2

Proses
PENCARIAN & PENANGANAN ORDER

Sales, Finance

IK-MNF-PPIC-xx-xx (Menarik List PR dari SAP)

SO + demand,
Safety stock
SO tambahan Staff IC
Waktu: Setiap hari, 09.00 WIB
Menarik data PO dari SAP (T-Code ME2N)

Staff IC
Waktu: s etelah menarik data PO
Monitoring kuantitas PO (to be deliver) dan delivery date PO
PR HASIL RUNNING MRP PR DILUAR HASIL RUNNING MRP

Remark: CASE JIKA TERDAPAT PO MELEBIHI DELIVERY DATE CASE JIKA AKAN ADA PO YANG DATANG ESOK HARI

• Form purchas e request harus ditandatangani oleh user yang mengajukan, SecHead
user, HOD user, dan HOG user
Notes: User merupakan bagian/department yang akan mengajukan PR tersebut User
Running MRP otomatis
Mengajukan form PR manual ke Staff IC
• Trigger pembuatan PR manual:
1. Barang diluar BOM; bahan-bahan lab
2. Order yang terjadi setelah running MRP (diluar ren tang tanggal 23 – 27); seperti s pecial
order untuk export (karen a membutuhkan packing khusus seperti polyfoam)

Remark:

Secara otomatis MRP running di SAP dengan urutan

1. Mega Niaga Sejahtera : Pukul 00:00
2. Flynindo Mega Persada : P ukul 02:00
3. Evanindo Mega Persada : Pukul 04 :00 Ada P O open untuk delivery date esok hari?
PO meleb ihi delivery date?
Output MRP berupa IK-MNF-PPIC-xx-xx (Menarik List PR
Senior Staff P P
1. MNSA : PR pembelian ke plant (ME5A) dari SAP)
Waktu: Di hari kerja s etelah running MRP otomatis
2. FLMP : PLO (COR8) Mengolah data PLO untuk melihat kapas itas produksi EVMP dan FLMP
3. EVMP : PLO (COR)

PLO = Safety Stock + PO (Sales Order + Sales Demand) + PO Outstanding –

Available Stock Staff IC
Waktu: H+0
Sales Demand = (Sales plan)/(25) ∗ HK demand Menerima form PR manual dari User dan men gonfirmasi
Sales plan = sales plan hasil forecast + sales plan cabang apakah request sudah s esuai

Ya
Ya

Section Head PP
Kapasitas produksi memenuhi? Tidak Waktu:
Membuat PR-STO Intercompany (T-Code ME51N)

Staff IC
Section Head IC/HOD PPIC Waktu: H+0 saat monitioring PO
Waktu: Saat ditemukan ketidaksesuaian Mengabarkan Section Head IC bahwa terdapat PO yang datang esok hari
Konfirmasi ke Staff Purchas ing terkait keterlambatan PO datang
IK-MNF-PPIC-xx-xx (Membuat PR
Manual di SAP

IK-MNF-PPIC-01-01 (Running MRP Manual)

Remark: Jika User mengajukan form PR manual Staff IC
setelah jam kerja (16.00), maka Staff IC akan Waktu: s aat terdapat pengajuan PR manual (H+0)
memproses permintaan terseb ut keesokan harinya. Membuat PR Manual (T-Code ME51N)
YA

Staff Senior P P
Section Head IC/HOD PPIC
Waktu:
5 Waktu: H-1 PO datang
Melakukan running MRP Manual (T-Code MD01N )
Konfirmasi terkait kebenaran kedatangan barang ke Staff Purchasing

Staff Purchas ing

PO terlambat datang dapat diseb abkan karena: raw material
IK-MNF-PPIC-xx-xx (Menarik List PR dari SAP) Waktu:
vendor telat datang, mesin produksi vendor rusak
Konfirmasi ke vendor terkait keterlambatan pengiriman
Improvement (1)
Staff IC
Waktu: H+0
Mengecek terlebih dahulu apakah PR sudah ben ar diinput
Section Head IC
Waktu: s etelah kapasitas produksi memenuhi (hasil dari analisa PP)
Menarik PR raw material has il running MRP (T-Code ME5A)

Tidak Barang akan datang?

