LK 0.

1: Lembar Kerja Belajar Mandiri

Judul Modul Humas dan Kesekertarisan

Judul Kegiatan Belajar (KB) 1. Komunikasi Humas dan
Keprotokolan
No Butir Refleksi Respon/Jawaban
1 Garis besar materi yang KB. 1
dipelajari
1. Kata komunikasi berasal dari Bahasa
Latin communication yang berarti
“berpartisipasi’ atau
“memberitahukan”. Komunikasi
diartikan sebagai 4 proses
pemberitahuan, ada pihak yang
memberitahu, dan ada pihak yang
diberitahu. Istilah komunikasi
(communication) kadang-kadang
diartikan sebagai berita yang
disampaikan atau alat-alat komunikasi
yang menghubungkan tempat yang
satu dengan tempat yang lain.
a. Komunikasi sebagai berita yang
disampaikan, seperti surat dan
teleks
b. Komunikasi sebagai alat yang
menghubungkan tempat, seperti
jalan raya, rel kareta api, dan
lain-lain.

Komunikasi disebut juga sebagai

penyimpanan atau pemindahan
informasi. Misalnya, pemindahan atau
penyerahan suatu benda atau
pengiriman barang dagangan dari
penjual kepada pembeli.

2. Unsur – unsur komunikasi

 Pada saat berkomunikasi, terdapat
unsur-unsur yang menyebabkan
terjadinya komunikasi. Unsur-unsur
komunikasi terdiri atas:

a. Komunikator, yaitu orang yang

menyampaikan pesan, ide,
pernyataan, keinginan, dan
pertanyaan. 2) Komunikan, yaitu
orang yang menerima ide, pesan,
pernyataan, pertanyaan dan
keinginan dari komunikator. 3)
Pesan, yaitu idea tau keinginan
dari komunikator yang didukung
oleh lambang. 4) Media, yaitu
sarana atau saluran yang
menunjang pesan jika komunikan
jauh tempatnya atau banyak
jumlahnya. 5) Efek atau feed
back, yaitu pengaruh dari adanya
pesan.
3. Pengertian Humas
Humas atau public relations adalah
sebuah fungsi manajemen yang
dijalankan secara berkesinambungan
dan berencana, dan melalui hal ini
organisasiorganisasi dan lembaga,
baik yang berifat umum maupun
pribadi, berusaha memperoleh dan
membina pengertian, simpati, dan
dukungan dari mereka yang memiliki
sangkut paut dengan organisasi atau
lembaga dengan cara menilai
pendapat umum di antara mereka
dengan maksud menghubungkan
sedapat mungkin kebijakan dan
 ketatalaksanaannya untuk
mewujudkan kerjasama yang
produktif melalui perencanaan dan
penyebarluasan informasi, untuk
kepentingan bersama yang lebih
efisien
Secara etimologis, public relations
terdiri dari dua kata, yaitu public dan
relations. Public berarti publik dan
relations berarti hubungan-
hubungan. Jadi, public relations
berarti hubungan-hubungan dengan
publik. Menurut (British Institute of
Public Relations (IPR) (Jefkins, 2004:
9), public relations (PR) adalah
keseluruhan upaya yang dilakukan
secara terencana dan
berkesinambungan dalam rangka
menciptakan dan memelihara niat
baik (goodwill) dan saling pengertian
antara suatu organisasi dengan
segenap khalayaknya.
a. Pengertian public
b. Pengertian relation
c. Istilah dan pengertian public
relation
1. British Institute of Public
Relations (IPR)
d. Guru PR Frank Jefkins
e. Mexican Statemen
4. Provil Humas
a. Humas yang Melembaga/In-House
PR
b. Humas Agency/Ekstern PR
c. PR Full Service
 d. PR Consultant
e. Event Organizer
5. Aspek Aspek Humas
a. Aspek Layanan
b. Aspek Komunikasi
c. Aspek Kesetiaan
d. Aspek Produktivitas
e. Aspek Etika Moral
6. Tujuan Humas
a. Aspek Kognisi
b. Aspek Afektif
c. Aspek Psikomotoris
7. Manfaat Humas

