1.1 Buku Manajemen Perkantoran DR

Drs. H.
Tengku Darmansah, MA
MANAJEMEN
PERKANTORAN
Dr. Suhendri, MA (Editor)

Hak cipta Dilindungi Undang-Undang
Dilarang keras memperbanyak, memfotokopi sebagian

atau seluruh isi buku ini, serta memperjualbelikannya
tanpa mendapat izin tertulis dari penerbit
Copyright © 2020, Lembaga Peduli Pengembangan

Pendidikan Indonesia (LPPPI), Medan
Judul Buku : Manajemen Perkantoran

Penulis : Drs. H. Tengku Darmansah, MA
Editor : Dr. Suhendri, MA
Penerbit : Lembaga Peduli Pengembangan
Pendidikan Indonesia (LPPPI) Jl.
Seser Komplek Citra Mulia Blok D.
14 Medan
Contact Person: 081361429953
Email:
www.lpppi_press@gmail.com
Website: www.lpppindonesia.com
Cetakan Pertama : September 2019
Penata Letak : Amiruddin, M.Pd
Desain Sampul : Mumtaz Advertising
ISBN : 978-602-5131-6-0
KATA PENGANTAR PENULIS
Alhamdulillah Wa Syukrulillah. Segala puji dan

syukur, penulis dan kita semua sampaikan kehadirat
Allah Swt., yang telah menganugerahkan Iman dan Islam
serta karunia lainnya yang tidak terbilang kepada kita
semua. Sholawat dan salam, semoga senantiasa tercurah
kepada Nabi Muhammad Saw., kiranya Allah Swt.,
memberikan pertolongan kepada kita semua untuk
mengikuti tuntunan beliau hingga akhir kehidupan. Amin
ya Rabbal ‘alamin.
Masya Allah la Quwwata Illa Billah. Buku

Manajemen Perkantoran, hadir di tangan pembaca
sekalian. Buku ini merupakan buku yang selain
bersumber pada literatur, buku ini juga merupakan
refleksi penulis selama bertugas sebagai birokrat di
Kementerian Agama Republik Indonesia. Bagian-bagian
pada buku ini mudah-mudahan dapat dijadikan sebagai
bahan diskusi ilmiah untuk menjadi obor dalam ikhtiar
menciptakan manajemen kantor serta pelayanannya di
manapun berada semakin baik.
Penulis mengucapkan terima kasih kepada teman-

teman sejawat penulis, yang telah menjadi teman diskusi
yang baik bagi penulis – yang tak berhenti menyemangati
penulis – untuk menorehkan sedikit pengalaman yang
penulis miliki dalam sebuah buku. Terkhusus, terima
kasih penulis haturkan dengan tulus dan penuh kasih
kepada keluarga penulis – ayah, ibu, isteri, dan anak-anak
serta cucu – yang telah menjadi penyemangat ketika
rapuh dan penggerak ketika kuat. Semoga karya yang
sederhana ini bermanfaat untuk kita. Selain itu, penulis
i
juga ucapkan terima kasih kepada editor, Mas Hendri
yang telah membantu ‘merapikan’ naskah buku ini.
Akhirnya penulis persembahkan buku ini dengan

segala kelebihan dan kekurangannya kepada pembaca
sekalian. Semoga Allah Swt., berkahi setiap kata yang
mengalir dari ujung jemari penulis, menjadi wasilah
bangkitnya semangat untuk memberikan
kebermanfaatan, terutama dalam manajemen
perkantoran. Amin ya Rabbal ‘alamin.
Medan, September 2019

Penulis,
Tengku Darmansah
ii
KATA PENGANTAR EDITOR
Alhamdulillah washolatu wassalamu ‘ala Rasulillah.

Segala puji hanya milik Allah Swt. Untaian syukur juga
dipersembahkan kepada Allah Swt. atas segala nikmat
yang dianugerahkan kepada kita semua. Sholawat dan
salam kepada Nabi Muhammad Saw., keluarganya,
sahabatnya, dan umatnya hingga akhir zaman. Semoga
uswah hasanah yang dicontohkan beliau mampu
dipraktikkan dalam setiap ruang dan waktu kehidupan
yang kita jalani. Amin ya Rabbal ‘alamin.
Buku ‘Manajemen Perkantoran’ yang ditulis oleh

Ayahanda Tengku Darmansyah merupakan buku yang
khas. Mengapa? Karena dalam buku ini bersumber dari
pengalaman beliau sebagai ‘Birokrat Tulen’ kemudian
ditambah dengan landasan ilmiah. Tentu saja, sebagai
editor ini adalah hal menarik dan butuh energy ekstra.
Namun, qodarullah, dengan pertolongan Allah Swt.
Alhamdulillah, buku ini telah rampung dan siap
dikonsumsi oleh pembaca.
Tentu saja, sebagai manusia biasa editor

menyadari usaha untuk memaksimalkan karya Ayahanda
Tengku Darmansyah, bukan tanpa alfa. Karena itu,
semoga kealfaan dalam buku ini menjadi jalan ikhtiar bagi
pegiat pendidikan untuk menyempurnakannya.
Selanjutnya, kami berharap semoga kehadiran buku ini
memberikan kontrubusi praktik dan teoretik dalam
manajemen perkantoran.
Medan, Septemberr 2019
Editor,
Suhendri
iii
DAFTAR ISI
Kata Pengantar ................................................................. i

Kata Pengantar Editor ................................................... iii
Daftar Isi ............................................................................ iV
BAB I PENGERTIAN DAN PRINSIP-

PRINSIP PERKANTORAN
A. Pengertian Kantor....................................................... 1
B. Manajemen Perkantoran ......................................... 3
C. Prinsip-Prinsip Manajemen Perkantoran ......... 17
D. Tata Ruang Perkantoran ......................................... 25
BAB II IMPLEMENTASI PERKANTORAN MODERN

A. Data dan Informasi ..................................................... 30
B. Pelaksanaan Pekerjaan Perkantoran Modern 33
C. Efisiensi dan Efektivitas Perkantoran ................ 40
BAB III KORESPONDENSI PERSURATAN

A. Pengertian ..................................................................... 43
B. Tujuan Umum Persuratan ...................................... 45
C. Fungsi Surat Kedinasan ............................................ 45
D. Tekni Penulisan Surat Kedinasan ......................... 45
BAB IV PENGARSIPAN SURAT

A. Sistem Pengarsipan ................................................... 53
B. Penyimpanan Arsip ................................................... 60
C. Penyusuanan dan Penemuan Arsip ..................... 76
BAB V PENYELENGGARAAN RAPAT

A. Pengertian Rapat ........................................................ 85
B. Jenis dan Rapat Perkantoran ................................. 87
C. Tugas dalam Rapat .................................................. 95
iv
BAB VI KOMUNIKASI PERKANTORAN
A. Pengertian Komunikasi ........................................... 101
B. Unsur-Unsur Komunikasi Perkantoran ............. 109
C. Jenis-Jenis Komunikasi Perkantoran .................. 114
D. Sistem Informasi Manajemen Perkantoran
Dan Perananya ........................................................... 116
BAB VII MANAJEMEN MUTU PERKANTORAN

A. Pengertian Mutu ......................................................... 126
B. Standar Pelayanan Menimal Perkantoran ........ 131
C. Sertifikasi Kinerja Perkantoran ............................ 147
BAB VIII PERAN DAN TANGGUNG JAWAB MANAJER

KANTOR
A. Hakikat Manajer Kantor .......................................... 153
B. Fungsi dan Peran Manajere Kantor ..................... 158
C. Masalah, Etika dan Keahlian Manajer
Kantor ...........................................................................166
BAB IX ORGANISASI PERKANTORAN

A. Konsep Dasar Organisasi Perkantoran .............. 178
B. Struktur Organisasi Perkantoran ......................... 189
C. Pengorganisasian Pekerja Kantor ........................ 197
D. Tugas dan Tanggung Jawab Personil Kantor .. 201
BAB X TEKNOLOGI INFORMASI DALAM MANAJEMEN

PERKANTORAN
A. Konsep Dasar Teknologi Informasi ..................... 207
B. Aplikasi Teknologi Informasi Dalam
Manajemen Perkantoran ...................................... 208
C. Pengaruh Teknologi Informasi Dalam
Manajemen Perkantoran ......................................... 211
v
BAB XI PENGAWASAN MANAJEMEN PERKANTORAN
A. Konsep Dasar Pengawasan Manajemen
Perkantoran ................................................................. 225
B. Tujuan dan Bidang-Bidang Pengawasan
Manajemen Perkantoran ...................................... 228
C. Elemen-Elemen Pengawasan Manajemen ........ 232
D. Sifat, Waktu dan Mekanismen Pengawasan
Manajemen Perkantoran ......................................... 240
BAB XII LAPORAN MANJERIAL PERKANTORAN

A. Pengertian Laporan ...................................................244
B. Peran dan Syarat-Sayarat Laporan
Perkantoran ............................................................... 246
C. Langkah-Langkah Pembuatan Laporan
Perkantoran ............................................................... 251
DAFTAR PUSTAKA ........................................................... 261
RIWAYAT HIDUP .............................................................. 263
RIWAYAT EDITOR ........................................................... 265
vi
_____________
Manajemen Perkantoran_____________
BAB I
Pengertian Dan Prinsip-Prinsip

Perkantoran
A. Pengertian Kantor
Kata kantor terambil dari bahasa berasal dari kata bahasa
Belanda "kantoor" dan sering pula dipadankan dengan kata
"office" dari bahasa Inggris. Menurut Prajudi (1976: 60) telah
menjelaskan pengertian kantor yang bisa berarti: 1) Ruang atau
kamar kerja, atau ruang tulis; 2) Markas, atau ruang (kompleks) di
mana seorang pengusaha beserta stafnya menjalankan aktivitas-
aktivitas pokoknya; 3) Biro atau tempat kedudukan pimpinan dari
suatu administrasi; dan 4) Instansi, badan, jawatan, perusahaan.
Sementara itu kata "office" dapat diartikan seabagai: 1)

Kewajiban, tugas, fungsi (duty, task, function); 2) Jabatan (tenure
of official position); 3) Markas atau ruang di mana seorang
pengusaha dan stafnya menjalankan aktivitas usaha pokoknya
(quarters, or staff or collective authority of company, government
department, etc.); 4) Jasa pelayanan (service, kind help); 5) Tugas
pekerjaan, komposisi dari urusan-urusan tertentu (the work which
it is some body's duty to do, work, and duties); 6) Tempat, gedung,
yang dipakai sebagai pusat tempat kerja tata usaha (place,
building, rooms, of business and clerical works).
1
_____________
Menurut Sayuti (2013:91) bahwa kantor merupakan
tempat karyawan melakukan aktivitas kerjanya: tempat proses
penanganan informasi mulai dari menerima, mengumpulkan,
mengolah, menyimpan sampai menyalurkan informasi dalam
rangka mendukung tercapainya tujuan organisasi. Penggunaan
segenap ruang kantor merupakan segi yang penting dari
perencanaan manajemen perkantoran dan dapat menunjang
aktivitas dalam perkantoran.
J. C. Denyer (1973) mengartikan kantor sebagai tempat

dimana biasanya pekerjaan kantor dilakukan dengan nama
apapun apa pun juga diberikan kepada tempat itu. Menurut
Moekijat (1997:3), kantor adalah setiap tempat yang biasanya
dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tatausaha. Dengan
nama apapun juga tempat tempat tersebut mungkin diberikan.
Tugas utama kantor adalah menyelenggarakan kegiatan

pelayanan dan memberi dukungan (fasilitatif) kepada kegiatan
operasi organisasi. Fungsi utama suatu suatu kantor adalah:
Pelayanan kepada rekan sekerja, pelanggan, klien dan tamu
organisasi; Pemberian dukungan (fasilitatif) terhadap satuan
kerja operasional (subtantif); Pengelolaan sumber daya
organisasi; dan Pengelolaan data dan informasi organisasi.
Dari berbagai pengertian ‘kantoor’ dan ‘office’ di atas,

berkembang di Indonesia dengan istilah kantor adalah lebih
diartikan sebagai tempat atau ruangan dan proses kegiatan
penanganan data/informasi. Dalam hubungan ini yang dimaksud
dengan penanganan adalah pengumpulan, pencatatan,
pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian atau penyimpanan
data/informasi. Dengan demikian pengertian kantor dapat
dirumuskan sebagai:
2
_____________
1) Tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan
pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan
pendistribusian atau penyampaian data/informasi;
2) Proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan,
pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan
pendistribusian/penyampaian data/informasi.
Di samping pengertian kantor dalam arti tempat atau

ruangan dan kantor dalam arti proses seperti tersebut di atas,
kantor juga sering diartikan sebagai sarana pemusatan kegiatan-
kegiatan yang bersifat administratif atau tepatnya kegiatan-
kegiatan yang bersifat manajerial dan fasilitatif.
Dari uraian di atas bahwa pengertian kantor bisa diartikan

sebagai tempat; ini yang biasa disebut dalam arti statis. Kantor
juga bisa dalam arti proses, ini yang biasa disebut dalam arti
dinamis. Kantor juga bisa dalam arti sarana, ini yang biasa disebut
dalam arti fungsional. Namun demikian dalam arti manapun,
sasaran utama dalam kegiatan kantor adalah penanganan
data/informasi. Untuk penanganan data/informasi ini jelas
diperlukan bangunan atau ruangan, alat-alat dan perlengkapan
lain termasuk mebeler, orang-orang atau pegawai yang
menyelenggarakan, biaya serta tata laksana kerja.
B. Manajemen Perkantoran
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002) bahwa
istilah perkantoran diartikan sebagai hal yang berkaitan dengan
kantor. Kantor tersebut melaksanakan kegiatan-kegiatan
perkantoran.Sebagaimana kegiatan lainya, kegiatan-kegiatan
perkantoran perlu direncanakan, diorganisasikan, digerakkan
semua sumber daya yang terlibat atau dilibatkan, perlu diawasi
serta dikendalikan sebaik-baiknya.
3
_____________
Kemudian bila kata perkantoran disandingkan dengan kata
manajemen menjadi istilah manajemen perkantoran, banyak
rumusan yang diberikan para ahli. The Liang Gie (1995:2-4)
mengutip beberapa perumusan pengertian manajemen
perkantoran dari para ahli, antara lain sebagai berikut:
1) Arthur Grager menyebutkan ‘Office management is the function
of administering the communication and record service of an
organization.’ [Manajemen perkantoran adalah fungsi tata
penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat
dari suatu organisasi];
2) William Leffingwell & Edwin Robinson menyebutkan ‘Office
management as a function, is the branch of the art and science of
management which is concerned with the efficient performance
of office work, whenever and wherever that work is to be done.’
[Manajemen perkantoran sebagai sesuatu fungsi adalah cabang
dari seni dan ilmu manajemen yang berkenaan dengan
pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, bilamana
dan di manapun pekerjaan itu harus dilakukan];
3) Hal Nourse menyebutkan ‘It seems to me that office
management in the broader sense might embrance, not only the
generally accepted service service functions, but also the arise of
functional control administratrive direction of most clerical and
paperwork.’ [Tampaknya bagi kami manajemen perkantoran
dalam arti lebih luas dapat mencakup tidak hanya fungsi-fungsi
pelayanan perkantoran yang telah diterima pada umumnya,
melainkan juga bidang-bidang mengenai kontrol fungsional
dan pengarahan administratif terhadap kebanyakan pekerjaan
kertas dan tulis];
4) Edwin Robinson menyebutkan ‘Office management is concerned
with the direction and supervision of office work.’ [Manajemen
perkantoran berkenaan dengan pengarahan dan pengawasan
terhadap pekerjaan perkantoran];
5) William Spriegel & Ernest Davies menyebutkan ‘Office
management is the overall direction of clerical activities as
4
_____________
distinguished such activities as transportation, manufacturing,
warehousing, and sales.’ [Manajemen perkantoran adalah
pengarahan menyeluruh terhadap aktivitas-aktivitas tulis
sebagaimana dibedakan dari aktivitas-aktivitas seperti
pengangkutan, kepabrikan, pergudangan dan penjualan].
6) George R. Terry menyebutkan ‘Office management can be
defined as the planning, controlling, and organizing of office
work, and actuating those performing is so as to achieve the
predetermined objective. It deals with the life cycle of business
information, and retention, if of permanent value, of destruction
if obsolute.’ [Manajemen perkantoran dapat didefinisikan
sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian
pekerjaan perkantoran, serta menggerakkan mereka yang
melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah
ditentukan lebiih dahulu. Ini bersangkut paut dengan
peredaran hidup data dan keterangan perusahaan dari sejak
penciptaannya melalui pemeliharaan, penyebaran, dan
penyimpanannya kalau memiliki nilai tetap atau
pemusnahannya kalau usang].
Berdasarkan rumusan dari beberapa ahli, The Liang Gie

menyimpulkan bahwa manajemen perkantoran pada pokoknya
merupakan rangkaian aktivitas merencanakan,
mengorganisasikan (mengatur dan menyusun), mengarahkan
(memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan
(melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib
sesuatu hal. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian
kegiatan itu pada umumnya ialah office work (pekerjaan
perkantoran)“. Dari berbagai rumusan mengenai manajemen
perkantoran jelas yang terkandung di dalamnya meliputi
rangkaian kegiatan: tata penyelenggaraan; pelaksanaan secara
efisien; pengendalian, pengawasan dan pengarahan; perencanaan,
pengendalian, pengorganisasian, dan penggerakan.
5
_____________
Oleh karena itu, secara ringkas menajemen perkantoran
sebagai cabang seni dan ilmu manajemen dapat dirumuskan
pengertiannya sebagai rangkaian kegiatan perencanaan,
pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan serta
pengendalian pekerjaan-pekerjaan perkantoran. Namun
demikian, perlu disadari bahwa cakupan kegiatan manajemen
perkantoran tidak hanya kegiatan perkantoran, tetapi juga segala
sesuatu yang berkaitan dengan kegiatan perkantoran tersebut,
antara lain misalnya mengenai pegawai kantor, biaya
perkantoran, prosedur dan metode perkantoran, serta lain-lainya.
Dengan kata lain, manajemen perkantoran adalah suatu

fungsi tertentu. Fungsi adalah sekelompok tugas pekerjaan
meliputi sejumlah kegiatan yang tergolong pada jenis yang sama
berdasarkan sifat, pelaksanaan, atau karena merupakan suatu
urutan, sehingga saling berkaitan atau saling bergantung satu
sama lain. Dalam suatu organisasi, fungsi dibebankan kepada
seseorang atau satuan tertentu sebagai tugas yang harus
dilaksanakan.Dengan demikian, pada prinsipnya manajemen
perkantoran merupakan rangkaian kegiatan merencanakan,
mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan
(memberi arah dan petunjuk), mengawasi dan mengendalikan
(melakukan kontrol), sampai menyelenggarakan suatu pekerjaan
secara tertib dan lancar.
Berdasarkan uraian di atas pekerjaan perkantoran yang

pada intinya adalah tugas pelayanan merupakan rangkaian yang
terdiri dari 6 (enam) aktivitas, yaitu:
a) Menghimpun, yaitu kegiatan-kegiatan yang mencari dan
mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya
belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk
dipergunakan bila diperlukan;
b) Mencatat, yaitu kegiatan yang berhubungan dengan berbagai
peralatan tulis yang diperlukan sehingga terwujud tulisan yang
6
_____________
mudah dibaca, dikirim dan disimpan, termasuk dengan alat
rekam suara atau film di era modern;
c) Mengolah, yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan
keterangan-keterangan dengan maksud agar mudah untuk
digunakan;
d) Mengganda, yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai
cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan;
e) Mengirim, yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara
dan alat dari satu pihak kepihak lain; dan
f) Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan
alat ditempat tertentu yang aman.
Dari pengelompokan tersebut secara umum dapat

disimpulkan bahwa pekerjaan kantor meliputi: pengumpulan,
pencatatan, pengolahan, penggandaan, pengiriman, dan
penyimpanan keterangan. Kegiatan setiap kelompok atau kategori
dapat diperluas sebanyak mungkin sehingga dapat dikatakan
bahwa, semua kegiatan di kantor adalah menjadikan keterangan
tersebut benar-benar berguna atau siap pakai untuk organisasi.
Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa hakikat

pekerjaan kantor adalah pengurusan keterangan dari keterangan
yang belum siap dipakai menjadi keterangan yang siap pakai.
Selain itu, aspek lain dalam pengurusan keterangan, yang perlu
disadari, adalah bahwa dalam organisasi yang luas ruang lingkup
usahanya, menuntut pimpinannya untuk dapat melakukan tugas
manajerialnya dengan baik, ditunjang oleh tersedianya
keterangan yang siap pakai. Seorang pimpinan.baik yang berada
pada tingkat pucuk pimpinan atau tingkat menengah, selalu
menghadapi tugas untuk mengambil keputusan. Untuk membuat
keputusan yang tepat, pimpinan harus meneliti kembali berbagai
keterangan yang diperlukannya, sehingga langsung dapat
memperoleh gambaran yang benar pada waktu melihatnya.
Keputusan yang akan diambil harus didasarkan pada pengertian
7
_____________
yang betul. Situasi yang samadihadapi pula oleh pimpinan yang
tingkatannya lebih rendah, akan tetapi kadar kepentingannya
tentu lebih kecil, jika dibandingkan dengan pucuk pimpinan.
Akan tetapi dalam perkembangannya, ternyata lingkup

bidang kerja manajemen perkantoran telah meluas meliputi
banyak hal. Menurut Charles O Libbey 9 bidang kerja manajemen
perkantoran meliputi berikut ini;
1) Office Space (Ruang Perkantoran);
2) Communications (Komunikasi);
3) Office Personel (Kepegawaian Kantor);
4) Furniture and Equipment (Perabotan dan Perlengkapan);
5) Appliances and Mechines (Peralatan dan Mesin);
6) Supplies and Stationery (Perbekalan dan Keperluan Tulis);
7) Methods (Metode);
8) Records (Warkat); dan
9) Executive Controls (Kontrol Pejabat Pimpinan).
Lebih detil dapat dilihat pada Tabel 1. berikut ini.

Tabel 1.
Ruang Lingkup Bidang Kerja Manajemen Perkantoran
Bidang Kerja Rincian Kerja
Office Space (Ruang Perkiraan kebutuhan ruang,
Perkantoran) Penjatahan ruang, Tata ruang
perkantoran, Pemanasan dan
peredaran udara, Pendingin
udara, Pantulan suara, Lukisan,
Fasilitas kebersihan, Ruang
pertemuan, Faktor keselamatan,
Memindahkan kantor,
Perubahan-perubahan, dan
Pemeliharaan.
Communications Pengiriman surat, Pelayanan
(Komunikasi) pesuruh, Pipa hantaran, Telepon,
8
_____________
Susunan kabel, Pendiktean
telepon, Sistem telepon antar
kantor, Telegraf dan pelayanan
kawat, Papan pengumuman, dan
Pelayanan terima tamu.
Office Personel Pemilihan, Perkenalan, latihan,
(Kepegawaian Kantor) Pengujian, Kenaikan pangkat,
Pergantian, Sistem saran,
Pengerahan pegawai,
Keterlambatan, Persoalan
mangkir,
Wawancara pemberhentian,
Fasilitas ruang makan siang,
Semangat kerja sama, Disiplin,
Pensiun, Penilaian, dan
Pengaduan
Furniture and Equipment Perabotan dan Perlengkapan,
(Perabotan dan Meja kerja, Kursi, Meja panjang,
Perlengkapan) Perlengkapan arsip, Ruang dan
peti besi, Perabotan fungsional,
Perabotan gudang, Pemeliharaan
dan perbaikan, Perlengkapan
acuan, Lemari perbekalan dan
penempatan rak, Cagak pakaian,
Perabotan perpustakaan, dan
Penilaian perlengkapan baru.
Appliances and Mechines Mesin tik, Mesin tambah, Mesin
(Peralatan dan Mesin) faktur, Mesin pembukuan, Mesin
hitung, Perlengkapan dikte,
Perlengkapan kirim surat,
Peralatan terlihat, Aneka
perlengkapan perkantoran,
Perlengkapan kebersihan, dan
Perlengkapan penggandaan.
9
_____________
Supplies and Stationery Barang-barang keperluan tulis,
(Perbekalan dan Keperluan Kertas surat, Formulir,
Tulis) Perbekalan kebersihan,
Perbekalan penggandaan, dan
Penilaian perbekalan baru.
Methods (Metode) Pengolahan bahan keterangan,
Penyelidikan perkantoran,
Pengukuran hasil kerja tulis,
Penjadwalan prosedur rutin,
Prosedur pembaganan,
Pernakaian film, dan Anaiisis
statistik
Records (Warkat) Pengoordinasian formulir,
Perancangan formulir, Pelayanan
surat menyurat, Pola surat,
Peninjauan surat menyurat,
Ruang terpusatkan kerja tik,
Metode pelaporan, Penyelidikan,
Penyingkiran warkat, Pembuatan
film kecil, Jadwal penyimpanan,
Praktik kearsipan dan
penyimpanan
Executive Controls (Kontrol Perencanaan organisasi,
Pejabat Pimpinan) Pemusatan atau pemencaran
pelayanan, Perencanaan
anggaran, Penaksiran,
Buku pedoman petunjuk kerja,
Konfrensi, Latihan pemindahan
tugas, Analisis tugas pekerjaan,
dan Pembakuan gaji
Dalam proses manajemen, sasaran yang ingin diperoleh

adalah tercapainya tujuan secara efisien. Apabila dalam mencapai
tujuan tidak sesuai dengan perencanaan dan dalam proses
10
_____________
kegiatannya menimbulkan pemborosan maka hal tersebut
sebaiknya dihindari. Untuk mencegah adanya pemborosan
tersebut maka sumber-sumber daya yang akan dimanfaatkan
dalam proses mencapai tujuan itu hendaknya dikelola dengan
menerapkan fungsi- fungsi manajemen.
Tujuan proses manajemen perkantoran adalah tersedianya

informasi yang siap pakai. Ciri informasi yang siap pakai adalah:
1) Lengkap;
2) Relevan dengan kegunaannya;
3) Tidak terlambat, (up to date);
4) Akurat; dan
5) Dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya.
Adapun tujuan manajemen perkantoran antara lain adalah:

a) Untuk memberi keterangan yang lengkap bagi yang
memerlukan guna pelaksanaan tugas organisasi secara efisien;
b) Untuk memberi catatan dan laporan yang bermanfaat dengan
biaya yang terjangkau;
c) Untuk membantu perusahaan memelihara dan memenuhi
kebutuhannya;
d) Untuk memberikan pekerjaan tata usaha yang cermat dan
membantu memberi pelayanan kepada para pelanggan atau
mitra kerja; dan
e) Untuk membuat catatan yang lebih baik dengan biaya yang
terjangkau.
Tentu saja dalam setiap organisasi memiliki unsur-unsur

manajemen yang terdiri dari manusia, uang.materil, mesin-mesin,
metoda dan pasar (Tool of Management) sebagai sumber daya
yang akan dikelola sumber daya tersebut. Secara rinci sumber
daya dalam manajemen perkantoran terdiri dari: (1) Pegawai
Kantor, yaitu para pegawai atau pejabat yang hakikat tugasnya
adalah mengolah informasi; (2) Biaya Kantor, dalam
11
_____________
melaksanakan pekerjaan kantor tentu memerlukan biaya, baik
untuk gaji, pembelian peralatan, maupun biaya untuk keperluan
lainnya; (3) Material Kantor, yangterdiri dari: a. Alat tulis kantor,
antara lain kertas, stensil sheet, karbon, pita mesin tulis dan
sebagainya. Benda-benda tersebut mempunyai kegunaan yang
penting dalam proses penanganan informasi sehingga perlu
pengelolaan yang baik agar tidak terjadi pemborosan, b. Perabot
kantor. Hal yang termasuk sumber daya ini antara lain lemari file,
meja tulis, kursi dan lain-lain yang harus tepat pengadaan dan
penggunaannya dalam mengelola informasi, c. Ruang kantor.
Pekerjaan kantor tidak mungkin dikerjakan di luar ruangan,
kecuali dalam keadaan darurat atau untuk sementara. Pada
umumnya pekerjaan kantor perlu dikerjakan dalam ruangan yang
memadai, d. Mesin-mesin kantor, termasuk dalam sumber daya ini
adalah mesin tulis, telex, mesin foto copy, komputer dan lain-lain,
e. Metoda kantor, adalah cara kerja dan prosedur dalam
menangani informasi. Untuk menangani informasi yang besar
jumlahnya dan banyak macam ragamnya cara kerja yang tepat
dan prosedur yang tidak berbelit-belit akan menunjang
tercapainya tujuan manajemen perkantoran, f. Waktu khusus
untuk pegawai kantor. Dalam hal tertentu, misalnya untuk suatu
perusahaan yang tidak sepanjang hari menangani informasi maka
perlu pengaturan waktu sehingga sehari-harinya tersedia waktu
khusus untuk menangani informasi, g. Pasar.Dalam hal tertentu
untuk memasarkan hasil produksi dan keperluan lainnya.
Sumber daya sebagaimana diuraikan sebelumnya

diperuntukkan bagi pelaksanaan pengumpulan, pengolahan,
penyimpanan, dan penyaluran informasi agar hasil pelaksanaan
pekerjaan kantor tersebut dapat mencapai tujuan yaitu
tersedianya informasi yang siap pakai. Oleh karena itu, hendaknya
diterapkan fungsi-fungsi manajemen terhadap sumber daya
tersebut.
12
_____________
a. Perencanaan
Atas dasar kebijaksanaan disusun perencanaan, yaitu
keseluruhan proses pemikiran dan penentuan cara yang matang
dari kegiatan- kegiatan yang akan dikerjakan di masa yang akan
datang, dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan.
Hal tersebut adalah untuk menentukan tujuan suatu organisasi
dan cara manakah yang harus ditempuh dalam mengoordinasikan
berbagai macam pelayanan pengolahan informasi dalam rangka
mencapai tujuan.
Dalam proses perencanaan, seorang pimpinan yang

bijaksana harus menggariskannya berdasarkan pengalaman dan
informasi yang tersedia. Dengan singkat dapat dikatakan bahwa
pimpinan memerlukan informasi yang akan dijadikan dasar
perencanaannya. Pimpinan memerlukan informasi dalam bentuk
tertentu sehingga ia dapat memanfaatkan waktunya untuk
menyusun rencana, dan bukan untuk menjalankan tugas sebagai
petugas pelaksana. Seorang pimpinan perlu mempelajari
bagaimana mendelegasikan tugas, mengurus informasi kepada
stafnya yang lebih terlatih dalam pekerjaan termaksud sehingga ia
benar-benar dapat menjalankan tugasnya sebagai pengambil
keputusan. Perencanaan terhadap berapa jumlah dan kualifikasi
yang diperlukan bagi pegawai kantor perlu dilakukan. Demikian
pula perencanaan terhadap pengadaan dan perawatan alat tulis
kantor, perabot kantor, dan mesin-mesin kantor.
Ruangan yang akan dipergunakan perlu pula direncanakan

baik letak, luas, dan bentuknya maupun tata ruang di dalam
ruangan tersebut perlu diatur seefisien mungkin. Berapa biaya
yang diperlukan untuk pelaksanaan pekerjaan kantor hendaknya
ditetapkan melalui perencanaan anggaran organisasi. Apabila hal
ini diabaikan, dapat terjadi kekurangan biaya kantor atau
pemborosan yang keduanya akan menghambat pelaksanaan tugas
pokok organisasi.
13
_____________
b. Pengorganisasian
Pengorganisasian adalah keseluruhan proses
pengelompokan orang, alat-alat, tugas-tugas, tanggung jawab, dan
wewenang untuk menciptakan organisasi yang dapat digerakkan
sebagai suatu kesatuan dalam rangka pencapaian tujuan yang
telah ditentukan. Seorang pimpinan memerlukan informasi untuk
membantunya dalam pengorganisasian pegawai dan pekerjaan
mereka.Pengorganisasian merupakan salah satu dari berbagai
tugas seorang pimpinan. Pimpinan harus mempunyai informasi
yang relevan, up to date, dan tepat sebagaimana diperlukan dalam
pelaksanaan tugasnya serta melaksanakan prinsip-prinsip dasar
organisasi kantor di dalam merencanakan hubungan kerja di
antara pegawai, serta dilengkapi dengan peralatan yang memadai
untuk mencapai tingkat produktivitas yang tinggi.
Pengorganisasian para pegawai maupun penentuan hubungan
kerja serta meletakkan kedudukan unit perkantoran dalam
organisasi adalah langkah yang harus dilakukan dalam proses
manajemen perkantoran.
c. Penggerakan
Penggerakan adalah keseluruhan proses memberikan
motif bekerja kepada para bawahan agar mereka mau bekerja
dengan ikhlas demi tercapainya tujuan organisasi. Fungsi pokok
menggerakkan mengandung penciptaan dan penerusan keinginan
oleh setiap anggota kelompok pekerja untuk mencapai tujuan
sesuai dengan rencana.Rencana harus dilaksanakan oleh orang-
orang yang bekerja dengan giat pada tugas-tugas yang telah
ditentukan dan pada waktu serta tempat-tempat tertentu.Untuk
melaksanakan hal termaksud, pegawai perlu dirangsang untuk
bekerja menurut petunjuk yang telah digariskan sehingga
memerlukan penggerakan. Personil kantor dituntut untuk
memenuhi persyaratan kerja tertentu, sehingga diperlukan cara,
guna menggerakkan tenaga kerja tersebut agar mampu dan mau
melaksanakan tugas dengan sukarela. Dalam rangka penggerakan
14
_____________
maka kegiatan yang perlu dilakukan oleh pimpinan antara lain
adalah:
1) Mendorong atau memberi semangat kerja;
2) Memberi pengarahan kepada seluruh karyawan; dan
3) Memberi motivasi kerja sesuai kebutuhan.
Jenis orang, bagian kegiatan yang akan dilakukan, fasilitas-

fasilitas yang disediakan dan dipertimbangkan manajer,
menentukan ukuran-ukuran yang digunakan untuk melaksanakan
fungsi penggerakan ini.
d. Pengawasan
Pengawasan yaitu proses pengamatan pelaksanaan seluruh
kegiatan organisasi, guna menjamin agar pekerjaan yang sedang
dilakukan, berjalan sesuai rencana yang telah ditentukan. Dengan
demikian, terdapat kaitan yang erat antara pengawasan dan
perencanaan.
Adapun beberapa langkah pengawasan adalah sebagai berikut.

1) Penetapan tolok ukur dan metode pengukuran pekerjaan;
2) Mengukur hasil kerja;
3) Membandingkan antara hasil yang diukur dan tolok
ukurnya; dan
4) Mengambil tindakan koreksi.
Dalam kegiatan pengawasan perlu dilakukan pemantauan,

yaitu kegiatan untuk menentukan apakah unit tertentu atau
keseluruhan organisasi telah mendapatkan dan memanfaatkan
sumber-sumber yang diperlukan secara efisien, sehingga
mencapai sasaran.Bila hal termaksud tidak tercapai maka perlu
dilaksanakan tindakan koreksi. Dalam proses evaluasi, akan
tercakup kegiatan pengukuran, perbandingan, dan koreksi.
15
_____________
Seorang pimpinan memerlukan informasi yang berguna
dalam pengawasan. Dasar pengawasan adalah informasi yang
diterima melalui berbagai macam laporan, pembicaraan, surat,
peninjauan secara langsung, dan sebagainya. Akhirnya, dapat
dilaksanakan perbaikan/penyempurnaan sistem, prosedur kerja
masing-masing tahapan pekerjaan kantor. Pengawasan sebagai
salah satu fungsi manajemen mutlak perlu dilakukan terhadap
pegawai-pegawai dalam melaksanakan tugasnya. Demikian pula
pengawasan terhadap penggunaan biaya, pemakaian, dan
perawatan mesin-mesin kantor dan perabot kantor serta ruangan
kantor.
Kemudian fungsi manajemen lainnya yang perlu

diterapkan dalam proses manajemen perkantoran adalah
pemberian motivasi kepada pegawai-pegawai kantor. Hal ini perlu
karena bagi pegawai-pegawai yang menangani arsip, pengolahan
data, juru ketik dan sebagainya kadang-kadang mereka
kehilangan kebanggaan kerja karena sifat pekerjaannya adalah
sebagai penunjang dan output atau keluaran yang dihasilkan tidak
langsung nampak serta bersifat memberi fasilitas.Oleh karena itu,
bagi mereka perlu diciptakan iklim sehingga mereka merasa
dimanfaatkan, merasa hasil karyanya mempengaruhi kelancaran
pelaksanaan tugas pokok organisasi dan ada kesempatan untuk
mengembangkan karirnya.
Demikian pula koordinasi baik terhadap masing-masing

pelaksana maupun koordinasi terhadap unit-unit yang menangani
informasi adalah salah satu cara untuk mencapai keserasian dan
keterpaduan dalam upaya menyediakan informasi yang siap
pakai. Keseluruhan fungsi manajemen saling berkaitan karena
masing-masing bergantung satu sama lain.
16
_____________
C. Prinsip-prinsip Manajemen Perkantoran
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002) menjelaskan
bahwa makna kata prinsip sama dengan makna kata asas, yaitu
kebenaran yang menjadi pokok dasar berpikir, bertindak. Fayol
dalam Komarruddin (1981) menekankan bahwa penggunaan kata
‘prinsip’ bukan hukum-hukum abadi, tetapi hanya merupakan
petunjuk praktis yang dapat digunakan apabila keadaan
membutuhkannya.Kooritz (1972) mengatakan bahwa prinsip-
prinsip manajemen adalah fleksibel, tidak mutlak, dan harus dapat
digunakan tanpa memperhatikan perubahan dan keadaan
tertentu.
Merry (2015) menyebutkan bahwa prinsip-prinsip

manajemen kantor meliputi:
a) Manajer kantor: seorang eksekutif yang harus membuat
rencana, menyusun organisasi, dan melakukan pengawasan
terhadap sebagian besar pekerjaan kantor yang harus
dilaksanakan, serta memimpin para pegawai dalam
melaksanakan tugas mereka;
b) Tata ruang kantor dan
c) Mesin-mesin dan perlengkapan-perlengkapan yang otomatis;
Selanjutnya ia juga menambahkan bahwa prinsip

manajemen perkantoran meliputi:
1) Bussiness Process Redesign (BPR), sistem dan prosedur kerja
harus diupayakan agar lebih efisien sekaligus dilakukan
pengukuran dan penyederhanaan kerja;
2) Sistem manajemen arsip harus dikembangkan sesuai dengan
pengawasan arsip, termasuk menghilangkan metode
pengarsipan yang tidak efisien, penetapan jadwal pemusnahan
arsip, perbaikan sistem penelusuran arsip, dan perencanaan
perbaikan formulir kantor;
17
_____________
3) Hubungan kepegawaian yang lebih ilmiah harus dikembangkan
melalui analisis pekerjaan, program diklat, nasihat
kepegawaian, dan panduan perintah;
4) Standar kualitas dan kuantitas pekerjaan kantor harus
dikembangkan dan digunakan;
5) Kesadaran kerja, bersamaan dengan konsep dasar manajemen
ilmiah dalam pekerjaan kantor harus dikembangkan.
Keeling, et. al (1978) dengan mengacu pada William H.

Leffingwell mengatakan bahwa Lellingwell dipandang sebagai
bapak manajemen kantor, adalah seorang penggagas pertama
dengan menerapkan prinsip-prinsip manajemen ilmiah pada
pekerjaan kantor. Adapun prinsip-prinsip tersebut adalah:
Prinsip 1
Dapat dengan mudah manajer kantor harus merencanakan
pekerjaan apa yang harus dikerjakan dan bagaimana, kapan dan
di mana harus dikerjakan, dan oleh siapa harus dikerjakan.
Prinsip 2
Dengan memahami seluruh perencanaan kantor dan organisasi
serta pengembangan produk, manajer tersebut dapat
mengkoordinasikan upaya-upaya semua pegawai, mesin-mesin,
dan informasi untuk memformulasikan jadwal kerja yang sesuai
dengan perencanaan.
Prinsip 3 dan 4
Lebih jauh, prosedur dan sistem operasi yang tepat, praktik
penyimpanan arsip, metode untuk melaksanakan rencana juga
pengukuran, standar dan tata letak untuk melaksanakan
pekerjaan harus dikembangkan secara efektif.
Prinsip 5
Mungkin yang paling penting, manajer kantor menseleksi, melatih,
memotivasi, mengkompensasi dan meningkatkan pegawai untuk
mempertahankan minat terhadap organisasi pada tingkat yang
optimal.
18
_____________
Secara detil kelima prinsip kerja perkantoran yang efektif
yang diambil dari pendapat Leffingwell seperti tertera dalam
gambar di bawah ini.
Tabel 2.
Lima Prinsip Kerja Efektif Leffingwell
Prinsip Rincian Aksi
Perencanaan 1. Pekerjaan apa yang harus
Untuk merencanakan dikerjakan;
secara benar, Anda harus 2. Bagaimana pekerjaan
tahu: dikerjakan;
3. Kapan pekerjaan
dikerjakan;
4. Dimana pekerjaan
dikerjakan;
5. Seberapa cepat pekerjaan
dikerjakan.
Jadwal 1. Tentukan;
Pekerjaan harus 2. Selaraskan dengan jadwal-
dijadwal. jadwal lain;
Suatu jadwal menjadi 3. Laksanakan, walaupun
efektif, sulit;
harus di: 4. Mungkinkah diselesaikan;
dan
5. Pelihara secara baku.
Pelaksanaan 1. Secara terampil;
Pekerjaan harus 2. Secara teliti;
dilaksanakan 3. Secara cepat;
4. Tanpa upaya yang tidak
perlu; dan
5. Tanpa ada keterlambatan
yang tidak perlu.
Ukuran 1. Sesuai dengan potensi
Pekerjaan yang Anda;
dilaksanakan 2. Berdasarkan pada catatan-
19
_____________
harus diukur catatan yang lalu, oleh
organisasi lain;
3. Berdasarkan kuantitas; dan
4. Berdasarkan kualitas
Imbalan 1. Kondisi kerja yang baik;
Jika pekerjaan Anda 2. Kesehatan;
diselesaikan secara 3. Kebahagiaan;
efektif. 4. Pengembangan diri; dan
Anda seharusnya diberi 5. Uang.
imbalan
Komaruddin (1981) mengemukan sembilan prinsip

manajemen perkantoran sebagai berikut:
1) Manajer kantor itu adalah seorang eksekutif yang harus
membuat rencana, menyusun organisasi, dan melakukan
pengawasan terhadap sebagian besar pekerjaan kantor
yang harus dilaksanakan, serta memimpin para pegawai
dalam melaksanakan tugas mereka. Manajemen tertinggi
harus menyadari diri bahwa manajer kantor itu bukan
seorang penyelia yang semata-mata hanya berurusan
dengan ketatausahaan saja;
2) Tata ruang kantor harus direncanakan dengan ilmiah
untuk menghindari gerakan yang tidak perlu (mubazir),
keterlambatan, dan kesukaran untuk menggapai pekerjaan
atau bahan-bahan;
3) Mesin-mesin dan perlengkapan-perlengkapan yang
otomatis hendaknya dipergunakan apabila hasilnya
ekonomis;
4) Kajian gerakan dan waktu (time and motion study)
penyederhanaan kerja dan pengukuran kerja hendaknya
diterapkan dalam pekerjaan kantor;
5) Sistem dan prosedur kantor harus dengan terus menerus
diupayakan agar menjadi lebih efisien dan mengurangi
biaya;
20
_____________
6) Sistem manajemen arsip/warkat yang diperbaiki harus
dikembangkan sesuai dengan pengawasan formulir. Hal ini
termasuk menghidangkan metode pengarsipan yang tidak
efisien, penetapan jadwal pemusnahan arsip, perbaikan
sistem penelusuran arsip, dan perencanaan perbaikan
formulir kantor;
7) Hubungan kepegawaian yang lebih ilmiah harus
dikembangkan melalui analisis pekerjaan, prgram Diklat,
nasihat kepegawaian, dan panduan perintah;
8) Standar kualitas dan kuantitas pekerjaan kantor harus
digunakan dan dikembangkan;
9) Kesadaran kerja, bersamaan dengan konsep dasar
manajemen ilmiah dalam pekerjaan kantor hendaknya
dikembangkan baik pada jiwa penyelia maupun pada sikap
pegawai.
Dari beberapa prinsip manajemen perkantoran di atas

dapat disimpulkan bahwa prinsip manajemen perkantoran pada
hakikatnya meliputi perencanaan, penjadwalan, pelaksanaan, dan
reward/punishment terhadap aktivitas manajemen perkantoran
yang dilaukan oleh masing-masing personil.
Terkait dengan aktivitas manajemen perkantoran pada

hakikatnya teraktualisasi dalam kegiatan tata usaha. Kegiatan tata
usaha itu bukan saja tampak seperti hirarki tetapi juga sebagai
suatu keseluruhan kegiatan yang nyata yang dilaksanakan
pegawai tata usaha dalam sebuah kantor misalnya mengetik,
melayani mesin hitung dan computer elektonis, menyetensil,
memfoto copi, menulis alamat, menomori warkat, memisah-
misahkan berbagai kartu membuat dan menyusun arsip membuat
laporan dan sejumlah kegiatan tata usaha lainnya.
Dalam penyelidikan yang telah dilakukan di Amerika

Serikat di bawah National Office Management Assocation,
21
_____________
sedikitnya tercatat 55 jenis kegiatan ketata usahaan yang hasil
pekerjaannya dapat diukur.
Geoffrey Whitehead misalnya mengatakan bahwa di
seluruh kantor terdapat 5 (lima) bidang kegiatan utama, yaitu:
1. Kegiatan komunikasi;
2. Kegiatan kalkulasi;
3. Pengelolaan warkat;
4. Penyusunan laporan; dan
5. Kegiatan yang mengikuti prosedur rutin
Kelima kegiatan utama di dalam kantor itu diuraikannya

dengan ringkas sebagai berikut:
1. Kegiatan komunikasi
Setiap kantor dari sudut tertentu merupakan pusat
komunikasi. Kantor tersebut menerima perintah, informasi, dan
laporan dari kantor-kantor lain, dan setelah mempersiapkan atau
memproses formulir-formulir dan dokumen-dokumen,
meneruskan intruksi, dan penjelasan kepada mereka yang
menunggunya. Hal itu dapat merupakan memo-memo intern atau
surat-surat kepada badan-badan luar.
2. Kegiatan kalkulasi
Sangatlah sedikit kegiatan bisnis yang dapat berlangsung
tanpa kalkulasi atau perhitungan angka.Berbagai alat untuk
menolong kegiatan saat ini yang sangat banyak, mulai dari mesin
hitung sederhana hingga komputer yang canggih.
3. Pengelolaan warkat
Warkat dibutuhkan apabila kegiatan usaha ingin dilakukan
secara efisien, bahkan warkat tersebut seringkali diperlukan
untuk membuktikan kontrak-kontrak yang sudah dibuat, atau
janji-janji yang telah dipenuhi, kemampuan untuk menjawab
pertanyaan dari pekerja, langganan dan lainnya dengan efisien
dan cepat. Bukti-bukti tadi sangat vital bagi manajemen kantor.
22
_____________
Warkat yang disusun dengan teliti mampu menghadapi hal
tersebut dengan mudah, dan dalam banyak hal mampu
membandingkan pelaksanaan sekarang dengan pencapaian yang
telah lalu serta meneliti masalah-masalah yang akan timbul jauh
sebelum hal itu terjadi. Warkat sistematis demikian akan
menghindari banyak organisasi dari kebangkrutan
4. Penyusunan laporan
Dasar kegiatan pelaporan adalah laporan. Apabila seorang
anggota staf mengetahui sesuatu yang tidak pada tempatnya ia
harus melaporkannya. Banyak laporan diperlukan sebagi
prosedur-prosedur rutin dari bagian-bagian kepada kepala
kantor. Di sanalah laporan dipertimbangkan dan dianalisis untuk
menyingkapi apakah peristiwa-peristiwa organisasi tersebut
ditangani dengan baik.
5. Kegiatan yang Mengikuti Prosedur Rutin

Banyak kegiatan rutin harus dilaksanakan secara teratur
apabila kantor ingin berfungsi dengan tepat. Pekerjaan kantor
harus dinilai berdasarkan hasil-hasil yang dicapai. Pekerjaan
kantor merupakan alat untuk mencapai sesuatu tujuan yang
diinginkan, di mana pekerjaan bukanlah merupakan tujuan.
Pekerjaan kantor dapat dianalisis dan dievaluasi, dapat dibagi-
bagi dalam bagian-bagian atau komponen dan masing-masing
bagian dapat dipelajari secara kritis untuk mengetahui bagaimana
pentingnya dalam pencapaian tujuan yang diinginkan. Manajemen
dapat diterapkan dalam bidang pekerjaan kantor.
Ada bermacam-macam fungsi manajemen kantor, namun

demikian aktivitas-aktivitas pokok dapat dinyatakan sebagai
berikut:
1. Menyediakan suatu organisasi kantor yang efektif, yang
meliputi beberapa hal:
23
_____________
a. Aktivitas-aktivitas ditentukan dan personel yang tepat
dipekerjakan;
b. Saluran-saluran tertentu dan hubungan-hubungan
organisatoris digariskan;
c. Delegasi kekuasaan dan tanggung jawab; dan
d. Tanggung jawab tetap ada di antara personil.
2. Mengusahakan adanya fasilitas-fasilitas fisik yang baik di
kantor, yang meliputi beberapa hal:
a. Layout perkantoran, pengaturan meubel-meubel, dan alat-
alat kantor;
b. Penerangan yang cukup;
c. Ditiadakan suara-suara yang tidak perlu dan
d. Adanya ventilasi secukupnya
3. Membuat spesifikasi dan membeli alat-alat dan persediaan-
persediaan, yang meliputi beberapa hal:
a. Meubel-meubel dan alat-alat kantor yang sesuai dengan
kebutuhan organisasi;
b. Mesin-mesin kantor yang sesuai dengan kebutuhan
organisasi; dan
c. Persedian-persedian kantor seperti alat tulis kantor.
4. Mengusahakan adanya fasilitas service dan komunikasi, yang
meliputi beberapa hal:
a. Pekerjaan korespondensi, stenografi, dan mengetik;
b. Penyimpanan arsip (filling) dan penyimpanan catatan-
catatan;
c. Mengerjakan surat-surat masuk dan keluar; Service telepon
dan telegraf; Adanya jaringan informasi secara online;
5. Mengusahakan adanya hubungan pimpinan dengan pegawai
yang harmonis dan memuaskan, yang meliputi beberapa hal,
yaitu:
a. Supervisi yang cukup;
b. Analisis pekerjaan dan pendidikan;
c. Administrasi gaji;
d. Pemilihan pekerjaan;
24
_____________
e. Latihan dan promosi;
f. Usaha untuk menjamin keselamatan di kantor; dan
g. Motivasi bagi pegawai yang ada di kantor.
6. Menganalisis dan memperbaiki metode-metode kantor serta
prosedur-prosedur, yang meliputi beberapa hal sebagai
berikut:
a. Penghematan gerakan dan simplifikasi pekerjaan;
b. Standar-standar waktu; dan
c. Menetapkan metode-metode efisien dan prosedur-
prosedur
7. Mengawasi aktivitas-aktivitas kantor, yang meliputi beberapa
hal, yaitu:
a. Kualitas pekerjaan;
b. Perencanaan pekerjaan kantor;
c. Menulis dan menerbitkan buku-buku petunjuk untuk
kantor; dan
d. Data biaya.
Perlu dinyatakan bahwa tidak semua aktivitas manajemen

perkantoran seperti tersebut di atas dilaksanakan pada setiap
perusahaan atau instansi pemerintah. Jumlah dan luas aktivitas-
aktivitas demikian tergantung dari dua buah faktor yaitu:
1) Sikap anggota-anggota top manajemen, dan
2) Luas perusahaan
D. Tata Ruang Perkantoran

Produktivitas suatu organisasi secara langsung atau tidak
langsung akan dipengaruhi oleh penataan ruang kerja (layout).
Dengan kata lain pelaksanaan tugas perkantoran, suatu faktor
penting yang turut menentukan kelancaran tugas ialah
penyusunan tempat kerja dan alat perlengkapan kantor dengan
sebaik-baiknya. Penyusunan alat-alat kantor pada letak yang tepat
serta pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan kerja
bagi para pegawai disebut tata ruang perkantoran.
25
_____________
Menurut Quible (2002), layout menjelaskan penggunaan
ruang secara efektif serta mampu memberikan kepuasan kepada
pegawai terhadap pekerjaan yang dilakukan, maupun
memberikan kesan yang mendalam bagi pegawai
Untuk memperjelas pengertian tata ruang perkantoran,

dapat dikutip 2 (dua) rumusan sebagai berikut:
1) Llittlefield & Peterson (1985) menyebutkan: ‘Office layout
may be defined as the arrangement of furniture and
equipment within available floor space.’[Tata ruang
perkantoran dapat dirumuskan sebagai penyusunan
perabotan dan alat perlengkapan pada luas lantai yang
tersedia].
2) George R. Terry (1974) menyebutkan: ‘Office layout is
determination of the space requirements and of the detailed
utilization of this space in order to provide a practical
arrangement of the physycal factors considered necessary
for the execution of the office work within reasonable costs.’
[Tata ruang perkantoran adalah penentuan mengenai
kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang penggunaan
secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu
susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap
perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya
yang layak].
Jadi tata ruang perkantoran yang baik akan bermanfaat

bagi organisasi dengan keuntungan yang diperoleh sebagai
berikut:
1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai
karena berjalan mondar-mandir yang sebetulnya tidak
perlu;
2. Menjamin kelancaran proses kerja yang bersangkutan;
3. Memungkinkan pemakaian ruang secara efisien;
26
_____________
4. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu pada saat
pelaskanaan kegiatan seperti kegiatan pelayanan tertentu.
Di samping itu, tata ruang perkantoran juga bermanfaat

dalam:
1. Mengoptimalkan penggunaan ruang yang ada secara
efektif;
2. Mengembangkan lingkungan kerja yang nyaman bagi
pegawai;
3. Memberikan kesan yang positif terhadap perusahaan;
4. Menjamin efisiensi dari arus kerja yang ada;
5. Meningkatkan produktivitas kerja pegawai; dan
6. Mengantisipasi pengembangan organisasi di masa depam
dengan melakukan perencanaan layout yang fleksibel.
Menurut Geoffrey Mills dan Oliver Standigford (1990),

tujuan tata ruang yang baik bagi suatu kantor adalah:
1. Syarat dengan aturan perundang-undangan;
2. Penggunaan ruang sampai pada manfaat yang terbesar;
3. Pelayanan-pelayanan tersedia sepanjang diperlukan
(listrik, komputer, telepon, dan lain-lain);
4. Suasana kerja yang baik cukup tersedia;
5. Adanya pengawasan yang dapat dilihat ketika bekerja;
6. Rasa kekompakan dapat dipelihara dalam bekerja;
7. Komunikasi dan arus kerja lancar;
8. Lalu lalang dipermudah;
9. Pelaksanaan kerja yang bersifat gaduh sebaiknya
dipisahkan;
10. Perlunya keamanan dan kenyamanan kerja setiap saat.
Secara umum tata ruang perkantoran dapat dibedakan

dalam dua macam, yatu:
1. Tata ruang yang terpisah. Pada susunan ini ruangan untuk
bekerja terbagi-bagi dalam beberapa satuan. Pembagian itu
27
_____________
dapat terjadi karena keadaan gedungnya yang terdiri atas
kamar-kamar maupun karena memang sengaja dibuat pemisah
buatan, misalnya plywood atau dinding kaca.
2. Tata ruang yang terbuka. Menurut susunan ini ruangan kerja
tidak dipisah-pisahkan, jadi semua pegawai berada dalam satu
ruangan besar dan antara pegawai yang satu dengan pegawai
yang lainnya saling terlihat. Dalam penataan ruang terbuka,
hendaklah memperhatikan beberapa hal: penggunaan dinding
permanen yang minim, penempatan masing-masing unit kerja
yang akan meminimalisir work backlogs atau crisscrossing
pekerjaan, memberikan perhatian pada akustik dan gangguan
suara, AC dan kontrol yang terpusat akan mudah dikendalikan,
dan pola warna dan pengaturan furniture.
Tentu saja dalam penataan perkantoran tidak seketika

berubah atau tanpa alasan. Setidaknya terdapat beberapa hal
umum yang mengharuskan perubahan suatu tata ruang kantor
antara lain adalah:
1. Penambahan atau pengurangan pegawai pada unit/bagian
ersangkutan;
2. Penambahan atau pergantian perabot atau alat-alat
lainnya;
3. Perubahan terhadap proses maupun penyelesaian suatu
pekerjaan; dan
4. Perubahan terhadap susunan organisasi atau tugas pokok
pekerjaan.
Dalam penataan ruang kantorQuible (2001),

mengungkapkan beberapa faktor yang harus diperhatikan dalam
perencanaan penataan ruang kantor:
1) Tugas pegawai;
2) Arus kerja;
3) Bagan organisasi;
4) Proyeksi kebutuhan tenaga kerja di masa dating;
28
_____________
5) Jaringan komunikasi;
6) Departemen dalam organisasi;
7) Kantor publik dan privat;
8) Kebutuhan ruang;
9) Pertimbangan keamanan; dan
10) Pembiayaan ruang perkantoran.
Dalam melakukan layout ruang kantor agar lebih efektif

hendaklah memperhatikan prinsip-prinsip berikut ini:
1) Menganalisis hubungan antara peralatan, informasi, dan
pegawai dalam arus kerja;
2) Menkondisikan arus kerja agar bergerak dalam bentuk
garis lurus dan meminimalisir crisscrossing dan
backtracking;
3) Pegawai yang melakukan pekerjaan serupa ditempatkan
berdekatan;
4) Pegawai atau divisi yang berhubungan dengan publik
ditempatkan di pintu masuk kantor;
5) Pegawai yang membutuhkan konsentrasi ditempatkan di
ruang kerja yang suasananya tenang;
6) Alokasi berdasarkan posisi, pekerjaan yang dilakukan, dan
peralatan khusus yang diperlukan;
7) Furnitur dan peralatan sesuai kebutuhan;
8) Lorong harus nyaman dan lebar;
9) Pertimbangan keamanan menjadi prioritas tinggi;
10)Area terbuka yang besar lebih efisien dibanding ruangan
kecil tertutup;
11)Provisi yang tepat bagi pencahayaanm dekorasi, AC,
kelembaban dan kontrol suara;
12)Memperhatikan kebutuhan perluasan kantor; dan
13)Pekerjaan harus datang pada pegawai, bukan sebaliknya.
29
_____________
BAB II
Implementasi Perkantoran
Modern
A. Data dan Informasi

Setidaknya terkait dengan pelaksanaan perkantoran
modern, terdapat dua konsep yang sangat penting, yaitu: data dan
informasi.
1) Data
The Liang Gie (1976) menyatakan bahwa data adalah hal,
peristiwa atau kenyataan lainnya apapun yang mengandung suatu
pengertian untuk dijadikan dasar guna penyusunan keterangan,
pem-buatan kesimpulan atau penetapan keputusan. Data adalah
ibarat bahan baku yang setelah diolah (diubah) menjadi
informasi.
Sementara itu Gordon (1985) mendefinisikan data sebagai

the raw material for information defined as groups of non-random
symbols which represents quantities. actions, things, etc. [data
adalah bahan mentah/bahan baku informasi, yakni sekelompok
lambang tidak acak yang menunjukkan jumlah, tindakan, sesuatu,
dan sebagainya. Bentuknya adalah huruf, angka simbol/lambang-
lambang khusus dan sebagainya].
30
_____________
Dalam Webster's New World Dictionary, dinyatakan bahwa
data adalah fact or figure from which conclutions can be inferred
[Fakta-fakta/figure - bisa tabel, grafik, statistik dari mana
kesimpulan dapat ditarik].
2) Informasi
Lucas mendefinisikan informasi sebagai some tangible or
intangible entity which reduces uncertainty about a future state or
event. Sementara itu, Gordon menyatakan bahwa information is
data that has been processed into a form that is meaningful to the
recipient and is of real or perceived value in current or prospective
decisions. [Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk
yang mengandung arti bagi penerima dan mem-punyai/memiliki
nilai nyata dalam keputusan, baik sekarang saat ini maupun yang
akan dating].
Buch dan Stater menyatakan bahwa information is the

aggregation or processing of data to provide knowledge or
intelligence. [Informasi adalah pengumpulan atau pengolahan data
guna memberikan pengetahuan dan kepandaian. Sementara itu,
George R. Terry (1962) menyatakan bahwa information is
meaningful data that conveys usable knowledge. [Informasi adalah
data yang mengandung arti dalam memberikan pengetahuan yang
bermanfaat].
Berdasarkan beberapa definisi di atas dapat disimpulkan

bahwa informasi adalah data yang telah diproses dan
mengandung arti bagi seseorang dalam pengambilan keputusan.
Jadi, data hanya akan menjadi informasi kalau mengandung arti.
Jika tidak, maka tetap menjadi data.
Berguna tidaknya informasi tergantung pada:

a) Tujuan penerima;
b) Ketelitian penyampaian dan pengolahan data;
31
_____________
c) Waktu;
d) Ruang dan tempat;
e) Bentuk (efektifitas, hubungan yang diperlukan,
kecenderungan) dan bidang-bidang yang memerlukan
perhatian manajemen); dan
f) Semantik; yaitu hubungan antara kata dan arti yang
diinginkan, apakah sudah jelas, sudah sesuai dengan
tujuan, sudah tepat sasaran.
Data hanya akan menjadi informasi apabila ia

mempengaruhi perilaku seseorang, dalam arti menggerakkan
orang untuk berperilaku sesuai dengan maksud dan tujuan
disampaikannya data itu, yaitu untuk mengambil keputusan.
Pertanyaannya adalah kapan pengaruh itu akan berlaku? Misalnya
perkiraan cuaca yang disiarkan setelah dunia dalam berita TVRI.
Data atau informasi? Dari mana kita dapat melihatnya? Bukankah
temperatur yang disiarkan itu hasil dari pengolahan bahkan
dengan alat bantu tertentu? Kapan ia mulai berlaku menjadi
informasi? Biasanya mulai pada tanggal dan jam tertentu. Kalau
kita mengacu pada pengertian bahwa informasi sebagai data yang
telah diolah. Bagaimana pendapat Anda? Kita harus ingat bahwa
pertama, ada selang waktu antara pemberitahuan data dan masa
mulai berlakunya data itu, dan kedua, dengan efek terhadap
perilaku seseorang.
Perilaku yang bagaimana yang terpengaruh oleh data?