Staff IC
Terdapat kesalahan/
Ya Waktu:
Perubahan PR?
Mengubah PR di SAP (T-Code ME52N)

Kebutuhan s tock masih mencukupi s ampai delivery date

estimasi akibat delay?

Remark:
Ya
Variabel yang dianalis a:
1. Kuantitas barang: apakah kuantitasnya sudah sesuai dengan kuantitas yang
dibutuhkan (dari BOM dan standar perhitungan) Tidak
2. Delivery date: kesesuaian delivery date yang tergenerate di PR dengan Staff IC
kebutuhan barang jika terdapat delivery date yang tidak sesuai (lebih lama atau Waktu: Setelah menarik PR
lebih cepat) Menganalisa PR yang terbentuk dengan keb utuhan raw material
IK-MNF-PPIC-xx-xx (Menarik List PR
Untuk perubahan PR hasil running MRP, tidak perlu direlease (sudah releas e dari SAP)
otomatis) -> adanya perbedaan PR Type (untuk PR-MRP: ZE12 dan ZF12) Untuk saat ini jika vendor mengalami delay pengiriman, vendor Staff Purchas ing
akan memberi tahu purchasing terlebih dahulu s ehingga • Mengabarkan bahwa barang datang di tanggal … dengan
Waktu: di jam yang s ama s etelah PPIC menghubungi
Tidak purchasing bis a mengantisipasi dan case ini jarang terjadi kuantitas sebanyak … (U oM)
Memberikan konfirmasi bahwa ben ar besok barang akan datang ke Section Head IC/
• Komunikas i dilakukan lewat WA
HOD PPIC

Staff IC
3 Waktu: di HK yang s ama, s etelah membuat P R manual
Melakukan release PR (T-Code ME54N)

Staff Purchas ing

Waktu:
Mencari vendor alternatif untuk memenuhi kebutuhan stock

Remark:
Section Head IC/HOD PPIC
• Mencari HK < 32 HK, dan delivery date yang berada di bawah tanggal Waktu: di jam yang s ama s etelah PPIC menghubungi
Berkoordinasi dengan Staff Wareh ouse apakah kapasitas gudang men cukupi
pengolahan data, dan me “remark” PR tersebut.

• Jika HK < 32 , maka perlu dibuat pengajuan PR. Contoh, jika terdapat
sisa HK sebanyak 29 HK, sedangkan s tandar hari kerjanya itu 3 2 HK ,
maka kurang 3 HK untuk memenuhi standar. Sisa 3 HK ini lalu dikalikan
dengan jumlah pemakaian per hari, hasilnya ditambahkan dengan Staff Purchas ing
Staff IC
kuantitas PR. Waktu:
Waktu: Setelah menarik PR

•
Konfirmasi ke HOD PPIC, Section Head IC, dan Section Head PP
Mensortir HK < 32 untuk merevisi kuantitas di PR
Jika kuantitas PR sudah disortir dan direvisi, data PR diajukan ke Pak
Edo (HOS IC&PA) untuk dikoreksi

•
Tidak
Jika Pak Edo (HOS IC&PA) sudah setuju, maka data diajukan ke Staff IC
Waktu: H+0, setelah release PR
purchasing untuk dibuat PO. Menghubungi HOG Manufacture untuk acc release PR

Tidak Kapasitas gudang mencukupi?

Section Head PP Action yang dapat dilakukan purchasing adalah:

Staff IC Waktu: 1. Delivery date dimundurkan
Waktu: Setelah mensortir PR Menghitung perubahan planning produksi akibat keterlambatan stock 2. Meminta pengiriman barang secara parsial dari vendor
Memberikan P R yang sudah di sortir ke HOS IC untuk dianalisis datang

HOG Manufacture Tidak

Waktu: H+0/ max H+1
Release PR

Staff Warehouse HOD PPIC

Waktu: Waktu:
Seles ai Kebutuhan mendesak? Tidak Seles ai
Berkoordinasi dengan HOD PPIC bahwa kapasitas gudang tidak Menghubungi staff Purchasing terkait ketertidaksed iaan
memenuhi kapasitas gudang

