MODEL PEMELIHARAAN DAN PENGAMANAN ARSIP PADA KANTOR

DIREKTORAT JENDERAL KEKAYAAN NEGARA (DJKN) KOTA

PONTIANAK

LAPORAN AKHIR

Untuk Memenuhi Persyaratan

Kelulusan Program Diploma III

RIZQI PATI HASANAH

NIM: ………

PROGRAM DIPLOMA III

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS TANJUNGPURA
PONTIANAK

2017
 BAB I

PENDAHULUAN

I.1 Latar Belakang Penelitian

Setiap tugas dan aktivitas di kantor pemerintah dan swasta memerlukan data
dan informasi. Salah satu sumber informasi penting yang harus dimiliki oleh kantor
adalah arsip. Arsip mencatat aktivitas atau transaksi dari kegiatan pelayanan hingga
kegiatan pengambilan keputusan.

Arsip bisa rusak karena berbagai sebab seperti usia, serangan hewan pemakan
arsip, jamur, dan manusia. Selain itu, kerusakan arsip dapat terjadi akibat bencana
alam seperti banjir atau kebakaran. Oleh karena itu, arsip perlu dipelihara agar fisik
dan informasi di dalamnya tetap terjaga.

Pemeliharaan arsip meliputi perlindungan, perawatan, pengawasan, dan

tindakan lain untuk menjaga arsip tetap terjamin baik secara fisik maupun informasi
di dalamnya. Kondisi fisik arsip yang terjaga dengan baik menjamin kelestarian dan
keselamatan arsip dari kerusakan, pemusnahan, atau kebocoran informasi.

Pemeliharaan bahan arsip bertujuan untuk melestarikan informasi di dalam

arsip dengan menggunakan media lain atau melestarikan bentuk aslinya. Ini berguna
agar kondisi fisik arsip tetap terjaga sehingga dapat digunakan dalam jangka waktu
lama.

Pemeliharaan dan pengamanan arsip perlu dilakukan secara rutin dan baik
agar arsip terawat dengan baik. Pengamanan arsip melibatkan usaha penjagaan agar
arsip tidak hilang dan isi informasinya tidak sampai diketahui oleh orang yang tidak
berhak. Pengamanan arsip bertujuan untuk melindungi informasi yang menyangkut
kegiatan instansi.

2
 Kota Pontianak sebagai ibu kota Provinsi Kalimantan Barat memiliki peran
penting dalam perekonomian dan pemerintahan daerah. Sebagai kota yang terus
berkembang, kantor-kantor pemerintah dan swasta semakin banyak bermunculan
untuk menunjang kebutuhan masyarakat dan pembangunan kota. Salah satu kantor
yang memiliki peran penting dalam hal keuangan negara adalah Kantor Direktorat
Jenderal Kekayaan Negara (DJKN) Kota Pontianak. Kantor DJKN Kota Pontianak
memiliki tanggung jawab dalam pengelolaan kekayaan negara, termasuk arsip-arsip
yang berkaitan dengan kegiatan dan transaksi keuangan.

Sebagai sebuah kantor yang memiliki tanggung jawab besar dalam

pengelolaan arsip, Kantor DJKN Kota Pontianak perlu menjamin keberlangsungan
dan keamanan arsip-arsip tersebut. Oleh karena itu, dilakukan analisis sistem
pemeliharaan dan pengamanan arsip untuk mengetahui keefektifan sistem yang telah
ada, dan mengevaluasi apakah sistem tersebut sudah cukup baik atau masih perlu
ditingkatkan. Diharapkan dengan adanya analisis ini, Kantor DJKN Kota Pontianak
dapat meningkatkan sistem pemeliharaan dan pengamanan arsip yang lebih baik lagi,
sehingga arsip-arsip yang menjadi tanggung jawab kantor tersebut dapat terlindungi
dengan baik.

Penelitian analisis sistem pemeliharaan dan pengamanan arsip pada Kantor

DJKN Kota Pontianak memiliki urgensi yang tinggi mengingat pentingnya arsip
dalam menjaga keberlangsungan dan keamanan kekayaan negara. Melalui analisis ini,
diharapkan dapat diidentifikasi faktor-faktor yang berpengaruh dalam keberhasilan
sistem pemeliharaan dan pengamanan arsip, baik dari segi fisik maupun non-fisik.
Selain itu, penelitian ini juga diharapkan dapat memberikan rekomendasi-
rekomendasi yang dapat dijadikan acuan oleh Kantor DJKN Kota Pontianak untuk
meningkatkan sistem pemeliharaan dan pengamanan arsip yang lebih baik dan
efektif, sehingga arsip-arsip tersebut dapat terpelihara dengan baik dan terhindar dari
risiko kerusakan, kehilangan, dan kebocoran informasi.

3
 Penelitian tentang model pemeliharaan dan pengamanan arsip pada Kantor
Direktorat Jenderal Kekayaan Negara (DJKN) Kota Pontianak sangat penting karena
arsip-arsip yang dikelola oleh kantor tersebut sangatlah krusial bagi keberlangsungan
dan keamanan kekayaan negara. Selain itu, kantor DJKN Kota Pontianak memiliki
tanggung jawab yang besar dalam pengelolaan arsip, sehingga diperlukan suatu
sistem pemeliharaan dan pengamanan arsip yang efektif dan efisien.

Melalui penelitian ini, diharapkan dapat diketahui keefektifan sistem

pemeliharaan dan pengamanan arsip yang sudah ada, dan diidentifikasi faktor-faktor
yang berpengaruh dalam keberhasilan sistem tersebut. Dengan demikian, dapat
diberikan rekomendasi-rekomendasi yang dapat dijadikan acuan oleh Kantor DJKN
Kota Pontianak untuk meningkatkan sistem pemeliharaan dan pengamanan arsip yang
lebih baik dan efektif.

Adanya penelitian ini juga dapat memberikan manfaat yang besar bagi
masyarakat Kota Pontianak secara umum, karena arsip-arsip yang dikelola oleh
kantor-kantor pemerintah dan swasta di Kota Pontianak tidak hanya berkaitan dengan
keuangan negara, namun juga berkaitan dengan pelayanan publik, pembangunan
kota, dan kebijakan publik. Dengan adanya sistem pemeliharaan dan pengamanan
arsip yang baik, diharapkan dapat tercipta transparansi, akuntabilitas, dan partisipasi
masyarakat yang lebih baik dalam pembangunan dan pelayanan publik.

Oleh karena itu, penulis tertarik untuk membahas " Model Pemeliharaan
Dan Pengamanan Arsip Pada Kantor Direktorat Jenderal Kekayaan Negara
(DJKN) Kota Pontianak".

4
I.2 Tujuan Dan Manfaat

Tujuan penelitian ini adalah:

a. Mengetahui bagaimana sistem pemeliharaan dan pengamanan arsip di

Kantor DJKN Kota Pontianak.
b. Mengetahui permasalahan yang timbul dalam sistem pemeliharaan dan
pengamanan arsip di Kantor DJKN Kota Pontianak.