Perlu ditekankan di sini bahwa perilaku yang dimaksud adalah
perilaku dalam pengambilan keputusan. Dalam kaitan ini,
terdapat selang waktu, di mana 'the earliest data are yesterday's,
the earliest decission is today's, and the earliest outcome is
tomorrow's. Jelas bahwa keadaan yang demikian, data dan
informasi dalam bentuk pengambilan keputusan adalah
incomplete (tidak lengkap), baik waktu maupun isinya. Sedang
waktu (time lag) karena data berasal dari waktu yang lalu dan
32
_____________
masa berlakunya kemudian; sedang isinya, yakni bahan
baku/bahan mentah tidak akan mencakup setiap karakteristik
fenomena yang muncul, tetapi hanya beberapa menyebabkan
berapapun banyaknya informasi, maka informasi tidak pernah
dan tidak akan pernah lengkap sebagai bahan pertimbangan
dalam pengambilan keputusan. Apa yang dipersyaratkan
pengambil keputusan adalah proyeksi kinerja yang akan datang.
Seorang pengambil keputusan tidak hanya akan
mempertimbangkan keputusan yang akan diambilnya
berdasarkan data yang ada di hadapannya, tetapi juga adalah
intuisi, feeling, pengetahuan, latar belakang pendidikan,
lingkungan, keterampilan dan pengalamannya akan turut
berperan besar, bahkan biasanya hal itu sangat dominan.
Contohnya: dokter, pengemudi, manajer, bahkan para eksekutif
dan legislatif sekalipun.
B. Pelaksanaan Manajemen Perkantoran Modern

Menurut Susanti (2009) pekerjaan perkantoran berarti
kegiatan mengumpulkan, mencatat, mengolah, menggandakan,
mengirim, dan menyimpan keterangan. Mencatat keterangan
kejadian berarti mencatat semua yang dilakukan sehingga
menjadi keterangan yang kelak dapat lebih berguna. Pada
kenyataannya, pelaksanaan kegiatan dapat diadakan dengan
menggunakan mesin, alat hitung, atau cara lain yang dikerjakan
dengan manual, dengan maksud dan tujuan yang tetap sama yaitu
membuat atau menyediakan informasi yang berguna untuk semua
pihak.
Apabila diteliti lebih lanjut hakikat pekerjaan kantor dapat

dibagi menjadi sebagai berikut:
1) Mengumpulkan/menghitung/keterangan, yaitu kegiatan
mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan
yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana,
33
_____________
menjadi keterangan yang siap dipergunakan bilamana
diperlukan;
2) Mencatat keterangan, yaitu kegiatan membubuhkan
keterangan dengan berbagai macam peralatan sesuai
dengan perkembangan teknologi modern dan kebutuhan
keterangan yang diperlukan sehingga wujud keterangan
dapat langsung siap pakai;
3) Mengolah keterangan, yaitu bermacam-macam kegiatan
mengerjakan keterangan dengan maksud meyajikan dalam
bentuk yang lebih berguna;
4) Menggandakan keterangan, yaitu kegiatan memperbanyak
keterangan dengan berbagai cara dan alat, sebanyak
jumlah yang diperlukan;
5) Mengirim keterangan, yaitu kegiatan menyampaikan
keterangan dengan berbagai cara dan alat dari suatu pihak
ke pihak lain;
6) Meyimpan keterangan, yaitu kegiatan menaruh atau
meletakkan keterangan dengan berbagai cara dan alat di
tempat tertentu sehingga lebih mudah diatur sistematis
dan aman.
Tentu saja pelaksanaan pekerjaan kantor di setiap kantor

berbeda ruang lingkupnya, hal tersebut tergantung dari
kebutuhan masing-masing kantor bersangkutan. Pada umumnya
luas sempitnya ruang lingkup pekerjaan kantor dipengaruhi oleh
beberapa faktor, antara lain:
a) Luas sempitnya ruang lingkup tugas pokok kantor
bersangkutan. Perusahaan yang besar dan luas
jangkauannya, memerlukan lebih banyak informasi yang
harus ditangani dari pada perusahaan yang sangat sempit
ruang lingkup usahanya dan
b) Sifat atau jenis usaha suatu kantor.
34
_____________
Berdasarkan faktor yang mempengaruhi kebutuhan
pekerjaan kantor tersebut, maka dalam pelaksanaannya
pekerjaan kantor dapat berupa pekerjaan tulis-menulis dan catat-
mencatat. Tetapi apabila dituntut pekerjaan kantor yang ruang
lingkupnya lebih luas maka pekerjaan kantor dalam hal demikian
dapat dilaksanakan dengan pekerjaan ketatausahaan yaitu yang
meliputi pekerjaan pengetikan, penggandaan (stensil, foto copy
dan lain-lain), kearsipan, ekspedisi, surat pelayanan, telepon dan
sebagainya. Selanjutnya, apabila perusahaan menuntutnya, maka
pekerjaan kantor yang diperlukan adalah ketatausahaan di
tambah dengan kegiatan lainnya seperti: penentuan sistem dan
prosedur perkantoran, merencanakan tata ruang kantor,
penggunaan atau pengolahan data elektronik, pembinaan pegawai
kantor dan sebagainya.
Dengan demikian pekerjaan kantor tidak identik dengan

pekerjaan tulis menulis ataupun ketatausahaan, tetapi dalam
pelaksanaanya pekerjaan kantor, dapat berupa:
1) Pekerjaan tulis-menulis kantor dapat berupa menjawab
surat;
2) Ketatausahaan;
3) Katatausahaan ditambah dengan kegiatan lain yang lebih
kompleks Luas atau sempit ruang lingkup pekerjaan
kantor, berfungsi memberi fasilitas kepada pelaksanaan
tugas pokok suatu instansi atau perusahaan, melayani, dan
memudahkan koordinasi terhadap kegiatan-kegiatan
pokok.
Selanjutnya G. Mills, O. Standingford (1990)

mendefinisikan tujuan kantor adalah sebagai pemberi pelayanan
komunikasi dan perekaman. Definisi luas ini dapat diperjelas,
sehingga fungsi kantor sebagai pusat informasi yang
melaksanakan pekerjaan seperti diuraikan di bawah ini.
35
_____________
1. Menerima informasi
Contoh bentuk informasi yang diterima pada umumnya
adalah surat, panggilan telepon, pesan, faktur, dan laporan
berbagai kegiatan organisasi. Selain menerima informasi yang
masuk seperti itu, kantorpun memperoleh informasi.
2. Merekam informasi
Tujuan membuat rekaman adalah agar informasi dapat
disiapkan segera apabila manajemen memintanya. Beberapa
rekaman (record) diminta untuk disimpan menurut hukum, tetapi
di samping itu, rekaman harus disimpan hanya untuk memenuhi
kebutuhan manajemen dalam perencanaan dan pengendalian
organisasi. Rekaman semacam itu mungkin menunjukkan hasil
negosiasi, transaksi, kegiatan, dan sebagainya misalnya
korespondensi, pesanan, faktur, laporan keuangan, manajemen,
rekaman stok, dan hasil analisis lainya.
3. Mengatur informasi
Informasi yang dikumpulkan oleh kantor jarang dalam
bentuk yang sama seperti pada waktu diberikan. Data
dikumpulkan dari berbagai sumber yang berbeda, perhitungan
harus dibuat. Kantor bertanggung jawab untuk memasok
informasi dalam bentuk yang paling baik dalam melayani
manajemen, adalah suatu fungsi yang paling penting dan yang
harus dijalankan oleh staf yang terlatih dengan baik. Contoh
pengaturan informasi adalah penyiapan berbagai macam laporan.
4. Memberi informasi
Jika manajemen meminta, kantor membagikan informasi
dari rekamannya. Sebagian informasi yang didistribusikan
bersifat rutin, sebagian lagi bersifat khusus, dan informasi dapat
diberikan secara lisan atau secara tertulis, misalnya instruksi,
laporan perkembangan, anggaran dan lain sebagainya.
36
_____________
5. Melindungi Aset
Tugas kantor tidak akan terlaksana sepenuhnya jika
terbatas hanya sekedar menerima, merekam, mengatur dan
memberi informasi saja. Masih ada tambahan tanggung jawab
yaitu mengamati secara cermat dan melindungi hasil rekaman
yang vital, mengamankan uang tunai yang harus disimpan di
brankas atau di bank. Tentu saja dalam sebelum melaksanakan
pekerjaan kantor, ada baiknya merancang, menganalisis dan
mendeskripsikan pekerjaan.
Menurut Gomez-Mejia dkk. (2004) rancangan pekerjaan

didefinisikan sebagai proses pengorganisasian pekerjaan ke
dalam tugas-tugas yang diperlukan untuk melakukan sebuah
pekerjaan. Menurut Gomez-Mejia dkk. (2004) ada 3 (tiga) hal
penting dalam merancang sebuah pekerjaan, yaitu: analisis alur
(work flow analysis), strategi bisnis yang diambil, dan bagaimana
struktur tim yang tepat untuk strategi tersebut.
Selanjutnya Gomez-Mejia dkk. (2004) dalam merancang

pekerjaan hendaknya berpedoman pada beberapa pendekatan,
yaitu:
1. Penyederhanaan pekerjaan
Pendekatan ini didasari oleh asumsi bahwa pekerjaan
dapat diuraikan menjadi lebih sederhana, berupa tugas yang
selalu berulang-ulang untuk memaksimalakan efisiensi dan
efektivitas pekerjaan administrasi. Pendekatan ini hanya
menitikberatkan pada pekerjaan dan proses tertentu bukan
proses keseluruhan dari sebuah perusahaan.
2. Pemekaran perusahaan
Pendekatan ini dilakukan dengan memekarkan pekerjaan
yang telah dilakukan sebelumnya. Misalnya petugas bagian surat
yang bertanggung jawab dalam pengiriman surat tetapi sekarang
diberikan tanggung jawab untuk pendokumentasian surat.
37
_____________
3. Perotasian pekerjaan
Pendekatan ini dimungkinkan dengan merotasi karyawan
di antara pekerjaan yang ada tanpa merubah alur pekerjaan untuk
penyegaran lingkungan dan jenis pekerjaan.
4. Pemerkaya pekerjaan
Pendekatan ini dilakukan agar pekerjaan menjadi lebih
menarik dan menantang bagi seorang karyawan. Hal ini dilakukan
dengan menetapkan beberapa tugas khusus untuk dilakukan satu
orang yang bertanggung jawab hingga terselesaikanya proses
pekerjaan yang dimaksud.
5. Disain pekerjaan berdasarkan tim

Pendekatan ini dilakukan dengan memberikan wewenang
menyelesaikan pekerjaan yang diberikan.
Kemudian setelah pekerjaan dirancang, maka harus
dilakukan analisis pekerjaan, yang terdiri dari beberapa langkah,
yaitu:
Langkah 1, menyediakan suatu pandangan yang luas
bagaimana masing-masing pekerjaan, berkait dengan perusahaan
secara keseluruhan. Struktur organisasi dan tabel proses
digunakan untuk melengkapi langkah 1. Langkah 2, untuk
mendorong menentukan bagaimana analisis pekerjaan dan
informasi rancang pekerjaan akan digunakan. Pada umumnya
langkah ini memerlukan waktu dan biaya yang mahal untuk
meneliti tiap-tiap pekerjaan, sehingga suatu contoh yang mewakili
pekerjaan perlu untuk terpilih. Sejalan dengan hal tersebut, pada
langkah 3 dipilih pekerjaan untuk dianalisis. Langkah 3,
melibatkan penggunaan dari teknik analisis pekerjaan yang bisa
diterima. Teknik analisis digunakan untuk mengumpulkan data
atas karakteristik pekerjaan, perilaku yang diperlukan, dan
karakteristik suatu karyawan yang harus melaksanakan pekerjaan
tersebut. Langkah 4, mengumpulkan informasi yang digunakan.
Langkah 5, untuk mengembangkan suatu deskripsi tugas. Langkah
38
_____________
6, mempersiapkan suatu spesifikasi pekerjaan. Langkah terakhir
adalah menuangkan hal yang telah diidentifikasikan, dijelaskan
dan didefinisikan oleh analisis pekerjaan kedalam sebuah
dokumen tertulis yang disebut dengan diskripsi pekerjaan.
Menurut Gomez-Meijia dkk. (2004) ada 2 jenis deskripsi

pekerjaan, yaitu:
a) Deskripsi pekerjaan secara khusus merupakan ringkasan
dari tugas, kewajiban dan tanggung jawab pekerjaan dan
b) Deskripsi pekerjaan secara umum, yakni mencakup hal-hal
dasar mengenai tugas, kewajiban dan tanggung jawab dari
sebuah perkerjaan. Deskripsi ini dapat digunakan pada
organisasi yang mengedepankan inovasi dan fleksibilitas
dalam pencapaian tujuannya.
Deskripsi pekerjaan mempunyai 4 elemen penting, yaitu:
1) Identifikasi informasi,
2) Ringkasan pekerjaan,
3) Kewajiban dan tanggung jawab pekerjaan, dan
4) Spesifikasi pekerjaan dan kualifikasi minimum
Menurut Hershner Cross, sistem Informasi manajemen

dalam perkantoran modern merupakan suatu gabungan yang
amat teratur dari pegawai, perlengkapan dan fasilitas-fasilitas
yang melakukan penyimpanan, pengambilan, pengolahan,
pengiriman dan pembaharuan data, semuanya sebagai tanggapan
terhadap kebutuhan-kebutuhan para pembuat keputusan pada
semua tingkat organisasi.
Sedangkan menurut Sherman Bluemethal menyatakan

bahwa sistem-sistem tersebut menyangkut sarana-sarana untuk
menghimpun, menyimpan, memperbaharui, dan mengambil data
maupun berbagai sarana untuk mengubah data itu menjadi
informasi untuk digunakan manusia.
39
_____________
C. Efisiensi dan Efektivitas Perkantoran
Penataan terhadap pelaksanaan perkantoran harus
berujung pada efisiensi. Efisiensi perlu dijadikan satu-satunya
dasar pemikiran dan tujuan pokok bagi semua pelaksanaan kerja
ketatausahaan, misalnya penggunaan kertas baru secara
berlebihan hanya untuk membuat draft ataupun konsep yang
belum matang apalagi dicetak berkali-kali dengan menggunakan
printer komputer. Efisiensi adalah suatu asas dasar tentang
perbandingan terbaik antara usaha dengan hasil yang dicapai.
Ada 5 (lima) unsur sumber kerja sehubungan dengan

efisiensi dalam pelaksanaan perkantoran modern, yaitu:
1. Pikiran, untuk mencapai cara yang termudah;
2. Tenaga, untuk mencapai cara yang teringan;
3. Waktu, untuk mencapai cara yang tercepat;
4. Ruang, untuk mencapai cara yang terdekat; dan
5. Benda, untuk mencapai cara yang termurah;
Maksud dengan pemakaian pikiran dalam pelaksanaan

perkantoran adalah:
a) Pekerjaan yang terdiri dari banyak kegiatan visual
hendaknya memakai sarana yang memudahkan
pembacaan atau penangkapan mata, misalnya dalam
menulis bilangan-bilangan hendaknya dinyatakan dengan
angka-angka dan bukan huruf sehingga lebih mudah
ditangkap oleh mata;
b) Pada pekerjaan yang tersusun atas beberapa langkah dan
cukup ruwet sebaiknya langkah-langkah permulaannya
disiapkan atau diselesaikan lebih dahulu untuk
memudahkan penyelesaian seluruh pekerjaan tersebut.
Misalnya dalam mendaftar suatu rangkaian keterangan
yang diberi nomor urut, dapatlah nomor urut itu ditulis
dulu semuanya sampai selesai sehingga tidak ada nomor
yang ketinggalan, demikian pula label-label mengenai
40
_____________
berbagai keterangan dapat disiapkan lebih dahulu
sehingga kelak tinggal menempelkan secara gampang.
Selanjutnya pemakaian tenaga dalam pekerjaan kantor

meliputi:
a) Pekerjaan jasmani sedapatnya diubah menjadi pekerjaan
otomatis atau dilaksanakan dengan bantuan mekanis,
misalnya membubuhkan keterangan tertentu pada file-file
hendaknya diubah dari tulisan tangan menjadi
pembubuhan dengan stempel, dalam menggandakan file
hendaknya diusahakan dengan mesin listrik (copy) yang
dapat memutar sendiri secara otomatis;
b) Setiap kegiatan jasmani hendaknya selalu produktif, yaitu
berikan hasil tertentu dan tidak ada tenaga yang terbuang
sia-sia, misalnya bila ada seorang pejabat yang ingin
menemui pejabat lain sebaiknya menelpon lebih
dahulutentang ada tidaknya sehingga tidak membuang
tenaga dan waktu secara sia-sia karena pejabat yang akan
ditemui itu sedang tidak berada ditempat.
Pemakaian waktu dalam pekerjaan perkantoran meliputi

hal-hal sebagai berikut:
a) Hari, bulan dan tahun hendaknya direncanakan
pemakaiannya dengan sebaik-baiknya sehingga tidak ada
pekerjaan yang tertunda atau terbengkalai;
b) Waktu kerja hendaknya selalu produktif, yaitu tidak ada
waktu yang hampir tanpa memberikan hasil kerja
betapapun kecilnya, misalnya setiap pejabat hendaknya
menyusun acara dan jadwal kerja untuk setiap hari, setiap
minggu maupun jangka waktu yang lebih panjang sehingga
waktu kerja dapat dipakai sebaik-baiknya.
Pemakaian ruang dalam pekerjaan perkantoran meliputi

hal-hal berikut ini.
41
_____________
a) Alat-alat perlengkapan kantor hendaknya diletakkan dekat
pegawai yang paling sering mempergunakannya untuk
mengurangi jarak mondar-mandir yang banyak, misalnya
lemari, mesin tik dan peralatan lainnya. Hendaknya
diletakkan dekat dengan pegawai yang paling banyak
memakainya untuk memelihara jarak yang paling pendek;
dan
b) Benda-benda yang tidak diperlukan lagi hendaknya tidak
disimpan terus melainkan langsung dibuang ke dalam
keranjang sampah sehingga tidak memakan tempat,
misalnya undangan-undangan pertemuan yang sudah
lewat, memo-memo yang telah diselesaikan, bekas pita
mesin tik & lain sebagainya hendaknya tidak disimpan
terus dalam laci meja kerja melainkan dibuang saja ke
tempat sampah.
Pemakaian benda (termasuk uang), dalam pekerjaan

perkantoran modern meliputi hal-hal sebagai berikut:
a) Dalam pembelian barang-barang administrasi hendaknya
waspada agar tidak terperangkap dalam pengamatan
semu, misalnya membeli alat tulis yang harganya memang
murah tetapi kegunaan atau daya tahan alat tersebut
sangat rendah sehingga tidak seimbang dengan alat lain
yang harganya lebih tinggi namun memiliki kualitas yang
optimal dan jangka waktu lebih lama;
b) Bila perlu dan tidak menimbulkan beban kerja banyak,
benda-benda sisa hendaknya dimanfaatkan kembali,
misalnya potongan-potongan kertas bekas dapat dijadikan
notes.
42
_____________
BAB III
Korespodensi Dan Persuratan
A. Pengertian
Manusia tidak terlepas dari saling memberikan informasi,
baik secara lisan maupun secara tertulis. Informasi secara lisan
terjadi jika si pemberi informasi berhadap-hadapan atau
bersemuka dengan si penerima informasi. Pemberian informasi
melalui telepon, radio, dan melalui televisi masih tergolong ke
dalam pemberian informasi secara lisan.
Selanjutnya, informasi secara tertulis terjadi jika pemberi

informasi tidak mungkin dapat berhadap-hadapan dengan
penerima informasi dan tidak mungkin menggunakan media
seperti tertera di atas. Sarana komunikasi tertulis yang biasa
digunakan untuk keperluan seperti yang digambarkan di atas
terdiri atas beberapa macam, salah satunya adalah surat.
Sedangkan teknik membuat dan berkomunikasi dengan surat
dalam kegiatan perkantoran disebut korespondensi.
Selanjutnya akan diuraikan tentang pengertian

korespondensi dan surat. Korespondensi dalam kegiatan
perkantoran diartikan sebagai teknik membuat surat dan
berkomunikasi dengan surat. Sebagaimana diketahui komunikasi
43
_____________
yang diartikan sebagai proses penyampaian warta atau transfer
informasi dari satu pihak kepada pihak lain yang dapat di lakukan
dengan lisan, tulisan, gambar, lambang, isyarat atau tanda-tanda
lain. Cara- cara tersebut bisa digunakan secara gabungan dua atau
lebih dari cara yang ada.
Dan uraian singkat di atas mudah dimengerti dan

dirumuskan apa yang disebut dengan surat. E. Zaenal Arifin
(1996:2) memberi batasan bahwa surat adalah salah satu sarana
komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan dari satu pihak,
(orang, instansi, atau organisasi) kepada pihak lain (orang,
instansi, atau organisasi). Apabila surat dari satu pihak kepada
pihak lain itu berisi informasi yang menyangkut kepentingan
tugas dan kegiatan instansi yang bersangkutan, surat semacam itu
disebut surat dinas atau surat resmi.
Rumusan lain mengenai pengertian surat bisa saja kita

jumpai, misalnya surat diartikan sebagai sehelai kertas yang
memuat bahan komunikasi tertulis dari seseorang ditujukan
kepada orang lain atau pihak lain. Rumusan lain misalnya, surat
adalah kertas tertulis dalam bentuk tertentu yang digunakan
untuk menyampaikan pesan dari satu pihak kepada pihak lain.
Rumusan-rumusan lain mengenai pengertian surat tentu saja
masih banyak, dan dalam hal ini tentu saja menguntungkan bagi
siapapun yang mendalami korespondensi, karena masing-masing
pengertian itu akan saling melengkapi. Namun demikian kiranya
perlu dicermati bahwa masa sekarang dan mungkin juga di masa-
masa yang akan datang, surat tidak selalu tertulis di kertas.
Kecenderungannya bahkan kegiatan perkantoran mengarah ke
proses ‘paperless’. Istilah ‘paperless’ di sini tentu saja bukan
berarti tidak menggunakan kertas sama sekali.
44
_____________
B. Tujuan Umum Persuratan
Dalam setiap proses komunikasi pasti pengirim pesan atau
informasi selalu mengharap informasi yang dikirimkannya dapat
sampai ke penerima, dan mengharap si penerima mengerti atau
memahami. Bila dikehendaki oleh si pengirim selanjutnya
diharapkan penerima akan melakukan langkah tertentu sesuai
dengan yang dikehendaki. Dengan kata lain, tujuan umum setiap
surat yang ditulis oleh pengirimnya adalah mengharap reaksi
yang timbul dari pembacanya tepat seperti yang diharapkan.
C. Fungsi Surat Kedinasan

Secara umum fungsi surat adalah sebagaimana tercermin
dalam rumusan pengertiannya yaitu sebagai alat komunikasi
tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi. Akan tetapi
secara khusus fungsi surat dapat disebut sebagai berikut:
1) Surat dinas sebagai duta atau wakil penulis untuk
berhadapan dengan lawan bicaranya. Oleh karena itu, isi
surat merupakan gambaran mentalitas pengirimnya;
2) Surat dinas sebagai alat pengingat karena surat dapat
diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika diperlukan;
3) Surat dinas sebagai pedoman kerja, seperti surat
keputusan atau surat instruksi;
4) Surat dinas sebagai bukti tertulis hitam di atas putih,
terutama surat-surat perjanjian;
5) Surat dinas sebagai alat bukti tentang yang
dikomunikasikan, yang selanjutnya sebagai bukti sejarah,
seperti pada surat-surat tentang perubahan dan
perkembangan suatu instansi, yuridis dan administratif.
D. Teknik Penulisan Surat Kedinasan

Surat dinas, sebagai sarana komunikasi tertulis, sebaiknya
menggunakan format yang menarik, tidak terlalu panjang, serta
memakai bahasa yang jelas, padat, adab, dan takzim. Format surat
dinas dikatakan menarik jika letak bagian-bagian surat teratur
45
_____________
sesuai dengan ketentuan. Bagian-bagian surat dinas tidak
ditempatkan seenaknya menurut keinginan penulis.
Selanjutnya, surat dinas diusahakan tidak terlalu panjang

karena surat yang panjang dan bertele-tele akan menjemukan.
Sebaliknya, surat yang singkat merupakan suatu keuntungan.
Kemudian bahasa surat dinas dikatakan jelas jika maksudnya
mudah ditangkap dan unsur-unsur gramatikal, seperti subjek dan
predikat, dinyatakan secara tegas, serta tanda-tanda baca
digunakan dengan tepat.
Bahasa surat dikatakan padat jika Iangsung

mengungkapkan pokok pikiran yang ingin disampaikan tanpa
basa-basi dan tanpa berbunga-bunga. Bahasa surat dinas
dikatakan adab jika pernyataan yang dikemukakan itu sopan dan
simpatik, tidak menyinggung perasaan si penerima. Selain itu
surat harus bersih dan necis. Khusus untuk surat-surat dinas,
harus ada ciri-ciri formal atau ciri-ciri kedinasan, dan harus ada
keseragaman pola bentuk.
Tentu saja untuk dapat membuat surat yang bisa digolong

kan sebagai surat yang baik, dan dapat berfungsi baik secara
umum maupun secara khusus seperti tersebut di atas, penulis
surat perlu memiliki kemampuan-kemampuan sebagai syarat
dasar sebagai berikut:
1) Penguasaan materi yang akan dikomunikasikan atau
dibahas dalam surat;
2) Penguasaan bahasa, terutama bahasa tulisan;
3) Penguasaan pikiran dan perasaan si penerima;
4) Pengetahuan mengenai posisi dalam hubungan kerja
antara penulis dan pembaca;
5) Pengetahuan tentang teknik korespondensi.
46
_____________
Tentu saja akan lebih menguntungkan apabila penulis
surat dalam hal-hal tertentu; mempunyai pengetahuan tentang
pandangan atau pola pikir dari pembacanya.
Setiap penulis surat pasti tidak menghendaki sampai

terjadi adanya informasi yang terlewat, tertinggal atau lalai tidak
termuat dalam surat yang ditulisnya. Sebaliknya, tentu penulis
surat juga tidak menghendaki di dalam suratnya termuat
informasi yang mestinya tidak atau belum perlu disampaikan.
Oleh karena itu apabila pertimbangan telah diputuskan

bahwa komunikasi melalui surat adalah yang paling tepat, maka
langkah teknis yang berikutnya adalah:
1) Penegasan tujuan pokok penulisan surat;
2) Pengumpulan data/informasi;
3) Perkiraan tentang pembaca;
4) Penyusunan draft atau konsep;
5) Penyelesaian.
Semakin sering menulis surat, seseorang semakin terbiasa

dengan langkah-langkah tersebut di atas, bahkan tidak terasa lagi
melalui langkah-langkah itu. Untuk hal-hal yang sifatnya rutin dan
setiap kali surat yang ditulis mengandung informasi yang relatif
sama berulang kali, biasanya dibuat formulir atau surat isian.
Salah satu hal yang ikut menentukan baik atau kurang

baiknya suatu surat adalah formatnya. Yang dimaksud dengan
format surat dinas adalah tata letak atau posisi bagian-bagian
surat dinas. Anda tentu telah memahami bahwa surat terdiri atas
bagian-bagian surat. Berbagai cara pembagian untuk
menyebutkan bagian-bagian surat ini. Salah satu pembagian
misalnya dengan menyebutkan: bagian kepala, bagian tubuh dan
kaki surat. Masing-masing bagian itu terdiri atas subbagian-
subbagian.
47
_____________
Untuk memudahkan, dalam modul ini disebutkan secara
langsung bagian-bagian surat ini dengan rinci sebagai berikut:
1. Kepala surat;
2. Tanggal surat;
3. Nomor surat;
4. Sifat surat;
5. Lampiran;
6. Hal atau perihal;
7. Alamat dalam;
8. Kalimat pembuka;
9. Isi surat;
10. Kalimat penutup;
11. Nama jabatan;
12. Nama dan NIP penanda tangan;
13. Tembusan;
14. Initial.
Bagian-bagian surat tersebut di atas mempunyai fungsi

masingmasing. Penggunaan dan teknik pengetikannya diatur dan
ditentukan oleh masing-masing organisasi. Pengaturan dan
penentuan tentang penggunaan bagian-bagian surat serta teknik
pengetikannya biasanya dituangkan dalam surat keputusan
pimpinan organisasi yang bersangkutan, dan digunakan sebagai
pedoman. Pedoman tersebut harus diikuti dan dilaksanakan oleh
seluruh penyelenggara kegiatan organisasi yang bersangkutan.
Untuk instansi-instansi pemerintah, pedoman umum

tentang penggunaan dan teknik pengetikan bagian bagian surat
ini dimuat dalam Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan
Aparatur Negara Nomor 71 Tahun 1993 tentang Pedoman Tata
Persuratan Dinas.
Di atas telah disebutkan bahwa penggunaan dan teknik

pengetikan bagian-bagian surat ditentukan oleh masing-masing
48
_____________
organisasi. Penempatan bagian-bagian surat itu termuat dalam
format tertentu membuat perbedaan-perbedaan bentuk surat
yang biasa disebut juga dengan istilah style.
Bentuk atau style surat dalam suatu organisasi ditentukan

oleh organisasi yang bersangkutan. Untuk instansi pemerintah,
bentuk surat sudah ditentukan sebagaimana dimaksudkan dalam
Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan
Reformasi Birokrasi Nomor 80 Tahun 2012 tentang Pedoman
Tata Naskah Instansi Pemerintah.
Di samping bentuk surat untuk instansi-instansi

pemerintah sebagaimana dicantumkan dalam Peraturan Menteri
Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor
80 Tahun 2012 tentang Pedoman Tata Naskah Instansi
Pemerintah, di Iingkungan organisasi atau perusahaan niaga
dikenal bentuk-bentuk surat:
1) Format Balok/Lurus Penuh (Full Block Style);
2) Format Balok yang diubah (Modified Block Style);
3) Format Setengah Balok (Semi Block Style);
4) Format Sederhana (Simplified);
5) Format Inden atau Bentuk Lekuk (Indented Style);
6) Format Paragraf Menggantung (Hanging Paragraf).
Di samping mengemukakan fungsi bagian-bagian tersebut,

kita perlu juga mempelajari bagaimana penulisan bagian-bagian
itu dengan menggunakan bahasa yang benar, misalnya, bagaimana
penulisan kepala surat yang benar, bagaimana penulisan tanggal
surat, bagaimana penulisan nomor, lampiran, dan hal surat,
penulisan alamat surat, penulisan paragraf pembuka, penulisan
paragraf penutup, penanda tangan surat, dan penulisan tembusan
surat.
49
_____________
Seperti Anda ketahui dan sadari, dalam bagian isi surat
tercantum pesan penulis yang ingin disampaikan kepada
penerima surat. Agar pesan yang terdapat dalam surat itu
komunikatif dan mudah dipahami oteh penerimanya, surat,
sebagai salah satu jenis karangan tertulis, hendaknya
menggunakan bahasa yang benar, sesuai dengan kaidah
komposisi atau kaidah karang-mengarang.
Pembicaraan kaidah komposisi yang bertalian dengan

surat-menyurat mencakupi pemilihan kata, pemakaian ejaan yang
disempurnakan, penyusunan kalimat, dan penyusunan paragraf.
Berikut akan dibahas satu persatu.
1. Penyusunan Kalimat
Kalimat yang digunakan dalam surat dinas hendaknya
berupa kalimat obyektif, yaitu kalimat yang sesuai dengan kaidah
bahasa, singkat, dan enak dibaca. Kalimat yang sesuai dengan
kaidah bahasa adalah kalimat yang tidak menyimpang dari kaidah
yang berlaku. Kalimat itu sekurangkurangnya memiliki subjek dan
predikat. Selanjutnya, kalimat yang digunakan adalah kalimat
yang tidak bertele-tele atau tidak berbelit-belit. Namun, tidak
berarti bahwa unsur-unsur yang wajib ada dalam sebuah kalimat
itu boleh dihidangkan. Kemudian, kalimat yang enak dibaca
adalah yang sopan dan simpatik, tidak bernada menghina atau
meremehkan pembaca.
2. Penyusunan Paragraf
Gagasan Anda sebagai penulis yang dituangkan dalam
surat hendaknya ditata dan diatur sedemikian rupa dalam
paragraf-paragraf sehingga gagasan itu mudah dipahami oleh
penerima surat. Setiap gagasan disusun dalam satu paragraph
yang utuh, yakni paragraf yang memenuhi syarat adanya kesatuan
dan kepaduan. Dengan kata lain, gagasan yang sama tidak
dituangkan dalam beberapa paragraf. Sebaliknya, beberapa
50
_____________
gagasan yang berbeda tidak dituangkan dalam sebuah paragraf
yang sama.
Sebuah paragraf dikatakan memiliki kesatuan jika paragraf

itu betul-betul hanya berbicara satu masalah. Selanjutnya,
paragraf dikatakan memiliki kepaduan jika kalimat-kalimat yang
Anda susun saling berhubungan, dan saling berkaitan. Kalimat-
kalimat dalam sebuah paragraf akan saling berhubungan dan akan
saling berkaitan jika diikat dengan pengait paragraf, yang berupa
ungkapan penghubung antar katimat, seperti Selanjutnya, selain
itu, sebaliknya, namun, dan oleh sebab itu, diikat dengan kata
ganti, seperti itu, ini, nya, dan tersebut, atau diikat dengan
pengulangan kata yang dipentingkan.Marilah kita bandingkan
paragraf yang tidak memiliki syarat kesatuan dan kepaduan
dengan paragraf yang memiliki dua syarat dengan baik.
‘Laporan tentang hasil penelitian kiriman Bapak telah saya

terima dengan baik. Di dalamnya ada satu judul penelitian
yang sebenarnya tidak saya pesan. Hasil penelitian yang
saya minta ternyata tidak ada dalam kiriman itu. Laporan
Hasil penelitian itu tertukar. Bersama ini saya kembalikan
Laporan Hasil Penelitian yang tidak saya butuhkan, dan
saya mohon Bapak segera mengirimkan hasil laporan yang
saya pesan, yaitu Laporan Hasil Penelitian Sistem
Penggajian Pegawai Negeri Sipil.’
Paragraf ini hanya berisi satu gagasan, yakni tentang

kiriman buku tentang hasil penelitian. Walaupun dalam paragraf
ini terdapat pernyataan tentang adanya kekeliruan pengiriman,
yaitu tertukarnya hasil penelitian yang dipesan dengan hasil
penelitian yang tidak dipesan, pernyataan-pernyataan tersebut
hanyalah merupakan kalimat penjelas yang memperterang
kalimat utama. Jadi, semua kalimat harus
51
_____________
disusun dalam satu paragraf. Di samping itu, agar kalimat-kalimat
itu saling berkaitan, hendaklah digunakan pengait paragraf, yang
berupa ungkapan penghubung antar kalimat. Sebaiknya kalimat-
kalimat itu disusun dalam satu paragraf, sebagai berikut:
Laporan tentang hasil penelitian kiriman Bapak telah saya

terima dengan, baik. Namun, di dalamnya ada satu judul
penelitian yang sebenarnya tidak saya pesan. Sebaliknya,
hasil penelitian yang saya minta ternyata tidak ada dalam
kiriman itu. Mungkin Laporan Hasil penelitian itu tertukar
ketika staf Bapak mengepaknya. Oleh sebab itu, bersama
ini saya kembalikan Hasil Laporan Penelitian yang tidak
saya butuhkan, dan saya mohon Bapak segera
mengirimkan hasil laporan yang saya pesan, yaitu Laporan
Hasil Penelitian Sistem Penggajian Pegawai Negeri Sipil.
52
_____________
BAB IV
Pengarsipan Surat
A. Sistem Pengarsipan
Fungsi filling baik dalam organisasi pemerintah maupun
swasta sangat diperlukan. Organisasi/perusahaan banyak
mengalami kegagalan, karena organisasi/perusahaan tersebut
tidak mengakui adanya kenyataan tersebut. Di sisi lain,
organisasi/perusahaan banyak dipuji keberhasilannya, karena
menghargai adanya kenyataan bahwa komunikasi dan
pengambilan keputusan organisasi/perusahaan yang penting
dapat dibuat dengan mudah dan cepat, sebab informasi yang
penting serta merta tersedia pada saat dibutuhkan.
Banyak kegiatan dalam suatu organisasi/perusahaan

tergantung pada filling. Seperti suatu pernyataan yang secara
dramatis menjadi kenyataan, dapat secara visualisasi diuraikan,
yaitu jika seorang pimpinan yang sangat sibuk, sedang berbicara
melalui pesawat telepon, dan tiba-tiba memerlukan informasi
tentang sebuah kontrak yang datang beberapa hari yang lalu
dalam suatu surat. la mengingat-ingat kembali bahwa perjanjian
penawaran lebih dari 3 milyar rupiah, tetapi jumlah yang pasti
ada dalam file-nya. Beberapa kata dilontarkan kepada
sekretarisnya untuk menemukan surat tersebut, sementara ia
melanjutkan terus percakapannya melaui pesawat telepon. Dapat
53
_____________
dibayangkan bagaimana jadinya, jika surat tersebut tidak dapat
ditemukan oleh sekretaris tersebut, paling tidak untuk digunakan
selama percakapan melalui telepon tersebut. Pada hal, dalam
Webster’s New Worls Dictionary, sekretaris mempunyai arti “one
whokeeps record, handles correspondence, etc for an organization
or person”. Dapat diartikan bahwa seorang sekretaris adalah
seseorang yang bertanggung jawab atas penanganan informasi
bagi suatu organisasi secara keseluruhan atau untuk seseorang.
Oleh karena suatu filling yang tepat merupakan suatu

tempat penyimpanan bahan-bahan dengan aman, maka filling
dapat dianggap sebagai “pusat ingatan organisasi”. Dan oleh
karena orang biasanya tidak selalu mungkin mengingat segala
sesuatu tentang kejadian-kejadian, peristiwa-peristiwa, maka
filling merupakan bagian yang sangat penting, dan oleh karenanya
filling harus disusun dengan sempurna dalam suatu organisasi.
Mengingat sangat pentingnya tugas filling dalam suatu

organisasi, maka seorang Sekretaris yang berperan sebagai
pembantu pimpinan harus memiliki sifat-sifat tertentu agar dalam
melaksanakan tugas filling dengan efisien dan efektif. Sifat-sifat
tersebut antara lain: ketelitian, kerapihan, serta menguasai
bidangnya. Mengingat hal tersebut, seorang Sekretaris harus
mempunyai pengetahuan dasar filling, yaitu di mana dia harus
menyimpan semua catatan, menyiapkan semua catatan setiap kali
diperlukan, serta mengumpulkan atau menyatukan semua catatan
yang mempunyai kaitan satu dengan yang lain, sehingga menjadi
suatu riwayat yang lengkap, agar pimpinan organisasi dapat
mengambil keputusan dengan cepat dan tepat.
Organisasi dalam segala bentuk dan jenisnya, baik

pemerintah, swasta atau pun profesional, besar atau kecil pasti
perlu untuk menyimpan arsip untuk acuan di masa yang akan
datang. Kenyataan penting mengenai produk; data statistik,
54
_____________
informasi tentang pegawai, pelanggan dan pemasok; dan tidak
terbilang rincian lain harus dengan cepat tersedia melalui
prosedur filling yang sistematis. Arsip ini harus disimpan tidak
hanya untuk disimpan dengan aman, tetapi juga harus dapat
ditemukan dengan segera.
Pentingnya filling dapat diilustrasikan oleh suatu studi di

Amerika Serikat yang menunjukkan bahwa 43 persen
organisasi/perusahaan yang arsipnya musnah oleh kebakaran
atau oleh sebab yang lain, tidak mampu untuk melakukan
kegiatannya kembali. Penyimpanan arsip harus dapat mencegah
dari kehidangan adalah sangat penting, dan merupakan bagian
dari proses filling.
Dalam beberapa kasus, arsip memerlukan perlindungan

yang khusus terhadap kebakaran, pencurian, kerusakan, dan
terhadap keadaan cuaca. Namun demikian, dalam semua kasus
tersebut, semua arsip yang disimpan harus dicegah terhadap
resiko salah menempatkan. Salah memfile arsip dapat
menyebabkan kerugian organi sasi/perusahaan beratus-ratus
ribu rupiah. Kesempatan untuk memperoleh keuntungan dapat
saja lenyap, karena arsip tidak dapat ditemukan; penjualan besar
tidak dapat diperoleh jika spesifikasi yang perlu, dokumen, atau
kontrak tidak siap sedia. Waktu terbuang, karena tidak dapat
mencari arsip yang disimpan secara tepat dapat bernilai beratus-
ratus ribu rupiah.
Kemudian daripada itu, arsip dimaknai sebagai naskah-

naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara
dan badan-badan pemerintah, swasta ataupun perorangan dalam
bentuk corak apapun dalam keadaan tunggal maupun kelompok,
yang digunakan untuk kegiatan administrasi sehari-hari. (Pasal 1,
UU No. 7 Tahun 1971).
55
_____________
Secara lebih sederhana, arsip dapat diartikan sebagai
segala bentuk naskah yang mengandung berbagai macam
informasi/fakta yang relevan bagi organisasi, dan diputuskan
untuk disimpan karena kemungkinan ada kegunaan pada masa
yang akan datang.
Bila ditelisik lebih dalam secara etimologi kata arsip

berasal dari bahasa Yunani (Greek), yaitu archium yang artinya
peti untuk menyimpan sesuatu. Semula pengertian arsip itu
memang menunjukkan tempat atau gedung tempat penyimpanan
arsipnya, tetapi perkembangan terakhir orang lebih cenderung
menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri. Schollenberg
menggunakan istilah archives sebagai kumpulan warkat
itu sendiri, dan archives instution sebagai gedung arsip atau
lembaga kearsipan.
Kata arsip dalam bahasa Latin disebut felum (bundle) yang

artinya tali atau benang. Dan memang pada zaman dahulu tali
atau benang inilah yang digunakan untuk mengikat kumpulan
warkat/surat sehingga arsip-arsip itu mudah digunakan.
Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara

teratur, terencana, karena mempunyai nilai sesuatu kegunaan
agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Jadi
sebagai intinya arsip adalah himpunan lembaranlembaran tulisan.
Catatan tertulis yang disebut warkat harus mempunyai 3 (tiga)
syarat yaitu disimpan secara berencana dan teratur, mempunyai
sesuatu kegunaan, dan dapat ditemukan kembali secara tepat.
Kearsipan berasal dari kata arsip dalam bahasa Inggrisnya

file sedangkan kearsipan disebut filing. File adalah bendanya
sedangkan filing adalah kegiatannya.
56
_____________
Menurut The Liang Gie dalam Kamus Administrasi
Perkantoran, kearsipan adalah:
a) Penyimpanan warkat (filing) merupakan kegiatan
menaruh warkat-warkat dalam suatu tempat penyimpanan
secara tertib menurut sistem, susunan dan tata cara yang
telah ditentukan, sehingga pertumbuhan warkat-warkat itu
dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara
cepat ditemukan kembali. Lawan dari penyimpanan
warkat (filing) adalah pengambilan warkat (finding).
b) Sistem penyimpanan warkat (filing system) adalah
rangkaian tata cara yang teratur menurut suatu pedoman
untuk menyusun warkat-warkat sehingga bilamana
diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat
ditemukan kembali secara tepat.
Kemudian arsip juga dapat dibedakan menurut jenis-

jenisnya. Pertama arsip menurut subyek atau isinya dapat
dibedakan menjadi 4 (empat), yaitu:
1) Arsip kepegawaian, contoh: Daftar riwayat hidup pegawai,
surat lamaran, surat pengangkatan pegawai dan rekaman
prestasi;
2) Arsip keuangan, contohnya: laporan keuangan, bukti
pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian, dan dan surat
perintah bayar;
3) Arsip pemasaran, contoh: Surat penawaran, surat pesanan,
surat perjanjian penjualan, daftar pelanggan dan daftar
harga; dan
4) Daftar pendidikan, contohnya: kurikulum, satuan
pelajaran, daftar hadir siswa, raport dan transkip
mahasiswa.
Kedua, arsip menurut bentuk dan wujud fisiknya.

Penggolongan arsip menurut bentuk dan wujudnya, khususnya
lebih didasarkan pada tampilan fisik media yang digunakan dalam
57
_____________
merekam informasi. Menurut bentuk dan wujud fisiknya, arsip
dapat dibedakan menjadi:
1) Surat, contohnya: naskah perjanjian/kontrak, akta
pendirian perusahaan, surat keputusan, notulen rapat,
berita acara, laporan dan table;
2) Pita rekaman;
3) Mikrofilm;
4) Disket;
5) Compact disk; dan
6) Flash disk.
Ketiga, arsip menurut nilai gunanya. Penggolongan arsip

berdasarkan nilai dan kegunaannya ada 7 macam, yaitu:
1) Arsip bernilai informasi, contoh: pengumuman,
pemberitahuan dan undangan;
2) Arsip bernilai administrasi, contohnya: ketentuan-
ketentuan organisasi, surat keputusan, prosedur kerja, dan
uraian tugas pegawai;
3) Arsip bernilai hukum, contoh: akta pendirian perusahaan,
akta kelahiran, akta perkawinan, surat perjanjian, surat
kuasa dan keputusan pengadilan;
4) Arsip bernilai sejarah, contohnya: laporan tahunan,
notulen rapat, dan gambar foto dan peristiwa;
5) Arsip bernilai ilmiah, contoh: hasil penelitian;
6) Arsip bernilai keuangan, contoh: kuitansi, bon penjualan,
dan laporan keuangan dan
7) Arsip bernilai pendidikan, contoh: karya ilmiah para ahli,
kurikulum, satuan pelajaran dan program pelajaran.
Keempat arsip digolongkan menurut sifat kepentingannya.

Penggolongan arsip menurut kepentingannya atau urgensinya ada
beberapa macam, yaitu:
1) Arsip tak berguna, contohnya surat undangan dan memo;
58
_____________
2) Arsip berguna, contohnya: presentasi pegawai, surat
permohonan cuti dan surat pesanan barang;
3) Arsip penting, contohnya: surat keputusan, daftar riwayat
hidup pegawai, laporan keuangan, buku kas dan daftar gaji;
dan
4) Arsip vital, contohnya: akta pendirian perusahaan, buku
induk pegawai, sertifikat tanah/bangunan dan ijazah.
Selanjutnya adalah penggolongan arsip menurut fungsinya.

Penggolongan arsip berdasarkan fungsi arsip dalam mendukung
kegiatan organisasi ini ada dua, yaitu:
1) Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara
langsung dalam kegiatan kantor sehari-hari, dan
2) Arsip statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan
secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
Kemudian pengklasifikasian arsip menurut tempat/tingkat

pengolahannya. Penggolongan arsip berdasarkan tempat atau
tingkat pengolahannya dan sekaligus siapa bertanggung jawab,
dapat dibedakan menjadi 2 (dua), yaitu:
1) Arsip pusat, yaitu arsip yang disimpan secara sentralisasi
atau berada di pusat organisasi yang berkaitan dengan
lembaga pemerintah dan arsip nasional pusat di Jakarta
dan
2) Arsip unit, yaitu arsip yang berada di unit-unit dalam
organisasi yang berkaitan dengan lembaga pemerintah dan
arsip nasional di daerah ibu kota provinsi.
Selanjutnya arsip juga dikelompokkan menurut

keasliannya, yang dibedakan menjadi:
1) Arsip asli, yaitu dokumen yang langsung terkena hentakan
mesin tik, cetakan printer, tanda tangan, serta legalisasi
asli yang merupakan dokumen utama;
59
_____________
2) Arsip tembusan, yaitu dokumen kedua, ketiga dan
seterusnya yang dalam proses pembuatannya bersama
dokumen asli, tetapi ditujukan pada pihak
selain penerimaan dokumen asli; dan
3) Arsip salinan, yaitu dokumen yang proses pembuatannya
tidak bersama dengan dokumen asli, tetapi memiliki
kesesuaian dengan dokumen asli.
Kemudian pengelompokan arsip menurut kekuatan

hukum. Penggolongan arsip berdasarkan kekuatan hukum atau
legalitas dari sisi hukum dapat dibedakan menjadi 2 (dua) macam,
yaitu:
1) Arsip autentik, yaitu arsip yang di atasnya terdapat tanda
tangan asli dengan tinta (bukan fotokopi atau film) sebagai
tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip-arsip
autentik dapat digunakan sebagai bukti hukum yang sah,
dan
2) Arsip tidak autentik, yaitu arsip yang di atasnya tidak
terdapat tanda tangan asli dengan tinta, arsip ini dapat
berupa fotokopi, film, mikrofilm dan hasil print komputer.
B. Penyimpanan Arsip
Penyimpanan arsip memiliki tujuan sebagai berikut:
1) Sebagai referensi, bila diperlukan suatu keterangan
tertentu;
2) Memberikan data/informasi kepada pimpinan/manajer
atau yang mempunyai kewenangan mengambil keputusan
mengenai hasil-hasil/kinerja di masa yang lalu. Selanjutnya
dijadikan sebagai dasar mengambil keputusan untuk masa
yang akan datang; dan
3) Memberi keterangan-keterangan vital, misalnya sebagai
bukti sesuai dengan ketentuan hukum.
60
_____________
Jika dikaitkan dengan tujuan arsip, maka secara umum
suatu sistem kearsipan mempunyai sasaran, yaitu memberikan
pelayanan dalam penyimpanan arsip dan mampu menyediakan
informasi yang tepat, Iengkap, akurat, relevan, dan tepat waktu
secara efisien.
Untuk mencapai sasaran sistem kearsipan di atas,

tidakdapat lepas kaitannya dengan siklus hidup arsip.cUmumnya,
setiap jenis arsip akan melewati siklus hidup sebagai berikut:
a. Tahap Penciptaan
Pada tahap ini, arsip diciptakan/dibuat, kemudian
digunakan sebagai media penyampai informasi, sebagai dasar
perencanaan, pengorganisasian, pengambilan keputusan,
pengawasan dan lain sebagainya. Ada dua cara arsip diciptakan.
Pertama, diterima dari organisasi atau seseorang yang berasal
luar organisasi. Kedua, dapat diciptakan secara internal oleh satu
orang atau lebih. Penciptaan arsip eksternal seperti surat, laporan,
formulir, tidak dalam kontrol dan kendali suatu
organisasi/perusahaan, karena arsip diciptakan oleh orang lain.
Namun demikian, penciptaan arsip dari dalam dapat dikontrol
dan dikendalikan berdasarkan pada kebutuhan
organisasi/perusahaan.
b. Tahap Pemanfaatan Arsip (Filling)

Pada tahap ini, arsip dapat dikategorikan sebagai arsip
dinamis, yaitu arsip yang masih digunakan secara langsung dalam
penyelenggaraan administrasi sehari-hari. Selanjutnya, arsip
dinamis dapat dikategorikan lagi menjadi arsip dinamis aktif,
yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya masih sangat tinggi
dalam penyelenggaraan administrasi sehari.-hari (terus-
menerus). Sedangkan arsip dinamis inaktif ialah arsip dinamis
yang frekuensi penggunaannya sudah menurun (jarang) dalam
penyelenggaraan administrasi sehari-hari.
c. Tahap penyimpanan dan penemuan kembali
61
_____________
Arsip disimpan untuk tujuan digunakan kembali sewaktu-
waktu dibutuhkan di kemudian hari. Ingat to file and to find.
d. Tahap Pemindahan
Dalam kurun waktu penyimpanan selembar arsip mungkin
saja arsip dicari dan digunakan secara terus-menerus. Dalam hal
ini arsip dinamakan “dinamis aktif”. Namun demikian, arsip tidak
selalu secara terus-menerus digunakan, maka perlu dimusnahkan
atau dipindahkan. Perlu dipertimbangkan pertama, arsip dapat
dipindahkan dari status aktif menjadi inaktif, tetapi masih dalam
ruang lingkup kantor.
e. Tahap Pemusnahan
Tahap terakhir dari lingkaran adalah penghapusan.
Beraneka ragam cara dapat digunakan untuk menghilangkan
arsip, dari yang sederhana yaitu dengan menghancurkan arsip
dan melemparkan ke dalam tempat sampah sampai dengan cara
yang kompleks dengan menggunakan mesin yang mahal.
Kelima tahap tersebut seyogyanya dilalui oleh setiap jenis

arsip. Jika salah satu atau beberapa tahap kurang ditangani secara
serius/tidak efektif, maka sistem kearsipan secara keseluruhan
menjadi tidak efektif. Gejala kurang efektifnya sistem kearsipan
dapat dilihat antara lain berupa:
1) Sulitnya mencari kembali arsip pada saat diperlukan;
2) Hilangnya arsip yang penting;
3) “Banjir arsip”, arsip-arsip yang sama disimpan di beberapa
lokasi/tempat penyimpanan, atau arsip yang sebenarnya
sudah tidak berguna tetapi masih disimpan;
4) Ruang kantor tersita untuk tempat penyimpanan arsip.
Dari uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem

kearsipan dalam pengertian luas tidak dapat lagi diartikan hanya
menyangkut cara penyimpanan arsip, tetapi mencakup hal-hal
62
_____________
mulai dari, penciptaan, cara penyimpanan sampai dengan
pemusnahan arsip. Kemudian, dapat dikatakan bahwa yang
menjadi fungsi dasar filling: menyimpan arsip dalam suatu tempat
yang aman dan dengan suatu cara yang memungkinkan
penemuan arsip dengan cepat.
Organisasi yang sistematis harus mengkarakteristikkan file

tersebut. “File to find”, adalah suatu ungkapan klise, yang paling
tepat. Tanpa pengorganisasian yang cermat, filling dapat menjadi
sesuatu kegiatan pencarian terhadap sesuatu yang tersembunyi,
yang tidak ada tempat lagi dalam dunia organisasi/perusahaan
yang modern. Pencarian materi yang disimpan secara tidak baik
dan ceroboh dapat merupakan suatu pemborosan yang jumlahnya
dapat mencapai berates ratus juta rupiah. Apa yang lebih
bermakna penting bahwa organisasi/perusahaan dapat berhasil
atau gagal, tergantung pada derajat efisiensi yang dicapai dalam
kegiatan filling.
Kegiatan dan perlengkapan filling memang cukup mahal.