HOG Manufacture
Waktu: H+0 setelah release PR
Section Head IC Memberikan konfirmasi ke Staff IC bahwa telah ACC release
Analisis PR sudah sesuai? Waktu: Setelah koreksi PR PR
Memberikan masukan kepada Staff IC terkait analisis PR
Ya
Ya

Ya

Staff Admin IC Staff Warehouse

IK-MNF-PPIC-xx-xx (Mengubah P R di SAP) Waktu: H+0 setelah release PR Ops i:
Waktu
Menerima konfirmasi dari HOG Manufacture, kemudian 1. Menggunakan SLOC lain
Mengatur layout dan kapasitas gudang untuk mencukupi barang yang datang
men gabarkan Staff Purchasing untuk dibuatkan PO

Section Head IC
Waktu: Setelah koreksi PR
Mengubah PR di SAP s esuai kebutuhan dan delivery date dengan T-Code ME5N

Subject e-mail: PR Hasil MRP (bulan, tahun)

Section Head IC
To: prc.rm@mpg.co.id
Waktu: H+2 Running MRP (Toleransi H+4 Running MRP)
CC: HOG Purchasing, HOG Manufacture, HOD PP IC, Section Head
Melakukan konfirmasi PR yang s udah sesuai ke Staff Purchasing melalui email
PP, prc.trc@mpg.co.id

Proses
Proses PENERIMAAN RAW MATERIAL & SUPPORTING MATERIAL
PEMBELIAN

Warehouse, Produksi, QC, Dies

Purchasing

PO 1

SUPPLIER
 INVENTORY CONTROL – OPNAME STOCK HARI AN

Mulai

Remark:
• Stock opn ame dilakukan secara samp ling (5 material AMN I da n 5
material NAMI)
• Pengambila n s ampling dimulai dari jumlah HK mengendap yang
paling besar
• Jadwa l stock opname ha rian IC: Staff IC
Sen in: Meltin g (E101) Waktu: Saat produks i telah berjalan, (s etiap hari pukul
Selasa : Ekstrusi-Aging Oven (E2 01, E208 , E209, E210) 08.00 WIB)
Rab u: Ekstrusi-Aging Oven (E2 01, E208 , E209, E210) Menarik data stock di SAP menggunakan T-Code MB52
Kamis : P C (EH31) & AN (E3 02, E303 , E304, E305, E306, E307, E308, (Display Wareh ouse Stocks for Material) dan
E309,E400, EH32) men golahnya kedalam excel
Jumat: Logistik (E403, EC 00, EC 02, EC 03, EHC 0, EHC 1)
Sabtu: Logistik ((E403, EC00, EC02, EC03, EHC0, EHC1)

Staff IC
Remark: Waktu: H+0 data sto ck d iambil
• Untuk b ara ng billet dan scrap, stock yang terlihat dalam bentuk Membuat laporan data stock (berdasarkan sis tem) untuk
berat (kg), sehingga saat sto ck op name jumlah rod billet dikonversi inventory control harian
ke kg
• Untuk b ara ng MF dan FG, stock yang terlihat jumlahnya dalam
bentuk ba r

Staff IC
Waktu: Setelah data stock diambil, di waktu yang sama
Mencetak laporan data s tock berdasarkan sis tem untuk
opname stock harian

Staff IC
Waktu: 10 .00-11.00 WIB d i hari yang sama
Memberikan laporan daily inventory control yang sudah
di print ke masing-masing Team Leader Produksi
Notes:
- Diberikan ke masing-mas in g b agian terkait sesuai dengan jadwal
opname h arian IC
- Bag ia n yang akan idisi oleh Team Lead er adalah banyaknya s tock
aktu al
- Jika terdap at ketidaksesuaian, ma ka bagian terkait (koordinasi
dengan SecHead Produksi terkait) meng isi CAPA p en yebab ma salah
ketidaksesuaian stock.

