Otomatisasi Tata Keiol a Humas dan Keprotokolan Perjalanan dinas merupakan kegiatan yang dilakukan pada hampir selurun instansi di berbagai negara, Perjalanan dinas tidak hanya bermanfaat untuk kepentingan internal instansi, tetapi juga bermantaat dalam ‘membangun relasi dengan instansi ain, 1, balk instansi domestik maupun mancanegara, roma Otoma [Eg rvawc LincKur PERJALANAN Diva, Perjalanan dinas adalah suatu perjalanan yang diay, oleh seseorang dalam memenuhi tugas dan tanggung jawa = terhadap suatu instansi atau perusahaan. Perjalanan dinas berkaitan juga dengan keberlangsungan suatu instang; perusahaan. Oleh karena itu, ada beberapa hal yang menjet pokok perhatian dalam mendukung perjalanan dinas Yang lancar. Beberapa hal yang perlu diketahui tentang ruang lingkap perjalanan dinas, antara lain sebagai berikut i | Atay 1. Pengertian Umum Perjalanan Dinas Perjalanan dinas adalah perjalanan yang dilakukan oleh seorang karyawan atau pegawai suatu perusahaan yang berkaitan dengan tugas pekerjaan kedinasan dalam jangka waktu tertenty Perjalanan dinas dilakukan pada hampir seluruh instansi, ba instansi milk negara maupun swasta. Perjalanan dinas dilaksanakan dalam lingkup dalam negeri dan luar negeri. Pihak yang melakukan Perjalanan dinas tidak hanya pimpinan, tetapi juga pegawai,Pihak administrasi dan sekretaris dalam instansi harus selalu berkoordinas dengan pihak yang melakukan perjalanan dinas agar perjalanan dinas berjalan sesuai rencana. Koordinasi tersebut merupakan bentuk persiapan terhadap segala hal yang diperlukan dalam perjalanan dinas. Perjalanan dinas di dalam negeri, baik bagi pejabat negara, Pegawai negeri, maupun pegawai tidak tetap diatur dalam Peraturan Menteri Keuangan No. 113/PMK. 05/2012. Rincian isi peraturan tersebut, antara lain sebagai berikut 2. Pejabat Negara adalah pimpinan dan anggota lembaga tertinagi/tinggi negara sebagaimana dimaksud dalam Undang- Undang Dasar Tahun 1945 dan Pejabat Negara lainnya yang ditentukan oleh Undang-Undang Pegawal Negeri adalah setiap warga negara Republik Indonesia yang telah memenuhi syarat yang ditentukan, diangkat oleh pejabat berwenang dan diserahi tugas dalam suatu jabatan dalam negeri atau tugas negara lainnya, dan digai! berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku Pegawai Tidak Tetap adalah pegawai yang diangkat untuk jangka waktu tertentu guna melaksanakan tugs Pemerintahan dan pembangunan yang bersifat tekn's profesional dan administratif sesuai dengan kebutuhan da° kemampuan organisasi Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) adalah pejabat yand memperoleh kuasa dari Pengguna Anggaran untu! ali ‘ata Kelola Humas dan Keprotokolan (Kompetensi Keahtian itisasi dan Tata Kelola Perkantoran) untuk K xmelaksanakan sebagian kewenan, gan di peniggunaan anggaran pada kemeigian tanggung jawab yong bersangkutan Negarallembaga Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) ad. alat kewenangan oleh Pengguna Ansett ae aoe _ anggaran untuk mengambil keputusan danfatau ‘inal yang dapat mengakibatkan Pengeluaran atas beban Ar =a pendapatan dan Belanja Negara (APBN) nggaran {, Surat Perjalanan Dinas (SPD) adalah dokumen yang diterbitean CE aati Komitmen dalam rangka pelaksanaan pet agi Pejabat Negara, Pegawai Negeri Pegawai Tidak Tetap, dan pihak lain, ae g. Pelaksana Surat Perjalanan Dinas adalah Pejabat Negara, Pegawai Negeri, dan Pegawai Tidak Tetap yang rmelaksanakan Perjalanan Dinas. h. Uang Persediaan (UP) adalah uang muka kerja dalam jumlah tertentu untuk membiayai kegiatan operasional sehari- hari satuan kerja, yang tidak mungkin dilakukan melalui mekanisme pembayaran langsung. |. Standar Biaya adalah satuan biaya yang ditetapkan sebagai acuan penghitungan kebutuhan anggaran dalam rencana kerja dan anggaran kementerian negara/lembaga, baik berupa standar biaya masukan maupun keluaran. 2. Perjalanan Dinas Jabatan Perjalanan dinas jabatan adalah perjalanan dinas pulang pergi melewati batas ataupun dalam kota untuk melaksanakan tugas. Sesuai dengan namanya, perjalanan dinas ini dilakukan oleh para pemangku jabatan dalam suatu instansi. Perjalanan dinas jabatan memiliki beberapa prinsip, antara lain sebagal berikut. 2 Selektif, yaitu hanya dilakukan oleh pemegang kepentingan yang sangat tinggi atau pemegang prioritas yang berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan ». Ketersediaan anggaran dan kesesuaian dengan pencapaian kinerja kernenterian negara atau lembage. © Ffisiensi penggunaan belanja negara: 4. Akuntabilitas pemberian perintah pelaksanaan perjalanan dinas dan pembebanan biaya perjalanan dinas Jenis perjalanan dinas jabatan terbagi menjadi dua, antara ‘ain sebagai berikut. s kota & Perjalanan dinas jabatan yang melewati Path "0 Sesuai dengan namanya, perjalanan dinas yatan ini Ea ee eee satu batas Kota menuju batas Kola linn Bab 4 | Perjalanan Dinael ntoh, batas kota Khusus UNUK Povins! DK Ja, meat Tessin wilayah Jakarta Pusat Jekarta