BAB I

LATAR BELAKANG

1.1 PENDAHULUAN
Berdasarkan Undang-undang No. 5 tahun 2014 Aparatur Sipil Negara
(disingkat ASN) adalah istilah untuk kelompok profesi bagi pegawai-pegawai
yang bekerja pada instansi pemerintah. Pegawai ASN terdiri dari Pegawai Negeri
Sipil (PNS) dan Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja (PPPK) yang
diangkat oleh pejabat pembina kepegawaian dan diserahi tugas dalam suatu
jabatan pemerintahan atau diserahi tugas negara lainnya dan digaji berdasarkan
peraturan perundang-undangan. Aparatur Sipil Negara haruslah memiliki
nilai-nilai dasar PNS. Sesuai dengan Surat Edaran Menteri PANRB Nomor 20
Tahun 2021 tentang Implemantasi Core Values dan Employer Branding ASN,
adapun core values ASN di implementasikan dalam kata “BerAKHLAK”. Adapun
akronim dari BerAKHLAK adalah BerOrientasi Pelayanan, Akuntabel, Kompeten,
Harmonis, Loyal, Adaptif dan Kolaboratif. Untuk menjadi ASN yang smart harus
memiliki kemampuan dalam memahami dan menjalankan kedudukan, peran,
tugas, hak, kewajiban, disiplin dan kode etik.

Sebagaimana diterangkan dalam Peraturan Pemerintah No.11 tahun 2017

tentang Manajemen ASN. Manajemen Pegawai Negeri Sipil adalah pengelolaan
pegawai negeri sipil untuk menghasilkan pegawai negeri sipil yang profesional,
memiliki nilai dasar, etika profesi, bebas dari intervensi politik, bersih dari praktik
korupsi, kolusi, dan nepotisme. Selain itu ASN juga dituntut agar dapat
menerapkan literasi digital. Dengan memiliki kemampuan dalam bermedia digital
akan menjadikan ASN yang cerdas.

Untuk dapat membentuk sosok ASN yang profesional tersebut maka perlu
dilaksanakan pembinaan melalui jalur Pelatihan Dasar (Latsar). Berdasarkan
PERLAN No. 1 Tahun 2021 Pelatihan Dasar CPNS adalah pendidikan dan
pelatihan dalam Masa Prajabatan yang dilakukan secara terintegrasi untuk
membangun integritas moral, kejujuran, semangat dan motivasi nasionalisme dan
kebangsaan, karakter kepribadian yang unggul dan bertanggung jawab, dan
memperkuat profesionalisme serta kompetensi bidang. Dalam pelatihan dasar
CPNS terdapat empat agenda yang terdiri dari agenda sikap bela negara, agenda
nilai-nilai dasar ASN BerAKHLAK, agenda kedudukan dan peran ASN, dan
agenda habituasi. Dalam sistem pembelajaran Pelatihan Dasar CPNS, setiap
peserta pelatihan dituntut untuk mampu mengaktualisasikan substansi materi
pelatihan yang telah dipelajari melalui proses pembiasaan diri yang difasilitasi
dalam pembelajaran agenda Habituasi.
Menurut PERMENKES RI No.75 tahun 2014 tentang Pusat Kesehatan
Masyarakat (Puskesmas) adalah fasilitas pelayanan kesehatan yang
menyelenggarakan upaya kesehatan perorangan tingkat pertama, dengan lebih
mengutamakan upaya promotif dan preventif, untuk mencapai derajat kesehatan
masyarakat yang setinggi-tingginya di wilayah kerjanya. Dan dalam melaksanakan
fungsi penyelenggaraan UKP (Usaha Kesehatan Perorangan) tingkat pertama di
wilayah kerjanya, puskesmas berwenang untuk melaksanakan penyelenggaraan
Rekam Medis.
Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 269/ MENKES/PER/III/2008 tentang

Rekam Medis menyatakan Rekam Medis adalah dokumen yang berisikan data

identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang

telah diberikan kepada pasien. Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 269/

MENKES/PER/III/2008, syarat rekam medis yang bermutu adalah: terkait

kelengkapan isian rekam medis, keakuratan, ketepatan catatan rekam medis,

ketepatan waktu dan pemenuhan persyaratan aspek hukum.