Staff IC
Waktu: 10 .00-11.00 WIB d i hari yang sama
Melakukan opname s tock bersama dengan Team Leader
Produksi terkait

Remark:
Untuk b illet, jumlah bar yang terhitung ma nual dikonversi men ja di ba r
dengan rumus :
Berat (kg) barang = jumlah aktual bar x panjang standar billet x berat Staff IC
alpha billet Waktu: 11 .00 W IB di hari yang sama
Team Leader mengisi jumlah stock aktual di Laporan Daily
Berat s tandar alpha billet: IC
5" → 0.338 kg
4" → 0.217 kg
3.5" → 0.617

Staff IC
Waktu: s etelah pengisian jumlah stock aktual
Memberikan Laporan Daily IC yang sudah diisi dengan
stock aktual ke SecHead Bagian Terkait

Section Head Produksi Terkait

Waktu:
Memberikan akar permasalahan di CAPA, dan
memberikannya ke Staff Inventory Control

Staff Inventory Control

Waktu: maksimal H+1 setelah opname stock
Memberikan Laporan Daily Inventory Control dan
penyebab masalah ketidaksesuaian stock ke HOS IC

Staff Inventory Control

Waktu: maksimal H+1 setelah opname stock
Mengirimkan hasil report opname stock bersamaan
dengan CAPA (corrective, preventive action) ke HOG
Manufaktur, HOD P roduksi, HOS Produksi via surat
elektronik

Staff IC
Waktu: di jam yang s ama
Menerima laporan daily IC dari SecHead terkait, kemudian
men ginp ut data ke excel lapo ran daily IC

Staff IC
Lap ora n d aily IC (dalam b en tuk excel)
Waktu: s etelah menginput data excel laporan daily IC, di
ditaru h di server PPIC oleh Staff Admin IC,
hari yang sama
sehingga dapa t diakses oleh SecHead IC
Memberikan lapo ran daily IC ke Sectio n Head IC dan HOD
dan HOD PPIC
PPIC untuk dicek hasil opname stock hariannya

Section Head IC/HOD PPIC

Waktu: di hari yang sama
Melakukan pemeriksaan terhadap laporan daily IC

Hasil opname stock sesuai? Ya Seles ai

Tidak

Section Head IC
Waktu: Saat ditemukan ketidaksesuaian
Berdiskusi dengan Production Analyst apakah ada GI / GR
yang tidak terekap

Section Head IC
Waktu: Saat ditemukan ketidaksesuaian
Berdiskusi dengan Staff Admin PP apakah terdapat Form
GI / GR yang tidak terekap

Remark:

Alasan stock aktual tidak sesuai dibandingkan stock s ystem: Section Head IC
1. Pemborosan tapi tidak tercatat di Form GI Waktu: Saat ditemukan ketidaksesuaian
2. Staff Admin Produksi lupa melakukan GI Berdiskusi dengan HOS mengenai alasan stock aktual lebih
3. Staff Admin Produksi salah input data transaksi sedikit diband in gkan stock sys tem

Remark:

- Jika terdapat GR yang tertunda, maka stock yang men gen dap harus Section Head Produksi
segera di GR Waktu: Saat ditemukan ketidaksesuaian
- Jika terdapat GI yang tidak terecord, maka harus di GI manual dan stock Membuat akar penyebab permasalahan dari
di adjust ketidaksesuaian stock dan memberikannya ke Staff
Inventory Control

Section Head IC
Waktu: Di hari yang sama saat HOS Produksi memberikan
akar penyebab masalah
Mengirimkan hasil report opname stock bersamaan
dengan CAPA (masalah dan perbaikan stock) ke HOG
Manufaktur, HOD P roduksi, dan HOS Produks i via surat
elektronik

Remark
Tindak lanjut dapat berupa:
- Jika terdapat GR yang tertunda, maka stock yang men gen dap harus Staff Admin Produksi dan HOS Produksi
segera di GR, - - Jika terdapat GI yang tidak terecord, maka dilakukan Waktu: Di hari yang sama saat HOS Produksi memberikan
adjustmen t stock di SAP akar penyebab masalah
Menganalisis dan menindaklanjuti CAPA yang dikirimkan
oleh HOS IC

Head of Grou p Manu faktur

Waktu: Di hari yang sama saat HOS Produksi memberikan
akar penyebab masalah
Mengajukan permintaan adjustmen t stock ke Board of
Director via s urat elektronik

Board of Director
Waktu: Di hari yang sama ketika men erima email dari
HOG Manufaktur
Meneruskan surat elektronik ke Head of Department IT
Non-SAP