Sedangkan, manfaat dari penelitian ini terbagi menjadi 2 (dua), yaitu manfaat
teoritis dan manfaat praktis. Manfaat teoritis dari penelitian ini adalah:

a. Penelitian ini dapat memberikan kontribusi pada pengembangan teori

pemeliharaan dan pengamanan arsip, khususnya pada konteks kantor
pemerintah. Hasil penelitian ini dapat digunakan sebagai acuan dalam
pengembangan teori pemeliharaan dan pengamanan arsip di masa yang akan
datang.
b. Penelitian ini dapat memberikan data empiris yang dapat digunakan untuk
memvalidasi atau menolak teori yang sudah ada tentang pemeliharaan dan
pengamanan arsip pada kantor pemerintah.

Manfaat praktis yang dapat berguna bagi kantor Direktorat Jenderal Kekayaan
Negara (DJKN) Kota Pontianak adalah:

a. Penelitian ini dapat memberikan rekomendasi dan solusi untuk meningkatkan

efektivitas sistem pemeliharaan dan pengamanan arsip pada Kantor DJKN
Kota Pontianak. Rekomendasi ini dapat membantu kantor dalam
meningkatkan kinerja dan mengurangi risiko kerusakan, kehilangan, dan
kebocoran informasi pada arsip.
b. Penelitian ini dapat membantu Kantor DJKN Kota Pontianak dalam menjaga
keamanan dan keberlangsungan kekayaan negara yang menjadi tanggung
jawabnya. Dengan sistem pemeliharaan dan pengamanan arsip yang baik,

5
 Kantor DJKN Kota Pontianak dapat memastikan bahwa informasi keuangan
negara yang disimpan dalam arsip tetap terjaga dan tidak dapat diakses oleh
pihak yang tidak berhak.

I.3 Tinjauan Pustaka

I.3.1 Arsip dan Kearsipan

Kegiatan pengelolaan arsip merupakan hal yang erat kaitannya dengan
kegiatan organisasi. Arsip merupakan sumber data penting bagi suatu organisasi yang
harus dikelola dengan baik agar memiliki nilai yang bermanfaat bagi organisasi
tersebut. Namun, seringkali arsip diabaikan dalam suatu organisasi. Jika pengelolaan
arsip tidak dilakukan dengan baik, hal tersebut dapat menghambat kegiatan utama
suatu organisasi.

Arsip dapat didefinisikan sebagai Sebuah kumpulan dokumen yang disimpan

secara terstruktur karena memiliki nilai fungsional, sehingga ketika dibutuhkan dapat
dengan mudah ditemukan kembali (Gie, 2009). Sedangkan, pendapat lain
menyatakan bahwa arsip adalah semua informasi yang direkam dalam bentuk tulisan,
cetakan, atau ketikan yang memiliki makna dan tujuan tertentu sebagai bahan
komunikasi dan informasi, yang dapat disimpan pada berbagai media seperti kertas
(kartu, formulir), film kertas (slide, film-strip, micro film), media komputer, kertas
fotokopi, dan sebagainya (Amsyah, 2003)

Berdasarkan 2 (dua) definisi diatas, maka dapat disimpulkan bahwa arsip

adalah kumpulan dokumen, seperti gambar atau tulisan, yang diatur secara sistematis
dan dapat dengan mudah ditemukan ketika dibutuhkan. Arsip ini berfungsi sebagai
sumber informasi dan dokumentasi yang penting bagi suatu organisasi.

Pengelolaan arsip atau warkat dalam suatu organisasi disebut kearsipan.

Kearsipan dilakukan untuk memastikan arsip yang ada dalam organisasi diatur dan

6
dikelola dengan baik. Agar arsip mudah ditemukan kembali ketika diperlukan,
pengelolaan arsip harus dilakukan dengan prosedur yang sesuai.

I.3.2 Pemeliharaan Arsip

Kegiatan organisasi selalu berhubungan dengan pengelolaan, yang bertujuan
agar kegiatan organisasi dapat berjalan dengan lancar. Pengelolaan sendiri merupakan
suatu proses yang melibatkan tata cara, penyusunan, penyimpanan, pemeliharaan, dan
penggunaan sumber daya yang berhubungan dengan tujuan organisasi. Salah satu
aspek penting dalam pengelolaan adalah pengelolaan arsip, yang meliputi
pengendalian arsip secara efisien, efektif, dan sistematis mulai dari penciptaan,
penggunaan, pemeliharaan, hingga penyusutan arsip.

Tujuan pengelolaan arsip adalah agar arsip yang memiliki nilai guna bagi
organisasi dapat digunakan secara optimal dan dengan mudah ditemukan kembali
saat dibutuhkan. Diatur dalam Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28
Tahun 2012 Bab Satu, Pasal 1 Ayat 20-21, tentang Pelaksanaan Kegiatan Kearsipan,
bahwa pengelolaan arsip harus dilakukan secara efisien, efektif, dan sistematis. Oleh
karena itu, pemeliharaan arsip tidak bisa dilakukan secara sembarangan. Pengelolaan
arsip dilakukan pula agar terjamin bahwa dokumen-dokumen yang tidak berguna
tidak disimpan sedangkan dokumen yang berguna benar-benar terpelihara dan
tersedia

Arsip memiliki peran penting dalam suatu organisasi sehingga perlu dilakukan
pemeliharaan terhadap arsip tersebut. Pemeliharaan arsip dilakukan agar arsip dapat
tetap terjaga kondisinya dan tidak rusak atau hilang. Pemeliharaan arsip adalah
tindakan untuk menjaga keamanan arsip agar tetap terawat dengan baik, sehingga
mencegah kerusakan atau kehilangan arsip. (Anggrawati, 2005) Pemeliharaan arsip
dapat dilakukan melalui pemeliharaan fisik dan non-fisik. Pemeliharaan fisik berarti
menjaga bentuk fisik arsip sehingga informasi di dalamnya tetap autentik, sedangkan
pemeliharaan non-fisik berarti menjaga informasi yang terkandung dalam arsip.

7
 I.3.3 Pengamanan Arsip
Pengamanan arsip bertujuan untuk melindungi arsip dari kerusakan atau
kehilangan, serta menjaga kerahasiaan informasinya agar tidak diketahui oleh orang
yang tidak berhak. Menurut Wursanto (2004), pengamanan arsip terdiri dari dua
aspek yaitu pengamanan dari segi informasi dan pengamanan dari segi fisik.
Pengamanan arsip dari segi fisik bertujuan untuk menjaga bentuk fisik dari arsip,
sehingga informasi yang terkandung di dalamnya tetap terjaga keasliannya.
Sebaliknya, pengamanan arsip dari segi informasi bertujuan untuk menjaga
kerahasiaan dan keaslian informasi yang terkandung di dalam arsip tersebut.

Untuk menjaga keamanan arsip, diperlukan pengamanan baik dari segi fisik
maupun non fisik. Upaya pengamanan fisik meliputi pemasangan alat pendeteksi api
atau asap, pemadam kebakaran, dan mencegah organisme perusak seperti serangga.
Sedangkan pengamanan non fisik dapat dilakukan dengan pengendalian peminjaman
arsip dan pelarangan orang selain petugas arsip mengambil arsip dari tempatnya.
Selain itu, arsip juga perlu diletakkan pada tempat yang aman dari pencurian.

