PENUGASAN 1

Mengamati dan Menganalisa Proses

Procurement

1
 PENUGASAN 1

Mengamati dan Menganalisa Proses Procurement

Pelayanan gizi di rumah sakit sebagai salah satu komponen penunjang

diselenggarakan oleh instalasi gizi yang bertujuan untuk menyelenggarakan makanan
bagi pasien. Penyelenggaraan makanan di rumah sakit adalah suatu rangkaian mulai
dari perencanaan sampai dengan pendistribusian makanan kepada pasien.
Penyelenggaraan makanan di rumah sakit dilaksanakan dengan tujuan untuk
menyediakan makanan yang kualitasnya baik, jumlah sesuai kebutuhan serta pelayanan
yang baik, dan layak sehingga memadai bagi klien atau konsumen yang membutuhkan
(Depkes RI, 2003). Penyelenggaraan makanan di rumah sakit yang meliputi pengadaan
bahan makanan, penyimpanan bahan makanan, pengangkutan makanan masak,
penyimpanan makanan masak, dan penyajian makanan (Soediono, dkk, 2009).

Proses Procurement
Procurement atau pengadaan makanan adalah serangkaian kegiatan mulai dari
perencanaan macam dan jumlah bahan makanan, prosedur pengadaan bahan makanan
hingga proses penyediaan makanan matang bagi pasien dan karyawan rumah sakit.
Pengadaan bahan makanan dapat dilakukan dengan cara membeli sendiri atau
melalui pemasok bahan makanan. Pembelian bahan makanan adalah proses
penyediaan bahan makanan melalui prosedur dan ketentuan yang berlaku, dalam upaya
memenuhi kebutuhan bahan makanan untuk penyelenggaraan makanan bagi banyak
orang (Subandriyo 1993).
Produksi makanan yang berkualitas tergantung pada bahan baku yang
digunakan. Penggunaan bahan baku yang berkualitas rendah akan menghasilkan
produk makanan yang berkualitas rendah pula, sedangkan makanan yang berkualitas
tinggi berasal dari bahan baku yang berkualitas tinggi (Wirakusumah 1999). Cara untuk
mendapatkan bahan baku yang berkualitas tinggi perlu memperhatikan mengenai jenis,
jumlah, dan spesifikasinya (kualitas) bahan baku yang dibeli. Selain itu, perlu diketahui
pula mengenai karakteristik pemasok, tempat pembelian, dan fungsi atau kegunaan
bahan baku tersebut dalam proses produksi (Keister 1990). Standar kualitas bahan
makanan merupakan daftar informasi mengenai deskripsi bahan makanan yang meliputi
penampilan, kualitas atau mutu organoleptik, dan komposisi bahan makanan.
Penentuan kualitas dapat berupa grade atau kelas mutu, penampakan luar, varietas,

2
 bentuk/ukuran, dan kemasan (Sambas 1991). Subandriyo (1993) menyatakan bahwa
cara pembelian bahan makanan yang tepat akan meningkatkan efisiensi dan efektifitas
penggunaan dana yang tersedia. Oleh karena itu, diperlukan suatu pedoman standar
yang dapat mengontrol proses pembelian sehingga mendapatkan kualitas bahan seperti
yang diharapkan.

A. Pemesanan Bahan Makanan

Pemesanan adalah penyusunan permintaan (order) bahan makan
berdasarkan menu atau pedoman menu dan rata-rata jumlah konsumen atau pasien
yang dilayani (PGRS, 2005).
Syarat pemesanan bahan makanan:
 Adanya kebijakan Rumah Sakit tentang pengadaan bahan makanan
 Adanya surat perjanjian dengan bagian logistik rekanan
 Adanya spesifikasi bahan makanan
 Tersedianya dana
Di Instalasi Gizi RSUD “Kanjuruhan” Kepanjen, pemesanan bahan
makanan dibedakan menurut jenis bahan makanan, yaitu:
1. Bahan makanan kering
Pemesanan bahan makanan kering dilakukan lewat form rencana
kebutuhan bahan makanan kering beserta jumlah dan spesifikasinya.
Perhitungan bahan makanan kering yang akan dibeli di Instalasi Gizi
menggunakan rumus berikut:

(standar porsi x jumlah pasien+karyawan yang dilayani) + speeling/stok

Pemesanan bahan makanan kering dilakukan setiap satu bulan sekali

(tanggal 20 setiap bulan) dan diserahkan kepada rekanan yang telah ditunjuk
oleh bagian pengadaan Rumah Sakit, yaitu CV Putra Jaya. Pemilihan dan
penunjukan rekanan ini dilakukan oleh instalasi pengadaan Rumah Sakit,
Instalasi Gizi tidak turut serta dalam proses pemilihan rekanan tersebut.
Bahan makanan yang telah dipesan biasanya datang pada setiap awal
bulan. Berikut adalah form rencana kebutuhan bahan makanan kering di Instalasi
Gizi RSUD “Kanjuruhan” Kepanjen :

