A. Pendahuluan
1. Deskripsi Singkat
Salah satu kemampuan yang harus dimiliki dalam mengelola pekerjaan
kantor adalah komunikasi. Penguasaan kemampuan komunikasi yang baik
memberikan pengaruh pada terkelolanya pekerjaan Humas dan Keprotokolan,
baik pada perusahaan maupun pada lembaga pemerintah, terkhusus pada
kegiatan kenegaraan.
Tata kelola humas dan keprotokolan merupakan salah satu aktivitas yang
sangat penting dikuasai, khususnya oleh para sekretaris sebagai salah satu tugas
pokoknya yang dijalankan secara berkesinambungan dan berencana, dan
melalui hal ini organisasi-organisasi dan lembaga, baik yang berifat umum
maupun pribadi, berusaha memperoleh dan membina pengertian, simpati, dan
dukungan dari mereka yang memiliki sangkut paut dengan organisasi atau
lembaga dengan cara menilai pendapat umum di antara mereka dengan maksud
menghubungkan sedapat mungkin kebijakan dan ketatalaksanaannya untuk
mewujudkan kerjasama yang produktif melalui perencanaan dan
penyebarluasan informasi, untuk kepentingan bersama yang lebih efisien
Secara garis besar Modul Humas dan Kesekretarisan (Kegiatan
Belajar-1) ini membahas tentang komunikasi humas dan keprotokolan dalam
bidang komunikasi perkantoran, yang dibagi menjadi 2 (dua) Pokok-pokok
Materi, yaitu; (1) ruang lingkup kehumasan dan keprotokolan; serta (2)
kegiatan administrasi humas dan keprotokolan.
2. Relevansi
Relevansi dalam modul ini akan dibahas tentang: 1) menerapkan praktek
humas dan keprotokolan; 2) menguasai konsep dasar humas dan keprotokolan;
3) mampu mengelola pertemuan 4) mampu melakukan kerjasama dengan
1
masyarakat; 5) memahami penggunaan media humas dan keprotokolan; dan 6)
menguasai keprotokolan dengan baik.
Kompetensi-kompetensi tersebut di atas sangat diperlukan, khususnya
bagi siapa saja yang bekerja dalam bidang perkantoran, lebih khusus lagi oleh
mereka yang memiliki tugas dalam bidang administratif termasuk sekretaris.
Sehingga kehadiran modul ini memberikan pengetahuan dan kemampuan
dalam melakukan pengelolaan administrasi kantor, utamanya dalam hal
kehumasan dan keprotokolan.
3. Petunjuk Belajar
Sebelum membahas kegiatan belajar 1 peserta PPG Dalam Jabatan
harus memiliki kemampuan awal atau penguasaan tentang keterampilan
berkomunikasi, kehumasan dan keprotokolan secara umum dan telah dapat
menggunakan bahasa yang komunikatif. Beberapa hal yang harus dikuasai
dengan tuntas sebelum mempelajari modul ini seperti materi tentang
komunikasi serta beberapa peraturan yang membahas tentang tata kerja humas
dan keprotokolan. Langkah-langkah atau petunjuk belajar adalah sebagai
berikut:
Peserta:
1. Bacalah dan fahami dengan baik setiap materi dalam modul ini dengan
cermat sebagai pengukur yang harus dikuasai dalam modul ini.
2. Diskusikan dengan sesama peserta apa yang telah anda cermati untuk
mendapatkan pemahaman yang baik tentang tujuan belajar dan
kompetensi yang ingin dicapai dalam modul. Bila masih ragu, maka
tanyakan kepada instruktur sampai betul-betul anda sudah paham .
3. Bila proses memahami materi anda menemui kesulitan, diskusikan dengan
teman-teman anda atau konsultasikan dengan instruktur.
4. Peserta tidak dibenarkan melanjutkan ke kegiatan belajar berikutnya, bila
belum menguasai secara tuntas materi pada kegiatan belajar ini.
5. Untuk kegiatan praktek diharapkan peserta selalu membaca dan
memahami teori yang mendukung materi praktek.
2
6. Perhatikan tentang alat-alat untuk kegiatan praktek, termasuk tentang
keselamatan kerja dalam menggunakan alat-alat praktek.
7. Setelah semua bahan ajar untuk mencapai satu kompetensi telah tuntas
dipelajari, maka ajukan uji kompetensi
Instruktur:
1. Informasikan tentang bagaimana cara menggunakan modul, cara
pembelajaran, cara penilaian, alat yang digunakan dan waktu yang
dibutuhkan.
2. Berilah bimbingan kepada peserta bila mereka mendapatkan kesulitan
3. Monitor dan catat kemajuan peserta dan berikan feedback atas pencapaian
pembelajaran peserta didik.
