LAPORAN KONDISI

APLIKASI PADA BKD KOTA BINJAI

A. KONDISI TERKINI APLIKASI

1. APLIKASI E-ABSENSI (ANDROID DAN IOS)

Aplikasi ini digunakan untuk merekam absensi masuk dan keluar setiap pegawai
di wilayah kerja Pemerintahan Kota Binjai secara elektronik, dilengkapi dengan fitur
GPS dan selfie. Aplikasi dapat diakses dengan cara menginstal nya melalui Playstore
atau AppStore.
Status: Belum berjalan dengan sempurna.

2. APLIKASI ESDM
 Aplikasi ini merupakan aplikasi untuk menyediakan data seluruh pegawai di
wilayah kerja Pemerintah Kota Binjai dan menjadi aplikasi penunjang bagi
aplikasi E-Absensi.
Aplikasi ini dapat diakses melalui situs esdm.binjaikota.go.id
Status: Sudah berjalan tetapi belum sempurna dari segi jumlah pegawai,
titik lokasi OPD, fitur filter dan ekspor impor pegawai. Database tidak
sepenuhnya konek ke aplikasi E Absensi.

3. APLIKASI ETKD (E-TUNJANGAN KINERJA DAERAH)

Manfaat aplikasi ini sebagai perencaan tunjangan kinerja pegawai, menghitung

besaran tunjangan kinerja pegawai dan mencatat kinerja pegawai negeri sipil di
Kota Binjai sehingga dari aplikasi ini didapatkan bagaimana kinerja pegawai
negeri sipil di Kota Binjai.
Aplikasi ini dapat diakses melalui laman etkd.binjaikota.go.id
Status: belum berjalan

4. APLIKASI E-BERKALA
 Manfaat aplikasi adalah untuk melakukan pengajuan gaji berkala seluruh
pegawai negeri sipil di Kota Binjai dan sebagai admin untuk dapat melihat
menindaklanjuti pengajuan yang telah diajukan oleh pegawai.
Aplikasi ini dapat diakses pada laman saber.binjaikota.go.id
Status: sudah berjalan dengan baik dan sering digunakan.

5. APLIKASI E-CUTI

Manfaat aplikasi ini adalah untuk melakukan pengajuan cuti dari seluruh pegawai
negeri sipil yang ada di Kota Binjai dan untuk memonitor pengajuan cuti dari
seluruh pegawai negeri sipil melalui akun admin.
Aplikasi ini dapat diakses melalui laman sicuti.binjaikota.go.id
Status: sudah berjalan dengan baik dan sering digunakan

6. WEBSITE BKD (bkd.binjaikota.go.id)

 Website BKD yang dapat diakses melalui laman bkd.binjaikota.go.id ini telah
dibuat dalam kurun waktu 3 tahun terakhir yang diperuntukkan sebagai media sarana
penyampaian informasi Berita dan Pengumuman seputar Badan Kepegawaian Daerah
Kota Binjai. Website ini dibuat atas kerjasama Binjai Command Center (BCC) dengan
Pemerintah Kota Binjai.

Status: Sudah berjalan dengan baik dan sering digunakan

7. APLIKASI LIKE (LAYANAN INFORMASI KEPEGAWAIAN ELEKTRONIK)

LIKE BKD merupakan aplikasi pengembangan dari ESDM yang diharapkan bisa
menampung data seluruh pegawai negeri sipil di Kota Binjai dan nantinya akan
dihubungkan ke aplikasi E-TKD, E-BERKALA dan E-CUTI, sehingga proses
pelayanan terhadap pegawai negeri sipil menjadi lebih cepat dan efisien karena
bersifat paperless (tidak memerlukan berkas).
Manfaat aplikasi ini adalah berisi informasi data seluruh pegawai negeri sipil di
Kota Binjai dan terhubung dengan Tunjangan Kinerja, Kenaikan Gaji Berkala dan
Cuti/Pensiun atau Mutasi.
Untuk proses penggunaan masih dalam pengembangan.
Aplikasi ini dapat di akses melalui situs like.bkd.binjaikota.go.id
Status: nonaktif sementara.

B. PERMASALAHAN (KRONOLOGI)
Aplikasi ESDM dan E Absensi diciptakan pada tahun 2018 dan berjalan hingga
sekarang, hanya belum sempurna di beberapa kategori terutama jumlah dan profil
pegawai.
Sebagai admin pengguna, Badan Kepegawaian Daerah berusaha untuk melakukan
pembaharuan (updating) data pegawai tersebut, beberapa metode sudah dilakukan
seperti membandingkan data pegawai dengan data SAPK BKN, membandingkan
data melalui absensi cetak yang setiap hari dikumpulkan ke BKD sampai cara
terakhir adalah pengumpulan Daftar Riwayat Hidup masing-masing SKPD sampai
ke tingkat SD dan SMP. Pengumpulan DRH ini dilaksanakan pada bulan Juni 2019
berdasarkan Surat Sekretaris Daerah Kota Binjai No:………..tertanggal ………….
Perihal ………….dan selesai sekitar 80% sampai November 2019.