Head of Department IT N on-SAP

Waktu: Di hari yang sama ketika men erima email dari BOD
Melakukan adjustment stock di sis tem

Head of Department IT N on-SAP

Waktu: Di hari yang sama ketika men erima email dari BOD
Melakukan konfirmasi ke Head of Section bagian terkait
bahwa telah dilakukan adjustment stock di sistem via
surat elektronik
 INVENTORY CONTROL – MONITORING KETERSEDIAAN BILLET (EVMP) INVENTORY CONTROL – MONITORING KETERSEDIAAN BILLET (FLMP)

Mulai Mulai

Staff IC
Staff IC Waktu: 08 .00 W IB
Waktu: 08 .00 W IB Menarik data stock material (T-Code MB52)
Menarik data stock material (T-Code MB52)

Staff IC Staff IC
Waktu: 08 .00 W IB Waktu: 08 .00 W IB
Menarik data sisa PO (T-Code ME2N) Menarik data sisa PO (T-Code ME2N)

Perhitungan Sisa HK =
total stock billet/
penggunaan perhari

Remark:
Staff IC Staff IC
Mesin 0690 menggunakan billet 3.5" @ 5 ton/hari
Waktu: 08 .00 W IB Waktu: 08 .00 W IB
Mesin 0750 menggunakan billet 4" @ 6 ton/hari
Membu at laporan monitoring ketersediaan Membuat laporan monitoring ketersediaan
Mesin 1150 menggunakan billet 5" @ 10 ton/hari
billet dengan acuan data stock billet dan sisa PO billet den gan acuan data stock billet dan sisa PO
Mesin 1600 menggunakan billet 6" @11 ton/hari

Staff IC
Waktu: 09 .00 W IB
Mensortir sisa hari kerja yang kurang dari 5 HK,
dan meremark stock tersebut sebagai stock
yang harus diperhatikan

Staff IC Staff IC
Waktu: 09 .00 W IB Waktu: 09 .00 W IB
Melaporkan hasil monitoring ketersediaan billet Melaporkan hasil monitoring ketersediaan billet
harian ke HOD PPIC dan SecHead IC EVMP di group

Stock billet
men cukupi? (sisa HK > Ya Seles ai
5?)

Tidak

Billet 4" dan 5"? Tidak Billet selain 4" dan 5"

Koordinas i by WA

Ya

Section Head IC
Waktu:
Cross check apakah terdapat jadwal
kedatangan billet dari vend or luar

Ada jadwal
5 Ya
kedatangan?

Section Head IC
Waktu
Tidak
Koordinas i den gan Section Head PP terkait
produ ksi billet

Ada P RO untuk
Tidak
produksi billet?

Ya

Section Head IC
Waktu:
Section Head IC Koordinas i dengan SecHead PP dan Senior
Waktu: Staff PP untuk membuat PRO untuk billet
Koo rd in as i den gan SecHead PP dan SecHead ters ebut
Melting untuk memprioritaskan PRO terseb ut

Seles ai
 INVENTORY CONTROL – MONITORING KETERSEDIAAN RAW MATERIAL HARI AN (EVMP & FLMP)

Mulai

Staff IC
Waktu: 08 .00 W IB
Menarik data stock material (T-Code MB52)

Staff IC
Waktu: 08 .00 W IB
Menarik data sisa PO (T-Code ME2N)

Staff IC
Waktu: 08 .00 W IB
Membuat laporan monitoring ketersediaan raw
material dengan acuan data stock NAMI dan
sisa PO

Staff IC
Waktu: 08 .00 W IB
Mengecek ap akah stock raw material masih
men cukupi untuk pemakaian per hari

Sisa stock HK
Ya Seles ai
mencukupi?