4. Selama proses pembelajaran tetaplah berada di dalam kelas/tempat belajar.
5. Untuk kegiatan praktek, gunakan sarana dan alat-alat yang disesuaikan
dengan modul, dapat dilakukan di kelas, tetapi jauh lebih baik jika
menggunakan laboratorium kantor untuk kegiatan tersebut.
B. Inti
1. Capaian Pembelajaran
Peserta diharapkan dapat menguasai komunikasi humas dan keprotokolan
dalam bidang komunikasi perkantoran dengan tepat
2. Pokok-Pokok Materi
a) Ruang lingkup kehumasan dan keprotokolan
b) Kegiatan administrasi humas dan keprotokolan
3. Uraian Materi
3
proses pemberitahuan, ada pihak yang memberitahu, dan ada pihak yang
diberitahu. Istilah komunikasi (communication) kadang-kadang diartikan
sebagai berita yang disampaikan atau alat-alat komunikasi yang
menghubungkan tempat yang satu dengan tempat yang lain.
Contohnya:
a. Komunikasi sebagai berita yang disampaikan, seperti surat dan teleks
b. Komunikasi sebagai alat yang menghubungkan tempat, seperti jalan raya, rel
kareta api, dan lain-lain.
4
3) Pesan atau Berita (message) atau ide yang disampaikan
4) Decode ialah proses penerimaan pesan
5) Komunikan (communicate), yaitu orang yang menerima berita, yang
ditafsirkan melalui pendengaran, penglihatan
6) Tanggapan atau respon/feed back.
5
Pada saat berkomunikasi, terdapat unsur-unsur yang menyebabkan
terjadinya komunikasi. Unsur-unsur komunikasi terdiri atas:
1) Komunikator, yaitu orang yang menyampaikan pesan, ide, pernyataan,
keinginan, dan pertanyaan.
2) Komunikan, yaitu orang yang menerima ide, pesan, pernyataan, pertanyaan dan
keinginan dari komunikator.
3) Pesan, yaitu idea tau keinginan dari komunikator yang didukung oleh lambang.
4) Media, yaitu sarana atau saluran yang menunjang pesan jika komunikan jauh
tempatnya atau banyak jumlahnya.
5) Efek atau feed back, yaitu pengaruh dari adanya pesan.
6
organisasi, baik itu organisasi yang bersifat komersial maupun non- komersial.
Kehadirannya tidak bisa dicegah, terlepas dari kita menyukainya atau tidak.
Sebenarnya, PR terdiri dari semua bentuk komunikasi yang terselenggara antara
organisasi yang bersangkutan dengan siapa saja yang menjalin kontak dengannya.
Setiap orang pada dasarnya juga selalu mengalami PR, kecuali jika ia terisolasi dan
tidak menjalin kontak dengan manusia lainnya.
Secara etimologis, public relations terdiri dari dua kata, yaitu public dan
relations. Public berarti publik dan relations berarti hubungan-hubungan. Jadi,
public relations berarti hubungan-hubungan dengan publik. Menurut (British
Institute of Public Relations (IPR) (Jefkins, 2004: 9), public relations (PR) adalah
keseluruhan upaya yang dilakukan secara terencana dan berkesinambungan dalam
rangka menciptakan dan memelihara niat baik (goodwill) dan saling pengertian
antara suatu organisasi dengan segenap khalayaknya.
7
sama terhadap suatu hal.
8
meskipun sudah ada usaha kearah itu.
Selanjutnya berikut ini beberapa definisi dari Public Relations, yaitu sebagai
berikut:
c. Mexican Statement
Kongres dunia Public Relations Associations di kota Mexico pada tahun 1978
menyepakati pernyataan berikut ini sebagai definisi public relations:
9
trends, predicting their consequensces, counselling organizations
leaders, and implementing planned programmes of action which will
serve both the organisations‟s and public interest.”
Profil Humas
10
bagian/departemen/divisi humas/PR communication.
b. Humas Agency/Ekstern PR
Ekstern PR adalah sebuah lembaga/perusahaan independen yang berbadan
hukum dan bergerak dalam layanan dibidang humas. PR ekstern meliputi:
1) PR Full Service
Sebuah perusahaan tersendiri yang bergerak dalam bisnis pelayanan
kehumasan, meliputi kegiatan konseling dan sekaligus pelayanan
konsultasi dan pelayanan yang mereka berikan kepada klien
(perseorangan/perusahaan PR tersebut).