Tiny, lakas Utara, Jakarta Barat, Jakarta le - ulauan Sern’ dinas jabatan dalam kot Paiicnan dinas jabatan dalam ae oe Perialanay dinas jabatan yang dilaksanakan ene nokup a Jenis perjalanan dinas jabatan ini kembalt ter agi ers durasinya, yaitu perjalanan dinas jabatan yang dilaksanaja, lebih dari delapan jam dan perjalanan dinas jabatan yan, dilaksanakan kurang hingga tepat delapan jam, b. Perji Setiap perjalanan dinas tentu memiliki tujuan tersendir, Adapun tujuan perjalanan dinas jabatan meliputi hal-haj berikut. ‘a. Melaksanakan tugas dan fungsi yang melekat pada jabatan, b. Mengikuti rapat, seminar, dan kegiatan lain yang sejenis, . Menempuh ujian dinas atau ujian jabatan, d. Menghadap Majelis Penguji Kesehatan Pegawai Negeri untuk mendapatkan surat keterangan dokter terkait kondisi Kesehatan guna kepentingan jabatan. e, Memperoleh pengobatan berdasarkan surat keterangan dokter karena mendapat cedera saat melakukan tugas. f. Mendapatkan pengobatan berdasarkan keputusan Majels Penguji Kesehatan Pegawai Negeri, 9. Mengikuti pendidikan setara tingkat Diploma, $1, $2, ataupun 83. Mengikuti pendidikan dan pelatihan di lembaga terkait. NA oo Gambian 4.4 Mengt 7 ‘Sumber; io.wkipede dm "hadi seminar merupakan satan saly tujuan metakukan peralan™™ vHunias ¢ HV Key 1 KolOLA Perens rotokolan (Kompetensi Keahlian an) untuk SMKIN Kelas XIlMonjemput atau mengantark pegawal eget! yang meninggal dn pesialanan dinas ke pemakaman in kedudukan yang terakhir Menuju ko pemakaman. an W"22AN Delabat negara atay a dalam Melakukan AupUN dari tempat "8 Yang menjadi lokasi 3, Perjalanan Dinas Pindah peyjalanan dinas pindah adalah Petjalanan dinas dar kedudvkan yang lama menuju tempat kedudukan y, perdsarkan surat Keputusan pindah, surat kepy diterbitkan oleh pejabat yang berwenang sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan, perjalanan dinas pindah_ memilik Jain sebagai berikut a. Pindah tugas dari tempat kedudu tempat tujuan pindah. tempat an yang baru Utusan pindah | beberapa tujuan, antara kan yang lama menuju diberhentikan dengan hormat, mendapat wang tunggu dari tempat kedudukan menuju tempat tujuan menetap. © Pemulangan keluarga yang sah dati pejabat negara atau Pegawai yang meninggal dunia, dari tempat tugas terakhir menuju tempat tujuan menetap. 9. Pemulangan pegawai tidak tetap yang diberhentikan karena masa kerjanya dari tempat kedudukan menuju tempat tujuan menetap telah berakhir, sepanjang diatur dalam perjanjian kerja. € Pengembalian pejabat atau pegawai negeri yang mendapat vang tunggu dari tempat kedudukan menuju tempat tujuan yang ditentukan untuk dipekerjakan kembali Perjalanan dinas pindah tentu memerlukan biaya, Adapun Ketentuan biaya dalam perjalanan dinas pindah adalah sebagai berikut % Komponen biaya pindah terdiri atas uang harian, biaya transportasi pegawai, biaya transportasi keluarga, biaya engepakan, dan biaya angkutan barang . Biaya perjalanan dinas pindah dibayarkan secara lumsum dan Menjadi batas pemberian biaya tertinggi. ‘ Vang harian perjalanan dinas pindah diberikan kepada Pegawai yang bersangkutan dengan beberapa ketentuan, di antaranya: 1) dibayarkan tiga hari setelah pegawai tiba di tempat tujuan pindah, Bab 4 | Perjatanan DinasUntuk memahami lebih lanjut mengenai nal-ral yang harus dipersiapkan dalam merencanakan perjalanan dinas ke lar negeri, Anda dapat rmembuka laman berikut httos://wnn. carlsorwagontit com’ insights/planning-your- business-rp/ ling lama dua hari untuk tiap kaj 7 ctoayarko’ Toungan (transit) apabila perjalanan ton dapat langsung dilaksanakan, 3) dibayarkan sejumlah hart tertahan apabila pegawai yay bersangkutan jatuh sakit selama perjalanan dinas Pindah, atau karena alasan lain yang berhubungan denga keputusan KPA, dan 4) _dibayarkan sejumlah hari tertahan apabila pegawai yang sedang menjalankan perjalanan dinas pindah mendapat perintah dari pejabat atasannya (yang mengeluarkar, surat dinas pindah) untuk melakukan tugas lain yang berkaitan dengan kepentingan negara. 4. Perjalanan Dinas Luar Negeri Sesuai dengan namanya, perjalanan dinas luar neger merupakan petjalanan dinas yang dilakukan oleh pegawai dar tempat kedudukan di dalam neger! menuju tempat tujuan di luar negeri Perjalanan dinas luar negeri memiliki beberapa persyaraten, antara lain sebagai berikut. a. Kelengkapan dokumen pertanggungjawaban pelaksanaan perjalanan dinas diterima PPK paling lambat lima hari keja setelah pelaksanaan perjalanan dinas. b. Dokumen pertanggungjawaban pelaksanaan perjalanan dinas luar negeri yang dipersyaratkan, di antaranya: 1) surat tugas dari Menteri Luar Negeri, Kepala Perwakilan Ri, atau pejabat yang berwenang, 2) surat persetujuan perjalanan dinas dari Kementerian Setneg (bagi satker pusat Kemenlu), 3) surat perjalanan dinas yang ditandatangani pihak berwenang di luar negeri (pejabat perwakilan) atau suret pernyataan dari pelaksana surat perjalanan dinas apabila Americandiriines'® BOARDING PASS Anercontrnes 