I.4 Metode Penulisan

Jenis penelitian ini termasuk penelitian deskriptif dengan

pendekatankualitatif, karena penelitian ini merupakan proses pelaksanaan
administrasiyang dilakukan melalui kajian terhadap perilaku dari pada pelaku
yangterlibat di dalamnya. Penelitian ini menekankan pada catatan
yangmenggambarkan situasi sebenarnya guna mendukung penyajian data. Alasan
menggunakan deskriptif kualitatif dikarenakan data yang diperoleh tidakdapat
dihitung secara matematis karena berwujud kata-kata dan data yangtelah terkumpul
disajikan secara alamiah (apa adanya).

Selain itu, pendekatan kualitatif juga memungkinkan peneliti untuk

memahami dan menjelaskan fenomena secara mendalam dan terperinci. Dalam

8
penelitian deskriptif kualitatif, peneliti lebih fokus pada proses dan konteks yang
terlibat dalam fenomena yang diamati, sehingga mampu memberikan pemahaman
yang lebih komprehensif dan mendalam tentang fenomena tersebut.

Penelitian deskriptif kualitatif juga memberikan keleluasaan bagi peneliti

untuk menggunakan berbagai teknik pengumpulan data yang fleksibel, seperti
wawancara, observasi, dan studi dokumen. Hal ini memungkinkan peneliti untuk
menggali informasi yang lebih kaya dan mendalam dari berbagai sumber data yang
relevan dengan fenomena yang diteliti. Dengan demikian, penelitian deskriptif
kualitatif dapat memberikan kontribusi yang signifikan bagi pengembangan teori dan
pemahaman terhadap suatu fenomena secara holistik dan mendalam.

I.4.1 Teknik dan Alat Pengumpul Data

Teknik pengumpulan data adalah tahap awal dalam penelitian yang sangat
penting, karena data adalah hal yang paling utama dalam sebuah penelitian. Teknik
pengumpulan data dapat dilakukan dengan berbagai cara, seperti observasi,
wawancara, dan dokumentasi.

a. Observasi
Observasi digunakan sebagai teknik pengumpulan data dengan melakukan
pengamatan terhadap pengelolaan arsip di Kantor Direktorat Jenderal
Kekayaan Negara Kota Pontianak. Observasi yang digunakan adalah
observasi non-partisipan, dimana peneliti hanya sebagai pengamat
independen terhadap aktivitas yang terjadi. Observasi dilakukan dengan
teknik terstruktur, yaitu dengan menentukan tempat, hal, dan waktu
pengamatan yang sudah direncanakan sebelumnya untuk memudahkan
dalam pencarian data melalui pengamatan.

b. Wawancara

9
 Selain observasi, wawancara juga digunakan sebagai teknik pengumpulan
data dengan cara melakukan wawancara terstruktur kepada responden
yang telah disiapkan sebelumnya. Wawancara terstruktur dilakukan
dengan menyediakan instrumen penelitian berupa pertanyaan tertulis yang
sama untuk setiap responden. Pengumpul data juga dapat menggunakan
alat bantu seperti tape recorder, gambar, brosur, dan material lain yang
dapat membantu pelaksanaan wawancara menjadi lancar. Wawancara
dilakukan untuk menggali informasi yang lebih mendalam mengenai
pengelolaan arsip yang terjadi di Kantor Direktorat Jenderal Kekayaan
Negara Kota Pontianak.

I.4.2 Teknik Analisis Data

Teknik analisis data yang digunakan dalam penelitian ini menggunakan
analisis model interaktif. Data yang diperoleh disajikan apa adanya untuk
memperoleh gambaran tentang fakta yang ada dilapangan. Teknik analisis data ini
terdiri atas empat tahapan, yaitu pengumpulan data, reduksi data, penyajian data, dan
kesimpulan/verifikasi.

a. Pengumpulan Data (Data Collection)

Pengumpulan data merupakan prosedur yang sistematis dan standar untuk
memperoleh sumber data. Dalam penelitian ini pengumpulan data
dilakukan melalui wawncara, observasi, dan dokumentasi. Setelah data
terkumpul disajikan dalam bentuk transkrip wawancara, deskripsi
dokumentasi dan deskripsi hasil pengamatan.

b. Reduksi data (Data Reduction)

Reduksi data merupakan proses pemilihan, penyerderhanaan data yang
telah dikumpulkan dari lapangan. Data dari hasil wawancara semua
informan dikelompokkan sesuai pertanyaan wawancara yang sama. Data

10
 kemudian digolongkan, diarahkan, dipilih, atau dibuang yang tidak perlu
kemudian disimpulkan garis-garis besar hasil dari wawancara yang
selanjutnya dikelompokkan dengan hasil observasi dan dokumentasi yang
berkaitan.

c. Penyajian data (Data Display)

Data yang telah direduksi kemudian data dibuat pola-pola khususyang
sesuai dengan pokok permasalahan sehingga data tersebut
dapatmemberikan informasi yang jelas. Data yang telah dirangkum
selanjutnya dideskripsikan dalam bentuk deskripsi sesuai dengan rumusan
masalah penelitian yaitu pengelolaan arsip, hambatan pengelolaan arsip,
dan upaya mengatasi masalah pengelolaan arsip.

d. Penarikan kesimpulan dan verifikasi (Conclusion Drawing/verifying)

Penarikan kesimpulan merupakan kegiatan akhir dari analisis data. Data
yang telah dideskripsikan dalam display data kemudian disajikan dalam
hasil penelitian. Dalam pendeskripsian hasil penelitian disertai bukti-bukti
lapangan dari wawancara, observasi dan studi dokumentasi. Hasil
penelitian tersebut kemudian dibandingkan dengan teori. Hasil akhir
berupa kesimpulan serta saran terhadap pelaksanaan pengelolaan arsip.

11
 BAB II

GAMBARAN UMUM LOKASI PRAKTEK KERJA LAPANGAN

II.1 Sejarah dan Perkembangan

Kantor Direktorat Jenderal Kekayaan Negara (DJKN) memiliki sejarah dan

perkembangan yang panjang di Indonesia. DJKN didirikan pada tanggal 20 Mei 1969
dan berada di bawah Kementerian Keuangan. Tujuan utama pendirian DJKN adalah
untuk mengawasi dan mengelola kekayaan negara yang meliputi aset-aset tanah,
bangunan, serta kekayaan lainnya yang dimiliki oleh negara.

Pada awal pendiriannya, DJKN berfokus pada pengawasan dan pengelolaan

aset-aset negara yang terutama terdiri dari tanah dan bangunan. Kantor DJKN juga
bertanggung jawab dalam mengelola sengketa dan gugatan terkait dengan kekayaan
negara. Dalam perkembangannya, DJKN semakin diberi tanggung jawab yang lebih
luas dalam pengelolaan aset negara.