Penulis merupakan seorang Perekam Medis yang bertugas di UPT Puskesmas

Sei Semayang Kabupaten Deli Serdang. Selama bekerja selama 1 tahun di

Puskesmas Sei Semayang, penulis menemukan beberapa isu yang terjadi yaitu (1)

belum optimalnya kelengkapan pengisian dokumen rekam medis rawat jalan, (2)

keterlambatan pengembalian dokumen rekam medis, (3) belum optimalnya system

pendaftaran di Puskesmas Sei Semayang, (4) tidak adanya tracer di rak

penyimpanan dokumen rekam medis, (5) kurangnya pengetahuan pasien untuk

membawa Kartu Identitas Berobat (KIB) dan identitas pasien setiap berkunjung

ke Puskesmas Sei Semayang.

 Hasil survey kunjungan dalam sehari pasien rawat jalan mencapai 55 pasien

dengan 55 dokumen rekam medis, kunjungan pasien tersebut termasuk kedalam

kunjungan pasien baru dan kunjungan pasien berulang. Dalam pengembalian

dokumen rekam medis ketidaklengkapan pengisian dokumen rekam medis

mencapai 80% pengisian belum terisi lengkap, sehingga dokumen rekam medis

dikembalikan ke unit terkait untuk dilengkapi oleh petugas kesehatan. Pengisian

formulir rekam medis sangat penting untuk dilaksanakan karena formulir rekam

medis berisikan informasi tentang pasien yang berguna untuk pengobatan

selanjutnya. Dalam rekam medis yang lengkap, dapat diperoleh informasi-

informasi yang dapat digunakan untuk berbagai keperluan. Kegunaan rekam

medis mengandung beberapa aspek yaitu administrasi, hukum, keuangan,

penelitian, pendidikan, dan dokumentasi. Dalam aspek admistratif rekam medis

merupakan rekaman data administrasi pelayanan kesehatan. Seperti yang kita

ketahui bersama rekam medis yang telah diisi oleh dokter dalam waktu 1x24 jam

setelah pasien rawat jalan selesai mendapatkan pelayanan meliputi identitas

pasien, tanggal kunjungan, anamnesis keluhan Riwayat penyakit, pemeriksaan

fisik & pemeriksaan penunjang, diagnosa kode ICD X, rencana penatalaksanaan,

pengobatan, pelayanan lain edukasi rujukan, nama dan paraf pemeriksaan.

Kelengkapan pengisian berkas rekam medis harus mencapai angka 100% selama

<24 jam setelah pasien keluar dari Puskesmas.

Berdasarkan uraian pada latar belakang diatas, maka penulis mencoba untuk
menyusun rancangan aktualisasi dengan judul “Optimalisasi Kelengkapan
Pengisian Berkas Rekam Medis di UPT.Puskesmas Sei Semayang Kabupaten
Deli Serdang”.
1.2 Tupoksi Organisasi

a. Profil Puskesmas

Puskesmas Sei Semayang adalah salah satu puskesmas di wilayah Kabupaten Deli

Serdang yang terletak di Desa Sei Semayang Kecamatan Sunggal. Puskesmas Sei

Semayang pada kurun waktu 1986 – 1992 merupakan puskesmas pembantu dari

Puskesmas Muliorejo dan menjadi puskesmas induk sejak Juni Tahun 1992 hingga

sekarang.

b. Visi, Misi, Motto, Tata Nilai Puskesmas

Adapun organisasi Puskesmas Sei Semayang mempunyai visi dan misi sebagai berikut:

a. Visi Puskesmas Sei Semayang

Visi Puskesmas Sei Semayang adalah :

“Dengan Pelayanan Prima Menuju Masyarakat Sei Semayang Sehat Dan Mandiri”.

b. Misi Puskesmas Sei Semayang

Misi Puskesmas Sei Semayang adalah :

1. Meningkatkan Profesionalisme SDM Puskesmas

2. Menyelenggarakan Pelayanan Kesehatan Yang Terjangkau Untuk Semua Lapisan

Masyarakat

3. Menggalang Kemitraan Dengan Seluruh Potensi Masyarakat Dalam Rangka

Mewujudkan Masyarakat Sei Semayang Sehat Dan Mandiri

4. Menciptakan Lingkungan Yang Sehat Di Wilayah Puskesmas Sei Semayang

5. Menciptakan Budaya Hidup Bersih Dan Sehat

c. Motto Puskesmas Sei Semayang

Puskesmas Sei Semayang memiliki slogan sebagai berikut :

“Melayani Dengan Setulus Hati“.
 d. Tata Nilai Puskesmas Sei Semayang
Tata nilai Puxkesmas Sei Semayang adalah C E R I A :
C: Cepat
E: Efektif
R: Ramah
I: Inovatif
A: Aman
e. Struktur Organisasi