Menurut Frank Jeffkins, manfaat khusus

keberadaan public relations meliputi:
kegunaan PR dalam mengelolah atau
pelaksanaan, diantaranya yaitu :

a. Manajemen Krisis
b. Penerbitan Desk-top
c. Identitas Perusahaan
d. Hubungan Parlementer
e. PR Finansial
8. Fungsi Humas

Menurut beberapa ahli humas memiliki

beberapa fungsi diantaranya :

Menurut Bernays (Ruslan, 2014) terdapat

tiga fungsi Humas, yaitu:

a. Memberi penerangan kepada

masyarakat
b. Pembujukan langsung terhadap
masyarakat guna mengubah sikap
dan tindakan
 c. Usaha-usaha mengintegrasikan
sikap dan tindakan dari
permasalahan dengan masyarakat
dan dari masyarakat terhadap
permasalahannya.
1. Menurut Cutlip et al (Ruslan,
2014), terdapat lima fungsi
humas,yaitu: 1) Menunjang
aktivitas utama manajemen
dalam mencapai tujuan
bersama
2. Membina hubungan yang
harmonis antara
badan/organisasi dengan
publiknya yang merupakan
khalayak sasaran
3. Mengidentifikasi segala sesuatu
yang berkaitan dengan opini,
persepsi dan tanggapan
masyarakat terhadap
badan/organisasi yang
diwakilinya atau sebaliknya
4. Melayani keinginan publiknya
dan memberikan sumbang
saran kepada pimpinan
manajemen demi tujuan dan
manfaat bersama
9. Karakteristik Humas
Ada 4 (empat) ciri utama humas yang
disebut sebagai karakteristik humas, di
antaranya yaitu:
1. Adanya upaya komunikasi yang
bersifat dua arah
2. Sifatnya yang Terencana
 3. Berorientasi pada
Organisasi/Lembaga
4. Sasarannya adalah Publik
10. Mengelola Pertemuan

Pengertian Pertemuan Pertemuan atau

rapat merupakan suatu metode
komunikasi dua arah tempat orang-
orang bertemu, pada waktu yang sama
di tempat tertentu, untuk membicarakan
hal-hal penting yang berguna bagi
kemajuan dan pengembangan 19
organisasi. Kemajuan teknologi saat ini
memungkinkan orang-orang melakukan
Teleconference (pertemuan jarak jauh).
Jadi, walaupun mereka berjauhan tetapi
tetap dapat membicarakan isu- isu
penting bersama-sama dengan
memanfaatkan teknologi canggih.
Pertemuan dapat dilakukan dalam skala
kecil maupun skala besar, tergantung
jumlah peserta pertemuan. Pertemuan
yang bertujuan membahas masalah-
masalah yang bersifat ilmiah (scientific
atmosphere), yaitu:

1. Diskusi,
2. Diskusi panel,
3. Seminar
4. Simposium,
5. Workshop/Lokakarya/Sanggar
kerja/Bengkel kerja
11. Syarat Penyelenggaraan Pertemuan
1. Pimpinan rapat yang cakap.
2. Peserta rapat yang berpartisipasi
aktif.
3. Notulis yang kompeten.
 4. Situasi rapat yang kondusif.
12. Fasilitas Pertemuan

Fasilitas untuk menyelenggarakan

pertemuan meliputi: ruang rapat,
perabotan (meja, kursi) lengkap dengan
tata letaknya, peralatan alat tulis kantor
24 (ATK), perangkat sound system,
perlengkapan presentasi dan peralatan
lain yang diperlukan, serta bagi peserta.
Penyediaan fasilitas rapat disesuaikan
dengan maksud dan tujuannya.

