DAFTAR URAIAN TUGAS PHL

DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN

KABUPATEN BANGKA BARAT
No. Nama Subbagian /Bidang Uraian Tugas
Umum dan Penyusun
1. Auditira Perlengkapan Kebutuhan Barang 1
Inventaris
2

10

11

2. Leni Agustin Program dan Analisis 1

Keuangan Perencanaan,
Evaluasi dan 2
Pelaporan
3

6
 7

10

11

3. Hendri Pengembangan Pengalih Media 1

Koleksi, Pengolahan
dan Pelestraian
Bahan Perpustakaan 2

4. Enda Yulia Umum dan Pengelola Data 1

Perlengkapan

6
 7

10

11

5. Heri Saputra kearsipan Pengelola Data 1

Pelayanan
2
3
4
5
6
7
8
9
Pengelola
6. Sophia Winnie Layanan 1
Perpustakaan
2

4
5

10

11

12
13

14
 15

7. Ahmad Kamal kearsipan penyuluh kearsipan 1

3
4
umum dan
8. Dhea Syachfitri pranata kearsipan 1
perlengkapan

9
pengadministrasian
9. Aisyah Y.M Deposit data, Perawatan 1
dan Pengawetan
2

5
umum dan
10. Asih Ulfarina pramu kebersihan 1
perlengkapan

6
7
 8

umum dan
11. Erlangga perlengkapan pramu taman

Umum dan
12. Fajar Pramu Kebersihan 1
Perlengkapan

6
7

Umum dan
13. Wisnu. S Perlengkapan Pramu Bakti 1

6
14. Dwanggi Layanan, Kerjasama Penyusun Rencana 1
dan Pengembangan Kehumasan dan
Minat Baca, Perpustakaan 2
Pengembangan
Sumber Daya 3
Perpustakaan
4

8
 9

10

11
12

15. Novi Aryanti Penyuluh 1

Pengembangan Perpustakaan
Perpustakaan dan
Pembudayaan 2
Kegemaran
Membaca 3

4
5
6
7

9
10

11
Pengembangan Pengadministrasi
16. Rina Koleksi dan Perpustakaan 1
Pengolahan Bahan
Perpustakaan 2

3
4
 DAFTAR URAIAN TUGAS PHL
DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN
KABUPATEN BANGKA BARAT
Keterangan
Menerima, memeriksa dan menyimpan pesanan barang sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku
agar memudahkan pencarian.

Mengelompokkan data barang menurut jenis dan sifatnya, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang
berlaku, agar memudahkan pendistribusian.
Menyerahkan barang ke unit pemakai sesuai dengan nota permintaan barang.
Mencatat penerimaan, pengeluaran dan persediaan barang ke dalam Buku Barang Inventaris, Buku Barang
Pakai Habis, Buku Hasil Pengadaan Barang, Kartu Barang dan Kartu Persediaan Barang sesuai dengan
prosedur dan ketentuan yang berlaku untuk diproses lebih lanjut.

Melakukan login data ke dalam aplikasi Sistem Informasi Managemen Barang Daerah (SIMBADA) dan Sistem
Informasi Managemen Aset (SIMA) dan mencetak Buku Barang Inventaris, Buku Barang Pakai Habis, Buku
Hasil Pengadaan Barang, Kartu Barang dan Kartu Persediaan Barang sesuai dengan prosedur dalam rangka
pelaksanaan pemantauan jaringan.
Menghimpun seluruh tanda bukti penerimaan dan pengeluaran barang guna tertib administrasi

Membuat laporan hasil pengadaan barang inventaris dan barang pakai habis baik secara periodik (setiap 3
bulan) maupun secara insidentil kepada Bupati cq. Bidang aset sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang
berlaku sebagai bahan evaluasi dan pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.