1.3 Tugas Pokok dan Fungsi Perekam Medis

Berdasarkan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi

Birokrasi Republik Indonesia Nomor 30 Tahun 2013 tentang Jabatan Fungsional Perekam
Medis dan Angka Kreditnya, tugas pokok dan fungsi Perekam Medis Ahli Pertama yaitu:

1. Menyusun rencana 5 tahunan dalam rangka pengumpulan data bahan

perencanaan;

2. Menyusun rencana tahunan dalam rangka pengumpulan data bahan perencanaan;

3. Menyusun rencana triwulan manajemen mutu dalam rangka pengumpulan data

bahan perencanaan:

4. Menyusun rencana triwulan suruellarus kasus tertentu penyakit menular, tidak

 menular kronik, KLB) dalarn rangka pengumpulan data bahan perencanaan;

5. Menyusun rencana triwulan audit koding dalam rangka pengumpulan data bahan
perencanaan;

6. Menyusun rencana triwulan logistik dalam rangka pengumpulan data batran

perencanaan;

7. Menyusun jadwal kerja (pembagian tugas) dalam rangka pengumpulan data bahan
perencanaan;

8. Memvalidasi kebenaran data kelengkapan pengisian identilas pribadi data sosial

pasien rawat inap serta membuat kartu pasien dalam rangka pelaksanaan rekam
medis di tempat penerimaan pasien baru dan lama rawat jalan;

9. Menyiapkan rekam medis serta meminta rekam medis rawat jalan ke petugas
rekam medis bagian penyimpanan dalam rangka pelaksanaan rekam medis di
tempat penerimaan pasien baru dern lama rawat jalan

10. Menyeleksi rekam medis incomplete dalam rangka assembling rekam medis rawat
inap berdasarkan SOP yang ada

11. Mengidentifikasi data untuk analisa kuanlitatif rekam medis secara manual

12. Memproses pembuatan resume/abstraksi rekam medis

13. Menyimpan rekam medis rawat inap dan menjaga agar penyimpanan rekam medis
aman, rahasia, tidak dapat diakses oleh orang yang tidak berkepentingan.

14. Menyimpan rekam medis rawat inap inaktif yang bernilai guna dengan media
tertentu dan menjaga kerahasiaan isi rekam medis sesuai Peraturan Pemerintah
Nomor 10 Tahun 1966 dan peraturan RS / PKM

15. Mencatat rekam medis yang dipinjam/dikeluarkan

Adapun tupoksi penulis di unit kerja UPT.Puskesmas Sei Semayang yaitu:

1. Pendaftaran

a. Pendaftaran Rawat Jalan

Penerimaan pasien rawat jalan dinamakan TPPRJ (Tempat Penerimaan Pasien

Rawat Jalan). Fungsi utamanya adalah menerima pasien untuk berobat ke

 poliklinik yang di tuju masing-masing pasien tersebut.

b. Pendaftaran UGD (Unit Gawat Darurat)

Fungsi utama pendaftaran UGD adalah menerima pasian untuk berobat ke UGD,
2. Assembling
Pada bagian assembling di Puskesmas Sei Semayang adalah kegiatan perakitan
dokumen rekam medis dengan menganalisis kelengkapan dokumen rekam medis.
3. Koding
Pada bagian koding di Puskesmas Sei Semayang adalah kegiatan pengolahan data
rekam medis untuk memberi kode atas diagnosis klasifikasi penyakit yang berlaku
dengan menggunakan ICD-10 untuk kode penyakit, sedangkan untuk memberi kode
tindakan menggunakan ICD-9-CM.
4. Penyimpanan (filling)
Pada bagian penyimpanan di Puskesmas Sei Semayang adalah sistem penataan
dokumen rekam medis dalam suatu tempat yang khusus agar dokumen rekam medis
tersimpan dengan rapi setelah dokumen tersebut selesesai di assembling dan dikoding.
5. Pencatatan dan pelaporan

Pada bagian pencatatan dan pelaporan di Puskesmas Sei Semayang adalah

merekap dan membuat laporan yaitu laporan internal (Puskesmas) dan eksternal
(Dinas Kesehatan). Jenis laporan yang dibuat adalah laporan harian, bulanan, dan
laporan tahunan.
1.4 TUJUAN

1.4.1 Tujuan Umum

Tujuan dari aktualisasi ini secara umum adalah menciptakan ASN yang dapat
menerapkan nilai dasar ASN yang BerAKHLAK, (BerOrientasi Pelayanan, Akuntabel,
Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif dan Kolaboratif). Serta kedudukan dan peran ASN yaitu
Pelayanan Publik , Manajemen ASN dan Smart ASN dalam pelaksanaan tugas pokok dan
fungsi sebagai pegawai di UPT Puskesmas Sei Semayang Kabupaten Deli Serdang.