13. Pengaturan Tempat Pertemuan

1. Gaya klasikal/kelas
2. Gaya konferensi atau bentuk
empat persegi panjang,
3. Gaya huruf U (U Shape)
4. Gaya Workshop (Round Table)
14. Susunan Acara Pertemuan
1. Pembukaan
2. Pembacaan susunan
acara/agenda pertemuan
3. Pembahasan pertemuan
4. Kesimpulan Penutup
15. Mendesain Undangan Pertemuan
Surat undangan pertemuan memuat
hal-hal berikut:
1. Menggunakan kop/kepala surat
2. Mencantumkan nomor surat
undangan dan tanggal pembuatan
surat
3. Mencantumkan nama-nama orang
yang diundang
4. Mencantumkan hari, tanggal, jam
dan tempat pertemuan
diselenggarakan
 5. Ditandatangani pejabat yang
bertanggung jawab atas kegiatan
tersebut.
16. Notula

Notula rapat itu sendiri berfungsi

sebagai:

1. Dokumen dan alat pembuktian

2. Sumber informasi, khususnya bagi
peserta rapat yang tidak sempat
hadir
3. Acuan bagi organisasi dalam
pertemuan berikutnya
4. Alat pengingat bagi seluruh
peserta rapat Prinsip-prinsip
pembuatan Notula yang baik,
adalah:
a. Jelas, ringkas dan lengkap
memuat pokok-pokok
pembicaraan
b. Dibuat berdasarkan hasil-hasil
pembicaraan peserta
pertemuan, bukan hasil
pemikiran penulis
Notula/Notulis.
c. Notula awal yang ditulis pada
saat pertemuan berlangsung
dapat disempurnakan menjadi
Notula akhir, sepanjang tidak
merubah isi pokok
pembicaraan.

Oleh karena itu, sebuah notula perlu

disusun dengan baik, supaya dapat
memberikan informasi yang lengkap
terhadap organisasi/lembaga. Berikut
 ini merupakan susunan notula yang
tepat dan benar:

1. Judul notula rapat

2. Tanggal, bulan dan tahun notula
dibuat
3. Tempat dan waktu rapat
diselenggarakan
4. Jumlah peserta yang diundang
5. Jumlah peserta yang hadir (Jika
jumlah yang hadir kurang dari 10
orang, maka nama-nama yang
hadir boleh disebutkan langsung
dalam notula, namun jika peserta
yang hadir lebih dari 10 orang,
maka bisa dituliskan pada
lampiran daftar hadir rapat
6. Jumlah peserta yang tidak hadir
7. Acara atau agenda rapat
8. Risalah rapat atau kondisi
jalannya rapat (selama proses
rapat berlangsung)
9. Tanda tangan pembuat notula
10. Pengesahan oleh pimpinan rapat
17. Kerjasama dengan masyarakat

Dalam upaya membangun hubungan

yang baik dan harmonis dengan
public sasarannya, Praktisi Humas
sebaiknya menguasai keterampilan
dalam bekerja sama dengan
masyarakat. Keterampilan itu antara
lain adalah keterampilan melakukan
negosiasi, lobby serta menjalin
kesepakatan.
 18. Penggunaan media humas dan
keprotokolan
1. Pengertian Media
2. Tujuan Media Humas
3. Jenis Media Humas
4. Pemilihan Media
19. Keprotokolan
1. Arti Keprotokolan
2. Undang Undang No. 9 Tahun 2010
Tentang Keprotokolan

2 Daftar materi yang sulit 1. Mengelola Pertemuan rapat

dipahami di modul ini 2. Menentukan layout ruang rapat

3 Daftar materi yang sering 1. Notula rapat

mengalami miskonsepsi
LK 0.1: Lembar Kerja Belajar Mandiri

Judul Modul MODUL 4 : HUMAS DAN

KESEKRETARISAN

Judul Kegiatan Belajar (KB) 1. Komunikasi Humas dan

Keprotokolan;
2. Korespondensi Bahasa
Indonesia dan Inggris;
3. Pengelolaan Rapat dan Jadwal
Kegiatan Pimpinan
4. Penyusunan Perjalanan Dinas.