2) PR Consultant
Yaitu perusahaan PR yang bergerak dalam Layanan konsultasi
kehumasan. Pelayanan kosultan yang diberikan tergantung dari
kompetensi yang dimiliki para konsultannya.
c. Event Organizer
Event Organizer, adalah perusahaan yang melayani jasa sebagai pelaksana
sebuah event/kegiatan yang berhubungan dengan publik. Perusahaan ini
cenderung spesialis, misalnya:
1) Launching product
2) Pameran/ exhibition
3) Pertemuan-pertemuan (seminar, lokakarya, konvensi, konferensi)
4) Jumpa pers/press conference, press tour, dan sebagainya
5) Show dan kontes-kontes (Modul Pelatihan Humas, Yuliati et al:2014)
11
Gambar 1.4. Lingkaran Komunikasi Humas/PR
(Big Circle of Communicationhttp ://visibilitymarketing.com)
12
b. Aspek Komunikasi
Perubahan dengan memasukan aspek komunikasi atau hubungan dua arah
(two-way communications). Definisi mengenai humas kemudian memasukkan
kata-kata seperti reciprocal (timbal balik), mutual (saling) dan between
(antara). Dengan demikian pengertian humas sudah mengandung pengertian
aksi timbal balik (interaktif).
c. Aspek Kesetiaan
Mempengaruhi perilaku orang secara individu maupun kelompok saat saling
berhubungan, melalui dialog dengan semua golongan, dimana persepsi ,sikap
dan opini untuk mencapai suatu kesuksesan sebuah perusahaan dimana dia
berada.
d. Aspek Produktivitas
Filosofi dan spirit tentang produktivitas sudah ada sejak awal peradaban
manusia karena makna produktivitas adalah keinginan (the will) dan upaya
(effort) untuk selalu meningkatkan kualitas kehidupan dan penghidupan
disegala bidang). Pandangan yang lebih mengandung arti filosofi itu memberi
arti filosofi dan spirit yang cukup mendalam dan memungkinkan setiap orang
yang memahaminya memandang kerja,baik secara individual atau kelompok
dalam suatu organisasi sebagai suatu keutamaan dalam hal mengutamakan
bekerja dengan mengacu kepada unsur efisiensi dan efektivitas yang
merupakan penjabaran secara teknis dari konsep produktivitas.
Menurut dewan produktivitas Nasional Indonesia 1983, dikatakan
bahwa produktivitas mengandung pengertian sikap mental (attitude of mind)
yang selalu mempunyai pandangan : “Mutu kehidupan hari ini harus lebih baik
dari kemarin,dan esok lebih baik dari hari ini.”
Secara umum produktivitas mengandung pengertian perbandingan
terbalik antara hasil yang dicapai (output) dengan keseluruhan sumber daya
yang digunakan (input). (Sedarmayanti, 2009:197). Dapat dikatakan bahwa
kinerja sebagai suatu hasil yang atau output dari suatu proses pelaksanaan tugas
akan berpengaruh terhadap produktivitas/kerja.Semakin baik kinerja seorang
13
pegawai ,berarti pegawai tersebut juga semakin produktif atau
produktivitasnya semakin meningkat.
Public relation adalah merupakan salah satu profesi yang memiliki kode etik.
Dalam public relation kode etik disebut sebagai kode etik publik relation atau
kode etik kehumasan atau etika profesi humas. Professional Humas (Public
relation Officer by professional) berfungsi untuk menghadapi dan
mengantisipasi tantangan kedepan,yaitu pergeseran sistem pemerintah
otokratik menuju sistem reformasi yang lebih demokratik dalam era globalisasi
yang ditandai dengan munculnya kebebasan pers ,mengeluarkan pendapat
,opini dan berekspresi yang terbuka ,serta kemampuan untuk berkompetitif
dalam persaingan pasar bebas ,khususnya di bidang jasa teknologi informasi
dan bisnis lainnya yang mampu menerobos batas-batas wilayah suatu negara
,sehingga dampaknya sulit dibendung oleh negara lain sebagai target
sasarannya .
Tujuan Humas
2. Menjaga dan membentuk saling percaya (Aspek Afektif). Artinya lebih pada
tujuan emosi, yakni pada sikap (afeksi) saling percaya (mutual confidence).
Untuk mencapai tujuan saling percaya ini, prinsip-prisip komunikasi persuasif
dapat diterapkan. Sikap saling percaya keberadaannya masih bersifat laten
(tersembunyi), yakni ada pada keyakinan seseorang (publik) akan
“kebaikan/ketulusan” orang lain (organisasi/ lembaga akan
14
“kebaikan/ketulusan publiknya.
Manfaat Humas
15
4. Hubungan Parlementer
PR wajib menjalin hubungan parlementer yang baik dalam hal ini hubungan
baik antara berbagai organisasi dengan pihak pemerintah, para anggota
parlemen, serta para birokrat dari berbagai departemen dan instansi
pemerintah. Legistator atau regulator adalah publik yang sangat penting dalam
keberlangsungan usaha atau suatu perusahaan.