3
 Tabel 1.1 Form Rencana Kebutuhan Bahan Makanan Kering
No Nama Barang Spesifikasi Satuan Jumlah
Golongan bahan makanan kering yang tidak terkena PPN 10%
1 Beras Baru, putih, bersih, merk “mentari” Kg
2 Garam halus Kemasan utuh, putih,bersih merk “naga”isis Bal
36 biji/pak
3 Garam meja Kemasan utuh,baru netto 250gr/bks Bungkus
Golongan bahan makanan kering yang tidak terkena PPN 10%
4 Air mineral botol Kemasan utuh,baru merk “aqua” isi 24 btl Karton
5 Air mineral galon Baru, merk “Aqua”isi ulang Galon
6 Cup kue kertas Kemasan utuh, kualitas baik 1200 bj/slov Slov
7 Cup kue plastik Kemasan utuh, kualitas baik 1200 bj/slov Slov
8 Teh botol Baru,merk “fresh tea” 24btl/krat Krat
9 Gula merah Baru,kering,bersih,1 kg/bks Kg
10 Gula pasir Putih.bersih,kering,kemasan 1kg/bks Bks
11 Gula pasir Putih.bersih,kering,kemasan 2kg/bks Bks
12 Kacang hijau Bersih, bebas ulat,butiran utuh Kg
13 Kacang tanah Bersih, bebas ulat,butiran utuh Kg
14 Kantong plastik 0.25 kg Merk “toke”kemasan utuh Pak
15 Kantong plastik 0.5kg Merk “toke”kemasan utuh Pak
16 Kantong plastik 1kg Merk “toke”kemasan utuh Pak
17 Kecap Baru,merk “bango”isi 620 ml/btl Btl
18 Kertas bungkus Merk”gajah biru” Pak
19 Makaroni Baru,bentuk spiral Kg
20 Mie instan Mie goreng,baru,merk “sedap”40 bks/karton Karton
21 Mie instan Merk”indomie” goreng 40 bks/karton Karton
22 Sarung tangan Plastik isi 100/pak Pak
23 Susu kental manis Indomilk sachet,rasa coklat, 120 Karton
sachet/karton
24 Minyak goreng Baru, kemasan utuh, 1 liter/btl merk “filma” Btl
25 Minyak goreng Baru, kemasan refill, 2liter/pouchl merk Pouch
“filma”
26 Minyak goreng Baru,merk”bimoli” 1L/btl Btl
27 Kopi instan sachet Baru,20gr/sachet,100 sachet/pak,merk Pak
nescafe”
28 Kopi instan botol Kemasan utuh,baru 100gr/btl merk nescafe, Btl
29 Plastik wraping Kualitas baik, merk “Cling” Roll
30 Cup noodle Merk “pop mie rasa baso spesial”kemasan Karton
gelas 24 gelas/karton
31 Sabun krim Kemasan kaleng merk wings 12kg/klg Klg
32 Susu full cream coklat Baru, merk “indomilk”400gr/kotak Kotak
33 Susu full cream putih Baru, merk “indomilk”400gr/kotak Kotak
34 Susu bayi Baru, merk SGM1”150gr/ktk Kotak
35 Susu bayi Baru, merk “PreNan”400gr/ktk Klg
36 Susu cair coklat Baru, merk ultra” 250ml/ktk 24ktk/karton Karton
37 Susu bayi Baru, merk lactogen”180gr/ktk Kotak
38 Susu diet Baru, merk Neprisol”180gr/ktk Kotak
39 Susu diet Baru, merk Entrasol”185gr/ktk 24 ktk/karton Karton
40 Susu diet Baru, merk dianeral”180gr/ktk 24 ktk/karton Karton
41 Suun Baru merk “bintang dunia” Bks
42 Tas kresek Ukuran kecil, warna hitam, merk “ tic tas” Pak

4
 43 Tas kresek Ukuran sedang, warna hitam, merk “ tic tas” Pak
44 Tas kresek Ukuran besar, warna hitam, merk “ tic tas” Pak
45 Teh Baru, 40 gr/bks, 10 bks/pak merk “bandulan” Pak
46 Teh celup Merk “ sari wangi” 25 ktg/ktk Ktk
47 Tepung beras Merk “rose brand” baru 500gr/bks Kg
48 Tepung bumbu Merk “KOBE” 100gr/bks Bks
49 Tepung terigu Merk “ gunung Bromo” Bks
50 Tepung maizena Merk “ Honig” 150gr/bks Bks
51 Gelas disposable Bening, kap 200cc dengan tutup 50 bj/slov Slov
52 Gelas disposable Bening, kap 400cc dengan tutup 50 bj/slov Slov
53 Saos tomat Merk “ABC” 340 ml/btl Btl
54 Margarin Merk “blue band” 250 gr/pak Pak
55 Karet Pentil 0,5 kg/pak Pak
56 Kerupuk udang Merk “ udang tunggal” Kg
57 Krimer Merk max cream 500gr/ktk Ktk
58 Tissue Lembut merk”Nice “non Parfume, 900gr/pak Pak
59 Tissue makan Lembut merk”toply “ warna putih Pak
60 Bihun jagung Merk “padamu” 380gr/pak Bks
61 Susu diet Nutren fibre 400gr/klg,24 klg/ karton Karton
62 Susu balita Nutren Fibre 400gr/klg 24 klg/ karton Karton
63 Susu bayi Baru, merk “SGM” BBLR, 180 gr/ktk Ktk