Tidak ada PO open bisa terjadi karena:

1. adanya lonjakan di tengah produksi
Tidak 2. raw material tsb sudah tidak digunakan
3. PR belum terbentuk jadi PO

Staff IC
Waktu: 08 .00 W IB
Mengecek apakah ada PO Open untuk raw
material ters ebut data sisa PO Staff IC
Waktu:
Ya 4
Menghubungi staff purchasing untuk
membuat P O

Staff IC
Waktu: Di hari yang sama setelah
Ada P O Open? Tidak pengecekan PO Terdapat PR material?
Mengecek apakah terdapat PR untuk
material terkait (T-Code ME5A)

Ya

Staff IC
Tidak Waktu: 3
Staff IC Membuat PR manual (T-Code ME51N)
Waktu:
Menginfokan kepada HOD P PIC terkait PO
outstanding

• Jika masih terdapat sisa PO namun delivery datenya terlambat,

dapat diakibatkan karen a:
HOD PPIC
kendala vendor: c/o barang raw mat utk produksi telat datang, mesin
Waktu:
produksi vendor rusak
Melakukan follow up ke staff purchas ing
• Dalam kondisi aktual, jika akan terjadi keterlambatan barang datang
terkait PO outstanding tsb
vendor akan mengabarkan ke Purchasing, seh ingga purchas ing bisa
men cari alternative vendor

Seles ai
 Mulai

Staff IC
Waktu: jam 08.0 0
Menerima update PO yang dibuat oleh Staff Senior PP via email

Staff IC
Waktu: jam 08.0 0
Mensortir selisih tanggal penarikan data dengan tanggal GR

Selisih tanggal penarikan data dengan tanggal FR

melebihi GR Process in Time?

Staff IC
Waktu: jam 09.0 0
Menghubungi Staff Admin Produksi mengen ai record GI / GR dari barang
ters ebut

Staff IC
Waktu: jam 09.0 0
Follow up ke Staff Admin AO untuk segera melakukan GR tehadap stock
terkait

CASE MF INBOUND KE EVMP (UNTUK DI ANODI ZING) CASE MF INBOUND KE MNSA (UNTUK DIJUAL SEBAGAI MFAN)

Staff Admin AO
Waktu: jam 10.0 0 – 11.00
Melakukan transfer posting ke sloc FC01 (MIGO Mvt Type 311) untuk
dipersiapkan pengiriman ke EVMP Staff Admin AO
Waktu: jam 10.0 0 – 11.00
Melakukan transfer posting ke sloc FC08 (Gd. W IP Packing, aktualnya
berada di G d . P acing PC) untuk dipersiapkan pen giriman ke MNSA

Staff Admin AO
Waktu: jam 10.0 0 – 11.00
Mencetak bukti transfer slip

Staff Admin AO
Waktu: jam 10.0 0 – 11.00
Melakukan transfer posting

Staff Admin AO Staff Admin AO

Waktu: jam 11.0 0 – 12.00 Waktu: jam 11.0 0 – 12.00
Memindahkan stock ke Gd. Packing AO untuk p ersiapan pen giriman ke Memindahkan stock ke Gd. Packing AO untuk dipacking (karena terdapat
EVMP (tidak di p ackin g, hanya diikat) PRO Cutting)

Staff Logistik Staff Logistik

Waktu: jam 12.0 0 – 13.00 Waktu: jam 12.0 0 – 13.00
Menyerahkan draft shipmen t dan slip DO ke driver Menyerahkan draft shipmen t dan slip DO ke driver

Driver Driver
Waktu: jam 13.0 0 – 14.00 Waktu: jam 13.0 0 – 14.00
Mengantarkan barang ke EVMP Mengantarkan barang ke MNSA

Staff Warehouse MNSA

Staff Warehouse EVMP Waktu: jam 14.0 0 – 15.00
Waktu: jam 14.0 0 – 15.00 Melakukan GI / GR dari FC08 keFHC9 untuk mendapatkan nomor HU
Melakukan GR dan GI sekaligus ke Sloc E201 (Gd. WIP Eks trusi) T-Code : ZPPI0 07

Staff Warehouse MNSA

Staff Admin Eks trusi Waktu: jam 15.0 0 – 16.00
Waktu: jam 15.0 0 – 16.00 Melakukan transfer posting dari FHC9 ke FHC0 untuk mendapatkan nomor
Melakukan transfer posting dari E201 ke E302 DO
T-Code: ZMMI002

Staff Admin Eks trusi Logistik MNSA

Waktu: Waktu:
Memindahkan barang ke area transit Anodizing untuk dilakukan proses Melakukan pengiriman sesuai dengan DO
anodizing