Adanya Pembaharuan Aplikasi ESDM menjadi LIKE (Layanan Informasi

Kepegawaian Elektronik)
Pada November 2019 BKD berinisiatif membuat aplikasi pengganti ESDM dengan
nama LIKE yang memiliki tampilan lebih modern dan memilikir fitur-fitur yang lebih
baik seperti pengiriman pesan, validasi data pegawai, laporan histori updating data
pegawai, yang diharapkan memudahkan pegawai dan admin dalam menggunakan
aplikasi kepegawaian tersebut.
Pada dasarnya aplikasi ini di bangun pada domain yang berbeda dengan ESDM
jadi secara logika tidak akan menganggu aplikasi ESDM yang sudah ada.
Setelah aplikasi siap dicoba penggunaannya, Tim data dari BKD langsung
menemukan beberapa kelemahan dalam penggunaan aplikasi tersebut, hal itu
berupa fitur search yang belum sempurna, fitur filter data pegawai yang belum ada,
data referensi yang double tidak memiliki fitur hapus, form penambahan pegawai
yang harus di isi dengan komplit agar dapat disimpan, dll.
Hal ini juga sudah beberapa kali disampaikan kepada Programmer selaku
pengelola aplikasi dan BKD mendapatkan respon yang tergolong lambat, hanya
beberapa kelemahan tersebut yang sudah diperbaiki sesuai dengan permintaan.
(laporan kelemahan terlampir)
Hingga akhirnya pada 24 Januari 2020 aplikasi LIKE tersebut tidak dapat diakses
kembali dikarenakan server BKD yang terletak di BCC itu mengalami kerusakan
Sistem Operasi, BKD langsung berkoordinasi kepada Diskominfo mengenai
kerusakan tersebut dan berhasil mengambil data backup yang ada pada server
BKD tersebut untuk dapat dipergunakan apabila program aplikasi LIKE tersebut
dipulihkan.
Pada akhir April 2020, aplikasi LIKE BKD sudah dapat diakses kembali tetapi
aplikasi tersebut sudah memakai alamat yang berbeda dari biasanya yaitu dari
like.bkd.binjaikota.go.id menjadi esdm.binjaikota.go.id, itu artinya aplikasi LIKE
BKD sudah memakai rumah dari aplikasi ESDM yang menyebabkan aplikasi ESDM
sudah di nonaktifkan dan mengakibatkan aplikasi E Absensi juga tidak dapat
digunakan.
 Kemudian awal Juni 2020, setelah adanya beberapa kendala dalam melakukan
rekap absensi di Badan Kepegawaian Daerah, berdasarkan arahan dari Walikota
Binjai agar memaksimalkan kembali aplikasi E Absensi, maka aplikasi LIKE BKD
dinonaktifkan kembali dan diganti aplikasi ESDM yang akan membuat aplikasi E
Absensi dapat berfungsi kembali.
Tetapi setelah di uji coba pemakaian, foto selfie yang digunakan untuk absen
masuk tidak dapat di simpan ke dalam server, sehingga tidak dapat melakukan
absensi. Perlu dilakukan kaji ulang terhadap bahasa pemrograman aplikasi E
Absensi tersebut karena dari segi server, pihak dari Diskominfo sudah
mengkonfirmasi bahwa server tidak memiliki masalah.

C. SARAN DAN SOLUSI

1. Segera koneksikan aplikasi ESDM/Like ke aplikasi E-Absensi.
2. Melakukan uji coba aplikasi server untuk mengetahui kapasitas server
dikarenakan aplikasi E Absensi harus mengirim gambar selfi ke server.
3. Jika sudah berjalan lakukan Pembaharuan terhadap jumlah dan profil data
Pegawai serta titik koordinat setiap SKPD sampai ke tingkat SD dan SMP.
4. Jika sudah sempurna, perlu ditunjuk staf/pegawai yang bertanggung jawab untuk
keberlangsungan aplikasi.
Contoh:
- Dari BKD sebagai admin pengguna
- Dari Diskominfo sebagai pengelola server
- BCC (Ismail) sebagai Programmer/pengelola aplikasi
- Operator setiap SKPD untuk melaporkan secara berkala jumlah pegawai
pada instansi masing-masing atau dapat ditanyai ketika membutuhkan data
pegawai di instansi masing-masing.
5. Perlu dibuatkan sebuah interface atau aplikasi untuk menarik data absen dari
aplikasi E Absensi per hari, per minggu, per bulan untuk setiap SKPD ataupun
seluruh SKPD.
6. Perlu dibuatkan sebuah backup database untuk mencegah kerusakan pada
setiap aplikasi.