1.4.2 Tujuan Khusus

Tujuan khusus untuk aktualisasi ini adalah agar memudahkan petugas rekam medik
melayani pasien dengan cepat dan mudah, meningkatkan mutu pelayanan dengan cara
optimalisasi kelengkapan pengisian berkas rekam medis di UPT. Puskesmas Sei Semayang
Kabupaten Deli Serdang.

1.5 MANFAAT

Laporan Rancangan Kegiatan Aktualisasi ini memiliki beberapa manfaat yaitu :

a. Bagi Peserta
Peserta Pelatihan Dasar CPNS dapat mengimplemetasikan nilai-nilai dasar ASN
BerAKHLAK dalam setiap kegiatannya sehingga terbentuk ASN yang professional dan
berkarakter.

b. Bagi Organisasi
Manfaat bagi Puskesmas yaitu dapat memberikan bahan masukan dan usulan untuk
melakukan perbaikan ke arah yang lebih baik.
c. Bagi Pasien
Terciptanya isi dokumen Rekam medis pasien yang berkesinambungan, sebagai upaya

menciptakan tertib administrasi dalam sebuah institusi Kesehatan.

 BAB II
IDENTIFIKASI DAN ANALISIS ISU
2.1 Identifikasi Isu
Isu adalah adanya suatu fenomena atau kejadian yang dianggap penting atau dapat
menjadi menarik perhatian orang banyak, sehingga menjadi bahan yang layak untuk
didiskusikan (Lembaga Administrasi Negara RI, 2019). Isu dapat berasal dari masyarakat,
instansi maupun nasional (bangsa dan Negara). Isu strategis berhubungan dengan masalah
sumber daya yang berpotensi menimbulkan dampak negatif berupa ancaman, gangguan,
tantangan dan hambatan.
Identifikasi isu dimulai dengan kepekaan dan kepedulian seseorang terhadap tuntutan
dan kondisi lingkungan, kemudian dilanjutkan dengan melakukan pengkajian terhadap
kesenjangan antara kondisi yang seharusnya dengan yang nyata terjadi. Isu strategis akan
selalu diperhatikan dalam menyusun setiap perencanaan pembangunan karena dengan
berpedoman pada isu–isu strategis maka segala permasalahan yag mungkin terjadi di masa
yang akan datang dapat diantisipasi sedini mungkin.

Setelah melihat gambaran kondisi berdasarkan permasalahan yang muncul di lapangan

khususnya di ruang lingkup wilayah kerja Rekam Medis UPT Puskesmas Sei Semayang,
maka telah dilakukan pengidentifikasian isu yang diangkat dalam rancangan aktualisasi antara
lain :

1. Belum optimalnya kelengkapan pengisian dokumen rekam medis rawat jalan

Menurut Peraturan Menteri Kesehatan 16 Nomor 269/ MENKES/PER/III/2008,

syarat rekam medis yang bermutu adalah: terkait kelengkapan isian rekam medis,

keakuratan, ketepatan catatan rekam medis, ketepatan waktu dan pemenuhan

persyaratan aspek hukum. Seperti yang kita ketahui bersama rekam medis yang

telah diisi oleh dokter dalam waktu 1x24 jam setelah pasien rawat jalan selesai

mendapatkan pelayanan meliputi identitas pasien, tanggal kunjungan, anamnesis

keluhan Riwayat penyakit, pemeriksaan fisik & pemeriksaan penunjang, diagnose

kode ICD X, rencana penatalaksanaan, pengobatan, pelayanan lain edukasi rujukan,

nama dan paraf pemeriksaan. Kunjungan dalam sehari kunjungan pasien rawat
 jalan mencapai 55 pasien dengan 55 dokumen rekam medis. Dalam pengembalian

hanya 35 dokumen yang lengkap 20 lainnya belum lengkap sehingga DRM

dikembalikan ke unit terkait. Pengisian formulir rekam medis sangat penting untuk

dilaksanakan karena formulir rekam medis berisikan informasi tentang pasien yang

berguna untuk pengobatan selanjutnya.

Penyelesaian sementara yang telah dilakukan oleh petugas adalah melakukan

sosialisasi kepada perawat dan dokter di bagian poli. Selanjutnya formulir yang

belum lengkap terisi di kembalikan ke unit terkait agar dapat dilengkapi.