5. PR Finansial
Sebagai sebuah perusahaan yang telah go public, maka perusahaan
memerlukan PR yang melakukan kegiatan-kegiatan PR di seputar peristiwa
keuangan atau bisnis dalam rangka mendukung rencana perusahaan kliennya
untuk memasuki bursa saham atau dalam rangka mendukung peluncuran
laporan keuangan tahunan.
Fungsi Humas
16
5) Menciptakan komunikasi dua arah timbal balik, dan mengatur arus
informasi, publikasi serta pesan dari badan/organisasi ke publiknya atau
sebaliknya, demi tercapainya citra positif bagi kedua belah pihak.
Ada 4 (empat) ciri utama humas yang disebut sebagai karakteristik humas, di
antaranya yaitu:
17
2) Sifatnya yang Terencana
Sifat humas yang terencana mengandung pengertian bahwa kerja/aktivitas
humas merupakan kerja/aktivitas yang berkesinambungan, memiliki metode
terintegrasi dengan bagian lain dan hasilnya tangible (nyata). Syarat
terencana dan berkesinambungan ini merupakan salah satu syarat yang
dinilai dalam kompetisi tertinggi program PR internasional, yakni Golden
World Award For Excellence in PR (GWA).
Pengertian Pertemuan
Pertemuan atau rapat merupakan suatu metode komunikasi dua arah tempat
orang-orang bertemu, pada waktu yang sama di tempat tertentu, untuk
membicarakan hal-hal penting yang berguna bagi kemajuan dan pengembangan
18
organisasi. Kemajuan teknologi saat ini memungkinkan orang-orang melakukan
Teleconference (pertemuan jarak jauh). Jadi, walaupun mereka berjauhan tetapi
tetap dapat membicarakan isu- isu penting bersama-sama dengan memanfaatkan
teknologi canggih. Pertemuan dapat dilakukan dalam skala kecil maupun skala
besar, tergantung jumlah peserta pertemuan.
Cutlip et al (2006: 280) memandang teleconference akan menggantikan
rapat tradisional ketika waktu dan anggaran tidak memungkinkan dilakukan.
Komunikasi elektronik, seperti penggunaan sistem intranet, seringkali
menggantikan komunikasi tatap muka. Akan tetapi rapat tatap muka masih sangat
dihargai dan lebih disukai oleh karyawan, terutama ketika masukan mereka sangat
diharapkan.
Intranet adalah bentuk jaringan (Private Network) yang menggunakan
protokol internet TCP/IP untuk berbagi informasi penting dalam lingkup lokal atau
pada area tertentu. Misalnya digunakan pada perkantoran/perusahaan, sekolah,
universitas, dll. Intranet juga merupakan suatu jaringan LAN (Local Area Network)
yang hanya mencakup wilayah lokal/kecil.
19
Alasan Penyelenggaraan Pertemuan
Macam-Macam Pertemuan
20
Gambar 1.7. Diskusi Panel
Sumber:
https://www.google.com/search?q=diskusi+panel+kemendikbud
21
4. Simposium, yaitu pertemuan untuk mengadakan tukar pikiran diantara para
partisipan yang hadir diantara sekelompok pendengar yang jumlahnya
relative besar. Simposium dapat juga berarti suatu penjamuan minum
bersama yang diikuti dengan suatu percakapan atau diskusi tentang suatu
masalah tertentu dari mereka yang hadir dalam perjamuan tersebut.
22
Syarat Penyelenggaraan Pertemuan
Agar penyelenggaraan rapat/pertemuan dapat berlangsung efektif dan
efisien, maka terdapat beberapa syarat yang harus dipenuhi. Syarat-syarat rapat
yang baik ditentukan oleh unsur-unsur berikut ini:
a. Pimpinan rapat yang cakap. Pemimpin rapat yang cakap memahami dan
menguasai masalah yang akan dibahas, bersifat adil terhadap semua peserta
rapat, bersikap bijaksana, sabar dan tenang dalam membimbing rapat,
tanggap terhadap ide-ide yang dikemukakan peserta rapat, ramah terhadap
peserta rapat, memiliki sifat humor yang baik agar rapat berlangsung
cair/tidak tegang namun tetap fokus mengendalikan jalannya rapat.
d. Situasi rapat yang kondusif. Kriteria kondusif suatu rapat misalnya: tepat
waktu dalam memulai rapat, agenda rapat dirumuskan dengan baik,
komunikasi antara pemimpin rapat dan setiap peserta rapat berjalan
baik/tanpa prasangka dan saling menghargai, adanya peran aktif peserta.
rapat, bersifat terbuka/mampu menerima kritik dan pendapat tanpa emosi,
tidak ada peserta rapat yang mendominasi pembicaraan selama pertemuan
berlangsung, serta adanya kesimpulan hasil pertemuan/rapat. (Dwiantara-
Sumarto: 2000)
Fasilitas Pertemuan
Fasilitas untuk menyelenggarakan pertemuan meliputi: ruang rapat,
perabotan (meja, kursi) lengkap dengan tata letaknya, peralatan alat tulis kantor
23
(ATK), perangkat sound system, perlengkapan presentasi dan peralatan lain yang
diperlukan, serta bagi peserta. Penyediaan fasilitas rapat disesuaikan dengan
maksud dan tujuannya.