5 y ° Ew, o in yore JFK WEY vone Fe Fis eas Fae Group 3 12 Si5P 36) AA 198 OJ (GROUP 3 aera "SSF sie C Sumter: commons waines®°2 Gambar 4.2 Boardin, ia” ig pass merupakan salat akan perjalanan dinas ke luar negeri eae Otomnatisasi Tata Ketola Hu 5 4 Kelola Humas dan Keprotokota el bi Otomatisasi dan Tata Kelola P ; ees co antorant) untuk SMK/MAK Kelas XIpinak pelaksana tidak memper pihak yang berwenang, peroleh tanda tangan dari bukti penerimaan uang harian, «) bukti penggunaan moda trang “ portasi, misalnya bukti pembelian tiket, boarding pass, atau airport ie dan )_ laporan pelaksanaan perjalanan dinas iuar negeri sox bethak untuk menolak melakukan pembayaran penuh via pelaksana surat perjalanan dinas ilar aston “jokumen persyaratan pertanggungjawaban Selena alanan dinas luar negeri. per peyalanan Dinas Dalam Negeri porjalanan dinas dalam negeri adalah perjalanan dinas menuju + tyjuan yang lingkupnya dalam negeri untuk memenuhi fepontnnan negara. Perjalanan dinas dalam neger memiliki peberapa jenis, antara lain sebagai berikut. poralanan dinas jabatan yang melewati batas kota. Khusus untuk Provinsi DKI Jakarta, yang, dimaksud dengan kota meliputi kesatuan wilayah Jakarta Pusat, Jakarta Timur, Jakarta Utara, Jakarta Barat, Jakarta Selatan, dan Kepulauan Seribu. batan yang dilaksanakan di dalam kota a b. Perjalanan dinas jal lebin dari delapan jam perjlanan dinas jabatan yang dilaksanakan di dalam kota kurang hingga tepat delapan jam. Perjalanan dinas dapat dilaksanakan oleh pejabat negere, pegawa negeri, dan pegawai pemerintah nonpegawal neget (pegawai honorer) sesuai surat tugas. Surat tugas tersebut dapat diterbitken oleh beberapa pihak, antar lain sebagai berikut. a. Kepala satuan kerja. Kepala satuan Kerja bertanggund jawab menerbitkan surat tugas untuk perjalanan dinas jabatan yang dliacukan oleh pegawai dalam satuan kerja yang dipimpinnye b. Atasan langsung kepala satuan kerja Pihak atasan ini bertanggung jawab menerbitkan surat tugas untuk perjalanan dinas jabatan yang dilakukan oleh kepala satvan kerja © Pejabat Eselon Il. Pejabat Eselon Il bertanggung jawab menerbitken surat tugas untuk perjalanan dinas jabatan yang dilakukan oleh pejabat dan pegawel dalam lingkup unit Eselon II. 4. Menteri atau Pejabat Eselon | Menteri atau pejabat Eselon I bertanggung jawab menerbitkan surat 14928 untuk perjalanan dinas jabatan yang dilakukan oleh menter! serta pejabat dan z Pegawai dalam lingkup Eselon | dan Eselon Il Pejabat yang ditunjuk atau menerima delegas! Bab 4 | Perjalanian DinaspERENCANAAN PE) p pIMPINAN RJALANAN DINAS perjalanan dinas tentu memerluka matang. terlebih jika perjalanan dinas Dalam lingkup ad impinan ministrasi, perencanaay n ginas bagi Pimpinan biasanya dilakukan oleh staf Mini as grav sekfetaris. Perencanaan perjalanan dinas. bagi pimpinan havus dilakukan sebaik mungkin karena kesalahan sekecil pis pun kan berdampak signifikan bagi perjalanan itu sendiri. Pembuatan rencana perjalanan dinas bagi pimpinan tentu melewati beberapa tahap. et beberapa ahli yang telah merumuskan tahap- tahap melakukan perencanaan perjalanan dinas bagi ebagai berikut. ee IN Perencanaan yan 9 dilakukan oleh pihak yaitu } Menurut Yatimah (2013: 246), tahap awal perencanaan perjalanan dinas pimpinan adalah mengidentifikasi beberapa hal berikut. a. Tujuan perjalanan dinas pimpinan Dalam merencanakan: perjalanan dinas pimpinan, pihak perencana harus memastikan terlebih dahulu tujuan dari perjalanan itu sendiri. Tujuan tersebut di antaranya melakukan rapat di luar organisasi, melakukan negosiasi, mengurus perpajakan, melakukan inspeksi ke kantor cabang, ataupun menemui pihak pemerintahan Informasi mengenai tujuan tersebut dapat ditanyakan langsung kepada pimpinan untuk meminimalkan risiko kesalahan informasi. Setelah memperoleh informasi yang akurat, pihak perencana dapat langsung mempersiapkan dokumen yang harus dibawa sesuai tujuan perjalanan tersebut. b. Waktu pelaksanaan kegiatan Informasi mengenai waktu pelaksanaan kegiatan sangat vital mengingat informasi mengenai waktu berpengaruh terhadap penyusunan jadwal perjalanan dinas. Selain berpengaruh tethadap penyusunan jadwal, informasi mengenai waktu dapat menjadi pertimbangan bagi hal lain, seperti pemilihan Jen's transportasi (baik transportasi menuju tempat tujuan perjalanan dinas maupun transportasi selama berada di tempat tujuan perjalanan dinas), akomodas! (penginapan), jenis dokumen yang diperlukan, dan penyusunan anggaran perjalanan dinas. © Acara lain di luar perjalanan dinas Sering kali, saat berada di tempat tian perjalanan dinas, pimpinan akan terlibat dalam kegiatan lain di tuar Bab 4 | Porjatanan Dine ont”egiatan tujuan perjalanan dinas Keberadaan acara ini perlu diketahui oleh perencand perialanan dings ia dapat mempersiapkan dokumen yang perlu qi untuk acara lain tersebut, ataupun menghubung rly, si bisnis lainnya. d, Acara setelah kegiatan pokok setelah semua rencana Kegiatan disetujui