Diskusikan manfaat thesaurus dalam penyusunan klasifikasi arsip !

Tesaurus adalah seperangkat kata atau frasa, kosakata yang terkontrol, yang telah
diatur untuk menunjukkan hubungan di antara kata-kata atau frasa untuk
menggambarkan dan mengambil informasi secara efektif. Kata atau frasa adalah kata-
kata yang paling menggambarkan bidang subjek dan, bila digunakan dalam kaitannya
satu sama lain, paling baik meringkas informasinya. Tesaurus memfasilitasi
pengelolaan konsep yang terkandung dalam teks. Istilah diatur secara hierarkis untuk
menunjukkan gerakan dari yang umum ke spesifik. Ini juga disebut "mekanisme
switching untuk mengurangi upaya intelektual yang diperlukan pada bagian dari
pencari". Tesaurus dapat ditampilkan dalam berbagai cara (grafik, struktur pohon,
panah graf, menampilkan sistematis, atau dengan daftar alfabet sederhana) dan
menggunakan berbagai simbol dan singkatan yang paling sederhana yang akan IL
berarti istilah luas dan IS berarti istilah sempit.

Pengertian Tesaurus (ISO 25964-1; 2011) adalah control dan struktur kosakata di
mana konsep-konsep diwakili oleh istilah, yang diatur sehingga hubungan antar-
konsep dibuat eksplisit, dan istilah yang dipilih disertai dengan entri masuk untuk
sinonim atau quasi -sinonim (mendekati sinonim), yaitu dalah satu dari dua atau lebih
istilah yang arti umumnya dianggap berbeda dalam penggunaan bias tetapi dapat
diperlakukan sebagai label untuk konsep yang sama dalam kosataka yang terkontrol
yang diberikan.

Penerapan Thesaurus fungsi sebagai perangkat klasifikasi yaitu:

1. Memiliki tujuan perangkat untuk mengklasifikasikan judul, mengakses, dan
menemukan Kembali arsip.
2. Presentasi istilah klasifikasi secara alfabetis sehingga akses dapat memlalui
level aktifitas, fungsi atau topik.
3. Semua hubungan antara istilah-istilah ditampilkan dana dijelaskan. Navigasi
istilah tidak dipilih ke istilah terpilih melalui sinonim dan variasi lain dalam
deskripsi termasuk cakupan -cakupan untuk menemukan fungsi dan aktivitas
catatan historis menghubungkan terminology saat ini dnegan istilah lama.
4. Konsep terkait dihubungkan menampilkan hubungan one-to-many.
 5. Level klasifikasi : fungsi-aktifitas-topik-subtopik.
6. Topik dan subtopik adalah campuran dari transaksi, subjek, atau jenis arsip
berdasarkan cara yang paling tepat untuk judul arsip untuk mencari dan
menemukan Kembali.
7. Contoh level ketiga klasifikasi yaitu:
Transaksi, misalnya HUBUNGAN MASYARAKAT –
Penelitian
Brosur
Kasus bisnis
Kesempatan pekerjaan yang sama
Urusan etis
Zat berbahaya
Kontribusi sastra
Sejarah lisan
Program
Publikasi
Daftar kuesioner

Penggunaan thesaurus berdampak pada pertimbangan tentang apa yang harus

dimasukkan ke dalamnya. Ada beberapa kemungkinan pertimbangkan dalam
perancangan thesaurus:
1. Pemberian judul berkas dalam sistem pengelolaan arsip tunggal
2. Pemberian judul berkas di sejumlah sistem pengelolaan arsip
3. Klasifikasi dalam sistem informasi bisnisnya
4. Menyediakan struktur untuk situs internet

Contoh penyusunan tesaurus: analisis fungsi unit organisasi kepegawaian

Pada umumnya unit kepegawaian dalam suatu organisasi menyelenggaranakan
fungsi: perencanaan, pengadaan, dan mutasi pegawai; administrasi pegawai; dan
pembinaan pegawai.

Kita ambil contoh fungsi perencaanaan, pengadaan dan mutasi pegawai yang terdiri
dari beberapa aktifitas dan transaksi.