Untuk biaya memelihara filling pada tingkat minimal, keputusan
yang baik harus dilakukan dalam memilih arsip yang akan
disimpan. Tidak semua harus difile, hanya arsip yang penting
untuk kegiatan organisasi/perusahaan yang efisien. Materi yang
akan disimpan dalam file berasal dari dua sumber: (1) arsip yang
berasal dari luar organisasi/perusahaan, seperti surat masuk,
laporan, kontrak, katalog, pernyataan, tagihan; dan (2) arsip yang
berasal dalam organisasi/perusahaan, seperti surat keluar,
laporan, kontrak, tagihan dan semacamnya. materi/bahan dari
luar organisasi/perusahaan biasanya kopi yang asli, arsip tersebut
dalam organisasi/perusahaan biasanya kopi karbon/tembusan
atau foto kopi dari yang asli.
Dikarenakan arsip sangat penting dalam setiap

organisasi/perusahaan, arsip tersebut mempunyai pengaruh
63
_____________
dengan berbagai macam cara terhadap kegiatan setiap pegawai
dalam organisasi/perusahaan tersebut. Pekerjaan dalam kantor
khususnya berkepentingan dengan arsip menciptakannya dan
kemudian menemukan dan menggunakannya.
Seorang Sekretaris misalnya, tanpa pemahaman tentang

filling dan sistem filling akan menemui hambatan yang sangat
besar pada dirinya sendiri. Lebih sering kemudian ia tidak
bertanggung jawab dalam menyimpan file-file pribadi pegawai.
Sering ia diminta untuk menciptakan sistem filling yang lengkap
untuk organisasi/perusahaan atau untuk memahami sistem yang
sudah ada.
Banyak pegawai dalam suatu organisasi/perusahaan,

Filling adalah kegiatan purna waktu. Karena
organisasi/perusahaan tumbuh, fungsi filling menjadi lebih
kompleks dan menuntut. File sering disimpan dalam lokasi
sentral, terutama dalam organisasi/perusahaan yang lebih besar,
sebab ada keuntungan-keuntungan tertentu. Dari lokasi sentral
ini, arsip dapat lebih mudah dicari oleh berbagai macam
bagian/bidang yang membutuhkan mereka untuk tujuan
referensi/ acuan. Pegawai yang spesialis dalam filling menjadi
orang yang penting dalam kegiatan dalam kantor. Supervisor file,
tentu saja. diperlukan untuk mengawasi file pegawai.
Sebelum Anda mulai dengan belajar sistem filling secara

resmi, Anda telah mulai mengenal konsep dasar filling. Setiap saat
Anda mencari sebuah nama dalam Direktori Telepon, atau sering
kita kenal dengan buku telepon, Anda sedang memilih informasi
dalam suatu buku yang terorganisir yang menerapkan prinsip
prinsip filling. Nama-nama tersebut diatur secara alpabetis, dan
pengetahuan Anda tentang abjad membantu Anda untuk
menemukan suatu nama yang Anda inginkan. Buku telepon adalah
sebuah contoh salah satu dari dua konsep dasar mengatur arsip
64
_____________
agar dengan mudah disimpan berdasarkan nama. Metode lain
berdasarkan pada nomor. Sebuah contoh adalah suatu sistem
filling di sebuah rumah sakit di mana arsip diminta berdasarkan
nomor.
Selanjutnya menurut Atmosudirjo dalam Ig.Wursanto

(1991: 22) menjelaskan bahwa pada pokoknya sistem kearsipan
terdiri dari 2 (dua) bagian yaitu sebagai berikut: Pertama, sistem
pengaturtertiban atau arangement system yang terdiri a. Sistem
klasifikasi numerial (menurut angka) dan b. Sistem klifikasi
alfabetis (menurut abjad) dan Kedua, sistem perawat simpanan
atau safe keeping system.
Pendapat G. R. Terry mengenai macam-macam sistem

penyimpanan arsip adalah sebagai berikut:
1) Alphabetical arrangement (susunan abjad) yang terdiri
atas: Subjet (pokok soal) dan Phonetic (suara);
2) Numerical arrangement (susunan nomor) yang terdiri
atas: Serial (seri) dan Coded (kode);
3) Geographical arrangement (susunan wilayah); dan
4) Choronological arrangement (susunan tangal).
Menurut Zulkifli Amsyah (1992: 71) menyatakan bahwa

pada dasarnya sistem penyimpanan arsip atau sistem kearsipan
ada dua jenis, yaitu urutan abjad dan angka. Sistem penyimpanan
yang berdasarkan urutan abjad adalah sistem nama (seing di
sebut sistem abjad), sistem gaografis, dan sistem subjek.
Sedangkan nama yang berdassrkan urutan angka adalah sistem
numeric (sistem subjek dengan kode nomor).
Sedangkan menurut Geoffery Mills dan Oliver

Standingford, dalam Sutarto (1992: 171) mengemukakan sistem
penyimpanan warkat digolongkan menjadi enam (6) macam
sistem utama, yaitu:
65
_____________
a) Alphabetical – sistem abjad;
b) Subyek-sistem subjek;
c) Geographical- sistem wilayah;
d) Numerical- sistem nomor; dan
e) Choronological of them- sistem tanggal
Sebagai kesimpulan, arsip dapat disimpan berdasarkan: 1)

nama, 2) angka, 3) nama tempat, 4) masalah, 5) kronologis.
Namun demikian, alpabet adalah dasar dari semua sistem filling,
bahkan walaupun arsip disimpan berdasarkan nomor. Ada lima
dasar pokok sistem untuk menyelenggarakan filling, yaitu
a. Sistem Alphabetis
Sistem abjad adalah dasar dari sistem-sistem yang lain.
Dinamakan sistem abjad, karena dasar peng aturan arsip
berdasarkan abjad. Arsip diklasifikasikan berdasarkan nama
perusahaan, nama orang, nama instansi, nama tempat atau nama
barang. Sistem abjad adalah sistem yang tertua, langsung, dan
yang paling banyak digunakan. Sistem ini langsung, karena tidak
menggunakan relatif indeks yang digunakan sebagai petunjuk jika
akan menyimpan dan menemukan selembar arsip. Manfaat utama
adalah langsung dan sederhana, sesederhana kita mengucapkan a,
b, dan c.
Walaupun ada kecenderungan menggunakan system
nomor/angka, karena adanya processing melalui komputer, tetapi
jenis-jenis arsip diklasifikasikan secara abjad, misalnya surat-
surat, formulir-formulir, laporan, daftar alamat, arsip
kepegawaian, arsip kesehatan, hal-hal yang berkaitan dengan segi
hukum dan masih banyak lagi yang lain. Melalui sistem abjad,
arsip-arsip ini dapat diberkaskan baik secara tunggal maupun
berkelompok, sehingga arsip tersebut dapat ditemukan dengan
cepat bilamana dibutuhkan. Lebih detil diuraikan sebagai berikut:
1) Mengabjadkan
Dengan tidak memperhatikan jenis arsip, agar
pelaksanaannya sistem abjad dapat berjalan dengan lancar, maka
66
_____________
harus dibakukan peraturan untuk diikuti oleh setiap pegawai
dalam organisasi tersebut. Susunan dalam sistem penataan berkas
berdasarkan abjad dengan mengikuti urutan huruf latin ‘a’ sampai
‘z’, tetapi dibutuhkan aturan yang standar dalam menangani
berbagai jenis nama, seperti nama orang, perusahaan, departemen
dan lembaga pemerintah non departemen. Unit adalah setiap
bagian nama yang digunakan dalam mengindeks. Seperti yang
akan diuraikan bahwa mengindeks ialah memilih judul (caption)
di bawah mana arsip akan diberkaskan.
2) Kata Tangkap (Caption) dan Aturan Mengindeks.
Istilah mengindeks, yang digunakan dalam filling,
mencakup dua kegiatan pertama, memilih kata tangkap (Captions)
di mana arsip harus difile; dan kedua, menentukan urutan yang
sesuai kata-kata dalam kata tangkap itu. Jelas, aturan standar
harus diamati oleh setiap siapa saja dalam menyeleksi dan
mengatur kata tangkap. Jika setiap orang yang melaksanakan
filling membuat sendiri aturan, mengakibatkan kekacauan; hanya
orang yang melaksanakan benar-benar filling dapat menemukan
arsip tersebut.
Kata tangkap (Caption) adalah suatu nama atau nomor

yang digunakan untuk mengidentifikasi dokumen/arsip untuk
tujuan filling, jika ditentukan bahwa suatu surat disimpan dalam
file UIN Sumatera Utara, nama oraganisasi adalah kata tangkap.
Dalam Sistem Abjad, kata tangkap adalah nama-nama

orang dan organisasi, dalam sistem geografis, nama-nama tempat.
Dalam sistem subyek, kata tangkap adalah nama-nama
subyek/masalah, sedangkan sistem kronologis kata tangkap ialah
tanggal. Paling tidak, ada 20 standar aturan mengindeks yang
digunakan. Dalam Bab ini akan dibicarakan beberapa saja yang
dianggap penting.
a) Istilah Mengindeks
67
_____________
Dalam aturan mengindeks menggunakan dua istilah yang
Anda harus memahami alphabet dan unit. Mengabjad adalah
pengaturan nama-nama sesuai urutan alpabetis dari surat, Nama
Achmad, Chairuddin, dan Damayanti diatur dalam urutan
alpabetis yang benar, karena dalam alfabet, A mendahului C, dan C
mendahului D. Darmanto, Dewayanti, Dimyati diatur dalam
urutan alpabetis yang benar; meskipun huruf yang pertama dalam
masing-masing nama adalah sama, huruf yang kedua, yang
berbeda dalam asing-masing nama, adalah urutan alpebetis yang
benar, huruf ‘a’ dalam Darmanto mendahului ‘e’ dalam Dewayanti,
dan ‘e’ dalam Dewayanti mendahului ‘i’ dalam Dimyati dan
seterusnya, untuk huruf yang ketiga, keempat, dan kelima.
Masing-masing bagian nama orang atau organisasi digunakan
dalam mengindeks adalah suatu unit. Nama Sondang P. Siagian
terdiri dari tiga unit: (1) Sondang; (2) P.dan (3) Siagian. Nama
instansi: Universitas Islam Negeri, tiga unit. Perusahaan Batubara
Bukit Asam, empat unit.
b) Aturan Mengindeks
Urutan Alphabetis nama-nama diurutkan abjad dengan
membandingkan unit pertama dalam setiap nama, huruf demi
huruf. Unit kedua dipertimbangkan hanya jika unit pertama sama.
Unit yang ketiga dipertimbangkan hanya jika huruf pertama dan
kedua sama, dan sebagainya.
Nama orang balikkan dan kemudian abjadkan nama-nama
orang dalam urutan ini: nama keluarga, marga atau nama akhir,
pertama; nama pertama, dan nama tengah; kedua, kalau ada yang
ketiga.
Contoh:
Lisa Nurena, SE menjadi Nurena, Lisa, SE
Nama yang menggunakan nama keluarga, marga. Suatu
nama yang menggunakan nama keluarga, marga, maka nama
marga sebagai urutan pertama.
Contoh:
68
_____________
Risson P. Sihotang menjadi Sihotang, Risson, P.
Kemudian nama perusahaan instansi lembaga yang
menggunakan nama orang disusun dalam urutansama seperti
pada waktu mengindeks nama perorangan yang lengkap. Di
samping itu ada pula nama bukan nama orang.
Contoh:
a) Adnan Buyung Nasution & Ass menjadi Nasution, Adnan,
Buyung (&), Associates
b) PT. PUSRI Jakarta menjadi PUSRI, Jakarta, Perseroan
Terbatas
b. Sistem Filling Subjek/Perihal
Jika Anda menerapkan sistem lain selain sistem abjad,
karena organisasi Anda melaksanakan kegiatan yang berkenaan
dengan masalah-masalah yang berkenaan dengan organisasi
Anda, maka Anda dapat menerapkan filling sistem subyek dalam
menyimpan arsip-arsipnya. Untuk menerapkan sistem subyek ini,
Anda harus menentukan terlebih dahulu masalah-masalah apa
yang pada umumnya dipermasalahkan dalam surat-surat setiap
hari. Masalah-masalah tersebut kemudian dikelompokkan
menjadi satu subyek. Misalnya, masalah yang berkenaan dengan
kepegawaian dikelompokkan dalam satu subyek di bawah
‘kepegawaian’, masalah-masalah yang berkenaan dengan
keuangan dikelompokkan dalam satu subyek “keuangan”.
Selanjutnya, masalah-masalah itu dijadikan subyek dari

pokok masalah (subjek) misalnya:
1) Kepegawaian;
2) Cuti;
3) Kenaikan pangkat da/atau lamaran;
4) Keuangan;
5) Gaji;
6) Hadiah lebaran, lembur dan sebagainya.
69
_____________
Demikian seterusnya, semua pokok masalah dijadikan
subyek, dan semua masalah yang berkenaan dengan pokok
masalah dijadikan sub subyek. Seandainya di kemudian hari Anda
memper kirakan bahwa masalah-masalah berkembang, maka
Anda dapat mengembangkan masalah-masalah yang dijadikan sub
subyek itu menjadi sub-sub subyek, misalnya untuk sub subyek
“kenaikan pangkat” dapat dikembangkan lebih lanjut menjadi sub-
sub subyek “Kenaikan pangkat golongan III”, sub-sub subyek
“kenaikan pangkat golongan IV”, dan seterusnya.
c. Sistem Filling Nomor (Numeric)

Sistem filling surat/arsip berdasarkan pada kode nomor
sebagai pengganti nama orang atau instansi, sehingga disebut
sistem nomor (numeric filling system). Pada prinsipnya, sistem
penyimpanan surat/arsip sama dengan sistem abjad, hanya saja
nama-nama orang atau instansi diganti dengan kode nomor.
Misalnya, surat-surat dari dan kepada Arsip Nasional Republik
Indonesia akan disimpan pada map bernomor 2000, atau Kartu
Nama Nilasari diberi nomor 27451. Nomor tersebut akan berlaku
selamanya, tidak diubah.
Banyak instansi pemerintah yang menerapkan system

filling nomor, seperti di rumah sakit, puskesmas, asuransi, bank,
dan lain-lain, karena sudah memahami tata caranya, serta
keuntungan dan kerugiannya dalam penerapannya. Tetapi, masih
banyak juga instansi yang menerapkan sistem filling nomor hanya
beranggapan bahwa system nomor lebih mudah dibandingkan
dengan sistem abjad. Namun demikian, sebenarnya sistem nomor
lebih sukar diingat dibandingkan dengan nama. Misalnya nasabah
BRI, pasien sebuah Puskesmas atau Rumah Sakit, pasti akan lebih
ingat namanya dari pada nomor tabungan atau nomor pasien
Rumah Sakit.
70
_____________
Oleh karena itu, untuk mengingat kode nomornya
digunakan alat bantu yang disebut dengan indeks, yaitu kartu
kecil yang memuat nomor dan nama nasabah, atau pasien yang
dalam penyusunannya berdasarkan urut abjad. Itulah sebabnya,
sistem nomor disebut sistem penyimpanan tidak langsung
(indirect filling system), lain dengan sistem abjad disebut sistem
filling langsung (direct filling system). Jika kita cermati, masih
banyak instansi yang menerapkan sistem filling nomor yang tidak
melengkapi dengan indeks. Oleh karena itu, hal ini akan
menimbulkan masalah jika pada suatu saat nasabah atau si pasien
lupa nomor kodenya, sebagai akibatnya dokumennya sangat
susah dicari dengan cepat. Sehingga yang dilayani dapat
dirugikan, baik dari segi waktu, tenaga, bahkan uang. Pelayanan
mengecewakan, hanya karena sistem nomor tidak diterapkan
secara benar. Dalam filling sistem nomor ada tiga unsur, yaitu file
utama, indeks, dan buku nomor dapat berupa buku register/buku
induk/buku besar.
1) Buku Besar
Untuk memfile surat/arsip diperlukan dua map, yaitu map
campuran dan map perorangan. Penggunaan map campuran ini
bertujuan untuk menghemat pemakaian map. Surat masuk dan
keluar dari dan kepada koresponden yang belum lebih dari dan
lima akan dicampur menjadi satu dengan surat-surat yang berasal
dari koresponden lain di dalam satu file. File ini disebut file
campuran. Surat masuk dan surat keluar satu koresponden yang
jumlahnya sudah mencapai lima surat akan dipindah ke dalam
map perorangan, dan disimpan dalam file nomor (file utama)
2) Indeks
Yang dimaksud dengan indeks di sini adalah alat bantu
untuk mengetahui nomor file yang diberikan kepada suatu
koresponden atau nama, jika nomor yang bersangkutan
belum/tidak diketahui. Indeks tersebut disusun secara urut abjad,
agar mudah dicari. Indeks dibuat dalam bentuk kartu (dibuat dari
kertas karton manila dengan panjang 12,5,cm dan lebar 7,5 cm)
71
_____________
dan dilengkapi dengan kotak untuk menyimpan kartu, sehingga
dapat luwes dalam menambah, maupun dalam mengurutkan
abjadnya.
3) Buku Nomor
Buku nomor adalah buku yang memuat nomor-nomor yang
sudah digunakan sebagai nomor koresponden (nama) dalam file
nomor. Koresponden yang suratnya belum mencapai lima, tentu
saja belum dicantumkan pada buku nomor ini. Untuk memfile
kartu, maka setiap kartu dari setiap nama langsung diberi nomor.
Setiap koresponden (nama) mempunyai sebuah kartu indeks. Jadi
setiap nama dibuatkan kartu indeksnya. Sedangkan untuk file
surat, kartu indeksnya ada dua macam, yaitu kartu indeks
campuran dan kartu indeks nomor. Untuk koresponden yang
suratnya baru sedikit (kurang dari 5), maka kartu indeksnya
belum diberi nomor, tetapi diberi tanda berupa huruf C, singkatan
dari Campuran. Selanjutnya, jika suratnya sudah mencapai lima.
maka kartu indeks C diganti dengan nomor yang diambil dari
buku nomor (register).
Dalam sistem filling nomor, ada tiga cara untuk

menyimpan arsip/dokumen, dengan susunan penyimpangan
sebagai berikut:
1) Nomor Berurutan (Consecutive);
2) Nomor Tengah (Middle Digit); dan
3) Nomor Akhir (Terminal Digit).
d. Sistem Geografis
Jika Anda menghendaki menyimpan arsip atau surat
menurut daerah wilayah atau geografis, maka Anda dapat
menggunakan Sistem georafis. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan
dalam organisasi di mana Sistem geografis dapat digunakan,
biasanya adalah kegiatan yang mencakup daerah-daerah wilayah
lebih dari satu tempat. Organisasi-organisasi yang mempunyai
beberapa kantor cabang juga dapat menggunakan sistem
geografis.
72
_____________
Dalam pelaksanaan filling sistem geografis ini Anda dapat
menggunakan nama daerah wilayah sebagai kata tangkap
(caption), kemudian kata tangkap tersebut dapat dikembangkan
menjadi daerah-daerah yaitu kota-kota (kalau perlu sampai ke
kelurahan) yang ada dalam daerah tersebut dan selanjutnya baru
dapat mengembangkannya lebih jauh dengan nama-nama
instansi, perusahaan atau orang yang ada dalam setiap kota di
daerah wilayah tersebut.
e. Sistem Filling Kronologis

Sistem filling ini digunakan untuk filling arsip yang disusun
menurut urutan tanggal masuk dan keluarnya arsip atau surat itu.
Surat-surat atau arsip yang masuk lebih akhir ditempatkan dalam
filling yang paling depan, sekretaris tanpa melihat masalah atau
perihal surat/arsip. Selanjutnya Anda hanya mengelompokkan
surat-surat atau arsip yang difile itu dalam bulan-bulan setiap
tahun. Sekretaris dapat menggunakan sistem ini untuk
menyederhanakan filling, jika kegiatan surat-menyurat dalam
organisasi jumlahnya belum banyak, sehingga masih dapat
disatukan segala macam masalah dalam satu file dalam setiap
bulan. Tetapi, jika kegiatan atau aktivitas pimpinan itu
berkembang demikian cepat, sehingga menyangkut banyak
masalah, maka sebaiknya Anda menggunakan sistem lain yang
lebih memadai.
Di antara sistem yang telah diuraikan, maka sistem abjad

selalu digunakan sebagai pelengkap sistem yang lain yang dipilih.
Artinya, meskipun Anda memilih system subyek, sistem angka
maupun sistem geografis, Anda harus selalu menyusunnya
kembali menurut urutan abjad. Mencermati hal tersebut, Anda
harus memahami secara mendalam, karena sistem ini akan
banyak membantu Anda dalam melaksanakan tugasnya dalam
filling. Sistem abjad merupakan dasar dari semua sistem filling.
73
_____________
Yang terpenting untuk dipedomani bahwa masing-masing
sistem filling mempunyai ciri/ karakteristik tertentu. Sistem filling
yang terbaik untuk suatu kantor adalah sistem yang benar-benar
disesuaikan dengan kebutuhan kantor tersebut, tergantung dari:
1) Ukuran organisasi/perusahaan, aktivitas kantor dan
perkembangannya;
2) Jumlah catatan kantor/arsip;
3) Jenis/tipe arsip;
4) Cara penggunaan arsip; dan
5) Sifat kerahasiaan arsip.
Di samping memahami penjelasan sebelumnya tentang

penyimpanan arsip yang juga harus dipedomani adalah bahwa
sebelum memfile arsip dilaksanakan, perlu disiapkan lebih dahulu
peralatannya, yaitu:
1. Filling Cabinet (Almari Arsip)
Banyak orang menamakan file cabinet dengan filling
cabinet atau almari arsip. Dinamakan demikian karena cabinet ini
dibuat untuk menyimpan file/berkas dengan cara tertentu. Filling
cabinet terdiri atas laci-laci yang tersusun. Umumnya terdiri atas
empat laci tersusun ke atas, tetapi ada yang tiga, dua bahkan ada
yang hanya satu laci saja. Laci-laci pada filling cabinet biasanya
tersusun empat laci, yang masing-masing lacinya mempunyai
daya tampung 5000 lembar kertas yang disusun berdiri vertikal
berderet ke belakang. Tetapi, karena berkas-berkas yang
disimpan dalam laci-laci tersebut kecuali terdiri atas kertas-kertas
arsipnya sendiri, juga folder-folder dan Guide-Guide, yang diatur
tidak ketat padat, maka jumlahnya berkurang menjadi kurang
lebih 3.500 - 4,000 lembar kertas.
Penyimpanan dalam laci ini tidak ketat padat, karena

diperlukan ruang longgar untuk memudahkan memasukkan dan
mengeluarkan arsip ke dan dari laci memasukkan dan
mengeluarkan yang cukup sering, sehingga jika terlalu padat di
74
_____________
samping pekerjaan menjadi sulit, juga dapat merusak arsip yang
ada di dalamnya. Di dalam filling cabinet, arsip/berkas
ditempatkan secara berdiri (tegak lurus) atau disebut juga vertical
filling, bukan terlentang mendatar dan ditumpuk seperti yang
sering ditemui di kantor-kantor. Susunan arsip/berkas yang
menumpuk secara horisontal disebut horizontal filling. Susunan
arsip berkas yang menyamping dinamakan lateral filling.
Dalam laci filling cabinet dilengkapi dengan sepasang

gawang yang dipasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang
ke belakang sepanjang lacinya. Gawang tersebut digunakan untuk
menyangkutkan folder gantung.
2. Pemisah (Guide)
Guide ini merupakan penujuk dan sekaligus sebagai
Pemisah Guide mempunyai bagian yang menonjol di atas yang
disebut dengan tab. Tab gunanya untuk menempatkan atau
rnencantumkan heading/titel atau kode. Badan (B) adalah badan
guide itu sendiri. Kedudukan tab bermacam-macam sesuai dengan
keperluannya. Tab kedudukan ke 1 berada di ujung paling depan
(lihat dari depan) seperti gambar di bawah. Tab ke 2 berada lebih
ke kanan, tab ke 3 lebih ke kanan lagi, tab ke 4 makin ke kanan,
dan tab ke 5 dan ke 6 dan seterusnya makin ke kanan. Satu guide
mempunyai satu tab.
Untuk memudahkan pembicaraan Selanjutnya, Guide yang

mempunyai tab kedudukan ke 1 disebut guide pertama, guide ke
2, dan seterusnya Guide ke 3, ke 4 dan ke 5. Tentu Guide saja
makin banyak tab, tentu saja ukuran tab makin kecil. Guide
tersebut dapat dibeli di toko-toko peralatan kantor, atau dapat
dibuat sendiri dengan bahan lembaran karton yang kuat tetapi
halus. Sebaiknya karton tersebut tebalnya tidak lebih dari 1 mm.
Dapat juga bahannya dari plastik. Setiap ujung guide sebaiknya
bentuknya melengkung, agar tidak melukai tangan. Demikian pula
75
_____________
tabnya dapat dibeli, kemudian dipasang dengan mencepitkan
pada badan guide.
3. Folder
Folder adalah tempat untuk menempatkan arsip/berkas di
dalam file. Folder ini berujud lembaran berlipat seperti map pada
umumnya, tetapi tanpa daun-daun penutup, atau seperti map
snelhechter, tetapi tanpa penjepit, Bahannyapun sama, dibuat dari
kertas karton manila. Folder juga mempunyai tab.
C. Penyusunan dan Penemuan Arsip

Prosedur penyimpanan arsip cukup sederhana, tetapi
sering kurang mendapat perhatian, yang mengakibatkan arsip
sulit ditemukan, karena salah penempatan. Prosedur tersebut
mencakup langkah-langkah:
1. Pemeriksaan arsip.
Hal ini dilakukan untuk memastikan apakah arsip siap
untuk disimpan. Pertama-tama semua dokumen/arsip yang akan
disimpan diperiksa secara cermat, apakah memang benar-benar
sudah seharusnya disimpan. Perhatikan apakah sudah ada tanda
instruksi untuk disimpan (release mark, file, simpan) atau
perintah-perintah lain yang berlaku di kantor Anda. Hal ini perlu
dilakukan untuk menghindar agar surat-surat yang masih dalam
proses atau yang masih harus diedarkan ke unit-unit kerja/unit
pengolah lain, jangan sampai masuk dalam tempat penyimpanan.
Kalau hal itu terjadi surat tersebut akan “hilang”, dan pada
gilirannya dapat menimbulkan kekacauan surat-menyurat dan
proses penanganan masalah yang menjadi masalah surat yang
bersangkutan.
2. Mengindeks (nama, subyek, geografis, kronologis,nomor),

sesuai dengan sistem Filling yang telah ditetapkan sebelumnya.
Mengindeks seperti yang telah dibicarakan adalah pekerjaan
menentukan pada nama apa, atau subyek apa, atau kata tangkap
lainnya, surat akan disimpan. Pada sistem abjad kata tangkapnya
76
_____________
adalah narna pengirim, yaitu nama badan-badan pemerintah,
lembaga-lembaga negara, badan-badan swasta, maupun nama-
nama individu-individu penandatangan surat untuk jenis surat
masuk, ataupun nama alamat yang dituju untuk surat keluar
(pertinggal) akan disimpan dalam map dalam kata tangkap yang
sama.
Kata tangkap pada sistem numerik adalah angka, pada

sistem geografis adalah nama tempat asal surat untuk surat
masuk, dan nama tempat yang dituju untuk surat keluar
(pertinggal). Sedangkan kata tangkap pada sistem subyek adalah
perihal atau isi surat. Jika sebuah dokumen/arsip dapat diminta
melalui beberapa kata tangkap, maka dokumen/arsip tersebut
disimpan menurut kata tangkap yang terpenting, sedangkan
untuk kata tangkap yang lain jika perlu dibuatkan tunjuk silang.
Perhatikan bahwa memang ini benar-benar diperlukan, karena
dengan membuat tunjuk silang akan menambah pekerjaan.
3. Memberi Tanda, langkah ini lazim disebut juga

pengkodean.
Kegiatan ini dilakukan secara sederhana, yaitu dengan
memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna mencolok pada
kata tangkap yang sudah ditentukan pada langkah kegiatan
mengindeks. Tanda yang dicantumkan menunjukkan juga nomor
unit masing-masing kata tangkap. Dengan ada tanda ini, maka
surat akan mudah disortir dan disimpan. Di samping itu, jika surat
nanti pada suatu saat surat ini dipinjam atau keluar dari file, Anda
akan mudah menyimpan kembali surat tersebut berdasarkan
tanda (kode) penyimpanan yang sudah ada.
4. Mensortir arsip yang sudah diindeks, dikelompokkan

berdasar apakah abjad, nomor yang sama.
Menyortir adalah mengelompokkan surat-surat untuk
disiapkan ke langkah terakhir yaitu penyimpanan. Langkah ini
77
_____________
diperlukan secara khusus jika jumlah atau volume surat banyak,
sehingga memudahkan penyimpanan.
5. Menyimpan arsip pada tempat penyimpanannya (filling

cabinet), sesuai dengan sistem filling yang dipilih.
Hal penting terakhir dalam pengarsipan adalah penemuan
arsip (retrieval). Setelah arsip disimpan, pada suatu saat ada arsip
yang diperlukan kembali untuk tujuan tertentu. Oleh karena itu,
arsip yang diperlukan tersebut harus dapat ditemukan kembali
oleh seorang sekretaris dengan cepat, tepat, dan lengkap. Untuk
itu, ada hal-hal yang perlu diperhatikan agar di kemudian hari
tidak akan terjadi kesulitan. Beberapa hal yang harus dilakukan
oleh pengelola arsip adalah sebagai berikut:
a) Dalam prosedur peminjaman arsip, para peminjam
diharuskan mengisi daftar/formulir peminjaman yang
berisi informasi antara lain: Nama peminjam; Nomor dan
jenis arsip yang dipinjam; Tanggal harus kembali;
Pengesahan oleh petugas yang bertanggung jawab
terhadap penyimpanan. Dalam hal ini hendaknya berlaku
prinsip: “siapapun yang meminjam dan untuk berapa
lamapun tanpa kecuali, harus mengisi daftar peminjaman
dan aktu/Iamanya peminjaman dibatasi.”;
b) Menaruh kartu substitusi (“Out Guide” atau “Out Folder”)
ditempat di mana arsip disimpan tersebut diambil, atau
disimpan dalam kotak peminjaman sesuai dengan tanggal
pengembaliannya. Tujuannya adalah sebagai identifikasi
bahwa arsip yang bersangkutan sedang dipinjam dan
memudahkan penyimpanan selama arsip yang
bersangkutan dipinjam;
c) Hanya sekretaris atau orang yang diserahi tanggung jawab
terhadap arsip-arsip dan diberi wewenang dalam
penyimpanan arsip yang dapat mengambil arsip;
d) Adanya tindak lanjut terhadap arsip-arsip yang dipinjam,
seperti menagih dan mengingatkan kepada peminjam.
78
_____________
Untuk mengetahui apakah arsip yang disimpan efektif,
artinya dapat ditemukan dengan cepat dan tepat sewaktu-
waktu dibutuhkan, dapat diukur dari Rasio Penemuan.
Dengan rumus baku berikut ini.
Jumlah arsip yang ditemukan
Rasio penemuan = ----------------------------------------------- x 100 %
Jumlah arsip
Misalnya, dari 60 arsip yang dicari, dan kemudian
ditemukan 56 arsip, maka rasio penemuan = 97,7%. Dengan
demikian dapat disimpulkan:
 Jika rasio > 99,5% berarti arsip disimpan dengan baik;
 Jika rasio penemuan 97% - 99,5% > yang disimpan dalam
kondisi memuaskan; dan
 Jika rasio, < 97% > tehnik penyimpanan perlu dibenahi,
mungkin pemberian kata tangkap, indek, dan klasifikasi
kurang tepat prosedur penyimpanan tidak/kurang efektif
prosedur pengambilan/peminjaman tidak/kurang efektif
arsip-arsip menumpuk banyak dalam 1 map/folder.
Setelah suatu periode kegiatan kantor, arsip sudah

semakin menumpuk di tempat penyimpanan. Jika hal ini terus
berlangsung, tempat penyimpanan menjadi semakin penuh sesak,
sehingga jika sekretaris ingin mencari arsip tertentu akan
mengalami kesulitan. Oleh karena itu, seorang sekretaris perlu
dengan apa yang disebut proses memindahkan arsip.
Pemindahan arsip dilakukan setelah arsip dinyatakan

“inaktif”, biasanya setelah suatu periode tertentu, misalnya 1
tahun, di mana arsip sudah/jarang sekali digunakan. Berapa lama
tepatnya suatu arsip dinyatakan “aktif” atau “inaktif” tergantung
pada kebijakan masing-masing instansi. Biasanya suatu instansi
menyusun Jadwal Retensi Arsip (JRA). Arsip yang sudah inaktif
kemudian disimpan pada tempat penyimpanan khusus, seperti
Filling kabinet, tempat untuk menyimpan arsip (Unit Arsip).
79
_____________
Berdasarkan karakteristik arsip dan waktu pemindahan
secara umum dikenal dua cara pemindahan, yaitu:
1) Pemindahan secara kontiniu (perpectual). Pada cara ini, arsip
dipindahkan begitu arsip tersebut selesai digunakan, walau
pemindahannya tidak tentu. Pemindahan cara ini biasanya
digunakan pada perusahaan-perusahaan seperti Kantor
Pengacara, Pelaksana Proyek, Kantor Arsitek, Konsultan dan
sebagainya, di mana seluruh dokumen menjadi “inaktif” setelah
suatu kegiatan/proyek selesai.
2) Pemindahan periodik. Pada cara ini, arsip dipindahkan setelah
1 peiode tertentu (umumnya 1 tahun). Ada beberapa cara
pemindahan periodik:
a) Pemindahan tunggal/1 periode
Pada pemindahan ini setelah 1 periode kegiatan berlalu,
arsip inaktif dipindahkan ke tempat penyimpanan arsip
yang lain. Dengan demikian, pada tempat penyimpanan
arsip hanya ada arsip-arsip yang dalam status “aktif.
AKTIF AKTIF
AKTIF AKTIF
AKTIF AKTIF
AKTIF AKTIF
Filling Cabinet
b) Pemindahan ganda /2 periode
Pada pemindahan ini, setelah 1 periode kegiatan berlalu,
pada tempat penyimpanan arsip masih adaarsip-arsip dalam
status “inaktif”, hanya lokasi penyimpanannnya terpisah dari
arsip-arsip “aktif”. Dengan perkataan lain, pada lemari
penyimpanan arsip akan terdapat:
 Arsip dalam status aktif dari periode yang berjalan;
dan
 Arsip dalam status inaktif dari periode sebelumnya.
AKTIF AKTIF
AKTIF AKTIF
AKTIF AKTIF
80
_____________
IN AKTIF IN AKTIF
Filling Cabinet
Pada cara pemindahan ganda/2 periode ini mempunyai
keuntungan yaitu mudah mencari arsip dari periode yang
lalu, yang mungkin pada saat itu masih digunakan.
Arsip yang telah dipindahkan, tidak semua akan disimpan

selamanya. Ada beberapa jenis arsip yang dapat dimusnahkan
setelah jangka waktu yang tertentu. Dalam pemusnahan arsip
harus diperhatikan sifat karakteristik arsip sebagai berikut:
1) Arsip-arsip yang tidak penting, yaitu arsip-arsip yang tidak
mempunyai nilai kegunaan bagi pimpinan, organisasi di
masa yang akan datang. Oleh karenanya setelah selesai
digunakan, arsip tersebut langsung dapat dimusnahkan,
misalnya: surat pengumuman/pemberitahuan, undangan
rapat rutin, memo intern, dan sebagainya;
2) Arsip-arsip yang membantu, yaitu arsip-arsip yang
berguna untuk melancarkan kegiatan organisasi untuk
sementara waktu seperti Surat Pemberitahuan Bank,
korespondensi rutin dengan pemasok, bukti pembayaran
tertentu, dan sebagainya. Arsip-arsip ini dapat disimpan
sementara waktu sampai dengan 1 tahun;
3) Arsip penting, yaitu arsip-arsip yang berguna untuk
kelangsungan usaha atau menggambarkan prestasi pada
masa yang lampau, seperti Data laporan keuangan, dan lain
sebagainya;
4) Arsip vital, yaitu arsip yang menentukan eksistensi
organisasi/perusahaan, dan tidak dapat dimusnahkan
karena tidak dapat diganti. Yang termasuk arsip-arsip jenis
ini antara lain: Surat Keputusan tentang Struktur
Organisasi; Laporan keuangan; dan lain sebagainya.
Berdasarkan klasifikasi di atas, dapat diputuskan berapa

lama suatu arsip harus disimpan. Namun demikian, secara pasti
81
_____________
berapa lama suatu arsip disimpan tergantung pada Jadwal Retensi
Arsip yang disusun oleh masing-masing instansi.
Kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor
atau pekerjaan tatausaha yang banyak dilakukan oleh setiap
badan usaha (instansi) pemerintah maupun badan usaha swasta.
Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan
penyampaian warkat atau surat surat dan dokumen dokumen
kantor lainnya. Kearsipan memegang peranan penting bagi
kelancaran jalannya kegiatan organisasi, yaitu sebagai sumber
informasi dan sebagai pusat ingatan bagi anggota organisasi.
Kearsipan adalah suatu proses kegiatan mulai dari
penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pemeliharaan, dan
penyimpanan warkat menurut sistem tertentu, sehingga saat
diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan mudah.
Menurut Drs. The Liang Gie dalam kamus Administrasi
Perkantoran dijelaskan beberapa pengertian kearsipan yang
diuraikan seperti dibawah ini.
82
_____________
BAB V
Penyelenggaraan Rapat
Rapat tampaknya masih menempati kedudukan yang

utama di antara kegiatan-kegiatan lainnya. Dapat dipastikan
bahwa tidak ada instansi di tanah air yang selama hidupnya tidak
menyelenggarakan rapat, bahkan sebagian besar waktu pimpinan
digunakan dalam rapat.
Miftah Thoha (1983) mengemukakan bahwa rapat

menempati tangga yang tinggi dalam urutan kerja pimpinan,
sehingga ada seorang sarjana antropologi dari Carolina University
yaitu Profesor James L. Peacock menilai bahwa waktu di Indonesia
ini banyak terbuang untuk bicara (termasuk rapat), dan terlalu
sedikit waktu untuk bekerja dan membangun.
Pentingnya rapat dalam organisasi telah banyak diakui.

Karena pentingnya, kadang-kadang rapat digunakan sebagai
ukuran untuk menilai baik tidaknya usaha kerja sama dalam
organisasi tersebut. Dari rapat orang bisa menilai apakah dalam
organisasi itu berlaku cara-cara yang menghargai faktor manusia
sebagai faktor utama dalam organisasi, dan apakah mereka diberi
hak mengeluarkan pendapat? Penilaian ini akan dijawab apakah
di sana pernah diselenggarakan rapat atau tidak. Jelas, jika tidak
pemah diselenggarakan, dengan mudah orang mengatakan bahwa
83
_____________
organisasi tersebut jelek. Pimpinan disebutnya diktator, kepala
dikatakannya aristokrat, feodal bahkan sampai pada sebutan yang
ekstrim anti demokrasi, tidak reformis yang intinya cenderung
untuk mengatakan tidak ada hak berunding.
Namun, tidak jarang rapat dijumpai merupakan sumber

pemborosan. Pegawai yang gemar bekerja efisien bosan
menghadiri rapat, karena mereka tahu akan kehilangan waktunya
sekian jam, pikirannya akan dilibat kan pada perdebatan-
perdebatan yang bertele-tele, tenaga dibiarkan menganggur untuk
mendengarkan pembicaraan pembicaraan yang tidak dimengerti
ujung pangkalnya. Hal ini tentunya merupakan pemborosan,
karena jika tidak menghadiri rapat waktunya dapat digunakan
untuk bekerja lain yang lebih produktif, sehingga akan diperoleh
hasil yang bermanfaat.
Oleh karena itu, rapat harus diselenggarakan dengan cara

yang efisien. Bila Anda menjadi pegawai, Anda nanti akan diminta
oleh pimpinan Anda untuk mempersiapkan serta
menyelenggarakan rapat-rapat, baik untuk kepentingan kantor
maupun untuk kepentingan organisasi di mana pimpinan menjadi
ketuanya. Rapat-rapat yang sering diselenggarakan tentunya
adalah rapat-rapat di dalam kantor itu sendiri, di mana pimpinan
menjadi ketua dari rapat-rapat itu.
Untuk itu, Anda mempersiapkannya mulai dari

penyusunan acara rapat, membuat undangan, sampai dengan
pembuatan laporan dan akhimya mengirimkan kepada para
anggota. Demikian pula apabila pimpinan menjadi ketua atau
sekretaris organisasi di luar kantor, apabila organisasi ini akan
menyelenggarakan rapat, maka Anda ditugaskan untuk
membantu pimpinan dalam menyiapkan serta menyelenggarakan
rapat tersebut.
84
_____________
A. Pengertian Rapat
Dalam Webster's New World Dictionary, rapat diartikan
pertemuan orang-orang; suatu sidang yakni kumpulan orang-
orang terutama untuk membahas atau memutuskan persoalan-
persoalan. The Liang Gie merumuskan rapat ialah pertemuan
antara para anggota di lingkungan organisasi sendiri untuk
merundingkan atau menyelesaikan suatu masalah yang
menyangkut kepentingan bersama.
Menurut Nunung dan Ratu Evi (2001:129) rapat

merupakan suatu alat komunikasi antara pimpinan kantor dengan
stafnya. Kemudian Wursanto (1987:136) memberikan beberapa
pandangan tentang pengertian rapat, yaitu:
1) Rapat merupakan suatu bentuk media komunikasi
kelompok yang bersifat tataop muka yang sering
diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta
maupun pemerintah;
2) Rapat, merupakan alat untuk mendapatkan mufakat,
melalui musyawarah kelompok;
3) Rapat juga merupakan media pengambilan keputusan
secara musyawarahn untuk mufakat;
4) Rapat adalah komunikasi kelompok secara resmi;
5) Rapat adalah pertemuan antara para anggota di
lingkungan kantor/organisasi sendiri untuk
membicarakan, merundingkan suatu masalah yang
menyangkut kepentingan bersama; dan
6) Rapat, adalah pertemuan para anggota organisasi/para
pegawai untuk membahas hal-hal yang berhubungan
dengan kepentingan organisasi.
Dari pendapat-pendapat tersebut kiranya dapat

disimpulkan bahwa rapat pada hakikatnya merupakan salah satu
bentuk pertemuan orang-orang dalam suatu organisasi tertentu
85
_____________
untuk membicarakan masalah-masalah yang terjadi dalam
organisasinya.
Kemudian daripada itu, rapat dilaksanakan dalam suatu

organisasi bukan tanpa tujuan. Ada beberapa tujuan dilaksanakan
rapat, yaitu:
1) Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu
masalah;
2) Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan;
3) Sebagai alat koordinasi antar intern atau antar ekstern;
4) Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada
masalah-masalah yang sedang terjadi;
5) Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan; dan
6) Menampung semua permasalahan dari arus bawah (para
peserta rapat).
Tentu saja agar rapat mencapai tujuan dan maksudnya,

maka dalam pelaksanaan rapat harus ditegakkan tata tertib rapat
yang memenuhi kriteria sebagai berikut:
1) Tepat waktu dalam memulai rapat;
2) Agenda rapat dirumuskan atau disusun dengan baik
sehingga peserta rapat dapat mengetahui susunan acara
rapat;
3) Setiap peserta saling menghargai pendapat yang
dikemukakan peserta lain;
4) Adanya partisipasi dari peserta rapat;
5) Bersifat terbuka, artinya bersedia menerima kritik dan
saran dari peserta lain tanpa emosi. Dengan tidak melihat
siapa yang berbicara, tapi setiap peserta mau mendengar
pendapat orang lain;
6) Tidak ada peserta yang terlalu dominan selama
pertemuan;
86
_____________
7) Perdebatan bisa terjadi tanpa harus menjatuhkan peserta
lain atau emosi, namun saling melemparkan argumen yang
kuat tanpa menindas yang lainnya;
8) Setiap argumen atau pertanyaan yang diajukan
disampaikan secara singkat, jelas dan lugas;
9) Pemimpin rapat dapat membimbing acara sampai pada
akhir rapat walaupun terjadi perdebatan atau pro-kontra
pendapat. Jadi pemimpin rapat harus dapat mengendalikan
rapat sehingga masalah dapat dipecahkan untuk
mengambil kesimpulan; dan
10)Selalu ada kesimpulan yang diambil berdasarkan argumen-
argumen yang disetujui bersama.
Agar rapat dapat berhasil dengan baik, terlebih dahulu

harus dibuat susunan acara rapat yang merupakan urut-urutan
jalannya rapat, mulai dari pembukaan rapat sampai dengan rapat
ditutup yaitu :
1) Pembukaan;
2) Pembacaan susunan acara rapat;
3) Pembahasan materi rapat;
4) Lain-lain; dan
5) Penutup
B. Jenis Rapat Perkantoran

Secara umum jenis rapat dapat dibedakan menjadi 2 (dua),
yaitu:
1) Rapat-rapat kecil di dalam atau antar kantor biasanya tidak
memerlukan suatu persiapan dan pelaksanaan yang sulit.
Meskipun demikian, untuk mempersiapkannya Anda harus
melaksanakan dengan sebaik-baiknya. Untuk itu Anda dapat
menghubungi sekretaris dari pimpinan lain untuk memperoleh
kepastian waktu yang memungkinkan pimpinan lain dapat
menghadirinya.
87
_____________
Setelah waktu dapat ditetapkan, maka Anda masih harus
mengingatkan atau mengecek kembali dengan mengirimkan nota
kepada pimpinan yang akan menghadirinya, agar dengan
demikian mereka tidak lupa bahwa akan diselenggarakan suatu
rapat pada tanggal, waktu, dan tempat tertentu. Selanjutnya,
apabila tempat di mana rapat akan diselenggarakan adalah di
ruang pimpinan, maka Anda harus yakin bahwa ruang yang akan
dipergunakan telah siap dengan meja, kursi, dengan tata letaknya
dan peralatan untuk menyelenggara kan rapat.
Selama penyelenggaraan rapat, mungkin Anda diminta

oleh pimpinan untuk membuat catatan yang perlu. Di dalam
prosedur rapat biasanya disarankan agar Ketua membuat
ringkasan dari kesatuan pendapat dan langkah-langkah yang akan
diambil yang sesuai dengan keputusan rapat. Anda dalam rapat ini
harusnya mengambil tugas yang harus di lakukan oleh Pimpinan
sebagai Ketua seperti dimaksud di atas.
Pelaksanaan rapat-rapat kantor, prosedumya biasanya

tidak terlalu terkait oleh aturan seperti sidang-sidang yang resmi,
biasanya hanyalah terjadi diskusi-diskusi di mana terjadinya
saling tukar pendapat, keputusan dapat dicapai dengan baik
kemudian saran-saran diberikan. Dalam hal ini, Anda diharapkan
dapat membuat sendiri ringkasannya, untuk selanjutnya
dimintakan persetujuan dari Pimpinan, kemudian dibagikan
kepada para anggota.
2) Rapat yang Bersifat Resmi
Beberapa hal yang harus dipedomani dalam
menyelenggarakan rapat yang bersifat resmi, yaitu:
a) Mempersiapkan Ruangan
Salah satu dari sekian banyak hal yang harus dilakukan
dalam mempersiapkan ruangan di mana rapat akan
diselenggarakan. Hal ini harus dilakukan sebelum undangan
dikirim keluar kepada para anggota. Adalah suatu kebiasaan
88
_____________
bagi seorang Pimpinan untuk meminta dipersiapkan suatu
rapat resmi tanpa memberitahukan kepada Anda di mana
rapat akan diselenggarakan.
Oleh karena itu, adalah menjadi tanggung jawab Anda

untuk mempersiapkan ruang agar pada waktunya dapat
dipergunakan untuk rapat yang dikehendaki oleh Pimpinan.
Untuk rapat resmi yang bersifat rutin dan diselenggarakan
di lingkungan kantor biasanya akan diselenggarakan di
“Operation Room” atau di “Conference Room” atau “Ruang
Sidang Pimpinan” kantor itu.
Dalam hal suatu pertemuan yang akan diselenggarakan

di suatu hotel, misalnya Anda harus juga yakin bahwa
tempat dan waktu telah dicatat dalam papan pengumuman
di Hotel itu pada waktu rapat telah sampai waktunya, dan
telah di tetapkan disuatu tempat yang mudah untuk
diketahui, misalnya di lobby hotel atau dekat dengan lift. Hal
ini untuk menghindarkan agar para peserta yang akan
menghadiri pertemuan setelah ia datang dari tempat yang
jauh, dan dapat sampai direncanakan dengan pihak hotel,
kadang-kadang masih juga terjadi suatu kekeliruan, oleh
karena itu Anda harus melakukan persiapan rapat dengan
teliti dan sebaik mungkin.
b) Mempersiapkan rapat
Tanggung jawab Anda dalam mempersiapkan
penyelenggaraan rapat biasanya meliputi tujuh langkah
sebagai berikut:
 Membuat undangan;
 Mempersiapkan bahan rapat;
 Mempersiapkan peralatan rapat;
 Membuat catatan rapat;
 Mengirimkan catatan hasil rapat;
 Melakukan pekerjaan-pekerjaan tindak lanjut.
89
_____________
c) Membuat daftar acara
Anda sudah yakin lebih dahulu acara apa yang akan

dibicarakan dalam pertemuan yang akan diselenggarakan. Acara
di dalam suatu pertemuan harus dibuat dan disusun secara
sistematis, dengan cara membuat suatu pokok-pokok acara dalam
garis besar (out-line). Acara ini dapat disebut sebagai “agenda”
apabila pertemuan itu bersifat ilmiah, dan dapat disebut
“kalender”, apabila pertemuan itu akan menghasilkan produk
legislatif.
Apabila Pimpinan akan menjadi ketua dalam pertemuan

yang akan diselenggarakan, maka Anda harus memperingatkan
Pimpinan jauh-jauh hari sebelum pertemuan. Apabila dia
mengetahui dan mengerti akan tujuan dari pertemuan yang akan
diselenggara kan, maka dia dapat mempersiapkan untuk
Pimpinan dalam bentuk yang masih bersifat kasar, dengan
demikian Pimpinan sekadar melengkapi serta mengubah sedikit
sesuai dengan yang dikehendakinya. Dalam hal ini Anda dapat
menggunakan acara dari rapat atau pertemuan yang telah lalu
sebagai bahan referensi.
Berikut contoh alternatif yang dapat digunakan.
DAFTAR ACARA RAPAT
Hari/Tanggal : …………………………………….
Pukul : ……………s.d. …………………..
No Pukul Acara Pimpinan Ket
1 08.00- Pembukaan Aji
08.30 Kusuma
2 08.30- Pembahasan Aji
10.30 Bahan I Kusuma
3 10.30- Pembahasan Mahmud
12.00 Bahan II
4 12.00- Ishoma Ruang
13.00 Makan
90
_____________
5 13.00- Sidang Pleno Aji
14.00 Kusuma
6 14.00 Acara selesai
*) Dafar Acara ini hanya bersifat sementara
d) Membuat Undangan
Apabila pertemuan yang diselenggarakan pada waktu
tertentu secara berkala, maka Anda dapat membuat suatu
daftar nama dan alamat dari pada anggota pertemuan
dimaksud. Untuk memudahkan Anda dalam penyusunannya,
maka Anda dapat membuat pada sehelai kertas pada Buku
Harian, atau pada kartu sebesar kartu nama untuk setiap
nama anggota. Cara pengetikan nama dan alamat pada
amplop. Kartu-kartu disusun menurut sistem abjad, atau
nama sistem geographic, atau menurut kelompok, atau
menurut tim, atau menurut urutan yang lain.
Dari daftar nama inilah Anda akan dengan mudah

merencanakan beberapa surat undangan yang harus dibuat
untuk dikirimkan pada waktunya. Waktu pengiriman ini
hendaknya jangan terlalu lama dari penyelenggaraan
pertemuan sehingga memungkinkan seseorang untuk lupa,
tetapi Anda harus cukup memperkirakan waktu agar para
anggota mempunyai cukup kesempatan untuk
mempersiapkan kehadirannya pada pertemuan yang
dimaksud. Selanjutnya Anda harus memperkirakan waktu
untuk mencetak undangan, memprosesnya, sampai dengan
pengirimannya. Biasanya untuk rapat di kantor undangan
dapat dikirim satu hari sebelum penyelenggaraan rapat,
akan tetapi untuk pertemuan yang harus dihadiri oleh para
anggota yang datang dari luar kota undangan harus dikirim
satu atau dua minggu sebelumnya.
e) Mempersiapkan bahan rapat
Bersamaan waktu dengan mempersiapkan undangan
kepada para peserta rapat, maka Anda harus juga
91
_____________
mempersiapkan bahan yang dipergunakan dalam rapat atau
pertemuan dimaksud. Bahan-bahan itu dapat berupa:
 Acara atau agenda rapat pada waktu itu;
 Hasil rapat yang lalu;
 Kertas-kertas kerja dari para peserta yang akan dibahas;
 Bahan-bahan legislatif yang berupa peraturan peraturan
dan sebagainya yang sangat berkaitan dengan apa yang
akan merupakan bahan referensi;
 Bahan-bahan penerbitan dan sebagainya yang sangat
berkaitan dengan apa yang akan dibahas dalam rapat, dan
akan merupakan bahan referensi;
Perlu dicatat bahwa bahan-bahan tersebut di atas telah

tersedia untuk masing-masing anggota pada waktu rapat
dimulai. Karena itu, untuk hali ini Anda harus
mempersiapkannya jauh jauh hari sebelum penyelenggaraan
rapat.
f) Mempersiapkan peralatan rapat
Di dalam penyelenggaraan suatu pertemuan biasanya
dibutuhkan alat-alat yang diperlukan untuk tulis menulis.
Anda harus membuat suatu daftar keperluan untuk
memenuhi kebutuhan ini. Alat-alat yang biasanya diperlukan
dalam hal ini adalah:
 Papan tulis dengan kapur atau spidol sebagai alat penulis;
 Flip chart untuk menggantungkan kertas-kertas “manila”
atau/dan kertas Koran dengan spidol sebagai alat
tulisnya;
 Kertas-kertas “manila” dan/atau kertas Koran untuk
digantungkan pada flip chart;
 Overhead projector atau slide projector dengan layarnya
untuk menayangkan gambar-gambar atau tulisan, beserta
alat penunjuknya;
92
_____________
 Kertas-kertas yang diperlukan oleh para peserta rapat
untuk mencatat hal-hal yang perlu, juga block note dan
pensilnya;
 Tape recorder/video kamera untuk merekam jalannya
rapat, jika perlu;
 Alat-alat kelengkapan menulis seperti misalnya jepit
kertas, klip kertas, perfurator, stapler dengan isinya,
gunting, cutter, peruncing pinsil, dan lain-lain.
Perlu dicatat bahwa segala sesuatu peralatan tersebut di
atas harus telah dipersiapkan oleh Anda dan telah tersedia
pada waktu rapat dimulai.
g) Membuat Catatan
Selama rapat atau pertemuan berlangsung, maka Anda
bertanggung jawab untuk membuat catatan yang diperlukan
dan dikehendaki oleh rapat adalah banyak tergantung dari
kehendak ketuanya. Mungkin Ketua menghendaki bentuk
verbatim, yaitu mencatat semua yang dikatakan di dalam
pertemuan itu. Dapat juga Ketua menghendaki pokok-pokok
yang dibahas dalam rapat. Bentuk apapun juga yang
dikehendaki oleh Ketua dalam pembuatan catatan rapat,
yang pada akhirnya nanti catatan ini akan dimintakan
tanggapan, koreksi-koreksi serta persetujuan dari ketua
rapat. Isi dan catatan rapat biasanya terdiri dari hal-hal
sebagai berikut:
 Suatu judul yang menunjukkan diselenggarakannya rapat
untuk sesuatu maksud tertentu, yang dapat ditunjukkan
dengan menyebutkan nama kelompok, atau tim, atau unit
suatu organisasi;
 Tanggal, waktu, dan tempat;
 Macam rapat, rutin, atau khusus, atau menurut waktu
tertentu;
 Nama-nama para peserta rapat;
 Catatan lengkap dari seluruh hasil rapat.
93
_____________
Adalah suatu kemungkinan bahwa yang membuat catatan
rapat bukan Sekretaris Pimpinan, akan tetapi seseorang
lainnya yang memang khusus ditugaskan untuk
pengambilan catatan jalannya seluruh rapat. Meskipun
demikian Anda tentu tidak dapat terlepas dari tugas-
tugasnya untuk ikut bertanggungjawab selama rapat
berjalan, umpamanya dalam hal ikut mengetik laporan hasil
rapat, dan sebagainya.
h) Mengirimkan hasil rapat
Untuk suatu rapat yang anggotanya sedikit, maka Anda
dapat mengirimkan hasil rapat melalui pesawat telepon
ataupun dengan mengirimkannya setelah diketik secara
rapi. Tetapi, untuk rapat yang anggotanya besar, maka Anda
harus mencetak atau memproduksi dengan menggunakan
mesin stensil, atau foto kopi, baru dapat mengirimkannya.
Untuk hal-hal yang dianggap penting, Anda dapat
memberikan garis bawah pada kalimat dimaksud. Laporan
hasil rapat ini dapat dikirimkan kepada para anggota dengan
suatu surat pengantar yang ditanda tangani oleh Ketua
Rapat.
Apabila rapat yang diselenggarakan merupakan rapat

rutin, maka untuk membuat laporan hasil rapat Anda dapat
merencanakan suatu formulir, sehingga dengan demikian
Anda tinggal mengisikan hal-hal yang dikehendaki saja. Atau
apabila pertemuan yang penting, maka laporan hasil rapat
ini harus diketik di atas selembar kertas berkepala yang
memang telah Anda persiapkan pula sebelumnya.
i) Melakukan Pekerjaan-pekerjaan Tindak Lanjut
Pekerjaan-pekerjaan yang termasuk dalam tindak lanjut
dari suatu rapat biasanya meliputi hal-hal sebagai berikut:
 Apabila rapat yang diselenggarakan merupakan rapat
yang bersifat periodik, maka Anda dapat
mengikutsertakan lembaran atau slip yang meminta
94
_____________
keterangan dari para anggota mengenai bisa atau
tidaknya ia menghadiri pertemuan yang akan datang. Dari
jawaban slip ini, Anda harus telah membuat daftar dari
para peserta yang akan menghadiri pertemuan yang akan
datang. Contoh lembaran dimaksud adalah sebagai
berikut :
Diberitahukan dengan hormat bahwa rapat yang akan
datang diselenggarakan pada:
Hari/Tanggal : Senin, 11 November 20...
Pukul : 11.00 - selesai
Tempat : …………………………………..
Acara : …………………………………..
Pada hari tersebut saya akan hadir/tidak *) dapat datang
Nama kota, ………………..
*) Coret yang tidak perlu.
 Apabila dari hasil rapat diputuskan adanya beberapa
keputusan yang menyangkut penentuan kedudukan para
anggota, maka hal ini Anda harus membuat suatu
keputusan yang harus dikirimkan kepada yang
berkepentingan dalam hal ini, maka pada slip yang
disertakan dalam map para peserta rapat dapat juga
diminta tentang keterangan alamat peserta, sekiranya
ada perubahan atau pada kartu namanya. Hal-hal di luar
hal tersebut di atas mungkin masih ada, dan hal ini sangat
tergantung dari sifat pertemuan itu.
C. Tugas dalam Rapat