oj, pihak perencana menyusun rencany dan menyiapkan segala sesuatu untuk perjalanen inas, di antaranya mengumpulkan berbagai dokume, yang dibutuhkan, mengurus dokumen perjalanan menghubungi biro perjalanan, dan menghubungi pihak. pihak tertentu pimpinan, barulah >. Menurut Dewi (2011: 65), halchal yang harus dipesiankan dalam perjalanan dinas pimpinan, antara lain sebagal bertu a. Mengatur transportasi Jika perencana perjalanan dinas mengurus transportasi seorang diri, ia dapat melakukan reservasi pada biro perjalanan melalui telepon atau surel Selanjutnya, perencana akan melakukan konfirmasi dan merninta tiket dikirimkan pada alamat tertentu, misalnys alamat perusahaan. b. Mengatur akomodasi Dalam mengatur akomodasi berupa h penginapan, perencana perjalanan dinas dapat meminta bantuan biro perjalanan, baik dengan menghubung! langsung maupun mengakses laman resm! biro - oe jotel dan Jetstar ee ‘umber: commons wi ‘Gambar 4.3 Perencana porjalanan dinas dapat meminta bantuan bito perelanat Um imengalur ransporasiperjalanan dina pimpinan oe etensi Keahtian 5 1 a E Be Giomar 1 Kelola Humas dan Keprotokotan (Komp: fata Kelota Perkantoran) untuk SMK/MAK Keler xiperjalanan yang bersangkutan. Pihak biro perjalanan kan mencari dan memesankan hotel pada waktu yang giminta oleh perencana, Selanjutnya, pihak perencana akan menylapkan jadwal perjalanan (itinerary) untuk memudahkan pimpinan dalam melaksanakan perjalanan Mengurus surat yang diperlukan Surat yang diperlukan dalam perjalanan dinas pimpinan umumnya berupa paspor dan visa. Paspor merupakan tanda pengenal sekaligus syarat_ pokok bagi seseorang yang hendak bepergian ke luar negeri. sementara itu, visa merupakan tanda izin masuk negara yang dikeluarkan oleh negara tujuan yang bersangkutan. Pengurusan paspor dan visa dapat dilakukan di kantor imigrasi dan kantor kedutaan besar negara tujuan perjalanan dinas. Mempersiapkan dokumen pendukung pertemuan Dokumen pendukung pertemuan, di antaranya rencana perjalanan (itinerary), tiket perjalanan, dan voucher hotel. Dokumen-dokumen tersebut disimpan dalam satu tempat untuk mempermudah pencarian. Mempersiapkan keperluan keuangan pimpinan selama perjalanan dinas Masalah keuangan merupakan hal yang harus diantisipasi dalam melakukan perjalanan dinas. Jika perjalanan dinas pimpinan merupakan perjalanan dinas ke luar negeri, pihak perencana harus mencari informasi mengenai mata uang negara tujuan dan menukarkan uang dengan mata uang negara tujuan tersebut. Perencana juga harus memperkirakan jumlah uang tunai yang harus dibawa pimpinan, serta perkiraan biaya kebutuhan perjalanan dinas yang harus dibayar secara kredit. Menyiapkan semua kebutuhan pimpinan Dalam menyiapkan semua kebutuhan perjalanan dinas untuk pimpinan, perencana dapat membuat daftar atau checklist barang dan dokumen yang harus dibawa. Pastikan tidak ada barang dan dokumen penting yang tertinggal, kemudian tempatkan barang dan dokumen tersebut pada tempat-tempat khusus sesual Jenisnya, Mencari keterangan lain yang dibutuhkan Keterangan lain yang dibutuhkan, di antaranya Peraturan yang berlaku di tempat tujuan perjalanan dinas ataupun hal-hal yang wajib dibawa dari tempat ‘ujuan perjalanan dinas Bab 4 | Perjalanan DinasBuatlah satu rencana perjalanan dinas. Jenis perjalanan dinas dapat dipilh sesuai kein 1. Buatlah satu rencana perjala Tuliskan hal-hal yang harus Anda persiapkan untuk perjalanan dinas tersebut, 2. Tuliskan hal-hal yan ‘Sinan, 3. _Tulstan rencana persapan perjalanan dinas tersebut dalam bentuk laporan yang Sia, * Gitk dengan Ms Word, kemudian Kumpulkan hasinya kepada guru Anda untuk din me Otomatis, Otomati TRANSPORTASI, AKOMODASI, DAN g ANGGARAN PERJALANAN DINAS Dalam perjalanan dinas, diperlukan adanya transportas dan akomodasi, Akomodasi dapat dimaknai sebagai Sesuat, yang disediakan untuk memenuhi kebutuhan, misalnya temps Menginap atau tempat tinggal sementara bagi Ofang yan, bepergian, seperti hotel. Transportasi dan akomodasi waji terse untuk menunjang kelancaran perjalanan dinas yang dilaksanakan Pemenuhan transportasi dan akomodasi tentu berkaitan deng,, anggaran yang disiapkan. Semakin besar anggaran, semakin baie Pula jenis transportasi dan akomodasi yang ditawarkan. Berkut adalah penjelasan mengenai jenis transportasi, akomodasi hotel, dan anggarannya yang diperlukan dalam Perjalanan dinas. 