1. Gaya klasikal/kelas
Kegiatan rapat dengan jumlah peserta yang cukup banyak lebih cocok
menggunakan gaya klasikal/kelas, seperti kegiatan seminar, simposium, dan
sebagainya. Model ruangan ini didesain seperti sebuah kelas yang menempatkan
kursi secara sejajar dan menghadap pada satu arah yang sama. Jika di perlukan
bisa juga ditambah dengan meja agar lebih nyaman untuk mencatat, tempat air
minum dan makanan ringan. Perlu diketahui bahwa model ini hanya untuk anda
yang ingin didengarkan dibandingkan dengan anda yang ingin berdiksusi. Dengan
bentuk ini, kamu hanya akan dapat memperhatikan pembicara dengan fokus.
Berikut ini pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya klasikal/kelas.
24
2. Gaya konferensi atau bentuk empat persegi panjang, dimaksudkan agar
semua peserta merasa dihargai dan untuk meninmbulkan semangat team work.
Ruangan ini menjadi salah satu ruangan yang paling populer dan paling mudah
ditemui dibeberapa ruang rapat di Indonesia. Hal ini juga tetunya bisa
ditemukan di tempat-tempat yang mengharuskan menyediakan ruang meeting
seperti hotel dll.
Tipe ruangan ini menjadi sangat populer dan sangat diminati dikarenakan tipe
ruangan ini dinilai jauh lebih efektif dari beberapa jenis ruangan rapat lainnya.
Dikarenakan posisi meja lonjong yang berada ditengah, sehingga para tamu
yang menghadiri rapat tersebut akan jauh lebih fokus dan lebih aktif dalam
mendengarkan pembicara. Namun ruangan ini hanya memiliki kapasitas yang
tergolong sedikit. Hal ini dikarenakan meja panjang yang ada akan sangat
berpengaruh dengan posisi antara ujung yang satu dengan yang lainnya.
Sehingga biasanya ruangan ini lebih dominan dipakai untuk tipe pertemuan
yang sifatnya eksklusif seperti rapat VVIP, komite, atau bahkan direksi
(Fernando Sipangkar, 2021). Berikut ini adalah pengaturan ruang pertemuan
dengan gaya konferensi
25
3. Gaya huruf U (U Shape)
Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya huruf U cocok untuk rapat
informal. Bentuk ini bagus untuk kelompok-kelompok kecil yang
membutuhkan percakapan, baik antara presenter dan peserta atau peserta
dengan peserta. Jenis ruang rapat letter U / U shape yaitu ruang rapat dengan
pola bangku dan kursi yang berbentuk seperti huruf U. Seperti yang telah
dikemukakan di atas bahwa letter U / U shape ini biasa digunakan
untuk pertemuan dengan jumlah peserta terbatas yang memudahkan sang
pembicara untuk berinteraksi dan berkomunikasi dari setiap peserta yang ada.
Sehingga semua peserta rapat dapat dengan mudah berkontribusi.
Jenis ruang rapat letter U / U shape ini direkomendasikan untuk jenis rapat
yang membutuhkan presentasi. Biasanya ruang rapat jenis ini dilakukan ketika
rapat dengan direksi / komite. Ruang rapat ini juga bisa di tambahkan dengan
beberapa elemen pendukung seperti LED screen, speaker, pointer, dan
microphone.
Namun karena berbentuk U, hal ini membutuhkan tempat atau ruangan yang
cukup besar. Sehingga mampu membentuk U shape yang sempurna.
26
4. Gaya Workshop (Round Table)
Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya workshop cocok untuk diskusi
kelompok atau juga workshop, pengaturan tempat duduk seperti ini membuat
rapat menjadi rileks namun tetap formal. Model ruang pertemuan ini cukup
lapang untuk membuat seluruh peserta untuk saling bertatap muka dan
memudahkan proses interaksi antar peserta rapat. Berikut ini adalah bentuk
tempat pertemuan gaya workshop atau round table
27
Mempersiapkan bahan rapat
Mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat, seperti; perabot
meja, kursi, sound system, perlengkapan presentasi, alat tulis
kantor,
Mempersiapkan ruang rapat
Akomodasi/penginapan
Konsumsi
Pengecekan persiapan terakhir
28
e. Ditandatangani pejabat yang bertanggung jawab atas kegiatan tersebut.
Yth.
Bpk. Adiyat Zaydan Ghifari, S.Kom.