2. Bahan makanan basah

Pemesanan bahan makanan basah dilakukan sehari sebelum pembelian
dan pembelian dilakukan setiap hari dengan cara berikut:
(standar porsi x jumlah pasien) + speeling/stok
Rencana kebutuhan bahan makanan basah sehari dibuat dibuat oleh instalasi
gizi. Selanjutnya, Surat Pesanan diberikan kepada rekanan yang telah ditunjuk
oleh unit pengadaan rumah sakit, yaitu CV. Samudra Berkah. Berikut adalah
Form Rencana Kebutuhan Bahan Makanan Basah di Instalasi Gizi RSUD
“Kanjuruhan” Kepanjen yang dapat dilihat pada tabel berikut :
Tabel 1.2 Form Rencana Kebutuhan Bahan Makanan Basah
NO NAMA BAHAN SAT SPESIFIKASI JML NO NAMA SAT SPSIFIKASI JML
BAHAN
A. LAUK PAUK B. BUAH
1 Ayam Negeri Kg Segar , bag.dada dan 1 Anggur hijau Kg Segar,kondisi
paha,100gr/ptgtanpa bulu baik,masak,manis
2 Ayam giling Kg Segar,lembut 2 Anggur Merah Kg Segar,kondisi
baik,masak,manis
3 Bakso jadi Bks Baru merk “vida”isi 50btr 3 Apel manalagi Kg Segar,masak,manis
125gr/buah
4 Dada Ayam Kg Segar,tanpa tulang dan 4 Apel Merah Kg Segar,masak,manis
kulit 125gr/buah
5 Daging sapi Kg Muda, segar, has dalam, 5 Jeruk Lokal Kg Segar,masak,manis
tanpa urat dan lemak 125gr/buah
6 Daging sapi giling Kg Segar,lembut,tanpa lemak 6 Melon Kg Segar,masak,manis
7 Sosis daging sapi Bks Baru,segar merk “bernadi” 7 Pepaya Kg Segar,masak,manis

5
 isi 500 gr
8 Tahu Bak Segar,padat, bersih,warna 8 Pir Kg Segar,masak,manis
putih 125gr/buah
9 Telur Asin Btr Baru, bersih,matang 9 Pisng ambon Buah Segar,tua, masak
10 Telur Ayam Kg Baru,bersih 60 gr/btr 10 Pisang Barlin Buah Segar,tua, masak
11 Telur puyuh Kg Baru,bersih 11 Pisang susu Buah Segar,tua, masak
12 Tempe kedelai Bj Segar, padat,bersih 12 Pisang gajih Sisir Segar,tua, masak
13 Susu Kedelai Bks Segar, 200 cc/bks 13 Semangka Kg Segar,tua, tanpa
biji,manis
14 Strawberi Kg Segar,masak,manis
C. BUMBU
1 Asam Kg Baru,kering,bersih
2 Bawang Kg Segar,bersih
Bombay
3 Bawang Kg Segar,bersih giling
merah giling
4 Bawang Kg Segar tanpa kulit,iris
merah iris tipis
5 Bawang Kg Segar tanpa kulit
merah kupas
6 Bawang putih Kg Segar,bersih, giling
giling
7 Bawang putih Kg Segar tanpa kulit, iris
iris tipis
D. SAYURAN 8 Bawang putih Kg Segar tanpa kulit
kupas
1 Arcis Kg Segar,muda,tanpa ulat 9 Cabe merah Kg Segar,tua,giling
giling
2 Baby Corn Kg Segar,muda,utuh,bersih 10 Cabe merah Ons Segar tua,iris tipis
iris
3 Bayam Ikat Segar,muda,daun 11 Cabe merah Ons Segar,tua,utuh
utuh,bersih utuh
4 Belimbing sayur Kg Segar,muda 12 Cabe rawit Kg Segar,tua,utuh
5 Bunga kol Kg Segar,muda,utuh,tanpa 13 Daun Kg Segar, bersih
ulat brambang
6 Gambas Kg Segar,muda,utuh,bersih 14 Daun Jeruk Ikat Segar, bersih, daun
purut uruh
7 Jagung Manis Kg Segar,muda,utuh,bersih 15 Daun pandan Ikat Segar,bersih
8 Jamur tiram Kg Segar, bersih,putih 16 Daun salam Ikat Segar, bersih,utuh
9 Kc.panjang Kg Segar,muda,tanpa ulat 17 Jahe Kg Segar, bersih,tua
10 Kc.polong Kg Baru,butiran utuh 18 Kelapa muda Btr Segar,kupas,parut
11 Kangkung Ikat Segar,muda,utuh,bersih 19 Kelapa tua Btr Segar,parut
12 Kemangi Ikat Segar,muda ,bersih 20 Keluwek Kg Segar, bersih
13 Kentang Kg Segar,tua,baik@100gr 21 Kemiri Kg Butiran utuh,kering
14 Ketimun Kg Segar,muda,baik 22 Kencur Kg Segar, bersih
15 Krai Kg Segar,muda,bersih 23 Ketumbar Kg Butiran utuh,kering
16 Manisa Kg Segar,muda,baik 24 Kunci Kg Segar, bersih
17 Sawi daging Kg Segar,bersih,daun utuh 25 Kunir Kg Segar, bersih
18 Sawi hijau Ikat Segar,bersih,daun 26 Lengkuas Kg Segar, bersih
utuh,muda
19 Sawi putih Kg Segar,bersih,daun 27 Merica Kg Butiran utuh,kering
utuh,muda