1. Transportasi Perjalanan Dinas Dalam mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan, staf administrasi kantor atau sekretari 4. Perjalanan dinas melalui darat Perjalanan dinas me asal dan tempat tujuan dan kereta api. Perjalanan dinas Menggunakan mobil jk@ Jarak antara tempat asal dan tempat tujuan perjalanan dina’ tidak terlalu jauh, Tiga psi lainnya, yaitu bus, minibus, da° 151 Tala Kelola Hun las dan Keprotokolan (Kompetensi Keahlian ‘St dan Tata Ketola Perkantoran) unt MK /MAK Kets XtSumber: prabay.com Gambar 4.4 Mobil merupakan moda transportasi perjalanan dinas melalui dara Kereta api dapat menjadi pilihan jika jarak antara tempat asal dan tempat tujuan perjalanan dinas cukup jauh dan memakan waktu, Jika jarak perjalanan cukup jauh, perencena dapat meminta bantuan biro perjalanan untuk memastikan kenyamanan dan kesehatan pimpinan tetap terjaga selama perjalanan, Perjalanan dinas melalui laut Perjalanan dinas melalui laut dilakukan apabila tempat asal dan tempat tujuan perjalanan dinas terpisah oleh pulau dan lautan. Jenis transportasi yang digunakan dalam perjalanan ini adalah kapal laut. Perjalanan dinas melalui laut merupakan jenis perjalanan dinas yang memakan waktu cukup lama. Jenis perjalanan dinas ini dapat dipilih apabila perjalanan dinas yang dilakukan tidak mendesak dan dapat dilakukan dalam jangka waktu yang cukup panjang- Perjalanan dinas melalui udara Perjalanan dinas melalui udara dilakukan apabila tempat asal dan tempat tujuan perjalanan dinas terpisah oleh pulau atau batas negara. Jenis transportas! yang digunakan dalam perjalanan ini adalah pesawat udera a helikopter. Penggunaan transportasi udara merit a tempuh perjalanan lebih cepat dan lebih praktis. al Penggunaan transportasi udara memakan biaya bane besar sehingga diperlukan pertimbangan mengenai a pas dan efisiensi penggunaannye. Pilihan melakukan f a a dinas menggunakan transportas! udara dapat SO eahe Perjalanan dinas hanya memiliki waktu singkat, ie ‘it tempat tujuan perjalanan dinas sangat jauh, atau p Bab 4 | Perjalanan Dinedinas sangat mendesak, Namun, jat tujuan perjalanan fre oie i tempat tujuan tidak terlalu mendesak dan jaya, t mpuh menuju tempat tujuan tidak terlalu jauh, perencan, dapat mempertimbangkan jenis transportasi lainnya yan jauh lebih murah. 2. Hotel Hotel adalah penginapan yang dikelola secara komersig oleh pihak tertentu dan memenuhi persyaratan yang tela, ditetapkan pemerintah dengan menyediakan a pelayanay, berupa makanan, minuman, dan jasa pelayanan lainnya. Hote, memiliki beberapa jenis yang dibedakan berdasarkan beberap, faktor, seperti letak bangunannya, lama waktu tamu menginap, penetapan tarif kamar, jumlah tempat tidur, tingkatannya, dan jumlah kamar hotel. Berikut jenis hotel berdasarkan beberaps faktor tersebut. ‘a. Menurut letak bangunannya, hotel terbagi menjadi lima, antara lain sebagai berikut. 1) Resort hotel adalah hotel yang berada di kawasan objek wisata. Resort hotel umumnya berukuran besar, sertz memiliki letak yang sangat strategis, dan pelayanar yang cukup lengkap. Resort hote! menjadi tempat tujuar Untuk lebin memanami ‘mengenai jenis-jenis hotel, packs capa asta aio menginap yang banyak diminati wisatawan saat musin berikut liburan tiba. ‘ntos://osu.org/travel/ 2) City hotel adalah hotel yang. dibangun di wilayal ‘ypes-ot-hotet perkotaan. City hotel biasanya dibangun berdekata. dengan pusat perbelanjaan, perkantoran, atau landmar yang menjadi ciri khas suatu kota. City hotel biasany dikunjungi oleh tamu yang datang untuk tujua bisnis atau hanya singgah sementara di kota yan bersangkutan. 3) Airport hotel adalah hotel yang letaknya berdekate dengan bandara. Hotel ini dibangun untuk mengakomod: Para tamu yang ingin beristirahat setelah melakuki Perjalanan menggunakan pesawat terbang atau tant yang mencari tempat singgah sementara sembi menunggu penerbangan selanjutnya. Rural hotel adalah hotel yang dibangun di wilay Pedesaan. Rural hotel biasanya memiliki ukuti yang tidak terlalu besar dan ciri khas tersendiri, bi bentuk bangunan, furnitur, maupun ornamen ya! mencerminkan budaya desa tempatnya berdiri. Hotel dibangun untuk mengakomodasi keinginan tamu ya 'ngin menikmati suasana di pedesaan. Otomat 'sasi Tata Kelola Humas dan Keprotokolan (Kompetensi Keahlian ilisasi dan Tata Kelola Perkantoran) untuk SMK/MAK Kelas Xil5) Suburb hotel adalah hotel i satelit (pertemuan antara dia Tote, ney one a mengakomodasi kebutuhan para tamu yang melakuten kegiatan atau perjalanan dinas di kota satelit, atau para tamu yang menginginkan penginapan dengan biaya lebih terjangkau dibandingkan city hotel Menurut lamanya waktu tamu menginap, hotel dibedakan menjadi tiga, yaitu sebagai berikut, 1) Transit hotel, yaitu hotel yang diperuntukkan bagi ate yang ingin menginap selama satu sampai dua i 2) Resident hotel, yaitu hotel yang diperuntukkan bagi tamu yang ingin menginap selama seminggu atau lebih. 3) Semiresident hotel, yaitu hotel yang diperuntukkan bagi tamu yang ingin menginap selama tiga hari atau seminggu. Menurut penetapan tarif kamarnya, hotel terbagi menjadi lima, yaitu sebagai berikut. 1) American plan adalah hotel yang tarif kamarnya sudah termasuk biaya tiga kali makan (makan pagi, siang, dan malam). European plan adalah hotel yang tarif kamarnya tidak termasuk biaya makan. 3) Modified American plan adalah hotel yang tarif kamarnya sudah termasuk biaya dua kali makan. 