HRD CV. Maju Jaya Abadi Cabang Makassar
di tempat
Dengan hormat,
Demikian surat undangan ini kami sampaikan, mengingat pentingnya acara rapat
ini maka kami sangat mengharapkan kehadiran Bapak.
Hormat Kami,
29
Notula
Penting bagi kita untuk memahami perbedaan antara notula dalam rapat.
Notula Risalah atau biasa juga dikenal dengan notula resume catatan yang berisi
kesimpulan-kesimpulan dalam rapat, sedangkan Notula Verbatim merupakan
catatan lengkap seluruh pembicaraan yang terjadi dalam sebuah rapat tanpa
ditambahkan atau dikurangi sedikitpun.
30
Oleh karena itu, sebuah notula perlu disusun dengan baik, supaya dapat
memberikan informasi yang lengkap terhadap organisasi/lembaga. Berikut ini
merupakan susunan notula yang tepat dan benar:
Pemimpin Rapat : Afnan Naufal CEO dari PT. Maju Jaya Abadi
Notulis : Anggita Izzatunnisa
Kegiatan :
31
Keputusan Rapat :
3. Tipe Laissez-faire; Pemimpin tipe ini disebut juga tipe liberal. Dia
menyerahkan segala sesuatunya kepada para anggota: penentuan tujuan,
32
langkah-langkah, kegiatan-kegiatan yang akan diambil, serta sarana yang
akan dipergunakan. Pemimpin bersifat pasif, tidak ikut terlibat langsung
dalam kegiatan kelompok, tidak mengamil inisiatif apapun. Pemimpin
seolah hanya bertindak sebagai penonton, meskipun berada di tengah para
anggota. (Sedarmayanti, 2009:238)
33
5. Tipe Inisiatif; Rajin dan tekun menghadapi segala pekerjaan dan tantangan
yang dihadapi, memiliki kreativitas tinggi.
Dalam upaya membangun hubungan yang baik dan harmonis dengan public
sasarannya, Praktisi Humas sebaiknya menguasai keterampilan dalam bekerja sama
dengan masyarakat. Keterampilan itu antara lain adalah keterampilan melakukan
negosiasi, lobby serta menjalin kesepakatan.
Negosiasi adalah sebuah bentuk interaksi sosial saat pihak-pihak yang terlibat
berusaha untuk saling menyelesaikan tujuan yang berbeda dan bertentangan.
Menurut kamus Oxford, negosiasi adalah suatu cara untuk mencapai suatu
kesepakatan melalui diskusi formal. (Wikipedia.org).
34
4) Terjadi pembahasan dan kesepakatan terlaksananya program/maksud
negosiasi. (Wikipedia.org).
Negosiasi adalah bentuk formal dari advokasi, sedangkan bentuk informal
advokasi adalah lobi. Proses lobi tidak terikat oleh tempat dan waktu, serta dapat
dilakukan terus menerus dalam jangka waktu panjang. Negosiasi terikat oleh tempat
dan waktu. (Wikipedia)
Banyak cara agar praktisi Humas dapat selalu memelihara kerjasama dengan
masyarakat, yaitu antara lain dengan membangun hubungan yang baik dengan
public sasaran humas, diantaranya melalui pertemuan, membuat perjanjian
kerjasama, serta membuat nota kesepahaman.
Pengertian Media
Media Humas ( Public Relation Media ) adalah segala bentuk media (sarana,
saluran atau channel) yang digunakan praktisi humas dalam pekerjaannya dengan
tujuan publikasi yang luas agar produk atau jasa yang humas pasarkan lebih
dikenaloleh masyarakat. Media Humas bersifat lebih kepada publikasi dan
komunikasi. Media komunikasi yang penting digunakan humas adalah dalam
kemitraannya dengan media pers ( cetak atau elektyronik ) dikenal dengan media
relations ( hubungan media ) atau press relations ( hubungan pers).
35
1) Media Humas Internal. Media internal adalah suatu sarana penyampaian dan
penerimaan informasi di kalangan publik internal perusahaan dan biasanya
bersifat nonkomersial. Penerima maupun pengirim informasi adalah orang
dalam atau publik internal, terdiri atas pimpinan, anggota, pegawai, maupun
unit- unit kerja yang ada di dalam perusahaan tersebut.
36
8) Siaran umum. Suatu media untuk menyampaikan pesan-pesan pihak
manajemen kepada segenap pegawainya dengan menggunakan suara.
9) Obrolan langsung. Salah satu cara yang paling efektif untuk
memperlihatkan sikap terbuka pihak manajemen dengan melakukan
pembicaraan tatap muka secara pribadi dan langsung.
10) Dewan pekerja. Salah satu metode dalam membina hubungan baik antara
pemimpin dan bawahan melalui pembentukan dewan pekerja (dilengkapi
dengan sejumlah komite spesifik), yang memiliki akses pengaruh ke pihak
manajemen.