Menghitung barang (stock opname) minimal 3 (tiga) bulan sekali dan membuat Berita Acara Perhitungan
Barang yang ditandatangani oleh Pengelola Penyimpanan Barang/Pelaksana dan Atasan Langsung Pengelola
Penyimpanan Barang/Pelaksana sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku sebagai wujud
pelayanan prima.
Menyusun Rencana Kebutuhan Barang yang diperlukan sesuai dengan pedoman dan peraturan yang berlaku
agar pelaksanaan tugas berjalan sesuai ketentuan yang berlaku.
Melaporkan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur yang berlaku sebagai bahan evaluasi dan
pertanggungjawaban.
Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang berkaitan dengan tugas pokok dan fungsi Penyusun Kebutuhan
Barang Inventaris yang diberikan oleh Kasubbag Umum dan Perlengkapan.
Mengumpulkan bahan-bahan kerja sesuai dengan prosedur yang berlaku.
Mengolah dan menganalisa data dan bahan terkait perencanaan, evaluasi, dan pelaporan.
Menyusun program kerja Analisa Perencanaan, Evaluasi, dan Pelaporan sesuai dengan pedoman dan
peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Menyusun Rencana Strategis (RENSTRA) Dinas Perpustakaan dan Kearsipan dengan berpedoman pada
Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD) Kabupaten.
Menyusun Rencana Kerja (RENJA) Dinas Perpustakaan dan Kearsipan.

Menyusun Rencana Kerja Tahunan (RKT) Dinas Perpustakaan dan Kearsipan sesuai dengan pedoman dan
peraturan perundang-undangan yang berlaku sebagai alat kendali pelaksanaan evaluasi pencapaian kinerja
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan.
Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan Rencana Kerja dan Anggaran Perubahan (RKA-P) Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan dengan menggunakan pendekatan hasil evaluasi dan realisasi kinerja dan
anggaran tahun sebelumnya (untuk kegiatan yang sama), target kinerja yang tercantum dalam Rencana
Strategis (RENSTRA) Dinas Perpustakaan dan Kearsipan.
Menganalisis Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP) Dinas Perpustakaan dan Kearsipan.

Menganalisis dan mengevaluasi pelaksanaan penyelenggaraan urusan wajib peprustakaan dan kearsipan
untuk Laporan Kinerja Instansi Pemerintah (LKJLP), Laporan Penyelenggaraan Pemerintah Daerah (LPPD) dan
Laporan Keterangan Pertanggungjawaban (LKPJ) Dinas Perpustakaan dan Kearsipan.
Menyusun laporan pelaksanaan tugas kepala Subbagian Penyusunan Program dan Keuangan/Jabatan
Pengawas secara berkala.
Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diperintahkan oleh pimpinan, baik secara tertulis maupun secara
lisan.
Merencanalkan kegiatan pengalihan media sesuai prosedur dan ketentuan yang berlaku.

Mengalihmediakan surat/pidato/laporan dll, atau materi penting untuk dialihmediakan sesuai prosedur da
ketentuan yang berlaku.
Mengalihmediakan terbitan ilmiah sesuai prosedur dan ketentuan yang berlaku.
Mengalihmediakan buku yang diterbitkan dan dipublikasikan/dipresentasikan dalam bentuk buku sesuai
prosedur dan ketentuan yang berlaku.
Mengalihmediakan artikel / monografi / makalah /bagian buku yang diterbitkan dan dipublikasikan /
dipresentasikan sesuai prosedur dan ketentuan yang berlaku.
Mengalihmediakan buku kedalam bentuk digital yang tidak dipublikasikan sesuai prosedur dan ketentuan
yang berlaku.
Mengalihmediakan produk hukum sesuai dengan peraturan dan ketentuan yang berlaku sebagai pelaksanaan
tugas pokok dan fungsi.
Mengalihmediakan rekaman audio/audiovisual sesuai dengan prosedur kerja dan peraturan perundang-
undangan agar hasil kerja lebih optimal.
Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh atasan baik secara lisan maupun secara tertulis
untuk kelancaran pelaksanaan tugas.
Menyiapkan bahan dan alat perlengkapan pengelolaan data sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang
berlaku, agar dalam pelaksanaan pekerjaan daoat berjalan dengan baik

Menyusun Standard Operating Procedure (SOP) sesuai dengan peraturan yang berlaku sebagai gambaran
sebuah alur pekerjaan yang akan dilakukan dalam pelaksanaan suatu pekerjaan dari awal hingga akhir agar
kerja aparatur menjadi jelas.
Menyusun Pengembangan Budaya Kerja sesuai dengan peraturan yang berlaku untuk mendorong perubahan
sikap dan perilaku pejabat serta pegawai agar dapat meningkatkan kinerja aparatur.
4. Menyusun Standar Pelayanan Minimal (SPM) sesuai dengan peraturan yang berlaku guna terjaminnya hak
masyarakat untuk menerima suatu pelayanan dasar dari Pemerintahan Daerah dengan mutu tertentu.