4) Continental plan adalah hotel yang tarif kamarnya sudah termasuk biaya satu kali makan pagi dengan gaya Continental, 5) Bermuda plan adalah hotel yang tarif kamarnya sudah termasuk biaya satu kali makan pagi dengan gaya American. Menurut jumlah tempat tidurnya, kamar hotel terbagi menjadi delapan, antara lain sebagai berikut. 1) Single bedroom adalah tipe kamar hotel yang di dalamnya terdapat satu buah tempat tidur berukuran dipan untuk satu orang (single bed). 2) Double bedroom, yaitu kamar hotel dengan satu tempat tidur untuk dua orang (double bed). 3) Twin bedroom adalah tipe kamar hotel yang di dalamnya terdapat dua buah tempat tidur berukuran single bed. 2) Bab 4 | Perjatanan Dinas Otomatisasi Tata Kelola Humas dan Keprotokolan Holel-notel besar tumumaya dikelola dengan sistem chain hotel. Sistem ini memungkinkan adanya jaringan hotel dari satu petusahaan yang sama ai berbagai wilayah di belahan dunia. Hotel yang dikelola dengan sistem ini ‘umumnya memiliki standar pelayanan tersendr yang Hi ciri khas hotel jag ennSumber fick com Sumber: porots.com @ (o) () +45 Kamar hotel dengan (a) single bedroom, (b) double Bedroom, dan (c) twin bedroom 4) Family bedroom adalah tipe kamar hotel yang terdi, atas dua atau tiga ruang tidur yang berhubungan Kamar jenis ini dapat dilengkapi dengan kamar mang sebanyak jumlah ruang tidur atau hanya memiliki saty kamar mandi untuk semua ruang tidur yang ade gj dalamnya. 5) Triple room adalah tipe kamar hotel yang diperuntukkan bagi tiga orang tamu. Jenis tempat tidur yang ada ¢i dalam kamar ini adalah satu buah double bed (tempat tidur berukuran queen/king size) dan satu bush single bed (tempat tidur ukuran single), atau tiga buah single bed. 6) Solo used, yaitu tipe kamar hotel berukuran double bedroom atau twin bedroom, tetapi hanya digunakan oleh satu orang tamu. 7) Extra user, yaitu tipe kamar hotel yang terdapat tempat tidur tambahan berupa extra bed. Extra bed diperuntukkan bagi satu tamu 8) Room includes baby cot, yaitu tipe kamar hotel yang terdapat tempat tidur tambahan untuk bayi. Biasany? fasilitas ini diperuntukkan bagi tamu yang membav2 bayinya menginap di hotel Menurut tingkatannya, secara umum kamar hotel terbad! menjadi tiga, antara lain sebagai berikut. 1) Standard room adalah tipe kamar hotel yang peralat@” dan perlengkapannya, seperti tempat tidur, meja, KU! dan lemari berada dalam satu ruangan yang sama: Tt kamar ini merupakan yang terkecil jika dibandingk@” dengan suite room dan presidential suite room Suite room adalah tipe kamar hotel yang memisahi™* ruang tidur dan ruang tamu dalam dua ruangan ¥% berbeda. Tipe kamar ini lebih besar dibanding* 2) to lHatisasi Tata Kelola Humas dan Keprotokolan (Kompetensi Keahlia" Lomatisasi dan Tata Kelota Perk ofan) untuk SMK/MAI Ke ou3) standard room, tetapi | presidential suite lebih kecil room, Presidential suite room adalah dalamnya terdiri atas dua kamar tidur, ruang makan, dan ruang dapur yang ke matisasi Tata Kelola Humas dan Keprotokolan (Kompetensi Keahlia Lomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran) untuk SMK/MAM Kelas Xll Ee p-:standard room, tetapi te bih ke presidential suite room, kecil dibandingkan Presidential suite 3) Presidential suite room adalah tipe kamar hotel yang di dalamnya terditi atas dua k dan ruang dapur Tn nt uae maken, ti kama me yang kecil. Tipe kamar ini rnerupakan lin i Desar dan memiliki harga paling tinggi dibandingkan dua tipe kamar lainnya { Menurut jumlah kamarnya, hotel terbagi menjadi sembilan, antara lain sebagai berikut. 1) _Smalf hotel adalah hotel yang jumlah maksimal kamarnya sebanyak 28 kamar. 2). Medium hotel adalah hotel yang jumlah kamarnya berkisar antara 28-299 kamar. 3) Large hotel adalah hotel yang jumlah kamarnya lebih dari 300 kamar. 4) Motel (mobil hotel) adalah penginapan yang diperuntukkan bagi tamu yang membawa kendaraan pribadi mereka. Kamar-kamar dalam penginapan ini biasanya ditempatkan berdekatan dengan tempat parkir untuk memudahkan mobilitas tamu yang menginap di dalamnya: 5) Hostel adalah tempat penginapan berbiaya murah yang biasa digunakan oleh mahasiswa atau karyawan yang sedang melaksanakan pendidikan dan latihan (diklat). Hostel memiliki bentuk menyerupai asrama. Kamar hostel dapat memuat lebih dari enam tempat tidur. 6) Losmen adalah penginapan yang hanya menyewakan kamar tanpa memberikan fasilitas makan. jr; commons wkimocka.org jah kama. su amar 4.6 Mote merupakan coro hae berdasarkan om Bab 4 | Perjalanan Dinasdapat dilaksanakan den, erjalanan dinas yang ee san elit biaya transportasi, biaye perbelan a rikata vengadaeh tiket, dan biaya penginapa Pembayaran biaya perjalanan dinas melalui jasa d. Kontrak atau perjanjian dengan ee dag dilakukan untuk satu paket kegiatan en i In peti tertentu, Nini satuan harge dalam Kontak 310 Petanin tidak diperkenankan melebihi tari tket test » "g kelvin oleh perusahaan jasa transportasi atau tar ie "esr yang dikeluarkan oleh pihak hotel. Pembayaran biaya perjalanan dinas kepada penyedia jasa didasarkan alas prestasi key yang telah diselesaikan seperti yang diatur dalam kontrak atay petianjan. Atas dasar prestasi kerja yang telah diseesaikan, pihak ketiga mengajukan taginan kepada pejabat perbuat komitmen. mem Aktivitas Kelompok Buatlah kelompok yang terdiri atas tiga hingga empat orang peserta dick, 2. Rencanakan suatu perjalanan dinas. Jenis perjalanan dinas dapat dipilih sesuai keinginan kelompok Anda. 3. _Pllihlah transportasi dan akomodasi yang akan digunakan dalam perjalanan dinas tersebut 4, Tuliskan hal-hal yang harus kelompok Anda lakukan untuk mengatur transportasi dan akomodasi tersebut. 