No ButirRefleksi Respon/Jawaban

1 Garis besar materi yang KB 2

dipelajari
a. Tata Naskah Surat Indonesia

1. Konsep Surat Menyurat

Secara umum dapat dikatakan bahwa

surat adalah alat untuk menyampaikan
suatu maksud secara tertulis. Sementara
itu, surat menyurat adalah penyampaian
maksud melalui surat dari satu pihak
kepada pihak lain dapat atas nama atau
perseorangan (pribadi) atas nama jabatan
dalam suatu organisasi. Kegiatan saling
berkirim surat oleh perorangan atau
organisasi disebut surat-menyurat atau
korespondensi

2. Tujuan dan Fungsi Surat

Tujuan dalam pembuatan surat adalah:

1) Ingin menyampaikan warta/informasi

kepada pihak lain.

2) Ingin mendapatkan balasan, reaksi atau

tanggapan dari penerima surat tentang
informasi yang disampaikan tersebut.

3) Memperlancar arus informasi, sehingga

 informasi yang diterima jelas.

Fungsi Surat adalah:

1) Surat sebagai dokumen tertulis

2) Duta organisasi atau wakil penulis
3) Surat sebagai media komunikasi.
4) Surat sebagai barometer kemajuan
kantor.
5) Surat sebagai alat pengingat, bila
dipergunakan untuk mengetahui hal-
hal yang telah terlupakan/telah lama
oleh pimpinan.
6) Surat sebagai bukti historis, yaitu
digunakan untuk mengetahui atau
menyelidiki kegiatan
seseorang/organisasi pada masa
silam.
7) Pedoman kerja, yaitu pedoman dalam
bertugas/dalam melaksanakan
kegiatan
3. Jenis-jenis Surat

a. Penggolongan Surat Menurut Sifatnya

1) Surat pribadi
2) Surat dinas
3) Surat sosial
4) Surat niaga

b. Penggolongan Surat Menurut Wujudnya

1) Surat biasa
2) Surat memo
3) Surat telegram
4) Kartu pos

c. Penggolongan Surat Menurut Keamanan

Isi Surat
1) Surat sangat rahasia
2) Surat rahasia

d. Penggolongan Surat Menurut Proses

Penyelesaiannya
1) Surat sangat segera/kilat
2) Surat segera
3) Surat biasa
 e. Penggolongan Surat Menurut Dinas Pos

1) Surat biasa

2) Surat kilat

3) Surat kilat khusus

4) Surat tercatat atau terdaftar

4. Perlengkapan Surat
1) Penggunaan kertas
2) Tinta
3) Sampul surat
4) Lipatan surat
5. Bagian-bagian surat
1) Kepala/kop surat
2) Nomor surat
3) Tanggal surat
4) Lampiran
5) Perilhal
6) Alamat dalam
7) Salam pembuka
8) Isi
9) Salam penutup
10) Nama organisasi yang
mengeluarkan surat
11) Nama Penanda Tangan
12) Jabatan Penanda Tangan
13) Tembusan
14) Inisial atau pengonsep surat
6. Bentuk-bentuk surat
1) Bentuk Lurus Penuh (Full Block
Style)
2) Lurus/Balok (Block Style)
3) Setengah Lurus (Semi Block Style)
4) Bentuk Lekuk (Indented Style)
5) Bentuk Menggantung (Hanging
Paragraf)
6) Bentuk Resmi (Official Style)
7) Bentuk Resmi Indonesia Baru
8) Bentuk Resmi Indonesia Lama
7. Tata Bahasa dalam persuratan
a. Bahasa surat
 b. Syarat Bahasa surat yang baik:
1) Alinea dan Kalimat
Alinea yang sempurna
terbentuk dari himpunan
kalimat dan harus berkaitan
dengan tema yang
disampaikan

2) Ejaan dan Tanda Baca

(Pungtuasi)