Tugas Anda yang pertama pada waktu menyelenggarakan
pertemuan adalah memeriksa ruangan rapat untuk meyakinkan,
apakah segala sesuatunya telah siap untuk dipergunakan. Apakah
kursinya sudah cukup jumlahnya untuk semua peserta. Letak
tempat duduk sesuai dengan fungsi setiap peserta. Alat-alat rapat
telah semua tersedia di dalam ruangan. Bahan-bahan yang akan
digunakan dalam rapat telah siap di dalam map, dan telah terletak
95
_____________
di atas meja setiap peserta? Tape recorder telah siap merekam
jalannya rapat, sound systemnya sudah Anda periksa, dan
sebagainya.
Untuk menjaga agar selama rapat berlangsung Anda tidak

selalu nampak mondar-mandir di dalam ruangan dan keluar
masuk untuk mengambil ini dan itu, maka seharusnya segala
sesuatu telah disiapkan di dalam ruangan. Apabila sangat
memerlukan sebaiknya ada seseorang lainnya yang ditugaskan
untuk melakukan tugas memberikan bantuan kepada Anda
selama dalam ruangan rapat.
Rapat kecil biasanya melalui pencatatan rekaman dari tape

recorder/video kamera. Tugas rekaman ini dapat diserahkan oleh
Anda kepada seorang teknisi yang memang ahli, dengan demikian
Anda dapat mencurahkan perhatian kepada hal lain yang lebih
penting. Apabila segala sesuatunya telah siap, maka Anda dapat
membantu pimpinan yang akan menjadi ketua dalam rapat untuk
persiapan-persiapan terakhir sebelum rapat dibuka. Kemudian
anda dapat melaporkan kepada pimpinan tentang quorum dari
para hadirin. Apabila quorum telah mencapai 80-90%, maka Anda
segera memperingatkan pimpinan untuk segera memasuki
ruangan rapat.
Selanjutnya, apabila Anda bertugas untuk mengambil

catatan dari rapat itu, maka sebaiknya Anda mencatat segala
sesuatu tanpa banyak memperhitungkan tentang besarnya
kepentingan suatu masalah untuk dicatat. Sebab dalam hal ini
akan lebih baik apabila Anda mencatat lebih banyak daripada
lebih sedikit. Karena pada waktu catatan ini ditranskripkan, maka
Anda dapat mempertimbangkan lebih tenang mana yang perlu
untuk dimasukkan dan mana yang kurang perlu untuk
dimasukkan ke dalam catatan hasil rapat. Anda harus selalu
memperhatikan semua perubahan, pernyataan-pernyataan dan
96
_____________
keputusan-keputusan. Anda juga harus mengetahui siapa yang
hadir, siapa yang tidak hadir, siapa yang datang terlambat, dan
siapa yang meninggalkan rapat terlebih dahulu. Hal ini diperlukan
apabila di dalam prosedur terjadi pemilihan suara.
Apabila rapat meminta Anda membacakan apa yang telah

diputuskan dalam rapat, maka Anda harus membacanya
sedemikian rupa, sehingga dapat dimengerti dan didengar oleh
semua hadirin. Setelah itu biasanya rapat akan memberikan
koreksi terhadap redaksi dan kesimpulan dan saran-saran yang
Anda bacakan.
Jalannya rapat seharusnya disesuaikan dengan agenda

rapat yang telah ditentukan lebih dahulu. Semua perubahan,
pergeseran dan penggantian acara harus Anda catat. Juga nama
peserta yang telah mengubah atau mengganti atau menggeser
acara harus disebutkan dalam catatan Anda, demikian juga nama-
nama peserta yang mendukungnya. Apabila di dalam rapat terjadi
pengambilan suara, maka Anda harus mencatat anggota yang
setuju dan yang tidak setuju, serta keputusan yang diambil oleh
rapat yang mempergunakan pemilihan suara ini.
Setelah rapat selesai biasanya waktu untuk

menyelenggarakan rapat yang akan datang akan diumumkan pada
waktu itu juga, di mana dan kapan waktunya. Setelah
pengumuman ini, biasanya rapat diskors. Pada saat demikian,
adalah suatu kesempatan bagi Anda untuk mengumpulkan semua
kertas-kertas kerja para peserta, semua catatan dari pimpinan,
serta kesempatan bagi Anda untuk memperbaiki hasil catatan
Anda setelah rapat baru saja selesai.
Penjelasan di atas sejatinya mengingatkan bahwa dalam

pelaksanaan rapat harus dibuatkan notula. Notula adalah catatan
laporan singkat tentang pembicaraan atau keputusan dalam rapat.
97
_____________
Notula berfungsi sebagai bukti telah diadakan rapat, sumber
informasi bagi peserta rapat, landasan bagi rapat berikutnya, alat
pengingat peserta rapat. Maksud pembuatan notula adalah agar
apa yang telah dibahas dalam rapat baik rapat untuk pemecahan
masalah atau rapat untuk pengambilan keputusan dapat menjadi
acuan bagi rapat selanjutnya. Bagi peserta rapat yang tidak hadir,
notula dapat menjadi informasi atas materi yang dibahas dan
kesimpulan yang diperoleh.
Selain itu, notula dapat juga untuk melihat perkembangan

perusahaan dari waktu ke waktu. Notula dapat dibagikan kepada
peserta rapat bila telah disetujui oleh pimpinan. Notula dibuat
oleh sekretaris organisasi atau seseorang yang ditunjuk untuk
melaksanakan tugas itu, dan posisi duduknya dekat pimpinan
agar sekretaris dapat menebar pandangan ke seluruh peserta.
Karena itu, ada beberapa -hal yang harus diperhatikan dalam
pembuatan notula:
1) Ringkas tapi jelas dan lengkap sehingga mudah dipahami
dan tidak menimbulkan penafsiran yang berbeda-beda;
2) Dibuat bukan berdasarkan pemikiran notulis;
3) Bila ada usulan dan tanggapan terhadap masalah, dapat
dipisahkan cara penulisannya agar tidak membingungkan;
4) Dalam penyusunan notula dibedakan mana saja materi
yang berupa penyajian informasi, materi yang menyangkut
pertimbangan khusus, serta materi yang berupa
keputusan; dan
5) Menggunakan bahasa yang lugas dan langsung pada pokok
pembicaraan.
Notula yang dibuat saat rapat berlansung merupakan

notula awal. Notula ini perlu disempurnakan dengan tidak
mengubah isi materi semula, kemudian diketik rapi dan
dimintakan persetujuan pada pimpinan untuk menjadi notula
akhir.
98
_____________
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penyusunan notula
:
1) Bila rapat tersebut rapat rutin, sebaiknya diberi nomor
urut rapat, bulan, dan tahun rapat. Misalnya: Rapat
Pimpinan UIN Sumatera Utara Oktober 2019;
2) Perlu diinformasikan pada judul notula rapat; apakah rapat
tersebut merupakan rapat pemberian informasi, rapat
pemecahan masalah atau rapat pengambilan keputusan;
3) Susunan notula lengkap: dari judul sampai penutup
diakhiri dengan tanda tangan pimpinan dan notulis rapat;
4) Walaupun notula dibuat ringkas, namun setiap peserta
yang berbicara perlu disebutkan namanya, misalnya Ibu
Meynar memberikan usulan tentang .........;
5) Keputusan yang diambil dalam rapat hendaknya dicatat
secara lengkap; dan
6) Waktu dimulai dan berakhirnya rapat dituliskan dalam
notula.
Dalam pembuatan notula terdapat beberapa persiapan

yang harus dilakukan, antara lain:
1) Sediakan alat tulis dan kertas, tapi sekarang sudah umum
digunakan Personal Computer ataupun Note Book atau
Laptop untuk penyusunan notula;
2) Sediakan video kamera/kaset rekaman bila ada
pembicaraan yang tidak dapat ditulis dan/atau
memastikan semua informasi dapat didokumentasikan;
3) Memahami prosedur rapat sebelum rapat dimulai; dan
4) Sediakan buku-buku referensi yang menunjang materi
rapat.
Kemudian bila dilihat dari isinya, Notula Rapat berisi

beberapa hal sebagai berikut:
1) Judul notula beserta nama organisasi atau unit organisasi
yang menyelenggarakan rapat;
99
_____________
2) Hari, tanggal, tempat serta waktu dimulai dan berakhirnya
rapat;
3) Pemimpin rapat;
4) Sifat rapat;
5) Nama peserta baik peserta yang hadir maupun yang tidak
hadir;
6) Penyempurnaan notula rapat sebelumnya dan
pengesahannya;
7) Susunan Acara rapat /agenda rapat (tulis secara
berurutan);
8) Jalannya rapat (pembukaan sampai dengan penutup);
9) Ringkasan jalannya rapat;
10)Hasil rapat;
11)Hal-hal yang dibicarakan dalam rapat;
12)Tempat, tanggal, bulan dan tahun pembuatan;
13)Catatan khusus;
14)Nama dan tandatangan pimpinan dan notulis rapat di
bagian akhir;
15)Pembuat notula; dan
16)Pengesahan notula oleh ketua/pimpinan rapat.
100
_____________
BAB VI
Komunikasi Perkantoran
A. Pengertian Komunikasi
Komunikasi berasal dari bahasa Latin, yaitu: cum yang
artinya dengan atau bersama dan kata units yang artinya satu.
Terambil juga dari bahasa Belanda, yaitu kata communion yang
artinya kebersamaan, persatuan, persekutuan gabungan,
pergaulan, atau hubungan. Organisasi harus menyadari bahwa
salah satu kunci penting tercapainya tujuan tergantung pada
kemampuan pegawai dan manajer untuk berkomunikasi secara
efektif dengan stakeholders yang lain.
Komunikasi sangat penting dalam organisasi, apabila

perintah-perintah tidak sampai kepada tujuan atau diartikan
salah, dan peringatan-peringatan tidak resmi dari seorang
pemimpin ditafsirkan atau disampaikan dengan cara yang salah,
maka kita akan menyadari bahwa masalah itu adalah masalah
“salah komunikasi”. Oleh karena itu, pemahaman yang lebih baik
atas komunikasi akan mengembangkan komunikasi tersebut.
Semua organisasi di manapun perlu menerapkan komunikasi
yang tepat, sebagai proses yang penting dan esensial bagi
pemimpin untuk mendorong lahirnya gagasan-gagasan
kepemimpinan yang baik.
101
_____________
Komunikasi didefinisikan sebagai proses mengirim dan
menerima pesan, dan dikatakan efektif apabila pesan tersebut
dapat dimengerti dan menstimulasi tindakan atau mendorong
orang lain untuk bertindak sesuai dengan pesan tersebut (Bovee,
2003). Dengan demikian, komunikasi pada hakikatnya merupakan
suatu proses dalam mana seseorang atau beberapa orang,
kelompok, organisasi, dan masyarakat menciptakan, dan
menggunakan informasi agar terhubung dengan lingkungan dan
orang lain sehingga dalam komunikasi terdapat penyampaian
informasi (pesan, ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain.
Menurut Komaruddin, (1993:82) komunikasi merupakan

salah satu fungsi kantor yang fundamental dan merupakan suatu
proses esensial bagi segala bentuk organisasi. Komunikasi adalah
proses penyampaian informasi dari seseorang kepada orang lain.
Masalah yang sebenarnya bukan terletak pada apakah pemimpin
itu perlu berkomnikasi atau tidak, tetapi apakah pemimpin
tersebut mampu mengadakan komunikasi dengan tepat atau
tidak.
Menurut Mintorogo, (1992) Komunikasi adalah proses

kegiatan penyampaian warta, berita, atau informasi yang
mengandung arti dari satu pihak kepada pihak lain dalam usaha
mendapatkan saling pengertian. Dengan demikian komunikasi
merupakan proses penyampaian berita (massage) dari seseorang
(komunikator) kepada orang lain (komunikan) sehingga terjalin
suatu pengertian.
Pada umumnya, komunikasi dilakukan secara lisan atau

verbal yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. Apabila
tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya,
komunikasi masih dapat dilakukan dengan menggunakan gerak-
gerik badan, menunjukkan sikap tertentu, misalnya tersenyum,
102
_____________
menggelengkan kepala, mengangkat bahu. Cara seperti ini disebut
komunikasi nonverbal.
Dalam kehidupan sehari-hari penggunaan bahasa non

verbal sering digunakan oleh seseorang, seperti: Menganggukan
kepala yang berarti setuju, Menggelengkan kepala yang berarti
tidak setuju, Melambaikan tangan kepada orang lain, yang berarti
seseorang tersebut sedang memanggilnya untuk datang kemari,
Menunjukkan jari kepada orang lain diikuti dengan warna muka
merah, berarti ia sedang marah, Gambar pria dan wanita di
sebuah toilet, berarti seseorang boleh masuk sesuai dengan
jenisnya.
Selanjutnya bila dikaitkan dengan aktivitas organisasi

perkantoran, menurut Rahmawati (2014:32) komunikasi
perkantoran merupakan salah satu fungsi-fungsi pokok kantor
dan suatu proses yang penting bagi semua bentuk
perusahaan/instansi (menentukan saran dan prasarana apa yang
akan dipakai).
Dengan demikian komunikasi memiliki fungsi yang cukup

penting dalam pergaulan terutama dalam system organisasi.
Secara umum menurut Rahmawati (2014:28) komunikasi dalam
organisasi memiliki 4 (empat) fungsi, yaitu:
1) Fungsi Kontrol. Komunikasi dapat dilakukan untuk
mengontrol staf atau karyawan dengan menanyakan ulang
deskripsi pekerjaannya;
2) Fungsi Motivasi. Pemberian feedback kepada karyawan
tentang apa yang sudah dilakukannya,sebaik apa mereka
mengerjakannya;
3) Fungsi Emosi. Komunikasi dapat digunakan untuk
mengekspresikan emosi dari karyawan; dan
4) Fungsi Informasi. Memperlancar pengambilan keputusan.
Terkait dengan
103
_____________
Menurut Rahmawati (2014: 29) terdapat 3 (tiga) bentuk
komunikasi, yaitu:
a) Komunikasi Verbal. Dalam komunikasi ini pesan atau
informasi disampaikan secara lisan atau disebut
berbicara.Komunikasi ini sering diikuti dengan intonasi,
ekspresi raut muka, dan gerakan tubuh;
b) Komunikasi Nonverbal. Dalam komunikasi nonverbal
pesan atau informasi disampaikan dengan menggunakan
isyarat, gerak-gerik, sesuatu barang, waktu, cara
berpakaian, dan tempat; dan
c) Komunikasi Tulisan. Dalam komunikasi tulisan pesan atau
informasi disampaikan dengan secara tertulis.
Tentu saja dalam komunikasi yang terjadi adalah

komunikasi yang efektif. Menurut Rahmawati (2014: 30)
beberapa asas komunikasi agar dapat berkomunikasi secara
efektif antara lain:
1) Komunikasi berlangsung antara pikiran seseorang dengan
pikiran orang lain. Orang hanya memahami suatu hal jika
menghubungkan dengan hal lain yang dimengerti;
2) Orang yang melakukan komunikasi memiliki kewajiban
untuk membuat dirinya mengerti; dan
3) Orang tidak paham dalam menerima pesan mempunyai
kewajiban untuk meminta penjelasan.
Di samping itu, dalam membangun komunikasi yang efektif

hendaknya menunjukkan sikap yang baik di antaranya:
1) Tersenyum. Salah satu cara untuk menjalin komunikasi
yang baik adalah secepat mungkin menjalin hubungan
baik. Tersenyumlah dan gunakan kontak mata ketika akan
memulai percakapan. Pastikan bahwa anda sangat senang
bisa berbicara dengannya. Sangat penting untuk
mengetahui topik terhangat saat berdiskusi untuk itu
lakukan update informasi terbaru;
104
_____________
2) Berbicaralah dengan jelas. Ketika Anda berkomunikasi
dengan orang lain untuk menghindari kebiasaan berbicara
dengan suara terlalu kecil atau parau sehingga orang lain
sulit menangkap maksud Anda. Cara terbaik untuk
melatihnya adalah dengan merekam suara Anda saat
berbicara. Lalu dengarkan kembali hasil rekaman itu dan
putuskan apa yang seharusnya Anda ubah dari cara Anda
bicara;
3) Santai. Anda dapat menjadi komunikator yang baik jika
Anda dapat berbicara dengan santai (rileks). Jika Anda
gugup, Anda akan berbicara cepat sehingga sulit dipahami.
Anda juga dapat membuat orang lain merasa tidak nyaman
karena kegugupan Anda;
4) Jangan monoton. Anda tentu tidak ingin orang lain menjadi
bosan saat berbicara dengan Anda. Anda dapat membuat
mereka tertarik denagn menghindari berbicara dengan
suara monoton. Anda dapat melakukan sedikit variasi dan
mengubah volume saat Anda berkomunikasi;
5) Dengar dan pahami. Ingatlah, komunikasi adalah proses
dua arah. Anda perlu mendengar dan memahami apa yang
dikatakan orang lain jika Anda ingin berkomuniaksi secara
efektif dengan mereka. Orang lain juga akan kehilangan
minat berbicara dengan Anda, jika Anda terus-menerus
bicara dan tidak pernah mendengarkan mereka.
Kemudian daripada formula lain yang dapat digunakan

untuk menjamin terlaksananya komunikasi efektif adalah:
1) Completeness (Lengkap). Komunikasi harus lengkap.
Menyampaikan semua fakta yang diperlukan oleh
penerima. Dalam dunia jurnalistik, kelengkapan informasi
dirumuskan dalam 5W+1H (What, Who, When, Where,
Why, How);
2) Conciseness (Ringkas). Menggunakan sedikit mungkin kata-
kata. Menghindari menggunakan kata-kata yang
105
_____________
berlebihan dan tidak perlu. Pesan singkat lebih menarik
dan mudah dipahami. Gunakan kalimat seefektif mungkin;
3) Consideration (Penuh Pertimbangan). Memperhatikan
sudut pandang orang lain, pola piker, tingkat pendidikan,
minat, kebutuhan, kepentingan, dan emosinya;
4) Clarity (Jelas). Menggunakan kata-kata yang tepat,
bermakna tunggal, dan tidak membingungkan atau
menimbulkan persepsi lain;
5) Concreteness (Nyata). Konkret memperkuat kepercayaan.
Pesan konkret didukung fakta-fakta spesifik dan angka.
Pesan konkret tidak disalahtafsirkan;
6) Courtesy (Tata Krama). Ini soal cara penyampaian. Pesan
disampaikan dengan tulus, sopan, bijak, reflektif, dan
antusias, serta mempertimbangkan sudut pandang dan
perasaan penerima pesan, termasuk menjaga perasaan dan
respek terhadap penerima pesan;
7) Correctness (Benar). Pesan yang disampaikan harus benar
dari segi subtansi dan tata bahasa, juga tepat dari sisi
waktu dan sasaran.
Rumus lain yang ditawarkan para ahli adalah konsep

REACH yang disebut “The 5 Inevitable Laws of Effective
Communication”, yakni Respect, Empathy, Audible, Clear, dan
Humble. Respect berarti menghargai komunikan atau menajga
harga diri orang lain. Empathy merupakan kemampuan
menempatkan diri sendiri pada situasi atau kondisi yang dihadapi
orang lain. Ini diawali dengan kemampuan mendengarkan atau
mengerti terlebih dulu sebelum didengarkan atau dimengerti oleh
orang lain. Empati bisa juga berarti kemampuan untuk mendengar
dan siap menerima masukan ataupun umpan balik apapun dengan
siakp yang positif. Kemudian audible maknanya dapat
didengarkan atau dimengerti dengan baik. Clarity dimana pesan
yang disampaikan jelas, tidak menimbulkan multiinterpretasi atau
berbagai penafsiran yang berlainan. Clarity dapat pula berarti
106
_____________
keterbukaan dan transparansi. Terakhir humble yakni sikap
rendah hati, tidak angkuh atau arogan, tidak merasa “lebih” dari
orang lain, termasuk di dalamnya memandang rendah orang lain,
berani mengakui kesalahan, rela memaafkan, dan lemah lembut.
Bila asas komunikasi tersebut dipatuhi maka komunikasi

efektif akan terjadi. Karena komunikasi yang efektif merupakan
komunikasi yang akan meningkatkan produktivitas, baik bagi
staf/pegawai maupun bagi instansi/perusahaan. Dengan memiliki
keterampilan komunikasi yang baik akan dapat mengantisipasi
masalah, membuat keputusan yang tepat, dan mengkoordinasikan
arus kerja. Komunikasi yang efektif memberikan manfaat dan
dampak sebagai berikut:
a) Pemecahan masalah lebih cepat;
b) Keputusan yang lebih kuat;
c) Meningkatkan produktivitas;
d) Arus kerja yang lebih siap dan efektif;
e) Hubungan kerja yang lebih kuat; dan
f) Meningkatkan citra profesional.
Dalam komunikasi juga akan mengalami hambatan.

Menurut Robbins dalam Rahmawati (2014: 32) gangguan
merupakan segala macam campur tangan alam proses komunikasi
yang mengubah atau mengaburkan apa yang disampaikan oleh
pengirim. Beberapa hal yang menjadi hambatan komunikasi,
yaitu:
1) Perbedaan bahasa dan persepsi;
2) Gangguan Komunikasi;
3) Gangguan fisik: masalah kesehatan, kondisi tempat kerja;
4) Gangguan emosional: Orang yang sedang marah, kecewa,
atau takut akan mengalami kesulitan untuk
menyampaikan/menerima pesan atau dengan efektif;
5) Overload informasi. Dalam perusahaan/instansi
komunikasi sering terganggu karena banyaknya pesan
107
_____________
yang diterima dan disampaikan sehingga beberapa orang
terbenam dalam pesan dan akan mengabaikan pesan atau
informasi yang menurut mereka tidak penting, menunda
menanggapinya, atau menjawab dengan tidak lengkap dan
akurat; dan
6) Penyaringan yang tidak tepat. Jumlah pesan atau informasi
yang diterima akan mempengaruhi bagaimana pesan atau
informasi tersebut disaring atau dipersingkat. Apabila
jumlah pesanatau informasi yang akan disampaikan
banyak tentu akan mempengaruhikomunikasi yang efektif
karena pesan yang disampaikan mungkin akan berubah.
Dari beberapa hambatan komunikasi tersebut, ada

beberapa cara
untuk mengatasi dengan meminimalisir hambatan tersebut, yaitu:
a) Melakukan pendekatan yang berpusat pada audiens.
Memfokuskan diri pada audiens yang akan dituju maka
komunikasi akan dapat dipastikan efektif,karena kita akan
berusaha menyajikan pesan atau informasi yang lebih baik
untuk mendapatkan feedback yang diharapkan atas
komunikasi;
b) Mengembangkan komunikasi yang terbuka. Dalam
mengembangkan komunikasi yang terbuka salah satu cara
yang dapat dilakukan yaitu mengurangi level pada struktur
organisasi, karena semakin kecil rantai komunikasi akan
semakin kecil pula salah pengertian dalam penyampaian
pesan atau informasi;
c) Komitmen untuk berkomunikasi secara etis. Komitmen
pada komunikasi yang etis dan sesuai dengan norma yang
berlaku akan membuat lebih mudah dalam berkomunikasi
dengan orang lain;
d) Menggunakan pesan yang singkat dan efektif. Konsep
5W+1H (What, Why, Who, When dan Where serta How)
dapat diterapkan untuk berkomunikasi. Pesan atau
108
_____________
informasi apa yang akan disampaikan, mengapa harus
menyampaikannya, siapa yang menyampaikannya kapan
dan dimana serta bagaimana pesan atau informasi itu akan
disampaikan.
B. Unsur-unsur Komunikasi Perkantoran

Untuk menciptakan sebuah komunikasi yang efektif, maka
sebuah proses komunikasi harus mengandung unsur-unsur
komunikasi. Unsur-unsur komunikasi setidaknya harus terdiri
dari enam hal, yaitu; sumber, komunikator, pesan, channel,
komunikasi itu sendiri, dan efek.
Sumber sebagai salah satu unsur dalam unsur-unsur

komunikasi adalah dasar yang digunakan dalam penyampaian
pesan dan digunakan dalam rangka memperkuat pesan yang
hendak disampaikan. Sumber sebagai salah satu unsur dalam
unsur-unsur komunikasi dapat berwujud dalam berbagai bentuk.
Sumber dapat berupa orang, lembaga, buku, dokumen, dan lain
sebagainya.
Komunikator sebagai salah satu unsur dari unsur-unsur

komunikasi dapat dipahami sebagai orang yang membawa dan
menyampaikan pesan. Dalam komunikasi, komunikator memiliki
peranan yang sangat penting untuk menentukan keberhasilan
dalam memengaruhi komunikan (penerima pesan). Komunikator
harus memiliki ketrampilan untuk memilih sasaran dan
menentukan tanggapan yang hendak dicapai. Sebelum melakukan
proses komunikasi, komunikator harus memperhitungkan apakah
komunikan mampu menangkap pesan yang disampaikannya.
Komunikator juga harus bisa menentukan media yang akan
digunakan untuk melakukan persuasi sehingga lebih efisien dalam
mencapai sasaran.
109
_____________
Pesan sebagai salah satu unsur dalam unsur-unsur
komunikasi dapat dipahami sebagai materi yang diberikan oleh
komunikator kepada komunikan. Pesan dapat disampaikan oleh
komunikator dalam berbagai cara, misalnya saja melalui kata-
kata, nada suara, hingga gerak tubuh dan ekspresi wajah. Pesan
sebagai salah satu unsur dalam unsur-unsur komunikasi dapat
berwujud dalam berbagai bentuk, di antaranya:
1) Pesan informatif. Pesan informatif bersifat memberikan
keterangan-keterangan atau fakta-fakta yang menuntun
komunikan untuk mengambil keputusan;
2) Pesan persuasif. Pesan persuasif adalah pesan yang
berisikan bujukan yang bertujuan untuk memberikan
perubahan sikap komunikan. Perubahan yang terjadi
merupakan perubahanan yang tidak dipaksakan,
melainkan berasal dari kehendak diri sendiri; dan
3) Pesan koersif. Pesan koersif adalah kebalikan dari pesan
persuasif. Pesan koersif bersifat memaksa dengan
mengandalkan sanksi-sanksi untuk menekan komunikan.
Channel merupakan saluran penyampaian pesan atau

sering juga disebut dengan media komunikasi. Media komunikasi
dapat dibagi ke dalam dua kategori, yakni media komunikasi
personal dan media komunikasi massa. Media komunikasi
personal digunakan oleh dua orang atau lebih untuk saling
berhubungan. Sifat dari media komunikasi ini pribadi, sehingga
dampaknya tidak bisa dirasakan oleh orang banyak. Contoh dari
media komunikasi personal adalah telepon,
aplikasi chatting (whatsapp, line, BBM), dan juga Skype.
Media komunikasi yang kedua adalah media komunikasi

massa. Media komunikasi ini digunakan untuk
mengkomunikasikan pesan dari satu atau beberapa orang kepada
khalayak ramai. Karena sifatnya yang masif, maka media
komunikasi massa dapat memiliki dampak yang besar bagi
110
_____________
banyak orang. Contoh media komunikasi massa adalah televisi,
radio, hingga yang terbaru adalah media sosial (instagram,
twitter, youtube).
Komunikasi sebagai salah satu unsur dalam unsur-unsur

komunikasi dapat dibedakan dalam berbagai macam kategori,
mulai dari segi sifatnya, arahnya, hingga jumlah orang yang
terlibat di dalamnya. Unsur-unsur komunikasi ini umumnya
dibedakan berdasarkan kategori sifat, yakni dikelompokkan ke
dalam dua kategori, yaitu komunikasi verbal dan komunikasi
nonverbal.
Komunikasi verbal merupakan bentuk komunikasi yang

menggunakan simbol-simbol verbal. Simbol-simbol verbal ini
dapat diwujudkan ke dalam bentuk lisan maupun tulisan. Unsur-
unsur komunikasi secara lisan dapat dilakukan oleh dua orang
atau lebih melalui hubungan tatap muka secara langsung tanpa
ada jarak maupun peralatan yang menjadi medianya. Unsur-unsur
komunikasi lisan dapat terlihat pada kegiatan “ngobrol” yang
dilakukan oleh orang-orang ketika berada di kantor, sekolah,
kampus, ataupun tempat-tempat lainnya. Selain secara lisan,
unsur-unsur komunikasi verbal juga dapat dilakukan melalui
tulisan. Unsur-unsur komunikasi ini dapat berupa surat-menyurat
konvensional, surat elektronik (email), chatting, dan lain
sebagainya.
Selanjutnya komunikasi nonverbal merupakan unsur-

unsur komunikasi dalam bentuk komunikasi yang dilakukan
tanpa menggunakan kata-kata, melainkan melalui simbol-simbol
lainnya. Komunikasi non verbal dapat ditunjukkan oleh tubuh
manusia secara alami melalui gerak isyarat, bahasa tubuh,
ekspresi wajah, dan kontak mata. Sementara itu, komunikasi non
verbal dapat pula ditunjukkan dari hal-hal lain seperti gaya
111
_____________
berpakaian, potongan rambut, intonasi suara, hingga gaya
berjalan.
Efek merupakan unsur-unsur komunikasi yang memiliki

definisi hasil akhir dari suatu komunikasi. Efek komunikasi dapat
beraneka macam dan dapat dilihat dalam tiga kategori:
1) Personal opinion. Personal opinion adalah sikap dan
pendapat seseorang pada suatu masalah tertentu;
2) Public opinion. Public opinion merupakan penilaian sosial
mengenai suatu hal berdasarkan proses pertukaran
pikiran; dan
3) Majority opinion. Majority opinion dapat dipahami sebagai
pendapat yang disetujui oleh sebagian besar publik atau
masyarakat.
Jika sebelumnya telah dibahas unsur-unsur komunikasi

secara umum, maka William J Seller ternyata memiliki pendapat
tersendiri mengenai unsur-unsur komunikasi. Menurutnya,
unsur-unsur komunikasi dapat dipecah ke dalam unsur-unsur
komunikasi yang lebih luas. William J. Seller membagi unsur-
unsur komunikasi menjadi delapan, yakni:
1) Lingkungan komunikasi. Lingkungan sebagai unsur-unsur
komunikasi memiliki tiga komponen penting, yaitu: Fisik;
merupakan tempat dimana komunikai berlangsung. Sosial-
psikologis; meliputi peran yang dijalankan oleh orang-orang
yang terlibat dalam komunikasi. Budaya dan lingkungan sosial
juga berpengaruh dalam unsur-unsur komunikasi ini. Temporal
(waktu); Mencangkup waktu dalam hitungan jam, hari, atau
sejarah dimana komunikasi berlangsung;
2) Enkoding-Dekoding. Dalam ilmu komunikasi, tindakan
menghasilkan pesan disebut dengan encoding. Sementara
tindakan menerima pesan disebut dengan decoding. Oleh
karena itu, seorang komunikator seringkali disebut
sebagai encoder dan seorang komunikan disebut sebagai
112
_____________
decoder. Sama seperti sumber-penerima, dalam proses
komunikasi, kita juga melakukan proses encoding-
decoding sebagai satu kesatuan yang tidak terpisahkan. Proses
ini terjadi secara simultan dan timbal balik;
3) Sumber Penerima. Unsur-unsur komunikasi selanjutnya adalah
sumber penerima. Sumber penerima merupakan satu kesatuan
yang tak terpisahkan untuk menegaskan bahwa setiap otang
yang terlibat dalam komunikasi adalah sumber (komunikator)
sekaligus penerima (komunikan);
4) Kompetensi Komunikasi. Kompetensi komunikasi sebagai
unsur-unsur komunikasi mengacu pada kemampuan seseorang
untuk berkomunikasi secara efektif. Kompetensi dalam unsur-
unsur komunikasi ini mencangkup hal-hal seperti pengetahuan
tentang peran lingkungan (konteks) dalam memengaruhi
kandungan (content) dan bentuk pesan;
5) Feedback. Feedback atau umpan balik dalam unsur-unsur
komunikasi adalah informasi yang dikirimkan balik ke
sumbernya;
6) Gangguan. Gangguan dalam unsur-unsur komunikasi adalah
gangguan yang mendistorsi pesan. Gangguan menghalangi
penerima dalam menerima pesan dan sumber dalam
mengirimkan pesan. Gangguan dalam unsur-unsur komunikasi
dapat membuat pesan yang disampaikan oleh komunikator
berbeda dengan pesan yang diterima oleh komunikan;
7) Saluran. Saluran komunikasi merupakan unsur-unsur
komunikasi berupa media yang dilalui oleh pesan. Komunikasi
seringkali berlangsung melalui lebih dari satu saluran, namun
menggunakan dua, tiga, atau lebih saluran yang terjadi secara
tumbang tindih; dan
8) Pesan. Pesan sebagai unsur-unsur komunikasi memiliki banyak
bentuk. Manusia mengirim dan menerima pesan melalui salah
satu atau kombinasi dari panca indera.
113
_____________
C. Jenis-jenis Komunikasi Perkantoran
Menurut ruang lingkupnya, komunikasi perkantoran dapat
dibedakan menjadi 2 (dua) jenis, yaitu: Komunikasi Internal dan
Komunikasi Eksternal. Komunikasi internal adalah komunikasi
yang terjadi didalam dan diantara anggota organisasi yang
bersangkutan. Komunikasi internal ini terdiri atas:
1) Komunikasi vertikal, yaitu: Komunikasi yang terjadi antara
atasan dengan bawahan dan komunikais tersebut
mengandung perintah dari atasan kepada bawahannya;
dan
2) Komunikasi horizontal, yaitu: Komunikasi dengan tingkat
jenjang kurang lebih sederajat yang tidakmengandung
perintah tetapi bersifat pengiriman infromasi dalam
rangkapelaksanaan pekerjaan kantor.
Selanjutnya komunikasi eksternal merupakan komunikasi

yang dilakukan oleh para staf/pegawai kantor dengan pihal lain di
luar kantornya. Komunikasi ini dimaksudkan untuk mendapat
pengertian, kepercayaan, dan bantuan kerjasama dengan
masyarakat.
Selanjutnya komunikasi perkantoran menurut cara

penyampaian informasi dibedakan menjadi 2 (dua), yaitu:
1) Komunikasi Lisan. Komunikasi yang terjadi secara
langsung dan tidak dibatasi oleh jarak dimana kedua belah
pihak bertemu dan bertatap muka; dan
2) Komunikasi Tertulis. Komunikasi yang dilaksanakan dalam
bentuk surat dan dipergunakan untuk menyampaikan
berita yang sifatnya singkat, jelas tetapi dipandang perlu
untuk ditulis dengan maksud-maksud tertentu.
114
_____________
Kemudian komunikasi perkantoran menurut
kelangsungannya dapat dibedakan menjadi 2 (dua), yaitu:
1) Komunikasi langsung. Komunikasi yang dilaksanakan
secara langsung tanpa bantuan perantara orang ketiga
ataupun media komunikasi yang ada dan tidak dibatasi
oleh jarak; dan
2) Komunikasi tidak langsung. Komunikasi yang dilaksanakan
dengan bantuan pihak ketiga ataupun media atau alat-alat
komunikasi.
Komunikasi perkantoran juga dapat dibedakan menurut

perilakunya, yaitu:
1) Komunikasi formal, yaitu komunikasi yang terjadi di dalam
suatu organisai atau perusahaan yang tata caranya telah
diatur dalam struktur organisasinya;
2) Komunikasi informal, yaitu komunikasi yang terjadi di
dalam suatu organisasi atau perusahaan yang tidak
ditentukan dalam struktur organisasi dan tidak mendapat
pengakuan resmi yang mungkin tidak berpengaruh dalam
kepentingan organisasi; dan
3) Komunikasi nonformal, yaitu komunikasi yang
berhubungan dengan pelaksanaan tugas pekerjaan atau
kegiatan yang bersifat pribadi antar staf/pegawai
perusahaan.
Komunikasi perkantoran menurut aliran informasi,

dibedakan menjadi:
1) Komunikasi satu arah, yaitu komunikasi yang berlangsung
dari satu pihak saja yang umumnya terjadi dalam keadaan
mendesak atau darurat karena sistem yang mengaturnya
harus demikian; dan
2) Komunikasi dua arah, yaitu komunikasi yang bersifat
timbal balik yang diberikan kesempatan untuk
memberikan respon kepada komunikatornya.
115
_____________
Selanjutnya komunikasi perkantoran menurut jaringan
kerja dapat dibedakan menjadi:
1) Komunikasi jaringan kerja rantai, yaitu komunikasi yang
terjadi menurut saluran hirarki organisasi dengan jaringan
komando sehingga mengikuti pola komunikasi formal;
2) Komunikasi jaringan kerja lingkaran, yaitu komunikasi
terjadi melalui saluran komunikasi yang berbentuk seperti
lingkaran yang juga lebih singkat; dan
3) Komunikasi jaringan bintang, yaitu komunikasi yang
terjadi melalui satu sentral dan saluran yang dilalui lebih
pendek.
Selanjutnya komunikasi perkantoran juga dapat dibedakan

menurut peranan individu dalam organisasi perkantoran, yaitu:
1) Komunikasi antar individu dengan individu yang lain, yaitu
komunikasi yang terlaksana baik secara formal maupun
informal yang dimana individu bertindak sebagai
komunikator yang harus mampu mempengaruhi perilaku
individu yang lain;
2) Komunikasi antar individu dengan lingkungan yang lebih
luas. Komunikasi ini terjadi karena individu yang dimaksud
memiliki kemampuan yang tinggi untuk mengadakan
hubungan dengan lingkungan yang lebih luas; dan
3) Komunikasi antara individu dengan dua kelompok atau
lebih. Komunikasi ini individu berperan sebagai perantara
antara dua kelompok atau lebih yang dituntut memiliki
kemampuan untuk menjadi penyelaras yang harmonis.
D. Sistem Informasi Manajemen Perkantoran dan

Peranannya
Sistem adalah satu kesatuan komponen yang saling
terhubung dengan batasan yang jelas bekerja bersama-sama
untuk mencapai seperangkat tujuan (O’Brien dan Marakas 2009).
Sistem informasi dalam suatu pemahaman yang sederhana dapat
116
_____________
didefinisikan sebagai satu sistem berbasis komputer yang
menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan
kebutuhan yang serupa (Sutono, 2007). Sistem informasi adalah
kombinasi dari people, hardware, software, jaringan komunikasi,
sumber-sumber data, prosedur dan kebijakan yang terorganisasi
dengan baik yang dapat menyimpan, mengadakan lagi,
menyimpan, dan menyebarluaskan informasi dalam suatu
organisasi. (O’Brien dan Marakas, 2009).
Sistem informasi memuat berbagai informasi penting

mengenai orang, tempat, dan segala sesuatu yang ada di dalam
atau di lingkungan sekitar organisasi. Informasi sendiri
mengandung suatu arti yaitu data yang telahdiolah ke dalam suatu
bentuk yang lebih memiliki arti dan dapat digunakan untuk
pengambilan keputusan. Data sendiri merupakan fakta-fakta yang
mewakili suatu keadaan, kondisi, atau peristiwa yang terjadiatau
ada di dalam atau di lingkungan fisik organisasi. Data tidak dapat
langsung digunakan untuk pengambilan keputusan, melainkan
harus diolah lebih dahulu agar dapat dipahami, lalu dimanfaatkan
dalam pengambilan keputusan.
Sistem informasi mengandung tiga aktivitas dasar di

dalamnya, yaitu: aktivitas masukan (input), pemrosesan
(processing), dan keluaran (output). Tiga aktivitas dasar ini
menghasilkan informasi yang dibutuhkan organisasi untuk
pengambilan keputusan, pengendalian operasi, analisis
permasalahan, dan menciptakan produk atau jasa baru. Masukan
berperan di dalam pengumpulan bahan mentah (raw data), baik
yang diperoleh dari dalam maupun dari lingkungan sekitar
organisasi. Pemrosesan berperan untuk mengkonversi bahan
mentah menjadi bentuk yang lebih memiliki arti. Sedangkan,
keluaran dimaksudkan untuk mentransfer informasi yang
diproses kepada pihak-pihak atau aktivitas-aktivitas yang akan
menggunakan. Sistem informasi juga membutuhkan umpan balik
117
_____________
(feedback), yaitu untuk dasar evaluasi dan perbaikan ditahap
input berikutnya (Sutono, 2007).
Sistem informasi manajeman digambarkan sebagai sebuah

bangunan piramida dimana lapisan dasarnya terdiri dari
informasi, penjelasan transaksi, penjelasan status, dan sebagainya.
Lapisan berikutnya terdiri dari sumber-sumber informasi dalam
mendukung operasi manajemen sehari-hari. Lapisan keriga terdiri
dair sumber daya sistem informasi untuk membantu perencanaan
taktis dan pengambilan keputusan untuk pengendalian
manajemen. Lapisan puncak terdiri dari sumber daya informasi
utnuk mendukung perencanaan dan perumusan kebijakan oleh
tingkat manajemen.
Definisi sebuah sistem informasi manajemen, istilah yang

umum dikenal orang adalah sebuah sistem manusia/mesin yang
terpadu (integrated) untuk menyajikan informasi guna
mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan
keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem ini menggunakan
perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software)
komputer, prosedur pedoman, model manajemen dan keputusan,
dan sebuah “database”.
Menurut O’Brien dan Marakas (2009) tujuan dari sistem

informasi manajemen adalah menyediakan informasi yang
dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk,
dan tujuan lain yang diinginkan manajemen; menyediakan
informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian,
pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan; menyediakan
informasi untuk pengambilan keputusan.
Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwa manajer dan

pengguna lainnya perlu memiliki akses ke informasi akuntansi
manajemen dan mengetahui bagaimana cara menggunakannya.
118
_____________
Informasi akuntansi manajemen dapat membantu mereka
mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan
mengevaluasi kinerja (informasi akuntansi dibutuhkan dam
dipergunakan dalam semua tahap manajemen, termasuk
perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan).
Sistem informasi manajemen memiliki banyak manfaat

baik bagi pihak manajemen maupun untuk organisasi
keseluruhan. Adapun manfaat sistem informasi manajemen
seperti:
1) Meningkatkan efisiensi dan efektivitas data secara akurat
dan realtime;
2) Memudahkan pihak manajemen untuk melakukan
perencanaan, pengawasan, pengarahan, dan pendelegasian
kerja kepada semua departemen yang memiliki hubungan
atau koordinasi;
3) Meningkatkan kualitas sumber daya manusia, karena unit
sistem kerja yang terkoordinasi dan sistematis; dan
4) Meningkatkan produktivitas dan penghematan biaya
dalam organisasi.
Menurut Soetrisno dan Brisma (2006:155) ada tiga

komponen utama dari teknologi informasi:
1) Komputer, merupakan mesin elektronik yang mampu
mengolah data-data dengan kapasitas yang besar dan
pemrosesan yang cepat’
2) Micro Elektronik, merupakan suatu circuit yang
terintegrasi yang didesin untuk melakukan fungsi-fungsi
koordinasi dan pengolahan data. Fungsinya dapat
disejajarkan dengan peralatan micro elektronik seperti
sebuah mainframe’s central processing unit (CPU); dan
3) Telekomunikasi, merupakan cara penyampaian informasi
melalui kabel/kawat listrik (telepon) atau dengan
gelombang radio.
119
_____________
Selanjutnya di dalam perusahaan yang menerapkan sistem
perkantoran modern terdapat beberapa fasilitas, di antaranya
sebagai berikut:
1) Teletext, yaitu suatu sistem untuk melayani data melalui
jaringan televisi yang ada;
2) View data, seperti halnya teletext, view data menyajikan
data atau referensi yang up to date di bidang
perdagangan. Perbedaannya dengan teletext, view data
hanya terbatas pada pelanggan dan sifat kerjanya adalah
sistem interaktif, sehingga setiap pengguna dapat meminta
atau mengajukan pertanyaan secara aktif kepada database
untuk memperoleh data yang dibutuhkan. Sistem ini
merupakan kombinansi dari jaringan komunikasi,
komputer (atau terminal), televisi dan permintaan
dilakukan melalui telepon;
3) Elektronik mail adalah suatu sistem untuk menyampaikan
pesan-pesan dengan alat elektronik. Sistem telex telah
digunakan bertahun-tahun, namun pada electronic mail
pesan tertulis dapat disampaikan dari meja kantor yang
satu ke meja yang lainnya lewat terminal.
Tentu saja dalam menjalankan sistem informasi

manajamen tidak lepas dari pengolahan data. Pengolahan data
secara elektronik merupakan serangkaian kegiatan yang
dimaksudkan untuk penyediaan informasi dengan menggunakan
komputer yang mencakup pengumpulan, pemrosesan,
penyimpanan, dan pengawasan hasil olahan tersebut. Seperti
telah dikatakan di atas hasil pengolahan data adalah sejumlah
informasi yang memenuhi persyaratan kelengkapan,
kemutakhiran, keandalan dan akurasi yang tinggi, sehingga dapat
digunakan sebagai alat pendukung pengambilan keputusan secara
efektif.
120
_____________
Pembatasan pengertian di atas menunjukan dengan jelas
bahwa langkah pertama dalam psroses pengolahan data ialah
pengumpulan data. Tidak dapat disangkal bahwa para pengguna
informasi, yaitu para pengambil keputusan, memerlukan
tersedianya informasi yang bermutu tinggi. Oleh karena itu para
tenaga profesional yang berkecimpung dalam kegiatan
pengolahan data harus berupaya agar dalam menjalankan
fungsinya, terdapat jaminan bahwa: (a) mutu data yang
dikumpulkan tinggi, (b) relevan dengan kepentingan pemakainya,
(c) digali dari sumber yang dapat dipecayai, baik interna maupun
eksternal.
Langkah kedua ialah pengolahan data, kiranya telah umum

diketahui bahwa yang dimaksud dengan pengolahan data ialah
proses mengubah bentuk dan makna data menjadi informasi dan
dapat digunakan dalam mendukung berbagai kegiatan
manajemen bisnis termasuk kegiatan pengambilan keputusan.
Langkah ketiga ialah penyimpanan. Keluaran pengolahan

data berupa informasi harus disimpan sedemikian rupa sehingga
keamanannya terjamin, hemat biaya dan mudah mudah ditelusuri
dan diambil apabila diperlukan. Pentingnya keamanan informasi
dapat dilihat dari paling sedikit tiga sudut pandang, yaitu:
a) Agar jangan sampai jatuh di tangan orang atau pihak yang
tidak berhak, seperti pesaing yang sangat mungkin
melakukan kegiatan inteligen bisnis;
b) Aman terhadap kerusakan karena tempat dan cara
penyimpanan yng tidak tepat; dan
c) Aman dari bahaya kebakaran.
Langkah keempat ialah pengawasan. Maksudnya ialah agar

sistem pengolahan dara yang sudah ditetapkan diikuti
sepenuhnya oleh para penanggung jawabnya. Artinya, urutan
langkah yang perlu diambil benar-benar diikuti karena dengan
121
_____________
demikian mampu menghasilkan informasi yang memenuhi
kebutuhn berbagai pihak yang memerlukannya.
Pada umumnya di dalam suatu organisasi atau perusahaan

yang besar terdapat satuan kerja pengolahan daya yang melayani
seluruh perusahaan. Dilihat dari segi manajemennya, susunan
organisasi yang umum digunakan terdiri dari:
1) Pimpinan tertinggi yang bertanggung jawab atas seluruh
fungsi pengolahan data dengan titelatur yang beraneka
ragam seperti wakil presiden, wakil direktur utama,
direktur atu titelatur lainnya yang sejenis; dan
2) Paling sedikit tiga orang manajer sebagai pembantu
pimpinan tertinggi tersebut di atas yaitu:
a) Manajer operasi yang membawahi operasi peralatan
komputer, pemrosesan sistem, pengamanan komputer,
dan penjadwalan penggunaan komputer;
b) Manajer pengendalian masukan-luaran yang
membawahi penelitian masukan, pengendalian koreksi
kesalahan;
c) Manajer pengembangan sistem yang bertanggung jawab
atas penyelenggaraan kegiatan pembuatan program
baru, koreksi program yang sedang digunakan apabila
ternyata diperlukan, dan didokumentasikan dengan
sistem yang ada.
Selanjutnya seiring dengan perkembangan teknologi

komunikasi kegiatan perkantoran dapat dilakukan dengan teknik
telecommuting. Sebagaimana disebutkan Gomez-Meija dkk (2004)
mendeskripsikan telecommuting sebagai perencanaan kerja yang
memungkinkan pegawai untuk bekerja di tempat selain kantor
(biasanya di rumah, di kantor kecil, atau di jalan) dengan selalu
menghubungkan diri ke kantor melalui telepon, faksimile,
ataupun email.
122
_____________
Hanya terkait dengan teknik ini, yang pegawainya
diistilahkan dengan telecommuter, perlu diketahui karakteristik
sebagai berikut:
1) Pekerjaan yang jelas dan dapat diukur;
2) Membutuhkan interaksi harian dengan kelompok kerja;
3) Membutuhkan interaksi setiap hari dengan pelanggan; dan
4) Pekerjaan (misalnya mengetik, data entri, atau melakukan
hubungan telepon) yang dapat dilakukan secara baik di
luar kantor;
5) Jika jabatan manajemen, apakah hal ini akan berlangsung
permanen atau hanya sementara (karena ada perjalanan
dinas?);
6) Pekerjaan yang tidak memerlukan tingkat interaksi yang
tinggi dengan pegawai lain dalam melakukan pekerjaannya
Meskipun telecommuting memiliki dampak positif seperti

yang disebutkan sebelumnya, ternyata telecommuting juga
memiliki dampak negatif, yaitu:
1) Pegawai dapat menghindar dari pengawasan pihak
manajemen;
2) Pegawai akan beranggapan telecommuting menyebabkan
mereka terkucil dari rekan kerjanya;
3) Pegawai akan kehilangan interaksi sosial;
4) Pegawai kemungkinan besar beranggapan telecommuting
menambah tingkat stres dalam rumah tangganya;
5) Pegawai mungkin mempunyai anggapan telecommuting
berdampak kurang menguntungkan pada kariernya di
masa yang akan datang
Kemudian daripada itu pelayanan telekomunikasi di

organisasi saat ini semakin beragam dan semakin meningkat
jumlahnya. Kondisi ini tentunya memerlukan pengelolaan yang
sesuai dengan mengoptimalkan sistem telekomunikasi dan
mengefisienkan biaya yang ditimbulkannya. Karena itu, system
123
_____________
informasi manajemen yang diberlakukan dalam suatu organisasi
memiliki manfaat yang besar, di antaranya:
1) Memahami proses kerja masing-masing elemen dalam
sistem telekomunikasi dan bagaimana menghasilkan
efisiensi dari hal tersebut;
2) Memahami tingkat efisiensi yang akan dihasilkan jika
beberapa aspek teknik dari sistem digabungkan
pengoperasiannya;
3) Memahami kemungkinan bagi manajer untuk
mendapatkan informasi yang dibutuhkan pada saat
dibutuhkan;
4) Memahami potensi pengembangan sistem berdasarkan
perkembangan teknologi yang dapat memberikan manfaat
optimal bagi organisasi; dan
5) Mengoordinasikan pengembangan keseluruhan sistemm
daripada pendekatan yang hanya mempengaruhi bagian
dari sistem.
Selanjutnya terkait dengan pemanfataan telekomunikasi

tentu tidak terlepas dari pembiayaan. Berikut ini beberapa saran
yang diberikan dalam upaya mengontrol biaya telekomunikasi
(Rowe, 2002), yaitu:
1) Mengoordinasikan segala aspek dalam sistem
telekomunikasi;
2) Menyiapkan perusahaan alternatif yang dapat
menyediakan layanan telepon jarak jauh guna menentukan
kesesuaian dengan anggaran perusahaan;
3) Mempertimbangan penggunaan peralatan baru jika kondisi
membutuhkan;
4) Menentukan efektifitas penggunaan sistem telekomunikasi
melalui pembelian atau menyewanya (leasing);
5) Memasang sistem remote control untuk mengawasi
penggunaan layanan telekomunikasioleh pegawai;
124
_____________
6) Memasang fitur telepon yang paling banyak digunakan
untuk keefektifan biaya; dan
7) Mendesain sistem telekomunikasi baru sebagai platform
yang dapat mendukung perkembangan telekomunikasi di
masa yang akan datang
125
_____________
BAB VII
Manajemen Mutu Perkantoran
A. Pengertian Mutu
Tujuan dari sistem manajemen mutu adalah untuk
meyakinkan konsumen bahwa produk yang dihasilkan
perusahaan mampu memenuhi persyaratan dari pembeli.
Menurut International Organization for Standarization, sistem
manajemen mutu adalah cara suatu perusahaan untuk
mengendalikan kegiatan-kegiatan yang saling berhubungan (baik
langsung maupun tidak langsung) untuk mencapai hasil yang
diinginkan.
Hadiwiardjo dan Wibisono (1996:18) menyebutkan

organisasi yang menjalankan sistem manajemen mutu cenderung
menunjukkan sifat-sifat berikut:
1) Adanya suatu filosofi bahwa mencegah lebih baik daripada
mendeteksi, koreksi, dan hasilnya;
2) Komunikasi yang konsisten di dalam proses dan antara
produksi, pemasok, dan pembeli;
3) Pemeliharaan dokumen-dokumen yang cermat dan
pengendaliannya kritis secara efisien;
4) Kesadaran mutu dari semua karyawan; dan
5) Kepercayaan manajemen yang sangat tinggi.
126
_____________
Manajemen mutu memiliki prinsip-prinsip dalam
penerapannya sebagaimana terlihat dalam gambar berikut ini:
Gambar 1. Prinsip-prinsip Manajemen Mutu
Berdasarkan Gambar 1. dapat dijelaskan sebagai berikut:

1) Costumer Focus: Fokus utama manajemen mutu adalah
untuk memenuhi persyaratan pelanggan dan berjuang
untuk melampaui harapan pelanggan;
2) Leadership: Pemimpin dari semua tingkatan menetapkan
serta menyatukan tujuan, arahan dan menciptakan kondisi
dimana orang-orang terlibat dalam mencapai sasaran
organisasi;
3) Engagement of People: Kompeten, mampu diberdayakan,
dan keterlibatan orang-orang di semua tingkatan, adalah
hal yang penting untuk menambah kapabilitas organisasi
dalam menciptakan dan memberikan nilai;
4) Process Approach: Hasil yang dapat diprediksi dan
konsisten akan tercapai lebih efektif dan efisien jika
aktivitas-aktivitas dapat dimengerti dan dikelola sebagai
proses-proses yang saling berkaitan serta berfungsi
sebagai suatu sistem yang utuh;
127
_____________
5) Improvement: Organisasi-organisasi yang sukses selalu
fokus terhadap perbaikan;
6) Evidence-Based Decision Making: Pengambilan keputusan
berdasarkan analisis dan evaluasi data dan informasi
memiliki kemungkinan yang lebih besar untuk mencapai
hasil yang diharapkan;
7) Relationship Management: Untuk mempertahankan
kesuksesan, organisasi harus mengelola hubungannya
dengan pihak-pihak yang berkepentingan di antaranya
adalah para pemasoknya.
Prinsip-prinsip di atas harus mampu dipegang teguh oleh

seluruh elemen organisasi perkantoran agar layanan perkantoran
berjalan dengan baik dan memiliki kebermaknaan.
Lantas bagaimana penerapannya sebagaimana yang

dimaksud tersebut bagi organisasi perkantoran? Untuk itu dapat
dikembangkan suatu model dasar strategi yang merujuk kepada
model strategi perubahan budaya. Sesuai dengan itu dalam kaitan
strategi merubah suatu budaya atau suatu kebiasaan menurut
Lawrance Miller (1984) ada enam perangkat rumusan yang harus
dikembangkan. Keenam perangkat rumusan tersebut ialah (1)
budaya kita sekarang, (2) siapa dan bagaiana kita diorganisasikan,
(3) lingkungan eksternal (hari ini dan kemarin), (4) budaya masa
datang kita (5) akan menjadi siapa dan akan bagaimana kita
diorganisasikan, dan (6) lingkungan eksternal masa datang.
Merujuk usulan Miller tersebut maka model dasar strategi

penerapan manajemen mutu pada organisasi perkantoran dapat
ditetapkan dengan memperhatikan atau mempertimbangkan dua
sisi kepentingan, yaitu misi yang diemban organisasi atau yang
oleh Kanter (Bagir, 1995) dalam perspektif keunggulan kompetitif
dekenalkan sebagai core competence; dan visi terhadap
kebutuhan, keinginan, atau harapan para pelanggan.
128
_____________
Pada sisi pertama dapat ditempatkan dua hal apa yang
disarankan A. V. Feigenbaum (1983), yakni pengorganisasian dan
pencapaian komitmen terhadap mutu terpadu. Dalam kaiatan ini
mengacu kepada Enward Deming (Sallis, 1993:48-49) dapat
diajukan 14 prinsip sebagai berikut:
1) Miliki tekad yang kuat dan terus menerus untuk
memperbaiki mutu produk dan jasa;
2) Gunakan filosofi yang tidak bisa menerima keterlambatan,
kesalahan, cacat materi dan cacat pekerjaan;
3) Hentikan pemeriksaan mutu pada akhir proses, ganti
dengan adanya proses yang baik sejak awal sampai akhir
guna mendapatkan hasil yang bermutu;
4) Jangan terkecoh oleh besarnya biaya saja; yang mahal
belum tentu baik, yang mudah belum tentu baik, demikian
pula sebaliknya;
5) Lakukan terus dan selamanya usaha-usaha perbaikan
kualitas dalam setiap kegiatan;
6) Lembagakan pembinaan dalam bentuk on-the-job training
untuk semua orang agar masing-masing dapat selalu
meningkatkan kualitas kerjanya;
7) Lembagakan kepemimpinan yang membantu setiap orang
untuk dapat melakukan pekerjaannya dengan baik;
8) Hilangkan sumber-sumber yang menyebabkan orang
merasa takut dalam organisasi;
9) Hilangkan segala yang menghambat komunikasi antar
bagian dan antar individu dalam organisasi sekolah;
10)Hilangkan slogan dan ajakan bekerja keras kepada para
pelaksana; penyebab rendahnya mutu dan produktivitas
bukan ada pada pihak pelaksana tetapi pada sistem
organisasi;
11)Hilangkan target kerja bagi para pelaksana, dan hilangkan
angka-angka tujuan bagi para pimpinan;
12)Singkirkan penghalang yang merebut hak para pimpinan
dan pelaksana untuk bangga atas hasil kerjanya;
129
_____________
13)Lembagakan program yang kuat untuk pendidikan,
pelatihan dan pengembangan diri bagi semua orang; dan
14)Ciptakan struktur yang memungkinkan semua orang bisa
ikut serta dalam usaha memperbaiki mutu organisasi
sekolah.
Sedangkan pada sisi kedua perlu antisipasi kecenderungan

dan penciptaan iklim yang kondusif. Iklim yang memungkinkan
kemampuan dan motivasi senantiasa bersamaan terus meningkat
dan menjadi-kannya sebagai suatu cita-cita, lebih tingginya lagi
sebagai obsesi. Hal tersebut amatlah penting sebab sebagaimana
ditegaskan oleh Ralp Barra (1983) bahwa kontribusi sesorang
dalam peningkatan mutu dan produktivitas akan tergantung pada
kombinasi antara kemampuan dan motivasi.
Kepentingan-kepentingan pada kedua sisi (misi dan visi)

tersebut dilakukan secara komplementer untuk tiap tahapan
periode waktu perubahan yang ditentukan, sebagai pencapaian
titik kesetimbangan baru yang diinginkan.
Sebagai pegangan umum, dalam implementasi manajemen

mutu perkantoran, seorang leader harus mampu mengetahui
kategorisasi anggota sistem sosial sebagaimana disebutkan
Everett Rogers (1983). Dikemukakannya bahwa anggota sistem
sosial dalam proses penyebaran inovasi (diffusion) dapat
dikelompokkan ke dalam lima kategori. Yang dalam hubungannya
dengan sistem sosial perkantoran kelimanya dapat dikemukakan
sebagai berikut:
1. Inovator, anggota staf yang masuk kategori ini berkarakter
antara lain suka bertualang; berhasrat besar untuk mencoba
gagasan-gagasan baru; menyukai akan hal-hal yang bahaya,
kegesitan, tantangan, dan risiko. Mereka sering juga
berhubungan dengan orang-orang dari luar lingkungan atau
berjiwa kosmopolitan. Mereka dapat memainkan peranan
130
_____________
sebagai "a getkeeping" dalam arus gagasan-gagasan baru ke
dalam sistem kantor;
2. Pelopor, anggota staf kategori ini lebih menyatu dengan
lingkungan sosial kantor setempat. Mereka sering tampil
sebagai "opinion leader" dan penuh pertimbangan untuk
menerapkan gagasan yang baru. Mereka tanggap terhadap
kelompoknya, mampu mengajukan saran dan memberikan
dorongan di samping senantiasa menguapayakan
keberhasilan dengan memanfaatkan ciri-ciri utama suatu
gagasan baru;
3. Pengikut dini, anggota staf kelompok ini suka menerima
gagasan baru sebelum kebanyakan orang menerimanya.
Sekalipun acap kali berhubungan dengan anggota kelompok
lainnya, tapi jarang memegang posisi kepemimpinan.
Mereka sering merunding-kannya lebih dahulu sebelum
menerima sepenuhnya suatu gagasan baru;
4. Pengikut kemudian, anggota staf kelompok ini baru
menerima gagasan baru manakala sudah kebanyakan orang
menerimanya. Mereka seringkali ragu terhadap gagasan
baru dan karenanya menunggu tekanan kelompok
memberikan motivasi. Mereka cenderung menerima suatu
yang baru setelah yakin merasa aman dengan
penerimaannya itu; dan
5. Tertinggal, anggota staf kelompok ini senantiasa menjadi
yang terakhir dari kelompoknya dalam menerima gagasan
baru. Mereka kebanyakan terasing dari jaringan kerja
kelompoknya. Mereka acapkali berhubungan dengan orang-
orang yang berpandangan kolot. Sering kali saat mereka
mulai menerima suatu gagasan baru, gagasan baru lainnya
telah di hadapannya.
B. Standar Pelayanan Minimal Perkantoran

