BAHAN

AJAR

KD 4.14 Melakukan Persiapan Penyelenggaraan

Pertemuan/ Rapat

1. Pengertian Pertemuan/ Rapat

 Pertemuan atau rapat merupakan alat/ media komunikasi kelompok yang bersifat tatap
muka dan sangat penting, diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun
pemerintah untuk mendapatkan mufakat melalui musyawarah untuk pengambilan
keputusan. Kemajuan teknologi saat ini memungkinkan orang-orang melakukan
Teleconference (pertemuan jarak jauh). Jadi, walaupun mereka berjauhan tetapi tetap
dapat membicarakan isu- isu penting bersama-sama dengan memanfaatkan teknologi
canggih. Pertemuan dapat dilakukan dalam skala kecil maupun skala besar, tergantung
jumlah peserta pertemuan. Cutlip et al (2006: 280) memandang teleconference akan
menggantikan rapat tradisional ketika waktu dan anggaran tidak memungkinkan
dilakukan. Komunikasi elektronik, seperti penggunaan sistem intranet, seringkali
menggantikan komunikasi tatap muka. Akan tetapi rapat tatap muka masih sangat
dihargai dan lebih disukai oleh karyawan, terutama ketika masukan mereka sangat
diharapkan. Intranet adalah bentuk jaringan (Private Network) yang menggunakan
protokol internet TCP/IP untuk berbagi informasi penting dalam lingkup lokal atau pada
area tertentu. Misalnya digunakan pada perkantoran/perusahaan, sekolah, universitas, dll.
Intranet juga merupakan suatu jaringan LAN (Local Area Network) yang hanya
mencakup wilayah lokal/kecil.
Berikut ini definisi rapat dari berbagai sumber:
1) Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk
membicarakan sesuatu, sidang, majelis.
2) Menurut Nunung dan Ratu Evi (2001:129) pertemuan merupakan suatu alat komunikasi
antara pimpinan kantor dengan stafnya
3) Menurut Bob Trent, pertemuan merupakan sumber berbagai gagasan dan keputusan yang
bermanfaat bagi semua pihak (perseorangan maupun perusahaan)
4) Wursanto (1987:136) pengertian pertemuan merupakan suatu bentuk media komunikasi
kelompok yang bersifat tatap muka yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik
swasta maupun pemerintah.
2. Jenis-Jenis Rapat
Rapat terbagi menjadi beberapa jenis berdasarkan beberapa factor, diantaranya tujuan, sifat,
jangka waktu, frekuensi, dan Lembaga. Jenis-jenis rapat antara lain sebagai berikut:
a. Berdasarkan tujuannya
1) Rapat penjelasan (teaching conference), rapat penjelasan adalah rapat yang dilaksanakan
untuk memberikan penjelasan kepada para peserta rapat. Dalam rapat ini, peserta tidak
hanya dapat mendengarkan instruksi pimpinan rapat, tetapi juga memberikan penjelasan
dan mengajukan pertanyaan kepada pemimpin rapat.
2) Rapat pemecahan masalah (problem-solving conference) adalah rapat yang dilaksanakan
untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi. Dalam rapat ini peran peserta rapat
sangat besar dalam memberikan masukan untuk memecahkan masalah yang didiskusikan
dalam rapat.
3) Rapat perundingan (negotiation conference)