Beberapa hal yang harus

diperhatikan dalam hal ejaan
adalah:

a. Penulisan huruf besar

b. Penulisan kata turunan

c. Penulisan kata ulang

d. Penulisan gabungan kata

e. Penulisan kata ganti

f. Penulisan kata depan

g. Penulisan unsur serapan

h. Penggunaan tanda baca

b. Tata Naskah Surat Bahasa Inggris

1. Prinsip-Prinsip Surat Menyurat Bahasa

Inggris
a. Surat Bahasa Inggris

1) Tujuan penulisan surat

2) Jenis surat yang akan ditulis

3) Situasi yang digambarkan

4) Kepada siapa surat ditulis

b. Tahap-tahap dalam menulis surat

bahasa Inggris
 1) Harus mencantumkan alamat dan
kode pos dimana menulis surat
tersebut (untuk surat resmi/formal
ditulis kop suratnya). Setelah itu,
cantumkan tanggal pembuatan
surat tersebut.

2) Tuliskan nama orang atau instansi

terkait yang akan menerima surat
tersebut, alamat lengkap kemudian
kode pos.

3) Membuat awalan surat dengan

greeting/salam. Setelah itu tuliskan
isi surat.

4) Setelah selesai menuliskan isi surat

tersebut, berikan salam penutup
dan nama tanda tangan yang
mengesahkan surat tersebut.

2. Bagian-bagian surat bahasa Inggris

a. Nomor Referensi

b. Tanggal Surat

c. Inside Address (Alamat Tujuan)

d. Salutation (Salam Pembuka)

e. Body (Isi Surat)

f. Closing (Penutup)

g. Signature (Tanda Tangan)

h. Printed name(nama pengirim)

3. Jenis – Jenis Surat Bahasa Inggris

a. Surat Pribadi

b. Surat Dinas

c. Surat Niaga

Adapun macam – macam surat niaga

dilihat dari pembuatannya yaitu :
 1) Surat dari Penjual

a) Surat Perkenalan
b) Surat penawaran
c) Surat Pengiriman Pesanan
d) Surat Permintaan Pembayaran
2) Surat dari Pembeli

a) Surat Permintaan Penawaran

b) Surat Pesanan
c) Surat Pemberitahuan Penerimaan
Barang
d) Surat Pengiriman Pembayaran
e) Surat Pengaduan / Komplain

c. Surat Elektronik/E-mail
1. Sejarah Surat Elektronik Pertama di
Dunia
Surat Elektronik sudah mulai dipakai pada
tahun 1960-an. Pada saat itu, imternet
belum terbentuk, namun yang ada hanyalah
kumpulan mainframe yang terbentuk
jaringan. Konsep surel pertama kali
dikemukakan oleh Ray Tomlinson pada
akhir tahun 1971.

Pada tahun 1972, Ray mengenalkan

lambing-lambang@ “ Indonesia dibaca ET”
sebagai identitas email untuk memishkan
anatara identitas pengguna dengan domain.
@ “bahasa inggris ditulis AT” artinya adalah
“kepada”

2. Pengertian Surat Elektronik

Surat elektronik (surel) atau email
merupakan bentuk komunikasi standar
dalam banyak organisasi boleh jadi sekarang
ini surel medium komunikasi bisnis yang
paling banyak digunakan, mengalahkan
memo, bahkan surat.
3. Fungsi Surat Elektronik
a. Fungsi dasar e-mail, antara lain:

1) Menerima pesan e-mail;

2) Membaca pesan e-mail;
3) Mengirim pesan e-mail
4) Menjawab pesan e-mail yang
masuk;
5) Meneruskan pesan e-mail yang
masuk ke pemakai lain.
b. Fungsi tambahan e-mail, antara lain:

1) Menyimpan pesan yang telah

dikirim;
2) Menyimpan pesan yang telah
diterima dan dibaca;
3) Mengelola daftar alamat e-mail;
4) Menambahkan file untuk pesan
yang akan dikirim;
5) Memisahkan file dari pesan yang
masuk.

4. Kelebihan dan Kekurangan e-Mail

a. Kelebihan E-Mail

Berikut merupakan beberapa

kelebihan dari e-mail.

1) Cepat (sangat cepat) karena hanya

perlu beberapa menit (ketik dan
Send).

2) Mudah (karena kita cukup

mengetik di komputer).