Seiring berjalannya waktu, DJKN mengalami perkembangan yang signifikan

dalam hal tugas, peran, dan cakupan kerja. Pada tahun 2005, DJKN mengalami
perubahan status menjadi lembaga pemerintah nonkementerian yang memberikan
keleluasaan dalam melaksanakan tugas dan fungsi di bidang pengelolaan kekayaan
negara. Hal ini memberikan DJKN lebih banyak otonomi dalam melaksanakan tugas
dan mempercepat pengambilan keputusan.

Perkembangan teknologi juga memberikan dampak yang signifikan bagi

DJKN. DJKN telah mengadopsi teknologi informasi dan komunikasi untuk
memperbaiki efisiensi dan akurasi dalam pengelolaan kekayaan negara. Melalui
sistem informasi dan basis data yang canggih, DJKN dapat melacak dan memantau
aset negara dengan lebih efektif, serta meningkatkan transparansi dalam pengelolaan
kekayaan negara.

12
 Dalam upaya meningkatkan profesionalisme dan efektivitas, DJKN juga terus
melakukan inovasi dalam pengembangan sumber daya manusia. DJKN memberikan
pelatihan dan peningkatan kompetensi kepada pegawai untuk memastikan mereka
memiliki pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan dalam pengelolaan
kekayaan negara yang kompleks. Dengan demikian, DJKN terus berkembang
menjadi lembaga yang unggul dan handal dalam pengawasan dan pengelolaan
kekayaan negara di Indonesia.

Dengan luas wilayah 146.800 km2, Kalimantan Barat (Kalbar)

merupakansalah satu dari lima provinsi terbesar di Indonesia. Provinsi Kalbar dijuluki
provinsi seribu sungai. Julukan ini sejalan dengan kondisi geografis Kalbar
yangmempunyai ratusan sungai besar dan kecil. Beberapa sungai besar sampai saat
inimasih merupakan urat nadi dan jalur utama untuk angkutan daerah
pedalaman,walaupun prasarana jalan darat telah dapat menjangkau sebagian besar
kecamatan.Kalbar berbatasan darat dengan Negara Bagian Sarawak,
Malaysia.Walaupun sebagian kecil wilayah Kalbar merupakan perairan laut, akan
tetapiKalbar memiliki puluhan pulau besar dan kecil (sebagian tidak berpenghuni)
yangtersebar sepanjang Selat Karimata dan Laut Natuna yang berbatasan
denganwilayah Provinsi Kepulauan Riau. Jumlah penduduk di Provinsi Kalbar
menurutsensus BPS pada Desember Tahun 2013 berjumlah 5.281.941 jiwa.Sejalan
dengan sebutan Provinsi Seribu Sungai, Pontianak sebagai IbukotaKalbar berada di
delta Sungai Kapuas, yang oleh masyarakat setempat dikenaldengan nama Sungai
Batang Lawai. Sungai ini membentang sepanjang 1.178 kmdan menjadi sumber
kehidupan Kalbar, dimana 56% penduduk Kalbar bermukimdisepanjang bantaran sisi
sungai kapuas. Sungai ini juga menjadi saranatransportasi angkutan barang dan orang
di sekitar Kalbar. Ikon Kalbar yang jugatak kalah terkenalnya adalah Tugu
Katulistiwa. Tugu ini merupakan tanda bahwa

Kota Pontianak merupakan salah satu kota yang tepat dilintasi Garis Equator
Bumi. Tugu yang sampai sekarang masih berdiri tegak yang sekaligus

13
menjadiMusium Katulistiwa ini dibangun pertama kali oleh Tim ekspedisi Belanda
tahun1928. Kementerian Keuangan Republik Indonesia telah mengadakan
beberapakali perubahan organisasi. Terakhir pada tahun 2006, Direktorat Jenderal
Piutangdan Lelang Negara direorganisasi menjadi Direktorat Jenderal Kekayaan
Negaradengan Peraturan Presiden Nomor 91 Tahun 2006 tentang Unit Organisasi
danTugas Eselon I Kementerian Negara Republik Indonesia dan PeraturanPemerintah
Nomor 95 tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja InstansiVertikal di
Lingkungan Departemen Keuangan.

Sebagai tindak lanjut dari Peraturan Presiden tersebut maka MenteriKeuangan

menerbitkan Peraturan Menteri Keuangan Nomor 135/PMK.01/2006tentang
Organisasi dan Tata Kerja Instansi Vertikal Direktorat Jenderal KekayaanNegara.
Dengan berlakunya Peraturan Menteri Keuangan tersebut maka padaDJKN terdapat
17 Kantor Wilayah dan 89 Kantor Pelayanan Kekayaan Negaradan Lelang. Dari 17
Kantor Wilayah tersebut, salah satunya adalah KantorWilayah XI DJKN Pontianak.
Untuk melaksanakan tugas pokok dan fungsi DJKN tersebut MenteriKeuangan
Republik Indonesia mengeluarkan Surat Keputusan Nomor1046/KM.01/UP.11/2006
tanggal 28 Desember 2006 tentang Mutasi PejabatEselon II di Lingkungan
Departemen Keuangan. Terhitung mulai 02 Januari 2007Kantor Wilayah XI DJKN
Pontianak melakukan tugas operasionalnya, berkedudukan sementara di KPKNL
Pontianak sebelum kemudian dipindahkan ke kantor sementara di Jalan Abdurrahman
Saleh No. 16 Pontianak pada bulan Juli tahun 2007, dan kemudian dipindahkan lagi
ke kantor permanen di Jalan Letjend Sutoyo Nomor 122 Pontianak sejak bulan
Desember tahun 2011. Kantor Wilayah DJKN Kalbar yang berkedudukan di Jl.
Letjen Soetoyo No. 122 Pontianak mulai ditempati sejak Desember 2011, dibangun
diatas tanah seluas kurang lebih 2.333m2 dengan bangunan bertingkat tiga seluas
2.276m2, yang mana dalam melaksanakan tugas dan fungsinya didukung oleh sumber
daya manusia sebanyak 104 orang termasuk SDM pada KPKNL Pontianak dan

14
KPKNL Singkawang, dengan berbagai peringkat jabatan, pangkat, golongan, dan
jenjang pendidikan.

Berdasarkan Peraturan Menteri Keuangan Nomor 102/PMK.01/2008 tanggal

11 Juli 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Instansi Vertikal Direktorat Jenderal
Kekayaan Negara, Kanwil DJKN Kalbar sebagaimana Kanwil DJKN lainnya
mempunyai tugas melaksanakan koordinasi, bimbingan teknis, pengendalian,
evaluasi dan pelaksanaan tugas di bidang kekayaan negara, piutang negara, dan
lelang. Kantor Wilayah DJKN Kalbar Berdasarkan Peraturan Menteri Keuangan
Nomor 170/PMK.01/2012 tentang Organisasi dan Tata Kerja Instansi Vertikal
Direktorat Jenderal Kekayaan Negara, terdiri dari tiga kantor operasional (KPKNL)
yaitu: KPKNL Pontianak, KPKNL Singkawang, dan KPKNL Sanggau.