6
20 Tauge Kedelai Kg Segar,bersih 28 Prei Kg Segar, bersih
21 Taoge panjang Kg Segar,bersih 29 Serai Ikat Segar, bersih
22 Taoge pendek Kg Segar,bersih 30 Seledri Kg Segar, bersih
23 Tomat hijau Kg Segar,bersih,baik 31 Terasi Kg Kering,enak
24 Tomat merah Kg Segar,kulit mulus,matang
25 Wortel Kg Segar,muda,baik

SOP Pemesanan dan Analisis

Analisis SOP
Isi SOP
Bahan Makanan Basah: SOP tersebut telah
1. Petugas pengadaan Instalasi Gizi menyusun rencana dijalankan dengan baik
kebutuhan bahan makanan untuk esok hari sesuai di RSUD “Kanjuruhan”.
spesifikasi yang telah ditentukan dengan cara: Untuk Surat Pesanan
(standar porsi x jumlah pasien) + speeling/stok dibuat 2 rangkap, satu
2. Rencana kebutuhan bahan makanan basah diserahkan ke untuk instalasi gizi dan
Instalasi Pengadaan untuk diterbitkan SP (Surat Pesanan) satu untuk rekanan. SP
bahan makanan basah dibuat rangkap
3. SP (Surat Pesanan) bahan makanan basah diserahkan dimaksudkan untuk
kepada petugas belanja yang telah ditunjuk oleh Instalasi pertanggung jawaban
Pengadaan Rumah Sakit dan sistem
4. Petugas belanja mengirim bahan makanan ke Instalasi Gizi pengendalian internal
sesuai dengan jumlah dan spesifikasi yang telah ditentukan dari Instalasi Gizi
dan diperiksa oleh petugas pemeriksa Instalasi Gizi Rumah Sakit.
5. Apabila ada bahan makanan yang tidak baik jumlah
maupun spesifikasinya maka petugas pemeriksa
mengembalikan bahan makanan dan meminta penggantian
pada hari yang sama.
Bahan makanan kering:
1. Petugas pengadaan Instalasi Gizi menyusun rencana
kebutuhan bahan makanan kering setiap satu bulan sekali
(sekitar tanggal 20 tiap bulan) sesuai dengan spesifikasi
yang telah ditentukan dengan cara:
(standar porsi x jumlah pasien/karyawan yang dilayani) +
speeling/stok
2. Rencana kebutuhan bahan makanan kering diserahkan ke
Instalasi Pengadaan untuk diterbitkan SP (Surat Pesanan)
bahan makanan kering
3. SP (Surat Pesanan bahan makanan kering kemudian

7
 Analisis SOP
Isi SOP
dikirimkan ke rekanan yang telah ditunjuk oleh Instalasi
Pengadaan
4. Rekanan mengirimkan bahan makanan kering ke Instalasi
Gizi sesuai dengan spesifikasi yang telah ditentukan dan
diperiksa oleh petugas pemeriksa Instalasi Gizi
5. Apabila ada bahan makanan yang tidak sesuai baik jumlah
maupun spesifikasinya maka petugas pemeriksa
mengembalikan bahan makanan dan meminta penggantian
dalam batas waktu 3 hari

B. Sistem Pembelian Bahan Makanan

Pembelian bahan makanan adalah rangkaian kegiatan dalam penyediaan
macam dan jumlah serta spesifikasi bahan makanan tertentu dalam kurun waktu
tertentu, sesuai dengan ketentuan yang berlaku di institusi. Proses pembelian
bahan makanan dapat menerapkan berbagai prosedur yang tergantung pada
kebijakan, kondisi, besar institusi, dan kemampuan sumber daya institusi tersebut,
yakni terdiri atas:
1. Pembelian langsung ke pasar (The open market of buying)

Proses pembelian merupakan hasil kesepakatan antara pembeli dan penjual.

Pembeli akan mengumpulkan informasi pasar tentang macam, kualitas, harga, dan
ketersediaan bahan makanan. Pesanan dapat dilakukan melalui telepon, datang
langsung ke pasar, atau berdasarkan perjanjian antara pembeli dengan penjual.
2. Pelelangan (The formal competitive of bid)
Cara pembelian tergolong resmi dan mengikuti prosedur pembelian yang telah
dijabarkan dalam Keputusan Presiden, serta peraturan yang ditetapkan Pemerintah
Daerah ataupun penanggung jawab tertentu.
3. Pembelian musyawarah (The negotiated of buying)
Pembelian dengan cara ini hanya dilakukan untuk bahan makanan yang hanya
tersedia pada waktu-waktu tertentu, jumlahnya terbatas, dan merupakan bahan
makanan yang dibutuhkan konsumen.
4. Pembelian yang akan datang (Future contract)

8
 Pembelian ini dirancang untuk bahan makanan yang telah terjamin, terpercaya
dalam hal mutu, keadaan dan harganya.
5. Pembelian tanpa tanda tangan (Unsigned contract)
Perjanjian dalam proses pembelian dilakukan atas dasar kepercayaan, sehingga
pihak rekanan harus memiliki reputasi yang tinggi dalam pelaksanaan pembelian
bahan makanan.