5. Presentasikan hasil diskusi kelompok Anda dengan menggunakan PowerPoint, kemudian guru Anda akan menilai dan kelompok lain dapat memberi masukan. [Eh voxumen reryatanan Dinas Dokumen perjalanan dinas terbagi atas dua jenis, antara lin sebagai berikut. ® 1. Dokumen Pokok Perjalanan Dinas Dua jenis dokumen pokok perjalanan dinas, antara lain sebagai berikut, a. Dokumen internal, yaitu dokumen yang dikeluarkan oleh instansi atau perusahaan asal pelaksana surat perjalane” dinas. Dokumen internal tersebut meliputi: 1) surat tugas, yaitu surat yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di instansi asal dan diberikan kepad® Pegawai yang melaksanakan perjalanan dinas, dan Ctomatisasi Tata Ketola Humas dan Keprotokolan (Kompetensi Keahlian matisasi dan Tata Kelola Perkantoran) untuk SMK/MAK Kelas Xtl| sppb (Surat Perintah Perjal lanan Dina dikeluarkan oleh instansi ®s),yaltu surat yang atau pej ington tersbut yang duper tone yang melaksanakan perjalanan dns, are jokumen eksternal, yaitu dokumen / ‘ yang dikeluarkan ol instansi terkait yang digunakan untuk Perjalanan einen, okumen eksternal meliputi dokumen-d -dokumen sebaga ai sebagai }) Kartu Tanda Penduduk (KTP), yaitu kartu identitas resmni penduduk sebagai bukti diri yang sah yang diterbitkan oleh instansi pemerintah dan berlaku di seluruh wilayah NKRI. KTP wajib dimiliki oleh setiap penduduk yang telah berusia dewasa (17 tahun ke atas), 2) Tiket penting, baik berupa tiket transportasi perjalanan (jika perjalanan dinas menggunaken transportasi umum, seperti pesawat terbang, Kereta api, atau kapal laut) maupun tiket masuk menuju lokasi pertemuan pada tempat tujuan perjalanan dinas. Yellow card, yaitu kartu yang dikeluarkan oleh dinas kesehatan negara asal untuk diberikan kepada warga negara yang akan melakukan perjalanan ke Ivar negeri. Kartu ini digunakan untuk menyatakan bahwa warga negara tersebut bebas dari penyakit menular dan aman bepergian ke luar negeri. 4) Paspor (passport), yaitu dokumen perjalanan yang diberikan kepada seorang warga negara sebagai bukti izin meninggalkan negaranya dan bepergian ke negaré tertentu. Paspor digunakan sebagai tanda bukti kewarganegaraan dan identitas dil di negara lain. Paspor berisi keterangan identitas diri pemiliknya, antara lain foto pemilik paspor, tanda tangan, keterangan tempat dan tanggal kelahiran, informasi kebangsaan, dan informasi lain mengenai identifikasi individual. PasPe juga dilengkapi dengan Jembar exit permit. ‘Masa berlaku suatu paspor adalah lima tahun, Selama masa tersebut, PasPor dapat digunakan berkali-kal. Paspor yang rtemen Luar legen, as Stet por yang tidak gambar 4.7 Paspor mapa con dokumen digunakan untuk perjalanan kenegaraah eksteral. diterbitkan oleh kantor imigras! setempat, Bab 4 REPUBLIK !'\ | Perjatanan DinasUnluk mengetahui cara ‘membuat paspor di kantor imigrasi, Anda dapat ‘membuka laman berikut ‘nt. //www migra go i ‘index php/en/public- sservices/passport — Otomatisa m PG ; ~~ Otomatisasi dan Tata ee, 5) Tata Kelola Humas dan Key jenis, antara lain sebaga, atas beberapa j Paspor terdiri berikut disebut sebagai pag a) Paspor biasa atau ea oe meat hijau,yaity paspor Yang paspor ini meri sere mu. Sesual usar menggunakan bahasa berwarna hijau oe bev linia tahun Mi ie ae di kantor imigrasi seternpat. ) paper dinas atau sering disebut fae Paspor biru, yaitu paspor yang digunakan le pegawai atau pejabat pemerintah yang melakukan pe 2 lanan dinas atau tugas kenegaraan ke luar negeri. Sesuai julukannya, paspor ini memiliki sampul berwarna biru, Paspor ini hanya diperuntukkan bagi pegawai atau pejabat pemerintah; memiliki masa berlaku yang disesuaikan dengan keperluan penggunaannya, tetapi umumnya satu tahun atau lebih; serta ditulis dalam bahasa Indonesia dan bahasa Inggris. Pengurusan paspor ini hanya dapat dilakukan di Departemen Luar Negeri. Paspor diplomatik atau sering disebut sebagai paspor hitam, yaitu paspor yang digunakan oleh pejabat diplomatik, seperti duta besar atau pejabat-pejabat tertentu di kedutaan besar. Paspor diplomatik memiliki sampul berwarna hitam, dikeluarkan oleh Departemen Luar Negeri, dan ditulis dalam bahasa Indonesia dan bahasa Ingaris. Paspor haji atau sering disebut sebagai paspor cokelat, yaitu paspor khusus yang diperuntukkan bagi warga negara yang hendak menunaikan ibadah haji. Paspor ini memiliki sampul berwarna cokelat, dapat diperoleh di Departemen