2. Keterlambatan pengembalian dokumen rekam medis

Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 269 Tahun 2008,
syarat rekam medis yang bermutu adalah terkait kelengkapan isian rekam medis,
keakuratan, ketepatan catatan rekam medis, ketepatan waktu, dan pemenuhan
persyaratan aspek hukum.
Apabila terjadi keterlambatan pengembalian berkas rekam medis dari ruang poli ke
ruangan Rekam Medis, maka sistem pelayanan akan terhambat untuk kunjungan
berikutnya.
Penyelesaian sementara yang telah dilakukan adalah berkoordinasi dengan perawat
poli agar pengembalian berkas langsung dilakukan setelah pasien selesai
berkunjung.

3. Belum optimalnya system pendaftaran di Puskesmas Sei Semayang

Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 269/ MENKES/PER/III/2008 pasal 5
tentang sistem penyelenggaraan rekam medis salah satunya adalah pelayanan
dibidang pendaftaran. Pendaftaran rekam medis merupakan kegiatan awal dimana
petugas mengisi identitas pasien berupa nomor rekam medis, nama, nomor
KTP/BPJS, tempat/tanggal lahir, alamat, jenis kelamin. Pendaftaran pasien
merupakan gerbang awal sistem pelayanan apabila sistem pelayanan pendaftaran yang
kurang optimal dapat mengurangi rasa kepercayaan pelanggan/masyarakat terhadap
pelayanan yang kita berikan. Di Puskesmas Sei Semayang masih menggunakan
sistem pendaftaran manual dimana kegiatan dilakukan dengan mencatat dan
 memindahkan kembali ke dalam buku ekspedisi. Dibutuhkan waktu 15 menit untuk
pasien kunjungan baru dan 10 menit untuk pasien kunjungan ulang.
Penyelesaian sementara yang dilakukan petugas adalah membuat antrian prioritas
dimana antrian tersebut digunakan untuk Lansia, Ibu hamil dan penyandang
disabilitas. Antrian ini dibuat agar pengguna prioritas tidak menunggu lama pada saat
pelayanan berlangsung.

4. Tidak adanya tracer di rak penyimpanan dokumen rekam medis

Menurut peraturan Menteri Kesehatan Nomor 269/MENKES/PER/III/2008 pasal 8
tentang penyimpanan Rekam medis pada sarana pelayanan kesehatan non rumah sakit
wajib sedikitnya untuk jangka waktu 2 tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien
berobat. Menurut International Federation of Health Information Management
Associations (IFHIMA), adanya tracer di ruang filing rekam medis untuk
mengendalikan kejadian missfile. Ketentuan pokok yang harus dipenuhi dan ditaati di
tempat penyimpanan adalah tidak satupun berkas rekam medis boleh keluar dari
ruang filing tanpa tanda keluar atau kartu peminjaman. Tracer (outguide) adalah
pengganti rekam medis yang akan dikeluarkan dari penyimpanan untuk tujuan
apapun.
Pada saat pelayanan di Puskesmas Sei Semayang, sering terjadinya misfile dokumen
rekam medis dimana dokumen tidak ditemukan di tempat semestinya. Hal ini di
karenakan dokumen rekam medis belum kembali dari ruangan poli dan dokumen
rekam medis sering di jumpai di simpan tidak sesuai dengan tempatnya. Dari 55
kunjungan pasien perhari terdapat 5 diantaranya dokumen rekam medis yang tidak
terlihat. Sistem penyimpanan di puskemas Sei Semayang menggunakan sistem family
folder dimana 1 dokumen rekam medis berisi 1 keluarga. Sehingga apabila dokumen
rekam medis yang tidak tampak di rak penyimpanan maka berdampak kepada 1
keluarga yang akan berobat, salah satunya adalah ketika dokter ingin melihat catatan
medis kunjungan pasien yang berobat sebelumnya.
Penyelesaian sementara yang dilakukan petugas adalah mencari dokumen rekam
medis yang hilang dengan melihat riwayat kunjungan terakhir berobat sebelumnya
menggunakan buku register kunjungan dan apabila tidak ditemukan, maka petugas
membuat dokumen rekam medis yang baru dan mengkoordinasikan kepada perawat
yang bertugas dipoli bahwa dokumen rekam medis yang lama tidak tampak di rak
penyimpanan.
 5. Kurangnya kesadaran pasien untuk membawa Kartu Identitas Berobat (KIB) dan
identitas pasien setiap berkunjung ke Puskesmas Sei Semayang.
Menurut Depkes RI (2006) dan Sudra (2013) menyatakan bahwa KIB adalah kartu
tanda pengenal yang harus dibawa setiap kali berobat baik rawat jalan maupun rawat
inap dan difungsikan untuk melihat nomor rekam medis pasien. Penerapan sistem
penomoran di Puskesmas Sei Semayang yaitu Family Numbering System dengan
menggunakan kode wilayah. Nomor pasien yang diberikan pada saat pertama kali
berobat digunakan untuk berobat selanjutnya atau disebut sebagai Unit Numbering
System (UNS) (Harjanti&Wariyanti. AS, 2019).
Kasus yang kerap sering terjadi di Puskesmas Sei Semayang pada saat pelayanan
adalah kunjungan pasien berulang yang sering tidak membawa kartu identitas berobat
(KIB), dikarenakan hal tersebut dapat menimbulkan keterlambatan pelayanan. Dari 55
kunjungan pasien per hari terdapat 6 pasien diantaranya yang tidak membawa kartu
berobat, alasan pasien yang tidak membawa KIB antara lain dibawa oleh anggota
keluarga yang lain, hilang, tercecer.
Penyelesaian sementara petugas harus mencari nomor rekam medis dengan
menanyakan kepada pasien tersebut kapan terakhir anggota keluarganya berobat untuk
dicari di buku register kunjungan pasien, apabila pasien tidak ingat kapan terakhir
anggota keluarganya berobat maka petugas meminta kepada pasien untuk melengkapi
kelengkapan berkas berupa photocopy KK/KTP, kartu BPJS, untuk dibuatkan nomor
rekam medis yang baru.