Secara sederhana pelayanan standar minimal merupakan
suatu istilah dalam pelayanan publik (public policy) yang
131
_____________
menyangkut kualitas dan kuantitas pelayanan publik yang
disediakan (terutama oleh pemerintah) sebagai salah satu
indikator kesejahteraan masyarakat.
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia menjelaskan bahwa

pelayanan adalah hal, cara atau hasil pekerjaan melayani. Menurut
Kotler dalam Sampara Lukman (Sinambela, 2006:4-5)
menyebutkan bahwa “Pelayanan adalah setiap kegiatan yang
menguntungkan dalam suatu kumpulan dan menawarkan
kepuasan meskipun hasilnya tidak terikat pada suatu produk
secara fisik”. Menurut Sampara “Pelayanan adalah suatu urutan
kegiatan yang terjadi dalam interaksi langsung antar seseorang
dengan orang lain atau mesin, dan menyediakan kepuasan
pelanggan”(Sinambela, 2006:5).
Menurut Ibrahim dalam (Handoyo, 2008:168) pelayanan

menyangkut sejumlah informasi yang diinginkan pelanggan,
tindakan yang sukar disentuh dan diukur secara eksak, sangat
sensitif dan sukar diprediksi serta sangat tergantung pada nilai
yang dianggap pantas oleh pelanggan terhadap apa yang diterima
atas apa yang sudah dibayarkan. Ivacevich, Lorensi, Skinner, dan
Crosby mendefinisikan, “Pelayanan adalah produk yang tidak
kasat mata (tidak dapat diraba) yang melibatkan usaha-usaha
manusia dan menggunakan peralatan” (Mukarom, 2015:84).
Warela mengemukakan bahwa pelayanan adalah suatu

perbuatan, suatu kinerja atau suatu usaha, jadi menunjukkan
pentingnya penerima jasa pelayanan terlibat secara aktif di dalam
produksi atau penyampaian proses pelayanan itu sendiri
(Mukarom, 2015:106). Albercht mendefinisikan pelayanan
sebagai suatu pendekatan organisasi total yang menjadi kualitas
pelayanan yang diterima pengguna jasa, sebagai kekuatan
penggerak utama dalam pengoperan bisnis (Sedarmayanti,
2007:262).
132
_____________
Dari pengertian beberapa ahli di atas dapat disimpulkan
bahwa pelayanan merupakan rangkaian kegiatan yang
menghasilkan produk kasat mata (jasa) yang diinginkan oleh
pelanggan (masyarakat) bersifat sangat sensitif dan sukar
diprediksi tergantung nilai yang dianggap pantas oleh pelanggan.
Kegiatan pelayanan kepada masyarakat merupakan salah satu
tugas dan fungsi administrasi negara.
Menurut Oentarto et. al. (2004 :173) menjelaskan bahwa

standar pelayanan minimal memiliki nilai yang sangat strategis
baik dalam pemerintah (daerah) maupun bagi masyarakat
(konsumen). Adapun nilai strategis tersebut, yaitu:
1) Bagi pemerintah, standar pelayanan minimal dapat
dijadikan sebagai tolak ukur (benchmark) dalam
penentuan biaya yang diperlukan untuk membiayai
penyediaan pelayanan;
2) Bagi masyarakat : standar pelayanan minimal dapat
dijadikan sebagai acuan mengenai kualitas dan kuantitas
suatu pelayanan publik yang disediakan oleh pemerintah
(daerah).
Dengan kata lain, standar pelayanan minimal adalah

ketentuan tentang jenis dan mutu pelayanan dasar yang
merupakan urusan wajib terutama bagi pemerintah yang berhak
diperoleh setiap warga secara minimal. Di samping itu, pelayanan
dasar merupakan jenis pelayanan publik yang mendasar dan
mutlak untuk memenuhi kebutuhan masyarakat dalam kehidupan
sosial, ekonomi dan pemerintahan.
Dengan demikian, sebenarnya standar pelayanan minimal

memiliki tujuan, yaitu:
a) Pedoman bagi organisasi dalam penyelenggaraan layanan
kepada masyarakat;
133
_____________
b) Terjaminnya hak masyarakat dalam menerima suatu
layanan;
c) Dapat digunakan sebagai alat untuk menentukan alokasi
anggaran yang dibutuhkan;
d) Alat akuntabilitas organisasi dalam penyelenggaraan
layanannya;
e) Mendorong terwujudnya checks and balances; dan
f) Terciptanya transparansi dan partisipasi masyarakat
dalam penyelenggaraan layanan organisasi.
Dalam bidang pemerintahan, implementasi Standar

Peleyanan Minimal diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 65
Tahun 2005 tentang Pedoman Penyusunan dan Penerapan
Standar Pelayanan Minimal. Pemerintah mempunyai kewajiban
untuk menetapkan standar pelayanan minimal sehingga tidak ada
kesenjangan bagi warga negara Indonesia dari Sabang sampai
Merauke.
Pengertian Standar Pelayanan Minimal adalah ketentuan

tentang jenis dan mutu pelayanan dasar yang merupakan urusan
wajib daerah yang berhak diperoleh setiap warga negara secara
minimal. Sedangkan pelayanan dasar adalah jenis pelayanan
publik yang mendasar dan mutlak untuk memenuhi kebutuhan
masyararakat dalam kehidupan sosial, ekonomi dan
pemerintahan.
Pemerintah Pusat menyusun SPM dengan maksud dan

tujuan perlindungan hak konstitusional, kepentingan nasional,
ketentraman dan ketertiban umum, keutuhan negara kesatuan
republik Indonesia dan komitmen nasional sehubungan dengan
perjanjian dan konvensi internasional. Pemerintah daerah
kabupaten/kota menerapkan SPM dengan pengertian bahwa
pusat pelayanan yang paling dekat dengan masyarakat adalah di
tingkat kabupaten/kota.
134
_____________
Beberapa tujuan ditetapkannya SPM adalah:
1) Masyarakat akan terjamin menerima suatu pelayanan publik
dari pemerintah daerah dengan mutu tertentu;
2) SPM sebagai alat bagi pemerintah daerah untuk menentukan
jumlah anggaran yang dibutuhkan untuk menyediakan suatu
pelayanan dasar;
3) SPM dapat menjadi alat untuk meningkatkan akuntabilitas
pemerintah daerah terhadap masyarakat; dan
4) SPM dapat menjadi argumen bagi peningkatan pajak dan
retribusi daerah karena baik pemerintah daerah dan
masyarakat dapat melihat keterkaitan pembiayaan dengan
pelayanan publik yang disediakan oleh Pemerintah daerah.
Sampai dengan saat ini pemerintah sudah menetapkan 15

(lima belas) bidang Standar Pelayanan Minimal yang meliputi:
1. Bidang Pendidikan
2. Bidang Kesehatan
3. Bidang PU dan PR
4. Bidang Perumahan
5. Bidang Perhubungan
6. Bidang Lingkungan Hidup
7. Bidang PP & PA
8. Bidang KB & KS
9. Bidang Sosial
10. Bidang Ketenagakerjaan
11. Bidang Kesenian
12. Bidang Pemerintahan dalam negeri
13. Bidang Komukinasi dan informasi
14. Bidang Ketahanan Pangan
15. Bidang Penanaman Modal
135
_____________
Diharapkan dengan adanya standar pelayanan minimal
yang telah ditetapkan oleh Pemerintah maka Pemerintah dareah
baik provinsi maupun kabupaten/kota dapat segera
menerapkannya sehingga dapat menjamin kebutuhan dasar setiap
warga negara Indonesia.
Di atas semua itu, terkait dengan SMP administrasi

perkantoran sejatinya merupakan pelayanan publik. Di mana,
SPM merupakan jaminan masyarakat/costumer mendapatkan
layanan terbaik dari penyelenggara layanan publik. Istilah
“publik” berasal dari Bahasa Inggris ‘public’ yang berarti umum,
masyarakat, negara. Publik adalah “kumpulan” orang yang
memiliki minat dan kepentingan yang (interest) sama terhadap
isu atau masalah (Mukarom, 2015: 14).
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia publik berarti orang

banyak. Publik memiliki tujuan yang lebih terarah, pandangan
terhadap masalah, dan menentukan sikap serta menentukan
pilihan. Menurut Yulianita dalam Mukarom (2015:15) pengertian
publik dapat ditinjau dari beberapa aspek, yaitu: pengertian
publik secara kuantitatif, geografis, psikologis, dan sosiologis.
Pengertian publik secara kuantitatif ditandai dengan

jumlah dari publik itu, berarti publik lebih dari 1 (satu) orang
yang mempunyai minat yang sama mengenai suatu masalah
sosial. Pengertian publik secara geografis, publik diartikan sebagai
sejumlah orang yang berkumpul bersama-sama di suatu tempat.
Dengan demikian, publik ditandai dengan wilayah tempat publik
berada/ bertempat tinggal serta mempunyai minat yang sama
mengenai suatu permasalahan sosial. Kemudian pengertian publik
secara psikologis, publik diartikan sebagai orang-orang yang
menaruh perhatian yang sama terhadap suatu masalah yang
sama, tetapi tidak bersangkut paut dengan tempat mereka berada.
Terakhir pengertian publik secara sosiologis, publik ditandai
136
_____________
dengan adanya kelompok individu yang mempunyai
minat/keinginan yang sama, kehendak untuk memecahkan
masalah secara bersama-sama, serta mencapai tujuan secara
bersama pula.
Dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa

publik merupakan sejumlah orang yang mempunyai minat yang
sama, kehendak untuk memecahkan masalah secara bersama-
sama, serta mencapai tujuan bersama. Pelayanan publik diartikan
sebagai setiap kegiatan yang dilakukan oleh pemerintah terhadap
sejumlah manusia yang memiliki setiap kegiatan yang
menguntungkan dalam suatu kumpulan atau suatu kesatuan, dan
menawarkan kepuasan meskipun hasilnya tidak terikat pada
suatu produk secara fisik. Pelayanan publik dapat pula diartikan
pemberian layanan keperluan orang atau masyarakat baik dalam
bentuk jasa maupun dalam bentuk barang mempunyai
kepentingan pada organisasi sesuai cara yang telah ditetapkan.
Dalam Sinambela (2006:5) pelayanan publik adalah

pemenuhan keinginan dan kebutuhan masyarakat oleh
penyelenggara Negara. Pelayanan publik adalah pemberian jasa,
baik oleh pemerintah, pihak swasta atas nama pemerintah, atau
pun pihak swasta kepada masyarakat, dengan atau tanpa
pembiayaan guna memenuhi kebutuhan dan atau kepentingan
masyarakat (Santosa, 2008:57).
Pelayanan publik yang diberikan oleh birokrasi

pemerintah daerah dilakukan lebih efisien dengan tidak
mengurangi dan mengubah pola pikir bahwa birokrasi menjadi
lebih komersial, tetapi tetap pada upaya peningkatan pelayanan
kepada masyarakat. Dengan profesionalisme aparat dan
keberdayaan birokrasi, diharapkan akan melayani tuntutan
pelayanan sektor publik (Santosa, 2008:75).
137
_____________
Menurut Arif (Handoyo, 2008:169) mengartikan pelayanan
publik sebagai suatu pelayanan atau pemberian kepada
masyarakat berupa penggunaaan fasilitas umum, baik berupa jasa
maupun nonjasa yang dilakukan oleh organisasi publik
(pemerintahan). Kurniawan (Handoyo, 2008: 170) mengartikan
pelayanan publik sebagai pemberian layanan keperluan orang
atau masyarakat yang mempunyai kepentingan pada organisasi
itu sesuai dengan aturan pokok dan tata cara yang telah
ditetapkan.
Menurut Thoha (Sedarmayanti, 2004:84) pelayanan umum

adalah suatu usaha yang dilakukan oleh seseorang dan atau
kelompok orang atau instansi tertentu untuk memberikan
bantuan kemudahan kepada masyarakat dalam rangka mencapai
suatu tujuan tertentu. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009
tentang Pelayanan Publik mengartikan pelayanan publik sebagai
kegiatan atau rangkaian kegiatan dalam rangka pemenuhan
kebutuhan pelayanan sesuai dengan peraturan perundang-
undangan bagi setiap warga negara dan penduduk atas barang,
jasa dan/atau pelayanan administratif yang disediakan oleh
penyelenggara pelayanan publik. SK Kemenpan No
63/KEP/M.PAN/7/2003 pelayanan publik adalah segala kegiatan
pelayanan yang dilaksanakan oleh penyelenggara pelayanan
publik sebagai upaya pemenuhan kebutuhan penerima layanan
maupun pelaksanaan ketentuan peraturan perundangundangan.
Dengan demikian pelayanan publik adalah pemenuhan

kegiatan dan kebutuhan masyarakat oleh penyelenggara negara.
Kebutuhan dalam hal ini bukanlah kebutuhan secara individual
akan tetapi berbagai kebutuhan yang sebenarnya diharapkan oleh
masyarakat, yaitu kebutuhan pelayanan yang menjadi hak
masyarakat sebagai warga negara. Pelayanan publik dari aparat
birokrasi sebenarnya tidak hanya ditentukan oleh faktor internal,
seperti perilaku kepemimpinan birokrasi, rangsangan yang
138
_____________
memadai, kejelasan tugas dan prosedur kerja, kejelasan peran dan
perlengkapan sarana dan prasarana kerja, dan sejenisnya. Akan
tetapi juga faktor eksternal, yang antara lain berupa norma sosial
dan sistem budaya, seperti persepsi, sikap, nilainilai organisasi
dan sentimen masyarakat terhadap kinerja aparat birokrasi
(Hardiyansyah, 2011:87-88).
Pelayanan publik merupakan kewajiban dan tugas yang

harus diselenggarakan oleh Pemerintah. Melayani kebutuhan
publik yang lebih baik sesuai dengan prinsip-prinsip tata kelola
pemerintahan yang baik (good governance) dan demokratis.
Kegiatan ini dilakukan secara berkesinambungan seiring dengan
perkembangan harapan (aspirasi) publik menuntut untuk
dilakukan peningkatan kualitas pelayanan publik (Aswin,
2006:33).
Oleh karena itu, dalam memberikan layanan kepada public,

maka manajemen perkantoran juga harus berpegang pada asas-
asas penyelenggaraan pelayanan public. Menurut M. Aswin dalam
buku editor Didi Marzuki (2006:33) asas penyelenggaraan
pelayanan publik, meliputi: (a) kepastian hukum; (b)
keterbukaan; (c) partisipatif; (d) akuntabilitas; (e) kepentingan
umum; (f) profesionalisme; (g) kesamaan hak; (h) keseimbangan
hak dan kewajiban.
Di samping itu harus menjunjung hak dan kewajiban

penerima layanan publik. Adapun hak-hak penerima layanan
publik meliputi:
1) Mendapatkan pelayanan yang berkualitas sesuai dengan
asasasas dan tujuan pelayanan publik serta sesuai dengan
standar pelayanan publik yang telah ditentukan;
2) Mendapatkan kemudahan untuk memperoleh informasi
selengkap-lengkapnya tentang sistem, mekanisme dan
prosedur dalam pelayanan publik;
139
_____________
3) Memberikan saran untuk perbaikan pelayanan public;
4) Mendapatkan pelayanan yang tidak diskriminatif, santun,
bersahabat dan ramah;
5) Memperoleh kompensasi apabila tidak mendapatkan
pelayanan sesuai standar pelayanan publik yang telah
ditetapkan;
6) Menyampaikan pengaduan kepada penyelenggara
pelayanan publik dan atau Komisi Pelayanan Publik untuk
mendapatkan penyelesaian;
7) Mendapatkan penyelesaian atas pengaduan yang diajukan
sesuai dengan mekanisme yang berlaku;
8) Mendapatkan pembelaan, perlindungan, dalam upaya
penyelesaian sengketa pelayanan publik.
Selanjutnya kewajiban penerima layanan publik, meliputi:

1) Mentaati mekanisme, prosedur dan persyaratan dalam
penyelenggaraan pelayanan publik;
2) Memelihara dan menjaga berbagai sarana dan prasarana
pelayanan publik; dan
3) Mengawasi penyelenggaraan pelayanan publik dan
penyelesaian sengketa pelayanan publik.
Agar layanan perkantoran sebagai salah satu layanan

publik dapat berjalan dengan baik, setiap pemberi layanan harus
memepdomani Prinsip Pelayanan Publik Sesuai dengan
Keputusan MENPAN Nomor 63/2003 tentang prinsip
penyelenggaraan pelayananan, yang meliputi beberapa hal
sebagai berikut:
1) Kesederhanaan; prosedur pelayanan publik tidak berbelit-
belit mudah dipahami, dan mudah dilaksanakan;
2) Kejelasan; mencakup kejelasan dalam hal: (a) persyaratan
teknis dan administratif pelayanan publik;(b) unit kerja/
pejabat yang berwenang dan bertanggung jawab dalam
memberikan pelayanan dan penyelesaian keluhan/
140
_____________
persoalan/ sengketa dalam pelaksanaan pelayanan publik;
(c) perincian biaya pelayanan publik dan tata cara
pembayaran;
3) Kepastian waktu; pelaksanaan pelayanan publik dapat
diselesaikan dalam kurun waktu yang telah ditentukan;
4) Akurasi; produk pelayanan publik diterima dengan benar,
tepat, dan sah;
5) Keamanan; proses dan produk pelayanan publik
memberikan rasa aman dan kepastian hukum;
6) Tanggung jawab; pimpinan penyelenggara pelayanan
publik/ pejabat yang ditunjuk bertanggung jawab atas
penyelenggaraan pelayanan dan penyelesaian keluhan/
persoalan dalam pelaksanaan pelayanan public;
7) Kelengkapan sarana dan prasarana, seperti prasarana
kerja, peralatan kerja, dan pendukung lainnya yang
memadai termasuk sarana telematika;
8) Kemudahan akses; tempat dan lokasi serta sarana
pelayanan yang memadai, mudah dijangkau oleh
masyarakat dan memanfaatkan teknologi telematika;
9) Kedisiplinan, kesopanan, dan keramahan; pemberi
pelayanan harus bersikap disiplin, sopan dan santun
ramah serta ikhlas dalam memberikan pelayanan; dan
10)Kenyamanan; lingkungan pelayanan harus tertib, teratur,
ruang tunggu yang nyaman, bersih, rapi, serta disediakan
fasilitas pendukung, seperti tempat parkir, toilet, tempat
ibadah, dana lain-lain.
Berikutnya Keputusan MENPAN Nomor 63/2003 juga

memberikan acuan Pola Penyelenggaraan Pelayanan Publik, yaitu
sebagai berikut:
1) Fungsional; pola pelayanan publik diberikan oleh
penyelenggara pelayanan, sesuai dengan tugas, fungsi, dan
kewenangannya;
141
_____________
2) Terpusat; pola pelayanan publik diberikan secara tunggal
oleh penyelenggara pelayanan berdasarkan pelimpahan
wewenang dari penyelenggara pelayanan terkait lainnya
yang bersangkutan;
3) Terpadu; pola penyelenggaraan pelayanan terpadu
dibedakan sebagai berikut. a) Terpadu satu atap;
diselenggarakan dalam satu tempat yang meliputi berbagai
jenis pelayanan yang tidak mempunyai keterkaitan proses
dan dilayani beberapa pintu. b) Terpadu satu pintu;
diselenggarakan pada satu tempat yang meliputi berbagai
jenis pelayanan yang memiliki keterkaitan proses dan
dilayani melalui satu pintu. c) Gugus tugas; petugas
pelayanan publik secara perorangan atau dalam bentuk
gugus tugas ditempatkan pada instansi memberi pelayanan
dan lokasi pemberian pelayanan tertentu.
Kemudian Keputusan MENPAN Nomor 63/2003 juga

menjelaskan tentang Kelompok Pelayanan Publik dibedakan
menjadi tiga kelompok layanan, yaitu:
1) Kelompok pelayanan administratif, yaitu pelayanan yang
menghasilkan berbagai bentuk dokumen resmi yang
diperlukan publik, misalnya status kewarganegaraan,
kepemimpinan, penguasaan suatu barang, sertifikat
kompetisi. Contoh: KTP, Akta Pernikahan, Akta Kelahiran,
BPKB, SIM, STNK, IMB, dan lain-lain;
2) Kelompok pelayanan barang, yaitu pelayanan yang
menghasilkan berbagai bentuk atau jenis barang yang
digunakan oleh publik, misalnya penyediaan air bersih,
tenaga listrik, jaringan telepon dan sebagainya; dan
3) Kelompok pelayanan jasa, yaitu pelayanan yang
menghasilkan berbagai bentuk jasa yang diperlukan oleh
publik, misalnya pendidikan, pemeliharaan kesehatan,
penyelenggaraan transportasi, pos, dan sebagainya.
142
_____________
Hal lain yang perlu mendapat perhatian dalam
memberikan pelayanan publik sebagaimana disebutkan Osborne
dan Gaeber sebagai berikut:
1) Mengarahkan daripada Mengayuh/menyuruh;
2) Memberikan Wewenang daripada Melayani;
3) Menyuntikkan Persaingan dalam Pemberian Pelayanan
Publik;
4) Mengubah organisasi yang digerakkan oleh peraturan
menjadi organisasi yang digerakkan oleh misi;
5) Berorientasi pada hasil;
6) Berorientasi pada pelanggan;
7) Menghasilkan daripada Membelanjakan;
8) Mencegah daripada Mengobati;
9) Memberikan Kesempatan pada Masyarakat; dan
10)Berorientasi Pasar.
Menurut Keputusan Menpan Nomor 06/1995 tentang

Pedoman Penganugerahan Piala Abdisatyabakti Bagi Unit
Kerja/Kantor Pelayanan Percontohan, sebagaimana tertera pada
lampirannya diatur mengenai kriteria pelayanan prima suatu
layanan public, yaitu:
1) Kesederhanaan Kriteria ini mengandung arti bahwa
prosedur/tatacara pelayanan diselenggarakan secara
mudah, lancar, cepat, tepat, tidak berbelit-belit, mudah
dipahami dan mudah dilaksanakan oleh masyarakat yang
meminta pelayanan;
2) Kejelasan dan Kepastian Kriteria ini mengandung arti
adanya kejelasan dan kepastian mengenai: a) Prosedur/
tatacara pelayanan. b) Persyaratan pelayanan, baik
persyaratan teknis maupun administratif. c) Unit kerja dan
atau pejabat yang berwenang dan bertanggung jawab
dalam memberikan pelayanan. d) Rincian biaya/ tarif
pelayanan dan tatacara pembayarannya. e) Jadwal waktu
penyelesaian pelayanan;
143
_____________
3) Keamanan Kriteria ini mengandung arti proses serta hasil
pelayanan dapat memberi rasa aman, kenyaman, dan dapat
memberikan kepastian hukum bagi masyarakat;
4) Keterbukaan Kriteria ini mengandung arti bahwa
prosedur, tatacara, persyaratan, satuan kerja/pejabat
penanggung jawab pemberi pelayanan, waktu
penyelesaian, rincian biaya/tarif, serta halhal lain yang
berkaitan dengan proses pelayanan wajib diinformasikan
secara terbuka agar mudah diketahui dan dipahami oleh
masyarakat, baik diminta maupun tidak diminta;
5) Efisien Kriteria ini mengandung arti: a) Persyaratan
pelayanan hanya dibatasi pada hal-hal yang berkaitan
langsung dengan pencapaian sasaran pelayanan dengan
tetap memperhatikan keterpaduan antara persyaratan
dengan produk pelayanan yang diberikan. b) Dicegah
adanya pengulangan pemenuhan persyaratan, dalam hal
proses pelayanan masyarakat yang bersangkutan
mempersyaratkan adanya kelengkapan persyaratan dari
satuan kerja/instansi pemerintahan lain yang terkait;
6) Ekonomis Kriteria ini mengandung arti bahwa pengenaan
biaya pelayanan harus ditetapkan secara wajar dengan
memperhatikan: a) Nilai barang dan atau jasa pelayanan
masyarakat dan tidak menuntut biaya yang terlalu tinggi di
luar kewajaran. b) Kondisi dan kemampuan masyarakat
untuk membayar. c) Ketentuan peraturan perundang-
undangan yang berlaku;
7) Keadilan dan Merata Kriteria ini mengandung arti bahwa
cakupan/jangkauan pelayanan harus diusahakan seluas
mungkin dengan distribusi yang merata dan diberlakukan
secara adil bagi seluruh masyarakat;
8) Ketepatan Waktu Kriteria ini mengandung arti bahwa
pelaksanaan pelayanan masyarakat dapat diselesaikan
dalam kurun waktu teah ditentukan (Santosa, 2008:63-64).
144
_____________
Kriteria Kuantitatif Kriteria ini antara lain meliputi: a)
jumlah warga/masyarakat yang memminta pelayanan (per hari,
per bulan, atau per tahun), perbandingan periode pertama dengan
periode berikutnya menunjukkan adanya peningkatan atau tidak;
b) lamanya waktu pemberian pelayanan masyarakat sesuai
permintaan (dihitung secara rata-rata); c) penggunaan perangkat-
perangkat modern untuk mempercepat dan mempermudah
pelayanan kepada masyarakat; dan d) frekuensi keluhan dan atau
pujian dari masyarakat penerima pelayanan yang diberikan oleh
unit kerja/kantor pelayanan yang bersangkutan.
Selanjutnya Zeithaml dkk dalam (Hardiyansyah, 2011:47)

menyebutkan dimensi pelayanan public adalah sebagai berikut:
1) Tangible, terdiri atas fasilitas fisik, peralatan, personil dan
komunikasi;
2) Reliable, terdiri dari kemampuan unit pelayanan dalam
menciptakan pelayanan yang dijanjikan dengan tepat;
3) Responsiveness, kemauan untuk membantu konsumen
bertanggung jawab terhadap mutu layanan yang diberikan;
4) Competence, tuntutan yang dimilikinya, pengetahuan dan
ketrampilan yang baik oleh aparatur dalam memberikan
layanan;
5) Courtesy, sikap atau perilaku ramah, bersahabat, tanggap
terhadap keinginan konsumen serta mau melakukan
kontak atau hubungan pribadi;
6) Credibility, sikap jujur dalam setiap upaya untuk menarik
kepercayaan masyarakat;
7) Security, jasa pelayanan yang diberikan harus dijamin
bebas dari berbagai bahaya dan resiko;
8) Access, terdapat kemudahan untuk mengadakan kontak
dan pendekatan;
9) Communication, kemauan pemberi layanan untuk
mendengarkan suara, keinginan atau aspirasi pelanggan,
145
_____________
sekaligus kesediaan untuk selalu menyampaikan informasi
baru kepada masyarakat;
10)Understanding the customer, melakukan segala usaha untuk
mengetahui kebutuhan pelanggan.
Selanjutnya Fitzsimmons mengemukakan lima indikator

pelayanan publik, yaitu:
1) Reliability yang ditandai pemberian pelayanan yang tepat
dan benar;
2) Tangibles yang ditandai dengan penyediaan yang memadai
sumber daya lainnya;
3) Responsiveness, yang ditandai dengan keinginan melayani
konsumen dengan cepat;
4) Assurance, yang ditandai dengan tingkat perhatian
terhadap etika dan moral dalam memberikan pelayanan;
5) Empati, yang ditandai tingkat kemauan untuk mengetahui
keinginan dan kebutuhan konsumen (Sinambela, 2006:7).
Secara terinci Master dalam Dadang Julianta (Ed)

mengemukakan berbagai hambatan dalam pengembangan sistem
manajemen kualitas, antara lain:
1) Ketiadaan komitmen dari manajemen;
2) Ketiadaan pengetahuan dan kekurangpahaman tentang
manajemen kualitas bagi aparatur yang bertugas melayani;
3) Ketidakmampuan aparatur mengubar kultur yang
mempengaruhi kualitas manajemen pelayanan pelanggan;
4) Ketidaktepatan perencanaan manajemen kualitas yang
dijadikan pedoman dalam pelayanan pelanggan;
5) Pendidikan dan pelatihan yang berkelanjutan belum
optimal;
6) Ketidakmampuan membangun learning organization,
learning by the individuals dalam organisasi;
7) Ketidaksesuaian antara struktur organisasi dengan
kebutuhan;
146
_____________
8) Ketidakcukupan sumber daya dan dana;
9) Ketidaktepatan sistem penghargaan dan balas jasa bagi
karyawan;
10)Ketidaktepatan mengadopsi prinsip manajemen kualitas ke
dalam organisasi;
11)Ketidaktepatan dalam memberikan perhatian pada
pelanggan, baik internal maupun eksternal;
12)Ketidaktepatan dalam pemberdayaan dan kerja sama
(Sinambela, 2006: 7).
Berdasarkan uraian di atas, standar pelayanan minimal

pada bidang layanan publik terutama bidang layanan perkantoran
harus terus ditingkatkan agar munculnya kepuasan penerima
layanan.
C. Sertifikasi Kinerja Perkantoran

Istilah sertifikasi berasal dari bahasa inggris ‘Certification’
yang berarti keterangan, pengesahan, ijazah, sertifikat, brevet,
diploma. Menurut International Institute for Environment
Development (IIED), mengemukankan bahwa “sertifikasi adalah
prosedur dimana pihak ketiga memberikan jaminan tertulis
bahwa suatu produk, proses atas jasa telah memenuhi standar
tertentu, berdasarkan audit yang dilaksanakan dengan prosedur
yang disepakati”.
Sedangkan menurut Purwadi (2008a:1) mengemukakan

bahwa “Sertifikasi profesi dimaksudkan agar kegiatan atau suatu
proses kerja yang telah dibakukan memberikan hasil akhir
sebagaimana yang diharapkan karena dilaksanakan oleh orang
yang memiliki kompetensi yang dipersyaratkan”. Dengan adanya
sertfikasi ini maka jika ada seribu pekerjaan yang sama, yang
dilakukan diberbagai tempat oleh seribu orang yang berbeda
tetapi memiliki tingkat kompetensi yang sama sebagaimana yang
147
_____________
dipersyaratkan, maka dapat diharapkan akan memberikan hasil
yang sama.
Untuk sertifikasi profesional Jubilee Enterprise (2010b:2)

mengelompokan menjadi tiga kelompok yakni:
1) Sertifikasi yang dikeluarkan oleh Professional Society
Contoh: South East Asian Regional Computer
Confederation (SEARCC), Australian Computer
Society (ACS), British Computer Socity (BCS) dan lain
sebagainya;
2) Sertifikasi yang dikeluarkan oleh komunitas suatu profesi
Contoh: CISA (IS Auditing), SAGE (System Administration
Guild), Linux Professional dan beberapa komunitas lainnya;
dan
3) Sertifikasi yang dikeluarkan oleh vendor atau
produsen software Contoh: CCNA (Cisco), CNE (Netware),
RHCE (Red Hat), MCSE (Microsoft) dan beberapa
produsen software lainnya.
Kaitannya dengan kinerja perkantoran maka sertifikasi

merujuk makna bahwa pekerjaan perkantoran yang dilakukan
oleh seseorang akan terukur dan memberikan dampak yang baik
bagi pengguna. Di sisi yang lain, bilamana hal tersebut dikaitkan
dengan profesi sejatinya pekerjaan perkantoran yang dilakukan
merupakan bagian profesi. Berikut ini adalah pengertian dan
definisi profesi menurut para ahli:
1) Definisi profesi menurut Schein, E.H (1962)
mengemukakan bahwa “Profesi adalah suatu kumpulan
atau set pekerjaan yang membangun suatu set norma yang
sangat khusus yang berasal dari perannya yang khusus di
masyarakat”,
2) Definisi profesi menurut Daniel Bell (1973)
mengemukakan bahwa: “Profesi adalah aktivitas
intelektual yang dipelajari termasuk pelatihan yang
148
_____________
diselenggarakan secara formal ataupun tidak formal dan
memperoleh sertifikat yang dikeluarkan oleh sekelompok
atau badan yang bertanggung jawab pada keilmuan
tersebut dalam melayani masyarakat, menggunakan etika
layanan profesi dengan mengimplikasikan kompetensi
mencetuskan ide, kewenangan ketrampilan teknis dan
moral serta bahwa perawat mengasumsikan adanya
tingkatan dalam masyarakat”,
3) Definisi profesi menurut Paul F. Comenisch (1983)
mengemukakan bahwa “Profesi adalah “komunitas moral”
yang memiliki cita-cita dan nilai bersama”.
4) Definisi profesi menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia
mengemukakan bahwa “Profesi adalah bidang pekerjaan
yang dilandasi pendidikan keahlian (ketrampilan,
kejujuran, dan sebagainya) tertentu”.
Berdasarkan pendapat di atas dapat disimpukan bahwa

profesi merupakan suatu jabatan atau pekerjaan yang menuntut
keahlian atau keterampilan dari pelakunya”. Biasanya sebutan
“profesi” selalu dikaitkan dengan pekerjaan atau jabatan yang
dipegang oleh seseorang. Akan tetapi tidak semua pekerjaan atau
jabatan dapat disebut profesi karena profesi menurut keahlian
para pemangkunya. Hal ini mengandung arti bahwa suatu
pekerjaan atau jabatan yang disebut profesi tidak dapat dipegang
oleh sembarang orang, akan tetapi memerlukan suatu persiapan
melalui pendidikan dan pelatihan yang dikembangkan khusus
untuk itu.
Pekerjaan tidak sama dengan profesi. Istilah yang mudah

dimengerti oleh masyarakat awam adalah sebuah profesi sudah
pasti menjadi sebuah pekerjaan, namun sebuah pekerjaan belum
tentu menjadi sebuah profesi. Profesi memiliki mekanisme serta
aturan yang harus diluruskan di masyarakat, karena hampir
149
_____________
semua orang menganggap bahwa pekerjaan dan profesi adalah
sama.
Ujung dari profesi tersebut adalah profesional. Berikut ini

adalah pengertian dan definisi professional menurut para ahli:
1) Kusnanto mengemukakan bahwa profesional adalah
seseorang yang memiliki kompetensi dalam suatu
pekerjaan tertentu;
2) Aholiab Watloly mengemukakan bahwa profesional adalah
orang yang berdisiplin dan menjadi “kerasan” dalam
pekerjaanya;
3) Oerip S. Poerwopoespito mengemukakan bahwa
“Profesional merupakan sikap yang mengacu pada
peningkatan kualitas profesi”.
4) Lisa Anggraeny mengemukakan bahwa “Profesional
merupakan suatu tuntutan bagi seseorang yang sedang
mengemban amanahnya agar mendapatkan proses dan
hasil yang optimal”.
Berdasarkan pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa

untuk mencapai sukses dalam bekerja, seseorang harus mampu
bersikap profesional. Profesional tidak hanya berarti ahli saja.
Namun selain memiliki keahlian juga harus bekerja pada bidang
yang sesuai dengan keahlian yang dimilikinya tersebut. Seorang
profesional tidak akan pernah berhenti menekuni bidang keahlian
yang dimiliki. Selain itu, seorang profesional juga harus selalu
melakukan inovasi serta mengembangkan kemampuan yang
dimiliki supaya mampu bersaing untuk tetap menjadi yang
terbaik di bidangnya.
Di atas semua itu, sebagai pelaksana kerja semuanya

dituntut untuk memiliki profesionalisme. Banyak ahli yang
memberikan definisi tentang profesionalisme, antara lain:
150
_____________
1) Kiki Syahnarki mengemukakan bahwa “Profesionalisme
merupakan “roh” yang menggerakkan, mendorong,
mendinamisasi dan membentengi TNO dari tendensi
penyimpangan serta penyalahgunaan baik secara internal
maupun eksternal”.
2) Onny S. Prijono mengemukakan bahwa “Profesionalisme
merupakan kemampuan untuk memasuki ajang kompetisi
sebagai antisipasi menghadapi globalisasi”.
3) Pamudji (1985) mengemukakan bahwa “Profesionalisme
memiliki arti lapangan kerja tertentu yang diduduki oleh
orang-orang yang memiliki kemampuan tertentu pula”.
4) Ahman Sutardi dan Endang Budiasih mengemukakan
bahwa “Profesionalisme adalah wujud dari upaya optimal
yang dilakukan untuk memenuhi apa-apa yang telah
diucapkan, dengan cara yang tidak merugikan pihak-
pihaklain, sehingga tindakannya bias diterima oleh semua
unsur yang terkait”.
Dari beberapa pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa

“Profesionalisme merupakan komitmen para anggota suatu
profesi untuk meningkatkan kemampuannya secara terus-
menerus”. Profesionalisme adalah sebutan yang mengacu kepada
sikap mental dalam bentuk komitmen dari para anggota suatu
profesi untuk senantiasa mewujudkan dan meningkatkan kualitas
profesionalnya.
Dalam bekerja, setiap manusia dituntut untuk bisa

memiliki profesionalisme karena di dalam profesionalisme
tersebut terkandung kepiawaian atau keahlian dalam
mengoptimalkan ilmu pengetahuan, skill, waktu, tenaga, sumber
daya, serta sebuah strategi pencapaian yang bisa memuaskan
semua bagian atau elemen. Profesionalisme juga bisa merupakan
perpaduan antara kompetensi dan karakter yang menunjukkan
adanya tanggung jawab moral
151
_____________
Berdasarkan uraian di atas, kinerja perkantoran pada
hakikatnya efektivitas pelaksanaan pekerjaan perkantoran yang
dilakukan elemen-elemen kantor yang kesemuanya merupakan
profesi yang harus dijalankan dengan profesional dengan
mendasari pekerjaan tersebut melalui semangat profesionalisme
guna memberikan pelayanan prima terhadap
pengguna/pelanggan (user/costumer).
152
_____________
BAB VII
Peran Dan Tanggung Jawab
Manajer Kantor
A. Hakikat Manajer Kantor

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), Manajer
adalah: (1) orang yg mengatur pekerjaan atau kerja sama di
antara berbagai kelompok atau sejumlah orang untuk mencapai
sasaran; (2) orang yg berwenang dan bertanggung jawab
membuat rencana, mengatur, memimpin, dan mengendalikan
pelaksanaannya untuk mencapai sasaran tertentu.
Menurut Oxford Learner’s Pocket Dictionary: Third Edition

(Oxford University Press), Manager (n) person who organizes a
business, sports team, etc. (Orang yang mengorganisir bisnis, tim
olahraga, dan lain-lain.
Menurut Wikipedia Indonesia, manajer adalah seseorang

yang bekerja melalui orang lain dengan mengoordinasikan
kegiatan-kegiatan mereka guna mencapai sasaran organisasi.
Menurut Robert Tanembaum, manajer adalah seseorang

yang mengarahkan orang lain dan bertanggung jawab atas
153
_____________
pekerjaan tersebut. Pemimpin adalah mereka yang menggunakan
wewenang formal untuk mengorganisasi, mengarahkan dan
mengontrol para bawahan yang bertanggungjawab, supaya semua
bagian pekerjaan dikoordinasi untuk mencapai tujuan
perusahaan.
Manajerial sejatinya mengacu pada prinsip-prinsip dalam

organisasi dimana seorang pimpinan (leader) dihadapkan pada
kondisi untuk mengatur organisasi yang diembannya, baik itu
penyusunan struktur organisasi sampai pada proses pembuatan
kebijakan guna mewujudkan tujuan organisasi.
Manajerial merupakan ruh yang bersemayam dalam diri

seorang leader yang mewujud dalam istilah leadership. Lebih
lanjut, leadership tak hanya dimiliki oleh pribadi yang memiliki
jabatan struktural dalam sebuah organisasi, tapi juga oleh siapa
saja, tak peduli pimpinan ataupun bawahan. Jadi manajerial
adalah leadership yang dijalankan oleh seorang manager dalam
menjalankan fungsi manajemen.
Manajerial merupakan kecakapan dalam menjalankan

fungsi manajemen yang harus dimiliki oleh seorang manajer.
Menurut James, AF Stoner (1982) manajemen merupakan sebuah
proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan dan
pengendalian. Hal ini sangat terkait dengan kemampuan
organisasi dalam mendayagunakan segala sumber daya yang ada
dalam organisasi demi mencapai tujuan.
Perencanaan menyangkut penetapan tujuan organisasi dan

cara untuk meraih tujuan tersebut. Hal ini meliputi pengambilan
keputusan atas sejumlah alternatif dengan efektif dan tepat.
Dalam perencanaan juga dapat diramalkan mengenai kondisi dan
pencapaian organisasi di masa depan.
154
_____________
Pengorganisasian merupakan lanjutan dari perencanaan, di
mana pemilihan tipe organisasi yang tepat diperlukan. Sehingga
akan didapatkan pengelompokkan fungsi dengan baik, seperti
otorisasi dalam organisasi.
Kepemimpinan erat kaitannya dengan usaha untuk

mendorong semua elemen organisasi untuk mencapai tujuan.
Model kepemimpinan selanjutnya akan menentukan capaian
organisasi. Apakah pemimpin bisa berkomunikasi dan
memberikan motivasi kepada tim-nya. Sehingga ada sinergi antar
elemen dalam organisasi.
Pengendalian dilakukan guna memastikan perencanaan

dan proses yang berlangsung dalam organisasi sesuai dengan
rencana (on the track). Hal ini juga berguna untuk mengawal
efektivitas organisasi.
Selanjutnya, John P. Kotter (2011), merumuskan bahwa

antara manajemen dengan leadership (manajerial) pada dasarnya
berbeda. Beberapa perbedaan tersebut, antara lain yaitu:
1) Manajemen berhubungan dengan usaha menanggulangi
kompleksitas, sedangkan manajerial menanggulangi
perubahan.
2) Manajemen berkaitan dengan perencanaan dan
penganggaran untuk mengatasi kompleksitas, sedangkan
manajerial mengenai penentuan arah perubahan melalui
pembentukan visi.
3) Manajemen mengembangkan kemampuan untuk
melaksanakan rencana melalui pengorganisasian dan
penyusunan staf, sedangkan manajerial mengarahkan
orang untuk bekerja berdasarkan visi.
4) Manajemen menjamin pencapaian rencana melalui
pengendalian dan pemecahan masalah, sedangkan
155
_____________
manajerial memotivasi dan mengilhami orang agar
berusaha melaksanakan rencana.
Secara umum manajer berarti setiap orang yang

mempunyai tanggung jawab atas bawahan dan sumber daya-
sumber daya organisasi lainnya. Manajer adalah perencana,
pengorganisasi, pemimpin (atau pengarah) dan pengawas
kegiatan-kegiatan organisasi. Dan fungsi-fungsi ini dilakukan
dalam bentuk kegiatan-kegiatan yang saling tergantung, saling
berinteraksi dan saling berhubungan, dari penetapan tujuan
sampai pengawasan. Dalam kenyataannya, setiap manajer
mengambil peranan yang lebih luas untuk menggerakkan
organisasi menuju sasaran yang telah ditetapkan.
Dengan demikian pada dasarnya, manajer merupakan

orang yang diberikan tanggung jawab terhadap bawahan dan
sumber daya lain yang ada dalam organisasi. Manajer dapat
dibedakan dari tingkatan dan fungsinya.
Tingkatan manajemen dalam organisasi akan membagi

manajer menjadi 3(tiga) golongan yang berbeda :
1. Manajer lini (first line manager)– pertama. Tingkatan paling
rendah dalam suatu organisasi yang memimpin dan
mengawasi tenaga-tenaga operasonal, disebut manajemen
lini / garis – pertama (first – line atau first – level). Para
manajer ini sering disebut dengan kepala atau pimpinan
(leader), mandor (foremen), dan penyelia (supervisors).
Sebagai contoh adalah mandor dalam pabrik, kepala seksi
yang langsung membawahi tenaga pengetik dan pembukuan
dalam kantor yang besar, dan penyelia teknik dalam suatu
departemen riset.
2. Manajer menengah (Middle manager). Manajemen
menengah dapat meliputi beberapa tingkatan dalam suatu
organisasi. Para manajer menengah membawahi dan
156
_____________
mengarahkan kegiatan-kegiatan para manajer lainnya dan
kadang-kadang juga karyawan operasional. Sebutan lain
bagi manajer menengah adalah manajer departemen, kepala
pengawas (superintendents), dan sebagainya. Sebagai
contoh kepala bagian yang membawahi beberapa kepala
seksi, atau kepala sub divisi perusahaan yang membawahi
beberapa kepala bagian.
3. Manajer puncak (Top manager). Klasifikasi manajer tertinggi
ini terdiri dari sekelompok kecil eksekutif. Manajer puncak
bertanggung jawab atas keseluruhan manajemen organisasi.
Sebutan khas bagi manajer puncak adalah direktur,
presiden, kepala divisi, wakil presiden senior, dan
sebagainya.
Perbedaan tingkatan manajemen akan membedakan pula

fungsi-fungsi manajemen yang dilaksanakan. Ada 2 (dua) fungsi
utama manajemen, yaitu manajemen administratif dan
manajemen operatif. Manajemen administratif lebih berurusan
dengan penetapan tujuan dan kemudian perencanaan,
penyusunan kepegawaian, dan pengawasan kegiatan yang
terkoordinasi untuk mencapai tujuan. Sedangkan manajemen
operatif lebih mencakup kegiatan memotivasi, supervisi, dan
komunikasi dengan para karyawan untuk mengarahkan mereka
mencapai hasil secara efektif. Pada tingkatan manajemen rendah,
para manajer akan banyak melaksanakan fungsi manajemen
operatif. Semakin tinggi tingkatannya, mereka menjadi lebih
terlibat dengan manajemen administratif.
Atas dasar ruang lingkup kegiatan yang dikelola, para

manajer dapat pula diklasifikasikan sebagai manajer fungsional
atau manajer umum. Manajer fungsional mempunyai tanggung
jawab hanya atas satu kegiatan organisasi, seperti produksi,
pemasaran, keuangan, kepegawaian (personalia), atau akuntansi.
Kegiatan-kegiatan dari fungsi-fungsi lainnya ada di bawah
157
_____________
tanggung jawab manajer-manajer fungsional lainnya. Sebagai
contoh, manajer pemasaran bertanggung jawab atas seluruh
kegiatan distribusi tetapi harus minta bantuan kepada manajer
personalia untuk masalah-masalah tenaga penjualnya.
Pada tingkatan manajemen yang lebih tinggi, manajer umum

mengatur, mengawasi dan bertanggung jawab atas satuan kerja
keseluruhan atau divisi operasi yang mencakup semua atau
kegiatan-kegiatan fungsional satuan kerja.
B. Fungsi dan Peran Manajer Kantor

Selanjutnya sebagai seorang manajer, ia dituntut untuk
mengerti dan memahami perannya sebagai manajer. Adapun
peran dan fungsi manajer dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Memahami visi dan misi perusahaan/institusi. Artinya sebagai
seorang manajer ia harus secara detil memahami visi dan misi
organisasi dimana ia bernaung.
2. Manajer harus mampu menjabarkan visi dan misi tersebut
kepada tujuan institusi. Terkait dengan tujuan institusi, yang
harus dipedomani seorang manajer adalah sebagai berikut:
1. Tujuan dirumuskan dengan dua dasar:
b) Visi dan Misi
c) Antisipasi (memperkirakan) tentang masa depan
2. Tujuan harus memenuhi empat syarat :
a) Measurable (dapat diukur), ada data-data dan
angka-angka
b) Chalenging (menantang), tidak boleh mudah dicapai
sehingga motivasi kerja akan dapat dibangkitkan
c) Realistic (dapat diwujudkan) : Sesuai dengan
kemampuan
d) Time Frame (jangka waktu).
3. Merumuskan tindakan-tindakan yang harus dilakukan
untuk mencapai tujuan (membuat plan atau rencana)
158
_____________
4. Melakukan usaha untuk menyediakan resources dalam
melaksanakan plan yang telah dibuat.
5. Memimpin pelaksanaan rencana agar para pegawai depat
bekerja dengan motivasi yang tinggi.
6. Mengendalikan pelaksanaan kegiatan serta penggunaan
resources agar rencana yang dibuat dapat berjalan
sebagaimana mestinya
7. Bersiap untuk menghadapi kontingensi (bersiap untuk
menghadapi hal-hal yang di luar perkiraan).
Salah satu klasifikasi paling awal dari fungsi-fungsi

manajerial dibuat oleh Henri Fayol, yang menyatakan bahwa
perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, pemberian
perintah dan pengawasan adalah fungsi-fungsi utama.
Dalam pembahasan ini akan diperinci 5 fungsi paling

penting, yaitu: planning, organizing, staffing, leading, dan
controlling kegiatan-kegiatan organisasi. Perencanaan (planning)
berarti bahwa para manajer memikirkan kegiatan-kegiatan
mereka sebelum dilaksanakan. Rencana-rencana dibutuhkan
untuk memberikan kepada organisasi tujuan-tujuannya dan
menerapkan prosedur terbaik untuk pencapaian tujuan-tujuan
itu.
Dengan demikian perencanaan (planning) adalah (1)

pemilihan atau penetapan tujuan-tujuan organisasi dan (2)
penentuan strategi, kebjaksanaan, proyek, program, prosedur,
metoda, sistem, anggaran, dan standar yang dibutuhkan untuk
mencapai tujuan. Pembuatan keputusan banyak terlibat dalam
fungsi ini.
Kemudian daripada itu adalah penggorganisasian. Manajer

perlu mempunyai kemampuan untuk merancang dan
mengembangkan suatu organisasi agar dapat melaksanakan
159
_____________
berbagai tujuan, rencana, dan program yang ditetapkan tersebut
secara sukses.
Pengorganisasian (organizing) adalah (1) penentuan

sumber daya dan kegiatan-kegiatan yang dibutuhkan untuk
mencapai tujuan organisasi, (2) perancangan dan pengembangan
suatu organisasi atau kelompok kerja yang akan dapat
“membawa” hal-hal tersebut ke arah tujuan, (3) penugasan
tanggung jawab tertentu dan kemudian, (4) pendelegasian
wewenang yang diperlukan kepada individu-individu untuk
melaksanakan tugas-tugasnya. Fungsi ini menciptakan struktur
formal di mana pekerjaan ditetapkan, dibagi, dan dikoordinasikan.
Selanjutnya adalah penyusunan personalia. Penyusunan

personalia (staffing) adalah penarikan (recruitment), latihan dan
pengembangan, serta penempatan dan pemberian orientasi para
karyawan dalam lingkungan kerja yang menguntungkan dan
produktif. Fungsi ini mencakup kegiatan-kegiatan seperti
pembuatan sistem penggajian untuk pelaksanaan kerja yang
efektif; penilaian karyawan untuk promosi, transfer, atau bahkan
demosi dan pemecatan; serta latihan dan pengembangan
karyawan.
Selanjutnya adalah pengarahan. Fungsi pengarahan

(leading), secara sederhana, adalah untuk membuat atau
mendapatkan para karyawan melakukan apa yang diinginkan, dan
harus mereka lakukan. Fungsi ini melibatkan kualitas, gaya, dan
kekuasaan pemimpin serta kegiatan-kegiatan kepemimpinan
seperti komunikasi, motivasi, dan disiplin. Fungsi leading sering
disebut dengan berbagai macam nama, antara lain leading,
directing, motivating, actuating atau lainnya.
Berikutnya adalah pengawasan. Pengawasan (controlling)

adalah penemuan dan penerapan cara dan peralatan untuk
160
_____________
menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai dengan yang
telah ditetapkan. Fungsi pengawasan pada dasarnya mencakup
empat unsur, yaitu 1) penetapan standar pelaksanaan, 2)
penentuan ukuran-ukuran pelaksanaan, 3) pengukuran
pelaksanaan nyata dan membandingkannya dengan standar yang
telah ditetapkan, 4) pengambilan tindakan koreksi yang
diperlukan bila pelaksanaan menyimpang dari standar.
Menurut Sugiyanto Wiryoputrao dalam buku "Dasar-dasar

Manajemen", yang menjadi tugas atau pekerjaan dari manajer itu
adalah sebagai berikut:
1. Kepala dalam organisasi.
2. Pemimpin dalam organisasi.
3. Wakil organisasi dalam bertindak keluar.
4. Penerima informasi.
5. Penerjemah informasi untuk disampaikan kepada
bawahan.
6. Juru bicara atau humas organisasi.
7. Wirausaha.
8. Penangkal gangguan organisasi.
9. Pembagi sumber daya dalam organisasi.
10. Negosiator bagi organisasi.
Peran dari seorang manajer (Management Role) antara lain

adalah sebagai berikut:
1. Interpersonal Role
Manajer harus bisa mempunyai peran berhubungan dengan
pihak-pihak lain.
a. Figur Head : manajer harus bisa mewakili unit yang
dipimpinya. Antara lain misalnya: Berperan sebagai tokoh
dengan melakukan tugas-tugas seremonial seperti
menyambut tamu, menghadiri upacara-upacara
pembukaan kantor/perusahaan baru, pernikahan bawahan
dan pekerjaan sejenisnya.
161
_____________
b. Leader: manajer harus bisa memimpin bawahanya secara
efektif. Antara lain misalnya: tugas yang melekat pada
peran pemimpin ini seperti merekrut, melatih, memotivasi
karyawan.
c. Liaison: manajer bisa menjadi penghubung dengan
unit/organisasi yang lain.
2. Informational Role (peran informasi)

Dalam kaitan ini jelas sekali bahwa menerima dan
meneruskan informasi merupakan aspek penting dalam pekerjaan
seorang manajer. Manajer membutuhkan informasi untuk
membuat keputusan yang benar dalam organisasinya tergantung
pada informasi yang diterima atau disalurkan melelui manajer
tersebut, maka setidaknya dalam peran informasi sebagai seorang
manajer, ia harus mampu:
1. Monitoring: manajer harus bisa berperan memonitor
kegiatan-kegiatan unit yang dipimpinya dalam rangka
aktivitas produksi dan pengumpulan data. Dengan kata lain,
manajer secara terus-menerus mencari informasi yang
dapat digunakan untuk keperluannya. Manajer mancari,
mengumpulkan informasi melalui hubungan pribadinya.
Peran pengamat memungkinkan manajer menjadi orang
yang memiliki informasi yang terbaik dalam organisasinya.
2. Disseminator: manajer harus berperan menyampaikan
informasi yang dikumpulkanya kepada pihak yang
membutuhkannya. Dengan kata lain, manajer menyebarkan
informasi yang penting, mengirimkan kembali informasi
yang relevan ke orang lain di tempat kerjanya.
3. Spoke person: manajer harus berperan menyampaikan
kebijakan/keputusan pimpinanya yang lebih tinggi kepada
bawahan yang dipimpinnya dengan cara yang mudah
dimengerti (bisa menyampaikan keinginan, aspirasi, dan
usul kepada pimpinan).
162
_____________
3. Decision Making
Manajer harus berperan mengambil keputusan dari
persoalan-persoalan yang muncul di unit organisasi yang
dipimpinya. Setiap keputusan mengandung resiko yang harus
diperhitungkan. Tetapi, seorang manajer tidak boleh mundur
untuk mengambil keputusan.
1. Enterperneur (pengusaha): manajer harus berperan melihat
peluang-peluang yang muncul, mengambil keputusan untuk
memanfaatkan peluang-peluang tersebut bagi
organisasi/unit yang dipimpinnya. Dengan kata lain,
manajer berusaha menyempurnakan unitnya, manajer
membuat suatu gagasan yang baik, membuat suatu
program agar ide/gagasan itu dapat terwujud.
2. Disturbance Handler: manajer harus berperan mengambil
keputusan untuk mengatasi gangguan-gangguan. Dengan
demikian, sebagai pemadam keributan, ia bertindak
terhadap keadaan yang berada di luar pengendaliannya,
seperti pemogokan, kebangkrutan, pembatalan kontrak dan
sejenisnya.
3. Resource Allocator: manajer harus berperan mengambil
keputusan alokasi sumber daya. Dengan kata lain, manajer
bertanggungjawab dalam menentukan bagaimana dan
kepada siapa sumberdaya yang ada dapat digunakan
organisasi.
4. Negotiator: manajer harus berperan mengambil keputusan
dalam berunding dengan unit-unit yang lain. Dengan kata
lain, manajer melakukan perundingan dengan organisasi
lain melalui konsultan. Manajer menggunakan waktunya
sebagai perunding, karena para manajerlah yang
mempunyai informasi dan otoritas.
Menurut Sugiyanto Wiryoputro peran dari manajer, yang

disadurnya dari Ranupandojo, yaitu sebagai berikut :
1. Sebagai produser;
163
_____________
2. Sebagai administrator;
3. Sebagai entrepreneur; dan
4. Sebagai integrator.
Henry Mintzberg, seorang ahli riset ilmu manajemen,

mengemukakan bahwa ada sepuluh peran yang dimainkan oleh
manajer di tempat kerjanya. Ia kemudian mengelompokan
kesepuluh peran itu ke dalam tiga kelompok.
1. Peran antar pribadi, yaitu melibatkan orang dan kewajiban
lain, yang bersifat seremonial dan simbolis. Peran ini
meliputi peran sebagai figur untuk anak buah, pemimpin,
dan penghubung;
2. Peran informasional, meliputi peran manajer sebagai
pemantau dan penyebar informasi, serta peran sebagai juru
bicara; dan
3. Peran pengambilan keputusan, meliputi peran sebagai
seorang wirausahawan, pemecah masalah, pembagi sumber
daya, dan perunding.
Mintzberg kemudian menyimpulkan bahwa secara garis

besar, aktivitas yang dilakukan oleh manajer adalah berinteraksi
dengan orang lain.
Menurut Henry Mintzberg, terdapat sepuluh peran dasar

manajerial (Griffin, 2004):
164
_____________
Tabel Peran Dasar Manajerial
Kategori Peran Contoh kegitan
Penghubung 1.Kepala figur  Menghadiri upacara
Interpersonal 2. Pemimpin pembukaan kantor/
3. perusahaan baru.
penghubung  Memberi semangat
karyawan untuk
meningkatkan
produktivitas
 Mengkoordinasikan
kegiatan dari
dua kelompok proyek.
Pemberi 4. Pengawas  Memeriksa laporan
Informasi 5. Penyebar  Mengirimkan memo
informasi yang
6. Juru bicara menggarisbawahi
kebijakan baru
 Membuat naskah
pidato tentang rencana
perkembangan
organisasi
Pengambil 7. Wirausaha  Mengembangkan ide
Keputusan 8. Penengah baru untuk inovasi
keributan  Memecahkan masalah
9. Pengalokasi antara dua bawahan
Sumberday  Menunjau dan
a memperbaiki
10. Negosiator permintaaan anggaran
 Mencapai kesepakatan
kerja
165
_____________
C. Masalah, Keahlian dan Etika Manajer Kantor
Sebagai seorang manajer, tentu saja tidak pernah lepas dari
persoalan perkantoran. Ada beberapa masalah dari seorang
manajer yang dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Para manajer selalu menghadapi ketidakpastian tentang
masa depan
2. Selalu menghadapi masalah keterbatasan sumber daya.
Untuk menghadapi problem tersebut, seorang manajer

bisa menggunakan satu dari tiga pendekatan berikut :
1. Enterpreneur Approach (pendekatan kewirausahaan). Ciri-
cirinya adalah: intuitif dan agresif. Hasilnya sangat
tergantung pada ketepatan filingnya (resikonya lebih
tinggi).
2. Adaptif Approach (pendekatan penyesuaian). Ciri-cirinya
adalah: konservatif dan menunggu situasi berkembang. Hasil
dari pendekatan ini adalah tanpa pola dan perusahaan selalu
menjadi follower.
3. Planning Approach (pendekatan perencanaan). Ciri-cirinya
adalah: menggunakan pendekatan yang struktur dan
sistematis. Hasil dari pendekatan ini adalah pertumbuhan
yang terencana.
Dalam pada itu, sebagai seorang manajer agar bisa

menjalankan peran dan fungsinya dengan baik serta
meminimalkan bahkan menghilangkan persoalan manajemen,
maka seorang manajer harus memiliki keahlian dan/atau
keterampilan yang cukup.
Keahlian manajer menurut Griffin (2002) ada keahlian

teknis, interpersonal, konseptual, diagnostik, komunikasi,
pengambilan keputusan dan manajemen waktu. Sedangkan
menurut Paul Hersey (1995) keahlian manajer dibedakan menjadi
keahlian teknis, manusiawi/sosial dan keahlian konsep. Dari dua
166
_____________
pendapat tentang keahlian manajer tersebut maka dapat
disimpulkan bahwa pada dasarnya manajer mempunyai tiga
keahlian yaitu teknis, konsep dan sosial/manusiawi (yang di
dalamnya termasuk keahlian interpersonal, diagnostik,
komunikasi). Keterkaitan antara tingkatan manajemen dengan
keahlian dapat digambarkan seperti di bawah ini.
Manajer Puncak Manajer Manajer lini