Namun demikian, sampai dengan tahun 2014, KPKNL. Sanggau belum

beroperasi dan akan direalisasikan setelah mempertimbangkan urgensi kebutuhan
kantor dan evaluasi atas potensi dan beban kerja yang ada. Kanwil DJKN Kalbar
dipimpin oleh kepala kantor Edih Mulyadi dibantu oleh Kepala Bagian Umum
Fatimatul Israini; Kepala Bidang Pengelolaan Kekayaan Negara Tetik Fajar
Ruwandari; Kepala Bidang Penilaian Tuti Kuriyaningsih; Kepala Bidang Piutang
Negara Baru Gultom; Kepala Bidang Lelang Kusmartono dan Kepala Bidang
Kepatuhan Internal, Hukum dan Informasi Hartono.

Dalam menjalankan tugasnya, Kanwil DJKN Kalbar didukung oleh 104 rang
pegawai dari berbagai bidang keahlian seperti ekonomi, keuangan, bisnis, hukum,
tehnik, administrasi, sosial, dan lainnya. Komposisi pegawai Kanwil DJKN Kalbar
tersebar di Kanwil 49 orang, KPKNL Pontianak 34 orang, KPKNL Singkawang 22
orang. Kanwil DJKN Kalbar telah memiliki gedung sendiri yang selesai dibangun
pada tahun 2011. Terletak di atas tanah seluas 2.333 m2. Sertifikat Hak Pakai nomor:
736 (lamanya Hak berlaku: Selama dipergunakan) dimana lahan tersebut merupakan
hibah dari Kanwil Ditjen Pajak Kalimantan Bagian Barat dan peralihan Hak telah

15
ditetapkan oleh Kepala Kantor Pertanahan Kota Pontianak tanggal 2 Agustus 2010
semula Direktorat Jenderal Pajak berkedudukan di Jakarta menjadi Pemerintah
Republik Indonesia cq. Kementerian Keuangan Republik Indonesia. Luas bangunan
gedung 2.276 m2 terdiri dari 3 lantai dan 1 lantai basement. Selain itu, Kanwil DJKN
Kalbar memiliki rumah dinas type 120 yang dibangun di atas tanah seluas 300 m2.

II.2 Visi dan Misi

Berikut merupakan visi dan misi Direktorat Jenderal Kekayaan Negara

(DJKN):

II.2.1 Visi
Visi Direktorat Jenderal Kekayaan Negara (DJKN) adalah "Menjadi lembaga
yang unggul dalam pengelolaan kekayaan negara untuk mendukung pembangunan
berkelanjutan."

II.2.2 Misi
Sedangkan, misi dari Direktorat Jenderal Kekayaan Negara (DJKN) adalah:

1. Mengoptimalkan pengawasan dan pengelolaan kekayaan negara: DJKN

bertujuan untuk meningkatkan pengawasan dan pengelolaan kekayaan
negara dengan mengadopsi teknologi informasi, kebijakan yang efektif,
dan pengembangan sistem yang transparan. Hal ini bertujuan untuk
memastikan aset negara dikelola dengan baik dan memberikan manfaat
maksimal bagi pembangunan negara.
2. Meningkatkan peran serta masyarakat dalam pengawasan kekayaan
negara: DJKN berkomitmen untuk melibatkan masyarakat dalam
pengawasan dan pengelolaan kekayaan negara. Ini dilakukan melalui
edukasi, sosialisasi, dan kolaborasi dengan berbagai pihak terkait, seperti
pemerintah daerah, lembaga swadaya masyarakat, dan sektor bisnis.

16
 DJKN ingin menciptakan kesadaran yang tinggi tentang pentingnya
menjaga dan memanfaatkan kekayaan negara secara bertanggung jawab.
3. Mendorong efisiensi dan efektivitas pengelolaan kekayaan negara: DJKN
berusaha untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam pengelolaan
kekayaan negara. Ini dilakukan melalui peningkatan tata kelola,
pengembangan sistem informasi, dan penerapan praktik terbaik dalam
pengelolaan aset negara. DJKN juga berkomitmen untuk mengurangi
birokrasi yang berlebihan dan meningkatkan aksesibilitas layanan kepada
masyarakat.
4. Membangun profesionalisme dan kompetensi sumber daya manusia:
DJKN mengakui pentingnya sumber daya manusia yang berkualitas
dalam pengelolaan kekayaan negara. DJKN berkomitmen untuk
membangun profesionalisme dan kompetensi pegawai dengan
memberikan pelatihan, pendidikan, dan pengembangan karir yang
kontinu. Hal ini bertujuan untuk memastikan pegawai DJKN memiliki
pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan dalam melaksanakan
tugas dan tanggung jawab mereka.
5. Mewujudkan sinergi dan kolaborasi yang baik dengan pemangku
kepentingan: DJKN berusaha untuk membangun sinergi dan kolaborasi
yang baik dengan pemangku kepentingan, termasuk pemerintah daerah,
lembaga lain, masyarakat, dan sektor swasta. Dengan bekerja sama secara
efektif, DJKN dapat mencapai tujuannya dalam pengawasan dan
pengelolaan kekayaan negara, serta memberikan kontribusi positif bagi
pembangunan dan kesejahteraan masyarakat Indonesia.

17
II.3 Struktur Organisasi

Struktur organisasi Kantor Direktorat Jenderal Kekayaan Negara (DJKN) di

Kota Pontianak terdiri dari beberapa bagian dan unit kerja. Berikut adalah gambaran
umum dari struktur organisasi DJKN Kota Pontianak:

1. Kepala Kantor: Kepala Kantor DJKN Pontianak bertanggung jawab atas

seluruh kegiatan dan pengelolaan kantor di wilayah tersebut. Kepala Kantor
memiliki peran penting dalam menyelaraskan dan mengkoordinasikan
berbagai kegiatan di bawah DJKN Pontianak.
2. Subdirektorat Pengelolaan Aset: Subdirektorat ini bertanggung jawab dalam
mengawasi dan mengelola aset-aset negara di wilayah Pontianak. Tugas
utamanya meliputi pengadaan, inventarisasi, pemeliharaan, dan penghapusan
aset negara.
3. Subdirektorat Pengadaan dan Pengalihan Aset: Subdirektorat ini memiliki
tugas mengawasi dan mengelola proses pengadaan dan pengalihan aset
negara di Kota Pontianak. Mereka bertanggung jawab dalam melaksanakan
lelang, perjanjian kerja sama, dan proses pemanfaatan aset negara.
4. Subdirektorat Penilaian Aset: Subdirektorat ini bertugas melakukan penilaian
dan evaluasi atas nilai aset negara di wilayah Pontianak. Tugas utamanya
adalah menentukan nilai wajar aset negara berdasarkan kriteria yang telah
ditetapkan.
5. Bagian Tata Usaha: Bagian ini bertanggung jawab dalam mendukung
kelancaran administrasi dan manajemen kantor DJKN Kota Pontianak.
Tugas-tugasnya meliputi pengelolaan kepegawaian, keuangan, pengadaan
barang dan jasa, serta arsip dan dokumentasi.
6. Bagian Hukum: Bagian ini memiliki peran penting dalam memberikan
pendapat hukum, mengelola permasalahan hukum, dan memberikan layanan
hukum yang terkait dengan pengelolaan kekayaan negara di wilayah
Pontianak.