Menyusun Stabdar Pelayanan Publik sesuai dengan peraturan yang berlaku untuk memberikan kepastian,
meningkatkan kualitas dan kinerja pelayanan sesuai dengan kebutuhan masyarakat dan selaras dengan
kemampuan penyelengaraan untuk mendapatkan kepercayaan dari masyarakat.

Menyusun rencana Penataan Kelembagaan Dinas yang dibutuhkan sesuai dengan pedoman dan peraturan
yang berlaku untuk mengoptimalkan kinerja Struktur Organisasi Perangkat Daerah Pemerintah Kabupaten
Bangka Barat.
Menginventarisasi penyampaian Laporan Harta Kekayaan Pegawai Negeri (LHKPN) sesuai dengan prosedur
yang berlaku guna mewujudkan Aparatur Sipil Negara yang bebas dari praktek korupsi, suap dan praktek
kecurangan lainnya.
Menginventarisasi penyampaian Laporan Penilaian Penghasilan Pegawai (LP2P) sesuai dengan prosedur yang
berlaku sebagai wujud aktualisasi ketaatan Pegawai Sipil dalam membayar pajak.
Menindaklajuti pengaduan masyarakat sesuai dengan prosedi\ur yang berlaku gna menyelesaikan
permasalahan di lapangan.
Melaporkan hasil pelaksanaan tugas seusai dengan prosedur yang berlaku sebagai bahan evaluasi dan
pertanggungjawaban.
Melaksanakan tugas kedinasan lain yang berkaitan dengan tugas pokok dan fungsi pengelola Data yang
diberikan oleh Kasubbag Umum dan Perlengkapan/Jabatan Pengawas.
mengolah surat masuk
mengolah surat keluar
mendokumentasikan dan melaporkan hasil kerja
melengkapi alat tulis kantor
mengelola arsip dinamis
mengelola file kepegawaian bidang kearsipan
menyelenggarakan rumah tangga kantor
menyelenggarakan publikasi
melakukan tugas keprotokolan bidang kearsipan
menyusun program kerja, bahan dan alat perlengkapan pengelolaan perpustakaan sesuai dengan prosedur
dan ketentuan yag berlaku, agar dalam pelaksanaan pekerjaan dapat berjalan dengan baik.
mengendalikan penyelenggarakan layanan siarkulasi.
mengendalikan penyelenggarakan layanan siarkulasi mengendalikan penyelenggaraan pelayanan peminjaman
koleksi referensi dan koleksi umum untuk baca ditempat.
mengendalikan penyelenggaraan layanan pengguna fasilitas internet.
melaksanakan layanan keanggotaan perpustakaan

menyiapkan bahan dan data sebagai bahan kegiatan melakukan kerjasama kesemua jenis perpustakaan.
mengendalikan pelaksanaan kajian survey kepuasa masyarakat dan menyiapkan kotak saran untuk
menampung saran dan kritik masyarakat terhadap kepuasan pelayanan.
mengendalikan pelaksanaan standar pelayanan dan standar operasional prosedur sesuai dengan ketentuan
yang berlaku agar pelayanan sesuai dengan standar pelayanan prosedur.

melaksanakan layanan ekstensi melalui mobil unit perpustakaan keliling bagi masyarakat, sekolah - sekolah,
sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku guna menciptakan masyarakat gemar membaca.
menyiapkan bahan untuk penyusunan statistric layanan perpustakaan.