37
pendukung,seperti perpustakaan film (dalam kaset-kaset video) yang
sanggup menyimpan, memelihara, serta mendistribusikan kaset-kaset
rekaman tersebut kepada khalayak.
38
merupakan satu-satunya media periklanan yang menyentuh semua
pancaindra; mata, telinga, hidung, lidah, dan kulit.dll.
Pemilihan Media
39
Televisi: Jangkauan dari televisi dapat diterima oleh masyarakat luas, sifatnya
yang audio visual lebih menarik.
Surat kabar: Menjangkau semua lapisan masyarakat dan biayanya murah
Media Online: Hampir semua perusahaan saat ini sudah mengakrapkan diri
dengan media online sifatnya yang trending, terutama media sosial & blog,
menjangkau seluruh lapisan masyarakat bahkan menjangkau seluruh dunia
(internasional), dapat diakses kapan dan di mana saja, terdokumentasi dan tidak
banyak membutuhkan biaya bahkan gratis.
f). Keprotokolan
Arti Keprotokolan
Dalam pengertian luas protokoler adalah seluruh hal yang mengatur
pelaksanaan suatu kegiatan baik dalam kedinasan/kantor maupun
masyarakat. Secara estimologis istilah protokol dalam bahasa Inggris protocol,
bahasa Perancis protocole, bahasa Latin protocoll(um), dan bahasa
Yunani protocollon.
40
dan Tata Penghormatan sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai
dengan jabatan dan/atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan, atau
masyarakat.
2) Acara Kenegaraan adalah acara yang diatur dan dilaksanakan oleh panitia
negara secara terpusat, dihadiri oleh Presiden dan/atau Wakil Presiden, serta
Pejabat Negara dan undangan lain.
3) Acara Resmi adalah acara yang diatur dan dilaksanakan oleh pemerintah atau
lembaga negara dalam melaksanakan tugas dan fungsi tertentu dan dihadiri
oleh Pejabat Negara dan/atau Pejabat Pemerintahan serta undangan lain.
41
8) Pejabat Pemerintahan adalah pejabat yang menduduki jabatan tertentu
dalam pemerintahan, baik di pusat maupun di daerah.
11) Dewan Perwakilan Rakyat Daerah adalah lembaga perwakilan rakyat daerah
sebagai unsur penyelenggara pemerintahan daerah.
4. Forum Diskusi
42
strategi PR apa yang sebaiknya dilakukan supaya Oli Top1 tetap eksis dan
terpercaya dimata publik
C. Penutup
1. Rangkuman
Berdasarkan serangkaian penjelasan di atas, maka dapat ditarik beberapa
kesimpulan sebagai berikut:
a) Humas atau public relations adalah sebuah fungsi manajemen yang
dijalankan secara berkesinambungan dan berencana, dan melalui hal ini
organisasi-organisasi dan lembaga, baik yang berifat umum maupun
pribadi, berusaha memperoleh dan membina pengertian, simpati, dan
dukungan dari mereka yang memiliki sangkut paut dengan organisasi atau
lembaga dengan cara menilai pendapat umum di antara mereka dengan
maksud menghubungkan sedapat mungkin kebijakan dan
ketatalaksanaannya untuk mewujudkan kerjasama yang produktif melalui
perencanaan dan penyebarluasan informasi, untuk kepentingan bersama
yang lebih efisien
b) Karakteristik humas terdiri dari; Adanya upaya komunikasi yang bersifat
dua arah; Sifatnya yang terencana; Berorientasi pada Organisasi/Lembaga,
dan sasarannya adalah publik
c) Macam macam pertemuan, antara lain; Diskusi, Diskusi panel, Seminar,
Simposium/Lokakarya/Workshop, Sanggar kerja/Bengkel kerja. Pada
pertemuan tersebut dapat menggunakan tempat pertemuan
Gaya klasikal/kelas, Gaya konferensi atau bentuk empat persegi,
Gaya huruf U (U Shape), dan Gaya Workshop/Melingkar (Round Table)
d) Dalam penyelenggaraan rapat, terdapat beberapa hal yang harus
diperhatikan, sebelum, selama dan sesudah rapat. Lebih khusus terkait
dengan undangan rapat yang harus memuat semua informasi yang terkait
dengan rapat. Selain itu hasil rapat perlu dicatat dalam sebuat notula rapat,
baik dalam notula risalah atau resume maupun dalam notula verbatim.