2.2 Analisis dan Penetapan Isu Terpilih

Dari kelima masalah/isu di atas, selanjutnya penulis menganalisa dengan menggunakan

metode APKL (Aktual, Problematik, Kekhalayakan, Layak) dan metode USG (Urgency,
Seriousness, dan Growth).

2.2.1 Analisis Isu Dengan Metode APKL

Adapun konsep APKL dalam menentukan kualitas suatu isu dikategorikan dengan
kriteria yaitu:
1. Aktual (A) adalah isu yang sedang atau dalam proses kejadian, sedang hangat
dibicarakan dikalangan masyarakat, atau isu yang diperkirakan bakal terjadi dalam waktu
dekat. Jadi bukan isu yang lepas dari perhatian masyarakat atau isu yang sudah basi.
2. Problematika (P) adalah isu yang menyimpang dari harapan, standar, ketentuan yang
menimbulkan kegelisahan yang perlu segera dicari penyebab dan pemecahannya.
3. Khalayak (K) adalah isu yang secara langsung menyangkut hajat hidup orang banyak,
masyarakat pelanggan pada umumnya, dan bukan hanya untuk kepentingan seseorang
atau sekelompok kecil orang tertentu saja
4. Layak (L) adalah isu yang masuk akal (logis), pantas, realistis, dan dapat dibahas sesuai
dengan tugas, hak, wewenang, dan tanggungjawab.

Dengan menggunakan metode APKL tersebut, kriteria isu dapat di ukur sebagai berikut:

Tabel 2.1 Analisis Isu dengan Metode APKL

No. Isu Kriteria KESIMPULAN
A P K L
1. √ √ √ √ MEMENUHI
Belum optimalnya
kelengkapan
pengisian dokumen
rekam medis rawat
jalan
2. √ √ √ √ MEMENUHI
Keterlambatan
pengembalian
dokumen rekam
medis
3. Belum optimalnya Sistem √ √ √ √ MEMENUHI
Pendaftaran Pasien Di
Puskesmas Sei
Semayang.
4. √ √ √ √ MEMENUHI
Tidak adanya tracer
di rak penyimpanan
dokumen rekam
medis
5. Kurangnya kesadaran √ √ √ √ MEMENUHI
pasien untuk membawa
Kartu Identitas Berobat
(KIB) dan identitas
pasien
KETERANGAN :
 A: AKTUAL
P: PROBLEMATIK
K: KHALAYAK
L: LAYAK
Dari Analisis Isu diatas disimpulkan bahwa semua memenuhi kriteria APKL. Isu “Belum

Optimalnya Kelengkapan Pengisian Berkas Rekam Medis di UPT. Puskesmas Sei Semayang

Kabupaten Deli Serdang” memenuhi syarat Aktual, yaitu isu ini sedang terjadi di UPT.

Puskesmas Sei Semayang Kabupaten Deli Serdang tepatnya di unit rekam medis. Problematika

isu ini adalah petugas rekam medis harus mengembalikan berkas tersebut ke poli untuk

dilengkapi, Kekhalayakan isu ini juga menyangkut pihak lain terkait penggunaan berkas rekam

medis untuk catatan riwayat pengobatan pasien. Kelayakan, isu ini layak untuk diselesaikan dan

di cari solusi nya oleh petugas rekam medis agar pengisian berkas rekam medis lebih optimal.