3) Multiple send (dapat mengirim ke

beberapa orang sekaligus).

4) Dapat mengirim file (attactment

seperti file doc, excel, mp3,
gambar, video dan lain-lain).

5) Kapan dan di mana saja (tidak ada

perbedaan lokasi dan waktu).

6) Panjang surat, dapat tak terbatas

karena tidak ada pembatasan
 seperti pada surat konvensional.

7) Penyampaian tidak perlu melalui

adress administratif yang diantar
oleh kurir, sehingga kekeliruan
akibat adress dapat dihindari
karena penyampaian email hanya
melalui kabel komputer.

8) Secara ekonomis biaya pengiriman

sangat murah.

b. Kekurangan E-Mail

Berikut beberapa kelemahan dari

email.

1) Biaya investasi (biaya

penanganan yang tinggi)
komputer dan perangkatnya
lumayan tingg
2) Jika terjadi gangguan pada
komputer maka pelayanan e-mail
akan terganggu.
3) Jika tidak mempunyai
kemampuan mengoperasikan
komputer, pengirim e-mail juga
tidak mungkin bisa dilaksanakan.
d. Surat Niaga/Bisnis
1. Pengertian Surat Niaga
Surat niaga ialah surat yang dibuat
atau ditulis untuk kepentingan bisnis
atau perdagangan.

2. Dokumen-Dokumen Bisnis
a. Kwitansi

b. Invoice

c. Packing list

d. Nouta jual beli

e. Wesel tagih

f. Cek

g. Promes
 h. Konsomen

i. Asuransi pengankuta barang

j. Air way bill

3. Jenis-Jenis Surat Niaga

a. Surat Perkenalan

b. Surat permintaan penawaran

c. Surat penawaran

d. Surat pesanan

e. Surat pemberitahuan pengiriman

barang

f. Surat pengaduan

g. Surat jawaban pengaduan

h. Surat pengiriman pembayaran

i. Surat penagihan

j. Surat penangguhan penagihan

4. Prosedur Pembuatan Surat Niaga

1) Cara membuat surat niaga yang
pertama adalah menetapkan tujuan

2) menetapkan isi surat tersebut

3) Nama dan jenis barang

4) Merk dan kualitas barang

5) Banyaknya barang yang ditawar

6) Penetapan tata urut isi surat

7) Menyelesaikan setiap bagian isi

surat

8) Disarankan jangan menggunakan

singkatan

5. Untuk cara membuat surat niaga

adalah sebagai berikut :
 1) Kop Surat

2) Tempat dan tanggal pembuatan

surat

3) Nomor surat

4) lampiran

5) Perihal

6) Alamat yang dituju

7) Salam pembuka

8) Isi surat

9) Salam penutup

10) Tanda tangan dan nama terang

pembuat surat

e. Alur Korespondensi

1. Pengertian Korespondensi Bisnis

Korespondensi bisnis adalah suatu
kegiatan korespondensi antara satu
pihak dengan pihak yang lain baik
secara perorangan maupun lembaga
yang berkaitan dengan dunia bisnis.

2. Peranan Korespondensi dalam Bisnis

1) Menciptakan surat yang baik, jelas
dan tepat
2) Menciptakan kerja sama yang baik
3) Menyebarkan kegiatan.

3. Pihak yang Terlibat dalam

Korespodensi Bisnis
Pada umumnya, pihak-pihak yang
terlibat dalam kegiatan korespodensi
adalah:

a) Koresponden
b) Redaktur
c) Sekretaris
d) Juru ketik
 e) Register
f) Kurir

4. Fungsi Surat Bisnis

a. Surat bisnis berfungsi sebagai
wakil atau duta bagi pengirim
surat.
b. Alat untuk menyampaikan
pemberitahuan, permintaan atau
permohonan, buah pikiran atau
gagasan yang berkaitan dengan
masalah-masalah bisnis
c. Alat bukti tertulis (doumen
tertulis), misalnya perjanjian jual
beli,suratperintah kerja, surat
kerja sama, surat bukti tanda
terima, dan faktur. Melalui surat-
surat bisnis yang dapat dipakai
alat bukti historis.
d. Alat untuk mengingat
e. Bukti sejarah (historis)
f. Pedoman kerja
g. Media promosi bagi pengirim surat

