Finance & accounting dan copy faktur (merah) serta SP asli pesanan obat ke API. APJ wajib memastikan kelengkapan dan keabsahan SP asli dari outlet yang dliserahkan oleh ekspeditur. Dokumen pengiriman barang terdiri dari 3 play (3 lembar) : > Lembar 1: Faktur (asli) warna_putib; merupakan dokumen yang harus dibawa kembali dari outlet setelah dilakukan validasi oleh pelanggan. Dokumen ini akan digunakan pada saat penagihan dan akan diberikan kepada pelanggan sebagai bukti pelunasan pembayaran. > Lembar 2 : copy fatur warna pink/merah , merupakan dokumen yang, harus dibawa kembali setelah dilakukan validasi oleh pelanggan. Dokumen ini akan diarsipkan oleh APJ sebagai bukti transaksi penjualan bersama dokumen pendukung lainnya. > Lambar 3: copy faktur warna kuning, merupakan dokumen penerimaan barang yang diberikan kepada velanauan sebagai bukti serah terima pengiriman pelanggan.PT. SUBUR JAYA CEMERLANG Prosedur Pengiriman Barang ke Pelanggan Kategori Standard Operating Revisi > Oo Procedures ‘Tanggal berlaku —: 03 Januari 2022 NoDokumen : SIC039 Fiat + Halaman 3 dai 4 V. PROSEDUR NO URAIAN ARTIVITAS PIC 3 Persiapan Ps Ekspeditur 1. Periksa kesesuaian antara fisik barang dengan faktur yang diterima dari checker. Pastika alamat dan nomor telepon pelanggan pada faktur tertera jelas 2. Catat nomor faktur pada log book pengiriman 3. Masukkan barang kedalam kendaraan ckspedisi (motor/mobil box) 5.2 Pelaksanaan Pengiriman Barang : 1. Lakukan pengiriman sesuai alamat yang terteradifaktur Ekspeditur 2, Lakukan serah terima barang dengan pelanggan dengn cara : = Minta pelanggan untuk menyerahkan SP asli untukpesanan | Ekspeditur ‘obat * Jika pelanggan tidak dapat menyerahkan SP asli pesanan 7 obat, maka tarik kembali barang dan kembalkan ke gudang. {kspeditur * Minta tandatangan, nama jelas, tanggal serta, SIPA. atau : SIPTTK untuk faktur pesanan obat. Pkspeditur Jika terjadi penolakan barang oleh pelanggan karena sutu sebab, bawa kembali barang dan serahkan ke kepala gudang. . = Lakukan pembatalan faktur / cancel faktur Bales Adie * Kembalikan ke gudang stock good gas barang ke gudang goo kh 33 Setelah pengiriman selesai, segera kembali ke kantor dan lakukan hal-hal berikut : 1. Scrahkan semua barang yang tidak terkirim ke keapala gudang untuk diproses dikirim kembali besok atau faktur dibatalkan. 2. Serahkan Hasil pembayaran faktur COD ke FA 3. Serahkan semua faktur asli ke FA. Ekspeditur 4, aes copy faktur merah/pink dan SP asli pesanan obat ke 34 aioe ‘Kendaraan operasionl (motor box/mobil box) dengan | Ekspeditur baik pada tempat yang disediakan. 35 ‘Simpan barang dan faktur di ruang / area penyimpanansesuai Kepala ketentuan untuk dikirim di hari selanjutnya. Gudang_PT. SUBUR JAYA CEMERLANG Prosedur Pengiriman Barang ke Pelanggan Kategori Standard Operating Revis : OL Procedures ‘Tanggal berlaku 03 Januari 2022 NoDokumen : SICD39 Halaman Halaman 4 dari 4 VI. REFERENSI 7.1 Perka BPOM No.7542 tentang CDOB BAB IV. Operasional Klausul 4.38- 441 7.2 Perka BPOM No.09 tahun 2019 tentang pedoman CDOB Aneks III Opertasional, klausul 34. Pengiriman poin d dan e. 7.3. Permenkes No. 4 Tahun 2014 BAB IV e klausul 1-7 VII. RIWAYAT PERUBAHAN DOKUMEN Kategori/Judul/Sub- : ai Keterangan Diubah Revel Tangeal Joaal Perubahan oleh 1 [08 Januari 2022 | Standard Operating _|Evaluasl SOP Faisal Ramdbani Procedures Prosedur Pengiriman Barang ke Pelanggan i= DIBUAT OLEH: DIPERIKSA OLEH: DISETUJUI OLEH: We | Ny t ‘Nama : Faisal Ramdhani | Nama ‘Eriyanto Nama : Husen Djaja Jabatan APS Jabatan Operasional Jabatan : Direktur Manajer Tanggal 03 Januari 2022 | Tangeat 03 Januari 2022 | Tanggal 03 Januari 2022