Penyusunan permintaan (order) BM berdasarkan menu atau pedoman menu

dan rata-rata jumlah konsumen atau pasien yang dilayani (PPGRS,2003). Bahan
makanan yang dibeli harus dipastikan berasal dari pemasok yang jelas dan telah
disetujui oleh instalasi sehingga apabila terjadi kesalahan dalam pembelian
bahan makanan tersebut dapat dipertanggungjawabkan melalui pemasok yang
telah disepakati.
Di Instalasi Gizi RSUD “Kanjuruhan” Kepanjen, pembelian bahan
makanan dibedakan menjadi 2, yaitu:
1. Bahan Makanan Kering
Pembelian bahan makanan kering dilakukan dengan metode pembelian
langsung, melalui rekanan yang ditunjuk oleh bagian pengadaan Rumah Sakit,
yaitu CV. Putra Jaya Malang. Pembelian bahan makanan dilakukan sesuai
dengan spesifik bahan makanan yang telah ditetapkan. Apabila ada bahan
makanan yang tidak sesuai dengan spesifikasi, maka bahan makanan
akan langsung dikembalikan ke rekanan untuk mendapatkan ganti yang baru.
Pembelian ini dilakukan setiap satu bulan sekali, biasanya pada awal bulan,
kecuali telur pembeliannya tiga kali dalam 1 minggu setiap hari selasa, rabu dan
jumat.
Pemilihan rekanan ditentukan oleh bagian pengadaan Rumah Sakit.
Instalasi Gizi berwenang dalam memonitoring ketepatan waktu pengiriman,
macam, jumlah dan spesifikasi bahan yang dibutuhkan untuk dipesankan ke CV.
Putra Jaya. Pembayaran bahan makanan yang telah dibeli dilakukan sesuai
kesepakatan antara pihak Rumah Sakit dengan rekanan.

2. Bahan Makanan Basah

Pembelian bahan makanan basah awalnya menggunakan petugas
belanja, kemudian sekarang dilakukan oleh rekanan yang ditunjuk oleh unit

9
 pengadaan Rumah Sakit, yaitu CV. Samudra Berkah semenjak awal tahun 2012.
Sistem yang digunakan yaitu pembelian langsung ke pasar (the open market of
buying). Pembelian dilakukan setiap hari (daging, ayam, pisang, sayuran
berdaun, wortel, kacang panjang, buncis, labu siam, gambas, apel, dan bahan-
bahan yang bisa bertahan untuk beberapa waktu). Apabila ada beberapa bahan
yang tidak ada atau rusak, maka pada saat itu juga rekanan mencari bahan
tersebut atau menggantinya dengan yang baru.
Pembayaran bahan makanan basah dilakukan melalui bagian keuangan
Rumah Sakit. Setiap pagi, rekanan membeli bahan makanan yang tercatat dalam
form rencana kebutuhan bahan makanan basah. Selanjutnya bahan makanan
yang sudah dibeli diantar ke Instalasi Gizi, untuk selanjutnya dilakukan
penerimaan.

Analisis

Kerugian Keuntungan
-Harga bahan makanan yang dibeli di  Efisien baik dalam hal waktu
rekanan menjadi lebih mahal karena ada karena t.idak perlu belanja
biaya tambahan seperti biaya administrasi, sendiri ke pasar
pajak, dan transportasi  Mempunyai petugas yang sudah
terlatih dalam hal pengadaan
bahan makanan baik dalam
perencanaan, pemesanan
maupun pembelian bahan
makanan yang dibutuhkan
 Adanya catatan spesifikasi dari
setiap bahan yang dibutuhkan,
sehingga apabila ada bahan
yang datang tidak sesuai dengan
spesifikasi yang ada bisa segera
dikembalikan kepada rekanan
 Dengan pembelian melalui
rekanan, maka rekanan akan
menyediakan semua bahan yang
dipesan dan sesuai dengan
spesifikasi yang ditentukan,
sehingga bahan makanan yang
dipesan sudah terjamin
ketersediaannya.
 Bahan makanan yang sudah
dipesan dari rekanan diantar
langsung ke Instalasi Gizi,
sehingga dapat menghemat
waktu dan SDM