43
e) Dalam upaya membangun hubungan yang baik dan harmonis dengan public
sasarannya, Praktisi Humas sebaiknya menguasai keterampilan dalam
bekerja sama dengan masyarakat. Keterampilan itu antara lain adalah
keterampilan melakukan negosiasi, lobby serta menjalin kesepakatan
f) Media Humas ( Public Relation Media ) adalah segala bentuk media (sarana,
saluran atau channel) yang digunakan praktisi humas dalam pekerjaannya
dengan tujuan publikasi yang luas agar produk atau jasa yang humas
pasarkan lebih dikenaloleh masyarakat. Media Humas bersifat lebih kepada
publikasi dan komunikasi. Media komunikasi yang penting digunakan
humas adalah dalam kemitraannya dengan media pers (cetak atau
elektronik) dikenal dengan media relations (hubungan media) atau press
relations (hubungan pers)
g) Etika profesi humas dapat diartikan sebagai ilmu tentang hal-hal yang baik
atau buruk yang berkaitan dengan hak dan kewajiban moral dalam bidang
pekerjaan keahlian humas
h) Dalam pengertian luas protokoler adalah seluruh hal yang mengatur
pelaksanaan suatu kegiatan baik dalam kedinasan/kantor maupun
masyarakat. Secara estimologis istilah protokol dalam bahasa
Inggris protocol, bahasa Perancis protocole, bahasa Latin protocoll
(um), dan bahasa Yunani protocollon
i) Menurut UU No. 9 Tahun 2010 tentang Kemrotokolan mengemukakan
bahwa Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan
aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi Tata Tempat,
Tata Upacara, dan Tata Penghormatan sebagai bentuk penghormatan
kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan/atau kedudukannya dalam
negara, pemerintahan, atau masyarakat
44
2. Tes Formatif
Pilihlah jawaban yang paling tepat (a, b, c, d, atau e)
45
5) Mengatur secara etis mana yang boleh diperbuat dan tidak boleh
diperbuat oleh Profesional PR/Humas
Point yang menunjukan adanya integritas kepercayaan dan tanggung jawab
peribadi professional PR/Humas yang tinggi yakni nomor..
a. 1 b. 2 c. 3 d. 4 e. 5
46
c. 5 dan 6
d. 7 dan 8
e. Salah semua
6. Keuntungannya Menjangkau semua lapisan masyarakat dan murah sedangkan
kekurangannya adalah penyampaian berita tergantung penulis, merupakan
bagian dari media ….
a. Radio
b. Siaran televise
c. Surat kabar
d. Media Online
e. Media langsung
7. Segala bentuk media (sarana/saluran/channel) yang digunakan praktisi humas
dalam pekerjaannya dengan tujuan publikasi yang luas agar produk atau jasa
yang humas pasarkan lebih dikenal oleh masyaraka, adalah pengertian dari …
a. Fungsi humas
b. Tujuan humas
c. Humas
d. Media humas
e. Karakteristik humas
8. Berikut ini adalah media humas internal, kecuali…
a. Papan pengumuman
b. Kaset Audio
c. Kotak saran
d. Obrolan langsung
e. Media Audio Visual
9. Ketika pemerintah ingin menyampaikan himbauan kepada masyarakat untuk
memasang umbul-umbul menjelang hari kemerdekaan, maka contoh media
yang paling efektif digunakan adalah…
a. Radio lokal
b. Siaran televisi lokal
c. Surat kabar lokal
47
d. Media Online
e. Media cetak lokal
10. Contoh dari hasil sosialisasi dari dinas terkait untuk memasang isin mendirikan
bangunan saat memulai proses pembangunan yang paling tepat adalah …
a. Pemasangan Spanduk IMB
b. Pendirian papan IMB
c. Pemasangan reklame IMB,
d. Pemajangan poster IMB
e. Semua benar
3. Daftar Pustaka
48
Sumarto, Rumsari Hadi, dan Lukas, Dwiantara. 2000. Sekretaris Profesional.
Yogyakarta: Kanisius.
Suranto, Joko Pramono, 2017. Buku Paket Administrasi Humas dan
Keprotokolan untuk SMK/MAK Kelas XI. Yogyakarta: Andi
_____________, 2017. Otomatisasi Tata Kelola Humas dan Keprotokolan untuk
SMK/MAK Kelas XI. Jakarta: Bumi Aksara
Triyatna, Slamet. 2014. Korespondensi Bahasa Indonesia untuk Perguruan
Tinggi. Yogyakarta. Media Tera
Undang-undang nomor 9 tahun 2010, tentang Keprotokolan
Yuliati, Sari dkk., 2016. Modul Paket Keahlian Administrasi Perkantoran,
Humas Protokol (Manfaat penilaian dalam pembelajaran). Jakarta:
Direktprat Jenderal Guru dan Tenaga Kependidikan
49
MODUL 4
Humas dan Kesekretarisan
KEGIATAN BELAJAR 1
Komunikasi Humas dan Keprotokolan
Kararkteristik Humas
URAIAN
Mengelola Pertemuan MATERI
Keprotokolan
50