Kelas : SIM

Chapter 14 Mengelola Proyek

14.1 PENTINGNYA MANAJEMEN PRODUK

Sistem Informasi proyek memiliki tingkat kegagalan yang tinggi. Ketika system
informasi tidak memenuhi ekspektsi atau biaya yang terlalu besar untuk mengembangkan,
perusahaan tidak menyadari adanya manfaat dari investasi dalam system informasi mereka.
PEngembangan susatu system yang baru harus dikelola dan diatur secara hati – hati dan cara
suatu proyek dilaksanakan menjadi factor yang paling penting yang akan memengaruhi hasilnya.
Inilah alasan yang penting untuk memiliki beberapa pengetahuan mengenai mengelola proyek
system infomasi dan alasan mereka berhasil atau gagal.

Proyek Macet dan Kegagalan Sistem

Rata – rata proyek sector swasta terlalu diremehkan anggarannya dan waktu
pelaksanaannya biasanya hanya dijadwalkan setengah dari yang actual dalam rencana sistemnya.
Sejumlah besar proyek diimplementasikan dalam beberapa fungsionalitas yang hilang. Lembaga
konsultasi Standish Group, yang mengawasi tingkat keberhasilan proyek TI, menemukan bahwa
hanya 32% dari semua investasi teknologi diselesaikan dengan tepat waktu, sesuai dengan
anggaran dan dengan semua fitur dan fungsi uang pada awalnya ditentukan.
Rancangan actual dari system yang mungkin gagal menangkap kebutuhan bisnis yang
penting atau gagal meningkatkan kinerja organisasional. Informasi mungkin tidak tersedia cukup
cepat sehingga tidak lagi bermanfaat.

Sasaran Manajemen Proyek

Proyek adalah serangkaian aktivitas yang berhubungan yang terencana untuk mencapai
sasaran bisnsis tertentu. Proyek – proyek system informasi meliputi pengembangan system
informasi baru, perbaikan system yang sudah ada atau penggantian infrastruktur TI perusahaan.
Manajemen proyek mengacu pada penerapan pengetahuan, keahlian, perangkat dan
Teknik untuk mencapai sasaran tertentu dalam Batasan anggaran dan waktu yang ditentukan.
Aktivitas manajemen proyek meliputi perencanaan pekerjaan, penilaian resikio, estimasi sumber
daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan, pengaturan pekerjaan, pengadaan sumber
daya manusia dan bahan baku, penugasan, pengaruh aktivitas, pengendalian eksekusi proyek,
pelaporan kemajuan dan analisis hasilnya. Manajemen proyek untuk system informasi harus
menangani lima variable utama : cakupan, waktu, biaya, kualitas dan risiko.

 Cakupan mendefinisikan pekerjaan mana yang termasuk atau yang tidak termasuk dalam
suatu proyek.
 Waktu adalah lamanya yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah proyek.
 Biaya didasarkan [ada waktu untuk menyelesaikan proyek dikalikan dengan biaya
sumber daya manusia yang diperluakan untuk menyelesaikan proyek tersebut.
 Kualitas adalah indicator seberapa jauh hasil akhir dari sebuah proyek memenuhi sasaran
yang diberikan oleh pihak manajemen
 Risiko mengacu pada masalah potensial yang dapat mengancam keberhasilan proyek.

14. 2 MEMILIH PROYEK

Perusahaan biasanya menghadapi berbagai proyek yang berbeda untuk memecahkan
berbagai masalah dan meningkatkan kinerja. Terdapat jauh lebih bayak ide proyek system
daripada sumber dayanya. Perusahaan harus memilih dari kelompok proyek – proyek yang
menjanjikan manfaat terbesar bagi bisnisnya.

Struktur Manajemen Untuk Proyek Sistem Informasi

Puncak struktur ini adalah kelompok perencana strategis perusahaan dan komite
pengawas system informasi. Kelompok perencanaan strategis perusahaan bertanggung jawab
dalam mengembangkan rencana strategis perusahaan yang mungkin membutuhkan
diciptakannya system – system baru.
Komite Pengawas system informasi merupakan kelompok manajemen senior dengan
tanggung jawab untuk pengembangan system dan operasional. Komite ini terdiri atas kepala –
kepala departemen dari pengguna akhir dan dari bidang system informasi. Tim proyek diawasi
oleh kelompok manajemen proyek yang terdiri atas manajer system informasi dan manajer
pengguna akhir yang bertanggung jawab atas beberapa proyek system informasi tertentu.