10
  Sistem pembayaran menjadi
lebih mudah, karena dilakukan
sesuai dengan perjanjian yang
sudah disepakati.

C. Sistem Penerimaan Bahan Makanan

Penerimaan bahan makanan adalah rangkaian kegiatan meneliti, memeriksa,
mencatat, dan melaporkan bahan makanan yang masuk sesuai dengan spesifikasi
yang telah ditetapkan dalam kontrak (surat perjanjian jual beli). Fungsi penerimaan
bahan makanan ada dua, yaitu penerimaan bahan makanan langsung dan
penerimaan bahan makanan tidak langsung. Kedua fungsi tersebut bergantung atas
besar kecilnya institusi, semakin besar institusi semakin menyukai bentuk langsung.
Penerimaan bahan makanan langsung adalah bahan makanan diterima,
langsung diperiksa oleh bagian penerimaan, kemudian penjual/rekanan langsung
mengirim ke bagian penyimpanan kering maupun segar. Penerimaan tidak langsung
adalah bahan makanan diterima oleh unit penerimaan, dan petugas unit tersebut
bertugas menyalurkan bahan makanan tersebut ke bagian penyimpanan.
Proses penerimaan bahan makanan memiliki prinsip yang harus diperhatikan,
terdiri atas (PPMRS, 2007):
1. Jumlah bahan makanan yang diterima harus sama dengan jumlah bahan
makanan yang tertulis dalam faktur pembelian dan sama jumlahnya dengan
daftar permintaan institusi;
2. Mutu bahan makanan yang diterima harus sesuai dengan spesifikasi bahan
makanan yang diminta pada surat kontrak perjanjian jual beli;
3. Harga bahan makanan yang tercantum dalam faktur pembelian harus sama
dengan harga bahan makanan yang tercantum pada penawaran bahan
makanan.
Langkah penerimaan bahan makanan (PGRS, 2005) :

1. Setelah bahan makanan diambil dari gudang logistic kemudian diperiksa

satu persatu, untuk mengetahui bila ada barang yang tidak ada, kurang atau
berlebih.
2. Bahan makanan disimpan di gudang penyimpanan sesuai dengan jenis
barang.
3. Esok harinya masing-masing bagian pengolahan mengambil bahan
makanan sesuai dengan kebutuhannya.

11
Cara atau bentuk penerimaan terdiri atas dua isi, yaitu sebagai berikut:
1. Blind Receiving atau sering disebut cara buta
Petugas penerima tidak mendapatkan spesifikasi bahan makanan serta faktur
pembelian dari pihak penjual/leveransir. Petugas penerimaan bertugas
mengecek, menimbang, dan menghitung bahan makanan yang datang di ruang
penerimaan, kemudian mencatat di buku laporan atau formulir yang telah
dilengkapi dengan jumlah, berat, panjang, dan spesifikasi lain jika diperlukan.
Pihak leveransir mengirim faktur penerimaan bahan makanan langsung ke
bagian pembayaran, sedangkan bagian penerimaan mengirim pula lembar
formulir bahan makanan yang diterima untuk dicocokkan oleh bagian
pembelian/pembayaran.
2. Konvensional
Petugas penerima bahan makanan mendapatkan faktur dan spesifikasi satuan
dan jumlah bahan makanan yang dipesan, jika jumlah dan mutu tidak sesuai,
petugas penerima berhak mengembalikannya. Petugas penerima harus
mencatat semua bahan makanan yang diterima dan bahan makanan yang
dikembalikan untuk dilaporkan kepada bagian pembelian atau pembayaran.

Instalasi gizi RSUD “Kanjuruhan” Kepanjen telah memiliki SOP penerimaan

bahan makanan. Penerimaan bahan makanan dibedakan berdasarkan
kelompok bahan makanan kering dan basah.
1. Bahan makanan kering
Penerimaan bahan makanan kering dilakukan dengan metode konvensional,
dimana ada faktur pengiriman yang berisi spesifikasi dan jumlah barang.
Penerimaan dilakukan sebulan sekali pada awal bulan (sebelum tanggal 5)
oleh petugas logistik Instalasi Gizi dan pemeriksa. Bahan datang ke gudang kering
diantarkan oleh pihak rekanan. Bahan kemudian ditimbang dan diperiksa
macam, spesifikasi serta jumlahnya. Apabila ada yang tidak sesuai dengan
macam, spesifikasi dan jumlahnya maka segera dikonfirmasi kepada pihak
rekanan saat itu juga untuk dikembalikan dan diganti sesuai spesifikasi dan
jumlahnya. Setiap bahan yang masuk gudang kering akan dicatat di kartu stok
bahan makanan.
2. Bahan makanan basah