18
 Selain itu, DJKN Kota Pontianak juga dapat memiliki unit-unit kerja
tambahan, seperti unit pengembangan sistem informasi, unit audit internal, dan unit
komunikasi dan hubungan masyarakat, yang mendukung berbagai aspek pengelolaan
kekayaan negara di wilayah tersebut. Berikut diagram yang menunjukkan struktur
organisasi dari kantor DJKN Kota Pontianak:

Kepala Kantor

Subdirektorat Subdirektorat
Subdirektorat
Pengelolaan Aset Pengadaan dan
Penilaian Aset
Pengalihan

Bagian Tata Usaha

Bagian Hukum

Unit Unit Komunikasi

Unit Audit Internal
Pengembangan dan Hubungan
Masyarakat
Sistem Informasi

Diagram di atas menunjukkan hierarki struktur organisasi DJKN Kota

Pontianak. Kepala Kantor berada di puncak struktur dan bertanggung jawab atas

19
seluruh kantor di wilayah tersebut. Di bawahnya, terdapat tiga subdirektorat yang
masing-masing memiliki tanggung jawab khusus terkait pengelolaan aset, pengadaan
dan pengalihan aset, serta penilaian aset. Bagian Tata Usaha bertanggung jawab atas
administrasi dan manajemen kantor, sedangkan Bagian Hukum memberikan
dukungan hukum terkait pengelolaan kekayaan negara.

Diagram ini memberikan gambaran visual tentang bagaimana struktur

organisasi DJKN Kota Pontianak terorganisir secara hierarkis, dengan Kepala Kantor
sebagai puncak hierarki dan bagian-bagian yang saling terkait di bawahnya.

II.4 Tugas Pokok dan Fungsi

II.4.1 Tugas Pokok

Tugas Pokok dari kantor DJKN Kota Pontianak adalah:

1. Pengawasan dan pengelolaan aset negara: DJKN Kota Pontianak

bertanggung jawab dalam melakukan pengawasan dan pengelolaan
aset negara yang meliputi tanah, bangunan, dan kekayaan lainnya.
Tugas ini mencakup inventarisasi, pemeliharaan, dan penghapusan
aset negara sesuai dengan peraturan yang berlaku.
2. Pengadaan dan pengalihan aset negara: DJKN Kota Pontianak
memiliki tugas dalam melaksanakan proses pengadaan dan pengalihan
aset negara. Hal ini mencakup penyusunan dokumen pengadaan,
pengumuman lelang, dan penandatanganan perjanjian pengalihan aset.
3. Penilaian nilai aset negara: DJKN Kota Pontianak bertugas dalam
melakukan penilaian nilai aset negara yang ada di wilayahnya.
Penilaian ini dilakukan untuk menentukan nilai wajar aset negara
berdasarkan standar penilaian yang berlaku.
4. Penanganan sengketa terkait aset negara: DJKN Kota Pontianak juga
bertanggung jawab dalam menangani sengketa terkait aset negara.

20
 Tugas ini mencakup penyelesaian sengketa melalui proses mediasi,
arbitrase, atau melalui jalur hukum sesuai dengan ketentuan yang
berlaku.
5. Pelaksanaan tugas lain yang berkaitan dengan pengelolaan kekayaan
negara: DJKN Kota Pontianak juga dapat melaksanakan tugas lain
yang terkait dengan pengelolaan kekayaan negara, seperti penyusunan
kebijakan, penyuluhan kepada masyarakat, pelaporan keuangan, dan
kerjasama dengan instansi terkait.

Tugas-tugas ini bertujuan untuk menjaga, mengoptimalkan, dan

memanfaatkan kekayaan negara secara efektif dan efisien demi mendukung
pembangunan berkelanjutan dan kesejahteraan masyarakat di Kota Pontianak.

II.4.2 Fungsi
Kantor Direktorat Jenderal Kekayaan Negara (DJKN) di Kota Pontianak
memiliki beberapa fungsi utama, antara lain:

1. Pengawasan dan pengelolaan aset negara: Salah satu fungsi utama

DJKN Kota Pontianak adalah melakukan pengawasan dan pengelolaan
aset negara yang berada di wilayahnya. Ini mencakup pemantauan dan
pemeliharaan aset negara seperti tanah, bangunan, dan kekayaan
lainnya agar tetap terjaga dan dimanfaatkan dengan baik.
2. Penyusunan kebijakan pengelolaan kekayaan negara: DJKN Kota
Pontianak berperan dalam menyusun kebijakan terkait pengelolaan
kekayaan negara di wilayahnya. Ini melibatkan analisis, penelitian,
dan evaluasi terhadap kebijakan yang berlaku serta pengembangan
kebijakan baru yang sesuai dengan perkembangan dan kebutuhan
daerah.

21
3. Pelaksanaan pengadaan dan pengalihan aset negara: DJKN Kota
Pontianak bertanggung jawab dalam melaksanakan proses pengadaan
dan pengalihan aset negara di wilayahnya. Hal ini termasuk
penyusunan dokumen pengadaan, pelaksanaan lelang, dan
penandatanganan perjanjian pengalihan aset agar dilakukan dengan
transparan, efisien, dan sesuai dengan ketentuan peraturan yang
berlaku.
4. Penilaian nilai aset negara: DJKN Kota Pontianak memiliki fungsi
dalam melakukan penilaian nilai aset negara di wilayahnya. Tujuan
dari penilaian ini adalah untuk menentukan nilai wajar aset negara
berdasarkan parameter dan kriteria penilaian yang berlaku.
5. Penanganan sengketa terkait aset negara: DJKN Kota Pontianak juga
memiliki peran dalam penanganan sengketa yang terkait dengan aset
negara di wilayahnya. Fungsi ini meliputi mediasi, arbitrase, atau
penyelesaian melalui jalur hukum sesuai dengan ketentuan yang
berlaku untuk mencapai penyelesaian yang adil dan berkeadilan.
6. Pemberian informasi dan pelayanan kepada masyarakat: DJKN Kota
Pontianak bertugas memberikan informasi dan pelayanan kepada
masyarakat terkait pengelolaan kekayaan negara. Fungsi ini
melibatkan sosialisasi kebijakan, penyuluhan, dan penerimaan
permohonan serta pengaduan terkait aset negara.
7. Dengan menjalankan fungsi-fungsi tersebut, DJKN Kota Pontianak
berperan dalam pengawasan, pengelolaan, dan pengoptimalan
kekayaan negara di wilayahnya untuk mendukung pembangunan
berkelanjutan dan kesejahteraan masyarakat.