Mengaitkan Proyek Sistem Dengan Rencana Bisnis

Untuk membuat rencana yang efetif, perusahaan harus menginvestasi dan
mendokumentasi semua aplikasi system informasi dan komponen infrastruktur TI-nya. Untuk
proyek yang manfaatna melibatkan peningkatan pengambilan keputusan, manajer sebaiknya
mencoba mengidentifikasi perbaikan keputusan yang dapat memberi nilai tambahan terbesar
bagi perusahaan. Sebaiknya manajer mengembangkan sekumpulan ukuran untuk menghitung
nilai dari informasi yang tepat waktu dan akurat pada keputusan yang dihasilkan.
Kebutuhan Informasi dan Indikator Kunci Atas Kinerja
Pendekatan yang strategis atas kebutuhan informasi, analisis strategis atau factor – factor
yang sangat penting bagi keberhasilan yang menyatakan bahwa kebutuhan informasi suatu
organisasi ditentukan oleh sejumlah kecil indicator kunci atas kinerja (KPIs) dari para manajer.
Analisis Portofolio
Setiap proyek system informasi akan membawa serangkaian risiko dan manfaatanya
sendiri. Perusahaan akan berusaha untuk meningkatkan tingkat pengembalian atas portofolio
mereka terhadap asset TI dengan menyeimbangkan antara risiko dengan tingkat pengembalian
dari investasi mereka.
Model Penilaian
Model penilaian bermanfaat untuk memilih proyek 0 proyek dengan banyak kriteria yang
harus dipertimbangkan. Ini memberikan bobot bagi fitur – fitur tertentu dari suatu system
kemudian menghitung total tertimbang. Seiring dengan semua Teknik sasaran terdapat banyak
pertimbangan kualitatif yang dilibatkan dalam mengunakan model penilaian. Model ini
memerlukan para ahli yang memahami permasalahan teknologi.

14. 3 MENENTUKAN NILAI BISNIS DARI SISTEM INFORMASI

Biaya dan Manfaat Sistem Informasi
Manfaat berwuju dapat diukur dan diberikan nilai uang. Manfaat tidak berwujud seperti
layanan konsumen yang lebih efisien atau pengambilan keputusan yang lebih baik.
Penganggaran Modal untuk SIstem Informasi
Metode penganggaraan modal bergantung pada pengukuran arus kas ke dalam dan ke
luar perusahaan proyek modal yang menghasilkan arus kas tersebut. Biaya investasi bagi proyek
system informasi merupakan arus kas langsung yang disebabkan oleh pengeluaran untuk
perangkat keras, perangkat lunak dan tenaga kerja.
Model penganggaran modal yang utama untuk mengevaluasi proyek – proyek TI adalah
metode pengembalian investasi, ROI, nilai netto sekarang dan IRR.
14.4 MENGELOLA RISIKO PROYEK
Dimensi Risiko Proyek
Sistem berbeda secara dramatis daalam ukuran mereka, ruang lingkup, tingkat kerumitan serat
komponen – komponen organisasi dan teknis. Beberapa proyek pengembangan system lebih
cenderung menciptakan permasalahan yang telah kita gambarkan lebih awal atau mengalami
penundaan karena mereka membawa tingkat risiko yang lebih besar daripda yang lainnya.

Manajemen Perubahan dan Konsep Implementasi

Pengenalan perubahan dari system informasi memiliki dampak yang sangat kuat terhadap
perilaku dan organisasi. Perubahan dalam cara informasi tersebut ditentukan, diakses dan
digunaka untuk mengelola sumber daya organsiasi sering kali mengarah pada distribusi
wewenang dan kekuasaan yang baru.
Mengendalikan Faktor Risiko
Berbagai metode manajemen proyek, pengumpulan kebutuhan dan perencanaan telah
dikembangkan untuk kategori – kategori masalah implementasi yang spesifik, Tidak semua
aspek dari proses implementasi dapat dikendalikan atau direncakan dengan mudah. Namun,
mengantisipasi masalah – masalah yang berpotensi muncul saat implementasi dan menerapkan
strategi korektif yang tepat dapat meningkatkan peluang keberhasilan proyek system.