12
 Penerimaan bahan makanan basah dilakukan dengan metode konvensional.
Petugas penerimaan langsung mengecek, menimbang dan menghitung bahan
makanan yang datang di ruang penerimaan kemudian disesuaikan dengan
spesifikasi bahan makanan pada form penerimaan. Bahan makanan yang telah
diterima segera disimpan sesuai dengan jenisnya dan jika bahan makanan
tersebut akan diolah hari itu juga, maka segera dipersiapkan untuk pengolahan.
Penerimaan bahan makanan sebagai berikut:
Penerimaan bahan makanan basah dilakukan setiap hari pukul 07.00 –
07.30 WIB, meliputi: daging, ayam, tempe, tahu, buah, sayuran berdaun, wortel,
kacang panjang, dan semua sayuran segar. Barang yang tidak sesuai dengan
macam, spesifikasi dan jumlah akan dikonfirmasikan dan dikembalikan ke
petugas belanja, kemudian segera diganti dengan bahan yang baru saat itu juga.
- Tiga kali per minggu
Sedangkan untuk telur, penerimaan dilakukan seminggu 3 kali yaitu pada
hari senin, rabu dan jum’at sesuai dengan jumlah kebutuhan. Telur yang datang
akan ditimbang, dihitung dan dicek spesifikasinya, kemudian disimpan di gudang
penyimpanan bahan makanan kering.
Sistem penerimaan bahan makanan di RSUD “Kanjuruhan” Kepanjen telah
sesuai dengan PGRS 2005 serta SOP yang telah ditetapkan oleh Instalasi Gizi
juga sudah dijalankan. Form penerimaan bahan makanan basah dan kering juga
telah tersedia, sehingga memudahkan proses penerimaan bahan makanan.
Berita Acara Penerimaan dibuat oleh pengawas seminggu sekali dan dilaporkan
per tanggal 15. Sejauh ini, sistem penerimaan BM berjalan dengan lancar,
meskipun tidak ada ruang khusus yang digunakan untuk penerimaan, namun
tidak ada kesulitan yang berarti karena penerimaan dapat dilakukan di ruang
persiapan dan di tempat persiapan tersebut sudah tersedia peralatan untuk
penerimaan, misal timbangan, meja, dan pisau.
Tabel 1.3 FORM PENERIMAAN BAHAN MAKANAN

NO NAMA BAHAN SAT SPESIFIKASI PSN DTG NO NAMA SAT SPSIFIKASI PSN DTG
BAHAN
A. LAUK PAUK B. BUAH
1 Ayam Negeri Kg Segar , bag.dada dan 1 Anggur hijau Kg Segar,kondisi
paha,100gr/ptgtanpa baik,masak,manis
bulu
2 Ayam giling Kg Segar,lembut 2 Anggur Merah Kg Segar,kondisi
baik,masak,manis
3 Bakso jadi Bks Baru merk “vida”isi 3 Apel manalagi Kg Segar,masak,manis
50btr 125gr/buah
4 Dada Ayam Kg Segar,tanpa tulang 4 Apel Merah Kg Segar,masak,manis

13
 dan kulit 125gr/buah
5 Daging sapi Kg Muda, segar, has 5 Jeruk Lokal Kg Segar,masak,manis
dalam, tanpa urat dan 125gr/buah
lemak
6 Daging sapi Kg Segar,lembut,tanpa 6 Melon Kg Segar,masak,manis
giling lemak
7 Sosis daging Bks Baru,segar merk 7 Pepaya Kg Segar,masak,manis
sapi “bernadi” isi 500 gr
8 Tahu Bak Segar,padat, 8 Pir Kg Segar,masak,manis
bersih,warna putih 125gr/buah
9 Telur Asin Btr Baru, bersih,matang 9 Pisng ambon Bua Segar,tua, masak
h
10 Telur Ayam Kg Baru,bersih 60 gr/btr 10 Pisang Barlin Bua Segar,tua, masak
h
11 Telur puyuh Kg Baru,bersih 11 Pisang susu Bua Segar,tua, masak
h
12 Tempe kedelai Bj Segar, padat,bersih 12 Pisang gajih Sisir Segar,tua, masak
13 Susu Kedelai Bks Segar, 200 cc/bks 13 Semangka Kg Segar,tua, tanpa
biji,manis
14 Strawberi Kg Segar,masak,manis
C. BUMBU
1 Asam Kg Baru,kering,bersih
2 Bawang Kg Segar,bersih
Bombay
3 Bawang Kg Segar,bersih giling
merah giling
4 Bawang Kg Segar tanpa kulit,iris
merah iris tipis
5 Bawang Kg Segar tanpa kulit
merah kupas
6 Bawang putih Kg Segar,bersih, giling
giling
7 Bawang putih Kg Segar tanpa kulit,
iris iris tipis
D. SAYURAN 8 Bawang putih Kg Segar tanpa kulit
kupas
1 Arcis Kg Segar,muda,tanpa ulat 9 Cabe merah Kg Segar,tua,giling
giling
2 Baby Corn Kg Segar,muda,utuh,bersi 10 Cabe merah Ons Segar tua,iris tipis
h iris
3 Bayam Ikat Segar,muda,daun 11 Cabe merah Ons Segar,tua,utuh
utuh,bersih utuh
4 Belimbing sayur Kg Segar,muda 12 Cabe rawit Kg Segar,tua,utuh
5 Bunga kol Kg Segar,muda,utuh,tanp 13 Daun Kg Segar, bersih
a ulat brambang
6 Gambas Kg Segar,muda,utuh,bersi 14 Daun Jeruk ikat Segar, bersih, daun
h purut uruh
7 Jagung Manis Kg Segar,muda,utuh,bersi 15 Daun pandan Ikat Segar,bersih
h
8 Jamur tiram Kg Segar, bersih,putih 16 Daun salam Ikat Segar, bersih,utuh
9 Kc.panjang Kg Segar,muda,tanpa ulat 17 Jahe Kg Segar, bersih,tua
10 Kc.polong Kg Baru,butiran utuh 18 Kelapa muda Btr Segar,kupas,parut
11 Kangkung Ikat Segar,muda,utuh,bersi 19 Kelapa tua Btr Segar,parut
h
12 Kemangi Ikat Segar,muda ,bersih 20 Keluwek Kg Segar, bersih
13 Kentang Kg Segar,tua,baik@100gr 21 Kemiri Kg Butiran utuh,kering
14 Ketimun Kg Segar,muda,baik 22 Kencur Kg Segar, bersih
15 Krai Kg Segar,muda,bersih 23 Ketumbar Kg Butiran utuh,kering
16 Manisa Kg Segar,muda,baik 24 Kunci Kg Segar, bersih
17 Sawi daging Kg Segar,bersih,daun 25 Kunir Kg Segar, bersih
utuh
18 Sawi hijau Ikat Segar,bersih,daun 26 Lengkuas Kg Segar, bersih
utuh,muda