5. Ciri – Ciri Korespondensi Bisnis

a. Jelas

b. Lugas

c. Menarik dan Santun

d. Tidak Bertele-tele

KB 3

KB 4

2 Daftar materi yang sulit 1. Kelengkapan Pengelolaan Kas Kecil

dipahami di modul ini 2. Sistem Pengelolaan Pencatatan Dana Kas
Kecil
 3. Prosedur Pencatatan Keuangan
Sederhana
4. Pengelolaan Kas Besar
5. Perbedaan Kas Kecil dan Kas Besar

3 Daftar materi yang 1. Jenis Jabatan pada Kegiatan

sering mengalami Administrasi
miskonsepsi 2. Prosedur Pencatatan Keuangan
Sederhana
LK 0.1: Lembar Kerja Belajar Mandiri

Judul Modul Humas dan Kesekretarisan

Judul Kegiatan Belajar (KB) 1. Komunikasi Humas dan
Keprotokolan
2. Korespondensi Bahasa Indonesia
dan Inggris
3. Pengelolaan Rapat dan Jadwal
Kegiatan Pimpinan
4. Penyusunan Perjalanan Dinas
No Butir Refleksi Respon/Jawaban
1 Garis besar materi yang dipelajari KB 3
1. a. Pengertian Sekretaris
Secara etimologi, pengertian Sekretaris itu
berasal dari Bahasa Latin yaitu dari kata
“secretum” yang memiliki arti rahasia, kalau
dalam Bahasa Prancis disebut dengan sebutan
secretaire, dan jika dalam Bahasa Belanda
disebut dengan sebutan secretare sedangkan
secara terminologi, pengertian sekretaris adalah
orang yang harus bisa atau mampu untuk
menyimpan rahasia pimpinan atau perusahaan
artinya tidak perlu/harus diketahui oleh orang
atau pegawai lain.
b. Peran Sekretaris
⮚ Peran sekretaris terhadap Atasan
▪ sebagai perantara komunikasi
pimpinan
▪ sebagai sumber informasi pimpinan
▪ sebagai pelanjut keinginan dari
pimpinan
▪ sebagai alternatif pemikiran dari
pimpinan
▪ sebagai faktor penunjang keberhasilan
tugas dam tujuan pekerjaan
⮚ Peran sekretaris terhadap bawahan
pimpinan
▪ sebagai penentu kebijakan bagi
pegawai bawahan
▪ pemberi motivasi kerja kepada
pegawai karyawan/ bawahan
▪ memberikan rasa bangga serta puas
kepada para pegawai bawahan
▪ sebagai tempat menerima pendapat
serta usulan dari pegawai bawahan
▪ mengarahkan serta mengetahui
kelemahan dan juga kehendak pegawai
▪ menciptakan suasana kerja yang baik
dan nyaman bagi karyawan bawahan.
c. Tujuan Sekretaris
 ▪ menjamin dan bertanggung jawab
terhadap kelancaran kegiatan atau
aktivitas organisasi/perusahaan
▪ acuan utama untuk dapat
membicarakan suatu permasalahan
terhadap pimpinan
▪ Membantu dalam kelancaran kegiatan
pimpinan
▪ Meningkatkan citra atasan
▪ Memperlancar kegiatan ketatausahaan
dikantor
2. Tugas-tugas Sekretaris
a. Tugas rutin, yaitu berbagai macam tugas
yang dikerjakan setiap hari tanpa perintah.
b. Tugas khusus, yaitu suatu tugas yang
diperintahkan secara langsung oleh
pimpinan kepada sekretaris dengan
penyelesaian tugasnya secara khusus
c. Tugas istimewa, yaitu suatu tugas yang
menyangkut keperluan pimpinan
d. Tugas Sosial
e. Tugas Keuangan, yaitu biasanya
sekretaris mengurusi keuangan yang
dinamakan dengan petty cash (uang
cadangan atau kas kecil).
f. Tugas sekretaris sebagai resepsionis
g. Tugas insidental, yaitu tugas ini
merupakan pekerjaan yang tidak rutin
dilakukan oleh sekretaris
h. Tugas sekretaris dalam Business
Meeting (pertemuan bisnis)
3. Tugas Sekretaris dalam Rapat
a. Sebelum Rapat
▪ Konsultasikan dengan pimpinan rapat
▪ Menyiapkan tempat
▪ Menyiapkan akomodasi
▪ Memastikan pembicara untuk hadir
▪ Menyiapkan berkas yang diperlukan
▪ Memastikan laporan terakhir sebelum
memulai rapat
▪ Melakukan briefing terakhir kepada
semua pembicara rapat
b. Saat Pelaksanaan Rapat
▪ Datang tepat waktu
▪ Mencatat hasil meeting
▪ Memastikan semua pembicara telah
membahas agenda yang telah
ditentukan
c. Setelah Rapat
▪ Menyiapkan draft kesimpulan