22
II.5 Prosedur dan Layanan

Kantor Direktorat Jenderal Kekayaan Negara (DJKN) di Kota Pontianak

menyediakan berbagai prosedur dan layanan terkait pengelolaan kekayaan negara.
Berikut adalah beberapa contoh prosedur dan layanan yang dapat ditemukan di DJKN
Kota Pontianak:

1. Pengajuan Permohonan Informasi Aset Negara: Masyarakat dapat

mengajukan permohonan informasi terkait aset negara yang dikelola oleh
DJKN Kota Pontianak. Permohonan ini biasanya diajukan melalui formulir
khusus dan diharapkan mencakup informasi yang jelas terkait aset yang
diminta.
2. Pengadaan Aset Negara: Bagi pihak yang berminat untuk mengikuti proses
pengadaan aset negara, DJKN Kota Pontianak menyediakan informasi terkait
pengumuman lelang, persyaratan, dan tata cara pendaftaran. Masyarakat dapat
mengakses informasi tersebut melalui portal atau website resmi DJKN atau
langsung di kantor DJKN Kota Pontianak.
3. Penilaian Aset Negara: DJKN Kota Pontianak juga menyediakan layanan
penilaian nilai aset negara. Pihak yang membutuhkan penilaian atas nilai
wajar aset negara dapat mengajukan permohonan secara resmi dan
melengkapi dokumen yang diperlukan sesuai dengan prosedur yang telah
ditetapkan.
4. Layanan Sengketa Aset Negara: DJKN Kota Pontianak memiliki unit
penanganan sengketa terkait aset negara. Masyarakat yang menghadapi
sengketa terkait aset negara dapat mengajukan permohonan penyelesaian
sengketa melalui mekanisme mediasi, arbitrase, atau pengadilan sesuai dengan
ketentuan yang berlaku.
5. Layanan Konsultasi dan Informasi: DJKN Kota Pontianak juga memberikan
layanan konsultasi dan informasi kepada masyarakat terkait pengelolaan
kekayaan negara. Masyarakat dapat menghubungi kantor DJKN Kota

23
 Pontianak untuk memperoleh penjelasan, konsultasi, atau mendapatkan
informasi terkait prosedur, peraturan, atau kebijakan terkini.

Prosedur dan layanan di DJKN Kota Pontianak dapat mengalami perubahan

sesuai dengan kebijakan dan peraturan yang berlaku. Oleh karena itu, disarankan bagi
masyarakat untuk mengakses informasi terkini melalui portal resmi DJKN atau
menghubungi langsung kantor DJKN Kota Pontianak untuk mendapatkan petunjuk
terbaru terkait prosedur dan layanan yang mereka butuhkan.

BAB III

PELAKSANAAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN

III.1 Deskripsi Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan

Praktikan menjalankan Praktik Kerja Lapangan (PKL) di kantor Direktorat

Jenderal Kekayaan Negara (DJKN) Kota Pontianak selama periode satu bulan,
dimulai dari tanggal 5 September 2022 hingga 5 Desember 2022 dengan jadwal
pelaksanaan selama 5 hari kerja, yaitu dari Senin hingga Jumat pada pukul 07.30
hingga 17.00 WIB,. Praktikan ditempatkan di subdirektorat Pengelolaan Arsip dengan
tugas utama dalam pengadministrasian, termasuk memasukkan data, melakukan
penggandaan, pengarsipan, dan kegiatan kesekertarisan. Berikut adalah rincian tugas
yang dilakukan oleh Praktikan:

a. Administrasi Logistik Kantor

Kegiatan yang telah dilakukan yaitu mempelajari hal mengenai pembelian
atau pembelanjaan keperluan kantor. Beberapa pekerjaan yang dilakukan
diantaranya:
1. Menerima dan memeriksa pengiriman barang: Praktikan akan
bertanggung jawab untuk menerima pengiriman barang yang

24
 masuk ke kantor DJKN Kota Pontianak. Mereka akan melakukan
pemeriksaan terhadap barang yang diterima untuk memastikan
kualitas dan jumlahnya sesuai dengan pesanan. Selain itu,
Praktikan juga akan membantu dalam proses pencatatan dan
pengecekan inventaris barang.
2. Penyusunan dan pemeliharaan inventaris barang: Praktikan akan
melakukan tugas administratif dalam menyusun dan memelihara
inventaris barang kantor. Mereka akan membuat daftar inventaris
yang terperinci, mencakup informasi seperti jenis barang, jumlah,
kondisi, dan lokasi penyimpanan. Praktikan juga akan membantu
dalam pemeliharaan dan pemantauan inventaris, termasuk
pengecekan secara berkala untuk memastikan keberadaan dan
keadaan barang.
3. Pengelolaan permintaan barang dan pengadaan: Praktikan akan
terlibat dalam pengelolaan permintaan barang dan proses
pengadaan. Mereka akan membantu dalam mengumpulkan
permintaan barang dari berbagai departemen atau unit kerja,
melakukan pencarian vendor atau pemasok, serta menyusun
dokumen pengadaan seperti Rencana Pengadaan Barang (RPB)
atau Surat Pesanan Barang (SPB). Praktikan juga akan membantu
dalam memantau dan melacak proses pengiriman barang yang
telah dipesan.

b. Komunikasi Bisnis
Kegiatan yang telah dilakukan yaitu mempelajari hal mengenai
komunikasi organisasi kantor yang direalasikan dalam mengikuti dalam
berbagai rapat, acara kantor. Beberapa pekerjaan yang dilakukan
diantaranya:

25
 1. Penyusunan materi komunikasi bisnis, seperti pembuatan laporan,
presentasi, atau brosur. Mereka akan membantu dalam mencari dan
menyusun data yang relevan, serta merapikan dan menyajikan
informasi dengan cara yang jelas dan menarik. Praktikan juga
dapat membantu dalam mengumpulkan umpan balik atau data dari
berbagai sumber untuk keperluan komunikasi bisnis.
2. Mendukung kegiatan promosi atau pameran: Praktikan akan
membantu dalam mendukung kegiatan promosi atau pameran yang
dilakukan oleh DJKN Kota Pontianak. Mereka akan terlibat dalam
menyusun materi promosi atau pameran, membantu dalam
persiapan acara, serta memberikan informasi kepada pengunjung.
Praktikan juga dapat berperan dalam menyusun laporan atau
evaluasi setelah acara promosi atau pameran selesai.
3. Koordinasi dengan pihak eksternal: Praktikan akan berinteraksi
dengan pihak eksternal, seperti vendor, mitra kerja, atau pihak
terkait lainnya. Mereka akan membantu dalam mengatur jadwal
pertemuan, menyampaikan informasi atau permintaan kepada
pihak eksternal, serta melakukan tindak lanjut terhadap
komunikasi yang diterima. Praktikan juga dapat membantu dalam
mengelola basis data atau kontak eksternal untuk keperluan
komunikasi bisnis.

c. Sistem Informasi Manajemen

Kegiatan yang telah dilakukan yaitu mempelajari hal mengenai
penggunaan teknologi informasi kantor, yaitu telepon atau gadget, laptop,
dan aplikasi E-Arsip yang disediakan oleh kantor. Beberapa pekerjaan
yang dilakukan diantaranya:
1. Pengumpulan dan pengolahan data: Praktikan akan terlibat dalam
pengumpulan dan pengolahan data untuk keperluan manajemen.