14
19 Sawi putih Kg Segar,bersih,daun 27 Merica Kg Butiran utuh,kering
utuh,muda
20 Tauge Kedelai Kg Segar,bersih 28 Prei Kg Segar, bersih
21 Taoge panjang Kg Segar,bersih 29 Serai Ikat Segar, bersih
22 Taoge pendek Kg Segar,bersih 30 Seledri Kg Segar, bersih
23 Tomat hijau Kg Segar,bersih,baik 31 Terasi Kg Kering,enak
24 Tomat merah Kg Segar,kulit
mulus,matang
25 Wortel Kg Segar,muda,baik

SOP Penerimaan dan Analisis

Standar/SOP Hasil Observasi Analisis dan Saran
Prinsip Prinsip penerimaan tentang Prinsip penerimaan
- Jumlah sesuai dengan jumlah dan spesifikasi BM BM sudah dijalankan.
pesanan, mutu sesuai sudah diterapkan. Perjanjian
spesifikasi, harga sesuai harga dilakukan oleh bagian
perjanjian pengadaan
Prasyarat Ada form penerimaan BM Prasyarat penerimaan
- Tersedia rincian macam & basah yang berisi jumlah sudah tersedia.
jumlah, spesifikasi BM dan spesifikasi BM

Langkah Langkah: Langkah penerimaan

- BM diperiksa sesuai BM datang  ada faktur sudah dilakukan
sesuai daftar pesanan dan pengiriman  dicek petugas sesuai standar.
spesifikasi pengawas dan logistik (jenis, Namun belum ada
- BM basah ke bagian jumlah, spesifikasi)  tempat khusus untuk
pengolahan, BM kering dicatat di form penerimaan / penerimaan.
disimpan di gudang kartu stok  ditangani Sebaiknya disediakan
- BM yang tidak langsung bagian persiapan / logistic  meja untuk
digunakan/stok disimpan sebagian diolah / disimpan. memudahkan proses
di freezer/chiller. pengecekan.
Metode Penggunaan metode
- Blind receiving BM kering  conventional ini lebih tepat karena
- Conventional BM basah  convensional mempermudah proses
verfikasi dan
pertanggungjawaban.
Sesuai dengan
definisi dari metode
convensional yang
melakukan verifikasi
ganda terhadap
barang yang datang
sehingga barang yang
datang dapat
dibandingkan dengan
barang yang dipesan.
Apabila ada
ketidakcocokan dapat
segera dideteksi dan

15
 Standar/SOP Hasil Observasi Analisis dan Saran
dilakukan re-order.
Walaupun
memerlukan waktu
yang lebih lama
ketimbang
menggunakan metode
blind receiving.
SOP
1. Periksa satu-satu bahan BM sudah diperiksa satu SOP sudah dijalankan
makanan yang telah persatu sesuai dengan dengan baik
datang untuk spesifikasinya
mengetahui kualitas dan
kuantitas, sesuai surat
pesanan dan spesifikasi
bahan makanan dengan rekanan segera
ketentuan sbb : melengkapi jumlah yang
- Apabila bahan kurang
makanan yang datang
jumlahnya kurang dari
pesanan maka
rekanan harus segera  BM yang rusak akan
melengkapi jumlahnya dikumpulkan dan
sesuai pesanan dikembalikan lalu segera
- Apabila bahan diganti
makanan rusak / tidak
sesuai spesifikasi BM yang jumlahnya
maka rekanan harus berlebih akan dikembalikan
segera mengganti
sesui dengan
spesifikasi bahan
makanan
- Apabila jumlah bahan  setelah diterima BM
makanan yang datang segera disimpan sesuai
lebih banyak dari dengan jenisnya
pesanan maka 
petugas penerima
bahan makanan
Instalasi Gizi harus
segera
mengembalikan
kepada rekanan
2. Bahan makanan yang
telah diterima harus
segera disimpan di
gudang penyimpanan
sesuai dengan jenis
bahan makanan (bahan
makanan kering
disimpan di gudang

16
 Standar/SOP Hasil Observasi Analisis dan Saran
kering dan bahan
makanan basah
disimpan di gudang
basah, chiller, freezer
atau lemari es)

17