Menengah pertama
Konseptual Konseptual Konseptual
Manusiawi/sosial Manusiawi/sosial Manusiawi/sosial
Teknis Teknis Teknis
Gambar. Keahlian yang harus dimiliki manajer
Keahlian Teknis (technical skill) adalah keahlian yang

diperlukan untuk menyelesaikan atau memahami suatu jenis
pekerjaan tertentu yang dilaksanakan dalam organisasi.
Ketrampilan teknis sangat penting terutama bagi manajer lini
pertama. Manajer lini pertama menghabiskan waktunya melatih
bawahan dan menjawab pertanyaan yang berkaitan dengan
pekerjaan mengenai masalah yang berhubungan dengan
pekerjaan. Mereka harus mengetahui bagaimana cara melakukan
tugas-tugas yang dibebankan kepada bawahan yang meraka awasi
jika mereka ingin jadi manajer yang berhasil.
Keahlian Konseptual (conceptual skill) adalah kemampuan

manajer untuk berpikir secara abstrak. Manajer perlu memikirkan
dan memahami keseluruhan organisasi dan lingkungannya, untuk
memahami bagaimana semua bagian dari organisasi berjalan
bersama, dan untuk memandang organisasi secara
holoistik.ketrampilan konsep ini menuntut manajer berpikir
strategis dan membuat keputusan dengan dasar yang luas untuk
melayani semua orang-orang yang berada dalam organisasinya.
167
_____________
Keahlian sosial/manusiawi (social skill/ human skill)
adalah kemampuan untuk bekerja dengan, memahami dan
memotivasi orang lain, baik sebagai individu maupun kelompok.
Keahlian interpersonal ( interpersonal skill ) adalah
kemampuan untuk memahami, memotivasi, dan komunikasi
dengan individu maupun kelompok. Manajer harus dapat bergaul
dengan bawahan, rekan kerja, ataupun mereka yang di atasnya.
Manajer dengan keahlian interpersonalnya dapat memliki
reputasi yang baik dalam menangani orang dan memiliki
pemikiran yang strategis.
Keahlian diagnostik (diagnostik skill) adalah kemampuan

manajer untuk memvisualisasikan jawaban yang paling
sesuaidengan situasi tertentu. Seorang manajer dapat
mendiagnosa atau menganlisis masalah yang terjadi dengan
mempelajari gejala-gejalanya
Keahlian komunikasi (communication skill) adalah

kemampuan manajer untuk mengirimkan ide atau informasi
kepada orang lain dan menerima ide atau informasi dri orang lain.
Keahlian ini memungkinkan manajer mampu mengirimkan ide
kepada bawahan sehingga mereka mengetahui apa yang
diharapkan dari mereka dan untuk mengkoordinasikan pekerjaan
mereka dengan rekan-rekan kerja sehingga bekerjasama dengan
tepat, dan untuk dapat memberi informasi kepada manajer yang
lebih atas.
Selain pendapat di atas Robert L. Katz pada tahun 1970-an

mengemukakan bahwa setiap manajer membutuhkan minimal
tiga keterampilan dasar. Ketiga keterampilan tersebut adalah:
1. Keterampilan konseptual (conceptional skill)
Manajer tingkat atas (top manager) harus memiliki
keterampilan untuk membuat konsep, ide, dan gagasan demi
kemajuan organisasi. Gagasan atau ide serta konsep tersebut
168
_____________
kemudian haruslah dijabarkan menjadi suatu rencana kegiatan
untuk mewujudkan gagasan atau konsepnya itu. Proses
penjabaran ide menjadi suatu rencana kerja yang kongkret itu
biasanya disebut sebagai proses perencanaan atau planning. Oleh
karena itu, keterampilan konsepsional juga meruipakan
keterampilan untuk membuat rencana kerja.
2. Keterampilan berhubungan dengan orang lain (humanity

skill)
Selain kemampuan konsepsional, manajer juga perlu
dilengkapi dengan keterampilan berkomunikasi atau
keterampilan berhubungan dengan orang lain, yang disebut juga
keterampilan kemanusiaan. Komunikasi yang persuasif harus
selalu diciptakan oleh manajer terhadap bawahan yang
dipimpinnya. Dengan komunikasi yang persuasif, bersahabat, dan
kebapakan akan membuat karyawan merasa dihargai dan
kemudian mereka akan bersikap terbuka kepada atasan.
Keterampilan berkomunikasi diperlukan, baik pada tingkatan
manajemen atas, menengah, maupun bawah.
3. Keterampilan teknis (technical skill)

Keterampilan ini pada umumnya merupakan bekal bagi
manajer pada tingkat yang lebih rendah. Keterampilan teknis ini
merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan
tertentu, misalnya menggunakan program komputer,
memperbaiki mesin, membuat kursi, akuntansi dan lain-lain.
Selain tiga keterampilan dasar di atas, Ricky W. Griffin

menambahkan dua keterampilan dasar yang perlu dimiliki
manajer, yaitu:
1. Keterampilan manajemen waktu
Merupakan keterampilan yang merujuk pada kemampuan
seorang manajer untuk menggunakan waktu yang dimilikinya
secara bijaksana. Waktu yang dimiliki merupakan aset berharga,
169
_____________
dan menyia-nyiakannya berarti membuang-buang uang dan
mengurangi produktivitas perusahaan.
2. Keterampilan membuat keputusan

Merupakan kemampuan untuk mendefinisikan masalah
dan menentukan cara terbaik dalam memecahkannya.
Kemampuan membuat keputusan adalah yang paling utama bagi
seorang manajer, terutama bagi kelompok manajer atas (top
manager).
Griffin mengajukan tiga langkah dalam pembuatan

keputusan. Pertama, seorang manajer harus mendefinisikan
masalah dan mencari berbagai alternatif yang dapat diambil
untuk menyelesaikannya. Kedua, manajer harus mengevaluasi
setiap alternatif yang ada dan memilih sebuah alternatif yang
dianggap paling baik. Dan terakhir, manajer harus
mengimplementasikan alternatif yang telah ia pilih serta
mengawasi dan mengevaluasinya agar tetap berada di jalur yang
benar.
Di samping keahlian/keterampilan, seorang manajer harus

juga menjunjung etika manajerial. Etika manajerial adalah standar
prilaku yang memandu manajer dalam pekerjaan mereka. Ada tiga
kategori klasifikasi menurut Ricky W. Griffin:
1. perilaku terhadap karyawan,
2. perilaku terhadap organisasi, dan
3. perilaku terhadap agen ekonomi lainnya.
Dalam implementasi etika pada suatu organisasi

perkantoran bagi seorang manajer tentu berbeda-beda. Yang jelas
bahwa etika setidaknya berisi hal-hal yang dilarang dan yang
dianjurkan bagi seorang manajer. Berikut ini adalah contoh etika
yang harus dipegang teguh manajer pada perusahaan Hadji Kalla
sebagai berikut:
170
_____________
Hal-Hal Yang Dilarang
Hal-hal yang dilarang dalam memegan tanggung jawab
sebagai manager dalam perusahaan PT. Hadji Kalla adalah sebagai
berikut:
1. Hal-hal Umum
a. Lambat dalam berindak
Seorang manager yang memiliki kebiasaan lambat
bertindakmenungjukkan bahwa manajer tidak memiliki
pengalaman manajemen atau belum mengenal lingkungan
kerja perusahaan tersebut (misalnya manajer baru yang
diambil dari luar perusahaan)
b. Gagal dalam berkomunikasi
Komunikasi yang baik harus dimiliki oleh seorang manager,
karena ini akan menjadi hal utama dalam melakukan
hubungan dengan orang lain.
c. Ketidakpastian dan ragu-ragu.
Para pemimpin yang tidak setia kepada kelompok dan
teman sejawat mereka baik yang kedudukannya di atas atau
di bawah tidak akan bisa mempertahan lagi
kepemimpinannya. Kurangnya kesetiaan adalah salah satu
sebab utama kegagalan dalam berbagai segi kehidupan.
Sebagai Pemimpin Kelompok Anda wajib menunjukkan
Sikap Tegas dan Setia dalam Kepemimpinan. Setia kepada
Pengikut dan setia kepada Pemimpin diatas Anda adalah
bentuk Hubungan Kemanusiaan
d. Jangan bekerja sendirian
Organisasi sukses di masa kini, bukan organisasi yang
berlandaskan pada kapasitas individual semata, tapi juga
didasarkan pada sinergisasi kerja bersama. Oleh karena itu,
komunikasikanlah segala informasi kepada semua bagian
organisasi dan delegasikanlah wewenang dan tanggung
jawab, bila perlu. Jangan pernah bekerja sendirian, karena
efektifitas kerja akan lebih tinggi bila dikerjakan bersama-
sama.
171
_____________
2. Hal-hal Khusus
a. Gagal dalam menilai
Seorang manajer bertugas untuk melakukan penilaian
terhdapap situasi organisasi, ekspektasi yang diberikan
oleh senior management, dan kelebihan serta keleahan
departemen dan setiap karyawannya (diharapkan hanya
fokus pada kelebihannya). Dan ketika seorang manager
gagal menilai hal tersebut itu akan berakibat fatal terhadap
perusahaan
b. Berpaku pada penilain performa yang lama
Data penilaian performa kerja anggota tim sesunguhnya
sangat rentan bias dan bersifat subjektif. Data tersebut
justru lebih menggambarkan performa dari manajer yang
sebelumnya. Menghabiskan waktu berjam-jam untuk
mereview data itu hanya akan membuang-buang waktu.
c. Berfokus pada kelemahan atau kekurangan
Menyelesaikan masalah utama mungkin menjadi prioritas
nomor satu bagi manajer (missal seperti masalah customer
service yang kurang ramah). Namun menyelesaikan
masalah akan berpotensi gagal jika fokusnya berada pada
kekurangan, dan bukannya kelebihan.
d. Ketidakmampuan mengatur detail-detail pekerjaan.
Untuk menjadi pemimpin yang efisien, dibutuhkan
kemampuan mengatur dan menguasai detail-detail
pekerjaan. Tidak ada pemimpin sejati yang selalu “terlalu
sibuk” untuk melakukan hal-hal yang diperlukan sebagi
seorang pemimpin.
Hal-hal yang Dianjurkan

Hal-hal yang dianjurkan dalam memegan tanggung jawab
sebagai manager dalam perusahaan PT. Hadji Kalla adalah sebagai
berikut:
1. Hal-hal umum
a. Memotivasi orang lain.
172
_____________
Hal pertama untuk membuat tim produktif adalah dengan
memotivasi mereka. Motivasi adalah hal yang sangat
menantang bagi kebanyakan Manajer karena adanya
perbedaan yang unik dari setiap anggota tim. Manajer
hanya perlu mencari cara-cara unik bagi setiap orang,
karena motivasi tidak berlaku absolut terhadap seseorang
b. Menjalankan bisnis
Seorang manager harus mengendalikan banyak hal,
terutama yang berhubungan dengan personel dan
keuangan agar perusahaan tetap eksis. Manajer harus
membuat keputusan hampir setiap hari tentang hal yang
benar dalam melakukan sesuatu dan mempertahankan
fungsi timnya dalam perusahaan. Tidak peduli berapapun
pencapaian tim anda, kecuali terjadi sinkronisasi dengan
tim lainnya.
c. Melakukan perubahan
Banyak hal salah terjadi setiap hari, dan tugas seorang
manajer adalah konsisten dalam memikirkan adanya
perubahan. Kunci utama seorang manajer adalah
memperhatikan adanya kesalahan dan melakukan
perbaikannya.
2. Hal-hal khusus
a. Membuat Perencanaan (planing)
Seorang manajer harus memikirkan perencanaan kegiatan
yang akan di buat karena, Pembutan perencanaan oleh
pimpinan oleh pimpinan/manajer perusahaan untuk
perusahaan dilakukan guna menentukan garis-gari besar
kegiatan perusahaanya, memikirkan dan mempersiapkan
masa depannya, serta menentukan What, How, goal, whow,
Goal, Where, dan when yang sesuai dan tepat untuk
melaksanakannya,serta menentukan arah dan proses yang
akan ditempuh.
b. Membuat pengorganisasian.
173
_____________
Seorang manger harus membuat pengorganisasian karena
pengorganisasian adalah pengaturan pembagian tugas yang
didelegasikan kepada para staf dengan baik dan tepat
sehingga tugas tersebut dapat diselesaikan tempat waktu
secara efektif dan efesien.
c. Melakukan pengarahan.
Dalam Hal ini pengarahan sangat perlu dilakukan oleh
seorang manajer karena pengaraha adalah kemampuan
pimpinan/manajer perusahaan untuk menciptakan kegiatan
yang bermakna yang dapat mencapai sasaran yang di
harapkan
d. Penetapan tenaga (staffing)
Yang dimaksud dengan penempatan tenaga kerja adalah
pemilihan dan penempatan orang yang tepat dan memenuhi
syarat yang telah ditentukan untuk setiap jabatan/posisi
(the right man in the right position)
e. Mampu melakukan pengendalian dan pengawasan
Yang dimaksud dengan pengendalian dan pengawasan
adalah suatu jaminan untuk memperoleh peningkatan
kualitas kerja untuk mencapai sasaran yang telah
direncanakan.
Selain daripada itu, seorang manajer juga harus mengerti

tentang lingkungan manajemen yang turut memengaruhi
keputusan manajemen. Setiap organisasi, baik yang berukuran
besar, sedang ataupun kecil selalu akan berinteraksi dengan
lingkungannya. Lingkungan akan selalu mengalami perubahan .
Sehingga organisasi yang dapat bertahan hidup adalah organisasi
yang dapat menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungannya.
Bagi organisasi yang tidak memperhatikan akan perubahan
ataupun perkembangan lingkungannya akan mengalamai masa
kehancuran.
174
_____________
Lingkungan organisasi dapat diartikan sebagai kekuatan-
kekuatan yang mempengaruhi baik secara langsung maupun tidak
langsung. Pengertian lain lingkungan seperti pendapat Robbin
dan Coulter (dalam buku Amirulah, 2004) adalah lembaga-
lembaga atau kesatuan kekuatan-kekuatan yang berada di luar
organisasi dan secara potensial mempengaruhi kinerja organisasi.
Lingkungan dapat dibedakan menjadi dua yaitu lingkungan
eksternal dan lingkungan internal organisasi.atau lingkungan
makro dan mikro atau lingkungan tidak langsung dan langsung
Lingkungan Eksternal
Lingkungan eksternal adalah lingkungan yang berada di luar
dan mempunyai pengaruh pada organisasi. Lingkungan eksternal
ini seperti ekonomi, teknologi, sosial budaya, politik hukum,
Dimensi Ekonomi. Bagi organisasi dimensi ekonomi
mempunyai pengaruh untuk pertumbuhan dan perkembangan
organisasinya. Faktor ekonomi yang perlu diperhatikan antara
lain kesehatan perekonomian organisasi beroperasi, tingkat
inflansi, suku bunga dan tingkat pengangguran.
Dimensi teknologi. Teknologi yang diterapkan dalam
organisasi, bentuk dsn ketersediaannya berasal dari lingkungan
eksternal. Teknologi ini berevolusi dengan kecepatan yang luar
biasa. Kecepatan perubahan dan kompleksitas yang melibatkan
komputer dan teknologi informasi.
Dimensi sosial budaya. Dimensi sosial budaya meliputi
adat, nilai dan karakteristik demografi masyarakat di mana
organisasi berfungsi. Proses sosial budaya ini penting untuk
menentukan produk, jasa, dan standar tingkah laku yang berlaku
di masyarakat. Disamping itu faktor sosial budaya juga dapat
mempengaruhi perasaan karyawan terhadap pekerjaan mereka.
Dimensi politik-hukum. Dimensi politik hukum tentang
peraturan pemerintah tentang bisnis dan hubungannya. Dimensi
ini penting karena pertama sistem hukum mengatur apa yang
dapat dan apa yang tidak dapat dilakukan oleh organisasi; Kedua
pro dan kontra bisnis dalam pemerintahan mempengaruhi
175
_____________
aktivitas bisnis; Ketiga stabilitas politik dapat mempengaruhi
suatu perencanaan.
Lingkungan Internal
Lingkungan internal terdiri dari pemilik (swasta), dewan
direksi, karyawan dan lingkungan kerja fisik.
Pemilik. Pemilik adalah orang-orang yang memiliki hak
hukum terhadap bisnis tersebut.Pemilik juga dapat merupakan
seseorang yang mendirikan atau mempunyai bisnis kecil, patner
yang secara bersama-sama memiliki bisnis, investor yang
membeli saham-saham dalam suatu perusahaan.
Dewan Direksi. Dewan direksi dipilih dan bertanggungjawab
untuk mengawasi manajemen organisasi/perusahaan secara
umum dan memastikan bahwa organisasi/perusahaannya telah
dijalankan dengan cara yang paling baik dan dapat memuaskan
bagi semua anggota organisasi.
Karyawan. Karyawan organisasi merupakan elemen utama
dari lingkungan internal. Manajer harus dapat memperhatikan
akan perubahan sifat karyawannya yang disebabkan oleh gender,
etnis, umur dan dimensi lain. Karyawan meminta lebih banyak
kepemilikan pekerjaan atau setidaknya lebih banyak kebebasan
bagi mereka untuk melakukan pekerjaan mereka. Tren lain di
banyak organisasi meningkatnya ketergantungan terhadap
pekerja temporer. Individu yang dipekerjakan untuk periode
waktu yang singkat tanpa kemungkinan menjadi karyawan tetap..
Lingkungan kerja fisik. Lingkungan fisik kerja meliputi
gedung-gedung, fasilitas kerja yang dipergunkan dalam
melakukan pekerjaan, serta pengaturan ruang-ruang kerja yang
memungkinkan karyawan dapat bekerja dengan baik. Pengaturan
ruang yang lebih terbuka untuk orang-orang bekerja di ruang
yang besar, berpindah antar meja yang berbeda untuk
berinteraksi dengan orang yang berbeda pekerjaannya. Perangkat
komputer disediakan bagi karyawan yang membutuhkan dalam
melakukan pekerjaannya.
176
_____________
BAB IX
Organisasi Perkantoran
Organisasi adalah setiap sistem kerjasama yang dijalankan

oleh sekelompok orang untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Prilaku organisasi merupakan bidang yang terus berkembang
guna membantu manager memahami manusia secara lebih baik
sehingga dapat mencapai peningkatan produktivitas, kepuasan
pelanggan, dan posisi kompetensi yang lebih baik, melalui
penerapan yang lebih baik.
Untuk bekerja secara efektif dalam organisasi, manajer

harus mengerti dengan jelas struktur organisasi. Struktur
organisasi menetapkan cara pembagian, pengelompokan, dan
pengorganisasian pekerja secara formal. struktur organisasi
merupakan cetak biru yang mengidentifikasikan bagaimana orang
dan pekerjaan dikelompokkan bersama dalam suatu organisasi.
Struktur digambarkan oleh suatu bagan organisasi.
Salah satu fungsi manajemen yang berperan penting dalam

pencapaian operasi perusahaan secara efektif dan efisien adalah
pengorganisasian. Fungsi pengorganisasian bisa didefinisikan
sebagai suatu aktivitas yang menentukan tugas apa yang harus
dikerjakan, siapa yang melaksanakannya, bagaimana tugas
177
_____________
tersebut dikelompokkan dan didistribusikan, kepada siapa akan
dilaporkan hasilnya, dan dimana keputusan mengenai hal
tersebut dibuat.
A. Konsep Dasar Organisasi Perkantoran

Berbagai literatur tentang organisasi dan manajemen telah
memberikan definisi tentang organisai, dengan berbagai cara,
tergantung segi tinjauan ataupun pendekatannya. Pada dasarnya
pengertian organisasi dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu
organisasi arti statis dan organisasi dalam arti dinamis.
Organisasi dalam melihat organisasi sebagai sesuatu tidak

bergerak atau diam. Melihat organisasi sebagai sesuatu tidak
bergerak berarti melihat organisasi itu seperti tergambar dalam
bagan (organogram) beraneka ragam. Ada berbagai macam
pandangan tentang organisasi dalam arti statis, antara lain
sebagai berikut:
1) Organisasi sebagai alat pencapaian tujuan ditetapkan
sebelumnya,
2) Organisasi merupakan wadah daripada sekelompok orang
(group of people) mengadakan kerjasama untuk mencapai
tujuan bersama, dan
3) Organisasi sebagai wadah atau tempat di mana
administrasi dan manajemen dijalankan memungkinkan
administrasi dan menajemen itu bergerak sehingga
memberi bentuk pada administrasi dan manajemen.
Organisasi dipandang sebagai jaringan dari hubungan kerja

bersifat formal seperti tergambar dalam suatu bagan dengan
mempergunakan kotak-kotak beraneka ragam. Kotak-kotak
tersebut member gambaran tentang kedudukan atau jabatan
harus diisi oleh orang-orang memenuhi persyaratan sesuai
dengan fungsi masing-masing. Organisasi dipandang sebagai
saluran hirarki kedudukan atau jabatan ada menggambarkan
178
_____________
secara jelas tentang garis wewenang, garis komando dan garis
tanggungjawab.
Secara singkat dapat dikatakan bahwa organisasi dalam

arti statis merupakan wadah atau tempat kegiatan administrasi
dan manajemen berlangsung dengan gambaran jelas tentang
saluran hirarki daripada kedudukan, jabatan wewenang, garis
komando dan tanggungjawab.
Kemudian organisasi dalam arti dinamis berarti

memandang organisasi sebagai suatu organ hidup, suatu
organisme dinamis. Memandang organisasi sebagai organisme
dinamis berarti memandang organisasi tidak hanya dari segi
bentuk dan wujudnya, tetapi juga melihat organisasi itu dari segi
isinya. Isi daripada organisasi adalah sekelompok orang-orang
melakukan kegiatan untuk mencapai tujuan bersama. Dengan kata
lain, organisasi dalam arti dinamis berarti menyoroti aktivitas
atau kegiatan ada didalam organisasi, serta segala macam aspek
berhubungan dengan usaha pencapaian tujuan hendak dicapai.
Dengan demikian terdapat berbagai macam pandangan

tentang organisasi dalam arti dinamis, sebagai berikut:
1) Organisasi dalam arti dinamis berarti organisasi itu selalu
bergerak mengadakan pembagian tugas atau pekerjaan
sesuai dengan sistem telah ditentukan serta sesuai pula
dengan lingkup daripada organisasi itu,
2) Organisasi dalam arti dinamis berarti memandang
organisasi itu dari segi isinya, yaitu sekelompok orang
melakukan kerja sama untuk mencapai tujuan bersama.
Jadi organisasi dalam arti dinamis menyoroti unsur

manusia ada di dalamnya. Manusia merupakan unsur terpenting
dari seluruh unsur organisasi karena hanya manusialah memiliki
sifat kedinamisan.
179
_____________
Organisasi dalam arti dinamis selalu diharapkan kepada
dua macam kemungkinan, yaitu:
1) Kemungkinan untuk tumbuh dan berkembang, yaitu
berarti organisasi selalu bergerak untuk tumbuh dan
berkembang sesuai tuntutan zaman. Pertumbuhan dan
perkembangan organisasi dapat bersifat kuantitatif dan
kualitatif. Yang lebih penting adalah pertumbuhan dan
perkembangan organisasi bersifat kualitatif,
2) Kemungkinan organisasi itu akan mati. Hal ini merupakan
ancaman dan tantangan mau tidak mau harus dapat
diatasi. Kematian organisasi merupakan tantangan dalam
arti bahwa orangorang tergabung dalam organisasi itu
diharapkan dengan berbagai masalah atau persoalan
dalam tingkat atau kadar persoalan berbedabeda. Setiap
masalah harus dapat diatasi, karena apabila tidak dapat
diatasi akan menjadi hambatan atas jalannya organisasi.
Kematian organisasi merupakan ancaman, berarti segenap
aspirasi ditampung dalam organisasi akan bubar
berantakan. Ancaman kematian suatu organisasi dapat
bersumber dari dalam maupun dari luar. Ancaman datang
dari dalam adalah ancaman datangnya dai anggota sendiri,
misalnya: para anggota bersifat statis, tidak mau menerima
perubahan (metode) baru, tidak ada rasa memiliki dari
para anggota dan lain sebagainya. Ancaman datangnya dari
luar adalah anacaman datangnya dari berbagai organisasi
lain dalam bentuk persaingan, baik secara wajar
(persaingan sehat) maupun secara tidak sehat (tidak
wajar), baik persaingan itu dilakukan secara terbuka
(terang-terangan) maupun secara tertutup (terselubung).
Dengan demikian organisasi dalam arti dinamis berarti
organisasi selalu bergerak, tumbuh dan berkembang untuk
mempertahankan eksistensinya. bergerak, tumbuh dan
berkembangnya organisasi pada dasarnya merupakan
kenyataan hidup.
180
_____________
Dari uraian di atas dapat dikatakan bahwa organisasi
dalam arti dinamis merupakan proses kerjasama antara orang-
orang tergabung dalam suatu wadah tentu untuk mencapai tujuan
bersama seperti telah disampaikan secara bersama pula. Proses
adalah langkah-langkah harus dilalui. Langkah-langkah harus
dilalui dalam usaha mencapai tujuan bersama dimulai dari proses
perencanaan (planning), proses pengorganisasian (organizing),
pemberian motivasi (motivating), proses pengawasan
(controlling) dan proses pengambilan keputusan (decision
making).
Proses tersebut sering disebut sebagai fungsi manajemen

sehingga organisasi dalam arti dinamis disebut pula organisasi
sebagai fungsi, yaitu organisasi member kemungkinan
manajemen untuk bergerak. Organisasi sebagai proses juga
memandang organisasi dari segi interaction antara orang-orang
ada di dalam organisasi itu.
Interaksi terjadi di dalam organisasi dapat berlangsung

secara formal (hubungan-hubungan formal), dan secara informal
(hubungan-hubungan informal). Hubungan formal adalah
hubungan-hubungan mengikuti pola seperti telah diatur dalam
dasar hukum pendirian organisasi, sesuai struktur organisasi,
seperti telah ditetapkan secara resmi oleh pimpinan. Hubungan
informal adalah hubungan-hubungan terjadi dalam organisasi
tidak terikat oleh dasar hukum pendirian organisasi, tidak terikat
oleh struktur organisasi, tidak terikat oleh hirarki, tidak terikat
oleh aturan-aturan ditetapkan secara resmi oleh pimpinan
organisasi. Oleh karena itu hubungan-hubungan informal tidak
tampak dalam struktur organisasi atau tidak tergambar dalam
bagan organisasi.
Hubungan-hubungan informal berdasarkan kepada

hubungan-hubungan pribadi atau personal relations, dan atas
181
_____________
dasar kesamaan kepentingan di dalam organisasi. Interaksi terjadi
didalam organisasi dapat terjadi antara atasan dengan bawahan,
antara bawahan dengan atasan, bawahan dengan bawahan, atasan
dan atasan.
Dengan kata lain interaksi terjadi di dalam organisasi dapat

terjadi secara vertical, horizontal maupun secara diagonal. Baik
buruknya organisasi sangat ditentukan oleh keserasian interaksi,
kemampuan dan hubungan kerja terjadi didalam organisasi. Oleh
karena itu organisasi dalam arti dinamis atau dalam arti proses
lebih banyak menyoroti factor manusia dalam organisasi.
Kesimpulan dapat diambil lebih lanjut ialah bahwa organisasi itu
tidak hanya sekedar sebagai wadah saja, tetapi juga sebagai
sistem kerja-sama, sebagai sistem tata hubungan kerja dan
sebagai proses pembagian tugas.
Organisasi sebagai sistem kerja sama dapat diartikan

dengan berbagai cara, yaitu sebagai berikut:
1) Organisasi sebagai sistem kerjasama, adalah suatu sistem
mengenai pekerjaan-pekerjaan dirumuskan dengan baik,
dan masingmasing pekerjaan itu mengandung wewenang,
tugas dan tanggungjawab tertentu memungkinkan orang-
orang dari suatu organisasi dapat berkerjasama secara
efektif dalam usaha mencapai tujuan bersama,
2) Organisasi sebagai sistem kerja dalah suatu sistem
penugasan pekerjaan kepada orang-orang mengadakan
kerjasama mengkhususkan diri dalam suatu bidang
tertentu dari suatu tugas bersama,
3) Organisasi sebagai kerjasama adalah suatu sistem daripada
aktivitas-aktivitas kerjasama dari sekelompok orang
mengadakan kerjasama untuk mencapai tujuan bersama,
4) Organisasi sebagai sistem kerjasama adalah suatu sistem
terencana daripada usaha kerjasama dengan memberikan
182
_____________
peran kepada setiap orang untuk dijalankan, wewenang,
tugas dan tanggungjawab untuk dilaksanakan.
Sementara itu organisasi sebagai sistem tata-hubungan

kerja dapat diberi pengertian dengan berbagai cara, yaitu sebagai
berikut:
1) Organisasi sebagai sistem tata-hubungan kerja, adalah
suatu sistem tata-hubungan kerja sangat rumit tetapi
sistematis sehingga dapat menimbulkan suatu bentuk
kerjasama baik dan serasi di antara para anggota atau
antar unit satuan kerja ada sebagai usaha untuk mencapai
tujuan bersama,
2) Organisasi sebagai sistem tata-hubungan kerja, adalah
suatu jaringan kerja mewujudkan suatu bentuk kerjasama
baik dan serasi antara para anggota atau antar unit satuan
kerja ada sehingga tujuan bersama dapat dicapai dengan
ceat, tepat, efisien dan efektif.
Organisasi sebagai proses pembagian tugas dapat diberi

pengertian dengan berbagai cara, yaitu sebagai berikut:
1) Organisasi sebagai proses pembagian tugas, adalah suatu
proses menetapakan dan mengelompokkan jenis pekerjaan
akan dilakukan serta merumuskan suatu pelimpahan
wewenang dan tanggungjawab memungkinkan orang-
orang diserahi tugas itu dapat bekerjasama secara efisien
dan efektif dalam usaha mencapai tujuan telah ditetapkan’
2) Organisasi sebagai proses pembagian tugas, adalah proses
kegiatan menghimpun secara teratur atas bagian-bagian
saling bergantung satu sama lain sehingga secara
keseluruhan merupakan suatu kesatuan bulat, bersatu
padu dalam usaha mencapai tujuan telah ditetapkan,
proses pembagian tugas atau pekerjaan serta mengatur
dan menentukan bagian atau orang-orang diserahi untuk
183
_____________
memikul tugas dan tanggungjawab dari suatu bentuk
usaha,
proses kegiatan penyusunan, pengembangan,
pemeliharaan daripada pola hubungan kerja dari bagian-
bagiab atau orang-orang ada dalam suatu bentuk usaha.
Dari pengertian tersebut dapat dikatakan bahwa organisasi

sebagai proses pembagian tugas mamandang organisasi dari segi
sistem distribusi tugas sehingga masing-masing pejabat atau
masing-masing unit satuan kerja memegang tugas tertentu.
Di samping itu masih banyak definisi organisasi sebagai

proses dikemukakan oleh para ahli, dengan cara dan bahasa
berbeda-beda. Antara lain Yoseph Kingsbury & Robert Wilcox
(1996) menyebutkan bahwa: “Organization as the process of
dividing up work or arranging personal to handle the work of the
enterprise” [Organisasi adalah sebagai proses pembagian tugas,
mengatur pegawai-pegawai untuk memikul tugas atau pekerjaan
dari suatu badan usaha].
Harleigh B. Trecker (1950) menyebutkan bahwa:

“Organization is the act or process of bringing together or
arranging the related groups of the agency into a working whole”
[Organisasi merupakan suatu kegiatan atau suatu proses
menghimpun atau mengatur kelomok-kelompok saling
mengadakan hubungan dari unit perwakilan ke dalam suatu
pekerjaan menyeluruh].
Dengan demikian, organisasi merupakan suatu bentuk

kerjasama antara sekelompok orang tergabung dalam suatu
wadah tertentu guna mencapai tujuan bersama seperti telah
ditetapkan bersama. Atau pada intinya organisasi adalah
koordinasi secara rasional kegiatan sejumlah organisasi untuk
184
_____________
mencapai tujuan bersama dirumuskan secara eksplisit, melalui
pengaturan dan pembagian kerja serta melalui herarki kekuasaan
dan tanggung jawab.
Terdapat beberapa hal mencirikan bahwa sekumpulan

orang ada dalam organisasi tersebut didasari oleh beberapa hal:
1) Adanya kerjasama di antara kelompok orang dalam ikatan
formal;
2) Adanya tujuan bersama serta kepentingan sama akan
dicapai;
3) Adanya pembagian kerja, tugas, dan tanggung jawab teratur;
4) Adanya hubungan formal dan ikatan tata tertib baik;
5) Adanya pekerjaan akan dikerjakan, dan
6) Adanya hukum organisasi wewenang (authority) merupakan
bagian dari mata organisasi. Wewenang merupakan alat dan
dasar hukum dari organisasi untuk bertindak dan
memerintah orang atau pihak lain. Tanpa ada wewenang
terhadap suatu pekerjaan/tugas janganlah melakukan
pekerjaan/tugas, karenat tidak mempunyai dasar hukum
untuk melaksanakannya. Dalam menyelenggarakan
organisasi terdapat beberapa sumber dan jenis wewenang
masing-masing sumber dan jenis tersebut mempunyai
implikasi terhadap hubungan antara pemimpin staf atau
anggota dan juga mekanisme kerjanya.
Setiap organisasi memiliki tujuan organisasi secara

sistematik maka keseluruhan kegiatan organisasi harus
berorientasi pada tujuan. Ini berarti bahwa tujuan organisasi
mesti dijadikan pedoman untuk dalam pembagian kerja,
penentuan bahan tugas, banyaknya tenaga diperlukan untuk
menyelesaikan pekerjaan tertantu harus dipertimbangkan dengan
berorientasi pada tujuan telah ditetapkan.
185
_____________
Dengan kata lain, keseluruhan pekerjaan pengelolaan dan
operasional harus diatur dan direncanakan berdasarkan strategi
untuk mencapai tujuan telah digariskan dengan cara efektif dan
efisien. Prinsip kerja menggunaka tujuan sebagai pedoman
lazimnya disebut Management by Objective (MBO) atau
Administration by Objective (ABO). Begitu pentingnya kedudukan
tujuan dalam penyusunan organisasi, maka tujuan organisasi
perlu terlebih dahulu dirumuskan secara jelas, tertulis, dan
kemudian dikomunikasikan secara baik sehingga tujuan bisa
dipahami secara benar-benar oleh para anggota organisasi. Bila
MBO bisa dilaksanakan secara baik, maka masing-masing anggota
organisasi walaupun berbeda dalam dalam kedudukan atau
fungsinya, walaupun berbeda dalam waktu bekerjanya, namun
semuanya sebagai anggota sistem, gerak langkahnya terarah pada
pencapaian tujuan organisasi.
Kesatuan arah pada tujuan bersama (unity of purpose) dari

gerak langkah pada anggota berbeda dalam fungsi atau waktu
dipergunakan tersebut equifinality. Setiap adminitrator ingin
sukses tentu berusaha menciptakan iklim organisasi memiliki
unity of purpose dan equifinality.
Kemudian daripada itu, organisasi mengacu pada sistem

makna bersama yang dianut oleh anggota anggota yang
membedakan organisasi itu dari organisasi lain. bahwasannya
organisasi yang bersifat rasional yang dilakukan oleh sejumlah
orang demi mencapai sejumlah tujuan yang jelas, lewat
pembagian kerja atau fungsi, dan lewat suatu hirarki otoritas dan
pertanggung jawaban. Organisasi juga sebagai entitas sosial yang
diatur oleh tujuan, di desain secara sengaja berupa sistem aktifitas
yang terstruktur dan terkordinasi, dan berhubungan dengan
lingkungan eksternalnya.(Rasto, 2015: 60-61).
186
_____________
Ada pula yang menyatakan bahwa organisasi merupakan
entitas sosial yang dikoordinasi secara sadar, dengan batasan-
batasan yang relative dapat dikenali, yang berfungsi secara terus
menerus dengan dasarnya yaitu untuk mencapai suatu tujuan
bersama atau seperangkat tujuan. Lebih lanjut Jones dan Mathew
mencontohkan bahwa jika orang menghargai keamanan maka
mereka menciptakan organisasi-organisasi seperti kepolisian,
angkatan bersenjata, atau bank (untuk keamanan kepemilikan).
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa organisasi

perkantoran merupakan suatu kolektifitas dan kumpulan orang-
orang yang ada di suatu lingkungan perkantoran, dimana aktivitas
yang dilakukannya di desain secara sadar, terkoordinasi, serta
diatur oleh oleh para angotanya dalam rangka mencapai tujuan
tertentu
Prinsip organisasi adalah suatu pernyataan fundamental

atau kebenaran umum maupun individual yang dijadikan oleh
seorang atau kelompok sebbagai sebuah pedoman untuk berfikir
atau bertndak demi tercapainya suatu tujuan organisasi kantor
tersebut. Prinsip-prinsip organisasi kantor ada delapan
sebagaimana disebutkan Neuner dan Keeling (1970:45-49),
sebagai berikut:
1. Prinsip tujuan
Tujuan organisasi perkantoran atau kelompok fungsi dalam
organisasi perkantoran mesti dirumuskan dan dimengerti
oleh setiap personalis. Tujuan yang dimengerti akan berubah
menjadi motivasi untuk mencapainya. Tujuan organisasi
adalah suatu bentuk yang ingin dicapai oleh organisasi
tersebut.
2. Prinsip kesatuan fungsi
Di dalam suatu organisasi perkantoran ada sejumlah fungsi
yang selalu bekerja sama untuk mencapai tujuan utama
organisasi perkantoran itu. Organisasi perkantoran
187
_____________
merupakan suatu sistem yang terdiri atas sejumlah fungsi
yang saling berhubungan dan saling mempengaruhi dalam
mencapai tujuan. Dan fungsi-fungsi tersebut harus
bersesuaian dan berhubungan antara satu dan lainnya.
3. Prinsip hubungan individual
Organisasi perkantoran yang efektif terbentuk oleh pribadi-
pribadi yang selalu melaksanakan pekerjaan. Walaupun
organisasi perkantoran itu merupakan sebuah sistem, namun
individu - individulah yang menyelesaikan pekerjaannya
masing-masing. Semakin baik individual yang ada di dalam
suatu organisasi semakin mudah tercapainya suatu tujuan
organisasi tersebut.
4. Prinsip kesederhanaan
Organisasi perkantoran yang efektif bekerja berdasarkan atas
kesederhanaan dan interelasi yang jelas. Kesederhanaan
memudahkan para pelaksana untuk memahaminya,
sedangkan interelasi yang jelas mengurangi keraguan.
5. Prinsip wewenang sepadan dengan tanggung jawab
Setiap orang dalam organisasi perkantoran mesti diberi
wewenang yang sesuai dengan tugas tanggung jawabnya
sehingga ia dapat bertanggung jawab atas pelaksanaan
tugasnya tersebut.
6. Prinsip laporan kepada atasan tunggal
Agar tiap personalia mengetahui dengan jelas kepada siapa ia
melapor, maka tiap petugas dalam organisasi perkantoran
tersebut harus menerima perintah dari dan bertanggung
jawab hanya kepada satu orang atasan.
7. Prinsip kepengawasan dan kepemimpinan
Kepemimpinan dan pengawasan yang efektif mesti ditegakan
sehingga tujuan organisasi perkantoran itu dapat tercapai.
Pengawasan yang efektif akan mencegah perubahan arah
dalam mencapai tujuan. Sementara itu, pengawasan yang
efektif pun merupakan proses belajar bagi organisasi di waktu
yang akan datang.
188
_____________
8. Prinsip jangkauan pengawasan
Agar pengawasan dan kepemimpinan dalam organisasi
perkantoran efektif, jangkauan pengawasan di bawah
pengawasan langsung dari seorang manajer kantor atau
seorang pengawas seyogyanya dibatasi, semakin jauh
pengawasan manajer kantor semakin besar kemungkinan
menurunnya pertambahan kemampuan pengawasan. “Gejala
ini melahirkan apa yang disebut hukum semakin
berkurangnya tambahan kemampuan pengawasan.” Pada
awalnya tambahan kemampuan pengawasan itu akan
meningkat sampai mencapai titik optimum pengawasan.
Setelah itu tambahan kemampuan pengawasan tersebut akan
semakin berkurang, hingga akhirnya mencapai titik 0 (bahkan
negatif atau kekecauan pengawasan).
B. Struktur Organisasi Perkantoran

Organisasi adalah suatu sistem terencana mengenai usaha
kerjasama dimana setiap peserta mempunyai peranan yang diakui
untuk dijalankan dan kewajiban-kewajiban atau tugas-tugas
untuk dilaksanakan. untuk bekerja secara efektif dalam
organisasi, manajer harus mengerti dengan jelas struktur
organisasi. Struktur organisasi menetapkan cara pembagian,
pengelompokan, dan pengorganisasian pekerja secara formal.
struktur organisasi merupakan cetak biru yang
mengidentifikasikan bagaimana orang dan pekerjaan
dikelompokkan bersama dalam suatu organisasi. Struktur
digambarkan oleh suatu bagan organisasi. Ada beberapa bagian
dari struktur organisasi, yaitu:
1. The Operating Core. Yang termasuk disini adalah para
pegawai yang melaksanakan pekerjaan dasar yang
berhubungan dengan produksi barang dan jasa.
2. The Strategic Apex. Yang termasuk di dalam bagian ini
adalah manajer tingkat puncak (top management).
189
_____________
3. The Middle Line. Yang termasuk di dalam bagian ini adalah
para manajer yang menjembatani manajer tingkat atas
dengan bagian operasional.
4. The Technostructure. Yang termasuk dalam bagian ini
adalah mereka yang diserahi tugas untuk menganalisa dan
bertanggung jawab terhadap bentuk standarisasi dalam
organisasi.
5. The Support Staff. Yang termasuk disini adalah orang-orang
yang memberi jasa pendukung tidak langsung terhadap
organisasi ( orang-orang yang mengisi unit staff).
Di dalam struktur oraganisasi bukan hanya terdapat bagian

struktur, tetapi juga terdapat elemen yang perlu diperhatikan,
sehingga menunjang keberhasilan dalam organisasi kantor
tersebut. Ada beberapa elemen yaitu, kompleksitas, formalisasi,
sentralisasi. (Robbin P. Stheppen, 2007: 478).
Kompleksitas struktur menggambarkan derajat

diferensiasi dalam suatu organisasi, baik diferensiasi horizontal,
vertikal, maupun spasial. Yang akan di jelaskan sebagai berikut :
1. Diferensiasi Horizontal.
Penyebab terjadinya diferensiasi horizontal adalah
berkembangnya beragam unit dalam organisasi
berdasarkan orientasi pekerjaan, sifat tugas-tugas di
dalamnya, serta latar pendidikan dan pelatihan yang
dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas tersebut.
Ketika organisasi membutuhkan unit-unit yang beragam
untuk melaksanakan berbagai pekerjaan yang dibutuhkan
dalam rangka mencapai tujuan-tujuan organisasi, pada saat
itu pula terjadi diferensiasi horizontal.
2. Diferensiasi Vertikal.
Diferensiasi horizontal dan vertikal sebenarnya
berhubungan erat. Meningkatnya diferensiasi horizontal
biasanya selalu dibarengi dengan kebutuhan untuk
190
_____________
mengontrol aktivitas yang kian beragam. Organisasi
kemudian menambah lapisan pengawas atau supervisor
(untuk mengawasi lapisan pekerja) atau manajer (untuk
mengawasi supervisor atau manajer level bawah). Hal ini
dengan sendirinya menambah diferensiasi vertikal. Jadi,
diferensiasi vertikal adalah gambaran dari lapisan-lapisan
hierarki dalam organisasi.
3. Diferensiasi Spasial.
Diferensiasi spasial menggambarkan sejauh mana fasilitas
dan personel organisasi tersebut secara geografis.
Organisasi yang memiliki sejumlah kantor dan/atau
personal yang tersebar dalam rentang geografis yang luas,
tentunya akan menghadapi kompleksitas yang lebih tinggi
daripada organisasi yang hanya berpusat pada satu atau
beberapa lokasi.
Formalisasi dalam organisasi sebenarnya dapat dilakukan

dengan dua pola yaitu melalui aturan, prosedur, dan sanksi-sanksi
regulatif yang disusun oleh pengelola organisasi, atau melalui
rekrutmen terhadap tenaga-tenaga profesional yang telah terdidik
dengan nilainilai, norma-norma, dan pola perilaku sesuai profesi
mereka.
Sentralisasi adalah sejauh mana otoritas formal untuk

membuat pilihan-pilihan bebas terkonsentrasi pada seseorang,
sebuah unit, atau suatu level, sedemikian rupa sehingga para
pegawai hanya dimungkinkan memberikan input seminimal
mungkin dalam pekerjaan. Sentralisasi kadang-kadang terkait
juga dengan masalah kecenderungan personal. Hal ini terutama
pada perusahaanperusahaan yang dikelola oleh pemiliknya
sendiri. Ketika ukuran organisasi semakin besar dan menuntut
pendelegasian keputusan yang lebih banyak, tidak jarang pemilik
sekaligus pengelola tersebut merasa enggan.
191
_____________
Adapun bentuk organisasi kantor dapat dibedakan menjadi
4 (empat) bentuk, yaitu:
1) Organisasi lini
Organisasi lini mempunyai tugas dan wewenang yang
menghubungkan langsung secara vertikal antara atasan dan
bawahan. Bentuk organisasi ini lebih tepat digunakan dalam
perusahaan kecil yang jumlah pegawainya sedikit dan
spesialisasinya belum terlalu tinggi. Keuntungan dari organisasi
lini adalah:
a) Kesatuan pimpinan terjamin karena ada dalam satu
komando;
b) Koordinasi relatif mudah dilaksanakan;
c) Proses atau prosedur pengambilan keputusan dan
instruksi akan berjalan cepat;
d) Pengendalian relatif mudah dilaksanakan; dan
e) Rasa solidaritas pegawai pada umumnya tinggi.
Akan tetapi, kelemahan dari organisasi lini adalah:
a) Tujuan pribadi pimpinan seringkali sulit dibedakan dengan
tujuan organisasi;
b) Pimpinan seringkali menjadi otoriter;
c) Organisasi perusahaan terlalu bergantung pada pimpinan;
d) Kesempatan pegawai untuk berkembang terbatas sebab
kewenangan untuk merencanakan, mengomando, dan
melaksanakan pengendalian sepenuhnya ada pada
pimpinan.
2) Organisasi lini dan staf

Dalam bentuk organisasi lini dan staf, pelimpahan wewenang
berlangsung secara vertikal dan sifatnya langsung dari jabatan
tertinggi kepada terendah. Namun untuk kelancaran tugasnya,
pimpinan dibantu oleh staf. Tugas dari staf tersebut antara lain
membantu pimpinan dengan cara memberikan saran-saran dan
pelayanan lain sebagai bahan pertimbangan dalam mengambil
keputusan dan kebijaksanaan. Bentuk organisasi ini biasanya
192
_____________
digunakan oleh perusahaan besar yang mempunyai banyak
pegawai, daerah kerja luas, dan banyak pekerjaannya.
Adapun keuntungan dari organisasi lini dan staf antara lain

adalah:
a) Asas kesatuan pimpinan ada;
b) Terdapat pembagian tugas yang jelas antara pimpinan, staf,
dan pelaksana;
c) Penempatan orang yang sesuai kemampuan mudah untuk
dilaksanakan;
d) Pengambilan keputusan relatif mudah dilakukan karena
mendapat bantuan pemikiran dan saran dari staf;
e) Bakat pegawai yang berbeda-beda dapat dikembangkan
karena mereka berkerja sesuai dengan keahlian dan
keterampilannya.
Namun di sisi lain, kelemahan dari organisasi lini dan staf

adalah:
a) Kelompok pelaksana terkadang bingung untuk
membedakan perintah dan bantuan nasehat; dan
b) Terkadang terjadi kompetisi yang kurang sehat karena tiap
unit menganggap tugasnya sendiri lebih penting dari yang
lain.
3) Organisasi fungsional
Dalam bentuk struktur organisasi fungsional, masalah
pembagian kerja mendapat perhatian yang lebih besar. Oleh
karena itu terdapat pembagian kerja yang didasarkan pada
spesialisasi maka para pejabat hanya mengerjakan suatu tugas
tertentu. Dengan demikian para para pelaksana akan
melaksanakan tugas yang diperintahkan dari beberapa atasan
(manajer) yang menguasai bidang keahlian masing-masing.
193
_____________
Tipe organisasi fungsional cocok digunakan oleh
perusahaan besar yang mempunyai jenis pekerjaan beragam
tetapi menuntut adanya spesialisasi yang terdapat pembidangan
tugas yang tegas dan jelas, pengembangan spesialisasi kerja,
bawahan menerima tugas dari beberapa atasan, dan koordinasi
menyeluruh dilakukan pada tingkat atas. Adapun keuntungan dari
organisasi fungsional adalah :
a) Keuntungan dari spesialisasi diperoleh secara optimum;
b) Para pegawai akan lebih terampil di bidangnya;
c) Efisiensi dan produktivitas kerja relatif mudah
ditingkatkan;
d) Disiplin dan solidaritas pegawai yang menjalankan fungsi
yang sama biasanya cukup tinggi.
Sementara itu, kelemahan dari organisasi fungsional adalah :
a) Pemborosan biaya yang sangat besar;
b) Inisiatif perorangan tertekan;
c) Koordinasi sulit dijalankan sebab para pegawai harus
mempertanggung jawabkan kepada lebih dari 1 atasan.
4) Organisasi lini, staf, dan fungsional

Organisasi lini, staf, dan fungsional adalah tipe organisasi
yang menggabungkan atau mengkombinasikan ketiga bentuk
organisasi. Bentuk organisasi ini biasa digunakan oleh perusahaan
besar yang mempunyai pekerjaan banyak dan kompleks.
Setelah mengetahui beberapa elemen di dalam struktur

organisasi tentunya terdapat fungsi atau kegunaan tersendiri dari
struktur dalam organisasi tersebut, yaitu di antaranya sebagai
berikut :
1) Kejelasan Tanggung Jawab.
Setiap anggota organisasi harus bertanggung jawab dan
apa yang harus dipertanggungjawabkan. Setiap anggota
organisasi harus bertanggung jawab kepada pimpinan atau
194
_____________
atasan yang memberikan kewenangan, karena pelaksanaan
kewenangan itu yang harus dipertanggungjawabkan.
2) Kejelasan Kedudukan.
Kejelasan kedudukan seseorang dalam struktur organsisasi
sebenarnya mempermudah dalam melakukan koordinasi
maupun hubungan karena adanya keterkaitan
penyelesaian suatu fungsi yang dipercayakan kepada
seseorang.
3) Kejelasan Uraian Tugas.
Kejelasan uraian tugas dalam struktur organisasi sangat
membantu pihak pimpinan untuk melakukan pengawasan
dan pengendalian, dan bagi bawahan akan dapat
berkonsentrasi dalam melaksanakan suatu pekerjaan
karena uraiannya yang jelas.
Karena itu, dalam rangka memudahkan pekerjaan perlu

dilakukan disain organisasi. Disain organisasi merupakan
penentuan keputusan untuk memilih alternatif kerangka kerja,
proyek pejkerjaan, dan departemen. Dengan demikian, keputusan
atau tindakan-tindakan individu, dipilih ini akan menghasilkan
sebuah struktur organisas secara garis besar terdapat lima macam
desain organisasi, yaitu struktur sederhana, birokrasi mesin,
birokrasi professional, struktur divisional, dan adhochracy
(Priansa, 2015: 75-77). Masing-masing desain organisasi tersebut
diuraikan sebagai berikut:
1. Struktur sederhana
Desain organisasi struktur sederhana didominasi oleh
strategi apex dan memiliki tingkat sentralisasi yang sangat
tinggi dalam melakukan control. Struktur sederhana
bersifat simple tetapi terbatas penggunaannya yakni pada
organisasi yang ukurannya kecil. Desain organisasi ini
memiliki kelemahan yaitu tidak dapat digunakan dalam
organisasi yang komplek karena berisiko terjadinya
195
_____________
kepemimpinan yang tersentralisasi serta tergantung pada
satu figure saja.
2. Birokrasi mesin
Desain organisasi birokrasi mesin didominasi oleh
technostructure dan control yang dilakukan melalui
standart disasi. Struktur ini mampu menampilkan aktivitas
yang terstandardisasi dengan tindakan yang efisien.
Struktur tipe ini efektif digunakan pada organisasi yang
menggunakan tekhnologi mesin dalam melaksanakan
kegiatannya, sehingga mudah distardisasi, lingkungannya
simple dan stabil serta dapat digunakan didalam organisasi
yang besar.
3. Birokrasi professional
Desain organisasi birokrasi professional memiliki konsep
atau kunci yaitu mengkombinasikan standardisasi dan
desentralisasi. Operating core mendominasi desain
organisasi ini karena meraka memiliki keahlian kritis yang
diperlukan organisasi, dan mereka memiliki otonomi untuk
menerapkan keahlian mereka, sehingga konsep kunci
desain ini dapat terlaksanya dengan baik. Kelebihan
struktur ini dapat menampilkan tugas secara
terspesialisasi dan efisien. Struktur ini bisanya dipakai
pada organisasi besar dengan lingkungan yang kompleks
dan stabil. Menggunakan tekhnologi rutin yang
terinternalisasi melalui profesionalisme.
4. Struktur devisional
Desain organisasi struktur devisional didominasi oleh
manajer tingkat menengah. Struktur ini terdiri dari
kesatuan yang terdiri dari unit-unit yang memilki otonomi
tinggi, dan masing-masing unit birokrasi mesin di
koordinasi oleh masing-masing devisi (manager tingkat
menengah). Kepala devisi pertanggung jawaban dalam
organisasi yang melaksanakan diversivikasi produk dan
jasa secara penuh. Tipe ini cocok digunakan dalam
196
_____________
organisasi yang melaksanakan diservikasi produk dan
pasar yang beraneka ragam. Lingkungan yang cocok untuk
struktur ini adalah lingkungan yang sederhana dan stabil.
5. Adhocracy
Desain organisasi adhocracy bersifat sangat fleksibel,
standarisasi rendah, dan sangat terdesentralisasi.
Hirarkinya rendah tetapi departementalisasinya sangat
tinggi. Struktur jenis ini hamper sama dengan biroksasi-
birokrasi professional, karena keduanya memperkejakan
orang-orang professional. Struktur ini teknologi nonrutin,
cocok untuk organisasi dengan lingkungan yang sering
berubah-ubah dan memiliki resiko yang tinggi. Kekuasaan
pada struktur ini dapat berdasarkan posisi seseorang,
tetapi berdasarkan keahlian yang dimiliki.
C. Pengorganisasian Pekerjaan Kantor