mengkoordinasikan layanan perpustakaan dengan perangkat daerah, BUMDN / BUMD Stake Holder dan
instasi terkait serta masyarakat dalam rangka pelaksanaannya, agar program dapat terlaksana dengan baik.
melaksanakan stock opname bahan perpustakaan.
melaksanakan penyiangan bahan perpustakaan ( Wedding ).
melaporkan hasil pelaksanaan tugas sesuai prosedur dan ketentuan yang berlaku sebagai bahan evaluasi dan
pertanggung jawaban.
melaksanakan tugas lain yang diperitahkan pimpinan baik tertulis maupun lisan.
melaksanakan kegiatan seksi arsip pembinaan dan pengawasan kearsipan berdasarkan rencana operasional
bidang kearsipan sebagai pedoman pelaksanaan tugas.
melaporkan pelaksanaan kinerja di lingkungan seksi arsip dinamis sesuai dengan prosedur dan peraturan yang
berlaku sebagai akuntabilitas kinerja dan rencana kegiatan mendatang.
menyampaikan penyuluhan yang terkait dengan bidang kearsipan.
melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan pimpinan baik lisan maupun tertulis.
mengumpulkan, mencatat dan memeriksa surat, buku atau berkas yang akan disimpan dari buku agenda
masing - masing unit kerja untuk mengetahui jenis dan permasalahannya.

mengelompokkan arsip (surat, buka dan/atau berkas) sesuai masalahnya untuk memudahkan penyimpanan.
mencatat arsip yang diterima ke dalam buku agenda sebagai buku pengendalian penyimpanan.
memberi nomor kode penyimpanan pada setiap arsip berdasarkan masalah dan urutannya untuk
memudahkan pengaturan penyimpanan.
menyusun arsip ke tempat penyimpanan secara sistemastis sesuai dengan masalah dan urutannya agar
memudahkan pencariannya kembali.
mencari dan menampilkan kembali arsip yang diperlakukan oleh seluruh unit kerja Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan untyuuk menyelesaikan permasalahan.
memelihara dan mengamankan arsip dari segala kerusakan dan kemusnahan yang berasal dari arsip itu sendiri
maupun disebabkan serangan dari luar arsip, agar arsip lebih tahan lama disimpan.
Melaporkan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur yang berlaku sebagai bahan evaluasi dan
pertanggungjawaban.
melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang berkaitan dengan tugas pokok dan fungsi pranata kearsipan yang
diberikan oleh Kasubbag Umum dan Perlengkapan / Jabatan Pengawas.
menerima, mencatat dan menyortir data perawatan dan pengawetan bahan pustaka sesuai dengan prosedur
dan ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pencarian.

memberi lembar pengantar pada bahan pustaka serta dokumen, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang
berlaku, agar memudahkan pengendalian.
mendokumentasikan data bahan pustaka sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar tertib
administrasi.
melaporkan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur yang berlaku sebagai bahan evaluasi dan
pertanggung jawaban.
melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh pimpinan baik tertulis maupun lisan.
menyiapkan peralatan yang dibutuhkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku agar pelaksaaan tugas berjalan
lancar.
menyiapkan kebutuhan yang diperlukan sesuai perintah dan ketentuan yang berlaku agar pelaksanaan tugas
berjalan lancar.
membersihkan peralatan yang digunakan dengan menggunakan fasilitas yang ada agar tetap bersih dan siap
digunakan kembali.
menyimpan dan merawat peralatan yang digunakan agar tidak cepat rusak.
membersihkan seluruh ruangan di dalam kantor, di luar lingkungan kantor dan merawat taman agar tetap
bersih, indah, asri dan sedap dipandang.
melayani akomodasi pertemuan internal Dinas agar siap digunakan.
menyiapkan konsumsi pertemuan internal Dinas dan konsumsi acara kedinasan lainnya.
Melaporkan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur yang berlaku sebagai bahan evaluasi dan
pertanggungjawaban.
melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang berkaitan degan tugas pokok dan fungsi Pramu Kebersihan yang
diberikan oleh Kasubbag Umum dan Perlengkapan / Jabatan Pengawas.