FUNGSI AKTIVITAS TRANSAKSI ARSIP

(kata kunci) (descriptor) (descriptor
subjek)
perencaanaan, 1.Perencanaan 1.1 anlisis Berkas analisis
pengadaan dan pegawai kebutuha pegawai kebutuhan
mutasi pegawai pegawai
1.2 pembuatan Berkas analisis
program kebutuhan
perencanaan, pegawai
 pengadaan, dan
mutasi pegawai
2.pengadaan dan 2.1 penerimaan Berkas
mutasi pegawai calon pegawai pendaftaran calon
pegawai
2.2 penyeleksian Berkas
calon pegawai penyeleksian calon
pegawai
2.3 pengumuman Berkas
calon pegawai pengumuman
calon pegawai
2.4 pengangkatan Berkas
calon pegawai pengangkatan
calon pegawai
2.5 pengangkatan Berkas
pegawai pengakatan
pegawai
2.6 mutasi Berkas mutasi
pegawai pegawai: kenaikan
gaji berkala,
mutasi
kepangkatan
pegawai, mutasi
antar instansi,
mutasi staf, dsb
2.7 pensiun Berkas
pegawai administrasi
pegawai

Penyusunan thesaurus Fungsi Kepegawaian (perencaanaan, pengadaan dan mutasi

pegawai):
ADMINISTRASI PEGAWASI (kata kunci)
Istilah sempit
Pengelolaan admisnitrasi pegawai
Pengellaan arsip pegawai
Istilah terkait
Pembinaan pegawai
Perencanaan, pengadaan dan mutasi pegawai
Analisis kebutuhan pegawai (descriptor subjek)
Catatan cakupan
Kegiatan analisis kebutuhan pegawai sesuan dnegan kebutuhan organisasi
Istilah luas
PERENCANAAN, PENGADAAN, DAN MUTASI PEGAWAI
Istilah terkait
Pembuatan program perencanaan, pengadaan, dan mutasi pegawai
Mutasi Pegawai (descriptor subjek)
Catatan cakupan
Kegiatan mutasi pegawai yang meliputi kenaikan berkala, mutasi kepangkatan,
mutasi staf, atau mutasi antar organisasi
Istilah luas
PERENCANAAN, PENGADAAN, DAN MUTASI PEGAWAI
Istilah terkait
Penerimaan calon pegawai
Pengangkatan calon pegawai
Pengangkatan pegawai
Pengumuman calon pegawai
Pensiun pegawai
Penyeleksian calon pegawai
Dst.

Dari penjabaran diatas sehingga mengetahui manfaatan thesaurus dalam

penyusunan klasifikasi arsip sebagai berikut:
1. Kemudahan dan efisiensi manajemen informasi yang lebih baik karena
pekerjaan yang sama (kosakata yang terkontrol) akan dibagikan di antara
departemen
2. Keefektifan pengambilan yang lebih besar dengan menghilangkan penyebaran
informasi terkait yang sebelumnya dimasukkan dalam berbagai bentuk nama
atau subjek oleh departemen atau unit organisasi yang berbeda.
3. Mempermudah penjabaran uraian fungsi dan tugas organisasi
4. Merupakan master plan suatu struktur arsip dehingga memudahkan penataan
berkas secara hierarki dan tidak tumpeng tindih
5. Sebagai pedoman menata fisik dan informasi arsip sehingga mampu merekam
dan merekonstruksi kegiatan secara utuh dan faktul dari pelaksanaan kegiatan
organiasi
6. Terwujudunya sistem pengelolaan arsip secara terintegrasi sejak penciptaan,
penggunaan dan pemeliharan hingga penyusutan arsip
7. Mempermudah pengaturan arsip secara logis dan sistematis
8. Mempermudah penyimpanan dan penemuan Kembali arsip dalam
pemanfaatan dan penggunaan arsip

SUMBER:
- BMP ASIP4436 Perancangan Skema Klasifikasi dan Tesaurus (Desi Pratiwi)
- PPT Materi 3 (Sesi 3: Perancangan Skema Klasifikasi dan Tesaurus)
- PerkaANRI Nomor 19 Tahun 2012 tentang Pedoman penyusunan Klasifikasi
Arsip