Sebuah organisasi selalu terdiri dari sekelompok orang
yang memiliki keahlian yang berbeda-beda yang saling
bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Tujuan yang
hendak dicapai oleh sekelompok orang ini akan dapat
tercapai jika dalam kerjasama yang dilakukan tersebut terjadi
pembagian tugas yang jelas dan terdapat pola hubungan yang baik
antar anggota kelompok dalam organisasi. Pekerjaan kantor yang
makin banyak , makin rumit, dan melibatkan berbagai peralatan
yang mahal menimbulkan berbagai persoalan yang berkisar pada
masalah pembagian tugas, apakah dilaksanakan secara
sentralisasi ataukah desentralisasi.
Dalam pelaksanaan pekerjaan kantor dikenal 3 (tiga) asas

pengorganisasian pekerjaan kantor, ketiga asas itu adalah:
1) Asas sentralisasi (pemusatan)
Dengan asas ini semua pekerjaan kantor dalam organisasi yang
bersangkutan dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah satuan
organisasi yang berdiri sendiri disamping satuan-satuan
197
_____________
organisasi yang memikul pekerjaan operatif (tugas
utama). Dalam hal ini satuan-satuan organisasi yang
melaksanakan tugas utama dibebaskan dari beban pekerjaan
kantor seperti mengetik, mengelola surat, mengarsip dan lain-lain.
Pekerjaan-pekerjaan tersebut dilaksanakan oleh sebuah

unit organisasi yang disebut kantor, tata usaha, sekretatiat dan
sebutan-sebutan lainnya. Jika organisasi tersebut sangat besar
sehingga banyak unit yang harus dilyani maka satuan pelayanan
yang dibentuk bisa lebih dari 1 buah. Beberapa unit pelayanan
yang dapat dibntuk antara lain: bagian surat menyurat, bagian
penerimaan tamu, bagian penggandaan dokumen, bagian
kearsipan, bagian perlengkapan kantor, bagian pelatihan dan
pengembangan tenaga kerja dan lain-lain. Adapun keuntungan
asas sentralisasi adalah:
a) Kegiatan kantor dipimpin oleh seorang yang ahli dalam
bidangnya,
b) Mesin-meisin kantor dapat didayagunakan sepenuhnya,
c) Keseragaman dapat dicapai,
d) Latihan-latihan pegawai kantor dapat ditingkatkan,
e) Biaya pekerjaan dantor dapat dihemat,
f) Adanya fleksibilitas dalam organisasi,
g) Dapat dicegah duplikasi fungsi atau arsip,
h) Dapat dipekerjakan kaum spesialis yang cakap,
i) Mudah melakukan pengawasan, dan
j) Mudah meratakan beban kerja pekerjaan kantor
Akan tetapi asas sentralisasi juga memiliki kerugian antara

lain adalah:
a) Kebutuhan khusus dari tiap-tiap unit dalam organisasi
belum tentu dapat disediakan oleh unit tata usaha;
b) Prosedur pelaksanaan kerja berbelit-belit;
c) Adanya pengawasan yang ketat dapat menimbulkan
frustasi;
198
_____________
d) Dapat menambah pekerjaan tata usaha dan surat-
menyurat; dan
e) Lambat dalam pelaksanaan tugas.
2) Asas desentralisasi (pemencaran)

Dengan asas ini masing-masing satuan organisasi dalam
seluruh organisasi disamping melaksanakan tugas-tugas
induknya/utamanya juga melaksanakan pekerjaan
ketatausahaanyang terdapat dalam satuan organisasinya sendiri.
Jadi pekerjaan kantor terdapat pada seluruh bagian organisasi.
Pada asas ini kepla bagian bertanggungjawab atas

pekerjaan kantor yang dilaksanakan di unit kerjanya sendiri.
Misalkan kepala bagian pemasaran hanya bertanggungjawab atas
pekerjaan kantor yang terdapat pada bagian pemasaran saja.
Contoh penerapan asas ini misalnya unit pemasaran
melaksanakan tugas utamanya untuk memasarkan produk
perusahaan, namun di unit ini juga melaksanakan fungsi
pekerjaan perkantoran misalnya membuat surat penawaran,
mengrsip faktur penjualan, menggandakan brosur dan lain-lain.
Adapun keuntungan menggunakan asas desentralisasi ini

dapat disebutkan antara lain sebagai berikut:
a) Pekerjaan kantor dapat dilayani dengan segala keperluan
unitnya masing-masing;
b) Pekerjaan dapar dilakukan menurut urutan keoentingan
yang bersangkutan;
c) Pekerjaan dilakukan oleh masing-masing unit dengan
syarat-syarat tertentu; dan
d) Cepat dalam memproses pekerjaan kantor.
Sementara itu kerugian penggunaan asas desentralisasi ini

dapat dijelaskan sebagai berikut:
a) Pekerjaan akan terlalu bebas;
199
_____________
b) Kurang terdapat harmonisasi dalam dalam organisasi;
c) Kemungkinan terjadi pemalsuan arsip;
d) Adanya pemborosan biaya;
e) Banyak membutuhkan peralatan dan tenaga kerja; dan
f) Sulit mengadakan pengawasan pekerjaan kantor.
3) Asas campuran
Asas sentralisasi dan asas desentralisasi masing-masing
memiliki kelebihan dan kekeurangn masing-masing. Sebuah
organisasi dalam melaksanakan pekerjaan kantor tidak mungkin
dapat menerapkan salah satu asas tersebut secara kaku. Kedua
asas merupakan bahan pertimbangan dalam melaksanakan
pekerjaan kantor sehingga pengorganisasian pekerjaan dapat
dilakkan secara tepat. Kadangkala sebuah pekerjaan memerlukan
asas sentralisasi untuk pekerjaan tertentu namun kadangkala
memerlukan asas desentralisasi untuk pekerjaan yang lain.
Pengkobinasian kedua asas ini sangat membantu dalam mencapai
hasil kerja yang maksimal.
Pada organisasi yang sudah besar dapat dibentuk unit

organisasi pusat untuk melayani semua unit organisasi dan pada
tiap-tiap unit organisasi juga dibentuk unit pelayanan untuk
melayani pekerjaan yang tidak tepat dilaksanakan oleh kantor
pusat. Inilah yang disebut dengan asas campuran. Pada saat ini
kebanyakan organisasi memilih menggunakan kedua asas ini
sesuai dengan keperluannya. Sebagai contoh sebuah universitas
memiliki kantor pelayanan ketatausahaan di tingkat pusat untuk
melayani semua fakultas, namun pada tiap-tiap fakultas juga
terdapat kantor pelayanan tatausaha untuk melaksanakan fungsi
pelayanan pada falultas tersebut.
Ada 2 (dua) tugas pokok dari satuan tata usaha yang

dibentuk di pusat organisasi, yaitu:
200
_____________
a) Melaksanakan aktivitas tertentu yang sebaiknya dilakukan
di pusat dan memberikan pertimbangan-pertimbangan
kepada segenap segenap satuan operatif dalam hal
pembuatan fprmulir-formulir, pelaporan-pelaporan dan
pekerjaan-pekerjaan kantor pada umumnya. Tugas ini
dilakukan agar dalam pelaksanaan pekerjaan dapat
ditempuh keseragaman baik dalam cara maupun hasilnya,
dengan demikian akan diperoleh penghematan biaya
dalam pengerjaan pekerjaan, dan
b) Memberikan bimbingan dan pengawasan terhadap
pelaksanaan pekerjaan ketatausahaan yang tersebar di
segenap satuan organisasi. Tenaga-tenaga ahli administrasi
perkantoran dari satuan pusat dapat mencurahkan
perhatian untuk merencanakan, memutuskan,
mengkoordinasikan, dan menyempurnakan segi-segi
ketatausahaan yang tersebar di segenap satuan dalam
organisasi.
D. Tugas dan Tanggung Jawab Personal Kantor

Personal kantor merupakan unsur manajemen kantor yang
sangat penting diperhatikan karena tanpa adaanya personal
dalam kantor maka unsur yang lainnya tidak akan berarti apa-apa
dan sekaligus kantor tidak ada kegiatan. Personal atau pegawai
kantor di antaranya :
1. Pegawai negeri adalah pegawai yang bekerja di instansi
pemerintah dan digaji oleh pemerintah
2. Pegawai swasta adalah pegawai yang bekerja di luar
instansi pemerintah atau perusahaan swasta dan digaji
oleh perusahaan atau kantor yang bersangkutan.
3. Pegawai tetap adalah pegawai yang sudah memiliki status,
gaji, dan tunjangan tetap baik di instansi pemerintah atau
swasta.
201
_____________
4. Pegawai honorer adalah pegawai yang belum memiliki
status, gaji, dan tunjangan tetap baik di instansi
pemerintah atau swasta.
Jadi dapat disimpulkan bahwa personal atau pegawai

kantor adalah keseluruhan orang yang bekerja pada suatu kantor
tertentu atau orang yang melakukan pekerjaan dengan
mendapatkan imbalan jasa berupa gaji atau tunjangan baik di
instansi pemerintah atau swasta.
Kemudian daripada itu personal kantor dilihat dari

berbagai sudut, yaitu sebagai berikut:
1. Personal kantor sebagai tenaga substansi dalam instansi
Personal kantor sebagai tenaga substansi adalah keseluruhan
orang yang bekerja dalam suatu organisasi dan menduduki suatu
jabatan dalam pekerjaannya sesuai dengan struktur jabatan yang
ada dalam instansi yang bersangkutan. Ada 2 macam jabatan,
yaitu:
 Jabatan struktural yaitu jabatan yang secara tegas ada
dalam struktur organisasi.
 Jabatan fungsional yaitu jabatan yang tidak jelas
disebutkan atau digambarkan dalam struktur organisasi.
2. Personal kantor sebagai tenaga administrasi

Personal kantor sebagai tenaga administrasi adalah
keseluruhan orang yang bekerja pada suatu instansi yang
bertugas sebagai tenaga teknisi atau pelaksana kegiatan
administrasi.
Kemudian, personal kantor dapat dibedakan menjadi

beberapa macam, yaitu:
a) Administrator (kepala administrasi) adalah orang-orang
yang menentukan tujuan dan kebijaksanaan, memberikan
garis besar yang akan digunakan sebagai pedoman pokok
202
_____________
dalam pelaksanaan kegiatan guna mencapai tujuan
organisasi yang telah ditentukan;
b) Manager (pimpinan pelaksana kerja) adalah orang-orang
yang memimpin penyelenggaraan kerja, menggerakkan
orang lain, mendayagunakan uang, mesin, alat-alat dan
sarana lainnya untuk mencapai tujuan organisasi yang
telah ditetapkan;
c) Staff (pembantu ahli) adalah mereka yang karena keahlian,
kecakapan, dan kemampuannya dalam bidang-bidang
tertentu bertugas membantu administrator dan manajer
dalam kegiatannya untuk mencapai tujuan organisasi yang
telah ditetapkan;
d) Worker (pegawai atau pekerja) adalah mereka yang secara
langsung digerakkan oleh manajer untuk bertindak sebagai
pelaksana yang akan menyelenggarakan pekerjaan
sehingga menghasilkan karya-karya yang diharapkan
dalam usaha pencapaian tujuan organisasi yang telah
ditetapkan.
3. Personal kantor berdasarkan fungsinya

Berdasarkan pembagian ini, personal kantor dapat
dikelompokkan menjadi beberapa macam, yaitu:
a) Personal kantor sebagai tenaga manajerial, yaitu pegawai
kantor yang mempunyai jabatan dan tugas sebagai
pemimpin (manager), baik sebagai top manager, middle
manager, atau lower manager yang mempunyai tugas
menentukan tujuan dan kebijaksanaan dan pedoman
dalam pelaksanaan kegiatan kantor.
b) Personal kantor sebagai tenaga operasional, yaitu pegawai
kantor yang mempunyai tugas sebagai pelaksana dan
teknisi suatu pekerjaan kantor yang mempunyai tugas
sebagai pemimpin pelaksanaan pekerjaan, menjalankan,
serta mengerjakan segala macam pekerjaan kantor sebagai
pencapaian tujuan organisasi.
203
_____________
c) Office personil, yaitu personal kantor yang menjadi pelaku
di dalam operasi ketatausahaan.
d) Personal bukan tenaga ketatausahaan, yaitu personal
kantor yang pekerjaannya di luar kegiatan administrasi.
Selanjutnya tugas, wewenang, dan tanggung jawab

personal kantor didasarkan pada jenis tugas yang diberikan
kepada yang bersangkutan, pada bagian ini dapat dijelaskan
beberapa jenis tugas sebagai berikut:
1. Top Manager, tugas dan tanggung jawabnya antara lain :
 Menentukan seluruh perencanaan, menerangkan tujuan
yang akan dicapai, dan memberikan gambaran tentang
kebutuhan dari kantor.
 Menempatkan orang yang cakap dalam kedudukan
tertentu dengan memberikan upah yang layak sesuai
dengan hasil kerja yang dicapai.
 Melaksanakan pengawasan, menyerahkan tanggung jawab,
dan kekuasaan kepada bawahan.
 Memelihara dan mengembangkan organisasi secara tepat.
 Memelihara dan mengembangkan sistem manajemen yang
tepat.
 Menguasai dan menghayati tugas pokok dari badan usaha
(organisasi).
2. Middle Manager, tugas dan tanggung jawabnya antara lain :
 Menerjemahkan tujuan dari kebijaksanaan menjadi
rencana kerja serta mengamati apa rencana tersebut telah
dilaksanakan.
 Melakukan pembagian tugas kepada tingkat atau jabatan
yang paling bawah.
 Menentukan prosedur khusus bagi tiap-tiap tugas.
 Menentukan batas waktu bagi pelaksanaan pekerjaan.
 Menentukan alat-alat pengawasan yang sesuai.
3. Lower Manager, tugas dan tanggung jawabnya antara lain :
 Memimpin pelaksanaan kerja.
204
_____________
 Bertanggung jawab langsung dalam hasil dan mutu
pekerjaan.
 Menjaga akan kualitas dari produk pekerjaan yang
dihasilkan.
Sementera itu, wewenang, tugas dan tanggung jawab

personil lainnya bergantung pada tugas yang diberikan kepada
yang bersangkutan dengan urain deskripsi tugas yang diberikan
organisasi/institusi. Akan tetapi, Secara umum ada beberapa
tugas dan tanggung jawab personil kantor sebagai berikut:
a) Kepala/pimpinan kantor bertugas memantau dan
bertanggung jawab terhadap kelancaran aktivitas kantor
secara keseluruhan, mengatur pembagian tugas pekerjaan
personil, mengatur mekanisme kerja dan perlengkapan
kerja kantor sesuai kebutuhan;
b) Administrator bertugas mengelola urusan rumah tangga
kantor dan bertanggung jawab mencatat dan menyimpan
semua warkat atau surat keluar dan surat masuk serta
urusan kearsipan dan kepegawaian pada umumnya;
c) Bagian keuangan bertanggung jawab terhadap pengelolaan
keuangan, mengatur arus kas keluar dan kas masuk;
d) Sekretaris, bertanggung jawab membuat agenda dan
jadwal kegiatan kerja pimpinan, juga untuk karyawan di
bagian lainnya serta membuat surat keluar; dan
e) Penerima tamu/resepsionis bertanggung jawab atas
pelayanan terhadap tamu atau orang-orang yang
mempunyai kepentingan terhadap kantor, melayani
telepon masuk dan keluar.
205
_____________
BAB X
Teknologi Informasi Dalam
Manajemen Perkantoran
Manajemen perkantoran adalah rangkaian aktifitas

merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi,
dan mengendalikan hingga penyelenggaraan terhadap suatu hal
berjalan tertib. Dalam perkantoran modern segala kegiatan
manajemen perkantoran dikerjakan dengan menggunakan alat-
alat otomasi perkantoran, diantaranya adalah perangkat
komputer dengan berbagai software yang dibutuhkan untuk
menjalankan kegiatan-kegiatan perkantoran, perangkat
komunikasi yang memadai, kantor virtual, organisasi virtual, dan
lain-lain.
Sistem informasi teknologi dibutuhkan dalam manajemen

perkantoran modern dalam menjalankan aktifitasnya, yaitu untuk
mencatat segala transaksi yang terjadi dalam kegiatan perkatoran
tersebut, selain itu juga untuk mengolah data-data transaksi
tersebut sehingga menjadi informasi yang lebih berguna
berbentuk laporan. Dari waktu ke waktu informasi mengalami
perkembanagan yang sangat cepat seiring dengan perkembangan
ilmu teknologi informasi, dengan berkembangnya teknologi
informasi maka para pengguna informasi semakin mudah
206
_____________
memperoleh informasi sesuai dengan kebutuhan, namun
perkembangan tersebut harus di imbangi dengan perkembangan
Sumber daya manusia dan didukung dengan media atau sarana
informasi yang memadai.
Informasi dalam perkantoran merupakan informasi yang

selalu bisa digunakan oleh pelaku atau personel yang beraktifitas
didalam kantor tersebut ataupun berupa informasi yang sifatnya
untuk umum. Dengan bebagai macam jenis maupun tingkat
pentingnya suatu informasi yang harus disampaikan antara
sumber-sumber informasi dengan penerima informasi, maka
perlu adaya pengaturan sistem didalam pengelolaan informasi
tersebur, yang biasa disebut sebagai Sistem Informasi Manajemen
Perkantoran. Sistem tersebut bejalan dan berkembang didalam
perkantoran dan merupakan Sumber daya konseptual sangat
penting untuk mendukung berlangsungnya aktifitas perkantoran.
Berdasarkan pemaparan diatas kami tertarik untuk mengkaji
lebih dalam mengenai Pemanfaatan teknologi informasi pada
suatu kantor.
A. Konsep Dasar Teknologi Informasi

Pengertian teknologi informasi yang mudah dipahami
adalah perolehan, pemrosesan, penyimpanan dan penyebaran
informasi baik yang berbentuk angka, huruf, gambar maupun
suara dengan alat electronics berdasarkan kombinasi antara
perhitungan (computing) dan komunikasi jarak jauh
(telecommunication). Perlu diketahui bahwa jika pada masa lalu
penanganan informasi mengandalkan pada kertas, artinya
semakin banyak informasi semakin banyak kertas dibutuhkan
atau disimpan, sedangkan sekarang hal itu telah beralih ke
"impulse" elektrik yang berukuran mini dengan kemampuan
simpan lebih besar dibandingkan dengan kertas. Misalnya,
sekarang satu disket/floppy dapat memuat atau diisi sejumlah
informasi setara dengan satu buku berukuran sedang. Tidak dapat
207
_____________
dipungkiri bahwa peranan kertas akan tetap penting sebagai
media penyajian informasi atau tukar-menukar informasi antar
manusia atau organisasi (sering diistilahkan sebagai "hardcopy").
Namun demikian, jika penyimpanan informasi sebagai

pertimbangan utama, maka disket-disket atau pita-pita magnit
nampaknya dewasa ini akan dominan perannya sampai ada
penemuan yang lebih baru dan lebih canggih. Ada tiga komponen
utama dari teknologi informasi:
1) Komputer, yakni mesin electronic yang mampu untuk
membuat kalkulasi dengan kapasitas yang besar dan
sangat cepat;
2) Mikro elektronik, yaitu rancang bangun (disain) penerapan
dan produksi dari peralatan elektronik yang berukuran
sangat kecil terdiri atas komponen-komponen yang rumit;
3) Telekomunikasi adalah trasmisi informasi melalui kabel
atau gelombang radio. Komponen-komponen utama akan
dibahas secara rinci kemudian.
B. Aplikasi Teknologi Informasi dalam Manajemen

Perkantoran
Upaya pertama untuk memproses data dengan peralatan
elektronik dilakukan di Amerika Serikat oleh Herman Hollerith
pada dekade 1890-an, dalam usahanya untuk memenuhi
kebutuhan akan cara lebih baik untuk mencatat dan menganalisis
hasil sensus di Amerika Serikat. Hollerith berpikir akan perlunya
otomatisasi proses. Dia bertolak dari gagasan penemuan
sebelumnya. Alat ini dinamakan "punched card" oleh Charles
Babbage yang berkebangsaan Inggris. Hollerith merakit berbagai
komponen mekanis elektris dan mendisain suatu tabulator yang
mampu "membaca" informasi yang dimuat dalam suatu
card/kartu, Tabulator penemuan Hollerith tersebut bekerja
sangat sukses, karena berhasil mengurangi jam kerja sekitar 2/3
waktu yang dibutuhkan orang untuk menangani kegiatan
208
_____________
bersangkutan. Alat temuan Hollerith ini untuk beberapa dekade
telah membentuk dasar-dasar pemrosesan data di bidang
komersial.
Berbagai upaya perintis untuk menciptakan mesin yang

dapat membantu pemecahan masalah, atau komputer, dilakukan
semasa Perang Dunia ke II sejalan dengan usaha para ilmuwan
negara-negara sekutu mencari cara memecahkan kode-kode pihak
musuh. Tidak lama setelah Perang Dunia ke II berakhir, komputer
komersial pertama dikembangkan di Inggris dengan
mengeluarkan produksi pertamanya yaitu merek Ferranti Mark I
dan Leo, sedangkan Amerika Serikat mengeluarkan merek Univac.
Mesin-mesin electronik ini mengandalkan diri pada "tabung
hampa udara", yang dalam operasinya berukuran relative besar,
mahal dan kurang begitu reliable (terpercaya). la juga
membutuhkan suatu tim pemroses data yang berfungsi untuk
mendukung pekerjaan mesin. Pada akhir dekade 1950-an mesin-
mesin electronik tersebut diungguli oleh computer "generasi
kedua" yang menggunakan transistor dalam operasinya. Jenis
komputer ini ukurannya lebih kecil daripada generasi pertama,
lebih murah biayanya, tetapi masih tetap dirasakan memerlukan
penggunaan modal besar, dan masih memerlukan suatu unit
tersendiri yang berfungsi sebagai pemrosesan data.
Demikianlah pengembangan komputer terus berlangsung

sampai dekade 1960-an kita mengenal adanya komputer dengan
ukuran besar, biasanya disebut sebagai "mainframe". Mainframe
perlu ditempatkan dalam ruang khusus, dan harus ber-
airconditioned (AC). Mainframe sebagai mesin computer induk
dilengkapi atau dihubungkan dengan beberapa minicomputers,
masing-masing memerlukan tempat seukuran meja kantor, dan
juga perlu ditempatkan dalam ruangan yang ber-AC.
209
_____________
Jenis lain adalah microcomputer, ukurannya lebih kecil dan
lebih ringan daripada mini-computer, serta tidak memerlukan
lingkungan dan ruangan yang khusus. Microcomputer pada
dasarnya adalah suatu sistem pengolahan microelectronic
berdasarkan pada suatu microprocessor. Lihat gambar di bawah
ini.
ROM
Input/Output
CPU
Interface
RAM
Gambar. Sistem Pengolahan Microelectronic

Penjelasan:
1) ROM (Read Only Memory) adalah suatu alat chip
penyimpanan memori tetap (a permanent-memory chip)
yang memuat kode-kode untuk mengoperasikan mesin
microcomputer. Dalam keadaan mesin mati (switched off)
operator tidak dapat menambah, mengganti atau
menghapus kode-kode tersebut. Pada waktu mesin hidup
(switched on) jika operator memanggil kode tertentu maka
ROM akan mengeluarkan data/informasi yang disimpan
dengan kode yang bersangkutan.
2) RAM (Random Access Memory) adalah suatu alat chip
penyimpanan memori sementara (temporary-memory
chip) guna menyimpan informasi yang dimasukkan
pemakai. Tidak seperti ROM, Chip RAM tidak memuat
informasi pada waktu mesin mati. Perbedaan antara ROM
dan RAM seperti antara buku cetakan yang hanya dapat
210
_____________
dibaca dari suatu catatan pribadi yang dapat dihapus dan
dapat digunakan berkali-kali.
3) CPU (Central Processor Unit), merupakan suatu CPU Chip
yang berfungsi sebagai pengendali semua kegiatan
pengolahan data serta mengkoordinasikan fungsi-fungsi
seluruh peralatan komputer.
4) Input/output Interface terdiri atas satu atau beberapa chip
yang berfungsi untuk menangani kode-kode computer
dengan peralatan lainnya seperti mengendali disket (disk
driver) printer dan layar monitor (visual display unit/VDU).
Ukuran microcomputer relatif kecil, tetapi kapasitasnya

tinggi dan fleksibel. Dibandingkan dengan sebuah mainframe atau
mini-computer dapat secara mandiri menangani pengelolaan data
yang berskala besar. Tersedia berbagai program (software) yang
memungkinkan microcomputer dapat menangani sebagian besar
fungsi perkantoran seperti accounting, stock control, word
processor, dan sebagainya. Pada waktu sekarang di tempat kerja
seseorang baik individual maupun sebagai tim kerja, tidak lagi
tergantung pada suatu bagian pengelolaan data yang
tersentralisasi dengan peralatan mainframe atau microcomputer.
C. Pengaruh Teknologi Informasi dalam Manajemen

Perkantoran
Secara umum pekerjaan kantor (office work) dapat
dibedakan menjadi pekerjaan tulis-menulis dan bukan tulis-
menulis. Pekerjaan yang tulis-menulis adalah
penanganan/pengurusan surat, baik surat masuk maupun surat
keluar, termasuk penghitungan dan pembuatan laporan.
Sedangkan yang bukan tulis-menulis adalah penggandaan,
pelayanan telepon, penerimaan tamu, pengiriman surat dan
kegiatan lainnya.
211
_____________
Dengan adanya kemajuan teknologi, ternyata teknologi
informasi mempunyai pengaruh yang besar terhadap pekerjaan
kantor. Pekerjaan kantor menjadi lebih mudah, akurat dan cepat.
Di bawah ini dapat dilihat bagaimana aplikasi teknologi informasi
dapat memback-up beberapa pekerjaan kantor, yaitu:
1) Pekerjaan Penanganan Surat dan Pembuatan Laporan
Dengan diciptakannya mikro komputer yang sekaligus dapat
berfungsi sebagai word processor, maka dengan menggunakan
komputer semacam ini penyelesaian surat-surat dan laporan
sangat dipermudah, cepat, dan cermat. Ada tiga jenis dasar word
processor:
a. Word-processor yang berperan sendiri dalam hal ini sifat
penggunaan word processor independen, dan hanya
digunakan untuk pengolahan teks, terdiri atas keyboard ,
processor, memory, layar,dan printer;
b. Beberapa word processor digunakan secara bergabung
sebagai suatu sistem, terdiri atas beberapa keyboard dan
layarnya yang dihubungkan dengan komputer sentral yang
berfungsi sebagai pusat pengolahan, penyimpanan dan
pencetakan;
c. Beberapa micro computer dengan tujuan umum di mana
digunakan program pengolahan kata (a word-processing
program). Keuntungan menggunakan word-processor:
1) Meningkatkan produktivitas dalam pengolahan
dokumen, laporan atau surat, dan sebagainya.
2) Menambah kepuasan kerja
3) Meningkatkan kualitas dan konsistensi hasil akhir
(output)
4) Menghemat tenaga
5) Mempermudah mengedit atau mengolah kalimat
6) Mempermudah memperoleh kembali data yang
tersimpan
7) Kemampuan untuk mengintegrasikan word processor
dengan komputer-komputer lainnya. Kerugian dalam
212
_____________
penggunaan word-processor: (a) Memerlukan perubahan
baik tata ruang fisik maupun prosedur kerja yang ada,
(b) Memerlukan pelatihan yang memadai, (c)
Menimbulkan gangguan pada mata karena terlalu
banyak di muka layar, (d) Mengurangi kesempatan kerja
seperti pekerjaan kesekretariatan.
2) Pekerjaan Komunikasi Perkantoran

Komunikasi dapat diartikan sebagai proses penyampaian pesan
dari seseorang kepada orang lain melalui saluran. Komunikasi
merupakan sarana yang menghubungkan orang-orang dalam
organisasi untuk mencapai tujuan bersama. Di dalam organisasi
terdapat komunikasi horisontal/lateral, vertikal, dan diagonal.
Dengan pesatnya kemajuan teknologi modern, alatalat komukasi
beraneka ragam, sarana komunikasi semakin canggih yang kita
kenal dengan telekomunikasi (telecommunication) berasal dari
kata tele artinya pemindahan jarak jauh dan communication yang
berarti hubungan.
Dalam pengertian yang sederhana, telekomunikasi adalah

cara penyampaian informasi jarak jauh melalui kabel/kawat
listrik atau melalui gelombang radio. Telepon dan telegram
merupakan telekomunikasi yang cukup tua. Dengan hadirnya
teknologi informasi, maka telekomunikasi makin dipermudah dan
dipercepat. Informasi tidak saja dapat dikirimkan dalam bentuk
kata-kata dan sandi-sandi seperti halnya kita lakukan melalui
telepon dan telegram, tetapi dapat dikirim dalam bentuk tulisan,
angka, maupun gambar. Berkat kemajuan teknologi informasi
tersebut, sekarang jenis komunikasi yang termasuk ke dalam
telekomunikasi makin bertambah jumlahnya. Selain telepon dan
telegram, yang dapat kita sebut disini yaitu teleprinter, teleks
(teleprinter exchange), faksimile, telefoto, atau telecopier.
213
_____________
Perkembangan paling mutakhir dari telekomunikasi yaitu
teleconference yakni melaksanakan konferensi dengan sistem
jarak jauh. Adapun penjelasannya adalah sebagai berikut:
a) Teleprinter, yaitu suatu alat atau pesawat dalam sistem
telekomunikasi yang pelayanannya dengan cara mengetik
informasi. Pesan dikirim melalui kabel telegraph atau
gelombang radio. Pesan tersebut direproduksi oleh mesin
yang sejenis yang ada di pihak penerima sehingga pesan itu
dapat dibaca;
b) Teleks, (teleprinter exchange) yaitu pesawat teleprinter
yang medianya dihubungkan melalui perusahaan
komunikasi misalnya Telkom, baik saluran domestik
maupun saluran internasional. Teleprinter yang
digabungkan dengan jaringan teleks dapat dibiarkan hidup
tanpa ditunggui sepanjang siang dan malam. Pesan yang
masuk akan dicetak secara otomatis. Pelayanan demikian
sangat penting untuk komunikasi internasional di antara
zone waktu yang berbeda;
c) Faksimile, yaitu pesawat yang dapat digunakan untuk
mengirim informasi tertulis maupun bergambar. Pesan
dikirim melalui saluran telepon atau gelombang radio.
Untuk keperluan penerimaan informasi, pesawat
dilengkapi dengan kertas fotografis. Informasi yang akan
dikirim (misalnya sepucuk surat) dimasukkan ke tempat
surat dalam pesawat telepon, dan pada saat yang sama
pengirim mengadakan kontak melalui telepon. Selanjutnya
informasi oleh pesawat dikirim ke pesawat yang dituju.
Sinyal-sinyal tersebut oleh pesawat penerima diubah
menjadi cahaya-cahaya yang jatuh pada kertas fotografis,
sehingga menghasilkan salinan faksimile. Dengan
perkembangan teknologi, sekarang faksimile tidak perlu
lagi melalui pesawat telepon, tetapi mempunyai
kode/nomor tersendiri, sehingga pada waktu mengirim
informasi dapat langsung menekan nomor pesawat
214
_____________
faksimile yang dituju. Seperti halnya pesawat teleks,
pesawat faksimile sekarang dapat dibiarkan hidup
sehingga pesan yang datangnya kapanpun dapat dilayani
dengan baik oleh pesawat tersebut;
d) Telefoto, yaitu foto yang diambil melalui gelombang
pemancar jarak jauh;
e) Telecopier, yaitu alat untuk mengirimkan atau menerima
rekaman kopi dalam jarak jauh baik melalui saluran
telepon (suara), radio atau melalui sistem elektromagnetik
lainnya;
f) Videoteks, yaitu pesawat yang dapat melayani informasi
teks pada layar TV (yang sudah dimodifikasi). Ada dua
jenis pesawat yang termasuk ke dalam video teks yaitu
teleteks dan viewdata:
1. Teleteks yaitu sistem informasi untuk pengiriman
data yang menggabungkan penggunaan komputer
yang menyediakan data, gelombang aerial, dan
pesawat TV (yang sudah dimodifikasi). Teleteks
biasanya digunakan untuk meminta data/informasi
dari pusat data. Peralatan teleteks terdiri dari
bantalan tombol teleteks yang gunanya untuk minta
data ke pusat data, dan TV yang sudah dimodifikasi.
Apabila seseorang membutuhkan data, ia harus
minta kepada pusat data dengan cara menekan
tombol teleteks. Ada dua macam tombol, yaitu
untuk minta teks saja atau minta teks beserta
gambarnya (grafiknya). Biasanya yang jadi pusat
data adalah perusahaan pemancar TV yang
bersangkutan. Atas permintaan tersebut, pusat data
mengirimkan data/informasi dimaksud melalui
gelombang aerial ke pesawat TV orang yang
meminta data. Sinyal tersebut diterima oleh
pesawat TV dan diperagakan pada layar TV. Perlu
diketahui bahwa sinyal teleteks hanya satu arah,
215
_____________
jadi orang yang meminta data hanya bisa menerima,
ia tidak bisa mengirim ke pusat data.
2. View data adalah pesawat yang prinsipnya sama
dengan pesawat teleteks, yaitu biasa digunakan
untuk minta data dari pusat data. Bedanya yaitu
bahwa permintaan dan pengiriman data melalui
saluran telepon bukan melalui gelombang aerial dan
menggunakan kata-kata sandi yang sudah
ditentukan oleh pusat data. Bila pemakai
membutuhkan data, maka dengan menggunakan
kata-kata sandi ia minta kepada pusat data. Atas
dasar permintaan itu, pusat data mengirim data
dimaksud kepada pemakai melalui saluran telepon.
Selanjutnya data itu diperagakan di layar TV
pemakai. Karena menggunakan saluran telepon,
maka sinyalnya adalah dua arah, dengan demikian
Si Pemakai selain dapat meminta data, tapi juga
dapat mengirim data ke pusat data.
g) Teleconference kemajuan teknologi informasi juga telah
memungkinkan konferensi jarak jauh, misalnya panelis di
suatu negara dapat memberikan paparannya bagi peserta
seminar di negara lain. Gambar panelis dipancarkan oleh
pesawat pengirim melalui gelombang satelit bumi dan
diterima di pesawat di mana para peserta seminar berada.
Dengan demikian panelis dan peserta seminar seperti
berada dalam satu ruangan yang sama.
3) Pengiriman Surat
Setelah berkembangnya teknologi informasi yang diterapkan
pada telekomunikasi, pengiriman surat, terutama pengiriman
surat jarak jauh, dilakukan dengan pesawat elektronik, karena itu
dikenal nama Pos Elektronik ( Electronic Mail ). Karakteristik
utama dari electronic mail adalah transmisi informasi dari satu
tempat ke tempat lain atau dari seseorang kepada orang lain
216
_____________
dengan menggunakan metode elektronik penangkapan,
pentransmisian, dan penyampaian informasi. Karena informasi
disampaikan secara visual, maka teks aslinya tidak perlu
dikirimkan. Yang termasuk ke dalam pos elektronik adalah teleks,
faksimile, dan komunikasi antar computer.
4) Tata laksana Arsip/Filing

Komputer mikro sangat membantu dalam hal pelaksanaan
pekerjaan mengarsip/filing warkatwarkat. Arsip yang semula
berupa tumpukan kertas dan disimpan di gedung arsip, sekarang
arsip dapat disimpan di dalam disket-disket, CD, flashdisk. Dengan
demikian penyimpanan arsip sekarang beralih kepada
penyimpanan dan pemeliharaan yang memerlukan tempat jauh
lebih sedikit dari pada gudang arsip dalam bentuk kertas.
Di kantor yang sudah maju, penyimpanan arsip telah

dilaksanakan dengan menggunakan komputer tersendiri yang
menggunakan “Jaringan Area Lokal” (Local Area Network-LAN).
Komputer terdiri dari komputer pusat yang mempunyai harddisk
dengan daya tampung yang sangat besar. Komputer ini
dihubungkan dengan komputerkomputer lain di masing-masing
unit organisasi. Cara kerjanya yaitu apabila unit organisasi
memerlukan data/informasi, melalui komputer yang dimilikinya
ia minta ke komputer pusat. Oleh komputer pusat data dikirim ke
memory komputer unit, yang selanjutnya data tersebut digunakan
oleh unit organisasi yang bersangkutan (di-print, diperbanyak
atau hanya cukup dibaca saja).
a) Jaringan komputer semacam ini biasa disebut jaringan
bintang, karena mempunyai satu pusat dan mempunyai
cabang yang menyebar di beberapa unit. Denah jaringan
bintang seperti terlihat di bawah ini: Penggandaan, Setelah
diciptakannya mesin fotokopi, pekerjaan penggandaan surat
dan dokumen lainnya lebih dipermudah dan dipercepat. Ada
beberapa proses di mana dokumen asli dapat dengan cepat
217
_____________
direproduksi secara fotografis. Salinannya atau kopinya
dapat dibuat pada kertas biasa atau kertas khusus atau pada
transparansi. Xerografi adalah proses fotografi listrik yang
menggunakan kertas biasa dan yang tidak menggunakan
pengolahan kimia. Dokumen asli ditempatkan di dalam
mesin, dan disini tulisannya atau gambarnya diproyeksikan
melalui suatu sistem lensa ke suatu drum selenium yang
sebelumnya sudah diberi muatan listrik positif. Sifat
selenium adalah pada bagian yang terkena sinar muatan
listriknya hilang, sedangkan pada bagian teduh listriknya
tetap. Dengan demikian tulisan/gambar asli dipindahkan ke
permukaan drum. Toner yang bermuatan listrik negative
ditaburkan pada drum dan karena ada muatan listrik yang
berlawanan, maka terjadi tarikmenarik. Bubuk tersebut
secara otomatis dipindahkan ke permukaan lembaran kertas
biasa dan diikat kuat oleh panas yang dikenakan padanya.
Dengan demikian terjadilah reproduksi dokumen yang
diinginkan.
b) Peralatan Hitung, Bila ditelusuri sejarahnya, komputer itu
diciptakan sebagai alat bantu manusia dalam hal
menghitung. Sekarang komputer mikro telah memberikan
sumbangan yang tak ternilai dalam hal pengolahan data dan
penghitungan.
c) Referensi, Teknologi informasi juga telah memberikan
sumbangan yang besar dalam hal penyediaan referensi.
Fasilitas demikian diperlukan terutama bila kita
memerlukan data tertentu misalnya data perdagangan, data
keuangan dan sebagainya. Dengan peralatan komputer yang
mutakhir data semacam ini dapat disediakan dengan baik.
Fasilitas referensi dapat diaccses melalui Local Areal
Netwotk (LAN) atau internet.
218
_____________
5) Otomatisasi Kantor (Office Automation)
Otomatisasi Kantor (Office Automation) atau OA adalah
penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi
formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi
informasi dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan
untuk meningkatkan produktivitas. Otomatisasi Kantor
merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi
tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi
meningkatkan produktifitas pekerjaan.
Asal mula otomatisasi kantor di awal 1960-an, ketika IBM
menciptakan istilah word processing untuk menjelaskan kegaitan
devisi mesin tik listriknya. Bukti nyata, pada tahun 1964, ketika
IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/Selectric
Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-
kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis.
Para pengguna office automation:
a) Manajer, orang-orang yang bertanggung jawab mengelola
sumber daya perusahaan, terutama SDM;
b) Profesional, menyumbangkan keahlian khusus yang
membedakan mereka dengan sekertaris dan pegawai
administrasi;
c) Sekertaris, ditugaskan oleh professional untuk
melaksanakan berbagai tugas seperti menangani
korespondensi, menjawab telepon dan mengatur jadwal
pertemuan;
d) Pegawai administrasi, melaksanakan tugas-tugas untuk
sekertaris, seperti mengoperasikan mesin fotokopi,
menyusun dokumen, menyimpan dokumen, dan lain-lain.
Tujuan otomatisasi kantor Otomatisasi kantor
dimaksudkan untuk mempermudah pekerjaan dan
memperpendek jarak dan waktu.
Untuk lebih jelasnya, tujuan otomatisasi kantor sebagai

berikut: 1) Pemanfaatan yang seefisien mungkin atas uang, tenaga
219
_____________
kerja, material, waktu dan mesin atau alat-alat kerja. 2)
Pemeliharaan kecepatan dan ketepatan prosedur kerja. 3)
Meningkatkan produksi.
Aplikasi Otomatisasi Kantor dapat berbentuk: 1)

Pengolahan kata (word processing). Penggunaan alat elektronik
yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas yang
diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang akan diketik atau
dicetak. contoh: Microsoft Word, Word Perfect, Open Office, dan
lain-lain, 2) Surat elektronik (electronik mail). Penggunaan
jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim,
meyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan
terminal komputer dan alat penyimpanan, contoh: yahoo mail,
google mail, dan lain-lain, 3) Voice Mail, memerlukan komputer
dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk
digital dan kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk
audio saat dipanggil, 4) Kalender Elektronik (electronik
calendaring). Penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan
dan mengambil kalender pertemuan manajer. Manajer atau
sekertaris manajer dapat memasukkan pertemuan-pertemuan,
membuat perubahan, meneelaah kalender itu dengan
menggunakan terminal keyboard. Kalender elektronik sangat
bermanfaat bagi manajer tingkat atas yang yang memiliki jadwal
pertemuan yang sangat padat, 5) Konferensi Audio. Penggunaan
peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan
audio di antara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk
melaksanakan konfrensi. Conference call merupakan bentuk
pertama konfrensi audio yang masih digunakan, 6) Konferensi
Video. Penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para
peserta konfrensi yang tersebar secara geografis. Peralatan
tersebut menyediakan hubungan audio dan video. 7) Konferensi
Komputer. Penggunaan jaringan komputer untuk memungkinkan
para anggota tim pemecah masalah bertukar informasi mengenai
masalah yang akan dipecahkan. 8) Transmisi Faximile (facsimile
220
_____________
transmission). Penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca
dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat
salinannya diujung yang lain. FAX berkontribusi pada pemecahan
masalah dengan membagikan dokumen kepada para anggota
timpemecah masalah secara mudah dan cepat. 9) Videotex.
Penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar materi
narasi dan grafik yang tersimpan. 10) Desktop Publishing.
Penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang
kualitasnya sangat baik. Tampilan layar persis sama dengan
salinan kertas yang akan dihasilkan oleh printer laser.
Aplikasi dalam teknologi perkantoran software aplikasi

terdiri dari interaksi yang dapat dikenal dalam sistem komputer
untuk melakukan pemrosesan informasi antara lain:
a) Spread Sheet, untuk ,mengerjakan pekerjaan kantor yang
berkitan dengan penggunaan baris dan kolom
misalnyadigunakan software lotus, excel dan lain-lain;
b) Word processing, untuk melakukan pekerjaan kantor yang
berkaitan dengan mengetik untuk membuat surat, laporan
digunakan sofware word perfect, word for window dan
sebagainya;
c) Desktop Publishing, Digunakan untuk pekerjaan kantor
yang berkaitan dengan desain dan grafik misalnya
software power point, corel draw dan sebagainya;
d) Communication, untuk melakukan pekerjaan kantor yang
berkaitan dengan komunikasi antar komputer tentunya
komputer yang sudah saling berhubungan misalnya
sofware winpop, email dan sebagainya;
Kemudian daripada itu, manfaat teknologi informasi

berbasis internet bagi pekerjaan kantor dalam pelaksaan
pekerjaan kantor saat ini didukung dengan penggunaan internet.
Manfaat menggunakan internet adalah:
a) Tukar menukar informasi dapat dilakukan dengan mudah;
221
_____________
b) Perkembangan yang berkaitan dengan masalah-masalah
substansi organisasi dapat diketahui dengan cepat;
c) Informasi yang diperlukan dapat langsung cepat diambil
(copy/download);
d) Mengurangi penggunaan kertas;
e) Dapat melakukan komunikasi jarang jauh antar sesama
anggota;
Berkat kemampuan teknologi informasi untuk menjangkau

sumber-sumber informasi yang begitu luas, dunia manajemen
atau pekerjaan profesional dapat membuat keputusan atau
tindakan berdasar pada gambaran situasi yang up to date. Dalam
memperkirakan pengaruh teknologi informasi terhadap
pekerjaan perkantoran ada beberapa perspektif (harapan) yang
perlu dipertimbangkan:
1) Implikasi umum (aspek sosial, ekonomi, dan sebagainya): (a)
Investasi di bidang teknologi mungkin akan menimbulkan
persoalan- persoalan seperti kebosanan, keterampilan
berulang-ulang yang digunakan, serta kehilangan kepuasan
kerja, (b) Pekerjaan perkantoran akan banyak mengalami
perubahan, (c) Pekerjaan-pekerjaan yang bersifat rutin
cenderung diambil alih oleh mesin, (d) Proses dan pengiriman
informasi akan semakin cepat, (e) Pekerjaan rutin kantor akan
lebih efektif, (f) Keluwesan pelayanan perkantoran
dimungkinkan karena ditunjang oleh berbagai variasi peralatan
yang tersedia, (g) Komunikasi bisnis internasional akan
dilakukan oleh kantor-kantor kecil sekalipun.
2) Implikasi terhadap karyawan kantor. Implikasi terhadap
kantor memiliki keuntungan, yaitu:
a) Mendorong untuk belajar keterampilan baru,
b) Pekerjaan-pekerjaan yang menjemukan dapat dialihkan
ke mesin-mesin,
c) Lebih mempermudah dan mempercepat penanganan
informasi;
222
_____________
d) Lebih mudah dan cepat dalam memperbaiki kesalahan-
kesalahan;
e) Bertambahnya kesempatan dalam bidang pemeliharaan
peralatan elektronik, programmer dan rekayasa
software;
f) Kesempatan untuk memperpendek hari kerja setiap
minggu; dan
g) Lebih sedikit pekerjaan
Di samping itu juga terdapat kerugian yang mungkin terjadi

antara lain:
a) Cenderung karyawan menjadi “machine-minders”;
b) Masalah kesehatan sebagai ekses dari peralatan seperti
layar, printer, dan sebagainya;
c) Kehilangan kontak personal, karena penyampaian
informasi dilakukan oleh mesin;
d) Implikasi terhadap pemberi kerja;
e) Memerlukan waktu untuk perubahan dari sistem
manual ke sistem elektronik;
f) Menimbulkan keresahan pada sementara karyawan
pada tahap penerapan; dan
g) Tidak seluruh software yang tersedia pasti sepenuhnya
memenuhi kebutuhan.
Jadi secara keseluruhan, keuntungan yang dapat diperoleh

oleh kantor pemerintah dengan mengaplikasikan teknologi
perkantoran untuk mendukung pekerjaan kantor adalah:
1. Penghematan biaya untuk gaji karena berkurangnya
pegawai yang dibutuhkan;
2. Harga teknologi baru ini relatif murah;
3. Penghematan biaya ketatausahaan sebagai akibat
penyimpangan data di-disk tidak memerlukan ruang seluas
filing cabinet;
223
_____________
4. Untuk pengambilan keputusan, data dapat diperoleh,
diproses, disimpan, dan dicari secara cepat;
5. Produktivitas meningkat secara cepat;
6. Keluwesan dalam bekerja karena adanya berbagai variasi
peralatan untuk berbagai keperluan;
7. Meningkatnya komunikasi antara para eksekutif secara
individual dari kantornya.
224
_____________
BAB XI
Pengawasan Manajemen
Perkantoran
A. Konsep Dasar Pengawasan Manajemen Perkantoran

Pengawasan (controlling) merupakan salah satu fungsi
manajemen yang harus dilaksanakan oleh seorang controller
(pengawas). Pengawasan dilakukan untuk menemukan dan
mengoreksi adanya penyimpangan-penyimpangan dari hasil yang
telah dicapai dibandingkan dengan rencana kerja yang telah
ditetapkan, pada setiap tahap-tahap kegiatan perlu dilakukan
pengawasan. Sebab apabila terjadi penyimpangan akan lebih
cepat melakukan koreksi atau perbaikan.
Seorang pengawas (controller) harus menyelaraskan

tingkat jaminan sumber daya dengan kebutuhan rencana-rencana
yang pasti dengan proses mencatat atau dengan pengendalian
perkembangan ke arah tujuan pokok dan sasaran serta metode
pencapaiannya yang memungkinkan seorang pengawas melihat
lebih awal adanya penyimpangan. Oleh karena itu, pengawasan
berkaitan erat dengan perencanaan.
225
_____________
Pengawasan (controlling) dapat diartikan secara negatif,
positif, dan dalam arti luas. Dalam arti negatif pengawasan dapat
diartikan sebagai tindakan mencari-cari kesalahan kemudian
memberikan sanksi, dan melakukan larangan-larangan. Dalam arti
positif pengawasan ialah tindakan-tindakan agar organisasi atau
perusahaan berjalan terarah, tidak terjadi kesalahan-kesalahan,
penyimpangan atau kebocoran di segala bidang. Sedangkan dalam
arti luas, pengawasan adalah aktivitas controller untuk melakukan
pengamatan, penelitian dan penilaian dari pelaksanaan seluruh
kegiatan organisasi atau perusahaan yang sedang atau telah
berjalan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Earl P. Strong menyebutkan bahwa pengawasan adalah

proses pengaturan berbagai faktor dalam suatu perusahaan, agar
sesuai dengan ketetapan-ketetapan dalam rencana. Sementara itu,
Haroold Koontz menjelaskan bahwa pengawasan adalah
pengukuran dan perbaikan terhadap pelaksanaan kerja bawahan,
agar rencana-rencana yang telah dibuat untuk mencapai tujuan-
tujuan perusahaah dapat terselenggara.
Selanjutnya G. R. Terry (1974) menjelaskan bahwa

pengawasan dapat dirumuskan sebagai proses penentuan apa
yang harus dicapai, yaitu: standar apa yang sedang dijalankan
yakni pelaksanaan, menilai pelaksanaan dan bila perlu melakukan
perbaikan-perbaikan, sehingga pelaksanaan sesuai dengan
rencana yaitu selaras dengan standar.
Schermerhorn menyatakan bahwa pengawasan

merupakan proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan
pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil
yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang teleh ditetapkan
tersebut. Stoner, Freeman dan Gilbert menyatakan bahwa
pengawasan adalah proses untuk memastikan bahwa segala
226
_____________
akivitas yang terlaksana sesuai dengan apa yang telah
direncanakan.
Berdasarkan penjelasan di atas pada hakikatnya fungsi

pengawasan dalam manajemen adalah upaya sistematis dalam
menetapkan standar kinerja dan berbagai tujuan yang
direncanakan, mendesain sistem informasi umpan balik,
membandingkan antara kinerja yang dicapai dengan yang telah
ditetapkan sebelumnya, menentukan, apakah terdapat
penyimpangan dan tingkat signifikan dari setiap penyimpangan
tersebut, dan mengambil tindakan yang diperlukan untuk
memastikan bahwa seluruh sumber daya perusahaan
dipergunakan secara efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan
perusahaan.
Dengan kata lain, pada intinya pengawasan tidak hanya

berfungsi untuk menilai apakah sesuatu itu berjalan ataukah
tidak, akan tetapi termasuk tindakan koreksi yang mungkin
diperlukan maupun penentuan sekaligus penyesuaian standar
yang terkait dengan pencapaian tujuan dari waktu ke waktu.
Karena itu, terdapat beberapa alasan akan pentingnya

pengawasan di dalam setiap organisasi, yaitu:
1) Adanya perubahan di lingkungan organisasi.
Menyebabkan fungsi pengawasan harus dilaksanakan agar
dampak dari perubahan-perubahan tersebut segera dapat
dideteksi sehingga manajemen akan mampu menghadapi
tantangan dan peluang yang disebabkan oleh perubahan itu.
Misalnya timbulnya perubahan teknologi, adanya pesaing-
pesaing baru yang muncul.
2) Organisasi menjadi semakin kompleks
Pada umumnya organisasi saat ini cenderung bercorak
desentralisasi, maka kegiatan perusahaan menjadi terpisah-
pisah secara geografis, lebih luas dan kompleks. Demikian
227
_____________
juga jika banyak dipakai penyalur dalam penjualan produk,
maka untuk menjaga kualitas dan profitabilitas, perlu sistem
pengawasan yang lebih teliti.
3) Timbulnya kesalahan-kesalahan dalam bekerja.
Untuk mendeteksi adanya kesalahan yang mungkin
diperbuat oleh pelaku organisasi, maka digunakan fungsi
pengawasan, semakin jarang pekerja melakukan kesalahan,
semakin sederhana manajemen melakukan fungsi
pengawasan.
4) Kebutuhan manajer untuk mendelegasikan wewenang
Mengimplementasikan sistem pengawasan merupakan cara
yang tepat untuk memeriksa pelaksanaan tugas-tugas
pekerja yang telah didelegasikan. Namun demikian, manajer
harus dapat menjaga keseimbangan antara pengawasan
dengan kebebasan pribadi dari pekerja supaya tidak
mematikan kreativitas.
B. Tujuan dan Bidang-bidang Pengawasan Manajemen

Perkantoran
Griffin (1967) menjelaskan bahwa terdapat empat tujuan
dari pengawasan:
1) Adaptasi lingkungan, maksudnya adalah agar
perusahaan/instansi dapat terus beradaptasi dengan
perubahan yang terjadi di lingkungan perusahaan, baik
lingkungan yang bersifat internal maupun lingkungan
eksternal. Dengan demikian fungsi pengawasan tidak saja
dilakukan untuk memastikan agar kegiatan perusahaan
berjalan sebagaimana rencana yang telah ditetapkan, akan
tetapi juga agar kegiatan yang dijalankan sesuai dengan
perubahan lingkungan, karena sangat memungkinkan
perusahaan juga merubah rencana perusahaan disebabkan
terjadi berbagai perubahan dilingkungan yang dihadapi
perusahaan;
228
_____________
2) Meminimalkan kegagalan, maksudnya adalah ketika
perusahaan melakukan kegiatan produksi, misalnya
perusahaan berharap agar kegagalan seminimal mungkin.
Oleh karena itu, perusahaaan perlu menjalankan fungsi
pengawasan agar kegagalan-kegagalan tersebut dapat
diminimumkan;
3) Meminimalkan biaya, maksudnya adalah ketika
perusahaan mengalami kegagalan maka akan ada
pemborosan yang tidak memberikan keuntungan bagi
perusahaan, karenanya untuk meminimumkan biaya
sangat diperlukan adalah pengawasan;
4) Antisipasi kompleksitas organisasi, maksudnya adalah agar
perusahaan dapat mengantispasi berbagai kegiatan
organisasi yang kompleks.kompleksitas tersebut mulai dari
pengelolaan terhadap produk, tenaga kerja hingga
berbagai prosedur yang terkait dengan manajemen
organisasi.
Sesuai dengan pengertian pengawasan dalam arti luas,

maka pengawasan bertujuan:
a) Menemukan dan menghilangkan kemacetan yang mungkin
timbul;
b) Melakukan pencegahan dan perbaikan kesalahan yang ada;
c) Mencegah penyimpangan;
d) Mengadakan koreksi apakah hasil sesuai rencana;
e) Memperoleh efisiensi dan efektivitas; dan
f) Mendidik pegawai dan mempertebal rasa tanggung jawab.
Dalam kenyataannya pengawasan tidak hanya dilakukan

bagi para pekerja di perusahaan, namun mencakup hampir semua
bidang dalam perusahaan. Secara singkat pengawasan dapat
dilakukan pada bidang:
1) Produksi. Di bidang ini pengawasan dimulai saat menerima
pesanan dari pembeli, kemudian melakukan pembelian bahan
229
_____________
sampai dengan produk selesai dibuat. Hal ini meliputi pula
pengawasan persediaan barang dan pengawasan kualitas
serta kuantitas produk;
2) Pemasaran. Tugas bagian ini dimulai saat produk akan
dikirim ke pasar atau konsumen. Oleh karena itu biasanya
pengawasan berawal dari sini, tetapi adakalanya bagi
perusahaan yang cukup besar sebelumnya sudah dimulai
dengan riset dan mengumpulkan informasi dari pasar.
3) Keuangan. Bidang ini harus ditangani dengan cepat, tepat, dan
akurat. Pengolahan dan pengawasan yang kurang teliti akan
berakibat terjerumusnya perusahaan di dalam masalah
keuangan yang bertujuan agar perusahaan dapat menekan
biaya-biaya yang digunakan;
4) Personalia. Bidang ini merupakan faktor penting yang akan
ikut menentukan tercapainya tujuan suatu organisasi
sehingga perlu mendapatkan perhatian yang serius. Tugas
dari bidang ini adalah mengatur, membina, menggerakkan,
mengarahkan, serta mengembangkan pegawai agar mampu
menyelesaikan tugas-tugasnya secara efektif dan efisien guna
menunjang tercapainya tujuan perusahaan atau organisasi;
5) Administrasi (Perkantoran). Bidang ini merupakan penerapan
fungsi manajemen dibidang perkantoran, yaitu perencanaan,
pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan kantor agar
tujuan perusahaan dapat tercapai dan karyawan merasa puas.
Ada beberapa macam pengawasan ditinjau dari beberapa

segi antara lain:
A. Menurut Ruang Lingkupnya, pengawasan dapat
dikelompokkan menjadi:
1) Pengawasan Administrasi, yaitu pengawasan yang meliputi
seluruh aktivitas organisasi atau perusahaan;
2) Pengawasan Manajerial, yaitu pengawasan yang bersifat
khusus yang berlaku hanya untuk suatu bagian atau unit
tertentu saja.
230
_____________
B. Menurut Obyek Pengawasan, pengawasan dibedakan
menjadi:
1) Pengawasan keuangan
2) Pengawasan kepegawaian
3) Pengawasan pemasaran
4) Pengawasan produksi
5) Pengawasan kualitas
6) Pengawasan persediaan
C. Menurut Pihak yang Mengawasi, pengawasan dapat
dikelompokkan menjadi:
1) Internal control, yaitu pengawasan yang dilakukan oleh
aparat pengawasan yang ada dalam organisasi atau
perusahaan itu sendiri.
2) External control, yaitu pengawasan yang dilakukan oleh
aparat pengawasan dari luar organisasi atau perusahaan.
3) Direct Control, yaitu pengawasan yang dilakukan oleh
pimpinan yang bersangkutan (pengawasan langsung).
4) Indirect Control, yaitu pengawasan yang dilakukan bukan
oleh atasan langsung, misalnya pengawasan oleh kepala
biro, atau kepala bagian (pengawasan tidak langsung).
5) Formal Control, yaitu pengawasan yang dilakukan oleh
masyarakat ( sosial control),misalnya oleh berbagai media.
D. Menurut waktunya, pengawasan dikelompokkan menjadi:
1) Preventif Control, yaitu pengawasan yang bersifat
pencegahan sebelum terjadinya kesalahan atau
penyimpangan.
2) Reprensif Control, yaitu pengawasan setelah terjadinya
penyimpangan atau kesalahan.
Selain macam pengawasan di atas, ada beberapa jenis dari

pengawasan, di antaranya:
1) Pengawasan Kemudi (Steering Control) atau disebut pula
pengawasan umpan maju (feed forward control),
pengawasan ini dirancang untuk mendeteksi adanya
231
_____________
penyimpangan dari tujuan yang telah ditetapkan dan
memperbolehkan mengambil tindakan koreksi sebelum
kegiatan selesai dikerjakan.
2) Pengawasan Skrening (Screening Control), bisa disebut
pengawasan ya atau tidak (yes or no control). Tipe
pengawasan ini merupakan proses yang terlebih dahulu
menyetujui aspek tertentu dari sebuah prosedur, atau
syarat tertentu harus dipenuhi dulu sebelum kegiatan
dilanjutkan. Disini segi keamanan merupakan faktor kunci
dan bahkan dapat memberikan keamanan ekstra kepada
manajer.
3) Pengawasan Purnakarya (Post Action Control) atau disebut
pengawasan umpan balik (Feed Back Control), jenis
pengawasan ini mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan
yang telah diselesaikan.
C. Elemen-elemen dalam Manajemen Pengawasan

Esensi kontrol terletak pada pengawasan langkah-langkah
yang ada dikaitkan dengan hasil yang diinginkan yang ditentukan
di dalam proses perencanaan. Elemen-elemen esensial dalam tiap
sistem kontrol adalah:
1) Tujuan yang ditentukan sebelumnya, demikian juga
rencana, kebijaksanaan, standar, norma, aturan keputusan,
kriteria, atau tolak ukur;
2) Alat pengukur untuk kegiatan yang sedang berjalan (bila
mungkin secara kuantitatif);
3) Alat untuk pembanding kegiatan yang sedang berjalan
dengan kriteria; dan
4) Beberapa sarana koreksi atas kegiatan yang sudah berjalan
seperti untuk mencapai hasil yang diinginkan.
Elemen pertama dari suatu sistem melibatkan jawaban

atas pertanyaan: kira-kira hasilnya akan bagaimana? Elemen ini
menuntut perhatian akan masa yang akan datang atas apa yang
232
_____________
diinginkan dan apa yang diharapkan. Usaha untuk meramalkan
kejadian yang akan datang merupakan dasar untuk menafsirkan
kejadian yang aktual sedang berjalan. Ramalan yang lemah
sekalipun, merupakan kerangka kerja untuk lebih baik memahami
pengalaman. Kriteria yang ditentukan sebelumnya dapat
diterapkan dengan bebas. Tujuannya bisa dinilai oleh orang lain,
baik atau tidak baik.
Suatu sistem kontrol yang berfaedah tidak dinilai dari

baiknya tujuan. dia hanya menyajikan sarana yang mengarahkan
aktivitas ke suatu tujuan aktual. Kriteria yang di tentukan
sebelumnya harus dinyatakan secara eksplisit. Maka dari itu,
pernyataan kuantitatif lebih diutamakan. Dalam manajemen
produksi, unit-unit fisik, seperti angkutan per-ton, jarak, unit-unit
per jam, kerja mesin, atau berat limbah per-unit keluaran atau out
put, dapat memberikan tolok ukur yang sederhana dan langsung
untuk operasi. Dalam manajemen finansial, nilai uang atau dollar
berlaku sebagai pernyataan khusus untuk norma-norma.
Seringkali para manajer financial menggunakan keberhasilan
yang lalu sebagai tolok ukur kasar untuk mengontrol operasi yang
berjalan, contohnya, laporan 12 bulan yang lalu. Asumsinya
adalah bahwa prestasi yang lalu tidak terlalu jelek dan bahwa
apabila dapat disamakan atau dilewati, maka perusahaan tidak
akan mundur. Para manajer pemasaran sebaliknya seringkali
menggunakan data-data industri sebagai tolok ukur yang dapat
digunakan oleh perusahaan untuk membandingkan hasil-hasil
penjualannya sendiri. Mereka juga mengembangkan yang
didasarkan pada potensi pasar untuk digunakan sebagai tujuan
yang ditentukan sebelumnya.
Elemen kedua dalam sistem kontrol ialah pengukuran

prestasi aktual. Langkah ini pada umumnya menuntut perhatian
khusus dan pengeluaran, karena pencatatan dan laporan-laporan
haruslah disusun untuk menyampaikan informasi dalam bentuk
233
_____________
yang cocok untuk sistem kontrol. Pengukuran-pengukuran
prestasi aktual harus dalam unit sama dengan yang ditentukan
kriteria sebelumnya. Pelaporan prestasi aktual yang benar
menaikkan nilai sistem kontrol. Perbaikan- perbaikan dalam
pemprosesan data yang baru ini meningkatkan kecepatan
pelaporan data-data tersebut.
Elemen ketiga sistem kontrol melibatkan studi pertautan.