2.2.2 Analisis Isu Menggunakan Metode USG

Salah satu metode untuk menetapkan prioritas isu/ masalah adalah dengan

menggunakan Metode USG (Urgency, Seriousness, dan Growth).

1. Urgency : seberapa mendesak isu tersebut harus dibahas dan dihubungkan dengan

waktu yang tersedia serta seberapa keras tekanan waktu untuk memecahkan masalah

yang menyebabkan isu tadi.

2. Seriousness : seberapa serius isu perlu dibahas dan dihubungkan dengan akibat/dampak

yang timbul dengan penundaan pemecahan masalah yang menimbulkan masalah lain

kalau masalah penyebab isu tidak dipecahkan. Suatu masalah yang dapat menimbulkan

masalah lain adalah lebih serius dibandingkan dengan masalah yang berdiri sendiri.

3. Growth : seberapa besar isu tersebut berkembang dikaitkan dengan kemungkinan isu

akan semakin memburuk jika dibiarkan.

Metode ini merupakan salah satu alternatif pemecahan masalah berdasarkan skala

prioritas menggunakan skala nilai 1-5, sehingga dapat diketahui urutan kepentingan
isu/masalah dengan menggunakan 3 (tiga) komponen/variabel pembanding yaitu (Kotler dkk,

2001) Setiap isu di nilai menggunakan skala Likert dengan memberikan skor 1-5 pada setiap

indikator penilaian, yaitu :

1. Sangat tidak mendesak

2. Tidak mendesak

3. Cukup mendesak

4. Mendesak

5. Sangat mendesak

Tabel 2.2 Analisis/ penilaian kriteria Isu melalui metode USG

No Isu Kriteria Total Peringkat
U S G
1. Belum optimalnya 5 5 5 15 1
kelengkapan pengisian
dokumen rekam medis
rawat jalan
2. Keterlambatan 5 5 4 14 2
pengembalian dokumen
rekam medis
3. Belum optimalnya Sistem 5 5 3 13 3
Pendaftaran Pasien Di
Puskesmas Sei Semayang.
4. Tidak adanya tracer di rak 4 4 3 11 4
penyimpanan dokumen
rekam medis
5. Kurangnya kesadaran 4 4 2 10 5
pasien untuk membawa
Kartu Identitas Berobat
(KIB) dan identitas pasien
 Berdasarkan hasil analisa menggunakan teknik USG, isu paling perioritas adalah “Belum

Optimalnya Kelengkapan Pengisian Berkas Rekam Medis di UPT. Puskesmas Sei Semayang

Kabupaten Deli Serdang” karena mempunyai total penilaian tertinggi yaitu Urgency mendapatkan

nilai 5 dikarenakan isu sangat mendesak dan sangat berdampak kepada kesinambungan

pengobatan pasien dan kerapian isi berkas rekam medis, Seriousness mendapatkan nilai 5, isu ini

sangat mendesak untuk segera diselesaikan masalah nya karena dapat menimbulkan masalah baru

yaitu rendahnya capaian Standar Pelayanan Minimal (SPM) Rekam Medis. Growth mendapatkan

nilai 5 isu ini mendesak karena dapat menyebabkan semakin buruknya isi riwayat pengobatan

berkas rekam medis pasien jika tidak diselesaikan masalahnya.

2.2.3 Penetapan Isu Terpilih dan Penyebabnya

MANUSIA METODE metode Fishbone Diagram.
Penetapan isu terpilih dapat di analisis menggunakan
Fishbone merupakan metode yang digunakan untuk membantu memecahkan masalah yang ada
dengan melakukan analisis sebab dan akibat dari suatu keadaan dalam sebuah diagram yang
terlihat seperti tulang ikan. Belum dilakukan
sosialisasi pentingnya
kelengkapan pengisian
rekam medis
Tenaga Kesehatan kurang mendapatkan informasi
pentingnya kelengkapan pengisian rekam medis

Kurangnya ketelitian tenaga

Kesehatan dalam mengisi
rekam medis

Belum tersedianya formulir

untuk monitoring
Belum pengisian
ada evaluasi
Belum adanya
rekam medis
ketidaklengkapan
sistem reward dan
Pencatatanberkas
pengisian di Ms.Excel
rekam Belum
punishment bagi
medis Optimalnya
tenaga kesehatan
Pengisian Berkas
Rekam Medis di
Rekam Medis UPT.Puskesmas
masih manual Sei Semayang