Menyiapkan peralatan yang diperlukan sesuai dengan ketentuan yang berlaku agar pelaksanaan tugas
berjalan lancar.
Menyiapkan kebutuhan yang diperlukan sesuai perintah dan ketentuan yang berlaku agar pelaksanaan tugas
berjalan lancar.
Membersihkan peralatan yang digunakan dengan menggunakan fasilitas yang ada agar tetap bersih dan siap
digunakan kembali.
Menyimpan dan merawat peralatan yang digunakan agar tidak cepat rusak.
Membersihkan seluruh ruangan di kantor, di luar lingkungan kantor dan merawat taman agar tetap bersih,
indah, asri dan sedap dipandang.
Melayani akomodasi pertemuan internal Dinas agar siap digunakan.
Menyiapkan konsumsi pertemuan internal Dinas dan konsumsi acara kedinasan lainnya.
Melaporkan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur yang berlaku sebagai bahan evaluasi dan
pertanggungjawaban.
Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang berkaitan dengan tugas pokok dan fungsi Pramu Kebersihan yang
diberikan oleh Kasubbag Umum dan Perlengkapan/Jabatan Pengawas.
Menyiapkan peralatan yang diperlukan untuk sesuai dengan ketentuan yang berlaku agar pelaksanaan tugas
berjalan lancar.
Merawat dan menyimpan peralatan yang digunakan sehingga dapat terpelihara dengan baik dan digunakan
secara optimal.
Mengendalikan buku penggunaan ruangan rapat kantor Dinas Perpustakaan dan Kearsipan.
Menyiapkan dan menyimpan kelengkapan apel pagi, apel sore, apel mingguan dan senam bersama Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan.
Mengantar surat dan dokumen lainnya ke alamat yang dituju sesuai prosedur dan meminta tanda bukti
penerimaan sebagai bahan laporan ke pimpinan.
Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintah atasan baik secara tertulis maupun lisan.
Menyusun rencana kegiatan kehumasan perpustakaan yang berkaitan dengan kerjasama.
Melaksanakan rapat kegiatan pengembangan dan pengelolaan kerjasama antar perpustakaan.

Melaksanakan koordinasi dan konsolidasi dengan lembaga/institusi terkait tentang kerjasama perpustakaan.
Melakukan pengelolaan dan penyusunan naskah perjanjian kerjasama.

Melaksanakan pengembangan kerjasama perpustakaan dengan Perangkat Daerah, Lembaga Instansi Vertical,
Lembaga Pendidikan, Organisasi Politik, Perusahaan, Organisasi Kemasyarakatan dan Masyarakat.
Menerima keluhan masyarakat dan meneruskannya kepada Kepala Seksi serta menyusun dan memberikan
tanggapan terhadap keluhan masyarakat.
Mendokumentasikan audio visual kegiatan pimpinan.
Mengkoordinasikan pemberitaan baik melalui media cetak dan elektronik yang berhubungan dengan
kegiatan-kegiatan perpustakaan.
Mendistribusikan bahan-bahan penerbitan, mengkoordinasikan pengumpulan data, informasi dan
dokumentasi kegiatan perpustakaan.
Mengkoordinasikan perencanaan dan pengembangan sistem informasi yang berkaitan dengan penyediaan
informasi publik.
Membuat laporan hasil kegiatan penyusun rencana kehumasan perpustakaan.
Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh atasan baik tertulis maupun lisan.

Menyusun instrumen identifikasi data perpustakaan sekolah dan desa.

Menyusun program penyuluhan perpustakaan yang berkaitan dengan pembudayaan kegemaran membaca.
Menyusun data perpustakaan sekolah dan desa se Kabupaten Bangka Barat untuk dipergunakan sebagai
objek penyuluhan perpustakaan.
Membuat materi penyuluhan dalam bentuk modul.
Melakukan sosialisasi pembudayaan kegemaran membaca.
Melakukan Penyuluhan tentang perpustakaan ke sekolah dan desa.
Membuat materi bimbingan teknis.
Melaksanakan pengolahan dan penyebaran informasi budaya baca serta koordinasi dan promosi budaya baca
sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku.
Menyelanggarakan pameran.
Membuat laporan hasil pelaksanaan kegiatan penyuluhan.
Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh pimpinan baik tertulis maupun lisan susuai
dengan ketentuan yang berlaku agar kegiatan kedinasan dapat berjalan lancar.
Menerima dan meneruskan surat-surat dan dokumen perpustakaan lainnya yang masuk dan keluar di bidang
Pengembangan Koleksi, Pengolahan dan Pelestarian Bahan Perpustakaan.
Mencatat dan mendokumentasikan kegiatan pengembangan koleksi, pengolahan dan pelestarian bahan
perpustakaan.
Menyiapkan bahan pelaporan pengadministrasian perpustakaan.
Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh atasan baik lisan maupun tulisan.