26
 Mereka akan membantu dalam mengumpulkan data dari berbagai
sumber, melakukan verifikasi data, dan menyusun data dalam
bentuk yang mudah diakses dan dimanfaatkan oleh manajemen.
Praktikan juga dapat membantu dalam membangun dan
memelihara basis data atau sistem informasi yang digunakan.
2. Analisis data dan penyusunan laporan: Praktikan akan melakukan
analisis data yang telah dikumpulkan untuk mendukung
pengambilan keputusan. Mereka akan menggunakan alat analisis
yang sesuai untuk menganalisis data, mengidentifikasi tren atau
pola, serta menyusun laporan yang menyajikan hasil analisis secara
komprehensif dan mudah dipahami. Praktikan juga dapat
membantu dalam penyusunan laporan kegiatan atau kinerja
berdasarkan data yang telah dianalisis.
3. Dukungan penggunaan sistem informasi: Praktikan akan
memberikan dukungan dalam penggunaan sistem informasi yang
digunakan oleh DJKN Kota Pontianak. Mereka akan membantu
pengguna dalam mengatasi masalah atau kendala teknis yang
terkait dengan penggunaan sistem, memberikan panduan atau
pelatihan kepada pengguna, serta melakukan pemantauan terhadap
kinerja dan keandalan sistem. Praktikan juga dapat membantu
dalam melakukan pembaruan atau peningkatan sistem informasi
yang ada.

d. Manajemen Pelayanan
Kegiatan yang telah dilakukan yaitu mempelajari hal mengenai pelayanan
terhadap penjagaan Area Pelayanan Terpadu (APT) kantor. Beberapa
kegiatan yang dilakukan diantaranya:
1. Perencanaan dan pengorganisasian acara: Praktikan akan terlibat
dalam perencanaan dan pengorganisasian acara atau kegiatan di

27
 DJKN Kota Pontianak. Mereka akan membantu dalam
menentukan tujuan, tema, dan anggaran acara, serta merencanakan
detail kegiatan seperti jadwal, lokasi, dan fasilitas yang diperlukan.
Praktikan juga akan terlibat dalam koordinasi dengan tim
pelaksana acara dan pemangku kepentingan terkait.
2. Pengelolaan anggaran acara: Praktikan akan mendukung
pengelolaan anggaran untuk acara atau kegiatan yang diadakan
oleh DJKN Kota Pontianak. Mereka akan membantu dalam
mengumpulkan dan menyusun rincian biaya, melakukan
pemantauan pengeluaran, serta menyusun laporan keuangan terkait
dengan anggaran acara. Praktikan juga dapat membantu dalam
melakukan evaluasi keuangan setelah acara selesai.

3. Koordinasi dengan pihak terkait: Praktikan akan berperan dalam

koordinasi dengan pihak terkait yang terlibat dalam pelaksanaan
acara. Mereka akan berkomunikasi dengan vendor, penyedia
layanan, atau mitra kerja untuk mengatur persiapan dan
pelaksanaan acara. Praktikan juga akan membantu dalam menjaga
komunikasi yang efektif dengan peserta atau tamu yang terlibat
dalam acara.

e. Akuntansi Biaya
Kegiatan yang telah dilakukan yaitu mempelajari hal mengenai keuangan
kantor, seperti penginputan data Surat Perintah Membayar (SPM) ke
excel. Beberapa kegiatan lain yang dilakukan diantaranya:
1. Pemantauan biaya operasional: Praktikan akan membantu dalam
pemantauan biaya operasional yang terkait dengan kegiatan DJKN
Kota Pontianak. Mereka akan terlibat dalam pencatatan dan
pengklasifikasian biaya berdasarkan kategori yang relevan, seperti

28
 biaya administrasi, biaya pengadaan, atau biaya pemeliharaan.
Praktikan juga akan membantu dalam memverifikasi dan
memastikan keakuratan data biaya yang tercatat.
2. Analisis biaya dan efisiensi: Praktikan akan melakukan analisis
biaya untuk mengidentifikasi pola atau tren dalam pengeluaran
DJKN Kota Pontianak. Mereka akan menggunakan alat analisis
yang sesuai untuk mengevaluasi efektivitas dan efisiensi biaya
yang telah dikeluarkan, serta memberikan rekomendasi atau saran
untuk mengoptimalkan penggunaan anggaran. Praktikan juga
dapat membantu dalam penyusunan laporan analisis biaya untuk
manajemen.
3. Pelaporan keuangan: Praktikan akan terlibat dalam penyusunan
laporan keuangan terkait dengan akuntansi biaya DJKN Kota
Pontianak. Mereka akan membantu dalam mempersiapkan neraca,
laporan laba rugi, atau laporan keuangan lainnya yang mencakup
informasi tentang biaya operasional. Praktikan juga akan
membantu dalam memastikan kepatuhan terhadap standar
akuntansi yang berlaku.

Selama menjalankan Praktik Kerja Lapangan, Praktikan berusaha untuk

menyelesaikan pekerjaan dengan hasil yang optimal dan tepat waktu. Namun, dalam
pelaksanaannya, tidak semua pekerjaan dapat diselesaikan dengan sempurna.
Beberapa kendala yang dihadapi oleh Praktikan adalah sebagai berikut:

1. Kendala dalam manajemen pengarsipan: Salah satu kendala yang dihadapi

adalah kurangnya pengawasan dari petugas arsip, sehingga menyebabkan
penumpukan dan pencampuran data arsip dari tahun lama hingga tahun baru
(1975-2018). Hal ini membuat sulit bagi Praktikan untuk menemukan kembali
arsip surat masuk yang diperlukan.

29
 2. Kendala dalam tata ruang kantor: Ruang arsip yang juga berfungsi sebagai
gudang menyebabkan tata ruang kantor yang belum optimal untuk
mendukung kegiatan pengarsipan. Selama Praktikan bekerja di tempat PKL,
mereka harus melakukan penyortiran dokumen arsip surat masuk di dalam
ruang arsip yang juga digunakan sebagai penyimpanan alat kebersihan, sabun
cuci tangan, wipol lantai, pewangi ruangan, dan bangku-bangku baru.

Praktikan tetap berupaya untuk mengatasi kendala-kendala tersebut dan

menjalankan tugas-tugas yang diberikan dengan sebaik mungkin.

Pencapaian yang telah dicapai selama kegiatan magang berlangsung adalah

peneliti mendapatkan pengalaman kerja dan mengetahui dunia kerja secara nyata.
Selain itu, penulis juga mendapatkan tambahan ilmu dan wawasan mengenai
bagaimana cara pengarsipan surat & dokumen dengan baik, dapat melakukan
pembuatan, pengkoreksian, penginputan data di kantor, sehingga program kerja yang
telah dilaksanakan oleh penulis dapat terstruktur dengan baik. Sedangkan pencapaian
pada instansi dimana penulis melaksanakan kegiatan magang tentunya dapat
membantu instansi dalam melaksanakan segala pekerjaan kantor, tingkat efisiensi
kerja yang bertambah dengan adanya tenaga SDM tambahan, pencapaian tujuan yang
lebih cepat, serta target harian yang diselesaikan lebih cepat dari biasanya.

30
 DAFTAR PUSTAKA

Amsyah, Z. (2003). Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama.

Anggrawati, D. (2005). Membuat dan Menjaga Sistem Kearsipan. Bandung: Armico.

Gie, T. L. (2009). Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty.

Wursanto, I. (2004). Kearsipan I. Yogyakarta: Kanisius.

31