LINGKUNGAN ALAT

Belum terdapat
SPO kelengkapan
pengisian rekam
medis
 Gambar 2.1 Analisis Fishbone

Adapun hasil analisis menggunakan Fishbone Diagram dapat dilihat pada

Gambar 2 .1 dan diperoleh penyebab-penyebab prioritas yang perlu diselesaikan,

yaitu sebagai berikut:

1. Milieu (Lingkungan)

Belum terdapat SPO kelengkapan pengisian rekam medis;

2. Man (SDM)

Tenaga kesehatan kurang mendapatkan informasi pentingnya kelengkapan pengisian

rekam medis;

3. Methode (Metode)

Belum dilakukan sosialisasi pentingnya kelengkapan pengisian rekam medis;

4. Material (Alat)

Belum tersedianya formulir untuk monitoring pengisian rekam medis

2.3 Dampak Isu Terpilih

Berdasarkan PERMENKES No.269/MENKES/PER/III/2008 rekam medis
merupakan dokumen yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien,
pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada
pasien. Pelayanan yang bermutu bukan hanya tentang pelayanan medis tetapi juga
pelayanan penunjang. Salah satu pelayanan penunjang yang penting diperhatikan adalah
rekam medis. Rekam medis merupakan salah satu indikator mutu pelayanan kesehatan
yang dapat dilihat dari kelengkapan pengisian rekam medis (Gafur, 2003).
Salah satu parameter untuk menentukan mutu pelayanan kesehatan di puskesmas
adalah data atau informasi dari rekam medis yang baik dan lengkap. Menurut Huffman
 (1994), kelengkapan rekam medis adalah kajian atau telaah isi rekam medis berkaitan
dengan pendokumentasian, pelayanan dan atau menilai kelengkapan rekam medis.
Indikator mutu rekam medis yang baik dan lengkap adalah kelengkapan isi, akurat, tepat
waktu dan pemenuhan aspek persyaratan hukum. Apabila Isu Belum Optimalnya
Kelengkapan Pengisian Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan di UPT. Puskesmas Sei
Semayang Kabupaten Deli Serdang tidak segera diselesaikan maka kemungkinan
dampak yang dapat terjadi adalah sebagai berikut:
1. Pengisian rekam medis yang belum optimal dapat menyebabkan rendahnya
capaian Standar Pelayanan Minimal (SPM) Rekam Medis;
2. Belum optimalnya pengisian rekam medis dapat menghambat proses pelayanan
pasien;
3. Pengisian rekam medis yang belum optimal akan menghambat proses pengolahan
data rekam medis karena dokumen rekam medis yang seharusnya sudah berada di
ruang penyimpanan harus dikembalikan lagi ke poli untuk dilengkapi;
4. Apabila autentifikasi data tidak lengkap, maka akan berdampak pada pasien,
puskesmas, serta tenaga kesehatan ketika menghadapi kasus hukum;
5. Kelengkapan rekam medis adalah salah satu elemen penilaian akreditasi sehingga
harus diisi secara lengkap jika tidak maka akan mengurangi penilaian

2.4 Role Model

Role model adalah seseorang yang menjadi contoh dan panutan di tempat kerja. Role

model merupakan seseorang yang senantiasa menunjukkan pribadi seorang ASN, dimana pada

kesehariannya menerapkan nilai-nilai BerAKHLAK baik dalam lingkungan pekerjaan maupun

di luar.

UPT Puskesmas Sei Semayang memiliki seorang role model yang diikuti oleh penulis dan

seluruh staf di Puskesmas Sei Semayang, yaitu:

Nama : dr.Marsella Pelawi, M.Kes

NIP : 196503132000032005
Pangkat/Gol : IV/C
Jabatan : Ka.UPT Puskesmas Sei Semayang
 dr. Marsella Pelawi, M.Kes merupakan kepala UPT Puskesmas Sei Semayang yang
memiliki integritas untuk bekerja, dalam bekerja beliau selalu mengedepankan Nilai-nilai
dasar PNS, seperti sopan terhadap staf dibawahnya begitu pula dengan masyarakat yang
datang ingin mengeluh, beliau selalu mendengarkan keluh kesah dari masyarakat dan segera
mungkin mengambil langkah untuk membantu masyarakat tersebut. Dalam bekerja sehari-
sehari beliau juga selalu melibatkan seluruh anggotanya untuk melaksanakan kegiatan
puskesmas. Ketika bekerja sehari-hari beliau juga selalu hadir tepat waktu dan pulang tepat
waktu sehingga menjadikan contoh teladan bagi PNS yang ada di UPT Puskesmas Sei
Semayang.