Agama, dan memiliki masa berlaku sesuai dengan lamanya waktu melaksanakan ibadah haji. ®) Paspor khusus, yaitu paspor yang khusus diperuntukkan bagi pejabat United Nations atau Perserikatan Bangsa-Bangsa (PBB) dan biasanya mendapatkan perlakuan Giplomatik. Terdapat dua Jen's paspor khusus, yaitu paspor khusus bersampul warna merah untuk Pejabat tinggi PBB dan paspor khusus. bersampul warna biru muda untuk staf PBB. Fiskal, yaitu biaya pajak yang harus dibayarkan oleh setiap Warga negara Indonesia (WNI) yang akan pergi ke luar Negeri, Fiskal dikeluarkan oleh Direktorat Jenderal Pajak sebagai bentuk wajib pajak. Fiskal wajib dibayarkan oleh ¢Q d) protokolan (Kompetensi Keahlian Kelola Perkantoran) untuk siak/MaK Kelas xit6) WNI yang hendak ki ¢ luar neg WN geri, kecual tersebut merupakan perjalana fete ae sone ’an yang dibiayai oleh Visa, yaitu: dokumen a kepada seseorang sehen INQ dikeluarkan oleh negara nesorandeien mice tanda izin masuk ke suatu le waktu dan tujuan tertentu Terdapat negara yan ints pada egara ied kebijakan visa, tetapi fesebut Conteh mayen ak Ienerapkan kebjakan sreria Seta, In lewajibkan visa adalah Jepang, Inggris, dan Rusia. Visa tidak diperlukan jika hendak mengun ungi negara-negara di an ASEAN selama kurang dari dua minggu. Visa heearghfan Wiss" testoon besar negara yang Crees eta atas beberapa jenis, antara a) Transit visa atau visa transit, yaitu visa biasa yang diberikan kepada seseorang yang singgah (transit) di suatu kota di negara tertentu. Visa jenis ini hanya berlaku untuk 1-3 hari dan digunakan sebelum pemiliknya melanjutkan perjalanan ke negara tujuan. b) Tourist visa atau visa turis, yaitu visa untuk orang- orang yang mengadakan perjalanan wisata. Di Indonesia, visa turis hanya berlaku selama dua bulan dan tidak dapat diperpanjang secara otomatis. Selain itu, apabila perniliknya hendak memperpanjang visa ini, ia harus keluar dari Indonesia terlebin dahulu, kemudian mengurus visa ini kembali di kantor kedutaan besar Rl di luar negeri © Business visa atau visa bisnis, yaitu visa yang diperuntukkan bagi para pebisnis yang akan melakukan Kunjungan bisnis atau urusan dagang ke suatu negara. d) Diplomatic visa atau visa diplomatik, yaitu visa yang diberikan kepada pejabat kedutaan, konsulat, atau 1 negara yang harus mendapatkan perwakilan suatt ym dan pergaulan penghormatan atas dasar huku diplomatik internasional smi, yaitu visa yang diberikan ©) Official visa atau visa res kepada pejabat resi suatu negara: Dalam hubungan visa ini merupakan tanda internasional, pemberian persahabatan antara negara pemberi dan negara yang diberi 4) Immigrant visa atau vise imigran, yaitu visa yang @ in atau orang-orang diberikan kepada para imigta yang mengadakan perjalanan ke suatu negara dan perkeinginan untuk menetap ai nedaa tersebut Bab 4 | Petjalanan Dinayaitu bukti dari imigrasi setempat by, i tersebut telah memasuki atau Meninggaje® negara yang menjadi tujuan perjalanannya Bent exit permit, yaitu berupa lembaran kertas yang uy distempel oleh kantor imigrasi, kemudian diterpelean ‘atau dilampirkan pada paspor. 7) Exit permit, pemilik bukti 2. Dokumen Pendukung Perjalanan Dinas Dokumen pendukung perjalanan dinas berupa laporay pertanggungjawaban dari pihak pelaksana surat perjalanan dina, Laporan pertanggungjawaban tersebut memiliki dua jenis, yay, laporan pertanggungjawaban pelaksanaan perjalanan dan laporay pertanggungjawaban biaya perjalanan dinas. Pelaksana surat perjalanan dinas harus menyerahkan laporan pertanggungjawaban pelaksanaan perjalanan dinas kepada pemberi tugas dan laporan pertanggungjawaban biaya perjalanan dinas kepada Pejabat Pembuat Komitmen (PPK). Kedua jenis laporan tersebut harus diserahkan paling lambat lima hari kerja setelah perjalanan dinas dilaksanakan. Laporan pertanggungjawaban biaya perjalanan dinas harus disertai dengan beberapa bukti pendukung, antara lain sebagai berikut. a. Surat tugas yang sah dari atasan pelaksana surat perjalanan dinas. b. SPD yang telah ditandatangani oleh PPK dan pejabat di tempat pelaksanaan perjalanan dinas atau pihak terkait yang menjadi tempat tujuan perjalanan dinas. . Tiket pesawat, boarding pass, airport tax, bukti retribusi, dan bukti pembayaran moda ‘transportasi lainnya. | d. Daftar pengeluaran rill e. Bukti pembayaran yang sah untuk sewa kendaraan dalam kota berupa kuitansi atau bukti pembayaran lain yang dikeluarkan oleh badan usaha yang bergerak di bidang jasa penyewaan kendaraan. f. Bukti pembayaran hotel atau tempat menginap lainnya. Selanjutnya, laporan pertanggungjawaba" biaya perjalanan dan bukti-bukl! pendukungnya akan ditindaklanjuti oleh PPK. Langkah-langkah tindak lanjut yan akan dilakukan oleh PPK, antara [ai sebagai berikut. commons witmediaorg Gamiar 4.6 Buk pembayaran hotel sebaga sala satu ‘bubti pendukung perjalanan dinas. Otomatisasi Tata Ketota Humas dan Keprotokolan (Kompetensi Keahtian | matisasi dan Tata Kelola Perkantoran) untuk SMK/MAK Kelas Xil