2 Daftar materi yang sulit dipahami
di modul ini
3 Daftar materi yang sering
mengalami miskonsepsi
▪ Follow up keputusan dari pihak yang
relevan
4. Mengatur Jadwal Kegiatan Pimpinan
Hal terpenting dalam pengaturan kegiatan
pimpinan adalah memanfaatkan waktu
seefektif dan seefisien mungkin.
a. Teknik Menyusun Jadwal Kegiatan
Pimpinan
▪ Membuat perencaaan kerja
pimpinan
▪ Pengorganisasian jadwal kegiatan
pimpinan
▪ Pengkoordinasian jadwal kegiatan
pimpinan
▪ Pengawasan jadwal kegiatan
pimpinan
b. Mengidentifikasi serta membuat jadwal
pimpinan
c. Menyusun jadwal kegiatan pimpinan
1. Teknik menyusun jadwal kegiatan pimpinan
2. Mengidentifikasi serta membuat jadwal
pimpinan
1. Tugas sekretaris terhadap atasan dan tujuan
sekretaris
LK 0.1: Lembar Kerja Belajar Mandiri
Judul Modul
Judul Kegiatan Belajar (KB)
No Butir Refleksi
1 Garis besar materi yang
dipelajari
2 Daftar materi yang sulit
dipahami di modul ini
3 Daftar materi yang sering
mengalami miskonsepsi
Humas dan Kesekretarisan
2. Komunikasi humas dan
keprotokolan
3. Korespondensi Bahasa
Indonesia dan Inggris
4. Pengelolaan rapat dan jadwal
kegiatan pimpinan
5. Penyusunan perjalanan dinas
Respon/Jawaban
KB 4
1. Perjalanan dinas adalah perjalanan yang
dilakukan oleh karyawan/pegawai suatu
lembaga/perusahaan yang berkaitan dengan
tugas suatu lembaga/perusahaan yang
berkaitan dengan tugas pekerjaan kedinasan
2. Jenis-jenis perjalanan dinas
a. Ditinjau dari wilayah tujuan
b. Ditinjau dari transportasi
c. Ditinjau dari tujuan
3. Dokumen-dokumen untuk perjalanan
dinas
a. Dokumen internal
1) Surat tugas
2) SPPD
b. Dokumen eksternal
1) Paspor
2) Visa
3) Surat keterangan fiskal
4) Exit permit
5) Sertifikat kesehatan
6) Tiket transportasi
7) Voucher penginapan
4. Tata cara perjalanan dinas
a. In house travelling departement
b. Travel agent
c. Administrasi kantor/sekretaris
5. Membuat laporan perjalanan dinas
a. Persiapan rencana perjalanan dinas
b. Persiapan transportasi dan akomodasi
c. Persiapan daftar perjalanan dinas
d. Persiapan biaya perjalanan dinas
1. Shuttle flights
2. Open return
3. Redeeming tickets
4. Costoms regulations
1. ….
2. …