Teknik tersebut seperti ratio, kecenderungan, ekuasi matematis,
dan peta-peta membantu mengartikan pengukuran-pengukuran
prestasi aktual dengan menunjukan hubungan antara pengalaman
aktual atas kriteria yang ditetapkan terdahulu. Gunanya
pembandingan prestasi yang lalu dengan prestasi yang sudah
direncanakan ialah tidak hanya untuk mengetahui apabila ada
kesalahan tetapi juga untuk memungkinkan manajer meramalkan
problem di masa datang. Suatu sistem kontrol yang baik akan
memberikan informasi secepatnya sehingga hambatan-hambatan
dapat dicegah.
Elemen keempat suatu sistem kontrol ialah tahap

membuat koreksi. Elemen keempat ini melibatkan suatu
keputusan untuk tidak melakukan kegiatan apapun apabila
prestasi “tidak terkontrol”. Dua tipe dasar kekeliruan yang
menghinggapi manajer dalam mengambil tindakan korektif ialah:
1) Mengambil tindakan justru ketika tidak diperlukan; dan
2) Salah mengambil langkah justru ketika langkah korektif
diperlukan.
Suatu sistem kontrol yang baik harus memberikan

beberapa dasar yang membantu manajer mengestimasikan
resiko-resikonya sehubungan dengan tipe-tipe kekeliruan di atas.
Sudah barang tentu, tes akhir suatu sistem kontrol ialah tindakan
korektifnya jatuh pada waktu yang tepat.
234
_____________
Sebagaimana dikemukakan sebelumnya bahwa fungsi
pengawasan dimaksudkan untuk mengawasi kegiatan-kegiatan
organisasi agar pelaksanaan kegiatan tersebut sejalan dengan
tujuan yang ditetapkan. Begitu pula dengan seluruh unsur yang
ada didalamnya agar saling mendukung dan bekerja bersama-
sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan, Secara
singkat, dapat dikatakan bahwa fungsi ini berusaha untuk
menjamin kegiatan organisasi bergerak ke arah tujuannya. Fungsi
pengawasan meliputi beberapa tindakan, antara lain:
1) Menetapkan standar prestasi;
2) Mengukur prestasi yang sedang berjalan dan
membandingkannya dengan standar yang telah ditetapkan;
dan
3) Mengambil tindakan untuk memperbaiki prestasi yang
tidak sesuai dengan standar.
Pengawasan merupakan suatu proses untuk menjamin

bahwa tujuan-tujuan organisasi dan manajemen tercapai.
Pengawasan manajemen adalah usaha sistematik untuk
menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan perencanaan,
membandingkan kegiatan nyata dengan tujuan perencanaan,
membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang ditetapkan
sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-
penyipangan serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan
untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan
dipergunakan untuk menjamin bahwa semua sumber daya
perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisiensi
dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan.
Ada tiga tipe pengawasan, berdasarkan proses kegiatan,

yaitu:
a) Pengawasan Pendahuluan (Feedforward Control’s). Dirancang
untuk mengantisipasi adanya penyimpangan dari standar atau
235
_____________
tujuan dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap
kegiatan tertentu diselesaikan;
b) Pengawasan Berjalan (Concurrent Control’s). Pengawasan yang
dilakukan bersama dengan pelaksanaan kegiatan merupakan
proses di mana aspek tertentu dari suatu prosedur harus
disetujui dulu atau syarat tertentu harus dipenuhi dulu
sebelum kegiatan-kegiatan bisa dilanjutkan, untuk menjadi
semacam peralatan “double check” yang telah menjamin
ketepatan pelaksanaan kegiatan;
c) Pengawasan Umpan Balik (Postaction Control’s). Pengawasan
ini adalah untuk memastikan bahwa output yang dihasilkan
sesuai dengan standar dengan kata lain sebagai pengukur hasil
dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan.
Kemudian ada beberapa tahap proses pengawasan antara lain:
1) Penetapan standard kegiatan;
2) Penentuan pengukuran kegiatan;
3) Pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata;
4) Membandingkan pelaksanaan kegiatan dengan standard
dan penganalisaan penyimpangan-penyimpangan; dan
5) Mengambil tindakan pengoreksian bila dianggap perlu.
Dalam proses pengawasan berjalan ada bebera prinsip-

prinsip kontrol yang dapat dijadikan acuan, yaitu antara lain:
a) Titik Kontrol Strategis (Strategic Point Control)
Kontrol terbaik hanya bisa diperoleh apabila titik-titik
kritis, titik kunci, dan titik batas dapat diidentifisir dan
perhatian khusus diarahkan pada penyesuaian titik-titik
tersebut. Usaha mengontrol semua titik cenderung akan
menambah usaha sia-sia saja dan mengurangi perhatian
atas problem-problem penting. Kontrol yang baik tidak
berarti kontrol yang maksimum, karena kontrol itu mahal.
b) Umpan Balik (Feedback)
Umpan balik adalah proses penyesuaian kegiatan yang
akan datang atas dasar informasi prestasi. Manajemen
236
_____________
banyak menggunakan prinsip umpan balik di bidang-
bidang yang pada permulaan nampaknya tidak
berhubungan.
c) Kontrol yang Fleksibel (Flexible Control)
Setiap sistem kkontrol harus peka terhadap perubahan
kondisi. Seringkali sistem kontrol menuntut penyesuaian
diri dengan perkembangan-perkembangan baru, termasuk
kegagalan dari sistem kontrol itu sendiri.
d) Kesesuaian Organisasi (Organizational Suitability)
Kontrol harus terpola untuk keperluan organisasi. Arus
informasi mengenai prestasi yang sedang berjalan harus
sesuai dengan struktur organisasi. Untuk dapatnya
mengontrol keseluruhan kegiatan/operasi, seorang atasan
harus menemukan suatu pola yang akan memberikan
kontrol terhadap semua bagian.
e) Kontrol Diri (Self Control)
Unit-unit dapat direncanakan untuk mengontrol diri
sendiri. Apabila suatu departemen dapat mempunyai
tujuan masing-masing serta sistem kontrolnya, control
yang mendetail dapat ditangani didalam department itu
sendiri.
f) Kontrol Langsung (Direct Control)
Setiap sistem kontrol harus didesain untuk memelihara
kontak langsung antara pengontrol dan yang dikontrol.
Meskipun telah tersedia sejumlah sistem kontrol yang
dilaksanakan oleh spesialis-spesialis, supervisor pada
tingkat pertama masih diperlukan karena mengenal
langsung prestasinya.
g) Faktor Manusia (Human Factor)
Tiap sistem kontrol yang menyangkut orang berkaitan
dengan cara-cara psikologis bagaimana orang itu
memandang suatu sistem. Suatu sistem kontrol yang
disusun dengan desain rapi kemungkinan akan gagal
karena manusianya tidak menguntungkan untuk sistem itu.
237
_____________
Selain prinsip-prinsip di atas, terdapat beberapa asas
pengawasan sebagaimana disebutkan Harold Kontz dan Cyril O.
Donnel (1990) sebagai berikut:
1) Asas tercapainya tujuan (Principle of assurance of
objective). Pengawasan harus ditujukan ke arah
tercapainya tujuan, yaitu dengan mengadakan perbaikan
(koreksi) untuk menghindarkan penyimpangan-
penyimpangan/deviasi dari perencanaan;
2) Asas efisiensi dan pengawasan (Principle of efficiency and
control). Pengawasan itu efisien bila dapat menghindarkan
deviasi dari perencanaan, sehingga tidak menimbulkan hal-
hal lain di luar dugaan;
3) Asas tanggung jawab pengawasan (Principle of control
responsibility). Pengawasan hanya dapat dilaksanakan
apabila manajer bertanggungjawab penuh terhadap
pelaksanaan rencana;
4) Asas pengawasan terhadap masa depan (Principle of future
control). Pengawasan yang efektif harus ditujukan ke arah
pencegahan penyimpangan perencanan yang akan terjadi
baik pada waktu sekarang maupun masa yang akan dating;
5) Asas pengawasan langsung (Principle of direct control).
Teknik kontrol yang paling efektif ialah mengusahakan
adanya manajer yang berkualitas baik. Pengawasan itu
dilakukan manajer atas dasar bahwa manusia itu sering
berbuat salah. Cara yang paling tepat demi pelaksanaan
yang sesuai dengan perencanaan ialah mengusahakan agar
petugas memiliki kualitas yang baik;
6) Asas refleksi perencanaan (Principle of replection of plans).
Pengawasan harus disusun dengan baik, sehingga dapat
mencerminkan karakter dan susunan perencanaan;
7) Asas penyesuaian dengan organisasi (Principle of
organizational suitability). Pengawasan harus dilakukan
sesuai dengan struktur organisasi. Manajer dan
bawahannya merupakan sarana untuk melaksanakan
238
_____________
rencana. Dengan demikian pengawasan yang efektif harus
disesuaikan dengan besarnya wewenang manajer,
sehingga mencerminkan struktur organisasi;
8) Asas pengawasan individual (Principle of individuality of
control). Pengawasan dan teknik pengawasan harus sesuai
dengan kebutuhan manajer, teknik kontrol harus ditujukan
terhadap kebutuhan-kebutuhan akan informasi setiap
manajer, ruang lingkup informasi yang dibutuhkan itu
berbeda satu sama lain, tergantung tingkat dan tugas
manajer;
9) Asas standar (Principle of standard). Kontrol yang efektif
dan efisien memerlukan standar yang tepat, yang berguna
sebagai tolok ukur pelaksanaan dan tujuan yang akan
dicapai;
10)Asas pengawasan terhadap strategis (Principle of strategic
point control). Pengawasan yang efektif dan efisien
memerlukan adanya perhatian yang ditujukan terhadap
faktor- faktor yang strategis dalam perusahaan;
11)Asas kekecualian (The exception principle). Efisiensi dalam
kontrol membutuhkan adanya perhatian yang ditujukan
terhadap faktor kekecualian. Kekecualian ini dapat terjadi
dalam keadaan tertentu ketika situasi berubah atau tidak
sama;
12)Asas pengendalian pleksibel (Principle of flexibility of
control). Pengawasan harus luwes untuk menghindarkan
kegagalan pelaksanaan rencana;
13)Asas Peninjauan Kembali (Principle of review). Sistem
kontrol harus ditinjau berkali-kali, agar sistem yang
digunakan berguna untuk mencapai tujuan; dan
14)Asas tindakan (Principle of action). Pengawasan dapat
dilakukan apabila ada ukuran-ukuran untuk mengoreksi
penyimpangan-penyimpangan rencana, organisasi, staffing
dan directing.
239
_____________
D. Sifat, Waktu dan Mekanisme Pengawasan Manajemen
Perkantoran
Sifat dan waktu pengawasan/control dibedakan atas:
1) Preventif Control
Pengawasan yang dilakukan sebelum kegiatan
dikerjakan dengan maksud supaya tidak terjadi
penyimpangan-penyimpangan. Hal ini bisa dilakukan
dengan menggunakan beberapa cara, yaitu :
a) Membuat peraturan-peraturan yang berhubungan
dengan tata cara suatu kegiatan atau dibuat tata tertib.
b) Membuat pedoman-pedoman kerja.
c) Menetapkan sanksi-sanksi terhadap pembuat kesalahan.
d) Menentukan kedudukan, tugas, wewenang dan tanggung
jawab.
e) Mengorganisasikan segala macam kegiatan.
f) Menentukan sistem koordinasi pelaporan dan
pemeriksaan.
g)
2) Represive Control
Pengawasan yang dilakukan setelah terjadi
penyimpangan dalam pelaksanaan kegiatan, agar tidak
terjadi pengulangan kesalahan, sehingga sasaran dapat
tercapai. Hal ini bisa dilakukan dengan cara-cara sebagai
berikut:
a) Membandingkan antara hasil-hasil kegiatan dengan
rencana yang telah ditentukan.
b) Mencari penyebab-penyebab terjadinya penyimpangan
dan mencari solusinya.
c) Memberikan penilaian terhadap hasil kegiatan,
termasuk kegiatan para penanggungjawabnya.
d) Melaksanakan sanksi yang telah ditentukan terhadap
pembuat kesalahan.
e) Menilai kembali prosedur-prosedur yang telah
ditentukan.
240
_____________
f) Mengecek kebenaran laporan yang dibuat para petugas
pelaksana.
g)
3) Pengawasan yang dilakukan di tengah proses
penyimpangan terjadi
Pengawasan ini dilakukan di tengah proses
penyimpangan yang terjadi untuk menghindarkan
kegagalan pelaksanaan rencana.
4) Pengawasan berkala
Pengawasan berkala yaitu pengawasan yang dilakukan
secara berkala sebulan sekali atau satu kuartal sekali atau
satu tahun sekali.
5) Pengawasan mendadak
Pengawasan mendadak ialah pengawasan yang
dilakukan secara mendadak tanpa ada pemberitahuan
terlebih dahulu.
Dalam pelaksanaan pengawasan yang harus diperhatikan

beberapa hal sebagai berikut:
a. Akurat; setiap data harus akurat, jika tidak mengakibatkan
organisasi tidak tepat dalam mengambil keputusan untuk
mengoreksi suatu penyimpangan.
b. Tepat waktu; informasi segera dikumpulkan, diarahkan
dan dievaluasi jika hendak diambil tindakan yang tepat
pada waktunya untuk perbaikan.
c. Obyektif dan Komprehensif; informasi dalam sistem
pengawasan harus dapat dipahami dan dianggap obyektif
oleh individu yang menggunakannya.
d. Dipusatkan pada titik pengawasan strategis; sistem
pengawasan sebaiknya dipusatkan pada daerah yang
paling banyak kemungkinan akan terjadi penyimpangan
dari standar.
241
_____________
e. Ekonomis; biaya untuk implementasi sistem sebaiknya
lebih kecil daripada keuntungan yang diperoleh dari sistem
itu.
f. Fleksibel; sistem harus fleksibel agar organisasi lebih
mudah bertindak untuk mengatasi perubahan yang kurang
menguntungkan atau memanfaatkan kesempatan-
kesempatan baru.
g. Dapat diterima oleh seluruh anggota organisasi; idealnya
jika sistem tersebut dapat menghasilkan prestasi yang
tinggi diantara para anggota organisasi dengan
membangkitkan perasaan bahwa mereka memiliki
otonomi, tanggung jawab dan kesempatan untuk mencapai
tujuan.
h. Dapat diorganisasikan dengan arus pekerjaan organisasi.
Hal ini disebabkan oleh:
Ø Setiap langkah dalam proses pekerjaan dapat
mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan seluruh
operasi.
Ø Informasi pengawasan harus sampai kepada orang yang
memerlukannya.
Selain daripada itu, pelaksanaan pengawasan harus juga

memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
1) Pengawasan harus mendukung sifat atau kebutuhan dari
kegiatan. Untuk masing-masing kegiatan cara
pengawasannya pun berbedaa-beda, antara organisasi
kecil dan besar juga berbeda.
2) Pengawasan harus segera melaporkan setiap ada
penyimpangan, jika ada penyimpangan yang terlambat
diatasi maka hal itu akan menjadi parah dan memperumit
tindakan korektif yang akan dilakukan.
3) Pengawasan harus berorientasi jauh ke depan. Manajemen
perlu membuat perkiraan situasi yang mungkin akan
terjadi pada organisasi di masa depan.
242
_____________
4) Pengawasan harus akurat dan obyektif. Agar pengawasan
menjadi obyektif, maka mutlak diperlukan suatu ukuran
sebagai pedoman pelaksanaannya.
5) Pengawasan harus fleksibel. Dalam melakukan
pengawasan, perlu dicari alternatif-alternatif rencana
untuk situasi yang memungkinkan.
6) Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi. Jika satu
bagian membuat kekeliruan, maka hal itu harus diatasi
bersama-sama dengan kegiatan lain yang merupakan satu
kesatuan organisasi.
Selanjutnya langkah-langkah dan proses pengawasan

harus dilaksanakan dengan cara:
a) Menetapkan standard dan metode untuk mengukur
prestasi. Misalkan beberapa target yang harus dicapai/
beberapa jumlah produksi yang harus dicapai;
b) Mengukur prestasi kerja, hal ini merupakan proses yang
berkesinambungan dan berulang-ulang yang frekuensinya
tergantung pada jenis aktiitasnya, sebaiknya dilakukan
dengan segera agar waktunya tidak terlalu panjang;
c) Menentukan apakah prestasi kerja memenuhi standar;
d) Merupakan kelanjutan dari kedua langkah terdahulu yaitu
membandingkan antara langkah pertama dan langkah
kedua; dan
e) Mengambil tindakan korektif, apabila tidak ada
penyimpangan pada langkah pertama dan kedua maka
manajemen tidak perlu melakukan tindakan apa-apa. Tapi
jika sebaliknya, maka manajemen perlu melakukan
tindakan korektif. Tindakan ini dapat berupa perubahan
aktifitas organisasi atau pada standar kerja yang telah
ditetapkan semula.
243
_____________
BAB XII
Laporan Manajerial
Perkantoran
A. Pengertian Laporan
Laporan dalam bahasa Inggris "report" berasal dari bahasa
Latin "portare" yang berarti membawa atau mengangkut. Awalan
(prefix) "re" berarti kembali, maknanya bahwa jika seseorang
ditugaskan untuk mengadakan penelitian, dan setelah itu ia harus
membawa hasil fakta dan data hasil penelitian tersebut obyektif
dan tulus. Laporan dimaksudkan untuk memberikan gambaran
mengenai peristiwa yang terjadi. Isi laporan yang benar akan
mendorong mutu penulisan laporan yang baik. Artinya, kebenaran
isi tercakup pada laporan yang memiliki bentuk yang sistematis,
penalaran yang jelas, dan mengikuti bahasa dengan kritis.
Secara umum, laporan dapat dianggap sebagai pelaksanaan

komunikasi secara tertulis dan lisan. Sedangkan secara khusus
yaitu dalam konteks administrasi, laporan memperoleh
pengertian khusus sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan
tugas dan fungsi setiap satuan organisasi. Menurut E. Zaenal Arifin
dalam bukunya Bahasa yang Lugas dalam Laporan Teknis, laporan
adalah bentuk penyajian fakta tentang suatu keadaan atau suatu
244
_____________
kegiatan. Pada dasarnya, fakta yang disajikan itu berkenaan
dengan tanggung jawab yang ditugaskan kepada pelapor.
Menurut Prajudi Atmosudirdjo, laporan adalah setiap

tulisan yang berisi hasil pengolahan data/informasi. Laporan
sebagai salah satu produk kantor diperlukan oleh pimpinan
organisasi. Charles E. Redfield, laporan adalah segenap hubungan
dalam organisasi yang berwujud penyampaian ide-ide dari satu
pihak ke pihak lain, disebut juga sebagai "administrative
communication" (komunikasi administrasi). Laporan ini
merupakan salah satu unsur penting dari tata hubungan
administrasi tersebut.
Dari beberapa pengertian tersebut di atas, dapat

disimpulkan bahwa laporan adalah setiap tulisan yang berisi hasil
pengolahan data informasi. Laporan juga merupakan alat
komunikasi yang di dalamnya terdapat, beberapa kesimpulan atau
rekomendasi dari fakta-fakta atau keadaan yang telah diselidiki.
Berdasarkan pengertian ini, suatu laporan berkaitan dengan suatu
penyelidikan, penglihatan, pengamatan, pendengaran, penelitian
dari suatu keadaan yang kemudian diperoleh data/informasi yang
relevan. Selanjutnya, data informasi tersebut diolah dan ditulis
menjadi suatu laporan. Oleh karena laporan berisi informasi yang
dapat dikomunikasikan, maka laporan dapat digunakan oleh
pihak lain untuk tujuan tertentu. Laporan yang dibuat harus jelas
tujuannya.
Pada umumnya, laporan mempunyai salah satu atau lebih

dari beberapa tujuan berikut:
1) Mengatasi masalah;
2) Mengambil keputusan;
3) Mengetahui perkembangan/kemajuan;
4) Mengadakan pengawasan, pengendalian atau perbaikan;
dan
245
_____________
5) Menemukan teknik-teknik baru.
Ilustrasi berikut ini menunjukkan bahwa tujuan

pembuatan laporan tidak hanya satu tujuan melainkan dapat lebih
dari satu tujuan, yaitu menumpuknya barang-barang di gudang.
Setelah mendapatkan informasi secukupnya, dapat diketahui
penyebab menumpuknya barang di gudang. Salah satu
penyebabnya adalah pemasukan barang ke gudang yang cepat
tetapi arus keluarnya lambat karena otorisasi yang lambat. Di
samping itu, barang yang sudah diizinkan keluar dari gudang
belum dapat diangkat karena kendaraan yang ada terbatas
jumlahnya. Informasi lain adalah sempitnya gudang rumitnya
sistem yang dianut.
B. Peranan dan Syarat Laporan Perkantoran

Secara umum peranan laporan ada 2 (dua), yaitu:
1. Peranan Laporan Dalam Organisasi
Laporan merupakan alat komunikasi ke atas dalam suatu
organisasi. Dengan alat inilah pimpinan diberikan umpan balik
(feed-back), sehingga pimpinan memungkinkan untuk menguji
atau mengubah kebijaksanaan yang telah dibuat. Di samping itu,
laporan juga sebagai alat manajerial dalam melaksanakan
tugas/fungsi perencanaan, pengorganisasian, pengambilan
keputusan, pengawasan dan pengendalian.
2. Peranan Laporan dalam "administrative communication"

Peranan laporan dalam administrative communication sangat
strategis sebagai:
a) Pertanggungjawaban dan pengawasan/pengendalian
Laporan merupakan suatu pertanggungjawaban dari
seorang pejabat/petugas kepada atasannya sesuai dengan
tugas dan fungsi yang dibebankan kepadanya. Dari laporan
itu seorang atasan akan meneliti tentang pelaksanaan tugas
dan fungsi oleh pejabat bersangkutan.
246
_____________
b) Penyampaian Informasi
Sebagaimana telah dikemukakan, bahwa laporan merupakan
alat untuk menyampaikan informasi.
c) Bahan Pengambilan Keputusan
Untuk keperluan pengambilan keputusan seorang pimpinan
memerlukan data/dan informasi yang berhubungan dengan
keputusan yang akan diarnbil. Data dan informasi yang akan
diambil. Data dan informasi itu berasal dari laporan-laporan
yang disampaikan ke semua satuan organisasi atau oleh
semua satuan organisasi atau oleh pejabat di dalam
organisasi.
d) Alat Pembina Kerja Sama
Laporan dapat berperan sebagai salah satu alat untuk
membina kerja sama. Saling tukar informasi, saling
pengertian, dan koordinasi antara atasan dan bawahan
sangat mendukung kerja sama yang baik.
e) Alat Pengembangan Cakrawala Wawasan
Dengan saling tukar informasi, maka pengetahuan personil
perkantoran sebagai pelaksana atau pimpinan akan
bertambah luas dan mendorong timbulnya gagasan baru.
Inovasi tugas dapat dikembangkan berdasarkan pengalaman
orang lain.
Berikutnya yang harus diketahui oleh personil perkantoran

dalam menyusun laporan adalah syarat-syarat laporan. Laporang
yang baik adalah laporan yang memenuhi persyaratan sebagai
berikut:
1) Laporan Harus Benar dan Obyektif
Subyek laporan mungkin berbeda-beda, namun apapun
subyeknya laporan harus dapat dimengerti oleh si penerima.
Di samping itu, agar laporan dapat memenuhi fungsinya,
maka laporan harus memuat informasi yang benar dan
obyektif. Ini berarti bahwa informasi yang dituangkan dalam
laporan harus erat hubungannya dengan masalah yang akan
247
_____________
dikemukakan. Kebenaran obyektivitas informasi tersebut
penting sekali oleh karena tepat dan melesetnya keputusan
yang diambil oleh pimpinan banyak tergantung pada
kualitas laporan yang diterima.
2) Laporan Harus Jelas dan Cermat
Data yang telah dikumpulkan untuk bahan penyusunan
laporan mungkin banyak sekali. Untuk itu diperlukan
kemampuan serta ketelitian pembuat laporan dalam
menentukan mana data yang harus dimasukkan untuk
bahan penyusunan laporan. Banyaknya data dalam laporan
yang kurang ada hubungannya dengan masalah yang
dikemukakan akan mengaburkan persoalan, dan sebagai
akibatnya laporan menjadi tidak jelas. Di samping itu, dalam
menyusun laporan si pembuat laporan harus menempatkan
dirinya pada kedudukan pembaca/penerima laporan, serta
menggunakan pandangan pembaca. Artinya, bahwa ia
sendiri harus memahami benar-benar mengerti baik materi,
maupun susunan kalimat, istilah-istilah yang digunakan
dalam laporan. Kalau dia sendiri sulit memahami apa yang
ditulisnya, maka orang lainpun akan lebih tidak mengerti.
Oleh karena itu, si pembuat laporan harus menghindari
penggunaan kata-kata atau istilah-istilah yang ia sendiri
kurang memahaminya. Ia hendaknya mengusahakan
penggunaan istilah-istilah dan kata-kata yang sederhana,
tetapi jelas maksudnya. Kalau kedua hal di atas diperhatikan
dan dilaksanakan, maka hal ini akan menjamin kualitas
laporan.
3) Laporan Harus Langsung Mengenai Sasaran
Perlu disadari bahwa si penerima Laporan seperti pimpinan,
terlalu sibuk dengan banyaknya persoalan yang dihadapi
sehari-hari. Oleh karena itu, diusahakan agar waktunya yang
terbatas tidak lagi dihabiskan untuk menelaah lebih dalam
laporan yang diterima. Laporan yang diterima atasan
uraiannya jangan terlalu panjang dan menggunakan kata-
248
_____________
kata kiasan yang sekedar untuk memberi kesan bahwa
laporan itu tebal. Laporan harus diusahakan singkat, tepat,
padat dan jelas serta langsung mengenai persoalannya.
4) Laporan Harus Lengkap
Sebagai saran untuk pengambilan keputusan oleh pimpinan,
maka laporan harus dikemukakan secara lengkap.
Kelengkapan suatu laporan banyak ditentukan oleh
kemampuan penyusun dalam mengorganisir data yang
mencakup semua segi masalah yang dilaporkan, di samping
dalam mengemukakannya komprehensif. Penyajian dalam
bentuk uraian yang komprehensif berdasarkan data yang
selektif akan lebih lengkap Kalau ditunjang oleh dukungan
data misalnya data statistik, grafik, skema dan sebagainya.
Laporan yang Iengkap harus:
a) Mencakup segala segi masalah yang dikemukakan;
b) Uraiannya tidak memberikan kesempatan timbulnya
masalah-masalah atau pertanyaan-pertanyaan baru;
c) Disertai data penunjang, misalnya statistik, tabel, skema
dan sebagainya.
Laporan harus Iengkap dan objektif, artinya laporan tidak

dibuat-buat, tidak dikarang semaunya, dan tidak direkayasa
berdasarkan kira-kira. Laporan yang benar dan objektif
harus ditulis secara cermat dan dapat dipertanggung
jawabkan.
5) Laporan Harus Tegas dan Konsisten
Di depan pernah dikemukakan bahwa laporan hendaknya
dibuat sedemikian rupa, sehingga tidak memberikan
kesempatan timbulnya masalah-masalah/persoalan baru. Ini
berarti bahwa uraian yang dikemukakan harus tegas dan
tidak kontradiktif antara bagian laporan yang satu dan yang
lainya. Keterangan yang dilaporkan harus tegas, artinya si
pelapor harus konsekuen atas keterangan yang
dikemukakannya dalam keadaan dan situasi apapun.
249
_____________
Konsisten tidak hanya berlaku bagi data atau keterangan
yang dituangkan dalam laporan, tetapi juga berlaku atas
penggunaan bentuk kalimat. Misalnya, sekali kalimat pasif
digunakan, maka dalam uraian Selanjutnya bentuk ini yang
digunakan terus.
6) Laporan Harus diusahakan Secepat-cepatnya
Laporan dibuat dan disampaikan yang selanjutnya untuk
menanggulangi suatu masalah yang perlu segera
penyelesaiannya. Oleh karena itu, ketepatan waktu
penyampaiannya harus benar-benar diperhatikan. Laporan
harus diusahakan secepat-cepatnya dibuat dan di sampaikan
kepada atasan. Tidak tepatnya waktu penyampaian suatu
laporan berarti bahwa tindakan korektif ataupun tindak
lanjut yang harus diambil akan mengalami keterlambatan.
Hal ini memberikan akibat negatif terhadap organisasi,
karena suatu persoalan menjadi terkatung-katung
penyelesaiannya.
7) Laporan Harus Tepat Penerimanya
Laporan pada dasarnya mengandung pengertian komunikasi
timbal balik antara yang meminta laporan dan yang
memberi laporan, atau antara atasan dan bawahan. Di satu
pihak atasan ingin mengetahui sampai di mana peiaksanaan
tugas yang telah diberikannya, dan di lain pihak bawahan
mendap tkan tanggapan dari atasan atas laporannya serta
bagaimana tindak lanjutnya. Oleh karena itu, laporan harus
benar-benar sampai ke yang memintanya. Laporan yang
tidak sampai ke alamatnya, pasti mengarah ke yang tidak
berhak membacanya. Kalau hal yang demikian itu sampai
terjadi, maka menimbulkan banyak segi negatif. Akibatnya
antara lain kebocoran rahasia, laporan bagi yang
memintanya sudah tidak ada nilainya lagi, dan penilaian
negatif oleh atasan terhadap bawahan yang bersangkutan.
Mengingat hal-hal tersebut di atas, maka bagi penyusun
250
_____________
laporan diperlukan persyaratan-persyaratan sebagai
berikut:
a) Benar-benar menguasai masalah yang dilaporkan;
b) Harus mempunyai minat/kesanggupan, obyektif, teliti,
di samping ia harus pula analitis, kooperatif, dan "Open
minded";
c) Harus mampu menggunakan bahasa tulis yang baik; dan
d) Dapat menggunakan kata-kata dan istilah-istilah yang
sederhana, jelas serta mudah dimengerti.
C. Langkah-langkah Pembuatan Laporan Perkantoran

Agar laporan yang akan disampaikan kepada atasan dapat
digunakan sesuai dengan kegunaannya (fungsinya), maka laporan
harus disusun secara tepat. Laporan dapat disusun secara tepat
apabila prosedur atau langkah-langkah yang dilakukan dalam
penyusunan nya tepat pula.
Langkah-langkah atau prosedur yang harus ditempuh

dalam pembuatan laporan adalah sebagai berikut:
1. Menentukan perihal (subyek)
Ini dilakukan dengan maksud:
a) Agar yang akan dilaporkan terang dan jelas;
b) Agar tahu membatasi diri (tidak melantur);
c) Agar memenuhi keinginan pihak yang akan menerima
laporan; dan
d) Untuk mempermudah pengumpulan data.
2. Mengumpulkan fakta dan data
Data dan fakta yang dipergunakan dalam penyusunan laporan,
misalnya:
a) Surat Keputusan dan landasan-landasan yuridis lainnya;
b) Skema atau struktur organisasi;
c) Data kepegawaian, keuangan, materiil, peralatan
pemasaran dan sebagainya;
d) Rencana/program kerja;
251
_____________
e) Notulen rapat;
f) Grafik, tabel dan sebagainya;
g) Rumusan tugas, job description dan sebagainya; dan
h) Buku-buku pedoman kerja (manual).
Bahan-bahan laporan di atas diperoleh dari sumber-

sumber primer (primary resource) maupun dari sumber-sumber
sekunder (secondary resource); Sumber-sumber primer (primary
resource), meliputi data dari:
a) Hasil wawancara;
b) Hasil diskusi;
c) Hasil pengisian daftar pertanyaan (questionaire);
d) Hasil observasi Iangsung;
Sumber-sumber sekunder (secondary resource) meliputi

data dari:
a) Perpustakaan dan dokumentasi;
b) Statistik;
c) Almanak;
d) Buku harian;
e) Laporan-laporan;
f) Hasil riset dari lembaga.
3. Data yang telah terkumpul melalui cara-cara pengumpulan
seperti tersebut di atas, agar dapat dipergunakan dengan baik,
sistematis dan tepat harus diadakan pengklasifikasian dengan
setepat-tepatnya. Pengklasifikasian ini berguna dalam rangka:
a) Menyusun sistematika laporan;
b) Menentukan data mana yang perlu dimasukkan untuk
analisis dan data mana pula yang cukup disertakan sebagai
lampiran-lampiran;
c) Mempermudah penentuan korelasi antara data yang satu
dan data lainnya, dan selanjutnya akan mempermudah
dalam analisisnya;
252
_____________
d) Evaluasi dan Pengolahan Data. Setelah dibuat klasifikasi data
sebagaimana diuraikan di atas, maka dapatlah diadakan
evaluasi dan pengolahan (analisis) data;
e) Membuat Kerangka Laporan. Seperti telah dijelaskan, pada
pokoknya laporan dimaksudkan untuk memberikan
gambaran tentang apa yang telah terjadi, di mana, bilamana
dan mengapa hal itu terjadi, serta siapa yang bertanggung
jawab terhadap kejadian-kejadian tersebut.
Pada garis besarnya laporan mencakup:
a) Deskripsi keadaan secara faktual, termasuk di sini antara lain
penyajian mengenai:
1. Tujuan laporan;
2. Latar belakang informasi yang menyangkut obyek yang
dilaporkan;
3. Landasan-landasan yang bertalian dengan obyek tersebut;
4. Data statistik.
b) Analisis terhadap obyek yang dilaporkan, mencakup antara lain
:
1. Pendekatan yang digunakan;
2. Asas-asas yang digunakan;
3. Teknik-teknik dan model-model matematika yang
digunakan;
4. Teknik menginventarisasi, mengklasifikasi, mentabulasi, dan
mengevaluasi, menginterpretasi data;
5. Penemuan sebab-sebab; dan
6. Pilihan berbagai macam jalan keluar.
c) Saran-saran mencakup:
1. Penemuan pemecahan masalah;
2. Pengarahan implementasi;
3. Kesimpulan;
4. Penutup.
d) Ringkasan. Dalam laporan-laporan penelitian, summary
biasanya ditempatkan di depan, yaitu setelah pendahuluan
dengan mempergunakan judul ringkasan untuk pimpinan
253
_____________
(Executive Summary). Cara ini dimaksudkan agar yang
berkepentingan dengan cepat dapat memperoleh gambaran
yang menyeluruh tentang hal-hal yang tercakup dalam laporan.
e) Lampiran dan Daftar Kepustakaan masalah-masalah yang
dicakup dalam laporan tersebut dituangkan dalamkerangka
laporan.
Pada pokoknya kerangka laporan itu mencakup:
1) Pendahuluan
Pendahuluan bermaksud mengantarkan dan mengajak
pembaca mengetahui isi laporan. Jadi, pendahuluan memuat latar
belakang persoalan, apa sebabnya laporan dibuat, apa maksud
penulisan, apa sesungguhnya perihal yang akan dikupas.
Singkatnya, di samping mengajak : memasuki "alam pikiran
pelapor”, yang membaca harus merasa tertarik setelah membaca
pendahuluan untuk terus membacanya. Bahkan untuk mereka
yang sibuk, dengan membaca pendahuluan sudah mendapat
gambaran tentang isi laporan. Biasanya pendahuluan ini dibagi
dalam sub-sub.
a) Maksud dan tujuan laporan;
b) Masalah pokok yang akan dilaporkan;
c) Pendekatan dan sistematika laporan.
2) Batang Tubuh Laporan
Bagian ini merupakan bagian laporan yang terpenting, karena
di bagian inilah dipaparkan segala fakta dan data yang telah diolah
tadi. Batang tubuh laporan dapat dikelompokkan ke dalam
beberapa Bab sesuai dengan keperluan. Laporan yang kurang dari
20 lembar, pemecahan batang tubuh laporan ke dalam bab-bab
tidak diperlukan. Biasanya judul sub-sub ditempatkan pada
bagian sebelah kiri. Pada batang tubuh laporan dapat pula
dilengkapi dengan chart, diagram, tabel-tabel, gambar-gambar
dan lain sebagainya, sepanjang hal ini merupakan bagian dari
pembahasan. Namun demikian, kalau chart dan yang lain-lain itu
hanya sebagai pelengkap saja, cukup dimasukkan pada bagian
lampiran.
254
_____________
Batang tubuh laporan yang merupakan isi pokok dari laporan
biasanya mengandung uraian tentang:
a) Fakta dan data pelaksanaan kegiatan;
b) Fakta tentang tujuan yang telah dicapai;
c) Masalah-masalah yang dihadapi. Dalam mengemukakan
masalah sebaiknya dikemukakan dalam pertanyaan negatif,
misalnya: belum sempurnanya system pengangkatan
pegawai. Setelah permasalahan dikemukakan, kemudian
diuraikan dan ditunjukkan faktanya.
d) Pembahasan atau analisis masalah. Setelah diuraikan dan
ditunjukkan faktanya, kemudian dianalisis, maksudnya
diuraikan sebab-musababnya timbulnya masalah itu yang
mengarah kepemecahan masalah (belum pemecahan
masalah).
3) Kesimpulan
Yang dimaksud dengan kesimpulan adalah hal-hal yang besar
(garis-garis besar) dalam penyajian Bab sebelumnya. Perlu diingat
bahwa masalah tidak disimpulkan, yang disimpulkan adalah fakta,
dan
pemecahan masalah.
4) Saran
Saran adalah semacam terapi atau pengobatan, langkah-
langkah yang akan dijalankan untuk pemecahan masalah baik
dalam jangka pendek maupun jangka panjang. Saran sifatnya
harus dinamis. Saran pada dasarnya berasal dari yang telah
disajikan maupun yang berasal di luar yang telah disajikan.
5) Lampiran, Sumber Bahan (Kepustakaan).
Lampiran merupakan data pendukung uraian isi laporan yang
mungkin terlalu banyak, sehingga tidak dimasukkan dalam teks
laporan. Karena apabila dimasukan dalam teks laporan, dapat
mengganggu kontinuitas laporan, dan lebih jauh lagi
dikhawatirkan dapat mengganggu pengertian mengenai hal-hal
yang diuraikan dalam teks laporan. Lampiran laporan, dapat
berupa: Peraturan perundangan, surat-surat, bagan, diagram,
255
_____________
tabel, gambar, foto, denah, dan lain-lain. Apabila jenis/macam
lampiran banyak, perlu dituliskan nomor urutnya. Misalnya: Lihat
Lampiran I, Lihat Lampiran II, dan selanjutnya. Kepustakaan perlu
dicantumkan, apabila penulisan suatu laporan mengambil acuan
dari berbagai buku atau hasil penelitian yang sudah
dipublikasikan. Perhatikan contoh penulisan kepustakaan berikut:
Bratawidjaya. Thomas, Wiyasa, Surat Bisnis Modern, Jakarta:
Pustaka Binaman Pressindo, 1990.
Subagyo, P. Joko, Metode Penelitian Dalam Teori dan Praktek
(1991), Jakarta: Rineka Cipta.
Di samping materi laporan harus memenuhi persyaratan-
persyaratan yang telah disebutkan, penulis laporan juga harus
memperhatikan tentang sistematika penyajian materi laporan
tersebut. Yang dimaksud dengan sistematika penyajian laporan di
sini adalah pembidangan atau pengelompokan materi yang
disajikan.
Sistematika laporan lazim dikenal di Indonesia ini ada dua
yaitu:
1. Sistem desimal (digit system);
2. Sistem gabungan angka dan huruf.
Contoh: Format Laporan di Lingkungan Pekerjaan.
JUDUL
I. KATA PENGANTAR
II. DAFTAR ISI
III. LAPORAN KETUA PANITIA PENYELENGGARA
IV. SAMBUTAN KEPALA
V. SAMBUTAN PEMIMPIN PROYEK
VI. TAHAP KEGIATAN
a. Tahap persiapan
1) Penyusunan Panitia
2) Penyusunan Panitia
3) Penyusunan Materi Penataran
4) Lain-lain.
b. Tahap Pelaksanaan
256
_____________
1) Pembukaan
2) Penyajian Materi
3) Penatar
4) Petatar
5) Tahap Penutupan.
VII. LAMPIRAN
a. Surat Keputusan Kepanitiaan;
b. Rancangan Kegiatan;
c. Surat-surat Persiapan;
d. Formulir;
e. Edaran Pers;
f. Analisis Biodata Peserta Penataran;
g. Laporan Ketua Panitia pada Penutupan;
h. Kesan dan Pesan Peserta;
i. Contoh Piagam;
j. Daftar Nama Peserta;
k. Lembar Evaluasi.
Contoh: Format Penulisan Laporan Penelitian JUDUL
JUDUL
BAB I PERMASALAHAN
A. Latar Belakang Masalah;
B. Identifikasi Masalah;
C. Batasan Masalah dan Paradigma Penelitian;
D. Tujuan Penelitian;
E. Kegunaan Hasil Penelitian.
BAB II LANDASAN TEORI
A. Asumsi;
B. Hipotesis Penelitian.
BAB III PROSEDUR PENELITIAN
A. Populasi dan Sampel;
B. Validitas dan Reliabilitas Instrumen;
C. Teknik Pengumpulan Data;
257
_____________
D. Pengujian Persyaratan analisis;
E. Teknik Analisis Data.
BAB IV HASIL PENELITIAN, PENGUJIAN HIPOTESIS, DAN
PEMBAHASAN
A. Deskripsi Hasil Penelitian;
B. Hasil Pengujian Hipotesis;
C. Pembahasan Hasil Penelitian.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan;
B. Saran.
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
1. Lampiran instrumen penelitian
2. Lampiran hasil pengujian validitas dan reliabilitas
instrumen;
3. Lampiran data mentah;
4. Lampiran analisis data termasuk perhitungan pengujian
hipotesis;
5. Lampiran yang lain, seperti perijinan dan lain-lain.
Selanjutnya yang tak kalah pentingnya adalah tata cara
pengetikan laporan. Sebagai alternatif disajikan sebagai berikut:
1) Laporan diketik dua spasi pada kertas ukuran kuarto.
2) Batas pengetikan:
a. Margin kiri 4 cm;
b. Margin kanan 3 cm;
c. Margin atas 2,5 cm (dihitung dari penulisan nomor
halaman;
d. Margin bawah 3 cm;
e. Untuk halaman pertama tiap-tiap bab (halaman yang
memakai bab) batas pengetikan bagian atas (margin atas)
5 cm.
3) Bab, subbab dan rinciannya
a. Bab diketik di tengah-tengah dengan huruf besar semua,
juga tanpa digaris bawahnya;
258
_____________
b. Subbab diketik di atas pinggir (margin kiri) dengan huruf
besar semua, juga tanpa digaris di bawahnya;
c. Rincian subbab dan seterusnya diketik sebaris dengan
baris di atasnya. Dalam hal rincian tersebut huruf besar
dan judul tersebut digaris di bawahnya.
4) Jarak pengetikan bab, subbab dan rinciannya:
a. Bab dengan subbab 4 spasi;
b. Subbab dengan kalimat di bawahnya 2,5 spasi;
c. Kalimat dengan rincian subbab dan seterusnya 2,5.
5) Pengetikan Kalimat
a. Alinea baru diketik di pinggir (tidak menjorok) sebaris di
atasnya dengan jarak 2,5 spasi dengan baris di atasnya;
b. Petikan lebih dari 3 baris diketik satu spasi dan
seterusnya diketik menjorok ke dalam 7 ketukan (untuk
baris pertama dan 4 ketukan untuk baris berikutnya) dari
baris di atasnya tanpa diberi tanda petik;
c. Semua petikan harus diberi nomor di belakang nya, dan
nomor tersebut harus diletakkan 1/2 spasi di atas huruf;
d. Catatan kaki diketik 1 spasi dan nomor catatan kaki harus
sama dengan nomor kutipan di atasnya. Sedangkan jarak
antara pengetikan 2 cm pada bagian bawah adalah:
 Baris terakhir dari kata-kata dalam teks, atau
 Kalau ada catatan kaki berisi baris terakhir dari
catatan kaki.
6) Penomoran Halaman
a. Bagian pendahuluan yang meliputi : halaman judul, kata
pengantar dan daftar isi memakai angka Romawi kecil
dan diketik di sebelah tengah bawah tepat pada margin
bawah atau sedikit di bawahnya. Contoh huruf Romawi
kecil i, ii, iii dan seterusnya;
b. Bagian tubuh/pokok dan bagian penutup dengan angka
Latin dan diketik pada batas pinggir margin kanan atas: 1,
2, 3, 4, 5 dan seterusnya;
259
_____________
c. Nomor halaman pada halaman pertama dari tiap bab
diketik dibagian tengah bawah tepat pada margin bawah
atau sedikit di bawahnya;
d. Nomor halaman lampiran ditulis seperti pada nomor
halaman pertama dari tiap bab.
260
_____________
DAFTAR PUSTAKA
Anderson, R.,G. (1973). Organization and Methods. London:

MacDonald and Evans.
Arifin, E., Zaenal. (1996). Penggunaan Bahasa Indonesia dalam
Surat Dinas. Jakarta: Akademika Pressindo.
Chrislip,David, D, and Carl E., Larson. (1994). Collaboration
Leadership. San Fransisco- California: Jossey-Bass Inc.
Davis, Gordon, B. (1985). Management Information Systems:
Conceptual Foundation, Structure and Development (2nd
Edition). New York: McGraw Hill- Book, Co.
Handoko, T. Hani. (2003). Manajemen Edisi 2. Yogyakarta: BPFE-
Yogyakarta.
Komaruddin. (1981). Manajemen Kantor, Teori dan Praktik.
Bandung: Sinar Baru.
Leffingwell, William H., and Edwin M. Robinson. (1985). Textbook
of Office Management. New York: McGraw-Hill Book
Company Inc.
Littlefield, C. et.al. (1985). Office and Administrative Management.
New Delhi: Prentice Hall of India.
___________. (1985). Management of Office Operations. New Delhi:
Prentice Hall of India.
261
_____________
Ma'moeri, Endar. (2000). Administrasi Perkantoran. Jakarta:
Lembaga Administrasi Negara.
Mills, Geoffry, et.al. (1990). Modern Office Management. London:
Pitman Publicity Limited.
O'Donnell, Koontz. (1972). Principles of Management, An Analysis
of Managerial Functions. (Fifth Edition). Tokyo: McGraw-Hill.
Neuner, J.J.W. dan Keeling, L.B. (1978). Modern Office
Management. Bombay: D.B. Taraporevala Sons.
Priansa, Donni Juni. Manajemen Perkantoran Efektif, Efisien dan
Profesional. Bandung: Alfabeta.
Purawijaya, Ipon, Sukarsih. (1994). Penyusunan Laporan. Jakarta:
Universitas Terbuka, Depdikbud.
Rasto. (2015). Manajemen Perkantoran Pradigma Baru. Bandung:
Alfabeta.
Robbins, Stephen P. (2007). Organizational Behavior. New Jersey:
Printice Hall.
Scott, George, M., (1986). Principles of Management Information
Systems. New York: McGraw-Mill Book Co.
Soetrisno. (2001). Administrasi Perkantoran, Prajabatan Golongan
III. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara.
Sule, Ernie Tisnawati, dkk. (2005). Pengantar Manajemen. Jakarta:
Kencana Penada Media Group
The Liang Gie. (1995). Administrasi Perkantoran Modern.
Yogyakarta: Penerbit Liberti dan Yayasan Studi Ilmu dan
Teknologi.
262
_____________
RIWAYAT PENULIS
Drs. H. T. DARMANSAH, MA, Langkat, 15

Nopember 1960. Anak dari T. Ibrahim (Alm)
dan Ibu Bai’ah (Alm). Menempuh pendidikan
SDN 6 Tahun Besitang Tamat tahun 1973,
melanjutkan MTS Negeri Medan tamat tahun
1977, kemudian menyelesaikan MA AL
Ittihadiyah di Medan tamat pada tahun 1981.
Melanjutkan pendidikan D III Perguruan
Tinggi Islam Sumatera Utara Tamat tahun 1986. Kemudian Melanjutkan
Strata 1 (S.1) di IAIN SU jurusan Dakwah yang diselesaikan pada
tahun 1989. Meraih gelar Magister Pendidikan dari Institu Agama
Islam Negeri Sumatera Utara Medan Prodi Manajemen Pendidikan
Islam pada tahun 2009.
Menikah dengan Dra. Hj. Nashrillah, MA yang berprofesi sebagai

PNS. Saat ini dikarunia Allah SWT 2 (Dua) orang anak, yaitu: Tengku
Ahmad Fauzan Syah, Tengku Imam Al-Wafi.
Pengalaman kerja dimulai sebagai Pegawai Pada Urusan Tata

Usaha MAN 1 Medan, 1984. Pegawai MAN-1 Medan, 185, Pegawai
pada Kantor Dep. Agama Kota Medan Prov. Sumut, 1993, Pegawai
Bidang Binbagais Kanwil Dep.Agama Prov.SU, 1994, Kepala Seksi
Doktik Bidang Binbagais Kanwil Depag SU, 2002, Kepala Seksi
Sarana Bidang Binbagais Kanwil Dep.Agama Prov.SU, 2003,
Kepala Seksi Mapenda Kantor Dep.Agama Kota Medan, 2005,
Kepala Seksi Pekapontren dan Penamas Kantor Kemenag Kota
Medan, 2011, Kepala Kantor Kementerian Agama Kabupaten
Langkat Provinsi Sumatera Utara, 2012, Kepala Kantor
Kementerian Agama Kabupaten Langkat Provinsi Sumatera Utara,
263
_____________
2013, Plt. Kepala Kantor Wilayah Kementerian Agama Prov.
Sumatera Utara, 2017, Tenaga Pengajar Universitas Islam Negeri
Sumatera Utara, 2018 s/d Sekarang.
Aktivitas lainnya yang digeluti adalah Wakil Bendahara Al

Washliyah Propinsi Sumatera Utara 2015-2019, KORPRI Kemenag
Kab.Langkat, Tahun 2012-2015.
Penghargaan tanda jasa dan tanda kehormatan di peroleh

sebagai Satyalancana Karya Satya Xxx Tahun, pada tahun 2016.
Karya berupa buku yang diterbitkan adalah Manajemen

Perkantoran (2019. Diterbitkan oleh LPPPI Medan.
264
_____________
RIWAYAT EDITOR
SUHENDRI, dilahirkan di Desa Paya Mabar,

4 Mei 1982. Riwayat pendidikan yang
ditempuh, SD Negeri 104329 Paya Mabar
Kecamatan Tebing Tinggi tahun 1994; MTs
Islamic Nusantara Paya Lombang tahun
1997; Madrasah Aliyah Al-Washliyah Kota
Tebing Tinggi tahun 2000; Strata Satu (S1)
pada Fakultas Tarbiyah IAIN Sumatera Utara tahun 2005 bergelar
Sarjana Pendidikan Islam (S.Pd.I); Strata Dua (S2) pada Program
Pascasarjana IAIN Sumatera Utara tahun 2009 bergelar Master of
Arts (M.A.) dan Strata Tiga (S3) pada Program Pascsarjana UIN
Sumatera Utara tahun 2017 bergelar (Dr.). Alumni Pendidikan
dan Pelatihan Training of Trainer Nilai-nilai Konsesus Dasar
Berbangsa dan Bernegara Lemhanas RI Tahun 2019. Saat ini
menjadi Asesor Badan Akreditasi Nasional (BAN)
Sekolah/Madrasah dengan wilayah tugas Provinsi Sumatera
Utara; Pelatih Pendidikan Keluarga Kemdikbud RI; Master Trainer
(MT) Pelatihan Calon Kepala Sekolah (Diklat Cakep) dan Pelatihan
Penguatan Kepala Sekolah serta Dosen di Universitas
Dharmawangsa Medan.
265

1.1 Buku Manajemen Perkantoran DR

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

1.1 Buku Manajemen Perkantoran DR

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Drs. H.

Dr. Suhendri, MA (Editor)

Dilarang keras memperbanyak, memfotokopi sebagian

Copyright © 2020, Lembaga Peduli Pengembangan

Judul Buku : Manajemen Perkantoran

Alhamdulillah Wa Syukrulillah. Segala puji dan

Masya Allah la Quwwata Illa Billah. Buku

Penulis mengucapkan terima kasih kepada teman-

Akhirnya penulis persembahkan buku ini dengan

Medan, September 2019

Alhamdulillah washolatu wassalamu ‘ala Rasulillah.

Buku ‘Manajemen Perkantoran’ yang ditulis oleh

Tentu saja, sebagai manusia biasa editor

Kata Pengantar ................................................................. i

BAB I PENGERTIAN DAN PRINSIP-

BAB II IMPLEMENTASI PERKANTORAN MODERN

BAB III KORESPONDENSI PERSURATAN

BAB IV PENGARSIPAN SURAT

BAB V PENYELENGGARAAN RAPAT

BAB VII MANAJEMEN MUTU PERKANTORAN

BAB VIII PERAN DAN TANGGUNG JAWAB MANAJER

BAB IX ORGANISASI PERKANTORAN

BAB X TEKNOLOGI INFORMASI DALAM MANAJEMEN

BAB XII LAPORAN MANJERIAL PERKANTORAN

DAFTAR PUSTAKA ........................................................... 261

RIWAYAT HIDUP .............................................................. 263

RIWAYAT EDITOR ........................................................... 265

Pengertian Dan Prinsip-Prinsip

Sementara itu kata "office" dapat diartikan seabagai: 1)

J. C. Denyer (1973) mengartikan kantor sebagai tempat

Tugas utama kantor adalah menyelenggarakan kegiatan

Dari berbagai pengertian ‘kantoor’ dan ‘office’ di atas,

Di samping pengertian kantor dalam arti tempat atau

Dari uraian di atas bahwa pengertian kantor bisa diartikan

Berdasarkan rumusan dari beberapa ahli, The Liang Gie

Dengan kata lain, manajemen perkantoran adalah suatu

Berdasarkan uraian di atas pekerjaan perkantoran yang

Dari pengelompokan tersebut secara umum dapat

Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa hakikat

Akan tetapi dalam perkembangannya, ternyata lingkup

Lebih detil dapat dilihat pada Tabel 1. berikut ini.

Dalam proses manajemen, sasaran yang ingin diperoleh

Tujuan proses manajemen perkantoran adalah tersedianya

Adapun tujuan manajemen perkantoran antara lain adalah:

Tentu saja dalam setiap organisasi memiliki unsur-unsur

Sumber daya sebagaimana diuraikan sebelumnya

Dalam proses perencanaan, seorang pimpinan yang

Ruangan yang akan dipergunakan perlu pula direncanakan

Jenis orang, bagian kegiatan yang akan dilakukan, fasilitas-

Adapun beberapa langkah pengawasan adalah sebagai berikut.

Dalam kegiatan pengawasan perlu dilakukan pemantauan,

Kemudian fungsi manajemen lainnya yang perlu

Demikian pula koordinasi baik terhadap masing-masing

Merry (2015) menyebutkan bahwa prinsip-prinsip

Selanjutnya ia juga menambahkan bahwa prinsip

Keeling, et. al (1978) dengan mengacu pada William H.

Komaruddin (1981) mengemukan sembilan prinsip

Dari beberapa prinsip manajemen perkantoran di atas

Terkait dengan aktivitas manajemen perkantoran pada

Dalam penyelidikan yang telah dilakukan di Amerika

Kelima kegiatan utama di dalam kantor itu diuraikannya

5. Kegiatan yang Mengikuti Prosedur Rutin

Ada bermacam-macam fungsi manajemen kantor, namun